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Christine Peyton

Andreas Heil

Office XP
Das Buch

Fast alle Hard- und Software-Bezeichnungen, die in diesem Buch erwhnt werden, sind gleichzeitig
auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den
Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller.
Der Verlag hat alle Sorgfalt walten lassen, um vollstndige und akkurate Informationen in diesem
Buch bzw. Programm und anderen evtl. beiliegenden Informationstrgern zu publizieren. SYBEXVerlag GmbH, Dsseldorf, bernimmt weder die Garantie noch die juristische Verantwortung oder
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auch nicht fr die Verletzung von Patent- und anderen Rechten Dritter, die daraus resultiert.
Projektmanagement: Simone Schneider
Endkontrolle: Gerald Bosch, Dsseldorf
Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld
X1 Farbreproduktionen: More Colour, Meerbusch
Umschlaggestaltung: Guido Krsselsberg, Ratingen
Belichtung, Druck und buchbinderische Verarbeitung: Media-Print GmbH, Paderborn
ISBN 3-8155-0165-2
1. Auflage 2001
Dieses Buch ist keine Original-Dokumentation zur Software der Firma Microsoft. Sollte Ihnen dieses
Buch dennoch anstelle der Original-Dokumentation zusammen mit Disketten verkauft worden sein,
welche die entsprechende Microsoft-Software enthalten, so handelt es sich um Raubkopien der
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oder in einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder
unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfltigt oder verbreitet werden.
Printed in Germany
Copyright  2001 by SYBEX-Verlag GmbH, Dsseldorf

Projektbersicht

Einleitung

XIX

Word Das Programm fr Text und Co.

Kapitel 1

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Kapitel 2

175

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Kapitel 3

291

Datenverwaltung mit Access

Kapitel 4

379

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Kapitel 5

515

Office und das Internet

Kapitel 6

663

Outlook Ihre Organisations- und


Kommunikationszentrale

Kapitel 7

697

Von A nach C ber B Der Datenaustausch

Kapitel 8

779

Index

801

III

Inhalt

Einleitung

XIX
Das Neue in Office XP

XIX

Zum Buch

XX

Die beiliegende CD

XX

Word Das Programm fr Text und Co.

Kapitel 1

2
3

Die Formatierung eines Textes


Zeichenformatierung

8
8
10
12
13
14
16
18
20
22
23
26

Abstze verndern
Blocksatz und Einzge
Weitere Einstellungsmglichkeiten des Dialogs Absatz
Hngende Abstze
Verwendung des Schiebereglers
Umrandungen fr Abstze
Linien statt Umrandung
Schattierungen
Der Seitenrand schlicht oder romantisch?
Eine Extrawurst fr das erste Zeichen Initiale
Nummerierungen
Aufzhlungszeichen schlicht oder ausgefallen

29
29
30
32

Die Seite einrichten


Unterschiedliche Seitenrnder im Dokument
Weitere Optionen fr das Seitenlayout
Die Seitenansicht

34
35
37
37
39
39
40
42

Tipps zur Texteingabe


Die Sache mit den Abstzen
Seitenwechsel
Formatierungszeichen
Wandern im Text
Markieren mit der Maus und mit der Tastatur
Text verschieben/kopieren
Drag & Drop

Inhalt

Weniger Tipparbeit AutoTexte

43

Vorhandene AutoTexte einfgen

43
44
45
46
47

Eigene AutoTexte erstellen


AutoTexte aufrufen
AutoTexte einfgen
AutoTexte ausdrucken

Die Rechtschreibprfung Word schaut Ihnen auf


die Finger
Word ist lernfhig
Grne Wellen im Dokument
Die Rechtschreib- und Grammatikprfung Ein Fehler
nach dem anderen
Text in anderen Sprachen
Word bersetzt
Suchen und Ersetzen
Formate ersetzen
Die Silbentrennung

Texte mit Pfiff


Kopf- und Fuzeilen
Unterschiedliche Kopf- und Fuzeilen
Erste Seite ohne Seitenzahl
Kopf- und Fuzeilen in Dokumenten mit Abschnitten
Variabler Text in Kopfzeilen
Seitenzahlen einfgen
Text in Spalten

Nicht immer von vorn Formatvorlagen und


Dokumentvorlagen
Formatvorlagen zuweisen
Formatvorlagen auf die Schnelle anpassen
Formatvorlage ndern
Eine Formatvorlage auf die Schnelle
Neue Formatvorlagen erstellen
Dokumentvorlagen

Professionelle Dokumente
Inhaltsverzeichnis per Mausklick
Funoten im Text
Funoten einfgen
VI

48
49
50
51
53
54
57
58
60
62
62
65
66
67
68
69
71
73
74
75
76
79
79
84
93
93
95
96

Inhalt

99
101
104
106
107

Indexe einfgen
Hyperlinks
Hyperlinks blau und unterstrichen?
Quer durch den Text Verweise
Unterschiedliche Versionen

110
111
113
113
114
115
116
119
119
121
123
124
124
125
126
127
127

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen


Tapstopps erstellen
Tabstopps auf die Schnelle
Tabellen Text und Zahlen in Spalten und Zeilen
Tabellen einfgen
Die Tabelle ausfllen
Spaltenbreite/Zeilenhhe ndern
Eine berschrift fr zwei Spalten
Spalten/Zeilen einfgen
Formatieren der Tabelle
AutoFormate fr die Tabelle
AutoFormate anpassen
Spezielle Tabellenformate
Rechnen in Tabellen
Mit verstreut liegenden Zahlen rechnen
Tabellen lschen
Text umwandeln in Tabellen

129
130
140
142
144
145
147
148

Einer fr alle Serienbriefe


Das Hauptdokument erstellen
Die persnliche Anrede
Vorhandene Datenquellen benutzen
Zusammenarbeit mit Outlook
Tipps zum Umgang mit dem Seriendruck
Troubleshooting fr Serienbriefe
Umschlge/Etiketten adressieren

150
150
154
158
159
160

Grafiken richtig platzieren


Der Textfluss
Anker werfen
Der Zeichenbereich
Funktion des Zeichnungsbereichs
Positionieren und Skalieren

VII

Inhalt

Formulare zum Datensammeln


Erstellen der Dokumentvorlage fr das Formular
Das Formular benutzen

Arbeiten in der Gliederungsansicht

171

Hilfreiche Links und Newsgroups

173

Hilfreiche Tastaturkrzel

173

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Kapitel 2

Einfhrung in Excel
Der Bildschirm
Die Arbeitsbltter
Tabellenbltter, Zellen und Adressen
Eintrge in Zellen
Lschen von Zellinhalten
Von Zelle zu Zelle
Markieren in Excel
Tabellen mit Format
Der Umgang mit Spalten und Zeilen
Zellen mit Namen

Formeln Das Rckgrat der Berechnungen


Einfache Formeln eingeben
Vereinfachte Formeleingabe
Namen verwenden in Formeln
Formeln ber mehrere Arbeitsmappen

Komplexe Rechnungen mit Funktionen


Summe
Mittelwert
Wenn, dann, sonst

Rationalisieren der Arbeit


Verschieben und Kopieren
Eine Reihe von Wochentagen
Formeln ausfllen
Relative/Absolute Bezge
Eigene Reihen zum Ausfllen definieren
Die bedingte Formatierung
VIII

163
164
167

175
176
176
177
179
181
182
182
182
184
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198
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201
202
205
205
206
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217
217
218
222
223
224
225

Inhalt

227
227
236
239
239

Zahlen auf einen Blick Diagramme


Ein Diagramm erstellen
Nachtrgliche nderungen am Diagramm
Entfernen eines Diagramms
Eigene Diagramme als Diagrammtyp speichern

241
242
243

Eine Berechnung fr viele Varianten Szenarien


Ein Szenario hinzufgen
Berichte fr Szenarien

244
245
247

Das optimale Ergebnis


Die Zielwertsuche
Gewinne maximieren Der Solver

251
253
255
256
258

Datenlisten in Excel
Eingabemasken verwenden
Datenlisten filtern
Teilsummen bilden
Pivot-Tabellen (PivotTable)

Fehlern auf der Spur

263

Sicher ist sicher

266
266
268
271

Gltigkeitsprfung
Der Blattschutz
Arbeitsmappenschutz

272
272
273
273
277

Ein gelungener Ausdruck


Den Druckbereich festlegen
Die Seitenumbruch-Vorschau
Die Seite einrichten
Der Dialog Drucken

Kommentare

278

Vorlagen fr Arbeitsmappen und Tabellenbltter

279
279
280
282

Eine Mustervorlage erstellen


Eine Arbeitsmappe auf Basis einer Mustervorlage
Neue Tabellenbltter auf Basis einer Mustervorlage

IX

Inhalt

283

Bildschirmansichten
Elemente/Einstellungen, die mit Ansichten gespeichert
werden

Die Makrosicherheit

284
289

Hilfreiche Tastaturkrzel

290

Makros

Kapitel 3

291

Die unterschiedlichen Ansichten von PowerPoint

292
293

PowerPoint Folien und bewegte Bilder


Ein kurzer berblick

Die ersten Schritte Folien erstellen


Der Start
Die Folienlayouts
Die Titelfolie erstellen
Folien hinzufgen/entfernen

Platzhalter und Textfelder bearbeiten


Die Gre eines Platzhalters ndern
Die Position der Platzhalters verndern
Fhrungslinien und Raster
Schriftattribute zuweisen
Die Textausrichtung
Farbe fr die Platzhalter
Aufzhlungszeichen ndern

Grafiken einfgen
Die Inhaltsfolien verwenden
ClipArts neu einfrben

Ein Diagramm auf der Folie


Zur Bearbeitung des Diagramms
Diagrammoptionen

Aus einem Guss


Ein Hintergrund fr die Titelfolie
Die Verwendung von Farbschemas
Ganz im Trend Folien erhalten ein Design
X

284

293
293
295
296
298
301
301
303
305
306
309
311
313
317
321
321
323
324
326
328
328
330
333

Inhalt

335
337
340
340

Der Folienmaster
Gestalten des Folienmasters
Speichern des Masters
Mehrere Folienmaster erstellen

342
342

Notizen fr den Vortrag


Notizen erstellen

344
344

Wer macht was? Organigramme


Organigramme einfgen

Strukturiertes Vorgehen Die Arbeit in der


Gliederung

345
346
346

Der Gliederungsbereich
Vorgehensweise im Gliederungsbereich

348
348
350

Immer der Reihe nach Die Foliensortierung


Die Folien in der Sortierungsansicht
Die Seitenansicht

Folien drucken

352

Flimmerstunde Die Bildschirmprsentation

353
354
356
356

Von Folie zu Folie


Wiedergabezeiten
Einblendzeiten testen

Effekte fr die einzelnen Elemente


Animationsschemas
Benutzerdefinierte Animationen
Animationspfade
Prsentationseinstellungen
Einstellungen im Dialog Bildschirmprsentation einrichten

358
358
360
367
370
371
372
373
376

Die Bildschirmprsentation vorfhren


Pack and Go
Zielgruppenorientierte Prsentation

Hilfreiche Links und Newsgroups

377

Hilfreiche Tastaturkrzel

378
XI

Inhalt

Datenverwaltung mit Access

Kapitel 4

Die Arbeitsumgebung
Arbeitsoberflche
Menleiste
Symbolleiste

380
381
381
382

Eine Datenbank mit Vorlagen

383

Eine Datenbank mit Assistenten

387
387
388
390
392
397

Eine leere Datenbank erstellen


Das Datenbankfenster
Tabellen mit dem Assistenten erstellen
Formulare mit dem Assistenten erstellen
Berichte mit dem Assistenten erstellen

Mit Tabellen arbeiten


Planung einer relationalen Datenbank
Eine Tabelle erstellen
Feldoptionen anpassen
Allgemeine Feldformatierungen
Beziehungen zwischen Tabellen

Mit Formularen arbeiten


Ein Formular manuell erstellen
Das Layout des Formulars anpassen
Unterformulare erstellen
Das Layout des Unterformulars anpassen
In Formularen rechnen
Besondere Formulare: PivotTable
Besondere Formulare: Auswahlmen erstellen

Mit Berichten arbeiten


Das Entwurfsfenster
Felder in den Bericht einfgen
Felder im Bericht gruppieren
Berichte formatieren
Besondere Berichte: Diagramme erstellen

Mit Abfragen arbeiten

XII

379

Auswahlabfragen erstellen
Abfragen einschrnken
Tabellenerstellungsabfrage

402
402
405
409
427
432
437
437
439
445
450
456
461
462
465
465
467
467
469
471
474
475
476
482

Inhalt

484
486
488
489

Aktualisierungsabfrage
Anfgeabfrage
Lschabfrage
Die SQL-Ansicht

Datenzugriffsseiten

491

Daten suchen, finden und ersetzen

497
497
499
500
501

Einfaches Suchen/Ersetzen
Formularbasierter Filter
Auswahlbasierter Filter
Weitere Filtermethoden

501
501
503
506
507
508

Fertig stellen der Datenbank


Schaltflchen im Formular einsetzen
Formular zur Navigation erstellen
Funktionen beim Start der Datenbank
Die Datenbank komprimieren und reparieren
Datenexport und -import

511
511
512
513

Wissenswertes
Optionen einstellen
Die Nordwind.mdb
Access-Hilfe im Internet

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

515
516

Kapitel 5

Demo-Webs auf der CD

517
517
519
519
520
521
521

Ansichten in FrontPage
Seite
Ordner
Berichte
Navigation
Hyperlinks
Aufgaben

522
523
527
528

Web mit Vorlage erstellen


Den Assistenten aufrufen
Das Ergebnis betrachten
Weitere Vorlagen

XIII

Inhalt

Einfaches Web erstellen


Webseiten planen
Ein Web erstellen
Texte erstellen und bearbeiten
Tabellen erstellen und bearbeiten
Bilder einfgen und bearbeiten
Seiteneigenschaften bearbeiten
Navigationsleisten erstellen und bearbeiten
Hyperlinks erstellen und bearbeiten
Designs verwenden
Frames erstellen und bearbeiten
Formulare erstellen und bearbeiten

Web mit Zusatzfunktionen versehen


Besonderheiten der WebBots
Datum und Uhrzeit einfgen
Datenbank anbinden
Inhaltsverzeichnis erstellen
Zugriffszhler einbinden
Websuche erstellen
Top-Listen erstellen
Dynamische Effekte
Seitenbergnge erstellen
Seitenbanner erstellen
Fotoalbum erstellen
Cascading Stylesheets

Webseiten warten
Webseiten verffentlichen
Hyperlinks neu berechnen
Aufgaben organisieren
Berichte benutzen
Im- und Export von Seiten
Suchen und Ersetzen

Weiterfhrende Informationen
Checkliste zur Webseite
Links zum Webdesign

XIV

529
529
529
531
537
546
555
558
564
573
579
591
602
602
603
604
614
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626
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631
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636
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646
650
651
652
654
657
659
659
662

Inhalt

Office und das Internet

663

Kapitel 6

Der Bildschirm des Internet Explorers

664

Adressen suchen und finden

666
666
667
670
672
672
673

Seiten aufrufen
Suchmaschinen verwenden
Suchen von Seiten mit dem Suchassistenten
Weitere Tipps zum Suchen
Hyperlinks benutzen
Webseiten speichern

674
676
677

Lieblingsseiten: Favoriten
Favoriten verwalten
Favoriten weitergeben

678
678
679
680
681
682
683

Anpassen des Browers


Die Startseite ndern
Die Hintergrundfarbe ndern
Eine Schriftart einstellen
Weitere Einstellungsmglichkeiten
Programme aus dem Netz
Last, but not least: Offline

Vorhandene Dateien als Webseiten verffentlichen


Word-Dateien als Webseiten speichern
PowerPoint-Folien als Webseiten speichern
Excel-Dateien verffentlichen

684
685
689
692
694

Auf ins Netz

697

Outlook Ihre Organisations- und Kommunikationszentrale Kapitel 7


Einsatzbereiche von Outlook

698

Der Arbeitsbildschirm

698
701

Ordner in Outlook

701
703
705

Der Terminkalender
Termineingabe
Missgeschicke bei der Termineingabe
XV

Inhalt

Termine bearbeiten oder lschen


Erinnerungen Die Glocke lutet
Immer wieder sonntags Wiederkehrende Termine
Aus Terminen werden Besprechungen

Ereignisse
Ein Ereignis festlegen
Ereignisse als Serie
Feiertage in Outlook bernehmen

Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben

711
711
712
712
714
716

Verschiedene Ansichten des Tageskalenders

717

berblick durch Kategorien

720
720
721

Kategorien eingeben
Kategorien neu anlegen/entfernen

Tabellarische bersicht ber Termine und Ereignisse


Die Ansichten
Bearbeiten der Eintrge in tabellarischen Ansichten
Felder-/Spaltenauswahl
Termine suchen
Termine filtern
Sortieren
Gruppieren
Neue Ansichten erstellen

722
723
724
724
725
726
728
729
730

Drucken in Outlook Termine fr unterwegs

731

Der Ordner Aufgaben

733

Der Ordner Kontakte

735
735
738
740
740
741
743

Kontakte neu anlegen


Mehrere Kontaktadressen in einer Firma
Die Ansichten des Ordners Kontakte
Kennzeichnen von Kontakten
Aktivitten
Termine aus dem Kontakte-Ordner

Der Ordner Notizen


XVI

706
707
707
709

743

Inhalt

745
745
747
749
749
750
751
751
752

Outlook als E-Mail-Programm


Die Nachricht erstellen
Details fr die Nachricht
Dateien anhngen
Outlook-Elemente anhngen
Die Nachricht auf den Weg bringen
Nachrichten an Kontakte
Verteilerlisten
Eine Nachricht empfangen und beantworten

753
753
755
757
758

Der Umgang mit Ordnern


Ordner anlegen
Archivieren
Archivierte Elemente wiederherstellen
Elemente verschieben/kopieren

Organisieren der Datendateien

760

Der Regel-Assistent

762

Ein E-Mail-Konto einrichten

765

Benutzerprofile einrichten

770

Outlook in kleinen Netzen

771

Gemeinsame Besprechungsplanung Vorbereitende


Manahmen
Einrichten der Frei/Gebucht-Zeiten

771
772
774
774
775

Wichtige Einstellungen bei Outlook


bermittlungseinstellungen fr E-Mails
Die E-Mail-Optionen

777

Hilfreiche Tastaturkrzel
Von A nach C ber B Der Datenaustausch

779

Kapitel 8

780
780
781

Der Datenaustausch in Office Die Methoden


Verknpfen
Einfgen
XVII

Inhalt

Die Vorgehensweise
nderungen an der Verknpfung
Fehler bei Verknpfungen

Eine Excel-Tabelle in Word


Bearbeiten eines Excel-Objekts
Werte aus Excel in einer Word-Tabelle
Ein Zellergebnis aus Excel im Word-Text

Ein Word-Text in PowerPoint


Eine Prsentation mit einer Word-Gliederung beginnen

784
785
786
787
788
788

Eine Excel-Tabelle in PowerPoint

789

Serienbriefe mit vorhandenen Adressen

790
790

Access-Daten fr einen Serienbrief nutzen

Index

781
782
783

Von Excel nach Access

791

Access-Daten in Excel

795

Daten aus dem Internet in die Office-Anwendungen


kopieren

797
801

XVIII

Einleitung

Einleitung
Sptestens seit es das Office-Paket gibt, das nicht nur diverse Einzelprogramme
enthlt, sondern auch deren Zusammenspiel deutlich verbessert hat, ist die
Beschrnkung auf nur ein Programm Schnee von gestern und die Verwendung
von mehreren Programmen gang und gbe, nicht nur in Firmen, sondern auch im
privaten Bereich. Das Office-Paket vereinigt je nach Version bis zu sechs Einzelanwendungen und ist damit hervorragend zur Bewltigung vielfltiger Aufgaben
geeignet, egal, ob es sich um Textdokumente handelt, um Tabellen, Kalkulationen
und Statistiken, Datenverwaltung, die Vorbereitung von Prsentationen oder Terminplanung und den Versand von E-Mails. Wenn Sie das Office-Paket einsetzen,
stehen Ihnen Funktionen zur Verfgung, mit denen Sie professionell auf alle nur
denkbaren Anforderungen reagieren knnen.

Das Neue in Office XP


Mit jeder neuen Office-Version gilt es zu berlegen, ob es sich lohnt, auf diese Version umzusteigen, sofern man bereits mit dem Vorgnger gearbeitet hat. Letztendlich muss jeder Computerbenutzer dies selbst entscheiden, aber wir mchten als
Entscheidungshilfe kurz auf die von uns fr sinnvoll und ntzlich gehaltenen Neuerungen in dieser Version hinweisen.
Neu sind die Aufgabenbereiche, in denen zentrale Funktionen der Programme
gesteuert werden knnen, ohne lange durch Mens und Dialoge laufen zu mssen.
Diese Aufgabenbereiche schlieen sich nicht automatisch nach der Besttigung
eines Befehls, so wie Dialoge, sondern knnen bestndig am Bildschirm eingeblendet sein. So gesehen erinnern sie an Frames auf Webseiten. Ebenfalls ganz neu
und praktisch sind die SmartTags; dies sind kleine Symbole, die in Word z.B. beim
Einfgen eines kopierten Textabschnitts im Text erscheinen und Optionen zur
Feinsteuerung der jeweiligen Aktion anbieten.
Ausgeweitet wurden die Mglichkeiten, Tabellen zu bearbeiten. Die AutoFormate
fr Tabellen lassen sich nun individuell anpassen und verndern, und man kann
auch selbst neue Formate erstellen.
Der Seriendruck in Word wurde deutlich ummodelliert. Ein Seriendruck-Assistent
fhrt Sie ber einen speziellen Aufgabenbereich in sechs Schritten zum Ziel, d.h. zu
einem Serienbrief mit einem Adressfeld und einer individuellen Anrede, die sich als
vordefinierte Gruzeile einfgen lsst.
Fr alle, die hufig die grafischen Fhigkeiten von Word nutzen, macht der neue
Zeichnungsbereich das Arbeiten in bestimmten Situationen einfacher, vor allem
beim Umgang mit mehreren Objekten, die zusammen bearbeitet werden sollen.
Wer hierarchische Strukturen in Form von Organigrammen darstellen mchte oder
muss, wird erfreut sein ber die grere Auswahl an Modellen fr solche Darstellungen; Office XP stellt nun beispielsweise auch ein Pyramidendiagramm und ein
Radialdiagramm zur Verfgung.
XIX

Einleitung

Last, but noch least Outlook: Neben einigen erweiterten Funktionen und neuen
Mglichkeiten der gemeinsamen Termin- und Besprechungsplanung kann man nun
mehrere E-Mail-Konten fhren und das jeweils passende beim Versand der E-Mail
auswhlen

Zum Buch
Je nach Ihren Erfahrungen und Interessen knnen Sie das Buch von A bis Z lesen
bzw. durchblttern oder sich einzelne Kapitel bzw. Programme vornehmen. Die Programme werden kapitelweise und in sich abgeschlossen vorgestellt. Die Beschreibungen in einigen Kapiteln gelten allerdings programmbergreifend. So beziehen
sich die Erklrungen im Kapitel 1 Word Das Programm fr Text und Co. ber die
Grundlagen sowie in Kapitel 10 Individuelle Anpassung ber das Anpassen von
Office auf mehr oder minder alle Anwendungen im Office-Paket, da es hier keine
wesentlichen Unterschiede gibt. Auch der Umgang mit Zeichnungen und Grafikobjekten ist zumindest in Word, PowerPoint und Excel weitgehend identisch und
wurde deshalb in einem gesonderten Kapitel behandelt.
Das Kapitel 1 Word Das Programm fr Text und Co. beschreibt grundlegende
Gemeinsamkeiten, vor allem das Sichern und ffnen von Dateien, und macht Sie
darber hinaus mit wichtigen und/oder ntzlichen Windows-Elementen bekannt.
Sofern Sie sich als PC-Einsteiger an Office XP herantrauen, ist dieses Kapitel ein
"Muss", denn so elementare Dinge wie Ordner anlegen, speichern etc. werden nur
hier erlutert einmal abgesehen von Access und Outlook, wo das Speichern ohnehin anders funktioniert. Wenn Sie sich als "alter Hase" am Computer fhlen, ignorieren Sie getrost das Kapitel ber die Grundlagen und steigen Sie direkt in die
Beschreibung einer der Einzelanwendungen ein.

Die beiliegende CD
Diesem Buch liegt eine CD bei. Auf dieser CD finden Sie zahlreiche Dateien, in
denen die in den Kapiteln beschriebenen Funktionen beispielhaft demonstriert werden. Die meisten Beispieldateien wurden fr Word, Excel, Access und FrontPage
erstellt. Zur Veranschaulichung von Power-Point gibt es zwei komplette Prsentationen mit eingefgten Bildschirmanimationen.
Auerdem enthlt die CD die mittlerweile recht bekannte und sehr empfehlenswerte Anleitung zum Erstellen von Webseiten per HTML von Stefan Mnz
("SelfHTML"), den "PowerArchiver" zum Verpacken von Dateien und eine kleine Software mit dem Namen "Stress Relief" von Miroslav Nemecek. Lassen Sie sich berraschen dieses Desktop-Game hlt, was der Name verspricht.

XX

Word Das Programm fr


Text und Co.
Die Formatierung eines Textes
Abstze verndern
Die Seite einrichten
Tipps zur Texteingabe
Weniger Tipparbeit AutoTexte
Die Rechtschreibprfung Word schaut Ihnen auf die Finger
Texte mit Pfiff
Nicht immer von vorn Formatvorlagen und Dokumentvorlagen
Professionelle Dokumente
In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen
Einer fr alle Serienbriefe
Grafiken richtig platzieren
Formulare zum Datensammeln
Arbeiten in der Gliederungsansicht
Hilfreiche Links und Newsgroups
Hilfreiche Tastaturkrzel

2
8
29
34
43
48
62
73
93
110
129
150
163
171
173
173

Word Das Programm fr Text und Co.

Als Textverarbeitung liegt die Strke von Word vor allem im Umgang mit Texten
aller Art. Nicht nur, dass Texte sich wunderbar korrigieren lassen, man kann sie
auch in vielerlei Hinsicht optisch bearbeiten und ausgestalten. Vorbei sind somit
die Zeiten ewiger Tippfehler und berquellender Papierkrbe. Egal, ob es sich um
einen einfachen Brief oder eine umfassende Dokumentation handelt, mit relativ
wenig Aufwand knnen Sie in kurzer Zeit ein ansprechendes Dokument in den
Hnden halten. Um die Mglichkeiten der Formatierung von einfacher Zeichenformatierung bis hin zu schicken Initialen oder originellen Aufzhlungszeichen
geht es in diesem ersten Abschnitt des Kapitels.
Die Beschreibungen erfolgen weitgehend anhand des Beispiels eines lngeren
Manuskripts, das Sie bereits geschrieben haben und dessen Inhalt zweifellos brillant ist, aber dessen uerer Rahmen noch zu wnschen brig lsst. Das Dokument enthlt berschriften, einige Aufzhlungen, hervorgehobene Abstze und
einiges mehr. Im Moment sieht es in etwa so aus:

Abb. 1.1
Ausschnitt aus einem
unformatierten
Dokument

Die Formatierung eines Textes


Fr die weitere Arbeit mit Word ist es hilfreich, wenn Sie sich folgendes Schema
klar machen: Ein Dokument wird eingeteilt in Text, Absatz und Seiten. Dies hat Auswirkungen auf die Formatierung, denn man unterscheidet im Wesentlichen zwischen drei verschiedenen Formatierungsbereichen: Zeichenformatierung, Absatzformatierung und Seitenformatierung. Die Zeichenformatierung beinhaltet die Vernderung des Schriftbildes im weitesten Sinne und bezieht sich auf markierte Textstellen. Die Absatzformatierung verndert die Anordnung und das Aussehen von
Abstzen und bezieht sich immer auf die markierten Abstze bzw. den aktiven
Absatz (der Absatz, in dem der Cursor steht), und die Seitenformatierung bestimmt
das Layout einer ganzen Seite, legt also Dinge wie Seitenrnder und hnliches fest.
Die Einstellungen zur Seitenformatierung beeinflussen im Standard das ganze
2

Die Formatierung eines Textes

Dokument. Auerdem gibt es Abschnitte. Wenn Sie einen Abschnittswechsel (Einfgen>Manueller Umbruch>Abschnittswechsel) einfgen, erscheint im Dokument (in
der Ansicht Normal) eine Linie, die den Wechsel markiert. Abschnitte bilden eigenstndige Elemente in einem Dokument, und man kann ihnen unabhngig vom
restlichen Layout des Dokuments eigene Formatierungen zuweisen. Sie bentigen
Abschnitte, wenn Sie unterschiedliche Seitenformatierungen in einem Dokument
einstellen mchten, z.B. eine Seite im Querformat und den Rest der Seiten im Hochformat.

Abb. 1.2
Eine Seite mit einem
Abschnittswechsel

Zeichenformatierung
Sie beginnen damit, das Aussehen der Schrift ganz oder stellenweise zu verndern,
benutzen also die Mglichkeiten der Zeichenformatierung. Darunter fallen Dinge
wie Vernderung der Schriftart und des Schriftgrades, Hervorhebungen wie fett
und kursiv, Unterstreichungen, farbiger Text und einiges mehr. Manche Funktionen
der Zeichenformatierung lassen sich direkt ber die Symbolleiste Format einstellen,
manche finden Sie in der Standardeinstellung nur im Dialog fr die Zeichenformatierung.

Abb. 1.3
Gngige Symbole zur
Zeichenformatierung

Die Verwendung des Dialogs bietet den Vorteil, dass eine Art Vorschau existiert,
der Sprung ins Wasser also nicht ganz so berraschungsgeladen ist. Die Einstellungen beziehen sich immer auf den markierten Bereich.
3

Word Das Programm fr Text und Co.

Auf der CD finden Sie eine Datei mit einem lngeren unformatierten Text, den Sie
zum Probieren verwenden knnen.
Hinweis CD:
unformatierter
text.doc

Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie bearbeiten mchten, beispielsweise


die erste berschrift im Text.

Klicken Sie im Men Format auf dem Eintrag Zeichen. Dadurch ffnet sich
der Dialog Zeichen, der aus drei Registerkarten besteht.
Abb. 1.4
Der Dialog Zeichen mit
der Registerkarte Schrift

Nehmen Sie im Dialog Zeichen auf der Registerkarte Schrift alle Einstellungen
vor, mit denen Sie der berschrift ein anderes Aussehen verpassen mchten.
Stellen Sie ber den Auswahlpfeil des Feldes Schriftgrad auf jeden Fall eine
andere Gre ein, denn Sie formatieren ja eine berschrift. Stellen Sie auch
einen Effekt ein, beispielsweise Schattiert. Werfen Sie dabei einen Blick auf
den Vorschaubereich.

Die Formatierung eines Textes

Hinweis

Der kleine Unterschied zwischen Farbe und


Schriftfarbe
Achten Sie auf den Unterschied zwischen den beiden Auswahllisten Schriftfarbe und Farbe. Das Feld Farbe ist nur aktiv, wenn Sie vorher eine Unterstreichung eingestellt haben, denn hier beeinflussen Sie die Farbe der Unterstreichung, nicht aber die der Schrift. Sie sehen die Einstellung in der Abbildung
2.5.

Abb. 1.5
Eine farbige Unterstreichung einstellen

Wechseln Sie auf die Registerkarte Zeichenabstand, um eine Laufweite festzulegen, also die Abstnde zwischen den einzelnen Zeichen etwas zu vergrern.

Stellen Sie in der Auswahlliste Laufweite die Option Erweitert ein, und im Feld
um vergrern Sie den Abstand in Punkt pt.

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.6
Die Laufweite
verndern

Hinweis

Gut zu wissen
Die Registerkarte Texteffekte bietet Effekte, die eher als Gag aufzufassen sind,
statt als tatschlich zu benutzende Formatierung. Sie knnen hier den Text
funkeln und schimmern lassen natrlich nur auf dem Bildschirm! (Siehe
Abbildung 2.7.)

Zum Formatieren auf die Schnelle klicken Sie einfach auf die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste Format, also beispielsweise auf die Auswahlliste fr den
Schriftgrad oder auf das Symbol Fett.
Abbildung 1.9 zeigt eine formatierte berschrift mit dem Schriftgrad 16, der Auszeichnung fett, Schattiert und Erweitert (1,2 pt).

Die Formatierung eines Textes

Abb. 1.7
Schimmernder Text!

Abb. 1.8
Die Symbolleiste
Format

Abb. 1.9
Die formatierte
berschrift

Word Das Programm fr Text und Co.

Abstze verndern
Im Gegensatz zur Zeichenformatierung beziehen sich die Mglichkeiten der
Absatzformatierung auf die Vernderung und Gestaltung der Abstze eines Textes.
Dazu gehren vor allem die Ausrichtung, Einzge, Zeilenabstnde und Absatzabstnde. Wie bei der Zeichenformatierung gibt es wieder zwei Wege: Auf die
Schnelle ber bestimmte Symbole der Symbolleiste Format oder ber den Dialog
zur Absatzformatierung. Zur nderung nur eines Absatzes ist es nicht notwendig,
ihn zu markieren, es reicht, den Cursor irgendwo in den Absatz zu setzen. Wollen
Sie mehrere Abstze gleichzeitig formatieren, mssen diese markiert werden.
Machen Sie sich also an die Arbeit.

Blocksatz und Einzge


Als Erstes soll der ganze Text, den Sie vor sich haben, eine andere Ausrichtung
erhalten. Statt linksbndig zu sein, soll er die Ausrichtung Blocksatz erhalten. Das
ist denkbar einfach.

Abb. 1.11
Der im Blocksatz
ausgerichtete Text

Markieren Sie den ganzen Text. Dazu knnen Sie die Maus benutzen, den
Erweiterungsmodus (Schaltflche ERW in der Statuszeile) oder den Befehl
Bearbeiten>Alles markieren. (Weitere Hinweise und Tipps zum Markieren finden Sie im nchsten Abschnitt.)

Klicken Sie dann einfach auf das Symbol Blocksatz in der Symbolleiste Format.

Abstze verndern

Einige der wichtigen Abstze des Textes sollen eingezogen, also ein Stckchen vom
linken Rand hin zur Seitenmitte eingerckt werden. Auch hierfr gibt es ein Symbol,
und zwar Einzug vergrern in der Symbolleiste Format. Da Sie damit den Standardeinzug von 1,5 cm verwenden wrden, ffnen Sie den Dialog Absatz, um das Ma
individuell zu bestimmen.
1

Setzen Sie den Cursor in den relevanten Absatz.

Klicken Sie auf Format>Absatz.

Abb. 1.13
Der Dialog Absatz,
Registerkarte Einzge
und Abstnde

Geben Sie im Feld Einzug links die Zentimeter ein, um die Sie den Absatz einrcken mchten, also beispielsweise 1,

Klicken Sie auf OK.

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.14
Eine Seite mit Blocksatz
und Einzgen

Weitere Einstellungsmglichkeiten des Dialogs Absatz


Betrachten Sie die weiteren Einstellungsmglichkeiten des Dialogs Absatz auf der
Registerkarte Einzge und Abstnde. Sie sehen, dass Sie hier auch einen rechten Einzug einstellen knnen. Den Zeilenabstand bestimmen Sie im gleichnamigen Feld
die Erklrung der einzelnen Optionen finden Sie in Tabelle 1.1. Auch die Abstnde
zwischen einzelnen Abstzen knnen Sie hier festlegen, wobei sich die Abstnde
aufeinander folgender Abstze addieren. Hat der erste Absatz einen Abstand von
Nach 6 pt und der folgende einen Abstand von Vor 8 pt, ergibt sich ein Gesamtabstand von 14 pt.

Abb. 1.15
Unterschiedliche
Absatzabstnde

Auf der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch des Dialogs Absatz finden Sie
einige grundstzliche Einstellungen fr das Verhalten von Abstzen.

10

Abstze verndern

Zeilenabstnde

Option

Auswirkung

Einfach

Wird standardmig verwendet, passt die Zeilenhhe an die


grte verwendete Schriftart einer Zeile an und addiert
einen kleinen Zwischenraum

1,5 Zeilen

Verwendet das 1,5-fache des einfachen Zeilenabstandes

Doppelt

Verwendet das Doppelte des einfachen Zeilenabstandes.

Mindestens

Kleinster mglicher Zeilenabstand, den Word bei Bedarf


erhht, z.B. bei greren Schriftarten oder Grafiken

Genau

Fester Zeilenabstand mit dem Wert des Feldes Ma, den


Word nicht verndert. Bei Wahl dieser Option ist der Zeilenabstand berall gleich.

Mehrfach

Der einfache Zeilenabstand wird um den Faktor im Feld


Ma vergrert oder verkleinert. Setzen Sie den Zeilenabstand auf 2, so entspricht dies dem Zeilenabstand Doppelt.
Tabelle 1.1

Abb. 1.16
Die Registerkarte Zeilenund Seitenumbruch im
Dialog Absatz

11

Word Das Programm fr Text und Co.

Aktivieren Sie nach Wunsch die Optionen im Bereich Paginierung:


Absatzkontrolle: Damit verhindern Sie, dass die letzte bzw. erste Zeile eines
Absatzes alleine auf einer Seite steht (Witwen und Waisen).
Zeilen nicht trennen: Verhindert einen Seitenumbruch innerhalb eines Absatzes, der Absatz wird im Zweifelsfall auf der folgenden Seite begonnen.
Abstze nicht trennen: Verhindert einen Seitenumbruch zwischen einem markierten Absatz und dem dann folgenden.
Seitenumbruch oberhalb: Fgt vor dem markierten Absatz einen Seitenwechsel ein.

Unter Umstnden beispielsweise bei Auflistungen oder hnlichem - ist die Option
Keine Silbentrennung ntzlich. Dadurch wird der markierte Absatz von der automatischen Silbentrennfunktion ausgenommen.

Hngende Abstze
Bestimmte Abstze sehen am besten aus, wenn man sie mit einem hngenden
Einzug formatiert. Auf gut Deutsch: Man zieht einen Absatz ein, aber nicht die erste
Zeile dieses Absatzes diese bleibt unverrckt an Ort und Stelle. Die zwei Abstze
ber die Probleme des Bewsserungssystems in dem Dokument sollen so gestaltet
werden.
1

Markieren Sie die relevanten Abstze.

ffnen Sie den Dialog Absatz ber Format>Absatz.

Klicken Sie im Auswahlfeld Sondereinzug auf die Option Hngend und geben
Sie im Feld Um das Ma ein, um das Sie den Absatz einziehen mchten.

Nach Besttigung mit der OK-Schaltflche sieht das Ergebnis dann so aus:

Hinweis

Gut zu wissen
Der Befehl Erste Zeile im Feld Sondereinzug zusammen mit einem Ma im
Feld Um bewirkt einen Erstzeileneinzug bei den markierten Abstzen. Dies
wird mitunter bei lngeren Texten verwendet. Jeder neue Absatz beginnt
dann mit einer leicht eingerckten Zeile. Man sieht diesen Effekt hufig in
Zeitschriftenartikeln etc.
12

Abstze verndern

Abb. 1.17
Die Einstellungen fr
einen hngenden
Absatz

Abb. 1.18
Die hngenden Einzge
im Text

Verwendung des Schiebereglers


Es gibt eine Alternative zu der Einstellung von Einzgen im Dialog Absatz. Sie knnen auch den an eine Sanduhr erinnernden Schieberegler im Lineal fr Einzge
benutzen. Bei genauem Hinsehen erkennen Sie, dass dieser Regler aus drei kleinen
Teilen besteht. Wenn Sie den Mauszeiger an diese Teile heranfhren, erhalten Sie
13

Word Das Programm fr Text und Co.

in den jeweiligen Info-Boxen die Erklrung. Der untere Teil bewirkt einen normalen
Einzug, das nach oben zeigende Dreieck einen hngenden Einzug und der obere
Teil einen rechten Einzug.

Abb. 1.19
Der Regler fr die
Einzge

Setzen Sie den Cursor einfach in den Absatz, der einen Einzug erhalten soll, und ziehen Sie an dem entsprechenden Teil des Reglers. Sie knnen den Effekt unmittelbar
im Absatz sehen.
Das Dokument hat nun schon Form angenommen, aber der Fundus der Gestaltungsmglichkeiten bietet noch wesentlich mehr. Stbern Sie noch ein bisschen in
diesem Fundus. Mit Umrandungen und Schattierungen lsst sich ein Text optisch
noch interessanter gestalten.

Umrandungen fr Abstze


Die Palette der Einstellungsmglichkeiten fr Umrandungen aller Art finden Sie im
Men Format unter der Option Rahmen und Schattierung. Diese Option ffnet den
gleichnamigen Dialog.
Die Grundeinstellungen nehmen Sie im Register Rahmen vor. Dieser Dialog wirkt
auf den ersten Blick etwas verwirrend, klrt sich jedoch aufgrund der zumeist grafisch dargestellten Optionen bei nherer Betrachtung. Im Bereich Einstellung klicken
Sie auf eines der Rechtecke, die die Art der Umrandung symbolisieren. Wenn Sie
nicht mit der einfachen Standardlinie umranden wollen, whlen Sie eine andere
Linienart aus, die im Feld Breite variiert werden kann. Des Weiteren haben Sie die
Mglichkeit, der Umrandung eine Farbe zuzuweisen. Sie nehmen zunchst alle Einstellungen vor und erst dann klicken Sie auf OK.
Um eine der Unterberschriften in Ihrem Dokument mit einem Rahmen zu verschnern, machen Sie also einfach Folgendes:

14

Setzen Sie den Cursor irgendwo in den Absatz Sie mssen den Absatz nicht
markieren. Wenn Sie nichts markiert haben, beziehen sich die Einstellungen
immer auf den aktiven Absatz.

ffnen Sie den Dialog Rahmen und Schattierung. Klicken Sie auf der Registerkarte Rahmen auf Kontur.

Abstze verndern

Abb. 1.20
Der Dialog Rahmen und
Schattierung

Markieren Sie gegebenenfalls eine andere Linienart und whlen Sie im Feld
Farbe eine Farbe.

Beachten Sie die Vorschau. Hier wird deutlich, wie die Umrandung aussehen
wird.

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Die berschrift sieht nun aus wie in Abbildung 1.21.

Abb. 1.21
Ein Rahmen fr den
Absatz

15

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Bedeutsam ist unter Umstnden das Feld bernehmen fr unten rechts im
Dialog, denn mit den Optionen in diesem Feld geben Sie an, um welchen Textbereich sich der Rahmen legen soll. Wenn Sie den Cursor vor Aufruf des Dialogs in einen Absatz platziert haben, wird mit der Option Absatz genau dieser
Absatz umrandet. Wenn Sie vorher mehrere Abstze markiert haben, legt sich
der Rahmen um diese Abstze. Aktivieren Sie die Option Text, wird lediglich
ein Stck Text umrandet, das natrlich markiert sein muss. Erfahrungsgem
stimmt der Effekt nicht immer mit der beabsichtigten Wirkung berein, so
dass es ratsam ist, nach dem bewhrten "Probieren geht ber Studieren" vorzugehen! In der Regel entspricht der Eintrag in diesem Feld aber ohnehin dem
gewnschten Bereich.

Einen Rahmen einziehen


Sie sind vielleicht ein wenig erschrocken darber, dass der Rahmen viel zu lang ist.
Kein Grund zur Sorge, das lsst sich mit ein, zwei Mausklicks schnell ndern. Belassen Sie den Cursor in dem Rahmen und verkleinern Sie ihn ber einen Einzug, in
dem Fall da der Text linksbndig ist ber einen Einzug von rechts. Benutzen Sie
dazu den Dialog Format>Absatz oder den entsprechenden Teil des Schiebereglers
im Lineal.
Wenn Sie den Textteil vor der Zuweisung einer Umrandung markieren, erhalten Sie
statt einer Umrandung, die ber die ganze Seitenbreite geht, zwar eine przise
Umrandung des Textes, aber es sieht mitunter etwas gedrngt aus. Daher empfiehlt sich im Prinzip der eben beschriebene Weg ohne Markierung. Etwas anderes
ist es, wenn Sie bewusst nur einen Teil eines Wortes/einer Zeile umranden mchten. Dann mssen Sie dieses Textstckchen vorher markieren.

Abb. 1.22
Einen Teil einer Zeile
umranden

Linien statt Umrandung


Es muss nicht unbedingt ein kompletter Rahmen sein, den Sie um Text oder
Abstze legen. Genauso gut knnen Sie auch nur oben, unten, links oder rechts am
Text Linien erscheinen lassen. Auch diese Formatierung nehmen Sie im Dialog Rah16

Abstze verndern

men und Schattierung auf der Registerkarte Rahmen vor. Durch Anklicken der jeweiligen Seitenlinie(n) des Rahmens im Bereich Vorschau oder der Symbole fr eine
Linie oben, unten, links oder rechts setzen Sie einzelne Linien. Denken Sie daran,
den Cursor vorher in den entsprechenden Absatz zu setzen. Auch Linien mssen
genau wie Konturen unter Umstnden ber Einzge verkleinert werden (Format>Absatz>Einzug).

Abb. 1.23
Linien oben, unten,
rechts oder links setzen

Ein Absatz (zentriert) mit einer Linie oben und unten und auerdem mit einem Einzug von links und rechts zum Verkleinern der Linie sieht dann aus wie in Abbildung
1.24.

Abb. 1.24
Eine Linie oben und
unten

Neben der Linienart, die Sie im gleichnamigen Bereich whlen knnen, entdecken
Sie in dem Dialog Rahmen und Schattierung noch die Schaltflche Horizontale Linie.
Mit dieser Schaltflche ffnen Sie den Dialog Horizontale Linie, der eine groe Auswahl an farbigen Linienvarianten anbietet. Diese Linien sind vor allem fr die
Gestaltung von Webseiten gedacht, aber letztendlich lassen sie sich auch in ein
"normales" Word-Dokument einfgen.

17

Word Das Programm fr Text und Co.

Schattierungen
Ein Rahmen kann ergnzt werden durch eine Schattierung als Hintergrundfarbe.
Denken Sie bei Schattierungen an langweilige Grautne, unterschtzen Sie die Farbenpracht, die Word Ihnen bietet. Wenn es passend erscheint, kann der Hintergrund des Rahmens auch mit einer violetten Schattierung hervorstechen. Eine derartige Formatierung htte in einem serisen Manuskript vermutlich nichts zu
suchen, aber gegen eine Schattierung in einem grauen Farbton ist nichts einzuwenden.

Abb. 1.25
Die Registerkarte Schattierung

18

Stellen Sie sicher, dass der Cursor innerhalb des Rahmens steht.

Klicken Sie auf Format>Rahmen und Schattierung.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Schattierung.

Fr einen einfachen (grauen) Farbton klicken Sie auf ein Kstchen in der Farbpalette. Fr eine grere Auswahl an Farben klicken Sie auf die Schaltflche
Weitere Farben. Im folgenden Dialog Farben werden nochmals zwei Registerkarten zur Festlegung einer Farbe angeboten.

Abstze verndern

Abb. 1.26
Der Dialog Farben fr
eine grere
Farbauswahl

Im Feld Linienart belassen Sie es entweder bei transparent oder legen mit
einer Prozentzahl eine Art Muster ber die in der Palette ausgewhlte Farbe.

Ganz unten in der Liste finden Sie eine Reihe von Mustern, die auch als Hintergrund verwendet werden knnen. Von nicht zu unterschtzender Bedeutung ist bei der Wahl eines dieser Muster der Vorschaubereich, da man sonst
kaum eine Vorstellung davon htte, wie sich die gewhlte Option auswirken
wird.

Abb. 1.27
Die berschrift mit
Rahmen und Schattierung

Falls Ihnen die ganze Geschichte mit Umrandungen oder Linien und Schattierungen nicht gefllt, klicken Sie einfach auf die Option Kein Inhalt auf der Registerkarte
Schattierung bzw. auf das Symbol Ohne im Bereich Einstellungen auf der Registerkarte Rahmen, um alles wieder rckgngig zu machen.

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Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Schattierungen lassen sich brigens auch ohne Umrandung einstellen. Sie
gehen genau so vor wie bei der Einstellung einer Kontur. Setzen Sie den Cursor
in den relevanten Absatz, rufen Sie die Registerkarte Schattierung des Dialogs
Rahmen und Schattierung auf und entscheiden Sie sich fr eine Farbe. Dann
verkrzen Sie die Schattierung gegebenenfalls durch Einzge (Format>Absatz>Einzug).

Der Seitenrand schlicht oder romantisch?


Soll eine ganze Seite eine Umrandung erhalten, ziehen Sie das Register Seitenrand
zu Hilfe. Ein Seitenrand ist z.B. sinnvoll fr das Deckblatt einer Arbeit.

Abb. 1.28
Die Registerkarte
Seitenrand im Dialog
Rahmen und Schattierung

Auf der Registerkarte finden Sie die Mglichkeit, fr die Seitenrnder entweder einfache Linien zu whlen, die Sie durch Farbe und Breite variieren knnen, oder Linien,
die sich aus kleinen Piktogrammen zusammensetzen. Diese Linienarten bietet das
Feld Effekte. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken, ffnet sich ein Auswahlfeld mit
vielen Abbildungen.
20

Abstze verndern

Abb. 1.29
Effekte fr den
Seitenrand

Wenn Sie verspielt genug sind und sich per Mausklick fr eines dieser Elemente
entscheiden, erhalten Sie einen Rahmen, der aus diesen Elementen gebildet ist.
Sofern die Felder Farbe und Breite aktiv sind, knnen Sie das ausgewhlte Piktogramm dann noch entsprechend verndern. Es ist sicherlich Geschmackssache, ob
man derartige Seitenrnder als dekorativ empfindet oder doch eher als kitschig.
Egal, wie Sie sich entscheiden, beachten Sie auf jeden Fall auch hier das Feld bernehmen fr.

Abb. 1.30
Ein Seitenrand aus
Piktogrammen

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Word Das Programm fr Text und Co.

Eine Extrawurst fr das erste Zeichen Initiale


Unwillkrlich denkt man bei Initialen an alte Mrchenbcher, an das groe, verschnrkelte E in "Es war einmal". Dabei sind Initiale, also die Vergrerung des ersten Buchstaben im Absatz, keineswegs nur etwas fr nostalgische Texte. Wenn Sie
einmal aufmerksam durch Zeitschriften blttern, werden Sie feststellen, dass viele
Artikel mit einem Initial beginnen. Mit Word lassen sich solche Initiale leicht erstellen.
1

Setzen Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz und whlen Sie aus
dem Men Format den Befehl Initial.

Nachdem Sie entweder die Option Im Text oder Im Rand angeklickt haben,
legen Sie im Feld Initialhhe fest, ber wie viele Zeilen sich das Initial erstrecken soll. Auerdem knnen Sie noch den Abstand zum Text bestimmen.

Wenn Sie ein Initial in einer Schriftart formatieren, die altmodisch verschnrkelt ist, verleihen Sie Ihrem Textbeginn tatschlich ein nostalgisches Aussehen. Klicken Sie fr die Vernderung der Schriftart auf den entsprechenden
Auswahlpfeil.

Nach der Besttigung der Einstellungen mit OK knnen Sie das Initial im Text
bewundern.

Abb. 1.31
Der Dialog Initial

22

Abstze verndern

Abb. 1.32
Absatz mit Initial

Hinweis

Gut zu wissen
Es ntzt nichts, alles zu markieren. Initiale stellt man Absatz fr Absatz ein.
Ein Initial entfernen Sie wieder, indem Sie im Bereich Position die Option
Ohne whlen.

Nummerierungen
Ihr Dokument enthlt zahlreiche Aufzhlungen, die untereinander stehen. Fr diese
Aufzhlungen brauchen Sie eine Nummerierung. Lassen Sie die Finger von einer
manuellen Nummerierung, Sie tun sich keinen Gefallen! Bei nderungen wrde
keine automatische Anpassung erfolgen, wenn Sie "von Hand" nummerieren.
1

Markieren Sie die Auflistung.

Fr eine einfache Standardaufzhlung, die mit der 1 beginnt, klicken Sie einfach in der Symbolleiste Format auf das Symbol Nummerierung.

Abb. 1.33
Das Symbol
Nummerierung in der
Symbolleiste Format

23

Word Das Programm fr Text und Co.

Dadurch erhalten die einzelnen Abstze eingerckte Ordinalzahlen. Lassen Sie sich
nicht durch die kleinen Pfeile irritieren: Es handelt sich um Formatierungszeichen,
die nicht gedruckt werden; sie signalisieren lediglich einen Tabstopp.
Etwas anderes ist es, wenn die Nummerierung nicht mit 1 beginnen und/oder die
Formatierung nicht der Standardeinstellung entsprechen soll.
1

Markieren Sie die Auflistung.

Klicken Sie im Men Format auf Nummerierung und Aufzhlungszeichen.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Nummerierung.


Abb. 1.34
Der Dialog
Nummerierung und
Aufzhlungszeichen

24

Sie erhalten hier sieben Nummerierungsvarianten. Passt keine dieser Optionen, knnen oder mssen Sie noch weiter wandern. Klicken Sie dazu auf die
Schaltflche Anpassen. Sofern diese Schaltflche nicht aktiv ist, klicken Sie
zunchst irgendeine der Optionen an und dann auf die Schaltflche.

Sie gelangen in den Dialog Nummerierung anpassen, der diverse Einstellungsmglichkeiten bietet.

In das Feld Beginnen mit geben Sie gegebenenfalls eine andere Ziffer ein und
in den Feldern Ausrichtung und Einzug bei bestimmen Sie das Layout der
Nummerierung. Die Vorschau zeigt die Vernderungen durch andere Werte
in diesen Feldern.

Besttigen Sie alle Dialoge mit OK.

Abstze verndern

Abb. 1.35
Der Dialog
Nummerierung
anpassen

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen natrlich auch in anderer Reihenfolge arbeiten als eben beschrieben: Erst die Nummerierung einstellen und dann schreiben. Mit jedem Drcken der -Taste erscheint dann automatisch das Nummerierungszeichen.
Wenn Sie die Nummerierung unterbrechen mchten, also eine Zeile ohne
Nummerierung brauchen, empfiehlt sich ein kleiner Trick: Schreiben Sie auch
in die Zeile, in der keine Nummerierung erscheinen soll, ein oder zwei Zeichen
und drcken Sie die -Taste, damit Sie die Nummerierung fortsetzen.
Lschen Sie daraufhin mit der R-Taste die prophylaktisch geschriebenen
Zeichen und das Nummerierungszeichen oder klicken Sie, nachdem Sie den
Cursor in den entsprechenden Absatz gesetzt haben, nochmals auf das Symbol Nummerierung, um diese auszuschalten.

25

Word Das Programm fr Text und Co.

Aufzhlungszeichen schlicht oder ausgefallen


Sind Aufzhlungszeichen passender als Nummerierungen, ist auch das schnell und
im gleichen Dialog gemacht. Sofern Sie als Aufzhlungszeichen das zuletzt
benutzte verwenden wollen, gengt ein Klick auf das Symbol Aufzhlungszeichen
in der Symbolleiste Format. In der Standardeinstellung erscheint ein runder schwarzer Punkt. Auch hier gilt: Entweder erst schreiben und markieren oder erst einstellen und dann schreiben und jeweils die -Taste drcken.
Fr ausgefallenere Zeichen brauchen Sie wieder den Dialog. Fr eine Telefonliste
knnen Sie den Nummern z.B. jeweils ein kleines Telefonsymbol voranstellen.
1

Markieren Sie die Auflistung.

Klicken Sie auf Format>Nummerierung und Aufzhlungszeichen.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Aufzhlungszeichen.


Abb. 1.36
Die Registerkarte
Aufzhlungszeichen

26

Sie erhalten hier sieben Aufzhlungsvarianten. Passt keine dieser Optionen,


knnen oder mssen Sie wie gehabt weiter wandern. Klicken Sie dazu auf
die Schaltflche Anpassen. Sofern diese Schaltflche nicht aktiv ist, klicken Sie
zunchst irgendeine der Optionen an und dann auf die Schaltflche.

Sie gelangen in den Dialog Aufzhlung anpassen. Hier klicken Sie auf die
Schaltflche Zeichen.

Abstze verndern

Abb. 1.37
Die Aufzhlung
anpassen

Nun befinden Sie sich im Dialog Symbol. Je nach Schriftart, die Sie hier einstellen, erhalten Sie unterschiedliche Symbolpaletten.
Abb. 1.38
Der Dialog Symbol

Stellen Sie die Schriftart Wingdings ein und klicken Sie in der Palette auf das
Symbol fr das Telefon.

Besttigen Sie beide Dialoge mit OK.


27

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Den Dialog Symbol erreichen Sie auch ber Einfgen>Symbol. Gehen Sie diesen Weg, wenn Sie ein einzelnes Symbol einfgen mchten.

Damit haben Sie der zuvor markierten Auflistung jeweils ein Aufzhlungszeichen
zugewiesen. Bei einer nderung des Schriftgrades wird brigens auch das Aufzhlungszeichen verndert.

Abb. 1.39
Der Text mit Aufzhlungszeichen

Hinweis

Gut zu wissen
Beachten Sie, dass Sie auch im Dialog Aufzhlung anpassen im Feld Einzug
bei Einstellungen fr das Layout eingeben knnen. Die Schaltflche Bild fhrt
zu einer Auswahl an kleinen farbigen Bildern, die als Bildaufzhlungszeichen
bezeichnet werden. Auch diese Bildchen knnen als Aufzhlungszeichen verwendet werden.

28

Die Seite einrichten

Die Seite einrichten


Sie wissen, dass, wenn Sie eine Seite ausdrucken, diese Seite nicht von oben bis
unten und von links nach rechts eng bedruckt mit Zeichen ist. Es werden automatisch Seitenrnder in einer bestimmten Breite eingestellt. Diese Standardseitenrnder lassen sich gegebenenfalls ndern. Fr Ihr Dokument knnen Sie z.B. einen
breiteren rechten Rand einstellen, damit der korrekturlesende Mensch genug Platz
fr seine Bemerkungen hat!
1

Klicken Sie im Men Datei auf die Menoption Seite einrichten.


Abb. 1.40
Der Dialog Seite
einrichten

Geben Sie im Feld rechts 4 ein, um einen 4 cm breiten Rand einzustellen.

Klicken Sie auf OK, wenn diese Einstellung fr das gesamte Dokument gelten
soll.

Unterschiedliche Seitenrnder im Dokument


Mitunter soll eine Seitenrandbreite nur fr die aktuelle Seite gelten, also die Seite,
in der der Cursor steht. ndern Sie dann die Option im Feld bernehmen fr auf
Dokument ab hier. Sie mssen dann aber daran denken, diese Einstellung auf folgende Weise fr die nachfolgenden Seiten wieder rckgngig zu machen.

29

Word Das Programm fr Text und Co.

Setzen Sie den Cursor auf die nchste Seite, rufen Sie den Dialog wieder auf und
setzen Sie das Ma fr den rechten Rand zurck. Im Feld bernehmen fr stellen
Sie erneut die Option Dokument ab hier ein. Word fgt bei dieser Vorgehensweise
automatisch die bentigten Abschnittswechsel ein.

Abb. 1.41
Einen Abschnittwechsel
festlegen

Ein unterschiedliches Seitenlayout lsst sich auch ber Abschnitte einstellen. Fgen
Sie Abschnittswechsel (Einfgen>Manueller Umbruch) mit der Option Nchste Seite
ein und stellen Sie das gewnschte Seitenlayout je Abschnitt ein. Beachten Sie, dass
bei dieser Vorgehensweise im Feld bernehmen fr die Option Aktuellen Abschnitt
gewhlt ist.

Weitere Optionen fr das Seitenlayout


Der Dialog Seite einrichten bietet auch Optionen fr die Einrichtung anderer Dokumente als einer "normalen" Standardseite. Sie finden diese Varianten auf der Registerkarte Seitenrnder im Bereich Seiten. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil. Wenn Sie
hier beispielsweise Buch einstellen, um ein entsprechendes Layout zu erhalten,
ndern sich die Bezeichnungen fr die Rnder und Sie knnen auch ein Ma fr
den Bundsteg, also den Innenrand der gegenberliegenden Seiten eingeben, die
gebunden werden sollen. Achten Sie dabei auf die Vorschau.
Mitunter braucht man kein Hochformat, sondern ein Querformat fr den Ausdruck
des Dokuments bzw. einer Seite. Dies lsst sich ganz einfach umstellen. Klicken Sie
im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenrnder auf das Symbol fr
Querformat.
Soll nur eine Seite quer gelegt werden und nicht das gesamte Dokument, so verfahren Sie wie bei der nderung der Seitenrnder fr eine einzelne Seite, Sie stellen
also jeweils die richtige Option im Feld bernehmen fr ein oder arbeiten mit
Abschnitten.

30

Die Seite einrichten

Abb. 1.42
Die Seite einrichten fr
das Format Buch

Auf der Registerkarte Format ist in der Regel nichts einzustellen, denn Sie belassen
es im Normalfall bei dem Format A4. Die Registerkarte Layout bietet Einstellungen
fr die Bearbeitung von Kopf- und Fuzeilen mehr dazu erfahren Sie im entsprechenden Abschnitt und die Mglichkeit, den Text eines Dokuments vertikal auszurichten, und zwar mit den Optionen oben (Standard), Zentriert, Blocksatz und
unten.

Abb. 1.43
Die Registerkarte
Layout im Dialog Seite
einrichten

31

Word Das Programm fr Text und Co.

Ein Text mit der vertikalen Ausrichtung unten rutscht an den Fu einer Seite. Das
wrde so aussehen:

Abb. 1.44
Der Text unten auf der
Seite

Die Seitenansicht
"Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser", diese Weisheit aus revolutionren Zeiten
lange vor der Computer-ra stimmt in vielen Situation. Bezogen auf die Arbeit am
PC kann ein kontrollierender Blick auf das fertige Werk vor dem Ausdruck nicht
schaden. Nach den diversen Vernderungen und Formatierungen wre es zum Beispiel an der Zeit, einen Blick auf das Dokument mit Ihrem Manuskript zu werfen,
um die Fortschritte am Layout zu begutachten.
Eine gute Vorschau auf das Druckergebnis erhalten Sie in der Seitenansicht. In die
Seitenansicht gelangen Sie mit einem Klick auf das gleichnamige Symbol oder ber
Datei>Seitenansicht. Sobald Sie die Seitenansicht aufgerufen haben, zeigt der Bildschirm eine modifizierte Symbolleiste.
Die Symbole in der Symbolleiste der Seitenansicht enthalten die folgenden Befehle:

32

Die Seite einrichten

Die Symbole in der Seitenansicht

Symbol

Symbolname

Beschreibung

Drucken

Druckt das Dokument

Lupe

Mit dem Symbol Lupe kann man die Lupe


ein- oder ausschalten. Sie wirkt hnlich wie
eine echte Lupe: Ist sie eingeschaltet, knnen Sie das Dokument per Mausklick vergrern und wieder verkleinern.

Eine Seite

Mit diesem Symbol bestimmen Sie, dass nur


eine Seite angezeigt wird

Mehrere Seiten

Hiermit legen Sie durch Anklicken der kleinen Abbildungen fest, wie viele Seiten die
Seitenansicht zeigen soll, und wie sie angeordnet sein werden.

Zoom

Der Zoom vergrert oder verkleinert den


Ausschnitt

Lineal

Aktiviert die Lineale

Gre anpassen

Klickt man auf dieses Symbol, versucht


Word, lngeren Text gleichmig zu verkleinern, so dass er auf eine Seite passt

Ganzer Bildschirm

Hiermit erhlt man einen Bildschirm, der


mehr oder weniger von allen Elementen
befreit ist. Hinzu kommt ein Symbol, mit
dem Sie wieder in die vorhergehende
Ansicht gelangen. Alternativ knnen Sie
auch die E-Taste drcken.

Schlieen

Verwenden Sie diese Schaltflche, um die


Seitenansicht zu schlieen

Kontextsensitive Hilfe Klicken Sie auf dieses Symbol, wird der


Mauszeiger zu einem Fragezeichen. Wenn
Sie jetzt auf Text klicken, werden im Aufgabenbereich Formatierung anzeigen die
Formatierungseigenschaften des Textes
aufgelistet.
Tabelle 1.2

33

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Die Seitenansicht ist brigens nicht nur zum Betrachten des Dokuments geeignet, Sie knnen hier auch schreiben. Wenn Sie einfach drauflostippen,
erscheint der Text an der Stelle, an der der Cursor stand, bevor Sie die Seitenansicht geffnet haben. Um den Cursor in der Seitenansicht platzieren zu knnen, schalten Sie die Lupe durch Anklicken des Symbols aus.

Abb. 1.45
Die Seitenansicht

Tipps zur Texteingabe


Wir gehen davon aus, dass Sie auch ohne viele Erklrungen in der Lage sind, einen
"normalen" Text in Word zu schreiben. Daher begann das Kapitel ber Word mit
der Erluterung der diversen Formatierungsmglichkeiten und nicht damit, Ihnen
zu erklren, wie Sie Word quasi als Schreibmaschine benutzen. Dieser Abschnitt soll
dies nun nicht nachholen, sondern Ihnen einige ntzliche Tipps zur rationellen
Texteingabe mit auf den Weg geben und auf einige Dinge hinweisen, die mglicherweise bekannt sind, aber gern ignoriert werden.
34

Tipps zur Texteingabe

Die Sache mit den Abstzen


Am Ende einer Zeile erzeugt Word automatisch einen Zeilenumbruch. Sie tun sich
selbst einen Gefallen, wenn Sie daran denken, nicht aus alter Gewohnheit (sofern
Sie die Arbeit an der Schreibmaschine gewohnt sind) am Ende der Zeile hartnckig
die -Taste zu drcken, denn damit erzeugen Sie keinen Flietext, sondern lauter
Abstze, zu erkennen an der Absatzmarke am Bildschirm. rgerlicherweise erfolgt
mitunter genau dort ein Zeilenumbruch, wo keiner hingehrt, z.B. zwischen 100,00
und DM; dies lsst sich durch ein so genanntes geschtztes Leerzeichen verhindern.
Setzen Sie den Cursor an diese Stelle und drcken Sie gleichzeitig S+H+K
(Leertaste).
Setzen Sie am besten in alle Begriffe, die nicht durch einen Zeilenumbruch auseinander gerissen werden sollten, diese geschtzten Leerzeichen, beispielsweise
auch bei anderen Maeinheiten.
Unter einem Absatz versteht Word Texteintrge, die zwischen zwei Absatzmarken
stehen. Relevant wird diese Zusammenfassung von Text bei der Zuweisung von
Formatierungen, die fr gesamte Abstze gelten (sollen). Auerdem wrden Sie
mit Absatzmarken am Ende der Zeile ein groes Plus der Textverarbeitung verlieren, nmlich Text ganz nach Belieben krzen oder ergnzen zu knnen, ohne dass
sich das Erscheinungsbild verndert. Bei Flietext, also bei Text ohne Absatzmarken,
erreicht man immer einen automatischen Ausgleich des Textes.
Sie drcken also nur die -Taste, wenn Sie tatschlich einen neuen Absatz im
definierten Sinn erzeugen mchten. Soll das folgende Wort unbedingt am Anfang
der nchsten Zeile stehen ohne einen neuen Absatz zu beginnen, dann benutzen
Sie einen so genannten weichen Absatz. Dazu drcken Sie die Tastenkombination
H+. Am Bildschirm erscheint dann statt der Absatzmarke ein Hkchen, das
im Prinzip so aussieht, wie das Hkchen auf der -Taste.

Abb. 1.46
Text mit weichen
Abstzen

35

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Absatzmarken werden nur angezeigt, sofern Word so eingestellt ist, dass die
nicht druckbaren Zeichen bzw. die Formatierungszeichen am Bildschirm
erscheinen. Dies erreichen Sie mit dem Symbol einblenden/ausblenden in der
Symbolleiste oder ber Extras>Optionen>Registerkarte Ansicht>Formatierungszeichen. Hier aktiviert man die Formatierungszeichen, die am Bildschirm
angezeigt werden sollen (mehr dazu im Abschnitt "Formatierungszeichen" in
diesem Kapitel).

Tabu Text mit Leerzeichen einrcken


Selbst bei Menschen, die es gewohnt sind, mit einer Textverarbeitung bzw. mit
Word umzugehen, kann man beobachten, dass ein Absatz eingerckt wird, indem
mehrfach die Leertaste gedrckt wird, am Ende dann die -Taste und in der
nchsten Zeile genauso. Tun Sie sich den Gefallen und folgen Sie diesem Beispiel
auf keinen Fall! Bei Textnderungen haben Sie dann Leerstellen mitten im Text, die
Sie erst wieder lschen mssen, und der Zeilenumbruch sitzt an der falschen Stelle.
Auerdem sieht es mitunter nur am Bildschirm so aus, als ob Sie einen glatten linken Rand erzeugen, aber im Ausdruck stellen Sie erschrocken fest, dass das leider
gar nicht der Fall ist. Nur mit einem "ordungsgemen" Einzug erfolgt die Anpassung der Formatierung bei Textnderungen: Egal, wie viel Text Sie noch hinzufgen oder lschen, der Einzug bleibt immer erhalten.

Abb. 1.47
So auf keinen Fall: ein
Einzug per K-Taste

Abstnde zwischen Abstzen


Im vorherigen Abschnitt wurde u.a. die Einstellung fr Absatzabstnde erwhnt
(Format>Absatz>Bereich Abstand). Wenn Sie professionell arbeiten mchten, ist es
zu empfehlen, die Einstellungen auch zu benutzen, also beispielsweise, einen
Abstand von 6 pt im Feld Nach einzugeben, um darber einen entsprechenden
Abstand zum nchsten Absatz festzulegen. In der Praxis ist es oft so, dass auf diese
Einstellung verzichtet und stattdessen die -Taste gedrckt wird, Abstnde also
36

Tipps zur Texteingabe

ber Leerabstze erzeugt werden. Diese Methode ist gngig und so weit auch keine
"Katastrophe", da sie im Prinzip zum Ziel fhrt und keine weiteren Formatierungseinstellungen behindert. Allerdings knnen Sie auf diese Art und Weise keine differenzierten Absatzabstnde einstellen, da die Abstnde immer einem Absatz entsprechen. Planen Sie, Ihr Dokument mit Formatvorlagen zu formatieren, ist es ratsam, auf diese Leerabstze zu verzichten, da Sie die Absatzabstnde in den Formatvorlagen definieren und somit schnell fr das gesamte Dokument ndern knnen.

Seitenwechsel
Genauso selbststndig ist Word, wenn es darum geht, eine neue Seite zu beginnen.
Wenn das Ende einer Seite erreicht ist, wird automatisch ein Seitenumbruch
erzeugt. Wollen Sie den Seitenwechsel nicht Word berlassen, weil genau an einer
bestimmten Stelle, z.B. oberhalb einer neuen berschrift, ein Seitenumbruch erfolgen soll, drcken Sie einfach die Tastenkombination S+.
Manuelle Seitenumbrche werden je nach Bildschirmansicht (Normal oder Seitenlayout) durch eine gepunktete Linie mit der Beschriftung Seitenwechsel angezeigt
oder durch eine deutliche Trennung der Seiten mittels eines grauen Trennstreifens.

Abb. 1.48
Ein Seitenumbruch in
der Ansicht Seitenlayout

Sitzt der manuelle Seitenwechsel doch an der falschen Stelle, kann er mit der
_-Taste wieder entfernt werden. Setzen Sie den Cursor direkt vor die gepunktete
Linie und drcken Sie die _-Taste oder fhren Sie den Mauszeiger an den grauen
Trennstreifen und klicken Sie, wenn Sie die beiden kleinen Pfeile fr die Leerrume
sehen. Sind die Leerume ausgeblendet, erscheint auch in der Ansicht Seitenlayout
eine gepunktete Linie, die Sie einfach entfernen knnen.

Abb. 1.49
Ein Seitenumbruch in
der Ansicht Normal

Formatierungszeichen
Formatierungszeichen sind nicht druckbare Zeichen wie sie frher auch hieen. Ist
man ein Neuling am PC, erschrecken die diversen kleinen Zeichen auf dem Bild37

Word Das Programm fr Text und Co.

schirm, weil man befrchtet, dass sie auch im Ausdruck erscheinen. Sie tun es
nicht. Es empfiehlt sich aber auf jeden Fall, diese Zeichen, zumindest die Absatzmarken, anzeigen zu lassen, denn man erkennt dann sehr viel besser, was sich auf
dem Bildschirm abspielt. Sie sehen, wo ein Absatz beginnt und endet, was fr die
Formatierung wichtig ist, Sie sehen auf den ersten Blick, wie viele Leerzeilen zwischen den Abstzen stecken, erkennen die genaue Cursorposition etc.

Abb. 1.50
Die Formatierungszeichen im Text

Formatierungszeichen sind im Einzelnen: die Absatzmarken, kleine Pfeile fr Tabstopps, Punkte fr Leerstellen, Bindestriche fr bedingtes Trennen und gepunktete
Unterstreichungen fr ausgeblendeten Text. Sie finden die Option zum Aktivieren
oder Deaktivieren der Zeichen ber Extras>Optionen Registerkarte Ansicht. Indexeintrge, die Sie in einem Text setzen, werden im Text nur angezeigt, wenn die Option
Ausgeblendeten Text aktiviert ist. Bedingte Trennstriche sind brigens Trennstriche
zum Anzeigen von Stellen, an denen ein Wort getrennt werden kann, sofern dies
am Ende der Zeile erforderlich ist. Sie werden erzeugt, indem man den Cursor an
die entsprechende Stelle im Wort setzt und die Tastenkombination S+- drckt.

Abb. 1.51
Die Formatierungszeichen aktivieren oder
deaktivieren

38

Tipps zur Texteingabe

Wandern im Text
Abgesehen von den Pfeiltasten gibt es bestimmte Tasten bzw. Tastenkombinationen, mit denen man den Cursor gezielt im Text bewegen kann.
Ein kurzer berblick:

Bewegen im Text mit Tasten und Tastenkombinationen

Taste

Effekt

Zum Anfang der Zeile

Zum Ende der Zeile

S+P

Zum Anfang des Dokumentes

S+:

Zum Ende des Dokumentes

Eine Bildschirmseite rauf

Eine Bildschirmseite runter


Tabelle 1.3

Markieren mit der Maus und mit der Tastatur


Der Begriff Markieren gehrt inzwischen fast zum Alltagsvokabular von Computeranwendern. Sie markieren in Word Textabschnitte, um dem Programm mitzuteilen,
fr welchen Bereich der nachfolgende Befehl gelten soll.
Sofern man etwas geschickt im Umgang mit der Maus ist, lsst sich Text sehr einfach mit der Maus markieren. Setzen Sie dazu den Cursor an den Anfang der zu
markierenden Textstelle und ziehen Sie die Maus mit gedrckter Taste bis an das
Ende des gewnschten Bereichs.
Auerdem gibt es kleine Tricks zum schnelleren Markieren. Eine Auswahl:

Markieren mit der Maus

Markierungseffekt

Aktion

Ein Wort

Doppelklicken Sie auf das Wort

Eine Zeile

Klicken Sie im linken Randbereich in Hhe dieser Zeile

Ein Absatz

Doppelklicken Sie im linken Rand in Hhe des


Absatzes
39

Word Das Programm fr Text und Co.

Markieren mit der Maus (Forts.)

Markierungseffekt

Aktion

Gesamtes Dokument

Klicken Sie dreimal schnell auf den linken Randbereich


Tabelle 1.4

Wenn es eher Glckssache ist, dass Sie mit der Maus den Bereich treffen, den Sie
markieren wollen, dann benutzen Sie besser die Tastatur. Setzen Sie den Cursor an
den Anfang des Textes und bewegen Sie ihn mit den Pfeiltasten bei gedrckter
Umschalttaste, also der H-Taste, an das Ende des zu markierenden Bereichs.
hnlich wie bei der Benutzung der Maus gibt es auch beim Markieren mit der Tastatur einige Abkrzungen. Die wichtigsten finden Sie in der folgenden Liste:

Mit der Tastatur markieren

Tastenkombination

Markierungseffekt

H+:

Bis zum Ende der Zeile

H+P

Bis zum Anfang der Zeile

S+H+:

Bis zum Ende des Dokuments

S+H+P

Bis zum Anfang des Dokuments

S+a

Den gesamten Text


Tabelle 1.5

Um das gesamte Dokument zu markieren, knnen Sie alternativ im Men Bearbeiten den Befehl Alles Markieren benutzen.

Text verschieben/kopieren
Stellen Sie fest, dass Ihnen die Reihenfolge bzw. die Anordnung des Textes nicht
gefllt, brauchen Sie natrlich nicht alles neu zu schreiben wozu sitzen Sie am
Computer? Sie knnen Textabschnitte nach Lust und Laune verschieben oder
kopieren.

40

Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie verschieben mchten.

Klicken Sie dann zum Verschieben auf das Symbol Ausschneiden und zum
Kopieren auf das Symbol Kopieren. Beide Befehle finden Sie auch im Kontextmen und im Men Bearbeiten.

Tipps zur Texteingabe

Abb. 1.52
Eine Textpassage
kopieren oder
verschieben

Bewegen Sie nun den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll.
Mit einem Klick auf das Symbol Einfgen bringen Sie den Text an Ort und
Stelle. Auch hier knnen Sie alternativ das Kontextmen benutzen. Direkt
nach dem Einfgen des Textes erscheint das Symbol Einfgen-Optionen mit
einem Auswahlpfeil. In dem entsprechenden Men knnen Sie die Formatierung des eingefgten Textabschnitts festlegen.

Abb. 1.53
Die Einfgen-Optionen

Mchten Sie die Formatierung des eingefgten Textes genauer bestimmen, setzen
Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text erscheinen soll, und klicken im Men
Bearbeiten auf den Eintrag Inhalte einfgen. Whlen Sie im folgenden Dialog die
gewnschte Formatierung aus.

41

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Sie sind nicht darauf beschrnkt, Text nur innerhalb eines Dokuments verschieben/kopieren zu knnen. Diese Funktionen stehen Ihnen auch zur Verfgung, wenn Sie Textpassagen zwischen mehreren Dokumenten hin- und
herschieben mchten, beispielsweise ber die Zwischenablage.

Drag & Drop


Text zu verschieben, funktioniert auch mit einer Methode, die zwar etwas Fingerspitzengefhl erfordert, aber uerst praktisch ist. Sie hrt auf den klangvollen
Namen Drag & Drop (etwa: Ziehen und Fallenlassen).
Markieren Sie den Text und ziehen Sie diesen Textbereich mit gedrckter linker
Maustaste an den Zielort. Sie werden feststellen, dass sich der Mauszeiger dabei
verndert. Der Cursor erscheint als gepunkteter Strich. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Text genau an die Stelle des kleinen vertikalen Strichs eingefgt.

Abb. 1.54
Mit Drag & Drop Text
verschieben

42

Weniger Tipparbeit AutoTexte

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen die markierte Textpassage auch mit der rechten gedrckten Maustaste ziehen. Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein kleines Men, in
dem Sie entscheiden, ob Sie kopieren oder verschieben mchten.

Weniger Tipparbeit AutoTexte


In vielen Arbeitsbereichen bleibt es nicht aus, dass man bestimmte Floskeln immer
wieder schreiben muss, sei es bei geschftlicher Korrespondenz oder im Rahmen
wissenschaftlicher Arbeiten. Wenn Sie das 150. Mal "anbei senden wie Ihnen unsere
neuen Preislisten" schreiben mssen oder einen Satz wie "Es wrde den Rahmen
dieser Arbeit sprengen", werden Sie ber alternative Beschftigungen nachdenken!
Vielleicht reichen aber auch schon die Autotexte, um Ihnen Ihre Arbeit wieder
etwas schmackhafter zu machen. Gemeint sind beliebig lange Texte, die Sie als
AutoText definieren und die danach auf "Knopfdruck" immer wieder zur Verfgung
stehen. Auerdem bietet Word selbst eine Reihe fertiger Autotexte an.

Abb. 1.55
Fertige Autotexte
einfgen

Vorhandene AutoTexte einfgen


Whlen Sie im Men Einfgen den Eintrag AutoText. Im Untermen werden einzelne Kategorien aufgelistet, denen die passenden Texte in einem weiteren Untermen zugeordnet sind. Um einen Text einzufgen, klicken Sie ihn einfach an. Er
43

Word Das Programm fr Text und Co.

erscheint an der Cursorposition. Sie knnen den Weg zu den Autotexten mit der
Symbolleiste AutoText abkrzen (Ansicht>Symbolleisten>AutoText). Klicken Sie hier
auf Alle Eintrge.

Textergnzung Word blickt voraus


Bei entsprechender Einstellung bietet Word Vorschlge an, wie ein Text, der gerade
eingegeben wird, fortgesetzt werden knnte. Word ermittelt diese Vorschlge
durch das Vergleichen der ersten vier Buchstaben eines Wortes mit den Autotexten
und Datumsangaben. Der Vorschlag wird dann in einer Textbox ber dem Text
angezeigt. Sie bernehmen diesen Text durch Drcken der -Taste oder der
-Taste. Ansonsten schreiben Sie einfach weiter und ignorieren den Vorschlag.

Abb. 1.56
Vorschlge anzeigen
lassen

Um diese Tipps zu erhalten, muss im Dialog AutoKorrektur auf der Registerkarte


AutoText die Option AutoAusfllen-Vorschlge anzeigen aktiviert sein. Zum Aufruf
dieses Dialogs klicken Sie im Men Einfgen auf die Option AutoText und im Untermen wiederum auf AutoText. Sie finden diesen Dialog auch ber Extras>AutoKorrektur-Optionen.

Eigene AutoTexte erstellen


Wie schon erwhnt, knnen Sie sich auch eigene Autotexte definieren. Das geht
ganz einfach!

44

Schreiben Sie zunchst den Text, den Sie als Autotext definieren mchten.
Abgesehen von wiederkehrenden Floskeln ist die eigene Anschrift eine typische Einsatzmglichkeit von Autotexten. Schreiben Sie also beispielsweise
Ihre Anschrift und markieren Sie dann diesen Text.

Whlen Sie im Men Einfgen die Option AutoText. Im Untermen klicken


Sie auf den Eintrag Neu. Alternativ knnen Sie auch die Tastenkombination
A+ verwenden oder in der Symbolleiste AutoText auf Neu klicken.

Dadurch ffnet sich ein kleiner Dialog, in dem Sie dem Autotext, den Sie
gerade anlegen, einen Namen geben. Whlen Sie einen kurzen, mglichst
nur aus zwei oder drei Zeichen bestehenden Namen: Je krzer der Name,
desto einfacher bzw. schneller knnen Sie den Autotext spter aufrufen. Klicken Sie dann auf OK.

Weniger Tipparbeit AutoTexte

Abb. 1.57
Einen neuen Autotext
anlegen

Der Autotext ist damit erstellt. Den Vorteil bemerken Sie, sobald Sie ihn benutzen,
also statt Ihre Anschrift zu tippen den Autotext einfgen.

AutoTexte aufrufen
Mit der oben beschriebenen Operation ist der markierte Text als AutoText abgelegt,
den Sie nun bei Bedarf jederzeit und beliebig oft wieder auf den Bildschirm zaubern
knnen. Gehen Sie dazu folgendermaen vor:
1

Platzieren den Cursor an die Stelle, an der der Autotext erscheinen soll. Fr
ein Anschreiben setzen Sie ihn also in die linke obere Ecke einer Seite.

Geben Sie den Namen des Autotextes ein, achten Sie darauf, dass rechts
vom Cursor eine Leerstelle ist, und drcken Sie die -Taste. Danach wird
der Name des Autotextes sofort durch den eigentlichen Text ersetzt.

Abb. 1.58
Den Autotext aufrufen

45

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Achten Sie beim Definieren eines Autotextes darauf, dass er keine Tippfehler
enthlt. Es ist nicht Sinn der Sache, Autotexte einzufgen, die dann korrigiert
werden mssen. Wenn es doch passiert oder Sie den Text eines AutoText-Eintrags aus irgendeinem Grund ndern mchten, mssen Sie den Text erneut
als Autotext definieren und den alten ersetzen: Sie legen den korrigierten Text
unter dem gleichen AutoText-Namen ab und bejahen die Frage, ob Sie den
AutoText-Eintrag ersetzen mchten.

AutoTexte einfgen
Der Weg ber die -Taste ist die schnellste Methode, Autotexte auf den Bildschirm zu zaubern, aber sie setzt ein gutes Langzeitgedchtnis voraus, denn man
muss sich an die Namen der definierten Autotexte erinnern. Um diesem Problem
entgegenzuwirken, knnen Sie Autotexte auch aus einer Liste einfgen, zum anderen knnen Sie sich eine Liste aller Autotexte inklusive ihrer Namen ausdrucken lassen.

Abb. 1.59
Alle Autotexte im
berblick

46

Weniger Tipparbeit AutoTexte

Fr die Methode des Einfgens bentigen Sie wieder den Dialog AutoKorrektur und
die Registerkarte AutoText. Sie gelangen ber Einfgen>AutoText>AutoText auf
diese Registerkarte.
Auf dieser Registerkarte erhalten Sie eine Liste aller Autotexte, und zwar die von
Word angebotenen als auch die von Ihnen erstellten. Markieren Sie einfach den
gewnschten Text im Vorschaubereich knnen Sie sich vergewissern, ob es der
richtige ist. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Einfgen.

AutoTexte ausdrucken
Um einen Ausdruck der Autotexte zu erhalten, ffnen Sie im Men Datei ber den
Befehl Drucken den gleichnamigen Dialog. Dort wechseln im Feld Drucken von
Dokument zu AutoText-Eintrge. Mit Hilfe dieser Liste, die Sie dann erhalten, knnen Sie wieder die "F3-Methode" benutzen, ohne Ihr Gedchtnis berstrapazieren
zu mssen.

Abb. 1.60
Autotext ausdrucken

47

Word Das Programm fr Text und Co.

Die Rechtschreibprfung Word schaut


Ihnen auf die Finger
Schon bei der Eingabe von Text kontrolliert Word, ob der Text richtig geschrieben
ist. Findet Word Unstimmigkeiten, wird der Rotstift angesetzt und das Wort mit
einer roten Wellenlinie unterstrichen. Mitunter streicht Word auch korrekt geschriebene Wrter an, da alle Eingaben mit dem internen Wrterbuch verglichen werden. Ist ein Wort nicht im Wrterbuch enthalten, wird es "angekreidet".

Hinweis

Gut zu wissen
Sehen Sie eindeutige Schreibfehler, erhalten aber trotzdem keine roten Unterstreichungen, ist die Rechtschreibprfung deaktiviert. Aktivieren Sie sie ber
Extras>Optionen, dann die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik>Rechtschreibung whrend der Eingabe berprfen.

Hat Word Sie auf einen Fehler hingewiesen, knnen Sie die Korrektur wie gewohnt
per Hand oder mit Hilfe von Word vornehmen, am einfachsten direkt ber das Kontextmen. Betrachten Sie Ihr Dokument und setzen Sie den Cursor in das erste rot
unterstrichene Wort.

48

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterstrichene Wort. Sie erhalten ein Kontextmen.

Sofern Word Eintrge im Wrterbuch gefunden hat, die hnlich klingen wie
das unterstrichene, werden diese Eintrge als Korrekturvorschlge aufgelistet.
Per Mausklick knnen Sie einen passenden Vorschlag gegen das fehlerhafte
Wort austauschen.

Soll das bemngelte Wort in dem aktiven Dokument nicht mehr rot unterstrichen werden, klicken Sie auf die Option Alle ignorieren. Mit der Option
AutoKorrektur erhalten Sie Vorschlge, von denen Sie einen in die AutoKorrektur aufnehmen knnen.

Die Rechtschreibprfung

Abb. 1.61
Das Kontextmen mit
einem Korrekturvorschlag

Word ist lernfhig


Der Wortschatz von Word lsst sich erweitern. Hat Word ein Wort moniert, das
definitiv richtig geschrieben ist, knnen Sie es mit der Option Hinzufgen im Kontextmen in das Wrterbuch aufnehmen. Danach kennt Word diesen Begriff und
wird ihn nicht wieder kritisieren, es sei denn, er enthlt einen Tippfehler.
Einmal hinzugefgte Begriffe lassen sich aus dem Wrterbuch auch wieder entfernen oder auch selbst wieder korrigieren.
1

ffnen Sie ber Extras>Optionen den Dialog Optionen und hier die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik.

Klicken Sie auf die Schaltflche Benutzerwrterbcher, whlen Sie das von
Ihnen verwendete Wrterbuch, im Normalfall Benutzer.dic, und klicken Sie
dann auf ndern.
Abb. 1.62
Das Wrterbuch
bestimmen

49

Word Das Programm fr Text und Co.

Sie erhalten einen Dialog namens Benutzer.dic, auf dem alle hinzugefgten
Wrter aufgelistet sind. Korrigieren Sie das falsch geschriebene Wort oder
lschen Sie es mit der Schaltflche Lschen.

Abb. 1.63
Die Liste der hinzugefgten Wrter

Hinweis

Gut zu wissen
brigens knnen Sie auch hier neue Wrter einfgen. Geben Sie den Begriff
ein und drcken Sie die Schaltflche Hinzufgen.

Grne Wellen im Dokument

50

Ihr Text sieht unter Umstnden ziemlich bunt aus, denn zu den roten Linien knnen sich auch noch grne Wellen gesellen. Mit diesen grnen Linien zeigt Ihnen
Word an, dass mit der Grammatik des Satzes etwas nicht stimmt. Die Grammatikprfung von Word ist noch nicht sehr ausgereift, bemngelt zahlreiche Fehler gar
nicht und meldet sich andererseits gerade dann, wenn es sich lediglich um einen

Die Rechtschreibprfung

komplizierten, aber nicht falschen Satzaufbau handelt, aber dennoch lohnt sich ein
Blick zur Kontrolle. Genau wie bei den roten Wellenlinien der Rechtschreibprfung
klicken Sie jetzt auf die grnen Wellen, um ein Kontextmen zur Grammatikkorrektur zu erhalten.

Abb. 1.64
Ein Vorschlag zur
Grammatikverbesserung

In diesem Kontextmen sehen Sie einen Hinweis auf den Fehler und eventuell
einen Vorschlag zur Verbesserung. Hier (in der Abbildung) hat Word erkannt, dass
es sich um ein Adjektiv handelt, das in dem Fall gro geschrieben werden muss.

Die Rechtschreib- und Grammatikprfung Ein Fehler


nach dem anderen
Ist es Ihnen zu mhselig, unterstrichene Wrter einzeln anzuklicken, knnen Sie
sich die Fehler nacheinander prsentieren lassen.
1

ffnen Sie ber das Men Extras den Dialog Rechtschreibung und Grammatik
oder drcken Sie die /-Taste.
Abb. 1.65
Der Dialog Rechtschreibung und
Grammatik

51

Word Das Programm fr Text und Co.

Word springt automatisch zu dem ersten Fehler im Text und zeigt einen Dialog zur Korrektur an. Dieser Dialog differenziert je nach Grammatik- oder
Rechtschreibfehlern.

Unter dem Bereich Nicht im Wrterbuch erscheint der falsch geschriebene Begriff.
Im unteren Bereich des Dialogs werden Vorschlge zur Verbesserung gemacht. Sie
knnen hier einen der Vorschlge markieren und auf die Schaltflche ndern klicken oder das Wort im oberen Bereich auf dem blichen Weg korrigieren, mssen
aber auch dann auf ndern klicken. So verfahren Sie, bis Word keine Fehler mehr
im Dokument entdeckt und das Ende der berprfung meldet.
Die weiteren Schaltflchen im Dialog haben folgende Bedeutung:

Schaltflchen im Dialog Rechtschreibprfung

Schaltflche

Beschreibung

Einmal ignorieren

Word springt zum nchsten Fehler, ohne den


angezeigten Fehler zu korrigieren

Alle ignorieren

Das Wort wird nicht mehr als fehlerhaft angezeigt

Dem Wrterbuch hinzufgen

Nimmt das Wort in das Wrterbuch auf.

ndern

Korrigiert das fehlerhafte Wort

Alle ndern

Tritt der Fehler mehrmals auf, wird er automatisch von Word korrigiert

AutoKorrektur

Sie wechseln zum Dialog AutoKorrektur (siehe


Abschnitt AutoKorrektur)

Optionen

ffnet die Registerkarte Rechtschreibprfung


und Grammatik im Dialog Optionen

Rckgngig

Macht eine durchgefhrte nderung wieder


rckgngig
Tabelle 1.6

Wenn Word die Grammatik berprft, gibt es im ansonsten identischen Dialog ein
paar Schaltflchen weniger.

52

Die Rechtschreibprfung

Hinweis

Gut zu wissen
Haben Sie Word versehentlich oder bewusst Wrter/Stze im Dokument ignorieren lassen, knnen Sie die Rechtschreibprfung und Grammatikprfung
anweisen, wieder bei Null zu beginnen und alle Wrter bzw. Stze erneut zu
prfen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik (Extras>Optionen) auf die Schaltflche Dokument erneut berprfen.

Text in anderen Sprachen


In der Standardeinstellung berprft Word Text auf Basis des deutschen Wrterbuchs. Allerdings erkennt Word, wenn Sie einen englischen Text schreiben, dass Sie
die Sprache gewechselt haben und schlgt das englische Wrterbuch auf. Sofern
Sie fr die romantischen Dinge des Lebens nicht ohnehin auf den PC verzichten,
steht dem Brief an die englische Urlaubsbekanntschaft somit nichts mehr entgegen.
1

Klicken Sie im Men Extras auf Sprache und im Untermen auf Sprache festlegen.

Aktivieren Sie die Option Sprache automatisch erkennen, damit die Rechtschreibprfung gegebenenfalls automatisch umgestellt wird.
Abb. 1.66
Der Dialog zur
Bestimmung der
Sprache

Schreiben Sie nun Ihren Brief und ignorieren Sie zunchst die roten Wellen.
Word berprft nach einigen Stzen die verwendete Sprache und schaltet
die Rechtschreibprfung um, sofern die verwendete Sprache installiert ist.

53

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.67
Auch englischer Text
wird berprft

Die Umstellung auf Englisch (oder eine andere Sprache) knnen Sie auch manuell
vornehmen und z.B. dazu benutzen, die Schreibweise einzelner Wrter in einer
fremdlndischen Sprache zu berprfen. Am schnellsten geht das, wenn Sie, nachdem der Begriff rot unterstrichen wurde, das Kontextmen aufrufen und ber den
Eintrag Sprache die gewnschte Sprache bestimmen. Sollte der Begriff auch in der
neu gewhlten Sprache falsch geschrieben sein, wird er weiterhin unterstrichen.
Im Kontextmen erhalten Sie dann entsprechende Korrekturvorschlge in dieser
Sprache.

Word bersetzt
Im Zeichen der Globalisierung bietet Word in der neuen Version auch einen bersetzungsdienst. ber diesen Dienst knnen Sie Begriffe aus dem Deutschen ins
Englische bersetzen lassen (natrlich auch umgekehrt). Zustzlich erhalten Sie als
Resultat eine kurze grammatische Bestimmung und Einordnung des Begriffs, der
bersetzt wurde. Diese bersetzungshilfe funktioniert folgendermaen:

54

ffnen Sie ber Extras>Sprache>bersetzen den Aufgabenbereich bersetzen


oder whlen Sie im Auswahlmen eines geffneten Aufgabenbereichs bersetzen.

Sie sehen, dass Ihnen im oberen Bereich drei Mglichkeiten angeboten werden: Text, Aktuelle Auswahl und Gesamtes Dokument.

Um ein Wort bersetzen zu lassen, aktivieren Sie die Option Text und geben
dann den Begriff in das Feld ein.

Die Rechtschreibprfung

Abb. 1.68
Der Aufgabenbereich
bersetzen

Klicken Sie dann, nachdem Sie als Wrterbuch Deutsch bestimmt haben, auf
die Schaltflche Ausfhren.

Im Ergebnisbereich lesen Sie nun die bersetzung. Sie knnen den bersetzten Begriff direkt aus diesem Bereich in das Dokument bernehmen. Markieren Sie es und klicken Sie auf die Schaltflche Ersetzen.

Sofern Sie fr einen Begriff im aktuellen Dokument eine bersetzung suchen, markieren Sie den Begriff und klicken auf Aktuelle Auswahl. Es macht wenig Sinn, zu
versuchen, ganze Stze bersetzen zu lassen. Entweder kommt dann als Antwort,
dass Word keinen Vorschlag anbieten kann oder Sie erhalten die bersetzung der
einzelnen Begriffe, aber nicht im Zusammenhang eines Satzes. Die Mglichkeit,
das gesamte Dokument was auch als Option angeboten wird bersetzen zu
lassen, ist bisher reine Chimre. Selbst wenn es funktionieren wrde, wre das
Ergebnis wahrscheinlich eher belustigend denn ernsthaft zu verwenden man
denke nur an die diversen bersetzungsdienste im Internet. Auch hier sind die
Ergebnisse im besten Fall als Rohbersetzung zu benutzen.
Streichen Sie also nicht ad hoc Ihre Anmeldung fr den nchsten Englischkurs an
der Volkshochschule, noch sind Sie im Wesentlichen selbst gefordert, Text brauchbar ins Englische zu bertragen. Aber als ein Wrterbuch, in dem man schnell mal
nachschlagen kann, ist der neue Dienst von Word eine sinnvolle Bereicherung.
55

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.69
Ein bersetzter Begriff

Abb. 1.70
Keine groe Hilfe

56

Die Rechtschreibprfung

Suchen und Ersetzen


Es kommt immer wieder vor, dass man in einem lngeren Text ein bestimmtes
Wort konsequent falsch geschrieben hat. Sie entscheiden beispielsweise erst am
Ende Ihrer Kurzgeschichte, dass der Held doch Harry und nicht Herbert heien soll.
In einer solchen Situation bietet sich die Funktion Ersetzen an, denn damit ersparen
Sie sich die Mhe, jede Eingabe im Text einzeln zu verbessern. Stattdessen macht
Word aus jedem "Herbert" automatisch "Harry".

Aus Herbert wird Harry


1

Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Ersetzen. Dadurch ffnen Sie den Dialog
Suchen und Ersetzen.
Abb. 1.71
Der Dialog Suchen und
Ersetzen

In der Registerkarte Ersetzen geben Sie im Feld Suchen nach den Namen Herbert ein. Im darunter liegenden Feld tragen Sie den Begriff ein, der eingesetzt
werden soll, also Harry. Die weiteren Funktionen entnehmen Sie der folgenden Tabelle:

Die Schaltflchen im Dialog Suchen und Ersetzen

Schaltflche

Beschreibung

Weitersuchen

Springt zur nchsten Fundstelle

Ersetzen

Ersetzt den angezeigten Text durch den neuen Text

Alle ersetzen

Ersetzt alle gefundenen Textstellen ohne Nachfrage. Benutzen Sie diese Mglichkeit mit Vorsicht und nur, wenn Sie
sich Ihrer Sache ganz sicher sind.

Erweitern

Vergrert den Dialog, Sie haben dann weitere Suchoptionen zur Auswahl
Tabelle 1.7
57

Word Das Programm fr Text und Co.

Ist der Dialog vergrert, erweitert er sich um folgende Optionen:

Die Schaltflchen im erweiterten Dialog

Suchen

Bestimmt, in welche Richtung der Text, ausgehend


von der Cursorposition, durchsucht wird

Gro-/Kleinschreibung

Wenn aktiviert, wird nur Text angezeigt, der auch in


der Gro- und Kleinschreibung identisch ist, sonst ist
es egal, ob ein Buchstabe gro oder klein geschrieben
wurde

Nur ganzes Wort


suchen

Sollte Ihr Suchbegriff als Teil eines Wortes auftauchen, wird er bei aktivierter Option nicht gefunden
und ersetzt

Platzhalterzeichen
verwenden

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie mit Platzhaltern suchen wollen, z.B. ersetzt das Fragezeichen,
also das Zeichen ?, einen Buchstaben , ein Sternchen, auf der Tastatur als * zu finden, eine beliebig
lange Zeichenfolge.

hnl. Schreibweise?

Findet Wrter, die gleich klingen, aber unterschiedlich geschrieben werden.

Alle Wortformen
suchen?

Ersetzt alle Wortformen des zu ersetzendes Wortes


Tabelle 1.8

Formate ersetzen
Mitunter ist es praktisch, die Funktion Ersetzt fr Formatierungen zu benutzen.
Wenn Sie beispielsweise bestimmte Begriffe in einem lngeren Dokument immer
kursiv formatiert haben und dann feststellen, dass diese Begriffe stattdessen fett
sein sollten, wre das "von Hand" mhselig, mit der Funktion Ersetzen ist dieser Vorgang schnell erledigt.

58

ffnen Sie ber Bearbeiten>Ersetzen den Dialog Suchen und Ersetzen.

Klicken Sie auf die Schaltflche Erweitern. Setzen Sie den Cursor in das Feld
Suchen, geben Sie aber keinen Begriff ein, denn Sie mchten ja eine Formatierung austauschen.

Klicken Sie auf die Schaltflche Format, ffnen Sie den bentigten Dialog,
also Zeichen, wenn es um Zeichenformatierung geht, und stellen Sie hier die
aktuelle Formatierung ein.

Die Rechtschreibprfung

Klicken Sie dann in das Feld Ersetzen und wiederholen Sie quasi diesen Vorgang, nur dass Sie nun die gewnschte Formatierung einstellen.
Abb. 1.72
Eine Formatierung
ersetzen

Klicken Sie dann auf Alle ersetzen oder auf Ersetzen, wenn Sie jeweils an Ort
und Stelle entscheiden mchten, ob das Format ersetzt werden soll oder
nicht. Mit der Schaltflche Weitersuchen oder Ersetzen springen Sie dann
zum nchsten entsprechend formatierten Wort.

Hinweis

Gut zu wissen
Bei einer fetten Formatierung reicht es nicht, z.B. nur kursiv als neue Formatierung einzustellen, um fett gegen kursiv auszutauschen. In einem zweiten
Schritt mssen Sie im Feld Ersetzen durch ber Format>Zeichen das Format
Nicht fett einstellen.

Sie knnen natrlich auch nach einem Begriff mit einer bestimmten Formatierung
suchen und diesen dann durch Ersetzen neu formatieren: Sie geben den Begriff ein
und stellen das aktuelle Formatierungsattribut ein. Im Feld Ersetzen durch geben
Sie dann den Begriff und die gewnschte Formatierung ein.
59

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.73
Einen Begriff ber
Ersetzen neu formatieren

Beachten Sie auch die Schaltflche Sonstiges auf dieser Registerkarte. Damit klappen Sie eine Liste von anderen Zeichen und Elementen auf, die sich im Dokument
befinden knnen. Sie knnen auch nach diesen Elementen suchen und sie durch
andere ersetzen lassen. Neben der Schaltflche Sonstiges finden Sie die Schaltflche
Keine Formatierung, mit der Sie alle in den Feldern Suchen nach und Ersetzen durch
eingestellten Formatierungen wieder entfernen.

Hinweis

Gut zu wissen
Denken Sie auch daran, dass dieser Dialog auf der Registerkarte Suchen auch
die Mglichkeit bietet, einfach nach Begriffen, Formatierungen oder anderen
Elementen/Zeichen im Dokument zu suchen, ohne sie ersetzen zu lassen. Der
Cursor springt dann jeweils zur entsprechenden Stelle.

Die Silbentrennung

60

Sie werden selbst erleben, dass in Texten mit Blocksatz zwischen den Wrtern oft
lange Lcken entstehen, da Word den Text so auseinander zieht, dass die letzten
Zeichen einer Zeile jeweils bndig untereinander stehen. Diese Lcken lassen sich
mit Hilfe der Silbentrennung verkleinern. Word bietet eine spezielle Funktion zum
Trennen.

Die Rechtschreibprfung

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes und rufen Sie im Men
Extras die Option Sprache und im Untermen die Option Silbentrennung auf.
Abb. 1.74
Der Dialog Silbentrennung

Sie erhalten einen Dialog, in dem Sie sich entscheiden knnen, ob die Silbentrennung automatisch durchlaufen oder manuell kontrolliert werden soll. Da
man bei der automatischen Trennung keine Chance hat, einzugreifen, empfiehlt sich die manuelle Methode.

Wenn Sie auf die Schaltflche Manuell klicken, erscheinen in kleinen Dialogen
nacheinander Trennvorschlge. Word trennt die Wrter nur dann, wenn sie
am Ende der Zeile stehen. Wenn Wrter, fr die Sie eine Silbentrennung eingestellt haben, durch Vernderungen am Text nicht mehr am Ende der Zeile
stehen, werden sie auch nicht getrennt.
Abb. 1.75
Trennvorschlge

Akzeptieren (Ja) oder lehnen Sie den ersten Trennvorschlag ab (Nein). Setzen
Sie den Cursor gegebenenfalls an eine andere Stelle im Wort. Sie knnen
berall dort trennen, wo sich ein Unterstrich befindet.

61

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Die Silbentrennung ist natrlich nicht nur im Blocksatz anzuwenden, sondern
auch, wenn man mchte, fr jedes Dokument. Bei der Ausrichtung Blocksatz
sollte man allerdings auf keinen Fall darauf verzichten.

Texte mit Pfiff


Wenn lngere Texte besonders professionell wirken sollen, sind noch ein paar mehr
Elemente und Gestaltungsmittel angebracht bzw. erforderlich als die blichen Formatierungsattribute: Kopf- und Fuzeilen schaffen bersicht, Seitenzahlen sind
selbstverstndlich und mitunter ist es sinnvoll, den Text in mehreren Spalten anzuordnen. Formatvorlagen erleichtern generell die Formatierung lngerer Texte und
sorgen auerdem fr ein einheitliches Layout.

Kopf- und Fuzeilen


"Rund" wird ein Dokument durch Kopf- und Fuzeilen, z.B. fr eine Kapitelberschrift, eine Firmenbezeichnung, eine Grafik (beispielsweise ein Logo) oder hnliches. Diese Kopf- bzw. Fuzeilen erstellen Sie nicht etwa auf jeder Seite neu. Stattdessen nehmen Sie den viel eleganteren Weg ber die Funktion Kopf- und Fuzeile
und lassen Word fr sich arbeiten. Ihr Manuskript knnten Sie beispielsweise durch
eine Kopfzeile ergnzen.

Hinweis CD:
Die Datei text mit
kopfzeile.doc enthlt Beispiele fr
Kopfzeilen

Um eine Kopf- oder Fuzeile (im Folgenden nur Kopfzeile genannt, gemeint
ist immer beides) zu erstellen, klicken Sie im Men Ansicht auf die Option
Kopf- und Fuzeile.

Sie erhalten eine neue Symbolleiste und einen Bereich, in den Sie Text eingeben und/oder andere Elemente einfgen knnen.

Abb. 1.76
Der Kopfzeilenbereich
mit Symbolleiste

62

Texte mit Pfiff

Wenn auf jeder Seite die gleiche Kopfzeile erscheinen soll, schreiben Sie lediglich den Text in den dafr vorgesehenen Bereich. Formatieren Sie ihn gegebenenfalls auf dem blichen Weg, also beispielsweise mit den Mitteln der Zeichenformatierung und/oder Absatzformatierung. Zentrieren Sie beispielsweise den Text.

Ganz vorteilhaft wirkt es optisch, wenn Sie die Kopfzeile strker vom brigen
Text abheben, z.B. durch eine Schattierung und/oder eine krzere oder lngere Linie unterhalb des Textes. Dazu verfahren Sie wie im Abschnitt Rahmen
und Schattierung beschrieben: Setzen Sie den Cursor in den Absatz, weisen
Sie ber Format>Rahmen und Schattierung>Registerkarte Schattierung eine
graue Schattierung zu. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte
Rahmen und weisen Sie hier eine Linie unten an, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Stellen Sie dann noch Einzge von Links und Rechts
ein, wenn Sie die Schattierung und die Linie verkrzen mchten (Format>Absatz).

Abb. 1.77
Die Eingaben im
Kopfzeilenbereich

Dann schlieen Sie die Symbolleiste, indem Sie in der Symbolleiste Kopf- und Fuzeile auf Schlieen klicken.
Die Seitenansicht zeigt das Ergebnis. Wenn Sie in der Ansicht Seitenlayout arbeiten,
sehen Sie die Kopfzeile auch in Ihrem Dokument, und zwar zur Abgrenzung vom
brigen Text in einem grauen Farbton.

Abb. 1.78
Eine Kopfzeile

63

Word Das Programm fr Text und Co.

Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit


Die ber die Option Kopf- und Fuzeile aufgerufene Symbolleiste bietet die Mglichkeit, ber die entsprechenden Symbole u.a. Seitenzahlen, das Datum und die Uhrzeit einzufgen. Seitenzahlen werden in der Regel am Fu einer Seite eingefgt.
Daher wandern Sie vom Kopfzeilenbereich in den Fuzeilenbereich:

Abb. 1.79
In die Fuzeile
wechseln

Klicken Sie auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fuzeile wechseln.

Klicken Sie auf das Symbol Seitenzahl einfgen fr "einfache" Seitenzahlen.

Soll in Ihrem Dokument auch die Gesamtseitenzahl erscheinen, nach dem


Muster 1 von 12, dann klicken Sie zuerst auf Seitenzahl einfgen, schreiben
dann von und klicken auf das Symbol Anzahl der Seiten einfgen.

Mit dem Symbol AutoText einfgen erhalten Sie eine Liste von Texten, die Word als
Autotexte zur Verfgung stellt. Die meisten Eintrge erklren sich von selbst.
Ansonsten fgen Sie probehalber den einen oder anderen Autotext in die Kopfoder Fuzeile ein, um die Wirkung zu sehen. Die eben beschriebene Variante, Seitenzahl und Gesamtseitenzahl anzeigen zu lassen, erhalten Sie auch mit dem Autotext Seite X von Y. Mit Autotexten, in denen u.a. Erstellt von vorkommt, fgen Sie
den Benutzernamen ein (Extras>Optionen>Benutzerinformationen).

Abb. 1.80
Die Autotexte in der
Symbolleiste Kopf- und
Fuzeile

64

Texte mit Pfiff

Abb. 1.81
Eine Fuzeile mit einem
Autotext

Unterschiedliche Kopf- und Fuzeilen


Etwas aufwndiger wird die Erstellung von Kopfzeilen, wenn Sie fr die geraden
und ungeraden Seiten unterschiedliche Texte vorgesehen haben. Sie mssen die
entsprechende Einstellung im Dialog Seite einrichten vornehmen. In der Symbolleiste Kopf- und Fuzeile wird ein Symbol angeboten, das Sie direkt auf die richtige
Registerkarte des Dialogs bringt.

Abb. 1.82
Die Seite einrichten fr
verschiedene Kopfzeilen

Klicken Sie auf Seite einrichten auf der Symbolleiste Kopf- und Fuzeile.

Sie gelangen geradewegs auf die Registerkarte Layout im Dialog Seiten einrichten. Hier aktivieren Sie die Option Gerade/ungerade anders. Sie sehen, dass
Sie auch fr die erste Seite noch eine gesonderte Kopfzeile erstellen knnen
(Erste Seite anders).
Abb. 1.83
Unterschiedliche
Kopfzeilen einrichten

65

Word Das Programm fr Text und Co.

Wenn Sie den Dialog schlieen, gelangen Sie wieder in die Kopfzeile, und
zwar in den Bereich fr eine Ungerade Kopfzeile. Nach der Eingabe eines Textes springen Sie mit dem Symbol Nchste anzeigen in den Bereich Gerade
Kopfzeile, um die Kopfzeile fr die geraden Seitenzahlen zu erstellen. Mit Vorherige anzeigen gelangen Sie notfalls wieder zurck.

Wenn Sie auch die Option Erste Seite anders aktivieren, gelangen Sie zunchst
in den Bereich Erste Kopfzeile und mit Nchste anzeigen dann logischerweise
zum Bereich Gerade Kopfzeile.

Hinweis

Gut zu wissen
ndern Sie nachtrglich die Anzahl der Kopfzeilen im Dialog Seite einrichten,
verfhrt Word folgendermaen: Hatten Sie nur eine Kopfzeile fr das
gesamte Dokument eingegeben, wird dieser Eintrag bei nderung in die ungerade Kopfzeile bernommen, whrend die gerade Kopfzeile und die Kopfzeile
der ersten Seite leer bleiben. Reduzieren Sie die Anzahl der Kopfzeilen, verschwinden die Eintrge der geraden und der ersten Kopfzeile, aber der Eintrag
der ungeraden Kopfzeile bleibt erhalten. Aktivieren Sie diese Kopfzeilen erneut,
erscheinen auch deren Eintrge wieder.

Erste Seite ohne Seitenzahl


Ein gngiges Problem ist die Seitenzahl auf der ersten Seite eines Dokuments bzw.
wie man diese Zahl verschwinden lsst.
1

Aktivieren Sie ber Ansicht>Kopf- und Fuzeile die gleichnamige Symbolleiste.


Klicken Sie gegebenenfalls auf Zwischen Kopf- und Fuzeile wechseln.

Klicken Sie wieder auf das Symbol Seite einrichten auf dieser Symbolleiste.

Im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Layout aktiveren Sie die
Option Erste Seite anders.
Abb. 1.84
Keine Seitenzahl fr die
erste Seite

66

Texte mit Pfiff

Nach einem Klick auf OK landen Sie im Bereich Erste Fuzeile. Hier fgen Sie
nichts ein.

Springen Sie mit dem Symbol Nchste Anzeigen in die zweite Kopfzeile und
fgen Sie per Symbol Seitenzahlen ein. Auf dieser Seite erscheint nun
wunschgem die Anzeige 2.

Hinweis

Gut zu wissen
Auf der Registerkarte Layout im Dialog Seite einrichten knnen Sie auch den
Abstand der Kopf- und Fuzeilen vom Seitenrand ndern. Standardmig ist
1,25 cm eingestellt.

Kopf- und Fuzeilen in Dokumenten mit Abschnitten


Haben Sie aus welchen Grnden auch immer Abschnittwechsel in Ihr Dokument eingefgt, sind noch ein paar Besonderheiten zu beachten. Als Erstes wird
dann, sofern Sie die Kopfzeile im ersten Abschnitt aufgerufen haben der Bereich
Kopfzeile-Abschnitt 1 eingeblendet. Wenn Sie hier Text eingeben und dann den
Kopfzeilenbereich verlassen, erscheint erwartungsgem auf jeder Seite diese Kopfzeile. Es lassen sich aber auch abschnittsweise unterschiedliche Kopfzeilen erstellen.
Schlieen Sie den Kopfzeilenbereich nicht, sondern klicken Sie auf Nchste anzeigen.
Sie gelangen in die Kopfzeile-Abschnitt 2. Standardmig erscheinen hier die Eingaben der Kopfzeile aus Abschnitt eins, was Ihnen auch noch einmal mitgeteilt
wird: Rechts oberhalb des Bereichs lesen Sie Wie vorherige.

Abb. 1.85
Der Kopfzeilenbereich
eines Abschnitts

Klicken Sie nun auf das Symbol Wie vorherige, um diese Einstellung zu deaktivieren.

67

Word Das Programm fr Text und Co.

Geben Sie den Text fr die Kopfzeile dieses Abschnitts ein. Sofern Sie die Kopfzeilen
weiterer Abschnitte unterschiedlich gestalten mchten, verfahren Sie wie eben
beschrieben: Deaktivieren Sie jeweils das Symbol Wie vorherige auf der Symbolleiste
Kopf- und Fuzeile.
Falls Sie wieder den Text aus der Kopfzeile des vorherigen Abschnitts bernehmen
mchten, aktivieren Sie das Symbol Wie vorherige. Daraufhin werden Sie gefragt,
ob die aktuelle Kopfzeile gelscht und mit der vorherigen verknpft werden soll.
Bejahen Sie dann diese Frage.

Abb. 1.86
Kopfzeile verknpfen
oder nicht?

Variabler Text in Kopfzeilen


Wenn das Dokument nicht durchweg den gleichen Text in der Kopfzeile enthalten
soll, sondern beispielsweise immer die berschrift des jeweiligen Kapitels, dann
knnen Sie ein Feld einfgen, das automatisch den Text in die Kopfzeile setzt.
Damit dies funktioniert, ist es unabdingbar, dass die berschriften mit Formatvorlagen formatiert sind. Im Normalfall verwendet man hier den Text der Formatvorlage berschrift 1 (oder 2). (Lesen Sie am besten zunchst den Abschnitt Nicht
immer von vorn Formatvorlagen und Dokumentvorlagen, wenn Sie nicht wissen,
was gemeint ist!) Die folgenden Schritte setzen voraus, dass das Dokument mit
Formatvorlagen formatierte berschriften enthlt.

68

Aktivieren Sie ber Ansicht>Kopf-und Fuzeile den Kopfzeilenbereich.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die berschrift erscheinen soll.

Klicken Sie im Men Einfgen auf die Option Feld. Whlen Sie im gleichnamigen Dialog die Kategorie Verknpfungen und Verweise und im Bereich Feldnamen den Eintrag StyleRef.

Klicken Sie im Bereich Formatvorlagenname auf die Formatvorlage, die dem


Text zugewiesen wurde, der in der Kopfzeile auftauchen soll, also auf berschrift 1 oder

Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Texte mit Pfiff

Abb. 1.87
Der Dialog Feld Ein
Feld einfgen

Abb. 1.88
Das Feld in der
Kopfzeile mit der
berschrift des Kapitels

Hinweis

Gut zu wissen
Alle nderungen am Text einer Kopfzeile nehmen Sie im Kopfzeilenbereich
vor. Klicken Sie also gegebenenfalls auf Ansicht>Kopf-und Fuzeile, um diesen
Bereich wieder einzublenden.

Seitenzahlen einfgen
Alternativ zu der oben beschriebenen Methode knnen Sie Seitenzahlen auch einfgen, indem Sie im Men Einfgen auf die Option Seitenzahlen klicken. Damit
rufen Sie den gleichnamigen Dialog auf.

69

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.89
Seitenzahlen auf die
Schnelle im Dialog
Seitenzahlen

In dem Dialog legen Sie die Position und die Ausrichtung der Seitenzahlen fest.
Auerdem sehen Sie, dass auch dieser Dialog die Option Seitenzahl auf erster Seite
anbietet, die aktiviert oder deaktiviert werden kann. Sofern Sie lediglich einfache
Seitenzahlen einfgen mchten, knnen Sie diese Funktion benutzen, ersparen sich
also die Mhe, ber Kopf- und Fuzeilen und den Dialog Seite einrichten zu gehen.
Mit der Schaltflche Format rufen Sie den Dialog Seitenzahlenformat auf.

Abb. 1.90
Seitenzahlenformate

Im Feld Zahlenformat finden Sie eine Auswahlliste unterschiedlicher Zeichen, die


als Seitenzahlen verwendet werden knnen. Das Feld Kapitelnummer einbeziehen
ist nur von Interesse, wenn Sie Ihre berschriften von Word automatisch durchzhlen lassen. Soll die Kapitelnummer zusammen mit der Seitenzahl aufgefhrt werden, muss diese Option aktiviert sein. Im Feld Kapitel beginnt mit Formatvorlage
whlen Sie aus, welche berschriftsebene neben der Seitenzahl erwhnt wird.
Sofern Ihr Dokument Abschnitte enthlt, bestimmen Sie im unteren Bereich des
Dialogs, ob die Nummerierung jeweils neu anfngt oder fortgesetzt werden soll.
Die Nummerierung fr jeden Abschnitt neu beginnen zu lassen, ist fr mehrseitige
Serienbriefe unentbehrlich, da Word jeden einzelnen Brief in einem neuen
Abschnitt anlegt. Wrden Sie diese Option im Serienbrief nicht whlen, wrde der
eine Empfnger Seite 1-3, der nchste Seite 4-6 erhalten usw.
70

Texte mit Pfiff

Hinweis

Gut zu wissen
Seitenzahlen lassen sich nur in den Kopf- und Fuzeilen entfernen. Dazu
gehen Sie im Men Ansicht auf Kopf- und Fuzeile. Markieren Sie dann im
Bereich der Kopfzeile durch Anklicken das Textfeld um die Seitenzahlen und
drcken Sie anschlieend die _-Taste.

Text in Spalten
Soll Ihr Dokument das Layout einer Zeitschrift haben, muss man den Text auf mehrere Spalten verteilen. Das ist mit Word ziemlich einfach zu regeln.
Am gnstigsten ist es, zuerst den Text einzugeben und ihn dann in Spalten zu
zwngen. Bedenken Sie aber, dass Flietext, der eine ganze Seite in Anspruch
nimmt, auf Spalten aufgeteilt mehr Raum bentigt, da zwischen den Spalten
Abstand gelassen wird und es hufiger einen Zeilenumbruch gibt. ffnen Sie Ihr
Dokument.
1

Markieren Sie den Text.

Klicken Sie im Men Format auf Spalten und legen Sie im Dialog Spalten die
Anzahl der Spalten fest.

Hinweis CD:
Einen Text zum
ben finden Sie in
der Datei text in
spalten.doc

Abb. 1.91
Der Dialog Spalten

71

Word Das Programm fr Text und Co.

Geben Sie anschlieen ddie gewnschte Raumaufteilung ein. Beachten Sie,


dass Word die Spalten und Abstnde gleichmig verteilt, wenn Sie die
Option Gleiche Spaltenbreite aktiviert lassen.

Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Nun sehen Sie den Text in die entsprechende Spaltenanzahl aufgeteilt sofern
nicht, arbeiten Sie nicht in der Ansicht Seitenlayout. Wechseln Sie also ber
Ansicht>Seitenlayout die Ansicht. An den Anfang und das Ende des markierten Textes fgt Word automatisch fortlaufende Abschnittswechsel ein, so dass der vorhandene Text gleichmig verteilt wird. Wollen Sie das gesamte Dokument in Spalten
setzen, mssen Sie den Text nicht vorher markieren. Da das gesamte Dokument
betroffen ist, bentigt Word auch keine Abschnittswechsel. Spalten gehren zu
den Seitenformaten und deswegen werden bei unterschiedlichen Spalteneinstellungen in einem Dokument Abschnitte bentigt.

Abb. 1.92
Fortlaufender
Abschnittswechsel im
Text mit Spalten

Einen Spaltenwechsel anordnen


Wollen Sie Word nicht komplett die Regie berlassen, knnen Sie auch manuelle
Spaltenwechsel anweisen.

72

Setzen Sie den Cursor an die Position im Text, an der der Spaltenwechsel
erfolgen soll.

Klicken Sie im Men Einfgen auf den Eintrag Manueller Umbruch.

Aktivieren Sie die Option Spaltenumbruch.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.93
Manueller Umbruch

Der manuelle Wechsel wird hnlich wie ein Abschnittswechsel durch eine gepunktete Linie angezeigt.

Hinweis

Gut zu wissen
Mchten Sie eine berschrift ber einem mehrspaltigen Text zentriert ausrichten, mssen Sie die berschrift wieder einspaltig anordnen. Markieren Sie
dazu die berschrift inklusive Absatzmarke, ffnen Sie den Dialog Spalten
und stellen Sie die Option Eine ein. Zentrieren Sie anschlieend die berschrift.

Nicht immer von vorn Formatvorlagen


und Dokumentvorlagen
Mitunter besitzen Abstze eine Menge Formatierungseigenschaften. Mglicherweise wurde die Schriftart gendert, ein Einzug fr die erste Zeile eingestellt etc.
Ein solches Bndel an Formatierungen sollten Sie zu einer Formatvorlage zusammenfassen, vor allem wenn Sie an einem umfangreichen Dokument mit unterschiedlichen berschriftsebenen etc. arbeiten. Mit Formatvorlagen knnen Sie
Abstzen in einem Rutsch eine Reihe von Gestaltungsmerkmalen zuweisen, so dass
auch ein langes Dokument dann schnell "durchformatiert" ist.
Dokumentvorlagen sind Dateien, die Word als Basis eines neuen Dokuments verwendet. In Dokumentvorlagen knnen Sie Formatvorlagen, Makros etc. speichern.

73

Word Das Programm fr Text und Co.

Erstellen Sie ein Dokument auf Basis dieser Dokumentvorlage, stehen die gespeicherten Informationen zur Verfgung. Sie knnen auch Textpassagen in Dokumentvorlagen schreiben. Diese Texte sind dann von Anfang an in jedem neuen
Dokument enthalten.
Formatvorlagen kann man nach eigenen Vorstellungen erstellen, aber auch zum
Lieferpaket von Word gehren zahlreiche Formatvorlagen. Die Formatvorlagen, die
Word selbst anbietet, lassen sich ebenfalls ganz nach Gusto umgestalten.

Formatvorlagen zuweisen
1

Um eine vorhandene Formatvorlage zu benutzen, setzen Sie den Cursor als


Erstes in den Absatz, der die Formatierungsmerkmale der Vorlage erhalten
soll, beispielsweise in eine berschrift.

Klicken Sie nun auf den Auswahlpfeil des Symbols Formatvorlage, das Sie in
der Standardeinstellung ganz links in der Symbolleiste Format finden. In der
Regel steht dort Standard, d.h., Sie arbeiten mit der Standard-Formatvorlage,
auerdem werden bereits zugewiesene Formatierungsattribute angezeigt.
Abb. 1.94
Die Liste der Formatvorlagen

74

Whlen Sie aus der Liste die gewnschte Formatvorlage, fr die berschrift
z.B. die Vorlage berschrift Sie sehen, dass der Absatz die Formatierungseinstellungen, die in der gewhlten Formatvorlage stecken, bernimmt.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie mit gedrckter H-Taste auf den Auswahlpfeil des Formatvorlagensymbols klicken, erhht sich die Liste der angezeigten Formatvorlagen
erheblich!

Sie knnen Formatvorlagen auch mit Hilfe des Aufgabenbereichs Formatvorlagen


und Formatierung zuweisen. Blenden Sie diesen Aufgabenbereich ber Format>Formatvorlagen und Formatierung ein. Klicken Sie im Bereich Whlen Sie eine Formatierung auf die gewnschte Formatvorlage, um sie zuzuweisen.

Hinweis

Gut zu wissen
Im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierungen im Men des Feldes Formatierung des markierten Textes gibt es die Option Formatierung
lschen. Hiermit werden Sie auf einen Schlag alle Formatierungsmerkmale
des aktiven Absatzes los.

Formatvorlagen auf die Schnelle anpassen


Sie haben die Mglichkeit, die von Word angebotenen Formatvorlagen auf die
Schnelle um bestimmte Formatierungsmerkmale zu ergnzen. Dadurch entsteht
dann eine weitere Formatvorlage, die den alten Namen behlt und auerdem die
Ergnzung anzeigt. Die anderen Abstze mit der bearbeiteten Formatvorlage erhalten diese Ergnzung nicht.
1

Setzen Sie den Cursor an den Anfang einer berschrift und markieren Sie
den gesamten Absatz inklusive Absatzmarke, um nderungen an der Zeichenformatierung vorzunehmen. Stellen Sie den Schriftgrad z.B. auf 16 ein.

Die berschrift ist nun entsprechend formatiert und taucht in der Liste der
Formatvorlagen wie folgt auf: berschrift 2 + 16 p.
75

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.95
Die Formatvorlage
berschrift 2 + 16 pt

Formatvorlage ndern
Die anderen berschriften mit der Formatvorlage berschrift 2 bleiben von dieser
Aktion unberhrt. Anders ist es, wenn Sie die Formatvorlage im Dialog ndern,
dann bezieht sich diese Vernderung automatisch auf alle Abstze mit der genderten Formatvorlage. Das spart mitunter eine Menge Arbeit!
Nehmen Sie beispielsweise die Formatvorlage, die als berschrift 3 tituliert wird. Die
Annahme ist, dass Sie mehrere berschriften mit dieser Formatvorlage formatiert
haben.

76

Setzen Sie den Cursor in eine berschrift 3 und ffnen Sie ber Format>Formatvorlagen und Formatierung den gleichnamigen Aufgabenbereich.

Klicken Sie auf den Pfeil in dem Feld, in dem die aktuelle Formatierung angezeigt wird: berschrift 3.

Klicken Sie in der Auswahlliste auf ndern.

Klicken Sie im Dialog Formatvorlage ndern beispielsweise auf das Symbol


Unterstrichen und dann auf OK.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.96
Der Aufgabenbereich
Formatvorlage und
Formatierung

Abb. 1.97
Eine Formatvorlage
ndern

77

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.98
Der Dialog Formatvorlage ndern

Damit haben, wie Sie im Text sehen knnen, alle mit der berschrift 3 formatierten
Abstze automatisch die nderung angenommen, sie sind also unterstrichen. Eine
ausfhrlichere Beschreibung der Optionen im Aufgabenbreich Formatvorlagen und
Formatierung sowie des Dialogs Formatvorlage ndern finden Sie weiter unten im
Abschnitt Neue Formatvorlagen erstellen.

Abb. 1.99
Die berschriften mit
der genderten Formatvorlage

78

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Handelt es sich bei der Formatvorlage, die Sie ndern mchten, um eine Vorlage,
die in dem aktuellen Dokument noch nicht verwendet wird, stellen Sie ganz unten
in dem Aufgabenbereich im Feld Anzeigen die Option Alle Formatvorlagen ein.
Daraufhin werden alle Formatvorlagen in der Liste angezeigt und Sie knnen die
gewnschte auswhlen.

Eine Formatvorlage auf die Schnelle


Mchten Sie Ihre kreative Seite strker zur Geltung bringen? Dann lassen Sie die
von Word angebotenen Formatvorlagen links liegen und erstellen eigene Vorlagen.
Die einfachste Methode ist die folgende: Markieren Sie einen gesamten Absatz in
Ihrem Dokument inklusive der Absatzmarke am Ende. Weisen Sie diesem Absatz
dann die gewnschten Formatierungen zu. Anschlieend klicken Sie mit der Maus
in das Symbol bzw. Feld Formatvorlage. Geben Sie nun einfach den Namen ein, den
die neue Formatvorlage erhalten soll. Besttigen Sie diese Aktion mit der -Taste.
Anschlieend finden Sie die erstellte Formatvorlage in der Auswahlliste des Symbols Formatvorlage.

Abb. 1.100
Eine neue Formatvorlage in der Liste der
Formatvorlagen

Neue Formatvorlagen erstellen


Sie knnen Formatvorlagen aber auch ber den Aufgabenbereich Formatvorlagen
und Format erstellen (und hierber auch bearbeiten und lschen).
79

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.101
Der Aufgabenbereich
fr Formatvorlagen

80

ffnen Sie ber Format>Formatvorlagen und Formatierung den gleichnamigen Aufgabenbereich.

Klicken Sie dann auf den Auswahlpfeil der Formatvorlage, die im Feld Formatierung des markierten Textes angezeigt wird. In dem Feld erscheint immer
die Formatvorlage des aktiven Absatzes, also des Absatzes, in dem der Cursor
steht. Diese Formatvorlage bildet dann sozusagen die Basis fr die neue Vorlage. Da Sie diese Basis aber auch noch im nchsten Dialog bestimmen knnen, spielt der aktive Absatz keine allzu groe Rolle. Daher knnen Sie alternativ auch einfach auf die Schaltflche Neue Formatvorlage klicken; damit bildet die Formatvorlage Standard die Basis. (Aber wie gesagt: das alles ist auch
spter noch einstellbar, so dass es tatschlich egal ist, ob Sie hier oder dort
auf Neue Formatvorlage klicken.)

Sie erhalten den Dialog Neue Formatvorlage, in dem Sie der neuen Formatvorlage zunchst einen Namen geben. Achten Sie in diesem Dialog vor allem
auch auf das Feld Formatvorlage fr Folgeabsatz. Sie whlen in diesem Feld,
welche Formatvorlage automatisch eingestellt werden soll, nachdem Sie im
Text einen Absatz mit der neuen Formatvorlage mit der -Taste abgeschlossen haben.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.102
Der Dialog Neue
Formatvorlage

Sind Sie dabei, eine Formatvorlage fr berschriften zu erstellen, ist es in der Regel
sinnvoll, hier wieder die Formatvorlage Standard bzw. eine Formatvorlage, die fr
Flietext gedacht ist, zu whlen, denn Sie wollen ja nicht in der Formatvorlage fr
die berschrift weiterschreiben. (Anders bei Formatvorlagen fr Flietext oder beispielsweise Aufzhlungen hier belassen Sie es bei der aktuellen Formatvorlage,
denn nach dem Drcken der -Taste soll in der Regel wieder diese Formatvorlage
eingestellt sein.)

Tipp

Nicht vergessen
Ignorieren Sie das Feld Formatvorlage fr Folgeabsatz nicht! Nichts ist lstiger, als dauernd die Formatvorlage wieder manuell umstellen zu mssen.

81

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.103
Einstellungen im Dialog
Neue Formatvorlage

Abb. 1.104
Das Men Format
ffnen

82

Einige Formatierungen knnen Sie im Dialog Neue Formatvorlage per Symbol


einstellen, z.B. die Schriftart oder den Schriftgrad.

Fr weitergehende Formatierungseinstellungen klicken Sie auf die Schaltflche Format und im dann erscheinenden Men auf einen der Eintrge fr
weitere Optionen zur Zeichenformatierung, z.B. auf Schriftart, fr Optionen
zur Absatzformatierung auf Absatz.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Sie erhalten dann Dialoge, die genau so aussehen wie die entsprechenden
Dialoge, die Sie ber das Men Format in der Menleiste ffnen. Nehmen Sie
hier die gewnschten Einstellungen vor.

Nach Besttigung mit OK landen Sie wieder im Dialog Neue Formatvorlage.


Klicken Sie auch hier auf OK.

Hinweis

Gut zu wissen
Im Feld Formatvorlage basiert auf knnen Sie eine Formatvorlage einstellen,
die in etwa Ihren Vorstellungen fr die neue Formatvorlage entspricht. Da die
Einstellungen dieser Formatvorlage bernommen werden, mssen Sie dann
nur noch die restlichen Attribute in den Dialogen zur Formatierung eingeben.
Dies hat zur Folge, dass Sie nicht bei Null anfangen. Das wrde die Option
Keine Formatvorlage bewirken. Beachten Sie weiterhin, dass sich nderungen,
die Sie in der "Basisformatvorlage" durchfhren, auch auf die erstellte Formatvorlage auswirken, da mit der Formatvorlage nur die zustzlichen zur "Basisformatvorlage" enthaltenen Formatierungsattribute gespeichert werden.
Haben Sie z.B. alle Formatvorlagen auf Basis der Formatvorlage Standard mit
der Schriftart Arial erstellt und die Schriftart in keiner Formatvorlage explizit
angegeben, ndert sich bei einem Wechsel der Schriftart zu Times New
Roman in der Formatvorlage Standard die Schriftart bei allen anderen Formatvorlagen auch.

Achten Sie auf die Option Zur Vorlage hinzufgen im Dialog Neue Formatvorlage.
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die neue Formatvorlage immer im Zusammenhang mit der Dokumentvorlage des aktuellen Dokuments zur Verfgung stehen. Ansonsten steht sie nur im Zusammenhang mit dem aktuellen Dokument zur
Verfgung.
Nachdem Sie auf diesem Weg eine Formatvorlage erstellt haben, wird sie in der
Liste der Formatvorlagen, zu ffnen ber das Symbol Formatvorlage, angezeigt und
Sie knnen sie wie blich zuweisen. Auch im Aufgabenbereich in der Auflistung der
Formatvorlagen ist die neue Formatvorlage zu bewundern.

83

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.105
Eine neue Formatvorlage in der Auswahlliste

Dokumentvorlagen
Mit Dokumentvorlagen erstellen Sie sich ein globales Layout fr ein Dokument;
auerdem lassen sich mit einer Dokumentvorlage Symbolleisten, Autotexte und
Makros speichern. Dokumentvorlagen sind immer dann sinnvoll, wenn Sie eine
Reihe von Dokumenten schreiben mchten/mssen, die alle das gleiche Layout
haben sollen und fr die Sie die gleichen Funktionen nutzen.
Wenn Sie die Dokumentvorlage nicht ndern, arbeiten Sie auf Basis von Normal.dot, der globalen Standard-Dokumentvorlage bei Word. Achten Sie auf die
Erweiterung: Dokumentvorlagen enden auf .dot und nicht auf .doc.

Eine neue Dokumentvorlage erstellen


Auch um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, knnen Sie viele Wege gehen.
Die wenigsten Stolpersteine begegnen Ihnen auf dem folgenden Weg:

84

Klicken Sie auf Datei>Neu, um den Aufgabenbereich Neues Dokument zu


erhalten.

Im Aufgabenbereich Neues Dokument sehen Sie unter der berschrift Mit


Vorlage beginnen den Eintrag Allgemeine Vorlagen. Klicken Sie auf diesen
Link.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Abb. 1.106
Eine neue Dokumentvorlage beginnen

Aktivieren Sie im Dialog Vorlagen im Bereich Neu erstellen die Option Vorlage.
Whlen Sie anschlieend eine vorhandene Dokumentvorlage aus, die als
Basis fr die neue Vorlage dienen soll.
Abb. 1.107
Die Basis fr die neue
Dokumentvorlage
whlen

85

Word Das Programm fr Text und Co.

Stellen Sie die gewnschten Formatierungen aller Formatvorlagen ein, die in


der neuen Dokumentvorlage enthalten sein sollen, also beispielsweise die
Formatierung der Formatvorlagen Standard, der berschrift 1 bis berschrift 4
und eigener Formatvorlagen. Legen Sie fr jede Formatvorlage z.B. die Schriftart, den Zeilenabstand und den Absatzabstand fest. Nehmen Sie anschlieend weitere Formatierungen vor, wie etwa eine Kopfzeile mit einem Text
und eine Fuzeile mit der Seitenzahl. Sie knnen auch schon Text eingeben,
der in allen neuen Dokumenten enthalten sein soll.

Hinweis

Gut zu wissen
Mchten Sie in der neuen Dokumentvorlage Formatierungen fr mehrere
Abschnitte festlegen, wie z.B. unterschiedliche Kopfzeilen fr die erste und die
folgenden Seiten, erstellen Sie temporr mehrere Seiten/Abschnitte, nehmen
Sie dann die notwendigen Einstellungen vor und lschen Sie anschlieend die
temporren Seiten/Abschnitte.

Abb. 1.108
Die Symbolleiste in der
neuen Dokumentvorlage speichern

86

Erstellen Sie gegebenenfalls auch eine Symbolleiste, auf die Sie die Symbole
fr Funktionen und Befehle legen, die Sie bei der Arbeit mit dem Dokument
bzw. den Dokumenten hauptschlich nutzen. Beachten Sie hier, dass Sie
beim Erstellen der neuen Symbolleiste im Feld Symbolleiste verfgbar machen
die neue Dokumentvorlage whlen.

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Hinweis

Gut zu wissen
Achten Sie auch beim Erstellen anderer Elemente, z.B. Makros, darauf, dass
diese Elemente in der neuen Dokumentvorlage gespeichert werden. Auch
wenn Sie spter nderungen vornehmen, ist hier Aufmerksamkeit geboten.
Wenn Sie Formatvorlagen nachtrglich ndern, ist ein waches Auge und ein
zweiter Kontrollblick, wo die nderungen gespeichert werden, ratsam insbesondere, wenn Sie diese nderungen in einem Dokument vornehmen, das
auf dieser Dokumentvorlage basiert.

Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage. Klicken Sie dazu auf
Datei>Speichern. Geben Sie der Vorlage einen Namen. Achten Sie auf das Feld
Dateityp; hier hat Word automatisch Dokumentvorlage (*.dot) eingestellt.
Weiterhin wurde der Standardordner fr Dokumentvorlagen geffnet.

Abb. 1.109
Eine Dokumentvorlage
speichern

87

Word Das Programm fr Text und Co.

Ein neues Dokument auf Basis der Dokumentvorlage


Wenn Sie nun mit dieser Dokumentvorlage arbeiten mchten, fhren Sie die folgenden Schritte durch:
1

Klicken Sie erneut auf Datei>Neu. Whlen Sie im Aufgabenbereich Neues


Dokument wieder den Eintrag Allgemeine Vorlagen.

Hinweis

Gut zu wissen
Die zuletzt verwendeten Dokumentvorlagen werden im Bereich Mit Vorlage
beginnen aufgelistet, so dass ein Klick auf den Namen der Dokumentvorlage
ausreicht, um ein neues Dokument mit dieser Vorlage zu erstellen. Sie berspringen damit den Dialog Vorlagen.

Sie gelangen in den Dialog Vorlagen. Auf der Registerkarte Allgemein entdecken Sie die erstellte Dokumentvorlage. Aktivieren Sie im Bereich Neu
erstellen die Option Dokument. Markieren Sie die gewnschte Vorlage und
klicken Sie auf OK.
Abb. 1.110
Der Dialog Vorlagen
zum Auswhlen der
Vorlage

88

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Damit ffnen Sie ein neues Dokument mit allen Elementen und Einstellungen, die in der Dokumentvorlage festgelegt sind. Speichern Sie das neue
Dokument wie blich unter einem neuen Namen als gewhnliche .doc-Datei.

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen im Dialog Vorlagen neue Registerkarten anzeigen lassen, indem
Sie im Standardordner fr Vorlagen (normalerweise C:\WINDOWS\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen) neue Unterordner anlegen und in diese
Unterordner Dokumentvorlagen speichern. Die neuen Ordner/Registerkarten
erscheinen allerdings erst im Dialog Vorlagen, wenn auch Dokumentvorlagen
enthalten sind.

nderungen an bestehenden Dokumentvorlagen


Sie knnen beim ndern bestehender Dokumentvorlagen grundstzlich zwei verschiedene Wege gehen: Entweder Sie ffnen die Dokumentvorlage als Dokumentvorlage und bearbeiten sie, oder Sie ffnen ein Dokument, das auf der Dokumentvorlage basiert und nehmen hier die nderungen vor, z.B. an den Formatvorlagen.
Wichtig ist, dass die nderungen mit in der Dokumentvorlage gespeichert werden
(bei Formatvorlagen dient dazu die Option Zur Vorlage hinzufgen im Dialog Formatvorlagen ndern ). Besttigen Sie beim Verlassen des Dokuments, dass Sie die
nderungen an der Dokumentvorlage speichern wollen. Beachten Sie, dass es hier
unter Umstnden zu zwei Speicherabfragen von Word kommt: einmal nach nderungen im Dokument und einmal nach nderungen an der Dokumentvorlage.
Alternativ (der oben erwhnte erste Weg) ffnen Sie die Dokumentvorlage:
1

Klicken Sie auf Datei>ffnen und legen Sie anschlieend den Pfad zu der
Dokumentvorlage fest (normalerweise C:\WINDOWS\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen[Templates]).

Wechseln Sie den Dateityp gegebenenfalls auf Alle Dateien, Alle Word-Dokumente bzw. auf Dokumentvorlagen. Markieren Sie dann die gewnschte
Dokumentvorlage und klicken Sie auf ffnen.

Nehmen Sie die nderungen an der Dokumentvorlage vor und speichern Sie
diese nderungen ab.

89

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.111
Die Dokumentvorlage
ffnen

Dokumentvorlagen fr vorhandene Dateien benutzen


Haben Sie ein Dokument, das Sie auf eine andere Dokumentvorlage "aufsetzen"
mchten, knnen Sie die verwendete Dokumentvorlage auch nachtrglich fr jedes
Dokument ndern.
1

Laden Sie das Dokument, dessen Dokumentvorlage Sie ndern mchten.

ffnen Sie ber Extras>Vorlagen und Add-Ins den Dialog Dokumentvorlagen


und Add-Ins.
Abb. 1.112
Der Dialog Dokumentvorlagen und Add-Ins

90

Formatvorlagen und Dokumentvorlagen

Klicken Sie auf die Schaltflche Anfgen, um im Dialog Vorlage verbinden die
neu zu verwendende Dokumentvorlage auszuwhlen. Aktivieren Sie die
Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren, damit die Einstellungen in
den Formatvorlagen der neuen Dokumentvorlage auf bereits vorhandenen
Text angewendet werden.

Hinweis

Gut zu wissen
Im Dialog Organisieren knnen Sie Formatvorlagen, Makros, Symbolleisten
und Autotexte von einer Dokumentvorlage/einem Dokument in eine andere
bzw. ein anderes kopieren. Klicken Sie dazu im Dialog Dokumentvorlagen
und Add-Ins auf die Schaltflche Organisieren.

Gut zu wissen ist, dass sich bei der oben beschriebenen Vorgehensweise auch das
Erscheinungsbild von Text ndern kann, der mit einer Formatvorlage formatiert ist,
die eigentlich nicht in der neuen Dokumentvorlage vorhanden ist und somit unverndert bleiben msste. In diesem Fall richten Sie Ihr Augenmerk auf die Einstellung
Formatvorlage basiert auf im Dialog Neue Formatvorlage bzw. Formatvorlage
ndern. Ist hier eine Formatvorlage angegeben, die sich in der neuen Dokumentvorlage gendert hat, ndern sich entsprechend auch die Formatierungen der "aufgesetzten" Formatvorlage. Erhalten bleiben aber die zustzlichen Formatierungen,
die ber die "Basisformatvorlage" hinausgehen.

Textabschnitte fr Dateien mit anderen Dokumentvorlagen


Wollen Sie einen Textabschnitt in eine Datei mit einer anderen Dokumentvorlage
kopieren, ohne die Formatierungen und Formatvorlagen des Textabschnitts mit zu
kopieren, sind folgende Schritte notwendig.
1

Laden Sie das betreffende Dokument, markieren Sie den Text und klicken Sie
auf das Symbol Kopieren.

ffnen Sie die Zieldatei mit der anderen Dokumentvorlage. Setzen Sie den
Cursor an die Stelle, an der der Text eingefgt werden soll. Klicken Sie dann
auf Bearbeiten>Inhalte einfgen.

Markieren Sie im Dialog Inhalte einfgen in dem Bereich, in dem die Formate
aufgelistet sind, Unformatierten Text. Klicken Sie dann auf OK.

91

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.113
Das Men Bearbeiten

Abb. 1.114
Der Dialog Inhalte
einfgen

Formatieren Sie jetzt diesen Text in dem neuen Dokument.

Hinweis

Gut zu wissen
Standardmig werden Dokumentvorlagen von Word im Ordner Templates
bzw. Vorlagen gespeichert. Sie sehen dies auf der Registerkarte Speicherort
fr Dateien im Dialog Optionen (Extras>Optionen). Hier gibt es auch die
Mglichkeit, die Speicherorte zu ndern.
92

Professionelle Dokumente

Professionelle Dokumente
Zahlreiche Dokumenttypen brauchen nicht nur ein schickes Layout, sondern fr
den professionellen Anstrich weitere Elemente, z.B. ein Inhaltsverzeichnis, Funoten
und einen Index fr die schnelle Suche nach Inhalten im Text. Wenn Ihnen nicht
klar ist, was damit gemeint ist, blttern Sie an das Ende dieses Buchs am Schluss
finden Sie die Indexeintrge. Eine wissenschaftliche Arbeit z.B. sollte/muss diese
Elemente enthalten.

Inhaltsverzeichnis per Mausklick


Lngeren Dokumenten mit diversen Kapiteln sollte ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen vorangestellt werden. Abgesehen von der Mglichkeit, auf klassischem
Weg einfach ein Inhaltsverzeichnis zu schreiben, gibt es den eleganteren bzw.
bequemeren Weg, diese Arbeit an Word zu delegieren und sich ein Inhaltsverzeichnis erstellen zu lassen. Damit schlagen Sie mindestens drei Fliegen mit einer
Klappe: Sie sparen sich Tipparbeit, es ist garantiert, dass das Inhaltsverzeichnis
exakt den berschriften im Text entspricht (weil es daraus gebildet wird) und Sie
knnen per Hyperlink direkt zu den berschriften im Text springen.
Voraussetzung fr die Benutzung dieser Funktion ist, dass alle berschriften im
Dokument mit den fr berschriften vorgesehenen Formatvorlagen formatiert
wurden. Dann ist der Rest einfach.
1

Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments, da das Inhaltsverzeichnis an der Position des Cursors eingefgt wird.

Klicken Sie im Men Einfgen auf Referenz und im Untermen auf Index und
Verzeichnisse.

Hinweis CD:
einen Text, der fr
ein Inhaltsvers vorbereitet ist, finden
Sie in inhaltsverzeichnis.doc

Abb. 1.115
Den Dialog Index und
Verzeichnisse aufrufen

93

Word Das Programm fr Text und Co.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Inhaltsverzeichnis und entscheiden Sie sich im Feld Formate fr ein Layout. Auerdem legen Sie hier
Seitenzahlen fest, eventuell Fllzeichen sowie die Ebenen, die angezeigt werden sollen. Im Feld Ebenen legen Sie die Zahl der berschriftenebenen fest,
die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, also beispielsweise 3, wenn Sie Texte mit den Formatvorlagen berschrift 1, berschrift 2
und berschrift 3 bernehmen mchten.

Tipp

Indexeinstellungen
Wenn Sie nicht die Formatvorlagen berschrift 1 etc. fr die berschriften in
Ihrem Dokument verwendet haben, klicken Sie auf die Schaltflche Optionen,
um im folgenden Dialog aus der Liste die verwendeten Formatvorlagen den
Ebenen der Inhaltsangabe zuzuordnen. ber die Schaltflche ndern gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie die Formatierungen der fr die Inhaltsangabe verwendeten Formatvorlage einstellen, also das Aussehen der Inhaltsangabe beeinflussen knnen.

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.


Abb. 1.116
Der Dialog fr die
Einstellungen des
Inhaltsverzeichnis

94

Professionelle Dokumente

Nun sehen Sie das fertige Inhaltsverzeichnis mit dem gewhlten Layout. Die
graue Schattierung signalisiert lediglich, dass es sich um ein Feld handelt.
Damit Sie von einer der berschriften per Hyperlink in den Text springen
knnen, halten Sie die S-Taste gedrckt und fahren mit dem Mauszeiger
ber die berschrift. Klicken Sie, wenn das Hndchen auftaucht.

Abb. 1.117
Ein Inhaltsverzeichnis
mit Seitenzahlen und
Fllzeichen

Hinweis

Gut zu wissen
Falls Sie eine der berschriften im Text ndern, muss das Inhaltsverzeichnis
aktualisiert werden, da die nderungen nicht automatisch bernommen werden. Dazu setzen Sie den Cursor in das Inhaltsverzeichnis und drcken die
Taste ). Im dann folgenden Dialog aktiveren Sie die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren.

Funoten im Text
Insbesondere in wissenschaftlichen Texten sind Funoten ein Muss, weil man hier
auf Literatur hinweist, Quellen benennt und in der Regel auch Anmerkungen
schreibt, die sich auf den Text beziehen, aber den Argumentationsgang des Textes
inhaltlich stren wrden. Wer schon zu Zeiten der Schreibmaschine wissenschaftliche Texte verfasst hat, kann ein leidvolles Lied davon singen, wie viele Seiten in den
Papierkorb gewandert sind, weil Funoten nachtrglich hinzugefgt werden mussten, aber der Platz nicht mehr reichte und/oder die Nummerierung nicht mehr
stimmte. Schnee von gestern und groe Erleichterung! In Word steht eine Funotenfunktion zur Verfgung, die die Funotenzeichen automatisch durchnummeriert und die Nummerierung gegebenenfalls anpasst.
Die Funoten knnen am Ende der Seite mit dem Funotenzeichen erscheinen
oder am Ende des Textes, Word bezeichnet sie dann als Endnoten. In beiden Fllen
95

Word Das Programm fr Text und Co.

werden sie automatisch durch eine kleine horizontale Linie vom Rest des Textes
abgetrennt. Die folgenden Schritte beschreiben Funoten am Ende der jeweiligen
Seite.

Abb. 1.118
Funoten am Ende der
Seite

Funoten einfgen
Sie brauchen sich beim Einfgen von Funoten nicht zu berlegen, ob auf der Seite
noch Platz fr eine Funote ist: Word reserviert durch Verrcken des restlichen Textes nach unten den Platz beim Einfgen von Funoten automatisch, egal, wie viele
Funoten am Fu der Seite erscheinen sollen oder wie lang eine Funote ist. Bei
extrem langen Funoten wird der Funotentext im unteren Bereich der folgenden
Seite fortgesetzt bzw. eine ganze Seite mit Funotentext gefllt.

Abb. 1.119
Der Dialog Fu- und
Endnote

96

Setzen Sie den Cursor genau an die Stelle, an der das Funotenzeichen
erscheinen soll.

ffnen Sie ber Einfgen>Referenz>Funote den Dialog Fu- und Endnote.

Professionelle Dokumente

Im Dialog Fu- und Endnote klicken Sie einfach auf OK, wenn Sie die Voreinstellungen bernehmen wollen. Sofern Sie die Funoten am Ende des Textes
sammeln wollten, wrden Sie hier von der Option Funoten zu Endnoten
wechseln. Fr andere Funotenzeichen als 1, 2, 3 etc. klicken Sie auf den Auswahlpfeil am Feld Zahlenformat.
Hinweis

Gut zu wissen
Mit der Schaltflche Konvertieren knnen Sie Funoten in Endnoten umwandeln, so dass sie nicht erneut eingefgt werden mssen, falls Sie sich anders
entscheiden.

Der Beginn der Nummerierung lsst sich ndern. Auerdem knnen Sie festlegen, dass die Nummerierung nicht fortlaufend sein, sondern mit jedem
Abschnitt oder jeder Seite neu beginnen soll. Klicken Sie nach allen Einstellungen auf Einfgen.

Sie sehen, dass der Cursor nun im Funotenbereich steht und dass automatisch eine kleine hochgestellte Ziffer erschienen ist. Schreiben Sie an dieser
Stelle den Text fr die Funote. In der Ansicht Normal erscheint ein deutlich
vom brigen Text abgetrennter Bereich.

Abb. 1.120
Funoten eingeben in
der Ansicht Normal

Wenn Sie jetzt mit dem Cursor zurck in den Text gehen, werden Sie bemerken,
dass im Text ein Funotenzeichen erschienen ist (in der Ansicht Normal klicken Sie
auf die Schaltflche Schlieen). Am besten knnen Sie die gesetzten Funoten und
die Abgrenzung durch den horizontalen Strich in der Seitenansicht betrachten. Klicken Sie dazu auf das gleichnamige Symbol. Wenn Sie mit dem Cursor ber ein
Funotenzeichen im Text fahren, erscheint eine Info-Box, die den Funotentext
anzeigt.

97

Word Das Programm fr Text und Co.

Tipp

Navigieren zwischen Funoten und Text


Um vom Text zurck in den Text einer Funote zu springen, gibt es mehrere
Wege. Am schnellsten gelangen Sie zu einer Funote, indem Sie ber
Ansicht>Funote gehen. Damit landet der Cursor wieder im Funotenbereich.
Achtung: Klicken Sie nicht auf Einfgen>Referenz>Funote! Damit setzen Sie
dann ungewollt eine neue Funote. Wenn Sie im Funotenbereich (bzw. Endnotenbereich bei Endnoten) auf Ansicht>Funote klicken, springt der Cursor
zu dem entsprechenden Funotenzeichen im Text. Wenn Sie in einem langen
Text gezielt zu einem Funotenzeichen gelangen mchten, nehmen Sie am
besten den Weg ber Bearbeiten>Gehe zu, um den Dialog Suchen und Ersetzen aufzurufen. Auf der Registerkarte Gehe zu stellen Sie als Element Funote
ein, geben die Nummer der Funote an und klicken dann auf Gehe zu.

Um eine Funote zu lschen, markieren Sie das Funotenzeichen im Text und drcken die _-Taste.

Funoten formatieren
Sofern der Funotentext mehr als eine Zeile umfasst, sollte er so formatiert werden, dass alle Zeilen abgesehen von der ersten eingerckt werden. Dies ist mit
einem hngenden Einzug zu erreichen bzw. mit einem hngenden Einzug in Kombination mit einem Tabstopp. Dadurch wird der linke Rand immer "glatt". Damit
Sie die entsprechenden Einstellungen nicht Funote fr Funote eingeben mssen,
bietet es sich an, die von Word vorgegebene Formatvorlage fr Funotentext anzupassen (Format>Formatvorlage und Formatierung>Funotenzeichen>ndern).

Abb. 1.121
Funote mit einem
hngenden Einzug

98

Professionelle Dokumente

Indexe einfgen
Wenn Sie in diesem Buch ans Ende blttern, entdecken Sie Indexeintrge, also
Fachbegriffe aus dem Text unter Angabe der jeweiligen Seitenzahl. Darber knnen Sie schnell und gezielt zu bestimmten Erklrungen gelangen. Haben wir diese
Indexeintrge mhselig fr Sie zusammengestellt, indem wir den ganzen Text
durchgegangen sind und die wichtigen Begriffe herausgeschrieben haben? Gern
wrden wir eifrig nicken, aber nein es war viel einfacher. ber die Indexfunktion
von Word lsst sich ein Index relativ rasch zusammenstellen, da die Begriffe aus
dem Text herausgefiltert werden knnen. Um einen Indexeintrag zu setzen, verfahren Sie folgendermaen:
1

Markieren Sie den Begriff, den Sie in den Index aufnehmen mchten; dies
erspart Ihnen die Eingabe des Begriffs in ein Feld des Dialogs, den Sie gleich
ffnen.

Klicken Sie im Men Einfgen auf Referenz und im Untermen auf Index und
Verzeichnisse.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Index.

Hinweis CD:
index.doc

Abb. 1.122
Die Registerkarte Index
im Dialog Index und
Verzeichnisse

Klicken Sie auf die Schaltflche Eintrag festlegen, um den Dialog Indexeintrag
festlegen zu ffnen. Sie sehen, dass der markierte Begriff im Feld Haupteintrag bereits angezeigt wird. Klicken Sie auf Schlieen.

99

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.123
Der Dialog Indexeintrag
festlegen

Damit ist der Eintrag festgelegt. Zu erkennen ist dies im Text nur, wenn Sie die so
genannten Formatierungszeichen anzeigen lassen (Extras>Optionen>Registerkarte
Ansicht>Ausgeblendeten Text).
Um die Eintrge am Ende des Textes zu sammeln, ffnen Sie erneut den Dialog
Index und Verzeichnisse. Hier knnen Sie auf der Registerkarte Index noch ein paar
Einstellungen vornehmen, so etwa die Anzahl der Spalten, in denen die Eintrge
aufgelistet werden. Nach einem Klick auf OK erscheint der Index nach einem
Abschnittswechsel am Ende des Textes.

Haupt- und Untereintrge


Mit den obigen Schritten haben Sie einen einfachen Index gesetzt. In der Praxis
werden meistens Haupt- und Untereintrge gebildet, d.h., es gibt einen Oberbegriff
fr eine Reihe von inhaltlich dazugehrenden Untereintrgen. Die Mglichkeit,
Untereintrge zu definieren, finden Sie ebenfalls im Dialog Indexeintrag festlegen.
Geben Sie hier einen Haupteintrag ein (oder bernehmen Sie den markierten
Begriff) und im Feld darunter einen Untereintrag.
Denken Sie daran, dass die verschiedenen Untereintrge nur unter einem Haupteintrag zusammengefasst werden, wenn der Haupteintrag jedes Mal identisch ist.
Heit es mal Abstand mal Abstnde, funktioniert die Zusammenfassung logischerweise nicht.

100

Professionelle Dokumente

Abb. 1.124
Das Men Bearbeiten

Bearbeitung von Indexeintrgen


Wenn Sie sich die Indexeintrge anzeigen lassen, knnen Sie sie auch direkt im Text
bearbeiten. Setzen Sie den Cursor in die geschweifte Klammer und nehmen Sie die
gewnschte Korrektur vor. Sie knnen auch hier Untereintrge eingeben, achten
Sie aber auf die erforderliche Syntax, also beispielsweise auf den Doppelpunkt zwischen Haupt- und Untereintrag.

Hyperlinks
Hyperlinks kennen Sie aus dem Internet. Gekennzeichnet durch eine Hand springen
Sie damit von Seite zu Seite. Auf gut Deutsch werden sie als Sprungadressen
bezeichnet. Sie mssen sich aber nicht unbedingt in die groe weite Welt des Internets begeben, um einem Hyperlink zu begegnen; auch in Word stehen sie zur Verfgung. Dabei gibt es die Mglichkeit, unterschiedliche Ziele zu definieren. Sie knnen z.B. zu einer beliebigen Datei springen, zu einer vorher definierten Textmarke,
also zu einer namentlich benannten Stelle im Text, zu einer Webseite oder zum
Beginn des Dokuments.
Um ein Hyperlink zu setzen, mit dem Sie zu einer Textmarke in einem anderen
Dokument springen, fhren Sie die folgenden Schritte durch:
1

Definieren Sie am Zielort, also dort, wo Sie mit Hilfe des Hyperlinks hinspringen mchten, eine Textmarke. Markieren Sie dazu den Begriff, der das Ziel
sein soll (oder setzen Sie den Cursor einfach an eine bestimmte Stelle) und
ffnen Sie ber Einfgen>Textmarke den Dialog Textmarke. Hier geben Sie
der Textmarke einen Namen und klicken auf Hinzufgen.
101

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.125
Die Textmarke
festlegen

Markieren Sie den Begriff, von dem Sie per Hyperlink zu der eben definierten
Textmarke springen mchten.

Whlen Sie ber das Men Einfgen den Dialog Hyperlink einfgen.
Abb. 1.126
Der Dialog Hyperlink
einfgen

102

Aktivieren Sie auf der linken Seite des Dialogs das Symbol Datei oder Webseite. Legen Sie im Feld Suchen in den Pfad zur gesuchten Datei fest und markieren Sie im unteren Bereich die Zieldatei.

Klicken Sie auf die Schaltflche Textmarke und markieren Sie im Dialog Stelle
im Dokument auswhlen die Textmarke, zu der Sie springen mchten.

Professionelle Dokumente

Abb. 1.127
Die Textmarke
festlegen

Besttigen Sie beide Dialoge mit OK.

Hinweis

Gut zu wissen
Beachten Sie, dass Sie als Ziel auch eine Webseite festlegen knnen. Sie geben
die Adresse im gleichnamigen Feld ein.

Jetzt erscheint im Text der Hyperlink. Wenn Sie bei gedrckter S-Taste mit dem
Mauszeiger ber die Textstelle fahren, erscheint eine Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger. Nun gengt ein einfacher Mausklick, um zur entsprechenden Datei und
festgelegten Textmarke zu gelangen.

Abb. 1.128
Der Hyperlink im Text

103

Word Das Programm fr Text und Co.

Hyperlinks blau und unterstrichen?


Als rgerlich empfinden Sie vielleicht die Formatierung, die ein Hyperlink automatisch annimmt: blau und unterstrichen. Diese Formatierung, d.h. die Formatvorlage fr Hyperlinks, lsst sich genau so ndern wie andere Formatvorlagen:
1

Setzen Sie den Cursor in den Hyperlink.

Klicken Sie auf Format>Formatvorlagen und Formatierung.

Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Auswahlpfeil am Feld Formatierung


des markierten Textes, in dem Hyperlink angezeigt wird.

Whlen Sie die Option ndern.

Im Dialog Formatvorlage ndern klicken Sie auf die Schaltflche Format und
im Men auf Schriftart.

Im Dialog Zeichen verndern Sie die Formatierungseinstellungen nach


Wunsch. Besttigen Sie mit OK.

Abb. 1.129
Die Formatvorlage des
Hyperlinks ndern

104

Professionelle Dokumente

Hyperlinks erhalten Besuch! Ist ein Hyperlink einmal angeklickt worden, wird aus
ihm ein so genannter besuchter Hyperlink. Diese Hyperlinks nehmen eine andere
Farbe an, im Standard eine Art Violett. Auch die Formatvorlage eines besuchten
Hyperlinks lsst sich wie oben beschrieben ndern.

Hinweis

Sprungadressen definieren
Wenn Sie in der Zieldatei keine Textmarke setzen, springen Sie mit dem
Hyperlink an den Anfang des festgelegten Dokuments. Natrlich knnen Sie
per Hyperlink auch zu Dateien aus anderen Anwendungen gelangen, z.B. zu
einer Excel-Datei oder einer PowerPoint-Folie. Bei einem Excel-Dokument
fhrt der Hyperlink Sie zu der aktiven Zelle der Arbeitsmappe.

Innerhalb eines Dokuments knnen Sie mit Hyperlinks zum Anfang des Dokuments
springen, zu berschriften oder Textmarken. Der Sprung zum Beginn eines Dokumentes scheint etwas berflssig, da dies ja auch mit der Tastenkombination
S+P wunderbar funktioniert. Ansonsten ffnen Sie den Dialog Hyperlink einfgen und markieren das Symbol Aktuelles Dokument im linken Bereich. Nun
erscheint eine Art Auswahlbaum. Um zu berschriften springen zu knnen, mssen diese zuvor mit einer der entsprechenden Formatvorlagen formatiert worden
sein. Sie markieren einfach die gewnschte "Zielberschrift" und klicken auf OK.

Abb. 1.130
Hyperlinks innerhalb
des Dokuments setzen

105

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Hyperlinks entfernen
Sie entfernen Hyperlinks im Dialog Einfgen>Hyperlink mit der Schaltflche
Hyperlink entfernen.

Quer durch den Text Verweise


Das Setzen von Verweisen ist ebenfalls hilfreich bei der Navigation in einem langen
Text, dient aber in erster Linie der Verknpfung von Textstellen, um sie bei nderungen aktualisieren zu knnen. Bei Verweisen wird ein Element eines Textes an
einer bestimmten Stelle als Verknpfung eingefgt und kann von dort leicht wieder erreicht werden. Denken Sie sich als Beispiel eine berschrift in einem lngeren
Text. Wenn Sie in einem Satz auf ein Kapitel hinweisen, also etwa schreiben "sehen
Sie dazu Kapitel 11 Die Flora und Fauna, dann ist es sinnvoll, die berschrift, die
hier erwhnt wird, als Verweis einzufgen. Dadurch knnen Sie diese berschrift
direkt ansteuern und auerdem den Verweis aktualisieren, falls sich die berschrift
ndern sollte. Voraussetzung ist wieder einmal, dass Sie die berschriften mit Formatvorlagen formatiert haben.
1
Hinweis CD:
Einen Text mit Verweisen bietet verweise.doc
Abb. 1.131
Der Dialog Querverweis

106

Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Verweis einfgen mchten, auf Einfgen>Referenz und im Untermen auf Querverweis.

Professionelle Dokumente

Legen Sie als Verweistyp berschrift fest und im Feld Verweisen auf den Eintrag berschriftentext. Damit erscheint der volle Text der berschrift als Verweis im Text.

Markieren Sie im unteren Bereich die berschrift, die Sie einfgen mchten.

Klicken Sie auf die Schaltflche Einfgen und danach auf Schlieen.

Wenn Sie jetzt die eingefgte berschrift im Text anklicken, wird sie automatisch
grau unterlegt als Zeichen, dass es sich um ein so genanntes Feld handelt. Mit
gedrckter S-Taste knnen Sie zu der berschrift springen. Zum Aktualisieren,
also zum Anpassen an Vernderungen, setzen Sie den Cursor in den Verweis und
drcken die Taste ).

Abb. 1.132
Die berschrift als
Verweis im Text

Unterschiedliche Versionen
Wenn Sie lange an einem bestimmten Text arbeiten und ihn mehrmals berarbeiten, ist es mitunter von Vorteil, verschiedene Bearbeitungszustnde zu speichern.
Um den Wust an Dateinamen, der dadurch mitunter entsteht, zu vermeiden, ist es
ratsam, das Angebot von Word, Versionen eines Dokuments anzulegen, zu nutzen.
Diese Versionen werden in dem Dokument gespeichert, so dass Sie nur einen
Dateinamen auf Ihrer Festplatte finden.
1

Klicken Sie im Men Datei auf Versionen.

Klicken Sie im Dialog Versionen auf die Schaltflche Jetzt speichern.

Geben Sie im Dialog Version speichern einen Kommentar zu dieser Version


ein und klicken Sie auf OK.

107

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.133
Versionen anlegen

Abb. 1.134
Eine neue Version
hinzufgen

108

Professionelle Dokumente

Abb. 1.135
Einen Kommentar zum
Wiedererkennen der
Version eingeben

Damit haben Sie den aktuellen Stand des Dokuments als Version gespeichert.
Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments gespeichert haben, werden diese
im Dialog Versionen nach Datum sortiert aufgelistet.

Abb. 1.136
Verschiedene gespeicherte Versionen eines
Dokuments

Mit der Option Version automatisch speichern wird bei jedem Schlieen des Dokuments eine neue Version hinzugefgt. Mchten Sie eine ltere Version verwerfen,
markieren Sie diese im Dialog Versionen und klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche Lschen. Mit der Schaltflche Kommentare knnen Sie die Kommentare einsehen, aber nachtrglich nicht bearbeiten. Vergeben Sie also schon beim
Anlegen einer Version aussagekrftige Kommentare.
Um eine ltere Version eines Dokuments wieder ins Leben zurckzurufen, markieren Sie die gewnschte Version im Dialog Versionen und klicken Sie auf die Schaltflche ffnen. Die ausgewhlte Version wird in einem neuen Fenster von Word
angezeigt. Sie sehen in der Titelleiste dieses Fensters das Speicherdatum der Ver-

109

Word Das Programm fr Text und Co.

sion und die Versionsnummer. Mchten Sie jetzt nderungen an dieser Version
vornehmen und abspeichern, mssen Sie die Version als neues Dokument speichern.

Abb. 1.137
Eine alte Version
einsehen

Tipp

Versionswirrwarr eindmmen
Wenn Sie fr ein Dokument viele, viele Versionen angelegt haben, droht die
Informationsflut mitunter berzulaufen und die Dateigre des Dokuments
ufert entsprechend aus. Um diese Flut einzudmmen, trennen Sie sich regelmig von nicht bentigten Versionen.

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen


Wollen Sie Text an einer Linie ausgerichtet untereinander setzen, bietet sich die
Arbeit mit Tabulatoren, auch Tabstopps genannt, an. Neben den Tabstopps bietet
Word seit etlichen Versionen auch regelrechte Tabellen an, also Spalten und Zeilen,
in die man hineinschreiben kann. Tabellen sind schnell eingefgt und in ihrer
Handhabung auf den ersten Blick recht einfach, sie knnen aber in vieler Hinsicht
bearbeitet werden, so dass es sinnvoll erscheint, einige der Bearbeitungsmglichkeiten nher zu betrachten. Tabstopps wirken etwas "fragiler" als Tabellen, d.h., man
kann einmal gesetzte Tabstopps ungewollt wieder "verlieren", wenn man nicht ordnungsgem mit ihnen umgeht, dafr bieten sie im Vergleich zu Tabellen aber
auch ein paar Vorteile, z.B. eine dezimale Ausrichtung und Fllzeichen (Nheres
110

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

dazu spter in diesem Abschnitt). Wir lassen hier sozusagen dem "Alter" Vortritt
(die Funktion der Tabstopps gibt es bei Word schon lange, Tabellen kamen spter
hinzu) und beginnen diesen Abschnitt mit der Beschreibung von Tabstopps.

Abb. 1.138
Text wird mit
Tabstopps untereinander ausgerichtet

Tapstopps erstellen
Word ist "von Haus aus" mit Tabstopps ausgerstet. Sobald Sie die T-Taste drcken, springt der Cursor zur nchsten Tabstoppmarke. Standardmig sind die
Marken alle 1,25 cm gesetzt. Reicht Ihnen diese Einteilung, brauchen Sie an dieser
Stelle eigentlich nicht mehr weiterzulesen (Notfalls knnen Sie diese Standardtabstopps auch verndern). Aber wenn Sie fr eine Tabelle bzw. Auflistung individuelle
Tabstoppabstnde bentigen, mssen Sie die Positionen der Tabstopps jeweils festlegen. Dazu gibt es zwei Methoden, eine fhrt ber das Lineal am Bildschirm, die
andere ber den Dialog Tabstopps.
1

Sie ffnen den Dialog Tabstopps im Men Format mit der Option Tabstopps.
Abb. 1.139
Der Dialog Tabstopps

111

Word Das Programm fr Text und Co.

In diesem Dialog legen Sie Tabstopps fr den Absatz fest, in dem der Cursor
steht. Im Feld Tabstoppposition geben Sie in Zentimetern ein, wie weit der
Tabstopp vom linken Rand entfernt sein soll.

Ob der Text, den Sie am Tabstopp eingeben, direkt rechts von der Tabstoppmarke beginnt (links), ob er sich um den Tabstopp quasi herumlegt (zentriert) oder am Tabstopp endet (rechts) oder ob bei Eintrgen mit Nachkommastellen jeweils das Komma am Tabstopp stehen wird (dezimal), bestimmen Sie im Bereich Ausrichtung. Die Option Vertikale Linie fgt eine vertikale
Linie am Tabstopp ein.

Im Bereich Fllzeichen knnen Sie Zeichen aktivieren, mit denen der Leerraum
vor einem Tabstopp ausgefllt wird. Fllzeichen bieten sich vor allem an,
wenn zwischen einem Tabstopp und dem nchsten Zeichen in der gleichen
Zeile ein groer Zwischenraum steht, wie dies z.B. bei Inhaltsverzeichnissen
der Fall sein kann. Klicken Sie einfach auf eine der Optionen.

Haben Sie die Einstellungen fr einen Tabstopp erledigt, klicken Sie auf Festlegen. Erst wenn Sie alle Tabstopps wie beschrieben gesetzt haben, verlassen
Sie den Dialog mit OK.

Hinweis

Gut zu wissen
In dem Dialog Tabstopps ndern Sie auch die Standardtabstopps. Geben Sie
im gleichnamigen Feld einfach einen anderen Wert an.

Im Lineal entdecken Sie nun die kleinen Zeichen fr die gesetzten Tabstoppmarken.
Wenn Sie jetzt die T-Taste bettigen, springen Sie jeweils zur nchsten Marke.
Drcken Sie am Ende der Zeile die -Taste.

Abb. 1.140
Das Lineal mit
Tabstoppmarken

Soll ein Tabstopp gendert werden, markieren Sie ihn in der Liste im Dialog Tabstopps und korrigieren die Einstellungen. Am Ende klicken Sie wieder auf Festlegen.

112

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Wichtig zu wissen ist, dass Sie Tabstopps nur dann von einem Absatz zum nchsten bernehmen, wenn Sie am Ende der Zeile die -Taste bettigen und nicht
mit den Pfeiltasten vorwrts gehen. Achten Sie gut darauf. Pltzlich die Tabstopps
zu "verlieren", weil man nicht die -Taste gedrckt hat, ist ein gngiges Problem
beim Umgang mit Tabstopps und fhrt erfahrungsgem mitunter sogar zu Verzweiflung und Trnen!

Tabstopps auf die Schnelle


Kommt es nicht drauf an, dass die Tabstopps ganz exakt und millimetergenau
gesetzt werden, knnen Sie Tabstopps auch direkt und schneller im Lineal setzen.

Abb. 1.141
Tabstopps im Lineal
gesetzt

Whlen Sie zunchst die Ausrichtung des Tabstopps im kleinen linken Quadrat des Lineals. Mit jedem Klick auf dieses Quadrat aktivieren Sie die nchste
der mglichen Ausrichtungen.

Sobald die gewnschte Ausrichtung in der dazugehrigen Textbox erscheint,


klicken Sie mit der Maus im Lineal auf die gewnschte Position. Auch hier gilt
der Tabstopp nur fr den Absatz, in dem der Cursor steht, aber mit jedem
Drcken der -Taste am Ende der Zeile nehmen Sie ihn weiter mit nach
unten.

Haben Sie beim Setzen nicht auf Anhieb die richtige Position erwischt, knnen Sie
Tabstopps im Lineal verschieben. Klicken Sie den fraglichen Tabstopp einfach an
und ziehen Sie ihn mit gedrckter Maustaste an die neue Position. Das Lschen
eines Tabstopps funktioniert hnlich, nur dass Sie ihn dann vom Lineal weg
irgendwo ins "Nirwana", d.h. auerhalb des Lineals ziehen.

Tabellen Text und Zahlen in Spalten und Zeilen


Neben den Tabstopps bietet Word auch regelrechte Tabellen, um der Ordnungsliebe genge zu tun und Text und/oder Zahlen sauber untereinander anzuordnen.
Die Tabellenfunktion von Word ist mittlerweile auerordentlich leistungsstark,
selbst rechnen knnen Sie in diesen Tabellen. Fr komplexe Berechnungen sollte
bzw. muss man aber nach wie vor auf die Rechenknste von Excel zurckgreifen.
Erstellen Sie eine einfache Tabelle fr Namen und Telefonnummern, um den
Umgang mit Tabellen kennen zu lernen.

113

Word Das Programm fr Text und Co.

Tabellen einfgen
In der Menleiste finden Sie das Men Tabelle. Die Befehle zum Einfgen und Bearbeiten von Tabellen befinden sich alle im Pulldown-Men dieses Menpunktes
bzw. in den Untermens. Alternativ knnen Sie auch die Symbolleiste Tabellen und
Rahmen aktivieren und mit den Symbolen dieser Symbolleiste arbeiten (Ansicht>Symbolleisten).
1

Klicken Sie in dieser Symbolleiste auf das Symbol Tabelle einfgen, aber achten Sie darauf, dass der Cursor an der Stelle steht, an der die Tabelle beginnen soll.
Abb. 1.142
Eine Tabelle einfgen

Im Dialog Tabelle einfgen legen Sie den Umfang der Tabelle fest. Brauchen
Sie beispielsweise drei Spalten, um in der Liste untereinander Name, Vorname und Telefonnummer aufzufhren, dann geben Sie in das Feld Spaltenanzahl eine 3 ein.

Im Feld Zeilenanzahl knnen Sie es bei der eingetragenen 2 belassen, da Sie


die Zeilenanzahl bequem beim Ausfllen der Tabelle bestimmen knnen.

Abb. 1.143
Der Dialog Tabelle
einfgen

114

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

In der Standardeinstellung sind im Bereich Einstellung fr optimale Breite die


Optionen Feste Spaltenbreite und Auto aktiviert. Mit Auto legt Word die Spalten alle so breit an, dass sich die Tabelle ber das ganze Blatt erstreckt.
Ansonsten geben Sie hier einen Wert ein.

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie die Option Optimale Breite: Inhalt aktivieren, passt sich die Spaltenbreite dem jeweiligen Eintrag in der Spalte an Sie sehen die Spaltenbreite
quasi mitwachsen.

Nachdem Sie die Einstellungen mit OK besttigt haben, sehen Sie auf dem Bildschirm eine umrandete Tabelle.

Abb. 1.144
Eine leere Tabelle

Wenn die Tabelle nicht an der richtigen Stelle stehen sollte, knnen Sie sie am Verschiebepunkt mit der Maus greifen. Dieser Punkt erscheint automatisch, sobald Sie
den Cursor in die Tabelle setzen.

Abb. 1.145
Die ausgefllte Tabelle
mit Verschiebepunkt

Die Tabelle ausfllen


1

Nun tragen Sie in die erste Spalte den Namen ein und gehen mit der
T-Taste (oder Pfeiltaste) in die nchste Spalte und nach dem entsprechenden Eintrag in die dritte.
115

Word Das Programm fr Text und Co.

Sobald der Text an das Ende einer Zelle stt, fhrt Word automatisch einen
Zeilenumbruch durch.

Wichtig ist, dass Sie nach dem Eintrag in der letzten Spalte, im Beispiel also
nach der Telefonnummer, wieder die T-Taste bettigen, um die Tabelle
jeweils um eine Zeile zu verlngern.

Hinweis

Gut zu wissen
Benutzen Sie nicht die -Taste, denn damit wrden Sie nur den Cursor
innerhalb der Zelle eine Zeile tiefer setzen. Sie sind brigens nicht darauf
beschrnkt, Tabellen nur mit Text zu fllen, Sie knnen in die Zellen auch Grafiken oder wiederum Tabellen einfgen. Klicken Sie dazu erneut auf Tabelle>Einfgen>Tabelle.

Wenn Sie schon beim Einfgen der Tabelle wissen, wie viele Zeilen Sie bentigen,
knnen Sie alternativ zum Erweitern der Tabelle whrend des Schreibens auch im
Dialog Tabelle einfgen im Feld Zeilenanzahl die gewnschte Zeilenanzahl angeben.
Damit generieren Sie dann eine fertige Tabelle, in der Sie mit der T-Taste oder
den Pfeiltasten vorangehen knnen.

Spaltenbreite/Zeilenhhe ndern
Oft wird man feststellen, dass einige Spalten viel zu breit bzw. zu schmal fr die
Eintrge sind. Das Gleiche gilt fr die Zeilenhhe. Die Lsung des Problems besteht
darin, die Spaltenbreite und/oder Zeilenhhe den Eintrgen entsprechend anzupassen.
Prinzipiell gibt es zwei Wege, um die Breite und Hhe der Spalten bzw. Zeilen zu
ndern: Im Dialog oder mit der Maus. Die Maus leistet hier gute Dienste, da man
whrend der Aktion mit der Maus die Tabelle noch vor Augen hat. Wenn Sie den
Mauszeiger an eine der vertikalen Linien zwischen den Spalten fhren und dann
mit gedrckter Maustaste nach rechts oder links gehen, vergrern bzw. verkleinern Sie die Spaltenbreite. Dabei verndert der Mauszeiger sein Aussehen. Die Zeilenhhe beeinflussen Sie auf dem gleichen Wege, nur dass Sie dann an den horizontalen Linien ziehen mssen. Halten Sie die A-Taste beim Ziehen gedrckt,
werden die Mae der Zeilen bzw. Spalten im Lineal angezeigt.

116

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Abb. 1.146
Die Spaltenbreite mit
der Maus bestimmen

Spaltenbreiten/Zeilenhhen im Dialog ndern


Ist die Hand zu zittrig oder fehlt die bung und der Mauszeiger will und will einfach nicht zu einem Kreuz mit zwei Pfeilen werden, dann nehmen Sie die Einstellungen am besten ber das Men Tabelle im Dialog Tabelleneigenschaften auf den
Registerkarten Zeile bzw. Spalte vor:
1

Markieren Sie die ganze Tabelle, wenn alle Spalten die gleiche Breite haben
sollen.

Klicken Sie auf Tabelle>Tabelleneigenschaften und wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Spalte.
Abb. 1.147
Die Registerkarte Spalte
im Dialog Tabelleneigenschaften

Aktivieren Sie die Option Bevorzugte Breite und geben Sie das gewnschte
Ma ein.
117

Word Das Programm fr Text und Co.

Sofern die einzelnen Spaltenbreiten unterschiedlich sein sollen, wandern Sie


mit der Schaltflche Nchste Spalte durch die Tabelle und stellen die Breite
jeweils neu ein. Es ist dann nicht notwendig, die Tabelle vorher zu markieren.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Zeile, um die Zeilenhhe zu definieren. Aktivieren
Sie die Option Hhe definieren und geben Sie ein Ma ein. Im Feld Zeilenhhe knnen Sie entweder Genau oder Mindestens einstellen. Mit Genau ist die Hhe fest
definiert. Passen die Eintrge nicht mehr in die Zelle, werden sie abgeschnitten und
nicht angezeigt. Mit Mindestens wird die Zeilenhhe gegebenenfalls vergrert,
also bei lngeren Eintrgen oder eingefgten Grafiken, die nicht in die Zelle mit der
angegebenen Hhe (und Breite) passen. Diese Option ist insbesondere auch bei der
Gestaltung von Webseiten interessant.

Tipp

Spaltenbreite per AutoAnpassen


Am einfachsten regeln Sie die Breite aller Spalten mit den Eintrgen des
Untermens AutoAnpassen im Men Tabelle. Wenn Sie hier auf die Option
AutoAnpassen an Inhalt klicken, wird die Spaltenbreite dem lngsten Text in
der Spalte angepasst. Die Option Gre an Fenster anpassen dehnt die
Tabelle so, dass sie die gesamte Seitenbreite einnimmt. Die Spaltenbreite
wchst mit den Eintrgen quasi mit. Ist diese Einstellung versehentlich aktiv,
whlen Sie Feste Spaltenbreite; die Spalte verhlt sich dann wieder "normal".

Versetzte Spaltenbreiten
Um eine Tabelle mit dem unten abgebildeten Effekt zu erhalten, muss die Zelle, die
Sie verkrzen bzw. verlngern wollen, markiert werden. Dann ziehen Sie an der
Trennlinie wie oben beschrieben. Achten Sie aber darauf, die gesamte Zelle zu markieren und nicht nur den Eintrag.

Abb. 1.148
Einzelne Zellenbreiten
verndern

118

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Eine berschrift fr zwei Spalten


Insbesondere fr berschriften, aber auch fr andere Zwecke, eignet sich die Mglichkeit, Zellen zu verbinden.
1

Markieren Sie die Zellen, in denen die berschrift stehen soll, also die erste
Zeile der Tabelle.

Whlen Sie im Men Tabelle die Option Zellen verbinden.

Sie sehen, dass aus den markierten Zellen eine Zelle geworden ist. Der Text in dieser
Zelle lsst sich nun problemlos zentrieren, so dass die berschrift "mittig" in der ersten Zeile steht.

Abb. 1.149
Eine Tabelle mit einer
zentrierten berschrift

Hinweis

Gut zu wissen
Das Pendant zu Zellen verbinden ist Zellen teilen. Setzen Sie den Cursor in die
relevante Zelle und ffnen Sie ber Tabelle>Zellen teilen den Dialog Zellen
teilen. Hier legen Sie fest, in wie viele Spalten und eventuell auch Zeilen Sie
die Zelle teilen mchten.

Spalten/Zeilen einfgen
Man fgt eine Tabelle ein und hat prompt eine Spalte vergessen! Dieses Missgeschick lsst sich problemlos regeln, denn natrlich sind auch Word-Tabellen flexibel genug, um nachtrglich Spalten aufzunehmen.

119

Word Das Programm fr Text und Co.

Setzen Sie den Cursor in die Spalte, neben der die neue Spalte eingefgt werden soll. Klicken Sie dann im Men Tabelle auf Einfgen und im Untermen
entweder auf Spalten nach links oder Spalten nach rechts (fgt links oder
rechts von der Zelle mit dem Cursor eine Spalte ein).
Abb. 1.150
Eine Spalte hinzufgen

Um eine neue Zeile einzufgen, verfahren Sie quasi genau so, nur dass Sie
im Untermen die entsprechenden Optionen zum Einfgen von Zellen
benutzen.

Denken Sie daran, dass Sie Zeilen nicht einfach durch Drcken der -Taste einfgen knnen wie in "normalen" Texten; mit der -Taste erzeugen Sie einen
Absatz innerhalb der aktuellen Zelle.

Spalten/Zeilen lschen
Es kann passieren, dass Sie im Eifer des Gefechts auch zu viele statt zu wenige Spalten oder Zeilen eingefgt haben. Von berflssigen Spalten oder Zeilen knnen Sie
sich nicht einfach mit der _-Taste trennen, sondern nur mit dem entsprechenden Befehl. Stellen Sie den Cursor in eine Zelle der zu lschenden Spalte bzw. Zeile.
Klicken Sie im Men Tabelle auf Lschen und whlen Sie im Untermen aus, was
Sie lschen mchten.

120

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Abb. 1.151
Zeilen/Spalten lschen

Formatieren der Tabelle


Brauchen Sie eine Tabelle lediglich wegen der bersichtlichkeit, kann man sich
damit begngen, sie in ihrer einfachen, ursprnglichen Form zu belassen. Soll die
Tabelle ein akzeptables Aussehen haben, ist es ratsam, sie zu formatieren. Dazu
gibt es mehrere Wege. Sie knnen manuell formatieren, d.h. alle Einstellungen vornehmen, die die Formatierungsdialoge wie Zeichen oder Rahmen und Schattierung
anbieten, oder ein so genanntes AutoFormat whlen und dieses dann auch wieder anpassen.
Standardmig erhalten Sie nach dem Einfgen einer Tabelle eine Tabellendarstellung mit ueren und inneren Linien. Entfernen Sie beispielsweise die Querlinien
aus Ihrer Tabelle:
1

Markieren Sie die Tabelle ber das Men Tabelle>Markieren>Tabelle.

ffnen Sie ber Format den Dialog Rahmen und Schattierung.

Klicken Sie im Vorschaubereich auf der rechten Seite auf das Symbol fr die
Querlinien, um sie auszublenden.

Klicken Sie auf OK.

121

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.152
Die Querlinien
entfernen

Sofern Sie die Option Gitternetzlinien einblenden aktiviert haben, zu finden im


Men Tabelle, sehen Sie nun eine Tabelle, in der immer noch Querlinien angezeigt
werden, aber etwas schwcher als zuvor. Hier handelt es sich um Gitternetzlinien,
die lediglich auf dem Bildschirm zu sehen sind. Bei ausgeblendeten Gitternetzlinien
ist deutlich zu erkennen, dass die obige Aktion geklappt hat und die Querlinien
nicht mehr angezeigt werden. Ansonsten bietet auch die Seitenansicht eine gute
Kontrolle.

Hinweis

Gut zu wissen
Alternativ zum Dialog Rahmen und Schattierung knnen Sie die Linien in
einer Tabelle auch mit dem Symbol fr Rahmenlinien in der Symbolleiste
Tabellen und Rahmen bearbeiten. Diese Symbolleiste bietet auerdem eine
Funktion, die es tatschlich nur dort und nicht in einem der Dialoge im Men
Tabelle gibt: Mit dem Symbol Textrichtung ndern lsst sich Text in Zellen
sozusagen auf den Kopf stellen.

122

Einzelne Querlinien oder vertikale Linien in der Tabelle entfernen oder bearbeiten
Sie hnlich wie oben beschrieben, nur dass Sie dann nicht die ganze Tabelle mar-

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

kieren, sondern jeweils die Spalten oder Zeilen, deren Rahmenlinien entfernt oder
gendert werden sollen. Im Dialog Rahmen und Schattierung klicken Sie dann entweder das Symbol fr Linien oben, unten, links oder rechts an. Beachten Sie in diesem Dialog das Feld bernehmen fr um festzulegen, fr welchen Bereich der
Tabelle die Formatierung gelten soll.

AutoFormate fr die Tabelle


Das so genannte AutoFormat leistet gute Dienste, wenn Sie in Eile sind. Hinter dem
Autoformat verbergen sich eine ganze Reihe von vorgefertigten Formatierungseigenschaften, die Word automatisch zuweist. Selbst 3D-Effekte befinden sich
unter diesen Vorschlgen.
Um die Tabelle mit einem Autoformat zu versehen, muss der Cursor in der zu formatierenden Tabelle stehen. Dann klicken Sie im Men Tabelle auf die Option AutoFormat fr Tabellen, um den Dialog Tabelle AutoFormat aufzurufen.
In der Liste der Tabellenformatvorlagen sehen Sie mgliche Formatierungen, wobei
der Vorschaubereich hier wieder besonders ntzlich ist. Im unteren Bereich des Dialogs im Bereich Sonderformate knnen Sie Teile bzw. Elemente der Tabelle von der
Formatierung ausschlieen.

Abb. 1.153
Der Dialog Tabelle
AutoFormat

123

Word Das Programm fr Text und Co.

AutoFormate anpassen
Sie knnen die Formatierung der Tabelle nicht nur mit den Optionen im Bereich
Sonderformate bernehmen nher bestimmen, sondern haben auch die Mglichkeit, das vorgegebene Autoformat vollstndig anzupassen und auch neue Autoformate zu erstellen.
Zum Anpassen eines vorhandenen Layouts markieren Sie es und klicken anschlieend auf die Schaltflche ndern, zum Erstellen eines neuen Autoformats klicken
Sie auf die Schaltflche Neu.

Abb. 1.154
Ein neues Autoformat
erstellen

Im folgenden Dialog legen Sie die Formatierung der Tabelle fest. Whlen Sie
zunchst den Bereich der Tabelle, den Sie formatieren mchten, im Feld Formatierung bernehmen fr aus. Legen Sie anschlieend mittels der Formatsymbole oder
ber die Schaltflche Format die gewnschte Formatierung fest. Verschnern Sie
auf diese Weise jedes Element der Tabelle.

Spezielle Tabellenformate
Sie knnen die Ausrichtung der gesamten Tabelle auf der Seite und den Textfluss
um die Tabelle bestimmen.
1
124

Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und rufen Sie im Men Tabelle mit dem
Eintrag Tabelleneigenschaften den gleichnamigen Dialog auf.

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Legen Sie auf der Registerkarte Tabelle im Bereich Ausrichtung fest, wie die
Tabelle horizontal auf dem Blatt angeordnet wird. Whlen Sie hier eine linksbndige Ausrichtung ohne Textfluss, knnen Sie im Feld Einzug von links die
Tabelle ein Stck nach rechts rutschen lassen.

Im Bereich Textfluss entscheiden Sie, ob der Text neben der Tabelle erscheinen soll oder nicht.

Abb. 1.155
Die Tabelleneigenschaften

Rechnen in Tabellen
Ein besondere Funktion ist die Mglichkeit, in den Tabellen zu rechnen. Als Kalkulationsprogramm stellt Excel Words mathematische Fhigkeiten zwar weit in den
Schatten, aber wenn es um nicht allzu komplizierte Dinge geht, reicht die Rechenkunst von Word. Das Programm kann z.B. Summen bilden und Produkte und Mittelwerte ausrechnen.
Zum Addieren gibt es genau wie in Excel in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen
das Summensymbol.
1

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Summe berechnet werden soll
und klicken Sie das Symbol einfach an.

Fr andere Berechnungen rufen Sie im Men Tabelle ber die Option Formel
den entsprechenden Dialog auf.

Hinweis CD:
Eine vorgefertigte
Tabelle fr Berechnungen ist in tabelle mit berechnungen.doc
125

Word Das Programm fr Text und Co.

Im Dialog Formel legen Sie die Berechnung fest.


Abb. 1.156
Rechnen in Tabellen:
Whlen Sie die
Funktion

In der Regel schlgt Word als Funktion Summe vor. In den runden Klammern
steht, worber die Summe berechnet werden soll. Lschen Sie die Formel,
wenn Sie nicht addieren, sondern z.B. multiplizieren mchten.

ffnen Sie die Auswahlliste des Feldes Funktion einfgen. Markieren Sie zum
Multiplizieren die Funktion Produkt und ergnzen Sie diese Funktion durch
die Angabe, in welchen Zellen die relevanten Zahlen stehen, also links oder
rechts von der Ergebniszelle oder auch ber oder unter. Diese Angaben mssen in Klammern stehen.

Bestimmen Sie ber den Auswahlpfeil des Feldes Zahlenformat die Nachkommastellen.

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Sie sehen nun, dass Word brav gerechnet hat. Bedenken Sie, dass anders als in
Excel Resultate nicht automatisch angepasst werden, falls sich die berechneten
Zahlen ndern. Die Ergebnisse mssen aktualisiert werden. Die Mglichkeit dazu
finden Sie im Kontextmen der Feldes unter dem Eintrag Felder aktualisieren. Sie
knnen auch den Cursor in die Berechnung setzen und die )-Taste drcken.

Mit verstreut liegenden Zahlen rechnen


Wie in Excel knnen Sie auch mit einzelnen Zellen arbeiten bzw. rechnen. Das funktioniert, weil genau wie in Excel auch in der Word-Tabelle jede Zelle eine
Adresse hat, die sich aus Spalten und Zeilen zusammensetzt. Lassen Sie sich nicht
davon irritieren, dass keine Spalten- und Zeilenkpfe abgebildet sind; bezeichnet
werden die Spalten dennoch nach dem Alphabet mit A, B usw. und die Zeilen werden durchnummeriert. Die Adresse der ersten Zelle in der zweiten Zeile heit demnach A2. Mit diesen Adressen knnen Sie Formeln zusammenstellen. Soll also das
Produkt aus der ersten Zelle in der ersten Spalte und der zweiten Zelle in der dritten
Spalte gebildet werden, lautet die notwendige Formel =A1*C2 .

126

In Reih und Glied Tapstopps und Tabellen

Tabellen lschen
Zum Lschen von Tabellen knnen Sie zwei unterschiedliche Wege gehen: Entweder Sie lschen nur den Inhalt der Tabelle und lassen das Gerst stehen, oder Sie
entfernen das ganze Gebilde. Geht es um den Inhalt der Tabelle, markieren Sie sie
einfach und drcken anschlieend auf die _-Taste. Eine ganze Tabelle markieren
Sie am besten im Men Tabelle ber den Eintrag Markieren und die entsprechende
Option im Untermen.
Soll die Tabellenstruktur entfernt werden, setzen Sie den Cursor in die Tabelle, klicken im Men Tabelle auf Lschen und im Untermen auf Tabelle.

Abb. 1.157
Tabelle lschen

Text umwandeln in Tabellen


Es kommt immer wieder einmal vor, dass man erst nach dem Schreiben eines "normalen" Textes feststellt, dass sich das Ganze als Tabelle besser machen wrde. Deswegen mssen nicht alles noch einmal tippen. Word hat fr diesen Fall vorgesorgt
und bietet eine Funktion zum Umwandeln von Text in Tabellen an.
1

Markieren Sie den relevanten Text, im Beispiel ist es die Liste der Mitglieder
einer Turnriege. Die Eintrge, die in der Tabelle in einzelnen Zellen stehen sollen, sind per Tabstopp getrennt, die einzelnen Zeilen durch Absatzmarken
getrennt.

Hinweis CD:
tabellentext.doc

127

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.158
Der markierte Text zum
Umwandeln in eine
Tabelle

Klicken Sie im Men Tabelle auf Umwandeln und im Untermen auf Text in
Tabelle.

Nun erhalten Sie den Dialog Text in Tabelle umwandeln.

Geben Sie hier wie blich die Anzahl der bentigten Spalten ein.

Beachten Sie den unteren Bereich Text trennen bei. Standardmig werden
die Abstze des Textes der Reihe nach in die Spalten und Zeilen verteilt. Wie
Sie sehen, knnen Sie auch andere Trennoptionen whlen; im Beispiel bentigen Sie die Option Tabstopps.

Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Abb. 1.159
Der Dialog Text in
Tabelle umwandeln

128

Einer fr alle Serienbriefe

Hinweis

Gut zu wissen
brigens finden Sie auch die Sortierfunktion von Word im Men Tabelle. Klicken Sie in diesem Men auf Sortieren und whlen Sie im gleichnamigen Dialog die Sortierart. Sortieren funktioniert nicht nur in Tabellen, sondern auch in
normalem Text, der jeweils durch Absatzmarken getrennt und markiert sein
muss. In Tabellen geben Sie im Dialog Sortieren einfach die Spalte an oder
setzen den Cursor in die entsprechende Spalte. Vorsicht: Durch die Sortierung
in Spalten wird nicht die ganze Zeile "mitgenommen", sondern es werden nur
die Eintrge in der entsprechenden Spalte umgestellt!

Einer fr alle Serienbriefe


Die Werbebriefe, mit denen man fast tglich bombardiert wird, die Begleitschreiben der Versandhaus-Kataloge, die Mitteilung ber die Beitragserhhung von der
Krankenkasse, all diese Briefe sind so genannte Serienbriefe. Sie gehen als Serie
"raus": Ein Brief gleichen Inhalts an unzhlige Menschen, aber ber die jeweilige
Adresse (oder andere Variablen) individuell zugeschnitten auf jeden Empfnger.
Die Produktion von Serienbriefen mit Word wird zunehmend komfortabler. Es sind
zwar nach wie vor diverse Schritte notwendig, aber erstens sind die meisten
Befehle oder Optionen aufgrund ihrer Bezeichnungen relativ eindeutig, und zweitens fhrt Sie der Seriendruck-Assistent der Reihe nach durch die einzelnen Schritte.

Hinweis

Probieren geht ber Studieren


Auf der CD finden Sie ein Datei serienbrief.doc. In dieser Datei finden Sie ein
vorbereitetes Hauptdokument mit Bedingungsfeldern, die Leerstellen bei leeren Feldern rausfiltern und die Gruzeile auf die Eintrge Herr, Frau oder kein
Eintrag im Feld Anrede anpassen. Schauen Sie sich diese Datei mit angezeigten Feldfunktionen an, um Anregungen und Hinweise fr den eigenen Serienbrief zu erhalten.

129

Word Das Programm fr Text und Co.

Zu einem Serienbrief gehren das so genannte Hauptdokument, also der eigentliche Brieftext, und die Datenquelle, die die Informationen enthlt, die fr jeden Brief
unterschiedlich sind: Namen, Anschriften etc.; Anschlieend werden diese Daten
mit dem Hauptdokument verbunden: Die variablen Elemente wandern Brief fr
Brief in die Textschablone, also in das Hauptdokument.

Das Hauptdokument erstellen


Um den Vorgang von Anfang an kennen zu lernen, beginnen Sie damit, zunchst
den Brieftext zu erstellen und dann den Schritten des Assistenten zu folgen.

Abb. 1.160
Der Aufgabenbereich
Seriendruck

130

Klicken Sie im Men Extras auf die Option Briefe und Sendungen und im
Untermen auf Seriendruck-Assistent.

Sie gelangen in den Aufgabenbereich Seriendruck. Legen Sie hier zunchst


fest, dass Sie einen Serienbrief erstellen mchten, indem Sie die Option Briefe
im oberen Teil aktivieren. Den Brieftext knnen Sie jetzt schreiben oder auch
nach dem Erstellen der Datenquelle, die Reihenfolge spielt keine Rolle. (Der
Serienbrief-Assistent fordert Sie allerdings erst spter auf, Ihren Brief zu
schreiben; gemeint ist dann aber eher die Zusammenstellung der Adresse
und Gruzeile.)

Einer fr alle Serienbriefe

Klicken Sie auf den Link Weiter: Dokument wird gestartet ganz unten im Aufgabenbereich unter der berschrift Schritt 1 von 6.

Nun whlen Sie im oberen Bereich das Startdokument. Aktivieren Sie die
Option Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie auf den Link Weiter:
Empfnger whlen.
Abb. 1.161
Das Startdokument
whlen

Sie mssen jetzt die Datenquelle festlegen. Da Sie den Serienbrief sozusagen
von Null anfangen, gibt es keine Datenquelle, auf die Sie zurckgreifen knnen. Whlen Sie also unter der berschrift Empfnger whlen die Option
Neue Liste eingeben.

Danach taucht der Link Erstellen auf. Klicken Sie darauf.

Dadurch gelangen Sie in den Dialog Neue Adressliste mit den vorgegebenen
Standardfeldnamen. Diese Feldnamen werden spter in das Hauptdokument
eingefgt und beim Zusammenfhren durch die variablen Daten ersetzt.
Tragen Sie hier die einzelnen Adressdaten Datensatz fr Datensatz in die entsprechenden Felder ein. Mit der T-Taste springen Sie in das jeweils nchste
Feld oder mit der Tastenkombination H+T-Taste ein Feld zurck.
131

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.162
Die Empfnger whlen

Abb. 1.163
Der Dialog Neue
Adressliste

132

Unter den vorgegeben Feldnamen gibt es kein Feld fr die Anrede "Herrn"
oder "Frau" im Adressfeld. Sie knnten dazu jeweils das Feld Titel benutzen
oder aber einen neuen Feldnamen erstellen. Fr einen neuen Feldnamen klicken Sie auf die Schaltflche Anpassen.

Einer fr alle Serienbriefe

Abb. 1.164
Die Adressliste
anpassen einen
Feldnamen hinzufgen

Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen, um den kleinen Dialog Feld hinzufgen zu erhalten. Tragen Sie hier beispielsweise Anrede ein und klicken Sie
dann auf OK. Klicken Sie nochmals auf OK.
Abb. 1.165
Das Feld hinzufgen

10

Klicken Sie dann jeweils auf die Schaltflche Neuer Eintrag, um eine leere
Maske fr die nchsten Datenstze zu erhalten. Mit den Schaltflchen Erste,
Vorherige, Nchste, Letzte wandern Sie zwischen den Datenstzen. Wenn Sie
alle Datenstze eingegeben haben, schlieen Sie den Dialog mit der Schaltflche Schlieen.

11

Danach landen Sie automatisch im Dialog Adressliste speichern. Im Feld Speichern in wird als Speicherort Eigene Datenquelle vorgeschlagen. Geben Sie
einen Dateinamen ein. Sie sehen, dass die Datei als .mdb-Datei (Access-Datenbank) gespeichert wird.

12

Der nchste Dialog heit Seriendruckempfnger. Hier werden in einer Tabelle


mit den Feldnamen als berschriften alle Datenstze aufgelistet. Wie Sie der
Beschreibung im oberen Teil des Dialogs entnehmen knnen, bietet der Dialog die Mglichkeit, die Empfnger nach bestimmten Kriterien zu filtern.

133

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.166
Die Seriendruckempfnger

13

Klicken Sie dazu auf den Auswahlpfeil neben dem entsprechenden Feldnamen, also beispielsweise auf Ort, wenn Sie nur Empfnger in einem
bestimmten Ort anschreiben mchten. Markieren Sie dann im Men diesen
Ort.

Hinweis

Gut zu wissen
Mit dem Eintrag Weitere Optionen in diesem Men gelangen Sie in einen
Dialog fr weitere Filter- und Sortiermglichkeiten. Auf der Registerkarte
Datenstze filtern legen Sie Bedingungen fest, nach denen die Datenstze
selektiert werden sollen. Whlen Sie beispielsweise als Feld PLZ, als Vergleichsoperator Grer als und geben Sie im Feld Vergleichen mit 80000 ein. Ihr
Serienbrief erreicht dann nur Haushalte, deren PLZ mit 8 beginnt.

134

14

Mchten Sie bestimmte Empfnger aus dem Seriendruck herausnehmen,


deaktivieren Sie im Dialog Seriendruckempfnger das Kontrollkstchen auf
der linken Seite des Dialogs vor dem entsprechenden Datensatz. Klicken Sie
dann auf OK.

15

Sie sehen jetzt wieder das Hauptdokument, auerdem entdecken Sie die
Symbolleiste Seriendruck. Der Schritt 3 lautet Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.
Klicken Sie auf diesen Link.

Einer fr alle Serienbriefe

Abb. 1.167
Filtern und Sortieren
von Datenstzen

16

Jetzt geht es darum, die Platzhalter, die nach der Verbindung durch die variablen Angaben ersetzt werden, in das Dokument einzufgen. Diese Platzhalter werden als Feldnamen oder Seriendruckfelder bezeichnet. Im mittleren
Bereich des Aufgabenbereichs wird der Eintrag Adressblock angeboten, um
die entsprechenden Feldnamen "en bloc" einzufgen. Es empfiehlt sich, dieses Angebot zu ignorieren, da dieser Adressblock nicht einem "normgerechten Anschriftenfeld" entspricht. (Auerdem lernen Sie den Umgang mit Seriendruckfeldern wesentlich besser, wenn Sie die Felder per Hand einfgen.)
Abb. 1.168
Zurck im Hauptdokument Den Brief
schreiben

135

Word Das Programm fr Text und Co.

17

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der in einem Adressfeld die Anrede
(Herrn oder Frau) steht und klicken Sie auf das Symbol Seriendruckfeld einfgen in der Symbolleiste Seriendruck.

18

Whlen Sie aus der Liste Anrede (vorausgesetzt, Sie haben den Feldnamen
Anrede hinzugefgt und hier jeweils Herrn oder Frau eingetragen) und klicken
Sie auf Einfgen und dann auf Schlieen. Fgen Sie so alle bentigten Seriendruckfelder in Ihr Hauptdokument ein. Gegebenenfalls bzw. wahrscheinlich, wenn Sie sie nebeneinander eingefgt haben mssen Sie die Felder
neu platzieren. Ansonsten htten Sie auch ein Feld nach dem anderen einfgen und zwischendurch die -Taste drcken knnen.

Abb. 1.169
Die Symbole in der
Symbolleiste Seriendruck

Abb. 1.170
Die Liste der Seriendruck-Felder

136

Einer fr alle Serienbriefe

Hinweis

Feldfunktionen anzeigen
Die Syntax der eingefgten Seriendruckfelder knnen Sie sich anzeigen lassen,
indem Sie die Feldfunktionen einblenden (Extras>Optionen, Registerkarte
Ansicht, Option Feldfunktionen aktivieren). Einen Blick auf die Syntax der Felder zu werfen, ist insbesondere dann interessant, wenn Sie mit Bedingungsfeldern arbeiten.

Abb. 1.171
Die Seriendruckfelder
im Hauptdokument

19

Um den Serienbrief mit einer individuellen Anredezeile auszustatten, gibt es


mehrere Mglichkeiten. Der Seriendruck-Assistent bietet eine recht einfache
Methode: Klicken Sie auf den Eintrag Gruzeile im Aufgabenbereich. In dem
gleichnamigen Dialog knnen Sie ein Format fr die Gruzeile auswhlen,
beispielsweise das Format Sehr geehrter Herr "Name".

Abb. 1.172
Die Gruzeile erstellen

Im Hauptdokument lesen Sie nach dem Einfgen als Platzhalter "Greeting Line"
(Gruzeile). Nachteilig bei dieser Methode ist, dass Sie in Kauf nehmen mssen,
137

Word Das Programm fr Text und Co.

dass diese Anrede nicht differenziert zwischen der weiblichen und mnnlichen
Form der Anrede, sondern sich mit einem "r" in der Klammer begngt. Es heit
dann also: Sehr geehrte[r] Herr.

20

Schreiben Sie den Brieftext, sofern Sie dies noch nicht getan haben. Nun
erwartet der Seriendruck-Assistent, dass Sie zum nchsten Schritt gehen
(Schritt 4) und sich eine Vorschau der Briefe anzeigen lassen. Klicken Sie also
auf den Link Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe.

21

Diese Vorschau zeigt die Briefe mit den eingefgten variablen Elementen. Sie
wandern ber die Schaltflchen mit den Doppelpfeilen durch die einzelnen
Briefe und knnen so prfen, ob alles in Ordnung ist. Falls Sie Fehler in den
Briefen (in den Datenstzen) entdecken, klicken Sie auf den Eintrag Empfngerliste bearbeiten; dadurch gelangen Sie zurck in den Dialog Seriendruckempfnger, in dem Sie mit der Schaltflche Bearbeiten wieder die Adressliste
ffnen knnen.

Abb. 1.173
Der Aufgabenbereich
zum Kontrollieren der
einzelnen Briefe

Ab geht die Post


22

138

Sofern alles in Ordnung scheint, rcken Sie vor zu Schritt 5: Weiter: Seriendruck beenden. Der Aufgabenbereich zeigt dann im Bereich Zusammenfhren
die Eintrge Drucken und Individuelle Briefe bearbeiten. Wenn Sie auf die

Einer fr alle Serienbriefe

Option Drucken klicken, schicken Sie die Briefe direkt als Druckauftrag an den
Drucker, mit der zweiten Option, Individuelle Briefe bearbeiten, erhalten Sie
ein neues Dokument auf dem Bildschirm, das die fertigen Briefe hintereinander, getrennt durch Abschnittswechsel, anzeigt. Auch hier knnen Sie die
Briefe noch einmal einzeln berprfen und nderungen an einzelnen Briefen
vornehmen, wenn Sie z.B. nur an einen oder zwei Empfnger eine persnliche Notiz hinzufgen mchten.

Abb. 1.174
Die Optionen beim
Zusammenfhren

Solange Sie das Hauptdokument und die Datenquelle besitzen, knnen Sie diese
"fertigen" Briefe jederzeit wiederherstellen. Deswegen werden sie in der Regel nicht
gespeichert. Denken Sie daran, dass Sie alle Fehler, die Sie im Brieftext entdecken,
im Hauptdokument verbessern. Ansonsten wrden Sie jeden Brief korrigieren mssen, und das ist nicht im Sinne des Erfinders. Schlieen Sie die Briefe einfach ohne
zu speichern, um zum Hauptdokument zurckzukehren und dort eventuell nderungen oder Korrekturen vorzunehmen.

139

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.175
Die fertigen Briefe in
einem neuen
Dokument

Die Symbolleiste Seriendruck


Mit der obigen Beschreibung haben Sie Serienbriefe ber die Schrittfolgen erstellt,
die der Seriendruck-Assistent im Aufgabenbereich anbietet. Sie mssen diesen
Schritten nicht ganz so konsequent folgen. Nachdem Sie die Datenquelle erstellt
haben und wieder das Hauptdokument sehen, knnen Sie auch ber die Symbolleiste Seriendruck die Briefe fertig stellen. Sie finden hier das Symbol fr die Vorschau und die Symbole Seriendruck an Drucker und Seriendruck in neues Dokument.
Mit dem Symbol Seriendruckempfnger gelangen Sie (zurck) in den gleichnamigen
Dialog und von dort ber die Schaltflche Bearbeiten wieder in die Datenquelle
bzw. Adressliste.

Die persnliche Anrede


Alternativ zu der Gruzeile, die der Seriendruck-Assistent anbietet, knnen Sie auch
eine Anredezeile in den Serienbrief einbauen, die sauber differenziert zwischen "geehrte" und "geehrter". Der Weg fhrt ber das Bedingungsfeld Wenn-Dann-Sonst.
Voraussetzung ist, dass es ein Feld gibt wie z.B. <Titel> oder <Anrede>, in das Sie
Herrn oder Frau eingetragen haben, so dass darber eine geschlechtliche Zuordnung mglich ist. Das eingefgte Wenn-Dann-Sonst-Feld kontrolliert Datensatz fr
Datensatz die Eintrge im Feld <Titel> bzw. <Anrede>.

140

Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Stelle, an der die eigene
Gruzeile erscheinen soll.

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf Bedingungsfeld einfgen.

Einer fr alle Serienbriefe

Abb. 1.176
Die Auswahl der Bedingungsfelder

Klicken Sie im Men auf Wenn..Dann..Sonst und legen Sie im folgenden Dialog die Bedingung fest.
Abb. 1.177
Das Bedingungsfeld
einfgen: WENN

Whlen Sie als Feldname das Feld, das Sie fr die Anrede benutzt haben, also
beispielsweise <Anrede>. Als Vergleich belassen Sie es bei Gleich. In das Feld
Vergleichen mit tragen Sie Herrn ein.

Im mittleren Bereich geben Sie den Text an, der erscheinen soll, wenn die
Bedingung erfllt wird, wenn also ein Herrn im Feld <Anrede> steht. Der Text
lautet also: Sehr geehrter Herr.

Im unteren Bereich geben Sie den Text an, der erscheinen soll, wenn die
Bedingung nicht erfllt ist, wenn also im Feld <Anrede> nicht Herrn steht
(folglich also Frau). Der Text muss lauten: Sehr geehrte Frau. Verlassen Sie das
Dialogfeld mit OK.
141

Word Das Programm fr Text und Co.

Testen Sie das Bedingungsfeld mit dem Symbol Seriendruck-Vorschau in der


Symbolleiste Seriendruck. Sie mssten jetzt jeweils in der Anredezeile lesen
"Sehr geehrter Herr" bzw. "Sehr geehrte Frau".
Abb. 1.178
Die Anredezeile

Schlieen Sie die Vorschau, indem Sie nochmals auf das Symbol klicken, und
ergnzen Sie das Hauptdokument in der Anredezeile durch das Feld <Name>,
denn die Briefempfnger sollen ja namentlich angesprochen werden. Klicken
Sie also wieder auf das Symbol Seriendruckfelder einfgen und fgen Sie das
Feld <Name> an Ort und Stelle ein.

Tipp

Formatieren von variablen Elementen


Die variablen Elemente im Brief formatieren Sie ber die eingefgten Seriendruckfelder. Markieren Sie also das entsprechende Feld und weisen Sie auf
dem blichen Weg die gewnschte Formatierung zu.

Vorhandene Datenquellen benutzen


Eben wurde beschrieben, wie Sie einen Serienbrief erstellen, ohne bereits eine
Datenquelle erstellt zu haben. Sie mussten also den langen Weg gehen, und ganz
von vorn anfangen. In der Praxis werden Sie oft auf eine vorhandene Datenquelle
zurckgreifen knnen, d.h. Briefe an Empfnger verschicken, deren Daten bereits in
einer Adressdatei erfasst sind.
Auch dann beginnen Sie wie gehabt mit folgenden Schritten:
142

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Seriendruck-Assistent.

Einer fr alle Serienbriefe

Whlen Sie die Option Briefe und klicken Sie auf Weiter: Dokument wird
gestartet.

Whlen Sie die Option Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie dann
auf Weiter: Empfnger whlen im unteren Bereich.

Aktivieren Sie die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken Sie auf
Durchsuchen.
Abb. 1.179
Die Option Vorhandene
Liste verwenden

Dies fhrt in den Dialog Datenquelle auswhlen. Hier suchen und markieren
Sie die gewnschte Datei und klicken auf ffnen.

Danach sind Sie wieder im Dialog Seriendruckempfnger, und die nchsten Schritte
entsprechen den oben beschriebenen.

143

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.180
Der Dialog Datenquelle auswhlen

Zusammenarbeit mit Outlook


Vielfach werden Adressen in der Adressverwaltung von Outlook gespeichert. Als
Teil von Office ist es nicht weiter verwunderlich, dass auch Outlook-Adressen fr
die Word-Seriendruckfunktion verwendet werden knnen. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck im Bereich Empfnger whlen auf die Option Von Outlook-Kontakten whlen und im Bereich darunter auf Whlen Sie einen Kontakteordner.

Abb. 1.181
Outlook-Kontakte fr
den Seriendruck
verwenden

144

Einer fr alle Serienbriefe

Haben Sie mehrere Profile fr Outlook eingerichtet, mssen Sie jetzt das zu verwendende Profil auswhlen. Im folgenden Dialog Kontaktlistenordner whlen
bestimmen Sie den Ordner, der die Adressen fr den Serienbrief liefern soll.

Abb. 1.182
Den Kontakt-Ordner
auswhlen

Vermissen Sie in diesem Dialog einen Kontakte-Ordner aus Outlook, kontrollieren


Sie in Outlook, ob der Ordner auch zur Verwendung als Adressbuch freigegeben ist.
Blenden Sie dazu in Outlook die Ordnerliste ein, und klicken Sie im Kontextmen
des Ordners auf Eigenschaften. Wechseln Sie im Dialog Eigenschaften des Ordners
auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch und aktivieren Sie die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.

Tipps zum Umgang mit dem Seriendruck


Die Seriendruckfunktion von Word ist recht umfangreich und kann hier nicht
erschpfend abgehandelt werden. Dies wre ein eigenes Buch wert. Deswegen
wenigstens in Kurzform eine paar weitere Hinweise und Tipps, vor allem fr den
Fall, dass manches nicht so recht klappt oder Sie sich irgendwie "verlaufen".
Wenn alles nach Plan geht, werden mit dem Hauptdokument die Informationen
ber den Pfad zur Datenquelle und deren Name gespeichert, so dass beim erneuten Aufrufen des Dokuments die Datenquelle gleich zur Verfgung steht. Mitunter
passiert es, dass die Datenquelle nicht greifbar ist, sei es, dass sie gelscht wurde
(was mglichst nicht passieren sollte!) oder dass eventuell auf das Netzwerk nicht
zugegriffen werden kann. Sie erhalten dann eine entsprechende Meldung und im
gleichen Dialog die Schaltflche Datenquelle suchen. Darber ffnen Sie den Dialog,
in dem Sie die Datenquelle suchen und so Gott will finden und ffnen knnen.
Alternativ ffnen Sie zunchst das Hauptdokument ohne Datenquelle und importieren diese dann spter erneut.

Datenquelle neu importieren


Wollen Sie den Weg ber Importieren gehen, klicken Sie in dem Dialogfeld mit der
Meldung, dass die Datenquelle fehlt, auf die Schaltflche Optionen und danach auf
die Schaltflche Daten>Steuersatzquelle entfernen. Anschlieend wird das Haupt-

145

Word Das Programm fr Text und Co.

dokument geffnet. Sie knnen es daraufhin bearbeiten wie ein normales Dokument. Die Symbolleiste fr den Seriendruck ist zwar noch vorhanden, aber es lassen
sich keine neuen Seriendruckfelder einfgen. Nun versuchen Sie, die Datenquelle
neu zu importieren:
1

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Seriendruck-Assistent.

Aktivieren Sie im Aufgabenbereich im Bereich Empfnger whlen die Option


Vorhandene Liste verwenden.

Klicken Sie auf den Link Durchsuchen im mittleren Bereich und legen Sie im
Dialog Datenquelle auswhlen die Datenquelle fest.

Korrekturen in der Datenquelle


Wenn Sie unter den variablen Daten, also den Namen, Adressen etc., Fehler entdecken oder sonstige nderungen vornehmen mchten, beispielsweise weil sich
die Adresse gendert hat, brauchen Sie erneut die Datenquelle.
1

ffnen Sie gegebenenfalls das Hauptdokument.

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol Seriendruckempfnger.

Klicken Sie im gleichnamigen Dialog auf die Schaltflche Bearbeiten.

Dies fhrt Sie in die Maske fr die Eingabe der Daten. Nehmen Sie hier die
notwendigen nderungen vor.

Die Serienbriefe per E-Mail verschicken


Damit jeder an der allgemeinen Verunreinigung der Posteingnge durch MassenE-Mails aktiv teilhaben knnen, ist es inzwischen ganz einfach, Massen-Mails aus
der Serienbrieffunktion zu generieren. Voraussetzung ist, dass Ihnen fr jeden Empfnger die E-Mail-Adresse bekannt ist und diese E-Mail-Adresse in einem Feld der
Datenquelle ordnungsgem eingegeben ist. Klicken Sie dann beim Bearbeiten des
Hauptdokuments auf das Symbol Hauptdokument-Setup in der Symbolleiste Seriendruck. Whlen Sie im Dialog Hauptdokumenttyp die Option E-Mail-Nachrichten.
Anschlieend bearbeiten Sie den "Serienbrief" wie gehabt, allerdings werden Sie im
Schritt 6 des Assistenten nur die Option E-Mail vorfinden. Klicken Sie auf diese Option, um die Mails auf den Weg zu bringen. Im Dialog Seriendruck in E-Mail whlen
Sie im Feld An das Feld der Datenquelle, das die E-Mail-Adressen enthlt. Geben Sie
noch eine Betreffzeile ein und legen Sie das Format der E-Mail fest. Klicken Sie
abschlieend auf OK.

146

Einer fr alle Serienbriefe

Abb. 1.183
Den Typ des Hauptdokuments ndern

Abb. 1.184
Serienbriefe via E-Mail
verschicken

Troubleshooting fr Serienbriefe


Mitunter scheint die Situation beim Serienruck so verfahren, dass es am besten ist,
alles "auf Anfang" zu setzen und die Serienbriefaktion neu zu starten. Deswegen ist
es nicht unbedingt notwendig, den Text des Hauptdokuments neu zu tippen. Verwandeln Sie das Dokument am besten in ein "normales" Dokument und anschlieend wieder zurck in ein Hauptdokument.
1

ffnen Sie die Datei mit dem Hauptdokument.

Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf das Symbol HauptdokumentSetup.

Aktivieren Sie in dem kleinen Fenster Hauptdokumenttyp die Option Normales Word-Dokument und klicken Sie auf OK.

Das Dokument enthlt als berbleibsel aus Seriendruckzeiten nur noch bereits eingefgte Seriendruckfelder. Entfernen Sie sie je nach Bedarf, indem Sie sie markieren
und die _-Taste drcken. Soll das Dokument doch wieder zum Seriendruck verwendet werden, knnen Sie nun von ganz vorne beginnen.

147

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.185
Hauptdokumenttypen

Hinweis

Seitenzahlen in Serienbriefen
Verwenden Sie Seitenzahlen in den Serienbriefen, mssen Sie eine besondere
Einstellung im Dialog Seitenzahlenformat vornehmen (Einfgen>Seitenzahlen>Format). Aktivieren Sie im Bereich Seitennummerierung die untere
Option und geben Sie eine 1 in das Feld Beginnen bei ein.

Umschlge/Etiketten adressieren
ber die Seriendruckfunktion von Word lassen sich auf bequeme Art und Weise
auch Umschlge und Etiketten adressieren.

148

Klicken Sie auf Extras>Briefe und Sendungen>Umschlge und Etiketten.

Wechseln Sie im Dialog Umschlge und Etiketten auf die entsprechende


Registerkarte. Geben Sie dann die Empfnger(adresse) und gegebenenfalls
(bei Umschlgen) die Absenderadresse ein.

Wenn Sie Adressen mit Outlook verwalten, knnen Sie sie auch aus dem
Adressbuch beziehen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol.

Fr die Auswahl bzw. Anpassung der Umschlge/Etiketten klicken Sie auf die
Schaltflche Optionen. Legen Sie im folgenden Dialog fest, welche Umschlge/Etiketten Sie verwenden.

Einer fr alle Serienbriefe

Abb. 1.186
Der Dialog Umschlge
und Etiketten

Abb. 1.187
Der Dialog Umschlagoptionen

149

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Mchten Sie Umschlge oder Etiketten fr die Adressen eines Serienbriefes
erstellen, whlen Sie in Schritt 1 des Seriendruck-Assistenten die entsprechende
Option. Whlen Sie dann die gleiche Datenquelle wie fr den Serienbrief.
Damit Sie anschlieend die durch den Seriendruck eingesparte Zeit nicht mit
dem Sortieren und Zuordnen der Umschlge/Etiketten zu den Serienbriefen
verbringen, ist es ratsam, fr beides die gleiche Sortierung der Datenquelle zu
verwenden. Dann knnen Sie beide "Stapel" abarbeiten und die Adressen
mssten in beiden Fllen in der gleichen Reihenfolge vorliegen.

Grafiken richtig platzieren


Auch eine Textverarbeitung wie Word wird zunehmend "grafischer", einerseits in
der Bedienungsfhrung selbst und andererseits mit immer mehr Mglichkeiten,
Text durch Zeichnungsobjekte und Bilder auszugestalten. In diesem Abschnitt
erfahren Sie, welche Mglichkeiten es in Word gibt, Grafiken/Objekte richtig zu
platzieren und anzuordnen und den Textfluss bzw. die Umbruchart zu bestimmen.
(In dieser Hinsicht gibt es zwischen Zeichnungsobjekte wie z.B. Autoformen und
Grafiken [Bildern] keinen groen Unterschied, deswegen wird im Folgenden der
Begriff Objekt oder Autoform verwendet.)
Meistens ist es nicht damit getan, Objekte einfach an eine bestimmte Stelle zu ziehen; Sie werden erleben oder haben es auch schon leidvoll erlebt dass sich
Objekte "selbststndig" machen und pltzlich nicht mehr da sind, wo sie sein sollen
oder wo sie gerade noch waren. Die Anordnung von Objekten ist nicht ganz ohne
Tcken. Deswegen soll anhand einiger Beispiele geklrt werden, wie Sie diese
Anordnung am besten in den Griff bekommen.

Der Textfluss
Am besten, Sie ffnen ein Dokument, das Text enthlt, aber bisher noch keine
Objekte, so dass Sie die Erklrungen von Anfang an mitspielen knnen.
1

150

Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf eines der Symbole fr AutoFormen, beispielsweise auf die Ellipse.

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.188
Die Symbolleiste
Zeichnen

Sie sehen, dass sich auf dem Bildschirm sofort ein Zeichnungsbereich bildet
mit der Aufforderung Erstellen Sie Ihre Zeichnung hier. Ihnen wird also freundlicherweise gesagt, was zu machen ist. Auerdem wird eine neue Symbolleiste eingeblendet, die Symbolleiste Zeichnungsbereich.
Abb. 1.189
Der Zeichnungsbereich

Ziehen Sie die Ellipse in dem Zeichnungsbereich auf.

Sie knnen nun beides bearbeiten, sowohl die AutoForm als auch den Zeichnungsbereich, wobei der Zeichnungsbereich in mancher Hinsicht Vorrang
hat, solange die Autoform sich in diesem Bereich befindet. Wenn Sie nur eine
Autoform in den Text einfgen, knnen Sie diese Form mit gedrckter linker
Maustaste aus dem Zeichnungsbereich ziehen und dann die Umbruchart,
die Position etc. bestimmen. Die Arbeit mit dem Zeichnungsbereich bietet
vor allem Vorteile, wenn Sie eine Zeichnung mit mehreren Objekten zusammenstellen, da die Objekte in dem Zeichnungsbereich zusammengehalten
werden. Da im Folgenden mit einer Grafik gearbeitet wird, entfernen Sie am
besten den Zeichnungsbereich. Markieren Sie ihn und drcken Sie die
_-Taste, aber fhren Sie diese Aktion erst durch, wenn Sie die Autoform
herausgezogen haben, sie wird sonst auch gelscht. Der Umgang mit Zeichnungsbereichen wird weiter unten erklrt.

151

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Gut zu wissen
Dass beim Aufziehen einer Autoform der Zeichnungsbereich erscheint, ist Teil
der Standardeinstellung, kann aber gendert werden. ffnen Sie dazu im Dialog Optionen die Registerkarte Allgemein und deaktivieren Sie die Option
Automatisch beim Einfgen von AutoFormen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand der Autoform, um das
Kontextmen aufzurufen.
Abb. 1.190
Das Kontextmen der
Grafik

152

Klicken Sie im Kontextmen auf die Option AutoForm formatieren und wechseln Sie im gleichnamigen Dialog gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout.

Hier finden Sie die Mglichkeiten, die Umbruchart zu bestimmen. Damit


legen Sie fest, ob die Autoform den Text verdeckt oder ihn auf irgendeine
Weise "beiseite" schiebt. Am besten, klicken Sie die verschiedenen Symbole
einmal an und betrachten den Effekt.

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.191
Die Registerkarte
Layout im Dialog
AutoForm formatieren

Hinweis

Gut zu wissen
In der Standardeinstellung ist die Umbruchart Mit Text in Zeile eingestellt.
Mit dieser Einstellung verhlt sich ein Objekt wie ein "normales" Zeichen: Es
lsst sich mit dem Text ausrichten, aber nicht frei auf dem Blatt bewegen.

Wenn Sie auf die Schaltflche Weitere klicken, werden auf der Registerkarte
Textfluss weitere Umbrucharten angeboten. Whlen Sie als Beispiel zu guter
Letzt Passend. Damit fliet der Text sozusagen direkt um die Autoform
herum.

153

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.192
Der Text fliet um das
Objekt

Anker werfen
Neben bzw. im Zusammenhang mit dem Textfluss ist die Position der Autoform zu
prfen und zu bestimmen. Die unschne Eigenart von Objekten, bei nderungen
am Text wie von Geisterhand den angewiesenen Ort zu verlassen, ist Grund fr so
manchen Frust und rger. Deswegen ist es gut zu wissen, wie Sie dieser Unart zu
Leibe rcken.
Klren Sie also als Erstes, wie sich das Objekt bei Textnderungen (also vornehmlich
Textergnzung oder Entfernen von Text) verhalten soll. Grundstzlich lassen sich
drei Einstellungen vornehmen:
Das Objekt kann sich mit dem Absatz verschieben.
Die Position des Objekts ist fest auf der Seite vergeben, egal, ob ein Absatz
weiter nach unten rutscht.
Das Objekt verhlt sich wie ein normales Textzeichen.
Die erste Mglichkeit verwendet z.B. Objekte, die inhaltlich zum Text eines
bestimmten Absatzes passen. Die zweite Variante bietet sich fr Grafiken an,
die unabhngig vom Text ihre Position auf der Seite beibehalten sollen. Die
dritte Mglichkeit kann man verwenden, um z.B. kleine Grafiken direkt in
den Textfluss zu integrieren oder grere Grafiken, an deren Seite kein Text
stehen soll, zentriert auszurichten.

Objekte mit dem Text verschieben


Soll sich das Objekt mit dem Absatz verschieben, bieten sich folgende Einstellungen
an:

154

Markieren Sie das Objekt/die Autoform und rufen Sie ber die rechte Maustaste das Kontextmen auf.

Rufen Sie den Dialog zum Formatieren des Objekts/der Autoform auf.

Grafiken richtig platzieren

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout. Whlen Sie eine
Umbruchart, aber nicht Mit Text in Zeile, und klicken Sie auf die Schaltflche
Weitere.
Abb. 1.193
Die Registerkarte
Bildposition im Dialog
Erweitertes Layout

Wechseln Sie im Dialog Erweitertes Layout gegebenenfalls auf die Registerkarte Bildposition.

Aktivieren Sie die Option Objekt mit Text verschieben.

Verlassen Sie beide Dialoge mit OK.

Sie sehen dann ber dem Objekt am linken Rand in der Hhe der Absatzmarke den Anker, der anzeigt, mit welchem Absatz das Objekt verschoben
wird, mit anderen Worten: an welchem Absatz das Objekt zurzeit verankert
ist.

Bewegen Sie die Maus auf diesen Anker. Ziehen Sie den Anker dann mit
gedrckter Maustaste in die Hhe der Absatzmarke, mit der das Objekt verschoben werden soll.

Damit der Anker der ausgewhlten Absatzmarke nicht mehr von der Seite
weicht, muss auch der Anker verankert werden. ffnen Sie nochmals die
Registerkarte Bildposition im Dialog Erweitertes Layout (AutoForm formatieren>Layout>Weitere).

155

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.194
Der Anker des Objekts

Abb. 1.195
Die Registerkarte
Bildposition mit der
Option Verankern

156

10

Aktivieren Sie die Option Verankern im Bereich Optionen. Das Prchen bleibt
nun zusammen, auch wenn Sie das Objekt verschieben. Sie knnen den
Anker nicht einmal mehr mit der Maus an eine andere Position setzen. Die
Position des Objekts wird jetzt immer von diesem Anker aus bestimmt. Sie
erkennen "verankerte" Anker an dem angedeuteten Schloss.

11

Ziehen jetzt das Objekt an die gewnschte Position. Achten Sie darauf, dass
es nicht zu weit von der Absatzmarke entfernt ist, da das Objekt bei nderungen im Text auf den Seitenrand rutschen kann.

Grafiken richtig platzieren

Objekte fest auf der Seite


Sollen sich die Objekte nicht mit dem Text verschieben mssen Sie auf der Registerkarte Bildposition im Dialog Erweitertes Layout andere Einstellungen vornehmen.
Deaktivieren Sie die Option Objekt mit Text verschieben. Auch nach dieser Aktion
werden Sie den Anker am Rand sehen knnen, allerdings wird er nicht mit dem
Text verschoben. Das Objekt steht fest auf der Seite.

Abb. 1.197
Die Autoform bleibt an
Ort und Stelle

Objekte im Text
Um Objekte wie ganz normale Zeichen behandeln zu knnen, mssen Sie die
Optionen auf der Registerkarte Layout erneut ndern.
1

Rufen Sie ber das Kontextmen des Objekts den Dialog AutoForm formatieren auf.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout.

Whlen Sie als Umbruchart Mit Text in Zeile. Klicken Sie auf die Schaltflche
Weitere und ffnen Sie die Registerkarte Bildposition. Sie werden feststellen,
dass die Optionen zum Verhalten des Objekts jetzt gar nicht aktiv sind.

Nachdem Sie die Wahl der Umbruchart mit OK besttigt haben, werden Sie sehen,
dass sich das Objekt nun wie normaler Text ausrichten lsst. Setzen Sie den Cursor
in den Absatz mit dem Objekt. Sie knnen beispielsweise auf das Symbol Zentriert
in der Symbolleiste Format klicken, um das Objekt in die Mitte zu rcken.
157

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.198
Die Einstellung fr
Objekte, die sich wie
normale Zeichen
verhalten

Der Zeichenbereich
Beim Einfgen der Autoform haben Sie den Zeichenbereich gesehen, diese leere
Flche mit einer grauen Umrandung. Sie werden aufgefordert, in diesem Bereich
Ihre Zeichnung zu erstellen. Es gibt mehrere Mglichkeiten, mit diesem Zeichnungsbereich umzugehen.
Sie knnen der Aufforderung Folge leisten und eine bzw. mehrere AutoFormen in
diesem Bereich zeichnen und sie dann teilweise mit und im Zeichnungsbereich
bearbeiten. Lesen Sie dazu den nchsten Abschnitt.
Sie knnen den Zeichnungsbereich ignorieren, d.h. einfach auerhalb dieses
Bereichs klicken, wenn er erscheint. Sie werden sehen, dass die Autoform, die Sie
angeklickt haben und aufziehen wollten, dann ohne den Zeichnungsbereich in
einer bestimmten Gre im Text erscheint.
Sie knnen die Autoformen im Zeichnungsbereich zeichnen und sie dann aus dem
Bereich herausziehen und weiterbearbeiten wie oben beschrieben.

Hinweis

Gut zu wissen
Einen leeren Zeichnungsbereich erhalten Sie ber Einfgen>Grafik>Neue
Zeichnung.
158

Grafiken richtig platzieren

Funktion des Zeichnungsbereichs


Der Zeichnungsbereich neu in dieser Office-Version fhrt zunchst zu gewissen
Irritationen, weil nicht auf den ersten Blick klar wird, welche Vorteile er bietet. Letztendlich zeigt sich aber, dass es gnstig ist, vor allem Zeichnungen, die aus mehreren Objekten/Formen bestehen, in diesem Bereich zu erstellen.
1

Klicken Sie auf eine der Autoformen und ziehen Sie in dem Zeichnungsbereich die Form auf. Wiederholen Sie dies mit zwei weiteren Autoformen.
Achten Sie darauf, dass der Zeichnungsbereich beim Zeichnen der nchsten
Formen markiert ist, ansonsten erhalten Sie einen neuen Zeichnungsbereich.
Abb. 1.199
Drei Autoformen im
Zeichnungsbereich

Sie nutzen jetzt die Formatierung des Zeichnungsbereichs fr die Bestimmung der Umbruchart und Positionierung, d.h. fr die Einstellungen, die
eben in Zusammenhang mit der Formatierung der einzelnen Autoform
beschrieben wurden. Klicken Sie also mit der rechten Maustaste an den Rand
des Zeichnungsbereichs.
Hinweis

Umbruch von AutoFormen


Fr Objekte/Autoformen, die sich in einem Zeichnungsbereich befinden, lsst
sich die Umbruchart nur ber den Zeichnungsbereich einstellen. Der Dialog
AutoForm formatieren bietet auf der Registerkarte Layout lediglich die Mglichkeit der horizontalen und vertikalen Positionierung innerhalb des Zeichnungsbereichs (Position im Diagramm).
159

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.200
Den Dialog Zeichnungsbereich formatieren
ber das Kontextmen
aufrufen

Whlen Sie im Kontextmen die Option Zeichnungsbereich formatieren.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Layout und bestimmen


Sie die Umbruchart.

ffnen Sie ber die Option Weitere den Dialog Erweitertes Layout und aktivieren Sie die Registerkarte Bildposition. Bestimmen Sie hier im Bereich Optionen
das Verhalten des Zeichnungsbereichs bei Textnderung.

Positionieren und Skalieren


Es wurde weiter oben erwhnt, dass der Zeichnungsbereich bestimmte Vorteile
bietet. Werfen Sie nun einen Blick auf diese Vorteile.
Ein weiteres Feature von Office XP besteht darin, dass Sie Objekte gruppieren, um
sie dann als Gruppe, d.h. en bloc, bearbeiten zu knnen. Diese Mhe bleibt Ihnen
teilweise erspart, wenn Sie die Autoformen/Objekte in einem Zeichnungsbereich
aufziehen/einfgen und dort auch belassen, da sich bestimmte Aktionen automatisch auf alle Objekte in einem Zeichnungsbereich beziehen (knnen). Wenn Sie
beispielsweise alle Objekte im Zeichnungsbereich zusammen an eine andere Stelle
setzen mchten, gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger an den Rand des Zeichnungsbereichs und ziehen Sie ihn mit gedrckter linker Maustaste an eine andere
Stelle. Sie werden sehen, dass sich alle in dem Zeichnungsbereich enthaltenen Elemente mitbewegen und ihre Position zueinander bewahren.

160

Grafiken richtig platzieren

Abb. 1.201
Versetzen des Zeichnungsbereichs

Tipp

Troubleshooting
Lsst sich der Zeichnungsbereich nicht wie gewnscht greifen und verschieben,
haben Sie als Umbruchart vermutlich Mit Text in Zeile eingestellt. ndern Sie
also die Umbruchart ber Zeichnungsbereich formatieren>Layout.

Es ist allerdings auch mglich, die einzelnen Objekte innerhalb des Zeichnungsbereichs zu verschieben, was bei einer "echten" Gruppierung nicht mglich wre,
weil sich die einzelnen Elemente nicht mehr markieren und bearbeiten lieen.
Innerhalb des Zeichnungsbereichs klicken Sie das Objekt einfach an und ziehen es
an den gewnschten Ort.
Praktisch ist auch die Grenvernderung der Objekte innerhalb eines Zeichnungsbereichs. ber die Skalierung lsst sich die Gre aller Objekte um das gleiche Ma
verndern.
1

Markieren Sie den Zeichnungsbereich durch Anklicken.

Klicken Sie auf das Symbol Zeichnung skalieren in der Symbolleiste, die automatisch aktiv ist, wenn der Zeichnungsbereich markiert ist.

161

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.202
Ein markiertes Objekt
im Zeichnungsbereich
verschieben

Abb. 1.203
Die Symbolleiste fr
den Zeichnungsbereich

Abb. 1.204
Eine Zeichnung
skalieren

162

Fhren Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte und ziehen Sie mit
gedrckter Maustaste nach innen oder auen. Sie sehen, dass sich die Gre
aller Objekte ndert, aber die Proportionen beibehalten werden.

Formulare zum Datensammeln

Wenn die Funktion Zeichnung skalieren nicht aktiviert ist, besitzt der Zeichnungsbereich Ziehecken, mit denen man seine Gre beeinflusst. Bewegen Sie dazu den
Mauszeiger auf eine der Ecken, so dass der Mauszeiger die Form dieser Ziehecken
annimmt. Ziehen Sie dann mit gedrckter Maustaste nach innen oder auen.

Tipp

Einfrbung der Zwischenbereiche


Abgesehen von den einzelnen Objekten kann der Zeichenbereich selbst eingefrbt werden. Sie finden die Farbpalette unter Zeichenbereich formatieren>Farben und Linien>Farbe.

Tipp

By the way
Sie finden in diesem Buch ein ganzes Kapitel, in dem ausfhrlich beschrieben,
wird, welche unterschiedlichen Mglichkeiten es gibt, Objekte in Dokumente
einzubetten (einfgen, verknpfen etc.). Das alles erfahren Sie im Kapitel "Von
A nach C ber B Der Datenaustausch".

Formulare zum Datensammeln


Bei Formularen denkt man unwillkrlich an die Steuererklrung und hnlich unangenehme Dinge, die man schon seit Wochen aufschiebt. Word hingegen bietet die
Mglichkeit, Formulare zu erstellen, die eine praktische Angelegenheit sind.
Nehmen wir einmal folgendes Beispiel: Sie haben Kunden, die sich hin und wieder
ber Ihre Produkte beschweren! Manche dieser Kunden machen dies per Telefon.
Diese Beschwerden mssen erfasst und gesammelt werden, wofr Sie die Formularfunktion von Word benutzen. Dieses Vorgehen beinhaltet kurz gesagt die folgenden drei Aufgaben:
Erstellen eines Word-Formulars.
Versand des Word-Formulars an den Kunden, z.B. per E-Mail.
163

Word Das Programm fr Text und Co.

Speicherung der Kundeneingaben zur Weiterverwendung in Excel oder


Access, nachdem der Kunde das Word-Formular zurckgeschickt hat.
Mit anderen Worten: Sie erstellen zunchst das Formular in einer Dokumentvorlage. Anschlieend schtzen Sie das Formular, so dass nur noch die Formularfelder
(die Bereiche des Formulars, in die der Kunde Eintrge vornehmen darf) ausfllbar
sind. Sie schicken an den Kunden ein neues Word-Dokument, das auf dieser Dokumentvorlage basiert. Nachdem Sie das ausgefllte Dokument zurckererhalten
haben, speichern Sie nur die Werte/Inhalte der Formularfelder in einer .txt-Datei.
Anschlieend knnen Sie diese .txt-Datei in Excel oder Access importieren.

Erstellen der Dokumentvorlage fr das Formular


1

Beginnen Sie eine neue Dokumentvorlage.

Lassen Sie sich die Symbolleiste Formular anzeigen (Ansicht>Symbolleiste>Formular).

Gestalten das Layout Ihres Formulars. Geben Sie zunchst die Texte und Elemente ein, die der Kunde nicht ndern knnen soll. Verwenden Sie fr die
Anordnung am besten Tabellen. Fgen Sie anschlieend an den Stellen, an
denen der Kunde Eingaben machen soll, entsprechende Formularfelder ein.

Abb. 1.205
Die Symbolleiste
Formular

Abb. 1.206
Das Formular fr die
Kundeneingabe

164

Formulare zum Datensammeln

Setzen Sie den Cursor in die erste Zelle des Formulars, in die die Kundenangaben gehren, also in die Spalte neben Name, und klicken Sie dann auf das
Symbol Textformularfeld in der Symbolleiste Formular. Verfahren Sie genau
so in den Feldern fr Firma und Anschrift.

Fr das Feld Produkt brauchen Sie eine Auswahlliste, damit der Kunde das
Produkt nicht eintippt, sondern auswhlt. Setzen Sie den Cursor in das Feld
und klicken Sie auf das Symbol Dropdown-Formularfeld und anschlieend
auf Formularfeld-Optionen.
Abb. 1.207
Der Dialog Optionen fr
Dropdown-Formularfelder

Geben Sie das erste Produkt ein und klicken Sie auf Hinzufgen. Verfahren
Sie genau so fr das nchste Produkt. Klicken Sie zu guter Letzt auf OK.

Nachdem Sie fr die Seriennummer, das Kaufdatum etc. jeweils wieder ein
Textformularfeld eingefgt haben, benutzen Sie fr die Frage nach den anderen Produkten ein Kontrollkstchen. Platzieren Sie den Cursor und klicken Sie
also auf das Symbol Kontrollkstchen-Formularfeld. Die Frage lsst sich nun
durch Anklicken einfach ankreuzen, wenn der Kunde sie bejahen mchte.

Schtzen Sie das Formular, indem Sie auf das Symbol Formular schtzen klicken.

Sie sehen, dass es in dem Feld Produkt nun einen Auswahlpfeil gibt, ber den
eine Liste mit den Produkten geffnet wird.

165

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.208
Das fertige Formular
mit geffneter
Auswahlliste

10

Haben Sie alle Arbeiten an der Dokumentvorlage abgeschlossen, mssen Sie


sie insgesamt vor nderungen schtzen, damit Ihre Kunden spter nur in
den Formularfeldern Eingaben vornehmen knnen. Klicken Sie auf Extras>Dokument schtzen und whlen Sie im gleichnamigen Dialog die Option Formulare. Vergeben Sie auf jeden Fall ein Kennwort, ansonsten wre der Schutz
fr die Katz.

11

Das Formular ist nun fertig. Speichern Sie jetzt die Dokumentvorlage ber
Datei>Speichern unter>Dateityp Dokumentvorlage(*dot).

Abb. 1.209
Das Formular vor
nderungen schtzen

Sie knnen fr die unterschiedlichen Felder des Formulars Eigenschaften festlegen.
Heben Sie dazu gegebenenfalls den Formularschutz wieder auf. Setzen Sie dann
den Cursor in das betreffende Formularfeld und klicken Sie auf das Symbol Formularfeld-Optionen. Im folgenden Dialog knnen Sie je nach Typ des Formularfeldes
unterschiedliche Eigenschaften bestimmen. Erwhnenswert ist die Mglichkeit,
ber die Schaltflche Hilfstext hinzufgen einen Text festzulegen, der in der Status166

Formulare zum Datensammeln

leiste bzw. nach Bettigung der !-Taste erscheint. Sie knnen weiterhin, z.B. bei
Textformularfeldern, die Lnge der Eingabe beschrnken oder das mgliche Eingabeformat auf Datumsangaben reduzieren.

Das Formular benutzen


Wenn Sie dieses Formular nutzen, d.h. an einen Kunden verschicken mchten,
dann ffnen Sie ber Datei>Neu zunchst ein neues Dokument basierend auf der
Dokumentvorlage des Formulars.

Abb. 1.210
Das Formular
verwenden

Speichern Sie dann das Dokument "normal" ber Datei>Speichern. Schicken Sie
dem Kunden (z.B. per E-Mail) dieses gespeicherte Dokument zu. Der Kunde wiederum schickt Ihnen das ausgefllte Formular zurck.

Abb. 1.211
Das vom Kunden
zurckgeschickte
Formular

Sie ffnen es in Word und speichern es ber Datei>Speichern unter> im Feld Dateityp Nur Text (*txt).

167

Word Das Programm fr Text und Co.

Hinweis

Weiterbearbeitung von Daten


Damit Sie die Daten des Formulars problemlos weiterbearbeiten knnen, ist
es ratsam, nur die Daten des Kunden also die Daten der Formularfelder zu
speichern. Aktivieren Sie dazu im Dialog Speichern unter ber Extras>Speicheroptionen die Option In Formularen nur Daten speichern.

Abb. 1.212
Die Antwort als .txtDatei speichern

Sie erhalten dann den Dialog Dateikonvertierung.


Besttigen Sie diesen Dialog mit OK. Nur die Daten des Formulars werden in einer
.txt-Datei abgelegt. Fr die Weiterverwendung der Antwortdaten soll Excel herhalten. ffnen Sie also Excel mit der Arbeitsmappe, in der Sie die Beschwerden sammeln. Importieren Sie die .txt-Datei ber Daten>Externe Daten importieren>Daten
importieren. Whlen Sie im Dialog Datenquelle auswhlen die fragliche Datei mit
den Daten des Formulars. Folgen Sie den Schritten des Textkonvertierungs-Assistenten, und achten Sie dabei darauf, die Einstellungen so zu whlen, dass die Informationen der einzelnen Formularfelder jeweils in einer Zelle gespeichert werden.
Im Normalfall mssen Sie bestimmen, dass es sich um getrennte Werte handelt
und dass das Trennzeichen ein Semikolon ist. Klicken Sie im Dialog Daten importieren auf die Schaltflche Eigenschaften.
168

Formulare zum Datensammeln

Abb. 1.213
Der Dialog Dateikonvertierung

Abb. 1.214
Die Daten importieren

Im Dialog Eigenschaften des externen Datenbereichs deaktivieren Sie die Option


Abfragedefinition speichern, damit Sie noch weitere Kundenantworten importieren
knnen.
Nachdem Sie diesen Dialog besttigt haben, gelangen Sie zurck in den Dialog
Daten importieren. Klicken Sie nun auf die erste Zelle der Zeile, in die die Daten der
.txt-Datei geschrieben werden sollen, und besttigen Sie dann den Dialog mit OK.

169

Word Das Programm fr Text und Co.

Abb. 1.215
Die Eigenschaften des
externen Datenbereichs

Abb. 1.216
Die importierten Daten
in Excel

170

Arbeiten in der Gliederungsansicht

Arbeiten in der Gliederungsansicht


Weiter vorn in diesem Kapitel wurde beschrieben, wie man einem Dokument ber
die Funktion Inhaltsverzeichnis ein Inhaltsverzeichnis hinzufgen kann. Es gibt noch
einen anderen Weg, ein Inhaltsverzeichnis bzw. eine Gliederung zu erstellen, und
zwar in der speziell dafr vorgesehenen Ansicht. Diese Ansicht bietet insbesondere
bei umfangreichen Texten, die durchstrukturiert werden mssen, Vorteile. Bei dieser Methode beginnen Sie damit, zunchst die Gliederung zu erstellen und dann
den Text zu schreiben, Sie folgen also eher dem klassischen in der Schule/Universitt vermittelten Weg beim Aufbau einer schriftlichen Arbeit!
1

Klicken Sie im Men Ansicht auf Gliederung, um in diese Ansicht zu wechseln.

Auf dem Bildschirm erhalten Sie unter der Symbolleiste Format eine neue
Symbolleiste, mit der Sie die Gliederungspunkte hierarchisch anordnen, also
hher stufen oder tiefer stufen knnen. Auerdem lsst sich die Anzeige der
Gliederungsebenen Erweitern oder Reduzieren.
Abb. 1.217
Die Symbolleiste
Gliederung

Schreiben Sie nun Ihre Gliederungspunkte und drcken Sie nach jedem Punkt
die -Taste. Achten Sie auf das Symbol Formatvorlage, in der berschrift 1
angezeigt wird. Word hat also automatisch die vordefinierte Formatvorlage
fr berschriften dieser Ebene zugewiesen.

Schreiben Sie zunchst alle weiteren Gliederungspunkte und kmmern Sie


sich nicht um die Hierarchie.
Abb. 1.218
Die berschriften in der
Gliederungsansicht
eingeben

Bringen Sie jetzt die berschriften auf die inhaltlich richtigen Ebenen. Setzen
Sie dazu den Cursor jeweils in die berschrift, deren Ebene verschoben werden muss. Um beispielsweise den ersten Unterpunkt (berschrift Ebene 1.1)

171

Word Das Programm fr Text und Co.

zu verndern, klicken Sie auf das Symbol Tiefer stufen. Damit erhlt die berschrift die Vorlage berschrift 2 und wird etwas eingerckt. Stufen Sie andere
Ebenen gegebenenfalls weiter nach unten. Sofern Sie sich dabei vertun, klicken Sie auf Symbol Hher stufen.
Abb. 1.219
Die Gliederungsebenen
anpassen

Nachdem Sie die Gliederung in der gewnschten Form erstellt haben, wechseln Sie wieder in die Ansicht, in der Sie normalerweise arbeiten. Sie sehen,
dass die berschriften hier nicht mehr eingerckt sind, sie besitzen aber die
entsprechenden Formatvorlagen. Die Einzge in der Gliederungsansicht dienen also lediglich dem berblick.

Sollen die berschriften entsprechend ihrer Ebenen tatschlich eingerckt sein, bietet es sich an, die Formatvorlagen zu ndern und hier Einzge einzustellen. (Blttern Sie notfalls zurck zum Abschnitt Formatvorlagen ndern in diesem Kapitel.)
Die Tabelle zeigt die gebruchlichsten Symbole der Symbolleiste Gliederung und
ihre Bedeutung.

Die wichtigen Symbole der Symbolleiste Gliederung

Symbol

Beschreibung
Stuft den Absatz auf die hchste Ebene
Stuft den Absatz um eine Ebene hher
Stuft den Absatz um eine Ebene tiefer
Wandelt den Absatz in normalen Text um
Verschiebt den Absatz in der Reihenfolge um einen Absatz nach
oben

172

Hilfreiche Tastaturkrzel

Die wichtigen Symbole der Symbolleiste Gliederung (Forts.)

Symbol

Beschreibung
Verschiebt den Absatz in der Reihenfolge um einen Absatz nach
unten
Erweitert die Gliederung, so da alle Ebenen angezeigt werden
Reduziert die Gliederung, so dass weniger Ebenen angezeigt werden
Zeigt nur die erste Zeile des Flietextes an
Schaltet die Anzeige der Formatierung an/aus
Tabelle 1.9

Hilfreiche Links und Newsgroups


http://www.mvps.org/word/
http://mypage.bluewin.ch/reprobst/WordFAQ/
microsoft.public.de.word
de.comp.text.ms-word

Hilfreiche Tastaturkrzel

Tastenkombination

Beschreibung

S+H+a

Schriftart ndern

S+H+p

Schriftgrad ndern

S+H+<

Schriftgrad vergrern

S+<

Schriftgrad verkleinern

S+9

Schriftgrad um einen Punkt vergrern

S+8

Schriftgrad um einen Punkt verkleinern

S+d

Zeichenformatierung ndern

H+

Gro-/Kleinschreibung eines Wortes ndern

S+H+g

Buchstaben als Grobuchstaben formatieren


173

Word Das Programm fr Text und Co.

174

Tastenkombination

Beschreibung

S+H+f

Fett formatieren

S+H+u

Text unterstreichen

S+H+w

Lediglich Wrter unterstreichen, keine Leerzeichen

S+H+d

Text doppelt unterstreichen

S+H+h

Text ausgeblendet formatieren

S+H+k

Text kursiv formatieren

S+H+q

Kapitlchen

S+K

Manuelle Formate entfernen

S+H++

Nicht druckbare Zeichen anzeigen (Formatierungszeichen)

S+H+c

Format kopieren

S+H+v

Format einfgen

S+1

Einfacher Zeilenabstand

S+2

Doppelter Zeilenabstand

S+5

1,5-facher Zeilenabstand

S+e

Absatz zentrieren

S+b

Blocksatz

S+l

Linksbndig

S+r

Rechtsbndig

S+q

Absatzformatierung entfernen

S+H+s

Formatvorlage zuweisen

S+H+n

Formatvorlage Standard zuweisen

A+1

Formatvorlage berschrift 1 zuweisen

A+2

Formatvorlage berschrift 2 zuweisen

A+3

Formatvorlage berschrift 3 zuweisen

Excel Ihr Kalkulationsgenie


Einfhrung in Excel
Formeln Das Rckgrat der
Berechnungen
Komplexe Rechnungen mit
Funktionen
Rationalisieren der Arbeit
Zahlen auf einen Blick Diagramme
Eine Berechnung fr viele Varianten Szenarien
Das optimale Ergebnis
Datenlisten in Excel
Fehlern auf der Spur
Sicher ist sicher
Ein gelungener Ausdruck
Kommentare
Vorlagen fr Arbeitsmappen und Tabellenbltter
Bildschirmansichten
Makros
Hilfreiche Tastaturkrzel

176
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283
284
290

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Excel ist ein so genanntes Kalkulationsprogramm. Man benutzt es, um mit Zahlenmaterial zu arbeiten und Berechnungen durchzufhren. Der besondere Vorteil liegt
darin, dass nicht mit festen Werten gerechnet wird, sondern mit Werten, die in Zellen gespeichert sind. Wenn man die Eintrge in diesen Zellen ndert, wird die
gesamte Berechnung automatisch aktualisiert, und man muss die Berechnung
nicht neu aufbauen.

Einfhrung in Excel
Excel weist aufgrund der Aufgaben eines Kalkulationsprogramms einige Besonderheiten auf, die in diesem Abschnitt behandelt werden. Zunchst werden die Besonderheiten des Bildschirms kurz erlutert, anschlieend der Umgang mit Arbeitsblttern und grundlegende Zellenformatierungen.

Der Bildschirm
Auch der Excel-Bildschirm hat den typischen Aufbau der Office-Programme. Speziell
ist bei Excel die Bearbeitungsleiste, darunter finden Sie den groen Bereich mit
dem Tabellenblatt oder Diagrammblatt, unterhalb dieses Bereichs ist das Blattregister.

Abb. 2.1
Der Excel-Bildschirm

176

In der Bearbeitungsleiste sehen Sie im linken Bereich die Adresse oder den Namen
der aktiven Zelle. Die aktive Zelle erkennen Sie an der strkeren Umrandung. Im
rechten Bereich der Bearbeitungsleiste steht der Zellinhalt der aktiven Zelle sei es
Text, eine Zahl oder eine Formel. Im Blattregister legen Sie fest, welches Arbeitsblatt

Einfhrung in Excel

das aktive ist, also oben liegt. Mit den kleinen Pfeilschaltflchen links im Blattregister wandern Sie zwischen den Blattregistern hin und her. Dies ist hufig ntzlich,
wenn viele Arbeitsbltter vorhanden sind und nicht alle Register auf dem Bildschirm dargestellt werden knnen. Im rechten Bereich der Statuszeile finden Sie
Informationen ber bestimmte Einstellungen, z.B. ob der Nummernblock eingeschaltet ist, angezeigt durch NF, oder ob die Feststelltaste aktiviert ist, mit der
Anzeige GROSS.

Die Arbeitsbltter
Die Arbeitsbltter, die Ihnen Excel zu Beginn zur Verfgung stellt, werden als
Tabelle 1, Tabelle 2 etc. bezeichnet. Mit diesen wenig aussagekrftigen Namen mssen Sie aber nicht leben. Zum Umbenennen der Arbeitsbltter klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den Reiter im Blattregister und whlen im Kontextmen die
Option Umbenennen. Dadurch wird der Name des Arbeitsblattes markiert und Sie
knnen einfach eine neue Bezeichnung eingeben.

Abb. 2.2
Das Kontextmen der
Arbeitsbltter

Namenskonvention fr Arbeitsbltter

Namenskonvention Arbeitsbltter
Maximale Lnge des Namens: 31 Zeichen
Nicht erlaubte Zeichen sind: :, /, \, ?, *, [, ]
Die Namen mssen mindestens 1 Zeichen lang sein
Tabelle 2.1

177

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Hinweis

Gut zu wissen
Mit der Option Registerfarbe des Kontextmens rufen Sie den Dialog Farbiges
Register auf. Hier knnen Sie dem Registerreiter eine Hintergrundfarbe spendieren eine Neuerung in Office XP, auf die alle Office-User ungeduldig
gewartet haben!

Sie finden in dem Kontextmen noch weitere Befehle fr den Umgang mit Arbeitsblttern. Mit dem Befehl Lschen entfernen Sie das aktive Arbeitsblatt dauerhaft.
Die Option Einfgen ffnet den Dialog Einfgen, in dem Sie auf dem Register Allgemein die Art des Arbeitsblattes angeben, das der Arbeitsmappe hinzugefgt wird.
Solange Sie nicht mit Makros arbeiten, brauchen Sie nur die Eintrge Diagramm
und Tabelle. Doppelklicken Sie auf Tabelle, wird ein weiteres Tabellenblatt eingefgt. Doppelklicken Sie auf Diagramm, starten Sie den Diagramm-Assistenten.
Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Zahlen auf einen Blick Diagramme.

Abb. 2.3
Arbeitsbltter einfgen

Gefllt Ihnen die Reihenfolge der Arbeitsbltter nicht oder mchten Sie ein Arbeitsblatt kopieren, klicken Sie auf die Option Verschieben/kopieren. Im folgenden Dialog
legen Sie fest, vor welches Arbeitsblatt das aktive bzw. die Kopie des aktiven Blattes
eingefgt wird. Ob Sie das Arbeitsblatt kopieren oder verschieben, entscheiden Sie
mit der Option Kopieren im Dialog Blatt verschieben/kopieren.
178

Einfhrung in Excel

Abb. 2.4
Arbeitsbltter verschieben/kopieren

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen mehrere Arbeitsbltter markieren, indem Sie die Reiter der
gewnschten Arbeitsbltter mit gedrckter S-Taste nacheinander anklicken. Diese Markierungsform ist hilfreich, um mehrere Arbeitsbltter in einem
Rutsch auszudrucken oder zu bearbeiten. Sie nehmen die Markierung wieder
zurck, indem Sie nur auf einen Reiter klicken, ohne die S-Taste zu drcken.

Tabellenbltter, Zellen und Adressen


Die Arbeitsbltter sind tabellarisch aufgebaut, es gibt aber auch Arbeitsbltter speziell fr Diagramme oder Makros. In tabellarischen Arbeitsblttern befinden sich im
Kopfbereich der Spalten die Spaltennamen, und zwar angefangen bei A die Buchstaben des Alphabets. Reichen die 26 Zeichen des Alphabets nicht aus, setzt Excel
die Namen mit AA, AB etc. fort. Die Zeilen werden einfach mit 1 beginnend durchnummeriert. Die Nummer der Zeile steht im so genannten Zeilenkopf. Sie brauchen
mit den Zeilen nicht sparsam umzugehen: Eine Tabelle kann bis zu 65.536 Zeilen
haben. Aus Spaltennamen und Zeilennummer ergeben sich die Adressen der Zellen, also z.B. A1 fr die oberste linke Zelle. Die Spalten- und Zeilenbezeichnungen
der aktiven Zelle werden farbig hervorgehoben.
Excel kennt noch eine weitere Art, die Adressen der Zellen zu bilden, und zwar
jeweils aus der Zeilennummer und der Spaltennummer. Bei dieser Variante werden
auch die Spalten durchnummeriert. Zur besseren Kennzeichnung werden der Zeilennummer ein Z und der Spaltennummer ein S vorangestellt. Die Adresse fr die
linke obere Zelle lautet dann Z1S1.
179

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.5
Die Zelladressen

Abb. 2.6
Die andere Adressierungsart

Sie wechseln zwischen den beiden Varianten oder Bezugsarten, indem Sie im Men
Extras den Dialog Optionen aufrufen und die Registerkarte Allgemein ffnen. Aktivieren Sie hier die Option Z1S1-Bezugsart. Fr eine vollstndige Adresse werden noch
der Arbeitsmappenname und der Name des Arbeitsblattes vorangestellt, wobei der
Arbeitsmappenname in eckigen Klammern steht und dann der Name des Arbeits180

Einfhrung in Excel

blattes folgt. Der Arbeitsblattname wird mit einem Ausrufezeichen von der Zeilenund Spaltenbezeichnung abgetrennt, A1 heit also vollstndig: [Arbeitsmappenname]Arbeitsblattname!A1. Solange Sie sich aber nur in einer Arbeitsmappe oder
einem Arbeitsblatt bewegen, knnen Sie auf diese Zustze verzichten. Welche
Bezugsart Sie whlen, ist letztendlich Geschmackssache (in diesem Buch wird die
erste Bezugsart (A1) angewendet).

Eintrge in Zellen
Sobald Sie sich mit der grundlegenden Struktur von Excel vertraut gemacht haben,
drfen Sie loslegen. Aktivieren Sie einfach die Zelle, in die Sie etwas eingeben mchten und schreiben Sie den Text oder die Zahlen. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit der
-Taste. Whrend der Eingabe erscheint das Getippte in der Zelle und in der
Bearbeitungsleiste. Text, der ber die Spaltenbreite hinausgeht, wird ber die nachfolgenden Zellen geschrieben, sofern diese Zellen leer sind. Ansonsten wird der Text
abgeschnitten. Der berhngende Text ist dann zwar nicht sichtbar, aber weiterhin
in der Zelle gespeichert, was Sie in der Bearbeitungsleiste kontrollieren knnen. Verbreitern Sie die Spalte, erscheint ein Stckchen mehr des eingegebenen Textes. Eine
Zelle kann sage und schreibe ca. 32.000 Zeichen aufnehmen.

Abb. 2.7
Eintrge in Zellen
ndern/bearbeiten

Natrlich muss nicht alles auf Anhieb stimmen. Wollen Sie den Eintrag irgendeiner
Zelle verndern/korrigieren, brauchen Sie lediglich die entsprechende Zelle zu aktivieren und die nderung einzugeben. Dadurch wird der vorhandene Zellinhalt einfach berschrieben. Um den vorhandenen Zellinhalt nicht komplett zu berschreiben, drcken Sie nach dem Aktivieren der Zelle die "-Taste oder klicken Sie mit
der Maus in die Bearbeitungsleiste. Bewegen Sie den Cursor anschlieend an die
Position, an der Sie die nderungen vornehmen wollen.
Geben Sie z.B. DM-Betrge oder Prozentzahlen als 30 DM oder 35%, ein, speichert
Excel nur die Zahl und weist dieser Zelle gleichzeitig das entsprechende Formt zu.
In aller Regel erkennt Excel das richtige Format, aber mitunter mssen Sie die Formatierung "von Hand" korrigieren. Es ist recht praktisch, wenn man den Zellen ihr
Format im Voraus zuweist, so dass man anschlieend nur die Zahlen eingeben
muss. Informieren Sie sich darber im Abschnitt Tabellen mit Format.
181

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Hinweis

Gut zu wissen
Beginnt ein Text, den Sie eingeben mchten, mit einem Gleichheitszeichen,
mssen Sie vor dem Gleichheitszeichen ein einfaches Anfhrungszeichen setzen (" = H+#). Nach einem Gleichheitszeichen erwartet Excel im Normalfall
eine Berechnung. Mit dem Anfhrungszeichen, das nicht in der Zelle mit angezeigt wird, teilen Sie Excel mit, dass Text folgt.

Lschen von Zellinhalten


Genauso einfach wie Sie die Zellen mit Inhalt fttern, knnen Sie den Inhalt auch
wieder lschen. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt Sie lschen mchten und drcken Sie die _-Taste. Mit dieser Methode wird nur der Inhalt der Zelle gelscht,
Mchten Sie nur oder zustzlich auch die Formatierung entfernen, klicken Sie im
Men Bearbeiten>Lschen auf den entsprechenden Eintrag Formate oder Alles.

Von Zelle zu Zelle


Sich in einem Arbeitsblatt zu bewegen, ist denkbar einfach und auf verschiedene
Arten mglich: Sie knnen die Zelle, in die Sie den Cursor setzen wollen, einfach
anklicken, Sie knnen mit den Pfeiltasten oder mit der T-Taste dorthin wandern
oder in der Bearbeitungsleiste im Namensfeld die Adresse der Zelle eingeben. Die
gewnschte Zelle wird dann aktiviert.
Der Vollstndigkeit halber sei an dieser Stelle auch wenn es ein Vorgriff auf eine
noch nicht erwhnte Funktion ist erwhnt, dass man die Zellen auch ber ihre
Namen erreichen kann. Haben Sie Zellen Namen gegeben, knnen Sie diese
Namen in der Bearbeitungsleiste aus einer Auswahlliste aussuchen und darber
die entsprechende Zelle aktivieren.

Markieren in Excel
Zu den stndigen Aktionen in allen Programmen gehrt das Markieren. Auch Excel
kann nicht hellsehen, sondern muss darber aufgeklrt werden, fr welche Zellen
oder Zellbereiche der nachfolgende Befehl gelten soll. Dies kann sich sowohl auf
eine Berechnung als auch auf eine Formatierung beziehen.
Sie knnen in Excel mit der Maus oder mit der Tastatur markieren. Es ist mglich,
einzelne Zellen, einen zusammenhngenden Bereich von Zellen oder verstreut liegende Zellen zu markieren.
182

Einfhrung in Excel

Abb. 2.8
Aktivieren von Zellen
mit Namen

Markieren mit der Maus


Zum Markieren mit der Maus ziehen Sie mit gedrckter Maustaste ber den
Bereich der Zellen, die Sie markieren wollen. Wenn die Zellen verstreut liegen, halten Sie dabei gleichzeitig die S-Taste gedrckt und markieren so Zelle fr Zelle.
Mchten Sie eine ganze Spalte markieren, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Spaltenkopf. Sollen mehrere Spalten markiert werden, erweitern Sie die Markierung mit gedrckter Maustaste ber die nchsten Spaltenkpfe.

Abb. 2.9
Spalten/Zeilen
markieren

Wollen Sie ganze Zeilen markieren, gehen Sie genau so vor wie bei den Spalten,
nur dass Sie jetzt die Zeilenkpfe anklicken mssen.
Um das gesamte Arbeitsblatt zu markieren, klicken Sie auf den Tabellenblattmarkierer. Dieser "Markierer" verbirgt sich hinter dem kleinen grauen Kstchen im Schnittpunkt von Zeilen- und Spaltenkpfen.
183

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Markieren mit der Tastatur


Es muss nicht immer die Maus sein! Zum Markieren mit der Tastatur aktivieren Sie
eine Eckzelle des Bereichs, den Sie markieren wollen, und wandern bei gedrckter
H-Taste mit den Pfeiltasten zur gegenberliegenden Ecke des Bereichs.

Gleichzeitiges Markieren auf verschiedenen


Tabellenblttern
Es ist auch mglich, bestimmten Zellen in mehreren Tabellenblttern gleichzeitig eine einheitliche Formatierung zuzuweisen. Markieren Sie zunchst die
betreffenden Tabellenbltter. Klicken Sie dazu im Blattregister bei gedrckter
S-Taste auf die entsprechenden Reiter. Die markierten Reiter werden hervorgehoben. Markieren Sie anschlieend den gewnschten Zellbereich, z.B. A1
und A2, auf einem dieser Tabellenbltter und formatieren Sie diese beiden Zellen. Diese Formatierung gilt nun fr A1 und A2 in allen Tabellenblttern, die
Sie vorher markiert hatten. Aber Achtung: Vergessen Sie nicht, die Markierung
der Arbeitsbltter aufzuheben, wenn Sie nur noch ein Tabellenblatt bearbeiten wollen. Solange Sie mehrere Bltter markiert haben, wirken sich alle
Aktionen und Befehle auf alle markierten Arbeitsbltter aus.

Tabellen mit Format


So, wie Sie in Word Text formatieren, formatieren Sie in Excel die Eintrge in den
Zellen. Da es in Excel aber um Kalkulationen geht, finden Sie hier aufgrund anderer
Anforderungen teilweise andere Mglichkeiten zur Formatierung, und zwar Mglichkeiten, die eher fr bersicht und fr Kontrolle bei der Zahleneingabe sorgen
anstatt fr die optische Gestaltung der Tabelle. Denken Sie aber in jedem Fall
daran, die Zellen zu markieren, fr die die Formatierung gelten soll.
Die wichtigsten Einstellungen nehmen Sie im Dialog Zellen formatieren auf den
unterschiedlichen Registerkarten vor. Sie erreichen diesen Dialog im Men Format
mit dem Eintrag Zellen.

Formatieren der Schrift


Die aus Word bekannte Zeichenformatierung finden Sie bei Excel im Dialog Zellen
formatieren auf der Registerkarte Schrift.

184

Einfhrung in Excel

Abb. 2.10
Die Schrift formatieren

Tipp

Standardschrift
Mit der Option Standardschrift werden automatisch die Einstellungen vorgenommen, die Sie im Dialog Optionen auf der Registerkarte Allgemein eingestellt haben. Diesen Dialog rufen Sie im Men Extras auf.

Ausrichten des Textes in den Zellen


Der Text in einer Zelle bzw. der Zellinhalt kann linksbndig, zentriert, rechtsbndig,
oben oder unten in der Zelle stehen. Alle diese Einstellungen nehmen Sie im Dialog
Zellen formatieren auf der Registerkarte Ausrichtung vor. Fr die linksbndige, zentrierte und rechtsbndige Ausrichtung gibt es wie bei Word auch entsprechende
Symbole in der Symbolleiste Format.
Im Bereich Textausrichtung legen Sie die horizontale oder vertikale Ausrichtung des
Textes in der Zelle fest. In den Auswahllisten der Felder Horizontal und Vertikal finden Sie unterschiedliche Optionen. Entnehmen Sie die Erklrungen der Optionen
den folgenden Tabellen.
185

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.11
Die Textausrichtung

Horizontale Textausrichtung

186

Option

Beschreibung

Standard

Vom Datentyp abhngige Ausrichtung. Text wird am


linken Rand der Zelle, Datum und Zahlen sowie Whrung werden am rechten Rand der Zelle ausgerichtet.

Links (Einzug)

Richtet den Eintrag linksbndig in der Zelle aus. Im Feld


Einzug bestimmen Sie, wie gro der Abstand zum linken
Rand der Zelle ist.

Zentriert

Zentriert den Inhalt der Zelle

Rechts (Einzug)

Rechtsbndige Ausrichtung des Inhalts

Ausfllen

Wiederholt die Zeichen in der linken Zelle des markierten Bereichs so oft, bis die Markierung ausgefllt ist. In
den Zellen, die ausgefllt werden sollen, drfen keine
Eintrge vorhanden sein.

Blocksatz

Verteilt Zellinhalt, der aus mehreren Worten besteht,


auf mehrere Zeilen und passt die Wortabstnde derart
an, dass die Zeilen genau so breit wie die Zellen sind

Einfhrung in Excel

Horizontale Textausrichtung (Forts.)

Option

Beschreibung

ber Auswahl
zentrieren

Zentriert den Inhalt der linken Zelle einer Markierung


ber den markierten Bereich, wobei die Zellen des
Bereichs leer sein mssen. Diese Option ist besonders
dafr geeignet, berschriften ber mehrere Spalten
zentriert auszurichten.

Verteilt (Einzug)

Verteilt Zellinhalt, der aus mehreren Worten besteht, auf


mehrere Zeilen innerhalb der Zelle und bercksichtigt den
eingestellten Einzug
Tabelle 2.2

Vertikale Textanordnung

Option

Beschreibung

Oben/Unten

Der Text klebt oben/unten am Rand der Zelle

Zentrieren

Der Zellinhalt wird vertikal in der Zelle zentriert

Blocksatz

Verteilt Zellinhalt, der aus mehreren Worten besteht, auf


mehrere Zeilen und passt die Zeilenhhe derart an, dass eine
Zeile oben und eine Zeile unten am Rand der Zelle steht

Verteilt

wie Blocksatz
Tabelle 2.3

Im Bereich Orientierung knnen Sie den Zellinhalt im gewnschten Winkel verdrehen und oder eine vertikale Anordnung der Zeichen einstellen. Geben Sie im unteren Teil des Bereichs eine Gradzahl ein, um die der Text gedreht werden soll. Positive Werte ergeben eine Drehung von links unten nach rechts oben, negative von
links oben nach rechts unten. Sie knnen die Drehung auch im so genannten Indikator per Mausklick einstellen. Mit einem Mausklick auf das Feld Text aktivieren/deaktivieren Sie die vertikale Ausrichtung des Textes.
Bei einigen Formatierungsformen ist die Mglichkeit, Text zu drehen, nicht vorhanden, so z.B. dann nicht, wenn bei horizontaler Textanordnung die Option Ausfllen
oder ber Auswahl zentrieren gewhlt wurde.
Im Bereich Textsteuerung gibt es drei Optionen:

187

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Textsteuerung

Option

Beschreibung

Zeilenumbruch

Erlaubt Zeilenumbrche in Zellen.

An Zellgre anpassen

Die Schriftgre wird so weit verkleinert, bis der Zellinhalt komplett in der Zelle angezeigt werden kann.

Zellen verbinden

Die markierten Zellen werden verbunden und von


Excel wie eine Zelle behandelt.
Tabelle 2.4

Zahlen mit Zahlenformat


Das A und O bei Excel sind Zahlen: DM-Betrge bzw. Whrungsbetrge, Prozentzahlen etc. Dafr brauchen Sie jeweils das richtige Format. Diese Einstellungen
nehmen Sie auf der Registerkarte Zahlen im Dialog Zellen formatieren vor.

Abb. 2.12
Zahlenformate

Markieren Sie im Bereich Kategorie das gewnschte Zahlenformat und legen Sie in
den Feldern rechts daneben das genauere Erscheinungsbild fest. Sie finden in der
Auswahlliste des Feldes Symbol auch das Whrungssymbol fr den Euro.
188

Einfhrung in Excel

Sollte unter den Eintrgen im Bereich Kategorie die von Ihnen gesuchte Option auf
den ersten Blick nicht aufgelistet sein, setzen Sie Ihre Suche unter der Option Sonderformat fort. Hier finden Sie z.B. Formate fr Postleitzahlen und Versicherungsnummern. Last, not least taucht in dem Bereich Kategorie die Option Benutzerdefiniert auf. Diese Option dient dazu, auf den eigenen Bedarf zugeschnittene Formate zu definieren. Dieser Vorgang ist nicht ganz einfach. Er wird deshalb im Folgenden kurz beschrieben.
Die benutzerdefinierten Formate bestehen aus vier Angaben, die durch Semikola
getrennt werden: Im ersten Block steht die Formatierungsangabe fr positive Zahlen, im zweiten Block die fr negative Zahlen, gefolgt von der fr Nullwerte und
abgeschlossen durch die Angaben zur Formatierung von Text, falls Text in die Zelle
eingegeben wird.
Folgende Mglichkeiten stehen zur Auswahl:
[Blau] #.##0,00" DM pro Einheit";[Rot] -#.##0,00" DM pro
Einheit";[Magenta] 0,00 " DM pro EInheit";[Zyan]
"Textvorsatz" @ "Textzusatz"
Mit der Angabe erreichen Sie, dass positive Zahlen in Blau, mit zwei Dezimalstellen
und dem Textzusatz DM pro Einheit dargestellt werden. Die Formatierung wird im
ersten Block [Blau] #.##0,00" DM pro Einheit" vor dem ersten Semikolon der
Formatierungsangabe gesetzt. Es beginnt mit der Farbangabe in eckigen Klammern, gefolgt von der Formatierungsangabe fr die Ziffern. Hierbei bedeutet #,
dass nur signifikante Ziffern angezeigt werden, nicht signifikante Nullen werden
ignoriert. Der Punkt erzwingt das Tausendertrennzeichen. Die Nullen (0) zeigen
auch nicht signifikante Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden sind. Das Komma ist das Dezimaltrennzeichen. In Anfhrungszeichen folgt der Text, der auf die Ziffern folgen soll.

Tipp

Leerzeichen fr benutzerdefinierte Formate


Geben Sie, um Abstand zwischen den Ziffern und dem nachfolgenden Text zu
erzwingen, direkt hinter dem einleitenden Anfhrungszeichen eine Leerstelle
ein. Auerhalb der Textbereiche erzwingt ein Unterstrich eine Leerstelle.

Die Formatierung fr negative Zahlen ist hnlich, nur dass diese in Rot angezeigt
werden. Sie wird im zweiten Block [Rot] -#.##0,00" DM pro Einheit" bestimmt.
Interessant ist hier das Minuszeichen (-) vor der Formatangabe fr die Ziffern; lassen Sie es weg, wird bei negativen Zahlen kein Minuszeichen in der Zelle angezeigt,
obwohl wie Sie auch in der Bearbeitungsleiste kontrollieren knnen Excel die

189

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Negativitt der Zahl nicht vergisst und bei Berechnungen bercksichtigt. Im dritten
Block [Magenta] 0,00 " DM pro Einheit" folgt die Formatierung fr Nullwerte.
Der letzte Block [Zyan] "Textvorsatz" @ "Textzusatz" bestimmt die Formatierung
bei Texteingaben. Er beginnt wieder mit der Farbangabe. Die Texte, die Sie fest vorgeben, stehen wieder in Anfhrungszeichen. Anstelle des @-Zeichens wird der in
die Zelle eingegebene Text eingefgt. Verzichten Sie auf das @-Zeichen, wird der
eingegebene Text ignoriert und gar nicht in der Zelle erscheinen.

Tipp

Weitere Hilfestellungen
In der Hilfe geben Sie als Suchbegriff am besten benutzerdefinierte Zahlenformate ein, um weitergehende Informationen zu erhalten.

Eingerahmte Zellbereiche
Abgesehen von diesen Formatierungsmglichkeiten kann man Zellen unter anderem mit einem Rahmen oder mit Unterstreichungen hervorheben. Die Linienart
und Linienfhrung whlen Sie auf der Registerkarte Rahmen im Dialog Zellen formatieren.

Abb. 2.13
Rahmen um Zellen

190

Einfhrung in Excel

Am besten, Sie whlen zuerst im Bereich Linien die Art der Linie und anschlieend
deren Farbe, und dann bestimmen Sie die Linienfhrung. Sie knnen sich entweder
fr eine Voreinstellung entscheiden oder im Bereich Rahmen durch Anklicken der
kleinen Symbole selbst festlegen, wie die Linien um den oder im markierten Bereich
liegen sollen.

Zellen mit Hintergrund


Mit Umrandungen und Linien alleine ist es nicht getan; Sie knnen Zellen auch
eine Hintergrundfarbe zuweisen. Mchten Sie noch weiter am Hintergrund basteln,
knnen Sie die Farbe durch Muster ergnzen. Auch diese Formatierung nehmen
Sie im Dialog Zellen formatieren vor, und zwar auf der Registerkarte Muster.

Abb. 2.14
Fllfarben und Muster
fr Zellen

Im Bereich Zellenschattierung klicken Sie auf eines der Farbkstchen, um die Hintergrundfarbe einzustellen. In der Liste des Feldes Muster whlen Sie die Art und die
Farbe der zustzlichen Schraffierung. Klicken Sie auf Keine Farbe, um Muster und
Schattierung wieder zu entfernen.

Formatierungen ber die Symbolleiste Format


Wie in den anderen Office-Programmen knnen Sie die am meisten genutzten Formatierungen auch mit Hilfe der Symbolleiste Format vergeben. Die Kurzbeschreibungen entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle.
191

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Die Symbole der Symbolleiste Format

Symbol

Beschreibung
Weist die ausgewhlte Schriftart zu
ndert die Schriftgre
Setzt den Zellinhalt fett
Setzt den Zellinhalt kursiv
Unterstreicht den Text der Zelle
Richtet den Zellinhalt linksbndig aus
Zentriert den Zellinhalt
Fhrt die markierten zusammenhngenden Zellen
zusammen und zentriert den Zellinhalt ber die
markierten Zellen
Weist das Whrungsformat zu
Prozentformat
Fgt das 1000-er Trennzeichen und zwei Dezimalstellen hinzu
Fgt eine Dezimalstelle hinzu
Entfernt eine Dezimalstelle
Verkleinert den linken Einzug in den Zellen
Vergrert den linken Einzug in den Zellen
Weist den Zellen den im Men des Symbols ausgewhlten Rahmen zu
Weist den Zellen die im Men des Symbols ausgewhlte Fll-/Hintergrundfarbe zu
Weist dem Zellinhalt die im Men des Symbols ausgewhlte Schriftfarbe zu
Tabelle 2.5

192

Einfhrung in Excel

Der Umgang mit Spalten und Zeilen


Die Spalten und Zeilen sind auf dem Bildschirm von Excel zwar automatisch vorhanden, was aber nicht heit, dass Sie die vorgegebenen Spaltenbreiten und Zeilenhhen akzeptieren mssen Sie haben es mit vernderlichen Breiten und
Hhen zu tun. Und da nicht immer alles im ersten Anlauf stimmt, kann man ganz
nach Belieben auch Spalten bzw. Zeilen einfgen oder entfernen.

Spaltenbreite/Zeilenhhe ndern
Am einfachsten ndern Sie die Spaltenbreite mit der Maus. Fhren Sie den Mauszeiger auf den vertikalen Strich zwischen den Spaltenkpfen und ziehen Sie die
Spalte mit gedrckter Maustaste in die gewnschte Breite. Die Maus zeigt sich bei
dieser Aktion als ein kleines Kreuz. Whrend dieses Vorgangs zeigt eine kleine Textbox die aktuelle Breite der Spalte an.

Abb. 2.15
Die Spaltenbreite

Zur Vernderung der Zeilenhhe verfahren Sie im Grunde genau so, nur dass Sie
den Strich zwischen den Zeilenkpfen greifen und nach oben oder unten ziehen.

Abb. 2.16
Die Spaltenbreite auf
den Millimeter genau
einstellen

Wenn Sie ungern an der Maus ruckeln, weil Ihnen die Sache zu ungenau ist, klicken
Sie alternativ im Men Format den Eintrag Spalte bzw. Zeile an. In den Untermens
whlen Sie Breite bzw. Hhe, wodurch Sie entsprechende Dialoge aufrufen, in
denen Sie die Spaltenbreite oder Zeilenhhe in Zentimetern angeben. Ganz ntzlich sind die Optionen Optimale Breite festlegen und Optimale Hhe. Dadurch werden Spaltenbreite/Zeilenhhe automatisch den lngsten bzw. hchsten Eintrgen
angepasst. Sie erreichen diese Anpassung der Hhe/Breite auch mit einem Doppelklick auf die Trennlinie der Spalten-/Zeilenkpfe.

193

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.17
Ein Doppelklick auf die
Trennlinie erzeugt die
optimale Breite/Hhe

Spalten/Zeilen einfgen
Dass man Spalten oder Zeilen nachtrglich einfgen muss, kommt hufig vor sei
es, dass man etwas vergessen hat, sei es, dass noch irgendein Eintrag hinzukommt.
Zum Einfgen einer Spalte aktivieren Sie eine der Zellen in der Spalte, vor der Sie
eine Spalte einfgen mchten. Klicken Sie dann im Men Einfgen auf die Option
Spalten. Zum Einfgen von Zeilen verfahren Sie genau so, nur dass Sie im Men
Einfgen auf Zeilen klicken. Die Zeile wird jeweils oberhalb der Zeile eingefgt, in
der eine Zelle aktiviert ist.

Tipp

Markierung von mehreren Zeilen/Spalten


Markieren Sie Zellen in mehreren Zeilen/Spalten, wird beim Einfgen die entsprechende Anzahl Spalten oder Zeilen eingefgt.

Abb. 2.18
Spalten/Zeilen einfgen

194

Einfhrung in Excel

Nach dem Einfgen von Spalten/Zeilen machen Sie Bekanntschaft mit einer Neuerung in Office XP: den SmartTags auf gut Deutsch "SchlauSchildchen" oder, wie
Microsoft sie mitunter nennt, Optionen-Schaltflchen. Wenn Sie direkt nach dem
Einfgen auf das SmartTag klicken, knnen Sie bestimmen, wie die neuen Spalten/
Zeilen formatiert werden sollen. Die Optionen der SmartTags wechseln je nach vorher durchgefhrter Aktion. Sie erhalten z.B. eine andere Auswahl an Optionen,
wenn Sie Reihen ausfllen.

Abb. 2.19
Das SmartTag nach
dem Einfgen von
Spalten/Zeilen

Spalten/Zeilen lschen
Sie knnen Spalten oder Zeilen natrlich auch wieder loswerden. Zum Lschen von
Spalten aktivieren Sie eine Zelle in dieser Spalte und klicken im Men Bearbeiten
auf Zellen lschen. Im dann erscheinenden Dialog setzen Sie ein Hkchen vor Ganze
Spalte. Zum Lschen von Zeilen verfahren Sie genau so, nur dass Sie dann die
Option Ganze Zeile aktivieren.

Abb. 2.20
Spalten/Zeilen lschen

195

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Spalten/Zeilen aus- und einblenden


Um Spalten auszublenden, markieren Sie die gewnschten Spalten und whlen
dann im Men Format die Option Spalte. In dem Untermen klicken Sie anschlieend auf den Eintrag Ausblenden. Das Verfahren ist fr Zeilen identisch, nur dass
Sie die Zeilen markieren und im Men Format das Untermen fr Zeile aufrufen.
Um Spalten oder Zeilen wieder einzublenden, markieren Sie die beiden benachbarten Spalten bzw. Zeilen und klicken auf den Eintrag Einblenden im Men Format>Spalte bzw. Format>Zeile.

Abb. 2.21
Spalten/Zeilen ein-/ausblenden

Zellen mit Namen


Bezeichnungen wie A1 oder C32 sind zwar eindeutig, aber bei umfangreichen Tabellen wird es schwer, sich zu erinnern, welche Berechnungen oder welcher Eintrag in
welcher Zelle vorgenommen wurden. Man muss unter Umstnden lange in den
Tabellen/Arbeitsblttern wandern, um die gewnschte Zelle zu finden. Einfacher
ist es, den Zellen einen Namen zu geben, der auf den Inhalt schlieen lsst, z.B.
einen Namen wie Bruttoumsatz.

Tipp

Definition von Zellbereichen


Sie knnen auch Zellbereichen einen Namen geben.

Haben Sie in Ihrer Arbeitsmappe derartige Namen vergeben, ist es sehr viel einfacher, die entsprechende Zelle zu aktivieren. Man braucht den Namen in der Auswahlliste der Bearbeitungsleiste lediglich anzuklicken, und schon ist man am Ziel.
Auch in Berechnungen knnen Sie die Namen einsetzen.
196

Einfhrung in Excel

Abb. 2.22
Namen fhren zum Ziel

Markieren Sie die Zellen oder Bereiche, die einen Namen erhalten sollen.

ffnen Sie das Men Einfgen und klicken Sie im Untermen des Eintrags
Namen auf die Option Definieren.

Im Dialog Namen definieren geben Sie im Feld Namen in der Arbeitsmappe


den neuen Namen ein. Klicken Sie dann auf OK.

Abb. 2.23
Namen vergeben

Tipp

Festlegung von mehreren Namen


Sie knnen auch mehrere Namen in einem Rutsch festlegen. Legen Sie dazu
die Zellen, die den neuen Namen erhalten sollen, im Feld Bezieht sich auf fest.
Geben Sie dann den neuen Namen ein und klicken Sie auf Hinzufgen. Ganz
schnell sind Namen auf folgende Art vergeben: Markieren Sie die Zelle, die
den Namen erhalten soll, und geben Sie dann den Namen in das Namensfeld
in der Bearbeitungsleiste ein.

197

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Im gleichen Dialog Namen definieren lschen Sie auch berflssige Namen. Aber
Vorsicht: Haben Sie den Namen bereits in einer Formel verwendet, prsentiert Excel
Ihnen in der entsprechenden Zelle die Fehlermeldung #NAME?.

Namenskonventionen fr Zellnamen

Bei den Namen mssen Sie ein paar Regeln einhalten:


Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein, ansonsten sind Buchstaben, Ziffern,
Punkte und Unterstriche erlaubt
Die Namen drfen keine Leerzeichen enthalten
Sie mssen mit maximal 255 Zeichen auskommen
Excel unterscheidet nicht zwischen Gro- und Kleinbuchstaben, der Name
ERGEBNIS ist identisch mit Ergebnis
Namen drfen nicht so lauten wie die Zellbezge/Adressen, A3 oder Z1S45 beispielsweise sind nicht erlaubt
Tabelle 2.6

Formeln Das Rckgrat der Berechnungen


Die Strke von Excel ist das Rechnen. Da das Rechnen in Excel nach mathematischen Regeln funktioniert, ist es eigentlich kaum notwendig, spezifische ExcelKenntnisse zu haben; sofern Sie die Grundlagen der Mathematik beherrschen, knnen Sie das Programm problemlos anweisen, Berechnungen durchzufhren. Excel
beherzigt bei den Berechnungen die alte Schulregel: Punkt- vor Strichrechnung;
auch und nicht nur Klammersetzung interpretiert Excel richtig. Sie knnen die
Berechnungen wie in jedem halbwegs brauchbaren Taschenrechner aufbauen.
Sollten Sie sich allerdings an die Kopfrechenhilfe, die Sie letztes Ostern als Werbegeschenk erhalten haben, gewhnt haben, werden Sie sich etwas umstellen mssen.

Einfache Formeln eingeben


Hinweis CD:
Sie finden diese
Berechnung in der
Datei kopierer.xls"

198

Die Grundregeln des Rechnens in Excel sollen am Beispiel einer vereinfachten


Tabelle zur Berechnung der Kopierkosten eines Monats verdeutlicht werden.
Ziel ist es, die Gesamtkosten eines Kopierers pro Monat zu errechnen. Wie man der
Abbildung entnehmen kann, ergeben sich die Gesamtkosten, indem man die Fixkosten, die sonstigen Kosten und das Produkt aus den gedruckten Seiten und den
Kosten pro Seite addiert. Mit einer entsprechenden Formel weisen Sie Excel an,
diese Kosten zu berechnen.

Formeln Das Rckgrat der Berechnungen

Abb. 2.24
Die Beispieltabelle
Kopierkosten

Drei Regeln sind dabei und generell bei der Eingabe von Formeln zu beachten:

Grundregeln fr die Formeleingabe

Es muss die Zelle aktiviert sein, in der das Ergebnis stehen soll
Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen
Man verwendet die Zelladressen und nicht die Eintrge in den Zellen
Tabelle 2.7
1

Im Beispiel aktivieren Sie die Zelle F4, in der das Ergebnis fr den KopierPlus
berechnet werden soll.

Geben Sie ein: = B4 + C4 + D4 * E4.

Entsprechend geben Sie die Formel fr den KopierMinus in die Zelle F5 ein: =
B5 + C5 + D5 * E5.

Vereinfachte Formeleingabe
Sie mssen bei langen Reihen von Berechnungen die Formel nicht jedes Mal erneut
tippen. Excel bietet die Mglichkeit, Zellen mit Formeln "auszufllen", ein Vorgang,
der vergleichbar ist mit dem "Kopieren". Darber werden Sie im Abschnitt Ausfllen
von Formeln mehr erfahren.

199

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.25
Die Formeln in der
Beispieltabelle

Auch die Eingabe von Formeln vereinfacht Excel noch: Anstatt die Adresse der Zelle
einzutippen, knnen Sie die jeweilige Zelle einfach anklicken, um sie in die Formel
aufzunehmen. Diese Form der Adresseneingabe bietet sich besonders dann an,
wenn Sie mit Zellen rechnen, die auf anderen Arbeitsblttern oder gar in anderen
Arbeitsmappen stehen, da Excel die Adresse automatisch um die Arbeitsmappennamen und Arbeitsblattnamen erweitert. Wechseln Sie einfach auf das
gewnschte Arbeitsblatt (die gewnschte Arbeitsmappe), klicken Sie auf die Zelle
und setzen Sie dann die Eingabe der Formel fort oder besttigen Sie die Formel mit
.

Hinweis

Arbeitsblattbergreifender Formeleinsatz
Wurde eine Zelle eines anderen Arbeitsblattes fr die Formel benutzt und Sie
ndern den Namen dieses Arbeitsblattes, so wird diese nderung automatisch
auch in der Formel durchgefhrt.

200

Formeln Das Rckgrat der Berechnungen

Haben Sie einzelnen Zellen Namen gegeben, die Sie per Mausklick in Ihre Formel
aufnehmen, fgt Excel automatisch diese Namen und nicht die Adressen in die Formel ein.

Namen verwenden in Formeln


In umfangreichen Tabellen kann es etwas mhselig werden, Formeln einzugeben,
da man in der Regel lngst vergessen hat, ob das bentigte Zwischenergebnis oder
der bentigte Zellinhalt in der Zelle A11 oder B112 zu finden sind. Mit der oben
beschriebenen Methode, die relevanten Adressen einfach anzuklicken, wrden Sie
kreuz und quer durch die Arbeitsmappe wandern, um die Adressen fr die neue
Formel zusammenzutragen. Solche Probleme werden umgangen, wenn die Zellen
Namen haben, die auf den jeweiligen Inhalt hinweisen. In Formeln kann man dann
anstelle der Adresse der Zelle deren Name verwenden.

Abb. 2.26
Adressen und Namen in
Formeln

Zum Einfgen eines Namens in eine Formel ffnen Sie das Men Einfgen.
Whlen Sie dort die Option Namen und in dem dann erscheinenden Untermen den Eintrag Einfgen.

Im Dialog Namen einfgen markieren Sie den Namen der gewnschte Zelle
und klicken anschlieend auf OK.

Abb. 2.27
Namen in Formeln
einfgen

201

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Hinweis

Gut zu wissen
Problematisch ist es, Namen an Zellen zu vergeben, die Sie fr Formeln verwenden, welche ausgefllt werden sollen, und zwar deshalb, weil Namen
immer als so genannte absolute Bezge (siehe Abschnitt Relative/Absolute
Bezge) in Formeln eingefgt werden.

Formeln ber mehrere Arbeitsmappen


Wie Sie oben gelesen haben, ist es einfach, in Formeln auch auf Werte/Zelladressen
in anderen Arbeitsmappen zuzugreifen. ffnen Sie einfach die zweite Arbeitsmappe und wechseln Sie whrend der Formeleingabe zu dieser Arbeitsmappe, um
auf die betreffende Zelle zu klicken. Excel kmmert sich dann um die richtige Zelladresse in der Formel. Falls es notwendig ist, erweitert Excel die Adresse der "Quellzelle" auch um eine Pfadangabe, damit die entsprechende Arbeitsmappe wiedergefunden werden kann. So einfach wie dieser arbeitsmappenbergreifende Informationsfluss erstellt ist, so unsicher kann die Verbindung sein.
Im Folgenden werden die Grundlagen erklrt, die Sie vor den grbsten berraschungen bewahren. Um die Erklrung verstndlicher zu machen, werden zwei
Begriffe jetzt neu definiert:
Die Zieldatei ist die Datei, in der die Formel mit dem Verweis auf eine Zelle in der
Quelldatei steht. Entsprechend ist die Quelldatei die Datei, die die Zelle enthlt, mit
deren Wert in der Zieldatei gerechnet wird.
Die einfachste Formel mit Informationen aus einer anderen Arbeitsmappe sieht
dann folgendermaen aus:

Abb. 2.28
Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten

Sie sehen in der Abbildung 2.28 den Pfad zu der Quelldatei, den Namen der Quelldatei, den Namen des Arbeitsblattes in der Quelldatei und die Adresse der Zelle auf
dem Arbeitsblatt. Damit Excel den Wert aus dieser Zelle auslesen kann, mssen
diese Informationen stimmen. Da Excel die Angaben beim Erstellen der Formel per
Mausklick automatisch einfgt, ist davon auszugehen, dass sie zunchst richtig
202

Formeln Das Rckgrat der Berechnungen

sind. Problematisch wird die Sache erst, wenn Sie die Quelldatei umbenennen oder
verschieben, das Arbeitsblatt in der Quelldatei umbenennen oder die Zieldatei verschieben.
Generell verhlt sich Excel (in der Standardeinstellung) bei Verknpfungen dieser
Art folgendermaen:
Sind beide Dateien geffnet, werden nderungen in der Quelldatei sofort an die
Zieldatei weitergereicht.
ffnen Sie die Zieldatei, testet Excel alle Verknpfungen in der Datei und versucht,
die aktuellsten Informationen aus den Quelldateien auszulesen, auch wenn diese
gerade geschlossen sind. Bevor Excel diesen Test beginnt, werden Sie in einem Dialog um Zustimmung gebeten. Verweigern Sie die Zustimmung zum Aktualisieren
der Informationen, arbeitet Excel mit den zwischengespeicherten Werten aus der
vorherigen Arbeitssitzung.

Abb. 2.29
Sollen die Verknpfungen beim ffnen
aktualisiert werden?

Stimmen Sie der Aktualisierung zu (und Excel hat keine Probleme, die Quelldateien
zu finden), wird die Arbeitsmappe mit den aktualisierten Informationen geffnet;
sind hingegen Probleme aufgetreten, knnen Sie die Arbeitsmappe ohne Aktualisierung ffnen oder die Verknpfungen manuell bearbeiten und kontrollieren.

Abb. 2.30
Bei Fehlern in den
Verknpfungen bittet
Excel um Verfahrensanweisung

Klicken Sie auf Verknpfung bearbeiten, werden Ihnen im gleichnamigen Dialog die
Verknpfungen in der Datei aufgelistet. In der Spalte Status wird eine Fehlermeldung ausgegeben oder OK, wenn mit der betreffenden Verknpfung alles in Ordnung ist. Die Fehlermeldung drfte in den meisten Fllen Quelle nicht gefunden lauten; diese Meldung hat die oben bereits genannten Ursachen (Verschieben und
Umbenennen von Dateien). Zunchst wird demonstriert, wie Sie diesen Fehler

203

Excel Ihr Kalkulationsgenie

beheben; anschlieend wird erklrt wie Excel sich beim Verschieben und Umbenennen von Dateien/Arbeitsblattnamen verhlt, um den Fehlern entgegenzuwirken.
Markieren Sie die Verknpfung mit der Fehlermeldung, klicken Sie anschlieend
auf die Schaltflche Quelle ndern und bestimmen Sie im folgenden Dialog die
Quelldatei. Mitunter mssen Sie in einem weiteren Dialog noch den Namen des
Arbeitsblattes angeben. Beseitigen Sie auf diesem Weg alle Fehler in den Verknpfungen.

Tipp

Verknpfung ber Menfhrung


Sie knnen den Dialog Verknpfungen bearbeiten auch ber das Men Bearbeiten aufrufen

Abb. 2.31
Die Verknpfungen
bearbeiten

Die Gefahr von Fehlern in den Verknpfungen ist immer dann gegeben, wenn Sie
Arbeitsmappen kopieren, verschieben oder umbenennen bzw. Arbeitsbltter umbenennen oder lschen. Belassen Sie Ihre Dateien immer an einem Ort unter dem
einmal vergebenen Namen, ist die folgende Beschreibung fr Sie nicht besonders
interessant. Aber bereits, wenn Sie Arbeitsmappen per E-Mail erhalten oder auf Diskette weiterreichen wollen, sollten Sie die folgenden Informationen bercksichtigen:

204

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

ndern Sie den Namen der Quelldatei mit Hilfe des Dialogs Speichern unter,
werden, sofern Ziel- und Quelldatei geffnet sind, alle Verknpfungen in der
Zieldatei auf den neuen Namen angepasst Sie arbeiten also mit den Werten aus der neuen Datei. Ist die Zieldatei nicht geffnet, werden diese nderungen nicht durchgefhrt und die Verknpfung verweist weiterhin auf die
alte Datei.
ndern Sie den Namen der Quelldatei im Windows-Explorer, kann Excel diese
nderung nicht aktualisieren. Sie mssen die Verknpfungen dann per Hand
anpassen.
ndern Sie Tabellenblattnamen in der Quelldatei, wird auch diese nderung
in die Zieldatei bernommen, sofern Ziel- und Quelldatei geffnet sind. Auch
hier gilt, dass diese nderungen nicht in die Zieldatei bertragen werden,
wenn diese geschlossen ist.
Sofern Ziel- und Quelldatei auf einer Festplatte liegen, wird die Pfadangabe
zwar als absoluter Pfad ausgegeben, Excel arbeitet intern aber mit relativen
Pfadangaben. Hieraus ergibt sich folgendes Verhalten: Verschieben Sie beide
Dateien, so dass der relative Pfad erhalten bleibt, kann Excel die Verknpfung
aktualisieren. Dies ist z.B. der Fall, wenn beide Dateien in einem Ordner liegen
und Sie diesen verschieben. Verschieben Sie z.B. nur die Zieldatei, so dass die
relative Pfadangabe nicht mehr erhalten ist, mssen Sie die Verknpfung per
Hand wieder auf den neuesten Stand bringen.
Liegen Ziel- und Quelldatei auf unterschiedlichen Festplatten, wird die Pfadangabe absolut gesehen; dies bedeutet, dass Sie die Zieldatei bedenkenlos
verschieben knnen, solange die Pfadangaben zur Quelldatei erreichbar
bleibt. Hingegen fhrt jedes Verschieben der Quelldatei zu Fehlern.

Komplexe Rechnungen mit Funktionen


Excel wre nicht Excel, wenn die Rechenmglichkeiten schon mit Formeln
erschpft wren. Es gibt eine Vielzahl von Funktionen, die das Berechnen von
Ergebnissen vereinfachen. Es ist nicht mglich, in diesem Buch mehrere hundert
Funktionen vorzustellen, von daher werden vier gngige Funktionen behandelt, um
beispielhaft den grundstzlichen Umgang mit Funktionen zu erklren.

Summe
Stellen Sie sich vor, Sie wollten in dem Beispiel der Kopierkosten die monatlichen
Gesamtkosten berechnen. Sie knnen entweder eine Formel verwenden, die die
einzelnen Positionen addiert, oder Sie verwenden die Funktion Summe.
1

Aktivieren Sie dazu die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll.

Klicken Sie auf das Symbol AutoSumme. Daraufhin erscheint ein Laufrahmen.
Alle Zellen in diesem Rahmen werden addiert.

Hinweis CD:
kopierer.xls das
Arbeitsblatt Gesamtkosten
205

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Drcken Sie einfach die -Taste, um das Ergebnis zu erhalten. Sollte der
Bereich, den der Laufrahmen umschliet, nicht die Zellen enthalten, die Sie
summieren wollen, markieren Sie einfach vor der Bettigung der -Taste
den gewnschten Bereich.

Abb. 2.32
Summen berechnen

Mittelwert
Hinweis CD:
kopierer.xls das
Arbeitsblatt Gesamtkosten
Abb. 2.33
Die Mittelwertfunktion
aufrufen

206

Sind Sie an den durchschnittlich gedruckten Seiten der Kopierer interessiert, liefert
die Funktion Mittelwert das entsprechende Ergebnis.
1

Aktivieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis berechnet werden soll. Klicken Sie
dann auf den Auswahlpfeil des Symbols AutoSumme, und whlen Sie im
Men den Eintrag Mittelwert.

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

Markieren Sie anschlieend den Bereich der Zellen, ber die der Mittelwert
berechnet werden soll. Im Beispiel ist es E4 bis E10.

Besttigen Sie mit der -Taste.

Abb. 2.34
Den Mittelwert
berechnen

Wenn, dann, sonst


Etwas komplizierter als bei Summe oder Mittelwert wird es bei der so genannten
Wenn-Funktion. Diese Funktion bietet die Mglichkeit, Berechnungen an bestimmte
Bedingungen zu knpfen, anders ausgedrckt: Nur wenn eine vorher definierte
Bedingung erfllt ist, wird eine bestimmte Berechnung durchgefhrt. Folgendes
Beispiel: Wenn der Sprssling gute Schulzensuren nach Hause bringt, dann erhlt
er zustzlich zum Taschengeld einen Bonus, der abhngig ist von der geschriebenen Zensur. Fr eine derartige Berechnung ist die Wenn-Funktion anzuwenden.
Am besten, Sie werfen zunchst einen Blick auf die Abbildung der Beispieltabelle.
Der Bonus soll nur bezahlt werden, wenn die Zensur 3 oder besser ist. Deswegen
lautet die Bedingung: Zensur <= 3. Wenn dies der Fall ist, dann wird der Bonus fr
die entsprechende Zensur berechnet. Wenn die Bedingung nicht erfllt wird,
erscheint der Kommentar: Pech gehabt.
Auf die Formel fr diese Berechnung bzw. Funktion knnen Sie nicht direkt ber
die Auswahlliste des Symbols AutoSumme zugreifen. Auch reicht es hierbei nicht,
nur einen Markierungsrahmen zu setzen.
207

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.35
Der Taschengeldbonus

Aktivieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Funktion angezeigt werden
soll. ffnen Sie anschlieend die Auswahlliste des Symbols AutoSumme und
klicken Sie auf Weitere Funktionen.

Im Dialog Funktion einfgen bestimmen Sie die Funktion, die Sie verwenden
mchten, in diesem Fall die Funktion Wenn. Im Prinzip ist dieser Dialog recht
eindeutig: Im Feld Kategorie finden Sie eine Liste von Kategorien, in die die
Funktionen eingeteilt sind. Im unteren Bereich werden die Funktionen aufgelistet, die der markierten Kategorie zugeordnet sind. Unter diesem Bereich
taucht eine kurze Erklrung der markierten Funktion auf. Um den Zugriff auf
gewnschte Funktionen zu beschleunigen, ist eine Suchfunktion integriert.
Geben Sie fr das Beispiel in das Feld Funktion suchen z.B. Wenn Dann ein
und klicken Sie auf die Schaltflche Start.

Hinweis CD:
wenn.xls
Abb. 2.36
Die Funktion auswhlen

208

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

Abb. 2.37
Die Funktion suchen

Das Ergebnis der Suche wird im Bereich Funktion auswhlen angezeigt. Die
Ergebnisse der letzten Suche werden der Kategorie Empfohlen zugeordnet.
Markieren Sie die Funktion Wenn und klicken Sie auf OK.

Im Dialog Funktionsargumente geben Sie in dem Feld Prfung die Bedingung


an, die gelten soll. In dem Beispiel A6<=Je nach ausgewhltem Argument
wird eine kurze Beschreibung im unteren Teil des Dialogs angezeigt.
Abb. 2.38
Die Argumente der
Wenn-Funktion fr den
Taschengeldbonus

209

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Geben Sie im Feld Dann_Wert an, was geschehen soll, wenn die Bedingung
erfllt ist, im Beispiel die Formel zur Berechnung des Bonus. Im Feld
Sonst_Wert geben Sie an, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht
erfllt ist. Beenden Sie den Dialog mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 2.39
Die erstellte WennFunktion

Tipp

Funktionsargumente-Dialog verkleinern bzw.


vergrern
Den Dialog Funktionsargumente knnen Sie verkleinern, indem Sie auf die
kleinen Kacheln am rechten Rand der Felder klicken, um die relevanten Adressen per Mausklick anzugeben. Sie vergrern ihn durch nochmaliges Klicken
wieder auf diese Kachel.

SVerweis
Die SVerweis-Funktion knnen Sie verwenden, um z.B. anhand einer Produktnummer die Produktbeschreibung und den Einzelpreis des Produkts aus einer
Liste zu ermitteln. Zunchst bentigt man also eine Liste, die die vorhandenen
Produkte auflistet. Sinnvoll ist es, diese Liste auf einem eignen Arbeitsblatt zu
erstellen.

210

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

Wechseln Sie auf ein leeres Arbeitsblatt.

Geben Sie in die erste Spalte die Produktnummern ein.

Geben Sie in der zweiten Spalte die entsprechenden Produktbeschreibungen


an und in der dritten Spalte die Einzelpreise des Produkts.

Hinweis CD:
sverweis.xls"

Abb. 2.40
Die Produktliste

Nachdem Sie die Liste erstellt haben, knnen Sie mit Hilfe des SVerweises auf sie
zugreifen. Im Beispiel soll dies in einer einfachen Abrechnungsliste geschehen.
1

Wechseln Sie auf das Arbeitsblatt der Abrechnungsliste.

Aktivieren Sie die Zelle, in der die Produktbeschreibung erscheinen soll.

ffnen Sie die Auswahlliste des Symbols AutoSumme und klicken Sie auf
Weitere Funktionen.

211

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.41
Die fertige Abrechnungsliste

Abb. 2.42
Den Verweis fr die
Produktbeschreibung
erstellen

212

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

Im Dialog Funktion einfgen bestimmen Sie die Funktion, die Sie verwenden
mchten, in diesem Beispiel die Funktion SVerweis. Geben Sie fr das Beispiel
in das Feld Funktion suchen z.B. Verweis ein und klicken Sie auf die Schaltflche Start.
Abb. 2.43
Die Verweisfunktion
auswhlen

Das Ergebnis der Suche wird in im Bereich Funktion auswhlen angezeigt.


Markieren Sie die Funktion Verweis und klicken Sie auf OK.

Im nachfolgenden Dialog knnen Sie eine Variante der Funktion auswhlen,


entscheiden Sie sich hier fr Suchkriterium, Suchvektor, Ergebnisvektor und
besttigen Sie mit OK.
Abb. 2.44
Die Argumente des
Verweises bestimmen

Legen Sie nun im gleichnamigen Dialog die Funktionsargumente fest. Geben


Sie in das Feld Suchkriterium die Adresse der Zelle ein, in die Sie die Produktnummer eingeben werden.

213

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.45
Das Suchkriterium
bestimmen

Im Feld Suchvektor markieren Sie den Bereich der oben erstellten Liste, in der
die Produktnummer gesucht werden soll. Im Beispiel ist es die erste Spalte.
Verkleinern Sie dazu den Dialog, wechseln Sie auf die entsprechende Arbeitsmappe und markieren Sie durch Anklicken die erste Spalte. Vergrern Sie
den Dialog wieder.

Im Feld Ergebnisvektor bestimmen Sie die Spalte der Liste, in der die anzuzeigenden Werte stehen, im Beispiel also die Produktbeschreibungen. Markieren
Sie hier die zweite Spalte der Produktliste.

Abb. 2.46
Den Suchvektor
auswhlen

214

Komplexe Rechnungen mit Funktionen

Tipp

Markieren von Spalten


Es empfiehlt sich, die ganze Spalte durch Anklicken des Spaltenkopfes zu markieren. So knnen Sie die Liste beliebig fortsetzen, ohne nderungen an der
Verweisfunktion vornehmen zu mssen.

Abb. 2.47
Den Ergebnisvektor
festlegen

10

Besttigen Sie den Dialog mit OK.

11

Verfahren Sie fr die Einzelpreise wie fr die Produktbeschreibung beschrieben, nur dass Sie im Feld Ergebnisvektor die Spalte mit den Einzelpreisen der
Produktliste auswhlen.

12

Errechnen Sie aus dem Einzelpreis und der Stckzahl die Gesamtsumme.

13

Geben Sie nun eine vorhandene Produktnummer ein, um die entsprechende


Beschreibung angezeigt zu bekommen.

215

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.48
Die Funktionsargumente des Verweises
fr die Einzelpreise

Tipp

Manuelle Eingabe oder ber Dialog


Die fertige Funktion wird in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Einfache oder
hufig verwendete Funktionen kann man auch ohne die Hilfe von Excel direkt
in die Bearbeitungsleiste eingeben. Der Vorteil der Hilfe zeigt sich bei aufwndigeren Berechnungen, wenn es nicht mehr so einfach ist, die richtige Syntax
zu treffen. Durch den Dialog Funktionsargumente muss man die Syntax nicht
kennen, sondern fllt einfach die Felder aus.

Abb. 2.49
Die fertige Abrechnungsliste

216

Rationalisieren der Arbeit

Hinweis

Gut zu wissen
Die Funktion gibt zunchst einen Fehler aus, wenn noch keine Produktnummer eingegeben wurde. Hier knnen Sie sich behelfen, indem Sie ein Produkt
mit der Nummer Null (0) anlegen und diese Null (0) als Produktnummer vorgeben. Geben Sie eine Produktnummer ein, die nicht in der Liste enthalten ist,
wird der vorhergehende Eintrag weiterhin angezeigt. Sie knnen diese Funktion jetzt so erstellt, wie es oben beschrieben wurde nach unten hin ausfllen, um die Abrechnungsliste zu erweitern.

Rationalisieren der Arbeit


So wie Sie in Word Textabschnitte verschieben oder kopieren knnen, bietet Excel
Mglichkeiten, Zellinhalte in andere Zellen zu verschieben oder zu kopieren. Ein
Besonderer Clou bei Excel ist das so genannte Ausfllen. Mit dieser Funktion knnen Sie einen Bereich z.B. mit fortlaufenden Wochentagen, Monaten oder mit hnlichen Reihen fllen. Sogar bei Formeln/Funktionen erleichtert das Ausfllen die
Arbeit. Mit der Bedingten Formatierung lassen sich wichtige oder kritische Berechnungsergebnisse schnell visuell hervorheben.

Verschieben und Kopieren


Mchten Sie den Inhalt einer Zelle an einen anderen Ort setzen, verschieben Sie
ihn einfach dorthin. Markieren Sie dazu die Zelle und klicken Sie dann auf das Symbol Ausschneiden. Danach aktivieren Sie die Zielzelle und klicken auf das Symbol Einfgen.
Um den Inhalt einer Zelle zu vervielfachen, klicken Sie auf das Symbol Kopieren und
nach der Aktivierung der Zielzelle wieder auf das Symbol Einfgen. Sie knnen den
Inhalt einer Zelle auch in mehrere Zellen nacheinander einfgen.
In beiden Fllen knnen Sie im Men Bearbeiten die Option Inhalte einfgen whlen, um genauer zu bestimmen, ob z.B. nur der Zellinhalt oder das Format eingefgt werden soll. Mit der Option Werte fgen Sie z.B. nur die Endergebnisse von
Berechnungen und nicht die Formeln in die Zielzelle ein. Klicken Sie auf das kleine
Fragezeichen und anschlieend auf eine Option, um Erklrungen zu den Optionen
zu erhalten. Eine kleine Auswahl der mglichen Optionen des Dialogs Inhalte einfgen erhalten Sie auch ber das Auswahlmen des Symbols Einfgen.
Kopieren Sie Zellen, die Formeln enthalten, mssen Sie die Adressierungsart beachten (lesen Sie dazu den Abschnitt Relative/Absolute Bezge).

217

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.50
Inhalte einfgen

Abb. 2.51
Legen Sie die Optionen
zum Einfgen fest

Tipp

Einfgen von Zellbereichen


Wenn Sie einen Zellbereich einfgen mchten, knnen Sie mit der Option
Transponieren die Eintrge der Zeilen und Spalten vertauschen.

Eine Reihe von Wochentagen


Vielleicht sind Sie die berhmte Ausnahme von der Regel, aber im Allgemeinen
neigt der Mensch zur Bequemlichkeit. Excel kommt diesem Hang mit der Funktion
Ausfllen entgegen. Man braucht bei bestimmten fortlaufenden Reihen nur einen
Anfangswert einzugeben und Excel setzt die Reihe dann selbstttig fort.
218

Rationalisieren der Arbeit

Eine typische Anwendung dieser Funktion ist das Ausfllen von Wochentagen,
Monaten oder von nacheinander liegenden Datumsangaben. Sie schreiben also
beispielsweise Montag, oder auch nur Mo, Januar bzw. Jan, oder ein Datum, etwa
1.1.2002. Dann bewegen Sie die Maus auf das kleine Quadrat in der rechten unteren
Ecke der aktiven Zelle und ziehen die Markierung mit gedrckter Maustaste, die
jetzt aussieht wie ein Fadenkreuz, ber die Zellen, die ausgefllt werden sollen. Eine
kleine gelbe Textbox informiert Sie ber den aktuellen Wert, der in die Zellen eingetragen wird.

Abb. 2.52
Datumsangaben
ausfllen

Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheinen die Werte in den Zellen, und das
Symbol Auto-Ausflloptionen wird angezeigt. Hat Excel Ihren Wunsch auszufllen
falsch interpretiert, klicken Sie auf das Symbol Auto-Ausflloptionen. In dem Men
des Symbols knnen Sie die Art, wie Excel ausfllt, nachtrglich beeinflussen. Die
Eintrge variieren je nach Inhalt der Zellen, die Sie auszufllen wnschen.

Hinweis

Gut zu wissen
Das Symbol Auto-Ausflloptionen erscheint direkt, nachdem Sie die Maustaste loslassen und bleibt Ihnen erhalten, bis Sie die nchste Eingabe vornehmen.

219

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.53
Die Art des Ausfllens
nher bestimmen

Um eine aufsteigende Zahlenreihe ausfllen zu lassen, tragen Sie den Startwert


und einen Folgewert ein. Markieren Sie dann beide Zellen und fllen Sie anschlieend den gewnschten Bereich aus. Wenn Sie nach dem Startwert nicht noch den
nchsten Wert eingeben wrden, wrde die erste Zahl wiederholt werden. Sie knnen auch im Men des Symbols Auto-Ausflloptionen den entsprechenden Eintrag
whlen.

Hinweis

Gut zu wissen
Haben Sie Text in einer Zelle, der mit einer Zahl endet, zhlt Excel beim Ausfllen diese Zahl immer um eins hoch.

Nehmen Sie den oben beschriebenen Vorgang mit der rechten Maustaste vor,
erhalten Sie ein Kontextmen, um die Art, wie ausgefllt wird, nher zu bestimmen. Die Auswahl in dem Kontextmen ist mitunter umfangreicher als beim Symbol Auto-Ausflloptionen.

220

Rationalisieren der Arbeit

Abb. 2.54
Ausfllen von Zahlenreihen

Abb. 2.55
Mit der rechten
Maustaste ausfllen

Hinweis

Gut zu wissen
Beachten Sie bitte, dass Sie immer nur in eine Richtung ausfllen knnen, entweder nach links oder rechts oder nach oben oder unten.

221

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Formeln ausfllen
Besonders praktisch ist es, dass die Funktion Ausfllen auch auf Formeln angewendet werden kann, und zwar dann, wenn die Formeln bis auf die verwendeten
Adressen gleich sind. Im Beispiel der Kopierkosten ist die Formel zur Berechnung
der Kosten jedes Kopierers ein typischer Kandidat zum Ausfllen, denn die Formel
selbst ndert sich ja nicht, nur die jeweiligen Zelladressen. Sie geben die Formel also
nur einmal ein, und zwar fr den ersten Kopierer, und dann verfahren Sie wie sonst
auch beim Ausfllen. Excel erkennt, dass sich die Formel jeweils auf die daneben
liegenden Zelladressen bezieht. Man spricht in diesem Zusammenhang von relativen Bezgen. Daneben gibt es absolute Bezge. ber den Unterschied knnen Sie
sich im nchsten Abschnitt informieren.

Abb. 2.56
Formeln ausfllen

Abb. 2.57
Die ausgefllten
Formeln

222

Rationalisieren der Arbeit

Relative/Absolute Bezge
Beim Ausfllen von Formeln muss man unterscheiden, ob es sich um relative oder
absolute Bezge handelt. Ein relativer Bezug ist dann gegeben, wenn die Adressen
sich von Zelle zu Zelle ndert. Excel ndert die Adressen natrlich nicht willkrlich,
sondern mit System. Bei relativen Bezgen speichert Excel nicht die Adresse der Zelle, sondern die relative Position zur Ergebniszelle. Ein kleines Beispiel: Steht in einer
Formel in der Zelle B5 die Adresse A5, merkt sich Excel nicht die Adresse A5, sondern
dass sich der Wert eine Zelle weiter links befindet. Fllen Sie die Formel nach unten
aus, also in die Zelle B6, wird mit dem Wert der Zelle A6 gerechnet, da A6 eine Zelle
links von B6 liegt.

Abb. 2.58
Relative Adressen

Im Unterschied dazu gibt, es wie erwhnt, absolute Bezge. Ist eine Adresse in der
Formel "absolut", wird diese Adresse, wenn Sie die Formel in weitere Zellen ausfllen, nicht gendert: Excel rechnet weiterhin mit dieser festgelegten Adresse. Damit
Excel relative von absoluten Adressen unterscheiden kann, werden die absoluten
Adressen mit einem $-Zeichen vor Spaltenbuchstaben und Zeilennummer versehen. Eine Zelladresse mit einem absoluten Bezug wrde also heien: $A$3.

Abb. 2.59
Absolute und relative
Adressen

Um die Bezugsart einer Adresse zu ndern, knnen Sie in der Bearbeitungsleiste


einfach die $-Zeichen einfgen oder entfernen. Eine weitere Mglichkeit ist es, den

223

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Cursor in der Bearbeitungsleiste in die fragliche Adresse zu setzen und die $-Taste
so hufig zu drcken, bis die gewnschte Bezugsart erscheint. Zelladressen auf
anderen Arbeitsmappen werden automatisch als absolute Bezge eingefgt.

Tipp

Gemischte Adressierungen
Sie knnen auch gemischte Adressierungen verwenden, z.B. $A1 oder A$1. Im
ersten Fall bleibt beim Ausfllen die Spalte absolut, im zweiten Fall die Zeile.
Diese Adressierungsart ist vorteilhaft, wenn Sie Zellen sowohl in horizontaler
als auch vertikaler Richtung ausfllen wollen.

Eigene Reihen zum Ausfllen definieren


Sie knnen in Excel Werte/Zeichenfolgen eingeben, mit denen Zellen ausgefllt
werden sollen. Findet Excel in einer Zelle einen Eintrag einer Benutzerliste, werden
die nachfolgenden Zellen mit den weiteren Eintrgen gefllt. Der Aufwand lohnt
sich fr alle Eintrge, die Sie hufig als Liste bentigen.
Rufen Sie zum Festlegen einer derartigen Benutzerliste im Men Extras den Dialog
Optionen auf. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Benutzerdefinierte Listen.

Abb. 2.60
Eigene Listen zum
Ausfllen definieren

224

Rationalisieren der Arbeit

Jetzt knnen Sie entweder die Eintrge per Hand eintippen oder auf einem Tabellenblatt einen Bereich markieren, dem die Eintrge entnommen werden sollen. Im
ersten Fall klicken Sie zuerst in den Bereich Listeneintrge und geben untereinander
die Eintrge der neuen Liste ein. Achten Sie darauf, nach jedem Eintrag die
-Taste zu bettigen. Abschlieend klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen.
Im zweiten Fall geben Sie im Feld Liste aus Zellen importieren die Adressen der Zellen an oder markieren die Zellen, nachdem Sie den Dialog verkleinert haben.
Abschlieend klicken Sie auf die Schaltflche Importieren.

Abb. 2.61
Die eigene Ausfllliste
im "Einsatz"

Die bedingte Formatierung


Auf gut Computer-Deutsch bedeutet der Befehl Bedingte Formatierung, dass man
die Formatierung von Zellen von bestimmten Bedingungen abhngig machen
kann, die an den Wert der Zelle gestellt werden. Die gewhlte Formatierung
erscheint nur dann, wenn der Zellinhalt die vorher eingegebene Bedingung erfllt.
Sie knnen z.B. negative Zellwerte mit rotem Hintergrund versehen und Werte ber
einem bestimmten Wert in grner Schrift darstellen. Im Beispiel der Kopierkosten
werden die Zellen der gedruckten Seiten in roter Schrift dargestellt, wenn ber
10.000 Seiten kopiert wurden.
1

Um diese Formatierungsart einzusetzen, markieren Sie als Erstes die fragliche


Zelle und rufen ber das Men Format den Dialog Bedingte Formatierung
auf.

Hinweis CD:
kopierer.xls"

In die Feldern unter Bedingung 1 geben Sie die Bedingung ein, an die Sie die
Formatierung knpfen wollen. Der Auswahlpfeil im zweiten Feld ffnet eine
Reihe von Vergleichsoperatoren.

225

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.62
Die bedingte Formatierung

Abb. 2.63
Die Bedingungen
festlegen

Abb. 2.64
Die Formatierung fr
die Bedingung
bestimmen

226

Zahlen auf einen Blick Diagramme

Legen Sie ber die Schaltflche Format im Dialog Zellen formatieren die Formatierungsmerkmale fest. Besttigen Sie zu guter Letzt alles mit OK oder mit
Hinzufgen, wenn Sie weitere Bedingungen fr die markierten Zellen eingeben wollen.

Zahlen auf einen Blick Diagramme


Bekanntlich sind Diagramme ein probates Mittel, um Zahlenmaterial lebendiger
darzustellen als in Tabellen. Excel hat sich mittlerweile zu einem ausgesprochenen
Allesknner auf dem Gebiet "Diagramme" gemausert. Sie werden ber die Vielzahl
der Mglichkeiten staunen. Auf den folgenden Seiten knnen lngst nicht alle Mittel und Wege prsentiert werden, aber die Beschreibung einiger grundstzlicher
Regeln und Methoden wird Sie davor bewahren, sich im Diagrammdschungel zu
verlieren.

Ein Diagramm erstellen


Grundstzlich mssen Sie, um ein Diagramm zu erstellen, bestimmen, welche
Daten aufgenommen und wie diese Daten im Diagramm dargestellt werden sollen. Der Diagramm-Assistent untersttzt Sie dabei. Am besten, Sie markieren zuerst
den Bereich, der die Daten fr das Diagramm enthlt. Markieren Sie ruhig die Zellen mit, in denen die Spalten- und Zeilenberschriften stehen Excel verwendet sie
als Legendeneintrge. Denken Sie daran, dass Sie auch nicht zusammenhngende
Bereiche markieren knnen. Im Beispiel wird ein Diagramm den Verlauf der Bevlkerungsentwicklung in vier Staaten von 1960 bis 2020 darstellen.

Hinweis CD:
bevoelkerung.xls

Tipp

Markieren oder nicht markieren ist die Frage ...


Sie mssen den Datenbereich nicht unbedingt markieren, bevor Sie den Assistenten starten, da Sie ihn auch in einem der Dialoge des Assistenten festlegen
knnen. Allerdings gibt es, ohne zuvor den Datenbereich festgelegt zu haben,
keine Darstellung im Vorschaubereich; daher empfiehlt es sich, zuerst den
relevanten Bereich zu markieren.

227

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.65
Das fertige Diagramm

Die Daten auswhlen


1

Abb. 2.66
Den Diagramm-Assistenten starten

228

Markieren Sie den Bereich der Daten, die im Diagramm dargestellt werden
sollen. Starten Sie dann den Assistenten mit einem Klick auf das Symbol Diagramm-Assistent.

Zahlen auf einen Blick Diagramme

Der Diagrammtyp
2

Der erste Dialog des Assistenten besteht aus zwei Registerkarten, die der Auswahl des Diagrammtyps dienen. Auf der Registerkarte Standardtypen finden
Sie im Bereich Diagrammtyp die von Excel bereitgestellten Diagrammarten.
Zu jedem Diagrammtyp werden im Bereich Diagrammuntertyp noch einige
Varianten angeboten. Klicken Sie einfach auf die von Ihnen gewnschte
Variante. Mit der Schaltflche Schaltflche gedrckt halten fr Beispiel wird
Ihnen ein Beispieldiagramm auf Basis der markierten Zellen angezeigt.
Abb. 2.67
Die Standard-Diagrammtypen

Sind Sie nicht glcklich mit den aufgelisteten Diagrammtypen, bietet Excel
Ihnen auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Typen weitere Auswahlmglichkeiten. Im Bereich Auswhlen aus legen Sie fest, welche Kategorie von
Diagrammtypen aufgelistet wird. Mit der Option Integriert erhalten Sie Diagrammtypen, die mit Excel ausgeliefert werden, aber besondere Formatierungseigenschaften aufweisen. Ist die Option Benutzerdefiniert aktiviert, zeigt
Excel die von Ihnen erstellten Diagrammvorlagen (siehe Abschnitt Eigene Diagramme als Diagrammtyp speichern). Haben Sie sich fr einen Diagrammtyp
entschieden, klicken Sie auf die Schaltflche Weiter. Im Beispiel wird ein Standard-Liniendiagramm verwendet.

229

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.68
Benutzerdefinierte
Diagrammtypen

Die Datenquelle berprfen

230

Sie sehen wieder einen Dialog mit zwei Registerkarten. Auf den Registerkarten knnen Sie den Zellbereich, der die Daten fr das Diagramm enthlt, kontrollieren bzw. neu festlegen. Im Feld Datenbereich finden Sie den Bereich
wieder, den Sie zu Beginn markiert haben. Um den Bereich zu ndern, klicken
Sie auf das Symbol rechts im Feld, damit sich der Dialog verkleinert, und markieren Sie den neuen Bereich, der als Datenquelle dienen soll. Wenn Sie nochmals auf das Symbol klicken, vergrern Sie den Dialog wieder. Mit der
Option Zeilen: legen Sie fest, dass die Spaltenberschriften auf der X-Achse
abgetragen werden. Hingegen werden mit der Option Spalten die Zeilenbeschriftungen auf der X-Achse abgetragen. Ist das Diagramm im Vorschaubereich noch nicht nach Ihren Vorstellungen, knnen Sie auf der Registerkarte Reihe weitere Einstellungen vornehmen.

Auf der Registerkarte Reihe finden Sie die Einstellungen, die dem Zellbereich
entsprechen, den Sie als Datenquelle markiert haben. Markieren Sie die
Datenreihe, die Sie bearbeiten wollen. Im Feld Name bestimmen Sie die Zelle,
die die Beschriftung fr diese Datenreihen enthlt. Die Beschriftung erscheint
unter anderem in der Legende. Im Feld Werte legen Sie die Zellen fest, die als
Datenquelle fr diese Reihe gelten. Im Normalfall wird der Eintrag hier
bereits richtig sein. Sie knnen mit der Schaltflche Hinzufgen eine neue
Datenreihe erstellen, fr die Sie dann Namen und Wertebereich festlegen
mssen. Im Feld Beschriftung der Rubrikenachse (X) legen Sie fest, welche Zellen die Beschriftung der X-Achse enthalten. Im Beispiel brauchen Sie keine
nderungen an dem Datenbereich und den Reihen vorzunehmen, klicken Sie
also auf Weiter.

Zahlen auf einen Blick Diagramme

Abb. 2.69
Der Datenbereich, aus
dem das Diagramm
erstellt wird

Tipp

Erweitern von Diagrammen


Um Diagramme zu erweitern, knnen einzelne Reihen auch nachtrglich mit
Hilfe dieses Dialogs in das Diagramm aufgenommen werden. Sie knnen den
Assistenten jederzeit whrend der Bearbeitung des Diagramms wieder aufrufen.

Tipp

Beachten Sie
Nehmen Sie auf der Registerkarte Reihe nderungen vor, sind mitunter einige
Eintrge auf der Registerkarte Datenbereich nicht mehr sichtbar.
231

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.70
Datenreihen bearbeiten

Beschriftung, Legenden etc.


6

Im nchsten Dialog kmmern Sie sich um die Diagrammoptionen. Auf den


unterschiedlichen Registerkarten bestimmen Sie beispielsweise, ob eine
Legende, eine Wertetabelle oder ein Titel erscheinen sollen. Auf der Registerkarte Titel geben Sie den Titel und die Beschriftungen ein, die neben bzw.
unter den Achsen erscheinen sollen. Entnehmen Sie die Eingaben fr das Beispiel bitte den Abbildungen.
Abb. 2.71
Einen Diagrammtitel
festlegen

232

Zahlen auf einen Blick Diagramme

Auf der Registerkarte Achsen knnen Sie mit den entsprechenden Optionen
die jeweiligen Achsenbeschriftungen und Achsenlinien entfernen/hinzufgen.
Abb. 2.72
Die Achsenbeschriftung

Gitternetzlinien vereinfachen den Grenvergleich innerhalb des Diagramms. Sie knnen fr jede Achse bestimmen, ob die Haupt- oder Hilfslinien angezeigt werden sollen.
Abb. 2.73
Gitternetzlinien
aussuchen

Falls eine Legende das Diagramm erklren soll, knnen Sie sich im Bereich
Plazierung fr eine der vorgegebenen Positionen entscheiden.

233

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.74
Die Legende anzeigen
lassen

10

Unter Datenbeschriftung versteht Excel, dass innerhalb des Diagramms


Beschriftungen gesetzt werden, z.B. an die Sulen beim Sulendiagramm
oder an die Datenpunkte beim Liniendiagramm. Sie finden im Bereich
Beschriftung enthlt vorgegebene Mglichkeiten, die je nach Diagrammart
variieren. Sollen Datenbeschriftungen eingefgt werden, knnen Sie auch
das Legendensymbol neben der Beschriftung mit anzeigen lassen.

11

Auf der Registerkarte Datentabelle haben Sie die Mglichkeit, die Datentabelle unterhalb des Diagramms einzufgen. In der Datentabelle werden
die Quelldaten des Diagramms aufgenommen. Die Tabelle wird so angeord-

Abb. 2.75
Die Datenbeschriftung

234

Zahlen auf einen Blick Diagramme

net, dass die Daten entsprechend der X-Achsen-Rubriken unter den dazugehrigen Sulen oder Datenpunkten etc. stehen. In den Zeilenkpfen knnen
Sie das Legendensymbol mit aufnehmen. Sind Sie mit den umfangreichen
Einstellungen dieser Dialoge fertig, gehen Sie mit Weiter in den letzten Dialog
des Assistenten.

Abb. 2.76
Die Datentabelle im
Diagramm

Das Diagramm platzieren


12

Legen Sie fest, ob das Diagramm auf einem neuen Arbeitsblatt erscheinen
soll oder als Objekt auf einem vorhandenen Tabellenblatt. Whlen Sie die
erste Variante, knnen Sie in dem entsprechenden Feld gleich den Namen
des neuen Arbeitsblattes eingeben. Abschlieend klicken Sie auf Fertig stellen,
damit der Assistent das Diagramm erstellen kann.

Abb. 2.77
Wohin mit dem
Diagramm?

235

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Tipp

Platzierung von Diagrammen


Oft ist es sinnvoller, Diagramme auf einem neuen Arbeitsblatt zu platzieren.
Einerseits werden sie dann an die Gre eines quer liegenden DIN-A4-Blattes
angepasst, und andererseits ist so ein problemloser Transfer zu PowerPoint
mglich.

Abb. 2.78
Das erstellte Diagramm

Nachtrgliche nderungen am Diagramm


Um grundlegende nderungen an einem Diagramm vorzunehmen, mssen Sie es
durch einen einfachen Mausklick auf die Diagrammflche zuerst markieren. In der
Menleiste taucht nun der Punkt Diagramm auf. Unter diesem Menpunkt verbergen sich grtenteils Befehle, um Dialoge aufzurufen, die Sie schon vom Diagramm-Assistenten kennen. Es empfiehlt sich von daher, gleich den Diagramm-Assistenten in Anspruch zu nehmen, den Sie mit dem gleichnamigen Symbol aufrufen. Sie werden in den verschiedenen Dialogen die Einstellungen des markierten
Diagramms finden. Nehmen Sie auf den entsprechenden Registerkarten eventuelle
nderungen vor und beenden Sie anschlieend den Assistenten, um diese nderungen auf das Diagramm anzuwenden.

236

Zahlen auf einen Blick Diagramme

Tipp

Textelemente im Diagramm
Mchten Sie dem Diagramm zustzliche Beschriftungen hinzufgen, tippen
Sie einfach den Text er erscheint in der Bearbeitungsleiste. Nach Bettigung
der -Taste wird eine Textbox erstellt, die Sie verschieben und formatieren
knnen.

Formatieren der Diagrammelemente


In der Symbolleiste Diagramm befindet sich eine Auswahlliste, in der viele Diagrammelemente aufgelistet werden. Klicken Sie in der Liste auf das gewnschte
Element, um es zu markieren. Direkt neben der Liste befindet sich das Symbol zum
Aufrufen der Dialoge, mit denen Sie das markierte Element formatieren.

Abb. 2.79
Die Symbolleiste
Diagramm zum
Markieren der
Diagrammelemente

Die Mglichkeiten, die Elemente des Diagramms zu verschnern, sind inzwischen


fast unbegrenzt. Probieren Sie am besten einige Varianten aus Sie werden
erstaunt sein. In der Vielzahl der Formatierungen gehen die zur Darstellung der
Daten relevanten Mglichkeiten fast unter. Deshalb sei hier noch auf die Mglichkeit hingewiesen, die unterschiedlichen Achsen individuell zu skalieren. Dazu dient
die Registerkarte Skalierung, die Sie in den Formatierungsdialogen zu der Reihen-,
Rubriken- und Grenachse finden.
237

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.80
Skalieren der Achsen

Hinweis

Gut zu wissen
Um Elemente auszuwhlen, die nicht in der Auswahlliste der Symbolleiste
aufgefhrt werden, knnen Sie die Elemente auch einfach durch Anklicken
markieren. Auf diese Weise haben Sie z.B. die Mglichkeit, die Formatierung/
Darstellung jedes einzelnen Datenpunktes individuell anzupassen. Klicken Sie
zuerst auf die entsprechende Datenreihe und anschlieend auf den betreffenden Datenpunkt. Wenn Sie dann auf das Eigenschaftensymbol in der Symbolleiste klicken, stellen Sie nur die Formatierungen des gewhlten Punktes ein.
Sie knnen den Dialog auch per Doppelklick auf das Element direkt aufrufen.

ndern der Gre/Position eines Diagrammobjekts


Die Gre eines Diagrammobjekts ndern Sie an den Ziehpunkten. Um diese Ziehpunkte zu erhalten, klicken Sie irgendwo auf die Diagrammflche. Sollten Sie ein
anderes Element des Diagramms anklicken, legen sich Ziehpunkte um dieses Element. Dass Sie die Diagrammflche markiert haben, sehen Sie daran, dass die Zieh238

Zahlen auf einen Blick Diagramme

punkte am Rand des Diagramms liegen. Zum Manipulieren der Gre greifen Sie
mit der Maustaste den Ziehpunkt und ziehen das Diagramm mit gedrckter Maustaste in die gewnschte Richtung.

Abb. 2.81
Die Gre des
Diagramms ndern

Genau so, wie Sie die Gre verndern knnen, ist es auch kein Problem, das Diagramm an eine andere Position zu bringen. Dazu muss es ebenfalls markiert sein.
Klicken Sie dann auf die freie Diagrammflche und setzen Sie das Diagramm mit
gedrckter Maustaste an die gewnschte Stelle. Die Maus wandelt sich whrend
dieser Aktion in ein kleines Kreuz mit Pfeilen.

Entfernen eines Diagramms


Das Entfernen eines Diagramms ist schneller gemacht, als es beschrieben ist.
Haben Sie das Diagramm auf einem gesonderten Arbeitsblatt, entfernen Sie einfach dieses Blatt aus der Arbeitsmappe. Wenn das Diagramm als Objekt auf einem
Tabellenblatt vorliegt, markieren Sie das ganze Diagramm und drcken die
_-Taste.

Eigene Diagramme als Diagrammtyp speichern


Ist Ihnen ein Diagramm besonders ans Herz gewachsen und mchten Sie es in
Zukunft mit all seinen Formatierungen auch fr andere Datenquellen benutzen,
knnen Sie es als Benutzerdefiniertes Diagramm speichern. Sie werden es danach in
der Registerkarte Benutzerdefinierte Typen des Dialogs Diagrammtyp vorfinden. Dieser Vorgang ist ganz einfach: Markieren Sie das fragliche Diagramm und klicken Sie
im Men Diagramm auf die Option Diagrammtyp, um den gleichnamigen Dialog
aufzurufen.
239

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.82
Benutzerdefinierte
Diagrammtypen
hinzufgen

Zuerst mssen Sie im Bereich Auswhlen aus die Option Benutzerdefiniert aktivieren. Sie erhalten eine Liste mit allen schon erstellten benutzerdefinierten Diagrammen und zwei Schaltflchen: Eine, um ein in der Liste markiertes Diagramm zu
lschen und eine weitere, um das markierte Diagramm der Liste hinzuzufgen. Klicken Sie auf Hinzufgen, wird der Dialog Benutzerdefinierten Diagrammtyp hinzufgen aufgerufen.

Abb. 2.83
Benutzerdefinierten
Diagrammtyp
hinzufgen

In diesem Dialog geben Sie im Feld Name den Namen an, der in der Liste der
benutzerdefinierten Diagrammtypen erscheinen soll, und im Feld Beschreibung
einen Text, der als Erklrung dient, sobald das Diagramm in der Liste markiert wird.
240

Eine Berechnung fr viele Varianten Szenarien

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn die Registerkarte Benutzerdefinierte Typen vom Diagramm-Assistenten aufgerufen wird, knnen Sie die benutzerdefinierten Diagramme nicht
verwalten, also weder hinzufgen noch lschen.

Eine Berechnung fr viele Varianten


Szenarien
Ob im Geschftsleben oder privat, immer wieder steht man vor der Notwendigkeit,
Kosten zu vergleichen, Folgekosten zu berechnen etc. Wenn es viele Mglichkeiten
von wenn, dann und aber gibt, kann es durchaus passieren, dass man den berblick verliert. Mit dem Szenario-Manager finden Sie eine helfende Hand, die die
unterschiedlichen Annahmen oder Szenarien sortiert und entsprechende Folgeberechnungen ermittelt. An einem kleinen Beispiel der Berechnung der monatlichen Kosten eines Pkws wird das Verfahren gezeigt. Sie rufen den Szenario-Manager im Men Extras mit der Option Szenarien auf.

Hinweis CD:
szenario.xls

Abb. 2.84
Der Szenario-Manager
mit der Berechnungstabelle

241

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Der Szenario-Manager

Schaltflche

Beschreibung

Anzeigen

Zeigt die Werte des markierten Szenarios auf dem Tabellenblatt an

Hinzufgen

Fgt ein neues Szenario hinzu

Schlieen

Schliet den Szenario-Manager

Lschen

Lscht markierte Szenarien

Bearbeiten

ffnet Dialoge, um die vernderbaren Zellen neu zu bestimmen und die Werte des Szenarios neu einzugeben
Tabelle 2.8

Ein Szenario hinzufgen


Um ein neues Szenario zu erstellen, rufen Sie im Men Extras den Szenario-Manager auf und klicken auf die Schaltflche Hinzufgen. Im entsprechenden Dialog
geben Sie dem Szenario zunchst einen Namen.

Abb. 2.85
Ein Szenario hinzufgen

Dann legen Sie fest, welche Zellen die vernderlichen Werte enthalten, die Sie in
das Szenario aufnehmen wollen. Damit Sie auch spter noch wissen, was Sie in
das Szenario aufgenommen haben, ist es empfehlenswert, einen Kommentar einzugeben, der auf dieses Szenario hinweist. Nach der Besttigung dieses Dialogs ffnet sich der Dialog Szenariowerte, in dem Sie nun eintragen, welche Werte Excel
fr die vorher als vernderbar definierten Zellen speichern soll.
242

Eine Berechnung fr viele Varianten Szenarien

Abb. 2.86
Die Szenariowerte
eingeben

Die Sache wird etwas einfacher, wenn man Zellen Namen zugewiesen hat, da man
dann sofort wei, um welche Angaben es sich handelt. Nach der Besttigung des
Dialogs landen Sie wieder im Szenario-Manager, der jetzt den Namen des eben
erstellten Szenarios zeigt.

Tipp

Das richtige Szenario


Erstellen Sie auf jeden Fall ein Szenario mit den Werten, die sich zu Beginn in
den vernderlichen Zellen befinden, da diese Werte beim Anzeigen eines
anderen Szenarios verloren gehen.

Berichte fr Szenarien


Szenarien taugen nichts, wenn die unterschiedlichen Ergebnisse nicht zur Verfgung stehen, damit Sie sich Ihr Urteil bilden knnen. In Berichten werden die
Ergebnisse unterschiedlicher Szenarien gegenbergestellt. Den Befehl fr Berichte
finden Sie ebenfalls im Dialog Szenario-Manager. Klicken Sie in diesem Dialog auf
die Schaltflche Zusammenfassung, um den Dialog Szenarienbericht zu ffnen.
Geben Sie die Zellen ein, die die Ergebnisse der Berechnung enthalten, fr die Sie
Szenarien angelegt haben. Excel fgt daraufhin ein neues Tabellenblatt ein und
nennt dieses Blatt Szenariobericht.

243

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.87
Szenarioberichte
erstellen

Abb. 2.88
Der Bericht fr
Szenarien

Das optimale Ergebnis


Im Normalfall geben Sie in eine Zelle, angenommen C3, eine Berechnung ein, z.B.
A1*B3, und Excel ermittelt dann aus den Werten der Zellen A1 und B3 das Ergebnis
in C3. Wollen Sie das Pferd aber von hinten aufzumen, also das Ergebnis in der
Zelle C3 vorgeben und Excel die Eintrge in den Zellen A1 bzw. B3 ermitteln lassen,
bentigen Sie den Solver oder die Zielwertsuche. Beide Instrumente liefern Ihnen
dann, sofern es mglich ist, eine Lsung. Die Zielwertsuche ist fr einfache Aufgaben mit einem fest vorgegebenen Ergebnis und einer vernderbaren Zelle kon244

Das optimale Ergebnis

zipiert, whrend der Solver auch komplexe Probleme unter Beachtung mehrerer
Bedingungen ermitteln kann. Der Solver erstellt, wenn Sie ihn dazu auffordern,
einen Bericht, in dem das Ergebnis veranschaulicht wird.
Die Zellen, fr die Lsungen gesucht werden, also in diesem kleinen Beispiel A1 und
B3, nennt Excel vernderbare Zellen. Die Zelle, im Beispiel C3, fr die ein bestimmter
Wert vorgegeben wird, heit Zielzelle.

Die Zielwertsuche
Anhand eines kleinen Beispiels soll die Funktionsweise der Zielwertsuche demonstriert werden. In dem Beispiel wird der Ratenzahlungsbetrag eines Kredits berechnet. Mit Hilfe der Zielwertsuche soll die Laufzeit des Kredits ermittelt werden, wenn
die Rate fest vorgegeben wird.

Hinweis CD:
zielwert.xls"

Abb. 2.89
Die Ratenberechnung

Klicken Sie im Men Extras auf Zielwertsuche.

Legen Sie die Zielzelle fest, indem Sie auf die Zelle klicken, in der die Rate
berechnet wird.

Geben Sie im Feld Zielwert den gewnschten Ratenbetrag ein.

Legen Sie die Vernderbare Zelle fest, indem Sie auf die Zelle mit der Laufzeit
des Kredits klicken.

Klicken Sie auf OK, um die Zielwertsuche zu starten. Anschlieend wird,


sofern eine Lsung gefunden wurde, das Ergebnis im Dialog Status der Zielwertsuche und im Tabellenblatt angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Werte
im Tabellenblatt beizubehalten oder auf Abbrechen, um die Ursprungswerte
wiederherzustellen.

245

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.90
Die Zielzelle bestimmen

Abb. 2.91
Die vernderbare Zelle
und den Zielwert
festlegen

Abb. 2.92
Das Ergebnis der
Zielwertsuche

246

Das optimale Ergebnis

Gewinne maximieren Der Solver


Die Mglichkeiten des Solvers sind wesentlich weitreichender als die der Zielwertsuche. Man kann z.B. so genannte Nebenbedingungen festlegen, die der Solver bei
der Suche nach einer Lsung bercksichtigen soll. Der Solver unterliegt aber einer
gewichtigen Einschrnkung: Er kann nur mit Zellen auf einem Tabellenblatt arbeiten.
Am besten, Sie spielen das folgende Beispiel mit, um den Umgang mit dem Solver
zu erlernen.

Hinweis CD:
solver.xls

Gut zu wissen
Falls der Solver bei Ihnen nicht vorhanden ist, klicken Sie im Men Extras auf
Add-Ins. Aktivieren Sie im folgenden Dialog den Solver. Sollte er unter den
Add-Ins nicht gelistet sein, mssen Sie ihn nachinstallieren.

Fr eine kleine, zugegebenermaen nicht sehr realistische Kalkulation soll ein maximaler Gewinn ermittelt werden, wobei von den in Abbildung 3.93 angezeigten Werten ausgegangen wird.

Abb. 2.93
Die Ausgangsdaten

247

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Der Umsatz berechnet sich aus dem Stckpreis und der verkauften Anzahl. Die Kosten setzen sich aus Personal- und Stckkosten zusammen, beide sind von der
Stckzahl abhngig. Der Gewinn ergibt sich dann aus "Umsatz minus Kosten".

Abb. 2.94
Die Berechnungsformeln

Ziel ist es jetzt, den Gewinn zu maximieren, wobei die Mitarbeiteranzahl fix ist und
die verkaufte Stckzahl mit zunehmenden Preis sinkt.

Den Solver starten


1

Aktivieren Sie die Zelle, in der der Gewinn berechnet wird, also BKlicken Sie
dann im Men Extras auf Solver.
Abb. 2.95
Die Solver Parameters

248

Das optimale Ergebnis

Geben Sie jetzt im Feld Zielzelle an, fr welche Zelle der Solver einen
bestimmten, einen maximalen oder einen minimalen Wert ermitteln soll. Im
Beispiel ist das die Zelle B12, also der Gewinn. Im Bereich Zielwert klicken Sie
auf Max, da der Gewinn ja mglichst hoch ausfallen soll.

Vernderbare Zellen festlegen


3

Jetzt muss der Solver noch wissen, in welchen Zellen er die Werte manipulieren darf, um den Gewinn zu optimieren. Klicken Sie dazu in das Feld Vernderbare Zellen und verkleinern Sie den Dialog mit der kleinen Kachel neben
dem Feld, damit Sie die Zellen besser markieren knnen. Im Beispiel handelt
es sich um die Zellen B4 und B5, fr den Preis und die Stckzahl. Anschlieend vergrern Sie den Dialog wieder. Mit der Schaltflche Schtzen htte
der Solver einen Vorschlag gemacht, welche Zellen er verndern darf und die
Adressen automatisch in das Feld Vernderbare Zellen eingetragen.

Abb. 2.96
Die vernderbaren
Zellen festlegen

Die Nebenbedingungen eingeben


4

Im Bereich Nebenbedingungen werden alle vorhandenen Bedingungen, die


der Solver einhalten soll, aufgelistet. Mit der Schaltflche Hinzufgen erstellt
man neue, mit der Schaltflche ndern bearbeitet man die markierte Bedingung. Im Beispiel soll gelten, dass der Verkaufspreis nicht ber DM 120,00
steigen darf, es heit also B5 <= 120, und die Personalkosten kleiner als DM
400.000,00 bleiben. Weiterhin soll gelten, dass die Verkaufszahlen vom Preis
abhngig sind. Klicken Sie also auf Hinzufgen.
249

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.97
Die Nebenbedingungen

Abb. 2.98
Eine Nebenbedingung
eingeben

Abb. 2.99
Alle Parameter des
Solvers sind ausgefllt

250

In das Feld Zellbezug geben Sie die Adresse ein, fr die die Bedingung gelten
soll. Dies ist die Zelle B4 fr die Verkaufszahlen. Im mittleren Feld whlen Sie
einen Vergleichsoperator, z.B. =, <=, >= etc. Im Beispiel werden die Verkaufszahlen eingeschrnkt, folglich passt <=. Im Feld Nebenbedingung knnen Sie
einen Wert oder eine Formel eingeben, die annahmekonform 20000 - 100 *
B5 lauten knnte. Abschlieend klicken Sie auf Hinzufgen, um eine weitere
Nebenbedingung einzugeben, oder auf OK, um die vorhandene Nebenbedingung zu bernehmen und in den vorangegangenen Dialog zu gelangen.

Datenlisten in Excel

Die Ergebnissuche und die Lsungen


6

Um die gewnschten Ergebnisse zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltflche


Lsen. Mit der Schaltflche Zurcksetzen lschen Sie alle Eintrge und erhalten einen leeren Dialog. Findet der Solver eine Lsung fr die gewnschte
Berechnung, meldet er dies mit einem Dialog.

Die gefundenen Werte werden vorlufig in der Tabelle angezeigt. Sie knnen die
Werte in der Tabelle beibehalten oder die Ursprungswerte wieder hervorrufen.
Unabhngig davon knnen Sie das Ergebnis in einem Szenario speichern und/oder
einen Bericht erstellen lassen. Von den drei mglichen Berichten ist der Antwort-Bericht am anschaulichsten. Er liefert eine Gegenberstellung von gefundenen und
alten Werten. Als Erstes sehen Sie die alten und die neuen Werte der vernderbaren Zellen:

Abb. 2.100
Der Bericht des Solvers

Abb. 2.101
Zusammenfassung der
Nebenbedingungen

Besondere Erwhnung verdient hier die kleine Tabelle mit den Nebenbedingungen.
Unter der berschrift Status zeigt der Solver an, ob die entsprechende Nebenbedingung eine Ergebnisverbesserung eingeschrnkt hat oder nicht. Sie wissen somit, an
welcher Stelle Sie ansetzen mssen, um Verbesserungen zu erzielen. Bei diesem
Beispiel wird darauf hingewiesen, dass Manahmen der Distributions- oder Kommunikationspolitik des Marketings notwendig sind. Entweder wird die vorgegebene
Preisbeschrnkung hier als Nebenbedingung von maximal 120,00 DM pro Stck
unmittelbar in Frage gestellt, oder man msste prfen, durch welche Werbestrategien die unterstellte Nicht-Akzeptanz von Preisen ber 120,00 bei den Kunden
zu durchbrechen wre.

Datenlisten in Excel
Entscheiden Sie sich, Daten in Excel zu erfassen (obwohl mit Access eine leistungsstarke und einfach zu handhabende Datenbank zum Office-Paket gehrt), bietet
Excel einige Funktionen, die das Erfassen und Auswerten der Daten vereinfachen.
Sie werden sehen, dass die Datenhaltung und Auswertung mit Excel einfach und
schnell erfolgen kann. Mit wenigen Mausklicks haben Sie eine Eingabemaske parat,
251

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Teilsummen erstellt oder die Daten gefiltert. Fr anschauliche Auswertungen stehen Pivot-Tabellen zur Verfgung, mit deren Hilfe Sie die Daten schnell filtern und
analysieren knnen.
Excel unterliegt bei der Datenhaltung allerdings einigen Einschrnkungen, die Sie
in Betracht ziehen sollten, bevor Sie beginnen.
Sie knnen in einem Arbeitsblatt "nur" maximal 65.536 Zeilen und damit
Datenstze speichern und sind auf 256 Spalten beschrnkt.
Excel untersttzt keine Relationen, daraus folgt, dass mitunter die Dateneingabe mit erheblicher Tipparbeit verbunden ist. Wiederkehrende Angaben zu
einem Datensatz, wie z.B. die Verkaufsregion oder der Name des Verkufers
mssen in jeder Zeile/jedem Datensatz eingegeben werden. Eventuell vorhandene Tippfehler erschweren die Auswertungen.
Sind diese Einschrnkungen fr Sie nicht erheblich, kann die Arbeit mit Excel beginnen, ansonsten sollten Sie Access oder einer anderen Datenbank den Vorzug
geben.

Hinweis CD:
vertrieb.xls"

Die Funktionen der Datenlisten werden anhand einer Tabelle mit monatlichen
Umsatzzahlen dreier Verkufer, die in drei Lndern ttig sind, demonstriert.
Zunchst mssen Sie die Datenliste anlegen. Erstellen Sie sich auf einem leeren
Tabellenblatt die abgebildeten berschriften. In die Zeilen unter den berschriften
werden die Datenstze eingetragen.

Abb. 2.102
Die Datenliste beginnen

In der Datei vertrieb.xls finden Sie auf den Tabellenblttern die Datenliste zum Ausprobieren der nachfolgend gezeigten Funktionen.

252

Datenlisten in Excel

Eingabemasken verwenden
Die Eingabe und Pflege der Daten ist im Tabellenblatt mitunter nicht sehr komfortabel. Excel bietet Masken an, mit deren Hilfe Sie vorhandene Datenstze bearbeiten und selektieren sowie neue Datenstze anlegen knnen. Excel generiert die
Masken anhand der Informationen des von Ihnen markierten Bereichs. Aus diesem
Grund muss unter den berschriften mindestens ein Datensatz eingegeben sein,
damit Excel die Masken erstellen kann.
1

Markieren Sie den Bereich der Datenliste; am einfachsten markieren Sie die
gesamten Spalten, damit Excel neue Datenstze anfgen kann. Klicken Sie
anschlieend im Men Daten auf den Eintrag Maske.
Abb. 2.103
Eine Datenmaske
erstellen

In der Maske wandern Sie mit der Bildlaufleiste von Datensatz/Zeile zu


Datensatz/Zeile. Mit der Schaltflche Neu legen Sie am Ende der Liste einen
neuen Datensatz an. Die Schaltflche Lschen entfernt den in der Maske
angezeigten Datensatz endgltig.

Wenn Sie auf die Schaltflche Kriterien klicken, knnen Sie eine Suchbedingung in die Felder der Maske eingeben. Geben Sie Bedingungen in mehreren
Feldern ein, werden diese mit einer logischen UND-Verknpfung versehen.

253

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.104
Die Datenmaske

Abb. 2.105
Suchbedingungen in
der Datenmaske

Mit einem Klick auf die Schaltflche Maske werden Ihnen die Treffer der
Suche in der Maske angezeigt. Sie wandern mit den Schaltflchen Vorherigen
suchen und Weitersuchen von einem Treffer zum nchsten. Wechseln Sie mit
der Schaltflche Kriterien wieder zur Formulierung der Suche zurck, und klicken Sie auf die Schaltflche Lschen, um die Suchbedingungen zu entfernen
und wieder alle Datenstze anzeigen zu lassen.

Sie knnen Datenmasken nicht speichern, sondern mssen sie jedes Mal auf die
oben beschriebene Weise erstellen.

254

Datenlisten in Excel

Datenlisten filtern
Sie knnen die Flut der Datenstze nicht nur in Masken filtern, sondern auch direkt
im Tabellenblatt. Eine schnelle und angenehme Funktion ist der AutoFilter. Mit Hilfe
des AutoFilters knnen Sie aus den Auswahllisten der berschriften der Datenliste
das Selektionskriterium bestimmen.
1

Markieren Sie die Datenliste und klicken Sie im Men Daten>Filter auf den
Eintrag AutoFilter.
Abb. 2.106
Den AutoFilter
aktivieren

Ist der AutoFilter aktiv, erscheinen die Auswahlpfeile zum Bestimmen der Filterkriterien an den berschriften der Datenliste. Klicken Sie auf den Pfeil der
Spaltenberschrift, die ein Selektionskriterium bilden soll, und whlen Sie
den gewnschten Eintrag aus der Liste. Wenn Sie in mehreren Spalten Kriterien festlegen, werden sie mit einem logischen UND verknpft. Datenstze,
die angezeigt werden, mssen also allen gewhlten Kriterien gengen.

Nachdem Sie das Kriterium ausgewhlt haben, werden nur noch die Datenstze angezeigt, die diesem Kriterium entsprechen. Um wieder alle Datenstze zu sehen, whlen Sie in den Auswahllisten den Eintrag Alle.

Um den AutoFilter zu deaktivieren, klicken Sie abermals auf Daten>Filter>AutoFilter.

255

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.107
Die Datenliste filtern

Teilsummen bilden
Sie knnen in der Datenliste von Excel automatisch die Umstze der Lnder,
Monate und Verkufer summieren oder andere Auswertungen wie Mittelwerte,
Produkte, Varianzen etc. berechnen lassen. Die bentigte Funktion heit Teilergebnisse.
1

Abb. 2.108
Teilergebnisse in eine
Datenliste einfgen

256

Markieren Sie die Datenliste und klicken Sie anschlieend auf Daten>Teilergebnisse.

Datenlisten in Excel

Entscheiden Sie sich im Dialog Teilergebnisse fr eine Spalte, nach der gruppiert werden soll, und bestimmen Sie die Funktion zur Berechnung der
Ergebnisse. Legen Sie auch die Spalten fest, auf die die Funktion angewendet
werden soll.
Abb. 2.109
Die Berechnungen der
Teilergebnisse festlegen

Nachdem Sie den Dialog Teilergebnisse besttigt haben, fgt Excel die Zeilen
zur Berechnung der Ergebnisse ein und zeigt am linken Rand einen Bereich
an, in dem Sie mit Hilfe der Plus- und Minuszeichen Details und Zwischenergebnisse ein- bzw. ausblenden knnen.

Abb. 2.110
Die Teilergebnisse im
Tabellenblatt

Um die Teilergebnisse wieder zu entfernen, rufen Sie den Dialog Teilergebnisse


erneut auf und klicken Sie auf die Schaltflche Alle entfernen.
257

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Pivot-Tabellen (PivotTable)
Fr anspruchsvolle Auswertungen und eine variable tabellarische Darstellung der
Informationen verwenden Sie am besten Pivot-Tabellen.
1

Markieren Sie die betreffenden Daten der Datenliste. Klicken Sie im Men
Daten auf Pivot-Tabelle und Pivot-Chart-Bericht.
Abb. 2.111
Pivot-Tabellen

258

Markieren Sie im Assistenten die Option, dass die Daten zum Auswerten aus
einer Excel-Liste entnommen werden sollen und im unteren Bereich, dass Sie
eine Pivot-Tabelle erstellen mchten. Klicken Sie auf Weiter.

Im nchsten Dialog des Assistenten knnen Sie den Datenbereich bestimmen, auf den Sie sich die Pivot-Tabelle beziehen soll. Die Angaben in diesem
Dialog sollten bereits stimmen, sofern Sie vor dem Aufruf des Assistenten die
Datenliste markiert hatten. Klicken Sie auf Weiter.

Bestimmen Sie, wo die Pivot-Tabelle angelegt werden soll. Es ist ratsam, ein
neues Arbeitsblatt zu verwenden. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Datenlisten in Excel

Abb. 2.112
Der Pivot-Tabellen-Assistent

Abb. 2.113
Den Datenbereich fr
die Pivot-Tabelle
festlegen

Abb. 2.114
Wo soll die Pivot-Tabelle angelegt werden?

Das neue Tabellenblatt wird angelegt. Zunchst enthlt es nur das Rohgerst
einer Pivot-Tabelle. Sie mssen die Informationen der Spalten der Datenliste
in die entsprechenden Bereiche der Pivot-Tabelle ziehen, um die Anordnung
festzulegen. Klicken Sie dazu in der Pivot-Tabelle-Feldliste z.B. auf das Feld
Land und ziehen Sie es mit gedrckter Maustaste in den gewnschten
259

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Bereich der Pivot-Tabelle, z.B. in den Seitenbereich. Alternativ knnen Sie auch
die Spaltenbezeichnung in der Feldliste markieren und ber das Feld Hinzufgen zu einem Bereich der Pivot-Tabelle zuordnen.
Abb. 2.115
Die Pivot-Tabelle mit
Informationen fttern

Abb. 2.116
Die gefllte Pivot-Tabelle

260

Ordnen Sie die weiteren Felder wie folgt an: Verkufer in den Zeilenbereich,
Monat in den Spaltenbereich und Umsatz in den Datenbereich. Dem Datenbereich ordnen Sie die Felder zu, mit deren Werten Sie Berechnungen durchfhren mchten, whrend Sie den Zeilen und Spalten Felder zuordnen, die
der Gruppierung/Selektion dienen. Im Seitenbereich legen Sie Felder fest,
nach deren Werten Sie selektieren mchten.

Datenlisten in Excel

Klicken Sie in der Symbolleiste Pivot-Tabelle auf das Symbol Feldeinstellungen,


um die Berechnungen der Datenfelder festzulegen.
Abb. 2.117
Die Berechnungen
festlegen

Im Dialog Pivot-Tabelle-Feld (PivotTable-Feld) whlen Sie die gewnschte


Berechnung aus, z.B. Summe.
Abb. 2.118
Die bercksichtigten
Daten auswhlen

Die ausgewhlten Berechnungen werden in der Pivot-Tabelle angezeigt. Klicken Sie auf die Auswahlpfeile der eingefgten Felder, knnen Sie die bercksichtigten und angezeigten Werte auswhlen. Klicken Sie im Feld Land im
Seitenbereich der Pivot-Tabelle z.B. auf Deutschland, werden nur die Umstze
aus Deutschland angezeigt. Genauso knnen Sie die Monate und Verkufer
auswhlen.

10

Sie knnen die Anordnung der Daten in der Pivot-Tabelle schnell ndern; ziehen Sie dazu einfach die Felder in den gewnschten Bereich der Pivot-Tabelle.
261

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.119
Die selektierten Daten

Abb. 2.120
Die Anordnung der
Felder ndern

Abb. 2.121
Die genderte
Anordnung

262

Fehlern auf der Spur

Fehlern auf der Spur


Wie der Name schon andeutet, ist die Formelberwachung eine Funktion, die etwas
aufsprt. Mit der Formelberwachung bietet Excel Ihnen ein komplexes Hilfsmittel,
um Fehlern in Berechnungen auf die Schliche zu kommen oder um den Aufbau
einer vorhandenen Formel nachzuvollziehen. Wenden Sie die Formelberwachung
an, verdeutlicht sie Ihnen z.B. mit Pfeilen auf dem Tabellenblatt die Bezge der aktiven Zelle.

Abb. 2.122
Die Formelberwachung in Aktion

Sie knnen aber auch die Zwischenergebnisse einer Formel berechnen oder alle
Formeln in den Zellen anzeigen lassen. Weiterhin knnen Sie Excel veranlassen,
nach Fehlern im Tabellenblatt zu suchen.
In der Standardeinstellung wird die Fehlersuche aktiviert. Sowie in einer Zelle ein
Fehler auftaucht, wird dieser mit einem kleinen Dreieck am Zellenrand angedeutet.
Aktivieren Sie die Zelle, erscheint ein kleines Symbol, das Ihnen bei der Fehlerbeseitigung hilfreiche Funktionen anbietet.
Erscheint dieses kleine Fehlersymbol bei Ihnen im Tabellenblatt, klicken Sie auf den
Auswahlpfeil des Symbols, um die Ursache des Fehlers zu klren. Entnehmen Sie
die Erklrung der einzelnen Eintrge des Mens bitte der nachfolgenden Tabelle,
aber beachten Sie, dass die Eintrge des Mens je nach Fehlerursache variieren.

263

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.123
Ein automatisch
erkannter Fehler

Die Optionen der Formelberwachung

Option

Beschreibung

Hilfe fr diesen


Fehler anzeigen

Ruft die Excel-Hilfe mit Informationen zum gefundenen Fehler auf

Spur zum Fehler

Zeigt die Bezge der Formel als kleine Pfeile an; ist in
einer der Vorgngerzellen bereits ein Fehler, wird
diese Spur rot hervorgehoben

Berechnungs-Schritte
anzeigen

Ruft einen Dialog auf, in dem die Formel Stck fr


Stck berechnet werden kann

Fehler ignorieren

Die Fehlermeldung bleibt in der Zelle erhalten, der


Fehler wird aber, wenn nach Fehlern im Tabellenblatt gesucht wird, nicht erneut erkannt

In Bearbeitungsleiste
bearbeiten

Der Cursor wird in die Bearbeitungszeile mit der


Formel der betreffenden Zelle gesetzt

Optionen zur
Fehlerberprfung

Ruft den Dialog auf, um die Einstellungen der Formelberwachung zu ndern

FormelberwachungSymbolleiste anzeigen

Blendet die Symbolleiste Formelberwachung ein


Tabelle 2.9

264

Fehlern auf der Spur

Die Formelberwachung bietet Ihnen weitere Funktionen an, die Sie im Men
Extras im Untermen Formelberwachung bzw. auf der Symbolleiste Formelberwachung finden. Diese Funktionen eignen sich nicht nur dazu, Fehler aufzuspren,
sondern auch zur Analyse vorhandener Formeln, z.B. wenn Sie sich nach langer Zeit
nicht mehr daran erinnern, was das Ergebnis einer Zelle genau bedeutet.

Befehle im Men Formelberwachung

Befehl

Beschreibung

Spur zum Vorgnger

Erzeugt einen Pfeil zu allen Zellen, die in die


Formel der aktiven Zelle eingehen

Spur zum Nachfolger

Erzeugt Pfeile zu allen Zellen, in denen der


Wert der aktiven Zelle Verwendung findet

Spur zum Fehler

Nur anzuwenden bei Zellen, die Fehlermeldungen anzeigen; erzeugt dann Pfeile zu
den Zellen, die den Fehler vermutlich verursachen

Alle Spuren entfernen

Entfernt alle bisher angezeigten Pfeile

Formelauswertung

Ruft einen Dialog auf, in dem die Formel


Stck fr Stck berechnet werden kann

berwachungsfenster anzeigen

ffnet ein Fenster, in dem Sie einzelne Zellen


berwachen knnen; es werden die Werte
und Formeln der berwachten Zellen aufgelistet

Formelberwachungsmodus

Blendet alle Formeln anstatt der Werte auf


dem Tabellenblatt ein

Detektiv-Symbolleiste

Blendet die Detektiv-Symbolleiste ein und


aus; auf der Symbolleiste finden Sie Symbole
fr die oben beschriebenen Befehle
Tabelle 2.10

Gibt es bei der Untersuchung in einer Formel Spuren, die Beziehungen zu Zellen auf
anderen Arbeitsblttern aufweisen, werden diese Beziehungen mit einem Kstchen
angedeutet. Doppelklicken Sie auf den Faden zum Kstchen, ffnet sich der Dialog
Gehe zu. Sie finden im Feld Gehe zu alle Beziehungen zu anderen Tabellenblttern
aufgelistet. Markieren Sie eine der Adressen, gelangen Sie nach einem Klick auf OK
direkt zu dieser Zelle.

265

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Sicher ist sicher


Sicherlich mchten Sie verhindern, dass nderungen an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen werden, ohne dass Sie davon wissen. Allzu schnell ist eine wichtige Formel oder gar ein ganzes Arbeitsblatt gelscht. Excel bietet zwei Schutzebenen an:
den Blattschutz und den Arbeitsmappenschutz. Weiterhin knnen Sie die Eingabe
von Werten in Zellen auf einen bestimmten Wertebereich, z.B. auf positive Werte,
beschrnken, etwa um Fehlern in Berechnungen vorzubeugen.

Gltigkeitsprfung
Irren ist allzu menschlich! Umso besser, dass Computerprogramme dies in Rechnung stellen und dabei behilflich sind, bestimmte Aktionen zu kontrollieren. Die
Zuweisung einer so genannten Gltigkeit ist ein solches Kontrollinstrument: Wird
eine Zelle mit einer Gltigkeit belegt, verweigert Excel schlicht und ergreifend die
Eingabe eines zuvor als ungltig definierten Wertes und reagiert mit einer Warnmeldung. Eine Gltigkeit festzulegen, ist denkbar einfach.
1

Sie aktivieren die Zelle, die eine Gltigkeit erhalten soll und ffnen den Dialog
Gltigkeit ber das Men Daten. Auf der Registerkarte Einstellungen legen Sie
fest, welche Werte zugelassen werden sollen.

Auf der Registerkarte Eingabemeldung knnen Sie den Benutzer einer Tabelle
darauf hinweisen, dass in dieser Zelle nur bestimmte Werte zugelassen sind.
Dann erscheint diese Mitteilung in einer kleinen Textbox, sobald die Zelle
aktiviert wird.

Abb. 2.124
Eine Gltigkeit
festlegen

266

Sicher ist sicher

Abb. 2.125
Die Eingabemeldung,
die beim Aktivieren der
Zelle erscheint

Last, but not least gibt es das Register Fehlermeldung, in dem Sie festlegen,
was als Fehlermeldung erscheinen soll. Zustzlich knnen Sie sich noch fr
drei unterschiedliche Anzeigearten entscheiden. Menschen mit schwachen
Nerven sei eher der harmlos wirkende Stil Information empfohlen statt dem
roten Stoppschild, das sofort ein schlechtes Gewissen hervorruft! Wenn Sie
hier die Option Warnung whlen, werden Sie zwar darauf hingewiesen, dass
der eingegebene Wert nicht der Gltigkeit entspricht, aber Excel akzeptiert
die Eingabe trotzdem.

Abb. 2.126
Ausgabe einer Fehlermeldung

267

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie die Option Fehlermeldung anzeigen, wenn ungltige Daten eingegeben wurden deaktivieren, lsst Excel wieder alle Eingaben zu.

Der Blattschutz
Grundstzlich schtzen Sie mit dem Blattschutz die Zellen eines Arbeitsblattes vor
nderungen. Es ist Ihnen aber freigestellt, einige Zellen von diesem Schutz auszunehmen. Sie knnen auch Bereiche festlegen, die nur mit Kennwort bearbeitet
werden knnen. In der Praxis wird es hufig so gehandhabt, dass man Zellen mit
Ergebnissen oder Berechnungen sichert und Zellen, die fr Eingaben gedacht sind,
zur Bearbeitung freigibt. Wollen Sie Ihr Arbeitsblatt genauso einrichten, sind folgende Schritte notwendig: Zuerst legen Sie fest, welche Zellen ungeschtzt bleiben
sollen bzw. welche Bereiche nur mit Kennwort zu bearbeiten sind, und danach aktivieren Sie den Blattschutz.

Abb. 2.127
Zellen vom Blattschutz
ausnehmen

268

Sicher ist sicher

Zellen vom Blattschutz ausnehmen


1

Markieren Sie den Bereich, der vom Blattschutz vollstndig ausgenommen


werden soll, und ffnen Sie im Men Format mit der Option Zellen den
gleichnamigen Dialog.

Auf der Registerkarte Schutz entfernen Sie das Hkchen vor Gesperrt. Mchten Sie geheime Formeln vor neugierigen Blicken verbergen, aktivieren Sie die
Option Ausgeblendet.

Bereiche mit Kennwort schtzen


1

Um Bereiche nur mit Kennwort zugnglich zu machen, klicken Sie im Men


Extras auf Schutz und im Untermen auf Benutzer drfen Bereiche bearbeiten.
Abb. 2.128
Bereiche mit Kennwort
versehen und freigeben

Im Dialog Benutzerberechtigungen zum Bearbeiten von Bereichen legen Sie


ber die Schaltflche Neu und im Dialog Neuer Bereich die mit Kennwort zu
versehenden Zellen fest.

Geben Sie dem Bereich einen beliebigen Titel, legen Sie im Feld Bezieht sich
auf Zellen den Bereich fest und vergeben Sie ein Kennwort.

269

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.129
Einen neuen Bereich
festlegen

Den Blattschutz aktivieren


Nachdem Sie auf diese Weise die Zellen bzw. Bereiche vorbereitet haben, muss der
Blattschutz aktiviert werden.
1

Klicken Sie im Men Extras auf die Option Schutz und im Untermen auf
Blatt schtzen.

Im Dialog Blatt schtzen bestimmen Sie zunchst im unteren Bereich den


Umfang des Schutzes. Legen Sie dann ein Kennwort fest. Wenn Sie kein
Kennwort eingeben, brauchen Sie den Dialog Blatt schtzen lediglich zu
besttigen. Mit der Vergabe eines Kennwortes kann der Blattschutz nur mit
diesem Kennwort aufgehoben werden.

Abb. 2.130
Den Blattschutz
aktivieren

Sie heben den Blattschutz im Untermen Schutz mit dem Eintrag Blattschutz aufheben wieder auf.
270

Sicher ist sicher

Nachdem Sie den Blattschutz auf diese Art eingerichtet haben, lassen sich nur noch
die Zellen bearbeiten, die Sie vom Blattschutz ausgenommen haben. Versuchen Sie,
Zellen in einem Bereich, fr den Sie ein Kennwort vergeben haben, zu verndern,
werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben.

Arbeitsmappenschutz
hnlich wie beim Blattschutz schrnkt der Arbeitsmappenschutz die Freiheit des
Benutzers im Umgang mit der Arbeitsmappe ein. Der Arbeitsmappenschutz ist
darauf ausgerichtet, die Tabellenbltter einer Arbeitsmappe gegen nderungen zu
sperren. Er wird mit dem Dialog Arbeitsmappe schtzen aktiviert. Diesen Dialog
erreichen Sie, wenn Sie im Men Extras auf den Eintrag Schutz klicken und im
Untermen Arbeitsmappe schtzen whlen.

Abb. 2.131
Der Arbeitsmappenschutz

Auch in diesem Dialog knnen Sie ein Kennwort vergeben. Sie deaktivieren den
Arbeitsmappenschutz im gleichen Untermen mit der Option Arbeitsmappenschutz
aufheben. Haben Sie ein Kennwort vergeben, werden Sie aufgefordert, es einzugeben.
Die Optionen des Dialogs Arbeitsmappe schtzen:

Arbeitsmappenoptionen

Struktur:

Verhindert die Anzeige ausgeblendeter Tabellenbltter.


Verhindert das Verschieben, Lschen, Ausblenden oder Umbenennen von Arbeitsmappenblttern.
Tabellenbltter knnen auch nicht in andere Arbeitsmappen
kopiert werden.
Das Hinzufgen von Tabellenblttern und Diagrammblttern ist
nicht mglich, jedoch knnen Diagramme in vorhandene Tabellenbltter eingefgt werden.
In Szenarios knnen keine bersichtsberichte erstellt werden.
271

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Arbeitsmappenoptionen (Forts.)

Fenster:

Verhindert die nderung der Gre und Position der Arbeitsmappenfenster.


Fenster zu verschieben, anzupassen oder zu schlieen, ist nicht
mglich.
Tabelle 2.11

Ein gelungener Ausdruck


In Excel ist es nicht damit getan, einfach mal ein paar Seiten auszudrucken. Sie knnen das, was Sie ausdrucken wollen, sehr przise zusammenstellen.

Den Druckbereich festlegen


Wichtig sind die Druckbereiche. Sie knnen auf jedem Tabellenblatt einen Bereich
markieren und ihn dann als Druckbereich definieren.

Abb. 2.132
Den Druckbereich
festlegen

Excel druckt dann von diesem Tabellenblatt nur noch den festgelegten Bereich aus.
Ist kein Druckbereich festgelegt, druckt Excel immer alle Zellen von A1 bis zu den
Zellen, die Eintrge enthalten. Haben Sie also nur einen Eintrag in Zelle A222, druckt
272

Ein gelungener Ausdruck

Excel erst Leerseiten und dann die Seite mit dem Eintrag der Zelle A222. Sie finden
die Befehle zum Festlegen und Entfernen eines Druckbereichs im Men Datei unter
dem Eintrag Druckbereich.

Die Seitenumbruch-Vorschau
Praktisch ist die Seitenumbruch-Vorschau, da Sie hier sehr komfortabel die Seitenaufteilung vornehmen knnen. Sie rufen diese Ansicht im Men Ansicht auf.

Abb. 2.133
Die Seitenumbruch-Vorschau

Sie sehen in der Abbildung, dass Sie eine verkleinerte Darstellung des Tabellenblattes erhalten. Der als Druckbereich definierte Bereich oder der Bereich, den Excel im
Normalfall ausdrucken wrde, wird mit einer durchgngigen blauen Linie, ein Seitenwechsel mit einer gestrichelten blauen Linie angezeigt. Sie knnen jetzt die
blauen Linien mit gedrckter Maustaste verschieben. Seitenwechsel, die Sie verndert haben, werden auch als durchgngige Linie dargestellt. Sollten Sie eine Seite
so weit vergrern, dass die Zellen in der Normaldarstellung (100%) nicht mehr auf
eine Seite passen, wird die Darstellung verkleinert (sehen Sie dazu den Abschnitt
Die Seite einrichten).

Die Seite einrichten


Im dem Dialog Seite einrichten gibt es einige Optionen, die Ihr Interesse verdienen.
Sie rufen diesen Dialog im Men Datei auf. Gleich auf der ersten Registerkarte
Papierformat sind zwei Einstellungen von Bedeutung.
Im Bereich Skalierung knnen Sie wie bei einem Kopiergert einen Faktor eingeben,
um den die Darstellung auf der ausgedruckten Seite vergrert oder verkleinert
wird. Mit der Option Anpassen nimmt Excel die Skalierung automatisch vor, Sie
legen nur noch fest, ber wie viele Seiten der Ausdruck gehen soll.

273

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.134
Das Papierformat und
der Skalierungsfaktor

Hinweis

Gut zu wissen
Die Einstellungen im Bereich Skalierung werden durch Verschieben der Seitenumbrche in der Seitenumbruch-Vorschau verndert.

Im Feld Erste Seitenzahl knnen Sie eine Zahl eingeben, mit der Excel die Nummerierung beginnen soll; belassen Sie es bei der Einstellung Automatisch, beginnt
Excel mit 1 bzw., wenn Sie mehrere Tabellenbltter ausdrucken, mit der fortlaufenden Zahl.
Die Einstellungen auf der Registerkarte Seitenrnder sind vergleichbar mit denen in
Word, nur die Anordnung der Eingabefelder hat sich etwas gendert.
Auf der Registerkarte Tabelle gibt es ebenfalls eine Reihe von interessanten Optionen.
Sie knnen auch an dieser Stelle im gleichnamigen Feld den Druckbereich angeben.
Im Bereich Drucktitel knnen Sie Spalten bzw. Zeilen markieren, die auf jeder Seite
erneut mit ausgedruckt werden sollen.
274

Ein gelungener Ausdruck

Abb. 2.135
Die Registerkarte
Tabelle

Die Tabellenoptionen

Option

Beschreibung

Gitternetzlinien

Die Gitternetzlinien, die auf dem Tabellenblatt zu


sehen sind, werden (nicht) gedruckt. Diese Option
beeinflusst nicht den Ausdruck von Rahmen, die Sie
um Zellen gelegt haben.

Schwarzweidruck

Diese Option ist insbesondere fr Diagramme zu empfehlen, die Sie auf einem S/W-Drucker ausgeben wollen. Excel richtet die Diagramme dann so ein, dass die
Diagrammelemente auch ohne Farben gut zu unterscheiden sind.

Entwurfsqualitt

Whlen Sie diese Option, um die Ausdruckszeit zu


verringern. Excel druckt dann z.B. keine Gitternetzlinien mit.

Zeilen- und
Spaltenberschriften

Die Zeilen- und Spaltenkpfe werden mit ausgedruckt


Tabelle 2.12

275

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Kopf-/Fuzeilen
Auch in Excel knnen Sie fr jedes Arbeitsblatt gesondert Kopf- und Fuzeilen, also
wiederkehrende Texte auf jeder Seite einrichten. Diese Einstellungen nehmen Sie
ebenfalls im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Kopfzeile/Fuzeilen vor.

Abb. 2.136
Definition von Kopfund Fuzeilen

In den Auswahllisten der Felder Kopfzeile und Fuzeile macht Excel Ihnen Angebote
fr Kopf- oder Fuzeilen. Mit der Schaltflchen Benutzerdefinierte Kopfzeile rufen
Sie einen Dialog auf, um eine individuelle Kopfzeile zu erstellen.

Abb. 2.137
Kopfzeile individuell
zusammenstellen

In die drei Bereiche des Dialogs knnen Sie Ihren Text eingeben, wobei er im linken
Bereich linksbndig, im mittleren zentriert und im rechten rechtsbndig gesetzt
wird. Was Sie mit den einzelnen Symbolen bewirken, wird in der folgenden Tabelle
kurz beschrieben.
276

Ein gelungener Ausdruck

Benutzerdefinierte Kopf-/Fuzeilen

Symbol

Beschreibung
Ruft den Dialog Schrift auf
Fgt die Seitenzahl ein
Fgt die Gesamtzahl der Seiten ein
Gibt das aktuelle Datum aus
Gibt die aktuelle Uhrzeit aus
Fgt den Pfad und den Dateinamen ein
Fgt den Dateinamen der Arbeitsmappe ein
Fgt den Namen des Arbeitsblattes ein, das gerade gedruckt wird
ffnet den Dialog Grafik einfgen
Tabelle 2.13

Der Dialog Drucken


Wie in jeder anderen Office-Anwendung knnen Sie mit dem Symbol Drucken
einen Ausdruck starten. Genauere Einstellungen nehmen Sie jedoch im Dialog Drucken vor, den Sie im Men Datei aufrufen.

Abb. 2.138
Der Dialog Drucken

277

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Die meisten Bereiche wurden bereits im Kapitel 1 Word Das Programm fr
Text und Co. beschrieben. Speziell ist bei Excel der Bereich Drucken. Er enthlt drei
Optionen:

Die Druckoptionen

Option

Beschreibung

Markierung

Es werden die markierten Bereiche auf dem Tabellenblatt ausgedruckt

Gesamte Arbeitsmappe

Die gesamte Arbeitsmappe wird gedruckt, und zwar


ein Arbeitsblatt nach dem nchsten in der Reihenfolge, wie Sie im Blattregister aufgefhrt sind. Auf
Tabellenblttern wird nur der als Druckbereich festgelegte Bereich gedruckt.

Ausgewhlte Bltter

Die im Blattregister markierten Arbeitsbltter werden gedruckt


Tabelle 2.14

Kommentare
hnlich wie in Word knnen Sie auch in Excel Kommentare einfgen. Die Kommentare werden in kleinen Textboxen an die Zellen geheftet. In der Standardeinstellung erscheinen diese Textboxen, sobald Sie die Maus ber eine Zelle bewegen,
der ein Kommentar hinzugefgt wurde. Diese Zellen werden mit einem kleinen
Dreieck in der rechten, oberen Ecke gekennzeichnet.
Bevor Sie Kommentare schreiben, sollten Sie kontrollieren, ob Excel auch wei, wer
Sie sind. Auf der Registerkarte Allgemein im Dialog Optionen sollte im Feld Benutzername Ihr Name stehen. Sie ffnen den Dialog im Men Extras mit einem Klick auf
Optionen.

278

Um einen Kommentar zu verfassen, markieren Sie zuerst die betreffende


Zelle.

Klicken Sie dann im Men Einfgen auf den Eintrag Kommentar.

In die erscheinende Textbox tragen Sie nun Ihren Text ein. Beenden Sie die
Texteingabe dadurch, dass Sie irgendwo auerhalb der Textbox klicken.

Vorlagen fr Arbeitsmappen und Tabellenbltter

Abb. 2.139
Kommentare an Zellen

Um Kommentare auf dem Blatt "dauerhaft" anzeigen zu lassen und nicht nur
dann, wenn Sie mit der Maus ber die entsprechende Zelle fahren, klicken Sie im
Men Ansicht auf Kommentare. In der Form knnen Sie Kommentare auch mit ausdrucken lassen. Sie haben dabei zwei Mglichkeiten: Entweder alle Kommentare
werden am Ende des Arbeitsblattes aufgelistet, oder alle angezeigten Kommentare
werden an der Position auf dem Arbeitsblatt mit ausgedruckt, an der sie auch auf
dem Bildschirm zu sehen sind. Die entsprechende Einstellung nehmen Sie ber das
Men Datei im Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Tabelle im Bereich Drucken vor.
Sie entfernen einen Kommentar, indem Sie die betreffende Zelle markieren und im
Men Bearbeiten auf Lschen und im Untermen auf Kommentare klicken.

Vorlagen fr Arbeitsmappen und


Tabellenbltter
hnlich wie Sie in Word Dokumentvorlagen erstellen knnen, um Formatierungen
und wiederkehrende Texte/Seitenelemente fr zuknftige Dokumente zu verwenden, knnen Sie in Excel Mustervorlagen anlegen. Mssen Sie z.B. jeden Monat die
Abrechnung der Kopierkosten vornehmen, erstellen Sie eine Mustertabelle, die Sie
jeden Monat nur mit den Werten des Monats ausfllen. Excel unterscheidet nicht
zwischen Vorlagen fr Arbeitsmappen und Tabellenbltter. Erstellen Sie eine Mustervorlage, knnen Sie entweder eine neue Arbeitsmappe auf Basis dieser Vorlage
beginnen oder in eine vorhandene Arbeitsmappe neue Tabellenbltter mit dem
Aussehen der Mustervorlage einfgen.

Eine Mustervorlage erstellen


Um eine Mustervorlage auf Basis eines vorhandenen Dokuments zu erstellen, verfahren Sie folgendermaen:

279

Excel Ihr Kalkulationsgenie

ffnen Sie das Dokument, das als Vorlage gespeichert werden soll. Nehmen
Sie die notwendige Anpassungen an diesem Dokument vor. Die Arbeitsmappe soll nur die Elemente enthalten, die in der Vorlage bentigt werden
variable Werte mssen also gelscht werden.

Klicken Sie im Men Datei auf Speichern unter.

Hinweis CD:
vorlage.xls

Abb. 2.140
Eine Arbeitsmappe als
Mustervorlage
speichern

Klicken Sie im Feld Dateityp auf Mustervorlage. Im Feld Speichern in wird automatisch der Standardordner fr Vorlagen ausgewhlt. Um die Vorlage so zu
speichern, dass sie in einer anderen als der Registerkarte Allgemein im Dialog
Vorlagen angezeigt wird, wechseln Sie zum entsprechenden Unterordner des
Ordners.

Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der neuen Vorlage ein und klicken
Sie dann auf Speichern.

Eine Arbeitsmappe auf Basis einer Mustervorlage


Um eine neue Datei auf Basis dieser Mustervorlage zu erstellen, gehen Sie folgendermaen vor:
1

280

Klicken Sie im Men Datei auf Neu. Der Aufgabenbereich Neue Arbeitsmappe
wird eingeblendet.

Vorlagen fr Arbeitsmappen und Tabellenbltter

Abb. 2.141
Mit einer Mustervorlage
beginnen

Klicken Sie im Bereich Mit Vorlage beginnen auf den Link Allgemeine Vorlagen.

Whlen Sie im Dialog Vorlagen die gewnschte Vorlage aus.

Abb. 2.142
Die Vorlage auswhlen

281

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Neue Tabellenbltter auf Basis einer Mustervorlage


Sie knnen die Mustervorlagen auch beim Hinzufgen neuer Tabellenbltter zu
einer bestehenden Arbeitsmappe verwenden.
1

ffnen Sie die Arbeitsmappe.

Klicken Sie im Kontextmen eines Arbeitsblattes auf Einfgen.

Im Dialog Einfgen markieren Sie die gewnschte Mustervorlage. Klicken Sie


dann auf OK.

Abb. 2.143
Ein neues Arbeitsblatt
einfgen

Abb. 2.144
Die Vorlage auswhlen

282

Wenn Sie eine Mustervorlage beim Hinzufgen eines Tabellenblattes auswhlen,


die selbst mehrere Tabellenbltter enthlt, wird die entsprechende Anzahl der
Tabellenbltter in Ihre Arbeitsmappe eingefgt. Erstellen Sie Mustervorlagen, die
Sie insbesondere fr das Hinzufgen von Tabellenblttern in vorhandene Arbeitsmappen verwenden wollen, also mglichst mit nur einem Arbeitsblatt, damit dieser
Effekt nicht auftritt.

Bildschirmansichten

Bildschirmansichten
Sie knnen fr eine Arbeitsmappe mehrere Ansichten speichern und wieder aufrufen. Excel merkt sich dann z.B. die Einstellungen des Druckbereichs und welche
Zeilen/Spalten ausgeblendet sind. Rufen Sie die Ansicht wieder auf, wird Excel die
gespeicherten Einstellungen erneut aus dem Hut zaubern.
1

Legen Sie zunchst die Einstellungen fest, die Sie mit der Ansicht speichern
mchten.
Abb. 2.145
Benutzerdefinierte
Ansichten einrichten

Klicken Sie im Men Ansicht auf Benutzerdefinierte Ansichten. In dem entsprechenden Dialog verwalten Sie vorhandene Ansichten und erstellen neue.
Abb. 2.146
Der Dialog Benutzerdefinierte Ansichten

Klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen.

Geben Sie der Ansicht im Dialog Ansicht hinzufgen einen Namen, um sie
spter wieder aufrufen zu knnen. Klicken Sie auf OK.

283

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.147
Eine neue Ansicht
speichern

Die neue Ansicht wird jetzt im Dialog Benutzerdefinierte Ansichten aufgelistet. Um


die Einstellung einer Ansicht aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltflche Anzeigen.

Elemente/Einstellungen, die mit Ansichten gespeichert


werden
Spaltenbreiten, Anzeigeoptionen, Fenstergre und -position auf dem Bildschirm,
Fensterunterteilungen oder fixierte Fenster, das aktive Tabellenblatt und die zum
Zeitpunkt der Ansichtserstellung markierten Zellen, ausgeblendete Reihen und
Spalten sowie Filter- und Druckeinstellungen.

Hinweis

Gut zu wissen
In Office 2000 war ein Add-In mit dem Namen Berichts-Manager enthalten
Mit Hilfe dieses Tools konnten Sie verschiedene Berichte aus den Arbeitsblttern, Ansichten und Szenarien zusammenstellen und speichern, um die
Berichte dann ohne viel Aufwand drucken zu lassen. Leider ist dieses Add-In in
der uns vorliegenden Office XP-Version nicht mehr enthalten. Man kann nur
hoffen, dass Microsoft in der endgltig ausgelieferten Version darauf nicht
verzichtet. Wenn das Add-In installiert und aktiviert ist, haben Sie es bisher
ber Ansicht>Berichts-Manager aufgerufen.

Makros
Wiederkehrende Aufgaben knnen Sie mit Makros automatisch ausfhren lassen.
Sie knnen sie auch einsetzen, um Ablufe zu automatisieren, die unachtsam
durchgefhrt zu Fehlern fhren knnen. Dieses Buch ist nicht dazu gedacht, Sie in
die Tiefen der Makroprogrammierung einzufhren, aber fr ein kleines aufgezeichnetes Makro soll es reichen. Im Beispiel der Abrechnungsliste fr Kleinteile (siehe
Abbildung 2.148) wird ein Makro erstellt, das neue Zeilen fr neues Verbrauchsmaterial einfgt, so dass die Summenbildung in der letzten Zeile weiterhin funktioniert.
284

Makros

Abb. 2.148
Die Ausgangstabelle fr
das Makro

Als vorbereitende Manahme wurde der Zelle, in der die Summe ber E4 bis
E5 berechnet wird, ein Name zugewiesen, damit ein fester Punkt gegeben ist,
vor dem die neue Zeile fr das Produkt eingefgt werden kann.

Im Klartext: Zunchst wird ein neuer Artikel eingefgt, vor dem dann eine neue
Zeile hinzugefgt wird. Anschlieend wird der neue Artikel in die leere Zeile kopiert
und der Hilfsartikel gelscht. Dieses Vorgehen ist notwendig, damit der neue Artikel
in der Summenbildung weiterhin bercksichtigt wird.
2

Hinweis CD:
makro.xls"

Klicken Sie auf Extras>Makro>Aufzeichnen.


Abb. 2.149
Das Makro anlegen

285

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Geben Sie dem Makro im Dialog Makro aufzeichnen einen Namen und legen
Sie ein Tastenkrzel fest, mit dem es aufgerufen werden kann.

Die Makroaufzeichnung beginnt und die Symbolleiste zum Beenden der Aufnahme wird eingeblendet. Weiterhin enthlt die Symbolleiste ein Symbol,
mit dem Sie von relativen Verweisen auf absolute Verweise wechseln knnen. Ist das Symbol gedrckt, werden relative Verweise aufgezeichnet, ist es
ausgeschaltet, absolute Verweise. Der Unterschied zwischen "aus" und "gedrckt" ist schwer zu erkennen, aber fr die Aufzeichnung von Makros sehr
wichtig.

Deaktivieren Sie das Symbol und klicken Sie auf den Zeilenkopf der vierten
Zeile, um diese zu markieren. Da die relativen Verweise deaktiviert sind, wird
das Makro immer die vierte Zeile markieren. Klicken Sie anschlieend auf das
Symbol Kopieren.
Abb. 2.150
Die Aufzeichnung
beginnt

286

Whlen Sie jetzt den Namen der Zelle mit der Summe aus dem Namensfeld
in der Bearbeitungsleiste aus. Diese Zelle wird aktiviert.

Klicken Sie auf das Symbol Relativer Verweis, um es zu aktivieren, und klicken
Sie auf den Zeilenkopf der fnften Zeile.

Anschlieend klicken Sie auf das Symbol Einfgen. Das Makro wird jetzt aufgrund des relativen Verweises zuknftig die Zeile ber der Zelle mit der
Summe markieren.

Makros

Abb. 2.151
Die Zelle mit der
Summe aktivieren

Abb. 2.152
Den Artikel kopieren

Klicken Sie auf Einfgen>Zeilen, um ber dem neuen Artikel eine neue Zeile
zu erstellen. Diese Zeile ist jetzt aktiviert.

287

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Abb. 2.153
Die Zeile mit dem
"Hilfsartikel" markieren

10

Markieren Sie die sechste Zeile durch Klicken auf den Zeilenkopf. Klicken Sie
anschlieend auf Kopieren. Aufgrund der relativen Verweise wird das Makro
die letzte Zeile markieren und kopieren.

11

Klicken Sie anschlieend wieder auf den Zeilenkopf der fnften Zeile und auf
das Symbol Einfgen. Der relative Verweis sorgt dafr, dass zuknftig der
neue Artikel in die leere Zeile eingefgt wird.

12

Der Hilfsartikel in der sechsten Zeile kann gelscht werden, klicken Sie also
auf den Zeilenkopf der sechsten Zeile und drcken Sie anschlieend die
_-Taste. Beenden Sie die Makroaufnahme mit einem Klick auf das Symbol
Aufzeichnung beenden.

Abb. 2.154
Die neue Zeile
markieren

Abb. 2.155
Das Makro beenden

288

Testen Sie das Makro; rufen Sie es am einfachsten mit der festgelegten Tastenkombination auf. Um ein Makro wieder zu lschen, rufen Sie den Dialog Makro ber

Makros

Extras>Makro>Makros auf. Mchten Sie einen Blick auf den Code werfen, markieren
Sie das Makro in diesem Dialog und klicken auf die Schaltflche Bearbeiten. Mitunter sind kleine nderungen in dieser Ansicht schneller erledigt auch wenn man
kein Fachmann in VBA ist als ein Makro neu aufzuzeichnen.

Abb. 2.156
Der Makrocode

Die Makrosicherheit
Makros sind in Verruf geraten, seit findige Programmierer Viren ber Makros in
Office-Dokumenten in den Umlauf bringen. Um dieser Gefahr entgegenzuwirken
und dennoch die Mglichkeiten von Makros nicht beschneiden zu mssen, hat
Microsoft Ihnen die Entscheidung und Verantwortung zugestanden, festzulegen,
wie Excel mit Makros umgehen soll.
Rufen Sie den Dialog Sicherheit ber Extras>Optionen>Registerkarte Sicherheit>Schaltflche Makrosicherheit auf. Sie finden in diesem Dialog auf der Registerkarte Sicherheitsstufe drei Optionen, die den Umgang von Excel mit Makros bestimmen.
In der Variante Hoch werden nur Makros ausgefhrt, die ein Zertifikat besitzen
allerdings drften dies die wenigsten sein, die Ihnen begegnen werden. Erstellt ein
Kollege ein Makro fr Sie, wird er sicherlich kein Zertifikat dafr anfordern, und
auch das Makro, das Sie eben erstellt haben, besitzt ein solches Zertifikat nicht. Die
mittlere Option blendet bei jedem ffnen einer Datei, die Makros enthlt, einen
289

Excel Ihr Kalkulationsgenie

Dialog ein, der abfragt, ob diese aktiviert werden sollen. Hier sind Sie auf Ihre Menschenkenntnis bzw. auf die Qualitt Ihres Virenscanners angewiesen, um eine Entscheidung zu treffen.

Abb. 2.157
Die Makro-Sicherheitsstufen

Hilfreiche Tastaturkrzel

290

Tastenkombination

Beschreibung

S+Pfeiltaste

Bewegen an den Rand des aktuellen Datenbereichs

Bewegen an den Anfang der Zeile

S+P

Bewegen an den Anfang des Tabellenblattes

S+:

Bewegen zur letzten Zelle im Tabellenblatt

Anzeigen des Dialogfeldes Gehe zu

H+%

Anzeigen des Dialogfeldes Suchen

Bewegen zwischen nicht gesperrten Zellen in einem


geschtzten Tabellenblatt

PowerPoint Folien und


bewegte Bilder
Die unterschiedlichen Ansichten von
PowerPoint
Die ersten Schritte Folien erstellen
Platzhalter und Textfelder
bearbeiten
Grafiken einfgen
Ein Diagramm auf der Folie
Aus einem Guss
Der Folienmaster
Notizen fr den Vortrag
Wer macht was? Organigramme
Strukturiertes Vorgehen Die Arbeit in der Gliederung
Immer der Reihe nach Die Foliensortierung
Folien drucken
Flimmerstunde Die Bildschirmprsentation
Effekte fr die einzelnen Elemente
Die Bildschirmprsentation vorfhren
Hilfreiche Links und Newsgroups
Hilfreiche Tastaturkrzel

292
293
301
317
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378

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Ein Programm, das schon in seinem Namen Power ankndigt, weckt Erwartungen.
Diese Erwartungen werden in vielerlei Hinsicht erfllt, wenn nicht gar bertroffen.
Angetreten als Prsentationsprogramm, das hauptschlich dazu gedacht war,
Folien fr anschauliche Vortrge zu erstellen, ist PowerPoint mittlerweile ein Instrument, mit dem man neben den klassischen Folien fr den Overhead-Projektor vor
allem Bildschirmprsentationen vorbereitet, fr die die ganze Palette der Animationen genutzt werden kann. Die neue Version brilliert vor allem durch noch mehr
Mglichkeiten bei den Animationen, die bei aller Raffinesse zum Teil mit wenigen
Mausklicks einzustellen sind.

Die unterschiedlichen Ansichten von


PowerPoint
In PowerPoint gibt es unterschiedliche Ansichtsformen. Jede dieser Ansichten ist
fr spezielle Aufgaben gerstet. Es ist zwar mglich, die meisten Operationen in
mehreren Ansichten durchzufhren, aber am besten funktionieren sie in der
Ansichtsform, die eigens fr diese oder jene Aufgabe vorgesehen ist. Bis auf die
Gliederungsansicht knnen die verschiedenen Ansichtsformen im Men Ansicht
oder mit den entsprechenden Symbolen links unten am Bildschirm aufgerufen
werden.

Abb. 3.1
Die unterschiedlichen
Ansichten finden Sie im
Men Ansicht

292

Die ersten Schritte Folien erstellen

Ein kurzer berblick


Wenn Sie eine neue Prsentation beginnen, landen Sie in der Ansicht Normal. In
dieser Ansicht knnen Sie Folien erstellen, Notizen machen und/oder die Gliederung der Folien zusammenstellen. Das Besondere an dieser Ansicht ist, dass die
Normalansicht drei Ansichten integriert: die Folienansicht, die Gliederungsansicht
und die Notizseite.
Eine weitere Ansicht ist die Foliensortierungsansicht. Diese Ansicht eignet sich gut
dazu, die Reihenfolge der Folien festzulegen. Auerdem bietet sie die Mglichkeit,
bei Bildschirmprsentationen berblendeffekte auszuwhlen, d.h., zu bestimmen,
in welcher Form sich die nchste Folie auf dem Bildschirm ankndigt bzw. aufbaut.
Sie werden sehen, dass PowerPoint hier einige interessante Effekte zur Verfgung
hlt.
Die bergnge von Seite zu Seite und weitere Animationen kontrollieren und
betrachten Sie in der Bildschirmprsentation.
Vergesslichkeit ist ein weit verbreitetes Phnomen. Deswegen werden Sie auch die
Notizseite kennen lernen, auf der Sie Merkzettel erstellen knnen. Diese Merkzettel
lassen sich den Folien hinzufgen und dienen als Gedchtnissttze whrend des
Vortrags.

Die ersten Schritte Folien erstellen


Das A und O einer klassischen Prsentation sind Folien. Sie knnen u.a. Text, Zeichnungsobjekte und Grafiken, Diagramme und Organigramme enthalten. Sie werden
sehen, dass es mit Hilfe von PowerPoint schnell gelingt, in kurzer Zeit professionell
wirkende Folien zu erstellen. Die Beschreibung der Schritte erfolgt weitgehend
anhand eines Beispiels, in dem Folien fr die Prsentation eines Reiseveranstalters
erstellt werden. Im zweiten groen Abschnitt erfahren Sie, wie Folienelemente animiert werden, so dass sie fr eine Bildschirmprsentation verwendet werden knnen.

Der Start
Nach dem Aufruf von PowerPoint erscheint der Eingangsbildschirm, der hnlichkeit
mit dem Arbeitsbildschirm von Word hat, nur dass es hier nicht eine leere Seite ist,
die hoffnungsvoll auf Sie wartet, sondern eine leere Folie. Im Men Ansicht knnen
Sie die Ansicht berprfen. Aktiv ist die Ansicht Normal. Unterhalb der Folie sehen
Sie den Bereich fr Notizen. Links neben der Folie wird der Arbeitsbereich eingeblendet, der aus zwei Registerkarten besteht: Folien und Gliederung. Auf der Registerkarte Folien werden die Folien der Prsentation als Minibild (Thumbnail) angezeigt.

293

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.2
Nach dem Start

Der Ausdruck "leere Folie" ist eigentlich nicht ganz richtig, denn was Sie als Erstes
auf dem Bildschirm sehen, ist ein Folienlayout fr einen bestimmten Folientyp,
nmlich fr eine Titelfolie. Folienlayouts sind Vorlagen, die Bereiche bzw. Symbole
enthalten, ber die unterschiedliche Elemente/Objekte in die Folie eingefgt werden knnen. An dieser Stelle haben Sie im Prinzip drei Mglichkeiten: Sie fangen
mit dieser Folie an zu arbeiten, Sie rufen ein anderes Folienlayout auf oder Sie starten mit einer ganz leeren Folie, die keine vordefinierten Bereiche enthlt.
Da viele Prsentationen mit einer Titelfolie, also mit einer kurzen Vorstellung des
Themas beginnen, knnten Sie direkt loslegen. Aber damit Sie sehen, welche weiteren Layouts angeboten werden, ist es empfehlenswert, zunchst durch das Angebot der Folienlayouts zu wandern.

294

Klicken Sie im Aufgabenbereich Leere Prsentation auf den Auswahlpfeil und


whlen Sie im Men Folienlayout.

Im Aufgabenbereich Folienlayout werden nun zahlreiche Folienlayouts angezeigt.

Sie sehen im Bereich Textlayouts, dass das erste Folienlayout markiert ist; dies
ist also das aktuelle Layout. Wenn Sie den Mauszeiger auf dieses Folienlayout
fhren, erhalten Sie in einer kleinen Box die Bezeichnung Titelfolie.

Die ersten Schritte Folien erstellen

Abb. 3.3
Der Aufgabenbereich
Folienlayout

Die Folienlayouts
Wenn Sie einmal durch die Auswahl wandern, sehen Sie, dass Ihnen zahlreiche, in
unterschiedliche Kategorien eingeteilte Layouts angeboten werden: Textlayout,
Inhaltslayout, Text- und Inhaltslayouts und Andere Layouts. Diverse Vorlagen enthalten Bereiche fr Text oder fr Text mit Diagrammen, Organigrammen oder Grafiken. Die Inhaltslayouts, neu in dieser Office-Version, bieten die Mglichkeit, unterschiedliche Objekte einzufgen: eine Tabelle, ein Diagramm, eine Grafik, eine ClipArt, ein Organigramm oder einen Mediaclip. Warum man hier die Bezeichnung
bzw. bersetzung "Inhaltslayouts" gewhlt hat, bleibt etwas rtselhaft schlielich
fgt man auch mit den anderen Layouts Inhalte ein.
Wenn all diese Vorlagen nicht passen, knnen Sie auch mit einer ganz leeren Folie
arbeiten, in die Sie die Elemente ganz nach Bedarf einfgen. Eine leere Folie finden
Sie unter den Inhaltslayouts.
Sobald Sie eines der Layouts durch Anklicken aktivieren, erscheint ein entsprechendes Folienmuster auf dem Bildschirm.

295

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.4
Folienlayouts fr
Inhalte

Die Titelfolie erstellen


Es spricht jedoch nichts dagegen, zunchst mit der Titelfolie zu beginnen. Belassen
Sie es also bei dem aktuellen Folienlayout. Mit Hilfe der Platzhalter lsst sich eine
erste Folie schnell erstellen.

Tipp

Gut zu wissen
Vergessen Sie nicht, dass Sie die Aufgabenbereiche auch schlieen knnen.
Das schafft mehr Platz (und Ruhe) auf dem Bildschirm. ber das Men
Ansicht lassen sie sich jederzeit wieder aktivieren. Fr mehr Platz knnen Sie
einen Aufgabenbereich auch einfach verkleinern.

296

Sobald Sie in die verschiedenen Platzhaltern auf der Folie klicken, verschwindet der vorhandene Text mit den Anweisungen. Geben Sie nun einfach Ihren
Text ein. In dem Beispiel wird eingetragen: Reisen 20Sie sehen, dass der Text
automatisch in ziemlich groer Schrift erscheint, genau genommen im
Schriftgrad 44.

Die ersten Schritte Folien erstellen

Abb. 3.5
Der Text fr die Titelfolie

Um ein Feld zu verlassen, klicken Sie mit der Maus einfach an eine andere
Stelle. Mchten Sie den eingegebenen Text noch ergnzen oder verbessern,
klicken Sie erneut in den Platzhalter.

Klicken Sie nun in den zweiten Platzhalter, um hier den Text einzugeben.

Durch die vorgegebenen Felder ist es sehr einfach, fast "idiotensicher", die Folien
mit Inhalt zu fllen. Allerdings kommt es auch vor, dass Sie mehr Text eingeben
mchten, als Platzhalter zur Verfgung stehen. Auch das ist einfach, aber Sie knnen nicht einfach drauflosschreiben. Klicken Sie im Men Einfgen auf Textfeld. Ziehen Sie dann mit gedrckter Maustaste ein Textfeld auf. Den Text geben Sie wie
blich ein. Auf der Beispielfolie wird ein kleines Textfeld oben links in der Ecke aufgezogen. Als Text wird das Motto des Reisebros eingetragen: Up and Away.

Abb. 3.6
Ein Textfeld einfgen

297

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

In der Bearbeitung gibt es kaum einen relevanten Unterschied zwischen den Platzhaltern, die mit den Folienlayouts auf der Folie erscheinen, und den Textfeldern, die
Sie "per Hand" einfgen. Erwhnenswert sind nur zwei Unterschiede: Der Text, den
Sie in Platzhalter eingeben, wird in der Gliederung angezeigt, der Text in Textfeldern wird nicht angezeigt; Platzhalter lassen sich ber die Masterfolien (darber
lesen Sie im Abschnitt Der Folienmaster) formatieren, Textfelder nicht.
Die Folie sieht nun wie folgt aus:

Abb. 3.7
Die noch unformatierte
Folie

Sie wirkt noch etwas blass und langweilig, da sie noch nicht bearbeitet und formatiert wurde. Diese Schnheitsoperationen erfolgen in den Schritten, die etwas weiter unten im Abschnitt "Platzhalter und Textfelder bearbeiten" beschrieben werden.
Zunchst aber noch ein paar Hinweise zum Umgang mit den Folien.

Folien hinzufgen/entfernen
Eine Prsentation besteht in aller Regel nicht nur aus einer Folie dann knnte
man kaum von "Prsentation" sprechen. Nach der Bearbeitung der ersten Folie
brauchen Sie also eine zweite. Diese zweite Folie erscheint nicht automatisch, sie
muss eingefgt werden. Drei Wege stehen dazu zur Verfgung: Klicken Sie auf den
Eintrag Neue Folie im Men Einfgen oder auf das Symbol Neue Folie, beides fgt
jeweils das Folienlayout "Titel und Text" ein. Um das Layout auszuwhlen, klicken
Sie im Aufgabenbereich Folienlayout auf den Pfeil am rechten Rand des gewnschten Layouts. In dem Men finden Sie die Option Neue Folie einfgen.

Abb. 3.8
Eine Folie per Symbol
einfgen

298

Die ersten Schritte Folien erstellen

Die nchste Beispielfolie soll einen zweispaltigen Text enthalten.


1

Klicken Sie im Aufgabenbereich Folienlayout auf den Pfeil des Layouts Titel
und zweispaltiger Text. Im Men whlen Sie Neue Folie einfgen.
Abb. 3.9
Eine neue Folie
hinzufgen

Die zweite Folie ist eingefgt. Im linken Arbeitsbereich taucht die neue Folie
ebenfalls auf.

Falls Sie nach dem Einfgen eines Folienlayouts feststellen, dass das Layout doch
nicht das richtige ist, knnen Sie ein neues Layout whlen. Klicken Sie dazu auf den
Auswahlpfeil des gewnschten Layouts und whlen Sie im Men die Option Fr
ausgewhlte Folien bernehmen. Um eine Folie zu entfernen, klicken Sie im Men
Bearbeiten auf den Befehl Folie lschen.
Um wieder die erste Folie auf dem Bildschirm zu sehen, knnen Sie entweder auf
die Folie im linken Arbeitsbereich klicken oder die Pfeile in der Bildlaufleiste zum
Wandern zwischen den Folien benutzen.

299

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.10
Eine Folie lschen

Abb. 3.11
Bewegen zwischen den
Folien

300

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Platzhalter und Textfelder bearbeiten


Mit ein bisschen schlichter Texteingabe ist es bei Prsentationen in der Regel nicht
getan. Damit die Folie optisch wirkt, sollten der Text und eventuell auch die Platzhalter/Textfelder formatiert und bearbeitet werden. Zum Markieren klicken Sie den
Platzhalter oder das Textfeld einfach an. Danach knnen Sie den Text mit den Mitteln der Zeichenformatierung verndern und/oder den Platzhalter bearbeiten, z.B.
die Gre oder die Position ndern, Fllfarben einsetzen und vieles mehr. Direkten
Zugriff auf die Befehle zum Formatieren und Bearbeiten erhalten Sie im Kontextmen, das Sie aufrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den grauen Rand
des Platzhalters klicken.

Abb. 3.12
Das Kontextmen eines
Platzhalters

Die Gre eines Platzhalters ndern


Die erste Folie soll jetzt bearbeitet werden. Zunchst wird die Gre der Platzhalter
verndert.
1

Markieren Sie den Platzhalter fr den Titel. Fhren Sie den Mauszeiger an
einen der Ziehpunkte, am besten auf einen Eckpunkt. Sobald Sie mit der
Maus auf einen der Ziehpunkte treffen, verwandelt sich der Mauszeiger in
einen Doppelpfeil, mit dem Sie bei gedrckter Maustaste den Platzhalter auf
die gewnschte Gre ziehen knnen.

Ziehen Sie den Platzhalter etwas nach innen.


301

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.13
Den Platzhalter
verkleinern

Befrchten Sie insgeheim, dass die Maus Ihnen nur widerwillig gehorcht, sollten
Sie die Gre des Platzhalters in dem dafr vorgesehenen Dialog eingeben. Gegenber der Maus bietet der Dialog auerdem den Vorteil, dass man die Gre auf
den Millimeter genau bestimmen kann.
1

Klicken Sie im Kontextmen des Platzhalters auf den Eintrag Platzhalter formatieren. (Wenn es um Textfelder geht, heit dieser Eintrag Textfeld formatieren, im Dialog selbst gibt es keinen Unterschied.)

In dem Dialog AutoForm formatieren aktivieren Sie die Registerkarte Gre.

Sie haben auf dieser Registerkarte mehrere Mglichkeiten, die Gre eines
Platzhalters festzulegen. Geben Sie im Bereich Gre ndern und drehen in
den Feldern Hhe und Breite die gewnschten Mae in Zentimetern an oder
entscheiden Sie sich in den Feldern des Bereichs Skalierung fr eine prozentuale Grennderung.

Abb. 3.14
Die Registerkarte zur
Grenbestimmung

302

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Mit der Option Ansichtsverhltnis sperren erreichen Sie, dass Hhe und Breite
im gleichen Verhltnis zueinander bleiben. ndern Sie z.B. die Hhe, wird die
Breite automatisch angepasst. Die weiteren Optionen der Registerkarte werden erst relevant, wenn Sie mit Grafiken arbeiten.

Es gibt noch eine weitere Methode, die Gre eines Platzhalters zu verndern:
Anstatt eine bestimmte Gre festzulegen, kann man den Platzhalter der Gre
des Texteintrags anpassen. Die Option Gre der AutoForm dem Text anpassen finden Sie auf der Registerkarte Textfeld.

Abb. 3.15
Die Registerkarte
Textfeld

Die Position der Platzhalters verndern


Auch den Ort, an dem der Platzhalter auf der Folie erscheint, knnen Sie selbst festlegen. Mchten Sie ihn exakt an einer bestimmten Stelle platzieren, geben Sie die
notwendigen Informationen im Dialog AutoForm formatieren auf der Registerkarte
Position ein.
Im Feld Horizontal tragen Sie den Abstand ein, der vom linken Rand des Platzhalters/Textfeldes zum linken Rand der Folie eingehalten werden soll. Achten Sie bei
dieser Operation aber darauf, dass im Feld Von die Option Obere Linke Ecke eingestellt ist.

303

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.16
Die Registerkarte
Position

Hinweis

Zentriert ist nicht gleich zentriert


Die Option Zentriert bedeutet nicht, dass der Platzhalter horizontal auf der
Folie zentriert wird, sondern dass der Abstand von der vertikalen Mittellinie
zum linken Rand des Platzhalters gemessen wird.

Entsprechend funktioniert die vertikale Ausrichtung des Platzhalters. Die Maangaben beziehen sich immer auf den oberen Rand.
Sie knnen den Platzhalter auch mit der Maus positionieren. Bewegen Sie dazu
den Mauszeiger auf den Platzhalter und ziehen Sie ihn mit gedrckter Maustaste
an den gewnschten Ort, sobald der Mauszeiger sich in ein Kreuz mit vier Pfeilen
verwandelt hat.

304

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.17
Den Platzhalter mit der
Maus verschieben

Fhrungslinien und Raster


Es ist einfacher, die Platzhalter und auch andere Objekte anzuordnen, wenn Sie
Fhrungslinien und eventuell ein Raster einblenden. Kommen Sie dann beim Verschieben eines Objekts in die Nhe einer Fhrungslinie, entfaltet sie eine Art magnetische Wirkung, so dass die Ziehpunkte automatisch an der Fhrungslinie "angeheftet" werden.
1

ffnen Sie ber Ansicht>Raster und Fhrungslinien den Dialog Raster und Linien.
Abb. 3.18
Der Dialog Raster und
Linien

Aktivieren Sie die Option Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen.

Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Raster auf dem Bildschirm anzeigen
und verndern Sie unter Umstnden den Abstand.
305

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Mit Fhrungslinien bzw. Zeichnungslinien erhalten Sie in der Standardeinstellung


eine Art Fadenkreuz aus einer horizontalen und einer vertikalen Fhrungslinie, Raster werden als gepunktete Linien angezeigt.

Abb. 3.19
Folie mit Fhrungslinien

Um weitere Linien zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine der Fhrungslinien und ziehen mit gedrckter S-Taste und Maustaste eine neue Fhrungslinie an die gewnschte Position.
Sie entfernen eine Fhrungslinie, indem Sie sie mit gedrckter Maustaste aus dem
Folienbereich ziehen.

Hinweis

Darstellung der Entfernung


Beim Verschieben der Fhrungslinien wird die Entfernung zur Mittellinie angezeigt.

Schriftattribute zuweisen

306

Grundstzlich bestehen zwei Mglichkeiten zur Zeichenformatierung: Sie markieren lediglich den Platzhalter, so dass sich alle weiteren Einstellungen zur Textformatierung auf den gesamten Text im Platzhalter beziehen, oder Sie markieren einen
Teil des Textes, so dass sich die Einstellungen auch nur auf diesen Teil auswirken.
Den Dialog zur Bestimmung der Schriftattribute ffnen Sie entweder im Kontextmens des Platzhalters oder im Men Format mit dem Eintrag Zeichen.

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.20
Der Dialog Zeichen

Die Einstellungen in diesem Dialog sind genau so vorzunehmen wie in dem entsprechenden Dialog in Word. Besonders zu erwhnen ist die Schaltflche Vorschau.
Klicken Sie auf diese Schaltflche, werden die Einstellungen des Dialogs schon im
Feld verwendet, aber der Dialog wird nicht geschlossen. Auf diese Art und Weise
knnen Sie fr mehrere Einstellungen die Auswirkungen auf der Folie prfen, ohne
jedes Mal den Dialog neu aufrufen zu mssen.

Tipp

Die richtige Anordnung machts


Sollte der Dialog die Sicht auf den Platzhalter behindern, klicken Sie mit der
Maus in die Titelleiste des Dialogs und ziehen Sie ihn mit gedrckter Maustaste aus dem Weg.

Farbe fr den Text auf der Titelfolie


Eine Folie muss/sollte nicht bunt wie ein Regenbogen sein, aber sicherlich auch
nicht unbedingt grau in grau. Stellen Sie deshalb eine freundliche Farbe fr die
Schrift ein.
1

Markieren Sie einen der Platzhalter und ffnen Sie das Kontextmen. Whlen
Sie hier Zeichen.

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Feldes Farbe und im unteren Teil auf
Weitere Farben, um den Dialog Farben zu ffnen.

307

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.21
Vergrerte
Farbauswahl

Abb. 3.22
Den Farbton definieren

308

Klicken Sie im Dialog Farben auf der Registerkarte Standard auf den
gewnschten Farbton, um eine Farbe auszuwhlen.

Sind Sie mit dieser Auswahl noch nicht glcklich, wechseln Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert.

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Auf dieser Registerkarte knnen Sie im Farbmodell HSL den Farbton, die Sttigung und die Intensitt einstellen bzw. die Rot,- Grn- und Blauwerte im
RGB-Farbmodell. Die Werte in den Feldern mssen zwischen 0 und 255 liegen. Da die Werte voneinander abhngig sind, passt PowerPoint bei nderung eines Feldes die anderen Werte automatisch an.

Tipp

Farbjustierung
Klicken Sie zunchst mit der Maus in den Farbreich, um einen Anhaltspunkt
zu haben. Dann ist es leichter, mit den Werten zu experimentieren.

Besttigen Sie nach den gewnschten Einstellungen alle Dialoge mit OK und
formatieren Sie den Text im nchsten Platzhalter. Der Text in dem kleinen
Textfeld sollte auch einen greren Schriftgrad erhalten. Klicken Sie dazu auf
den Pfeil am gleichnamigen Symbol.

Die Textausrichtung
Die Ausrichtung bezieht sich auf Text innerhalb eines Platzhalters/Textfeldes. Sie
knnen ihn beispielsweise horizontal, aber auch vertikal ausrichten, und wenn Sie
ein bisschen unorthodoxer sein mchten, knnen Sie ihn auch auf den Kopf stellen.
Um den Text horizontal auszurichten, klicken Sie auf eines der Symbole zur Ausrichtung oder whlen Sie den Menbefehl Format>Ausrichtung und klicken Sie eine
der Optionen im Untermen an.
Fr die vertikale Ausrichtung ffnen Sie wieder den Dialog AutoForm formatieren.
Wechseln Sie hier auf die Registerkarte Textfeld. In dem Feld mit der (unglcklichen!) Bezeichnung Textanchorpunkt legen Sie fest, ob der Text oben, unten oder
in der Mitte erscheinen soll.
Im Bereich Innerer Seitenrand bestimmen Sie, welcher Randbereich des Platzhalters
nicht mit Text beschrieben wird, also den Abstand vom Text zum Rand.

309

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.23
Text vertikal ausrichten

Hinweis

Gut zu wissen
Die Option Text in AutoForm umbrechen fhrt Zeilenumbrche im Platzhalter durch. Wenn die Option Gre der AutoForm dem Text anpassen aktiviert ist, lsst sich die Hhe des Platzhalters nicht frei bestimmen, sondern
springt immer wieder auf die bentigte Zeilenanzahl zurck.

Drehen
Die Registerkarte Textfeld bietet auch die Option Text in AutoForm um 908 Grad
drehen. Wenn Sie diese Option anklicken, passiert das, was die Option ankndigt: Der
Platzhalter wird gedreht. Deaktivieren Sie bei diesem Vorhaben die Option Text in
AutoForm umbrechen.
Nach dieser Aktion sieht der Text so aus:

310

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.24
Text um 908 gedreht

Deaktivieren Sie diese Option gegebenenfalls wieder, damit der Text wieder gerade
liegt.
Bei einem eingefgten Textfeld haben Sie mehr Mglichkeiten, da sich ein Textfeld
frei drehen lsst. Probieren Sie dies anhand des eingefgten Textfeldes aus.
1

Markieren Sie das Textfeld, um die Ziehpunkte und den Punkt zum Drehen
zu erhalten.

Fhren Sie den Mauszeiger an den Drehpunkt und drehen Sie das Feld mit
gedrckter Maustaste in die gewnschte Ausgangsposition.

Abb. 3.25
An einem Textfeld
drehen

Farbe fr die Platzhalter


Nicht nur der Text kann Farbe annehmen, auch die Platzhalter knnen angemalt
werden. Auch auf die Gefahr hin, dass die Folie etwas bunt wird, soll dem Platzhalter des Titels eine Farbe zugewiesen werden.
1

Klicken Sie im Kontextmen wieder auf Platzhalter formatieren.

Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte Farben und Linien.


311

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.26
Die Registerkarte
Farben und Linien mit
aufgeklapptem Men
Farbe

Hier sehen Sie zunchst die Standardeinstellung: Keine Fllung und keine
Linie.

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil im Feld Farbe, um dem Platzhalter eine Hintergrundfarbe zu gnnen.

Klicken Sie auf ein Kstchen in der Farbpalette oder auf eine der Optionen im
unteren Bereich.

Hinweis

Gut zu wissen
Die Option Weitere Farben fhrt zum Dialog Farben, dem Sie weiter oben
schon begegnet sind. Mit der Option Flleffekte landen Sie im Dialog Flleffekte, in dem Sie zweifarbige Hintergrnde, Strukturen und Muster einstellen knnen. Blttern Sie fr nhere Erklrungen zum Kapitel 9 Zeichnungsobjekte und Grafiken. Mit der Option Hintergrund bernimmt der Platzhalter
die Farbe des Folienhintergrunds.

312

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Soll der Platzhalter noch eine farbige oder schwarze Linie erhalten, klicken Sie
im Bereich Linie auf den Auswahlpfeil am Feld Farbe und whlen hier eine
Farbe.

Sie knnen noch die Strke der Linie und einen Stil festlegen.

Klicken Sie nach allen Einstellungsnderungen auf OK.

Formatieren Sie gegebenenfalls auch den unteren Platzhalter nach diesem Muster.
Auch der Hintergrund der Folie soll nicht in seinem Ursprungszustand bleiben. Die
Bearbeitung des Hintergrunds ist aber erst weiter unten im Abschnitt Folien aus
einem Guss an der Reihe.

Abb. 3.27
Die farbigen Platzhalter

Aufzhlungszeichen ndern
Die zweite Folie ist fr zweispaltigen Text vorgesehen. Abgesehen vom Titel steht
dieser Text als Aufzhlung untereinander (sofern Sie als Folienlayout Titel und zweispaltigen Text gewhlt haben). Als Aufzhlungszeichen knnen Sie auch andere als
diejenigen whlen, die dem Text automatisch vorangestellt werden. Dazu sind
einige Schritte erforderlich:
1

Geben Sie zunchst den Text ein. Sie sehen, dass mit dem Drcken der
-Taste jeweils ein neues Aufzhlungszeichen erscheint.

Zum Tieferstufen der einzelnen Punkte drcken Sie die T-Taste. Dadurch
werden die Unterpunkte eingerckt und erhalten ein anderes Aufzhlungszeichen.
313

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.28
Text als Aufzhlung

Abb. 3.29
Eingerckter Text mit
Aufzhlungszeichen

314

Rufen Sie das Kontextmen des (linken) Platzhalters auf und klicken Sie auf
die Option Nummerierung und Aufzhlungszeichen. hierber gelangen Sie in
den gleichnamigen Dialog (den Sie eventuell schon aus dem Kapitel 1 Word
Das Programm fr Text und Co. kennen).

Platzhalter und Textfelder bearbeiten

Abb. 3.30
Der Dialog
Nummerierung und
Aufzhlungszeichen

Whlen Sie aus diesem Angebot ein Aufzhlungszeichen aus oder wandern
Sie ber die Schaltflche Benutzerdefiniert zu dem Dialog Symbol. Je nach eingestellter Schriftart erhalten Sie hier unterschiedliche Paletten mit Symbolen,
die Sie alle als Aufzhlungszeichen verwenden knnen.

Fr originelle Aufzhlungszeichen stellen Sie am besten die Schriftart Wingdings oder Webdings (sofern sie installiert ist) ein. Markieren Sie das
gewnschte Symbol, seien Sie hier jedoch vorsichtig: Auch wenn es verlockend ist, ein Palme oder hnliches zu whlen, wirken diese Symbole als
Aufzhlungszeichen tendenziell bertrieben.
Abb. 3.31
Die Zeichenpalette der
Schriftart Wingdings

315

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Nachdem Sie Ihre Auswahl besttigt haben, sind Sie wieder im Dialog Nummerierung und Aufzhlungszeichen. Hier knnen Sie noch die Farbe und die
Gre des Zeichens verndern (als Prozent von der Originalgre).

Stellen Sie auch fr den rechten Platzhalter die neuen Aufzhlungszeichen
ein.

Formatieren Sie gegebenenfalls auch den Text und die Platzhalter. Unter sthetischen Gesichtspunkten ist es sicherlich zu empfehlen, bei den bisher gewhlten
Farben zu bleiben. Zum Probieren knnen Sie natrlich in den Farbtopf greifen und
zum Beispiel testen, wie ein zweifarbiger Farbverlauf aussehen wrde oder eine
Struktur als Hintergrund fr die Platzhalter (Platzhalter formatieren>Registerkarte
Farben und Linien>Farbe>Flleffekte.)

Abb. 3.32
Die Folie mit
genderten Aufzhlungszeichen und
einem formatierten
Platzhalter

Es ist geplant, ein Farbschema fr alle Folien bis auf die Titelfolie zu verwenden.
Wie das geht, wird weiter unten beschrieben. Dieses Farbschema legt die Farben
fr die (meisten) Elemente auf einer Folie fest. Die Einstellungen, die Sie fr einzelne Folien manuell zuweisen, bleiben von dem Farbschema unberhrt. Es liegt
bei Ihnen, wie Sie verfahren mchten: Sie knnen diverse Formatierungen ausprobieren, aber alles wieder rckgngig machen und dem Farbschema den Vortritt
geben oder es bei den Einstellungen belassen, so dass sich das Farbschema nur auf
die noch nicht formatierten Elemente auswirkt.

316

Grafiken einfgen

Hinweis

Die richtige Reihenfolge


Wenn mehrere Platzhalter (bzw. Grafiken/Objekte) bereinander liegen, knnen Sie festlegen, was im Vordergrund und was im Hintergrund sein soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Objekte bei Textfeldern
und Platzhaltern nicht auf den Text, sondern auf den Rand und whlen Sie
aus dem Kontextmen den Eintrag Reihenfolge. In dem Untermen bestimmen Sie die Position des Objekts.

Grafiken einfgen
Ein paar Bilder und Grafiken machen Folien in der Regel sehr viel lebendiger. Inwieweit Folien eher textlastig sind oder hauptschlich auf Grafiken beruhen, hngt
sicherlich vom Thema der Prsentation ab, aber es wre schade, wenn Sie ganz auf
die Mglichkeit verzichten wrden, die Folien durch Grafiken auszugestalten.
Gerade im multimedialen Zeitalter sind die Augen an visuelle Anreize gewhnt und
mchten nicht nur trockenen Text vor die Nase gesetzt bekommen.
Fr das Einfgen von Grafiken stehen wie blich mehrere Mglichkeiten zur
Verfgung. Grundstzlich knnen Sie wie in Word und anderen Office-Anwendungen ClipArts aus der Clip-Sammlung oder andere Bilder, die als Datei vorliegen, einfgen (Einfgen>Grafik>Aus Datei) und/oder Zeichnungsobjekte mit den
Mitteln der Symbolleiste Zeichnen selbst zeichnen. Die Bearbeitung dieser Grafiken
und Zeichnungsobjekte interressiert hier weniger; vielmehr geht es in diesem
Abschnitt vor allem darum, zu klren, wie Sie je nach Folienlayouttyp Grafiken optimal in Ihre Power Point-Prsentationen einfgen knnen.
1

Wenn Sie die aktuelle Folie mit dem Layout Titel und zweispaltiger Text mit
einer Grafik ergnzen mchten, klicken Sie auf Einfgen>Grafik>ClipArt.

Der Aufgabenbereich ClipArt einfgen wird geffnet. Nun sollen Sie in knappen Schritten erfahren, wie Sie einen Clip einfgen knnen.

Geben Sie in das Feld Text suchen einen Suchbegriff ein, also eine Art Schlsselwort fr eine passende Grafik. Probieren Sie es mit "Natur". Sie erhalten
eine relativ groe Auswahl an Bildern.

Klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand des gewnschten Bildes und whlen Sie im Men die Option Einfgen.

317

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.33
Der Aufgabenbereich
ClipArt einfgen

Abb. 3.34
Den Clip einfgen

318

Grafiken einfgen

Dadurch landet der ausgesuchte Clip auf der Folie und muss nun weiter
bearbeitet, d.h., mindestens in der Gre angepasst und vermutlich neu positioniert werden.

Abb. 3.35
Die ClipArt auf der Folie

Anders ist es, wenn Sie eine neue Folie einfgen und fr diese Folie von vornherein
ein Folienlayout whlen, das u.a. fr Grafiken/Clips gedacht ist. Sie haben die Qual
der Wahl zwischen einer ganzen Anzahl von Layouts, wobei es drauf ankommt,
welche Elemente Sie auf der neuen Folie darstellen mchten. Betrachten Sie die
Folienlayouts genauer. Im Beispiel soll die nchste Folie Text und eine Grafik enthalten. Dazu passt beispielsweise das Layout Titel, Text und ClipArt aus der Kategorie
Andere Layouts. Nachdem Sie diesen Folientyp eingefgt haben, erscheint die leere
Folie mit dem Platzhalter fr Clips.

Abb. 3.36
Das Folienlayout fr
Text und eine ClipArt

Wenn Sie nun aufforderungsgem doppelt auf den Platzhalter klicken, wird der
Dialog Bild auswhlen geffnet. In diesem Dialog knnen Sie ebenfalls einen Suchbegriff eingeben. Klicken Sie dann auf die Schaltflche Suchen.

319

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.37
Der Dialog Bild
auswhlen

Wandern Sie nun durch das Angebot, markieren Sie den Clip, den Sie einfgen
mchten, und klicken Sie auf OK. Die Grafik landet in dem Platzhalter, der fr die
ClipArt reserviert war. Verndern Sie gegebenenfalls die Gre des Clips an den
Ziehpunkten und beginnen Sie dann mit der Texteingabe im linken Platzhalter.

Abb. 3.38
Die Folie mit eingefgter ClipArt

320

Grafiken einfgen

Die Inhaltsfolien verwenden


Falls Sie auf einer Folie mehrere Clips/Grafiken einfgen mchten, ist es am
bequemsten, ein Folienlayout aus der Kategorie Inhaltslayouts zu whlen. Hier finden Sie Layouts, die fr bis zu vier "Inhalte" vorbereitet sind. Sie entscheiden nach
dem Einfgen der Folie, welche Objektart sie enthalten soll: eine Tabelle, ein Diagramm. eine ClipArt, eine Grafik, eine schematische Darstellung oder einen Mediaclip. Soll beispielsweise die nchste Folie der Prsentation in erster Linie Abbildungen zeigen, bietet sich eines der Layouts fr drei oder vier Inhalte an.
1

Markieren Sie das Layout Titel, Inhalt und zwei Inhalte und klicken Sie im
Men auf Neue Folie einfgen.

Sie erhalten drei kleine Platzhalter mit den Symbolen fr die Objekte, die
man einfgen kann. Klicken Sie nacheinander in den drei Platzhaltern auf
das kleine Symbol ClipArt einfgen, um jeweils den Dialog Bild auswhlen
aufzurufen.
Abb. 3.39
Die Platzhalter fr die
Inhalte auf der Folie

Im Dialog Bild auswhlen geben Sie einen Suchbegriff ein, wandern jeweils
durch die Auswahl, markieren das gewnschte Bild und klicken auf OK. (brigens: Das Stichwort "Meer" brachte eine Reihe zum Thema passende Clips.)

Bearbeiten Sie nach dem Einfgen die ClipArts. Verndern Sie gegebenenfalls
die Gre und positionieren Sie die Clips richtig bzw. nach Wunsch. Denken
Sie dabei an die Fhrungslinien, die Ihnen bei der Ausrichtung helfen.

ClipArts neu einfrben


PowerPoint bietet bei der Grafikbearbeitung eine Mglichkeit mehr als die anderen
Anwendungen: Eine ClipArt kann komplett neu eingefrbt und damit an die brigen Farben der Folie angepasst werden.
321

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Rufen Sie das Kontextmen der Grafik auf, die Sie bearbeiten mchten, und
whlen Sie Grafik bearbeiten.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Grafik und klicken Sie auf die Schaltflche
Neu einfrben.

Im Dialog Bild neu einfrben werden die verwendeten Farben angezeigt. Aktivieren Sie jeweils das Kontrollkstchen vor der Farbe, die Sie verndern mchten. Klicken Sie dann auf den Auswahlpfeil der Farben im Bereich Neu und
whlen Sie eine neue Farbe. Der Vorschaubereich zeigt den Effekt.

Um eine eingestellte Farbe wieder zu entfernen, deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen. Dies bringt die ursprngliche Farbe zurck.

Abb. 3.40
Eine ClipArt neu
einfrben

Die Annahme, dass Sie eine Prsentation "im Ernstfall" aus den von Office angebotenen ClipArts zusammenstellen, ist nicht sehr realistisch. Normalerweise wrde
man eigene Bilder verwenden, die als Datei vorliegen. In dem Fall mssten Sie auf
das Symbol Grafik einfgen klicken, um den gleichnamigen Dialog zu ffnen und
hier den Pfad zur gesuchten Datei festlegen. Sofern Sie Ihre eigenen Grafikdateien
der bzw. einer Clip-Sammlung hinzugefgt haben, funktioniert natrlich der Klick
auf das Symbol ClipArt einfgen, da Sie darber die Clip-Sammlungen durchforsten.

322

Ein Diagramm auf der Folie

Ein Diagramm auf der Folie


Auf einer der Folien soll ein Diagramm dargestellt werden. Dieses Vorhaben lsst
sich leichter realisieren, als es klingt, denn PowerPoint ebenso wie Word, wo Sie
auf die gleiche Weise ein Diagramm einfgen knnten bietet vorgefertigte Musterdiagramme an, die lediglich angepasst werden mssen. Sie erhalten eine Tabelle,
in die Sie die Werte eintragen, und im Hintergrund erscheint ein Diagramm, das
diese Werte ausdrckt. Das ist tatschlich so einfach, dass man sich an diese Aufgabe herantrauen kann, auch wenn man bisher nicht die geringste Ahnung vom
Erstellen von Diagrammen hatte.
1

Whlen Sie aus der Kategorie Andere Layouts die letzte standardmige Vorlage Titel und Diagramm und klicken Sie im Auswahlmen auf Neue Folie einfgen.

Klicken Sie auf der Folie doppelt auf das Symbol fr ein Diagramm.

Nun erscheint eine Tabelle mit Mustereintrgen und im Hintergrund ein Diagramm, und zwar als Standardeinstellung ein so genanntes Sulendiagramm. Tragen Sie die Werte, die Sie darstellen mchten, in die Tabelle ein.
Abb. 3.41
Das Rohdiagramm

Sie sehen, dass sich das Diagramm entsprechend der Eingaben sofort verndert. Schlieen Sie die Tabelle mit dem Schliekreuz, sobald Sie alle Werte
eingegeben haben.

Das Diagramm ist nun auf der Folie, aber es befindet sich im Bearbeitungsmodus. Klicken Sie irgendwo auerhalb des Rahmens, um den Bearbeitungsmodus des Diagramms zu verlassen und wieder eine normale Folie mit
einem eingefgten Diagramm auf dem Bildschirm zu haben.

323

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.42
Das eingefgte
Diagramm

Beachten Sie beim Umgang mit einem Diagramm den Unterschied zwischen der
Folie und dem eben erwhnten Bearbeitungsmodus. Um das Diagramm zu bearbeiten und nicht die Folie mssen Sie diesen Modus per Doppelklick auf das
Diagramm aktivieren. Sie sehen dann einen gestrichelten Rahmen und die Symbolleiste des Diagramms. Sofern Sie die Werte ndern und nicht nur an der ueren
Erscheinung des Diagramms feilen mchten, mssen Sie die Tabelle wieder einblenden. Dies erreichen Sie ber die Menauswahl Ansicht>Datenblatt.

Zur Bearbeitung des Diagramms


Ein Diagramm besteht aus diversen Elementen. Microsoft geizt hier nicht mit Formatierungsmglichkeiten; Sie knnen im Prinzip jedes einzelne Diagrammelement
bzw. Objekt verndern. Markieren Sie das Element entweder per Maus, indem Sie
es anklicken, oder, was mitunter einfacher ist, ber das Symbol Diagrammobjekte.
Das Objekt, das Sie in dieser Liste auswhlen, ist das markierte. Neben diesem Symbol befindet sich das Symbol, mit dem Sie den Dialog zum Formatieren des Objekts
ffnen. Dieses Symbol heit je nach ausgewhltem Objekt <Objekt> formatieren
und bietet unterschiedliche, zum Objekt passende Einstellungen. Um wieder zurck
zur Folie zu gelangen, klicken Sie irgendwo auerhalb des Rahmens.
Da die Bearbeitung im Kapitel 2 Excel Ihr Kalkulationsgenie genau beschrieben
wird, folgt hier nur beispielhaft die Beschreibung einer Formatierungseinstellung.
Die Beschriftung der Rubrikenachse soll gendert werden.

324

Wechseln Sie gegebenenfalls per Doppelklick auf das Diagramm in den Bearbeitungsmodus.

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Symbols Diagrammobjekt und whlen
Sie in der Liste Rubrikenachse, um diesen Teil des Diagramms zu markieren.

Ein Diagramm auf der Folie

Abb. 3.43
Das Symbol Achse
formatieren

Klicken Sie auf das Symbol Achse formatieren, um den gleichnamigen Dialog
zu ffnen.

Verndern Sie in diesem Dialog die Schriftgre (Registerkarte Schrift) und


die Ausrichtung der Beschriftung. Stellen Sie auf der Registerkarte Ausrichtung 308 ein.
Abb. 3.44
Der Dialog Achse formatieren, Registerkarte
Ausrichtung

Abb. 3.45
Das Diagramm mit
schrg gestellter
Beschriftung

325

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Diagrammoptionen
Weitere Mglichkeiten, das Diagramm zu bearbeiten, bietet der Dialog Diagrammoptionen, aufzurufen ber den gleichnamigen Eintrag im Men Diagramm (achten
Sie darauf, dass der Bearbeitungsmodus aktiv ist). (Diesem Dialog begegnen Sie
automatisch, wenn Sie in Excel ein Diagramm per Diagramm-Assistent erstellen).
Wichtig ist gleich die erste Registerkarte, die Registerkarte Titel, auf der Sie die
Beschriftung des Diagramms verndern und es durch einen Titel (ein Titel erscheint
bereits auf der Folie, ist in diesem Fall also nicht unbedingt notwendig) ergnzen
knnen. Mglicherweise irritiert Sie, dass Sie hier statt der blichen Y-Achse lesen:
Grenachse (Z). Die Erklrung ist einfach, aber tatschlich nicht auf den ersten
Blick erkennbar: Das Standarddiagramm, das eingefgt wurde, ist eine 3D-Variante
eines Sulendiagramms. Dadurch werden die Namen der Achsen anders vergeben.
Die Grenachse wird als Z-Achse bezeichnet, die Reihenachse erhlt den Namen
Y-Achse. Diese ist hier nicht vorhanden.

Abb. 3.46
Die Diagrammoptionen

Hinweis

Gut zu wissen
Im Symbol Objekt formatieren finden Sie den Eintrag Bodenflche. Wenn Sie
dieses Objekt markieren und ihm beispielsweise eine andere Farbe zuweisen,
knnen Sie die Z-Achse deutlich erkennen. Auch das Objekt Wnde befindet
sich in der Auswahlliste des Symbols, und auch hierbei handelt es sich um ein
Objekt, das es naturgem nur bei 3D-Darstellungen gibt.

326

Ein Diagramm auf der Folie

Wandern Sie gegebenenfalls durch die weiteren Registerkarten des Dialogs. Zur
Verdeutlichung der Werte knnen Sie beispielsweise das Gitternetz erweitern bzw.
ergnzen (Registerkarte Gitternetzlinien).

Abb. 3.47
Gitternetzlinien
einstellen

Im Men Diagramm entdecken Sie auerdem den Eintrag Diagrammtyp. Damit


ffnet sich der gleichnamige Dialog, in dem Sie sich von dem aktuellen Diagrammtyp verabschieden und einen anderen auswhlen knnen. Achten Sie beim Wechseln des Typs aber darauf, dass er auch zu den dargestellten Werten passt und aussagekrftig ist. Gegen Ausprobieren spricht natrlich nichts, zumal es die Vorschau
gibt. Markieren Sie in der Liste einen anderen Typ und klicken Sie auf die lngliche
Schaltflche mit der Bezeichnung Schaltflche gedrckt halten fr Beispiel.

Abb. 3.48
Der Dialog
Diagrammtyp

327

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Fr alle noch offenen Fragen blttern Sie am besten zurck zum Kapitel 2 Excel
Ihr Kalkulationsgenie, in dem kurz auf Diagramme zurckgekommen wird, wenn es
um die Animationen geht. Hier hat PowerPoint nmlich ein paar Besonderheiten
fr Diagramme auf Lager. Es sei aber auch an dieser Stelle schon erwhnt: Animationen funktionieren nur fr Diagramme, die Sie in PowerPoint auf die eben
beschriebene Art und Weise erstellen. Fr aus Excel importierte Diagramme funktionieren die PowerPoint-Animationen nicht.

Aus einem Guss


Nachdem Sie bereits fnf Folien erstellt haben, ist es an der Zeit, darber nachzudenken, wie die Prsentation ein einheitliches Layout erhlt und "rund" wirkt.
(Diese berlegung htte man auch an den Anfang stellen knnen, aber es schien
gnstiger, zunchst das Erstellen von "normalen" Folien zu demonstrieren, statt
gleich zu Beginn auf Prsentationsdesigns und hnliches einzugehen). Ein einfacher Weg, der Prsentation mehr Einheitlichkeit zu verleihen, fhrt ber den gleichen farbigen Hintergrund. Noch ein Stck weiter gehen Sie, wenn Sie fr die
Folien ein komplettes Design bernehmen.

Ein Hintergrund fr die Titelfolie


Ein Hintergrund, sei es eine einheitliche Farbe, ein Farbverlauf, eine Struktur oder
auch eine passende Grafik, kann optisch eine Menge bewirken. Fr die Beispielprsentation soll fr die erste Folie eine Grafik unterlegt werden, die nchsten Folien
sollen ber ein Farbschema eine einheitliche Farbe bzw. ein einheitliches Layout
erhalten.

Eine Grafik als Hintergrund


Um Folien mit einem Hintergrund auszustatten, klicken Sie im Men Format auf
den Eintrag Hintergrund. Dadurch gelangen Sie in den gleichnamigen Dialog.

Abb. 3.49
Der Dialog Hintergrund

1
328

Wechseln Sie ber den Arbeitsbereich auf der linken Seite zur ersten Folie,
und ffnen Sie ber Format den Dialog Hintergrund.

Aus einem Guss

ffnen Sie dort die Auswahlliste und rufen Sie mit einem Klick auf den Eintrag Flleffekte den gleichnamigen Dialog auf. Sie sind ihm bereits mehrfach
begegnet. Aktivieren Sie die Registerkarte Grafik.
Abb. 3.50
Der Dialog Flleffekt,
Registerkarte Grafik

Klicken Sie auf die Schaltflche Grafik auswhlen und bestimmen Sie im folgenden Dialog den Pfad zur gewnschten Datei. Klicken Sie dann auf Einfgen, im nchsten Dialog auf OK und im Dialog Hintergrund auf bernehmen (da nur die erste Folie diesen Hintergrund erhalten soll).

Abb. 3.51
Die Titelfolie mit einem
Hintergrundbild

329

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Die nchsten Folien sollen alle den gleichen Farbhintergrund erhalten. Statt diese
Hintergrundfarbe ber Format>Hintergrund zuzuweisen, soll ein Farbschema fr
die Folien benutzt werden.

Tipp

Gut zu wissen
Grundstzlich wird empfohlen, fr Folien, die ber einen OH-Projektor gezeigt
werden, einen eher hellen Hintergrund zu whlen. Sofern Sie einen Farbverlauf als Hintergrund definieren, seien Sie auch hier vorsichtig.

Die Verwendung von Farbschemas


Ein Farbschema besteht aus acht Farben, die fr das Design der Folie benutzt werden. Die Farben gelten fr den Hintergrund, den Text und die Linien, Schatten, Titeltext, Farbfllungen und fr Hyperlinks. Diese Farben lassen sich wiederum verndern und bearbeiten.
Die Titelfolie spielt eine Sonderrolle und hat deswegen einen besonderen Hintergrund erhalten. Die restlichen Folien sollen durch ein Farbschema ein und denselben Hintergrund erhalten und damit auch gleich eine einheitliche Farbe fr den
Text auf den Folien. Entfernen Sie gegebenenfalls alle Formatierungen, die Sie probehalber eingestellt haben. Die Farbschemas ersetzen einmal eingestellte Formatierungen nicht.
1

Abb. 3.52
Die Folien markieren

330

Markieren Sie im Arbeitsbereich auf der linken Seite auf dem Register Folien
die restlichen Folien durch Anklicken. Halten Sie dabei die H-Taste
gedrckt.

Aus einem Guss

Klicken Sie auf den Pfeil des aktuell eingeblendeten Aufgabenbereichs und
whlen Sie im Men Foliendesign Farbschemas.
Abb. 3.53
Der Aufgabenbereich
Foliendesign
Farbschemas

Betrachten Sie die Auswahl an Farbschemas und entscheiden Sie sich fr
eins der Muster (im Beispiel wird das Schema mit einem taubenblauen Hintergrund genommen). Klicken Sie auf den Auswahlpfeil und im Men auf
Fr ausgewhlte Folien bernehmen. Damit wird den markierten Folien dieses
Schema zugewiesen. Auch das Diagramm hat die Farben des Schemas bernommen, sofern Sie es nicht gesondert formatiert hatten.

Sie knnen einzelne Farben dieses Schemas nun auch noch verndern. Fr
das Beispiel soll die Schrift nicht wei bleiben, sondern einen warmen Gelbton erhalten.

Klicken Sie im Aufgabenbereich Foliendesign auf den Link Farbschemas bearbeiten.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert, markieren Sie hier das
Kstchen fr Text und Zahlen und klicken Sie dann auf die Schaltflche Farbe
ndern.

Whlen Sie im Dialog Text- und Zeilenfarbe einen Farbton und klicken Sie auf
OK.
331

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.54
Der Dialog Farbschema
bearbeiten

Abb. 3.55
Die Farbe fr Text und
Zahlen ndern

332

Wiederholen Sie diesen Vorgang fr das Element Titeltext; nehmen Sie am
besten denselben Farbton, damit die Folien nicht zu bunt werden! Klicken Sie
im Dialog Farbschema bearbeiten zu guter Letzt auf bernehmen. Damit
erhalten alle Folien, die mit diesem Farbschema formatiert wurden, die eingestellte Farbe fr Text, Zahlen, den Titel und auch fr Linien (es sei denn, es
waren schon Formatierungen vorhanden).

Aus einem Guss

Abb. 3.56
Die Folien mit dem
zugewiesenen
Farbschema

Ganz im Trend Folien erhalten ein Design


Unabhngig von der Mglichkeit, mit Farbschemas zu arbeiten, um ein einheitliches Aussehen zu erzeugen, knnen Sie auch Entwurfsvorlagen benutzen. Damit
sind Sie alle Sorgen hinsichtlich der Gestaltung Ihrer Prsentation los: Sie whlen
eine dieser Vorlagen, und die Folien erhalten ein uniformes Erscheinungsbild, z.B.
gleichbleibende Hintergrnde, Schmuckelemente, Schrifttypen und sonstige Attribute. In der Auswahl befinden sich zahlreiche recht ansprechende Designvorlagen;
das Problem mit derartigen vordefinierten Mustern ist allerdings, dass sie zu leicht
zu identifizieren sind. So kann es vorkommen, dass man unter Umstnden etwas
abfllig auf Ihre Prsentation reagiert, weil man die Vorlage erkennt und man der
Meinung ist, Sie htten sich zu wenig Mhe gegeben! In der Tat ist eine Entwurfsvorlage schnell zugewiesen. (Wir spielen den Vorgang hier nur theoretisch durch,
die Beispielprsentation bleibt davon unberhrt.)
1

Klicken Sie auf den Link Entwurfsvorlagen, sofern der Aufgabenbereich Foliendesign noch geffnet ist. Ansonsten klicken Sie im Auswahlmen eines anderen Aufgabenbereichs auf Foliendesign Entwurfsvorlagen.

Mit dieser Option ffnen Sie den Aufgabenbereich Foliendesign mit der Einstellung Entwurfsvorlagen. Hier suchen Sie sich eine Entwurfsvorlage aus. Die
Vorlagen sind in drei Kategorien eingeteilt: Es werden die in der Prsentation
aktuell verwendeten Vorlagen, die zuletzt verwendeten und die generell zur
Verfgung stehenden Vorlagen gezeigt.
333

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.57
Der Aufgabenbereich
Foliendesign Entwurfsvorlagen

Abb. 3.58
Die Entwurfsvorlage
zuweisen

334

Um die Vorlage zu bernehmen, klicken Sie im Men der markierten Vorlage


entweder auf Fr alle Folien bernehmen oder auf Fr ausgewhlte Folien
bernehmen. Ein Klick direkt auf das Symbol weist das Designebenfalls allen
Folien zu.

Der Folienmaster

Hinweis

Hintergrundprobleme bei Folien


Wenn Ihnen auffllt, dass eine der Folien aus der Reihe tanzt, liegt das vermutlich daran, dass dieser Folie bereits ein Hintergrund zugewiesen wurde.
Damit auch diese Folie das neue Design akzeptiert, muss der Hintergrund
bereits vorhandene wieder entfernt werden.

Eine Entwurfsvorlage entfernen


Von einer einmal zugewiesenen Vorlage knnen sich auch wieder trennen. Whrend die Rckkehr zum Standarddesign in frheren Versionen etwas umstndlich
war, weil man eine bestimmte, ziemlich versteckte Datei finden musste, ist es neuerdings ganz einfach: Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, mssen Sie im Aufgabenbereich Foliendesign lediglich auf das Symbol Standarddesign.pot klicken, um
es fr alle Folien zu bernehmen. Damit kehren alle Folien zu ihrem Ursprungszustand zurck.

Der Folienmaster
Es gibt nicht nur normale Folien, sondern auch Folienmaster. Damit bietet PowerPoint ein praktisches Instrument, Folien einheitlich zu gestalten, wobei es nicht nur
um Farben geht, wie bei den Farbschemas, sondern auch um andere Elemente auf
der Folie. Die Formatierungen und Einstellungen im Folienmaster gelten fr alle
Folien der Prsentation (bzw. fr die, denen der Folienmaster zugewiesen wird). Es
bietet sich also an, in dem Folienmaster z.B. das Firmenlogo, den Hintergrund und/
oder bestimmte Zeichnungselemente aufzunehmen, kurz, alles, was auf jeder Folie
zu sehen sein soll. Ein Folienmaster wird mit der Prsentation gespeichert.

Hinweis

Gut zu wissen
Die Reihenfolge der Beschreibung passt eigentlich nicht ganz. In der Praxis
wrden Sie eher, d.h. gleich zu Beginn der Arbeit an einer neuen Prsentation,
mit dem Gestalten des Folienmasters beginnen. Uns erschien es fr dieses
Kapitel allerdings gnstiger, zuerst Schritt fr Schritt ein paar "einfache" Folien
zu erstellen.
335

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Fr die Beispielprsentation soll ein Folienmaster erstellt werden, der eine Fuzeile
erhlt und ein kleines Zeichnungsobjekt. Diese Ergnzung wird sich dann auf alle
Folien auswirken.
1

ber das Men Ansicht>Master>Folienmaster gelangen Sie zum Folienmaster.


Im Untermen sehen Sie, dass es nicht nur einen Folienmaster gibt, sondern
auch "Master" fr Notizen und Handzettel.
Abb. 3.59
Den Folienmaster
aufrufen

Abb. 3.60
Der leere Folienmaster

336

Sie erhalten dann einen leeren Folienmaster mit diversen Objektbereichen


fr bestimmte Elemente sowie eine neue Symbolleiste. Die hierarchisch
gegliederten Platzhalter dienen der Formatierung des Textes auf den verschiedenen Ebenen, sofern dieser Text auf allen Folien ein identisches Aussehen haben soll. Beachten Sie den linken Arbeitsbereich des Bildschirms:
Dort wird jetzt nur der Folienmaster angezeigt.

Der Folienmaster

Gestalten des Folienmasters


Um den Folienmaster zu gestalten, gehen Sie mehr oder minder so vor wie bei
einer normalen Folie. In der Regel wird man das Master nicht berladen, damit
noch Spielraum zur Gestaltung der einzelnen Folien bleibt.

Kopf- und Fuzeile


Um die Folien ber den Folienmaster um eine Fuzeile zu bereichern, sind die folgenden Schritte notwendig:
1

Klicken Sie auf Einfgen>Foliennummer oder Ansicht>Kopf- und Fuzeile, um


die Eintrge fr den Datumsbereich, den Fuzeilenbereich und den Seitenzahlenbereich festzulegen.

Sie erhalten den Dialog Kopf- und Fuzeile mit den Optionen Datum und Uhrzeit, Foliennummer und dem Feld fr den Fuzeilentext. Wo die Eintrge
jeweils angezeigt werden, knnen Sie in der Vorschau erkennen. Je nach aktivierter Option ist der entsprechende Bereich in der Vorschau fett umrandet.

Wenn Sie die Option Datum und Uhrzeit aktivieren, knnen Sie zwischen
Automatisch aktualisieren oder Fest whlen. Dann tragen Sie in dem entsprechenden Feld ein bestimmtes Datum ein.
Abb. 3.61
Der ausgefllte Dialog
Kopf- und Fuzeile

Klicken Sie Sie zu guter Letzt auf die Schaltflche Fr alle bernehmen.

Beachten Sie auch die Option Auf Titelfolie nicht anzeigen. Mitunter ist es gnstig,
diese Option zu aktivieren, da die Titelfolie ohne die diversen Eintrge optisch besser wirkt.
337

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Auf dem Folienmaster tauchen die Einstellungen, die Sie eben im Dialog eingegeben haben, nicht auf. Sie sehen Sie erst auf den anderen Folien der Prsentation.

Eine AutoForm auf dem Folienmaster


Auf allen Folien soll das Logo des Reiseveranstalters zu sehen sein. Von daher bietet
es sich an, dieses Logo auf dem Folienmaster zu platzieren. (Fr das Beispiel zeichnen wir der Einfachheit halber eine AutoForm auf; im Normalfall wrden Sie das
Logo vermutlich als Datei vorliegen haben.)
1

ffnen Sie in der Symbolleiste Zeichnen das Men AutoFormen und whlen
Sie aus dem Untermen Standardformen das Symbol fr eine Sonne.

Ziehen Sie die Sonne auf der Folie auf (lesen Sie eventuell im Kapitel 9 Zeichnungsobjekte und Grafiken nach, wie Sie mit AutoFormen umgehen).

Weisen Sie der Sonne ber das Symbol Fllfarbe ein nettes Gelb zu, positionieren Sie die Form und bearbeiten Sie sie nach Wunsch weiter.

Abb. 3.62
Eine AutoForm fr den
Folienmaster

Wenn Sie mit der Gestaltung des Folienmasters fertig sind, kehren Sie in die Prsentation zurck. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Masteransicht schlieen in der
Symbolleiste oder whlen Sie Ansicht>Normal.

Abb. 3.63
Die Masteransicht
schlieen

338

Der Folienmaster

Sie sehen nun, dass die bereits vorhandenen Folien das Design des Folienmasters
angenommen haben. Im unteren Bereich taucht der Fuzeilentext auf und je nach
Einstellung im Dialog Kopf- und Fuzeilen werden Foliennummern und ein Datum
angezeigt. Auerdem schmckt eine Sonne den oberen linken Bereich.

Abb. 3.64
Die Folien mit dem
Design des Folienmasters

Hinweis

Gut zu wissen
Auch den Hintergrund legt man in der Regel ber den Folienmaster fest. Im
Beispiel wurde dies aber mit dem Farbschema geregelt. Wenn Sie auf dem
Folienmaster eine Hintergrundfarbe einstellen, aber eine Folie nicht mit diesem Hintergrund erscheint, liegt das daran, dass dieser einzelnen Folie bereits
ein Hintergrund zugewiesen wurde. Sobald Sie diese Folie von ihrem Hintergrund befreien, erhlt sie den Hintergrund der Masterfolie. Aktivieren Sie also
gegebenenfalls diese Folie und ffnen Sie ber Format>Hintergrund den
gleichnamigen Dialog. Whlen Sie hier im Feld fr die Farben Automatisch
und klicken Sie auf bernehmen.

339

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Kopf- und Fuzeilen


Kopf- und Fuzeilen knnen Sie auch einzelnen Folien gnnen. Sie gehen
genau so, vor wie eben beschrieben, nur dass Sie nicht im Master arbeiten. Klicken Sie abschlieend auf die Schaltflche bernehmen.

Speichern des Masters


Wollen Sie das Outfit des Folienmasters fr zuknftige Prsentationen sicher aufbewahren, whlen Sie im Dialog Speichern unter den Dateityp Entwurfsvorlage
(*.pot). Es bietet sich an, Entwurfsvorlagen im selben Ordner zu speichern, in dem
die von Microsoft mitgelieferten Vorlagen gespeichert sind. Dieser Ordner heit
(zurzeit!) Templates. berprfen Sie also bitte, welchen Ordner Sie finden. Ein Trick,
um den richtigen Ordner ausfindig zu machen, ist, dass Sie Windows (Start>Suchen>Dateien/Ordner) nach folgendem Eintrag suchen lassen: *.pot. An den gefundenen Dateien knnen Sie dann den richtigen Ordner ablesen.

Abb. 3.65
Der Folienmaster als
Entwurfsvorlage
speichern

Mehrere Folienmaster erstellen


Es lassen sich auch mehrere Folienmaster mit unterschiedlicher Gestaltung erstellen. Fr die Formatierung der Folien fr die Prsentation knnen Sie dann entweder
auf den einen oder anderen Folienmaster zurckgreifen.
340

Der Folienmaster

Fr einen zweiten Folienmaster klicken Sie in der Symbolleiste Folienmaster auf
Neuen Folienmaster einfgen. Diesen neuen Master bearbeiten Sie wie gehabt,
fgen aber andere Elemente ein und/oder formatieren ihn anders als den ersten
Folienmaster. Um ihn als alternativen Folienmaster zu verwenden, weisen Sie der
Prsentation oder einem Teil der Folien die entsprechende Entwurfsvorlage zu.
1

ffnen Sie den Aufgabenbereich Entwurfsvorlagen. Die beiden (oder mehrere) Folienmaster werden hier angezeigt.
Abb. 3.66
Die Folienmaster im
Aufgabenbereich
Entwurfsvorlagen

Klicken Sie auf den gewnschten Folienmaster, wenn er fr alle Folien der
Prsentation gelten soll.

Ansonsten markieren Sie vorher die Folien, fr die der neue Folienmaster
gedacht ist, und klicken im Men des Masters auf Fr ausgewhlte Folien
bernehmen.

341

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.67
Den Folienmaster fr
ausgewhlte Folien
bernehmen

Notizen fr den Vortrag


Gehren Sie zu den genialen Geistern, die nie etwas vergessen, dann knnen Sie
diesen Abschnitt berspringen; falls Sie wie jeder normale Mensch mit dem
Gedchtnis auf Kriegsfu stehen, gehen Sie lieber auf Nummer Sicher und verlassen Sie sich auf den Notizzettel von PowerPoint. Sie knnen zu jeder Folie Notizseiten als Gedchtnissttze erstellen. Damit man Folien und Notizzettel nicht durcheinander wirft, kann die Folie, zu der der Notizzettel gehrt, als verkleinerte Abbildung auf dem Notizzettel erscheinen.

Notizen erstellen
Es gibt mehrere Mglichkeiten. Wenn Sie sich nur ein paar Bemerkungen notieren
mchten, die beim Erstellen der Folie wichtig sind, geben Sie Ihren Text einfach in
dem Notizbereich unterhalb der Folie ein.
Sie knnen die Notizen auch in der dafr vorgesehenen Ansicht eingeben.

342

Klicken Sie auf Ansicht>Notizseite.

Dadurch erhalten Sie auf dem Bildschirm eine Darstellung der Notizseite. In
der Standardeinstellung ist der obere Bereich der Seiten mit der Folie belegt
und darunter befindet sich der Platz fr Notizen.

Notizen fr den Vortrag

Abb. 3.68
Eine Notiz eingeben

Abb. 3.69
Die Notizseite

343

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Falls die Schrift im Notizbereich so gut wie nicht zu lesen ist, vergrern Sie
die aktuelle Zoom-Einstellung. In der Regel hilft ein Zoom von 75%. Jetzt knnen Sie Ihre Notizen auch ohne Brille in den Notizbereich eintippen.

Sollte der Notizbereich zu klein oder gro sein, markieren Sie ihn und verndern Sie durch die Bewegung der Ziehpunkte die Gre. Gleiches ist mit
der Abbildung der Folie mglich.

Wer macht was? Organigramme


Ein bewhrtes Mittel, Organisationsstrukturen zu verdeutlichen, sind Organigramme: Eine Kombination aus Kstchen und Text, die untereinander mit Linien verbunden sind, so dass eine Art Baumstruktur entsteht. Aus dieser Baumstruktur lassen
sich Hierarchien und Zuordnungen ablesen.
Da es in einer Prsentation hufig darum geht, interne (Betriebs-)Strukturen oder
hnliches darzustellen, gehrt zu PowerPoint das Modell eines Organigramms.

Organigramme einfgen
Es gibt mehrere Wege, ein Organigramm einzufgen: Entweder Sie whlen aus der
Auswahl der Folienlayouts eine Vorlage, die fr Organigramme geeignet ist (eines
der Inhaltslayouts oder das Layout mit dem abgebildeten Organigramm in der
Kategorie Andere Layouts), oder Sie whlen die leere Prsentation (zu finden unter
den Inhaltslayouts) und klicken im Men Einfgen auf die Option Grafik und im
Untermen auf Organigramm.

Abb. 3.70
Der Dialog Diagrammsammlung

344

Strukturiertes Vorgehen Die Arbeit in der Gliederung

Wenn Sie ein Inhaltslayout gewhlt haben, klicken Sie auf den kleinen Kreis in dem
Symbol fr die Inhalte: Schematische Darstellung oder Organigramm einfgen. Das
klassische Organigramm fr die Darstellung hierarchischer Beziehungen erhalten
Sie mit dem Symbol oben links.
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, sehen Sie vier Felder eines Organigramms auf
der Folie. Wenn Sie auf einer leeren Folie den Menbefehl Einfgen>Grafik>Organigramm aufrufen, erhalten Sie nicht die Auswahl an Darstellungsmglichkeiten,
sondern direkt das Modell fr hierarchische Beziehungen.

Strukturiertes Vorgehen Die Arbeit in der


Gliederung
Die bisherigen Folien wurden in der Ansicht Normal erstellt. Sie haben eine Folie
nach der anderen kreiert und sich um deren Gestaltung gekmmert. Einen etwas
anderen Weg gehen Sie, wenn Sie im Gliederungsbereich arbeiten: Sie legen
zunchst die Struktur Ihrer Prsentation fest, indem Sie die berschriften fr die
Folien eingeben sowie den Text, der unter diesen berschriften auf verschiedenen
Gliederungsebenen erscheinen soll. Durch Symbole zum Hher- und Tieferstufen
regeln Sie die Hierarchie der berschriften und Eintrge. PowerPoint erstellt nach
diesen Vorgaben dann die Folien. Allerdings sind Sie in diesem Bereich darauf
beschrnkt, Text einzugeben das Einfgen von Grafiken etc. ist nicht mglich.

Abb. 3.71
Der Arbeitsbereich
Gliederung

345

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Der Gliederungsbereich
Um in der Gliederungsansicht zu arbeiten, klicken Sie im Arbeitsbereich auf die
Registerlasche Gliederung. Ziehen Sie sich den Bereich dann grer auf. ffnen Sie
zur weiteren Arbeit in dieser Ansicht die Symbolleiste Gliederung (Ansicht>Symboleisten>Gliederung). Sollten die Gliederungsoption an dieser Position nicht aufgelistet sein, whlen Sie die Option Ansicht>Symboleisten>Anpassen sowie die Registerkarte Symbolleisten und die Checkbox Gliederung. Nachdem Sie die Gliederung
in die Bearbeitung einbezogen haben, finden Sie Symbole, die Ihnen die Strukturierung der Prsentation vereinfachen, am linken Rand der Gliederungsansicht wieder.
Sofern die bereits erstellte Prsentation geffnet ist, sehen Sie im Arbeitsbereich
Gliederung die Symbole fr die vorhandenen Folien, vor denen die Foliennummern
angegeben werden. Hinter diesen Symbolen werden die berschriften der Folie
angezeigt. Unter diesen wiederum steht nach rechts eingerckter Text, der mit
einem Aufzhlungszeichen beginnt und in einem Platzhalter unter der berschrift
erscheint. Je weiter der Text eingerckt ist, desto weiter unten steht er in der Gliederungshierarchie.
Auch in der Gliederungsansicht knnen Sie den Text formatieren. Dazu stehen die
Symbolleiste Format und/oder die Eintrge im Men Format zur Verfgung.

Vorgehensweise im Gliederungsbereich
Wenn Sie die Arbeit an einer Prsentation im Gliederungsbereich beginnen, bietet
sich folgende Vorgehensweise an: Geben Sie zuerst den Text ein, der auf den Folien
erscheinen soll, und drcken Sie am Ende jedes Gliederungspunktes oder jeder
berschrift (berschriften sind Gliederungsebene 1) die -Taste. Lassen Sie sich
nicht davon irritieren, dass PowerPoint dann automatisch eine neue Folie erstellt.
Mit der -Taste erstellen Sie immer einen Gliederungspunkt der vorausgegangenen Ebene: Sind Sie also in der Ebene 1 (berschrift), erzeugen Sie auch eine neue
Ebene 1.

Die Einstufung des Textes


Haben Sie die Texteingabe abgeschlossen, kmmern Sie sich um die Hierarchie in
der Prsentation. Setzen Sie dazu den Cursor in die Textzeile, deren Gliederungsebene Sie ndern wollen. Mit den Symbolen Tieferstufen und Hherstufen wechseln
Sie die Gliederungsebene in die entsprechende Richtung. ndern Sie Ebene 1 (berschrift) zu Ebene 2 oder tiefer, ordnet PowerPoint diesen Text unter die vorhergehende berschrift. Wird ein Text zu Ebene 1 (berschrift), erstellt PowerPoint eine
neue Folie. Solange Sie nichts ndern, beginnt PowerPoint mit einer Titelfolie und
fgt immer eine Folie mit einem groen Platzhalter fr Text ein (Folienlayout Titel
und Text).
Haben Sie eine Folie mit zwei nebeneinander liegenden Platzhaltern fr Text, wechseln Sie mit den Tasten S+ zwischen den beiden Feldern.
346

Strukturiertes Vorgehen Die Arbeit in der Gliederung

Abb. 3.72
Die verschiedenen
Ebenen in der Gliederungsansicht

Die anderen Symbole der Symbolleiste Gliederung bewirken Folgendes:

Die Symbole der Symbolleiste Gliederung

Symbol Bezeichnung

Effekt

Nach oben

Verschiebt den aktuellen Gliederungspunkt


nach oben

Nach unten

Verschiebt den aktuellen Gliederungspunkt


nach unten

Gliederung reduzieren

Blendet alle Unterpunkte der aktuellen Folie


aus, unter der berschrift erscheint ein senkrechter Strich

Gliederung erweitern

Blendet alle Unterpunkte der aktiven Folie


wieder ein

Alle Ebenen reduzieren

Blendet alle Unterpunkte der Folien aus

Alle Ebenen erweitern

Blendet alle Unterpunkte der Folien wieder


ein

bersichtssfolie

Sehen Sie bitte den Abschnitt ber Inhaltsfolien

Formatierung anzeigen Zeigt den Text mit oder ohne Formatierung


an
Tabelle 3.1
347

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Eine bersichtsfolie erstellen lassen


PowerPoint erstellt automatisch eine Inhaltsangabe, die die berschriften der markierten Folien enthlt. Die bersichtsfolie wird vor dem markierten Bereich eingefgt.
Am einfachsten markieren Sie die Folien in der Gliederungsansicht. Setzen Sie dazu
den Cursor in die berschrift der ersten Folie, die Sie in die Inhaltsangabe aufnehmen wollen, und erweitern Sie die Markierung bei gedrckter H-Taste mit den
Pfeiltasten. Anschlieend klicken Sie auf das Symbol bersichtsfolie in der Symbolleiste Gliederung. PowerPoint fgt die bersichtsfolie dann vor der Markierung ein.

Immer der Reihe nach Die


Foliensortierung
Wenn Sie Ihren Vortrag neu gliedern, weil Sie es doch fr besser halten, Ihre Zuhrerschaft erst am Ende mit den Preisen zu konfrontieren, mssen Sie vermutlich
die Reihenfolge der Folien umstellen. Dazu ist wie der Name verspricht die
Foliensortierungsansicht geeignet.

Die Folien in der Sortierungsansicht


In der Foliensortierungsansicht werden alle Folien einer Prsentation im Kleinformat auf dem Bildschirm angezeigt.
1

Klicken Sie auf Ansicht>Foliensortierung


Abb. 3.73
Die Foliensortierungsansicht

348

Immer der Reihe nach Die Foliensortierung

Markieren Sie die Folie, deren Position Sie verndern mchten, und ziehen Sie
sie mit gedrckter Maustaste an die gewnschte Position. Wo die Folie landet, erkennen Sie an dem grauen senkrechten Strich.
Abb. 3.74
Die Reihenfolge
verschieben

Wenn Sie fr den nchsten Vortrag nicht alle Folien bentigen, knnen Sie
hier auch einzelne Folien ausblenden. Dazu markieren Sie die Folie mit einem
Mausklick und klicken anschlieend auf das Symbol Folie ausblenden. Die
Foliennummer der ausgeblendeten Folie wird durchgestrichen. (Diese Funktion ist vor allem bei Bildschirmprsentationen relevant ansonsten knnen
Sie die Folie ja einfach berspringen und nicht zeigen.)

Abb. 3.75
Eine ausgeblendete
Folie

349

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Ein erneuter Klick auf das Symbol gliedert die Folie wieder in die Prsentation ein.
Sofern Sie schon Einblendzeiten getestet haben, ist die fr jede Folie reservierte Zeit
unterhalb der Folie vermerkt. (Zu diesen Einblendzeiten erhalten Sie im entsprechenden Abschnitt weitere Informationen).
Ein Doppelklick auf eine Folie ffnet die Normalansicht, in der Sie die jeweilige Folie
bearbeiten knnen.
Folien lassen sich auch in der Normalansicht im linken Arbeitsbereich auf dem
Register Folien sortieren. Markieren Sie die Folie, die verschoben werden soll, und
ziehen Sie sie mit gedrckter Maustaste an die neue Position.

Abb. 3.76
Sortieren im Arbeitsbereich

Die Seitenansicht
Neu in dieser PowerPoint-Version ist, dass es jetzt auch hier eine Seitenansicht gibt.
Prfen Sie also vor dem Ausdruck, wie die Folien aussehen werden. Klicken Sie auf
Datei>Seitenansicht.
Falls Sie die Folien auf einem Schwarzwei-Drucker ausdrucken werden, ist es empfehlenswert, zu kontrollieren, wie die Folien in dieser Ansicht wirken. Klicken Sie
dazu in der Symbolleiste auf Optionen, whlen Sie Farbe/Graustufe und im Untermen Graustufe. Ein Klick auf Farbe in dem gleichen Men bringt die Farbe zurck.

350

Immer der Reihe nach Die Foliensortierung

Abb. 3.77
Die Seitenansicht mit
aufgeklappten Men
Optionen

Wie Sie sehen, bietet dieses Men auch die Mglichkeit, die Folie zu skalieren und
Kopf- und Fuzeilen festzulegen. Im Feld Druckbereich knnen Sie bestimmen, was
Sie ausdrucken mchten. Mit den Eintrag Handzettel verkleinern Sie die Folien so,
dass mehrere auf einer Seite ausgedruckt werden. Mit der Option Notizseiten drucken Sie Ihre Notizen zusammen mit der verkleinerten Abbildung der zugeordneten
Folie.

Abb. 3.78
Vier Folien auf einem
Handzettel

351

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Folien drucken
Um in PowerPoint zu drucken, klicken Sie im Men Datei auf die Option Drucken.

Abb. 3.79
Der Dialog Drucken

Im Dialog Drucken und dort im Feld Drucken legen Sie fest, was Sie drucken wollen:
Notizseiten, Folien etc.
Im Bereich Exemplare geben Sie die Anweisung, wie viele Kopien jeweils gedruckt
werden sollen. Ganz unten im Dialog knnen Sie einen Folienrahmen festlegen und
die Option aktivieren, dass die Kommentare mit einbezogen, also ausgedruckt werden.
ber die Schaltflche Vorschau gelangen Sie in die eben beschriebene Seitenansicht.

352

Flimmerstunde Die Bildschirmprsentation

Hinweis

Folien fr den Ausdruck


Wenn Sie auf Folien ausdrucken, achten Sie bitte darauf, dass Sie die fr Ihren
Drucker geeigneten Folien benutzen. Insbesondere Tintenstrahldrucker bentigen spezielle Folien. Auch bei Laserdruckern knnen Sie nicht irgendeine Qualitt verwenden, da durch die Hitzeentwicklung bei falschen Folien der Drucker
beschdigt werden kann. Denken Sie daran, die Folien auf der richtigen Seite
zu bedrucken!

Flimmerstunde Die
Bildschirmprsentation
Eine Prsentation unter Verwendung von Folien ist eine mehr oder minder klassische Vorgehensweise. Aber selbst gut durchdachte Folien haben den Nachteil, dass
sie keine Bewegung zeigen knnen. Damit liegen eine ganze Reihe von PowerPointFeatures ungenutzt in der Ecke: bergnge von Folie zu Folie, raffinierte Effekte fr
den Aufbau des Textes und anderer Elemente, Klangeffekte etc. Die Lsung bieten
so genannte Bildschirmprsentationen; statt auf Folien fhren Sie Ihre Ideen oder
was immer das Thema des Vortrags ist direkt auf einem (Gro-)Bildschirm vor.
Auch automatisch ablaufende Prsentationen, die auf Wunsch immer wieder von
vorne beginnen, lassen sich erstellen.
Auch um eine Bildschirmprsentation vorzubereiten, beginnen Sie damit, die einzelnen Folien zusammenzustellen und in die gewnschte Reihenfolge zu bringen.
Wenn Sie das getan haben, wechseln Sie in die Bildschirmansicht.
Werfen Sie am besten schon mal einen Blick in die Bildschirmprsentation, damit
Sie ahnen, wie die Folien in einer Bildschirmprsentation aussehen. Aktivieren Sie
die erste Folie und klicken Sie auf Ansicht>Bildschirmprsentation. Die erste Folie
nimmt nun den ganzen Bildschirm ein. Klicken Sie mit der Maus, um die nchste
Folie anzeigen zu lassen etc. Wenn die Folien durchlaufen sind, klicken Sie erneut,
um in die Ansicht Normal zurckzukehren.

353

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.80
Bildschirmprsentation
mit einem Folienbergang (von unten
eingeblendet)

Von Folie zu Folie


Wenn Sie Folien auf einen OH-Projektor legen, gibt es keinen bergang. Es
erscheint einfach eine neue Folie auf der Leinwand. Anders bei einer Bildschirmprsentation: Hier knnen Sie festlegen, wie sich die nchste Folie ankndigt bzw. einblendet. Fr diese so genannten Folienbergnge knnen Sie spezielle Effekte mit
oder ohne Sound einstellen. Sie legen sie im Aufgabenbereich Folienbergang fest.
Wie blich ist es mglich, fr jede Folie einen eigenen bergang oder einen einheitlichen Folienbergang fr die komplette Prsentation festzulegen.
Sie knnen bergnge sowohl in der Ansicht Normal als auch in der Foliensortierung bestimmen. Markieren Sie die Folie(n), fr die der bergang gelten soll. Sollen
alle Folien den gleichen bergangseffekt erhalten, reicht es, eine Folie zu markieren
und dann nach der Einstellung des bergangs auf die Schaltflche Fr alle
Folien bernehmen zu klicken. In der Praxis bietet es sich an, nicht zu viele unterschiedliche bergnge einzustellen bzw. insgesamt nur einen, aber zum Probieren
knnen Sie natrlich munter in das Angebot greifen und die eine Folie hineinschweben und die andere einblenden lassen.

354

Um den Aufgabenbereich aufzurufen, klicken Sie in der Foliensortierungsansicht auf das Symbol Folienbergang. In der Normalansicht gehen Sie ber
das Men Bildschirmprsentation und klicken auf den Eintrag Folienbergang.

Aktivieren Sie als Erstes die Option AutoVorschau im unteren Bereich, damit
Sie den Effekt des eingestellten bergangs direkt sehen knnen.

Flimmerstunde Die Bildschirmprsentation

Abb. 3.81
Der Aufgabenbereich
Folienbergang

Klicken Sie im Feld Fr ausgewhlte Folien bernehmen auf den Auswahlpfeil
und whlen Sie aus der Auswahlliste aus, wie der bergang vonstatten
gehen soll. Die bergangsart, fr die Sie sich entscheiden, bezieht sich immer
auf den Wechsel zwischen der vorhergehenden Folie zur aktuellen Folie.

Im Feld Geschwindigkeit knnen Sie noch einstellen, in welchem Tempo der


bergang ablaufen soll.

Um Klangeffekte einzustellen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil am Feld


Sound. Damit kndigt sich die Folie dann mit Glockengelut, einem Kassengerusch etc. an. (Nehmen Sie Applaus, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre
Prsentation gefllt Sie erhalten dann zumindest von einer Seite Beifall!)
Fr einen Klang, der nicht zur Sammlung gehrt, whlen Sie in der Liste den
Eintrag Anderer Sound, um den Dialog Sound hinzufgen aufzurufen, der vergleichbar ist mit dem Dialog ffnen. Legen Sie den Pfad fest, whlen Sie die
von Ihnen gewnschte Sounddatei und besttigen Sie dann mit OK.

Wechseln Sie in die Bildschirmprsentation und lassen Sie die Vorfhrung


ablaufen. Da Sie die Option Bei Mausklick aktiviert gelassen haben, erscheint
die nchste Folie erst nach einem Klick mit der Maus irgendwo auf die Folie.
Der nchste Abschnitt beschreibt, wie Sie auch ohne Maus auskommen.
355

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Hinweis

Bei Mausklick!
Noch ein Hinweis zur Option bei Mausklick im Bereich Nchste Folie: diese
Option sollten Sie auf jeden Fall aktiviert lassen, da Sie damit die Dauer der
Prsenz einer Folie auf dem Bildschirm bestimmen, entweder bei einem Probedurchlauf zum Festlegen der Einblendzeiten (dies wird im Abschnitt Wiedergabezeiten genauer erklrt) oder beim Vorfhren jeweils durch Mausklick
auf die Folie.

Wiedergabezeiten
In der Bildschirmprsentation folgt eine Folie der nchsten. Logischerweise gilt es
in diesem Zusammenhang zu klren, in welchen zeitlichen Abstnden die Folien
auf dem Bildschirm erscheinen sollen. Prinzipiell stehen zwei Varianten zur Auswahl: Entweder die Folien gleiten quasi selbstttig ber den Bildschirm, dann mssen Wiedergabezeiten festgelegt werden; oder Sie haben die Regie; dann warten
Sie einfach auf ungeduldiges Scharren mit den Fen, um zu wissen, dass es Zeit
ist, per Mausklick die nchste Folie aufzurufen. Die Wiedergabezeit fr den automatischen Ablauf stellen Sie am besten in einem Probedurchlauf ein, weil Sie dabei
einschtzen knnen, wie lange die Folie zu sehen sein sollte.

Einblendzeiten testen
Der Probedurchlauf funktioniert folgendermaen: Sie klicken immer dann, wenn
der Bildschirm die nchste Folie (oder Animation) zeigen soll. PowerPoint merkt
sich, wie viel Zeit verstrichen ist und hlt sich beim nchsten Start der Prsentation
automatisch an diese Zeiten.

356

Sie starten den Probelauf, indem Sie in der Foliensortieransicht auf das Symbol Neue Einblendzeiten testen klicken. Auch im Men Bildschirmprsentation
finden Sie diese Option.

Wenn die erste Folie lange genug auf dem Bildschirm zu sehen war, teilen
Sie PowerPoint per Mausklick mit, dass die nchste Folie erscheinen soll.
Whrend des Tests wird ein Dialog angezeigt, der Ihnen die Einblendzeiten
anzeigt.

Flimmerstunde Die Bildschirmprsentation

Abb. 3.82
Neue Einblendzeiten
testen

Abb. 3.83
Die Zeiten fr den
Probedurchlauf

Am Ende ermittelt PowerPoint die Gesamtzeit des Prsentationsdurchlaufs


und fragt, ob die eben ermittelte Anzeigedauer zuknftig gelten sollen.

Abb. 3.84
Die Anzeigedauer
speichern?

Ohne Probedurchlauf stellen Sie Einblendzeiten im Aufgabenbereich Folienbergang (Bildschirmprsentation>Folienbergang) ein. Geben Sie im Bereich Nchste
Folie im Feld Automatisch nach die Zeit an, die die Folie auf dem Bildschirm verharren soll.

Abb. 3.85
Einblendzeiten
festlegen

357

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Haben Sie Einblendzeiten mittels eines Probedurchlaufs festgelegt, werden diese


Zeiten in diesem Feld angezeigt. Sie knnen sie hier auch verndern. Wenn Sie auf
Fr alle Folien bernehmen klicken, gilt die angegebene Zeit fr alle, ansonsten nur
fr die markierte(n) Folien(n).

Effekte fr die einzelnen Elemente


Abgesehen von den Effekten fr die bergnge kann mehr oder minder jedes Element auf einer Folie durch Animationen zum Leben erweckt werden. Die neue Version von PowerPoint bietet in dieser Hinsicht erwartungsgem sehr viel Neues.
Ob man dies alles nutzen mchte, ist eine andere Frage, aber machbar ist eine
Menge.
Die Animationen fr die einzelnen Elemente auf einer Folie legen Sie am einfachsten in der Normalansicht fest. Sie bearbeiten immer die Folie, die Sie auch auf dem
Bildschirm sehen. Es fhren mal wieder viele Wege nach Rom bzw. zu Effekten
bzw. Animationen. Probieren Sie es zunchst mit der einfacheren und schnelleren
Variante, den Animationsschemas. Mit diesen Animationsschemas wird allen Platzhaltern auf der aktuellen Folie bzw. den markierten Folien ein einheitlicher Effekt
zugewiesen. Bei den benutzerdefinierten Animationen geht es dann wirklich zur
Sache!

Animationsschemas
1

Klicken Sie im Men Bildschirmprsentation auf den Eintrag Animationsschemas oder im Men eines eingeblendeten Aufgabenbereichs auf Foliendesign
Animationsschemas. Dadurch wird der Aufgabenbereich Foliendesign mit
der Einstellung Animationsschemas geffnet.

Achten Sie darauf, dass wieder die Option AutoVorschau aktiviert ist. Sofern
Sie die AutoVorschau nicht einstellen mchten, testen Sie den eingestellten
Effekt mit der Schaltflche Wiedergabe.

Whlen Sie in der Auswahlliste des Feldes Fr ausgewhlte Folien bernehmen einen Effekt aus.

Ganz unten im Aufgabenbereich finden Sie das Symbol Bildschirmprsentation. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den eingestellten Effekt auch in der
Ansicht Bildschirmprsentation zu betrachten.

Klicken Sie auf Fr alle Folien bernehmen oder wechseln Sie zur zweiten Folie
bzw. markieren Sie die nchste(n) und stellen Sie erneut ein Animationsschema ein.

Klicken Sie auf Keine Animation, wenn Sie das eingestellte Schema wieder rckgngig machen wollen.
358

Effekte fr die einzelnen Elemente

Abb. 3.86
Der Aufgabenbereich
Foliendesign Animationsschemas

Abb. 3.87
Ein Animationsschema
auswhlen

359

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Benutzerdefinierte Animationen
Mit einer benutzerdefinierten Animation bereiten Sie die Folien fr eine professionelle Prsentation vor. Jedes Element der Folie kann einzeln animiert werden. Was
dann noch alles mglich ist, ist kaum aufzuzhlen: Jedem Element knnen auch
mehrere Effekte zugewiesen werden, die Effekte knnen variieren, die Geschwindigkeit, mit der die Effekte ablaufen, lsst sich einstellen, die Reihenfolge der einzelnen Animationen kann gendert werden etc. Selbst Animationspfade knnen eingebaut werden, d.h. eine Strecke, auf der sich ein Element entlangbewegt und fr
Diagramme gibt es noch einmal besondere Animationen. Microsoft hat sich hier
einiges einfallen lassen Sie werden sehen, dass kaum Wnsche unerfllt bleiben!
Bei der Flle der Mglichkeiten, knnen wir allerdings lediglich das Prinzip erklren
und ein paar Anregungen geben; Ihnen bleibt gerade bei den Animationen das Studieren und Probieren.
Damit Sie in den vollen Genuss der Angebotspalette kommen, entfernen Sie am
besten als Erstes alle eventuell eingestellten Animationsschemas. Klicken Sie dazu
im Aufgabenbereich Foliendesign fr Animationsschema auf Keine Animation und
dann auf Fr alle Folien bernehmen, so dass Sie "jungfruliche" Folien vor sich
haben.
Beginnen Sie dann mit den Einstellungen fr die erste Folie. Beachten Sie dabei,
dass Sie alle Elemente, die auf dem Folienmaster platziert wurden, (im Beispiel war
es die kleine Sonne) auch nur auf dem Master animieren knnen. Falls Sie also mit
der Animation der Sonne beginnen mchten, mssten Sie zum Folienmaster wechseln.
1

ffnen Sie ber Bildschirmprsentation>Benutzerdefinierte Animation den


gleichnamigen Aufgabenbereich. Alternativ knnen Sie auch das Men des
aktiven Aufgabenbereichs aufklappen und dort die Option Benutzerdefinierte
Animation whlen.

Markieren Sie das erste Element, das Sie animieren mchten (beispielsweise
den Platzhalter mit dem Titel) und klicken Sie auf die Schaltflche Effekt hinzufgen.

Sie erhalten ein kleines Men mit Untermens. Whlen Sie beispielsweise
Eingang>Schachbrett. Durch die aktivierte AutoVorschau wird der Effekt sofort
angezeigt.

Tipp

Effekte ohne Ende


Mit der Option Weitere Effekte gelangen Sie erwartungsgem zu weiteren
Effekten, zu sehen in Abbildung 3.90. Wie gesagt: Die Benutzerdefinierte Animation lsst kaum Wnsche offen!
360

Effekte fr die einzelnen Elemente

Abb. 3.88
Der Aufgabenbereich
Benutzerdefinierte
Animation

Abb. 3.89
Einen Effekt hinzufgen

361

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.90
Noch mehr Effekte

362

Bestimmen Sie, wann der Effekt einsetzen soll. Im Feld Starten lesen Sie Beim
Klicken, was bedeutet, dass der Effekt erst durch einen Mausklick ausgelst
wird. Die Option Mit vorheriger bzw. Nach vorheriger bezieht sich auf den vorherigen bzw. nachfolgenden Effekt. Wenn Sie hier z.B. Mit vorheriger einstellen, beginnt die Schachbrett-Animation, sobald die Folie auf dem Bildschirm
erscheint, also quasi mit dem Folienbergang.

Variieren Sie den Effekt, wenn Sie mchten. Klicken Sie dazu auf den Auswahlpfeil am Feld Richtung. (Achtung: dieses Feld wird je nach eingestelltem
Effekt anders bezeichnet.) Eine anderes Tempo legen Sie ber das Men des
Feldes Geschwindigkeit fest.

Unterhalb der Animationsauflistung gibt es die beiden Schaltflchen mit den


Pfeilen zum ndern der Reihenfolge der Animationen, sofern Sie bereits mehrere Effekte eingestellt haben (bei einem Effekt sind die Schaltflchen logischerweise nicht aktiv).

Klicken Sie auf die Schaltflche Wiedergabe, um die Animation erneut zu testen. Stellen Sie dann weitere Effekte ein. Sie knnen dem ersten Objekt einen
zweiten bzw. mehrere Effekt(e) zuweisen und/oder das nchste Objekt in
Angriff nehmen.

Effekte fr die einzelnen Elemente

Hinweis

Gut zu wissen
Nutzen Sie zum Testen am besten die Bildschirmprsentation, die Sie ber
das gleichnamige Symbol unten im Aufgabenbereich aktivieren. Man sieht
hier besser, wie sich die Einstellungen auswirken. Sie mssen die Prsentation
nicht bis zum Ende durchlaufen lassen. Klicken Sie irgendwo mit der rechten
Maustaste; im Kontextmen gibt es die Option Prsentation beenden.

Die eingestellten Animationen werden automatisch nummeriert und im mittleren


Bereich des Aufgabenbereichs aufgelistet. Links neben den aufgelisteten Effekten
sehen Sie Nummern. Diese Nummern sehen Sie auch auf der Folie neben den Elementen. In der Auflistung kann man die eingestellte Animation durch Anklicken
markieren. Die Einstellungen des markierten Effekts werden im Aufgabenbereich
angezeigt. Sofern Sie einen anderen Effekt auswhlen mchten, klicken Sie auf die
Schaltflche ndern.

Abb. 3.91
Die Auflistung der
eingestellten Animationseffekte

363

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie einem Element bereits einen Effekt zugewiesen haben, erscheint,
sofern die Animation des Elements markiert ist, oben im Aufgabenbereich
nicht mehr Effekt hinzufgen, sondern ndern. Markieren Sie das Element
auf der Folie, knnen Sie einen zweiten Effekt hinzufgen. Diese neue Animation erscheint dann auch in der Auflistung. Davor sehen Sie nun eine 2, ebenso
wie auf der Folie neben dem Element.

Wenn Sie auf den Pfeil der markierten Animation klicken, erhalten Sie ein Men, in
dem Sie ebenfalls den Start des Effekts festlegen knnen. Auerdem finden Sie hier
den Eintrag Effektoptionen.

Abb. 3.92
Das Men der
Animation

364

Effekte fr die einzelnen Elemente

Effektoptionen
Der Dialog Effektoptionen besteht je nach Animation aus in der Regel drei, mitunter
auch nur zwei Registerkarten, die unterschiedliche Optionen zum "Verfeinern" und
Steuern der Animation anbieten.

Abb. 3.93
Die Registerkarte Textanimation

Wurde beispielsweise ein Element animiert, das Text enthlt, lsst sich auf der
Registerkarte Textanimation bestimmen, wie der Text animiert wird, en bloc oder
absatzweise, oder ob die angefgte Form animiert wird oder nur der Text innerhalb
dieser Form.

Abb. 3.94
Registerkarte Effekt

Ferner knnen Sie einstellen, wie die Zeichen des Textes erscheinen: alle gleichzeitig, wort- oder zeichenweise. Diese Mglichkeit bietet die Registerkarte Effekt im
Feld Text animieren.

365

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Auf dieser Registerkarte knnen Sie die Animation auch mit einem Sound unterlegen.

Abb. 3.95
Registerkarte Anzeigedauer

Auf der Registerkarte Anzeigedauer knnen Sie neben den Einstellungen der
Geschwindigkeit und der Art, wie die Animation gestartet wird (die Sie auch im
Aufgabenbereich festlegen knnen), bestimmen, ob der Animationseffekt mit einer
Verzgerung beginnen soll legen Sie dazu im Feld Verzgerung die Sekunden fest
und wie hufig er wiederholt wird. Sie knnen festlegen, dass er gleich zweimal,
dreimal oder noch hufiger ablaufen soll. Mit der Schaltflche Trigger blenden Sie
die Option Effekt starten beim Klicken auf ein. Mit dieser Option klammern Sie eine
Animation aus dem regulren Ablauf der Folie aus. Diese ausgeklammerte Animation wird nur ausgefhrt, wenn Sie auf ein bestimmtes Objekt der Folie klicken.
Sinnvoll ist diese Einstellung zum Beispiel, wenn Sie ein spezielles Element in die
Folien eingefgt haben, das eigens dazu da ist, Animationen auszulsen.

Abb. 3.96
Einen Effekt per Trigger
auslsen

366

Effekte fr die einzelnen Elemente

Der Dialog Effektoptionen bietet auch spezielle Effekte fr Diagramme, allerdings
nur, wenn das Diagramm in PowerPoint erstellt wurde. Importierte Diagramme,
z.B. aus Excel, genieen diese Sonderbehandlung nicht. Die speziellen Effekte fr
Diagramme finden Sie gegebenenfalls auf der Registerkarte Diagrammanimation.
Hier legen Sie fest, ob und wie die Diagrammelemente einzeln animiert werden
sollen.

Abb. 3.97
Diagramm-Effekte
einstellen Registerkarte Diagrammanimation

Tipp

Nicht zu viel des Guten!


Da es so viele interessant oder lustig wirkende Effekte gibt, ist man leicht versucht, zu viel des Guten einzustellen, so dass es schlielich berall flimmert,
blinkt und hpft. Zum Experimentieren ist dies auch sehr sinnvoll, Ihrem Publikum sollten Sie allerdings etwas mehr Ruhe gnnen.

Animationspfade
Ganz neu ist die Mglichkeit, Objekte so zu animieren, dass sie auf einem bestimmten Pfad entlanglaufen. Damit brechen Sie zu neuen Ufern und Abenteuern auf,
denn Sie verlassen die letztendlich ja vorgefertigten Animationen egal, wie viele
es davon gibt.

367

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Am Beispiel eines/des Folienmasters soll diese Mglichkeit genauer betrachtet werden. Beachten Sie bitte: Fr Folienmaster lassen sich nur benutzerdefinierte Animationen einstellen, und alles, was Sie hier festlegen, gilt fr jede Folie der Prsentation.
1

ffnen Sie ber Ansicht>Master>Folienmaster den Folienmaster Ihrer Prsentation.

Aktivieren Sie gegebenenfalls den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation ber Bildschirmprsentation>Benutzerdefinierte Animation.

Markieren Sie, sofern Sie das Beispiel nachvollzogen hatten, das kleine Objekt
links im Titelbereich. Es soll ber der Bildschirmprsentation laufen.

Klicken Sie auf Effekt hinzufgen

Whlen Sie Animationspfade. Das Untermen zeigt, dass Sie diverse Mglichkeiten haben: Sie knnen, wie Sie sehen, mehr oder minder fertige Pfade
benutzen oder ber Benutzerdefinierte Pfade zeichnen einen eigenen Pfad kreieren, entweder in der Variante Freihand oder zusammengesetzt aus Linien
und Kurven. Klicken Sie nach dem Motto "Wenn schon, denn schon" auf Freihand.

Der aktuelle Mauszeiger wandelt sich in ein Zeichenkreuz. Dies bewirkt, dass
der Mauszeiger als eine Art Stift arbeitet. Mit der gedrckter Maustaste zeich-

Abb. 3.98
Einen Animationspfad
auswhlen

368

Effekte fr die einzelnen Elemente

nen Sie die Pfadpunkte bzw. -linien, auf dem sich das Objekt bewegen soll.
Drcken Sie am Ende der Linie die E-Taste, dadurch wird automatisch die
Vorschau angeschaltet.
Abb. 3.99
Den Pfad zeichnen

Stellen Sie nun die Optionen ein: Im Feld Starten, wann die Animation beginnen soll, und im Feld Geschwindigkeit das Tempo. Im Feld Pfad knnen Sie
mit der Option Punkte bearbeiten die Knotenpunkte der Linie sehen und diese
bearbeiten, also den Linienverlauf noch verndern und/oder die Pfadrichtung
umkehren.
Tipp

Gut zu wissen
Zu empfehlen sind hier folgende Einstellungen: Stellen Sie als Startpunkt Beim
Klicken ein oder Nach vorheriger (dann beginnt das Objekt automatisch zu
laufen, also nach dem Folienbergang-Effekt). Auf der ersten Folie bzw. den
weiteren legen Sie dann fr das erste animierte Element Nach vorheriger fest.
Dann luft diese Animation automatisch ab, nachdem das kleine Objekt seinem Animationspfad gefolgt ist.

Denken Sie an die Effektoptionen, die Sie mit dem Auswahlpfeil der Animation ffnen. Der Dialog heit jetzt Benutzerdefinierter Pfad. Hier finden Sie u.a.
die passenden Soundeffekte.
369

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Prsentationseinstellungen
Nachdem die Folien durch bergnge und Animationen fr eine Bildschirmprsentation vorbereitet sind, geht es in diesem und dem folgenden Abschnitt noch um
ein paar grundstzliche Einstellungen.
Links unten auf dem Bildschirm sehen Sie whrend der Prsentation einen kleinen
Pfeil. Mit einem Klick auf diesen Pfeil ffnet sich ein Kontextmen, das bestimmte
Optionen fr den Ablauf der Prsentation enthlt. Da Sie das entsprechende Kontextmen auch erhalten, wenn Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf den
Bildschirm klicken, kann man auf diesen Pfeil genauso gut verzichten bzw. ihn verschwinden lassen. Klicken Sie dazu im Men Extras auf den Eintrag Optionen. Um
den Pfeil auszublenden, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht die Einstellung Schaltflche "Popupmen" einblenden.

Abb. 3.100
Allgemeine Prsentationseinstellungen

Am Ende der Prsentationen knnen Sie die letzte Folie auf dem Bildschirm lassen
oder einen schwarzen Bildschirm zeigen. Um zum Ausdruck zu bringen, dass die
Bildschirmprsentation zu Ende ist, empfiehlt sich die zweite Variante, die Sie ebenfalls auf der Registerkarte Ansicht einstellen. Auerdem mssen die Zuschauer so
nicht die ganze Zeit auf die letzte Folie starren.

370

Effekte fr die einzelnen Elemente

Einstellungen im Dialog Bildschirmprsentation einrichten


ber das Men Bildschirmprsentation rufen Sie den Dialog Bildschirmprsentation
einrichten auf. Hier gibt es einige Einstellungen, die Sie beachten sollten. Wichtig ist
vor allem der Bereich Nchste Folie rechts im Dialog. Wenn Sie Einblendzeiten fr
die Folien festgelegt haben und aus welchen Grnden auch immer zur Einstellung Manuell wechseln, dann sollte als Folienbergang die Einstellung Bei Mausklick aktiviert sein (Bildschirmprsentation>Folienbergang>Bereich Nchste Folie).
Ansonsten stockt die Prsentation bei der Vorfhrung und liee sich durch einen
Mausklick nicht dazu bewegen, weiterzulaufen. Sie mssten das Kontextmen aufrufen und dort auf Weiter klicken, erst dann wrde sich die Prsentation wieder in
Bewegung setzen. Professioneller wirkt es sicherlich, wenn Sie eine Unterbrechung
vermeiden.

Abb. 3.101
Bildschirmprsentation
einrichten

Fr bestimmte Anwender knnte die Einstellung Ansicht an einem Kiosk spannend
sein. Damit erreichen Sie, dass eine Prsentation automatisch wie in einer Endlosschleife abluft, also nach der letzten Folie immer wieder von vorne anfngt, und
zwar so lange, bis jemand gndig die E-Taste drckt. Dauerhaft ablaufende Prsentationen sehen Sie mitunter in Schaufenstern, auf Messen etc.
Die Standardeinstellung, in der Sie bisher gearbeitet haben, nennt sich das Prsentation durch einen Redner. Im Gegensatz zu der Variante Kiosk hat hier der Redner
noch weitgehend das Zepter in der Hand.

371

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Die Bildschirmprsentation vorfhren


Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, um die Bildschirmprsentation einzurichten, ist es einfach, sie vorzufhren.
1

Rufen Sie die gewnschte Prsentation auf und aktivieren Sie die erste Folie.

Klicken Sie auf die Schaltflche Bildschirmprsentation oder im Men Ansicht


auf den Eintrag Bildschirmprsentation, um die Vorfhrung zu starten.

Haben Sie Wiedergabezeiten festgelegt bzw. immer die Startoption Mit oder
Nach vorheriger, luft die Prsentation ohne Ihre Hilfe ab. Wenn Sie keine
Wiedergabezeiten und als Startoption Bei Mausklick eingestellt haben, rufen
Sie die nchste Folie und die Animationen per Mausklick auf.

Klicken Sie unter Umstnden mit der rechten Maustaste, um ein Kontextmen zu erhalten. Mit den Eintrgen dieses Kontextmens knnen Sie die
Prsentation steuern, z.B. die vorhergehende Folie bzw. Animation aufrufen
oder gezielt zu einer Folie springen.

Tipp

Gezieltes Navigieren
Ergnzen Sie die Folien zur gezielteren Navigation gegebenenfalls mit Interaktive Schaltflchen. Sie finden diese Mglichkeit im Men Bildschirmprsentation. Klicken Sie auf die gleichnamige Option, markieren Sie im Untermen
den passenden Eintrag und ziehen Sie die Form auf. Nach dem Aufziehen ffnet sich automatisch der Dialog Aktionseinstellungen. Legen Sie hier im Feld
Hyperlink zu das Ziel fest, zu dem ber die Schaltflche gesprungen werden
soll. Sie knnen auch mit "normalen" Hyperlinks arbeiten und Ziele definieren.
Dieser Vorgang funktioniert genau wie bei Word, blttern Sie also gegebenenfalls zurck zu diesem Kapitel.

Mit der Option Zeigeroption>Stift holen Sie sich einen Stift, mit dem Sie whrend der Prsentation in die Folien schreiben oder zeichnen knnen. Diese
Kritzeleien sind nur temporr, Sie schreiben nicht tatschlich auf die Folien.

Das Kontextmen bietet auch die Option Prsentation beenden, mit der Sie bei lauten Buhrufen jederzeit die Prsentation abbrechen knnen.

372

Die Bildschirmprsentation vorfhren

Pack and Go
Last but not least muss die Mglichkeit in Betracht gezogen werden, dass die Prsentation nicht am heimischen Rechner abgewickelt wird, sondern auf einem Rechner, der irgendwo anders steht. In diesem Fall knnen Sie alle bentigten Dateien
auf eine Diskette kopieren. Als Extra-Bonbon liefert Microsoft ein Abspielprogramm,
das Sie sogar weitergeben drfen. Allerdings untersttzte der Projektor in der Vergangenheit nicht alle Animationen. Testen Sie Ihre Prsentation also mit diesem
Viewer, bevor Sie sich fr eine Prsentation auf den Bahamas anheuern lassen.
Um die Prsentation reisefertig zu machen, mssen Sie sie zunchst einmal ffnen.
1

Klicken Sie im Men Datei auf Pack & Go.

Abb. 3.102
Pack and Go aufrufen

Im ersten Dialog gibt der Assistent einen berblick ber die Schritte, die folgen werden.
Der zweite Dialog gibt Ihnen die Mglichkeit, noch weitere Prsentationen in diesem Durchgang mit einpacken zu lassen.
Danach sind Sie aufgefordert, das Ziellaufwerk oder Verzeichnis anzugeben, in dem
die Prsentation verpackt werden soll.
373

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Abb. 3.103
Auswhlen der Prsentationen, die gepackt
werden sollen

Abb. 3.104
Das Zielverzeichnis
angeben

Abb. 3.105
Was soll zur Prsentation gepackt werden?

374

Die Bildschirmprsentation vorfhren

Bestimmen Sie, was zusammen mit der Prsentation in das Zielverzeichnis kopiert
werden soll.

Abb. 3.106
Den Projektor
hinzufgen

Wenn Sie den Projektor hizufgen mchten, knnen Sie ihn mit der Schaltflche
Den Viewer downloaden aus dem Internet ziehen. Sie gelangen zum Download
Center von Microsoft.
Wenn Sie alle Schritte durchlaufen haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Abb. 3.107
Die Prsentation ist
reisefertig

Am Zielcomputer angekommen, legen Sie ihre Diskette/Datentrger ein und klicken auf die Datei Pgnsetup.Exe, die den Viewer entpackt. Die nachfolgenden
Schritte sind auf Basis des mit dem Office 2000 ausgelieferten Projektors durchgefhrt, da zum Zeitpunkt der Arbeit an diesem Buch der neue Viewer noch nicht
zur Verfgung stand. Es ist aber davon auszugehen, dass der Weg hnlich bleiben
wird.

375

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Wieder mssen Sie festlegen, in welches Verzeichnis die Dateien gelegt werden sollen. Um die Prsentation aus diesem Verzeichnis heraus zu starten, klicken Sie auf
die Datei Ppview32.exe.

Abb. 3.108
Die Prsentation
entpacken

So vorbereitet knnen Sie Ihre Prsentation auf wildfremden Rechnern vorfhren.


Uns bleibt nur noch, Ihnen viel Spa auf den Bahamas zu wnschen.

Zielgruppenorientierte Prsentation
Wollen Sie eine Bildschirmprsentation fr verschiedene Zuhrer einsetzen und sollen je nach Zuhrerschaft unterschiedliche Folien wegfallen oder in einer anderen
Reihenfolge erscheinen, knnen Sie mit dem Befehl Zielgruppenorientierte Prsentation im Men Bildschirmprsentation den gleichnamigen Dialog aufrufen, um verschiedene Versionen einer Prsentation zu verwalten.

Abb. 3.109
Den Dialog Zielgruppenorientierte Prsentation
aufrufen

376

Hilfreiche Links und Newsgroups

Im Dialog Zielgruppenorientierte Prsentation werden die bereits erstellten Prsentationen aufgelistet. Um eine neue Prsentation zu erstellen, klicken Sie auf die
Schaltflche Neu.

Abb. 3.110
Die zielgruppenorientierte Prsentationen
verwalten

Im Dialog Zielgruppenorientierte Prsentation definieren geben Sie der Prsentation


einen Namen und bestimmen, welche Folien Sie bernehmen wollen und in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen.

Abb. 3.111
Folien in der zielgruppenorientierten Prsentation

Hilfreiche Links und Newsgroups


http://www.ppt-faq.de/
http://www.cognosphere.ch/powerpoi.htm
http://www.rdpslides.com/pptfaq/
microsoft.public.de.german.powerpoint

377

PowerPoint Folien und bewegte Bilder

Hilfreiche Tastaturkrzel

378

Tastenkombination

Beschreibung

 oder n oder U

Ausfhrung der nchsten Animation oder


Wechsel zur nchsten Folie

p oder R oder O

Ausfhrung der vorangegangenen Animation


oder Wechsel zur vorhergehenden Folie

Geben Sie die Foliennummer


ein, und drcken Sie dann 

Wechsel zur Folie <Nummer>

b oder .

Anzeige eines schwarzen Bildschirms oder


Rckkehr von einem schwarzen Bildschirm
zur Bildschirmprsentation

w oder ,

Anzeige eines leeren Bildschirms oder Rckkehr von einem leeren Bildschirm zur Bildschirmprsentation

s oder +

Anhalten einer automatischen Bildschirmprsentation oder erneutes Starten

E oder -

Beendigung einer Bildschirmprsentation

Lschung von Notizen auf dem Bildschirm

S+p

Wiedereinblendung eines verborgenen Zeigers und/oder Umwandlung des Zeigers in


einen Stift

Datenverwaltung mit Access


Die Arbeitsumgebung
Eine Datenbank mit Vorlagen
Eine Datenbank mit Assistenten
Mit Tabellen arbeiten
Mit Formularen arbeiten
Mit Berichten arbeiten
Mit Abfragen arbeiten
Datenzugriffsseiten
Daten suchen, finden und ersetzen
Fertig stellen der Datenbank
Wissenswertes

380
383
387
402
437
465
474
491
497
501
511

Datenverwaltung mit Access

In diesem Kapitel werden Sie das Datenbankmanagementsystem Access kennen


lernen. Sofern Sie bisher Ihre Daten mehr oder minder mhsam mit Hilfe von ExcelTabellen verwaltet oder fr Textsammlungen Hunderte von Dokumenten angelegt
haben, machen Sie nun Bekanntschaft mit einer effektiven Arbeitshilfe.
Datenbanken bieten Ihnen darber hinaus die Mglichkeit der vereinfachten
gemeinsamen Verwaltung in Arbeitsgruppen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie
den Zugriff ber ein Netzwerk oder ber das Internet bereitstellen mchten.
Begeben Sie sich auf eine Reise in die professionelle Welt der Datenverwaltung und
stellen Sie fest, wie einfach Sie selbst an der Entwicklung teilnehmen knnen.
In den einzelnen Abschnitten werden Sie lernen, wie man eine Datenbank plant
und notwendige Tabellen zur Datenspeicherung erstellt. Damit Sie Ihre Daten auch
komfortabel bearbeiten und durchsuchen knnen, werden Sie Formulare entwickeln. Schlielich erstellen Sie Berichte, mit deren Hilfe Ihre Daten in Listen dargestellt und fr den Ausdruck vorbereitet werden.

Hinweis

Beispieldatenbanken
Alle Datenbanken, die im Verlauf des Kapitels erstellt werden, finden Sie auch
auf der dem Buch beiliegenden CD. Damit Sie wissen, welche Datenbank im
jeweiligen Abschnitt verwendet wird, werden Sie zu Beginn noch einmal
darauf hingewiesen. Beachten Sie aber unbedingt:
Nachdem Sie die jeweilige Datenbank auf Ihre Festplatte kopiert haben, mssen Sie zuerst den Schreibschutz aufheben. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. ffnen Sie dazu das Kontextmen im Windows-Explorer und
whlen Sie dort die Option Eigenschaften. Entfernen Sie danach das Hkchen
vor der Option Schreibgeschtzt. Schlieen Sie das Dialogfeld wieder. Jetzt
knnen Sie die Datenbank ffnen und mit der Arbeit beginnen.

Die Arbeitsumgebung
Datenbanken stellen besondere Anforderungen an Benutzer und Ersteller. Im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen, wird der Schwerpunkt auf die schnelle
Verarbeitung groer Datenmengen gelegt.

380

Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es zunchst einer schnellen internen Verarbeitung der Daten. Um auch whrend der Erstellungsphase mit wenigen Handgriffen
eine lauffhige Anwendung zu erzeugen, ist eine zustzlich angepasste Arbeitsoberflche notwendig.

Die Arbeitsumgebung

In diesem Abschnitt werden Sie daher einen ersten Einblick in die Arbeitsoberflche
erhalten.

Arbeitsoberflche
Starten Sie Access ber das Start-Men Ihrer Windows-Umgebung. Rufen Sie dazu
mit dem Befehl Start>Programme>Microsoft Access die Anwendung auf.
Die Arbeitsoberflche erscheint und ist zur Erstellung bzw. zum Aufruf einer bestehenden Datenbank bereit.

Abb. 4.1
Die Arbeitsoberflche in
Access

Die wichtigsten Funktionen befinden sich in einem neuen Dialogfenster (dem so


genannten Aufgabenbereich), das in der rechten Hlfte des Bildschirmfensters
angezeigt wird.

Menleiste
Wie bei den anderen Office-Produkten auch erfolgt der Zugriff auf alle Access-Befehle ber die Menleiste.

Abb. 4.2
Die Menleiste in
Access

381

Datenverwaltung mit Access

Nachdem Sie in der Menleiste eine Option ausgewhlt haben, erscheint in


gewohnter Weise das dazugehrige Pulldown-Men.

Abb. 4.3
Das Dropdown-Feld des
Befehls Extras in der
Menleiste

Die Pulldown-Mens weisen in Access an einigen Stellen Besonderheiten auf, die


im weiteren Verlauf des Kapitels nher beschrieben werden.

Symbolleiste
ber die Symbolleiste knnen die wichtigsten Funktionen mit einem Klick aufgerufen werden. Sie stellt eine Auswahl der verfgbaren Befehle dar und kann bei
Bedarf an die eigenen Bedrfnisse angepasst werden.

Abb. 4.4
Die Symbolleiste in
Access

382

Eine Datenbank mit Vorlagen

Eine Datenbank mit Vorlagen


Wenn Sie eine neue Datenbank bentigen, die keine besonderen Anforderungen
erfllen soll, stehen Ihnen die zahlreichen Vorlagen von Access hilfreich zur Seite.
Nach dem Aufruf der Vorlage begleitet Sie Access durch den Erstellungsvorgang.
Sie werden nach allen notwendigen Angaben gefragt und geben bereits die ersten
Stammdaten ein. Dadurch wird die Datenbankentwicklung auch fr relativ ungebte Nutzer mglich.
Im folgenden Beispiel werden Sie eine Adressdatenbank erstellen.
1

ffnen Sie Access, indem Sie den Befehl Start>Programme>Microsoft Access


aufrufen.

Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Mit Vorlage beginnen>Allgemeine


Vorlagen.
Abb. 4.5
Das Auswahlfenster
Vorlagen

Markieren Sie die Vorlage Contact Management und besttigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

Es ffnet sich ein Dialogfeld, das Sie zur Eingabe eines Dateinamens fr die
neue Datenbank auffordert. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Private Adressen.mdb und besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Erstellen.

383

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.6
Den Speicherort der
Datenbank angeben

Im nchsten Dialogfeld weist Sie der Assistent noch einmal darauf hin, um
welchen Datenbanktyp es sich handelt. Fahren Sie mit dem Erstellen fort,
indem Sie auf Weiter klicken.

Sie erhalten nun die Mglichkeit, Ihre Datenbank anzupassen. Nicht bentigte Felder deaktivieren Sie durch einen Klick auf das jeweilige Kontrollkstchen. Im Beispiel belassen Sie es jedoch bei der Vorauswahl und besttigen
mit Weiter.

Abb. 4.7
Access fragt noch
einmal zur Sicherheit

384

Eine Datenbank mit Vorlagen

Abb. 4.8
Die gewnschten Felder
auswhlen

Stellen Sie das Layout der Bildschirmanzeige auf den Wert Standard ein und
klicken Sie auf Weiter.
Abb. 4.9
Das Layout auswhlen

Stellen Sie den Stil fr die gedruckten Berichte ein und besttigen Sie Ihre
Auswahl mit Weiter.

385

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.10
Den Berichtsstil
einstellen

Weisen Sie der Datenbank den Namen Private Adressen hinzu. Dieser Name
ist unabhngig vom Dateinamen und wird spter als berschrift in der Titelleiste der Datenbank angezeigt.

10

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob die Datenbank sofort geffnet


werden soll. Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.
Am Ende des Erstellungsprozesses erhalten Sie eine fertige Datenbank, die
auf Ihre Dateneingaben wartet.

Abb. 4.11
Der Datenbank einen
Namen geben

386

Eine Datenbank mit Assistenten

Tipp

Weitere Vorlagen
Wenn Ihnen die mitgelieferten Vorlagen nicht ausreichen, schauen Sie doch
einfach mal auf die Support-Seite von Microsoft. Um auf die Seite zu gelangen, ffnen Sie in der Menleiste die Option Ansicht>Symbolleisten>Aufgabenbereich. Im Aufgabenbereich whlen Sie den Menbefehl Mit Vorlage
beginnen>Vorlagen auf Microsoft.com. Ihr Browserfenster ffnet sich und leitet Sie zur entsprechenden Seite.

Eine Datenbank mit Assistenten


Mchten Sie lieber eine Datenbank von Grund auf selbst gestalten, bietet Ihnen
Access Untersttzung durch aufeinander abgestimmte Assistenten an.
In den folgenden Schritten werden Sie eine einfache und an Ihre Bedrfnisse angepasste Datenbank zur Verwaltung von Adressen erstellen. In ca. 20 Minuten werden Sie eine Tabelle zur Datenspeicherung und ein Formular zur Dateneingabe
erstellt haben. Zum Schluss werden Sie noch einen Bericht erstellen, der die Ausgabe der Adressen auf dem Drucker ermglicht.

Eine leere Datenbank erstellen


Bevor Sie Ihrer Datenbank Elemente hinzufgen knnen, mssen Sie der Datei, im
Gegensatz zu den anderen Office Produkten, zuerst einen Namen zuweisen und
die noch leere Datenbank abspeichern.
Dieses Vorgehen ist notwendig, da Access nach der Eingabe eines Datensatzes diesen sofort abspeichert. Nur so kann gewhrleistet werden, dass auch bei einer
Unterbrechung der Stromzufuhr Ihre Arbeit nicht im Daten-Nirvana verschwindet
und Sie wieder von vorne beginnen mssen.
1

Um eine neue Datenbank zu erstellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das
Icon Neu. Alternativ whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Neu>Leere
Datenbank.
Das Dialogfenster Neue Datenbankdatei ffnet sich und Sie werden zur Eingabe eines Dateinamens in das Feld Dateiname aufgefordert. Geben Sie der
Datei den Namen Meine Adressen.mdb und besttigen Sie mit einem Klick
auf Erstellen.

Abb. 4.12
Eine neue Datenbank
erstellen

387

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.13
Den Dateinamen
festlegen

Die Datei wird gespeichert und das Datenbankfenster von Access erscheint erneut.

Das Datenbankfenster
Das Datenbankfenster stellt die Schaltzentrale Ihrer Datenbank dar. Alle Elemente,
die im Rahmen der Arbeit mit der Datenbank notwendig sind, werden an dieser
Stelle aufgelistet und stehen zum Zugriff zur Verfgung.

Abb. 4.14
Das Datenbankfenster

388

Eine Datenbank mit Assistenten

Die Steuerungsleiste am linken Seitenrand ermglicht Ihnen den direkten Zugriff


auf die Objekte Ihrer Datenbank, mit deren Hilfe Sie neue Elemente erstellen knnen.
So erhalten Sie beispielsweise ber das Objekt Tabellen Zugriff auf die notwendigen
Assistenten, um ein neues Tabellen-Element zu erstellen.
Bevor Sie tiefer in die einzelnen Elemente einsteigen werden, verschaffen Sie sich
zunchst einen berblick:

Die Objekte des Datenbankfensters

Objekt

Beschreibung

Tabellen

Tabellen dienen der Speicherung Ihrer Daten

Abfragen

Abfragen bilden die Grundlage fr die Funktion einer Datenbank, indem mehrere Tabellen gleichzeitig angezeigt und nach
Wunsch gefiltert werden knnen. Auerdem bieten Abfragen
die Mglichkeit, groe Datenmengen zu aktualisieren und
externe Daten gezielt an vorhandene Tabellen anzufgen.

Formulare

Formulare dienen der bersichtlichen Darstellung der in den


Tabellen enthaltenen Daten

Berichte

In Berichten werden die Daten optisch aufbereitet und zum


Ausdruck vorbereitet

Seiten

Das Objekt Seiten enthlt die Funktionen zur Erstellung von


so genannten Datenzugriffsseiten. Sie dienen dem Zugriff auf
eine Access-Datenbank mit Hilfe eines Webbrowsers. Einsatzgebiet ist die Publizierung der Datenbank im Internet bzw.
Intranet.

Makros

Mit Hilfe von Makros erweitern Sie die Funktionalitt Ihrer


Datenbank, indem Sie Programmablufe automatisieren
knnen

Module

Fr den fortgeschrittenen Nutzer bietet Access mit den


Modulen eine Schnittstelle zur Programmiersprache Visual
Basic an

Gruppen

Mit Hilfe des Objekts Gruppen knnen Sie einzelne Elemente


Ihrer Datenbank fr verschiedene Nutzer bersichtlich anordnen und so deren Bedienung vereinfachen
Tabelle 4.1

389

Datenverwaltung mit Access

Tabellen mit dem Assistenten erstellen


Tabellen bilden den wichtigsten Bestandteil einer Datenbank. In ihnen werden alle
Daten aufbewahrt. Bevor Sie mit der Erstellung von Tabellen beginnen, ist es notwendig, zu klren, welche Daten erfasst werden sollen. Auf die Grundregeln der
Planung einer Datenbank wird spter noch einmal nher eingegangen.
Um eine Tabelle mit Hilfe des Assistenten zu erzeugen, gehen Sie folgendermaen
vor:
1

Klicken Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters auf Tabellen.

Im Hauptfenster auf der rechten Seite erscheinen daraufhin drei Auswahlmglichkeiten. Klicken Sie auf Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten.

Markieren Sie im Listenfeld Beispielfelder den Wert Vorname und klicken Sie
auf die Schaltflche >. Der Wert wird nun dem Listenfeld Felder der neuen
Tabelle hinzugefgt.

Wiederholen Sie den Vorgang fr die Felder Nachname, Adresse, Ort, Postleitzahl, TelefonPrivat, Mobiles Telefon, Faxnummer, EmailAdresse und Geburtsdatum. Bettigen Sie danach Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

Abb. 4.15
Den Tabellen-Assistenten verwenden

390

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.16
Die Feldnamen
auswhlen

Der Tabellen-Assistent erwartet nun die Eingabe des Tabellennamens. Belassen Sie es bei Adressenliste. Die Einstellung Assistent soll Primrschlssel festlegen kann ebenfalls bleiben. Besttigen Sie mit einem Klick auf Weiter.
Abb. 4.17
Den Tabellennamen
eingeben und einen
Primrschlssel
festlegen

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gebeten, Access mitzuteilen, wie Sie weiter vorgehen mchten. Besttigen Sie die Voreinstellung Direkt Daten in die
Tabelle eingeben und klicken Sie auf die Schaltflche Fertig stellen.

Um im weiteren Verlauf mit der Datenbank arbeiten zu knnen, geben Sie


anschlieend einige Datenstze in die geffnete Tabelle ein.
391

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.18
Die Daten in die Tabelle
eingeben

Ihre erste Tabelle ist damit fertig gestellt.

Hinweis CD:
Meine Adressen.mdb

Fertige Beispiele
Damit Sie nicht alle Daten per Hand in die Tabelle eintragen mssen, finden
Sie die hier verwendeten Beispiel-Datenbanken auch auf der beiliegenden CDROM in der Datei Meine Adressen.mdb.

Formulare mit dem Assistenten erstellen


Im vorherigen Abschnitt haben Sie gesehen, dass Tabellen direkt nach deren Erstellung mit Daten gefllt werden knnen. Da in dieser Ansicht aber nicht alle Felder
gleichzeitig auf der Bildschirmoberflche angezeigt werden knnen, bietet Ihnen
Access das Hilfsmittel Formulare an.
Die dort verwendete grafische Oberflche ermglicht eine bessere bersicht und
vereinfacht die Dateneingabe. Erstellen Sie nun mit Hilfe des Formular-Assistenten
in wenigen Schritten ein Formular:
1

392

ffnen Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters den Arbeitsbereich Formulare, indem Sie die entsprechende Schaltflche bettigen.

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.19
Das Datenbankfenster
Formulare

Starten Sie den Assistenten Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten im Datenbankfenster, indem Sie mit der linken Maustaste doppelt auf
die entsprechende Bezeichnung klicken.

Das Dialogfenster des Formular-Assistenten ffnet sich. Im Feld Tabellen/Abfragen werden Sie aufgefordert, eine Tabelle auszuwhlen, auf der das Formular basieren soll. Im Feld Verfgbare Felder sehen Sie die von Ihnen erstellten Felder Ihrer Tabelle. Markieren Sie alle Felder, indem Sie die S-Taste
gedrckt halten, whrend Sie mit der linken Maustaste auf die einzelnen Felder klicken. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Weiter.
Abb. 4.20
Die gewnschten Felder
fr das Formular
auswhlen

393

Datenverwaltung mit Access

Sie knnen nun ein Layout fr Ihre Seiten bestimmen. Belassen Sie es an dieser Stelle bei der voreingestellten Option. Besttigen Sie anschlieend Ihre
Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

Das folgende Dialogfeld zur Auswahl des Formats kennen Sie bereits. Behalten Sie die Einstellung Standard bei und klicken Sie auf Weiter.

Abb. 4.21
Das Layout auswhlen

Abb. 4.22
Ein Format auswhlen

394

Eine Datenbank mit Assistenten

Vor der Fertigstellung des Formulars werden Sie noch gebeten, einen Namen
einzugeben. Nennen Sie das Formular frm_Adressenliste. Klicken Sie danach
auf die Schaltflche Fertig stellen.
Abb. 4.23
Dem Formular einen
Namen geben

Hinweis

Gut zu wissen
Um die Elemente Ihrer Datenbank leichter unterscheiden zu knnen, fgen
Sie am Anfang des Elementnamens ein eindeutiges Prfix hinzu. Benutzen Sie
z.B. frm fr Formulare, abf fr Abfragen und ber fr Berichte.

Ihr Formular wird daraufhin geffnet.

Um zwischen den einzelnen Datenstzen zu wechseln, benutzen Sie die Navigationsschaltflchen am unteren Seitenrand des Formulars. Im weien Feld sehen Sie
dabei gleichzeitig die Datensatznummer des angezeigten Datensatzes. Die Ziffer
am Ende der Navigationsleiste gibt die Gesamtzahl der Datenstze an.

395

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.24
Das fertige Formular
frm_Adressenliste

Abb. 4.25
Die Navigationsschaltflchen im Formular

Die Bedeutung der einzelnen Navigationsschaltflchen wird anhand der folgenden


Tabelle noch einmal erlutert:

Die Funktionen der Navigationsschaltflchen im Formular

Schaltflche

Funktion
Gehe zum ersten Datensatz
Gehe zum vorherigen Datensatz
Gehe zum nchsten Datensatz
Gehe zum letzten Datensatz
Neuen Datensatz einfgen
Tabelle 4.2

396

Eine Datenbank mit Assistenten

Berichte mit dem Assistenten erstellen


Berichte dienen einer bersichtlichen Darstellung der gesammelten Daten und
knnen direkt auf einen Drucker ausgegeben werden. Sie knnen somit den Ausdruck Ihrer Daten individuell gestalten, ohne dabei auf Formulare zurckgreifen zu
mssen.
Mchten Sie beispielsweise nur die Namen und Telefonnummern Ihrer Adressliste
ausgeben, nicht aber die dazugehrigen Kontaktdaten, ermglicht Ihnen der
Bericht den Ausdruck aller 13 Datenstze auf nur einer Seite. Unntige Druckkosten
werden so vermieden, und auerdem sparen Sie Papier!
Um eine Telefonliste mit Hilfe des Berichts-Assistenten zu erstellen, gehen Sie wie
folgt vor:
1

ffnen Sie in der Objektleiste des Datenbankfensters den Arbeitsbereich


Berichte, indem Sie die entsprechende Schaltflche bettigen.
Abb. 4.26
Das Datenbankfenster
Berichte

Wie Sie es bereits von der Erstellung eines Formulars kennen, werden Sie im
nchsten Dialogfeld wieder nach den im Bericht anzuzeigenden Feldern
gefragt. Whlen Sie dieses Mal jedoch nur die Felder Vorname, Nachname
und TelefonPrivat aus und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf
die Schaltflche Weiter.

397

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.27
Die Auswahl der
gewnschten Felder

Abb. 4.28
Die Felder gruppieren

398

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie Ihre Daten nach Feldern gruppieren. Im


Bericht werden daraufhin alle Daten zusammengefasst, die der angegebenen Gruppierungsebene entsprechen. Um Ihre Telefonliste bersichtlicher zu
gestalten, whlen Sie im linken Fenster das Feld Nachname aus und klicken
auf die Schaltflche >, um es als Gruppierungsebene dem Bericht hinzuzufgen. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Weiter.

Eine Datenbank mit Assistenten

Zustzlich zur Gruppierung knnen Sie Ihre Daten noch auf- bzw. absteigend
sortieren lassen, damit Ihre Telefonliste auch bei mehreren hundert Datenstzen noch bersichtlich bleibt. ffnen Sie zu diesem Zweck das obere
Men und whlen Sie das Feld Vorname aus.
Abb. 4.29
Das Feld Vorname im
Bericht sortieren

Hinweis

Gut zu wissen
Schon so manches Mal hat die Bezeichnung auf- bzw. absteigend sortieren
zu Irritationen gefhrt. Leider sieht man erst nach dem Erstellen des Berichts,
was damit gemeint ist. Deshalb an dieser Stelle noch einmal:
aufsteigend = Sortierreihenfolge a, b, c, d, e...
absteigend = Sortierreihenfolge z, y, x, w, v...

Legen Sie nun das Layout Ihres Berichts fest und besttigen Sie mit einem
Klick auf Weiter.

Im nchsten Dialogfeld erhalten Sie die Mglichkeit, ein Format zu bestimmen, d.h., die farbige Gestaltung des Berichts zu beeinflussen. Whlen Sie
das Format Fett aus und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die
Schaltflche Weiter.

399

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.30
Das Layout festlegen

Abb. 4.31
Das Format festlegen

400

Geben Sie dem Bericht zum Schluss noch einen Namen. Um auch hier die
bersicht zu bewahren, fgen Sie am Anfang des Namens ein eindeutiges
Prfix ein, das Sie zuknftig fr alle Berichte verwenden werden. Besttigen
Sie mit einem Klick auf Fertig stellen.

Eine Datenbank mit Assistenten

Abb. 4.32
Dem Bericht einen
Namen geben

Sehen Sie sich nun Ihren Bericht an. Sie werden feststellen, dass Ihre Telefonliste
recht bersichtlich erscheint. Die Sortierung nach Nachnamen erlaubt ein schnelles
Auffinden der jeweiligen Person. Auf die Anzeige von berflssigen Daten, wie z.B.
des Geburtsdatums, wurde verzichtet, so dass eine Seite ausreicht, um alle Daten
auf einen Blick zu erfassen.

Abb. 4.33
Die fertige Telefonliste

401

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Die Demodatenbank Nordwind.mdb


Unabhngig von den Vorlagen liefert Microsoft die Demodatenbank Nordwind.mdb auf der Installations-CD-ROM mit aus. Wenn Sie sich mit Access
intensiv auseinander setzen mchten, finden Sie in dieser Datei Beispiele zu
allen Elementen der Datenbank Access.

Mit Tabellen arbeiten


Nachdem Sie Ihre erste Datenbank mit Hilfe der Assistenten erstellt haben, werden
nun die einzelnen Bestandteile genauer unter die Lupe genommen.
In diesem Abschnitt werden die Grundlagen der Datenbank nher betrachtet.
Zuerst erhalten Sie Hinweise, was bei der Planung einer Datenbank bedacht werden sollte und erfahren, wann man von einer relationalen Datenbank spricht.
Danach erfolgt die praktische Umsetzung anhand eines konkreten Beispiels.
Im Beispiel erstellen Sie Tabellen einer Datenbank, die zur Verwaltung der Mitarbeiterumstze in einem bundesweit arbeitenden Betrieb verwendet wird. Damit die
enthaltenen Daten in optimaler Form gespeichert werden knnen, nehmen Sie
anschlieend noch einige Korrekturen an den Feldeigenschaften vor. Zu guter Letzt
wird erlutert, was man unter einer Beziehung innerhalb einer Datenbank versteht
und wie diese erstellt werden kann.

Planung einer relationalen Datenbank


Bei der Datenbank Access handelt es sich um ein so genanntes relationales Datenbanksystem. Was bedeutet der Zusatz "relational" in diesem Zusammenhang?
Das primre Ziel jeder Datenbank besteht in der nutzerfreundlichen Verwaltung
groer Datenbestnde. Gleichzeitig soll gewhrleistet werden, dass der Speicherplatz so gut wie mglich ausgenutzt wird und unntige Dateneingaben vermieden
werden.
Wie Sie diese Ziele mit Hilfe einer Datenbank in die Praxis umsetzen, soll anhand
des nachfolgenden Beispiels verdeutlicht werden.
Angenommen, Sie besitzen ein Adressbuch, in dem Sie neben den Kontaktdaten zu
jeder Person auch noch bei jedem Treffen einige Gesprchsnotizen aufzeichnen.
Die einfachste Art der Digitalisierung bestnde im Anlegen eines Textdokuments,
402

Mit Tabellen arbeiten

das alle Informationen fortlaufend enthlt. Mchten Sie jedoch nach einem Kriterium in diesem Dokument filtern und diese Daten ausdrucken z.B. alle Personen,
die in Mnchen wohnen so wre dieser Vorgang bereits nicht mehr mglich.
Stattdessen knnten Sie eine Tabelle in Excel anlegen und fr jede Person eine Zeile
mit mehreren Spalten anlegen. In den Spalten wrden Sie die Daten getrennt voneinander aufbewahren, so dass Sie diese mit Hilfe des Filters durchsuchen knnten.
Neben den nur einmal vorkommenden Informationen zu jeder Person, wie z.B.
Postleitzahl, Wohnort etc. mssen Sie aber auch noch die Gesprchsnotizen verwalten. Mchten Sie auch diese in einzelnen Feldern aufbewahren, knnten Sie fr
jede Gesprchsnotiz eine neue Spalte anlegen. Eine gezielte Filterung wre dann
aber nicht mehr mglich, da Sie in mehreren Spalten filtern mssten.
In Access knnen Sie sich diesen Arbeitsaufwand sparen. In dem Sie die Kontaktdaten in einer ersten Tabelle speichern und die Gesprchsnotizen in einer zweiten
Tabelle, bentigen Sie zur Speicherung der Gesprchsnotizen nur noch ein Feld.
Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Mastertabelle (Kontaktdaten) mit der dazugehrigen Detailtabelle (Gesprchsnotizen). Damit Access den
Zusammenhang zwischen beiden Tabellen erkennt, mssen Sie noch eine Beziehung herstellen (vergleichen Sie dazu den Abschnitt "Beziehungen zwischen Tabellen"). Im beschriebenen Fall handelt es sich um eine 1-zu-n-Beziehung (geschrieben:
1:n), da einer Person mehrere Gesprchsnotizen zugeordnet werden knnen.
Mchten Sie eine bereits bestehende Gesprchsnotiz einer zweiten Person zuweisen, um die erneute Eingabe der Information zu vermeiden, bentigen Sie darber
hinaus eine m-zu-n-Beziehung (geschrieben: m:n). Da dieser Beziehungstyp in
Access nicht direkt hergestellt werden kann, erstellen Sie in der Praxis eine dritte
Tabelle, die mit den anderen beiden Tabellen jeweils durch eine 1:n-Beziehung verbunden wird.
Die Aufteilung von Daten in ihre einzelnen (atomaren) Bestandteile und deren
Untergliederung in mehrere Tabellen, die zusammengehrende Datenbestnde
vereinigen, bezeichnet man auch als den Prozess der Normalisierung.
Eine besondere Form der Beziehung ist die so genannte 1-zu-1-Beziehung (geschrieben: 1:1). Im Prinzip handelt es sich bei dieser Variante um eine Tabelle, deren
Inhalte in zwei verschiedene Tabellen ausgelagert wurden. Der Verknpfungstyp 1:1
erlaubt nur die Verbindung zwischen einem Datensatz der Mastertabelle und
einem Datensatz der Detailtabelle. Ein echter Vorteil entsteht daraus nicht, so dass
dieser Verknpfungstyp nur bei Tabellen mit einer groen Anzahl von Feldern zum
Einsatz kommt, um diese bersichtlicher zu gestalten.
Um eine Beziehung zwischen zwei Tabellen herstellen knnen, muss Access in der
Lage sein, die Inhalte beider Tabellen eindeutig zu identifizieren. In der Praxis mchten Sie zum Kontakt Erich Mller schlielich nicht die Notizen anzeigen, die Sie
Laula Lintu zugewiesen haben.

403

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.34
Eine relationale
Datenbank im
Vergleich zur Datenspeicherung in Excel

Damit Access wei, welche Datenstze der Detailtabelle zum Datensatz in der Mastertabelle gehren, muss das Programm diese Information erhalten und speichern
knnen. Diese Aufgabe bernimmt der so genannte Primrschlssel (auch als
Schlsselfeld bezeichnet). Der Inhalt dieses Feldes darf in jeder Tabelle nur ein einziges Mal vorkommen, da ansonsten eine korrekte Zuordnung nicht mehr mglich
und eine Fehlermeldung die Folge ist. Die Eindeutigkeit knnen Sie festlegen, indem
Sie der Feldeigenschaft Indiziert den Wert Ja ohne Duplikate zuweisen. Wird an dieser Stelle der Wert ein zweites Mal eingegeben, verhindert Access dessen Speicherung.
Um diese Aufgabe zu automatisieren, knnen Sie der Mastertabelle auch ein Feld
hinzufgen, das mit dem Felddatentyp Autowert formatiert ist und die Feldeigenschaft Indiziert: Ja ohne Duplikate besitzt. Wird ein neuer Datensatz angelegt, fllt
Access das Feld automatisch mit einem Zahlenwert, der wahlweise um 1 hochgezhlt oder zufllig erzeugt wird.
Der Datensatz Erich Mller erhlt dadurch automatisch einen Zahlenwert, der nur
einmal vorhanden ist und den Datensatz eindeutig identifiziert. Selbst wenn in
Ihrer Datenbank eine zweite Person mit dem Namen Erich Mller auftauchen sollte,
der zufllig auch noch die gleiche Anschrift besitzt, erhalten beide im Auto-WertFeld eine eigene Identifikationsnummer. Trotz gleicher Kontaktdaten knnen die
Datenstze somit von Access differenziert behandelt werden.
Die eigentliche Verbindung der beiden Datenstze findet in der Detailtabelle statt.
In dieser Tabelle muss es ebenfalls ein zustzliches Feld geben, das den Wert des
Primrschlssels der Mastertabelle aufnehmen kann. Fgen Sie nun in Ihrer Datenbank Erich Mller, der die Identifikationsnummer 100 besitzt, eine neue Gesprchsnotiz hinzu, wird diese Identifikationsnummer 100 in ein dafr vorgesehenes Feld
der Detailtabelle bertragen.
404

Mit Tabellen arbeiten

Tipp

Ordentliche Bezeichnungen sind wichtig


Es ist hilfreich, wenn Sie dem Feld des Primrschlssels in der Mastertabelle
und dem entsprechenden Feld zur Speicherung dieses Wertes in der Detailtabelle jeweils den Namen ID und zustzlich eine aussagekrftige Bezeichnung zuweisen. Mchten Sie spter die Felder der Tabelle ndern, werden Sie
sofort daran erinnert, dass diese Felder Schlsselfunktionen einnehmen und
deshalb mit Vorsicht zu behandeln sind.

Eine Tabelle erstellen


Erstellen Sie nun Ihre erste Tabelle und schaffen Sie damit die Basis fr Ihre Datenbank. Ziel ist die Erstellung einer Datenbank zur Verwaltung von Vertriebsmitarbeitern. Es soll mglich sein, die Umstze der einzelnen Mitarbeitern darzustellen und
diese einer Region zuzuordnen.
Um doppelte Datenstze zu vermeiden, ergibt die Auswertung der Daten folgende
Tabellenstruktur:

Der Tabellenaufbau fr die Datenbank Vertriebsmitarbeiter

Name der Tabelle

Felder der Tabelle

Format

tab_Region

RegionID

Auto-Wert

Region

Text (50)

Einwohner

Zahl (Long Integer)

Flche

Zahl (Long Integer)

MitarbeiterID

Autowert

RegionID

Zahl (Long Integer)

Name

Text (50)

Vorname

Text (50)

Telefonnummer

Text (50)

tab_Mitarbeiter

405

Datenverwaltung mit Access

Der Tabellenaufbau fr die Datenbank Vertriebsmitarbeiter (Forts.)

Name der Tabelle

Felder der Tabelle

Format

tab_Umstze

UmsatzID

Autowert

MitarbeiterID

Zahl (Long Integer)

Monat

Datum/Uhrzeit

Umsatz

Zahl (Whrung)
Tabelle 4.3

Erstellen Sie zunchst eine neue Datenbank und geben Sie ihr den Namen
Vertriebsmitarbeiter.mdb.
Abb. 4.35
Die Datenbank anlegen

406

Das Datenbankfenster erscheint. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Objektleiste
das Element Tabelle ausgewhlt haben und klicken Sie auf Erstellt eine
Tabelle in der Entwurfsansicht.

Das leere Entwurfsfenster ffnet sich. Um der Tabelle neue Felder hinzuzufgen, mssen Sie diese manuell eintragen. Klicken Sie in der Spalte Feldname
in die erste Zeile und bernehmen Sie die Angaben der Tabelle tab_Region.

Die Spalte Felddatentyp legt fest, welche Art von Daten in das Feld eingetragen werden drfen. bernehmen Sie vorerst die vorgeschlagenen Werte aus
der Tabelle. Klicken Sie nach der Eingabe aller Daten fr die Tabelle tab_Region auf die Schaltflche Erstellen.

Mit Tabellen arbeiten

Hinweis

Gut zu wissen
Benutzen Sie in der Spalte Feldname ausschlielich Namen ohne Leerzeichen.
Obwohl diese von Access akzeptiert werden, knnen beim Datenaustausch
mit anderen Anwendungen Schwierigkeiten entstehen. Vermeiden Sie auch
unbedingt die Verwendung von Sonderzeichen, wie z.B. [], ! oder Akzentzeichen.

Abb. 4.36
Die Felder der
Datenbank und den
Felddatentyp festlegen

Nachdem alle Werte der Tabelle tab_Region eingetragen sind, speichern Sie
Ihre Eingaben. Schlieen Sie dafr die Tabelle, indem Sie auf die Schaltflche
am oberen rechten Rand des Entwurfsfensters klicken.

Access fragt noch einmal, ob Sie Ihre Eingaben speichern mchten. Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche Ja.
Abb. 4.37
Das Tabellenentwurfsfenster schlieen

407

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Schlieen Sie nicht die gesamte Anwendung


Bei der Arbeit mit Access sind immer mehrere Fenster geffnet. Wenn Sie die
X-Schaltflche zum Schlieen eines Fensters verwenden, benutzen Sie immer
die des innen gelegenen Fensters, ansonsten schlieen Sie die Datenbank
komplett. Aber keine Angst: Ihre Daten und nderungen werden auf jeden
Fall vorher gespeichert!

Abb. 4.38
Die Eingaben speichern

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie einen Namen fr Ihre Tabelle festlegen.
Da Sie im weiteren Verlauf mit mehreren Tabellen arbeiten werden, verwenden Sie auch hier einen zusammengesetzten Namen, der durch einen Unterstrich gekoppelt ist. Geben Sie in das Feld die Bezeichnung tab_Region ein
und klicken Sie auf die Schaltflche OK.

Im nchsten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Access einen Primrschlssel


festlegen soll. Besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche
Ja.

Abb. 4.39
Den Tabellennamen
festlegen

Wiederholen Sie die Schritte auch fr die anderen beiden Tabellen tab_Mitarbeiter
und tab_Umstze.

408

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.40
Einen Primrschlssel
erstellen

Hinweis

Gut zu wissen
Access legt an dieser Stelle einen Primrschlssel an. Wurde whrend der
Tabellenerstellung das erste Feld als AutoWert festgelegt, benutzt Access
automatisch dieses Feld als Primrschlssel. Besitzt das erste Feld jedoch ein
anderes Format, wie z.B. Text, so fgt Access selbststndig ein neues Feld
hinzu und definiert dieses als Primrschlssel.
Sie knnen den Primrschlssel auch whrend der Tabellenerstellung festlegen, indem Sie die entsprechende Zeile markieren, ber die rechte Maustaste
das Kontextmen ffnen und dort den Befehl Primrschlssel anklicken. In
der linken Leiste der Zeile erscheint daraufhin ein kleines Schlsselsymbol.

Feldoptionen anpassen
Bevor Sie mit den Tabellen weiterarbeiten und Daten eingeben knnen, mssen
einige Felder noch nachbearbeitet werden.
Beim Eintrag des Felddatentyps eines Feldes haben Sie bereits ein Format fr die
sptere Verwendung festgelegt. Sehen Sie nun, wie Sie diese Einstellungen weiter
beeinflussen und an Ihre Bedrfnisse anpassen knnen.
Da in Ihrer Datenbank nicht alle Felddatentypen verwendet werden, finden Sie an
dieser Stelle noch einmal eine kurze Zusammenfassung:

409

Datenverwaltung mit Access

Die Felddatentypen im berblick

Felddatentyp

Verwendung

Text

Max. 255 Zeichen Text, Zahlen oder Sonderzeichen

Memo

Max. 64.000 ZeichenText, Zahlen oder Sonderzeichen

Zahl

Max. 16-stellige Zahl

Datum/Uhrzeit

Datum bzw. Uhrzeit

Whrung

Max. 8-stellige Zahl mit Whrungsangabe

AutoWert

Von Access automatisch erzeugte Zahl, die keine


Duplikate enthlt

Ja/Nein

Boolescher Wert (Ja oder Nein)

OLE-Objekt

Objekte (z.B. Grafik)

Hyperlink

Hyperlink-Adresse

Nachschlage-Assistent

Ermglicht die Eingabe von Werten, die spter


ber ein Pulldown-Men vom Benutzer ausgewhlt werden knnen
Tabelle 4.4

Felddatentyp Text
Der Felddatentyp Text stellt den am hufigsten bentigten Felddatentyp in Access
dar. Alle Werte, die nicht lnger als 255 Zeichen sind, alphanummerische Zeichen
enthalten und keiner speziellen Formatierung bedrfen, knnen damit bearbeitet
werden.
Wenn Sie das erste Mal mit Access arbeiten, wird beim Anlegen eines Textfeldes
die maximale Eingabelnge mit 50 Zeichen definiert. Unntige Speicherreservierungen werden dadurch vermieden. Schauen Sie sich dafr noch einmal die Tabelle
tab_Region an.

410

ffnen Sie die Tabelle tab_Region durch einen Doppelklick auf das entsprechende Icon im Datenbankfenster. Die Tabelle ffnet sich daraufhin in der
Datenblattansicht.

Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie in der Symbolleiste auf das


entsprechende Icon.

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.41
Die Tabelle in der
Datenblattansicht

Abb. 4.42
Zur Entwurfsansicht
wechseln

Die Entwurfsansicht erscheint. Nachdem Sie das Feld Region durch Anklicken
markiert haben, sehen Sie auf den Registerkarten im unteren Teil des Fensters die dazugehrigen Eigenschaften. Die Einstellung Feldgre entspricht
mit 50 Zeichen der maximalen Lnge fr alle Bundeslnder.
Abb. 4.43
Die Eigenschaften des
Felddatentyps Text

411

Datenverwaltung mit Access

Die Feldeigenschaften in einer Tabelle

412

Feldeigenschaft

Bedeutung

Feldgre

Legt die Anzahl der maximal zulssigen Zeichen in


einem Feld fest

Format

Je nach Felddatentyp enthlt das Pulldown-Men


unterschiedliche Formatierungsarten, die Sie dem
Feldinhalt zuweisen knnen

Eingabeformat

Die Feldeigenschaft Eingabeformat steht nur bei


den Felddatentypen Text und Datum zur Verfgung. Nachdem Sie das Feld markiert haben,
erscheint eine Schaltflche, die Sie anklicken mssen. Danach ffnen sich ein Dialogfeld, in dem Sie
das gewnschte Eingabeformat auswhlen knnen.

Beschriftung

An dieser Stelle knnen Sie eine Beschriftung fr


das Feld festlegen, die whrend der Erstellung von
Formularen und Berichten als Spaltenname
benutzt wird

Standardwert

Der Eintrag des Feldes Standardwert wird beim


Erzeugen eines neuen Datensatzes automatisch in
das entsprechende Feld bernommen. Nimmt der
Nutzer keine nderungen vor, wird dieser Wert
spter in der Tabelle eingetragen.

Gltigkeitsregel

Mit Hilfe der Gltigkeitsregel knnen Sie die vom


Nutzer eingegebenen Feldinhalte aufgrund einer
an dieser Stelle definierten Regel berprfen. Entspricht der Eintrag nicht der Regel, erscheint die
Gltigkeitsmeldung.

Gltigkeitsmeldung

Das Feld Gltigkeitsmeldung enthlt einen personalisierten Text, der im Falle einer Eingabe, welche die Gltigkeitsregel verletzt, angezeigt wird.
Bleibt das Feld leer, erscheint eine Standardfehlermeldung.

Eingabe erforderlich

Wird der Wert des Feldes auf Ja gesetzt, muss der


Nutzer eine Eingabe im Feld vornehmen

Leere Zeichenfolge

Wird der Wert des Feldes auf Ja gesetzt, wird auch


eine leere Zeichenfolge als Eingabe akzeptiert

Mit Tabellen arbeiten

Die Feldeigenschaften in einer Tabelle (Forts.)

Feldeigenschaft

Bedeutung

Indiziert

Die Indizierung ermglicht eine beschleunigte


Durchsuchung des Feldinhalts. Wird der Wert des
Feldes auf Ja ohne Duplikate gesetzt, verhindert
Access die Eingabe eines Wertes, der bereits in der
Datenbank vorhanden ist.

Unicode-Kompression

Ist die Unicode-Kompression auf Ja eingestellt, werden alle Zeichen, die in einem Byte gespeichert werden knnen, komprimiert. Der Speicherbedarf verringert sich dadurch, die Arbeitsgeschwindigkeit sinkt
jedoch.

IME-Modus

Nur zur Eingabe von ostasiatischen Texten notwendig

IME-Satzmodus

Nur zur Eingabe von ostasiatischen Texten notwendig


Tabelle 4.5

ndern Sie auerdem den Feldeintrag Leere Zeichenfolge auf Nein. Sie verhindern somit, dass der Nutzer das Feld leer lsst, da die Eingabe von Einwohnern ohne gleichzeitige Angabe einer Region nicht sinnvoll wre. Schlieen
Sie anschlieend das Tabellenfenster.
Tipp

nderung der Feldgre fr Textfelder


Sie knnen die Feldgre fr Textfelder auch generell ndern. ffnen Sie dazu
in der Menleiste unter Extras>Optionen die Registerkarte Tabellen/Abfragen
und passen Sie die Standardfeldgre fr Felder des Typs Text an.

Bevor die Daten gespeichert werden, weist Access Sie darauf hin, dass die
Regeln fr die Datenintegritt gendert wurden. Da Sie im Feld Region ab
jetzt keine Leerfelder mehr zulassen, wrden Datenstze ohne einen Inhalt
in diesem Feld nicht mehr gltig sein. Bereits vorhandene Datenstze ohne
einen Eintrag wrden daraufhin unwiderruflich gelscht. Besttigen Sie die
Meldung mit einem Klick auf Ja.
413

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.44
Die Sicherheitsmeldung
zur Datenintegritt

Telefonnummern
Werfen Sie erneut einen Blick auf die Tabelle tab_Mitarbeiter an. Vielleicht wundert
es Sie, dass das Feld Telefonnummer mit dem Felddatentyp Text formatiert wurde.
Da zur Trennung von Vorwahl und Rufnummer in der Regel Klammern oder ein
Bindestrich eingesetzt werden, wrde der Felddatentyp Zahl eine Fehlermeldung
nach sich ziehen. Eine Formatierung mit dem Felddatentyp Text hingegen erlaubt
diese Sonderzeichen. Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise besteht darin,
dass man mit Textfeldern keine Berechnungen durchfhren kann was jedoch bei
Telefonnummern nur selten vorkommen drfte!
1

ffnen Sie die Tabelle tab_Mitarbeiter im Entwurfsfenster und markieren Sie


das Feld Telefonnummer. Um dem Nutzer die Eingabe der Telefonnummer
zu erleichtern, soll dem Textfeld eine Standardformatierung zugewiesen werden.

Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Allgemein geffnet ist und klicken Sie
in das Feld Eingabeformat.

Rechts neben dem Feld erscheint daraufhin eine Schaltflche, die Sie durch
einen Klick aktivieren.

Abb. 4.45
Die Tabelle tab_Mitarbeiter in der
Entwurfsansicht

414

Mit Tabellen arbeiten

Der Eingabeformat-Assistent erscheint. Mit seiner Hilfe knnen Sie das Format des Textfeldes beeinflussen. Markieren Sie das Format fr Telefonnummern und besttigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltflche
Weiter.
Abb. 4.46
Der Eingabeformat-Assistent

Sie knnen die Telefonnummern innerhalb Ihrer Tabelle mit bzw. ohne die
angegebenen Symbole speichern. Der Eingabeformat-Assistent schlgt Ihnen
standardmig die Speicherung ohne Symbole vor. ndern Sie diese Einstellung und aktivieren Sie stattdessen die Speicherung mit Symbolen. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

Abb. 4.47
Die Symbole in Tabelle
speichern

415

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen
Mehr Informationen zu Eingabeformaten finden Sie in der Onlinehilfe unter
den Schlagworten Eingabeformat; Zahl>Eingabesyntax und Beispiele.

Felddatentyp Memo
Der Felddatentyp Memo ermglicht Ihnen die Eingabe von lngeren Texten, die 255
Zeichen berschreiten. Wird das Memofeld innerhalb eines Formulars verwendet,
knnen auerdem Zeilenumbrche verwendet und angezeigt werden.
In den lteren Versionen konnte dieser Felddatentyp nicht indiziert werden, was
sich negativ auf die Suchgeschwindigkeit auswirkte. Seit Access XP ist dieses Problem behoben. Wird das Memofeld innerhalb von Berichten zur Gruppierung der
Daten verwendet, knnen jedoch nur die ersten 255 Zeichen zur Sortierung genutzt
werden.

Felddatentyp Zahl
Wenn Sie innerhalb von Access mit Feldinhalten Rechenoperationen durchfhren
mchten, mssen die Felder den Felddatentyp Zahl erhalten. Damit die Vergeudung von Speicherplatz vermieden wird, stehen Ihnen innerhalb der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Allgemein>Feldgre verschiedene Optionen zur Verfgung.

Abb. 4.48
Das Pulldown-Men
Feldgre des
Felddatentyps Zahl

416

Mit Tabellen arbeiten

Tipp

Feldgren immer optimal definieren


In der Planungsphase der Datenbank sollten Felder vom Typ Zahl einer
genaueren Betrachtung unterzogen werden. Stellt sich in der spteren Verwendung heraus, dass die Feldgre nicht optimal eingestellt war und eine
nderung vorgenommen werden muss, knnen Datenverluste nicht ausgeschlossen werden.

Die Eigenschaft Feldgre des Felddatentyps Zahl

Option

Wertebereich

Speicherplatz

Byte

Ganze Zahlen zwischen 0 und 255

1 Byte

Integer

Ganze Zahlen zwischen -32.768 und 32.767

2 Byte

Long Integer

Ganze Zahlen zwischen -2.147.483.648 und


2.147.483.647

4 Byte

Single

Zahlen mit max. 7 Nachkommazahlen

4 Byte

Double

Zahlen mit max. 15 Nachkommazahlen

8 Byte

Replikations-ID

So genannte Global Unique Identifier (GUID), 16 Byte


der bei Replikationen verwendet wird

Dezimal

Zahlen von -1028 bis 1028 mit max. 28 Nachkommastellen

12 Byte
Tabelle 4.6

Sie finden alle Werte auf der Registerkarte Allgemein>Feldgre.


Da in der Beispieldatenbank Vertriebsmitarbeiter.mdb nur Zahlen mit der Feldgre
Long Integer verwendet werden, knnen Sie die Voreinstellungen beibehalten.

Felddatentyp Datum/Uhrzeit
Der Felddatentyp Datum/Uhrzeit ist ausschlielich fr entsprechende Eingaben
reserviert. Durch die spezielle Behandlung der Daten wird es sogar mglich, mit
Datumsangaben zu rechnen. So kann z.B. mit Hilfe des Geburtsdatums und unter
Zuhilfenahme des aktuellen Datums das Alter berechnet werden.
417

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.49
Die Feldgre
einstellen

Da Datums- und Uhrzeitangaben in verschiedenen Formaten verwendet werden,


kann das Erscheinungsbild im Entwurfsmodus gendert werden. Schauen Sie sich
das Beispiel in der Tabelle tab_Umstze an, indem Sie auf das Feld Monat klicken.
In der sich ffnenden Registerkarte Allgemein klicken Sie in das Feld Format und ffnen das Pulldown-Men.

Abb. 4.50
Formate des
Felddatentyps Datum/
Uhrzeit

An dieser Stelle knnen Sie auswhlen, ob das Feld ein Datum, eine Uhrzeit oder
beide Angaben enthalten soll und wie diese angezeigt werden.

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Eingabeformat aktivieren, erhalten Sie weitere Mglichkeiten zur Beeinflussung der Daten whrend
der Eingabe.

418

Mit Tabellen arbeiten

In manchen Fllen kann es sinnvoll sein, vollautomatisch das aktuelle Tagesdatum


in einem Datensatz zu speichern.
Um sich die Eingabe dieses Wertes zu ersparen, klicken Sie in der Entwurfsansicht
auf die Registerkarte Allgemein und aktivieren die Option Standardwert. Am rechten
Zeilenende erscheint eine kleine Schaltflche. Aktivieren Sie diese mit einem Klick.

Abb. 4.51
Einen Standardwert
bestimmen

Es ffnet sich der Ausdrucks-Generator. Klicken Sie in der unteren Hlfte des Fensters auf Funktionen und dort auf den Ordner Eingebaute Funktionen. Im mittleren
Fenster erscheint daraufhin eine Auswahlliste. Klicken Sie auf Datum/Uhrzeit, so
dass im rechten Fenster die dazugehrigen Optionen geffnet werden. Klicken Sie
nun doppelt auf den Wert Datum und besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick
auf die Schaltflche OK.

Abb. 4.52
Der Ausdrucks-Generator

Der Standardwert wurde angepasst und die Funktion Datum() als Standardwert
eingefgt.

419

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.53
Der Standardwert
Aktuelles Datum in der
Entwurfsansicht

Wenn Sie anschlieend Ihre Tabelle ffnen und einen neuen Datensatz anlegen,
wird im Datumsfeld das aktuelle Tagesdatum vollautomatisch gespeichert. Eine
solche Vorgehensweise empfiehlt sich z.B. in Datenbanken, in denen zu einem spteren Zeitpunkt nachvollzogen werden soll, wann der Datensatz hinzugefgt wurde.

Felddatentyp Whrung
Der Felddatentyp Whrung wird ausschlielich zur Speicherung von Geldwerten
bentigt. Der Vorteil besteht in der automatischen Formatierung des Betrags unter
Hinzufgung der jeweiligen Whrungsangabe.
1

ffnen Sie nun die Tabelle tab_Umstze in der Entwurfsansicht und markieren Sie das Feld Umsatz, indem Sie das Feld mit dem Mauszeiger anklicken.

Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein in die Option Format und ffnen
Sie das Pulldown-Men. Whlen Sie das Format Whrung aus.

Um sicherzustellen, dass alle Angaben mit maximal zwei Nachkommastellen


angezeigt werden, klicken Sie in der Registerkarte Allgemein auf die Option
Dezimalstellenanzeige und ffnen das Pulldown-Men. Legen Sie das
gewnschte Format fest, indem Sie auf die Zahl 2 klicken.

Abb. 4.54
Das Whrungsformat
festlegen

420

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.55
Die Anzahl der Dezimalstellen festlegen

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie das Format Whrung ausgewhlt haben, legt Access die Nachkommastellen automatisch auf zwei Stellen nach dem Komma fest. Vielleicht fragen Sie sich nun, weshalb man zustzlich die Mglichkeit zur Einstellung der
Nachkommastellen erhlt? Die Erklrung ist simpel: In einigen Branchen (z.B.
Bankwesen) wird tatschlich mit mehr Stellen nach dem Komma gerechnet,
so dass die Option zur manuellen Einstellung einen Sinn ergibt.

Felddatentyp Ja/Nein
Mit Hilfe des Felddatentyps Ja/Nein knnen Sie die Werte Null (0) und Eins (1) speichern. Meist kommt dieser Typ zur Anwendung, wenn Datenstze markiert werden
sollen, um anhand dessen ausgewertet werden zu knnen.
So knnen Sie beispielsweise ein Ja/Nein-Feld als Markierungsfeld verwenden, um
unter Verwendung der Filterfunktion alle entsprechenden Datenstze anzuzeigen
bzw. auszudrucken.

Felddatentyp OLE-Objekt
OLE-Objekte (= Object Linking and Embedding) ermglichen die Speicherung von
Objekten innerhalb der Datenbank. In Access dienen sie meist zur Speicherung von
Bildern.
Mit diesem Felddatentyp ist aber auch die Einbettung von Objekten anderer OfficeAnwendungen mglich, wie z.B. eines Excel-Charts.
421

Datenverwaltung mit Access

Felddatentyp Hyperlink
Wird als Felddatentyp Hyperlink festgelegt, knnen Sie durch einen Klick auf den
Feldinhalt direkt eine Internetadresse ansteuern. Die Eingabe des Protokolls http://
entfllt und wird von Access automatisch vorgenommen. Um einen funktionstchtigen Hyperlink zu erhalten, bedarf es also nur der Eingabe des Zielhosts, wie z.B.
www.fireball.de.
Um den Hyperlink von anderen Eingaben zu unterscheiden, wird der sichtbare Text
in blauer Farbe dargestellt.

Abb. 4.56
Die Hyperlinks in der
Datenblattansicht

Sie knnen Hyperlinks auerdem beeinflussen, indem Sie den Mauszeiger ber den
entsprechenden Hyperlink bewegen und dann per Klick auf die rechte Maustaste
das Kontextmen ffnen.

Abb. 4.57
Das Kontextmen
Hyperlinks

Im unteren Auswahlfenster knnen Sie dem Hyperlink ber die Option Text anzeigen einen alternativen Titel zuweisen. Wenn Sie an dieser Stelle den Titel Such422

Mit Tabellen arbeiten

maschine Fireball eintragen, sehen Sie diesen Eintrag spter auch in der Tabelle. Der
darunter liegende Hyperlink enthlt jedoch weiterhin den Eintrag http://www.fireball.de/.

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie im Kontextmen den Befehl Hyperlink bearbeiten whlen, besteht
die Mglichkeit, auch nachtrglich die Zieladresse anzupassen. Auch E-MailAdressen knnen damit als Hyperlink hinterlegt werden. Sie mssen dazu
lediglich das Prfix http:// durch mailto: ersetzen.

Felddatentyp Nachschlage-Assistent
Ein uerst ntzliches Instrument bietet Ihnen Access in Form des Nachschlage-Assistenten.
Angenommen, Sie mchten die Muttersprache jedes Mitarbeiters in Ihrer Datenbank notieren. Das wre sinnvoll, um bei Anfragen eines fremdsprachigen Kunden
schnell auf betriebsinterne Ressourcen zurckgreifen zu knnen. Um sich wiederholende Texteingaben zu ersparen, wrden Sie eine zweite Tabelle anlegen, in der
Sie ausschlielich die Sprache notieren.
Solange es sich um wenige Werte handelt, knnen Sie sich diese Arbeit aber auch
sparen, indem Sie die Sprachen in eine so genannte Werteliste eintragen, die Sie
mit dem Nachschlage-Assistenten generieren.
1

ffnen Sie die Tabelle tab_Mitarbeiter in der Entwurfsansicht.

Da Sie die Angabe der Muttersprache vor dem Namen eintragen mchten,
bentigen Sie eine Leerzeile. Markieren Sie dafr die Zeile Name, indem Sie
mit der Maus auf das Feld links neben dem Feldnamen klicken.

ffnen Sie das Kontextmen, indem Sie auf die rechte Maustaste klicken,
und whlen Sie die Option Zeilen einfgen.

Geben Sie anschlieend in die Spalte die Bezeichnung Feldname Muttersprache ein.

Klicken Sie in die Spalte Felddatentyp und markieren Sie die Option Nachschlage-Assistent.

423

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.58
Eine Zeile markieren

Abb. 4.59
Eine leere Zeile
einfgen

Abb. 4.60
Den Nachschlage-Assistenten ffnen

424

Der Nachschlage-Assistent fragt nun nach der Herkunft der Daten. ndern
Sie die Voreinstellung und aktivieren Sie die Option Ich mchte selbst Werte
in die Liste eingeben.

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.61
Die Herkunft der Werte
auswhlen

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen Daten, die im Nachschlage-Assistent verwendet werden, auch aus
einer bestehenden Tabelle beziehen. Belassen Sie es dann bei der Standardvorgabe und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Voraussetzung ist
jedoch, dass die Tabelle bereits existiert.

Geben Sie anschlieend die Werte in das Feld ein. Falls Sie mehrere Spalten
bentigen, knnen Sie diese erzeugen, indem Sie unter Spaltenanzahl den
Wert entsprechend erhhen. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick
auf die Schaltflche Weiter.

Behalten Sie im nchsten Dialogfeld die Voreinstellung fr die Beschriftung


bei und besttigen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen.

ffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht und markieren Sie das Feld
Muttersprache. Sie knnen nun in der Auswahlliste einen Wert markieren,
um diesen als Feldwert zu bertragen.

425

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.62
Neue Werte im
Nachschlage-Assistenten eingeben

Abb. 4.63
Eine Beschriftung
hinzufgen

Abb. 4.64
Das Nachschlagefeld in
der Datenblattansicht

426

Mit Tabellen arbeiten

Wenn Sie die Eingabe von Werten verhindern wollen, die nicht in der Liste enthalten sind, muss eine weitere Einstellung vorgenommen werden.
ffnen Sie dazu noch einmal die Tabelle in der Entwurfsansicht und markieren Sie
das Feld Muttersprache. Aktivieren Sie die Registerkarte Nachschlagen in der unteren
Hlfte der Anzeige. ndern Sie nun den Wert Nur Listeneintrge auf Ja.

Abb. 4.65
Die Option Nur Listeneintrge in Tabelle
bernehmen

Versucht der Benutzer anschlieend, einen Wert in die Tabelle einzugeben, der
nicht in der Liste enthalten ist, ffnet sich folgende Fehlermeldung:

Abb. 4.66
Die Fehlermeldung bei
Eingabe eines nicht
vorhandenen Wertes

Allgemeine Feldformatierungen
Im vorherigen Abschnitt wurden die speziellen Optionen der Felddatentypen erlutert. Einige Optionen sind hingegen generell verfgbar und werden deshalb an dieser Stelle beschrieben.

Option Beschriftung
Unabhngig vom Feldnamen knnen Sie in der Registerkarte Allgemein die Option
Beschriftung einstellen. Die hier vorgenommenen Eingaben werden spter in Formularen oder Berichten benutzt, um die Beschriftungsfelder mit einer aussagekrftigen Bezeichnung zu versehen.

427

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.67
Eine Beschriftung
festlegen

Tipp

Achten Sie auf verstndliche Bezeichnungen


Wenn Sie als Feldnamen eine fr den Nutzer verstndliche Bezeichnung verwenden, kann die Angabe im Feld Beschriftung entfallen. Enthlt der Feldname Leer- oder Sonderzeichen, mssen Sie jedoch weiterhin das Feld
Beschriftung benutzen, da dieser Text an keine einschrnkenden Namenskonventionen gebunden ist.

Option Standardwert
In einigen Fllen werden Sie Felder verwenden, in denen ein Wert besonders hufig
eingetragen werden soll. Mit der Option Standardwert knnen Sie diesen Wert voreinstellen. Gibt der Nutzer einen Datensatz ein, ist das entsprechende Feld bereits
mit dem Standardwert gefllt. Nur wenn ein anderer Wert eingegeben werden soll,
muss der Nutzer diesen manuell ndern. Ansonsten reicht es aus, den Eintrag zu
besttigen.

Abb. 4.68
Einen Standardwert
festlegen

428

Mit Tabellen arbeiten

Option Gltigkeitsregel/Gltigkeitsmeldung
Mit Hilfe der Option Gltigkeitsregel knnen Sie den Eingabebereich in einem Feld
auf erlaubte Werte eingrenzen. Dies ist sinnvoll, wenn ungltigen Eingaben durch
den Benutzer vorgebeugt werden soll.
Mchten Sie beispielsweise ein Feld zur Eingabe von Postleitzahlen einfgen, so
legen Sie hierfr folgende Gltigkeitsregel fest:

Abb. 4.69
Die Gltigkeitsregel fr
Postleitzahlen festlegen

Erlaubt sind demnach alle Eingaben, die weder den Wert 0 noch Werte grer als
99.999 enthalten.
Falls der Nutzer dennoch einen nicht zulssigen Wert eingibt, soll er von Access
entsprechend informiert werden. Da die Standardfehlermeldung nicht besonders
aussagekrftig ist, knnen Sie in der Option Gltigkeitsmeldung einen alternativen
Text eintragen. Wird nun ein falscher Wert eingegeben, erscheint Ihre personalisierte Meldung auf dem Bildschirm.

Abb. 4.70
Eine personalisierte
Fehlermeldung nach
nicht zulssiger Eingabe

Hier noch eine Auswahl weiterer Einstellungen, um Gltigkeitsregeln zu definieren:

Zulssige Gltigkeitsregeln in Access

Gltigkeitsregel

Bedeutung

Wie "ID?????"

Wert muss mit ID beginnen und fnf weitere Zeichen enthalten


429

Datenverwaltung mit Access

Zulssige Gltigkeitsregeln in Access (Forts.)

Gltigkeitsregel

Bedeutung

< 1000

Wert muss kleiner als 1.000 sein

> 5000 Oder Ist Null

Wert muss grer 5.000 sein oder muss leer bleiben

<>0

Wert darf nicht Null sein

<#01.01.1999#

Datum muss vor dem 1.1.1999 liegen


Tabelle 4.7

Tipp

Weitere Infos zu der ValidationRule-Eigenschaft


Mehr Informationen zum Einstellen der Gltigkeitsregeln erhalten Sie, wenn
Sie in der Onlinehilfe nach dem Stichwort ValidationRule-Eigenschaft suchen
oder mit der Direkthilfe das Eingabefeld auswhlen.

Option Eingabe erforderlich


Verwenden Sie die Option Eingabe erforderlich, wenn Sie eine Eingabe erzwingen
mchten. Sie aktivieren die Option, indem Sie den entsprechenden Schalter auf Ja
stellen. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang aber, dass der Datensatz nicht verlassen werden kann, solange keine Eingabe erfolgt ist.

Option Indiziert
Die Option Indiziert nimmt in Access eine Schlsselrolle ein. Funktionell leistet die
Indizierung:
Eine beschleunigte Suchfunktion in indizierten Feldern unter Zuhilfenahme
von Abfragen, Filtern oder einer Volltextsuche.
Verhinderung von Doubletten, d.h. Datenstzen mit gleichem Inhalt.
Sie aktivieren die Indizierung fr ein Feld, indem Sie in der Entwurfsansicht auf der
Registerkarte Allgemein in die Option Indiziert klicken und die gewnschte Einstellung auswhlen.

430

Mit Tabellen arbeiten

Abb. 4.71
Die Einstelloptionen zur
Indizierung

Hinweis

Gut zu wissen
Indizierte Felder erhhen die Geschwindigkeit der Suchfunktion erheblich.
Access muss jedoch intern fr jeden Index eine eigene Verwaltung aufbauen,
und das kostet Zeit und Rechenleistung. berlegen Sie daher vor dem Einsetzen dieser Funktion, ob eine Indizierung fr das jeweilige Feld wirklich sinnvoll
ist.

Die Einstellungsmglichkeiten bedeuten:

Die Einstellungsmglichkeiten fr indizierte Felder

Einstellung

Bedeutung

Verwendung

Nein

Feldinhalt wird nicht indiziert

Felder, die nicht hufig durchsucht


werden (z.B. Umsatz, Einwohner)

Ja (Duplikate mglich) Feldinhalt wird indiziert, doppelte


Eintragungen drfen vorkommen

Felder, die hufig durchsucht werden


(z.B. Name, Postleitzahl etc.)

Ja (Ohne Duplikate)

Felder, die als Primrschlssel dienen


oder andere Inhalte besitzen, welche
nur einmal vorkommen drfen4

Feldinhalt wird indiziert, doppelte Eintragungen werden nicht zugelassen

Tabelle 4.8

431

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Fehlt!!!!!!
Mehr Informationen zum Indizieren von Feldern erhalten Sie in der Onlinehilfe
unter dem Stichwort Index(ed)-Eigenschaft (Indiziert).

Option IME-Modus
Die Option IME-Modus (IME = Input Message Editor) wird nur bentigt, wenn Sie
Access-Datenbanken in asiatischen Sprachen verwenden.

Hinweis

Gut zu wissen
Um sich mit den verschiedenen Formatierungen von Tabellen vertraut zu
machen, erstellen Sie mit Hilfe der Vorlagen einige Demo-Datenbanken. ffnen Sie danach eine Datenbank und kontrollieren Sie die von Access zugewiesenen Formate.

Beziehungen zwischen Tabellen


Sie haben nun alle Tabellen erstellt und die notwendigen Format-Einstellungen vorgenommen. Damit Access spter wei, welche Daten miteinander im Verbindung
stehen sollen, mssen Sie diese Informationen noch mitteilen.
In Access nennen sich diese Verbindungen Beziehungen. Um eine Beziehung zwischen zwei Tabellen herzustellen, mssen folgende Bedingungen erfllt sein:
Es muss eine Master- und eine Detailtabelle vorhanden sein.
Die Mastertabelle muss ein Feld enthalten, das eindeutige Werte besitzt und
mit der Feldeigenschaft Indiziert: Ja ohne Duplikate versehen ist.
Das indizierte Feld der Mastertabelle muss als Primrschlssel deklariert sein.

432

Mit Tabellen arbeiten

Die Detailtabelle muss ein Feld enthalten, das mit dem gleichen Felddatentyp
wie der Primrschlssel der Mastertabelle versehen ist. Ausnahme: Ist der Primrschlssel der Mastertabelle mit dem Felddatentyp AutoWert erzeugt
worden, muss die Detailtabelle ein Feld mit dem Felddatentyp Zahl besitzen,
das mit der Feldgre Long Integer formatiert ist.
Um die drei Tabellen Ihrer Datenbank miteinander zu verbinden, werden zwei
Beziehungen bentigt.
Zuerst werden Sie eine Beziehung zwischen der Region und den Mitarbeitern herstellen. In diesem Stadium nimmt die Tabelle tab_Region die Funktion der Mastertabelle ein, die Tabelle tab_Mitarbeiter hingegen die Funktion der Detailtabelle.
Danach werden Sie die Mitarbeiter mit deren Umstzen in Beziehung setzen. Die
Tabelle tab_Mitarbeiter wird in diesem Fall zur Mastertabelle und die Tabelle
tab_Umsaetze zur Detailtabelle.
Es wird deutlich, dass die Begriffe Master- und Detailtabelle immer im Bezug zur
jeweiligen Funktion zu sehen sind. Eine Tabelle kann demnach sowohl Master- als
auch Detailtabelle sein.
Um die Beziehung zwischen den Feldern herzustellen, bietet Access ein Hilfsmittel
an, das als Beziehungsfenster bezeichnet wird.
1

Sie ffnen das Dialogfeld Beziehungen, indem Sie in der Menleiste den
Befehl Extras>Beziehungen aufrufen.
Abb. 4.72
Das Fenster Beziehungen

433

Datenverwaltung mit Access

Bevor Sie die Beziehungen erstellen knnen, mssen Sie zuerst die betroffenen Tabellen zum Fenster Beziehungen hinzufgen. Markieren Sie dazu jede
Tabelle im Dialogfenster Tabelle anzeigen, indem Sie sie mit dem Mauszeiger
markieren und danach die Schaltflche Hinzufgen bettigen.
Abb. 4.73
Die Tabellen zum
Fenster Beziehungen
hinzufgen

Nachdem Sie alle Tabellen eingefgt haben, schlieen Sie das Fenster Tabelle
anzeigen durch einen Klick auf die entsprechende Schaltflche.

Legen Sie nun die erste Beziehung fest. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf
das Feld RegionID der Tabelle tab_Region und halten Sie die linke Maustaste
gedrckt. Ziehen Sie anschlieend den Mauszeiger bei gedrckter Maustaste
ber das Feld RegionID in der Tabelle tab_Mitarbeiter und lassen Sie die
Maustaste wieder los. Es ffnet sich das Fenster Beziehungen bearbeiten.
Abb. 4.74
Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten

434

Mit Tabellen arbeiten

Aktivieren Sie die referenzielle Integritt, indem Sie das passende Kontrollkstchen aktivieren. Besttigen Sie anschlieend Ihre nderungen mit einem
Klick auf die Schaltflche Erstellen.

Die Optionen einer Beziehung zwischen Master- und Detailtabelle

Kontrollkstchen

Bedeutung

Mit referenzieller Integritt

Prft die Gltigkeit einer Verknpfung zwischen


Master- und Detailtabelle. Sind die Felder Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder und
Lschweitergabe an verwandte Datenstze deaktiviert, verhindert die referenzielle Integritt die
Lschung eines Datensatzes in der Mastertabelle, solange dazugehrige Datenstze in der
Detailtabelle vorhanden sind. Um eine referenzielle Integritt zu aktivieren, mssen beide Felder den gleichen Felddatentyp besitzen.

Aktualisierungsweitergabe
an verwandte Felder

Wird das Kontrollkstchen aktiviert, werden nderungen der Mastertabelle auch an die verbundenen Detaildatenstze weitergegeben.

Lschweitergabe an
verwandte Datenstze

Wird das Kontrollkstchen aktiviert, erfolgt bei


Lschung eines Datensatzes der Mastertabelle
auch die Lschung aller dazugehrigen Datenstze in der Detailtabelle. Beachten Sie jedoch,
dass diese Option nicht immer erwnscht ist,
und aktivieren Sie die Funktion deshalb mit
Bedacht!
Tabelle 4.9

Schauen Sie sich nun die Vernderungen im Fenster Beziehungen an: Zwischen den
Tabellen tab_Region und tab_Mitarbeiter zeigt sich jetzt eine Linie, die die Beziehung zwischen den Tabellen grafisch verdeutlicht.
Die Zahl 1 und das Brillensymbol ber der Linie verdeutlichen, dass es sich bei der
Verknpfung um eine so genannte 1:n-Beziehung (sprich: eins zu N) handelt. Einer
Region knnen damit mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden.
Wiederholen Sie nun die Schritte fr die zweite Beziehung. Ziehen Sie dabei die MitarbeiterID der Tabelle tab_Mitarbeiter auf das Feld MitarbeiterID in der Tabelle
tab_Umstze. Aktivieren Sie auch hier die referenzielle Integritt, so dass Sie
anschlieend folgendes Bild im Fenster Beziehungen sehen sollten:

435

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.75
Die grafische
Darstellung einer
Beziehung im Fenster
Beziehungen

Abb. 4.76
Bentigte Beziehungen

Um eine Beziehung zwischen der Mastertabelle und der Detailtabelle herzustellen,


mssen die verknpften Felder unbedingt den gleichen Datentyp besitzen. Andernfalls kann der Wert nicht korrekt gespeichert und die Beziehung nicht erzeugt werden.
Eine Ausnahme bildet dabei die Verwendung des Felddatentyps AutoWert als Primrschlssel in der Mastertabelle. Um den Autowert in der Detailtabelle zu speichern, bentigen Sie dort ein Feld, das mit dem Felddatentyp Zahl formatiert wurde
und die Feldgre Long Integer besitzt.
Ein Primrschlssel muss demnach nur in der Mastertabelle vorhanden sein.

436

Mit Formularen arbeiten

Mit Formularen arbeiten


Um sich die Arbeit zu erleichtern, knnen Sie an dieser Stelle auch mit der Datenbank Vertriebsmitarbeiter1.mdb weiterarbeiten, die Sie auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM befindet.

Hinweis CD:
Vertriebsmitarbeiter1.mdb

Ein Formular manuell erstellen


Wie Sie ein Formular mit Hilfe des Assistenten erstellen, haben Sie bereits weiter
oben in diesem Kapitel erfahren. Da das Layout der automatisch erstellten Formulare jedoch hufig nicht den Anforderungen des Nutzers entspricht, lernen Sie in
diesem Abschnitt die manuelle Erstellung von Formularen kennen.
Damit die Eingabe der Regionen ein wenig komfortabler vonstatten geht, entwerfen Sie nun ein geeignetes Formular.
1

Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Schaltflche Formulare und whlen


Sie die Option Erstellt ein Formular in der Entwurfsansicht. Die Entwurfsansicht fr Formulare erscheint.
Abb. 4.77
Die Entwurfsansicht
eines Formulars

Bevor dem Formular Felder hinzugefgt werden knnen, muss Access wissen, aus welcher Tabelle die angezeigten Daten stammen. Bewegen Sie nun
den Mauszeiger ber den quadratischen Kasten in der linken oberen Ecke
des Entwurfsfensters und klicken Sie doppelt, um das Eigenschaftsfenster
des Formulars zu ffnen.

Beim angezeigten Fenster handelt es sich um die Eigenschaften, die sich auf
alle Teile des Formulars beziehen. Um die Datenherkunft zu bestimmen, aktivieren Sie die Registerkarte Daten. ffnen Sie das Dropdown-Men der
Option Datenherkunft und whlen Sie die Tabelle tab_Region aus.

437

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.79
Die Herkunft der Daten
bestimmen

Nachdem die Datensatzherkunft festgelegt ist, erscheint die so genannte


Feldliste, in der alle Tabellenfelder auflistet sind.

Um ein Feld in das Formular einzubauen, ziehen Sie es bei gedrckter Maustaste aus der Feldliste in die Entwurfsansicht. Wenn die gewnschte Position
erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

Wiederholen Sie den Vorgang fr die Felder Einwohner und Flche. Ihr Formular sollte nun folgendes Aussehen haben:

Abb. 4.80
Die Feldliste

Abb. 4.81
Eingefgtes Feld im
Formular

438

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.82
Ein fertiges Formular

Um sich das Ergebnis mit den dazugehrigen Daten anzuschauen, aktivieren Sie
die Option Formularansicht ber das Auswahlmen des Symbols Ansicht.

Abb. 4.83
In die Formularansicht
wechseln

Wie Sie sehen, sind die Felder noch etwas willkrlich platziert. Sie knnen jedoch
bereits mit Hilfe der Navigationsschaltflchen zwischen den einzelnen Datenstzen
wechseln. Access fgt die dafr notwendigen Schaltflchen ohne Ihr Zutun in das
Formular ein.

Abb. 4.84
Ein aktives Formular

Das Layout des Formulars anpassen


Widmen Sie sich nun den Layoutmglichkeiten innerhalb von Formularen. Auch
wenn die Assistenten bereits einen hohen Komfort bezglich des Layouts bieten,
werden Sie die eine oder andere Einstellung noch nachtrglich anpassen wollen.
439

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Gut zu wissen
Wenn Sie Ihre Datenbank auch anderen Nutzern zur Verfgung stellen wollen, sollten Sie genug Zeit fr das Layout der Formulare in Ihrer Planung vorsehen. Formulare stellen die Schnittstelle zwischen der Datenbank und dem
Nutzer dar. Solange der Nutzer auch gleichzeitig der Entwickler der Datenbank ist, wird es keine Probleme bei der Bedienung geben. Nutzer ohne tiefere
Datenbankkenntnisse hingegen mssen deren Struktur anhand der Oberflche erkennen, um die Inhalte effektiv nutzen zu knnen. Sie sind daher gut
beraten, wenn Sie wichtige Felder durch Effekte (Farbe, Rahmen etc.) kenntlich
machen und somit dem Nutzer die Arbeit erleichtern.

Felder ausrichten
Verbessern Sie nun das Erscheinungsbild Ihres Formulars, indem Sie die Felder ausrichten, so dass sie vertikal identisch angeordnet sind.
1

ffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. Markieren Sie alle Felder,
indem Sie die H-Taste gedrckt halten und gleichzeitig mit dem Mauszeiger auf das weie Feld Region klicken. Halten Sie die H-Taste weiterhin
gedrckt und markieren Sie per Mausklick auch die anderen beiden Felder.

Abb. 4.85
Die Felder markieren

Tipp

Mehrere Felder bewegen


Sie knnen mit Hilfe des Mauszeigers auch mehrere Felder markieren. Halten
Sie dazu die linke Maustaste gedrckt, whrend Sie einen Kasten um die zu
markierenden Felder ziehen.
440

Mit Formularen arbeiten

Achten Sie darauf, dass der Mauszeiger ber dem Rand eines Feldes steht, so
dass er die Form einer Hand annimmt. ffnen Sie nun das Kontextmen,
indem Sie die rechte Maustaste klicken, und whlen Sie die Option Ausrichten>Linksbndig.

Abb. 4.86
Das Kontextmen zum
Ausrichten von
Textfeldern aufrufen

Als Ergebnis erhalten Sie drei Textfelder, die przise aneinander ausgerichtet sind.
Unabhngig von den Funktionen zum Ausrichten knnen Sie die Felder auch "Freihandplatzieren". Markieren Sie dazu das jeweilige Feld und bewegen Sie den Mauszeiger ber den Feldrand, bis eine Hand erscheint. Halten Sie dann die linke Maustaste gedrckt und ziehen Sie das Feld mit der Maus an den gewnschten Ort.

Abb. 4.87
Das Datenfeld
verschieben

Mchten Sie nur das Bezeichnungsfeld, nicht aber das Datenfeld verschieben, so
markieren Sie das Bezeichnungsfeld und positionieren den Mauszeiger ber dem
Kasten in der linken oberen Ecke. Halten Sie die Maustaste anschlieend gedrckt
und ziehen Sie das Feld an die gewnschte Position.

441

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.88
Ein Bezeichnungsfeld
verschieben

Folgende Tasten knnen ebenfalls zur Positionierung benutzt werden:

Die Tastenkombinationen zur Positionierung

Tastenkombination

Bedeutung

Cursortasten

Schrittweise in die jeweilige Richtung (kleiner Abstand)

S+Y

Schrittweise in die jeweilige Richtung (groer Abstand)

H+Y

Verkleinern des Textfeldes

H+V

Vergrern des Textfeldes


Tabelle 4.10

Rahmen als Orientierungshilfe


Gerade bei Formularen mit einer groen Menge an Datenfeldern wird die Arbeitsoberflche fr den Benutzer schnell unbersichtlich. Jede gute Software bietet
Ihnen deshalb Orientierungshilfen, mit denen zusammengehrende Daten optisch
gruppiert werden knnen.
Access bietet Ihnen dazu die Hilfsmittel Rahmen, Linie und das Registersteuerelement an. Sie finden diese Hilfsmittel in der Toolbox, die beim Aufruf der Entwurfsansicht erscheint. Ziehen Sie fr Ihr Formular einen Rahmen auf.

Abb. 4.89
Die Toolbox fr Steuerelemente

442

Mit Formularen arbeiten

Tipp

Toolbox einblenden
Falls die Toolbox nach dem ffnen der Entwurfsansicht nicht automatisch
angezeigt werden sollte, knnen Sie sie mit Hilfe der Menleiste ber die
Option Ansicht>Toolbox einblenden.

ffnen Sie das Formular Region in der Entwurfsansicht.

Zeichnen Sie einen Rahmen, indem Sie auf das Icon Rechteck in der Toolbox
anklicken. Wenn Sie den Mauszeiger ber den Detailbereich der Entwurfsansicht bewegen, ndert sich dessen Aussehen. Klicken Sie an einer freien
Stelle die linke Maustaste und ziehen Sie bei gedrckter Maustaste ein Rechteck auf.
Abb. 4.90
Ein Rechteck einfgen

Markieren Sie das Rechteck und rufen Sie mit der rechten Maustaste das
Kontextmen auf. Verwenden Sie die Option Fll-/Hintergrundfarbe, um dem
Rechteck eine Farbe zuzuweisen.

Markieren Sie anschlieend die Felder Flche und Einwohner. Whlen Sie in
der Menleiste den Befehl Bearbeiten>Kopieren und fgen Sie nun den
kopierten Inhalt an der gleichen Stelle wieder ein.
Abb. 4.91
Felder kopieren und
wieder einfgen

443

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen
Die Entwurfsansicht von Access arbeitet mit Ebenen. Das bedeutet, dass ein
Element, das zuerst erstellt wurde, rumlich unter einem Element liegt, das
spter erstellt wurde.
Probieren Sie es einfach einmal aus: Wenn Sie die Originalfelder Einwohner
und Flche in den Bereich des Rechtecks ziehen, werden diese vom Rechteck
verdeckt. Ziehen Sie jedoch die Kopien in den Bereich des Rechtecks, so werden
diese angezeigt, da der Kopiervorgang nach der Erstellung des Rechtecks stattgefunden hat.

Ziehen Sie die kopierten Felder Einwohner und Flche ber das Rechteck und
richten Sie die einzelnen Elemente nach Wunsch aus. Lschen Sie anschlieend die Originalfelder.

Erstellen Sie ein zweites Rechteck mit einer anderen Hintergrundfarbe und
kopieren Sie das Feld Region dort hinein.

Abb. 4.92
Die Felder im Rechteck
positionieren

Sie haben gesehen, wie man Felder innerhalb von Formularen hervorhebt. Ziel ist
dabei die optische Unterstreichung relevanter Elemente, so dass der Nutzer auf
den ersten Blick alle wichtigen Daten erfasst. Vermeiden Sie aber unbedingt den
Einsatz dieser Hilfsmittel, wenn gleichwertige Daten nur verschnert werden sollen!

444

Mit Formularen arbeiten

Registersteuerelement
Die Verwendung der Option Registersteuerelement basiert auf der gleichen Vorgehensweise aber im Gegensatz zum einfachen Rechteck knnen Sie Felder auf
mehreren Karten verteilen. So knnen Sie beispielsweise auf der ersten Karte die
Informationen auf ein Minimum reduzieren. Alle weiteren Angaben findet der Nutzer anschlieend auf der zweiten Karte mit der Bezeichnung Zusatzdaten.

Abb. 4.93
Die Registerkarte im
Einsatz

Ihre Anwendung erhlt dadurch ein professionelles Design, und selbst Formulare
mit einer Vielzahl von Feldern knnen benutzerfreundlich auf einer Bildschirmseite
dargestellt werden.

Unterformulare erstellen
Datenbanken dienen der Verknpfung von Datenbestnden ber mehrere Tabellen
hinweg. Damit diese Verknpfungen auch whrend der Ein- und Ausgabe effektiv
genutzt werden knnen, mssen sie auch innerhalb von Formularen abgebildet
werden.
Unterformulare lsen dieses Problem elegant und ohne groen Programmieraufwand. Dabei handelt es sich um Formulare, die innerhalb eines bereits bestehenden Formulars verwendet werden, um zugehrige Datenbestnde anzuzeigen.
In der Datenbank zur Verwaltung der Vertriebsmitarbeiter werden demnach zwei
Hauptformulare mit den entsprechenden Unterformularen bentigt.
Das erste Hauptformular soll die Informationen einer Region anzeigen und im
Unterformular die entsprechenden Datenstze der Mitarbeiter enthalten. Das
zweite Hauptformular zeigt die Mitarbeiterdatenstze inklusive der Umstze.
Im vorherigen Abschnitt haben Sie ein Formular zur Verwaltung der Regionen
erstellt. Sie werden dieses Formular nun erweitern, so dass die dazugehrigen Mitarbeiter angezeigt werden.

445

Datenverwaltung mit Access

ffnen Sie das Formular Region in der Entwurfsansicht.

Vergrern Sie den Detailbereich, indem Sie den Mauszeiger am unteren


Ende des Balkens positionieren, so dass sich die Form des Mauszeigers in eine
horizontale Linie ndert. Ziehen Sie nun bei gedrckter Maustaste den
Bereich nach unten.

Fgen Sie anschlieend ein Unterformular ein. Klicken Sie dazu in der Toolbox auf die Schaltflche Unterformular/-bericht.

Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Detailbereich im Entwurfsfenster, so


dass sich dessen Aussehen in das eines Kreuzes ndert. Klicken Sie auf eine
freie Stelle und ziehen Sie bei gedrckter Maustaste ein Rechteck auf.

Abb. 4.94
Die Detailansicht
vergrern

Abb. 4.95
Unterformular einfgen

446

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.96
Ein ungebundenes
Unterformular

Tipp

Grennderung des Unterformulars


Sie knnen die Gre des Unterformulars beeinflussen. Ziehen Sie dazu mit
der Maus an den eckigen Symbolen des Formulars und stellen Sie das
gewnschte Format ein.

Der Unterformular-Assistent ffnet sich. Sie erhalten die Mglichkeit, ein


bestehendes Formular zu verwenden oder ein neues Formular zu erstellen.
Da noch kein zweites Formular zur Verfgung steht, besttigen Sie mit Weiter.

Der Assistent fordert Sie zur Auswahl der Datenquelle aus. Whlen Sie im
Optionsfeld Tabellen/Abfragen die Tabelle tab_Mitarbeiter und whlen Sie
alle Daten aus. Indem Sie auf die Schaltflche >> klicken, werden alle Felder
zum Unterformular hinzugefgt. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingaben
mit einem Klick auf die Schaltflche Weiter.

447

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.97
Ein neues Unterformular erstellen

Abb. 4.98
Die gewnschten
Datenfelder auswhlen

448

Damit das Unterformular nur die Mitarbeiter anzeigt, die zur gewhlten
Region des Hauptformulars gehren, muss Access noch wissen, welche Felder miteinander verknpft werden sollen. Besttigen Sie die Eingabe mit
Weiter.

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.99
Beziehung herstellen

Im nchsten Dialogfeld werden Sie nach einem Formularnamen gefragt. Um


Unterformulare von Hauptformularen unterscheiden zu knnen, verwenden
Sie das Krzel ufrm und erweitern den Namen mit einer verstndlichen
Bezeichnung. In diesem Fall lautet der vollstndige Name ufrm_Mitarbeiter.
Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche
Fertig stellen.

Abb. 4.100
Das eingefgte Unterformular in der
Entwurfsansicht

449

Datenverwaltung mit Access

Wenn Sie das Formular in der Formularansicht ffnen, finden Sie im Bereich des
Hauptformulars die Regionen mit den dazugehrigen Mitarbeitern im Unterformular.

Abb. 4.101
Das Haupt- und Unterformular whrend der
Bearbeitung

Das Layout des Unterformulars anpassen


Leider weist das erstellte Unterformular noch einige Schnheitsfehler auf. So nehmen die Felder MitarbeiterID und RegionID unntigen Platz weg. Andere Daten wie
Name, Vorname und Telefonnummer werden hingegen nicht vollstndig angezeigt.
Um Einstellungen in Unterformularen zu beeinflussen, haben Sie grundstzlich
zwei Mglichkeiten: Entweder Sie ndern Einstellungen, indem Sie das Hauptformular ffnen und an dieser Stelle das Unterformular anpassen, oder Sie ffnen das
Unterformular direkt und nehmen dort die gewnschten Einstellungen vor.
Widmen Sie sich nun Schritt fr Schritt den einzelnen Problemen.

Die Formularansicht beeinflussen


Bevor Sie nderungen am eigentlichen Formular vornehmen, sollten Sie sich noch
einmal das Unterformular genauer ansehen. ffnen Sie es dazu im Entwurfsmodus.

450

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.102
Das Unterformular in
der Entwurfsansicht

Die Felder sind untereinander angeordnet. Trotzdem werden die Daten in der
Datenblattansicht (also in Form einer Tabelle) angezeigt, wenn Sie das Formular in
der Formularansicht ffnen. Wie ist das mglich?

Abb. 4.103
Das Unterformular in
der Formularansicht

Die Lsung liegt in den Eigenschaften des Formulars. ffnen Sie das Formular
ufrm_Mitarbeiter in der Entwurfsansicht und blenden Sie dessen Eigenschaften ein.

Abb. 4.104
Die Eigenschaften des
Formulars ffnen

Aktivieren Sie die Registerkarte Format und ffnen Sie das Dropdown-Men der
Option Standardansicht.

451

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.105
Die Standardansicht
festlegen

An dieser Stelle erkennen Sie, dass als Anzeigeart Datenblatt eingestellt ist.

Tipp

Gut zu wissen
Ersparen Sie sich das mehrfache Erstellen von Formularen, indem Sie bereits
vorhandene Formulare als Unterformulare einsetzen und die gewnschte
Anzeigeart anpassen.

Spalten in Formularen ausblenden


Die beiden ersten Spalten im Unterformular werden whrend der Dateneingabe
durch den Nutzer nicht bentigt. Um sie auszublenden, gehen Sie folgendermaen
vor:

452

ffnen Sie das Unterformular in der Entwurfsansicht.

Markieren Sie die Spalte MitarbeiterID, indem Sie mit dem Mauszeiger auf
den Spaltennamen klicken.

ffnen Sie das Kontextmen und whlen Sie die Option Spalten ausblenden.

Wiederholen Sie den Vorgang fr die Spalte RegionID. Ihr Formular sollte
danach folgendes Aussehen haben:

Mit Formularen arbeiten

Abb. 4.106
Eine Spalte markieren

Abb. 4.107
Das Kontextmen
Spalten ausblenden
aufrufen

Abb. 4.108
Das Formular mit
ausgeblendeten Spalten

Vielleicht stellen Sie sich nun die Frage, weshalb man nicht zu Beginn ein Formular
mit den bentigten Spalten erstellt und dieses dann als Unterformular verwendet.
Bei genauerer Betrachtung klrt sich die Frage: Access kann auf die ausgeblendeten
Felder nicht verzichten, und zwar wegen der Datenherkunft. In der Datenherkunft
werden die jetzt ausgeblendeten Felder weiterhin abgefragt. Dabei stellt der Wert
RegionID die Verbindung zwischen dem Haupt- und dem Unterformular her, so
wie Sie es im Beziehungsfenster festgelegt haben. Auch wenn das Feld in der
Ansicht nicht mehr erscheint, muss das Feld demnach auf jeden Fall in der Datenherkunft mit einbezogen werden.
453

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie ausgeblendete Spalten wieder einblenden mchten, rufen Sie in der
Menleiste den Befehl Format>Spalten einblenden auf. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die gewnschten Spalten markieren und wieder einblenden
knnen.

Die Spaltenbreite anpassen


Obwohl Sie die ersten beiden Felder ausgeblendet haben, reicht der Platz zur vollstndigen Anzeige aller Daten im Unterformular noch nicht aus. Damit der Nutzer
trotzdem alle Informationen im Unterformular auf einen Blick erfassen kann,
ndern Sie noch die Spaltenbreiten und vergrern das Unterformular.
1

ffnen Sie das Hauptformular Region in der Formularansicht.

Setzen Sie den Mauszeiger zwischen die Spalten Muttersprache und Name.
Der Mauszeiger ndert seine Form in einen Balken mit zwei Pfeilen.
Abb. 4.109
Die Spaltengre
ndern

454

Mit Formularen arbeiten

Drcken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Spalte auf die
gewnschte Gre. Wiederholen Sie den Vorgang auch fr die anderen Spalten.
Abb. 4.110
Die Spalten nach
Anpassung der Spaltengre

Wechseln Sie anschlieend noch einmal in die Entwurfsansicht und passen


Sie die Gre des Unterformulars an. Verringern Sie dessen Hhe und erweitern Sie die Breite, damit auch lngere Namen angezeigt werden knnen.

Abb. 4.111
Das fertig gestellte
Formular

Ihr Formular ist damit fertig gestellt und zum Einsatz bereit.

455

Datenverwaltung mit Access

Hinweis

Gut zu wissen
Falls Sie die Spaltenbreite zu gro gewhlt haben sollten und Spalten deshalb
nicht mehr angezeigt werden, knnen Sie deren Gre auch manuell einstellen.
Markieren Sie dazu eine sichtbare Spalte und whlen Sie im Kontextmen die
Option Spaltenbreite. Im folgenden Dialog knnen Sie die Breite als Zahlenwert eingeben.

In Formularen rechnen
Fr die anstehende Aufgabe bentigen Sie ein zweites Hauptformular mit einem
Unterformular. Erstellen Sie daher noch ein Hauptformular aus der Tabelle tab_Mitarbeiter und ein Unterformular aus der Tabelle tab_Umstze.

Hinweis CD:
Vertriebsmitarbeiter3.mdb

Alternativ dazu knnen Sie auch die Datenbank Vertriebsmitarbeiter3.mdb von der
Buch-CD-ROM ffnen und damit weiterarbeiten.

Abb. 4.112
Ein Formular zur
Anzeige der Umstze
pro Mitarbeiter

Dieses Formular bietet Ihnen eine bersicht der Umstze jedes Mitarbeiters. Damit
Sie auch berblicken knnen, wie viel Umsatz Ihr Mitarbeiter insgesamt erwirtschaftet hat, ist die Anzeige der Gesamtsumme wnschenswert.

456

Mit Formularen arbeiten

ffnen Sie dazu das Formular ufrm_Umstze in der Entwurfsansicht. Erstellen Sie anschlieend einen Arbeitsbereich im Formularfu. Positionieren Sie
den Mauszeiger ber dessen Kante und ziehen Sie ihn bei gedrckter Maustaste nach unten.

Abb. 4.113
Einen Formularfu
erstellen

Bisher haben Sie ausschlielich im Detailbereich des Formulars gearbeitet. Zustzlich stehen Ihnen aber auch noch folgende Seitenbereiche zur Verfgung:

Die Seitenbereiche eines Formulars

Seitenbereich

Funktion

Seitenkopf/Seitenfu

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige auf jeder Seite am Seitenanfang bzw.
Seitenende mit ausgegeben

Formularkopf/Formularfu

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige eines Formulars am Anfang bzw. Ende
mit ausgegeben

Detailbereich

Wird zur Anzeige der Datenstze verwendet


Tabelle 4.11

Erstellen Sie ein ungebundenes Textfeld, indem Sie in der Toolbox die entsprechende Option auswhlen und das Feld im Formularfu zeichnen.

Legen Sie im Bezeichnungsfeld einen aussagekrftigen Namen fest.

ffnen Sie das Eigenschaftsfenster des Textfeldes und wechseln Sie auf die
Registerkarte Daten.

Markieren Sie die Option Steuerelementinhalt und geben Sie den Text =Summe(Umsatz) ein. Die Anzeige springt automatisch auf =Summe([Umsatz]), da
Access erkennt, dass es sich bei Umsatz um ein Feld des Formulars handelt
und diese immer eckige Klammern eingefasst werden.

457

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.114
Ein ungebundenes
Textfeld

Abb. 4.115
Die Datenherkunft fr
eine Summe definieren

Abb. 4.116
Das Whrungsformat
festlegen

458

Wechseln Sie auf die Registerkarte Format und dort zur Option Format. Whlen Sie zur Formatierung des berechneten Wertes Whrung aus.

Mit Formularen arbeiten

Das Ergebnis in der Entwurfsansicht:

Abb. 4.117
Ein berechnetes
Textfeld

ffnen Sie nun das Hauptformular Mitarbeiter und sehen Sie sich das Ergebnis an.
Obwohl Sie den Formularfu erstellt haben, wird dieser nicht angezeigt, da das
Unterformular in der Datenblattansicht erscheint.
Im Gegensatz zu allen anderen Darstellungsformen werden hierbei ausschlielich
die Felder des Detailbereichs angezeigt. Um das gewnschte Ergebnis zu erzielen,
mssen Sie daher noch einige Anpassungen vornehmen.
1

ffnen Sie das Unterformular in der Entwurfsansicht und wechseln Sie zum
Eigenschaftsfenster.

Stellen Sie auf der Registerkarte Format die Option Standardansicht auf Endlosformular.
Abb. 4.118
Ein Endlosformular
anzeigen

Um Platz zu sparen, passen Sie das Formular an, indem Sie die Bezeichnungsfelder im Formularkopf verschieben.

Die Datenfelder verbleiben im Detailbereich und werden nebeneinander


angeordnet.
459

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.119
Die angeordneten
Felder im Formular

Nachdem Sie das Formular geschlossen und die Einstellungen gespeichert haben,
ffnen Sie das Hauptformular Mitarbeiter. Das Ergebnis kann sich sehen lassen
und bietet einen schnellen berblick.

Abb. 4.120
Das Hauptformular
Mitarbeiter

Tipp

Aktualisierung auf Nachfrage


Wenn Sie Formulare sowohl zur Betrachtung als auch zur Eingabe neuer
Datenstze verwenden, kann es schnell passieren, dass die angezeigten Daten
nicht sofort aktualisiert werden. Access verwendet dieses Vorgehen, um die
Arbeitsbelastung Ihres Prozessors so gering wie mglich zu halten.

460

Mit Formularen arbeiten

Nachdem Sie die Eingabe beendet und das Formular geschlossen haben, werden die Daten sptestens beim erneuten Anzeigen des Formulars aktualisiert.
Sie knnen aber auch eine Aktualisierung erzwingen, indem Sie den Cursor in
das Datenfeld setzen und danach die )-Taste bettigen. Access berechnet
daraufhin das Feld neu.

Besondere Formulare: PivotTable


Der Pivot-Assistent vereinfacht Ihnen die Erstellung komplexer Formulare. Die
Anzeige der Informationen wird per Drag and Drop festgelegt.
1

Starten Sie im Datenbankfenster den Formularassistenten und whlen Sie


die Tabelle tab_Umstze als Datengrundlage aus.

Markieren Sie die Option PivotTable im Dialogfenster des Layouts.

Besttigen Sie alle weiteren Angaben mit einem Klick auf Weiter und geben
Sie dem Formular den Namen frm_PivotTable_Umstze.

Das Formular ffnet sich. Ziehen Sie nun aus dem Auswahlfenster das Feld
MitarbeiterID in die Spalte des Formulars. Wiederholen Sie den Vorgang fr
die Felder Monate zur Anzeige der Zeilen und Umstze fr den Hauptbereich.

Abb. 4.121
Die Anzeigefelder per
Drag & Drop
auswhlen

461

Datenverwaltung mit Access

Das fertige Formular:

Abb. 4.122
Eine Pivot-Tabelle

Tipp

By the way
Um in den Spalten die Namen der Mitarbeiter anzuzeigen, bentigen Sie eine
Abfrage. Wie Sie diese erstellen, erfahren Sie in einem spteren Abschnitt dieses Kapitels.

Die Layout-Option PivotChart ermglicht Ihnen die grafische Darstellung der Inhalte. Das grundstzliche Vorgehen entspricht der Erstellung einer Pivot-Tabelle, so
dass auf die ausfhrliche Darstellung an dieser Stelle verzichtet wird.

Besondere Formulare: Auswahlmen erstellen


Zum Schluss des Abschnitts werden Sie noch eine ntzliche Funktion kennen lernen, die Sie beim Navigieren innerhalb von Formularen untersttzt.
Bisher mussten Sie in den Formularen die Navigationsschaltflchen am unteren
Seitenrand benutzen, um zu den gewnschten Datenstzen zu gelangen. Um eine
solche "blinde Suche" zu vermeiden, stellt Ihnen Access in der Toolbox das leistungsstarke Hilfsmittel Kombinationsfeld zur Seite.
462

Mit Formularen arbeiten

ffnen Sie das Formular Mitarbeiter in der Entwurfsansicht. Whlen Sie


anschlieend in der Toolbox das Hilfsmittel Kombinationsfeld aus und ziehen
Sie ein Rechteck im Formular auf.

Der Kombinationsfeld-Assistent erscheint. ndern Sie die vorgegebene Auswahl und aktivieren Sie die Funktion Einen Datensatz im Formular basierend
auf dem im Kombinationsfeld gewhlten Wert suchen.
Abb. 4.123
Der KombinationsfeldAssistent

Tipp

Gut zu wissen
Manchmal fhren die Bezeichnungen der Auswahlmglichkeiten innerhalb
der Assistenten zu Verwirrung und sind nicht sofort verstndlich. Damit Sie
Fehler in Ihrer Datenbank vermeiden, sollten Sie vor dem Ausprobieren neuer
Komponenten eine Kopie Ihrer Datenbank anlegen und diese zum Testen verwenden.
Nachdem Sie die einzelnen Schritte nachvollzogen haben und der Test erfolgreich verlaufen ist, wiederholen Sie die Schritte in Ihrer Originaldatenbank.

Whlen Sie die Felder MitarbeiterID, Name und Vorname aus und besttigen
Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Weiter.
463

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.124
Die Feldauswahl

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie entscheiden, welche Daten spter im


Kombinationsfeld angezeigt werden sollen. Behalten Sie die Voreinstellungen
bei und besttigen Sie mit Weiter.

Geben Sie dem Kombinationsfeld einen Namen. Nachdem Sie die nderungen gespeichert und das Formular erneut geffnet haben, knnen Sie im Dialogfeld einen Mitarbeiter auswhlen. Die Auswahl hat zur Folge, dass die
dazugehrigen Daten auch im Haupt- und Unterformular angezeigt werden.

Abb. 4.125
Die anzuzeigenden
Spalten festlegen

464

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.126
Das Auswahlfeld im
fertigen Formular

Mit Berichten arbeiten


Die Erstellung von Berichten mit Hilfe des Assistenten haben Sie bereits zu Beginn
dieses Kapitels kennen gelernt. In diesem Abschnitt werden Ihnen Mglichkeiten
aufgezeigt, wie Sie einen Bericht manuell erstellen und an Ihre Bedrfnisse anpassen knnen.
Wenn Sie die vorherigen Abschnitte bersprungen haben, ffnen Sie nun die
Datenbank Vertriebsmitarbeiter5.mdb von Ihrer CD-ROM.

Das Entwurfsfenster

Hinweis CD:
Vertriebsmitarbeiter5.mdb

Wechseln Sie zur Entwurfsansicht eines Berichts, indem Sie im Datenbankfenster


die Option Berichte auswhlen und die Schaltflche Erstellt einen Bericht in der Entwurfsansicht aktivieren.
Das Fenster zeigt die Seitenbereiche Seitenkopf, Detailbereich und Seitenfu, hnlich
den Seitenbereichen eines Formulars. Zustzlich knnen Sie noch die Seitenbereiche Berichtskopf und Berichtsfu anzeigen lassen. Whlen Sie dazu in der Menleiste den Befehl Ansicht und aktivieren Sie die Option Kopf-/Fuzeile des Berichts.

465

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.127
Die Entwurfsansicht
eines Berichts

Die Seitenbereiche eines Berichts

Seitenbereich

Funktion

Seitenkopf/Seitenfu

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige auf jeder Seite am Seitenanfang bzw.
Seitenende mit ausgegeben

Berichtskopf/Berichtsfu

Wird beim Drucken bzw. bei der Bildschirmanzeige eines Berichts am Anfang bzw. Ende mit
ausgegeben

Gruppenkopf/Gruppenfu

Ermglicht die gruppierte Anzeige von Datenstzen durch Auswahl eines oder mehrerer Felder, die als Gruppierungsebene ausgewhlt
werden

Detailbereich

Wird zur Anzeige der Datenstze verwendet


Tabelle 4.12

466

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.128
Kopf-/Fuzeile
einblenden im Men
Ansicht

Werden Daten gruppiert dargestellt, knnen Sie zudem noch Gruppenkpfe und
-fe anzeigen lassen.

Felder in den Bericht einfgen


Bevor Sie dem Bericht ein Feld hinzufgen knnen, mssen Sie zuerst die Datenherkunft bestimmen. Die Vorgehensweise gleicht der von Formularen.
1

ffnen Sie das Fenster Eigenschaften des Berichts und legen Sie als Datenherkunft die Tabelle tab_Umstze fest.

Die Feldliste erscheint daraufhin mit den zur Verfgung stehenden Feldern.
Ziehen Sie die Felder MitarbeiterID, Monat und Umsatz in den Detailbereich.

Markieren Sie die Bezeichnungsfelder und schneiden Sie sie aus. Fgen Sie
diese anschlieend in den Seitenkopf ein.
Abb. 4.129
Ein einfacher Bericht

Schlieen Sie die Entwurfsansicht. Sie werden zur Eingabe eines Berichtsnamens aufgefordert. Geben Sie ber_Mitarbeiter ein.

Nach dem ffnen des Berichts werden die ausgewhlten Felder fortlaufend angezeigt.

Felder im Bericht gruppieren


Zurzeit sind die Daten im Bericht noch ein wenig unbersichtlich angeordnet.
Damit sich die Lesbarkeit verbessert, ist eine Anordnung nach Mitarbeitern wnschenswert. Um dieses Ziel zu erreichen, soll das Feld MitarbeiterID gruppiert werden.
467

Datenverwaltung mit Access

ffnen Sie wieder die Entwurfsansicht und whlen Sie im Men Ansicht die
Option Sortieren und gruppieren.

Das Dialogfeld Sortieren und gruppieren erscheint. Whlen Sie in der Spalte
Feld/Ausdruck das Feld MitarbeiterID aus.

Um in der Entwurfsansicht einen eigenen Bereich fr das gruppierte Element


zu erzeugen, klicken Sie in der unteren Hlfte des Dialogfeldes in das Feld
Gruppenkopf und stellen Sie dieses auf Ja. Schlieen Sie anschlieend das
Dialogfeld.

Die Entwurfsansicht zeigt nun einen neuen Bereich an. Ziehen Sie das Feld
MitarbeiterID in den Kopfbereich und passen Sie dessen Gre an.

Abb. 4.130
Ein Gruppierungsfeld
auswhlen

Abb. 4.131
Einen Gruppenkopf
hinzufgen

Abb. 4.132
Das Feld im
Gruppenkopf
ausrichten

468

Mit Berichten arbeiten

Betrachten Sie das Ergebnis: Alle Umstze sind nun pro Mitarbeiter angeordnet, so
dass sich die Inhalte leicht berblicken lassen.

Abb. 4.133
Die Berichtsansicht mit
Gruppierung

Berichte formatieren
Berichte werden benutzt, wenn Datenbestnde bersichtlich dargestellt und fr
den Ausdruck vorbereitet werden sollen. Es bietet sich daher an, die einzelnen Elemente zu formatieren, um deren Lesbarkeit zu verbessern.
Access bietet eine Reihe von Einstellungsmglichkeiten, mit deren Hilfe Sie die
Erscheinungsweise eines Berichts verbessern knnen.
Um ein Berichtselement zu formatieren, mssen Sie es zuerst mit dem Mauszeiger
markieren. Daraufhin stehen Ihnen sowohl im Kontextmen als auch in der Symbolleiste mehrere Funktionen zur Verfgung.

Abb. 4.134
Formatieren mit dem
Kontextmen

469

Datenverwaltung mit Access

Die Symbolleiste bietet Ihnen zudem direkten Zugriff auf die wichtigsten Formatierungsoptionen.

Abb. 4.135
Die Berichtselemente
mit Hilfe der Symbolleiste formatieren

Zustzliche Formatierungsmglichkeiten finden Sie im Kontextmen unter der


Option Eigenschaften. ffnen Sie dazu die Registerkarte Format.

Abb. 4.136
Formatieren mit den
Eigenschaften des
Elements

Mit Hilfe dieser Mglichkeiten sind Ihren Wnschen fast keine Grenzen mehr
gesetzt. Beachten Sie aber beim Layout, dass nicht zu viele verschiedene Farben in
den Ansichten verwendet werden, die einen Bericht lediglich "bunt" machen statt
bersichtlich.
Ihr Bericht hat nun folgendes Aussehen:

470

Mit Berichten arbeiten

Abb. 4.137
Ein Bericht mit Formatierungen

Tipp

Probleme mit der Darstellung


Wenn Sie Berichte mit dem Assistenten erstellen, wird Ihnen bei vielen Feldern
folgendes Phnomen begegnen:
Die Anzeige der Felder erscheint auf den ersten Blick korrekt. Wenn Sie jedoch
mit den Navigationsschaltflchen auf die zweite Berichtsseite wechseln,
erscheinen dort keine Inhalte. Lediglich ein bzw. mehrere kleine Punkte sind
am linken Seitenrand zu erkennen.
Um dieses Problem zu lsen, kehren Sie in die Entwurfsansicht zurck und krzen die Linien. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich alle Linien bearbeiten, da
teilweise zwei Linien bereinander liegen.

Besondere Berichte: Diagramme erstellen


Diagramme hneln dem Layout-Format PivotChart, werden jedoch innerhalb von
Access durch eine unabhngige Programmkomponente generiert.
Die Verwendung von Diagrammen ist immer dann angezeigt, wenn Daten bildhaft
dargestellt werden sollen. Im folgenden Beispiel sollen die Einwohnerzahlen den
Regionen gegenbergestellt werden.
1

ffnen Sie einen Bericht in der Entwurfsansicht und whlen Sie im Men
Einfgen die Option Diagramm.

Zeichnen Sie im Detailbereich ein Rechteck und whlen Sie im erscheinenden


Dialogfeld die Tabelle tab_Region als Datensatzherkunft aus.

471

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.138
Die Tabelle auswhlen

Sie werden nun nach den im Diagramm verwendeten Feldern gefragt. Markieren Sie die Felder Region und Einwohner und besttigen Sie Ihre Auswahl
mit Weiter.

Whlen Sie als Diagrammtyp Sulendiagramm und besttigen Sie Ihre Eingabe.

Die Diagrammtypen in Access

Diagrammtyp

Beschreibung

Sulendiagramme:

Das Sulendiagramm zeigt Vernderungen


im Zeitverlauf oder stellt Vergleiche zwischen verschiedenen Elementen dar

Einfaches Sulendiagramm
3D-Sulendiagramm
Zylindersulendiagramm
Kegelsulendiagramm
Pyramidensulendiagramm
Balkendiagramme
Einfaches Balkendiagramm
3D-Balkendiagramm
3D-Zylinderbalkendiagramm
3D-Kegelbalkendiagramm
3D-Pyramidenbalkendiagramm
472

Die vertikale Anordnung der Werte bei horizontaler Anordnung der Kategorien unterstreicht Vernderungen ber einen Zeitraum hinweg
Das Balkendiagramm zeigt einzelne Werte zu
einem bestimmten Zeitpunkt oder stellt Vergleiche zwischen Elementen dar
Die horizontale Anordnung der Werte bei vertikaler Anordnung der Kategorien unterstreicht Vernderungen

Mit Berichten arbeiten

Die Diagrammtypen in Access (Forts.)

Diagrammtyp

Beschreibung

Flchendiagramme:

Ein Flchendiagramm betont die Gesamtheit


Einfaches Flchendiagramm der nderungen ber die Zeit, indem es die
Summe der aufgezeichneten Werte anzeigt.
3D-Flchendiagramm
Zustzlich werden Beziehungen zwischen
den einzelnen Werten veranschaulicht,
indem deren Anhufung optisch erkennbar
wird.
Liniendiagramme:
Einfaches Liniendiagramm
3D-Liniendiagramm
Kreisdiagramme:
Einfaches Kreisdiagramm
3D-Kreisdiagramm

Ein Liniendiagramm vergleicht Werte im Zeitverlauf. Im Gegensatz zum Flchendiagramm


wird nur die Beziehung zwischen den Werten
dargestellt, nicht jedoch deren Anhufung.
Ein Kreisdiagramm zeigt Verhltnisse von Teilen zur Gesamtmenge. Es enthlt ausschlielich eine Datenreihe, wodurch die Prioritt
eines Elements besonders deutlich hervorgehoben wird.

Blasendiagramm:

Das Blasendiagramm ermglicht die Darstel Einfaches Blasendiagramm lung drei verschiedener Variablen. Dabei
erscheinen zwei Werte auf einer X/Y-Achse.
3D-Blasendiagramm
Der dritte Wert wird in Form der Blasengre
veranschaulicht.
Ringdiagramm

Ein Ringdiagramm zeigt hnlich einem Kreisdiagramm das Verhltnis von Teilen zur
Gesamtmenge an. Es knnen jedoch mehrere
Datenreihen gleichzeitig angezeigt werden.

Punktdiagramm

Das Punktdiagramm hnelt dem Blasendiagramm, wobei lediglich zwei Werte auf der
X/Y-Achse miteinander verglichen werden
knnen
Tabelle 4.13

Besttigen Sie die restlichen Fragen des Assistenten, ohne nderungen vorzunehmen.

Formatieren Sie nun das Diagramm nach Ihren Wnschen. Verkleinern Sie
gegebenenfalls die Schriftgren bzw. vergrern Sie die Anzeigeflche des
Diagramms. Speichern Sie anschlieend das Diagramm unter dem Namen
ber_RegionDiagramm.
473

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.139
Der fertige Bericht mit
Diagrammanzeige

Sie wissen nun, wie man Berichte mit Daten fllt und deren Anzeige mittels eines
Diagramms optisch aufbereiten kann.

Mit Abfragen arbeiten


Abfragen sind in Access das Salz in der Suppe. Mit ihrer Hilfe knnen Sie Daten aus
verschiedenen Tabellen kombinieren und sortieren. Sie erstellen sich somit eine
neue Datengrundlage, die Sie spter innerhalb von Tabellen, Formularen und
Berichten weiterverwenden knnen.
Mit Abfragen knnen Sie:
Felder aus mehreren Tabellen kombinieren
Daten filtern
Neue Tabellen aus anderen Tabellen erstellen
Daten aus einer Tabelle einer anderen Tabelle hinzufgen
Mehrere Zeilen aus einer Tabelle anhand eines Auswahlkriteriums lschen
Werte eines oder mehrerer Felder berechnen

474

Mit Abfragen arbeiten

Auswahlabfragen erstellen
Auswahlabfragen stellen die am hufigsten verwendete Abfrageform dar. Wenn
Sie beispielsweise manuell einen Bericht erstellen mchten, der sowohl Inhalte aus
der Tabelle tab_Mitarbeiter als auch aus der Tabelle tab_Umstze enthalten soll,
erstellen Sie zuerst eine passende Auswahlabfrage.
1

ffnen Sie im Datenbankfenster die Option Abfragen und aktivieren Sie


Erstellt eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht.
Abb. 4.140
Die Entwurfsansicht
Abfrage und das Dialogfenster Tabelle anzeigen

Fgen Sie die Tabellen tab_Mitarbeiter und tab_Umstze hinzu, indem Sie die
entsprechenden Eintrge im Dialogfeld Tabelle anzeigen markieren und auf
die Schaltflche Hinzufgen klicken.

Ziehen Sie anschlieend das Feld Name aus der Tabelle tab_Mitarbeiter in die
erste Spalte mit der Bezeichnung Feld. Alternativ knnen Sie auch das Dropdown-Men ffnen und das entsprechende Feld in der Liste auswhlen.

Wiederholen Sie den Vorgang fr die Felder Vorname und Umsatz.
Abb. 4.141
Die Felder fr eine
Abfrage auswhlen

475

Datenverwaltung mit Access

Um die Abfrage nach Namen zu sortieren, ffnen Sie das Optionsfeld Sortierung in der Spalte Name und aktivieren die Option Aufsteigend.

Abb. 4.142
Die Namen aufsteigend
sortieren

Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen abf_MitarbeiterUmsatz und schauen
Sie sich das Ergebnis in der Datenblattansicht an.

Abb. 4.143
Das Ergebnis der
Abfrage in der Datenblattansicht

In der Statusleiste erkennen Sie, dass insgesamt 143 Datenstze angezeigt werden,
d.h., alle Mitarbeiter werden nach ihren Nachnamen sortiert, mit den jeweiligen
Umstzen verbunden und angezeigt.
Auf der Basis einer solchen Abfrage knnen Sie nun Formulare und Berichte erstellen und verwenden. Insbesondere wenn mehrere Tabellen miteinander kombiniert
werden mssen, bieten Abfragen daher eine schnelle Mglichkeit, die gewnschten Informationen zusammenzustellen.

Abfragen einschrnken
Um die Ergebnisse einer Abfrage gezielt einzuschrnken, stehen Ihnen zwei verschiedene Mglichkeiten zur Verfgung.
Bevor Sie die folgenden Einstellungen vornehmen, kopieren Sie die im vorigen
Abschnitt erstellte Abfrage zweimal und benennen Sie die Kopien abf_MitarbeiterUmsatz_Filter und abf_MitarbeiterUmsatz_Parameter.
476

Mit Abfragen arbeiten

Einschrnkungen mit Filtern


Sie knnen Abfragen mit Hilfe von Filtern einschrnken. Geben Sie dazu den Filterparameter in der Entwurfsansicht des Abfragefensters direkt ein.
1

ffnen Sie die Abfrage abf_MitarbeiterUmsatz_Filter in der Entwurfsansicht.

Tragen Sie im Optionsfeld Kriterien den Namen Lintu ein. Der Name wird
automatisch von Access in Anfhrungszeichen gesetzt.

Abb. 4.144
Ein Filterkriterium zur
Einschrnkung des
Nachnamens angeben

ffnen Sie anschlieend die Abfrage in der Datenblattansicht.

Abb. 4.145
Das Ergebnis der gefilterten Abfrage

Wie Sie sehen, werden nur noch die Datenstze angezeigt, die im Feld Name den
Text Lintu aufweisen.
Sie knnen mit dieser Methode auch nach Wortteilen suchen. Verwenden Sie dazu
folgende Parameter:

Das Optionsfeld Kriterium verwenden

Eingabe in Kriterium

Suchergebnis

"Anders" oder "Evers"

Findet alle Datenstze, die den Wert Anders oder


Evers beinhalten

< 10000

Findet alle Datenstze, die Werte kleiner als 10.000


beinhalten

477

Datenverwaltung mit Access

Das Optionsfeld Kriterium verwenden (Forts.)

Eingabe in Kriterium

Suchergebnis

Wie "H*"

Findet alle Datenstze, die mit dem Wert H


beginnen

Wie "H????"

Findet alle Datenstze, die mit dem Wert H beginnen und vier weitere Zeichen besitzen

Zwischen 10000
und 20000

Findet alle Datenstze, die Werte zwischen


10.000 und 20.000 beinhalten

Zwischen #01/01/1990#
Und #01/01/2002#

Findet in einem Datumsfeld alle Datenstze, die


nach dem 1.1.1990 und vor dem 1.1.2002 liegen
Tabelle 4.14

Mit Hilfe der verschiedenen Operatoren sind Ihre Abfragen sehr flexibel. Die Eingabe von Kriterien ist dabei nicht auf ein Feld beschrnkt, so dass auch mehrere
Felder zur gleichen Zeit eingeschrnkt werden knnen.

Hinweis

Gut zu wissen
Datumsangaben mssen immer von Doppelkreuzen umschlossen werden, da
dessen Formatierung sonst nicht erkannt wird.
Geben Sie alle Anweisungen im Feld Kriterium ohne Anfhrungszeichen ein,
da Access diese bei Bedarf automatisch einsetzt. Fgen Sie sie nmlich manuell bei einem Zahlenwert hinzu, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Access
erkennt dann nicht die Zahl, sondern Zahlen, die als Text interpretiert werden.
Eine logische Suche wie Suche zwischen Zahl und Zahl ergibt dann keinen
Sinn mehr.

Einschrnkungen mit Parametern


Anstatt das Filterkriterium direkt in die Abfrage einzugeben, knnen Sie Access
auch dazu veranlassen, den Benutzer vor dem Ausfhren der Abfrage nach dem
entsprechenden Wert zu fragen.
1
478

ffnen Sie die Abfrage abf_MitarbeiterUmstz_Parameter in der Entwurfsansicht.

Mit Abfragen arbeiten

Geben Sie in das Optionsfeld Kriterium folgenden Text ein: [Geben Sie einen
Nachnamen ein].
Abb. 4.146
Einen benutzerdefinierten Parameter
einrichten

Wenn Sie nun die Abfrage ffnen, erscheint das Dialogfenster Parameterwert
eingeben, das den Benutzer zur Eingabe eines Parameters auffordert. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen aussagekrftigen Parameternamen zu
benutzen, da dieser gleichzeitig als berschrift im Dialogfeld verwendet wird.

Abb. 4.147
Ein Dialogfeld, das auf
einer Parameterabfrage
basiert

Einschrnkungen mit Beziehungen


Die dritte Form der Datenfilterung wird mit Hilfe von Beziehungen realisiert.
Bevor Sie sich die Auswirkungen von nderungen der Beziehungen anschauen knnen, bentigen Sie zuerst eine neue Auswahlabfrage, die aus den Tabellen tab_Region und tab_Mitarbeitern besteht.
1

ffnen Sie die Abfrage im Entwurfsmodus.

Damit in der Abfrage alle Felder beider Tabellen angezeigt werden, mssen
Sie normalerweise alle Felder in die jeweiligen Spalten der Abfrage ziehen. Sie
knnen aber auch die oberste Spalte beider Tabellen, die mit einem Sternchen (*) versehen sind, in die Abfrage einfgen. In der Folge werden alle
Daten beider Tabellen angezeigt.

Werfen Sie nun einen Blick auf den oberen Teil des Fensters. Sie knnen
erkennen, dass Access die Beziehungen zwischen den Tabellen auch in Abfragen anzeigt. Um die Beziehungen bearbeiten zu knnen, klicken Sie mit dem
Mauszeiger auf die Linie zwischen den beiden Tabellen und ffnen im Kontextmen den Befehl Verknpfungseigenschaften.
479

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.148
Eine Abfrage in der
Entwurfsansicht, die
alle Felder beider
Tabellen anzeigen wird

Abb. 4.149
Das Beziehungsfenster
ffnen

Es ffnet sich ein Dialogfenster, das die Eigenschaften der Beziehung nher
beschreibt und drei Auswahlmglichkeiten bietet.

Abb. 4.150
Die Verknpfungseigenschaften einstellen

Einstellung 1 entspricht der Standardeinstellung beim Erstellen einer Beziehung.


480

Mit Abfragen arbeiten

Praxisbeispiel
Sie mchten wissen, welcher Region bisher noch kein Mitarbeiter zugeordnet wurde.
1

Stellen Sie dafr die Eigenschaft der Beziehung auf den Wert 2, so dass alle
Datenstze aus der Tabelle Region angezeigt werden. Wenn Sie die Abfrage
anschlieend ffnen, erkennen Sie bereits die Zeilen mit leeren Eintrgen in
den Feldern der Tabelle Mitarbeiter. Um jedoch nur die Regionen anzuzeigen,
denen bisher noch kein Mitarbeiter zugeordnet wurde, muss die Abfrage verfeinert werden.

Fgen Sie der Auswahlabfrage das Feld RegionID der Tabelle tab_Mitarbeiter
hinzu. So knnen Sie gezielt Eintrge in diesem Feld filtern und gleichzeitig
durch die ersten beiden Spalten alle Felder anzeigen.

Geben Sie als Kriterium den Ausdruck Ist Null ein.

Abb. 4.151
Die Abfrage nach
Nullwerten durchsuchen

Wenn Sie die Abfrage ffnen, erhalten Sie folgendes Ergebnis:

Abb. 4.152
Das Abfrageergebnis

481

Datenverwaltung mit Access

Wie Sie sehen, lohnt sich die ausfhrliche Beschftigung mit Abfragen. Bedenken
Sie, wie lange es dauern wrde, wenn es sich bei den Datenstzen nicht um 16,
sondern um 1.000 Regionen handeln wrde. Die Aufgabe wrde nicht nur mehrere
Stunden Arbeit in Anspruch nehmen, sondern auch noch mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler im Ergebnis produzieren.

Tabellenerstellungsabfrage
Mit Hilfe von Abfragen knnen auch neue Tabellen erstellt werden. Das ist sinnvoll,
wenn Sie Datenbestnde aus mehreren Tabellen kombinieren mchten, um diese
dann als zusammengehrende Tabelle exportieren zu knnen.
1

ffnen Sie die Entwurfsansicht und fgen Sie die Tabelle tab_Region hinzu.

ffnen Sie das Kontextmen und whlen Sie die Option Abfragetyp>Tabellenerstellungsabfrage.

Geben Sie der zu erstellenden Tabelle im folgenden Dialogfeld den Namen


tab_tabellenerstellungsabfrage. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick
auf OK.

Fgen Sie der Entwurfsansicht die Felder Name und Vorname hinzu. Diese
Felder werden spter in die neue Tabelle bernommen.

Abb. 4.153
Eine Tabellenerstellungsabfrage anlegen

Abb. 4.154
Den Namen der Tabelle
festlegen

482

Mit Abfragen arbeiten

Abb. 4.155
Die Felder auswhlen

Geben Sie der Abfrage anschlieend den Namen abf_tabellenerstellungsabfrage. Sie sehen nun in der Anzeige des Datenbankfensters die neu
erstellte Abfrage.
Abb. 4.156
Die Tabellenerstellungsabfrage im Datenbankfenster

Um mit Hilfe der Abfrage eine Tabelle zu erzeugen, muss diese erst aktiviert
werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol der Abfrage. Es ffnet sich ein Dialogfenster mit einem Sicherheitshinweis. Besttigen Sie mit Ja.
Abb. 4.157
Ein Sicherheitshinweis
vor der Abfrage

Bevor die Abfrage die neue Tabelle erstellt, erhalten Sie noch einmal eine
Meldung ber die geplanten Aktivitten. Besttigen Sie auch diese Frage mit
Ja.
483

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.158
Das Dialogfeld zur Information ber die neu
erstellte Tabelle

Um das Ergebnis betrachten zu knnen, wechseln Sie im Datenbankfenster in die


Anzeige Tabellen. Sie finden dort eine neue Tabelle, die von nun an wie andere
Tabellen verwendet werden kann.

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie eine Tabellenerstellungsabfrage erneut ausfhren, wird die bereits
vorhandene Tabelle gelscht. Bevor dies geschieht, werden Sie noch einmal
durch ein Dialogfeld darauf hingewiesen. Mchten Sie die Tabelle jedoch nur
einmalig erstellen, so empfiehlt es sich, die dazugehrige Abfrage nach deren
Aufruf zu lschen.

Abb. 4.159
Durch Abfrage erstellte
Tabelle

Aktualisierungsabfrage
Aktualisierungsabfragen stellen eines der mchtigsten Instrumente der Datenbank
Access dar. Mit ihrer Hilfe knnen Sie in Sekundenschnelle Tausende von Datenstzen nach Ihren Wnschen ndern bzw. neu erstellte Tabellenfelder mit Inhalten
fllen.
Zur Vorbereitung mssen Sie zuerst die Tabelle tab_Mitarbeiter kopieren und die
Kopie in tab_aktualisierungsabfrage umbenennen. Fgen Sie der Tabelle danach ein
neues Textfeld mit der Bezeichnung Name_und_Vorname hinzu und stellen Sie
sicher, das dem Feld 250 Zeichen zugewiesen werden knnen.

484

Mit Abfragen arbeiten

ffnen Sie anschlieend eine neue Abfrage und whlen Sie die Tabelle
tab_aktualisierungsabfrage aus. Klicken Sie im Kontextmen auf Abfragetyp>Aktualisierungsabfrage.

Fgen Sie dem unteren Bereich der Abfrage die Felder Name, Vorname und
Name_und_Vorname hinzu.

Schreiben Sie in das Feld Aktualisieren des Feldes Name_und_Vorname folgende Anweisung: [Name]& ", "&[Vorname].
Abb. 4.160
Eine Aktualisierungsabfrage erstellen

Geben Sie der Abfrage den Namen abf_aktualisierungsabfrage.

Die Aktualisierungsabfrage wird die Daten der Felder Name und Vorname zeilenweise auslesen. Danach werden die Daten in das neue Feld Name_und_Vorname
geschrieben und zwischen den Werten ein Komma mit folgendem Leerzeichen eingefgt. Fhren Sie nun Ihre Abfrage aus und sehen Sie sich danach die Tabelle an.

Abb. 4.161
Die aktualisierte Tabelle

485

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Gut zu wissen
Die vorgestellte Aktualisierungsvariante lsst sich sehr gut zur Vorbereitung
eines Datenexports verwenden. Anstatt beispielsweise innerhalb von Word
mit Hilfe der Serienbrieffunktion die einzelnen Datenfelder auszuwhlen, um
eine Adressliste in einem Dokument zu erstellen, knnen Sie alle Elemente
bereits in Access zusammenstellen.
Sie mssen danach nur noch ein Feld innerhalb von Word einfgen und knnen bei der erneuten Verwendung die Daten in Access einfach aktualisieren
lassen.

Anfgeabfrage
Anfgeabfragen finden hufig Verwendung beim Datenimport. Wenn Sie beispielsweise neue Mitarbeiter in Ihre Datenbank einfgen mchten, die bereits in
einer anderen Tabelle erfasst sind, knnen diese ohne lstiges Kopieren hinzugefgt werden.

Hinweis CD:
Vertriebsmitarbeiter7.mdb

486

Die Beispieldatenbank Vertriebsmitarbeiter7.mdb enthlt dafr die Tabelle


tab_neue_mitarbeiter, so dass Sie direkt mit der Erstellung der Abfrage beginnen
knnen.
1

ffnen Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht.

Fgen Sie der Abfrage die Tabelle tab_neue_mitarbeiter hinzu.

Ziehen Sie die Felder Name und Vorname in den unteren Abfragebereich.

Whlen Sie ber das Kontextmen den Befehl Abfragetyp>Anfgeabfrage.

Whlen Sie im folgenden Dialogfeld die Tabelle tab_Mitarbeiter aus, um die


Zieltabelle festzulegen. Besttigen Sie mit OK.

Zurck im Entwurfsfenster erscheint im unteren Teil der Abfrage eine zustzliche Zeile Anfgen an. Whlen Sie gegebenenfalls die Felder aus, in welche
die Daten eingefgt werden sollen.

Schlieen Sie die Abfrage und geben Sie ihr den Namen abf_neuemitarbeiter_anfuegen.

Mit Abfragen arbeiten

Abb. 4.162
Die Tabelle zum
Anfgen der Daten
angeben

Aktivieren Sie die Abfrage, indem Sie auf das neu erstellte Icon im Datenbankfenster klicken.

Besttigen Sie alle Sicherheitsmeldungen mit Ja.

Als Ergebnis finden Sie die hinzugefgten Datenstze in der Tabelle tab_Mitarbeiter.

Abb. 4.163
Die angefgten Datenstze

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Sie mit Anfgeabfragen auch Autowerte bertragen wollen, kommt es
in vielen Fllen zu Fehlermeldungen und zum Abbruch der Aktion. berprfen
Sie daher, ob in der Zieltabelle bereits Datenstze mit gleichem Autowert vorhanden sind. Diese knnen nicht berschrieben werden.
Um das Problem zu umgehen, vermeiden Sie die bertragung des Autowerts.
Access legt daraufhin selbstststndig einen neuen Wert an.

487

Datenverwaltung mit Access

Lschabfrage
Lschabfragen dienen zum gezielten Lschen von Datenstzen innerhalb einer
Tabelle. Die Auswahl der zu lschenden Datenstze wird wie bei Auswahlabfragen auch mit den entsprechenden Parametern eingegrenzt (siehe auch Abschnitt
Auswahlabfrage).
Um die eben angefgten Datenstze wieder zu lschen, bedienen Sie sich folgender Vorgehensweise:
1

Erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und fgen Sie die
Tabelle tab_Mitarbeiter hinzu.

Klicken Sie im Kontextmen auf den Befehl Abfragetyp>Lschabfrage.

Im Entwurfsfenster wird eine neue Zeile mit der Bezeichnung Lschen hinzugefgt.

Ziehen Sie die Felder * (Sternchen) und Vorname in den unteren Teil der
Ansicht. Sie haben damit einerseits alle Felder der Tabelle ausgewhlt und
knnen andererseits ein Kriterium im Feld Vorname festlegen.

Fgen Sie dem Feld Vorname das Kriterium Neu* hinzu. Die Anzeige ndert
sich nach Verlassen des Feldes in Wie "Neu*".

Schlieen Sie die Entwurfsansicht und geben Sie der Lschabfrage den
Namen abf_neuemitarbeiter_loeschen.

Fhren Sie die Abfrage aus, indem Sie im Datenbankfenster auf das entsprechende Symbol klicken. Besttigen Sie die Sicherheitsmeldung mit Ja.

Abb. 4.164
Das Lschkriterium
festlegen

488

Mit Abfragen arbeiten

By the way
Beim Anfgen der neuen Datenstze wurde allen Mitarbeitern im Vornamen
der Vorsatz Neu hinzugefgt, um sie spter leichter identifizieren zu knnen.
Aus diesem Grund knnen Sie diesen Wortteil nun als Filterkriterium benutzen.

Die vorher hinzugefgten Datenstze wurden aus der Tabelle entfernt.

Die SQL-Ansicht
Um zu verstehen, wie Abfragen in der Praxis arbeiten, bietet Ihnen Access die so
genannte SQL-Ansicht an. SQL (= Standard Query Language bzw. Deutsch: standardisierte Abfragesprache) ermglicht Ihnen das Erstellen von Abfragen im Befehlszeilenmodus.
Fr die meisten Aufgabenstellungen bentigen Sie diesen Modus nicht unbedingt.
Sptestens beim Arbeiten mit Webdatenbanken sollten Sie sich jedoch mit dem
Thema vertraut machen, wobei Ihnen Access mit der SQL-Ansicht hilfreich zur Seite
steht.
1

ffnen Sie fr dieses Beispiel die Abfrage abf_Mitarbeiter_SQLAnsicht in der


Entwurfsansicht.
Abb. 4.165
Die Abfragetabelle
tab_Mitarbeiter

ffnen Sie das Kontextmen und whlen Sie den Befehl SQL-Ansicht.
489

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.166
Die SQL-Ansicht ber
das Kontextmen
ffnen

Ein Dialogfenster erscheint. Sie sehen den Code, der hinter Ihrer Abfrage
steht.

Fgen Sie der Entwurfsansicht das Feld Name hinzu und geben Sie als Kriterium Mller an.

Abb. 4.167
Die Abfrage als
SQL-Befehl

Hinweis

Gut zu wissen
Um wieder zur Entwurfsansicht zurckzugelangen, bewegen Sie den Mauszeiger ber den blauen Balken des SQL-Fensters und ffnen das Kontextmen.
Whlen Sie anschlieend den Befehl Entwurfsansicht.

Abb. 4.168
Das Kriterium in der
Abfrageentwurfsansicht
angeben

490

ffnen Sie anschlieend wieder die SQL-Ansicht und schauen Sie sich das
Ergebnis an.

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.169
Das Kriterium in der
SQL-Ansicht ansehen

Innerhalb von SQL werden ausschlielich englische Begriffe zum Definieren der
Abfrage verwendet. Betrachten Sie nun die Bestandteile im Einzelnen:
SELECT whlt alle Felder (der Tabelle tab_Mitarbeiter) und zustzlich das Feld
Name (der Tabelle tab_Mitarbeiter) aus.
FROM definiert die Tabelle, aus der die Felder ausgewhlt werden.
WHERE grenzt die angezeigten Datenstze ein, indem alle Felder gefiltert
werden, die dem Kriterium Mller im Feld Name entsprechen.

Datenzugriffsseiten
Nachdem Ihre Datenbank fertig gestellt ist, mchten Sie Ihre Daten vielleicht auch
anderen Nutzern zur Verfgung stellen. Falls das der Fall sein sollte, knnen Sie Ihre
Datenbank als Kopie weitergeben, so dass andere in der Lage sind, damit weiterzuarbeiten.
Was aber, wenn die Daten immer auf dem neuesten Stand und die Mitarbeiter auf
die gleichen Daten zugreifen sollen? Wrden Sie die Datenbank kopieren, knnten
die Mitarbeiter zwar mit den Daten arbeiten. Werden jedoch Vernderungen vorgenommen, so finden diese nur lokal und damit fr andere unerreichbar statt.
Access bietet Ihnen mit Datenzugriffsseiten eine effektive Lsung an. Anstelle eines
Formulars verwenden Sie zur Darstellung und Eingabe neuer Daten Ihren Webbrowser. Leider funktioniert diese Technik zurzeit nur mit dem Internet Explorer ab
Version 5.0.
Zustzlich muss auf Ihrem PC ein Webserver installiert sein, der die Verarbeitung
von Datenzugriffsseiten untersttzt. Unter Windows 95/98 ist dies der Personal
Webserver, der von Microsoft kostenlos zur Verfgung gestellt wird. Die leistungsfhigere Variante finden Sie auf Rechnern, die mit einem Windows-2000-Betriebssystem eingerichtet sind. Hier kann der IIS 5.0 (Internet Information Server) optional
installiert werden und bietet auch professionellen Arbeitsumgebungen leistungsstarke Kapazitten.
Am einfachsten erstellen Sie Datenzugriffsseiten mit Hilfe des Assistenten. Da die
Erstellung in der Entwurfsansicht den Formularen sehr hnlich ist, wird an dieser
Stelle auf eine detaillierte Darstellung verzichtet.
491

Datenverwaltung mit Access

Hinweis CD:
Vertriebsmitarbeiter8.mdb und Ordner Datenzugriffsseite

Die im folgenden Abschnitt erstellte Datenzugriffsseite finden Sie auch auf der CDROM in der Datenbank Vertriebsmitarbeiter8.mdb. Ebenfalls im Ordner enthalten ist
die entsprechende HTML-Seite, die sich im Ordner Datenzugriffsseite befindet.
Damit Sie auf die Seite zugreifen knnen, mssen die o.g. Voraussetzungen erfllt
sein und die Dateien in ein Verzeichnis Ihres Webservers kopiert werden.
1

ffnen Sie im Datenbankfenster die Option Seiten. Whlen Sie anschlieend


die Option Erstellt eine Datenzugriffsseite unter Verwendung des Assistenten.

Whlen Sie im Dialogfenster alle Inhalte der Tabellen tab_Region und


tab_Mitarbeiter aus und besttigen Sie mit Weiter.

Geben Sie als Gruppierungsebene den Wert Region an und besttigen Sie
erneut mit Weiter.

Im nchsten Dialogfeld sortieren Sie die Datenstze nach Name und zustzlich nach Vorname.

Geben Sie anschlieend Ihrer Seite den Namen seite_regionmitarbeiter und


besttigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf Weiter.

Das Entwurfsfenster erscheint. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in den


Bereich Titeltext durch Klicken hinzufgen und ersetzen Sie den Text durch
Mitarbeiter nach Regionen.

Abb. 4.170
Das Datenbankfenster
fr Datenzugriffsseiten

492

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.171
Die Daten nach Namen
und Vornamen
sortieren

Abb. 4.172
Einen Titel eingeben

493

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Hinzufgen zustzlicher Felder


Am rechten Bildschirmrand erscheint die Feldliste. Wenn Sie Ihrer Datenzugriffsseite zustzliche Felder hinzufgen mchten, ffnen Sie den entsprechenden Ordner und ziehen das jeweilige Feld per Drag and Drop in die Entwurfsansicht.

Schlieen Sie die Entwurfsansicht. Ein Dialogfeld erscheint, das Sie zur Eingabe eines Dateinamens auffordert. Beachten Sie hierbei, dass Access an dieser Stelle eine HTML-Seite erstellt, die unabhngig von Ihrer Access-Datenbank gespeichert wird! Legen Sie nun den Ordner Vertriebsmitarbeiter im
Ordnerbereich Ihres Webservers an und speichern Sie die Datei in diesem
Ordner.
Abb. 4.173
Einen Dateinamen
festlegen

494

Eine Warnmeldung erscheint. Sie werden noch einmal darauf hingewiesen,


dass es sich bei Datenzugriffsseiten um Dateien handelt, die ausschlielich
ber einen Webserver angezeigt werden knnen.

Datenzugriffsseiten

Abb. 4.174
Die Warnmeldung
Datenzugriffsseite

Um Ihre Datenzugriffsseite zu ffnen, klicken Sie im Datenbankfenster auf das entsprechende Symbol.

Abb. 4.175
Das Icon zum ffnen
der Seite im Datenbankfenster

Abb. 4.176
Die Datenzugriffsseite
nach dem Aufruf ber
das Datenbankfenster

Alternativ dazu knnen Sie Ihre Seite auch direkt ber Ihren Browser aufrufen.
Geben Sie in diesem Fall in der Zeile Adresse folgendes Ziel an:
http://localhost/vertriebsmitarbeiter/region_mitarbeiter.htm
Mit Hilfe der Navigationsleiste knnen Sie nun zwischen den Datenstzen wechseln und Filter einsetzen.
495

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.177
Die Anzeige der Datenzugriffsseite im Browser

Hinweis

Gut zu wissen
Die angezeigten Datenzugriffsseiten ermglichen auch die Eingabe bzw.
nderung von Datenbestnden. Zeigt die Seite jedoch gruppierte Datenbestnde an, sind diese Mglichkeiten deaktiviert.
Um Datenzugriffsseiten zur Bearbeitung zu erstellen, bentigen Sie daher
mehrere Seiten, die auf einzelnen Tabellen basieren. Anschlieend knnen Sie
eine Steuerseite erstellen, die per Hyperlink die einzelnen Seiten miteinander
verbindet.

496

Daten suchen, finden und ersetzen

Daten suchen, finden und ersetzen


Der Sinn einer Datenbank wird in Frage gestellt, wenn man die dort abgelegten
Daten nicht oder nur schwer wiederfindet. Gefordert sind deshalb leistungsstarke
Werkzeuge, die dem Nutzer das Auffinden vereinfachen.
Die Verwendung von Abfragen und deren Mglichkeiten wurde bereits erlutert. In
diesem Abschnitt werden Werkzeuge vorgestellt, die Ihnen das Suchen in Tabellen
und Formularen erleichtern sollen, ohne dass vorher eine Abfrage erstellt werden
muss.
Abfragen werden dadurch aber nicht berflssig, da Sie nur mit deren Hilfe komplexere Suchkriterien speichern und wiederverwenden knnen. Die nachfolgenden
Werkzeuge beschrnken sich deshalb auf den Einsatz von Suchanfragen, die eher
selten durchgefhrt werden.

Einfaches Suchen/Ersetzen
Die einfache Suchfunktion gleicht einer Volltextsuche des gerade geffneten Fensters. Wenn Ihnen das Suchkriterium bekannt ist und Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich der Eintrag befindet, ist dieses Werkzeug den anderen vorzuziehen.
1

ffnen Sie zur Demonstration das Formular Region.

Klicken Sie anschlieend in der Symbolleiste auf das Fernglassymbol.

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen ffnet sich. Wenn Sie bereits ein Formularfeld markiert hatten, wird dessen Wert im Fenster Suchen nach angezeigt.

Der Befehl Suchen in ermglicht es Ihnen, den Suchbereich zu erweitern. Die


Voreinstellung bernimmt das aktive Feld im Formular. Wenn Sie den Wert
auf Region: Formular ndern, werden alle Felder des aktiven Formulars durchsucht.
Abb. 4.178
Das Dialogfenster
Suchen und Ersetzen

497

Datenverwaltung mit Access

Tipp

Voreinstellung zum Suchen


Sie knnen die Suche innerhalb des gesamten Formulars voreinstellen. Rufen
Sie dazu in der Menleiste den Befehl Extras>Optionen auf.
Wechseln Sie anschlieend zur Registerkarte Bearbeiten/Suchen und stellen
Sie die Option Suchen/Ersetzen-Standard auf den Wert Allgemeine Suche.
Das Suchfenster ffnet sich danach zuknftig mit der Mglichkeit, eine bergreifende Suche durchzufhren.

Passen Sie anschlieend den Wert Vergleichen nach Bedarf an. Die Einstellung Teil des Feldinhaltes findet alle Eintrge, die den Suchwert an einer Stelle
enthalten. Der Wert mller findet die Eintrge Mller, Mllerstochter oder
Altenmller. Sie haben auerdem die Mglichkeit, Suchparameter (z.B. *, <, =)
zu verwenden.

Wenn Sie einen Wert innerhalb der Datenbank ersetzen mchten, wechseln
Sie im Suchfenster auf die Registerkarte Ersetzen. Geben Sie im Feld Ersetzen
durch den Wert ein, der anstelle des alten Eintrags verwendet werden soll.
Mit den Schaltflchen Weitersuchen, Ersetzen oder Alle ersetzen fhren Sie
abschlieend die gewnschte Aktion aus.

Abb. 4.179
Nach einem Teil des
Feldinhalts suchen

498

Daten suchen, finden und ersetzen

Abb. 4.180
Den Feldinhalt ersetzen

Formularbasierter Filter
Die zweite Mglichkeit zur Suche innerhalb von Access besteht in der Verwendung
von Filtern. Dieses Hilfsmittel erleichtert Ihnen die Arbeit, indem Sie die zu suchenden Werte im Dropdown-Men auswhlen knnen und sich so die manuelle Eingabe ersparen.
1

ffnen Sie das Formular Region und whlen Sie in der Symbolleiste das Icon
Formularbasierter Filter.

Das Formular zeigt daraufhin leere Felder an. Klicken Sie in das Feld, in dem
Sie nach einem Begriff suchen mchten. Es ffnet sich ein Dropdown-Men,
in dem Sie ein Filterkriterium auswhlen knnen.
Abb. 4.181

Das Dropdown-Men
zur Filterung

Um den Filter anzuwenden, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Filter anwenden.

Sie erkennen anhand der Statusleiste, dass die Anzeige auf den Filterwert
beschrnkt wird.

499

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.182
Die Anzeige Gefilterte
Datenstze in der
Statusleiste

Um den Filter wieder aufzuheben und alle Datenstze anzuzeigen, klicken


Sie noch einmal auf das Symbol Filter anwenden. Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber das Symbol fahren, bemerken Sie, dass sich dessen Beschriftung
in Filter entfernen gendert hat.

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen die Filterfunktionen auch ber das Kontextmen aufrufen. Achten
Sie dabei jedoch unbedingt auf die Position des Mauszeigers. Solange Sie sich
mit dem Mauszeiger ber einem Feld befinden, wird im Kontextmen nur der
Auswahlbasierte Filter angeboten. Bewegen Sie den Mauszeiger ber einen
freien Bereich des Formulars, wird im Kontextmen der Formularbasierte Filter angeboten.

Auswahlbasierter Filter
Der Auswahlbasierte Filter kann verwendet werden, wenn Sie nach Wortteilen
innerhalb von Feldern suchen mchten.
1

ffnen Sie das Formular Region und markieren Sie den Buchstaben B im Feld
Region.

Whlen Sie anschlieend das Icon Auswahlbasierter Filter in der Symbolleiste.

Anhand der Statusleiste erkennen Sie, dass fnf Datenstze gefunden wurden. Um den Filter zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Filter entfernen.

Abb. 4.183
Einen Buchstaben
markieren

500

Fertig stellen der Datenbank

Weitere Filtermethoden
Die oben beschriebenen Filter knnen Sie auch ber die Menleiste starten. Rufen
Sie den Menbefehl Datenstze>Filter auf. Neben den vorgestellten Filtermethoden
bietet Ihnen Access an dieser Stelle noch zwei weitere Mglichkeiten an:
Der Filter Spezialfilter/-sortierung gleicht einer Auswahlabfrage. Lediglich die
Zugriffsgeschwindigkeit ist erhht, da keine neue Abfrage erstellt werden
muss. Somit bietet sich diese Filtermglichkeit fr komplexe Suchanfragen
an, die jedoch nur einmalig durchgefhrt werden sollen.
Der Filter Auswahlausschlieender Filter funktioniert wie der auswahlbasierte
Filter, zeigt jedoch nur die Datenstze an, die nicht dem Filterkriterium entsprechen.

Fertig stellen der Datenbank


Um die Arbeiten an der Datenbank Vertriebsmitarbeiter abzurunden, sollen noch
einige nderungen vorgenommen werden. Ziel ist es, der Datenbank einen aussagekrftigen Titel hinzuzufgen und die Navigation fr den Benutzer zu vereinfachen.

Schaltflchen im Formular einsetzen


Mit Hilfe von Schaltflchen knnen Sie die Bedienung fr den Nutzer vereinfachen.
Im folgenden Beispiel werden Sie eine Schaltflche erstellen, mit deren Hilfe Sie ein
geffnetes Formular schlieen knnen.
1

ffnen Sie das Formular Region in der Entwurfsansicht. Klicken Sie anschlieend auf das Symbol Befehlsschaltflche in der Toolbox und ziehen Sie in
einem freien Bereich des Formulars ein Rechteck auf.

Das Dialogfeld des Befehlsschaltflchen-Assistenten ffnet sich. Markieren


Sie im linken Feld Kategorien die Option Formularoperationen. Aktivieren Sie
anschlieend im rechten Fenster Aktion den Befehl Formular schlieen und
besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Weiter.

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie das Aussehen der Schaltflche beeinflussen. Markieren Sie die Option Bild und whlen Sie das Stoppzeichen aus.

501

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.185
Der Schaltflche einen
Befehl zuweisen

Abb. 4.186
Die Schaltflche mit
einem Bild oder Text
versehen

Hinweis

Gut zu wissen
ber die Schaltflche Durchsuchen knnen Sie auch ein selbsterstelltes Symbol auswhlen. Um es als Schaltflche verwenden zu knnen, muss die jeweilige Datei im Bitmap-Dateiformat vorliegen.

502

Fertig stellen der Datenbank

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie der Schaltflche einen Namen geben, der
zur internen Steuerung und demnach nicht als Beschriftung der Schaltflche
verwendet wird. Speichern Sie nun Ihre nderungen, indem Sie das Formular
schlieen.

Ihr fertiges Formular hat anschlieend folgendes Aussehen:

Abb. 4.187
Das fertige Formular
mit der SchlieenSchaltflche

Wiederholen Sie anschlieend den Vorgang fr das Formular Mitarbeiter.

Formular zur Navigation erstellen


Um dem Nutzer einer Datenbank die Navigation zu erleichtern, sollten Sie ein Formular anlegen, das ausschlielich der Steuerung dient. Sie knnen ein solches Formular im Entwurfsmodus selbst erstellen, indem Sie mehre Schaltflchen einfgen.
Access bietet Ihnen darber hinaus mit dem bersichts-Manager noch eine zweite
Mglichkeit an.
1

ffnen Sie in der Menleiste den Befehl Extras>Datenbank-Dienstprogramgramme>bersichts-Manager.

Access berprft nun, ob bereits ein bersichtsformular vorhanden ist. Ist


dies nicht der Fall, werden Sie entsprechend informiert.
Abb. 4.188
Access prft, ob bereits
eine bersicht
vorhanden ist

Der bersichts-Manager ffnet sich. Sie haben nun die Mglichkeit, die
Hauptbersicht zu bearbeiten oder eine neue bersichtsseite anzulegen.
503

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.189
Der bersichts-Manager ohne Eintrag

Der Hauptbersicht soll eine Schaltflche zum ffnen eines Formulars hinzugefgt werden. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten.

Das Dialogfeld bersichtselement bearbeiten fordert Sie auf, Ihre Eingaben zu


ttigen. Geben Sie in der ersten Zeile den Namen Mitarbeiter nach Regionen
anzeigen an. Whlen Sie in der zweiten Spalte die Option Formular im Bearbeitungsmodus ffnen und in der dritten Zeile das Formular Region aus.
Besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Wiederholen Sie den Vorgang und fgen Sie das Formular Mitarbeiter hinzu.

Abb. 4.190
Ein Formular zur
bersicht hinzufgen

Sie haben nun dem Hauptformular die beiden Formulare zugeordnet. Um zu vermeiden, dass die Berichte in der Hauptbersicht stehen, legen Sie anschlieend
noch ein zweites bersichtsformular an.

504

Wechseln Sie zur Anfangsseite des bersichts-Mangers.

Klicken Sie auf die Schaltflche Neu. Sie werden jetzt zur Eingabe eines bersichts-Seitennamens aufgefordert. Geben Sie der Seite den Titel Berichte ffnen.

Markieren Sie den Eintrag Berichte ffnen und klicken Sie auf Bearbeiten.

Fertig stellen der Datenbank

Fgen Sie beide Berichte hinzu und wechseln Sie wieder zur Hauptseite des
bersichts-Managers.

Markieren Sie die Hauptbersicht und klicken Sie auf die Option Bearbeiten.

Fgen Sie nun eine Verknpfung von der Hauptbersicht zur neu erstellen
bersicht Berichte ffnen hinzu, indem Sie auf Neu klicken.

Geben Sie dem Element den Namen Ergebnisse ansehen und stellen Sie in
der zweiten Zeile den Wert Zur bersicht gehen ein. In der letzten Spalte whlen Sie nun die Unterbersicht Berichte ffnen aus.

Abb. 4.191
Eine Unterbersicht in
die Hauptbersicht
einfgen

Schlieen Sie anschlieend alle Dialogfelder. Im Datenbankfenster erkennen Sie


zwei nderungen:
Zunchst wurde vom bersichts-Manager im Datenbankfenster Tabellen eine neue
Tabelle mit dem Namen Switchboard Items erstellt, in der alle notwendigen Daten
gespeichert werden. Danach wurde im Datenbankfenster Formulare das Element
bersicht erstellt. Dabei handelt es sich um ein Formular zur Darstellung der einzelnen Mens. ffnen Sie nun das Formular und schauen Sie sich das Ergebnis an.

Abb. 4.192
Das Formular bersicht

505

Datenverwaltung mit Access

ber die Schaltflchen des Formulars gelangen Sie nun zu den gewnschten
Objekten. Die Schaltflche Ergebnisse ansehen ffnet dabei eine Unteransicht, welche die Schaltflchen zum ffnen der Berichte enthlt.

Funktionen beim Start der Datenbank


Einige Einstellungen, die den Start der Datenbank betreffen, knnen vom Autor der
Datenbank ebenfalls beeinflusst werden.
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Extras>Start.

Im folgenden Dialogfenster werden Ihnen mehrere Mglichkeiten angeboten, um die Eigenschaften der Datenbank beim Start zu beeinflussen.

Abb. 4.193
Die Eigenschaften der
Datenbank beim Start
beeinflussen

Die folgende Tabelle erlutert die wichtigsten Einstellungsmglichkeiten auf einen


Blick.

Die Einstellungsmglichkeiten beim Start der Datenbank

506

Option

Beschreibung

Anwendungstitel

Beschreibung der Datenbank, die in der Titelleiste am oberen Rand angezeigt wird

Anwendungssymbol

Icon, das innerhalb der Datenbank verwendet und


in Titeln mit angezeigt wird. Die Datei muss dabei
die Dateiendung .ico tragen.

Menleiste

Mglichkeit zum Anzeigen selbsterstellter Menleisten beim Start der Datenbank

Formular/Seite anzeigen

Definiert ein Formular, das beim Start der Datenbank automatisch angezeigt wird (z.B. bersicht)

Fertig stellen der Datenbank

Die Einstellungsmglichkeiten beim Start der Datenbank (Forts.)

Option

Beschreibung

Kontextmenleiste

Mglichkeit zum Anzeigen selbsterstellter Kontextmens


Tabelle 4.15

Die Datenbank komprimieren und reparieren


Was auch immer mit Dateien angestellt wird: Keine Datei ist sicher vor Fehlern.
Auch Access-Datenbanken sind davor nicht gefeit. Stellen Sie sich vor, Ihre Arbeit
an der Datenbank wird durch einen Stromausfall vorzeitig beendet. Hufig bersteht die Datenbank einen solchen Zwischenfall unbeschadet. Wenn Sie jedoch
gerade einen Schreibvorgang eingeleitet haben, kann es passieren, dass dieser nicht
vollstndig beendet wird.
Ergebnis: Die Daten werden fehlerhaft bzw. unvollstndig abgespeichert.
Schlimmstenfalls kann in einem solchen Fall die Datenbank nicht mehr geffnet
werden.
Das zweite Problem besteht bei Datenbanken im stetigen Datenzuwachs. Solange
Sie neue Datenstze hinzufgen, wchst die Datenbank aufgrund der neuen Daten
bestndig an. Die Gre der Datenbank bleibt auch dann bestehen, wenn Sie
Inhalte lschen, da die leeren Felder weiterhin enthalten sind und Speicherplatz
verbrauchen.
Eine erhebliche Zunahme der Dateigre wird auch durch neue Objekte bzw.
nderungen an bestehenden Objekten, wie z.B. Formularen, hervorgerufen. Um
Datenfehler, leere Datenfelder und unkomprimierte Objekte zu optimieren, stellt
Ihnen Access ein Zusatztool zur Verfgung, das alle Probleme durch Ausfhren
eines Vorgangs der Funktion Datenbank komprimieren und reparieren behebt
1

ffnen Sie Access, ohne dabei eine Datenbank zu ffnen.

Fhren Sie in der Menleiste den Befehl Extras>Datenbank-Dienstprogramme


aus und whlen Sie die Option Datenbank komprimieren und reparieren.

Whlen Sie die zu komprimierende Datenbank aus und besttigen Sie mit
einem Klick auf die Schaltflche Komprimieren.

Im nchsten Dialogfenster Datenbank komprimieren nach werden Sie nach


einem neuen Datenbanknamen gefragt. Sie knnen einen neuen Namen
angeben oder den alten Namen beibehalten. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit
einem Klick auf Speichern.

507

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.194
Die Datenbank
auswhlen

Tipp

Sicherheitskopie
Nutzen Sie das Komprimieren der Datenbank, um eine Sicherheitskopie anzulegen. Geben Sie der Datenbank beim Speichern einen neuen Namen und
arbeiten Sie in Zukunft mit dieser Datei weiter.
Die alte Datenbank speichern Sie in einem anderen Ordner. Falls die Datenbank einmal unwiederbringlich beschdigt werden sollte, haben Sie somit
Zugriff auf die ltere Version.

Datenexport und -import


In vielen Fllen werden Sie bereits vor der Erstellung einer Access-Datenbank Informationen innerhalb einer anderen Anwendung verwaltet haben. Um bereits bestehende Daten in Access zu nutzen, steht Ihnen die Importfunktion zur Verfgung.
An dieser Stelle wird deutlich, wie gro der Vorteil eines aufeinander abgestimmten
Programmpakets wie Microsoft Office ist.

508

Fertig stellen der Datenbank

Datenimport
Benutzen Sie beispielsweise Outlook zur Verwaltung Ihres Adressbuchs, so knnen
Sie die Daten in wenigen Schritten in eine Access-Datenbank integrieren.
1

ffnen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Externe Daten und whlen Sie
die Option Importieren.

Ein Dialogfeld ffnet sich. Whlen Sie im Feld Dateityp den Eintrag Outlook()
aus. Die Angabe eines Dateinamens entfllt. Besttigen Sie Ihre Auswahl mit
einem Klick auf Importieren.
Abb. 4.195
Die Outlook-Daten
importieren

Falls auf Ihrem Rechner mehrere Outlook-Profile eingerichtet sind, werden


Sie nun im Dialogfeld Profil auswhlen zur Auswahl des gewnschten aufgefordert. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche
Weiter.

ffnen Sie im nchsten Dialogfeld den entsprechenden Ordner und whlen


Sie das gewnschte Adressbuch aus.

Besttigen Sie alle folgenden Dialogfelder mit Weiter.

Am Ende wurde Ihrer Datenbank eine neue Tabelle mit der Bezeichnung OutlookAdressbuch hinzugefgt, die Sie nach Wunsch weiterbearbeiten knnen.
509

Datenverwaltung mit Access

Abb. 4.196
Auswahl des Adressbuchs

Datenexport
Sie knnen nicht nur Daten aus fremden Anwendungen in Ihre Datenbank importieren, sondern auch eigene Daten ber das Kontextmen in folgende Anwendungen exportieren:

Untersttzte Exportformate in Access

Exportformate von Access


Microsoft Excel 5 bis 2000 (*.xls)
HTML-Dokument (*.html, *.htm)
Textdateien (*.txt, *.csv, *.tab, *.asc)
Microsoft Active Server Pages (*.asp)
Microsoft IIS 1 bis 2 (*.htx, *.idc)
Richt Text Format (*.rtf)
XML Dokumente (*.xml)
dBASE 3 bis 5 (*.dbf)
Lotus 1-2-3- WK1 bis WK3 (*.wk1, *.wk3, *wj2)
Paradox 3 bis 8 (*.db)
Tabelle 4.16
510

Wissenswertes

Neu hinzugekommen ist die Mglichkeit des Datenexports in die Struktursprache


XML. Verknpfungen von Access ber eine Webdatenbank bei gleichzeitiger Nutzung durch serverbasierte Datenbanken (Microsoft SQL-Server, Oracle etc.) werden
damit erheblich vereinfacht.

Wissenswertes
Zum Schluss noch einige Hinweise, die an anderer Stelle nur unzureichend erlutert werden konnten.

Optionen einstellen
Obwohl Sie in allen Office-Anwendungen in der Menleiste den Befehl Extras>Optionen vorfinden, sollten Sie sich in Access die speziellen Einstellungsmglichkeiten
nher anschauen. Auszugsweise werden Ihnen hier die wichtigsten Registerkarten
und deren Optionen vorgestellt.

Registerkarte Ansicht
Im Bereich Im Makroentwurf anzeigen finden Sie zwei Kontrollkstchen, die standardmig deaktiviert sind. Wenn Sie Makros erstellen mchten, die mehrere
Untermakros enthalten sollen, aktivieren Sie die Option Namensspalte.

Registerkarte Allgemein
Wenn Sie Ihre Datenbanken beim Schlieen automatisch komprimieren mchten,
aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkstchen in der linken Spalte der Registerkarte. An dieser Stelle knnen Sie auch den Standardordner festlegen, in dem neue
Datenbanken gespeichert bzw. geffnet werden. Tragen Sie dazu die vollstndige
Pfadbezeichnung in das Feld Standarddatenbankordner ein.

Registerkarte Bearbeiten/Suchen
Die Einstellungen beeinflussen die Suchfunktion innerhalb von Access. Wenn Sie
Ihre Datenbank standardmig im Volltext durchsuchen mchten, ndern Sie die
Vorgabe im Bereich Suchen/Ersetzen-Standard auf den Wert Allgemeine Suche. Bei
Verwendung groer Datenbanken beachten Sie unbedingt die Einstellung im Textfeld auf der rechten unteren Seite. Sind mehr als 1.000 Datenzeilen vorhanden,
werden diese nicht mehr angezeigt. Sie mssen daher den Wert gegebenenfalls
anpassen. Bedenken Sie aber, dass dadurch die Arbeitsgeschwindigkeit sinken
kann.

511

Datenverwaltung mit Access

Registerkarte Tastatur
Mit den Optionen auf dieser Registerkarte beeinflussen Sie das Cursorverhalten.
Insbesondere das Cursorverhalten beim Eintritt in Feld sollten Sie an Ihre Gewohnheiten anpassen, da die Standardeinstellung das ganze Feld markiert, was schnell
zu Datenverlusten durch Lschen fhren kann.

Registerkarte Tabellen/Abfragen
Die Registerkarte Tabellen/Abfragen werden Sie sicherlich hufiger aufrufen und
bearbeiten. Hier knnen Sie die Standardeinstellungen fr die Erstellung neuer
Tabellen und Abfragen voreinstellen und somit notwendige Korrekturen auf ein
Minimum reduzieren.
Insbesondere das Feld AutoIndex beim Importieren/Erstellen sollte an Ihre Gewohnheiten angepasst werden, damit die Erstellung des Primrschlssels automatisch
erfolgen kann.

Weitere
Auf der Registerkarte Weitere finden sich zwei wichtige Funktionen wieder. Die Einstellung Standarddateiformat ist aus Sicherheitsgrnden auf Access 2000 voreingestellt. Wenn Sie das neue Dateiformat von Access 2002 verwenden wollen, ndern
Sie diese Einstellung im entsprechenden Dropdown-Men.
Die Option Standardffnungsmodus betrifft den Betrieb der Datenbank in Mehrbenutzerumgebungen. Wenn Sie die Option Exklusiv whlen, kann jeweils nur ein
Nutzer die Datenbank ffnen. Bei freigegebener Datenbank knnen Sie die Einschrnkungen weiter spezifizieren. Mit der Option Standard bei Datensatzsperrung
erstellen Sie Richtlinien zur Datensatzverwaltung. Die Standardeinstellung Keine
Sperrungen ermglicht mehreren Nutzern, den gleichen Datensatz zu bearbeiten.
Wird die Aktualisierung der Anzeige nicht rechtzeitig vorgenommen, kommt es
eventuell zu Datenverlusten vorheriger Eingaben. In Mehrbenutzerumgebungen
sollte daher immer Bearbeiteter Datensatz ausgewhlt sein.

Seiten
Die Option Standardseitenordner ermglicht es, den Speicherort fr Datenzugriffsseiten explizit anzugeben. Zielort ist in der Regel ein Ordner auf Ihrem Webserver.

Die Nordwind.mdb
Microsoft liefert mit allen Office-Pakten, die Access beinhalten, eine Beispieldatenbank aus. Je nach Installationsart und Betriebssystem befindet sich diese Datenbank in einem Unterordner des Ordners c:\Programme\Microsoft Office\.
Um die Datei zu finden, nutzen Sie die Suchfunktion des Windows-Explorer und
suchen Sie nach der Datei nordwind.mdb, im Falle einer englischsprachigen Version
nach northwind.mdb.
512

Wissenswertes

Die Datenbank bietet Ihnen viele hilfreiche Beispiele fr alle wichtigen Datenbankoperationen an. Alle Codes sind mit ausfhrlichen Beschreibungen versehen, so
dass auch Profis noch das ein oder andere Feature entdecken knnen. Unabhngig
von den vorhandenen Elementen ist die Datenbank mit umfangreichen Datenbestnden ausgestattet. Falls Sie also einmal eine neue Datenbank entwerfen
mchten und Ihnen Testdaten fehlen, importieren Sie doch einfach die Daten der
Nordwind-Datenbank. Unntige Dateneingaben werden dadurch vermieden und
Sie sparen Zeit und Nerven.

Access-Hilfe im Internet
Access bietet Ihnen eine umfangreiche Onlinehilfe an. Die meisten Fragen werden
dort beantwortet werden. Das grte Problem ist jedoch in den meisten Fllen das
Auffinden der entsprechenden Hilfeinformation. Manchmal ist es daher sinnvoll,
die Informationsvielfalt des Internets zu nutzen. Suchen Sie doch einfach einmal in
einer Suchmaschine nach den Stichworten +access +faq +erstellen. Zustzlich bieten sich als Suchbegriffe alle Worte an, die typisch fr Access sind (z.B. Formular,
Bericht, Schaltflche, Tabelle, Datenzugriffsseite etc.). In Kombination mit den o.g.
Suchworten, werden Sie mit Sicherheit fndig.
An dieser Stelle noch einige gute Access-Ressourcen im Internet:

Access im WWW

URL
http://search.support.microsoft.com/kb/c.asp?DU=C&LNG=GER&SA=PER
http://www.accessware.de/accessware/index.html
http://www.accessprofipool.de/
http://www.donkarl.com/
http://www.accessusergroup.com/
Tabelle 4.17

513

Datenverwaltung mit Access

Auch in Newsgroups erhalten Sie schnelle und professionelle Hilfe:

Die deutschsprachigen Access-Newsgroups

Gruppenname
microsoft.public.de.access
de.comp.datenbanken.ms-access
Tabelle 4.18

514

Ihr Internetauftritt mit


FrontPage
Ansichten in FrontPage
Web mit Vorlage erstellen
Einfaches Web erstellen
Web mit Zusatzfunktionen versehen
Webseiten warten
Weiterfhrende Informationen

517
522
529
602
645
659

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Das Internet begeistert immer mehr Menschen. Jeden Tag kommen Hunderte
neuer Nutzer zur Netzgemeinde hinzu und tragen durch eigene Internetseiten zur
Informationsvielfalt im World Wide Web bei.
Ob Sie nun die Erstellung einer eigenen Firmenprsenz anstreben oder Ihren
Lebenslauf im Internet verffentlichen mchten: In diesem Kapitel werden Sie die
Mglichkeiten kennen lernen, wie FrontPage Sie bei der Erstellung Ihrer Webseite
untersttzt.
Im ersten Abschnitt wird eine Webseite mit Hilfe von Vorlagen erstellt. Sie werden
schnell erkennen, welchen Leistungsumfang das Werkzeug FrontPage bietet. Vielleicht reichen Ihnen diese Mglichkeiten sogar schon aus, um Ihr Ziel zu erreichen.
In den folgenden Abschnitten werden Sie tiefer in die Mglichkeiten von FrontPage
einsteigen und Erfahrungen mit den einzelnen Komponenten sammeln. Beginnend
mit einer Seite werden Ihnen Schritt fr Schritt die einzelnen Layoutfunktionen
nher gebracht.
Zum Schluss werden Sie Ihre Webseite noch mit einer Datenbank verbinden und
deren Inhalte dynamisch zur Verfgung stellen. Wartungsarbeiten minimieren sich
dadurch auf die Korrektur der Datenbestnde und ermglichen somit den kostengnstigen Einsatz neuer Technologien bei gleichzeitig hoher Qualitt der gebotenen Informationen.
Freuen Sie sich auf eine Entdeckungsreise, die Ihnen die neue Welt der Technik ein
wenig nher bringt und Ihnen vielleicht sogar neue Freunde beschert.
Zunchst noch ein paar Hinweise zum Gebrauch der verwendeten Begriffe. Fr
Internetseiten existieren mittlerweile die verschiedensten Synonyme. Hufig ist
nicht gleich ersichtlich, ob mit dem Begriff alle Seiten einer in sich abgeschlossenen
Homepage gemeint sind oder ob sich der Begriff auf eine einzelne Seite bezieht.
In diesem Buch orientieren sich die Autoren an den innerhalb von FrontPage verwendeten Begriffen. Wird von einem Web bzw. von einer Webseite (= Internetprsenz bzw. Homepage) gesprochen, so ist damit das komplette Verzeichnis inklusive
aller enthaltenen Dateien gemeint. Soll eine einzelne Seite besprochen werden, so
wird an dieser Stelle der Begriff Datei bzw. Seite verwendet.

Demo-Webs auf der CD


Sie finden alle in diesem Kapitel verwendeten Webs auch auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM. Da die Dateien nach dem Kopieren aus technischen Grnden mit
einem Schreibschutz versehen sind, finden Sie auerdem jedes Web im jeweiligen
Ordner als ZIP-Datei.
Wenn mglich, verwenden Sie diese Dateien zur Weiterbearbeitung auf Ihrem
Rechner, um den Schreibschutz nicht per Hand aufheben zu mssen. Zum Entpacken der ZIP-Dateien, bentigen Sie eine spezielle Software. Auf der beiliegenden
516

Ansichten in FrontPage

CD-ROM finden Sie die Freeware Powerarchiver. Installieren Sie die Software auf
Ihrem Rechner und entpacken Sie damit die Dateien in einen vorher angelegten
Ordner auf Ihrer Festplatte.

Ansichten in FrontPage
Bevor Sie in die Tiefen von FrontPage einsteigen, sollten Sie sich einen ersten berblick verschaffen. Vielleicht kennen Sie bereits andere Webeditoren, mit deren Hilfe
Sie Ihre Internetseiten im Quellcode geschrieben haben.
Vermutlich waren Sie schon dankbar ber farbig hervorgehobene Steuerzeichen,
um diese von den Inhalten deutlich zu unterscheiden. FrontPage bietet Ihnen mehr.
Sie haben die Mglichkeit, im WYSIWIG-Modus (= What you see is what you get)
Seiten zu zeichnen, ohne dabei im Quellcode arbeiten zu mssen. Mchten Sie aber
lieber Handarbeit leisten und FrontPage nur zur Erstellung einzelner Elemente
benutzen, bietet Ihnen das Programm auch einen professionellen Modus zur Bearbeitung des Quellcodes an.
FrontPage wurde dabei von den Entwicklern im Hinblick auf die Anwenderfreundlichkeit optimiert. ber den Bereich Ansichten gelangen Sie mit einem Klick in alle
wichtigen Funktionsbereiche, die nachfolgend kurz erlutert werden. Weitere Hinweise zu den Elementen finden Sie im Verlauf des Textes.

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen die Ansichten in FrontPage auch ber die Menleiste aufrufen,
indem Sie hier den Befehl Ansicht>Ihre Ansicht ausfhren.

Seite
Die Option Seite erlaubt Ihnen einen Direktzugriff auf Internetseiten, die Sie bearbeiten mchten. Der Bereich Ordnerliste enthlt alle Dateien und Unterordner Ihres
Webs.
Wenn Sie eine Datei bearbeiten mchten, klicken Sie doppelt auf das entsprechende Symbol in der Ordnerliste (hier: Index.htm). Anschlieend ffnet sich in der
rechten Bildschirmhlfte ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie die Datei editieren (=
bearbeiten) knnen.

517

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Sind mehrere Dateien geffnet, erkennen Sie dies an den Registerkarten am oberen
Rand des Bearbeitungsfensters. Um zwischen den Dateien zu wechseln, klicken Sie
mit dem Mauszeiger die entsprechende Karte an.

Abb. 5.1
Ansichten: Seite

Am unteren Rand des Bearbeitungsfensters knnen Sie zwischen den Bearbeitungsmodi Normal, HTML und Vorschau wechseln.

Bearbeitungsmodi in FrontPage

Bearbeitungsmodus

Bedeutung

Normal

Sie knnen Inhalte einfgen, ndern oder lschen.


Eine Bearbeitung der Seite per Drag and Drop ist
mglich.

HTML

In diesem Modus findet die Bearbeitung unmittelbar im


Quellcode statt. Damit wird die Einbettung fremder
Skripte (z.B. JavaScript) ermglicht.

Vorschau

Der Modus Vorschau dient der Betrachtung der fertigen Webseite. Umstndliches ffnen der Webseite
in einem externen Browser entfllt.
Tabelle 5.1

518

Ansichten in FrontPage

Ordner
Die Ansicht Ordner ersetzt innerhalb von FrontPage den Windows-Explorer. Alle
Manipulationen, die Sie an Dateien Ihres Webs durchfhren, sollten hiermit vorgenommen werden. Dadurch wird gewhrleistet, dass alle Links die innerhalb einer
Webseite vorhanden sind, automatisch an den neuen Speicherort angepasst werden. Eine manuelle Korrektur entfllt damit und erspart Ihnen viele Stunden Handarbeit.

Abb. 5.2
Ansichten: Ordner

Berichte
Die Ansicht Berichte bietet Ihnen leistungsstarke Funktionen zur Wartung Ihres
Webs an. In bersichtlicher Form werden Ihnen alle wesentlichen Rahmendaten
zur Verfgung gestellt. So erfahren Sie beispielsweise, welche Dateien noch nicht
auf fehlerhafte Hyperlinks berprft worden sind. Auerdem werden Sie vor Seiten
gewarnt, die fr den Nutzer mit langen Wartezeiten verbunden sind.

519

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.3
Ansichten: Berichte

Navigation
FrontPage bietet Ihnen die Mglichkeit, automatische Navigationsleisten in Ihr
Web einzufgen. Dadurch ist es nicht notwendig, die Seiten per Hand zu verlinken.

Abb. 5.4
Ansichten: Navigation

520

Ansichten in FrontPage

In der Ansicht Navigation knnen Sie per Drag and Drop Dateien miteinander in
Beziehung setzen. Nachdem Sie innerhalb Ihrer Webseite Gemeinsame Randbereiche eingefgt und die Komponente Navigationsleiste aktiviert haben, erscheinen
die notwendigen Hyperlinks vollautomatisch.

Hyperlinks
Es ist nicht leicht, innerhalb eines groen Webs den berblick zu behalten. Die
Ansicht Hyperlinks bietet Ihnen ein Werkzeug, das Sie sonst nur in teuren Webeditoren vorfinden.
Nachdem Sie in der Ordnerliste eine Datei ausgewhlt haben, erscheint im rechten
Bildschirmbereich eine grafische Darstellung der Hyperlinks. Verweist ein Link einer
anderen Seite auf die geffnete Datei, so wird dies durch einen hinfhrenden Pfeil
gekennzeichnet. Sind innerhalb der geffneten Datei Hyperlinks enthalten, die auf
andere Seiten verweisen, werden diese durch einen wegfhrenden Pfeil gekennzeichnet.

Abb. 5.5
Ansichten: Hyperlinks

Aufgaben
Aufgaben dienen innerhalb von FrontPage der Organisation von Wartungsarbeiten.
Auch grere Webseiten knnen damit leicht von mehreren Mitarbeitern verwaltet
und aktualisiert werden.
521

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Bei Aufgaben handelt es sich eine um Notiz, die einer Datei hinzugefgt werden
kann. So kann Herr Schmitt seiner Kollegin Frau Lintu eine Nachricht hinterlassen,
dass auf einer Seite noch nderungen vorgenommen werden mssen. Damit Herr
Mller sich darber informieren kann, ob die Aufgabe erledigt wurde, kann Frau
Lintu sie nach Durchfhrung der Arbeit als "erledigt" markieren.

Abb. 5.6
Ansichten: Aufgaben

Um eine neue Aufgabe hinzuzufgen, rufen Sie in der Menleiste den Befehl
Datei>Neu>Aufgabe auf.

Web mit Vorlage erstellen


FrontPage bietet Ihnen verschiedene Mglichkeiten, eine Webseite zu erstellen. In
vielen Fllen reicht es aus, sich die Arbeit von einem der zahlreichen Assistenten
abnehmen zu lassen. Kleinere Projekte knnen damit mit sehr geringem Aufwand
verwirklicht und notfalls innerhalb eines Tages im Internet publiziert werden.
Wenn Ihnen die automatisch generierten Seiten nicht ausreichen sollten, knnen
Sie Ihr Web selbstverstndlich auch im Nachhinein anpassen und erweitern.
In diesem Abschnitt werden Sie erfahren, wie Sie mit Hilfe des Assistenten in wenigen Schritten ein eigenes Web erstellen knnen.

Hinweis CD:
Ordner "PrivateHomepage.zip"
522

Sie knnen sich das Web auch von der Buch-CD in einen Ordner kopieren und
damit arbeiten. Kopieren Sie dafr die Datei PrivateHomepage.zip in einen freien
Ordner auf Ihrer Festplatte und entpacken Sie den Inhalt.

Web mit Vorlage erstellen

Tipp

Assistenten kennen lernen


Bevor Sie die Bedienung von FrontPage kennen lernen, sollten Sie unbedingt
alle Assistenten einmal ausprobiert haben. berprfen Sie die erstellten Seiten
im Browser an und achten Sie auf die verwendeten Komponenten.
Sollten Sie spter einmal Schwierigkeiten bei der Verwendung einer Komponente haben, knnen Sie einfach ein Demo-Web ffnen und dort in der
entsprechenden Datei nachschauen.

Den Assistenten aufrufen


Wie in den anderen Office Produkten auch erstellen Sie neue Dokumente ber die
Menleiste. Klicken Sie dazu den Befehl Datei>Neu>Seite oder Web an.
In der rechten Bildschirmhlfte erscheint daraufhin der Aufgabenbereich, der verschiedene Optionen zur Verfgung stellt.

Hinweis

Der Aufgabenbereich
Alternativ knnen Sie den Aufgabenbereich auch einblenden, indem Sie in der
Menleiste den Befehl Ansicht>Aufgabenbereich aktivieren.

Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Neu>Leeres Web und klicken Sie
doppelt auf das entsprechende Symbol.

Das Dialogfeld Webvorlagen ffnet sich. Bevor Sie ein Web erstellen, mssen
Sie dessen Speicherort festlegen. Klicken Sie hierfr auf die Schaltflche
Durchsuchen.

523

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.7
Aufgabenbereich in
FrontPage

Abb. 5.8
Webvorlagen

524

Web mit Vorlage erstellen

Es erscheint ein Dialogfeld zur Auswahl des Speicherorts. Whlen Sie im Feld
Suchen in den Ordner Eigene Dateien aus. Legen Sie anschlieend einen
neuen Ordner mit der Bezeichnung PrivateHomepage an, indem Sie auf die
Schaltflche Ordner erstellen klicken und den Namen eingeben.
Abb. 5.9

Neuen Ordner anlegen

Tipp

Gut zu wissen
Erstellen Sie jedes neue Web in einem eigenen Ordner. Es kann Ihnen sonst
passieren, dass bereits vorhandene Dateien mit denen des neuen Webs
gemischt werden. Wenn Sie spter das Web im Internet verffentlichen mchten, werden diese Dateien ebenfalls mit bertragen, was in den meisten Fllen
nicht erwnscht ist.

Nachdem Sie den Vorgang besttigt haben, wechselt FrontPage automatisch


in den entsprechenden Ordner. Es ist nicht notwendig, an dieser Stelle einen
Dateinamen anzugeben! Besttigen Sie mit einem Klick auf die Schaltflche
ffnen.

525

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.10
Speicherort besttigen

Das Dialogfeld Webvorlagen erscheint wieder. Whlen Sie nun die Vorlage
Persnliches Web aus und besttigen Sie mit einem Klick auf OK. Eine Anzeige
erscheint, die den Fortschritt whrend der Erstellungsphase anzeigt.

Nachdem alle notwendigen Dateien erzeugt worden sind, erscheint die


Ansicht Seite. Um die Startseite zu bearbeiten, klicken Sie in der Ordnerliste
auf die Datei index.htm. In der rechten Bildschirmhlfte erscheint die Datei
daraufhin im Anzeigemodus Normal.

Abb. 5.11
Das Web wird erstellt

Wie Sie sehen knnen, erstellt der Assistent nicht nur die Grundstruktur Ihrer
Homepage, sondern fgt auch Textbeispiele ein. Passen Sie diese einfach an Ihre
Vorstellungen an und fllen Sie die Seiten mit den gewnschten Inhalten.

526

Web mit Vorlage erstellen

Abb. 5.12
Startseite der
Homepage

Das Ergebnis betrachten


Um auf die volle Funktionalitt der erstellten Webseite zugreifen zu knnen, ffnen
Sie die Seite in Ihrem Browser.
1

Rufen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Browservorschau auf.


Abb. 5.13
Browservorschau in der
Menleiste

527

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Falls sich auf Ihrem System bereits mehrere Browser befinden, haben Sie
nun die Mglichkeit, den auszuwhlen, den Sie verwenden mchten.

In der Browservorschau knnen Sie Ihre Webseite betrachten und auf deren Funktionalitt hin berprfen. Da die Anzeige whrend der Bearbeitung von FrontPage
nicht immer der Endansicht entspricht, sollten Sie Ihre Webseite vor der Verffentlichung auf jeden Fall in der Browservorschau testen. Nur so ist garantiert, dass Ihr
Besucher wirklich sieht, was Sie ihm zeigen wollen.

Weitere Vorlagen
Wenn Ihnen die mitgelieferten Vorlagen noch nicht ausreichen sollten, stehen
Ihnen auf der Microsoft-Webseite weitere zur Verfgung.
Whlen Sie im Aufgabenbereich die Option Mit Vorlage beginnen>Vorlagen auf
Microsoft.com. Ihr Browser ffnet sich und Sie werden zur Downloadseite weitergeleitet.

Abb. 5.14
Weitere Vorlagen auf
Microsoft.com

528

Einfaches Web erstellen

Einfaches Web erstellen


Im folgenden Abschnitt werden Sie die Grundfunktionen zur Webseitengestaltung
kennen lernen. Falls Sie bereits mit der Textverarbeitung Word vertraut sind, werden Ihnen viele Funktionen wiederbegegnen.

Webseiten planen
Bevor Sie eine Webseite im Internet verffentlichen, sollten Sie sich Gedanken um
die Strukturierung des Inhalts machen. Vielleicht sind Sie schon auf Internetseiten
gestoen, die ber Suchmaschinen informative Inhalte versprechen, aber nach
einem Besuch einen enttuschenden Eindruck hinterlassen?
In einem solchen Fall hat der Webseiten-Autor zwar seine Seiten mit gezielten
Schlagworten versehen, aber darber den Inhalt vergessen. Ziehen Sie aus dieser
Erfahrung die Konsequenz, Ihre Seite erst dann zu verffentlichen, wenn Sie mit
den Inhalten zufrieden sind. Ihre Besucher werden es Ihnen danken!
Manche Informationen knnen nur schlecht in Schriftform vermittelt werden. Der
Einsatz von Bildern ermglicht im Internet deshalb die grafische Darstellung ob
nun in Form eines Fotos oder einer aufwndig erstellten bersichtsgrafik.
Bedenken Sie jedoch, dass Bilder die Ladezeiten Ihrer Seite extrem verlngern knnen. Nicht jeder Besucher wird sich diese Zeit nehmen und verrgert die nchste
Suchmaschine ansteuern, um einen anderen Anbieter zu finden. Insbesondere der
Einsatz animierter Grafiken stellt in diesem Zusammenhang ein Problem dar.
Sie sind deshalb gut beraten, wenn Sie Ihre Seiten mit wenigen, aber dafr wohl
berlegten Grafiken optisch verbessern.
In den folgenden Abschnitten werden Sie eine Webseite erstellen, die eine ClipArtSammlung beherbergt und einige Begleitseiten liefert. Dabei wird die Navigationsstruktur mit Hilfe der Navigationsleisten von FrontPage realisiert. Eine Rolle werden
Tabellen spielen, mit deren Hilfe Sie Seiteninhalte positionieren knnen.

Ein Web erstellen


Bevor Sie Ihre neue Seite beginnen, mssen noch einige Vorbereitungen getroffen
werden. Wenn Sie FrontPage noch nicht geffnet haben, starten Sie das Programm
ber den Befehl Start>Programme>Microsoft FrontPage in der Startleiste.
Falls Sie das Beispiel-Web des vorherigen Abschnitts nachvollzogen haben, ffnet
sich dieses automatisch wieder im Bearbeitungsmodus.
1

Um ein neues Web anzulegen, whlen Sie im Aufgabenbereich die Option


Neu>Leeres Web und richten unter Optionen einen neuen Ordner mit der
Bezeichnung Bilderwelten ein.
529

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen ein leeres Web auch ber den Befehl Datei>Neu>Seite oder Web
bzw. in der Symbolleiste ber das Dropdown-Men des Icons Neue Seite
erstellen.

Whlen Sie anschlieend im Dialogfeld der Webvorlage das Icon Leeres Web.

Im Fenster Ordnerliste erscheint daraufhin eine Baumstruktur mit den Ordnern _private und images.

Hinweis

Der Unterschied zwischen Web und Webseite


Wie bereits erwhnt, ist die Begriffsvielfalt im Internet manchmal etwas verwirrend. Grundstzlich handelt es sich bei einem Web um eine in sich
geschlossene Einheit, die mehrere Seiten (also Dateien) enthlt, welche logisch
zusammengehren. Wenn Sie in Ihrem Browser die Microsoft-Homepage
unter www.microsoft.de aufrufen und innerhalb der Seiten navigieren, handelt es sich dabei um ein Web.
Innerhalb von FrontPage kommen jedoch noch einige Dateien hinzu. Wie Sie
sehen konnten, hat FrontPage zustzliche Ordner angelegt, die der internen
Verwaltung dienen. Der Surfer kommt mit diesen Dateien nicht in Kontakt,
fr den Web-Autor sind diese jedoch zur Ablage von FrontPage-Komponenten
notwendig.

FrontPage zeigt standardmig nur die wichtigsten Ordner in der Ordnerliste an.
Wenn Sie alle angelegten Ordner anzeigen mchten, mssen Sie auf den Windows-Explorer ausweichen und die versteckten Dateien sichtbar machen.
ffnen Sie dazu den Windows-Explorer und aktivieren Sie in der Menleiste den
Befehl Extras>Optionen>Ansicht>Versteckte Dateien und Ordner>Alle Dateien und
Ordner anzeigen. Sie erhalten daraufhin folgende Anzeige:
530

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.15
FrontPage-Web im
Windows-Explorer

Je nachdem, welche Komponenten Sie in Ihrem Web verwenden, erstellt FrontPage


noch weitere versteckte Ordner.

Texte erstellen und bearbeiten


Webseiten bestehen vornehmlich aus Text. Auch wenn Autoren immer wieder auf
andere Gestaltungsmittel wie Grafiken, Animationen etc. zurckgreifen, transportiert letztlich der Text die gewnschten Informationen.
Erstellen Sie nun eine Begrungsseite, die den Besucher willkommen heit und
einen kurzen berblick bietet.
1

Um dem Web eine Seite hinzuzufgen, klicken Sie in der Symbolleiste auf
das Icon Neue Seite einfgen.

Damit wird dem Arbeitsbereich eine neue Seite hinzugefgt, die sofort bearbeitet
werden kann. Um im Falle eines Systemausfalls keinen Datenverlust zu erleiden,
sollten Sie Datei jedoch zuerst speichern.
2

Wie in anderen Office-Anwendungen auch speichern Sie die Datei, indem Sie
in der Menleiste den Befehl Datei>Speichern unter auswhlen. Geben Sie
der Datei den Namen index.htm.

Abb. 5.16
Neue Datei in
FrontPage

531

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen
Die Konventionen fr Dateinamen im Internet weisen zwei Besonderheiten
auf:
Verzichten Sie unter allen Umstnden auf Umlaute (, , ) und Sonderzeichen wie ?, / oder %, da diese auerhalb des deutschsprachigen Raums nicht verwendet werden knnen bzw. als Steuerzeichen
eingesetzt werden.
Erkundigen Sie sich auerdem bei Ihrem Provider, welche Dateinamen als Start-Dateinamen reserviert sind. Sie sind auf jeden Fall
auf der sicheren Seite, wenn Sie Ihre Startdatei mit dem Namen
index.htm bzw. index.html bezeichnen. Ebenfalls mglich ist
default.htm oder home.htm, die jedoch nicht in jedem Fall untersttzt werden. Ein Aufruf Ihrer Homepage mit einer Internetadresse
wie www.ihrname.de ist dann nicht mehr mglich.

Ab jetzt knnen Sie Ihren Gedanken freien Lauf lassen. Geben Sie einen Begrungstext ein und weisen Sie kurz auf die Inhalte hin.

Abb. 5.17
Die Startseite

532

Einfaches Web erstellen

Abstze formatieren
hnlich wie in einer Textverarbeitung knnen Sie Formatierungen auch innerhalb
von Webseiten verwenden. Einzelne Schriftzeichen oder Abstze lassen sich in ihrer
Gre und im Schrifttyp verndert, Sie knnen Farben zuweisen und die Textausrichtung bestimmen.
1

Weisen Sie der berschrift Herzlich Willkommen die Formatvorlage berschrift 1 zu. Setzen Sie dazu den Cursor in die entsprechende Textzeile. Whlen Sie anschlieend in der Symbolleiste den Befehl Formatvorlage und markieren Sie im Dropdown-Men die Bezeichnung berschrift 1.
Abb. 5.18
Absatzformatierung:
berschrift 1

Whlen Sie anschlieend in der Symbolleiste den Befehl Zentrieren, um den


Text in der Seitenmitte auszurichten.

Im Bearbeitungsfenster erscheint Ihr formatierter Text:

Abb. 5.19
Formatierte berschrift

533

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Zeichen formatieren
Neben ganzen Abstzen knnen auch einzelne Zeichen formatiert werden. Der
Vorteil besteht im gezielten Einsatz von typografischen Hervorhebungen, ohne
dass davon andere Satzteile betroffen sind. Der Name auf der Willkommensseite
soll betont werden:
1

Markieren Sie den Namen, indem Sie den Mauszeiger vor den ersten Buchstaben setzen und den markierten Bereich bei gedrckter Maustaste bis zum
Ende erweitern.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button Fett.

Klicken Sie anschlieend in der Symbolleiste auf den Button Kursiv.

Abb. 5.20
Markierter Text

Ihr Text sollte nun folgendes Aussehen haben:

Abb. 5.21
Formatierter Text

Weitere Zeichenformatierungen finden Sie in der Symbolleiste Format:

Abb. 5.22
Symbolleiste Format

Hinweis

Symbolleiste anzeigen lassen


Falls die Symbolleiste nicht angezeigt werden sollte, whlen Sie in der Menleiste den Befehl Ansicht>Symbolleisten>Format.

534

Einfaches Web erstellen

Harte und weiche Formatierungen


Zur Planung einer Homepage gehrt auch der Einsatz von Schriftformatierungen.
Um den Wartungsaufwand so gering wie mglich zu halten, sollten Sie so weit
wie mglich mit Formatvorlagen arbeiten. Nehmen Sie spter eine nderung an
der Formatvorlage vor, werden alle Textelemente Ihrer Seite an die neue Formatierung angepasst. Man spricht in diesem Fall von einer weichen Formatierung. Bei
einer harten Formatierung wird die Zuweisung des Formats manuell vorgenommen. Soll ein anderes Format zugewiesen werden, muss der Text an allen Stellen
manuell nachbearbeitet werden
Wenn Sie jedoch zur Formatierung eine Formatvorlage verwenden, knnen Sie die
nderungen innerhalb der Vorlage vornehmen. Im Ergebnis werden alle Textstellen, die mit der Formatvorlage formatiert wurden, an die neuen Einstellungen
angepasst.

Formatvorlagen ndern
Um den Vorteil der weichen Formatierung nutzen zu knnen, mssen Sie die nderungen innerhalb der Formatvorlage vornehmen. Im Abschnitt Abstze formatieren
haben Sie die berschrift im zweiten Arbeitsschritt mit einer "harten Formatierung"
versehen, um den Text zu zentrieren.
Damit zuknftig alle Elemente der Formatvorlage berschrift 1 auf der Seite zentriert werden, mssen Sie das Format der Formatvorlage zuweisen.

Abb. 5.23
Formatvorlagen
bearbeiten

Entfernen Sie zuerst die Formatierung Zentriert, indem Sie mit dem Mauszeiger in die Textzeile Herzlich Willkommen und dann auf das Icon Zentrieren in
der Symbolleiste klicken.
535

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Der Text wird wieder an den linken Seitenrand gerckt. Whlen Sie in der
Menleiste den Befehl Format>Formatvorlage.

Das Dialogfenster Formatvorlage erscheint. Whlen Sie im Fenster Formatvorlagen die Vorlage h1 aus und klicken Sie auf die Schaltflche ndern.

Hinweis

Gut zu wissen
Die Abkrzungen im Dialog Formatvorlagen entsprechen nicht den Abkrzungen, die Sie in der Symbolleiste wiederfinden. Um die Formatierungsbefehle in
HTML mglichst kurz zu halten Ziel ist eine mglichst kurze Ladezeit der
Seite werden zur Kenntlichmachung die an dieser Stelle aufgefhrten Abkrzungen verwendet.
Wenn Sie sich ausfhrlicher mit HTML-Elementen beschftigen mchten, finden Sie in der Onlinehilfe SelfHTML von Stefan Mnz einen sehr guten Begleiter. Die Datei ist auch auf der dem Buch beiliegenden CD-ROM enthalten.

Abb. 5.24
Formatvorlage
bearbeiten

536

Das Dialogfeld Formatvorlage bearbeiten ffnet sich. Um die Voreinstellungen


zu ndern, klicken Sie auf die Schaltflche Format und whlen den Befehl
Absatz aus.

Einfaches Web erstellen

Whlen Sie im Feld Ausrichtung die Option Zentriert aus und besttigen Sie
Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK, bis Sie sich wieder im Hauptfenster
von FrontPage befinden.

Abb. 5.25
Ausrichtung: Zentriert

Die berschrift erscheint wieder zentriert, wobei die Informationen zur Formatierung auf der Formatvorlage basieren.
Der Unterschied macht sich bemerkbar, wenn Sie einem weiteren Absatz die Formatvorlage berschrift 1 zuweisen. Ohne Ihr weiteres Zutun wird auch dieser zentriert angezeigt.

Tabellen erstellen und bearbeiten


Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Tabellen erstellt und formatiert werden.
Normalerweise werden Tabellen innerhalb einer Textverarbeitung dazu verwendet,
zusammengehrende Inhalte in bersichtlicher Form darzustellen.
Bei der Erstellung von Internetseiten werden Sie jedoch auch die Layouteigenschaften von Tabellen kennen und schtzen lernen. In vielen Fllen reichen die Standardformatierungen Linksbndig, Rechtsbndig und Zentriert nicht aus, um Texte oder
Bilder auf der Seite zu positionieren. Daher empfiehlt es sich in vielen Fllen,
unsichtbare Tabellen zur Textausrichtung zu benutzen.
537

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Tabellen erstellen
Im folgenden Beispiel wird eine Seite erstellt, die eine kurze bersicht bietet und in
Spalten angeordnet ist.
1

Legen Sie eine neue Seite an und speichern Sie die Datei unter dem Namen
uebersicht.htm.

Erstellen Sie eine Tabelle mit drei Spalten und einer Zeile, indem Sie auf das
Symbol Tabelle einfgen in der Symbolleiste klicken und die entsprechenden
Felder markieren.

Diese Tabelle wird ausschlielich zur Positionierung der Inhalte benutzt. Entfernen Sie daher den Rahmen. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und whlen Sie anschlieend in der Menleiste den Befehl Tabelle>Tabelleneigenschaften>Tabelle. Stellen Sie Im Dialogfeld Tabelleneigenschaften die Option Rahmenstrke auf 0 (Null).
Abb. 5.27
Tabelleneigenschaften

538

Im Arbeitsbereich wird die Tabelle durch Punkte gekennzeichnet, die spter


im Browser nicht mehr sichtbar sind. Fgen Sie nun in jede Tabellenzelle eine
neue Tabelle mit zwei Zeilen und einer Spalte ein. Dazu setzen Sie den Cursor
in die jeweilige Spalte der Haupttabelle und wiederholen die Schritte 1 und 2.

Einfaches Web erstellen

Tipp

Nullwerte in HTML
Nullwerte mssen in HTML immer explizit angegeben werden. Wenn Sie ein
Element formatieren und in den Eigenschaften der Standardwert voreingestellt bzw. kein Wert angegeben ist, ist dies nicht gleichbedeutend mit dem
Wert Null.
Kritisch sind solche Nullwerte insbesondere innerhalb folgender Dialogfelder:
Randbereiche im Dialogfeld Seiteneigenschaften, Text- und Zellenabstand im
Dialogfeld Tabelleneigenschaften, horizontaler und vertikaler Abstand im
Dialogfeld Bildeigenschaften.

Abb. 5.28
Tabelle mit Untertabellen

Geben Sie jetzt in die erste Zeile die berschriften ein und formatieren Sie
diese mit dem Format Fett. In die zweite Zeile tragen Sie einen erklrenden
Text ein.

Abb. 5.29
Tabellen mit Inhalt

539

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Tabellen ausrichten
Standardmig werden alle Elemente in einer Tabelle vertikal zentriert ausgerichtet. Da die einzelnen Tabellen jedoch auf gleicher Hhe beginnen sollen, muss diese
Einstellung korrigiert werden.
1

Markieren Sie die Spalten der Haupttabelle, indem Sie den Mauszeiger ber
deren Rand fhren. Der Mauszeiger ndert daraufhin seine Form in einen
nach unten zeigenden Pfeil. Halten Sie die linke Maustaste gedrckt, whrend Sie den Mauszeiger ber alle Spalten bewegen.

Wenn alle Spalten markiert sind, rufen Sie in der Menleiste den Befehl
Tabelle>Tabelleneigenschaften>Zelle auf. ndern Sie die Voreinstellung der
Option Vertikale Ausrichtung auf den Wert Oben. Besttigen Sie Ihre Eingabe
mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 5.30
Spalten markieren

Abb. 5.31
Zelleneigenschaften

540

Einfaches Web erstellen

Ihre Tabellen werden nun am oberen Tabellenrand ausgerichtet.

Abb. 5.32
Vertikal ausgerichtete
Tabellen

Hinweis

Gut zu wissen
Falls die Formatierung nicht das gewnschte Ergebnis erbringt, sollten Sie
noch einmal prfen, in welcher Tabelle Sie die Formatierung vorgenommen
haben. Um die Ausrichtung der Untertabellen zu bestimmen, muss diese Einstellung in der Haupttabelle vorgenommen werden.

Tabellen formatieren
Damit berschriften und Inhalte einer Tabelle optisch zu unterscheiden sind, knnen Sie die Zellen auch formatieren.
Weisen Sie der berschriftenzeile einen gelben Hintergrund zu.
1

Setzen Sie den Mauszeiger in die erste Zelle. Rufen Sie das Kontextmen auf,
indem Sie die rechte Maustaste klicken, und whlen Sie den Befehl Zelleneigenschaften aus.

Whlen Sie die Option Hintergrund>Farbe und aktivieren Sie den gelben Hintergrund. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltflche OK.

541

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.33
Hintergrundfarbe
bestimmen

Abb. 5.34
Tabelle mit Hintergrundfarbe

542

Wiederholen Sie den Vorgang fr die anderen Zellen mit berschrift. Die
Seite hat daraufhin folgendes Aussehen:

Einfaches Web erstellen

Tabellengre festlegen
Eine Besonderheit in HTML stellen die Angaben von Gren dar. Dabei spielt es
keine Rolle, ob es sich um ein Zeichen, eine Tabelle oder um Frames handelt. In
allen Fllen knnen Sie die Grenangabe in Prozent oder in Pixel (Maeinheit fr
die Bildschirmanzeige) vornehmen. Die Entscheidung ber die Maeinheit hngt
vom Verwendungszweck ab.
Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle immer im Vollbild anzeigen mchten, knnen
Sie die Grendarstellung auf 100% belassen. Unabhngig von der Bildschirmauflsung des Users wird die Tabelle dann immer den gesamten Bildschirmbereich ausfllen. Die Verwendung von Grenangaben in Pixeln bietet sich immer dann an,
wenn es auf exakte Zeilenumbrche ankommt. Soll der Inhalt Ihrer Tabelle immer
in der gleichen Darstellung angezeigt werden, mssen Sie diese Variante zur Darstellung whlen.
Im Beispiel werden Sie vor das Problem gestellt, dass die Tabellen zu nahe nebeneinander liegen. Eine optische Trennung wird zwar durch den Tabellenrahmen
erzeugt, die zu geringe Zwischenspalte lsst die Inhalte jedoch aneinander "kleben".
Um das Problem zu lsen, weisen Sie den Untertabellen eine Maximalbreite von
90% zu. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
1

Setzen Sie den Cursor in die erste Tabelle und ffnen Sie im Kontextmen
den Befehl Tabelleneigenschaften.

Markieren Sie die Option Breite angeben und geben Sie in das dazugehrige
Feld den Wert 90 ein. Stellen Sie die Art der Breite auf in Prozent ein.
Abb. 5.35
Tabellenbreite angeben

543

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Wiederholen Sie den Vorgang fr die anderen beiden Untertabellen. Ihre
bersicht sollte nun folgendes Aussehen haben:

Zentrieren Sie anschlieend die Tabellen, indem Sie die Spalten der Haupttabelle markieren und deren Zelleneigenschaften aufrufen. Stellen Sie die
Option Horizontale Ausrichtung auf den Wert Zentriert.

Abb. 5.36
Angepasste Tabellen

Wenn Sie nun die Datei in der Browservorschau ffnen, knnen Sie sehen, dass alle
Tabellen mittig angezeigt werden.

Abb. 5.37
Vollbild zentrierte
Tabellen

Testen Sie den Unterschied, indem Sie die Breite des Browserfensters verkleinern.
Wren die Tabellenbreiten in der Maeinheit "Pixel" angegeben, wrde ein Scrollbalken am unteren Seitenrand erscheinen. Die Angabe in Prozent bewirkt eine
automatische Anpassung an das Browserfenster.
544

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.38
Verkleinertes Browserfenster

Hinweis

Gut zu wissen
Es kann vorkommen, dass Sie eine Zelle mit der Maeinheit Prozent formatiert haben und trotzdem keine Anpassung erfolgt. In der Regel liegt die Ursache dafr in den anderen Zellen der Tabelle, die mit einer Angabe in Pixel formatiert wurden.
Um den Fehler zu beseitigen, kontrollieren Sie sowohl die Zellen- als auch die
Tabelleneigenschaften und stellen Sie sicher, dass alle Werte in Prozent angegeben sind.

545

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Bilder einfgen und bearbeiten


Als Nchstes werden Sie der Webseite Bilder hinzufgen, die anderen Nutzern zum
Download bereitgestellt werden sollen.

Bildformate im Internet
Je nachdem, in welchem Format Ihre Bilder bzw. Grafiken vorliegen, mssen diese
noch bearbeitet werden, bevor sie von einem Webbrowser angezeigt werden knnen. Sie bewegen sich auf der sicheren Seite, wenn Sie Ihre Bilder in eines der beiden Formate GIF oder JPG umwandeln.
Leider ist die Anzahl der Bildbearbeitungsprogramme ins Unermessliche gestiegen,
so dass an dieser Stelle keine Anleitung zur Erstellung von Bildern mit aufgenommen werden kann. Die meisten Bildbearbeitungsprogramme bieten Ihnen aber im
Men Datei mit den Befehlen Speichern unter oder Exportieren die Mglichkeit zur
Umwandlung bereits vorhandener Bilder.
Beide Formate werden von den gngigen Browsern problemlos verarbeitet und
angezeigt.

JPG oder GIF?

Dateityp

Verwendungszweck

JPG

Bilder mit vielen Farben bzw. mit hochauflsenden Farbbergngen

GIF

Bilder mit geringer Farbanzahl bzw. animierte Bilder


Tabelle 5.2

Tipp

Umgang mit berflssigen Zeilen


berflssige Zeilen knnen spter ausgeschnitten werden. Sie vermeiden
durch dieses Vorgehen ein stndiges Neueinfgen von Tabellenzeilen.

546

Einfaches Web erstellen

Bild einfgen
Erstellen Sie zunchst eine neue Seite und geben Sie ihr den Namen bilder.htm.
Damit dem Besucher eine bersichtliche Seite prsentiert wird, nutzen Sie auch
hier wieder Tabellen als Layouthilfe.
1

Erstellen Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und zwanzig Zeilen.

Positionieren Sie den Mauszeiger im Feld der ersten Zeile/Spalte. ffnen Sie
den Ordner Bilder und ziehen Sie bei gedrckter Maustaste das Bild bilder-audio.jpg in das Tabellenfeld.

Abb. 5.39
Eingefgtes Bild

Das Bild ist nun innerhalb der Tabelle positioniert. Wiederholen Sie den Vorgang
auch fr die anderen Bilder und ordnen Sie diese nach Kategorien. Legen Sie dabei
fr jede Kategorie eine neue Tabelle an und setzen Sie im Zwischenraum eine
berschrift ein, die Sie mit der Formatvorlage berschrift 2 formatieren.
Wenn Sie mchten, knnen Sie in den rechts gelegenen Tabellenfeldern noch einen
beschreibenden Text hinzufgen.
Ihre Tabelle sollte danach folgendes Aussehen haben:

Abb. 5.40
Eingefgte Bilder

547

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Thumbnails erstellen
Eines der grten Probleme im Internet besteht in den langen und damit kostenintensiven bertragungszeiten. Gerade bei reich bebilderten Seiten, wiegt dieser
Aspekt schwer, so dass Besucher schlimmstenfalls den Seitenaufbau abbrechen.
Um den Einsatz von Grafiken nutzerfreundlicher zu gestalten, knnen diese als
Thumbnails (= Daumennagel) angezeigt werden. Dabei handelt es sich um eine
verkleinerte Abbildung mit reduzierter Farbtiefe, die mit einem Hyperlink hinterlegt
ist. Klickt der Surfer mit dem Mauszeiger auf die Abbildung, wird in einem neuen
Browserfenster die Originalgrafik angezeigt.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie alle Grafiken doppelt zur Verfgung stellen
mssen sowohl die reduzierte als auch die Originalgrafik. FrontPage untersttzt
Sie bei dieser Mehrarbeit. Die neue Version bietet eine Teilautomatisierung des Vorgangs.
1

Markieren Sie mit dem Mauszeiger die erste Grafik. Es erscheint die Symbolleiste Grafiken, die verschiedene Funktionen zur Bearbeitung bereitstellt. Aktivieren Sie das Icon Automatische Miniaturansicht per einfachem Klick mit
dem Mauszeiger.

Das ausgewhlte Bild wird daraufhin in ein Thumbnail umgewandelt. Die


Originalgrafik bleibt dabei erhalten und wird im Browser durch einen Klick
auf das Bild aufgerufen. Beachten Sie, dass der Hyperlink innerhalb des Bearbeitungsfensters nicht funktioniert.

Abb. 5.41
Symbolleiste Grafiken

Abb. 5.42
Anzeige als Thumbnail

548

Einfaches Web erstellen

Speichern Sie nun die Datei bilder.htm. Sie werden zuerst gefragt, ob Sie die
nderungen speichern mchten. Besttigen Sie diesen Vorgang. Anschlieend erscheint das Dialogfeld Eingebettete Dateien speichern. FrontPage
weist Sie darauf hin, dass eine neue Datei erzeugt wurde, die vor der Verwendung noch gespeichert werden muss. Legen Sie einen Ordner mit dem
Namen klein an und behalten Sie den von FrontPage vorgegebenen Dateinamen bei.

Abb. 5.43
Thumbnail speichern

Tipp

Spezieller Ordner fr Thumbnails


Um die bersicht in Ihrem Bilder-Ordner zu erhalten, sollten Sie einen Unterordner anlegen, der ausschlielich der Speicherung von Thumbnails dient. Dieses Vorgehen ist zwar nicht obligatorisch, vereinfacht aber die sptere Wartung erheblich.

Bei einigen Bildern werden Sie den Hinweis erhalten, dass die Grafik nicht umgewandelt werden kann. Die Meldung erscheint, wenn die Ausgangsgrafik kleiner ist,
als das von FrontPage vorgesehene Format fr Thumbnails. Belassen Sie in diesem
Fall einfach das Bild in dessen Originalgre.

549

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Wenn Sie die Seite anschlieend in der Browseransicht ffnen, werden alle
Thumbnails durch einen blauen Rahmen kenntlich gemacht. Die Rahmenstrke
kann von Ihnen ber das Dialogfeld Bildeigenschaften (siehe Abschnitt Bildeigenschaften bearbeiten) angepasst werden.
Sie knnen den Rahmen auch ganz entfernen, was jedoch nicht empfehlenswert
ist. Bedenken Sie, dass der Besucher der Seite nicht wissen kann, bei welchem Bild
es sich um ein Thumbnail handelt. Wenn Sie zu Beginn der Seite darauf hinweisen,
dass alle eingerahmten Grafiken mit einem Hyperlink zur Originalgrafik hinterlegt
sind, ersparen Sie Ihrem Besucher viele unntige Klicks. Er wird es Ihnen danken!

Bildeigenschaften bearbeiten
Neben den Einstellungen, die auch auf der Symbolleiste Grafiken zu finden sind,
enthlt das Dialogfeld Bildeigenschaften noch einige wichtige Einstellungen.
Sie rufen das Dialogfeld auf, indem Sie ein Bild mit dem Mauszeiger markieren und
danach im Kontextmen (rechte Maustaste) den Befehl Bildeigenschaften auswhlen.
Auf der Registerkarte Erscheinungsbild knnen Sie die Umbruchart festlegen. Texte,
die sich im Bereich der Grafik befinden, werden je nach Einstellung an den rechten
oder den linken Seitenrand verschoben. In der Standardeinstellung ist kein
Umbruch festgelegt, so dass der Text entweder ber oder unter der Grafik angezeigt wird.

Abb. 5.44
Bildeigenschaften:
Erscheinungsbild

550

Einfaches Web erstellen

Die Option Layout ermglicht es, die Ausrichtung der Grafik auf der Seite zu
bestimmen und die Abstnde zum Text festzulegen. Auerdem wird an dieser
Stelle die Rahmenstrke eingestellt. Mchten Sie auf die Darstellung eines Rahmens verzichten, so geben Sie als Wert 0 (Null) ein.
Auf der Registerkarte Allgemein findet sich die Mglichkeit, eine Alternative Darstellungsweise anzugeben.

Abb. 5.45
Bildeigenschaften:
Allgemein

Wichtig ist dabei die Angabe im Feld Text. Kann die Grafik aus irgendeinem Grund
nicht angezeigt werden, so erhlt der Besucher zumindest einen aussagekrftigen
Hinweis darauf, was sich hinter der Grafik verbirgt.
Auch wenn das Eintragen der Hinweistexte einen Mehraufwand bedeutet, lohnt
sich das Vorgehen aus zwei Grnden.
Stellen Sie sich vor, Sie setzen Grafiken zur Navigation ein und es kommt zu
einem Ausfall der Grafikanzeige (z.B. wenn der Surfer die Grafikanzeige ausgeschaltet hat). Erscheint kein Hinweistext, so surft der Besucher der Seite im
Nebel!
Auerdem kann der Hinweistext dem Besucher von Hilfsprogrammen vorgelesen werden. Sie erschlieen damit Ihre Webseiten auch sehbehinderten
Besuchern.
551

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.46
Verwaiste Grafik mit
Hinweistext

Bilder mit Hyperlinks versehen


Wenn Sie noch nicht wissen, welche Aufgabe ein Hyperlink hat, sollten Sie zuerst
den Abschnitt Hyperlinks erstellen und bearbeiten lesen.
Bilder knnen, wie jede Art von Texten auch, mit Hyperlinks versehen werden, sei
es, um eine Navigationsstruktur vollstndig mit Hilfe von Bildern aufzubauen oder
um durch ein Firmenlogo auf eine externe Seite zu verweisen.
Im Gegensatz zu Texten knnen Bilder aber auch mehrere Hyperlinks enthalten.
Um Ihrer Seite eine Suchfunktion hinzuzufgen, erstellen Sie eine neue Seite mit
dem Namen suche.htm.

552

Fgen Sie der Datei die Abbildung bilder-europa.jpg hinzu und markieren Sie
die Grafik mit dem Mauszeiger, so dass die Symbolleiste Grafiken erscheint.

Whlen Sie das Icon Polygonfrmiger Hotspot aus und umrahmen Sie auf der
Karte Frankreich. Um einen neuen Ansatzpunkt zu markieren, klicken Sie auf
die linke Maustaste. Wenn der Bereich fertig gestellt ist, beenden Sie die Eingabe durch einen Doppelklick.

Es erscheint das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten. Tragen Sie im Feld Adresse


die URL www.fr.altavista.com ein. Den Protokolltyp http:// fgt FrontPage
automatisch hinzu.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.47
URL fr Hotspot
festlegen

Je nachdem, wie kontrastreich Ihr Bild ist, wird der Rahmenbereich des Hotspots nur sehr undeutlich sichtbar sein. Um die Anzeige der Grafik zu unterdrcken, klicken Sie in der Symbolleiste Grafiken auf das Icon Hot-spots markieren.

Als Ergebnis erhalten Sie eine auf Ihre Hotspots reduzierte Darstellung.

Abb. 5.48
Hotspot im Entwurf

553

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Damit der Surfer bereits bei Mauskontakt erkennt, dass es sich um einen
Hyperlink handelt, weisen Sie dem Hotspot noch einen aussagekrftigen Text
zu. Klicken Sie dazu doppelt in den Bereich des Hotspots, so dass sich das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten ffnet, und klicken Sie anschlieend auf die
Schaltflche QuickInfo. Geben Sie als Name Frankreich ein und besttigen Sie
Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.49
QuickInfo hinzufgen

Betrachten Sie das Ergebnis in der Vorschau und fahren Sie mit dem Mauszeiger
ber das Land Frankreich. Der Hinweistext erscheint. Wenn Sie nun auf den Bildausschnitt klicken, werden Sie zur Suchseite von AltaVista Frankreich weitergeleitet.

Abb. 5.50
QuickInfo in der
Vorschau

554

Einfaches Web erstellen

Tipp

Kennzeichnungspflicht von Hotspots


Weisen Sie Ihren Besucher bereits im Text darauf hin, dass durch Anklicken
der einzelnen Bereiche der Grafik unterschiedliche URLs aufgerufen werden.

Seiteneigenschaften bearbeiten
Sie haben nun die Grundfunktionen zur Erstellung von Internetseiten kennen
gelernt. Bevor Sie die Seiten verffentlichen, sollten jedoch noch einige Rahmeninformationen festgelegt werden.
Alle wichtigen Einstellungen, die sich auf eine Seite (Datei) beziehen, finden Sie im
Dialogfeld Seiteneigenschaften. ffnen Sie nun die Datei index.htm. Um zum Dialogfeld Seiteneigenschaften zu gelangen, setzen Sie die Einfgemarke in den Seitenbereich und whlen im Kontextmen den Befehl Seiteneigenschaften.

Tipp

By the way
An dieser Stelle kann leider nicht auf alle Einstellungsmglichkeiten eingegangen werden, die meisten Optionen sind jedoch selbsterklrend. Schauen Sie
sich die Registerkarten einfach in aller Ruhe an. Falls Sie dennoch eine Frage
haben, hilft Ihnen die Kontexthilfe bzw. Direkthilfe weiter. Whlen Sie dazu
das Fragezeichen am rechten oberen Rand des Dialogfeldes aus und klicken
Sie mit dem Mauszeiger auf die gewnschte Option.

Registerkarte Allgemein
Einige Einstellungen sollten Sie jedoch von Anfang an vornehmen, da sie die Nutzerfreundlichkeit erheblich steigern. Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie
zunchst das Feld Titel. Der eingegebene Text wird spter in der Titelleiste des
Browsers angezeigt und von Suchmaschinen zur Indizierung der Webseite verwendet.

555

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.51
Seiteneigenschaften:
Allgemein

Hinweis

Gut zu wissen
Vielleicht sind Ihnen bei der Benutzung von Suchmaschinen die zahlreichen
Seiten aufgefallen, deren Titel die Bezeichnung Neue Seite 1 oder Please insert
a document title trgt.
Hierbei handelt es sich um automatisch generierte Titel des Webeditors, die
als Platzhalter den Autor zur Eingabe eines Titels auffordern. Bevor Sie Ihre
Seiten im Internet verffentlichen, sollten Sie daher unbedingt alle Seiten auf
einen aussagekrftigen Titel hin berprfen!
Anstatt alle Seiten zu ffnen, knnen Sie auch einfach mit Hilfe der Suchfunktion alle Seiten auf den Wortlaut Neue Seite durchsuchen lassen. Unbenannte
Dokumente werden so schnell ausfindig gemacht.

Wenn Sie mchten, knnen Sie dem Besucher Ihrer Seite auch ein Lied beim Aufruf
der Seite vorspielen. Geben Sie dazu im Feld Hintergrundsound>Adresse die Zieldatei
ein und legen Sie fest, wie oft die Sounddatei wiederholt werden soll.
556

Einfaches Web erstellen

Registerkarte Hintergrund
Die Registerkarte Hintergrund ermglicht es, eine Hintergrundfarbe bzw. ein Hintergrundbild festzulegen. Wenn Sie zudem die Option Wasserzeichen aktivieren, bleibt
das Hintergrundbild statisch und wird auch durch einen Scrollvorgang nicht in seiner Position verndert.
Beachten Sie jedoch, dass dieses Feature ausschlielich bei der Benutzung des
Internet Explorers funktionstchtig ist.

Abb. 5.52
Seiteneigenschaften:
Hintergrund

Interessant sind auch die Einstellungsmglichkeiten im Bereich Farben. Wenn Sie


einen dunklen Hintergrund verwenden, sollten Sie Ihre Schriftfarbe anpassen, so
dass ein ausreichender Kontrast erzeugt wird.
Wenn Sie die Farbeinstellungen der Hyperlinks ebenfalls ndern mchten, sollte
dies mit Bedacht geschehen. Ein aktiver Hyperlink, der farblich einem nicht aktiven
Hyperlink entspricht, wird vom Besucher nicht mehr in seiner Funktion erkannt.

Registerkarte Seitenrnder
Die Einstellungen der Registerkarte Seitenrnder spielen eine Rolle, wenn Sie Grafiken oder Text mit einem bestimmten Abstand vom Seitenrand anzeigen mchten.
Ein in der Praxis hufig auftauchendes Problem ist die Positionierung einer Titelgrafik am oberen Seitenrand, ohne dass ein Leerraum entsteht. Aktivieren Sie dazu das
Kontrollkstchen Oberen Rand festlegen und geben Sie als Abstand 0 (Null) Pixel an.
557

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Navigationsleisten erstellen und bearbeiten


Was in einem Buch das Inhaltsverzeichnis ist, trgt bei der Arbeit mit Webseiten
den Namen Navigationsleiste. Die Navigationsleiste ermglicht dem Nutzer den
Wechsel zwischen verschiedenen Seiten, die sich innerhalb einer Webseite befinden.
Navigationsleisten knnen mit Hilfe von Grafiken oder Texten erstellt werden.
Wesentlich ist dabei, dass sie mit einem Hyperlink unterlegt sind. Klickt der Surfer
auf die Grafik bzw. den Text, wird er zur Zielseite weitergeleitet.
Wie Sie Hyperlinks manuell erstellen, wird im Abschnitt Hyperlinks erstellen und
bearbeiten beschrieben. Da diese Methode jedoch sehr zeitaufwndig sein kann,
stellt Ihnen FrontPage die Komponente Gemeinsame Randbereiche zur Verfgung,
die Ihnen diese Arbeit abnimmt.
1

Um Ihre Seiten vorzubereiten, ffnen Sie zunchst die Datei index.htm.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Format>Gemeinsame Randbereiche


aus. Das dazugehrige Dialogfeld erscheint.

Aktivieren Sie im Bereich Anwenden auf das Kontrollkstchen Alle Seiten, um


die Navigationsstruktur in allen Seiten einzubauen.

Damit FrontPage wei, an welcher Position die Navigationsleiste erstellt werden soll, aktivieren Sie die Kontrollkstchen Links und Navigationsschaltflchen einschlieen. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingaben mit OK.
Abb. 5.53
Gemeinsame
Randbereiche einstellen

558

Einfaches Web erstellen

Tipp

Randbreite fr Texten und Grafiken


Sie knnen gemeinsame Randbereiche auch zur Anzeige von Texten oder Grafiken verwenden, die auf allen Seiten wiederholt werden sollen.
So bietet es sich zum Beispiel an, den unteren Randbereich zu aktivieren, um
dort Copyright-Hinweise, die eigene URL und eine E-Mail-Adresse anzugeben.

In der Ansicht Normal erscheint die Datei index.htm danach mit einem Randbereich, der jedoch noch keine Hyperlinks, sondern einen Hinweis enthlt.
Abb. 5.54
Navigationsleiste ohne
Verknpfungen

Um FrontPage mitzuteilen, welche Dateien in der Navigationsleiste aufgefhrt werden sollen, wechseln Sie zur Ansicht Navigation.

Die vorher erstellte Datei uebersicht.htm soll mit in die Navigationsleiste aufgenommen werden. Da die Seite hierarchisch der Startseite untergeordnet
ist, ziehen Sie den Dateinamen aus der Ordnerliste in das Navigationsfenster
und bewegen es an den unteren Rand des Rechtecks. Es erscheint eine Verbindungslinie, die andeutet, dass die Verknpfung erfolgreich hergestellt
wurde. Halten Sie whrend des Vorgangs die linke Maustaste gedrckt.

559

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.55
Seitennavigation
erstellen

Wiederholen Sie den Vorgang fr die Seiten bilder.htm und suche.htm.
8

Abb. 5.56
Umbenennen des
Navigationstitels

560

Unabhngig vom Seitentitel, den Sie in den Seiteneigenschaften eingestellt


haben, erhlt jede Datei (durch ein Rechteck reprsentiert) einen Namen. Dieser Name wird spter in der Navigationsleiste angezeigt und sollte aus Grnden der Lesbarkeit mglichst aus einem Wort bestehen. Um den Namen zu
ndern, ffnen Sie das Kontextmen der jeweiligen Datei. Whlen Sie
anschlieend den Befehl Umbenennen und tragen Sie eine Bezeichnung ein.

Einfaches Web erstellen

Ihr Navigationsfenster sollte nun folgendes Aussehen besitzen:

Abb. 5.57
Fertig gestellte Navigationsstruktur

Die Hyperlinks sind nun hergestellt und bereits verwendungsfhig. Um das Ergebnis zu betrachten, ffnen Sie die Datei index.htm.

Abb. 5.58
Hauptseite mit Navigationsleiste

Hyperlinkleisteneigenschaften bearbeiten
Ihre Startseite verfgt nun ber eine funktionstchtige Navigationsstruktur. Wenn
Sie eine hierarchisch untergeordnete Seite ffnen, weist diese noch immer durch
einen Infotext darauf hin, dass die Eigenschaften der Hyperlinkleiste der Bearbeitung bedrfen.
Damit die Navigationsleiste auch auf diesen Seiten sichtbar wird, mssen Sie noch
einige Einstellungen im Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften vornehmen. Sie
ffnen das Dialogfeld, indem Sie mit dem Mauszeiger doppelt auf den Infotext in
einer der untergeordneten Seiten klicken (z.B. suche.htm).
Auf der Registerkarte Allgemein legen Sie fest, welche Ebenen Sie der Hyperlinkleiste hinzufgen mchten. Belassen Sie die Einstellung auf Untergeordnete Ebene.
Damit der Nutzer wieder zur Startseite zurckfindet, aktivieren Sie im Bereich
Zustzliche Seiten das Kontrollkstchen Homepage. So stellen Sie sicher, dass mit
einem Klick wieder die Startseite erreicht werden kann.
561

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Aktivieren Sie auerdem das Kontrollkstchen bergeordnete Seite im gleichen


Bereich. In unserem Beispiel entspricht diese noch der Homepage. Kommt jedoch
eine Unterseite hinzu, wird auch die hierarchisch hher gelegene Seite angezeigt.

Abb. 5.59
Registerkarte Allgemein

Die Registerkarte Stil ermglicht Ihnen eine optische Aufbereitung der Navigationsleiste.
Im Feld Stil whlen knnen Sie entscheiden, ob die Hyperlinks aus Grafiken erstellt
oder als Text angezeigt werden sollen. Indem Sie im Fenster scrollen, knnen Sie
sich die zahlreichen Vorlagen anschauen und per Mausklick die gewnschten auswhlen.
Wenn Sie grafische Schaltflchen verwenden, werden Ihnen im Bereich Orientierung und Erscheinungsbild die Optionen Lebendige Farben verwenden und Aktive
Grafiken verwenden angeboten. Probieren Sie die verschiedenen Parameter einfach
einmal aus und schauen Sie sich das Ergebnis in der Browservorschau an.

562

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.60
Registerkarte Stil

Hinweis

Gut zu wissen
Einige Einstellungen, wie z.B. die Anzeige aktiver Grafiken, sind in der Vorschau von FrontPage nicht verfgbar. Um bsen berraschungen aus dem
Weg zu gehen, sollten Sie Ihre Seiten zwischendurch mit der Browservorschau
betrachten.
Bevor Sie die Browservorschau aufrufen, speichern Sie alle geffneten Dateien
durch Aufrufen des Menbefehls Datei>Alle speichern, um eine korrekte Darstellung zu gewhrleisten.

Das Bilderbuch-Web in der Browservorschau:

563

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.61
Webseite mit fertig
gestellter Navigation

Hyperlinks erstellen und bearbeiten


In den vorangegangenen Abschnitten sind Ihnen bereits zwei Formen von Hyperlinks begegnet.
Indem Sie eine Grafik in ein Thumbnail umgewandelt haben, wurde automatisch
im Hintergrund der Grafik ein Hyperlink erzeugt. Klickt der Besucher der Seite eine
Grafik an, erscheint daraufhin die Originalgrafik im neuen Fenster.
Danach haben Sie Navigationsleisten in Ihr Web eingebaut, um dem Nutzer einen
Wechsel zwischen den einzelnen Seiten zu ermglichen.
Sie haben damit bereits die grundlegende Funktion eines Hyperlinks kennen
gelernt. Immer, wenn ein Hyperlink ins Spiel kommt, geht es darum, ein zweites
Element aufzurufen sei es nun eine Seite oder ein neues Bild.
In diesem Abschnitt werden Sie erfahren, wie Sie Hyperlinks manuell einrichten.
Auerdem werden Ihnen noch einige besondere Hyperlink-Arten vorgestellt, die Sie
mit Diensten auerhalb des World Wide Webs verbinden (E-Mail-Hyperlinks und
Newsgroup-Hyperlinks).

564

Einfaches Web erstellen

Textmarken erstellen
Hyperlinks knnen grundstzlich auf drei unterschiedliche Ziele verweisen:
1

Zielpunkt innerhalb einer Seite

Zielpunkt innerhalb einer Webseite

Zielpunkt auerhalb einer Webseite (Webseite eines fremden Anbieters)

Um einen Zielpunkt innerhalb einer Seite anzusteuern, muss zuerst eine Textmarke
(auch als Anker bezeichnet) erstellt werden.
Im folgenden Beispiel wird der Seite bilder.htm eine Navigation zugewiesen, so dass
der Besucher per Hyperlink die einzelnen Kategorien erreichen kann.
1

ffnen Sie zunchst die Datei und positionieren Sie den Cursor vor dem ersten Buchstaben der ersten Kategorie.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Textmarke aus. Alternativ


knnen Sie auch die Tastenkombination S+g verwenden, um das Dialogfeld Textmarke aufzurufen.

Geben Sie in das Feld Name der Textmarke eine eindeutige Bezeichnung ein.
Verzichten Sie dabei unbedingt auf Leer- oder Sonderzeichen, da dies zu
Problemen in den Verweisen fhren kann. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit
OK.
Abb. 5.62
Dialogfeld Textmarke

Im Bearbeitungsfenster wird die Textmarke durch ein Symbol in Form eines


Fhnchens dargestellt. Im Browser ist das Symbol jedoch nicht mehr sichtbar.
565

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Wiederholen Sie die Schritte auch fr die anderen beiden Kategorien.

Mit Hilfe der Textmarken haben Sie soeben das Ziel fr einen Hyperlink definiert.
Um auf die Textmarken zugreifen zu knnen, mssen Sie noch den dazugehrigen
Hyperlink erstellen.
1

Tragen Sie am Anfang der Seite ein kleines Men ein, das der Navigation dienen soll.
Abb. 5.64
Markierter Text

Abb. 5.65
Textmarken auswhlen

566

Markieren Sie Einfache Bilder und ffnen Sie im Kontextmen den Befehl
Hyperlink.

Das Dialogfeld Hyperlink einfgen ffnet sich. Whlen Sie im Bereich Link zu
den Befehl Aktuelles Dokument.

Im Dialogfenster erscheinen daraufhin die im Dokument vorhandenen Textmarken. Markieren Sie die Textmarke ersteMarke und besttigen Sie mit
einem Klick auf OK.

Einfaches Web erstellen

Ihr Text wird nun zu einem Hyperlink umgewandelt, der den Nutzer zur ersten Kategorie weiterleitet.
Abb. 5.66
Fertiger Hyperlink

Wiederholen Sie die Schritte fr die beiden anderen Texte und weisen Sie
ihnen die entsprechenden Textmarken zu.

Wenn Sie anschlieend die Seite in der Browseransicht ffnen, knnen Sie die eben
erstellten Links zur Navigation benutzen. Ein Klick auf die berschrift Buttons
bewirkt einen Sprung innerhalb der Seite zur Textmarke zweiteMarke. Dadurch
lsst sich langes Scrollen vermeiden.

Tipp

Verwendung von Textmarken


Sie knnen auch eine Textmarke am oberen Seitenrand erstellen und den
Nutzer durch Einfgen von Hyperlinks mit dem Titel Zurck in umgekehrter
Richtung an den Seitenanfang zurckfhren.

Interne Hyperlinks
Interne Hyperlinks haben Sie bereits whrend der Erstellung der Navigationsleiste
verwendet. Sie unterscheiden sich von externen Hyperlinks durch eine relative Pfadangabe.
Angenommen, die Seite bilder.htm ist unter der Adresse http://www.bilderbuch.bb/
bilder.htm zu erreichen. Wenn Sie von der Indexseite auf diese Datei verweisen
mchten, knnten Sie einen Hyperlink mit der vollstndigen Adresse (= absoluter
Hyperlink) angeben. Dem steht auch erst einmal nichts entgegen.
Wollen Sie jedoch Ihr Web auch auf einer CD-ROM publizieren, so wrden diese
Links eine Einwahl ins Internet zur Folge haben. Eine Verwendung im Offlinemodus
wre also nicht mehr mglich.
Um diesem Problem vorzubeugen, richtet FrontPage automatisch so genannte relative Hyperlinks ein. Der Hyperlink enthlt dann nicht mehr die vollstndige Adresse,

567

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

sondern nur noch den zur Ordnerhierarchie relativen Pfadnamen. Da die Dateien
index.htm und bilder.htm im gleichen Ordner liegen, lautet der relative Pfad bilder.htm.
Um auf der Startseite noch einen zustzlichen Hyperlink zur Datei bilder.htm hinzuzufgen, schreiben Sie noch einen Hinweistext und weisen dem Wort Hier einen
Hyperlink zu:
1

Markieren Sie das Wort Hier.

Rufen Sie anschieend per Kontextmen das Dialogfeld Hyperlink einfgen


auf. Stellen Sie sicher, dass im Bereich Link zu der Befehl Datei oder Webseite
aktiviert ist. Whlen Sie im mittleren Bereich des Dialogfeldes die Datei bilder.htm aus und besttigen Sie mit OK.

Abb. 5.67
Markiertes Wort

Abb. 5.68
Hyperlink zuweisen

Im Bereich Adresse sehen Sie, dass die Verknpfung zur Datei relativ erfolgt.

568

Einfaches Web erstellen

Externe Hyperlinks
Das Anlegen eines externen Hyperlinks erfolgt analog zum Anlegen eines internen
Hyperlinks.
Wie bereits im Abschnitt Bilder mit Hyperlinks versehen erlutert wurde, reicht es
aus, im Dialogfeld Hyperlink einfgen das Feld Adresse mit der Bezeichnung
www.zieldomaine.de zu versehen. FrontPage fgt der Adresse dann automatisch
das WWW-Protokoll http:// hinzu.

E-Mail-Hyperlinks
Hyperlinks knnen nicht nur auf WWW-Adressen verweisen, sondern auch zu
anderen Zielen fhren.
So knnen Sie dem Besucher der Seite als Kontaktmglichkeit Ihre E-Mail-Adresse
mitteilen und diese innerhalb des Textes in schriftlicher Form wiedergeben. Effektiver ist jedoch die Benutzung eines Hyperlinks, der die E-Mail-Adresse direkt an die
E-Mail-Software weitergibt und ein Eingabeformular ffnet.
1

Um der Startseite eine E-Mail-Adresse hinzuzufgen, ffnen Sie zunchst die


Datei index.htm und tragen am unteren Seitenrand die E-Mail-Adresse
info@bilderbuch.bb ein.

Markieren Sie danach den Text und ffnen Sie das Dialogfeld Hyperlink einfgen. Aktivieren Sie im Bereich Link zu den Befehl E-Mail-Adresse.

Tragen Sie in das Feld E-Mail-Adresse die von Ihnen verwendete E-MailAdresse noch einmal ein. FrontPage ergnzt automatisch das Prfix mailto:.
Wenn Sie mchten, knnen Sie im Feld Betreff auch noch eine Betreffzeile
vordefinieren. Der Nutzer kann diese spter trotzdem verndern. Besttigen
Sie danach Ihre Angaben mit OK.

Abb. 5.69
E-Mail-Adresse als
Hyperlink einfgen

569

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

In der Browservorschau erhalten Sie daraufhin folgendes Ergebnis:

Abb. 5.70
E-Mail-Link in der
Browservorschau

Klickt der Nutzer nun auf den Link, ffnet sich die installierte E-Mail-Software. Nach
Eingabe der Nachricht, kann die E-Mail sofort versendet werden.

Abb. 5.71
E-Mail-Software

570

Einfaches Web erstellen

Newsgroup-Hyperlinks
Neben dem World Wide Web und E-Mails bietet Ihnen das Internet noch Newsgroups an. Man spricht dabei auch vom so genannten Usenet.
Um Newsgroups anzuzeigen, bentigen Sie eine Newsreader-Software. Da Sie mit
dem Betriebssystem Windows arbeiten, erhalten Sie mit der Installation des Internet Explorers auch Outlook Express als Newsreader.
Wenn Sie Ihren Besuchern eine Newsgroup empfehlen mchten, knnen Sie deren
Aufruf voll automatisieren, indem Sie einen Hyperlink zu einer Newsgroup auf Ihrer
Seite anlegen.
Im Folgenden soll der Seite suche.htm ein Newsgroup-Hyperlink hinzugefgt werden.
1

ffnen Sie die Datei und tragen Sie den Namen der Newsgroup als Text am
unteren Seitenrand ein.

Markieren Sie anschlieend den Text und rufen Sie im Kontextmen das Dialogfeld Hyperlink einfgen auf. Achten Sie darauf, dass im Bereich Link zu der
Befehl Datei oder Webseite aktiviert ist. Geben Sie in das Feld Adresse folgende
Zeile per Hand ein: news:de.comp.graphik und besttigen Sie Ihre Eingaben
mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.72
Hyperlink zur
Newsgroup einfgen

In der Browservorschau sehen Sie den eingebetteten Newsgroup-Hyperlink.


Wenn Sie den Hyperlink durch einen Mausklick aktivieren, ffnet sich Ihr Newsreader und trgt die Gruppe vollautomatisch ein.

571

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.73
Browservorschau
Newsgroup-Link

Abb. 5.74
Abbonierte Newsgroup
in Outlook Express

572

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen
Je nach Betreiber der Newsgroup mssen Sie sich zuerst bei einem Provider
registrieren, der Ihnen Zugang zu einem Newsgroup-Archiv gewhrt. In vielen
Fllen stellt Ihnen Ihr Provider einen solchen Zugang zur Verfgung. Sie knnen sich aber auch kostenlos bei news.cis.dfn.de registrieren. Es handelt sich
dabei um einen Service der Freien Universitt Berlin, der fr jedermann
zugnglich ist.

Designs verwenden
Sie werden im Laufe der Zeit feststellen, dass gerade die Frage des Designs Ihrer
Seiten viel (z.T. unntige) Zeit verschlingt. Auch wenn es zweifellos wichtig ist, dass
man sich Gedanken ber das Layout macht, kommt es primr auf die Bereitstellung der Inhalte an.
FrontPage untersttzt Sie bei der Layoutgestaltung der Seite, indem es Ihnen vorgefertigte Designs zur Auswahl anbietet. Fr den Autor einer Webseite ergeben
sich daraus zwei Vorteile:
1

Sie knnen allen Seiten ein einheitliches Layout zuweisen, ohne sich stndig
zu fragen, ob eine Formatierung Ihrer Seitenrichtlinie entspricht.

Sie knnen sich in der Erstellungsphase voll und ganz Ihrem Inhalt widmen.
Erst zum Schluss weisen Sie Ihren Seiten ein Design zu.

Tipp

Achtung!
Bevor Sie Ihren Seiten ein Design hinzufgen, erstellen Sie unbedingt eine
Sicherungskopie Ihres Webs. Arbeiten Sie danach mit dieser Sicherungskopie
weiter und probieren Sie erst einmal aus, welche Auswirkungen die Designnderungen nach sich ziehen.
Warum dieses Vorgehen?

573

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Mit einer Designnderung knnen Sie alle Webseiten mit einem Klick aktualisieren! Das ist ein Vorteil beim Erstellen eines gleichmigen Layouts. Sie berschreiben damit aber auch alle Voreinstellungen; entfernen demnach alle
manuell eingefgten Elemente (wie z.B. Hintergrnde etc.). Der Befehl Rckgngig ist nach Anwendung des Designs nicht mehr mglich!

Design zuweisen

Hinweis CD:
BilderbuchmitDesign.zip

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie Ihren Web-Ordner kopieren und
anschlieend mit der Kopie weiterarbeiten. Wenn Sie sich das Ergebnis anschauen
mchten, knnen Sie auch die Datei BilderbuchmitDesign.zip von der CD-ROM in
ein freies Verzeichnis kopieren und dort entpacken.
Um dem Web ein Design zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

Abb. 5.75
Design auswhlen

574

ffnen Sie das Web. Whlen Sie anschlieend in der Menleiste den Befehl
Format>Design. Es ffnet sich das Dialogfeld Designs.

Um allen Seiten das Design zuzuweisen, markieren Sie im Bereich Design


zuweisen an das Kontrollkstchen Alle Seiten.

Whlen Sie nun ein Design Ihrer Wahl in der linken Liste aus und aktivieren
Sie gegebenenfalls die Kontrollkstchen Lebendige Farben etc. am unteren
Seitenrand.

Einfaches Web erstellen

Bevor FrontPage die nderungen an allen Seiten durchfhrt, wird noch einmal eine Warnmeldung ausgegeben. Besttigen Sie die Frage mit Ja.
Abb. 5.76
Warnmeldung vor
Designnderung

Ihren Seiten wurde nun das ausgewhlte Design zugewiesen. Falls Ihrer
Startseite bereits zu einem frheren Zeitpunkt ein Design zugewiesen wurde,
kann diese Seite nicht aktualisiert werden. ffnen Sie in diesem Fall die Datei
und wiederholen Sie die obigen Schritte. Whlen Sie im Fenster Design zuweisen an das Kontrollkstchen Ausgewhlte Dateien aus.
Hinweis

Gut zu wissen
FrontPage fhrt diesen Vorgang nicht automatisch aus, um ungewollte nderungen der Startseite zu unterbinden. Schlielich hat diese Seite eine Schlsselfunktion in Ihrem Web, da Sie dem Besucher als Einstiegsseite dient.

Speichern Sie zum Abschluss aus Sicherheitsgrnden das Web, bevor Sie mit
weiteren nderungen fortfahren.

Gut zu wissen
Wie bei jeder Ttigkeit mit einem Softwareprodukt, sollten Sie auch whrend
der Arbeit mit FrontPage Ihre Dateien immer wieder mal manuell speichern.

575

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Das Layout der Seiten wurde vereinheitlicht. Die von Ihnen erstellten Schaltflchen
in der Navigationsleiste sind jedoch noch immer vorhanden und entsprechen nicht
den Vorgaben des ausgewhlten Designs.
Auch hier haben die Programmierer von FrontPage aus Fehlern gelernt. Um zu vermeiden, dass aufwndig erstellte Menleisten mit einem Klick im Daten-Nirwana
landen, mssen die Einstellungen im Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften
manuell angepasst werden.
1

ffnen Sie das Dialogfeld Hyperlinkleisteneigenschaften, indem Sie den Mauszeiger ber eine Navigationsleiste bewegen und ber das Kontextmen
(rechte Maustaste) den entsprechenden Befehl aufrufen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Stil und scrollen Sie im Fenster Stil whlen bis
zum oberen Rand. Aktivieren Sie den Bereich Seitendesign verwenden und
besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.77
Schaltflchen des
Seitendesigns aktivieren

Die Schaltflchen der Designvorlage sollten nun angezeigt werden.

576

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.78
nderungen der Schaltflchen in der Ansicht
Normal

Design bearbeiten
In vielen Fllen werden Ihnen die vorgegebenen Designvorlagen bereits ausreichen.
Sollten Sie mit einigen Einstellungen nicht einverstanden sein, kann jedes einzelne
Element nachbearbeitet und damit an Ihre Vorstellungen angepasst werden.
1

ffnen Sie den Menbefehl Format>Design und aktivieren Sie im Dialogfeld


die Schaltflche ndern.

In der Spalte oberhalb der Schaltflche erscheint daraufhin eine zustzliche


Befehlsleiste, mit deren Hilfe Sie die Anpassungen vornehmen knnen.
Abb. 5.79
Befehlsleiste: ndern

Um die Farben der unterschiedlichen Designelemente zu ndern, klicken Sie


auf die Schaltflche Farben. Es ffnet sich ein Dialogfeld. Wechseln Sie zur
Registerkarte Farbrad und klicken Sie im Farbkreis einen Bereich an. Im Vorschaubereich Muster fr Design knnen Sie sich das Ergebnis vorab betrachten. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, besttigen Sie mit OK.
577

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.80
Farben anpassen

Wenn Sie die Standarddesigns von FrontPage nicht berschreiben mchten,


knnen Sie Ihre nderungen auch als neue Designvorlage speichern. Rufen
Sie dazu die Schaltflche Speichern unter im Dialogfeld Designs auf und
geben Sie Ihrer Vorlage einen neuen Namen.

Abb. 5.81
Neue Vorlage
benennen

Probieren Sie die einzelnen Einstellungsmglichkeiten einfach aus. Verwenden Sie


dazu aber mglichst eine Sicherungskopie, um spter keine Schwierigkeiten beim
Wiederherstellen der Ausgangsversion zu bekommen.

578

Einfaches Web erstellen

Tipp

Entsorgung alter Designs


Im Laufe der Zeit werden Sie Ihrem Web u.U. verschiedene Designs zuweisen.
Grafikdateien der alten Designs werden bei nderungen nicht automatisch
gelscht und somit wiederholt auf den Server bertragen.
Um alte Designs zuverlssig zu lschen, whlen Sie die Ansicht Berichte und
klicken Sie auf den Befehl Unbenutzte Designs. FrontPage fragt Sie daraufhin,
ob das Web neu berechnet und alle unbentigten Dateien entfernt werden
sollen. Besttigen Sie die Frage mit Ja.

Frames erstellen und bearbeiten


In diesem Abschnitt werden Ihnen die Einsatzmglichkeiten von Frames innerhalb
der Webseite vorgestellt.
Sie finden die in diesem Abschnitt verwendeten Beispiele auch auf der Begleit-CDROM. Entpacken Sie dazu die Datei WebmitFrames.zip in einen freien Ordner auf
Ihrer Festplatte.

Hinweis CD:
WebmitFrames.zip

Was sind Frames?


Eine Webseite, die mit Hilfe von Frames aufgebaut ist, besteht immer aus mehreren Dateien. Im Gegensatz zu einer normalen HTML-Seite knnen diese Dateien in
Frameseiten gleichzeitig angezeigt werden.
Damit mehrere Dateien im gleichen Browserfenster angezeigt werden knnen,
muss die Software des Clientrechners wissen, in welchen Bereichen die einzelnen
Dateien erscheinen sollen. Und genau das bewerkstelligen Frames (deutsch: Rahmen).
Bentigte Positionierungsdaten werden dabei nicht innerhalb der anzuzeigenden
Dateien mitgeliefert, sondern in einer zustzlichen Datei bereitgestellt. Diese Datei
erstellt das so genannte Frameset (im Schaubild: Indexseite) und bildet damit in der
Praxis das Hauptfenster, in das alle anderen Dateien eingebettet werden.

579

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.82
Dateien einer Frameseite

Frames erstellen
FrontPage erleichtert Ihnen die Erstellung von Frameseiten erheblich, indem es die
notwendigen Dateien vollautomatisch zusammenstellt.

Abb. 5.83
Seitenvorlagen:
Frameseiten

580

ffnen Sie in der Symbolleiste das Dropdown-Men des Icons Neue Seite und
whlen Sie den Befehl Neue Seite aus.

Das Dialogfeld Seitenvorlagen erscheint. Wechseln Sie zur Registerkarte Frameseiten und ffnen Sie die Vorlage Inhaltsverzeichnis.

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen
Je nachdem wie Sie Ihre Frames anordnen mchten, knnen Sie auch eine der
anderen Vorlagen auswhlen. Falls keine der Vorlagen Ihren Vorstellungen
entspricht, whlen Sie zunchst eine halbwegs passende Vorlage aus und
fgen Sie spter die fehlenden Frames manuell hinzu.

Nach Besttigung Ihrer Eingabe wird Ihnen das Layout der Frameseite im
Bearbeitungsfenster angezeigt. Um die Fenster bearbeiten zu knnen, mssen Sie nun noch die jeweiligen Zielfenster angeben. Klicken Sie in beiden
Fenstern auf Neue Seite, so dass zwei neue Dateien erzeugt werden.
Abb. 5.84
Seiten fr die Inhalte
definieren

581

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Tipp

Ein neues Frameset


Wenn Sie bereits Dateien mit Inhalten zur Verfgung haben, knnen diese
verwendet werden, ohne die Daten noch einmal einzugeben. Erstellen Sie
dazu wie oben angegeben ein neues Frameset und klicken Sie zum Verknpfen auf die Schaltflche Startseite festlegen.
Sie werden daraufhin zur Auswahl der gewnschten Datei aufgefordert.

Abb. 5.85
Dateien des Framesets
speichern

582

Die beiden Fensterinhalte wechseln zur Farbe Wei und knnen sofort bearbeitet werden. Bevor Sie jedoch mit dem Hinzufgen von Texten beginnen,
speichern Sie zuerst alle Dateien, indem Sie in der Menleiste den Befehl
Speichern unter auswhlen. Das dazugehrige Dialogfeld erscheint und fordert Sie zur Eingabe eines Dateinamens fr das Frameset auf. Da nacheinander drei Dateien gespeichert werden, orientieren Sie sich an der blauen
Umrandung im rechten Vorschaufenster, um aussagekrftige Namen zuweisen zu knnen. Im Beispiel-Web erhlt die Frameset-Datei den Namen
index.htm, die Datei des linken Fensterinhalts den Namen links.htm und die
Datei des rechten Fensterinhalts den Namen rechts.htm.

Einfaches Web erstellen

Frames direkt bearbeiten


Die Bearbeitung von Frames weist einige Besonderheiten auf, die an dieser Stelle
nher erlutert werden sollen. In den meisten Fllen stehen Ihnen dabei drei verschiedene Methoden zur Verfgung, um die nderungen vorzunehmen:
1

Direkte nderung im jeweiligen Fenster

nderungen ber das Dialogfeld Frameeigenschaften

nderungen im Bearbeitungsmodus HTML

Zeigen Sie zunchst das Frameset an, indem Sie die Datei index.htm ffnen.

Abb. 5.86
Startseite des
Framesets

Um ein Fenster zu bearbeiten, setzen Sie die Einfgemarke in den jeweiligen


Bereich und beginnen mit Ihrer Eingabe in gewohnter Weise.
Wenn Ihnen die automatisch erzeugten Rahmengren nicht zusagen sollten, knnen Sie diese durch einfaches Ziehen mit der Maus anpassen. Positionieren Sie
dazu den Mauszeiger auf der Trennlinie zwischen den beiden Fenstern und ziehen
Sie den Rahmen bei gedrckter linker Maustaste in die gewnschte Richtung.

Frameeigenschaften bearbeiten
Wenn Sie im Bearbeitungsfenster einen Frame anzeigen und den Mauszeiger
innerhalb einer Seite positionieren, erhlt das Kontextmen den zustzlichen Eintrag Frameeigenschaften.

583

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Um sich die Frameeigenschaften des rechten Fensters anzuschauen, ffnen Sie


ber das Kontextmen den Befehl Frameeigenschaften. Stellen Sie davor sicher,
dass sich der Cursor im Fenster befindet.

Abb. 5.87
Frameeigenschaften

Das Dialogfeld bietet Ihnen die wichtigsten Einstellungen in Bezug auf das aktive
Fenster an. So knnen Sie im Bereich Name eine Bezeichnung vergeben, auf die
spter durch Hyperlinks Bezug genommen werden kann.

Tipp

Framebezeichnungen
Je nachdem, mit wie vielen verschiedenen Frames Sie arbeiten mchten, bieten sich Bezeichnungen an, die den Ort des Frames wiedergeben, wie z.B.
oben, unten, links, rechts, Mitte etc.

Im Bereich Framegre legen Sie die Mae der Seite fest. Hhe und Breite knnen
in Pixel, Prozent oder relativ zu den anderen angezeigten Seiten eingestellt werden.
Der Bereich Rnder legt den Abstand des Textes zum Rahmen des Frames fest.
Damit der Text nicht am Seitenrand "klebt", sollten Sie unbedingt einen Abstand
whlen, der die Inhalte gut lesbar erscheinen lsst.
584

Einfaches Web erstellen

Tipp

Gleichmige Seitenrnder fr alle Seiten


Um eine optische Unruhe whrend des Lesens zu vermeiden, sollten Sie
darauf achten, dass die Seitenrnder auf allen Seiten gleich gewhlt werden.

Im Bereich Optionen knnen Sie festlegen, ob der Benutzer die Gre der Frames
selber einstellen knnen soll oder ob diese fest fixiert werden.
Die Einstellung Bildlaufleisten gibt an, ob diese nur bei Bedarf, immer oder nie angezeigt werden sollen.

HTML der Frameseite bearbeiten


Alle bisher genannten Einstellungsmglichkeiten haben sich vorrangig auf die
angezeigten Frameseiten bezogen. Wie in der Einleitung erlutert, besteht jeder
Frame aber auch aus einer Rahmendatei dem Frameset.
Um Einstellungen an dieser Datei vorzunehmen, wechseln Sie im Hauptfenster von
FrontPage zum Ansichtsmodus HTML der Frameseite.
Die Ansicht wechselt zum HTML-Quellcode des Framesets. An dieser Stelle knnen
Sie spezielle Einstellungen vornehmen und bei Bedarf den Quellcode manuell
anpassen bzw. manipulieren.

Abb. 5.88
Quellcode des
Framesets

585

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweistext fr Browser ohne Frames


Es gibt sie noch: Browser, die keine Frames anzeigen knnen und in der Folge auch
nicht deren Inhalte. Um Ihrem Besucher aber eine Fehlermeldung zu ersparen, knnen Sie ihm einen alternativen Hinweistext einblenden, der anstelle der Frames
angezeigt wird.
Solange Sie Ihre Internetseiten fr Lnder mit hoher technischer Ausstattung
gestalten, bentigen Sie diesen Texthinweis eigentlich nicht mehr. Die Browser der
letzten Jahre besitzen alle den notwendigen Funktionsumfang. Mchten Sie aber
auch eine Anzeige Ihrer Seite in anderen Lndern dieser Welt sicherstellen, dann
sollten Sie unbedingt eine alternative Navigation ohne Frames anbieten.
Um den Text zu editieren, klicken Sie im Hauptfenster auf die Schaltflche Ohne
Frames.
Sie knnen nun den Hinweistext bearbeiten und eventuell einen Link zu einer framelosen Variante Ihrer Homepage angeben.

Abb. 5.89
Hinweistext fr
Browser ohne Untersttzung von Frames

Neuen Frame hinzufgen


Wie bereits erwhnt, mssen Sie das Grundgerst Ihrer Frameseite in FrontPage
mit Hilfe der Vorlagen erstellen. Reichen Ihnen die angebotenen Frames nicht aus,
knnen Sie aber auch noch nachtrglich neue Frames hinzufgen.

586

Setzen Sie den Cursor in das Fenster, das einen neuen Frame erhalten soll.

Fhren Sie in der Menleiste den Befehl Frames>Frame teilen aus. Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie angeben knnen, ob das Fenster horizontal oder
vertikal geteilt werden soll. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingabe mit OK.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.90
Neuen Frame
hinzufgen

Speichern Sie vor der Bearbeitung der Inhalte das neue Fenster unter einem
eigenen Dateinamen ab.

Hyperlinks in Frames verwenden


Vorrangig werden Frames zur Anzeige von Navigationsleisten verwendet.
Da in der Ansicht Navigation kein eindeutiger Seitenbezug erstellt werden kann,
mssen Sie die Frameseiten manuell per Hyperlink miteinander verbinden. Damit
die Datei im gewnschten Fenster geffnet wird, mssen Sie FrontPage die entsprechende Position mitteilen, indem Sie den Namen des Zielframes angeben.
1

ffnen Sie die Datei index.htm und markieren Sie den Text Erste Seite im linken Framefenster.
Abb. 5.91
Markierter Text

587

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

ffnen Sie im Kontextmen den Befehl Hyperlinks und whlen Sie als Zieldatei erste_seite.htm aus.
Abb. 5.92
Zieldatei auswhlen

Um den Zielframe zu bestimmen, klicken Sie auf die Schaltflche Zielframe.

Das Dialogfenster Zielframe ffnet sich. Um die Datei im rechten Fenster


Ihres Framesets anzuzeigen, markieren Sie im Bereich Aktuelle Frameseite die
entsprechende Grafik.

Abb. 5.93
Dialogfeld Zielframe

Alternativ knnen Sie den Namen des Frames auch im Textfeld Zieleinstellung
angeben oder einen Zielpunkt im Bereich bliche Ziele auswhlen. Dabei besitzen
die Einstellungen folgende Bedeutungen:
588

Einfaches Web erstellen

bliche Ziele fr Frameseiten

Ziel

Bedeutung

Standard
dieser Seite

Das Standardfenster wird bei der Erstellung des Framesets von FrontPage automatisch festgelegt. Sie knnen
die Standardeinstellung ndern, indem Sie ein anderes
Ziel auswhlen und das Kontrollkstchen Als Seitenstandard festlegen aktivieren.

Gleicher Frame

ffnet die Datei in dem Fenster, in dem auch der Hyperlink steht

Ganze Seite

Entfernt die Frameseiten und ffnet das neue Fenster


im gleichen Browserfenster

Neues Fenster

ffnet eine neue Instanz des Browserfensters

bergeordneter
Frame

Wird nur bentigt, wenn das gltige Frameset bereits


innerhalb eines weiteren Framesets geffnet wurde. Die
Seite wird bei Verwendung dieser Einstellung im Mutter-Frameset geffnet.
Tabelle 5.3

Besttigen Sie beide Eingaben durch zweimaliges Klicken auf die Schaltflche
OK.

Betrachten Sie Ihre nderungen in der Vorschau. Klicken Sie auf den Hyperlink Erste
Seite und schauen Sie sich das Ergebnis an. Die Datei hat sich wie gewnscht im
rechten Fenster geffnet. Die Navigationsleiste im linken Fenster bleibt dabei erhalten und muss nicht neu geladen werden.

Abb. 5.94
Anzeige einer Seite im
Hauptfenster

589

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Inlineframe
Inlineframes stellen eine Variante dar, die bisher nur vom Microsoft Internet Explorer untersttzt werden. Sie knnen damit einen Frame frei innerhalb einer Seite
positionieren. Solange Sie in einem Intranet arbeiten und alle Rechner mit dem
Microsoft-Browser ausgestattet sind, stellen Inlineframes eine gute Alternative zu
verschachtelten Frames dar.
Wenn Sie jedoch eine Webseite im Internet publizieren, sollten Sie zurzeit noch auf
deren Einsatz verzichten. Selbst Netscape hat bisher noch keine uerungen verlauten lassen, die auf eine baldige Implementierung hindeuten.
Um einen Inlineframe zu erstellen, ffnen Sie eine neue Datei und bezeichnen
diese mit dem Dateinamen iframe.htm.
1

Schreiben Sie einen Text, so dass Sie die Positionierungseigenschaften besser


erkennen knnen.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Inlineframe aus. Im Text


erscheint ein neuer Arbeitsbereich.
Abb. 5.95
Inlineframe ohne
Seitenbezug

590

Whlen Sie die Schaltflche Neue Seite. Sie knnen nun sofort mit der Bearbeitung des Textes beginnen.

Speichern Sie anschlieend die Datei iframe.htm. Wie bei anderen Frames
werden Sie auch beim Inlineframe aufgefordert, die dazugehrige Datei zu
speichern. Geben Sie dieser Datei den Namen iframe-inhalt.htm.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.96
Inlineframe im Bearbeitungsmodus

Um die Gre und Position von Inlineframes zu bestimmen, markieren Sie durch
einen Klick mit der linken Maustaste den Rand des Frames. Mit Hilfe der Eckpunkte
knnen Sie anschlieend die Gre anpassen.
Indem Sie die Maustaste gedrckt halten, verschieben Sie den Inlineframe an eine
andere Position innerhalb der Seite.

Formulare erstellen und bearbeiten


Alle bisherigen Elemente von FrontPage dienten der Darstellung von Inhalten, die
Sie selbst dem Besucher der Seite zur Verfgung stellen mchten. Damit der Besucher auch mit Ihnen kommunizieren kann, bedarf es einer Eingabemglichkeit. Fr
diesen Zweck wurden in HTML so genannte Formulare implementiert, die Ihnen
verschiedene Mglichkeiten fr die Eingabe von Werten bieten.
Die Abbildung 5.97 zeigt alle Formularkomponenten mit der dazugehrigen
Bezeichnung auf einen Blick.

Ein Formular erstellen


Bevor Sie ein Formular erstellen, sollten Sie wissen, welche Informationen Sie von
Ihrem Besucher erhalten mchten. Um zuknftige nderungen Ihrer Webseite am
Besucher auszurichten, sind auch Fragen zu statistischen Erhebungszwecken mglich.
Bedenken Sie aber in einem solchen Fall, dass nicht jeder Nutzer bereit ist, diese
Daten auszufllen. Zunehmender Frust ber Online-Fragebgen fhrt letztlich zur
fehlenden Lust, diese auszufllen. Manchmal sind deshalb weniger Fragen effizienter!

591

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.97
Formularkomponenten

Erstellen Sie zunchst eine neue Datei und geben Sie ihr den Namen formular.htm.
1

Bevor Sie Felder in das Formular einfgen knnen, mssen Sie zunchst
einen Formularbereich festlegen. Fhren Sie dazu in der Menleiste den
Befehl Einfgen>Formular>Formular aus. Im Anzeigefenster erscheinen
daraufhin zwei Schaltflchen, die mit einer Linie umrandet sind.

Fgen Sie nun einige Abstze ein, indem Sie den Cursor vor der ersten Schaltflche positionieren und die M-Taste mehrfach drcken.

Zur leichteren Ausrichtung der Felder sollen sie innerhalb einer Tabelle positioniert werden. Deswegen wird eine Tabelle mit zwei Spalten und drei Zeilen
erstellt.

Setzen Sie den Cursor in die zweite Spalte der ersten Zeile und fhren Sie
den Menbefehl Einfgen>Formular>Textfeld aus. Geben Sie in die erste
Spalte als Beschreibung Vorname und Name ein.

Abb. 5.98
Leeres Formular

592

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.99
Textfeld einfgen

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen zur Beschriftung von Feldern auch die Feld-Komponente Bezeichnung benutzen.
Fgen Sie dazu zuerst ein Feld Ihrer Wahl ein und geben Sie anschlieend
einen beschreibenden Text ein. Markieren Sie danach beide Elemente und fhren Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Formular>Bezeichnung aus.

Fgen Sie in der zweiten Spalte ein Optionsfeld ein, indem Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Formular>Optionsfeld auswhlen. Wiederholen Sie
den Vorgang fr ein zweites Optionsfeld und beschriften Sie die Felder mit
den Bezeichnungen m und w.
Abb. 5.100
Optionsfeld einfgen

Fgen Sie in der dritten Zeile einen Textbereich ein, indem Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Formular>Textbereich whlen, und fgen Sie eine
Beschriftung hinzu.

593

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.101
Textbereich einfgen

Auch ohne weitere Einstellungen ist Ihr Formular nun einsatzbereit. Um jedoch die
Funktionalitt nutzen zu knnen, mssen Sie die Webseiten zuerst auf einem Webserver installieren (lesen Sie dazu den Abschnitt Webseiten warten).

Formularfeldeigenschaften bearbeiten
Nachdem Sie die Formularfelder erstellt haben, mssen diese noch an die spezifischen Erfordernisse angepasst werden. Je nach Feldtyp knnen Sie einem Formularfeld einen Standardwert zuweisen, dessen Gre bestimmen etc.
Nehmen Sie nun die notwendigen Einstellungen fr das Beispielformular vor:

Abb. 5.102
Formularfeldeigenschaften eines
Textfeldes

594

Markieren Sie mit dem Mauszeiger das Formularfeld Vorname und Name.
ffnen Sie anschlieend im Kontextmen den Befehl Formularfeldeigenschaften.

Das Dialogfeld Textfeldeigenschaften erscheint. Um spter auf das Feld


zugreifen zu knnen, geben Sie dem Textfeld im Bereich Name die Bezeichnung name und stellen im Bereich Breite (in Zeichen) den Wert 50 ein.

Einfaches Web erstellen

Hinweis

Gut zu wissen
Vermeiden Sie im Bereich Name Eingaben mit Leer- oder Sonderzeichen. Je
nach spterem Verwendungszweck knnen diese Eingaben zu Kollisionen fhren.

Legen Sie anschlieend erweiterte Einstellungen fest, indem Sie das dazugehrige Dialogfeld ber die Schaltflche Gltigkeit ffnen. Markieren Sie im
Bereich Textformat die Kontrollkstchen Buchstaben und Leerraum. Sie
gewhrleisten mit dieser Einstellung, dass der Benutzer keine Zahlenwerte
als Namen eingeben kann. Um die Lnge des eingegebenen Namens zu
beschrnken, geben Sie im Bereich Datenlnge den Wert 50 fr die maximale
Lnge ein.
Abb. 5.103
Gltigkeitsprfung fr
ein Textfeld

Um spter eine erleichterte Datenauswertung zu gewhrleisten, nehmen Sie


nun noch die Einstellungen fr die Optionsfelder vor. Markieren Sie das Optionsfeld mnnlich und ffnen Sie das Dialogfeld Optionsfeldeigenschaften.
Geben Sie in den Bereich Wert den Text mnnlich ein.
595

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.104
Formularfeldeigenschaften eines Optionsfeldes

Wiederholen Sie den Vorgang fr das Optionsfeld weiblich und geben Sie als
Wert weiblich ein.

Zuletzt nehmen Sie noch die Einstellungen fr den Textbereich vor. Markieren Sie das Element und ffnen Sie das Kontextmen Formularfeldeigenschaften.

Tragen Sie im Bereich Name den Wert Informationen ein, um die Inhalte in
der spteren Auswertung eindeutig identifizieren zu knnen. Geben Sie in
den Bereich Anfangswert einen Text ein, der den Besucher zur Eingabe seiner
Informationen auffordert. Stellen Sie die Breite auf 70 Zeichen ein. Der
Bereich Anzahl der Zeilen gibt die Hhe des Textbereichs in Zeilen an. Stellen
Sie den Wert auf 10.

Abb. 5.105
Formularfeldeigenschaften eines
Textbereichs

Als Ergebnis erhalten Sie in der Browservorschau ein ansehnliches Formular, das
den Nutzer selbsterklrend begleitet.

596

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.106
Fertiges Formular in der
Browservorschau

Formulareigenschaften bearbeiten
Ihre Formularfelder sind nun fr die Eingabe der Daten vorbereitet. Unabhngig
von den einzelnen Elementen mssen Sie FrontPage noch mitteilen, was letztlich
mit den Daten geschehen soll.
Im folgenden Beispiel werden Sie erfahren, wie Sie die Formulardaten in einer Datei
speichern knnen, um diese z.B. in einer Tabellenkalkulation oder einer Datenbank
weiterverarbeiten zu knnen.
Um die notwendigen Einstellungen vorzunehmen, mssen Sie in das Dialogfeld
Formulareigenschaften wechseln.
1

Setzen Sie dazu die Einfgemarke in den Bereich des Formulars und rufen Sie
ber das Kontextmen den Befehl Formulareigenschaften auf.
Abb. 5.107
Kontextmen: Formulareigenschaften

597

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Das Dialogfeld Formulareigenschaften erscheint. Geben Sie im Bereich Ergebnisse Speichern>Dateiname den Dateinamen info-benutzer.csv ein. ndern Sie
anschlieend im Bereich Formulareigenschaften>Formularname die Bezeichnung auf Benutzerinformationen.

Abb. 5.108
Dialogfeld Formulareigenschaften

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen als Ziel auch eine E-Mail-Adresse oder eine Datenbank angeben.
Wenn auf Ihrem Server die FrontPage-Servererweiterungen nicht zur Verfgung stehen, mssen Sie die Einstellung Andere Empfnger whlen. Weitere Eingaben erfragen Sie bei Ihrem Provider.

598

Wenn Sie mit dem Formular Werte speichern mchten, die nicht vom Nutzer
eingegeben werden sollen, klicken Sie auf die Schaltflche Erweitert. Im vorliegenden Beispiel speichern Sie den Wert Januar, der Ihnen die Auswertung
in einer Datenbank spter erheblich erleichtert. Klicken Sie dazu auf die
Schaltflche Hinzufgen. Benennen Sie das unsichtbare Formularfeld und
geben Sie einen Wert vor.

Einfaches Web erstellen

Abb. 5.109
Unsichtbares Formularfeld einfgen

Nachdem der Nutzer das Formular ausgefllt und die Schaltflche Absenden aktiviert hat, werden die Daten zuknftig in der angegebenen Datei im Ordner _private
gespeichert.
4

Weitere Optionen knnen Sie einstellen, indem Sie im Dialogfeld Formulareigenschaften die Schaltflche Optionen bettigen. ffnen Sie die Registerkarte Besttigungsseite und klicken Sie im Bereich URL der Besttigungsseite
auf die Schaltflche Durchsuchen. Whlen Sie als Ziel die Datei formular-bestaetigung.htm aus. Zur bernahme der Einstellungen klicken Sie auf OK.

Abb. 5.110
Dialogfeld Optionen der
Formulareigenschaften

Neben der Besttigungsseite knnen Sie auf den einzelnen Registerkarten noch folgende wichtige Einstellungen vornehmen:
599

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Trennzeichen zum Speichern der Daten


Optionale zweite Datei, in der die Daten gespeichert werden sollen (z.B. als
Sicherungskopie)
E-Mail-Adresse zur Weiterleitung der Daten und deren Einstellungen (Format,
Betreffzeile etc.)
Angabe der Felder, die gespeichert werden sollen
Sie knnen nun Ihr Formular testen. Um dessen Funktionalitt nutzen zu knnen,
muss das Web jedoch zuerst auf einem Webserver verffentlicht werden, der mit
den FrontPage-Servererweiterungen ausgestattet ist.
Wenn Sie auf Ihrem Rechner einen Webserver installiert haben, kann ein lokaler
Test erfolgen. Sind Sie sich sicher, dass alle Einstellungen korrekt vorgenommen
wurden, ist aber auch die direkte Verffentlichung auf Ihrem Webserver im Internet mglich.
Testen Sie nun Ihr Formular und geben Sie Daten in die entsprechenden Felder ein.
Nachdem Sie die Schaltflche Absenden aktiviert haben, erscheint Ihre Besttigungsseite. Zustzlich zum vorgegebenen Text enthlt die Seite noch einmal alle
eingegebenen Daten Ihres Formulars.

Abb. 5.111
Besttigungsseite im
Browser

600

Einfaches Web erstellen

Um auf die Daten zuzugreifen, kopieren Sie die Datei, in der die Daten gespeichert
wurden, auf Ihren lokalen Rechner. Wenn Sie das Web auf einem Microsoft Internet
Information Server lokal verffentlicht haben, finden Sie die Datei im Ordner:
Laufwerk:\Inetpub\wwwroot\WebmitFrames\_private\

Abb. 5.112
Speicherort der Datei
info-benutzer.csv

Tipp

Probieren geht ber Studieren Datenimport in


Access
Bevor Sie die Daten Ihrer Benutzer in einer Datei sammeln, sollten Sie einige
Beispieldatenstze eingeben und diese in Ihre Auswertungs-Software importieren (z.B. Excel, Access). Sie stellen damit sicher, dass die Daten auch wirklich
weiterverwendet werden knnen. Bei Access treten z.B. Schwierigkeiten auf,
wenn die Datenstze per Kommata getrennt werden und vom Benutzer whrend der Eingabe ebenfalls Kommata verwendet werden. Stellen Sie in diesem
Fall ein alternatives Trennzeichen in den Formulareigenschaften ein.

601

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Web mit Zusatzfunktionen versehen


FrontPage bietet Ihnen neben der allgemeinen Funktionalitt eines Webeditors
auch Funktionen an, die normalerweise einen zeitraubenden Programmieraufwand
erfordern.
Diese Zusatzfunktionen werden in FrontPage als WebBots bezeichnet. Im folgenden
Abschnitt werden Sie eine Reihe dieser Komponenten nher kennen lernen und
auf Besonderheiten beim Einsatz hingewiesen.
Bedenken Sie jedoch, dass die meisten WebBots nur bei installierten FrontPage-Servererweiterungen funktionstchtig sind. Falls Ihr Provider diese Funktion nicht
untersttzt, knnen Sie das hier verwendete Demo-Web auf Ihrem Server installieren und testen, welche Komponenten trotzdem lauffhig sind.

Hinweis CD:
WebmitWebbots.zip

Sie finden das Web auf der CD-ROM in der Datei WebmitWebbots.zip. Kopieren Sie
Datei auf Ihrer Festplatte in einen freien Ordner und entpacken Sie deren Inhalt
mit Hilfe der Freeware Powerarchiver (ebenfalls auf der CD-ROM verfgbar).

Besonderheiten der WebBots


FrontPage bietet mit den WebBots Komponenten an, die Ihnen den Einbau verschiedener Funktionen in Ihrer Webseite erleichtern. Mchten Sie beispielsweise
einen Seitenzhler auf Ihrer Webseite prsentieren, so bedarf es dazu eines kleinen
Programms auf dem Server.
Je nach verwendetem Provider sind diese Zusatzkomponenten bereits auf dem Server enthalten. Die Einrichtung innerhalb der Webseite muss jedoch manuell erfolgen, indem der notwendige Quellcode in der Seite platziert wird.
FrontPage nimmt Ihnen diese Arbeit mit fertig vorkonfigurierten Komponenten ab,
die bereits whrend der Erstellungsphase getestet werden knnen.

Tipp

Provider-seitige Untersttzung ist erforderlich


Informieren Sie sich vorher bei Ihrem Provider, ob die FrontPage-Komponenten untersttzt werden. Fragen Sie dafr gezielt nach den Frontpage-Servererweiterungen und geben Sie auch die Version Ihres Frontpage-Pakets mit an
(Frontpage 98, 2000, XP). Eventuell mssen die Erweiterungen erst fr Sie freigeschaltet werden. Falls Ihnen die Einrichtung zu teuer ist, knnen Sie auch
problemlos mit kostenlosen Komponenten arbeiten, die auf einem Fremdserver gehostet werden. Eine groe Anzahl von Anbietern finden Sie auf einschlgigen Seiten im Internet, z.B. www.kostenlos.de.
602

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Datum und Uhrzeit einfgen


Eine der hufigsten und gleichzeitig lstigsten Aufgaben bei der Wartung von
Webseiten besteht in der Aktualisierung des Datums.
Suchmaschinen verwenden diesen Wert als Parameter zur Einstufung Ihrer Seiten.
Wird die Seite hufig aktualisiert und dies durch Angabe des Datums kenntlich
gemacht, wird Ihre Seite auch hufiger von den Suchrobotern besucht werden. Die
Komponente Datum und Uhrzeit nimmt Ihnen diese Arbeit ab, indem sie das
Datum nach jeder nderung der Seiteninhalte aktualisiert.
1

Legen Sie eine neue Datei mit der Bezeichnung datum.htm an.

Setzen Sie die Einfgemarke an die Stelle innerhalb Ihrer Seite, an der spter
das Datum erscheinen soll.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Datum und Uhrzeit. Das
Dialogfeld Datum und Uhrzeit erscheint. Sie knnen nun einstellen, ob beide
Werte oder nur jeweils einer der beiden angezeigt werden soll. Im Bereich
Anzeige knnen Sie festlegen, ob die Aktualisierung nur nach einer Bearbeitung der Seite stattfindet (erstes Optionsfeld) oder auch bei Aktualisierung
bergeordneter Seiten (zweites Optionsfeld).
Abb. 5.113
Datum und Uhrzeit
automatisch einfgen

Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Innerhalb Ihrer Seite
erscheint daraufhin das aktuelle Tagesdatum und die Uhrzeit. Dass es sich
dabei nicht um einen einfachen Text handelt, erkennen Sie, wenn Sie mit
dem Mauszeiger ber das Feld fahren. Ein kleines Symbol in Form einer Seite
erscheint, das auf einen Feldinhalt hinweist.
Abb. 5.114
Mauszeiger ber einem
automatischen
Datumsfeld

603

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Datenbank anbinden
Eine der zukunftstrchtigsten Komponenten finden Sie in FrontPage mit dem
Datenbank-Assistenten. Mit seiner Hilfe knnen Sie Datenbanken an Ihre Webseite
anbinden und somit dem Besucher dynamische Inhalte zur Verfgung stellen.
Im Extremfall kann mit dieser Mglichkeit die vollstndige Webseite verwaltet werden von der Navigationsleiste bis hin zum Seiteninhalt.
Damit Sie Datenbanken einsetzen knnen, bedarf es aber einiger Voraussetzungen:
1

Ihr Provider muss das verwendete Datenbankformat untersttzen.

Das Verzeichnis der Datenbank muss zum Schreiben freigegeben sein, um


neue Eintrge vornehmen zu knnen.

Der Provider muss die von Ihnen verwendete Skriptsprache zur Datenbankanbindung untersttzen.

Wenn Sie auf Ihrem Rechner einen eigenen Webserver besitzen, knnen Sie die
Funktionalitt auch zu Hause testen. Unter Windows NT und 2000 bentigen Sie
dazu den Internet Information Server. Fr Windows 95 und 98 steht der Personal
Webserver kostenlos zur Verfgung.
Standardmig verwendet FrontPage zur Abfrage von Datenbankeintrgen die
Sprache ASP (Active Server Pages).

604

Erstellen Sie eine neue Datei mit dem Namen datenbank.asp. Achten Sie
darauf, dass die Dateiendung unbedingt .asp lautet und nicht .htm oder
.html. Andernfalls kann Ihre Webseite keine Verbindung zur Datenbank aufnehmen!

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Datenbank>Ergebnisse.


Das Dialogfenster des Datenbank-Assistenten ffnet sich. Um einen ersten
Test durchzufhren, sollten Sie zunchst eine Verbindung mit der Demo-Datenbank Nordwind.mdb herstellen. Besttigen Sie dazu die Voreinstellung
und klicken Sie auf die Schaltflche Weiter.

Whlen Sie im nchsten Dialogfeld im Bereich Datensatzquelle die Tabelle


Artikel aus und besttigen Sie mit Weiter.

Sie gelangen zum Dialogfeld Weitere Optionen. Klicken Sie auf die Schaltflche Sortierung, um weitere Einstellungen vorzunehmen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.115
Datenbank auswhlen

Abb. 5.116
Tabelle auswhlen

Abb. 5.117
Optionen bestimmen

605

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Whlen Sie in der linken Spalte das Feld Artikelname aus und bernehmen
Sie das Feld durch einen Klick auf die Schaltflche Hinzufgen in den Bereich
Sortierreihenfolge.

Im nchsten Dialogfeld knnen Sie die Formatierungsoptionen in Bezug auf


die Tabelle vornehmen. Belassen Sie es vorlufig bei den Einstellungen und
besttigen Sie mit Weiter.

Abb. 5.118
Nach Artikelname
sortieren

Abb. 5.119
Tabelle formatieren

606

Im letzten Schritt legen Sie fest, wie viele Datenstze gleichzeitig angezeigt
werden sollen. Belassen Sie es bei der Voreinstellung. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.120
Anzahl der Datenstze
angeben

Tipp

Achtung
Vermeiden Sie die Einstellung Alle Datenstze zusammen anzeigen. Beinhaltet die Datenbank eine groe Anzahl von Datenstzen, kann der Seitenaufbau
mehrere Minuten in Anspruch nehmen. In der Konsequenz bricht der Besucher
die Anzeige ab, da er mit einem Fehler rechnen wird.

Im Anzeigefenster von FrontPage erscheint die Tabelle mit den notwendigen Eintrgen. Wenn Sie mchten, knnen Sie diese Felder wie gewohnt formatieren.

Abb. 5.121
Ansicht der Datenbankabfrage in FrontPage

607

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Um die Anzeige mit Datenstzen zu fllen, mssen Sie die Seite zuerst auf dem
Webserver verffentlichen. Im Gegensatz zu Dateien mit der Endung .htm knnen
ASP-Dateien nicht lokal aufgerufen und angezeigt werden.

Tipp

Zieladresse definieren
Sie mssen demnach in jedem Fall im Browser als Zieladresse http://localhost/ihrverzeichnis/dateiname.asp angeben und nicht den absoluten Pfad
c:\inetpub\wwwroot\ihrverzeichnis\dateiname.asp.

Abb. 5.122
Datenbankabfrage im
Browser

ODBC-Quelle einrichten
Wenn Sie bereits eine eigene Datenbank erstellt haben, knnen Sie auch diese zur
Abfrage verwenden.
Um die Verbindung zwischen der ASP-Seite und der Datenbank herzustellen, bentigen Sie jedoch eine Schnittstelle, die der Kommunikation zwischen Internetseite
und Datenbank dient.
Grundstzlich stehen Ihnen dabei zwei verschiedene Methoden zur Verfgung.
Wenn Sie Ihre Datenbank auf verschiedenen Servern einsetzen mchten, knnen
Sie eine so genannte DSN-lose-Verbindung erstellen.
608

Web mit Zusatzfunktionen versehen

FrontPage richtet die notwendigen Verbindungsparameter (Angabe des Treibers


etc.) innerhalb des Quelltextes automatisch ein. Der Nachteil dieser Methode
besteht in einer gewissen Geschwindigkeitseinbue, die jedoch bei kleineren
Datenbanken vernachlssigt werden kann.
Um eine DSN-lose Verbindung zu erstellen, mssen Sie zuerst die gewnschte
Datenbank in einen Ordner Ihres Webs kopieren. Im Demo-Web befindet sich die
Datei Vertriebsmitarbeiter8.mdb im Ordner Datenbank.
1

Erstellen Sie eine neue Datei mit dem Namen datenbank-vertriebsmitarbeiterdsnlos.asp.

Whlen Sie anschlieend in der Menleiste den Befehl Einfgen>Datenbank>Ergebnisse und aktivieren Sie das Optionsfeld Neue Datenbankverbindung verwenden. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Erstellen.

Whlen Sie im Dialogfeld Webeinstellungen auf der Registerkarte Datenbank


die Schaltflche Hinzufgen.

Geben Sie der Datenbank einen Namen und belassen Sie als Verbindungstyp
Datei oder Ordner im aktuellen Web. Klicken Sie auf die Schaltflche Durchsuchen und whlen Sie die Datenbank aus. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit
zweimaligen Klick auf OK.
Abb. 5.123
DSN-lose-Verbindung
festlegen

Die folgenden Schritte entsprechen denen des vorherigen Abschnitts.

Wenn Sie die Mglichkeit haben, eine System-DSN durch Ihren Provider eintragen
zu lassen, sollten Sie dies gegebenenfalls in Anspruch nehmen. Damit die Datenbank auch auf dem lokalen Server angezeigt werden kann, mssen Sie lokal ebenfalls eine System-DSN festlegen.
Dabei spielt es keine Rolle, wo sich die Datenbank befindet, d.h., die Datenbank
kann auch in einem Verzeichnis auerhalb des Webs gespeichert sein. Zum
609

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Geschwindigkeitsvorteil gesellt sich also der Vorteil einer erhhten Sicherheit, da


die Datenbank nicht einmal mehr physisch auf dem Webserver im Verzeichnis der
Webseite liegen muss.

Hinweis

Gut zu wissen
In einer System-DSN werden Informationen darber gespeichert, wie Verbindungen zu Datenquellen/-Providern auf dem Rechner hergestellt werden.

Wenn Sie mit dieser Variante arbeiten mchten, mssen Sie zuerst die Schreibberechtigung fr den Webbenutzer freigeben. Aus Sicherheitsgrnden ist dies normalerweise nicht der Fall.
ffnen Sie dazu den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Verzeichnis der
Datenbank. Markieren Sie die Datenbank durch einfachen Klick mit dem Mauszeiger und ffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmen. Whlen Sie den
Befehl Eigenschaften aus und wechseln Sie zur Registerkarte Sicherheitseinstellungen. Fgen Sie gegebenenfalls das Internetgastkonto IUSR_Rechnername hinzu und
erlauben Sie zu Demozwecken den Vollzugriff.

Abb. 5.124
Sicherheitseinstellungen
des Verzeichnisses
einstellen

610

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Tipp

Achtung!
Bevor Sie mit Ihrem Rechner wieder ins Internet gehen, sollten Sie die Zugriffsrechte des Internetgastkontos wieder deaktivieren. Alternativ knnen Sie auch
Ihren Webserver deaktivieren, um unerlaubte Zugriffe zu vermeiden.

Die notwendigen Vorbereitungen zur Einrichtung einer System-DSN sind nun


getroffen, so dass Sie mit deren Einrichtung beginnen knnen.
1

Um auf dem lokalen Rechner eine System-DSN anzulegen, ffnen Sie in der
Windows-Startleiste den Befehl Start>Einstellungen>Systemsteuerung>Verwaltung>Datenquellen (ODBC). Unter Windows 95/98/NT finden Sie diesen Eintrag direkt in der Systemsteuerung.

Whlen Sie den entsprechenden Treiber aus. Im Beispiel handelt es sich um


eine Access-Datenbank. Besttigen Sie anschlieend Ihre Auswahl mit einem
Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.
Abb. 5.125
Treiber auswhlen

Wechseln Sie zur Registerkarte System-DSN und klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen. Das Dialogfeld ODBC Microsoft Access Setup erscheint. Geben
Sie einen Datenquellnamen ein und optional einen beschreibenden Text.
611

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.126
Datenquellparameter
einstellen

Um die Datenquelle zu bestimmen, klicken Sie auf die Schaltflche Auswhlen. Wechseln Sie im Bereich Verzeichnisse zum Ablageordner der Datenbank
und whlen Sie anschlieend im Bereich Datenbankname die Datenbank
durch Markieren mit dem Mauszeiger aus. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit
zweifachem Klick auf die Schaltflche OK.

Abb. 5.127
Datenquelle auswhlen

Die Datenbank wurde damit im System registriert und steht ab jetzt allen Anwendungen zur Verfgung.
Wechseln Sie zurck zu FrontPage und erstellen Sie eine neue Seite zum Testen der
Datenbankverbindung.

612

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Datenbank>Ereignisse aus


und aktivieren Sie das Optionsfeld Neue Datenbankverbindung verwenden.
Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Erstellen.

Whlen Sie im Dialogfeld Neue Datenbankverbindung als Verbindungstyp die


Option Systemdatenquelle auf dem Webserver aus.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.128
System-DSN als Datenquelle festlegen

Hinweis

Gut zu wissen
Da Sie Ihr Web spter wahrscheinlich auf einem externen Host speichern werden, muss die Bezeichnung der dortigen System-DSN mit der Bezeichnung auf
dem lokalen Rechner bereinstimmen.
Damit die Daten nicht in Vergessenheit geraten, sollten Sie sich diese in einer
gesonderten Textdatei notieren.

Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Durchsuchen. Das Dialogfeld


zeigt Ihnen alle aktiven System-DSNs auf. Whlen Sie die von Ihnen erstellte
Datenbank VertriebsmitarbeiterDSN aus und besttigen Sie Ihre Eingaben mit
einem Klick auf OK.
Abb. 5.129
Systemdatenquelle
auswhlen

613

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Im weiteren Verlauf knnen Sie wie gewohnt fortfahren.

Inhaltsverzeichnis erstellen
Gute Homepage-Betreiber bieten dem Besucher nicht nur eine Navigationsleiste
an, sondern auch ein Inhaltsverzeichnis, mit dem der direkte Zugriff auch auf tiefer
verschachtelte Seiten ermglicht wird.
Inhaltsverzeichnisse kennen Sie aus jedem Buch. Die berschriften der einzelnen
Kapitel werden dabei zusammengestellt und ermglichen einen schnellen berblick. FrontPage macht sich dabei die Eigenschaften der Ansicht Navigation zunutze.
Bevor Sie also ein Inhaltsverzeichnis erstellen knnen, mssen Sie zunchst ber
eine Startseite verfgen und die Seiten in der Ansicht Navigation miteinander verbinden.

Abb. 5.130
Inhaltsverzeichnis
einfgen

614

Erstellen Sie eine neue Seite und weisen Sie ihr den Namen inhaltsverzeichnis.htm zu. Fgen Sie die Seite ebenfalls in der Ansicht Navigation hinzu, so
dass sie automatisch in der Navigationsleiste angezeigt wird.

Setzen Sie die Einfgemarke in die Seite und whlen Sie in der Menleiste
den Befehl Einfgen>Webkomponenten.

Das Dialogfeld Webkomponente einfgen ffnet sich. Whlen Sie im Bereich


Komponententyp die Option Inhaltsverzeichnis aus. Im Bereich Inhaltsverzeichnis whlen muss die Option Fr diese Webseite markiert sein. Besttigen Sie
Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltflche Fertig stellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Das Dialogfenster Inhaltsverzeichniseigenschaften ffnet sich. Achten Sie


darauf, dass im Bereich URL der Startseite die richtige Datei ausgewhlt ist.

Um sicherzustellen, dass auch neue Seiten in das Inhaltsverzeichnis mit aufgenommen werden, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Inhaltsverzeichnis bei
jeder Seitenbearbeitung aktualisieren. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Abb. 5.131
Eigenschaften des
Inhaltsverzeichnisses
bearbeiten

Stellen Sie sicher, dass im Bereich Ansichten Navigation die Seite Inhaltsverzeichnis mit eingetragen ist, damit diese vom Nutzer aufgerufen werden
kann.

Abb. 5.132
Verknpfung in Navigationsleiste

Sie sehen nun in der Ansicht Normal Ihre Komponente zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses. Whrend der Bearbeitung mit FrontPage werden an deren Stelle
ausschlielich Platzhaltertexte angezeigt.
Erst nach der Verffentlichung Ihres Webs werden die Platzhalter durch Hyperlinks
ersetzt.

615

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.133
Inhaltsverzeichnis in
FrontPage

Abb. 5.134
Inhaltsverzeichnis nach
der Verffentlichung

Inhaltsverzeichnis anhand von Seitenkategorien


Neben der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses, das alle Dateien einer Seite auflistet, knnen Sie auch mit Hilfe der Seitenkategorien gezielte Kataloge zusammenstellen. Ihr Besucher erhlt dadurch eine reduzierte Auswahl, die alle thematisch
zusammengehrenden Seiten auflistet.
Um die Funktion zu nutzen, mssen Sie vorher Ihre Seite einer oder mehreren Kategorien zugeordnet haben. Sie erreichen dies, indem Sie in einer geffneten Seite
ber das Kontextmen den Befehl Seiteneigenschaften aufrufen und im erscheinenden Dialogfeld auf der Registerkarte Arbeitsgruppe die gewnschten Kategorien
zuordnen.
Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das auf den Seitenkategorien basiert, ffnen
Sie eine neue Datei.
616

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente und aktivieren Sie den Komponententyp Inhaltsverzeichnis. Markieren Sie im rechten
Fenster die Option Basierend auf Seitenkategorie. Besttigen Sie Ihre Eingabe
mit einem Klick auf Fertig stellen.
Abb. 5.135
Inhaltsverzeichnis mit
Seitenkategorien

Im sich anschlieend ffnenden Dialogfenster whlen Sie eine oder mehrere


Kategorien aus, die mit in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen. Besttigen Sie mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.136
Kategorien fr das
Inhaltsverzeichnis
auswhlen

Anstatt alle Seiten im Inhaltsverzeichnis aufzulisten, werden im Beispiel nur noch


die Dateien mit der Kennzeichnung Geschftlich aufgefhrt.
617

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Zugriffszhler einbinden
Unabhngig davon, ob Ihre Webseite geschftliche oder private Inhalte an den
Besucher weitergibt: Fr den Autor ist es sinnvoll, zu wissen, wie viele Besucher sein
Angebot wahrnehmen, sei es, um innerhalb eines Marketingkonzepts Entscheidungen zum verfgbaren Budget zu treffen, oder sei es, um zu erfahren, ob die Pflege
einer Webseite berhaupt der Mhe wert ist. Ein Zugriffszhler auf der Startseite
ermglicht die hierfr notwendige quantitative Erfassung der Besucherzahlen.
Da es sich hierbei um eine der meistgenutzten Komponenten handelt, sei an dieser
Stelle noch einmal darauf hingewiesen, dass zu deren Nutzung die FrontPage-Servererweiterungen installiert sein mssen.
ffnen Sie nun die Datei index.htm und platzieren Sie den Cursor an einer freien
Stelle.
1

ffnen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponenten. Das


Dialogfeld erscheint. Whlen Sie in der linken Spalte die Option Zugriffszhler
aus und markieren Sie in der rechten Spalte ein passendes Layout.
Abb. 5.137
Zugriffszhler
hinzufgen

618

Das Dialogfeld Eigenschaften des Zugriffszhlers ffnet sich. Sie knnen an


dieser Stelle noch einmal das Layout ndern. Bei Bedarf knnen Sie einen
Startwert eingeben und die Anzahl der anzuzeigenden Stellen festlegen.
Besttigen Sie danach Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.138
Eigenschaften des
Zugriffszhlers

Innerhalb von FrontPage sehen Sie nun einen Platzhalter mit der Bezeichnung Hit
Counter.

Abb. 5.139
Zugriffszhler in
FrontPage

Erst nachdem die Seite auf dem Webserver verffentlicht wurde, beginnt der Zhler
seine Arbeit und zeigt Ihnen jeden neuen Besuch an.

619

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.140
Zugriffszhler auf der
Webseite

Websuche erstellen
Suchmaschinen im Internet sind wie das Salz in der Suppe. Ohne die Hilfe dieser
mchtigen Werkzeuge wrde die Informationsvielfalt keinem Surfer zur Verfgung
stehen.
Grundlage einer gut durchsuchbaren Seite ist eine ausgereifte Navigation, die mit
selbsterklrenden Bezeichnungen arbeitet. Ein Inhaltsverzeichnis erweitert die
bersichtlichkeit und fasst alle Dateien auf einer Seite zusammen. Eine Websuche
bietet dem Nutzer aber noch mehr. So knnen nicht nur die Titel, sondern auch die
Inhalte selbst nach Schlagworten durchsucht werden; unabhngig davon, ob diese
mit dem Titel der Seite in Beziehung stehen oder nicht. Um die Suchfunktion in Ihr
Web zu integrieren, bietet es sich an, diese in eine neue Datei zu verlagern. So knnen Sie auch noch eventuelle Erklrungen hinzufgen, und die Ergebnisse finden
ausreichend Platz zur Anzeige.
Erstellen Sie jetzt eine neue Datei mit dem Namen suche.htm und fgen Sie diese
der Navigationsansicht hinzu.

620

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente. Im Dialogfenster markieren Sie als Komponententyp Websuche und besttigen Ihre
Eingabe mit einem Klick auf OK.

Das Dialogfeld Suchformulareigenschaften ffnet sich. Auf der Registerkarte


Suchformulareigenschaften knnen Sie die Eigenschaften des Formulars nach
Wunsch einstellen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.141
Websuche einfgen

Abb. 5.142
Suchformular einstellen

Wechseln Sie anschlieend zur Registerkarte Suchergebnisse. Aktivieren Sie


im Bereich Anzeigeoptionen alle Kontrollkstchen, um die Zusatzdaten zu
den gefundenen Dateien anzuzeigen. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben
mit einem Klick auf OK.

621

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.143
Suchergebnisse
einstellen

Im Bearbeitungsfenster erscheint das Suchformular.

Abb. 5.144
Suchformular in
FrontPage

Indizierung aktivieren
Bevor Sie das Suchformular letztlich nutzen knnen, mssen Sie noch festlegen,
welche Suchmethode verwendet werden soll.
FrontPage bringt eine eigene Suchfunktion mit, die standardmig aktiviert ist.
Leistungsstrker ist jedoch der Indexdienst von Microsoft, der in vielen Fllen zur
Verfgung steht.
Um den Indexdienst auf Ihre Webseite anzuwenden, fhren Sie in Windows 2000
in der Startleiste den Befehl Start>Einstellungen>Systemsteuerung>Verwaltung>
Computerverwaltung aus.
622

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Wechseln Sie in der Struktur zu Computerverwaltung>Dienste und Anwendungen>Indexdienst und ffnen Sie den Ordner Web\Verzeichnisse.
Abb. 5.145
Der Ordner Web\Verzeichnisse

Markieren Sie den Ordner Verzeichnisse und ffnen Sie das Kontextmen.
Whlen Sie den Befehl Neu>Verzeichnis aus.

Suchen Sie im Bereich Pfad nach dem Verzeichnis, in dem Sie Ihre Webseite
verffentlicht haben. Geben Sie anschlieend im Bereich Alias einen alternativen Namen ein. Stellen Sie sicher, dass im Bereich Indexaufnahme das Optionsfeld Ja aktiviert wurde und besttigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

Abb. 5.146
Verzeichnis in den
Index aufnehmen

623

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Je nach Grundeinstellung des Indexdienstes kann es mehrere Minuten dauern, bis


Ihre Seiten indiziert wurden und eine Suchanfrage mglich ist.
Um den Indexdienst in Ihrer Websuche zu nutzen, mssen Sie noch eine Einstellung im Quellcode vornehmen. Standardmig durchsucht FrontPage nmlich die
Webseiten mit einer internen Komponente und greift nicht auf den Indexserver
von Windows zu.
1

ffnen Sie Ihr Suchformular in FrontPage.

Wechseln Sie zur Anzeige HTML.

Suchen Sie nach dem Wort b-useindexserver und stellen Sie den Wert zwischen den Anfhrungszeichen auf 1.

Verffentlichen Sie anschlieend Ihr Web auf dem Server.

Wenn Sie alle Schritte befolgt haben, sollten Sie nun beim Aufruf der Seite und
nach der Eingabe eines Suchwortes folgende Ansicht erhalten:

Abb. 5.147
Suchergebnisse im
Formular

Um Suchanfragen, die alle Seiten anzeigen, zu verbieten, sperrt FrontPage die


Abfrage nach einzelnen Buchstaben und festgelegten Ausschlusswrtern, wie z.B.
"und", "bitte" etc. Eine Suchanfrage nach diesen Begriffen wrde den Besucher auf
eine Seite mit folgendem Hinweis weiterleiten:
624

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.148
Ergebnis einer Suche
mit ignoriertem Wort

Top-Listen erstellen
Top-Listen stellen ein neues Feature in FrontPage XP dar. Mit Hilfe dieser Komponente knnen Sie Kennzahlen zur Benutzung Ihrer Homepage auch Besuchern
zur Verfgung stellen.
Folgende Daten knnen dabei erfasst und angezeigt werden:
Besuchte Seiten in Ihrem Web
Verweisende Domnen
Verweisende URLs
Suchbegriffe
Besucher
Verwendete Betriebssysteme
Verwendete Browser
Erstellen Sie nun eine neue Seite und speichern Sie die Datei unter dem Namen
topliste.htm.
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente. Markieren Sie im Dialogfeld den Komponententyp Top-10-Liste und whlen Sie im
Bereich Verwendungsliste whlen die Option Besuchte Seiten aus.

Whlen Sie im folgenden Dialogfeld das Layout Ihrer Liste aus und geben Sie
der Seite einen aussagekrftigen Titel.

Nachdem die Seite auf dem Webserver verffentlicht wurde, beginnt die Datenerfassung.
Wenn Sie die Daten den Besuchern nicht zugnglich machen wollen, vermeiden
Sie die Aufnahme der Seite in der Navigationsansicht.
625

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.149
Top-Liste erstellen

Abb. 5.150
Eigenschaften der
Top-10-Liste

Dynamische Effekte
Bei dynamischen Effekten handelt es sich in FrontPage um Komponenten, die whrend der Anzeige aktiv werden. Sie bringen damit ein wenig mehr Leben in das
Web. Bedenken Sie aber beim Einsatz solcher Komponenten, dass diese den Besucher auch irritieren knnen. Setzen Sie sie daher mit Bedacht ein.

Hoverschaltflche
Hoverschaltflchen werden in der Regel als Navigationselemente eingesetzt. Im
Gegensatz zu einer normalen Grafik, die mit einem Hyperlink hinterlegt ist, wechselt eine Hoverschaltflche ihr Aussehen, sobald eine Aktion erfolgt.
626

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Legen Sie nun eine neue Datei mit dem Namen dynamische_elemente.htm an.
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente. Markieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Dynamische Effekte und whlen Sie im rechten Fenster Hoverschaltflche aus. Besttigen Sie Ihre Eingabe
mit OK.
Abb. 5.151
Hoverschaltflche
einfgen

Im Dialogfeld Hoverschaltflchen-Eigenschaften knnen Sie das Aussehen


festlegen. Tragen Sie einen Schaltflchentext ein und geben Sie die Ziel-URL
an. Legen Sie anschlieend die Farben und Grenangaben fest und besttigen Sie mit einem Klick auf OK.

Abb. 5.152
Hoverschaltflchen-Eigenschaften festlegen

Ihre Schaltflche ist nun sofort einsatzbereit. Da es sich bei dieser Komponente um
reine Grafiken handelt, knnen Sie sie auch auf einem Server einsetzen, der nicht
ber die FrontPage-Servererweiterungen verfgt.
627

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Laufschrift
Laufschriften sind Texte, die auf einer Internetseite in Bewegung sind. Um Ihrer
Seite eine Laufschrift hinzuzufgen, gehen Sie folgendermaen vor:
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente. Markieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Dynamische Effekte und whlen Sie im rechten Fenster die Option Laufschrift aus. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Im sich ffnenden Dialogfenster geben Sie im Bereich Text den Inhalt der
Anzeige vor. Stellen Sie im Bereich Verhalten ein, in welcher Form die Laufschrift animiert werden soll. Legen Sie die restlichen Parameter nach Wunsch
fest.

Abb. 5.153
Einstellen der Eigenschaften einer
Laufschrift

Um die Laufschrift in Aktion zu sehen, wechseln Sie in die Vorschau-Ansicht oder


ffnen Sie die Datei in der Browservorschau.

Anzeigenwechsler
Falls Sie auf Ihrer Webseite Werbung schalten mchten, knnen Sie dies professionell verwirklichen, indem Sie den Anzeigenwechsler verwenden. Der Anzeigenwechsler ermglicht es, mehrere Grafiken hintereinander zu schalten und diese
zeitlich versetzt anzeigen zu lassen.
Sie integrieren den Anzeigenwechsler in Ihre Seite, indem Sie in der Menleiste den
Befehl Einfgen>Webkomponente whlen und in den dynamischen Elementen den
Anzeigenwechsler auswhlen.

628

Im erscheinenden Dialogfeld legen Sie durch einen Klick auf die Schaltflche Hinzufgen die anzuzeigenden Grafiken fest. Stellen Sie im Bereich Anzeigedauer keinen zu hohen Wert ein und passen Sie die Breite und Hhe an. Schlielich knnen
Sie noch verschiedene bergangseffekte auswhlen, die der Darstellung einen
besonders attraktiven Reiz verleihen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.154
Anzeigenwechsler
konfigurieren

Die Beispielseite mit allen drei dynamischen Effekten ergibt daraufhin im Webbrowser folgendes Bild:

Abb. 5.155
Dynamische Effekte auf
einen Blick

629

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Seitenbergnge erstellen
Seitenbergnge dienen auf Webseiten zur grafischen Untermalung und als optische Navigationshilfe. Je nach Einstellung wird beim Anzeigen einer neuen Seite
eine Animation gestartet.
1

Um Seitenbergnge auf Ihre Webseiten anzuwenden, ffnen Sie eine Datei


Ihres Webs und whlen danach in der Menleiste den Befehl Format>Seitenbergang.

Im Dialogfeld Seitenbergang knnen Sie die Einstellungen nach Wunsch vornehmen und mit OK besttigen.

Abb. 5.156
bergangseffekt
einstellen

Tipp

Probieren geht ber Studieren


Probieren Sie die verschiedenen Einstellungen einfach einmal aus. Auch wenn
die Beschreibungen der bergangseffekte einen Eindruck vermitteln, ersetzen
sie nicht den optischen Eindruck auf der fertigen Seite.

Wenn Sie nun zwischen zwei Seiten wechseln, wird im Browserfenster der Seitenbergang sichtbar.

630

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.157
Spiralfrmiger Seitenbergang

Bedenken Sie beim Einsatz dieser Komponente, dass die ausgewhlten Effekte ausschlielich im Microsoft Internet Explorer angezeigt werden knnen.

Seitenbanner erstellen
Seitenbanner dienen dem Besucher Ihrer Webseiten als Orientierungshilfe und
werden meist zur Anzeige von berschriften benutzt. Um die Komponente effektiv
einzusetzen, sollten Seitenbanner immer in Verbindung mit einem oberen Randbereich und einem zugewiesenen Design kombiniert werden.
Erstellen Sie nun einen Seitenbanner, der grafisch angezeigt wird.
1

Erstellen Sie eine neue Seite mit dem Namen seitenbanner.htm und weisen
Sie ihr ein Design zu.

Fgen Sie dem Web einen oberen Randbereich hinzu, indem Sie in der
Menleiste den Befehl Format>Gemeinsame Randbereiche whlen und das
entsprechende Kontrollkstchen aktivieren.

Setzen Sie den Cursor in den oberen Randbereich und whlen Sie in der
Menleiste den Befehl Einfgen>Seitenbanner aus. Markieren Sie im sich ffnenden Dialogfeld, dass der Inhalt des Seitenbanners als Grafik angezeigt
werden soll. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingabe mit OK.

631

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.158
Eigenschaft und Inhalt
des Seitenbanners

Der Seitenbanner wird daraufhin auf allen Seiten eingefgt. Alle Seiten ohne zugewiesenes Design erhalten als Seitenbanner ausschlielich einen Text. Seiten mit
zugewiesenem Design haben folgendes Aussehen:

Abb. 5.159
Seite mit Seitenbanner

Fotoalbum erstellen
Wie Sie einzelne Bilder Ihrer Homepage hinzufgen knnen, wissen Sie bereits.
FrontPage stellt Ihnen zur Erstellung grerer Bildersammlungen aber noch eine
besonders ntzliche Komponente zur Verfgung, die Ihnen diese Arbeit erheblich
erleichtert.
Mit Hilfe der Komponente Fotoalbum knnen Sie ganze Verzeichnisse in Sekundenschnelle bersichtlich zusammenfassen, ohne dabei Zeit durch das Layout zu verlieren.
Erstellen Sie fr das folgende Beispiel eine neue Datei mit dem Namen fotoalbum.htm.
1

632

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Einfgen>Webkomponente und aktivieren Sie im Bereich Komponententyp die Option Fotoalbum. Besttigen Sie
anschlieend Ihre Eingabe mit OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Abb. 5.160
Fotoalbum erstellen

Das Dialogfenster Eigenschaften der Fotosammlung erscheint. Fgen Sie nun


der Fotosammlung einige Bilder hinzu, indem Sie die Schaltflche Hinzufgen
aktivieren und mehrere Bilder auswhlen.
Tipp

Mehrfachauswahl
Sie fgen mehrere Bilder auf einmal hinzu, indem Sie die Dateien mit dem
Mauszeiger markieren und dabei die H-Taste gedrckt halten.

Geben Sie anschlieend im Bereich Bildtitel einen aussagekrftigen Text an.


Optional knnen Sie auch noch im Bereich Beschreibung einen Beschreibungstext hinzufgen.

Wechseln Sie anschlieend zur Registerkarte Layout und whlen Sie die
Option Vertikales Layout aus. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit einem
Klick auf OK.

633

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.161
Bilder zum Album
hinzufgen

Abb. 5.162
Layout bearbeiten

634

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Speichern Sie danach Ihre Datei erneut. Die ausgewhlten Bilder werden nun
dem Web hinzugefgt. Wenn Sie mchten, knnen Sie wieder einen neuen
Ordner erstellen, um die Bilder separat zu speichern. Besttigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Abb. 5.163
Bilder im Web
speichern

Ihr Fotoalbum ist nun fertig gestellt. Selbstverstndlich knnen Sie alle Bereiche
auch nach Ihren Wnschen anpassen und formatieren.
Wenn Sie nun die Seite im Browser betrachten, werden Sie feststellen, dass alle Bilder als Thumbnails angezeigt werden. Ein Klick mit dem Mauszeiger auf das Bild
bewirkt die Anzeige des Originalbildes in einem neuen Fenster.

Abb. 5.164
Fotoalbum im
Webbrowser

635

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Cascading Stylesheets
Neben der Sprache HTML, die Ihnen bereits eine relativ groe Vielfalt an Formatierungsoptionen bietet, knnen Sie Ihr Webseitenlayout noch weiter verfeinern.
Neben erweiterten Formatierungsoptionen bieten Ihnen Cascading Stylesheets die
Mglichkeit, das Layout Ihrer Webseite mittels einer einzigen Steuerungsdatei festzulegen.
Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Anstatt auf Hunderten von Seiten z.B. das Layout der Formatvorlage berschrift 2 zu ndern, knnen Sie diese nderung an einer
Stelle zentral durchfhren, um den gleichen Effekt zu erzeugen.

Lokales Stylesheet verwenden


Mchten Sie die besonderen Formatierungsoptionen lediglich auf einer Seite einsetzen, knnen Stylesheets auch innerhalb der Datei verwendet und dort lokal
gespeichert werden.
Erstellen Sie eine neue Datei und speichern Sie diese unter dem Namen styleheetlokal.htm.
1

Geben Sie einen Text ein und positionieren Sie den Cursor in der gleichen
Zeile.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Format>Formatvorlage. Um eine


neue Formatvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltflche Neu.
Abb. 5.165
Neue Formatvorlage
erstellen

636

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Geben Sie im Bereich Name eine Bezeichnung ein, unter der Sie die Formatvorlage spter aufrufen knnen. Behalten Sie im Bereich Formatvorlagentyp
die Voreinstellung Absatz bei.
Abb. 5.166
Formatvorlage
benennen

Tipp

Einsatz von Formatvorlagen


Sie knnen auch eine Formatvorlage nutzen, um einzelne Zeichen zu formatieren. Wenn Sie beispielsweise auf einer Seite Initialen verwenden, sollten Sie
sich hierfr eine eigene Formatvorlage anlegen und als Formatvorlagentyp
Zeichen auswhlen.

Klicken Sie nun auf die Schaltflche Format und whlen Sie den Befehl Zeichen aus. Stellen Sie danach die gewnschte Schriftart, den Schriftschnitt
und den Schriftgrad ein. Besttigen Sie anschlieend Ihre Eingaben mit zweimaligem Klick auf OK.

637

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.167
Zeichen formatieren

Abb. 5.168
Formatvorlage
zuweisen

638

Weisen Sie Ihrem Text die Formatvorlage zu, indem Sie in der Symbolleiste
das Dropdown-Men Formatvorlage ffnen und Ihre neu angelegte Vorlage
auswhlen.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Der Text wechselt nun seine Formatierung gem den Voreinstellungen, die Sie in
der Formatvorlage festgelegt haben. Die dazu notwendigen Einstellungen werden
hierbei innerhalb des Quelltextes der Seite gespeichert; sie stehen damit fr die
gesamte Datei, nicht aber dem gesamten Web zur Verfgung.

Abb. 5.169
Formatierter Text mit
Stylesheet

Globales Stylesheet verwenden


Solange Ihre Webseite keine Geschftskunden anspricht, sind dem Layout Tr und
Tor geffnet. Handelt sich bei den Besuchern jedoch um zahlende Kunden, sollten
Sie unbedingt alle Seiten mit einer einheitlichen Gestaltung ausstatten.
In Bezug auf Textinhalte erreichen Sie dies am einfachsten mit Hilfe eines globalen
Stylesheets. Dabei werden die Informationen zu allen Formatvorlagen in einer einzigen Datei abgelegt. Nachdem Sie die Seiten Ihres Webs mit dieser Datei verknpft
haben, werden alle Texte entsprechend der vorgegebenen Einstellungen angezeigt.
Eine Ausnahme bilden dabei "harte Formatierungen", die nachtrglich manuell
zum Text hinzugefgt wurden. Verzichten Sie daher bereits whrend der Erstellung
Ihrer Texte auf harte Formatierungen, soweit dies mglich und sinnvoll erscheint.
Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Schritte zur Erstellung eines globalen Stylesheets detailliert erlutert.
1

Whlen Sie in der Symbolleiste das Icon zur Erstellung einer neuen Seite aus.
Abb. 5.170
Neue Seite hinzufgen

Wechseln Sie zur Registerkarte Stylesheet und whlen Sie die Vorlage Standardstylesheet aus.

639

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.171
Stylesheet-Vorlage
auswhlen

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen auch bereits vorgefertigte Stylesheets verwenden und die individuellen Anpassungen spter vornehmen. In der Regel erfordert die manuelle
Erstellung jedoch kaum mehr Zeitaufwand.

Im Arbeitsfenster erscheint eine leere Datei. Speichern Sie diese unter dem
Namen global.css in einem neuen Ordner Ihres Webs mit dem Namen css ab.
Zustzlich sehen Sie die neue Symbolleiste Stil. Klicken Sie dort auf das Icon
Formatvorlage.

Das Dialogfenster Formatvorlage ffnet sich. Um eine neue Formatvorlage


hinzuzufgen, verfahren Sie analog zum vorherigen Abschnitt: Klicken Sie
auf die Schaltflche Neu. Geben Sie einen Namen ein und whlen Sie die
Schaltflche Format, um die Einstellungen anzupassen.

Abb. 5.172
Leere Stylesheet-Datei

640

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Hinweis

Gut zu wissen
Wenn Ihnen die Erstellung von Stylesheets im Quellcode eher liegt, knnen Sie
die entsprechenden Befehle auch direkt im Fenster eingeben.

Whlen Sie den Befehl Zeichen, um Schriftart und Schriftschnitt anzupassen.


Im Bereich Effekte aktivieren Sie das Kontrollkstchen Unterstrichen. Besttigen Sie anschlieend die Eingabe mit OK.
Abb. 5.173
Zeichen formatieren

Klicken Sie noch einmal auf die Schaltflche Format und whlen Sie den
Befehl Rahmen. Whlen Sie im Bereich Einstellung das mittlere Fenster aus
und stellen Sie im Bereich Farbe den Wert Blau ein. Besttigen Sie danach
mit OK.
641

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.174
Rahmen formatieren

Abb. 5.175
Absatz formatieren

642

Klicken Sie ein zweites Mal auf die Schaltflche Format aus und whlen Sie
die Option Absatz. Stellen Sie die Ausrichtung auf den Wert Zentriert und den
Abstand vor auf den Wert 20 ein. Besttigen Sie danach Ihre Eingaben mit
zweimaligem Klicken auf OK.

Web mit Zusatzfunktionen versehen

Schlieen Sie nun die Datei global.css und speichern Sie die vorgenommenen
nderungen. Zum Testen des Stylesheets legen Sie jetzt eine neue Datei mit
dem Namen stylesheet-global.htm an. Schreiben Sie einen Text in die erste
Zeile und belassen Sie den Cursor an seiner Position.
Abb. 5.176
Text ohne Formatierung

Bevor Sie den Text formatieren knnen, mssen Sie zuerst die Datei global.css
mit dem Dokument stylesheet-global.htm verknpfen. Whlen Sie dazu in
der Menleiste den Befehl Format>Link zu Stylesheet und klicken Sie auf die
Schaltflche Hinzufgen. Wechseln Sie nun in den Ordner css und whlen Sie
die Datei global.css aus. Besttigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Abb. 5.177
Stylesheet festlegen

10

Im erscheinenden Dialogfeld haben Sie die Mglichkeit zu entscheiden, ob


Sie das ausgewhlte Stylesheet auf diese Datei oder auf Ihr gesamtes Web
anwenden mchten. Belassen Sie es vorerst bei der Einstellung Ausgewhlte
Seite und besttigen Sie mit OK.

643

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.178
Eingefgtes Style-sheet

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen auch mehrere Stylesheets zuordnen und diese parallel verwenden.
Sich berschneidende Einstellungen werden hierarchisch abgearbeitet. Mit
den Schaltflchen Nach oben und Nach unten knnen Sie diese Einstellung
beeinflussen.

11

Abb. 5.179
Formatvorlage
auswhlen

644

Um dem Text die Formatierung des globalen Stylesheets zuzuweisen, ffnen


Sie in der Symbolleiste wieder das Dropdown-Men Formatvorlage und whlen den Namen Ihrer Vorlage aus.

Webseiten warten

Im Arbeitsbereich erscheint daraufhin der Text mit der zugewiesenen Formatierung.

Abb. 5.180
Formatierter Text mit
globalem Stylesheet

Hinweis

Gut zu wissen
Testen Sie jede Formatvorlage mit den Browsern Internet Explorer und Netscape Navigator, bevor Sie Ihre Seiten verffentlichen. Nicht alle Formate, die
Ihnen in den Auswahlfeldern angeboten werden, knnen auch auf alle Elemente angewendet werden. Zudem werden nicht alle Formatierungen in
jedem Browser angezeigt. Solange die zugewiesene Formatierung keine
besondere Stellung als optische Orientierungshilfe besitzt, spielt dieser Faktor
keine allzu groe Rolle. Elemente, die eine Navigationsfunktion einnehmen,
sollten auf jeden Fall in allen Browsern identisch erscheinen!

Webseiten warten
Sie sind nun am Ende Ihrer Arbeit angelangt. Ihre Webseite luft bereits problemlos
auf Ihrem Rechner.
Im Vergleich zu anderen Medien haben Sie mit Ihrer Webseite die Mglichkeit,
Informationen kontinuierlich anzupassen und zu aktualisieren. Dateien werden
hinzugefgt und Inhalte werden verbessert oder wieder entfernt.
In diesem Abschnitt werden Sie noch einige Werkzeuge kennen lernen, die Ihnen
die kontinuierliche Arbeit erleichtern sollen. Auerdem werden Sie erfahren, wie Sie
Ihre fertig gestellte Seite verffentlichen, d.h. anderen Nutzern im Internet zur Verfgung stellen.
Zu guter Letzt erhalten Sie noch eine tabellarische Zusammenstellung ntzlicher
Internetadressen und eine Checkliste zur Erstellung Ihrer Webseite.
645

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Webseiten verffentlichen
Der Abschluss Ihrer Arbeit besteht in der Verffentlichung (auch Publizieren
genannt) Ihrer Webseite. Obwohl FrontPage eigentlich eine Software zur Erstellung
von Internetseiten ist, beinhaltet das Paket noch ein zustzliches Programm, das
diese Aufgabe bernimmt.
Normalerweise mssten Sie sich dafr eine Zusatzsoftware zulegen, die je nach
Hersteller zwischen DM 50,- und 150,- liegen kann.
Im Prinzip handelt es sich dabei um einen Kopiervorgang, der die Dateien von
Ihrem Rechner auf den Internetserver berspielt. Normalerweise erfolgt dieser Vorgang ber ein spezielles Protokoll das File Transfer Procol (ftp). Eine direkte bertragung zum HTTP-Server stellt auerhalb Ihres lokalen Rechners eher die Ausnahme dar.
Um Ihre Webseite im Internet zu verffentlichen, gehen Sie wie folgt vor:
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Web verffentlichen.

Ein Dialogfeld erscheint. Geben Sie im Bereich neben der Schaltflche Durchsuchen die Adresse Ihrer Webseite an, die Sie von Ihrem Provider erhalten
haben, z.B. ftp://www.ihreseite.de/.

Abb. 5.181
Ziel zur Verffentlichung festlegen

Hinweis

Gut zu wissen
Eventuell haben Sie von Ihrem Provider auch eine Internetprsenz-Adresse
erhalten. Geben Sie diese in der Form ftp://111.222.333.444/ ein.

646

Webseiten warten

Besttigen Sie danach Ihre Eingabe mit OK. Ihr Rechner nimmt nun Verbindung mit dem Internet auf und kontaktiert den Zielhost. Aus Sicherheitsgrnden werden Sie nach einer kurzen Zeit zur Eingabe Ihres Benutzernamens und eines Passwortes aufgefordert. Sie erhalten diese Angaben von
Ihrem Provider. Tragen Sie die Werte in die Felder Name und Kennwort ein
(achten Sie auf Gro- bzw. Kleinschreibung) und besttigen Sie mit einem
Klick auf OK.
Abb. 5.182
Benutzername und
Passwort eingeben

Das Dialogfenster Web verffentlichen erscheint wieder. Um den bertragungsvorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltflche Verffentlichen.
Abb. 5.183
Verffentlichung
einleiten

Nachdem der Vorgang eingeleitet wurde, zeigt Ihnen eine Statusanzeige den
bisherigen Verlauf an.

647

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Hinweis

Gut zu wissen
Ab der zweiten Verffentlichung sollten Sie unbedingt die optionalen Einstellungen nher betrachten. Klicken Sie dazu im Dialogfeld auf die Schaltflche
Optionen. Die Einstellung Nur genderte Seiten verffentlichen reduziert
dabei die bertragungszeit auf ein Minimum und spart damit bares Geld.

Abb. 5.184
Statusanzeige der
bertragung

Abb. 5.185
Fehler: Fehlende FrontPage-Servererweiterungen

648

Falls ein Fehler auftritt, werden Sie an dieser Stelle darber informiert. Die
Abbildung zeigt eine Fehlermeldung, die durch fehlende FrontPage-Servererweiterungen provoziert wurde.

Webseiten warten

Nach Abschluss der bertragung erscheint ein Besttigungsfeld. Wenn Sie


auf die Schaltflche Fertig klicken, knnen Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren.

Abb. 5.186
Beendete bertragung

Lassen Sie sich ruhig einmal die Protokolldatei anzeigen, indem Sie auf den entsprechenden Hyperlink klicken. FrontPage listet Ihnen darin auf, welche Arbeiten erledigt wurden und an welcher Stelle Fehler aufgetreten sind.

Abb. 5.187
Protokolldatei der
bertragung

Portnummer einstellen
Standardmig ist dem FTP-Protokoll die Portnummer 21 zugeteilt. Falls Sie von
Ihrem Provider keinen besonderen Hinweis erhalten haben, reichen die Einstellungen des vorherigen Abschnitts vollkommen aus, um eine Verbindung herzustellen.
649

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Wurde Ihnen jedoch eine andere Portnummer zugeteilt, so mssen Sie diese
zustzlich konfigurieren. Das nachfolgende Beispiel verwendet den FTP-Server des
Hosts www.ihrname.de mit der Portnummer 1234. Geben Sie dazu als Zielhost die
Adresse in gewohnter Weise ein und fgen Sie am Ende der Domain einen Doppelpunkt gefolgt von der Portnummer an:
ftp://www.ihrname.de:1234/

Hyperlinks neu berechnen


Wenn Ihr Web hufig abgendert und angepasst wird, sollten Sie in regelmigen
Abstnden Ihre Webseite neu berechnen lassen. Fehlerhafte Hyperlinks werden
erkannt und gegebenenfalls repariert. Wenn Sie von Ihrer Webseite aus auf fremde
Anbieter verweisen, werden diese externen Links gesondert aufgefhrt und knnen
ebenfalls online berprft werden.
Zur Prfung sollten Sie alle geffneten Datei schlieen und danach folgendermaen vorgehen:
1

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Extras>Hyperlinks neu berechnen.


Ein Dialogfeld weist Sie noch einmal auf die anstehenden Arbeiten hin.
Besttigen Sie die Neuberechnung mit einem Klick auf die Schaltflche Ja.
Abb. 5.188
Neuberechnung starten

650

Je nach Gre der Webseite und Anzahl der externen Hyperlinks kann die
Berechnung mehrere Minuten dauern. Wechseln Sie danach im Hauptfenster im Bereich Ansichten auf Berichte. In mehreren Zeilen werden die Ergebnisse der Berechnung detailliert dargestellt.

Webseiten warten

Abb. 5.189
Ergebnisse im Bericht
anzeigen

Tipp

Einzelne Prfung der Links


Sie knnen externe Hyperlinks auch einzeln prfen, indem Sie im Bericht auf
den Link Externe Hyperlinks klicken und danach ber das Kontextmen den
Befehl Hyperlink berprfen auswhlen.

Aufgaben organisieren
Aufgaben dienen in FrontPage der einfacheren Zusammenarbeit, wenn mehrere
Mitarbeiter gleichzeitig mit der Gestaltung der Webseite betraut sind. Um einer
Datei eine Aufgabe zuzuweisen, gehen Sie folgendermaen vor:
1

ffnen Sie die gewnschte Datei in der Normalansicht.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Neu>Aufgabe.

Das Dialogfeld Neue Aufgabe erscheint. Tragen Sie in das Feld Name der Aufgabe eine Kurzbezeichnung ein, die auf den Inhalt schlieen lsst. Whlen
Sie anschlieend im Feld Zugewiesen an einen Teilnehmer aus, oder geben
Sie einen neuen Teilnehmer ein. Stellen Sie die Prioritt ein und formulieren
Sie anschlieend einen beschreibenden Hinweistext. Besttigen Sie danach
Ihre Eingaben mit OK.

651

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.190
Neue Aufgabe
hinzufgen

Um die Aufgaben im berblick anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Ansichten


auf die Schaltflche Aufgaben.

Das Anzeigefenster von FrontPage listet Ihnen daraufhin alle Aufgaben auf. In der
Zeile Status erkennen Sie, welche Aufgaben noch nicht begonnen sind. Eine Aufgabe wird als erledigt gekennzeichnet, wenn die betreffende Seite das nchste Mal
geffnet und inhaltlich verndert wurde.

Abb. 5.191
Ansicht: Aufgaben

Berichte benutzen
Berichte ermglichen dem Autor einen schnellen berblick ber alle Aktivitten der
Webseite. Auf einer Seite werden Ihnen die wichtigsten Kenndaten geliefert, die
vor der Verffentlichung noch einmal berprft werden sollten:
Anzahl der Dateien
Anzahl der Bilder
Unverknpfte Dateien
652

Langsame Seiten

Webseiten warten

Neue und veraltete Dateien


Prfdaten der Hyperlinks
Unerledigte Aufgaben
Komponentenfehler
Unbenutzte Designs
In wenigen Sekunden knnen Sie anhand dieser Daten sicherstellen, ob eine Verffentlichung unbedenklich ist oder die Webseite erneut bearbeitet werden sollte.
1

Um die Berichte in der bersicht anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Ansichten


des Hauptfensters auf die Schaltflche Berichte.
Abb. 5.192
Ansicht: Berichte

Detaillierte Informationen erhalten Sie durch einen Klick auf eine der Verknpfungen in der Spalte Name.
Abb. 5.193
Detailbericht: Alle
Dateien

653

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Um wieder zur Anzeige aller Berichtsdaten zurckzugelangen, whlen Sie in


der Menleiste den Befehl Ansicht>Berichte>Sitebersicht.

Abb. 5.194
Anzeige aller Berichtsdaten wieder aktivieren

Im- und Export von Seiten


Die Im- und Exportschnittstelle von FrontPage bietet Ihnen vereinfachte Mglichkeiten zur Integration einzelner Dateien in Ihr Web bzw. zum Export in einen anderen Webeditor.

Datenimport
Wenn Sie bereits eine bestehende Webseite besitzen, die nicht mit FrontPage
erstellt wurde, knnen Sie Ihre alte Seite auch vollstndig importieren. Gehen Sie
dazu wie folgt vor:

654

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Importieren. Klicken Sie


anschlieend im Dialogfeld Importieren auf die Schaltflche Aus einem Web.

Der Webimport-Assistent startet. Wenn sich Ihre Webseite auf dem lokalen
Rechner befindet, aktivieren Sie das obere Optionsfeld. Geben Sie anschlieend im Feld Adresse den lokalen Speicherort an und aktivieren Sie das Kontrollkstchen Unterordner einschlieen.

Sie knnen nun bei Bedarf Dateien vom Import ausschlieen. Markieren Sie
dazu die nicht erwnschten Dateien und klicken Sie danach auf die Schaltflche Ausschlieen. Besttigen Sie nach Abschluss der Auswahl mit einem Klick
auf die Schaltflche Weiter und im darauf folgenden Dialogfeld mit Fertig
stellen.

Webseiten warten

Abb. 5.195
Importieren von
Dateien oder Ordnern

Abb. 5.196
Importweb auswhlen

Abb. 5.197
Unerwnschte Dateien
ausschlieen

655

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Die Dateien werden daraufhin importiert und stehen fortan in der Ordneransicht
zur weiteren Bearbeitung zur Verfgung.

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen Webseiten auch direkt aus dem Internet auf Ihren Rechner importieren. Geben Sie dafr whrend der Ausfhrung des Import-Assistenten die
URL an und bestimmen Sie, bis zu welcher Ebene die Dateien auf Ihren Rechner kopiert werden sollen.

Datenexport
Falls Sie die Daten Ihrer Webseite in einer anderen Software weiterverwenden
mchten, stehen Ihnen dazu verschiedene Exportformate zur Verfgung.
Um eine Datei zu exportieren, gehen Sie folgendermaen vor:

Abb. 5.198
Dateityp auswhlen

656

ffnen Sie die betreffende Datei in FrontPage.

Whlen Sie in der Menleiste den Befehl Datei>Exportieren. Stellen Sie im


Bereich Speichern den Zielordner ein, in dem Sie die Datei speichern mchten.
Benennen Sie die Datei im Feld Dateiname und fgen Sie ihr eine erlaubte
Dateiendung hinzu. Um eine Liste der erlaubten Dateiendungen zu sehen,
ffnen Sie das Dropdown-Men Dateityp. Nachdem alle Angaben vorliegen,
speichern Sie die Datei durch einen Klick auf die Schaltflche Speichern.

Webseiten warten

Im folgenden Beispiel wurde die Datei unter dem Namen datenblatt_export.xls


gespeichert. Ein Doppelklick im Windows-Explorer ffnet daraufhin die Datei in der
Tabellenkalkulation Excel.

Abb. 5.199
Exportierte Webseite in
Excel

Hinweis

Gut zu wissen
Vielleicht mchten Sie Ihre Datei auch in einem der anderen Webformate
speichern und suchen diese vergeblich im Menbefehl Exportieren. Schauen
Sie stattdessen im Dialog Speichern unter nach und ffnen Sie das Dropdown-Men Dateityp. Sie erhalten daraufhin eine Anzeige mit allen zulssigen Dateiformaten, die im Internet Anwendung finden und von FrontPage
bearbeitet werden knnen.

Suchen und Ersetzen


Gerade bei langen Seiten kann es sehr mhselig sein, wenn Sie einzelne Textstellen
wieder auffinden mchten. Die Funktion Suchen und Ersetzen reduziert diesen Zeitaufwand auf ein Minimum.
Um eine Textstelle zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:
1

ffnen Sie die zu durchsuchende Datei. Whlen Sie in der Menleiste den
Befehl Bearbeiten>Suchen.

Geben Sie im Feld Suchen nach den gewnschten Begriff ein und whlen Sie
im Dropdown-Men Suchrichtung optional eine Suchrichtung aus. Klicken
Sie anschlieend auf die Schaltflche Weitersuchen.
657

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Abb. 5.200
Eine Zeichenkette
suchen

Tipp

Alle Seiten durchsuchen


Sie knnen auch alle Seiten Ihres Webs durchsuchen, indem Sie im Suchbereich das Optionsfeld Alle Seiten aktivieren. Das Optionsfeld Ausgewhlte
Seiten durchsucht hingegen diejenigen Seiten, die zum Zeitpunkt der Suche
in der Normalansicht geffnet sind.

Das geffnete Fenster wird nun nach dem Begriff durchsucht. Falls ein
Suchergebnis gefunden werden konnte, wird es durch eine Markierung hervorgehoben. Das Suchfenster bleibt dabei geffnet, so dass Sie durch erneutes Anklicken der Schaltflche Weitersuchen mit Ihrer Suche fortfahren knnen.

Abb. 5.201
Ergebnis der Suche

Wenn Sie den Text anschlieend ersetzen mchten, wechseln Sie im Dialogfeld
Suche zur Registerkarte Ersetzen. Geben Sie in das Feld Ersetzen durch einen neuen
Begriff ein und klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche Ersetzen. Ein Klick auf
die Schaltflche Alle Ersetzen bewirkt eine Ersetzung aller gefundenen Begriffe ohne
Nachfrage.
658

Weiterfhrende Informationen

Abb. 5.202
Suchergebnis ersetzen
durch neuen Begriff

Hinweis

Gut zu wissen
Sie knnen die Suchfunktion auch innerhalb des HTML-Quelltextes nutzen.
Wechseln Sie dazu in die Ansicht HTML und aktivieren Sie im Dialogfeld
Suchen/Ersetzen das Kontrollkstchen In HTML suchen.

Weiterfhrende Informationen
In diesem Abschnitt finden Sie noch einige hilfreiche Informationen, die Ihnen die
Arbeit ein wenig erleichtern sollen.

Checkliste zur Webseite


Die Checkliste zur Webseite enthlt wichtige Fragestellungen, die Sie auf jeden Fall
vor der Verffentlichung berprfen sollten.

659

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Checkliste Inhalt
Checkliste Inhalt

Beschreibung

Check

Bieten Sie dem Nutzer eine Linksammlung an und verweisen dort


auf alle Anbieter, die wiederum auf Ihre Seite verweisen?
Sind die Inhalte klar, kurz und prgnant erklrt?
Sind die Inhalte frei von Texten, die dem Urheberrecht unterliegen?
Werden die Inhalte bei Bedarf aktualisiert?
Sind alle Seiten mit einem Aktualisierungsdatum versehen?
Tabelle 5.4

Checkliste Technik
Checkliste Technik

Beschreibung

Check

Funktionieren alle Hyperlinks?


Ist die Seite nach einer Aktualisierung online getestet worden?
Haben Sie Ihre Homepage in Suchmaschinen angemeldet?
Wurde die Homepage vor der Verffentlichung von einer zweiten
Person berprft?
Tabelle 5.5

Checkliste Nutzerfreundlichkeit
Checkliste Nutzerfreundlichkeit

Beschreibung
Ist die E-Mail-Adresse gut sichtbar eingefgt?
Ist die eigene URL auf allen Seiten angebracht?
Knnen Ihre Besucher Sie auch ber ein Formular kontaktieren?
660

Check

Weiterfhrende Informationen

Checkliste Nutzerfreundlichkeit (Forts.)

Beschreibung

Check

Sind berflssige Grafiken entfernt worden?


Sind die verwendeten Schriften gut lesbar?
Sind alle Grafiken mit einem Beschreibungstext versehen?
Sind interessante Inhalte in einer druckerfreundlichen Version verfgbar?
Ist der Schreibstil an Ihre Besucher angepasst?
Tabelle 5.6
Hier noch einige Hinweise zu Inhalten, die problematisch werden knnten und bei
Nichtbeachtung rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen knnen:
Verwenden Sie keine Texte, deren Urheberrechte nicht geklrt sind!
Verwenden Sie keine Bilder oder Grafiken, die nicht ausdrcklich als Freeware
gekennzeichnet sind.
Bieten Sie keine Downloads auf Ihrer Seite an, deren Autor Sie nicht selber
sind. Auch Freeware darf nur vom Autor selbst zum Download angeboten
werden!
Verffentlichen Sie keine Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. von
Personen, die nicht ausdrcklich zugestimmt haben.
Wenn Sie Hyperlinks auf externe Internetseiten verwenden, fgen Sie den
rechtlichen Hinweis (= Disclaimer) ein. Einen stndig aktualisierten Disclaimer erhalten Sie ber www.disclaimer.de. Damit sind Sie auf der sicheren Seite!
Nachfolgend erhalten Sie eine Aufzhlung von Links, die Ihnen bei der Gestaltung von Webseiten ntzlich sein knnen.

661

Ihr Internetauftritt mit FrontPage

Links zum Webdesign

URL

Titel

Http://www.karzauninkat.com/Goldhtml/
goldhtml.htm

Die goldenen Regeln fr schlechtes HTML

Http://www.selfhtml.de/

SelfHTML Das Standardwerk fr alle HomepageErsteller

Http://www.w3.org/TR/REC-html40/

W3C HTML 4.01 Specification

Http://www.disclaimer.de/

Disclaimer zur rechtlichen Abgrenzung von Inhalten fremder Webseiten.

Http://www.teamx.com/faq.htm

Hufig gestellte Fragen zu FrontPage

Microsoft.public.de.FrontPage

Deutschsprachige Newsgroup zu FrontPage

662

Office und das Internet


Der Bildschirm des Internet
Explorers
Adressen suchen und finden
Lieblingsseiten: Favoriten
Anpassen des Browers
Vorhandene Dateien als Webseiten verffentlichen
Auf ins Netz

664
666
674
678
684
694

Office und das Internet

Auch die letzten Versionen von Office waren auf Kooperation mit dem Internet
angelegt, zum einen dadurch, dass dem Office-Paket der Internet Explorer beigelegt
wurde, zum anderen dadurch, dass sich in einem Teil der Anwendungen nicht nur
normale Dateien, sondern auch Webseiten erstellen und vorhandene Dateien im
HTML-Format speichern lassen. Die Ausrichtung auf das Internet wurde in der
neuen Version weiter ausgebaut, deutlich vor allem in Outlook, wo man ber das
MSN gemeinsame Besprechungstermine verwalten kann.
In diesem Abschnitt wird zunchst die Arbeitsweise des Internet Explorers vorgestellt und beschrieben, wie Sie mit Internetseiten umgehen; nebenbei erhalten
Sie ein paar Tipps zur Suche in Suchmaschinen. Der zweite Teil erklrt die Funktionalitt, um "normale" Dateien (Word, Excel, PowerPoint) als Webseiten zu speichern.

Der Bildschirm des Internet Explorers


Der Sprung ins Netz erfolgt ber den Aufruf des Internet Explorers.

Hinweis

Aufruf des Windows-Explorers


Der Internet Explorer meldet sich auch, wenn Sie im Windows-Explorer doppelt auf eine HTML-Datei oder eine Grafik im JPG- oder GIF-Format klicken,
sofern der Internet Explorer Ihr Standardbrowser ist und diese Dateitypen in
Windows dem Internet Explorer zugeordnet sind.

Sie landen dann auf der Startseite und sind sicherlich nicht berrascht, dass der
Aufbau des Arbeitsbildschirms vergleichbar ist mit dem in allen Office-Anwendungen. Aber es gibt auch Symbole, die hier anders und neu sind. In der Standard-Symbolleiste finden Sie von links nach rechts die folgenden Symbole:

664

Der Bildschirm des Internet Explorers

Die Symbole auf der Standard-Symbolleiste im Internet Explorer

Schaltflche

Bedeutung
Fhrt auf die vorherige Seite
Fhrt auf die nachfolgende Seite
Bricht den Aufruf einer Seite ab
Ruft die Seite neu auf
Fhrt zur Startseite
ffnet die Suchfunktion von Microsoft
Fhrt zu den Favoriten
Zeigt die Links der letzten Tage
ffnet Outlook Express bzw. das Standard-E-Mail Programm
Druckt die angezeigte Website
Ruft das Programm zum Bearbeiten des Quelltextes auf
Tabelle 6.1

In der Adressenleiste wird die Adresse der aktuellen Seite bzw. der Pfad zu der Datei
angezeigt. Auf der Symbolleiste Links knnen Sie Symbole erstellen, die Sie im
Direktflug zu einer Seite bringen. Im Auslieferungszustand ist die Symbolleiste von
Microsoft vorbelegt. Sie knnen diese Vorbelegung aber ndern, schauen Sie dazu
in den Abschnitt Favoriten.

Abb. 6.1
Die Symbolleiste Links

665

Office und das Internet

Adressen suchen und finden


Webseiten haben Adressen; in der Internetterminologie tragen sie die Bezeichnung
URL, was fr Uniform Resource Locator steht. Ohne eine solche Adresse lsst sich
keine Seite aufrufen. Es gibt unterschiedliche Mglichkeiten, Adressen zu erfahren:
Manche werden weitergereicht oder empfohlen, manche/viele werden in den
Medien publiziert, manche entdeckt man per Zufall etc. Eine Adresse zu kennen, ist
der schnellste Weg, um gezielt eine Seite aufzurufen. Daher ist es sinnvoll, Adressen
zu sammeln, die man fr brauchbar hlt.
Wenn man eine Adresse nicht genau kennt, hat man mitunter Erfolg, indem man
eine Adresse einfach ausprobiert. So lassen sich die Seiten bekannter Unternehmen
oder Institutionen oftmals direkt mit ihrem Namen aufrufen, da er als Domainname reserviert wurde. Und da alle Webpage-Adressen mit http//: beginnen (womit das bertragungsprotokoll angegeben wird), gefolgt von www., lsst sich eine
Adresse einfach testen, beispielsweise www.commerzbank.de oder www.fokus.de.
Die Schreibweise muss jedoch genau stimmen, ansonsten erscheint die Meldung,
der Sie im Internet leider nicht selten begegnen: Error!

Abb. 6.2
Eine Fehlermeldung im
Internet

Seiten aufrufen
1

Sofern Sie die Adresse der gewnschten Seite kennen, tragen Sie diese
Adresse in die Symbolleiste Adresse ein. Achten Sie dabei genau auf die richtige Syntax. In den neueren Browsern knnen Sie das Prfix http:// jedoch
inzwischen weglassen, der Aufruf funktioniert trotzdem.

Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass der Internet Explorer mitunter die
Auswahlliste des Symbols ffnet. Er bietet Ihnen dann eine Liste bereits
besuchter Seiten an, deren Adresse mit den von Ihnen eingegebenen Zeichen
beginnen.

Wenn Sie die Adresse komplett eingegeben haben, drcken Sie die -Taste.

Abb. 6.3
Die Auswahlliste der
besuchten Seiten

666

Adressen suchen und finden

Sollten Sie noch keine Verbindung zum Internet haben, wird der Dialog zum
Einwhlen eingeblendet. Geben Sie hier gegebenenfalls Ihr Kennwort und
Ihren Benutzernamen ein.

Danach wird die Seite aufgebaut, was unterschiedlich lange dauern kann. Sofern
viele Bilder, Fotos und/oder Animationen auf der Seite vorhanden sind, brauchen
Sie mitunter etwas Geduld, bis sich die Seite in voller Schnheit prsentiert.
Sofern Sie Informationen suchen, aber keine konkrete Adresse im Kopf haben, mssen Sie sich auf die Suche nach passenden Seiten machen. Hier kommen die Suchmaschinen ins Spiel, die Sie dabei untersttzen, Seiten im Internet zu finden.

Hinweis

Gut zu wissen
Suchmaschinen suchen Informationen im Internet. Sie kriechen quasi 24 Stunden lang durch das Netz und indizieren Webseiten. Die Betreiber verwenden
dafr teils automatische Suchprogramme, so genannte Robots, die durch das
Netz wandern, teils wird die Indexierung von menschlichen Wesen vorgenommen.

Suchmaschinen verwenden
Unabhngig von der verwendeten Suchmaschine ist deren Aufbau berall hnlich.
Vergleichbar mit einem klassischen Stichwortverzeichnis geben Sie in das Feld zum
Suchen ein Stichwort oder auch mehrere Stichwrter ein, die die gesuchte Information kurz beschreiben. Danach werden Kurzbeschreibungen von Seiten prsentiert,
auf denen diese Stichwrter auftauchen. Diese Auflistungen enthalten oft auch
eine Flle von nutzlosen oder unpassenden Seiten bzw. Adressen. Sie sind dann
gefragt, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Adressen herauszupicken, die
vielversprechend klingen. Notfalls rufen Sie die Seite per Hyperlink auf, prfen, ob
sie inhaltlich was taugt und gehen gegebenenfalls wieder zurck zur Auflistung.
Bei der Eingabe der Stichwrter sollte man berlegt vorgehen. Fasst man den Suchbegriff zu allgemein, werden viel zu viele Adressen prsentiert, ist er zu spezifisch,
kann das Ergebnis zu mager ausfallen. In der Regel finden Sie neben dem Feld fr
die Eingabe des Suchbegriffs eine Option mit der Bezeichnung Erweiterte Suche
oder hnlich. Darber gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie die Suche verfeinern
knnen bzw. Informationen darber erhalten, wie Sie die Suchbegriffe ber UNDund ODER-Verknpfungen (Boolesche Regeln) eingrenzen oder genauer festlegen.

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Office und das Internet

Abb. 6.4
Eine Auflistung von
Adressen

Abb. 6.5
Erweiterte Suche bei
Lycos

Die meisten Suchmaschinen untersttzen folgende Schreibweisen: Schreiben Sie


mehrere Wrter in Anfhrungszeichen, werden die Begriffe zusammengehalten.
Geben Sie direkt vor einem Wort ein Minuszeichen ein (-), wird bei der Suche dieser
Begriff ausgeklammert. Rezepte -Backen liefert also alle Eintrge der Suchmaschine
zum Thema Rezepte, ausgenommen Rezepte zum Backen. Das Minuszeichen kann
in der Regel auch als NOT eingegeben werden. Doch alle Theorie ist grau! Es
kommt hufig vor, dass die Suchmaschinen Ihre nach allen Regeln der Kunst formulierten Sucheingaben auch vllig ignorieren.

668

Adressen suchen und finden

Abb. 6.6
Die Suche spezifizieren

Fr die erfolgreiche Suche kann der beste Rat nur lauten: Probieren Sie so viele
Suchmaschinen und so viele Informationsquellen aus, wie Sie Zeit und Lust haben.
Nichts auf der Welt verpflichtet Sie, einer Suchmaschine treu zu bleiben. Sie werden sehen, dass auch bei gleichen Suchbegriffen die Treffer (sowohl inhaltlich als
auch von der Anzahl her) von Suchmaschine zu Suchmaschine variieren.

Tipp

So genannte Meta-Suchmaschinen
Oft lohnt es sich, zu Beginn einer Suche eine Meta-Maschine zu benutzen, da
man sich dadurch die Mhe erspart, selbst diverse Suchmaschinen an die
Arbeit zu schicken. MetaGer ist eine solche Meta-Suchmaschine, zu sehen in
Abbildung 6.7.

Abb. 6.7
Suchen bei MetaGer

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Office und das Internet

Suchen von Seiten mit dem Suchassistenten


Der Internet Explorer bietet auch die Mglichkeit, den Suchassistenten zu verwenden. Sie arbeiten in diesem Fall nicht mit einer Suchmaschine, sondern knnen
problemlos auf mehrere Suchmaschinen zugreifen.
Klicken Sie auf das Symbol Search (Suchen), um die Suchhilfe in Anspruch zu nehmen. Links im Bildschirm wird ein Bereich eingeblendet, in dem Sie die Suche formulieren. Legen Sie zuerst fest, was Sie suchen mchten und geben Sie anschlieend die Suchbegriffe ein.

Abb. 6.8
Der Suchassistent

Nachdem Sie auf die Schaltflche Suchen geklickt haben, werden Ihnen anschlieend die Ergebnisse aufgelistet.
Klicken Sie nun auf einen der Eintrge, wird die entsprechende Seite im rechten
Bereich des Fensters angezeigt.
ber die Schaltflche Anpassen (Customize) legen Sie fest, welche Suchmaschinen
in welcher Reihenfolge beim Suchen verwendet werden sollen.
Sie knnen Ihre Suche auch auf die Schnelle in die Symbolleiste Adressen eingeben.
Beginnen Sie die Eingabe mit einem ? und schreiben Sie dann den Suchbegriff.
Besttigen Sie Ihre Anfrage anschlieend mit der -Taste.

670

Adressen suchen und finden

Abb. 6.9
Das Ergebnis der Suche

Abb. 6.10
Die Suche des Internet
Explorers anpassen

671

Office und das Internet

Weitere Tipps zum Suchen


Abgesehen von booleschen Regeln gibt es noch weitere Eingabemglichkeiten und
Suchbeschrnkungen.

Zusammenhalten durch Anfhrungszeichen


Anfhrungszeichen funktionieren ziemlich gut, um Begriffe zusammenzuhalten
und so die Suche einzuschrnken. Mitunter filtert man dadurch aber auch zu stark;
probieren Sie es jeweils aus.

Die Suche nach Stzen, beispielsweise nach Zitaten oder Liedertexten


Geben Sie den Satz in Anfhrungszeichen ein, als Beispiel: "To be or not to be".
Diese Eingabe bringt Seiten, in denen dieser Satz zusammenhngend auftaucht,
das heit aber nicht, dass es Seiten sind, die alle zum Zitat aus Shakespeares Hamlet fhren.

Die Suche nach Begriffen und Eigennamen


Geben Sie den Begriff in Anfhrungszeichen ein, zum Beispiel "Frankfurter Wrstchen". Bei diversen Suchmaschinen ist diese Zusammenhaltung sinnvoll, wenn Sie
tatschlich die essbaren Wrstchen meinen!

Gro- und Kleinschreibung


Ob Sie die Gro- bzw. Kleinschreibung bei den Suchbegriffen beachten, spielt ebenfalls eine gewisse Rolle. Wenn Sie alles klein schreiben, also auch den Anfangsbuchstaben bei einem Substantiv, wird die Schreibweise auf den Seiten im Regelfall
ignoriert und Sie erhalten mehr Treffer.

Volltextsuche
Sie knnen auch probieren, Seiten bzw. Informationen mit Hilfe einer so genannten
Volltextsuche zu erhalten. Dazu schreiben Sie Ihre Frage, zusammengehalten durch
Anfhrungszeichen, direkt als ganzen Satz in das Suchfeld. Sie knnten also beispielsweise eingeben: "Was ist Ebbe und Flut?"

Hyperlinks benutzen
Wenn Sie eine Seite aufgerufen haben, knnen Sie mit den Hyperlinks auf dieser
Seite die Tour durch die weiteren Seiten beginnen. Wo immer der Mauszeiger die
Form einer Hand annimmt, steckt ein Hyperlink, also eine Sprungadresse zu einer
anderen Seite. Diese Seite muss nicht zur gleichen Homepage gehren, sondern
kann Sie auch zu einer vllig anderen Adresse (URL) fhren. Mitunter sind Sie in
null Komma nichts weit von der ursprnglichen Homepage entfernt und lesen
pltzlich etwas ber den Regenwald, nur weil Sie ursprnglich eine Seite namens
www.wetter.de aufgerufen haben.
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Adressen suchen und finden

Webseiten speichern
Wenn Sie eine Webseite entdeckt haben, die fr Sie interessant ist, knnen Sie sie
auf Ihrer Festplatte speichern. So knnen Sie dann spter bequem darauf zugreifen.

Klicken Sie wie blich im Men Datei auf Speichern unter.


Abb. 6.11
Speichern einer Seite

Legen Sie dann fest, in welchem Verzeichnis die Datei abgelegt werden soll.
Sie haben nun mehrere Mglichkeiten hinsichtlich des Dateityps, in dem Sie
die Seite speichern.

Mit dem Dateityp Webseite, komplett werden die HTML-Seiten inklusive aller Grafiken in einem neuen Ordner gespeichert. Das Format Webarchiv, einzelne Datei
(mht) speichert die Seite und alle zur Anzeige bentigten Informationen in einer
Datei mit der Endung .mht. Webseite, nur HTML speichert die Seite im HTML-Format, allerdings nicht die Grafiken. Das Format Textdatei speichert nur den Text der
Seite.

Abb. 6.12
Die Dateitypen beim
Speichern von
Webseiten

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Office und das Internet

Grafiken speichern
Das Internet ist eine Fundgrube fr Bilder und Grafiken aller Art, oft auch von hoher
Qualitt. Sie knnen diese Bilder ebenfalls auf Ihrem Rechner speichern.
1

Klicken Sie das gewnschte Bild mit der rechten Maustaste an.

Whlen Sie im Kontextmen die Option Bild speichern als.

Whlen Sie im Dialog Bild speichern das Verzeichnis und geben Sie einen
Dateinamen ein. Beachten Sie den Dateityp: Da die Datei aus dem WWW
stammt, ist sie entweder im GIF-Format oder im JPG-Format.

Abb. 6.13
Eine Grafik speichern

Vergessen Sie nicht, dass Sie sich rger einhandeln, wenn Sie ein Bild aus dem
WWW fr kommerzielle Zwecke nutzen, ohne vorher um Erlaubnis gefragt zu
haben. So unorthodox das Internet auch erscheint, das Copyright gilt auch hier.

Lieblingsseiten: Favoriten
Sofern Sie davon ausgehen, dass Sie eine Seite in der Zukunft hufig aufrufen werden, mssen Sie sich die Adresse weder auf einen Zettel notieren, den man drei
Tage spter ohnehin verloren hat, noch das ganze Wandern per Hyperlinks von
vorn beginnen. Bequemer ist es, sich die Seite zu den Favoriten zu legen. Im Gegensatz zum Speichern der Webseite mit dem Befehl Speichern unter wird bei den
Favoriten nur die Adresse der Webseite abgelegt, so dass beim Aufruf eines Favoriten immer die aktuelle Seite aus dem Internet angezeigt wird.
674

Lieblingsseiten: Favoriten

Zur Aufnahme einer Seite in den Kreis der Favoriten verfahren Sie folgendermaen:
1

Klicken Sie auf das Symbol Favoriten. Im linken Bereich des Bildschirms werden anschlieend die Favoriten aufgelistet.
Abb. 6.14
Die Favoriten

Klicken Sie auf das Symbol Add (Hinzufgen), geben Sie dem Eintrag einen
Namen und legen Sie fest, in welchem Ordner die Verknpfung zur Seite
abgelegt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltflche Create in (Erstellen in),
falls der Dialog die Ordnerliste nicht anzeigt. Verlassen Sie den Dialog mit OK.
Abb. 6.15
Eine Adresse zu den
Favoriten hinzufgen

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Office und das Internet

Anschlieend finden Sie den neuen Favoriten im Bereich Favoriten. Um auf


die Eintrge in den Ordnern des Bereichs Favoriten zugreifen zu knnen,
reicht es aus, den Ordner anzuklicken.

Abb. 6.16
Die Favoriten mit Unterordnern und Eintrgen

Sie gelangen zu einer Seite, deren Adresse im Ordner Favoriten gespeichert ist,
indem Sie im Bereich Favoriten auf den Namen klicken, den Sie dem Eintrag mit
dieser Adresse gegeben haben. Gegebenenfalls mssen Sie durch die Untermens
der angelegten Ordner wandern.

Favoriten verwalten
Haben sich im Laufe der Zeit viele Adresseneintrge angesammelt, ist es sinnvoll,
fr Ordnung im Ordner Favoriten sorgen und die Adressen in thematisch passende
Ordner zu legen. Rufen Sie eine Ihrer favorisierten Seiten auf und klicken Sie im
Men Favoriten auf den Eintrag Organize Favorites (Favoriten verwalten), um den
gleichnamigen Dialog zu ffnen.
In diesem Dialog lassen sich Ordner und Dateien wie im Windows-Explorer per
Drag and Drop verschieben. Einen neuen Ordner erstellen Sie mit der gleichnamigen Schaltflche bzw. mit Create Folder. Wenn Sie nicht die Drag and Drop-Methode benutzen, markieren Sie die Adresse, die Sie in den Ordner hineinlegen
mchten, klicken auf die Schaltflche Move to Folder (Verschieben nach) und ffnen
im Dialog Ordner suchen den Zielordner. Klicken Sie dann auf OK.

676

Lieblingsseiten: Favoriten

Abb. 6.17
Favoriten verwalten

Hinweis

Gut zu wissen
Sie finden in den Favoriten den Ordner Links. Alle Eintrge in diesem Ordner
werden auf der gleichnamigen Symbolleiste des Internet Explorers angezeigt.
Um die Symbole der Symbolleiste Links zu ndern, legen Sie im Ordner Links
neue Verknpfungen an oder entfernen alte.

Sie knnen die Favoriten auch im Bereich Favoriten per Drag & Drop verschieben
und sortieren.

Favoriten weitergeben
Die Verweise in den Favoriten werden in einzelnen Dateien mit der Endung .url
und im Normalfall im Ordner C:\Windows\Favoriten gespeichert. Mchten Sie Ihre
Favoriten verschicken, kopieren Sie einfach die betreffenden Dateien aus dem Ordner Favoriten. Erhalten Sie neue Verweise von Bekannten, speichern Sie diese
Dateien im Ordner Favoriten.

677

Office und das Internet

Abb. 6.18
Die Favoriten im
Explorer

Anpassen des Browers


Auch den Internet Explorer mssen Sie nicht so hinnehmen, wie er sich zunchst
prsentiert. Die meisten Mglichkeiten, bestimmte Standardeinstellungen zu verndern, finden Sie im Dialog Internetoptionen, aufzurufen ber das Men Tools (Extras).

By the way
Wir benutzen fr die folgende Beschreibung nur die deutschen Bezeichnungen, auch wenn in der diesem Buch zugrunde liegenden Version vieles noch
nicht bersetzt war. Die Bilder weichen also z.T. von den Beschreibungen ab.

Die Startseite ndern


Als Startseite erscheint nach der Installation des Internet Explorers die Homepage
von Microsoft, d.h., bei jedem Start des Internet Explorers wird zuerst die Webseite
von Microsoft angezeigt. Soll diese Seite beim nchsten Aufruf des Internet Explo678

Anpassen des Browers

rers nicht als Startseite zu sehen sein, knnen Sie auch eine andere Seite als Startseite definieren oder den Internet Explorer so einrichten, dass er eine leere Seite
zeigt.
1

Rufen Sie ber das Men Ansicht die Internetoptionen auf.

Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.


Abb. 6.19
Die Registerkarte
Allgemein im Dialog
Internetoptionen

Bestimmen Sie im Bereich Startseite durch Anklicken der Schaltflche Leere


Seite, dass eine leere Seite angezeigt wird, oder legen Sie ber die gleichnamige Schaltflche die aktuelle Seite als neue Startseite fest (die Sie vorher
natrlich aufgerufen haben mssen).

Die Hintergrundfarbe ndern


Fast alle Seiten haben einen irgendwie farbigen Hintergrund definiert. Sollte dies
tatschlich mal nicht der Fall sein, erscheinen die Seiten auf dem Farbhintergrund,
der bei Ihrem Internet Explorer eingestellt ist. Welche Farbe das ist, sehen Sie am
deutlichsten, wenn Sie eine leere Seite als Startseite festlegen, in der Adressenleiste
also about blank zu lesen ist. Auch die Standardfarben fr Text und Hyperlinks, differenziert nach besucht und nicht besucht, knnen Sie verndern.
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Office und das Internet

Diese Hintergrundfarbe lsst sich ndern.