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CPU
La Unidad Central de Proceso, como su nombre lo indica, es el lugar fsico de
lacomputadora en donde se ejecuta el procesamiento de los datos de entrada para ofrecer
una salida a manera de informacin til.
Esta unidad est conformada por 3 partes que son:
Unidad de Control: Determina el orden en que se realizarn las funciones internas de
lacomputadora. Para ello cuenta con un contador que selecciona las instrucciones, un
registro que guarda la instruccin actual, un codificador que interpreta la instruccin para
ejecutarla, y un reloj que lleva la sincrona de los dispositivos de la computadora.
Mouse: Forma parte del equipo de las computadoras, debido a la tendencia de ambientes
grficos en el software de aplicacin. Es un dispositivo pequeo que se conecta a
la computadora por medio de un cable y cuando se mueve sobre el escritorio produce
movimientos similares en el cursor de la pantalla. Este aditamento permite el desplazamiento
en la pantalla y escoger opciones de mens principalmente.
Voz: Se pueden utilizar dispositivos para introducir datos con la voz, capaces de reconocer
voces para la introduccin de cantidades limitadas de cierto tipo de datos. A pesar de que las
posibilidades se reducen con la interpretacin de unas pocas palabras, la introduccin de
datos con la voz ya tiene algunas aplicaciones. Es un recurso valioso para quienes requieren
tener las manos libres durante su sesin con lacomputadora.
Scanner: Los lectores pticos como los scanners reciben un haz de luz proveniente de una
imagen y miden la cantidad de luz reflejada para determinar el valor de la imagen. Pueden
reconocer caracteres impresos, ciertos tipos de cdigo y leer casi todo tipo de impresos,
incluso un dibujo. Una aplicacin fundamental del sensor ptico en las computadoras es la
de leer material impreso del archivo de documentos de un procesador de textos.
Tablilla: Instrumento muy til para la elaboracin de dibujos. Por medio de una pluma y una
tablilla sensible a presin que tiene las mismas coordenadas X-Y de la pantalla, se puede
trazar cualquier objeto directamente en la pantalla de la computadora.
Monitor: Los resultados o salida se muestran por medio de caracteres alfanumricos o en
forma grfica en el monitor de la computadora. La imagen de pantalla es temporal y por
eso se conoce como copia transitoria. Las caractersticas que varan en los diferentes tipos de
monitores son tres: tamao de la imagen en pantalla, a color o monocromtica y resolucin o
detalles de la imagen. Algunos monitores tienen mejor poder de resolucin o calidad de salida.
La resolucin se refiere al numero de pxeles o puntos sobre la pantalla, y mientras ms
pxeles tenga la pantalla, la imagen se ver ms clara tendiendo a parecer una fotografa.
Impresora: Las impresoras producen a la salida una copia permanente, ya que presentan la
salida con caracteres inscritos en papel que permanecer mientras dure el papel. En general
se clasifican las impresoras como de caracteres o de pagina; tambin se les clasifica segn su
velocidad de impresin.
Plotter: Un graficador de pluma (Plotter) es un dispositivo que convierte grficas, esquemas y
dibujos de lneas generadas en la computadora en copias permanentes de alta precisin. El
graficador de uso mas comn en las computadoras tiene una o varias plumas que
coordinan sus movimientos sobre el papel para producir la imagen. Se requieren varias
plumas para cambiar la amplitud y color de las lneas.
Dispositivos de Almacenamiento Secundario
Las unidades de disco son dispositivos de almacenamiento secundario que confieren
capacidad de procesamiento secuencial y aleatorio al sistema de computacin. El
procesamiento aleatorio permite el acceso directo a los datos y programas almacenados en el
medio. Los discos se clasifican en tres tipos:
Disco duro: Disco magntico en el que se puede almacenar informacin computacional. El
trmino se utiliza para distinguirlos de los suaves o flexibles. El disco duro almacena ms
informacin que el flexible. Un disco duro, por ejemplo puede guardar desde 10 megabytes
hasta varios gigabytes, mientras que los flexibles tienen un almacenamiento mximo de 1.4
megabytes.
Un disco duro generalmente consiste de varios platos. Cada plato requiere dos cabezas de
lectura/escritura, una para cada lado. Todas las cabezas de lectura/escritura estn unidas a un
brazo de acceso para que no se muevan independientemente. Cada plato tiene el mismo
nmero de pistas, y la localizacin de una pista que atraviesa todos los platos se llama
cilindro. Por ejemplo un disco duro de 84 megabytes para una pc puede tener 2 platos (cuatro
lados), y 1053 cilindros.
En general, los discos duros son menos porttiles que los flexibles, aunque es posible
comprar discos duros removibles. Hay dos tipos de discos duros removibles: paquetes de
discos y cartuchos removibles.
Disco flexible: Disco magntico suave. Se le llama flexible porque su material lo permite (por
lo menos los de 5 pulgadas 1/4). A diferencia de la mayora de los discos duros, los discos
flexibles (llamados floppies o diskettes) son porttiles, porque pueden removerse de la unidad
de discos. Las unidades de discos se denominan unidades flexibles. Los discos flexibles son
de acceso ms lento que el de los discos duros, tienen menos capacidad, pero tambin son
mucho ms baratos, y principalmente, son porttiles. Existen principalmente 2 tamaos:
5 1/4 pulgadas: El tamao comn para PCs hechas antes de 1987. Este tipo de disco es
generalmente capaz de almacenar entre 100K y 1.2MB (megabytes) de informacin. Los
tamaos ms comunes son de 360 K y 1.2 MB.
3.5 pulgadas: Estos discos no son literalmente flexibles, pues su estuche es de plstico
rgido. A pesar de su tamao pequeo, los "microfloppies" tienen mayor capacidad de
almacenamiento que los otros (de 400 K hasta 1.4 MB). Los tamaos ms comunes para PCs
son 720K (doble densidad) y 1.44 (alta densidad).
Disco ptico: Medio de almacenamiento del cual se leen datos y sobre el cual se escribe con
lser. Los discos pticos pueden guardar mucha mas informacin (hasta 6 Gigabytes -6
billones de bytes) que los medios magnticos, como discos duros y flexibles. Existen 3 tipos
bsicos diferentes de discos pticos: CD-ROM: Como los CDs de audio, los CD-ROMs
incluyen datos ya grabados en ellos. La informacin es permanente y puede leerse cualquier
nmero de veces, pero los CD-ROMs no pueden ser modificados.
Adems existen unidades de cinta magntica, y tambin son utilizadas como dispositivo de
almacenamiento.
Las cintas magnticas, consideradas tambin como de almacenamiento secundario, son
utilizadas principalmente como medio de respaldo para discos duros. Estas tienen un medio
de acceso nicamente secuencial, de ah su conveniencia slo para respaldos de discos
duros.
Software
El software comprende todo aquello que no es tangible de la computadora. En realidad es
el alma de la computadora, ya que es lo que le da vida al hardware que por s solo no es mas
Aplicaciones
A esta categora del Software se enfocan aquellos programas que han sido creados en algn
lenguaje de alto nivel o paquete para resolver alguna necesidad en particular. Pueden resolver
un problema de forma muy especfica o de forma mas general, todo depende del objetivo con
que sea creada la aplicacin y los alcances que tendr. Dentro del rango de las aplicaciones
estn el software de productividad y los servicios de informacin. El software de productividad
ms comn es:
En las ltimas dcadas, se han producido grandes cambios en el entorno de las empresas y
las organizaciones, como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologas
de la produccin, de la informacin y de las comunicaciones. En este nuevo entorno, tan
complejo y cambiante, para poder tomar decisiones de una manera eficaz, es necesario
disponer, en todo momento y de una forma rpida de informacin suficiente, actualizada y
oportuna. Esto slo es posible, hoy en da, utilizando los equipo computacional y el software
adecuado, adems de contar con los nuevos medios de informacin.
Tipos y Usos
Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin.
Los sistemas de informacion cumplen 3 objetivos basicos dentro de las
organizaciones:
* Automatizacion de Procesos Operativos
* Proporcionar Informacion que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Prototipo
Implementacin
Conversin y Carga de datos
Prueba
Mantenimiento
Estas etapas no son estrictamente secuenciales de hecho hay que
repetir algunas de las etapas varias veces haciendo lo que se conoce
como "Ciclos de Re-alimentacin" por Ej: los problemas que se
encuentran en la etapa de Diseo de la Base de Datos pueden requerir
una recoleccin de requisitos adicional y su posterior anlisis.
El ciclo de vida de un desarrollo de una base de datos consta de siete
pasos:
Anlisis de las necesidades
Estudio de viabilidad
Definicin de requisitos
Diseo conceptual / lgico
Implementacin
Evaluacin y Mantenimiento
Planificacin del Proyecto:
Esta etapa con lleva la planificacin de como se puede llevar acabo las
etapas de ciclo de vida de la manera ms eficiente, hay tres
componentes principales:
El trabajo que se va arealizar.
Los recurso para llevarlo
acabo.
El dinero para pagar todo ello.
Definicin del Sistema
En esta etapa se especifica el mbito y los ndices de la aplicacin de la
Base de Datos as como con que otros sistemas interactua. Tambin hay
que determinar quienes son los usuarios y las reas de la aplicacin.
Recoleccin y Anlisis de los Requisitos:
En esta etapa se recoge y analiza los requerimientos de los usuarios y
de las reas de aplicacin. Esta informacin se la puede recoger de
varias formas:
Entrevistando el personal de la empresa concretamente aquellos que
son considerando expertos en la rea que se de.
Observando el funcionamiento de la empresa.
Examinando documentos sobre todo aquellos que se utilizan para
recoger o visualizar la informacin.
Utilizando cuestionario para recoger informacin de grandes grupos de
usuarios.
Utilizan la experiencia adquirida en el Diseo de Sistemas similares.
Esta etapa tiene como resultado en conjunto de documentos con las
especificaciones de requisitos de los usuarios en donde se describen las
operaciones que se realizan en la empresa desde distintos puntos de
vista.
Informes de disponibilidad.
Fecha cronolgica en la que se requiere el recurso.
Tiempo durante el que ser aplicado el recurso
1.4.1 Recursos Humanos.
La Cantidad de personas requeridas para el desarrollo de un proyecto de
software solo puede ser determinado despus de hacer una estimacin
del esfuerzo de desarrollo (por ejemplo personas mes o personas aos),
y seleccionar la posicin dentro de la organizacin y la especialidad que
desempeara cada profesional.
1.4.2 Recursos o componentes de software reutilizables.
Cualquier estudio sobre recursos de software estara incompleto sin
estudiar la reutilizacion, esto es la creacin y la reutilizacion de bloques
deconstruccin de Software.
Tales bloques se deben establecer en catlogos para una consulta ms
fcil, estandarizarse para una fcil aplicacin y validarse para la tambin
fcilintegracin.
El Autor Bennatan sugiere cuatro categoras de recursos de software que
se deberan tener en cuenta a medida que se avanza con la
planificacin:
Componentes ya desarrollados.
Componentes ya experimentados.
Componentes con experiencia Parcial.
Componentes nuevos.
1.4.3 Recursos de entorno.
El entorno es donde se apoya el proyecto de Software, llamado a
menudo entorno de Ingeniera de Software, incorpora Hardware y
Software.
El Hardware proporciona una plataforma con las herramientas (Software)
requeridas para producir los productos que son el resultado de la buena
practica de la Ingeniera del Software, un planificador de proyectos debe
determinar la ventana temporal requerida para el Hardware y el
Software, y verificar que estos recursos estn disponibles. Muchas veces
el desarrollo de las pruebas de validacin de un proyecto de software
para la composicin automatizada puede necesitar un compositor de
fotografas en algn punto durante el desarrollo. Cada elemento de
hardware debe ser especificado por el planificador del Proyecto de
Software.
1.5. ESTIMACION DEL PROYECTO DE SOFTWARE.
En el principio el
costo del Software constitua un pequeo porcentaje del costo total de
los sistemas basados en Computadoras. Hoy en da el Software es el
elemento mas caro de la mayora de los sistemas informticos.
Un gran error en la estimacin del costo puede ser lo que marque la
diferencia entre beneficios y perdidas, la estimacin del costo y del
esfuerzo del software nunca ser una ciencia exacta, son demasiadas las
variables: humanas, tcnicas, de entorno, polticas, que pueden afectar
trabajo de Ingeniera.
Para lograr
estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del
Hardware y el Software, as como de la Ingeniera humana (Manejo y
Administracin de personal), y administracin de base de datos.
2.2 Objetivos del Anlisis.
2.2.1 Identificacin de Necesidades.
Es el primer paso del anlisis del sistema, en este proceso en Analista se
rene con el cliente y/o usuario (un representante institucional,
departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se
analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos,
sobre la planificacin temporal y presupuestal, lneas de mercadeo y
otros puntos que puedan ayudar a la identificacin y desarrollo del
proyecto.
Algunos autores suelen llamar a esta parte Anlisis de Requisitos y lo
dividen en cinco partes:
Reconocimiento del problema.
Evaluacin y Sntesis.
Modelado.
Especificacin.
Revisin
Antes de su reunin con el analista, el cliente prepara un documento
conceptual del proyecto, aunque es recomendable que este se elabore
durante lacomunicacin Cliente analista, ya que de hacerlo el cliente
solo de todas maneras tendra que ser modificado, durante la
identificacin de las necesidades.
2.2.2 Estudio de Viabilidad.
Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de
Sistemas los recursos y el tiempo no son realistas para su
materializacin sin tener perdidas econmicas y frustracin profesional.
La viabilidad y el anlisis de riesgos estn relacionados de muchas
maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir
software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar
en cuenta cuatro reas principales de inters:
1. Una evaluacin de los costos de desarrollo, comparados con los
ingresos netos o beneficios obtenidos del producto o Sistema
desarrollado.
2. Viabilidad econmica.
Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que puedan afectar
la realizacin de un sistema aceptable.
3. Viabilidad Tcnica.
4. Viabilidad Legal.
Es determinar cualquier posibilidad de infraccin, violacin o
responsabilidad legal en que se podra incurrir al desarrollar el Sistema.
Alternativas. Una evaluacin de los enfoques alternativos del desarrollo
del producto o Sistema.
TEMA III.
DISEO DE SISTEMAS DE COMUTACION
TEMA III. DISEO DE SISTEMAS DE
COMPUTACIN.
DESARROLLO.
3.1. Conceptos y principios:
El Diseo de Sistemas se define el proceso de aplicar ciertas tcnicas y
principios con el propsito de definir un dispositivo, un proceso o un
Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretacin y
realizacin fsica.
La etapa del Diseo del Sistema encierra cuatro etapas:
1. Trasforma el modelo de dominio de la informacin, creado durante el
anlisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el
Software.
2. El diseo de los datos.
Define la relacin entre cada uno de los elementos estructurales del
programa.
3. El Diseo Arquitectnico.
Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas
que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.
4. El Diseo de la Interfaz.
5. El Diseo de procedimientos.
Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La
importancia del Diseo del Software se puede definir en una sola
palabraCalidad, dentro del diseo es donde se fomenta la calidad del
Proyecto. El Diseo es la nica manera de materializar con precisin los
requerimientos del cliente.
El Diseo del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso
de Diseo es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseador
describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseo
se evala la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de
revisiones tcnicas:
El diseo debe implementar todos los requisitos explcitos contenidos en
el modelo de anlisis y debe acumular todos los requisitos implcitos que
desea el cliente.
Debe ser una
gua que puedan leer y entender los que construyan el cdigo y los que
prueban y mantienen el Software.
El Diseo debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software,
enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el
punto de vista de la Implementacin.
Para evaluar la calidad de una presentacin del diseo, se deben
establecer criterios tcnicos para un buen diseo como son:
Un diseo debe presentar una organizacin jerrquica que haga un uso
inteligente del control entre los componentes del software.
El diseo debe ser modular, es decir, se debe hacer una particin
"Es como querer conducir dos Barcos con diferentes destinos con un
mismo Mapa de rutas o con
el mismo timn".
Aun y cuando la Empresa puede contratar los Servicios de Instructores
externos, el analista es la persona que puede ofrecer la mejor
capacitacin debido a que conoce el personal y al Sistema mejor que
cualquier otro. A la falta o imposibilidad del analista la organizacin
puede contratar otros servicios de capacitacin como son:
Vendedores: Son aquellos que proporcionan capacitacin gratuita fuera
de la Empresa de uno o dos das.
Instructor pagado externamente: Son aquellos que pueden ensear
todo acerca de las computadoras pero para algunos usuarios esta no es
una capacitacin necesaria.
Instructores en casa: Estn familiarizados con el personal y pueden
adecuar los materiales a sus necesidades, pero le faltara experiencia en
Sistemas de Informacin que es realmente la necesidad del usuario.
En nuestro pas existe una ley institucional (Ley 116 del 16 de Enero de
1980) creado durante el gobierno del Presidente Antonio Guzmn
Fernndez llamada INFOTEP, representante de los trabajadores y
empresarios en el mbito de Capacitacin y entrenamiento, la cual
Asesora y brinda Sus servicios a las Empresas y Sus trabajadores.
4.3.1 Objetivos de la Capacitacin:
Es lograr que los usuarios tengan el Dominio necesario de las cosas
bsicas acerca de las maquinarias y procesos que se emplean para su
operacin de manera eficiente y segura.
4.4. La Evaluacin del Sistema:
Se lleva a cabo para identificar puntos dbiles y fuertes del Sistema
implantado. La evaluacin ocurre a lo largo de cualquiera de las
siguientes cuatro dimensiones:
4.4.1 Evaluacin operacional:
Es el Momento en que s evala
la manera en que funciona el Sistema, esto incluye su facilidad de uso,
Tiempo de respuesta ante una necesidad o proceso, como se adecuan
los formatos en que se presenta la Informacin, contabilidad global y su
nivel de Utilidad.
4.4.2 Impacto Organizacional:
Identifica y mide los beneficios operacionales para la Empresa en reas
tales como, Finanzas (Costos, Ingresos y Ganancias), eficiencia en el
desempeolaboral e impacto competitivo, Impacto, rapidez y
organizacin en el flujo de Informacin interna y externa.
4.4.3 Desempeo del Desarrollo.
Es la evaluacin del Proceso de desarrollo adecuado tomando en
cuentas ciertos criterios como, Tiempo y esfuerzo en el desarrollo
concuerden conpresupuesto y estndares y otros criterios de
Administracin de Proyectos. Adems se incluyen la valoracin de los
mtodos y herramientas utilizados durante el desarrollo del Sistema.
INTRODUCCION
El siguiente Blogs Presenta los elementos bsicos para el aprendizaje y
la aplicacin de la auditora de sistemas computacionales. Su amplio y
generoso tratamiento de las normas tico-morales que regulan la
actuacin del auditor en las empresas as como su conducta, lo hace
ms interesante. Una parte sustantiva de este Blogs es la presentacin
del control interno en las empresas y su correspondiente control
informtico interno, ya que es en ambos donde se justifica la prctica de
esta auditora. Adems presenta las tcnicas aplicables a la auditoria
utilizada por el auditor: El mismo esta compuesto por los siguientes
temas:
1. Conceptos Generales
2. Elementos fundamentales en el estudio de la auditora
3. Normas tico-morales que regulan la actuacin del auditor
4. Control interno
5. Control interno informtico
6. Metodologa Para Realizar Auditoras De Sistemas Computacionales
7. Papeles de trabajo para la auditora de sistemas computaciones
8. Informes de auditora de sistemas computacionales
9. Instrumentos de recopilacin de informacin aplicables en una
auditora de sistemas computacionales.
Bsqueda de la excelencia
Criterios y Responsabilidades del Auditor
Aspecto tico-Moral
Respectar las normas, linimientos y polticas del a empresa.
tica Profesional y Moral
Implementar los conocimientos obtenidos a favor de la empresa
El incumplimiento con las normas de la moral y la tica por parte del
auditor le puede provocar consecuencias de tipo legal, sin embargo su
principal sancin ser de tipo profesional y moral ante sus colegas y
ante la empresa ya que esto demuestra la incapacidad profesional del
mismo.
Responsabiliza Profesional y Personal
Tener la suficiente independencia mental y profesional para ejercer la
profesin de auditor.
Contar con la calificacin, habilidad, aptitud y experiencia profesional
en auditoria.
Manejar adecuadamente las relaciones personales, profesionales y
laborales entre el y el auditado.
Utilizar la misma metodologa y procedimientos de evaluacin
establecidos por los responsables de la gestin de la auditoria.
No modificar, ocultar o destruir evidencias de la evaluacin.
Ser discreto profesional confiable con la informacion y los resultados
obtenidos en la evaluacin.
Actuar con equidad, imparcialidad y razonamiento.
Todas las empresas deben contar con instrumentos que les permitan
llevar sus su administracin con eficiencia y eficacia, para satisfacer sus
expectativas en cuanto a la salvaguarda y custodia de sus bienes, a la
promocin de la confiabilidad, oportunidad y veracidad de sus registros
contables y la emisin de su informacin financiera, a la implantacin
correcta de los mtodos, tcnicas y procedimientos que les permitan
desarrollar adecuadamente sus actividades.
La importancia de la auditoria se fundamenta en que por medio del
control interno se determinan las actividades, acciones y dems
elementos que permiten satisfacer las necesidades de las instituciones y
dems elementos que permiten satisfacer las necesidades de las
instituciones, la auditoria se desprende de la revisin de las funciones,
acciones,
operaciones o de cualquier actividad de una entidad administrativa.
del auditado.
Encuesta:Las encuestas constituyen una de las tcnicas mas populares y
de mayor uso en la auditoria.
ObservacinEs la accin de observar y mirar detenidamente, esta
tcnica es muy utilizada por los auditores ya que les permite recolectar
directamente la informacion necesaria.
La accin de observar es el hecho de examinar, analizar, advertir, o
estudiar algo en este caso el auditor observa todo lo relacionado con los
sistemas de una empresa.
Inventario
Esta forma de recopilacin de informacion consiste en hacer un recuento
fsico de lo que se esta auditando a fin de saber la cantidad existente de
algn producto en una fecha determinada y comprarla con la que deba
haber segn los documentos en esa misma fecha.Consiste en comprar
las cantidades reales existentes con las que beberan haber para ver si
son iguales o no.
Muestreo
Para emitir una opinin fundamentada sobre los funcionamientos de las
operaciones un auditor debe tener informacion segura pero se le hace
imposible e inoperante revisar todas las transacciones, razn por la cual
debe tomar una muestra representativa de cada una de las labores de la
poblacin auditada.El cual consiste en una muestra representativa del
total de la poblacin.
Experimentacin Es una de las tcnicas que mas ayudan al auditor a
recopilar informacion la experimentacin es quien lleva
a cabo la auditoria puede participar activamente o no en la observacin
de fenmenos.Entre los tipos de experimentos que daremos a conocer
estn: Experimentos exploratorios
Experimento confirmatorios
Experimento cruciales
Si el auditor lleva a cabo cada uno de estos mtodos detalladamente y
en orden podr obtener buenas informaciones que les servirn para la
presentacin de resultados y la toma de decisiones.
Publicado por Grupo de Auditora informtica del ITECO en 20:40 Sin
comentarios:
CAP. 10: TECNICAS DE EVALUACION APLICABLES EN UNA AUDITORIA DE
SISTEMAS COMPUTACIONALES
En la auditoria de sistemas computacionales se utilizan una serie de
herramientas tradicionales de auditoria, as como tcnicas de valoracin
que permite hacer una evaluacin ms eficiente de los sistemas
empresa.
CONTROL E INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL SISTEMA
DE CONTROL
Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento
de la diferencia entre informacin y dato.
Bishop plantea que: "Informacin es un trmino general que abarca
hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra
se usa en su sentido generalmente aceptado. La informacin puede ser
vital o trivial, verdadera o falsa"
En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin
en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por
cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la
informacin. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha
ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una
estructura, los datos son significativos en si y en relacin con la
estructura a la que pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado,
solo adquieren este cuando son interpretados convirtindose as en
informacin til
George W. Reynolds define:
DATO: Es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido
procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones
pudieran ser desentraadas. Estos hechos pueden describir personas
lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificacin material
de la informacin, constituye su base, por dato se entiende el resultado
de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que
es independiente de la idea o efecto que pueda producir en l, utilizarlo.
El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o
proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos,
etc., los cuales
de por s no pueden estar relacionados con la solucin de una tarea
determinada con un usuario en particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y
viceversa; todo est en dependencia del usuario y de las caractersticas
deltrabajo que se quiera realizar, es decir, la informacin que necesitan
los directivos vara con la naturaleza del trabajo que efectan, segn el
nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.
Al establecerse la delimitacin entre dato e informacin, as como la
definicin de las informaciones a utilizar a todos los niveles de direccin
se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas
de informacin y son precisamente estos sistemas los que proporcionan
la informacin que le permitir al control fijar niveles de desempeo con
objetivos de planeacin, comparar el desempeo real con esos niveles
determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su
importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los
recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente
posible.
INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del
procesamiento de datos.
En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de
servicios, lo que es dato para un cliente es informacin para el
proveedor-procesador.
Segn Reynolds los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud,
totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al
derivarse la informacin del dato estas cinco caractersticas pueden ser
aplicables a ellas.
En cambio para que la informacin sea til al investigador,
ha de reunir las siguientes cualidades:
1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el
objeto o hecho.
2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado
retraso
3. Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin.
4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que
necesite para entender la situacin.
5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante
frecuencia para actualizarlos.
6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados,
presentes y futuros.
7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters.
8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones
grficas de informacin, son las firmas escritas o impresas ms
comunes. Puede incluir adems una presentacin verbal.
La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos,
constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales
toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si,
que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes
que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fsiles,
deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo
rodean, incluso de su propiaatmsfera, o como resultado de equipos
registradores conectados a maquinarias o sistemas.
Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o
social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no
explicarles nada a los investigadores o lectores por
estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo
as la base estadstica para toda investigacin.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir
informacin sobre lo que est funcionando bien o lo que est
funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrn
los sistemas de control.
La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor
clientes/usuarios.
Compartir archivos a travs de una red.
Aplicacin de normas a los nombres y estructuras de archivos
A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso
en las oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada
vez ms importante. Cuando muchos usuarios comparten sistemas y
archivos, es conveniente asegurarse que los archivos se almacenen en
sitios lgicos utilizando un conjunto de normas comunes para su
denominacin.
Los archivos de cmputo generalmente se almacenan en carpetas.
Dentro de una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios,
dentro de los cuales se puede almacenar informacin especfica sobre
un tema comn. Por ejemplo, una carpeta denominada "finanzas" puede
incluir directorios sobre el ao precedente, el actual y el prximo. Cada
uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios
denominados "costos de administracin", "costos de personal", etc.
Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lgica y familiar para
todos los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la
capacidad de crear carpetas a los administradores del sistema. La
secuencia lgica tambin se debe de utilizar en los nombres individuales
de los archivos. Hasta finales de la dcada de 1990, la mayora de los
sistemas de cmputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre
de ocho dgitos con un sufijo de tres dgitos separado por un punto (el
sufijo le indica al sistema de cmputo el tipo de archivo), sin permitir
espacios o letras maysculas en los nombres. Por ejemplo:
"repan99.doc". Para finales de la dcada, se hizo posible utilizar
nombres de archivos ms largos agregando espacios y letras
maysculas, facilitando as el uso de nombres de archivos ms
explcitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".
A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera
consistente para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es til
determinar ciertos convencionalismos. Tambin puede ser til crear
ndices de archivos que puedan ser usados para ofrecer ms detalles
que faciliten su ubicacin. Algunos sistemas de programas permiten la
creacin de ndices cruzados entre los archivos que ayudan a regular y
reforzar las normas para su denominacin.
Ampliacin o actualizacin de los programas
Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los
equipos
de oficina se amplan o actualizan constantemente. Las ampliaciones o
actualizaciones se efectan cada dos o tres aos para los productos ms
populares. Generalmente proveen versiones ms potentes de los
productos existentes, incluyen nuevas caractersticas y restauran los
problemas identificados en las versiones previas de los programas
(evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus
propios nuevos problemas, que son restaurados en la siguiente versin).