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MICROSOFT PROJECT 2010

Microsoft Project 2010

Elaborado por Luis Ibazeta, MBA, PMP, PRINCE 2

Taller de Costos

MICROSOFT PROJECT 2007

Contenido
Contenido
1.

COSTOS..........................................................................................................
Planeamiento De Costos De Recursos...............................................................
Como especificar costos variables para los recursos de trabajo....................
Ingreso de Costos Fijos De Tareas.....................................................................
Como establecer los costos para los recursos del material............................
Como establecer los costos para los recursos del tipo COSTO....................
Como establecer varios costos para un recurso:............................................
Cambio De Las Asignaciones De Costos............................................................
Como Establecer La Acumulacin De Costos..................................................
Revisin De Los Costos Planeados..................................................................
Revisin de los costos de asignacin...........................................................
Revisin de los costos de recursos...............................................................
Revisin de costo de tareas.........................................................................
Revisin del costo total planeado del proyecto............................................
Actualizacin Manual De Los Costos Del Proyecto...........................................
Creacin de Presupuesto.................................................................................

2.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO......................................................................

Establecer Una Lnea Base..............................................................................
Revisar la informacin de resumen prevista y real..........................................
Borrar una lnea de base.................................................................................

3.

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS........................................

Actualizar el proyecto segn la programacin................................................
Introducir el porcentaje completado............................................................
Introducir la duracin real............................................................................
Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas.........................
Actualizacin Del Progreso Mediante El Trabajo De Recursos..........................
Introducir el porcentaje de trabajo completado...........................................
Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado..........................
Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo.......................
PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO....................................................

4.

SUPERVISIN DEL PROYECTO.......................................................................

Primera Forma.................................................................................................
Seegunda forma:.............................................................................................
Tercera forma:.................................................................................................
3

5.

INFORMES Y REPORTES................................................................................
Informes disponibles.......................................................................................
Ejemplos De Informes:....................................................................................
Informes De Costos......................................................................................
Informes De Flujo de Caja............................................................................
Informe Resumen del Proyecto....................................................................
Tareas, Recursos Humanos y Fechas............................................................
Informes Personalizados..................................................................................
Curva S............................................................................................................

1. COSTOS
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor
parte de los costos. Pero tambin existen costos asociados directamente con las
tareas.
El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las
tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base
en estos.
Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para
calcular el presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede
comprobar si el plan de trabajo est de acuerdo con el presupuesto asignado.

Planeamiento De Costos De Recursos

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al
escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos
se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la
asignacin.
Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.
Como especificar costos variables para los recursos de trabajo

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:

Ejemplo:
Nombre de Recurso

Tipo

Gerente de Proyecto

Trabajo

Ingeniero Civil

Trabajo

Ingeniero Mecnico

Trabajo

Supervisor de Obra

Trabajo

Operario

Trabajo

Combustible
Vitico

Material
Costo

Capacid
ad
1
1
1
2
3

Tasa
200,00
/hora
100,00
/hora
100,00
/hora
80,00
/hora
50,00
/hora
5,00

Tasa Hora
Extra
250,00
/hora
150,00
/hora
150,00
/hora
100,00
/hora
80,00
/hora

*Por el men Ver Hoja de Recursos

Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un

recurso excede las 10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra
acabar con costos superiores a los reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y
el trabajo normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna Llamada Trabajo de
Horas Extra

Ingreso de Costos Fijos De Tareas

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen
recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
*Estando en el Diagrama de Gantt, ingresar la columna Costos Fijos
Ejemplo, para realizar los planos se requieren del pago de impresin.

*En el campo Acumulacin de Costos Fijos especifique cuando debera

acumularse el costo de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a
otros costos calculados para asignaciones y tareas durante el proyecto. El total
aparecer en el campo Costo Total de la tarea de resumen del proyecto.
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*En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo,

Como establecer los costos para los recursos del material

Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:

*Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic en Ver Hoja de Recursos
*Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del
Material con las unidades de medida. Ejemplo: Galn
*En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo:Un Galn 5,00

Como establecer los costos para los recursos del tipo COSTO

Siga estos pasos: Viticos asignados a la tarea Supervisin 500,00

Como establecer varios costos para un recurso:

Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en

determinada fecha que afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir
de una cantidad de consumo puede especificar diferentes costos en diferentes
momentos utilizando las Tablas de Tasa de Costos. Para especificar diferentes
costos, siga estos pasos:
*En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar
varios costos.
*En el cuadro de dilogo Informacin del Recurso, haga clic en la ficha de Costos

*En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo
por uso escritos en la Hoja de Recursos
*Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo,
haga clic en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la
primera celda no se dejar modificar pues Project calcular los cambios con respecto
a esta.
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*Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben
modificar.

*Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades,

escriba los costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene
salarios diferentes dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de
asignar el costo de la primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad
en B.

Cambio De Las Asignaciones De Costos

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con
respecto al primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el
porcentaje. La tasa real que representa el cambio se calcular inmediatamente y
aparecer en el cuadro.
La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del
recurso. Si por algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe
especificar que tabla desea utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:
*Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Ver Uso de
Tareas (Tambin puede utilizar Ver Uso de Recursos).
Aparecer una tabla donde se muestra los recursos asignados a las actividades

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*Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la
A. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin

*Seale la pestaa General

*En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que
desee aplicar a esta asignacin

Como Establecer La Acumulacin De Costos

El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede
especificar el mtodo que ms se ajuste a sus gustos. Es importante especificar el
mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de costos. Para esto
siga los siguientes pasos:
*Haga Clic en Ver Hoja de Recursos (Asegrese que este ubicado en la Tabla de
Entrada)
*En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo,
Prorrateo, Fin

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Los mtodos consisten en:

*Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron
al inicio del proyecto
*Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al
final del proyecto
*Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las
actividades o recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos
del cuadro de dilogo Informacin del Recurso.

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Revisin De Los Costos Planeados

Revisin de los costos de asignacin

Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Costo a la vista Uso de
Tareas o Uso de Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:
*Haga clic en Ver Uso de Tareas o Ver Uso de Recursos, para mostrar una de
las vistas de asignaciones.

*Haga clic en Ver Tabla Costo

En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total
de cada tarea. En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin
y el costo total de cada recurso.

Revisin de los costos de recursos

Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada recurso llevar a
cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un
recurso, agregue el Costo a la Hoja de recursos de la siguiente manera:
*Haga clic en Ver Hoja de Recursos
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*Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que

desea insertar el campo Costo
*Haga clic en Insertar Columna
*En la lista Nombre de Campo, haga clic en Costo y a continuacin haga clic en
Aceptar.
Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los costos totales planeados para
todas las asignaciones de cada recurso

Revisin de costo de tareas

Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada tarea. Este
costo es la suma de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems
de los costos fijos adicionales. Para ver los costos totales de las tareas, haga lo
siguiente
*Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Costo
*Revise el campo Costo Total para ver el costo de cada tarea

Revisin del costo total planeado del proyecto

Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los
costos de tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total
del proyecto, siga estos pasos:
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*En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. En Vista

Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto
*haga clic en Tabla Costo.
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto.

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Otra forma de ver el costo total del proyecto es:

*Haga clic en Proyecto Informacin del proyecto.
*En el botn Estadsticas, aparecer el costo total del proyecto

Actualizacin Manual De Los Costos Del Proyecto

Si ha asignado recursos a tareas en el proyecto y tambin se ha introducido el costo
de estos recursos, los costos se actualizarn cuando escriba informacin real del
proyecto.
Si no desea que esta actualizacin se haga automticamente puede desactivar esta
opcin y escribir los costos manualmente, para hacerlo siga estos pasos:
*Haga clic en Archivo Opciones Programacin
*Desactive la ficha de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos
reales

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*De manera predeterminada los cambios realizados en los costos se distribuirn

uniformemente a lo largo de la duracin real de una tarea. Si prefiere extender los
costos a la fecha de estado (fecha de actualizacin del proyecto), active la casilla de
verificacin Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de
estado

Para introducir los costos de tareas manualmente:

*En el Diagrama de Gantt haga clic en Ver Tabla Costo para aplicar la tabla
Costo.
*Escriba el total de costos reales en el campo Real de la tarea

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Creacin de Presupuesto
Para crear un presupuesto para el proyecto, debe realizar cinco procesos:
En primer lugar, se crean los recursos de presupuesto que representan el
presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para
costos, trabajo y materiales.
En segundo lugar, se asignan los recursos de presupuesto a la tarea de resumen
del proyecto. De esta forma, los presupuestos se aplicarn a todo el proyecto.
En tercer lugar, se especifican valores para los recursos de presupuesto.
En cuarto lugar, se identifican otros recursos del proyecto que se van a
supervisar y comparar con los recursos generales del presupuesto. Los recursos
se identifican agrupndolos todos ellos (incluidos los recursos del presupuesto)
segn el tipo de presupuesto con el que se van a comparar.
Por ltimo, tras clasificar todos los recursos segn el tipo de presupuesto al que
pertenecen, se agrupan los recursos para compararlos con el presupuesto general
definido para el proyecto.
Ejemplo:

Asignando recursos:

Paso 1: Crear recursos del presupuesto del proyecto

Como ejemplo de cmo crear un presupuesto para el proyecto, suponga que desea
crear dos recursos de presupuesto denominados Budget-travel, Budget-Labor.
Los nombres que asigne a estos recursos del presupuesto le ayudarn a
distinguirlos de otros recursos del proyecto cuando los clasifique en el paso 4.
1. En la hoja de recursos, cree los tres recursos que va a utilizar como recursos de
presupuesto del proyecto.
2. Para cada recurso de presupuesto, haga clic en Informacin del recurso.
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3. En el cuadro Informacin del recurso, cree el tipo de recurso de presupuesto

que desee haciendo clic en el tipo en la lista Tipo y activando la casilla de
verificacin Presupuesto (Budget).
4. Haga clic en Aceptar.

Paso 2: Asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto
Para mostrar el presupuesto asignado a todo el proyecto, debe asignar todos los
recursos del presupuesto a la tarea de resumen del proyecto:
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el men Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha
Avanzado.
3. En la seccin Mostrar opciones para este proyecto, haga clic en Mostrar
tarea de resumen del proyecto.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Seleccione la tarea de resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en
Asignar recursos .
6. En el campo Nombre del recurso, seleccione los recursos de presupuesto que
ha creado en el primer paso y, despus, haga clic en Asignar.
Sugerencia Si tiene muchos recursos de distintos tipos, pero slo desea mostrar
los recursos del presupuesto, haga clic en Opciones de lista de recursos .
Active la casilla de verificacin situada bajo Filtrar por y, a continuacin, haga
clic en Recursos del presupuesto en la lista.
7. Despus de asignar los recursos del presupuesto a la tarea de resumen del
proyecto, haga clic en Cerrar.

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Paso 3: Introducir valores para los recursos del presupuesto

1. En el men Vista, haga clic en Uso de recursos.
2. En la vista Uso de recursos, especifique valores para el presupuesto insertando
columnas para los campos Costo presupuestado y Trabajo presupuestado:
1. En el men Insertar, haga clic en Columna.
2. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Costo presupuestado y
luego en Aceptar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para
el campo Trabajo presupuestado.
Sugerencia Si las asignaciones de recursos estn ocultas, haga clic en el smbolo
de esquema de la tarea para mostrarlas.
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3. En la fila que representa la tarea de resumen del proyecto, especifique los

valores de los presupuestos de costo y trabajo.
Nota Tenga en cuenta que el campo Trabajo presupuestado incluye valores para
los recursos de trabajo y de material. Para un recurso de trabajo, el presupuesto
se calcula en horas. Para un recurso de material, el presupuesto se calcula segn
la etiqueta de material creada para dicho recurso. Por ejemplo, un valor de
presupuesto en cemento de 20 con la etiqueta de material Toneladas se muestra
como 20 toneladas en el campo Trabajo presupuestado.

Puede especificar tambin los importes de costo de trabajo y presupuesto para un

perodo de tiempo especfico en la parte de fase temporal de la vista Uso de
recursos. Este mtodo le resultar til cuando desee especificar, por ejemplo,
que se va a asignar una determinada cantidad de dinero al mes mientras dure el
proyecto.
1. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle.
2. En el cuadro Campos disponibles, haga clic en Costo presupuestado y luego
en Mostrar. Repita estos dos pasos para insertar una columna para el campo
Trabajo presupuestado.
3. Haga clic en Aceptar.
Los campos Trabajo presupuestado y Costo presupuestado aparecen como filas.
Especifique valores de presupuesto para cada perodo de tiempo. Tenga en
cuenta que slo puede especificar valores para la tarea de resumen del proyecto.
Volver al principio

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Paso 4: Clasificar los costos de los recursos segn el tipo de presupuesto

En este paso, se clasifican todos los recursos, incluidos los del presupuesto, segn el
tipo de presupuesto al que pertenecen. Para ello, se crea un campo de texto
personalizado que contiene palabras o frases que identifican cada tipo de
presupuesto. Una vez clasificado cada recurso de esta manera, en el siguiente y
ltimo paso, agrupar los tipos de presupuestos para compararlos con el
presupuesto general.
1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.
2. Cree un campo de texto personalizado que contenga una palabra o frase que
identifique cada tipo de presupuesto al que pertenecen los recursos:
1. Insertar Campo Personalizado
2. En el cuadro de dilogo Campos personalizados, haga clic en Recurso
y, a continuacin, en la lista Tipo, haga clic en Texto1 (o en cualquier
otro campo de texto desde Texto1 hasta Texto30).
3. Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el campo de forma que
indique la categora de presupuesto que desea agrupar, como Tipo de
presupuesto.
4. Seleccione la opcin Aplicar a menos que se indique manualmente y,
a continuacin, haga clic en Aceptar.

3. Agregue el campo de texto del recurso personalizado a la vista Hoja de recursos.

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4. En la vista Hoja de recursos, para cada recurso (incluidos los recursos de

presupuesto), escriba una palabra o frase que identifique el tipo de presupuesto
de ese recurso.
Por ejemplo, para cada persona del proyecto que trabaje activamente en las tareas,
puede utilizar el trmino Mano de obra para indicar el tipo de presupuesto.
Para cada recurso de material, puede utilizar la palabra Materiales. Para cada
recurso de costo que implique un viaje, puede usar la palabra Viaje.
Nota Asegrese de usar estas mismas palabras o frases de catalogacin para los
recursos del presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto y para
cada uno de los recursos de trabajo, material y costo.

Se ha agregado el campo personalizado Tipo de presupuesto a la

hoja de recursos.
Todos los recursos de viajes, incluido el recurso de presupuesto
denominado Presupuesto-Viaje, se han clasificado en el mismo tipo
de presupuesto.
Las palabras o frases de catalogacin que ha escrito en el campo
personalizado se utilizarn para agrupar los recursos en el paso
siguiente.
Volver al principio
Paso 5: Agrupar los recursos para compararlos con el
presupuesto
1. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. En Vista, Grupo
3. En el cuadro de dilogo Nuevo grupo por, en la columna Nombre
de campo, haga clic en el nombre del campo de texto del recurso
personalizado que ha creado en el paso 4 y, despus, haga clic en
Aceptar.
Los recursos se agrupan por tipo de presupuesto. Ahora puede ver el
costo de los recursos en comparacin con el presupuesto general
definido para el proyecto en el paso 3.
El presupuesto total del trabajo para todo el proyecto.

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La cantidad total de trabajo de todos los recursos del proyecto. El

trabajo asignado supera el trabajo presupuestado en 24 horas.
La cantidad de trabajo asignado a Pedro.

Sugerencia Puede ver tambin un informe grfico del presupuesto. En

el men Informe, haga clic en Informes visuales. En el cuadro de
dilogo Informes visuales, haga clic en la ficha Uso de la
asignacin y luego en Informe Trabajo presupuestado o
Informe Costo presupuestado. Haga clic en Ver para ver el
informe.

2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la
informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado.
Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para
asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn
equilibrados de forma necesaria.
Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la
informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los
recursos comiencen a completar tareas.

Establecer Una Lnea Base

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se planeo el proyecto y
la forma como se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en
un momento concreto. La informacin que se almacena es:
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*Costo
*Duracin
*Fin
*Comienzo
*Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
*Haga Clic en Proyecto Establecer Lnea Base

*Asegrese que la opcin Guardar Lnea de base est activada. Si no se encuentra

activada cierre el men Herramientas y escoja en Ver Diagrama de Gantt
*En la opcin Guardar Lnea de Base asegrese que se ha seleccionado Lnea de
base
*En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo

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*Haga clic en Aceptar

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la
lnea de base puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:
*En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
*Haga clic en Herramientas - Seguimiento Guardar Lnea de Base para
mostrar el cuadro de dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar
Lnea de Base est activada

*En el cuadro Lnea de Base aparece la fecha en que guard por ltima vez la lnea
de base.
*Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga
clic en la Lnea de Base correspondiente en la lista.
*En Para, active las tareas seleccionadas.

26

*De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea
de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar
esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
*Haga clic en Aceptar y Si para confirmar que desea cambiar la lnea de base
existente

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:

*En Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que
aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules o rojas) y la
ingresada durante la ejecucin del proyecto (negra).

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Igualmente puede utilizar las tablas:

*Clic en Vista - Tablas
*En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lneas de Base y haga clic
Aplicar

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga
que asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva.
Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin
Para: Proyecto Completo

Revisar la informacin de resumen prevista y real

28

*En el men Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto.

*En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer
la informacin del proyecto en forma comparativa

29

Borrar una lnea de base

*Haga clic en Proyecto Establecer Lnea Base Borrar Lnea de Base

*Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o

Plan Provisional segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea
borrar.
*Active la opcin Proyecto Completo o Tareas Seleccionadas
*Clic en Aceptar

30

3. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project
calcula otras partes. La programacin y los costos se calculan automticamente.
Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar
el que le parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto
le permite obtener resultados ms coherentes.

Actualizar el proyecto segn la programacin

El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar
informacin a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo
con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de
Trabajo Completado.
Con este mtodo, las tareas se actualizan de la siguiente manera:
*Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de
trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras
palabras, las fechas programadas de finalizacin se convierten en las fechas de
finalizacin reales hasta la
fecha.
*Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de
trabajo completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso
durante esa fecha.

31

*Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de
trabajo completado quedan intactas.
Para actualizar el proyecto segn la programacin:

*Haga clic en Proyecto Actualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo

Actualizar el proyecto
*Asegrese de que est activada la opcin Actualizar trabajo completado al
*Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada
aparecer la fecha de hoy
*Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no
ha comenzado o si se ha completado al 100%.
Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la
tarea seguir con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior
a la fecha de trabajo completado, la tarea se configurar con el 100% completado.
Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada
de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el
programa calcular un porcentaje de valor completo.
Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al
0%. Es decir, todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a
la fecha de trabajo completado para las que no se haya introducido un valor
aparecern en cero.
Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas
seleccionadas. Para esto active la opcin Todo el Proyecto o Tareas Seleccionadas

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Introducir el porcentaje completado

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.

Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:
*En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.
*En el men TArea Actualizar segn programacin

*En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de

las tareas.

En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea roja

dentro de las barras.

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Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea

*Seleccione la Tarea que desea actualizar
*Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la
Tarea
*En la pestaa General escriba el porcentaje completado.

Introducir la duracin real

Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado.

Puede cambiar la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
*En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
*Haga clic en TArea Actualizar segn programacin

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*En el cuadro Duracin real escriba el valor.

*Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la
duracin restante el respectivo cuadro.
NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el
trabajo y el costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el
porcentaje completado, la duracin real o la duracin restante de tareas o
asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga automticamente sin que usted
pueda controlarlos haga clic en Archivo Opciones Programacin opciones de
Calculo para este proyecto y quita la verificacin de las casillas Actualizar el
estado de las tareas actualiza el estado del recurso

35

Introducir Fechas de Comienzo y Finalizacin de las Tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la

fecha de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas
crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada
cambiar para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de
finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas,
haga lo siguiente:
*En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o
finalizacin que desea actualizar.
*Haga clic en TArea Actualizar segn programacin

*En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas
cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas
en la programacin establecida inicialmente.

36

Actualizacin Del Progreso Mediante El Trabajo De

Recursos
Introducir el porcentaje de trabajo completado

Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han
completado hasta el momento.
*Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:
*En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic en Vista Tabla
Trabajo
*En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor
del porcentaje de trabajo completado

*Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una

asignacin:
*Abra la vista Uso de Tareas
*Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama
Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
*En el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin, haga clic en la ficha
Seguimiento.

37

*En el cuadro % trabajo completado, escriba el valor.

Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado

para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos
asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo
siguiente:
*Desde el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Trabajo
*Arrastre la barra divisoria hasta ver la columna Real.
*En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.

38

Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo.

Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo
siguiente:
*Abra la Vista Uso de Tareas
*Haga clic en Ver Tabla Trabajo
*En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo
real.

Los valores de los campos Restante y % trabajo

Introducir el trabajo real completado por perodo de tiempo

El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el

trabajo real de las asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas

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Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir
datos reales. Para hacerlo siga los siguientes pasos:
*Abra la Vista Uso de Tareas
*Haga clic en Formato Detalles Trabajo Real. El parte de horas de la vista
incluir la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab.
*Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique
la Tabla trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo

PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las
tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente
estas actividades hasta la fecha que usted desee. En este momento es recomendable
guardar una nueva lnea de base.

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Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:

*Haga clic en Proyecto Actualizar proyecto

*Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y

asigne la fecha desde la que quiera que se vuelva a programar

*Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas
seleccionadas. Para esto active la opcin que ms se acomode a su necesidad.
IMPORTANTE: Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo

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4. SUPERVISIN DEL PROYECTO

Usted puede observar como se est realizando la ejecucin de su proyecto y
compararlo con la programacin inicial.
Para esto existen varias formas:

Primera Forma
*Haga clic en proyecto Informacin del Proyecto Estadsticas

Seegunda forma:
*En el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver Tabla Variacin

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Tercera forma:
*En el diagrama de Gantt, seleccione Ver Gantt de Seguimiento.

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5. INFORMES Y REPORTES
Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada
alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.
Existen seis categoras de informes disponibles:
*Generales
*Actividades Actuales
*Costos
*Asignaciones
*Carga de Trabajo
*Personalizados

Informes disponibles
*Haga clic en Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las
categoras disponibles.
*En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora
que desea mostrar

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*Haga doble clic en el informe que desee ver

El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del
informe para ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.

*Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para

esto de clic en Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en
Imprimir

Ejemplos De Informes:
Informes De Costos

*El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por
costo total. El informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la
variacin, el costo fijo, el metodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se
enumeran de mayor a menor costo. Para crear el informe Presupuesto, haga lo
siguiente:
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*Haga doble clic en Costos

*Haga doble clic en Presupuesto

*Aparecer el informe Presupuesto.

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Informes De Flujo de Caja

*El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales
programados y reales de cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar
un informe de Flujo de Caja
*En Informes Costos haga doble clic a Flujo de Caja

Informe Resumen del Proyecto

*Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se
centra en la informacin ms importante y es particularmente til para las directivas
por la concisa presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el
Informe Resumen del proyecto
*En Informes Generales haga doble clic a Resumen del proyecto

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Tareas, Recursos Humanos y Fechas

*El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos
asignados a cada actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para
generarlo
*Haga doble clic Informes Asignaciones y doble clic en Tareas, Recursos
Humanos y Fechas

Informes Personalizados
Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:
*Haga clic en Informes y doble clic en Personalizados

*En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la
lista de Informes

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*Haga clic en Nuevo, Modificar o Copiar dependiendo como desee el informe.

Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto.
Al cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin,
Detalles y Ordenar

IMPORTANTE: Desde la versin Microsoft Project 2007 cuenta con otro tipo de
Informes llamados Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un
grfico en Excel como resultado de una Tabla dinmica. Para crear un Informe
Visual siga estos pasos:
*En el men Informes haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de
dilogo donde usted podr escoger el tipo de Informe
*Por ejemplo, al seleccionar Informe de Resumen de Costos

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Curva S

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