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Entrada de Comprobantes

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1. Presentacin . 3
2. Qu es Entrada de Comprobantes?
3. Cul es la Ruta para Ingresar a la opcin Entrada de Comprobantes?
4. Qu funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes?
4.1
Graba
4.2
Consulta
4.3
Anula
4.4
Borra
4.5
Modifica
5. Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se repasa o modifica un
comprobante

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara la opcin del men entrada de
comprobantes que se encuentra en el Modulo de Contabilidad, se explica su
funcionalidad y efectos en el software.

ENTRADA DE COMPROBANTES
Qu es Entrada de Comprobantes?
Entrada de comprobantes es una opcin del men que permite realizar algunos
procesos sobre los documentos contables

Cul es la Ruta
Comprobantes?

para

Ingresar

la

opcin

Entrada

de

La ruta para ingresar a esta opcin de men es: Contabilidad Procesos Generacin
Comprobantes Entrada de Comprobantes

Qu funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes?

Entrada de comprobantes es una opcin del men para realizar algunos procesos en
los documentos contables como son:
a. Grabarlos
b. Consultarlos
c. Anularlos
d. Borrarlos
e. Modificarlos
Importante:
En esta opcin solo se deben contabilizar documentos contables en
caso de no tener el modulo de documentos o cuando se ingresan
saldos inciales

A continuacin se explicaran cada uno de los procesos antes enunciados:

a. Grabar Comprobantes
Para grabar documentos se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad
Procesos Generacin Comprobantes Entrada de Comprobantes) y seleccionar los
campos requeridos por el sistema

Tipo y Numero de Tipo: Se puede seleccionar cualquier tipo de documento

contable previamente definido en el sistema
Numero de Documento: Al dar enter el sistema lo trae en forma automtica
validando el numero que esta parametrizado en la definicin de documentos
Vendedor: Campo informativo
Fecha: El sistema toma con la que se ingreso al sistema pero esta puede ser
modificada
Los campos transaccionales (Cuenta Centro de Costo Sub centro de
Costo Nit Sucursal Descripcin Debito/Crdito Valor): Todos
estos datos deben ser asignados por el usuario tem por tem y algunos de
estos datos se habilitan dependiendo de las marcaciones realizadas en las
cuentas contables

Teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados

(lo que quiere decir que la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los
crditos), toda valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida

Luego se procede a grabar el comprobante con la tecla de Funcin F1 o el icono

b. Consulta, Anula y Borra Comprobantes

Para realizar cualquiera de los procesos se debe ingresar por la ruta antes mencionada
(Contabilidad Procesos Generacin Comprobantes Entrada de Comprobantes) y
llamara el Tipo, Numero del Tipo de Documento y Numero del Documento

En la parte inferior aparecern tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O
IGNORA.

IGNORA: Esta opcin es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante

sin realizar ninguna modificacin en el.
ANULA: Esta opcin se usa para anular documentos que no van a ser utilizados
posteriormente.
BORRA: Esta opcin se utiliza para reversar el comprobante en su totalidad y
liberar el nmero del documento para ser utilizado posteriormente.

c. Modificar Comprobantes:
Importante:
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar
el comprobante se debe llamar inmediatamente el comprobante sin
salir de la opcin del men Entrada de comprobantes o digitar un
nmero incorrecto ya que al hacerlo, el comprobante quedar
borrado.

Para modificar un documento bien sea en la descripcin, el centro de costo, la cuenta

contable, entre otros; se debe:

Ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad Procesos Generacin

Comprobantes Entrada de Comprobantes)

Se habilita la pantalla en la parte inferior y se debe dar clic en la pestaa

BORRA, el sistema solicita confirmacin del proceso

Y luego presenta el avance del borrado de cada una de las secuencias

Inmediatamente se debe llamar nuevamente el Tipo y Numero del Tipo de

documento, al igual que el numero de documento y se habilita la siguiente
pantalla

All se habilitan las siguientes opciones:

REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer

hasta el ltimo tem (uno a uno).

UNO EN ESPECIAL: Esta opcin es utilizada cuando se conoce el tem del

comprobante que se va a modificar, evitando as repasar todo el comprobante.

Importante:
En algunos casos estas opciones no se habilitan; esto se debe a que
en el registro de control est marcada la opcin de Maneja
Reservas

En este caso se cambio el subcentro de costo de 6 por el subcentro de costo 1 y la

descripcin de los primeros tems de Parqueaderos a Servicio General

Importante:
Si se modifican los valores de un documento, se debe tener en
cuenta modificar tanto la partida debito como la partida crdito; para
que el documento continua cuadrado.

Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se

repasa o modifica un comprobante
1. Al repasar o asignar cuentas contables que este amarradas a las tablas de
inventario, el sistema solicita el cdigo del producto.

2. En el momento de repasar o asignar cuentas contables que estn amarradas a

las tablas de activos fijos, el sistema pide el cdigo del activo fijo.

3. Al asignar o repasar cuentas contables que estn detalladas por cobrar o por
pagar, el sistema confirma:
a.

La forma de pago de la cuenta contable:

b. Datos del documento cruce: ( Tipo De documento Numero del Tipo de

Documento Numero del Documento Numero de Vencimiento)

4. Cuando se asigna o repasan cuentas contables asociadas a conceptos de

nomina el sistema:
a. Genera un mensaje aclarativo informando que generara el registro en los
acumulados de nomina

b. Solicita un concepto de nomina el cual debe estar asociado a la cuenta contable

digitada y previamente creados estos parmetros en el modulo