Universidad de los Hemisferios

Comunicacin estratgica

4 de noviembre de 2014

Plan estratgico de comunicacin:

Comunicacin interna de la Facultad de Comunicacin

Jos Fabara y Joaqun Reinoso

Resumen ejecutivo
La comunicacin entre estudiantes, administrativos y profesores de la Facultad de
Comunicacin de la Universidad de los Hemisferios no se produce con la instantaneidad
que los administrativos y profesores desean ni al que los alumnos estn acostumbrados
por los nuevos servicios de mensajera instantnea. Por este motivo los estudiantes no
estn motivados a enterarse sobre las noticias de la facultad.
La Facultad no cuenta con un Director de comunicacin que se haga cargo de estos
problemas, a la vez que mantenga constantemente a la comunidad al tanto de las
noticias por los canales propios de las nuevas generaciones. Por esta razn, nuestra
primera solucin es nombrar un Dircom que reviva la pgina de Facebook, uno de los
canales que ms se pueden explotar en la actualidad. Para esto el Dircom deber realizar
publicaciones interesantes diariamente.
Tambin para aumentar el inters por la Facultad y generar mayor participacin del
alumnado en la pgina de Facebook se realizara una trivia con premios para los
ganadores. Las preguntas de la trivia sern sobre datos curiosos, ancdotas y cualquier
informacin interesante de la Facultad, para que de esta manera los estudiantes no solo
se enteran ms sobre su Facultad, sino que se genere inters sobre informacin de la
misma.
Actualmente la Facultad dota de un correo institucional para comunicarse entre sus
miembros, pero este no es instantneo ya que la mayora no desea vincular su celular a
esta cuenta de correo. Adems que esta comunicacin es ms lenta que la de un mensaje
o una visita al profesor. Por esta razn proponemos una aplicacin en la que los
estudiantes pueden organizar sus clases, sus deberes y tener salas de chat con sus
profesores. De igual manera los profesores pueden enviar informacin sobre los deberes
y mandar recordatorios que sern revisados con mayor rapidez y es mucho ms fcil de
garantizar que los alumnos recibieron la informacin.
Para los administrativos esta aplicacin ser un instrumento para que conozcan
informacin de la Facultad, como sus eventos, a travs de una pestaa. La aplicacin
manejara notificaciones tanto para los chats, como las noticias y los deberes de prxima
entrega.
Por ltimo para que la gente pueda conocer informacin dela universidad con mayor
tranquilidad y profundidad se lanzara una revista fsica y digital de la facultad la misma
que tendr informacin ms detallada, perfiles y entrevistas con los profesores, una
muestra de los mejores trabajos de los alumnos y cualquier otra informacin de inters
para la comunidad.

Diagnstico de comunicacin.
Objetivos del diagnstico:

Conocer los medios oficiales que la Facultad de Comunicacin utiliza para

comunicarse con los alumnos de la misma.
Determinar si la Facultad provee canales de comunicacin a los profesores que
faciliten la comunicacin con sus alumnos
Analizar si los medios que la Facultad utiliza para comunicarse con los
estudiantes son efectivos y eficaces.
Determinar si los estudiantes poseen algn canal de comunicacin especfico en
el cual puedan realizar un feedback sobre la comunicacin interna.
Determinar si existe alguna persona que est a cargo de la comunicacin interna
en la Facultad.

Situacin actual de comunicacin

En la Facultad de Comunicacin de la Universidad de los Hemisferios, existen
aproximadamente 130 estudiantes. Cabe recalcar que este dato es solamente un
aproximado pues no existe un registro oficial del nmero hasta la fecha. Por otro lado,
se puede decir que la Facultad cuenta con 12 profesores de planta, 4 que solamente dan
ctedra. De los 12 profesores de planta 3 ocupan cargos administrativos: Decano,
Coordinador y Director de la carrera.
La comunicacin interna es un factor importante en el flujo de comunicaciones de toda
organizacin, por lo cual se decidi investigar sobre el estado de la misma al interior de
esta seccin de Universidad. A travs de entrevistas realizadas a los administrativos se
constat que los principales medios por los cuales se envan comunicados oficiales son
el mail institucional, el aula virtual, la pgina web y la cartelera. Cualquier otro tipo de
informacin concerniente a la Facultad y sus actividades se comunica a travs de pgina
oficial en Facebook y de la cuenta oficial de Twitter. Estas cuentas oficiales las maneja
Juan David Bernal, docente a tiempo completo; el recibe los contenidos oficiales que
cualquier otro docente o administrativo requiera colgar en dichos medios, las evala y
las sube a la red. De esta manera se garantiza que la informacin sea verdadera y no
cause confusin entre la comunidad estudiantil.
En este flujo de comunicaciones tambin se pudo constatar que en la Facultad existe una
base de datos acerca de las direcciones de correo de los estudiantes, tanto de su mail
personal como del institucional. Sin embargo, se aclar que los profesores solo se
dirigen hacia los estudiantes desde sus cuentas de la Universidad, lo cual no pasa con
los estudiantes que generalmente utilizan las cuentas personales para la interaccin con
los profesores.
La dinmica del mail institucional y del Aula Virtual, la cual funciona con un usuario
personal y clave, se ponen en conocimiento del estudiante durante la induccin al
primer semestre. En esta plataforma se encuentran los cursos de la Universidad y
existen materias que estn a libre disponibilidad y otras que requieren de la

matriculacin y aceptacin de los estudiantes por parte del profesor que dicta la materia
para poder acceder a los contenidos.
Anlisis FODA

Fortalezas
o Profesionales de alta categora en todas las reas de la comunicacin
o Accesibilidad a equipos y herramientas necesarias para todo tipo de
comunicacin.
Oportunidades
o Los estudiantes podran realizar prcticas pre-profesionales trabajando
como encargados de la comunicacin interna.
Debilidades
o Escaso personal que no permite tener una persona exclusivamente para la
comunicacin interna.
o No se actualiza constantemente las cuentas en las redes sociales ni en la
pgina web con informacin de la Facultad.
Amenazas
o El mal servicio de internet de la universidad puede interferir en el envo
o recepcin de los mensajes.

Metodologa del diagnostico

Para un mejor diagnostico se vio la necesidad de dividir en segmentar el universo en
tres subconjuntos. Esta divisin se estableci segn el papel que el grupo desempea en
la comunicacin interna. Los grupos son: administrativos, docentes y estudiantes.
A los dos administrativos, Coordinador y Director de la carrera, se les realizo una
entrevista en la cual se les interrogaba acerca de los medios oficiales de comunicacin
de la Facultad y de las facilidades que tienen los profesores de acceder a las mismas. No
se pudo realizar la entrevista al Decano, ya que este se encuentra actualmente fuera del
pas realizando un viaje.
La informacin de los profesores se recolectara a travs de cuestionarios. Ya que el
grupo es pequeo, se realizara un censo. A los profesores se les preguntara acerca de los
canales de comunicacin que utilizan y sus preferencias al comunicarse con los
alumnos.
Al grupo ms numeroso, el de los estudiantes, se recolectara la informacin a travs de
encuestas. La muestra de estudiantes que ser evaluada es de 80 individuos, dando un
margen de error del 5% y un nivel de confianza del 95%. La seleccin de estudiantes
fue al azar, sin distincin de edad, semestre o gnero.
Recoleccin y presentacin de los datos

Administrativos

En la entrevista con Consuelo Aguirre, ella declaro que los medios que utiliza la
facultad para comunicarse con sus estudiantes son el correo electrnico y el Facebook
de la Facultad. El correo electrnico est a disposicin de los profesores, en cambio, la
pgina de Facebook es manejada nicamente por un profesor; sin embargo los
profesores pueden solicitar la publicacin de alguna informacin, previa la evaluacin
del encargado de la pgina. Tambin nos coment que la comunicacin entre los
docentes y los estudiantes a la Facultad se realiza a travs del mail institucional.
Ingrid Ziga, coordinadora de la Facultad, en su entrevista nos coment que los
medios oficiales que actualmente utiliza la facultad son las direcciones de correo
institucional, la cartelera, la pgina de Facebook, la cuenta de Twitter y los profesores,
cuando la informacin necesita ser transmitida rpidamente. En algunos casos Ziga
enva mensajes oficiales a travs de 5 estudiantes, los cuales reciben sus mensajes a
travs de WhatsApp. Estos estudiantes funcionaran como voceros... Tambin nos
coment que existi la iniciativa, siendo ella la principal promotora, de realizar un
boletn semanal con noticias de la facultad, que sera enviado a todos los estudiantes a
travs de su cuenta de correo institucional.
Con respecto al acceso de los profesores a los canales de comunicacin, cuando un
profesor necesita enviar un mail a todos los estudiantes los puede realizar a travs del
correo de los coordinadores, previa examinacin del contenido. Con respecto a las
cuentas de Facebook y Twitter, Juan David Bernal, docente de planta, es el encargado de
administrar las cuentas. Adicional a los medios oficiales, Ziga, seal que algunos
profesores utilizan grupos en Facebook para comunicarse, el email personal y el aula
virtual.
La comunicacin entre los profesores de planta y la Facultad se realiza
mayoritariamente por WhatsApp; aunque siendo un medio informal, se lo utiliza ms
que el correo institucional. Entre los estudiantes y la Facultad el uso del correo
institucional es mnimo, exceptuando en periodos de matrculas. La gran mayora se
comunica personalmente con los coordinadores en las oficinas de los mismos.
Al finalizar la entrevista Ziga destac que no existe un encargado de la comunicacin
interna de la facultad, as como un medio en el cual los estudiantes puedan dar un
feedback.

 Profesores
Conoce cul es su direccin de correo institucional
Si
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Conoce la direccin de su correo institucional

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respuestas

1/14 respuestas

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respuestas

personalmente

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su medio de preferencia para comunicarse con los estudiant

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Cul es el medio de comunicacin de la facultad que le genera ms confianza en la

veracidad del mensaje
Correo
Institucional

Correo
Personal

Redes sociales

6/9 respuestas

1/9 respuestas

Personalmente
a travs de un
administrativo
2/9 respuestas

Personalmente
a travs de un
colega
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nicacin de la facultad que le genera ms confianza en la ver

Estudiantes

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Conoce cul es su direccin de correo institucional

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Conoce cul es su direccin de correo institucional

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Con cuanta frecuencia enva e-mails a travs de su correo institucional

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Conoce la existencia de la pgina web de la facultad

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No
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Conoce la existencia de la pgina web de la facultad

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Si

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No

Considera visitar la pgina web de la facultad para consultar informacin actualizada

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Si
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No

Conoce la existencia de la pgina de Facebook de la facultad

Si
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noce la existencia de la pgina de Facebook de la facultad

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Si

No

Has visitado la pgina de Facebook de la facultad

Si
32/46

No
14/46

Has visitado la pgina de Facebook de la facultad

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70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
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0.00%
Si

No

Est suscrito a la pgina de Facebook de la facultad

Si
28/46

No
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Est suscrito a la pgina de Facebook de la facultad

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60.00%
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40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
Si

No

Considera visitar la pgina de Facebook de la facultad para consultar informacin

actualizada de la facultad
Si
20/46

No
26/46

de Facebook de la facultad para consultar informacin actua

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40.00%
30.00%
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Si

No

Conoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad

Si
38/80

No
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onoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad

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46.00%
45.00%
Si

No

Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad

Si
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No
13/38

Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad

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60.00%
50.00%
40.00%
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20.00%
10.00%
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Si

No

Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad

Si
24/38

No
14/38

Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad

70.00%
60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
Si

No

Considera visitar el perfil Twitter de la facultad para consultar informacin

actualizada de la facultad
Si
18/38

No
20/38

fil Twitter de la facultad para consultar informacin actualiza

60.00%
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%
Si

No

Cul es su medio de preferencia para comunicarse con los profesores

Mail institucional
25/101 respuestas

Aula Virtual
6/101 respuestas

Telefnicamente
13/101 respuestas

Redes sociales
8/101 respuestas

personalmente
49/101
respuestas

su medio de preferencia para comunicarse con los profesore

en
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m

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al
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50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00%

Anlisis de los datos:

Administrativos
o El principal canal de comunicacin con los estudiantes es el correo
institucional. Medio de comunicacin que no permite conocer si los
estudiantes recibieron y leyeron la informacin.
o El principal canal de comunicacin entre docentes es el WhatsApp,
aunque este sea informal, por su mayor velocidad que el correo
electrnico.
o No existe un mtodo oficial para transmitir comunicados de los docentes
a travs de correos masivos o mensajes en la cuenta de Facebook o
Twitter.
o Las cuentas de Facebook y Twitter tienen un nico encargado, pero este
no tiene la labor exclusiva de la comunicacin interna.
o Los administrativos no tienen en cuenta la pgina web de la Facultad
como un medio de comunicacin interna.

Profesores
o La totalidad de los profesores utilizan el correo institucional para
comunicarse con sus estudiantes, sin embargo la mayora no tiene
sincronizada la cuenta de mail con su celular, lo que volvera ms rpida
la comunicacin, y por lo tanto ms efectiva al responder a los correos de
los estudiantes.
o Los dos canales de preferencia para comunicarse con los alumnos es a
travs del correo institucional y personalmente.
o Prefieren transmitir los mensajes personalmente para garantizar la
recepcin del mensaje, adems la baja cantidad de alumnos lo permite
realizar.
o El principal medio por el que reciben informacin de la Facultad y el
que ms confianza de la certeza de los mensajes es el correo
institucional.

Estudiantes
o El 80% de los estudiantes conoce su correo institucional. De este valor,
el 80% no tiene sincronizada esa cuenta con su celular o Tablet, por lo
que la mayora, con 45% revisa su correo pocas veces por semana. Solo
el 20% lo revisa diariamente, que coincide con el porcentaje de
estudiantes que si sincronizan su celular con su cuenta de correo.
o El 40% de los alumnos que conocen su correo envan correos desde su
cuenta varias veces por semana. El otro 40% nunca enva correos desde
su cuenta.
o Ms del 80% conoce y ha visitado la pgina web de la Facultad, pero
solo un 40% la tiene en mente como fuente actualizada de informacin.
o Casi el 60% de los estudiantes conocen la pgina de Facebook. De este
porcentaje el 70% han visitado la pgina y el 60% est subscrito a la
pgina. Solo el 40% considera al Facebook como fuente actualizad de
informacin.
o El 47,5% de los estudiantes conocen Twitter, de estos el 60% lo ha
visitado y se han subscritos. Pero, al igual que el Facebook, cerco del
40% lo utilizara para acceder a informacin actualizada de la Facultad.
o El 50% de los estudiantes prefieren comunicarse con los profesores
personalmente. Esta mayora se deba a que de esa manera se garantiza la
recepcin del mensaje y por lo tanto ms pronta la accin que se
requiere.

El principal problema que se enfrenta la Facultad con respecto a la comunicacin

interna entre Facultad y los estudiantes es el conocimiento de la recepcin del mensaje.
Primero porque el correo no te permite conocer si el mensaje fue recibido por el
estudiante ni si este ya lo ha revisado. Aunque la inmensa mayora conoce su correo
institucional, solo un 20% podra ser notificado de las ultimas noticias de la facultad, el
45% revisan el correo pocas veces a la semana, volvindolo un medio no eficaz.

El medio ms eficaz es el personal, ya sea desde la Facultad o desde los estudiantes,

porque garantiza que el mensaje fue recibido y que la respuesta no tardara, a diferencia
del correo electrnico que no garantiza ninguna respuesta. El medio ms eficiente es el
correo electrnico, por los ahorros en tiempo.

Plan Estratgico de Comunicacin

Objetivos:
1. Motivar a profesores y alumnos que conozcan las noticias de la Facultad.
2. Reducir el tiempo en el que se produce la comunicacin entre profesores,
alumnos y administrativos de la Facultad.
3. Que profesores y alumnos reciban informacin constantemente actualizada sobre
los que sucede en la Facultad.
Estrategia:
Nuestro pblico objetivo son los profesores, tanto de tiempo completo como de tiempo
parcial, de la Facultad de comunicacin, y los estudiantes de dicha facultad que no
tienen inters por lo que sucede en la Facultad o que no tienen una manera rpida y
eficiente de obtener noticias.
A estas personas queremos motivarlas a que se informen de las ltimas novedades tanto
de sus clases como de la Facultad en general, ya que estas fallas en la comunicacin
dificultan la labor de los administrativos y profesores y genera problemas en los
alumnos. Por esa razn nuestro mensaje, a estas personas es: Conectarse a la Facultad
mejora y facilita el trabajo e todos.
Para esto buscaremos que las personas interacten a travs de aquellos medios que
tienen ms a la mano y visitan con ms frecuencia, esto es sus smartphones y las redes
sociales.
Tcticas:

Designar a una persona en la Facultad para que se encargue de la comunicacin

interna en su totalidad.
Revivir la pgina de Facebook de la Facultad realizando publicaciones diarias
con informacin relevante e interesante para los estudiantes.
En la pgina de Facebook se realizaran trivias sobre informacin de la Facultad
como pueden ser ancdotas, datos curiosos del personal, informacin de los
alumnos, etc. Se motivara a la gente a participar a travs de premios para los
ganadores.
Lanzamiento de la app para smartphones: La Facu. Esta aplicacin permite
que:

o Los profesores y alumnos tengan salas de chat de cada clase en donde se

comuniquen instantneamente y los profesores puedan saber a instante
que sus alumnos conocieron el mensaje.
o Los profesores podrn, con un simple clic, informar sobre nuevos
deberes o actualizar informacin sobre los mismos.
o La Facultad puede transmitir informacin a travs de la pestaa de
Noticias.
Lanzamiento de la revista fsica y digital mensual de la Facultad con perfil de los
profesores, noticias ms importantes de la Facultad y una muestra de los mejores
trabajos hechos por los alumnos. Esta revista la realizara el Director de
comunicacin de la Facultad.

Cronograma:

Abril

2015

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Vier
nes

S
ba
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min
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31

1Tuesday03

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11

12

16

17

18

19

22
23
Reunin con el
Director
de
comunicacin para
analizar
el
funcionamiento de
la trivia.

24

25

26

Reunin de trabajo
con el Director de
Comunicacin
6
Lanzamiento
de la Trivia

13

14
15
Primera
premiacin al
ganador de la
trivia.

20

21

27

28
29
Segunda
premiacin al
ganador de la
trivia

30

Mayo 2015
Lunes Martes

Mircoles

Tues
day

Jueves

Viernes

Sbado Domi
ngo

30

5
6
Lanzamiento de
la app: La Facu
a travs de la hora
cero y las redes
sociales.

8
9
Cierre de
la Trivia.
Premiaci
n Final

10

11

12

14

15
16
Reunin
con
el
Director
de
comunicac
in para
analizar el
funcionam
iento de la
app.

17

13

18

19
20
Primera edicin
de la revista de la
Facultad.

21

22

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25

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29
30
Reunin
con
el
Director
de
comunicac
in para
analizar el
xito de la
Revista.

31

27

Presupuesto:

Descripcin

Cantidad

Costo Individual

Costo Total

Impresin de la primera edicin

100

8,00

400,00

Premios para la trivia (eReaders)

80,00

240,00

3.000,00

3000,00

Desarrollo de la aplicacin
Subtotal

3.640,00