HERRAMIENTAS DE CALIDAD: DIAGRAMAS DE GANTT

PLANIFICACIN

DIAGRAMAS DE GANTT

Un diagrama de Gantt es una herramienta grfica sencilla y til, que se emplea en la

gestin de proyectos. Plasma de manera muy visual, a travs de un cronograma de barras
horizontales, las actividades que forman parte de un proyecto y su temporalizacin.
Adems, facilita el control de la progresin en la realizacin de las tareas y de los recursos
destinados al proyecto. Por esas y otra ventajas, su utilizacin es muy frecuente en todo
tipo de empresas, independientemente de su tamao o sector de pertenencia.
Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de
las computadoras, pocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en da,
el software existente facilita esta labor a jefes y directores de proyecto, que son quienes
ms los necesitan. No slo es cuestin de poder disear los diagramas gracias a una
aplicacin, sino tambin de poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las
modificaciones del plan correspondientes. Gracias a la informtica, muchas tareas se
pueden ya automatizar, y es posible tambin programar avisos en el caso de que se
produzcan desfases, o para indicar que los tiempos planificados son imposibles de cumplir.
stos son slo algunos ejemplos de funciones avanzadas.

EN QU CONSISTE

El diagrama de Gantt es
una herramienta que se
emplea para planificar y
programar tareas a lo
largo de un perodo
determinado de tiempo.
Gracias a una fcil y
cmoda visualizacin de
las acciones a realizar,
permite
realizar
el
seguimiento y control
del progreso de cada
una de las etapas de un proyecto. Reproduce grficamente las tareas, su duracin y
secuencia, adems del calendario general del proyecto y la fecha de finalizacin prevista.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se muestra en
un grfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de
tiempo concretas. Las acciones entre s quedan vinculadas por su posicin en el
cronograma: por ejemplo, el inicio de una tarea que depende de la conclusin de una
accin previa se ver representada con un enlace del tipo fin-inicio. Tambin se reflejan
aqullas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela en el tiempo. Adems, se pueden
asignar a cada actividad los recursos que sta necesita, con el fin de controlar los costes y
personal requeridos.
Sus usos ms frecuentes se vinculan a proyectos y planes de accin, procesos de mejora e
incluso, resolucin de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier
tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que est definido
temporalmente. En ocasiones, sin embargo, se emplea para fragmentar proyectos grandes

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y complejos en diferentes partes compuestas de tareas ms pequeas organizadas en el
tiempo.

CMO SE CONSTRUYE
1. Reunir la informacin necesaria acerca de todos los pasos o procesos necesarios que
forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada
momento. sta ser la informacin que emplear el director del proyecto como punto
de partida para construir el diagrama de Gantt.
2. Determinar los plazos que llevar cada actividad. Asignaremos un tiempo de
realizacin a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en
el diagrama de Gantt es la que representa la duracin de cada etapa.
3. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y
eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecucin.
As, el diagrama de Gantt ser de gran ayuda para cumplir con el plazo lmite de
entrega final del proyecto.
4. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el grfico. El diagrama de Gantt
ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la
realizacin del proyecto, aquellos procesos de menor tamao, se vern ms claros.
5. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas
del proyecto. Por ejemplo, una etapa inicia luego de que ha finalizado la que le
antecede (relacin fin-inicio). Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro a
la vista el orden en qu deben desarrollarse las actividades, cules de ellas quedan
subordinadas a otras y cules son independientes.
6. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicacin de software. Es una opcin muy
prctica porque algunas poseen caractersticas avanzadas que ayudan a una
visualizacin mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor
orientada. En nuestro caso utilizaremos el software Gantt Project 2.6.5.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT

1. Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que,

de forma muy visual, se nos pone delante una grfica que refleja la organizacin de
las fases de un proyecto. La visualizacin del diagrama de Gantt facilita
enormemente la comprensin de todo el proceso.
2. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en
segmentos ms pequeos resultan ms accesibles, ms fciles de alcanzar. A la vez,
se ve ms clara su posible complejidad. La construccin de un diagrama de Gantt
obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas.
3. Demuestra el conocimiento de quien lo crea. Cuando se disea un diagrama de Gantt
bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y adecuadamente
asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad del director del
proyecto.

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4. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del grfico indican en qu
perodo se completar una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una
perspectiva temporal adecuada y es til para la consecucin a tiempo de los
objetivos fijados. Importante es tambin tener en cuenta otros eventos de la
compaa ajenos al proyecto, que podran consumir tambin recursos y tiempo.
5. Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto.
Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy grfica, cualquier persona
puede comprender fcilmente cules son las etapas del proceso. Situarlo en un lugar
visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudar a que se
recuerden los objetivos y se conozca cundo van a tener lugar las acciones
planificadas.
Tomado de: Diagramas de Gantt, aplicaciones. OBS. Universitat de Barcelona