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Junio 26 de 2008

CIERRE FINANCIERO MENSUAL


Emitir instrucciones a los Usuarios Finales el cierre financiero mensual y entrega del
calendario SILOG.

Responsable:
Mdulo Financiero

A partir de la fecha el SILOG establece las siguientes fechas de cierre para los
periodos financieros correspondientes a la vigencia 2008:

Aprueba:
Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

PERIODOS

FECHAS DE CIERRE

Junio 2008

8 de Julio de 2008

Julio 2008

8 de Agosto de 2008

Agosto 2008

5 de Septiembre de 2008

Septiembre 2008

7 de Octubre de 2008

Octubre 2008

10 de Noviembre de 2008

Noviembre 2008

5 Diciembre de 2008

Diciembre 2008

12 de enero 2009

Estandarizacin
En el boletn No. 12 se
estableci el procedimiento para
compras al manejo en una
moneda diferente al peso
Colombiano.
En el boletn No. 13 se
relacionan las instrucciones
para el cierre de operaciones
durante un periodo contable.

Estas fechas aplican para todas las unidades que se encuentran en lnea en el
momento, se exceptan aquellas que van ingresando al sistema las cuales
tendrn un lapso de 2 periodos para entrar a aplicar el calendario de cierre.

Resumen del proceso empresarial


Una vez concluidas las operaciones en el periodo contable, se hace necesario
efectuar el cierre financiero a fin de habilitar las operaciones en el periodo
siguiente para todos los grupos de trabajo.

Para realizar el cierre financiero de un periodo normal slo se requiere que los
usuarios de los diferente mdulos (tesorera, logstico, mantenimiento y costos)
hayan incorporado la informacin de manera oportuna y en las fechas
coordinadas previamente con el contador de la unidad quien es el lder de este
proceso.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 425 50 50

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Mdulo Logstico
Verificaciones generales
Los almacenistas debern registrar todas las entradas y salidas efectuadas durante el periodo contable,
el contador de la unidad define la fecha de cierre de las operaciones de los almacenes previa
coordinacin con cada uno de ellos, sin que sobrepase las fechas establecidas en el presente boletn.
Si los almacenes gestionan ubicaciones WM, se deben verificar las zonas intermedias de entradas y
salidas de mercancas con el fin de tramitar las respectivas rdenes de transporte cuando en ellas
exista material.
Anlisis cuentas de inventarios
Transaccin MB5L
Esta transaccin permite al rea financiera comparar las existencias en inventarios frente a los valores
registrados en los Estados Financieros, es importante que en la fecha que el contador efectu el cierre
ese mismo da se tome esta fotografa que servir como antecedente del cuadre de la informacin a la
fecha de cierre.
Se genera el siguiente reporte:

Imagen 1
Como efecto de los traslados entre unidades que se encuentran en lnea en el sistema se generan los
stock de inventarios en trnsito lo cual significa que a nivel financiero la cuenta de inventario ya ha sido
afectadas, pero logsticamente los elementos no han sido recibidos fsicamente en el almacn, es
responsabilidad del almacenista cambiar la condicin de en trnsito a disponible una vez se reciban los
elementos, esto no tiene efecto financiero, sin embargo se deben hacer las respectivas explicaciones
en las notas a los estados financieros de cierre de periodo, tener en cuenta que esto debe tener un
plazo para su legalizacin, as mismo, se debe gestionar a travs de los jefes inmediatos las acciones
pertinentes para lograr que los bienes sean recibidos fsicamente y en su totalidad por los almacenistas.

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Transaccin ZMB5T
Para verificar en cada una de las Unidades que elementos se encuentran en trnsito previo un traspaso
de otra sociedad en SAP y que se haya utilizado la funcionalidad de MULTISOCIEDAD.

Imagen 2
Se genera el siguiente reporte:

Imagen 3

Imagen 4

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Se le puede dar doble clic al nmero del documento y este lo lleva hasta el documento original para que
se analice quien lo realizo, detalles del bien y dems, con el fin de coordinar entre la Unidad que recibe y
quien tramita para efectivamente realizar las coordinaciones y causas de no haberlo entrado
fsicamente, se recuerda que segn plazos establecidos por cada una de las Unidades existen fechas
para su recibo una vez pasada la fecha se tendr que realizar en el siguiente periodo.
Las Unidades deben coordinar aun estando en el sistema pero por estar en diferentes periodos logsticos
utilicen las transacciones manuales Z08 o Z10 para evitar duplicidad en los registros o para traspaso de
activos como si fuesen unidades por fuera del sistema, el cumplimiento estricto de los plazos de cierre
obligan a las unidades a estar en los mismos periodos, y evitar que las dems unidades se vean
afectadas por esta situacin y evitar duplicidad de registros (entradas manuales y las automticas),
contribuyendo a no utilizar los movimientos como si fueran unidades por fuera del sistema
Desplazamiento de perodo Logstico
Es ejecutada por el contador se ejecuta una vez se ha revisado y verificado que todos los movimientos
de almacenes del perodo hayan sido registrados, incluido los movimientos generados por las
verificaciones de factura (MIRO) la unidad puede programar la fecha en la cual realizar el cierre, previa
coordinacin con todas las unidades que se encuentran en lnea en el sistema SAP/R3.
Para el cierre del periodo no se requiere ningn procedimiento adicional, basta con desplazar el perodo
al mes siguiente de esta manera las operaciones que realicen los almacenes quedan registradas en el
periodo siguiente tan solo se debe verificar que el SILOG por la transaccin OB52 le habilite el mes
respectivo inclusive antes de la fecha establecida en este boletn de ser requerido por la unidad.

Transaccin MMPV

Imagen 5
Verificar que no quede abierta la opcin de permitir contabilizacin en perodos anteriores, si por alguna
razn se requiere realizar ajustes en el mes anterior, esta opcin slo la tiene el contador de la unidad y
es el responsable de su administracin. La recomendacin siempre habilitar el icono de
Contab. per. ant. no permitida. Tener presente que periodo logstico cerrado no se abre.

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Imagen 6

Mdulo de activos fijos. Ejecucin del proceso de depreciacin


Transaccin AFAB

Imagen 7
Para correr la transaccin haga clic en el icono
siguiente pantallazo.

Al enviar el proceso en modo test, genera el

Imagen 8
Al seleccionar (si) nos muestra la siguiente pantalla

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Imagen 9

En razn de que esta ejecucin se hace en forma test, es necesario regresar una posicin con la flecha

verde

y desmarcar Ejecucin de test en el recuadro inferior

Utilice va men Programa  Ejecutar en proceso de fondo para ejecutar el programa de


contabilizacin de depreciaciones. El sistema requiere que se ejecute en proceso de fondo
debido al volumen de la informacin a ser procesada.

Ingrese los datos correspondientes. Para este caso definimos una impresora por default, pero se debe
considerar de acuerdo a como estn configuradas para cada caso.

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Imagen 10
En esta pantalla se oprime enter y nos muestra el siguiente pantallazo en el cual se determina el tamao
del papel que generalmente est establecido de forma Standard

Imagen 11
Al darle enter nos muestra la siguiente pantalla, en la que se indica si este debe ser ejecutado de
inmediato o bajo alguna especificacin de fecha, hora o algn evento. Generalmente se toma la opcin
inmediata y luego grabar con lo cual inicia la ejecucin de la depreciacin y las correspondientes
contabilizaciones.

Imagen 12

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Una vez ejecutado, el sistema emite un mensaje de que el proceso de fondo fue planeado.

Para ver el avance del proceso de fondo, use la va de men Sistema  Servicios  Jobs  Resumen
Jobs (Transaccin SM37).

Imagen 13

En esta pantalla se selecciona


(Trabajo de ejecucin).

lo cual permite ver el status o estado de ejecucin del Job

Imagen 14

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Muestra la fecha, hora de inicio, duracin de la ejecucin, el usuario y el status que en este caso nos
informa que est finalizado.
Si se quiere revisar al detalle lo realizado, se marca
selecciona

y se

mostrndonos la siguiente pantalla.

Imagen 15

En ella seleccionamos

y el icono

con lo cual despliega la siguiente pantalla.

Imagen 16

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Este reporte puede ser copiado en Excel a travs del men.

Imagen 17
Al seleccionar la opcin fichero local muestra la siguiente pantalla, en la cual se selecciona la opcin hoja
de clculo

Imagen 18
Posteriormente se relaciona la direccin y el nombre del archivo y se selecciona la opcin crear,
terminando el proceso

Imagen 19

Con este mismo procedimiento se pueden bajar a Excel todos los reportes.

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Modulo Tesorera
A nivel de mdulo de tesorera las actividades que se deben realizar son las siguientes:
1.

Verificar que el total de Ingresos girados por la D.T.N. hayan sido registrado en SILOG, es decir
realizar el cruce de las cuentas 470508XXXX por cada concepto, el mdulo de tesorera es el
responsable de la conciliacin del saldo de estas cuentas.

2.

Incorporar toda la informacin relacionada con los ingresos, egresos , transferencia de fondos y de
todos los dems registros relacionados con el mdulo.

3.

Para lo cual ingrese a la transaccin FS10N, en el campo cuenta de mayor registre la cuenta
11100500+5 111000+++5. (donde ++ indica cdigo asignado por el banco de la Repblica a
cada entidad bancaria, y + el respectivo concepto del gasto, (Servicios Personales, Gastos
Generales, Transferencias e Inversin).

Imagen 20
4.

Para cruzar los ingresos recibidos por Fondo Interno, consignacin que hace directamente el beneficiario en la entidad bancaria (son todos los ingresos referenciados) verifique lo ingresos del extracto bancario contra los registros efectuados en SILOG en la cuenta de bancos 111000+++2
112500+++2 con tipo de documento CI. Por medio de la transaccin FS10N.

Imagen 21

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5. Verificar que los giros por aportes o apoyos recibidos de otras Unidades hayan sido registrados en
SILOG.
Cruzar los ingresos reportados en el extracto bancario, con los registros efectuados en la cuenta de
bancos 111000+++6 112500+++6 con tipo de documento TF. Por medio de la transaccin FS10N.

Imagen 22
6. En la seccin de contabilidad correr la transaccin ZTPIB (con el fin que el sistema registre en forma
automtica la causacin de deudores pro diversos que utilizo la Unidad)

Imagen 23
Una vez se corre este proceso se debe proceder a compensar los documentos generados para cada
uno de los prodiversos, la sumatoria de los documentos CI debe ser igual al valor generado en el
documento DR para cada uno de los periodos la compensacin se realiza as:

Nmero 13 , Junio 26 de 2008

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Transaccin F-32
Seleccione el NIT del prodiverso respectivo de acuerdo con los documentos generados en el paso
anterior, una vez se corre la transaccin anterior el sistema informa los nmeros de documentos
generados y solicita la compensacin de los mismos, por favor tome nota de estos nmeros para saber a
cual prodiverso corresponde cada uno de ellos, en este ejemplo tomamos los del mes de marzo:

Los documentos CI de marzo que fue el recaudo de tesorera suman $240.000 estos son los valores
que se deben cruzar con el documento DR que se gener cuando se corri el proceso ZTPIB:

La compensacin de estos registros consiste en marcar los $471.950 del documento DR con los documentos CI que suman el mismo valor para que estas partidas se eliminen, esto no genera ningn documento financiero.

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1. Constituir en acreedores varios los dineros girados y no cobrados por sus beneficiarios al cierre del
mes, transaccin F-41 para registros en forma individual, o la transaccin ZTAV para registros en
forma masiva.
2. Reintegrar a la D.T.N. los acreedores varios constituidos con ms de 06 meses, y no cobrados por
sus beneficiarios, lo anterior teniendo en cuenta la normatividad existente para tal fin.
3. Anlisis de la cuenta acreedores varios con el fin determinar y cuadrar sus saldos bajo los siguientes
conceptos:
A nivel financiero otras actividades que se deben tener en cuenta para realizar el cierre del periodo son
entre otras:

Ejecutar el proceso de compensacin para la cuenta 2401010020 entrada de bienes y transaccin F.13 (ver procedimiento en manuales de capacitacin de usuarios finales)

Realizar las compensaciones de la transferencia de bienes registradas en la cuenta


3105010010/11/21, para las unidades que realizan el cruce en forma mensual, transaccin F-44.

Validar que las cuentas 243699XXX no tengan saldo, esta cuenta es utilizada como puente para
el traslado y pago de los impuestos

Solicitar a tesorera el reporte de estado diario de fondos y valores al cierre del periodo para verificar que los saldos de bancos estn debidamente conciliados con la parte financiera (este reporte
se conserva como soporte de las operaciones del mdulo de tesorera en contabilidad).

Al cierre de las operaciones de almacenes generar el reporte de la transaccin MB5L y dejar como
soporte de los estados financieros

Generacin de los archivos planos para cargue a SIIF segn procedimiento actualizado la nueva
versin de este desarrollo se envi a travs de correo SILOG todos los contadores de unidades
que se encuentran en lnea.

Generar el reporte ZLMAYOR del periodo a cerrar para realizar el comparativo con el SIIF y establecer si existen diferencias

En caso de existir diferencias realizar los anlisis respectivos para establecer a que corresponden
y poder subsanar las novedades antes del cierre del periodo, tengan en cuenta que para que no
existan diferencias entre SILOG y SIIF en los movimientos de almacenes, la base de la informacin de estos se debe tomar directamente de SILOG hacia SIIF por cuanto si cargan desde otro
aplicativo se presentan diferencias por efectos del promedio que maneja SILOG.

Se recuerda a todos los usuarios del sistema la importancia de ejecutar con prioridad todo lo relacionado con la transaccin MIRO (verificacin de factura por cuanto esta transaccin es logstica y
para su ejecucin se rige por los perodos logsticos y no por los periodos financieros) siempre el
cierre logstico es primero que el financiero.

Nmero 13 , Junio 26 de 2008

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Cierre de Costos
Para el cierre de costos mensual, no hay procedimientos permanentes que puedan afectar la
contabilidad financiera. Sin embargo para las Unidades de la Fuerza Pblica que tienen procesos de
Mantenimiento, Produccin y control de operaciones por Ordenes Internas, se deben realizar las
siguientes transacciones de costos:
KGI2, Esta transaccin permite correr los recargos de gastos generales que se han planificado en los
procesos de produccin, mantenimiento y rdenes internas, en las Unidades de Aviacin donde
existen procesos de mantenimiento esta transaccin se ejecuta de manera automtica todos los das
a la 05:00 horas mediante un JOB, o proceso predeterminado, de tal forma que si se requiere liquidar
alguna orden solo se corren recargos del ltimo perodo as:

Una vez se determina la orden a correr recargos de ejecuta y el sistema genera los valores de
acuerdo a las tarifas planificadas.
KO88, se utiliza para la liquidacin final de las diferentes rdenes y esta transaccin es de
responsabilidad del jefe de mantenimiento, el jefe de produccin y de los jefes de transporte segn el
caso.

Imagen 24
Se les recuerda a los contadores el envi de la actualizacin de las tarifas de mano de obra indirecta y costos indirectos (servicios pblicos, depreciacin y gastos administrativos) al grupo SILOG Para su actualizacin en el sistema, as mismo, cada contador de unidades que maneje manteamiento y/o produccin, revisar y actualizar la tarifa de
la mano de obra directa (la transaccin KP26) mensual.

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