EL PODER DE LAS PALABRAS

Tcnicas de actuacin para presentaciones ecaces

Elaborado por Jess Monroy Morante

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EL NDICE

Las reglas de oro...............................................................3

La presentacin ecaz....................................................5
A quin y qu contar.......................................................7
Partes de la presentacin...............................................9
Normas para la expresin oral y escrita.......................12
El cmo decirlo.............................................................15
Comunicacin no verbal...............................................16
El escenario...................................................................18
Las preguntas del auditorio..........................................20
La documentacin complementaria.............................22
El control de calidad de la presentacin....................24
Evaluacin y mejora.......................................................25
BibliograOa.....................................................................26

10 REGLAS DE ORO

Me permito empezar por las conclusiones ante la duda de que el lector quiera
llegar hasta el nal. He resumido lo que para mi consStuyen las Reglas de oro de
cualquier presentacin o intervencin en pblico, sea en forma de conferencia,
gran discurso, palabras en sesiones de estudio y de debate, en reuniones
profesionales y en cualquier manifestacin oral de nuestros pensamientos. Ante
auditorios diversos de 5 a 5.000 personas.

1.Prepare su presentacin pensando A QUIN se va a dirigir, QU va a

comunicar y CUL es su propsito (generalmente, informar y convencer).
No sobreesSme el conocimiento del espectador, pero tampoco subesSme
su inteligencia.
2.Elabore su discurso oral (con un guin escrito) y el material audiovisual
que le va a dar apoyo (grcos, fotograOas, dibujos, Stulares, etc).
3.Sea breve, claro y concreto en su exposicin.
4.No olvide dividir su presentacin en tres apartados fundamentales:
INICIO (anunciar los temas que vamos a tratar), DESARROLLO ORDENADO
de esos asuntos y CIERRE o conclusiones.
5.Prevea entregar a los asistentes alguna documentacin que permita la
consulta o ampliacin de los temas tratados.
6.Ensaye la presentacin ante alguna persona que le haga saber los
errores.
7.Mantngase descansado y realice una comida ligera antes de la
presentacin.
8.No tenga miedo a los nervios. Hasta los arSstas de escena ms
consagrados conesan tenerlos antes de actuar. Reljese y concntrese en
lo que va a decir.
9. Respete el Sempo asignado para su intervencin y no tema quedarse
corto.
10. USlice el humor. Sonra. Sea afable y dirjase a la gente con el mismo
cario que lo hace con un buen amigo.

LA PRESENTACIN EFICAZ

IDEAS GENERALES:

Cualquier persona puede hacer una buena presentacin. El

comunicador no nace sino que se hace. No todos tenemos las mismas
apStudes para hablar, pero todos podemos aspirar a hacerlo
ecazmente si ensayamos algunas frmulas elementales, que nada
Senen que ver con la brujera.

Busque lo que le interesa a su pblico. Asegrese de que lo que
cuente responda a las inquietudes y a las necesidades de quien
escucha. No hable por hablar, ni cuente aquello de lo que no est
convencido, porque no resultar convincente.

No presuponga que todos los asistentes saben lo que deberan.
Mustrese explcito y ameno. Preocpese siempre por la persona con
menor grado de conocimiento. Al que sabe, no le van a molestar las
explicaciones, en cambio, el menos informado, lo agradecer
profundamente.

Dena los objeTvos, primarios y secundarios; y limite el nmero de
puntos que desea exponer. Arranque con ellos al principio y
raSOquelos en el mensaje nal.

No merece la pena ser exhausTvo. La mente humana Tene un lmite
para asimilar la informacin que intentamos transmiSr en cualquier
circunstancia.

Cuanto ms denso y complejo sea un asunto ms dicultad tendremos
para conseguir mantener la atencin de quienes nos escuchan y que
retengan lo que han escuchado. Por tanto, debemos centrar la
exposicin en dos o tres mensajes centrales y renunciar a otros que
podemos tratar en una presentacin posterior o en la documentacin
complementaria.

LA PRESENTACIN EFICAZ

Son poco prcScas las presentaciones sobrecargadas de indicaciones,

de precisiones inSles. No es aconsejable sofocar al pblico con la
abundancia de informacin. Se corre el riesgo de ser oscuro a fuerza de
pretender sacar todo a la luz.

Aunque los soportes tcnicos sean muy ecaces (ordenadores con CD
ROM, vdeo, diaposiSvas, transparencias...). Tngase muy en cuenta
que el tono de las palabras signica mucho para el que escucha. Se
puede transmiSr entusiasmo, profesionalidad, rigor..., pero tambin
aburrimiento, inseguridad, desconanza.

Cada intervencin es una situacin diferente. El xito logrado en la
lTma no nos garanSzar el de la prxima, a menos que volvamos a
prepararnos convenientemente.

La personalidad del presentador es la clave del xito en cualquier
charla, discurso o presentacin. La vitalidad y el entusiasmo son los
aspectos que ms se aprecian. El entusiasmo es muchas veces el rasgo
diferenciador con otros oradores.

Es necesario ensayar siempre, aunque tenga destreza:
Hay que hacerlo ante alguna persona que ejerza una crSca sincera
sobre el contenido y la forma de lo que hemos expuesto. Ponga a
prueba sus prcScas y argumentos frente a colegas en quienes conOe,
antes de expresarlos frente a otras personas. No mando nada a la
imprenta hasta que no lo haya ledo mi cocinera . (Moliere).

Prepare su presentacin hasta el mnimo detalle, como vamos a
explicar a conSnuacin.

LA PRESENTACIN EFICAZ

A QUIN Y QU CONTAR

En toda presentacin hay que determinar A QUIN nos vamos a dirigir,
POR QU RAZN (PROPSITO) y QU vamos a contar.

Antes de plantearnos una presentacin debemos reexionar acerca de
quines nos van a escuchar.

Tened en cuenta aspectos tales como:
A qu empresa/sectores pertenecen.
Origen y categora profesional (direcSvos, ingenieros, empleados,
personas sin experiencia, etc).
Nmero de personas.
Otros detalles que conviene conocer: edad media, sexo, (cuidado con
las expresiones machistas!, en el caso de los hombres), etc.
Tiempo del que disponemos.

Determinar el perl de la audiencia nos va a permiTr acomodar mejor
nuestros mensajes y el tono de nuestro discurso. Si nuestra audiencia
est formada por personas expertas podemos deducir que nuestro
lenguaje puede ser tcnico y que no es necesario abordar asuntos muy
bsicos. Si por el contrario, tratamos con un pblico joven; de nivel
intelectual medio; de diferentes sectores de acSvidad, tendremos
entonces que centrarnos en aspectos elementales, con un buen
nmero de ejemplos concretos y uSlizando palabras sencillas.
Nuestro mensaje ha de acomodarse siempre al nivel medio de la
audiencia.

LA PRESENTACIN EFICAZ

CUL ES NUESTRO PROPSITO?

Persuadir/vender: ofrecer un producto o servicio.
Informar
MoSvar/Inspirar.
Cuando comencemos a preparar la presentacin, tenemos que denir
lo QUE PRETENDEMOS CONSEGUIR con nuestra intervencin. Si
deseamos vender un nuevo producto o servicio no nos limitaremos tan
solo a realizar una presentacin descripSva, tendremos que
emplearnos a fondo en plantear los problemas o las necesidades de los
asistentes y ofrecer las soluciones que aporta el producto que
deseamos vender.

Si hablamos con nuestros colaboradores, debemos poner nfasis en la
moSvacin a travs de ideas, valores, acStudes, compensaciones.

TENEMOS QUE HABLAR CON EL FIN DE

PROVOCAR UNA DETERMINADA REACCIN
EN EL PBLICO.

LA PRESENTACIN EFICAZ

PREPARACIN

Dicen que Winston Churchill contaba que cuando tena que preparar
una intervencin de dos horas, empleaba unos minutos en prepararla
pero cuando tena que hacer un discurso de 10 minutos se dedicaba
dos semanas a pensar que iba a decir en tan poco Sempo.

Conviene meditar muy bien lo que vamos a contar an cuando
dominemos la materia que vayamos a tratar. Hay que tomarse Sempo
para ordenar las ideas y meditar lo que vamos a decir.


PARTES DE LA PRESENTACIN
* Apertura
* Desarrollo
* Final

LA PRESENTACIN EFICAZ

APERTURA

El comienzo es la mitad del todo

En el inicio de la presentacin tenemos que perseguir dos objeSvos
bsicos:

CAPTAR LA ATENCIN DEL PBLICO.
ANUNCIAR EL CONTENIDO DE LA PRESENTACIN.

En un informe escrito, si el primer prrafo resulta carente de inters el
lector busca otra oportunidad en pginas posteriores. En una
presentacin, en cambio, si el presentador no engancha al pblico
con sus primeras palabras, resultar muy diOcil hacerlo despus. Hay
varios modos:

Referencia a algo muy inmediato relacionado con el tema
Un hecho sorprendente
Algo anecdSco sobre la empresa o nosotros mismos
El relato de una experiencia personal de inters
Dgale a la audiencia de lo que va a hablar, de una manera CLARA,
SIMPLE Y CONCISA.

LA PRESENTACIN EFICAZ

DESARROLLO

Es mejor contar pocas cosas y reiterarlas,

que contar muchas, una sola vez

Explicar de forma ordenada tres o cuatro asuntos. No ms. Hay que
evitar la tentacin - muy extendida entre los especialistas - de ser
exhausSvos y ofrecer numerosos detalles. No es aconsejable sofocar al
pblico con la abundancia de informacin. SE CORRE EL RIESGO DE SER
OSCURO A FUERZA DE PRETENDER SACAR TODO A LA LUZ.

Abordar lo ms signicaSvo, tratando de exponer su consecuencia
lgica.

La forma ms ecaz de convencer es a travs de hechos, estadsScas,
tesSmonios, evidencias.

Si el tema a tratar es polmico, tome la iniciaSva empezando por lo
menos controverSdo hasta llegar a los puntos ms conicSvos.

Atencin a la audiencia!:

* Tiende a aceptar aquello que enSende que es algo propio. ( He odo
decir a muchas personas como ustedes... ).
* Le interesa lo que ms le afecta. ( Uno de los problemas ms graves
que Senen los Departamentos Financieros... ).
* Contraargumenta cuando considera que sus valores son vulnerados
( Aquellos que han uSlizado el sistema X se han equivocado... ).

Modelos bsicos de argumentacin:
* Planteamiento problema/solucin (es el ms ecaz)
* Causa/efecto.
* Plan de accin: Exponer las diferentes etapas para lograr un objeSvo.
* Previsiones/resultados.
ObjeSvos/comparaciones.
* Narracin cronolgica: Descripcin de hechos y fechas. Evitar su
abuso.
Estas frmulas se pueden combinar en una misma presentacin.

LA PRESENTACIN EFICAZ

TRANSICIONES:

Conviene hacer pausas entre uno y otro tema y aprovechar para
recordar las ideas centrales de lo dicho y volver anunciar lo que vamos
a tratar. ( Bien, hemos hablado de esto y hemos llegado a esta
conclusin. Ahora vamos a abordar dos asuntos de capital
importancia... ).

CIERRE

Las intervenciones en pblico son siempre beneciosas,

algunos se van llenos de energa nada ms oir el comienzo;
otros muchos, despiertan frescos y lozanos a su nal .


EL FINAL ES LO QUE LA GENTE RECORDAR


No podemos olvidar el tratar alguno de estos apartados:

* Resumen de las ideas principales.
* Recomendaciones.
* Conclusiones.
* Ventajas, cualidades, soluciones.
* Planes de futuro.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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NORMAS BSICAS PARA LA EXPRESIN ORAL Y ESCRITA

Deseche el tpico de que las buenas presentaciones son patrimonio
exclusivo de quienes Senen facilidad de palabra.
Entrenamiento y reexin; preparacin y ensayo son las claves de
hacerlo bien. Y eso est al alcance de cualquiera.

En una presentacin se transmite la imagen de la empresa con mayor
niSdez que a travs de cualquier anuncio en un peridico o folleto. Vd.
es la cara y los ojos de la organizacin.

Escriba como habla: las presentaciones son para ser odas y no ledas.
Si el oyente no enSende una frase o una palabra es probable que se
sorprenda, primero, y se desenSenda, despus, si no se la aclaran. Es
por ello muy importante, detenerse y explicar con ejemplos y
analogas aquello que pueda resultar de dcil comprensiblilidad.

Las claves de toda comunicacin bien sea escrita u oral son:

SENCILLEZ, REITERACIN Y CONSECUENCIA O ESTRUCTURA LGICA.

Sencillez de vocabulario; de estructura gramaTcal y temTca:

* La palabra exacta.
* El perodo ha de ser breve.
Una informacin precisa consiste en dar respuesta a las preguntas
QU, QUIN, CMO, DNDE, CUNDO Y POR QU.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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Reiteracin. Conviene repeTr las ideas centrales a lo largo de una

exposicin, con el objeto de que el oyente valore lo que es realmente
importante en la presentacin. RepeSr no quiere decir que se uSlicen
las mismas palabras sino que las mismas ideas se expresen con
vocablos similares.

Estructura lgica. Orden y mtodo en la exposicin. Para que el
oyente nos siga hay que llevarle por el camino recto, sin zigzaguear, sin
saltar de una, a otra. Para ello es necesario siempre hacer un esquema
previo. Hay que escribir las palabras que uSlizamos cuando hablamos y
evitar el lenguajeliterario.

Cuidado con los circunloquios, adjeSvos, y adverbios.

No abusar de cifras. Redondearlas, si es posible. Poner las
imprescindibles y uSlizar porcentajes. Tambin, es ecaz el recurso: 4
de cada 5 empresas...

EL MENSAJE SLO ES TIL SI SE COMPRENDE

El mensaje ha de dirigirse a la inteligencia y a la sensibilidad.

* Escriba sus guiones en tono coloquial.
Ilustre con ejemplos.
Expresin escrita:
Evite las expresiones manidas carentes de signicado: Tambin es
importante el tener presente la siguiente consideracin... o Debe
prestarse atencin a la posibilidad de poner en marcha... . No
temamos el uso de la frase corta, expresiva, incluso si sta es coloquial.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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George Orwell escribi: Nunca emplee una palabra larga donde sirva
una corta... . Si es posible suprimir una palabra, hgalo
siempre...Nunca emplee una palabra extranjera, cientca o de argot.
USlice una palabra de uso diario.

Los encabezamientos/jtulos. Permiten que el desTnatario lea fcil y
rpidamente los asuntos relevantes que conSene el informe; le llevan a
lo que ms le interesa y proporciona un alivio visual a la pgina.

Indique con un ttulo expresivo el contenido del informe.
Resuma cada apartado importante de un documento largo.
Proporcione un resumen de las conclusiones.
Indice de materias. Un extracto del contenido en Ttulares. Se
agradece el no estar buscando desesperadamente lo que pensamos
que conSene el informe.

Es probable que est lo que se busca, pero no vale si no se
encuentra...y rpido.

Amplios mrgenes y separacin generosa entre lneas que permitan
anotaciones del lector interesado.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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COMUNICACIN VERBAL: CMO DECIRLO

CONTENIDO

Al menos que hable a una audiencia muy cualicada, no uSlice
trminos tcnicos ni abstractos.
El discurso vigoroso es el conciso. Tal y como una mquina no debe
tener componentes innecesarios, tampoco una frase debe tener
palabras innecesarias ni un prrafo, frases que no digan nada.
Simplicidad quiere decir corto; frases ajustadas a una idea central sin
entrar en excesivos detalles y maSzaciones.
Despus de la presentacin inicial, Vd. podr entrar en otros maSces,
aprovechando la oportunidad de las preguntas: Antes olvid
decirles... .


FORMA

Conviene hablar pausadamente, haciendo inexiones de voz y evitando
el tono monocorde. Se deben enfaSzar aquellos mensajes que
queramos sean percibidos como importantes por nuestros
desSnatarios, mediante una pausa previa y elevando ligeramente la
voz.

Hay tendencia en muchas personas a hablar rpido y a no vocalizar y
eso ocasiona problemas de comprensibilidad.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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COMUNICACIN NO VERBAL:EL LENGUAJE DE LOS GESTOS

Si no ests nervioso algo est fallando

Los nervios. La tensin nerviosa en los momentos previos a la
presentacin es fcilmente superable si tenemos todo
convenientemente preparado y ensayado.

Los nervios provocan la adrenalina, que es muy beneciosa para la
mente y el cuerpo. Debemos procurar que nuestro auditorio no perciba
la tensin o el temblor inicial. Hay diversos ejercicios para el
relajamiento.

Hay que neutralizar al mximo la imagen Osica para que la gente no se
distraiga y concentre su atencin en nuestras palabras.
Sentado o de pie. Hablar sentado resulta ms relajado y menos
solemne. Si permanece de pie, mantngase erguido y nunca meta las
manos en los bolsillos, puede transmiSr sin quererlo la sensacin de
dejadez, nerviosismo o simplemente un exceso de campechana que
puede desagradar a alguien que no le conoce.

Las manos. Es bueno que se muevan con naturalidad y ayuden a
enfaTzar aquello que se expresa oralmente. Nunca deben ponerse
delante de la boca.

Si estamos de pie es mejor mantenerlas posadas en algo (mesa o atril)
o mantenerlas a la espalda. Si estamos sentados, puede una estar
encima de la otra. No conviene entrelazar los dedos: pueden dar
sensacin de crispacin.

Pasear mientras se habla. Si camina, cuide bien por donde lo hace.
Puede tropezar o Srar algo. Compruebe el acceso a los medios y su
uSlizacin para que no se produzcan situaciones embarazosas en mitad
de la presentacin.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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Evtese dar la espalda al auditorio. Cuando leamos la pantalla o

cuando realicemos anotaciones en pizarras o ipcharts, tratemos de no
dar la espalda al auditorio durante mucho Sempo, ni hablar mientras
estemos en esa posicin.

Ordene el escenario. Antes de iniciar la presentacin, conozca el lugar
donde se va a desarrollar y disponga los elementos (atril, mesa, silla,
localizacin de la pantalla, forma del auditorio, etc.), segn su
comodidad.

Mire al auditorio. Hable para la gente y no hacia la gente. Ante un
pblico numeroso, trate de mirar a disSntos grupos de personas con el
n de que la vista no se encuentre perdida. Tampoco hay que abusar
de mirar a una sola persona porque resultar que ignora a los dems.
Preocpese de si le oyen los del fondo de la sala.

Evtese el mantener el micrfono en la mano, salvo en contadas
ocasiones y por un corto espacio de Sempo. Resta capacidad expresiva,
provoca nerviosismo y distrae a la concurrencia si uno no es muy hbil
y natural en su manejo.

Las hojas de consulta - donde estn escritas las notas de nuestro
discurso - no deben estar grapadas, porque se diculta la transicin de
una a otra. Han de estar numeradas para evitar que pierdan el orden.
Si debido a una interrupcin o por cualquier otra causa perdemos el
hilo de la exposicin, tratemos de no quedarnos bloqueados o
pensando ante los asistentes por donde seguir. Volvamos hacia el
principio hasta encontrar algn punto que nos permita reanudar el
discurso, an cuando ya lo hayamos abordado. La gente disculpa que te
pierdas y repitas algo ya dicho; no perdona en cambio, que te vengas
abajo y abochornado te quedes en silencio.

El humor en estos casos es un blsamo excelente para lograr que el
pblico quite importancia al lapsus.

LA PRESENTACIN EFICAZ

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Es norma de elemental cortesa, interrumpir el parlamento ante

cualquier eventualidad que distraiga al pblico (entrada de personas en
la sala, cada de un objeto, etc.). Siempre es aconsejable parar, esperar
a que cese la perturbacin y reiniciar el discurso con humor-si se Sene-.
Encaje con agrado las interrupciones. Permita que la gente se relaje y
respire, tras un perodo largo de prestar atencin.

EL ESCENARIO
* Asegrese de que todos los presentes puedan verle y orle
adecuadamente. Pruebe los medios tcnicos (ordenador,
transparencias, vdeo, diaposiSvas, micrfonos y hasta el sistema de
iluminacin).

* Mida y controle el Sempo y prevea las pausas para el descanso y,
resptelas.

* La disposicin de las mesas y de los asientos. No se coloque por
encima del auditorio...ni por debajo. Lo ideal es mantenerse
en el mismo plano - a no ser que se trate de un auditorio muy
numeroso y siempre trate de dar la sensacin de que es una persona
normal (no, vulgar ni comn) con las mismas penas y alegras que
quienes le escuchan.

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