Seminario PM Office @ SFIC’08

Optimizando
0. Introducciónla Gestión de proyectos
y contenidos
Cómo Cynertia Consulting puede ayudarle

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 1
 Objetivos y contenidos

1.  Cynertia Consulting: ¿quienes somos?

2.  Servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos

3.  Oficinas de proyectos

A.  ¿Qué es una oficina de proyectos?
B.  Funciones de una oficina de proyectos
C.  Problemática habitual en organizaciones que realizan proyectos
D.  Tipos de oficina de proyectos
E.  Software de soporte a oficinas de proyecto

4.  Gestión de proyectos con Project Insight

A.  Planificación de proyectos: templates de proyectos y documentos
B.  Gestión de recursos
C.  Colaboración (workflow, control de versiones, notificaciones)
D.  Gestión de cambios y peticiones
1.  Presupuestos y contabilidad
2.  Seguimiento de tiempo y gastos
3.  Informes
4.  Integraciones y adaptación

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 2
 1. Cynertia Consulting
¿Quienes somos?

•  Firma de consultoría de negocio y tecnologías de la

información fundada en 2007.

"   Nuestro catálogo de servicios de consultoría abarca

diferentes ámbitos como los proyectos de estrategia,
mejora de procesos, innovación o implantación de
sistemas de información.

•  Especialidades:
–  Gestión de la innovación
–  Gestión de empresas de servicios profesionales
–  Calidad y mejora de procesos IT con CMMI e ITIL Somos socios comerciales de:
–  Sistemas de gestión de proyectos y PMO -  IBM
-  European Software Institute
-  Metafuse

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 3
 2. Servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos
Ayudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva

Nuestros servicios de gestión de proyectos incluyen:

•  Formación
–  Formación en los estándares PMBOK y Prince2
–  Formación a medida sobre los procesos estándares

•  Auditoría
–  Revisión de los procesos y sistemas de información
–  Identificación de oportunidades de mejora

•  Proyectos de mejora de procesos y certificación

–  Auditoría, planificación del programa de mejora
–  Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio)

•  Coaching a Project Managers

–  Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers
–  Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función

•  Despliegue de oficinas de proyectos

–  Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas

•  Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos

–  Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 4
 3. Oficinas de proyectos
A. ¿Qué es una oficina de proyectos?

•  Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la

organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia
y realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)

•  Cualquier organización que realiza más de un proyecto a la vez necesita efectuar,

cuando menos, las tareas más básicas de una oficina de proyecto.

•  Las oficinas de proyectos pueden ser muy diferentes, tanto en tamaño como en
funciones. La siguiente figura los diferentes grados de complejidad que pueden tener:

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 5
 3. Oficinas de proyectos
B. Funciones de una oficina de proyectos

Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la

organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia y
realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)

1.  Establecer las metodologías y herramientas.

Definir 2. Establecer los objetivos e indicadores.
Prácticas 3. Realizar la gestión del conocimiento.

4.  Establecer la estructura organizativa.

Establecer 5. Establecer el entorno de gobierno de los proyectos.
Organización 6. Evaluar las capacidades y proporcionar la formación necesaria

7.  Asignar los recursos a los proyectos

Integración de
8.  Facilitar el rendimiento y colaboración de los equipos.
recursos 9. Establecer los planes de carrera y programas de formación

10. Asesorar a los equipos.

11. Apoyar la planificación de los proyectos.
Apoyo técnico 12. Evaluar los proyectos.
13. Recuperar los proyectos en crisis.

14. Gestionar la relación con los clientes y stakeholders.

Alineación de 15. Gestionar la relación con proveedores y partners.
negocio 16. Realizar tareas administrativas (facturación, finanzas, RRHH, etc.)
17. Seleccionar y gestionar la cartera de proyectos.
Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 6
 3. Oficinas de proyectos
C. Problemática habitual en una oficina de proyectos

Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la

organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia y
realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)

"   Problemática habitual en las oficinas de proyectos

"   Nivel de madurez organizativa de la oficina de proyectos
"   Problemas administrativos (facturación, contratación, RRHH, etc.)
"   Competencias de los project managers
"   Perfil bajo de la PMO en la organización
"   Coordinación e impacto entre proyectos

"   Respuestas habituales frente a proyectos retrasados

"  Sobreatención de la gerencia
"  Eliminación de tareas importantes de baja visibilidad
"  Reducción del alcance
"  Sobresfuerzo de los recursos
"  Incremento del tamaño de los equipos
"  Alto nivel de retrabajo
–  Excesiva multitarea de los recursos recursos

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 7
 3. Oficinas de proyectos
C. Problemática habitual en una oficina de proyectos (2)

Las oficinas de proyecto planifican los recursos y dan soporte a los proyectos para que estos
puedan concentrarse en sus objetivos y se alcancen las expectativas y presupuestos de los
proyectos de manera sostenida.

Un bajo desempeño de la oficina de proyectos provoca diferentes problemas:

La complejidad de los entornos multiproyecto

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 8
 3. Oficinas de proyectos
D. Tipos de oficina de proyecto

Las oficinas de proyecto pueden variar mucho en su estructura y funciones en función del
tamaño de la organización y de las responsabilidades asignadas.
Para organizaciones pequeñas se centran en el apoyo al proyecto y en las tareas
administrativas.
Para las organizaciones mayores tienen autonomía para diseñar procesos, disponer de
recursos y estructurarse de manera compleja para coordinar departamentos y unidades de
negocio.

Los diferentes niveles de complejidad en las oficinas de proyecto.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 9
 3. Oficinas de proyectos
E. Software de soporte a oficinas de proyecto (1)

Funcionalidades del sistema de información de una PMO

–  Para el proyecto individual
–  Planificación del proyecto (tareas, productos de trabajo, hitos, riesgos, etc.)
–  Introducir las dedicaciones del personal y supervizar avance y esfuerzo
–  Seguimiento del proyecto (calendario, esfuerzos, estimaciones, alertas)
–  Gestión documental
–  Gestión de acciones y excepciones
–  Gestión del riesgo
–  Para la oficina de proyectos
–  Supervisión y asignación de recursos
–  Finanzas, presuestación y facturación
–  Gestión del portfolio (informes agregados de todos los proyectos)

Características deseables del sistema de información de una PMO

–  Punto único de entrada y seguimiento de datos
–  Capacidades analíticas y de agregación
–  Interactiva y fácil de usar
–  Abierta e integrable con otras herramientas (ofimática, ERP, etc.)
–  Reporte de excepciones (evita descuidos)
–  Seguridad y vistas (cada persona accede a la información relevante)

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 10
 3. Oficinas de proyectos
E. Software de soporte a oficinas de proyecto (2)

Tener una única herramienta e interfaz para todos los procesos facilita
enormemente su realización.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 11
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
A. Planificación de proyectos

Los proyectos pueden planificarse de manera rápida desde la aplicación web.

Interfaz web dinámica

-  Rapidez de uso como windows (permite entrar
datos como excel y Gantt como Project)
-  Puede usarse remotamente, desde mobil o para
externos
-  No se instala, funciona con navegador (win,
mac, linux, etc.)

Creación rápida de proyectos:

-  Desde ficheros MS Project importados
-  Desde plantillas para proyectos estándares
(tareas, documentos, etc.)

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 12
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
B. Gestión de recursos

Se tiene actualizado en tiempo real las asignaciones y las dedicaciones de los

miembros del proyecto.
-  Se puede filtrar y agrupar por perfil, departamento,
coste, etc.
-  La asignación se puede hacer tarea por tarea, o
asignar en grupo (tipos de tareas, bloques de
trabajo, etc.)
-  Se puede ver, en tiempo real, como quedan las
cargas de trabajo de los recursos y cuales son los
más adecuados para realizar cada tarea.

Se pueden sacar informes fácilmente de la

utilización de los recursos o exportar a
excel.

Aún así, la herramienta tiene

funcionalidades propias para realizar la
facturación.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 13
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
C. Colaboración (workflow, control de versiones, notificaciones)

Se facilita el trabajo en equipo con funcionalidades que ahorran tiempo, evitan errores
y permiten mantener el control de las tareas y documentos del proyecto.

-  Se dispone de repositorio de documentos para el

proyecto, equipo o empresa, con permisos de
acceso, buscador, etc.
-  Se pueden combinar todos los productos del
proyecto (documentos, imágenes, foros, tareas, etc.)
con una estructura libre.
-  Las plantillas permiten asegurar que los proyectos
comienzan con la estructura y documentos correctos.
-  Los foros integrados permiten tener repositorios de
conocimiento, histórico del proyecto, etc.

- .Se permite añadir workflows sobre documentos,

tareas, etc. con notificaciones.
-  Se conserva todo el histórico de comentarios,
aprobaciones, etc.
-  Se pueden configurar alertas como en rechazos,
tiempo expirado, etc.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 14
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
E. Presupuesto y contabilidad

Se pueden gestionar fácilmente tanto el presupuesto como las imputaciones de tiempo

y “cuadrar” desajustes, tanto para un proyecto como para la “carpeta” entera.

-  Se registra la estimación de esfuerzo y coste

basado en las tarifas (internas y externas) de los
perfiles.
-  Según las imputaciones de dedicación se actualiza
en tiempo real los costes, márgenes, presupuesto,
etc.
-  Es sencillo hacer la facturación tanto para
proyectos de presupuesto fijo como “time&materials”.
-  Se pueden asociar los gastos a centros de coste, a
contratos, a clientes, facturas, etc.
-  Las vistas permiten “reconciliar” de manera sencilla
entre dedicaciones y costes repercutidos a clientes.

- Se pueden generar facturas fácilmente a partir de

las imputaciones, y de una manera flexible que
permite “cuadrar” los números de manera rápida.
-  Tanto los códigos de tarea, las tarifas, etc. se
ajustan de manera sencilla para alinearse con las
condiciones de la propuesta o contrato.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 15
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
F. Seguimiento de tiempo y gastos

Es vital que los miembros del equipo dediquen poco esfuerzo a reportar sus
dedicaciones, así como que se puedan integrar gastos y corregir fácilmente errores.

-  La vista “timesheet” permite imputar de

manera muy rápida las dedicaciones del día,
semana, etc.
-  Se pueden ajustar las tarifas, códigos de
tarea, introducir gastos de manera
integrada, etc.
-  Se puede actualizar de manera sencilla el
ETC (Estimado para completar)
proporcionando al project manager
información fiable y en tiempo real del
seguimiento del avance.

-  El jefe de proyecto o administrativo puede

imputar, o corregir las imputaciones ya
hechas por los recursos.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 16
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
G. Informes

Dispone de un potente módulo de informes y permite exportar a otras herramientas

-  Se pueden generar informes sobre todas

las actividades y proyectos, filtrados por
múltiples criterios (participantes, clientes,
tipologías, etc.)
-  Se pueden representar la información en
diferentes formatos (diagrama de Gantt,
varios tipos de gráficos, tablas ordenables
tipo Excel, etc.)

-  Desde los informes se pueden manipular

los datos (p.e. corregir avances, costes,
etc.) de manera ágil (inline edit).

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 17
 4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse
H. Integraciones y adaptación

Integrado, de manera bidireccional, con ofimática Microsoft y con otras aplicaciones.

El uso se puede adaptar tanto a nivel global como de cada usuario.
-  La comunicación con la ofimática de Microsoft permite
sincronizar bidireccionalmente correos y tareas entre
Project Insight y Outlook.

-  La herramienta permite una completa configuración para

cada organización, para adaptarse a su estructura e
integrarse con las aplicaciones existentes (p.e. ERP).

-  Se pueden añadir formularios y campos a medida.

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 18
 Para más información...

Alex Ballarin
Cynertia Consulting
Valencia 63. Barcelona.
www.cynertiaconsulting.com

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 19