Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior

Universidad Fermn Toro.
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Relaciones Industriales.
SAIA B

PROPUESTA PARA EL DISEO DEL SOFTWARE MAXEFICIENCE

COMO HERRAMIENTA ECOLGICA Y SIMPLIFICADORA DE
PROCESOS PARA LAS EMPRESAS PERTENECIENTES A LA
ADMINISTRACIN PBLICA

Autoras: T.S.U. Raiza Sansonetti

T.S.U. Mercedes Barrios
T.S.U. Dexi Tern
T.S.U. Andrea Granada

Profesor SAIA: Dra. Migdalia Castillo

Puerto La Cruz, Estado Anzotegui, 05 de Febrero de 2015.

Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior
Universidad Fermn Toro.
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Relaciones Industriales.
SAIA B

PROPUESTA PARA EL DISEO DEL SOFTWARE MAXEFICIENCE

COMO HERRAMIENTA ECOLGICA Y SIMPLIFICADORA DE PROCESOS
PARA LAS EMPRESAS PERTENECIENTES A LA ADMINISTRACIN
PBLICA

Autoras: T.S.U. Raiza Sansonetti

T.S.U. Mercedes Barrios
T.S.U. Dexi Tern
T.S.U. Andrea Granada
Profesor SAIA: Dra. Migdalia Castillo

Sntesis Descriptiva
Teniendo como principal referencia el impacto que tiene la ciencia y la tecnologa en la
actualidad sobre los diferentes procesos organizativos, y la manera como esta simplifica el uso
del tiempo y materiales para la ejecucin de actividades, surge la necesidad de involucrarla en
la mayor cantidad de organizaciones posibles. Las empresas de la administracin pblica
poseen una desventaja ante el crecimiento y la evolucin: la burocracia. Este problema, que
tiene un impacto tremendo sobre la poblacin, retrasando sus tramitaciones, tiene sus races
en el escaso desarrollo de sus herramientas corporativas, haciendo el trabajo ms lento y
pesado por la acumulacin de papeles, y las tareas que stos implican. De all surge la
propuesta del diseo de un software que integre: Correo electrnico, control de documentacin,
servidor de red y tecnologa de la nube. Este innovador software sera llamado maxeficience
por su proyeccin hacia la simplificacin de los procesos organizativos, reduciendo el tiempo
invertido en tareas de archivo y registro, almacenando toda informacin que entre y salga de la
organizacin y reduciendo exponencialmente la cantidad de material de papelera al utilizar
informacin digitalizada, adems brindando celeridad en las tramitaciones y actividades en
beneficio de la organizacin y la poblacin.

Introduccin

Una de las tantas formas de interrelacin que posee una sociedad en

particular, es la vinculacin al sistema de organismos pblicos. Estas,
regulan y controlan el pago de tributos, impuestos, la tramitacin de
documentos de propiedad, de ingreso a programas sociales, seguro
social, procesos legales, etc. La sociedad en conjunto se ha visto
afectada en muchas formas por el retraso en los procesos de organismos
pblicos por la burocracia: este concepto se refiere a la gran cantidad de
requisitos con los que debe cumplir un individuo para optar a un servicio
pblico, asimismo, tambin forman parte de la burocracia los largos
lapsos de tiempo para la revisin de los mismos, posteriormente los
lapsos de tiempo para la aprobacin son solamente la punta del iceberg,
es decir, slo la parte externa del problema. El verdadero detalle est en
los procesos organizacionales internos, que se ralentizan porque no
cuentan con la inversin necesaria para su desarrollo organizacional, que
implicara una evolucin e innovacin en cuanto a sus herramientas de
trabajo.
Es all donde entra la influencia de la tecnologa. A travs del tiempo
hemos sido testigos de cmo la tecnologa en su complementariedad con
el avance de la ciencia ha ido simplificando procesos, incorporando
herramientas, favoreciendo al cambio positivo, eliminando tiempos
muertos en tareas que, pueden ser tiles, pero con las herramientas
adecuadas seran innecesarias.
Es por ello que, partiendo desde el enfoque de las Relaciones
Industriales, relacionndolo adems con lo aprendido en los contenidos
de la ctedra de anlisis de la ciencia y tecnologa, y tomando en cuenta
esa necesidad, surge la propuesta de disear un software que fusione los
tres elementos ms bsicos para la recepcin y tratamiento de la

informacin: Correo electrnico, Control de Documentacin y servidor de

red, combinando adems estas herramientas con la innovadora
tecnologa de nube.
Se ha decidido llamarlo maxeficience por su propsito: eficiencia en
el procesamiento y tratamiento de la informacin, reduccin de los gastos
de la organizacin al necesitar menos materiales de papelera para sus
tramitaciones y registros y al mismo tiempo, eficiencia al tratar las
situaciones que llegan a sus manos por parte de la poblacin.
Bsicamente funcionara detectando todo documento que sea emitido
anexo a un correo electrnico. En el proceso de control de
documentacin, le sera asignada una codificacin segn el proceso,
asunto, y nmero de correlatividad con otros documentos, el cual, se
integra clasificando y organizando la informacin por proceso, brindndole
adems un registro de fecha, hora, asunto, emisor y receptor, ofreciendo
la opcin de compartirlo o almacenarlo slo en el escritorio privado. En el
caso de compartirla, sera almacenada la informacin automticamente
en un servidor de red que respondera al proceso de clasificacin del
control de documentacin. Todo este sistema estara respaldado en un
servicio de nube privada, a fin de facilitar el acceso a la informacin desde
cualquier

sitio,

resguardando

sin

embargo,

la

seguridad

de

la

comunicacin de la empresa. Este sistema sera accesando a travs de

un usuario y contrasea, el cual, tendra una interfaz personalizada,
visualizando slo los archivos de los procesos que le competen, es decir:
si por ejemplo un trabajador pertenece al rea de administracin,
entonces su interfaz tratara solo los archivos compartidos en el
departamento de administracin. Adems, permitira manejar documentos
confidenciales a travs de etiquetas especficas, segn el asunto o nivel
de prioridad.
Su impacto dentro de la organizacin consistira en la optimizacin de
procesos como la clasificacin de informacin, registro de entrada y salida

de documentos, y transferencia para el tratamiento de la informacin a fin

de brindar atencin oportuna a los requerimientos que surjan. Esto,
eliminara tiempos muertos invertidos en tareas como archivar, registrar
entrada y salida de documentos en fsico, transferencia de informacin
indirecta, adems, de reducir los costos en materiales de papelera por
manejar la informacin en procesos de revisin

slo digitalmente,

reservando la necesidad de impresin slo para aquellos archivos que su

requerimiento sea crtico como pagars, facturas, documentos por
aprobacin (firma) los cuales requieren archivo fsico. Del resto, el sistema
para su ptimo funcionamiento debe complementarse con un manejo de
informacin digital en su mayora.
Este procedimiento tendra su impacto positivo en la comunidad al ser
implementada en las empresas de administracin pblica, a fin de
cooperar con la agilidad en los procesos organizacionales en pro de la
celeridad y fcil tramitacin, comenzando desde lo interno de la
organizacin como factor determinante en una eficiencia global,
minimizando costos para la organizacin.

Objetivos y Metas

Objetivo General
Proponer el diseo del software maxeficience como herramienta
ecolgica y simplificadora de procesos para las empresas pertenecientes
a la administracin pblica, en miras de la reduccin del gasto en
papelera y en la agilizacin de la tramitacin pblica.
Metas:
1.1: Establecer especificaciones piloto de un software que
simplifique procesos organizacionales a travs de la fusin de
servicio de correo electrnico, control de documentacin y servidor
de red.
1.2: Simular el procedimiento o interfaz del software maxeficience.

Objetivos Especficos
Identificar factores intrnsecos a la organizacin que influyan en la
burocracia de los sistemas de administracin pblica, a travs de la
observacin simple desde la poblacin.
Describir el funcionamiento de un software llamado maxeficience
destinado a su diseo para posterior implementacin en empresas de la
administracin pblica.
Desarrollar la propuesta para el diseo del software maxeficience como
herramienta ecolgica y simplificadora de procesos para las empresas
pertenecientes a la administracin pblica, en miras de la reduccin del
gasto en papelera y en la agilizacin de la tramitacin pblica.

Metodologa y Estrategias

La palabra metodologa, posee su origen etimolgico en tres

palabras griegas: met (ms all), ods (camino), y logos, (estudio). Slo
con esta referencia, se puede obtener un concepto propio de
metodologa: el estudio de una va para el logro de una meta.
Ms concretamente, la palabra metodologa tiene su base en la
palabra mtodo. Segn Sabino, (1992) mtodo Es el procedimiento o
conjunto de procedimientos que se utilizan para obtener conocimientos
cientficos, el modelo de trabajo o secuencia lgica que orienta la
investigacin cientfica. (p. 24)
Sabino (1992) tambin define a la metodologa entonces como:
El estudio del mtodo (...), y abarca la justificacin y la
discusin de su lgica interior, el anlisis de los diversos
procedimientos concretos que se emplean en las
investigaciones y la discusin acerca de sus caractersticas,
cualidades y debilidades (p. 24)
Dentro de una investigacin, el marco tratante de la metodologa
tiene como principal objetivo enfocar el diseo y tipo de investigacin y los
instrumentos de recoleccin y anlisis de datos para otorgar confiabilidad
y verificabilidad a la investigacin.
Con respecto al primer punto, el diseo y tipo de investigacin su
objetivo es, segn Sabino (2000) proporcionar un modelo de verificacin
que permita contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una
estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para
hacerla. (p. 91).

Tomando este enunciado, las autoras definimos la presente

investigacin de tipo documental, que segn Ramrez, Bravo y Mndez
(1987) esta es:
(...) una variante de la investigacin cientfica, cuyo objetivo
fundamentales el anlisis de diferentes fenmenos, (de
orden histrico, psicolgico, etc.) de la realidad a travs de la
indagacin exhaustiva, sistemtica y rigurosa, utilizando
tcnicas muy precisas; de la documentacin existente que
directa o indirectamente, aporte la informacin atinente al
fenmeno que estudiamos. (p. 21).
Por su parte, los autores Santa Palella y Feliberto Martins (2010),
definen:
La investigacin documental se concreta exclusivamente en
la recopilacin de informacin en diversas fuentes. Indaga
sobre un tema en documentos-escritos u orales- uno de los
ejemplos ms tpicos de esta investigacin son las obras de
historia. (p. 90).
La presente investigacin es documental ya que para el desarrollo
efectivo de la Propuesta para el diseo del software maxeficience como
Herramienta Ecolgica y Simplificadora de Procesos para las empresas
pertenecientes a la Administracin Pblica es necesaria una indagacin
terica acerca de los aspectos fundamentales para el diseo de un
software, adems, de la investigacin sobre los procesos pertinentes para
una posible implementacin y adems, la investigacin base para
determinar la necesidad de la creacin del mismo.
Por otra parte, la presente investigacin tambin se encuentra apoyada
en una investigacin de campo, que segn Fidias G. Arias (2012) define:

La investigacin de campo es aquella que consiste en la

recoleccin de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna,
es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera
las condiciones existentes. (p. 27)

Planteamos que la presente propuesta se sustenta en una

investigacin de campo por motivo de que la misma surge de una
necesidad pblicamente palpable a travs de la observacin ciudadana.
Especificando an ms en el diseo de la presente investigacin,
encontramos que esta es de tipo proyectiva, la cual, define Jacqueline
Hurtado de Barrera (2008):
Este tipo de investigacin, consiste en la elaboracin de una
propuesta, un plan, un programa o un modelo, como
solucin a un problema o necesidad de tipo prctico, ya sea
de un grupo social, o de una institucin, o de una regin
geogrfica, en un rea particular del conocimiento, a partir
de un diagnstico preciso de las necesidades del momento,
los procesos explicativos o generadores involucrados y de
las tendencias futuras, es decir, con base en los resultados
de un proceso investigativo. (p. 10)
Encontramos que la presente investigacin es proyectiva porque
presenta una solucin alternativa para un problema concreto, atendiendo
a una necesidad colectiva.
Con respecto al nivel de la investigacin, por las caractersticas
presentadas, las autoras definimos que nuestra investigacin se
encuentra clasificada en un nivel descriptivo, el cual, es definido por
Selltiz y Jahoda, citando a Ramrez (2004) como la descripcin, con
mayor precisin, de las caractersticas de un determinado individuo,
situaciones o grupo, con o sin especificacin de hiptesis iniciales acerca
de la naturaleza de tales caractersticas.(p. 84)
Adems de ello, Manuel Galn Amador (2012) fija posicin al respecto,
definiendo a las investigaciones descriptivas como:
La investigacin descriptiva ayuda a mejorar los estudios
porque permite establecer contacto con la realidad para
observarla, describirla, predecirla y controlarla a fin de que la
conozcamos mejor; la finalidad de est radica en formular
nuevos planteamientos y
profundizar en los hechos
existentes, e incrementar los supuestos tericos de los
fenmenos de la realidad observada. (p. 54).
9

La presente investigacin es descriptiva por establecer o describir

factores o caractersticas de un objeto en particular en relacin con el
entorno donde se encuentra inmerso, o pretende ser incluido, en este
caso, el diseo del software maxeficience dentro de las empresas de la
Administracin Pblica como herramienta para simplificar procesos y
reducir el consumo de materiales de papelera obtenidos a travs de la
explotacin de la naturaleza.

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Las tcnicas de recoleccin de datos, se entienden como las
estrategias que conforman el procedimiento para la obtencin de la
informacin necesaria segn el diseo de la investigacin. Arias (2006)
asevera al respecto, que son las distintas formas o maneras de obtener
la informacin. (p. 53)
Para

el

cumplimiento

investigacin,

fue

de

necesario

los

objetivos

utilizar

un

propuestos en

conjunto

de

esta

tcnicas

instrumentos a fin de recolectar los datos que permitan el desarrollo

efectivo de la Propuesta para el diseo del software maxeficience como
Herramienta Ecolgica y Simplificadora de Procesos para las empresas
pertenecientes a la Administracin Pblica.
En consecuencia, se describen a continuacin las tcnicas y sus
respectivos instrumentos para el efectivo desarrollo de esta investigacin.

Revisin Documental
Felipe Baldi (2012) la define como:
Es una tcnica de revisin y de registro de documentos que
fundamenta el propsito de la investigacin y permite el
desarrollo del marco terico y/o conceptual, que se inscribe
en el tipo de investigacin exploratoria, descriptiva,
etnogrfica, teora fundamental, pero que aborda todo

10

paradigma investigativo (cuantitativo, cualitativo y/o

multimtodo) por cuanto hace aportes al marco terico y/o
conceptual. (p. 14)
La tcnica de revisin documental es indispensable a la hora de
realizar cualquier trabajo de investigacin, ya que permite establecer los
basamentos tericos y legales en los cuales se fundamenta el mismo.
Como instrumento para la tcnica de revisin documental aplicada en
esta investigacin, se identifica la matriz de anlisis aplicada a las fuentes
documentales, las cuales estn representadas por folletos, libros, entre
otros,

informacin

hemerogrfica

bibliogrfica,

relacionada

con

el

audiovisual,
tema,

notas

electrnica,
de

referencias

bibliogrficas, cuadros resumen, hojas de clculo, entre otros que sean

tiles al desarrollo del propsito de la presente investigacin.

Observacin
Marshall y Rossman (1989) definen la observacin como "la
descripcin sistemtica de eventos, comportamientos y artefactos en el
escenario social elegido para ser estudiado". (p. 79)
En el mismo orden de ideas, DeWalt & DeWalt (2002) definen:
La observacin participante es el proceso que faculta a los
investigadores a aprender acerca de las actividades de las
personas en estudio en el escenario natural a travs de la
observacin y participando en sus actividades. Provee el
contexto para desarrollar directrices de muestreo y guas de
entrevistas. (p. viii)
Para la presente investigacin, es utilizada la tcnica de observacin
para complementar la investigacin documental realizada, a fin de
constatar la necesidad en la que se basa la propuesta para el diseo del
software maxeficience como Herramienta Ecolgica y Simplificadora de
Procesos para las empresas pertenecientes a la Administracin Pblica.

11

El instrumento que sustenta la tcnica de observacin es la Gua de

Observacin, la cual sirve para captar y registrar todo hecho relevante
obtenido de la observacin realizada.

12

Actividades
1.

Definir la propuesta:
La propuesta para el diseo del software Maxeficience se

encuentra encaminada hacia la solucin de un problema pblico: La

burocracia. Entendemos este problema como el retraso y complicacin
para efectuar trmites en los organismos, instituciones y empresas
pertenecientes a la administracin pblica.
Este retraso se origina en que muchos de estos entes no cuentan
con los elementos necesarios para su desarrollo organizacional, principal
pieza lgica para darle celeridad a sus procesos, que conllevara a una
eliminacin de prcticas que absorben gran parte de la jornada laboral
(entre la indecisin de hacerlo no, y hacindolo, por el esfuerzo que
implica).
Es importante resaltar que: los departamentos como nmina,
tesorera y gerencia general maneja un sistema cifrado de seguridad en el
que los usuarios involucrados deben ingresar un token electrnico y
aleatorio de seguridad que ser enviado a sus cuentas de correo para
acceder a las redes antes mencionadas.
Justificacin
Tomando como ejemplo un registro municipal, donde para
registrar un documento se necesita procesar una gran cantidad de
papeleo, una herramienta computarizada que facilite las labores de
control, registro y archivo, adems, de no desperdiciar papel por cada
revisin sera sumamente til. Ni hablar de empresas gubernamentales
como SENIAT, PDVSA, etc. que manejan y controlan las actividades
econmicas ms importantes del pas, es decir, manejan grandes
caudales de informacin y la mayora de esta se procesa de forma fsica,
dificultando y atrasando otras tareas dentro de sus mapas de procesos.

13

En respuesta a esta problemtica y tomando como principal

enfoque profesional el desarrollado por las autoras en el mbito de las
Relaciones Industriales, surge la propuesta para el diseo del software
maxeficience como una herramienta ecolgica simplificadora de procesos,
aprovechando las bondades de la tecnologa. Este software combinara
Correo electrnico, Control de Documentacin y servidor de red,
fusionando adems estas herramientas con la innovadora tecnologa de
nube. Esta sera una herramienta orientada al desarrollo organizacional,
como una solucin interna de los problemas de procesamiento y
tratamiento de informacin, haciendo del proceso organizacional general
una tarea ms simple, rpida y economizando gastos en papel, ya que
nos ofrece un tratamiento de informacin netamente digitalizada, ideal
para aquellos sitios donde se requiere una constante revisin documental,
para aprobaciones finales.

Factibilidad:
-

Factibilidad Institucional: La presente propuesta es factible a

nivel institucional porque permitira generar un mayor desarrollo a
la organizacin que lo implemente, a travs de la modernizacin de
sus herramientas computarizadas que permitira impactar no slo a
nivel de procesamiento inicial de informacin, sino tambin para su
resguardo, respaldo y posterior uso de referencia. Adems de ello,
la administracin pblica a travs de sus representantes ha
reconocido el problema burocrtico pblica y abiertamente,
adems, posee los recursos tcnicos, econmicos y humanos para
hacer posible la implementacin de la presente propuesta.

Factibilidad econmica: la propuesta para el diseo del software

maxeficience como Herramienta Ecolgica y Simplificadora de
Procesos para las empresas pertenecientes a la Administracin
Pblica es factible econmicamente hablando porque, a pesar de

14

la inversin que sera necesaria para la ejecucin de dicho

proyecto, mencionando ya que el Estado como rgano general de
la

Administracin

Pblica

posee

los

recursos

econmicos

necesarios para llevar a cabo tal propuesta, a mediano y largo

plazo traera beneficios tangibles, como seran el incremento de la
productividad, el aumento exponencial de los trmites realizados
en plazos cortos de tiempo, la reduccin en gastos de papelera
puesto que el sistema exige un tratamiento de informacin
digitalizado, seguridad y resguardo de la informacin, y adems,
permitira un involucramiento de la comunidad en esta herramienta
tecnolgica al utilizar para sus tramitaciones precisamente
informacin digital, elevando en general la calidad de gestin
nacional.
-

Factibilidad tcnico operacional: La presente propuesta es

factible

tcnica

operacionalmente

por

estar

encaminada

precisamente al desarrollo organizacional del ente pblico donde

sea implementado, elevando niveles de capacitacin tcnica,
organizacin y puntualidad en los procesos ejecutados. Para su
implementacin, es necesaria la capacitacin tcnica de sus
usuarios.
2. Descripcin del funcionamiento del software maxeficience
El software maxeficience est orientado para combinar las siguientes
funciones:
-

Correo electrnico

Control de Documentos

Servidor de Red

Tecnologa de nube

15

Funcionara en primer lugar como un servicio de correo electrnico

expresamente corporativo. Este servicio de correo sera accesado como
lo que conocemos comnmente: una direccin de usuario y una
contrasea. Esta interfaz sera completamente personalizada. Es decir, al
momento de ingresar a este sistema, slo sera visualizada informacin
correspondiente a los procesos ejecutados por el departamento al cual
pertenece al usuario, permitiendo establecer entre los correos que van
llegando niveles de prioridad y etiquetndolos en relacin a un asunto
central.
Por ejemplo, un analista de recursos humanos, en su interfaz de
control de documentos y servidor de red, slo encontrara informacin
relevante a recursos humanos resultado de la interaccin interna y
externa de este proceso organizativo. As mismo aplicara a reas como
ingeniera, administracin, etc.
Posteriormente, todo documento que sea emitido anexo a un correo
electrnico, sera detectado automticamente, mientras es registrado con
una codificacin en la funcin de control de documentos anexo en una
pestaa prxima.
La codificacin respondera a la nomenclatura del documento adjunto
del correo, el cual, debe ser titulado estrictamente en el orden:
Departamento, proceso, asunto.
Por ejemplo: un archivo titulado Recursos Humanos Adiestramiento
y Formacin DNF 2015. Sera codificado:
RRHH/AYF/2015/0050.
El nmero anexo al final correspondera a un correlativo segn el
registro previo de otros documentos.
Adems de la codificacin, el sistema de control de documentacin
registrara fecha, hora, asunto (nombre del archivo) y por quin fue
recibido. Este sistema clasificara automticamente el archivo, otorgando

16

la opcin de compartirlo en red o almacenarlo en escritorio, otorgando as

el resguardo para el caso de informaciones confidenciales o crticas.
En el caso de compartirla, sera almacenada la informacin
automticamente en un servidor de red que respondera al proceso de
clasificacin del control de documentacin. Es decir, este servidor de red
tendra en su haber un conjunto de carpetas por proceso. Aplicando el
ejemplo anterior, para el caso de recursos humanos, estara clasificada la
red en carpetas segn los procesos manejados por el departamento:
nminas,

fuerza

laboral,

medicin

de

desempeo,

formacin

adiestramiento, etc.
Todo este sistema estara respaldado en un servicio de nube, el cual,
se define segn el sitio web culturacion.com como:
Se trata de una nueva tendencia de software, en la cual
todos los servicios prestados al ordenador se hacen
directamente desde Internet, por lo tanto, ya no se tendr
que instalar una enorme cantidad de archivos en el
ordenador, ya que el programa que se desea utilizar, se
ejecutar directamente desde el servidor del proveedor de
software, aligerando nuestros discos duros.
Esta tecnologa sera implementada con el fin de facilitar el acceso a
la informacin desde cualquier sitio, resguardando sin embargo, la
seguridad de la comunicacin de la empresa y lo ms importante,
respaldando los archivos electrnicamente, reservando la necesidad de
archivo solo para aquellos documentos que lo requieran estrictamente
como facturas originales, documentos de propiedad, y aprobaciones
firmadas en fsico, reduciendo costos de papelera principalmente,
cooperando a su vez con el medio ambiente reduciendo el consumo
nacional impactando en prcticas como tala de rboles, etc.
Este procedimiento tendra su impacto positivo en la comunidad al ser
implementado en las empresas de administracin pblica, a fin de
cooperar con la agilidad en los procesos organizacionales en pro de la

17

celeridad y fcil tramitacin, comenzando desde lo interno de la

organizacin como factor determinante en una eficiencia global,
minimizando costos para la organizacin.

3.

Simulacin de diseo del software maxeficience

Figura 1: Ventana con interfaz de inicio de sesin, con usuario y

contrasea

Figura 2: Facilidad para visualizar los correos pendientes por leer,

redaccin y bsqueda rpida.

18

Figura 3: El correo nuevo ya aperturado, contiene un archivo adjunto.

Sobre este debe estar un click derecho desarrollado donde indique "enviar
a control de documentos" y "almacenar sin registro". Pongamos como
seleccin la primera opcin.

Figura 4: Maxeficience, en su interfaz de control de documentos permite

identificar rpidamente los documentos por cdigo departamental, as
como posibilita intercambiar informacin a travs de la red interna de su
empresa ahorrando tiempo y documentos fsicos.

Figura 5: Luego de enviar la documentacin a la red se accede a la

respectiva unidad de disco duro para visualizar la informacin que se
acaba de intercambiar a travs de Maxeficience.

19

Figura 6: Como se observa en la imagen cada equipo se encuentra

identificado dentro de la red interna, por lo que usted slo debe acceder a
su equipo para extraer y/o visualizar la informacin que le ha sido enviada
a travs de Maxeficience.

Figura 7: De igual forma el usuario podr subir la documentacin

directamente desde la red a la nube, facilitando el intercambio y
almacenamiento inmediato, as como el trabajo simultneo de varios
usuarios sobre un mismo documento, sin necesidad de imprimirlo para
revisarlo.

20

Figura 8 Diagrama de Flujo sobre el funcionamiento del software

maxeficience

Inicio
Usuario + contrasea =
acceso

Nuevo correo
electrnico con
archivo adjunto

Codificacin
segn
departamento,
proceso, fecha.

Compartir
en red?
Si
Almacenamiento
en Nube

Si

Nuevo
correo?

No
Fin

21

No

Recursos
Para favorecer la presente investigacin que plantea la Propuesta
para el diseo del Software maxeficience, se encuentran a disposicin
los siguientes recursos:
-

Conocimientos bsicos sobre la creacin de software.

Conocimientos bsicos sobre tecnologa de nube.

Conocimientos sobre procesos organizacionales tales como

manejo de informacin, clasificacin y archivo.

Conocimientos sobre control de documentacin.

Recurso tcnico suficiente para simular un diseo del software

maxeficience.

Herramientas informativas como internet, libros, etc.

Reconocimiento del aparato pblico sobre el problema y necesidad

de donde surge la propuesta.

Limitaciones
A continuacin plasmamos lo que nos limita a la implementacin de
la Propuesta para el diseo del Software maxeficience como
Herramienta Ecolgica y Simplificadora de Procesos para las empresas
pertenecientes a la Administracin Pblica:
-

Conocimientos

especficos

sobre

el

diseo

de

programas

computarizados.
-

Recursos humanos, tcnicos, econmicos y operacionales para

implementar la propuesta.

Poblacin y muestra para la aplicacin de una prueba piloto del

software.

22

El factor econmico influye, debido a que la mayora de las

organizaciones ya poseen software o proveedores de servicios
administrativos.

El personal necesita induccin previa por cierto tiempo para el

nuevo software a implementar.

23

Conclusiones
Venezuela es un pas que se ha caracterizado en los ltimos aos
por el crecimiento de su aparato pblico, advenido en una centralizacin
absoluta. Esta centralizacin ha trado como consecuencia, que los entes
y organismos donde la poblacin suele realizar tramitaciones, posea tal
volumen de trabajo que ste, ralentiza sus procesos organizacionales,
perjudicando a sus usuarios.
Este problema ha sido reconocido en mltiples ocasiones por el
Estado Venezolano, el cual, ha implementado un conjunto de sistemas
organizacionales a fin de acabar con este problema que sin embargo, no
logra menguar.
Esta investigacin ha surgido a partir de la observacin de
incontables casos de personas perjudicadas, que han perdido trmites de
beneficios financieros, propiedades, etc. por retrasos en un registro
municipal, o que pierden das para solicitar una firma pblica, etc.
A partir de ello, hemos desarrollado una investigacin documental
apoyada en investigacin de campo de tipo proyectiva, a nivel descriptivo,
debido a que aporta una solucin alternativa a un problema concreto
identificando y describiendo factores originarios del mismo.
Esta investigacin ha dado como resultadoo una propuesta para el
diseo del software maxeficience, el cual, segn lo expuesto concluimos
que posee las siguientes caractersticas:
-

Integracin de correo electrnico, panel de control de documentos,

servidor de red compartido y tecnologa de nube.

Capacidad de autodeteccin de documentos, codificacin y

organizacin automtica de carpetas en archivo virtual.
24

Estricto uso corporativo

Exige nomenclatura especfica para cada archivo.

Respalda la informacin en nubes tecnolgicas, para accesarlas

desde cualquier sitio contando con usuario y contrasea.

Reduce

consumo

de

papelera

al

procesar

informacin

digitalmente.
-

Brinda celeridad a procesos organizacionales que se caractericen

por excesivo papeleo.

Dejara

de

lado

tareas

como

archivo

fsico,

registro

documentacin en formatos y carpetas especficas, etc.

-

Facilita la transferencia de informacin, hacindola automtica.

Interfaz personalizada segn usuario.

25

de

Recomendaciones
Una vez culminada esta investigacin, se realizan las siguientes
recomendaciones:
-

Complementar la implementacin del software maxeficience con la

modificacin de procesos organizacionales que permitan manejar
informacin totalmente en digital, a fin de maximizar su
caracterstica de racionalizacin de costos en materiales de
papelera.

Reducir en lo posible la toma de archivo fsico, dejando esta labor

slo para informacin que lo requiera estrictamente, tales como:
facturas originales, pagars, documentos aprobados con firma
original, etc. a fin de reducir el tiempo empleado en dichas
prcticas para emplearlo en el procesamiento y tramitacin de
requerimientos.

En el caso de implementacin, formar previamente a los usuarios

del software antes de su implantacin definitiva.

Reservar el software maxeficience para estricto uso organizacional,

a fin de que su empleo no sea confundido en lo concerniente a
procesos y cuestiones personales de sus usuarios.

Atender al requerimiento de la nomenclatura de archivos segn

departamento, proceso y asunto, a fin de que se facilite el proceso
de clasificacin de informacin.

En favor de la reduccin de tiempo empleado en tareas

innecesarias

inherentes

las

ejecutadas

por

el

software

maxeficience, emplear estos tiempos para acciones de formacin

referentes a atencin al pblico y protocolo.
-

Complementar las funciones del software con programas que

permitan aprobar archivos con firmas electrnicas, en miras de

26

organizaciones con una exponencial simplificacin de procesos y

favorecimiento de cualidades ecolgicas.
-

Respaldar el software maxeficience con un proveedor de

tecnologa

de

nube

que

ofrezca

alta

seguridad

para

la

organizacin, que al ser del Estado, manejara informacin

confidencial.
-

Involucrar a la poblacin participante en procesos de tramitacin en

la nueva cultura de uso eficiente de tecnologa para racionalizacin
de recursos naturales, promulgando el recaudo de trmites
electrnicos y no fsicos, respaldando tambin la seguridad de sus
documentos originales.

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