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VDI-RICHTLINIEN

ICS 01.110

VEREIN
DEUTSCHER
INGENIEURE

Technische Dokumentation
Begriffsdefinitionen und rechtliche Grundlagen

Juni 2006
June 2006

VDI 4500
Blatt 1 / Part 1

Technical documentation
Definitions and legal basics

Zu beziehen durch / Available at Beuth Verlag GmbH, 10772 Berlin Alle Rechte vorbehalten / All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2006

Die deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich.

No guarantee can be given with respect to the English translation. The German version of this guideline shall be taken as
authoritative.

Inhalt

Seite

. . . . . . . . . . . . . .
1.1 Nutzen . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Was gehrt zur Technischen
Dokumentation? . . . . . . . . . .
1.2.1 Was ist Interne Technische
Dokumentation? . . . . . .
1.2.2 Was ist Externe Technische
Dokumentation? . . . . . .

1 Einfhrung

Ausg. deutsch/englisch
Issue German/English

. . . . .
. . . . .

2
4

. . . . .

. . . . .

. . . . .

Contents

Page

1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Benefit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.2 Scope of technical documentation . . . . . . 5
1.2.1 What is internal technical
documentation? . . . . . . . . . . . . 5
1.2.2 What is external technical
documentation? . . . . . . . . . . . . 7

2 Forderungen an die Technische


Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2 Requirements for technical documentation . . 11

2.1 Forderungen an die Interne Technische


Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2 Forderungen an die Externe Technische
Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.1 Requirements for internal technical


documentation . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.2 Requirements for external technical
documentation . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3 Produktlebenszyklus . . . . . . . . . . . . . . 14

3 Product life cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.1 Dokumentationsphasen . . . . . . . . . . . 14
3.2 Aktivitten im Produktlebenszyklus . . . . 14

3.1 Documentation phases . . . . . . . . . . . . 15


3.2 Activities in the product life cycle . . . . . . 15

4 Forderungen aus unterschiedlichen


Rechtsbereichen . . . . . . . . . . . . . . . . 18

4 Requirements of different legal areas . . . . . 19

4.1 Geregelter und freier Bereich . . . . . . .


4.1.1 Geregelter Bereich . . . . . . . . .
4.1.2 Freier Bereich . . . . . . . . . . .
4.2 Allgemein Anerkannte Regeln der
Technik Stand der Technik . . . . . . .
4.3 Rechtsbegriffe und Sorgfaltspflichten
juristischer und natrlicher Personen . . .
4.4 Erweiterte Pflichten nach dem Gesetz
ber technische Arbeitsmittel und
Verbraucherprodukte (GPSG). . . . . . .
4.5 Zentralnachweis gem EG-Maschinenrichtlinie . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 18
. 18
. 22
. 24
. 26

. 30
. 32

4.1 Regulated and free area . . . . . . . . . .


4.1.1 Regulated area. . . . . . . . . . . .
4.1.2 Free area. . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Generally accepted rules of technology
state-of-the-art . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Legal terms and care duties of legal and
natural persons . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Extended duties according to the Law on
Technical Equipment and Consumer
Products (GPSG) . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Central proof according to EC Machinery
Directive . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 19
. 19
. 23
. 25
. 27

. 31
. 33

5 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6 Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

6 Glossary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Schrifttum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

VDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion Vertrieb


Ausschuss Technische Dokumentation

VDI-Handbuch Konstruktion

Einfhrung

1 Einfhrung

Das vorliegende Blatt 1 bildet die Grundlage fr die weiteren Bltter der
Richtlinie VDI 4500 Technische Dokumentation.
bersicht VDI 4500

VDI 4500

Inhalte

Zielgruppe

Blatt 1:
Begriffsdefinitionen und
rechtliche Grundlagen

Grundlagen der Technischen


Dokumentation
Dokumentationsarten
Rechtliche Forderungen, Rechtsnormen
Dokumentationspflichten
Kundenforderungen
Produktlebenszyklus

Geschftsleiter hinsichtlich der


Verantwortung und Haftung
Fhrungskrfte hinsichtlich des
Einsatzes qualifizierten Personals
und des Bereitstellens von Ressourcen
Ausfhrende Personen, die mit
dem Erstellen Technischer Dokumentation beauftragt sind
Externe Dienstleister, die eigenverantwortlich alle genannten Aufgaben bernehmen knnen

Blatt 2:
Organisieren und Verwalten

Organisatorische Verantwortung
Schnittstellen zwischen
Verantwortungen
Projektmanagement
Freigabeprozeduren
Datensicherung und
Archivierung

Geschftsleiter hinsichtlich der


Verantwortung und Haftung
Fhrungskrfte hinsichtlich des
Einsatzes qualifizierten Personals
und des Bereitstellens von Ressourcen
Ausfhrende Personen, die mit
dem Erstellen Technischer Dokumentation beauftragt sind
Externe Dienstleister, die eigenverantwortlich Aufgaben bernehmen knnen

Blatt 3:
Erstellen und Verteilen von
elektronischen Ersatzteilinformationen

Nutzergruppe und Anwendungsvorteile


Bestandteile und Realisierung
eines elektronischen Ersatzteilkatalogs
Schnittstellen
Datenaustausch, Austauschformate
Praxisbeispiele, Checklisten

Fhrungs- und Fachkrfte von


Produktherstellern und -anwendern fr Ersatzteildokumentation
Externe Dienstleister, die eigenverantwortlich Aufgaben bernehmen knnen

Blatt 4:
Inhalte und Ausfhrung

Ziel- und Benutzergruppen


Arten von Dokumenten
Gestalten und Erstellen von
Dokumenten
Qualittsmanagement
Werkzeuge
Praxisbeispiele, Checklisten

Fhrungs- und Fachkrfte, die mit


dem Erstellen Technischer Dokumentation beauftragt sind
Externe Dienstleister, die eigenverantwortlich Aufgaben bernehmen knnen
Personen, die Informationen fr
die Technische Dokumentation
liefern

Blatt 5:
Wirtschaftlich
dokumentieren

Betriebswirtschaftliche Aspekte
Optimieren von Informations- und
Dokumentationsprozessen
Projektbezogene Kalkulation
Nutzen interner Ressourcen,
Einbinden externer Dienstleister
Praxisbeispiele, Checklisten

Geschftsleiter hinsichtlich der


Bewertung von Dokumentationsleistungen
Kaufmnnische Fhrungskrfte
hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Bewertung
Technische Fhrungskrfte
hinsichtlich der Umsetzbarkeit mit
vorhandenen oder zugekauften
Ressourcen
Produktmanager oder Projektleiter hinsichtlich der kostengerechten Integration in den Produktlebenszyklus
Ausfhrende Personen, die mit
dem Erstellen und Koordinieren
Technischer Dokumentation
beauftragt sind

Blatt 6:
Elektronisch Publizieren

Publizieren als Teil des Informationsmanagements


Rechtliche Aspekte
Informationszugriff, Schnittstellen
und Standards
Technologien und Systeme
Qualittsmanagement
Praxisbeispiele, Checklisten

Geschftsleiter hinsichtlich der


Verantwortung
Verantwortliche fr die datentechnische Infrastruktur und die Dokumentation und Verteilung der
Dokumente
Fhrungs- und Fachkrfte, die
Software fr den Publikationsprozess auswhlen oder selbst erstellen
Externe Dienstleister, die eigenverantwortlich Aufgaben bernehmen knnen

VDI 4500 Blatt 1 / Part 1

Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2006

Introduction

1 Introduction

This Part 1 is the basis for the further parts of guideline VDI 4500 Technical
documentation.
Overview VDI 4500

Part

Contents

Target group

Part 1:
Definitions and legal basics

Basics of the technical documentation


Types of technical documentation
Legal demands, laws
Duties of technical documentation
Customers requirements
Product life cycle

Manager for responsibility and reliability


Manager for the employment of
qualified personnel and acquisition
of resources
Personnel for the production of
technical documentation
External service providers, qualified for performing all tasks mentioned independently

Part 2:
Organizing and administrating

Manager for responsibility and


reliability
Manager for the employment of
qualified personnel and acquisition
of resources
Personnel for the production of
technical documentation
External service providers, qualified for performing tasks independently

Part 3:
Editing and distributing electronic spare parts information

User group and application advantages


Components and realization of an
electronic spare parts catalogue
Interfaces
Data exchange, exchange formats
Concrete examples, check lists

Managers and experts of product


manufacturers and product users
for spare parts documentation
External service providers, qualified for performing tasks independently

Part 4:
Contents and performance

Target and user groups


Types of documents
Designing and producing
documents
Quality management
Tools
Concrete examples, check lists

Managers and experts for the production of technical documentation


External service providers, qualified for performing tasks independently
Persons delivering information for
the technical documentation

Part 5:
Documenting economically

Economic aspects
Optimizing information and
documentation procedures
Project related calculation
Using internal resources, integrating of external service providers
Concrete examples, check lists

Managers for the assessment of


documentation performances
Commercial managers for economic assessment
Technical managers for the realization possibilities with own or
bought resources
Product managers or project manager for cost aware integration into
the product life cycle
Personnel for the production and
coordination of technical documentation

Part 6:
Publishing electronically

Publishing as a part of the


information management
Legal aspects
Information access, interfaces and
standards
Technologies and systems
Quality management
Concrete examples, check lists

Managers for responsibility


Personnel responsible for the data
technical infrastructure and the
documentation and distribution of
the documents
Managers and experts who select
software for the publishing procedure or who develop it themselves
External service providers, qualified for performing tasks independently

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Organizational responsibility
Interfaces between responsibilites
Project management
Release procedures
Data protection and archive
management

VDI 4500 Blatt 1 / Part 1

Einfhrung
Nutzen

Die Tabelle zeigt die verffentlichten bzw. derzeit in Bearbeitung befindlichen Bltter.
In dieser Richtlinie zitierte Dokumente und Normen gelten nur als Beispiele.
Der Anwender muss von den genannten Beispielen abstrahieren und die Auswahl der fr seine Aufgabe und Situation anwendbaren Dokumente im Einzelfall selbst bestimmen. Auch ist die Vollstndigkeit der Normenverweise in
dieser Richtlinie nicht das Ziel gewesen eine Abweichung, die sich eine
Richtlinie im Gegensatz zur realen Technischen Redaktion leisten darf.
1.1

Nutzen

Wer heute im Unternehmen fr das Erstellen von Technischer Dokumentation


verantwortlich ist, muss wissen, wie diese sachgerecht und rechtskonform zu
erstellen ist. Vor dem Hintergrund der Harmonisierung weltweit gltiger Normen und Rechtsvorschriften zur Technischen Dokumentation ist fundiertes
Wissen um die Forderungen aus verschiedenen Rechtsbereichen ntig, um
die Aufgaben der Technischen Dokumentation ber den gesamten Produktlebenszyklus erfllen zu knnen. Nur damit kann die eigene Technische
Dokumentation den rechtlichen Vorgaben und dem Stand der Technik entsprechen und bei einer berprfung im Schieds- oder Schadensfall rechtlich
bestehen.
Gesetzliche Forderungen

Die Richtlinie VDI 4500 Blatt 1 zeigt die gesetzlichen Forderungen auf, die
beim Erstellen der Technischen Dokumente sei es fr Interne oder Externe
Technische Dokumentation zu beachten sind. Klarheit im Dschungel der
Begriffsbezeichnungen aus allen Bereichen Technischer Dokumentation bietet das umfangreiche Glossar, Checklisten helfen bei Bewertungen des eigenen Qualittsstandards und das umfangreiche Literaturverzeichnis zeigt
Wege auf, das eigene Wissen auf spezifischen Fachgebieten zu vertiefen.

Anerkannte Regel der Technik

Die Richtlinie VDI 4500 ist eine Allgemein Anerkannte Regel der Technik,
die wertvolle Hilfestellung und praxisnahe Empfehlungen fr das Erstellen
Technischer Dokumentation gibt.
1.2

Was gehrt zur Technischen Dokumentation?

Technische Dokumentation beinhaltet alle Informationen, die von einem Hersteller/Vertreiber parallel zum Entstehen und zum Lebensweg eines Produktes (Produktlebenszyklus) erstellt werden.
Bild 1 zeigt den Bereich der Technischen Dokumentation und seine Unterteilung in Interne Technische Dokumentation und Externe Technische Dokumentation.
Innerhalb dieser Richtlinie wird die Unterteilung weiter untergliedert und erlutert.
Die Produktbeobachtung ist in Bild 1 bei der Internen Technischen Dokumentation angesiedelt. Vorgaben zur Produktbeobachtung werden von den zustndigen Bearbeitern der Internen Technischen Dokumentation erstellt und den
Verantwortlichen fr die Externe Technische Dokumentation bergeben.

Produktbeobachtung

1.2.1

Was ist Interne Technische Dokumentation?

Die Interne Technische Dokumentation beinhaltet alle technischen Informationen ber ein Produkt, die im Unternehmen verbleiben; sie werden in unterschiedlichen Dokumenten nachvollziehbar festgehalten. Weiterhin umfasst
sie alle notwendigen Angaben zu Entwicklung, Fertigung, anwendungsbezogener Prfung, Instandhaltung, Produktbeobachtung und Entsorgung. ber
den Umfang einer Internen Technischen Dokumentation zu einem Produkt
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Introduction
Benefit

The table shows the parts already published or being edited at present.
Documents and standards quoted in this guideline apply as examples only.
Users have to abstain from the examples mentioned. In the concrete case, they
will have to select documents applicable to their task and situation themselves. Further, this guideline does not intend a completeness of standard
quotes a deviation, a guideline can afford in the contrary to a real technical
editor.
1.1

Benefit

Who ever in an enterprise is responsible for the production of technical documentation has to know how to produce it relevantly and according to the law.
On behalf of the harmonization of worldwide valid standards and legal regulations for the technical documentation a substantial knowledge of the requirements of the different legal areas is necessary to be able to perform the
tasks for the technical documentation covering the whole product life cycle.
Only this way, the own technical documentation can meet the legal requirements and the state-of-the-art and pass legally at an examination in a case of
arbitration or damage.
Legal requirements

Guideline VDI 4500 Part 1 shows the legal requirements that have to be followed with the production of internal as well as external technical documentation. The extensive glossary grants clearness in the jungle of definitions of
all areas of the technical documentation. Check lists are helping with the assessment of own quality standard. The extensive bibliography leads to ways
to extend the own knowledge in special fields.

Accepted rules of technology

The guideline VDI 4500 is an generally acccepted rule of technology, providing valuable help and practical recommendations for the production of technical documentation.
1.2

Scope of technical documentation

Technical documentation comprises all information being produced by a


manufacturer or distributor in parallel to the product development and to the
product life cycle.
Figure 1 shows the area of the technical documentation and its subdivision
into internal technical documentation and external technical documentation.
In this guideline the subdivision will be further subdivided and explained.
In Figure 1, the product observation is placed with the internal technical documentation. The responsible editors of the internal technical documentation
generate and transfer the requirements for the product observation to those in
charge of the external technical documentation.

Product observation

1.2.1

What is internal technical documentation?

The internal technical documentation covers all technical information on a


product remaining in the enterprise. They are being archived in different documents understandibly. Furthermore, it comprises all necessary information
on development, production, application related tests, maintenance, product
observation, and disposal. According to the legal requirements and the responsibility for the customers, only the manufacturer will decide on the scope
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Einfhrung
Was gehrt zur Technischen Dokumentation?

Bild 1. berblick ber die Unternehmensdokumentation

entscheidet immer allein der Hersteller entsprechend den gesetzlichen Forderungen und der Verantwortung gegenber den Kunden.
Aufgaben der Internen
Technischen Dokumentation

Die Interne Technische Dokumentation dient der qualittsgerechten, umweltbewussten und konomischen Herstellung eines Produktes und umfasst den
gesamten Produktlebenszyklus. Sie ist die Basis der Externen Technischen
Dokumentation fr Marketing/Vertrieb, Nutzung, Produktbeobachtung und
Instandhaltung. Insbesondere auch unter rechtlichen Gesichtspunkten ist die
Interne Technische Dokumentation notwendig, wobei auf Grund der Verschiedenartigkeit der Produkte nur eine Grobstruktur als Anhalt vorgegeben
werden kann. Insbesondere fr Produkte, durch die eine Gefahr von gesundheitlichen oder materiellen Schden nicht auszuschlieen ist, ist eine lckenlose Dokumentation ber die gesamte Produktlebensdauer unerlsslich, um
so die Sorgfaltspflichten des Unternehmens zu erfllen und wirtschaftliche
Schden zu vermeiden.

Dokumentenarten

Die Dokumentenliste Interner Dokumente in Tabelle 1 zeigt beispielhaft einige Dokumente mit Erluterungen.
1.2.2

Was ist Externe Technische Dokumentation?

Die Externe Dokumentation beinhaltet alle technischen Informationen ber


Produkte, die von einem Hersteller/Vertreiber fr Vertrieb, Anwender und
Verbraucher bestimmt sind. Qualitt und Verstndlichkeit der Externen Technischen Dokumentation bestimmen, ob und inwieweit die jeweiligen Zielgruppen die angebotenen Leistungen und Funktionen der Produkte und Prozesse vorteilhaft fr sich nutzen knnen.
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Introduction
Scope of technical documentation

Figure 1. Survey on the documentation of the enterprise

of an internal technical documentation of a product.


Tasks of the internal technical
documentation

The internal technical documentation serves the quality adequate, environment conscious and economical production of a product and comprises the
whole product life cycle. At the same time, it is the basis for the external technical documentation for marketing and distribution, use, product observation
and maintenance. Especially under legal aspects, the internal technical documentation is necessary. Because of the diversity of the products, only a rough
structure can be provided. A complete documentation covering the entire
product life time is imperative, in order to meet the care duty of the enterprise
and to avoid economic damage, especially for products for which a risk of
damages for health and belongings cannot be excluded.

Types of documents

The list of internal documents in Table 1 shows examples with explanation.


1.2.2

What is external technical documentation?

The external technical documentation covers all technical information on


products being destinated by the manufacturer or distributor for sales, users
and consumers. Quality and comprehensibility of the external technical documentation define whether and how respective target groups may profit from
the offered performances and functions of the products.

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Einfhrung
Was gehrt zur Technischen Dokumentation?

Tabelle 1. Liste interner Dokumente


Interne Dokumente

Beispiele

Werksnormen, Vorgaben und


Regelwerke

zutreffende Gesetze, Normen, Verordnungen und Richtlinien


betriebsinterne Verfahrensanweisungen

Entwicklungsdokumentation

Stcklisten
Zeichnungen
Berechnungen
Produktbeschreibungen
Produktkenndaten
Produktprfunterlagen
Schaltungsunterlagen
Softwareunterlagen
Testberichte
Typprfungen
Feldversuche
Erprobungsergebnisse

Sicherheitsdokumente

Gefahrenanalyse
Hinweise zum Abwenden von Restgefahren
betriebsinterne Verfahrensanweisungen, Betriebsanleitung

Instandhaltungsdokumentation

Ersatzteillisten
Zeichnungen
notwendige Prfunterlagen und
Wartungsvorgaben
Demontage- und Montagevorschriften

Schulungsdokumentation fr

Verkufer
Monteure
Servicepersonal

Zulassungsdokumente

Abnahmedokumentation der zustndigen Zertifizierungsoder Klassifizierungsgesellschaften


Qualitts-Checklisten
Konformittsdokumentation
Umweltschutz- und Entsorgungsnachweise
Prfbescheinigungen

Produktbeobachtungsdokumente

Anfahrprotokolle, Betriebsabnahme
einsatzbezogene Leistungsprotokolle
Marktberichte (einschlielich Wettbewerbsprodukte)
Schadensberichte
aussagefhige Schadensanalysen
Besuchsberichte

Marketing/Vertrieb
Aufgaben der Externen
Technischen Dokumentation

Die Externe Technische Dokumentation fr Marketing/Vertrieb dient dazu,


potenziellen Kunden die Eigenschaften, Leistungen und Funktionen darzustellen, um den Kaufwunsch zu wecken, ohne durch die Darbietung falsche
Sicherheitserwartungen zu erzeugen.

Nutzung

Die Externe Technische Dokumentation fr die Nutzung dient dazu, den Kunden/Anwender nach dem Kauf zum korrekten und sicheren bestimmungsgemen Gebrauch anzuleiten. Hierfr gibt es unterschiedliche Bezeichungen,
z.B. Begleitunterlage, Betriebsanleitung, Gebrauchsanleitung. Dazu gehren:
technische Beschreibungen
grundlegende Sicherheitshinweise
Anleitungen zu Vorbereitung, Montage/Installation, Inbetriebnahme,
Betrieb und Instandhaltung
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Introduction
Scope of technical documentation

Table 1. List of internal documents


Internal documents

Examples

Company standards, directives and


rule systems

Applicable laws, standards, ordinances and guidelines


In-house procedure instructions

Development documentation

Parts lists
Drawings
Calculations
Product descriptions
Product nominal data
Product examination records
Wiring records
Software documents
Testing records
Type tests
Field tests
Trial results

Safety documents

Risk analysis
Instructions how to avoid residual risks
In-house procedure instructions, operating instructions

Maintenance documentation

Spare parts list


Drawings
Necessary testing documents and maintenance
instructions
Mounting and dismantling instructions

Training documentation for

Sellers
Fitters
Service personnel

Licensing documents

Acceptance documentation of the certification and


classification companies in charge
Quality check lists
Conformity documentation
Pollution control and disposal proofs
Test certificates

Product observation documentation

Start logs, operation acceptance


Application related performance records
Market record (including competition products)
Damage records
Expressive damage analysisses
Visit records

Marketing, distribution
Tasks of the external technical
documentation

The external technical documentation for marketing and distribution serves to


explain the qualities, performances and functions to the potential customers.
It serves to rise the buying desire without generating wrong safety expectations with the presentation.

Application

The external technical documentation for the application serves to instruct the
customers or users in the correct and safe designated use after sales. Different
terms are usual such as accompanying document, operating instructions, instructions for use. The following components are included:
technical descriptions
essential safety instructions
instructions for preparation, mounting, installation, putting to start, operation, and maintenance
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Forderungen an die Technische Dokumentation


Forderungen an die Interne Technische Dokumentation

Entsorgung

Die Externe Technische Dokumentation sollte immer auch, wenn nicht gesetzlich vorgeschrieben fr das Ende der Produktnutzung Hinweise enthalten, und zwar fr:
umweltgerechte Entsorgung der Betriebsstoffe
sichere Demontage
umweltgerechtes Zufhren zum Wiederverwenden oder Entsorgen der
Wert- und Gefahrstoffe
Die Beispiele in Tabelle 2 erlutern den Umfang Externer Dokumente.

Dokumentenarten

Tabelle 2. Beispiele fr Externe Dokumente


Externe Dokumente

Beispiele

Vertriebsunterlagen

Benutzerinformationen

Bedienungsanleitungen, Instandhaltungshandbcher,
Entsorgungshinweise
Kennzeichnungen am Produkt: Typenschild/Warnhinweise/Kurzanleitungen/Wartungshinweise
Verpackungskennzeichnung
Montageunterlagen
Lieferscheine
Prfbescheinigungen
Schulungsunterlagen
Betriebsanleitungen/Gebrauchsanweisungen/Bedienungsanleitungen
Instandhaltungsunterlagen
Diagnoseunterlagen
Ersatzteillisten
Feedbackbogen
Entsorgungsunterlagen

Produktkatalog, Produktprospekte
Datenbltter
Aufstellungsplne
Preisliste
Konfiguratoren
Pflichtenheft, Lastenheft oder Technische Leistungsbeschreibung
Schulungsunterlagen

2 Forderungen an die Technische Dokumentation


2.1
Zielvorgabe der Internen
Technischen Dokumentation

Forderungen an die Interne Technische Dokumentation

Zweck der Internen Technischen Dokumentation ist es, den Unternehmen in


allen Phasen des Produktlebenszyklus aussagefhige Nachweise ber ihre
Produkte und deren Eigenschaften zu ermglichen. So lsst sich sicherstellen,
dass bei Konzeption, Entwicklung, Konstruktion, Fertigung, Montage und
Prfung der einzelnen Produkte bei Verfahren und Organisation von Dienstleistungen
die unternehmerischen Erfordernisse und Regularien bercksichtigt werden,
die rechtlichen Anforderungen aus den verschiedenen Rechtsbereichen erfllt werden und
der Stand der Technik eingehalten wird.

Technische Aussagefhigkeit
gefordert

10

Nur was technisch fr die einzelnen Produkte, Verfahren und Dienstleistungen und deren vorhersehbare Anwendungen aussagefhig ist, kann das Erfllen der allgemeinen und speziellen rechtlichen Forderungen beweisen. Diese
Aussagefhigkeit ist im Schieds-/Schadensfall vom Unternehmen nachzuweisen und unterliegt der inhaltlichen Prfung durch das Gericht unter Mithilfe unabhngiger technischer Sachverstndiger.

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Requirements for technical documentation


Requirements for internal technical documentation

Disposal

The external technical documentation always should contain instructions for


the final phase of the product use even if not required legally for
environmental adequate disposal of the operating materials
a safe dismantling
environmental adequate forwarding of the value and risk materials for reuse or disposal
The examples in Table 2 explain the scope of external documents.

Types of documents

Table 2. Examples for external documents


External documents

Examples

Sales documents

User information

Operating instructions, maintenance documents, disposal instructions

Product catalogue, product flyers


Data sheets
Ground plans
Price list
Configurators
Duty book or technical description of performance
Training documents

Identifications on the product: type plate, safety instructions,


short instructions, maintenance instructions
Packaging identification
Mounting instructions
Delivery papers
Testing certificates
Training documents
Operating instructions, user manuals
Maintenance documents
Diagnostic documents
Spare parts lists
Feedback sheet
Disposal documents

2 Requirements for technical documentation


2.1
Objective of internal technical
documentation

Requirements for internal technical documentation

It is the purpose of the internal technical documentation to allow the enterprises in all phases of the product life cycle expressive evidence for their
products and the product properties. Thus, with conception, development, design, production, mounting, and testing of the single products, the following
can be ensured with procedures and the organization of services:
The business requirements and settlements are being taken into consideration.
The legal requirements from the different areas of law are being fulfilled.
The state-of-the-art is being met.

Technical expressiveness
required

Only information that is expressive for the single products, procedures and
services and their predictable application, can prove the compliance with general and special legal requirements. In the case of arbitration or damage the
enterprise has to prove this expressiveness which is subject to the essential examination by the court, aided by independent technical experts.

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Forderungen an die Technische Dokumentation


Forderungen an die Externe Technische Dokumentation

Die fr die Technische Dokumentation verantwortlichen Fhrungskrfte und


Mitarbeiter mssen die rechtlichen Anforderungen an Umfang, Inhalt, Aussagefhigkeit und Nachweissicherheit der Internen Technischen Dokumentation und ihrer einzelnen Teile vollstndig kennen, um sie zu erfllen. Rechtlicher Mastab fr verantwortungsvolles Verhalten von Unternehmen, Fhrungskrften und Mitarbeitern ist das zuverlssige Umsetzen des Standes der
Technik als technische Voraussetzung fr sichere Produkte, Prozesse und
Dienstleistungen.

Stand der Technik rechtlich


gefordert

2.2
berbetriebliche Forderungen

Forderungen an die Externe Technische Dokumentation

Nach der Rechtsprechung zum Vertragsrecht und zur Produkthaftung sind angemessene und vollstndige Benutzerinformationen notwendige Bestandteile
der Leistungen des Herstellers/Vertreibers. Sie sind auf die unterschiedlichen
Nutzungen/Anwendungen der einzelnen Produkte auszurichten und dem
Wissen und den Kenntnissen der voraussichtlichen Benutzer verstndlich anzupassen.
Der Inhalt der Externen Technischen Dokumentation richtet sich in erster
Linie nach den Anforderungen der anzuwendenden EG-Richtlinien und muss
deren nationale Umsetzungsvorschriften bercksichtigen. Darber hinaus
sind zustzliche spezifische Kundenanforderungen aus den jeweiligen Anwendungen zu beachten.
Angemessene technische Dokumentation ist eine Voraussetzung zum
Verwenden der CE-Kennzeichnung gem den einzelnen Modulen des
Beschlusses 93/465/EWG fr Produkte der geregelten Bereiche (siehe
dazu Abschnitt 4.1). EG-Richtlinien, z. B. die EG-Maschinenrichtlinie (98/
37/EG), verlangen zwingend die Mitlieferung der Benutzerinformation in
einer der Sprachen des Verwenderlandes.
Mitarbeiter des Herstellers oder Fach-bersetzer haben damit hufig Probleme. Ihre Vorlagen sollten von Fachleuten im Verwenderland berprft werden, damit Darstellungen und Formulierungen den Kenntnissen und den speziellen landessprachlichen Ausdrucksweisen der Benutzer im Verwenderland
entsprechen. Die Ergebnisse knnen je nach Art der Benutzer, den unterschiedlichen Nutzungen und den technischen und regionalen Unterschieden
in den Benutzerlndern verschieden sein.
Allgemeine, produktunabhngige Forderungen an Mindestinhalte von Benutzerinformationen werden beispielsweise gestellt in:
Gesetzen und anderen allgemeinen Rechtsnormen
bereichsspezifischen, ergnzenden ffentlich-rechtlichen Anforderungen
(z.B. Unfallverhtungsvorschriften UVV)
produktspezifischen und anwendungsbezogenen anerkannten Regeln der
Technik
Kundenvertrgen
Versicherungsvertrgen
Forderungen aus dem Markt, z.B. von Verbraucher-/Benutzerorganisationen
Voraussetzung fr ein angemessenes Erfllen dieser Forderungen ist ein vollstndiges Erfassen der unterschiedlichen Grundlagen vor dem Abfassen jeder
Benutzerinformation.
Auerdem sind die Forderungen vom Hersteller produktspezifisch und bezogen auf die unterschiedlichen Anwendungen und Zielgruppen nach seinen bisherigen Erfahrungen zu ergnzen und zu konkretisieren.

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Requirements for technical documentation


Requirements for external technical documentation

The managers and employees responsible for the technical documentation


can meet the legal requirements for scope, contents, expressiveness and proof
safety of the internal technical documentation and its components only if they
know them thoroughly. The reliable realization of the state-of-the-art as a
technical condition for safe products, procedures and services is the legal criterion for a responsible behaviour of enterprises, managers and employees.

State-of-the-art legally
required

2.2
Inter-company requirements

Requirements for external technical documentation

According to the judiciary on the law of contract and to the product liability,
adequate and complete user information is a necessary component of the performance of the manufacturer or distributor. The user information has to be
not only aimed at the different types of use and application of the single products but also adapted comprehensively to the knowledge of the expected
users.
The content of the external technical documentation first of all depends on the
requirements of the applicable EC Directives and has to reflect their nationalized laws. Additionally, specific customer requirements on the respective
applications have to be met.
Adequate technical documentation is a condition for the application of the CE
mark according to the single modules of the Decision 93/465/ECC for products of the regulated areas (see Section 4.1). EC Directives such as the Machinery Directive (98/37/EC) compellingly demand the delivery of the user
information in one of the languages of the country in which the machinery is
to be used.
Employees of the manufacturer or specialist translators often have problems
with this demand. Experts in the target country should check their documents
so that presentations and the wording meet the knowledge and the national
phrasing of the users. The results may vary according to the type of user, the
different types of usage and the technical and regional differences in the target
countries.
General product independent requirements for minimum contents of user information are e.g. required by
laws and other general legal norms
sector specific supplementary requirements under public law (e.g. Accident Prevention Regulations German: UVV)
product specific and application related accepted rules of technology
customer contracts
insurance contracts
requirements from the market, e.g. consumer or user organizations
A complete realization of the different basics before writing any user information is the condition for an adequate fulfillment of these requirements.
Additionally, the manufacturer has to complete and to concretize the requirements, in fact product specific as well as related to the different applications
and target groups.

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13

Produktlebenszyklus
Dokumentationsphasen

Gefordert werden aussagefhige, fr den Nutzer verstndliche Aussagen


ber:

Forderungen fr den Nutzer

Eigenschaften
Leistungen und Funktionen
bestimmungsgeme Verwendung und vorhersehbare Fehlanwendung
Warnungen vor Restgefahren, die konstruktiv nicht vermeidbar sind
Montage/Installation
Betrieb einschlielich Vorbereitung fr den Betrieb
Instandhaltung

Dabei sind regional unterschiedliche Gewohnheiten und Verstndnisse zu beachten.


Die Informationen mssen die gesetzlichen Anforderungen aus den verschiedenen Rechtsbereichen erfllen und den Stand der Technik einhalten.

3 Produktlebenszyklus

Als Grundlage fr die Erstellung der Technischen Dokumentation werden die


Phasen des Produktlebenszyklus (in Anlehnung an DIN ISO 15226) und
rechtliche Forderungen herangezogen. Diese Phasen sind:

Produktidee
Konzepterarbeitung
Entwicklung/Konstruktion
Prototyp
Produktion
Produktanwendung (Produktnutzung, Produktbetreuung, Produktbeobachtung)
Entsorgung oder Wiederverwertung
3.1

Dokumentationsphasen

Jedes Produkt durchluft in vorgegebenen Schritten einen Produktlebenszyklus. In diesem Zyklus fallen zu verschiedenen Schwerpunkten und unterschiedlichen Zeiten laufend neue Informationen an (Bild 2).

Unternehmensindividuelles
System erforderlich

Die genannten Informationen und Dokumente sind fr Interne und Externe


Technische Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Jedes Unternehmen legt die Interne Technische Dokumentation, die fr sein Produkt erstellt
werden muss, nach eigenen und bergeordneten rechtlichen Forderungen
fest.
Alle im Produktlebenszyklus durchgefhrten Konkretisierungen, Vernderungen, Ergnzungen mssen erfasst und vollstndig dokumentiert werden.
Die zur Qualittssicherung zwischen den Dokumentationsstationen im Produktlebenszyklus erforderlichen produkt- und anwendungsbezogenen Prfungen sind ebenfalls zu dokumentieren.
3.2
Vollstndige Informationen
erforderlich

14

Aktivitten im Produktlebenszyklus

In Bild 3 ist beispielhaft dargestellt, welche Informationen in den einzelnen


Phasen des Produktlebenszyklus anfallen und dokumentiert werden sollten,
damit bei der Bearbeitung von externen Dokumenten sowie bei der unternehmensinternen Weiterentwicklung des Produkts alle angefallenen Informationen nachvollziehbar erfasst und ausgewertet werden knnen.

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Product life cycle


Documentation phases

Expressive and for the user comprehensible statements are required on

Requirements for the user

properties
performances and functions
designated use and predictable misuse
warnings of residual risks, that cannot be avoided by design
mounting, installation
operation including preparation for the operation
maintenance

Also regional different habits and understandings have to be taken into account.
The information has to meet the legal requirements of the different areas as
well as the state-of-the-art.

3 Product life cycle

The phases of the product life cycle (according to DIN ISO 15226) and legal
requirements are consulted as a basis for producing the technical documentation. These phases are:

3.1

product idea
conceptioning
development, design
prototype
production
product use (care, observation)
disposal or recycling

Documentation phases

Each product travels through a product life cycle in given steps. In this cycle,
new information is added permanently on different focusses and at different
times (Figure 2).

Corporate individual
system required

The information and documents mentioned are of crucial importance for the
internal and external technical documentation. Each enterprise decides on the
internal technical documentation, which has to be produced for their products, according to own and higher legal requirements.
All concretizations, alterations and supplements that have been performed in
the product life cycle have to be recorded and completely documented.
Likewise, the product and application related tests that are necessary for the
quality assurance between the stations of documentation have to be recorded.

3.2
Complete information required

Activities in the product life cycle

Figure 3 shows exemplarily which information accumulates in the single


phases of the product life cycle and should be recorded. Thus, with the editing
of external documents as well as with the further development of the product
in the enterprise accumulated information can be understandably recorded
and evaluated.

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15

Produktlebenszyklus
Aktivitten im Produktlebenszyklus

Bild 2. Dokumentationsstationen im Produktlebenszyklus

Erluterung zu Bild 2

Der innere Kreis Informationen verwalten gibt die grundstzlich erforderlichen Prozessschritte wieder, um Informationen zu sichern und zu verwalten, die als Interne Dokumentation innerhalb des
Unternehmens und die extern an Kunden, Lieferanten und Behrden zu verteilen sind.
Der mittlere Kreis stellt den Fluss fr die Informationen innerhalb des Unternehmens dar. Diesen
Fluss knnte man auch mit der Internen Dokumentation vergleichen.
Der uere Kreis stellt den Bereich dar, in dem Informationen aus dem Produktlebenszyklus zum
Kunden flieen. Vergleichbar mit der Externen Technischen Dokumentation.

Zu folgenden Schwerpunkten mssen die internen Zustndigkeiten und Verantwortungen festgelegt und alle Informationen erfasst werden:
Funktionen
z.B. Einsatzbereich (bestimmungsgeme Verwendung), Leistungsumfang und technische Daten des Produktes
Sicherheit
z.B. Einhalten der technischen Vorschriften zu Sicherheit
Umwelt
z.B. Verzicht auf Umwelt gefhrdende Materialien, z.B. Cadmium
Einkauf
z.B. auf vollstndige Lieferantendokumentation achten
Vertrieb
z.B. Kundenzufriedenheitsanalyse, Markt- und Produktbeobachtung;
vollstndige, aussagefhige, zielgruppengerechte Benutzerinformationen
Fertigung
z.B. Fertigungsplne, Gefahrendokumentation fr Zwischenprodukte
Prfungen
z.B. produktgerechte und anwendungsbezogene Prfverfahren
16

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Product life cycle


Activities in the product life cycle

Figure 2. Stations of documentation in the product life cycle

Explanation for Figure 2

The inner circle Administrate information represents the basically required procedure steps to save
and administrate information which has to be distributed as an internal documentation within an enterprise and which has to be distributed externally to customers, deliverers and authorities.
The middle circle represents the information flow within the enterprise. This flow may be compared
with the internal documentation.
The outer circle represents the area where information flows from the product life cycle to customers.
This flow may be compared with the external documentation.

For the following main areas the internal competences and responsibilities
have to be laid down and all information has to be recorded:
functions
e.g. range of use (designated use), scope of performance and technical
data of the product
safety
e.g. meeting the technical rules of safety
environment
e.g. renouncement on environmently risky material, e.g. cadmium
purchasing department
e.g. obtain complete documentation from the deliverers
sales
e.g. analysis of customer satisfaction, market and product observation;
complete and expressive user information adequate for the target group
production
e.g. production plans, documentation of risks for intermediate products
tests
e.g. product adequate and application related testing procedures
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17

Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Geregelter und freier Bereich

Bild 3. Informationen zu Schwerpunkten im Lebenszyklus


Das Bild stellt bersichtlich dar, welche Informationsinhalte zu welchen Produktlebensphasen anfallen knnen. Es erhebt nicht
den Anspruch auf Vollstndigkeit, sondern gibt einen berblick ber die mglichen Informations- und Dokumentarten.

Service
z.B. synchronisierte Instandhaltungsintervalle
Entsorgung
z.B. wiederverarbeitungsgerechte Materialauswahl und -kennzeichnung
Damit geht vorhandenes Wissen nicht verloren, das fr sptere Aufgaben,
z.B. Weiterentwicklung, Erstellen von Werbedokumentation, betriebswirtschaftliche Betrachtungen und externe Produktdokumentationen, bentigt
wird.

4 Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


4.1

Geregelter und freier Bereich

Die deutsche und die europische Rechtsordnung gliedern Produkte sowie


deren Entwurf, Konstruktion, Produktion und Anwendung in zwei Bereiche:
geregelter harmonisierter Bereich
freier Bereich
4.1.1

Geregelter Bereich

Im geregelten Bereich werden alle Produkte und Prozesse erfasst, die als besonders gefhrlich oder risikoreich fr Nutzer oder Dritte gelten. Fr alle Stufen ihres Entstehens, ihrer Nutzung bis zur Entsorgung sind deshalb allgemein gltige Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen) erlassen worden, deren
unbedingtes Einhalten Voraussetzung fr ihr Erstellen, Nutzen und Entsorgen
ist. Das Einhalten wird durch staatlich organisierte berwachung mit der Androhung von Sanktionen bei Versten geregelt.
Der geregelte Bereich umfasst etwa die Hlfte der Industrieprodukte und regelt produktspezifisch und anwendungsbezogen die Voraussetzungen und
18

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Requirements of different legal areas


Regulated and free area

Figure 3. Information in the life cycle related to main areas


The figure shows clearly which information contents can be accumulated at which product life phases. It does not claim completeness but gives a survey on the possible types of information and documentation.

service
e.g. synchronized maintenance intervals
disposal
e.g. recycling adequate selection and identification of material
Thus, existing knowledge will not be lost. It will be necessary for later tasks
such as further development, production of advertising documentation, economic consideration, and external product documentation.

4 Requirements of different legal areas


4.1

Regulated and free area

The German and European legal system subdivide products and their blueprints, design, production and application in two areas:
regulated harmonized area
free area
4.1.1

Regulated area

In the regulated area all products and procedures are covered that count for
very risky for users and others. Therefore, for all steps of their production and
their use up to their disposal general valid legal norms (laws, ordinances) have
been released. To meet these absolutely is the condition for their production,
use and disposal. The fulfillment is controlled by governmentally organized
supervision, with the thread of sanctions at violations.
The regulated area comprises approximately half of all industrial products
and controls the conditions product specifically and application relatedly unAll rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2006

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Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Geregelter und freier Bereich

Tabelle 3. Freier und geregelter Bereich


Geregelter, harmonisierter Bereich

Freier Bereich

Aufgabe

Nachweis des Erfllens europischer,


nationaler produkt- und bereichsspezifischer Forderungen aus Rechtsnormen
und Gesetzen (EMV-, Medizinprodukte-,
Bauproduktegesetz, LMBG, AMG usw.)

Nachweis des Erfllens produkt- und


bereichsspezifischer Sorgfaltspflichten nach BGB, HGB, GPSG

Einzelanforderungen

je nach zutreffenden Rechtsnormen und


darin spezifizierten Einzelheiten, z.B.
Verordnungen zum Gerte- und Produktsicherheitsgesetz (GPSG) oder EMVGesetz (EMVG)

Stand der Technik, zutreffende Allgemein Anerkannte Regeln der Technik


(widerlegbare Erfllungsvermutung)

Form und Inhalt durch die Einzelanforderungen der Rechtsnormen vorgegeben


mit unternehmenseigenen Ergnzungen,
soweit nach dem Stand der Technik erforderlich, Nachweis des Einhaltens Allgemein Anerkannter Regeln der Technik
als notwendige Mindestbedingung

Nach Form und Inhalt vom Unternehmen frei whlbar, nachprfbare technische Aussagefhigkeit fr alle vorhersehbaren Anwendungen ist Voraussetzung fr eine rechtliche Bedeutung.

Technische
Dokumentation

ffnungsklausel mit Beweislast

Bedingungen, unter denen diese Produkte und Prozesse zulssig sind und als
rechtskonform gelten.
In den geregelten Bereich fallen:

Verkehrsmittel fr Land-, See-, Luft- und Schienenverkehr


Chemieprodukte
Medizinprodukte
Druckbehlter
Maschinen
elektrische und elektronische Produkte
Lebensmittel

Das Entstehen, Produzieren und Nutzen der Produkte ist an eindeutige Qualifikationen der Unternehmen und der verantwortlichen Mitarbeiter gebunden, wozu auch Vorschriften zur Technischen Dokumentation zhlen.

Umsetzen der Anforderungen aus Rechtsnormen und Technischen Regeln

Der national geregelte oder mit steigendem Anteil durch EG-Richtlinien europaweit harmonisierte Bereich umfasst Prozesse, Produkte, Verfahren und
Anwendungen, die wegen der damit verbundenen erhhten technischen Risiken in speziellen Rechtsnormen verbindlich geregelt sind, z.B. Bundesatomgesetz, EMV-Gesetz, Bauproduktegesetz, Arzneimittelgesetz u.a.m.
Rechtsnormen setzen
Rahmenbedingungen

Je nach Art der Produkte, ihren vorhersehbaren Anwendungen, den dabei von
ihnen ausgehenden (Rest-)Gefahren und den mglichen Schden ist fr die
Produkte des geregelten Bereiches die Erfllung unterschiedlicher Forderungen nachprfbar durch Aufbau und Inhalt der Technischen Dokumentation
nachzuweisen.

Kein bertragen aus dem


geregelten in den freien Bereich

Rechtliche Forderungen an Verfahren und einzelne Elemente des geregelten


Bereiches gelten nur fr den jeweiligen Geltungsbereich der speziellen
Rechtsnormen. Sie drfen nicht auf den freien Bereich und ber die Grenzen
ihres Geltungsbereiches hinaus bertragen werden (z.B. ist das Verbot der
CE-Kennzeichnung ohne nachgewiesene gesetzliche Grundlage in 6 GPSG
geregelt).
Konkrete Forderungen an Umfang und Inhalt technischer Unterlagen im geregelten Bereich sind z.B. im Anhang V der EG-Maschinenrichtlinie

20

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Requirements of different legal areas


Regulated and free area

Table 3. Free and regulated area


Regulated harmonized area

Free area

Task

Proof of the fulfillment of European and


national product and branch requirements in legal norms and laws
(EMC Law, Medicine Products Law,
Construction Products Law, etc.)

Proof of the fulfillment of product and


branch care duties according to
German Civil Code (BGB), German
Commercial Code (HGB), Equipment
and Product Safety Law (GPSG)

Single requirements

Depending on the applying legal norms


and their specified details, e.g. ordinances to the Equipment and Product
Safety Law (GPSG) or EMC Law
(EMVG)

State-of-the-art, applying general


accepted rules of technology
(refutable presumption of fulfillment)
Opening clause with burden of proof

Technical documentation

Form and content given by the single


requirements of the legal norms, with
company own supplements and, as far
as necessary according to the stateof-the-art. Proof of the fulfillment of the
generally accepted rules of technology
as a minimum condition

Form and content freely chosable by


the enterprise; verifiable technical
expressiveness for all predictable
applications is the condition for a
legal importance.

der which these products and procedures are permitted and count for legally
conform.
The regulated area comprises

transportation on land, sea, air and rail


chemistry products
medicine products
pressure equipment
machinery
electric and electronic products
food

The development, production and use of the products is bound to unambiguous qualifications of the enterprises and the responsible employees. Included
are regulations of the technical documentation.

Realizing the requirements of legal norms and technical rules

The national regulated or the growing share of Europe wide area harmonized
by EC Directives comprises procedures, products and applications that are
obligatoryly regulated in special legal norms such as Federal Nuclear Law
(Bundesatomgesetz), EMC Law, Construction Products Law, Medicine Law
and many others, because of the corresponding encreased technical risks.
Legal norms determine general
conditions

Depending on the type of products, their predictable applications, their corresponding (residual) risks and the possible damages, for the products of the
regulated area the fulfillment of different demands has to be proved verifiably
by the structure and content of the technical documentation.

No transfer from the regulated


area to the free area

Legal requirements for procedures and single elements of the regulated area
are valid only for the corresponding area of applicability of the special legal
norms. They may not be transferred to the free area and not cross the borders
of their own area of applicability (e.g., the prohibition of the CE mark without
proven legal basis is controlled in 6 of the Equipment and Product Safety
Law, GPSG).
Concrete requirements for scope and content of technical documents in the
regulated area are specified e.g. in the Annex V of the EC Machinery Direc-

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21

Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Geregelter und freier Bereich

9. GPSGV (Neunte Verordnung zum Gerte- und Produktsicherheitsgesetz


als nationale Umsetzung der EG-Maschinenrichtlinie) spezifiziert.
Diese Forderungen sind vollstndig zu erfllen. Die EG-Maschinenrichtlinie
Anhang V formuliert die Folgen ungengender Verfgbarkeit der Technischen Dokumentation:
Werden die Unterlagen auf begrndetes Verlangen der zustndigen nationalen Behrden nicht vorgelegt, so kann dies ein ausreichender Grund dafr
sein, die bereinstimmung mit den Bestimmungen der Richtlinie zu bezweifeln.
4.1.2

Freier Bereich

Alle Produkte, Prozesse und Anwendungen von Industrieprodukten, fr die


keine produktspezifischen und anwendungsbezogenen speziellen Rechtsnormen bestehen, gehren zum freien Bereich. Sie unterliegen nur allgemeinen
produktunspezifischen und anwendungsneutralen allgemeinen Rechtsnormen, deren Einhaltung bei Entwurf, Produktion, Nutzen und Entsorgen nicht
bis ins Einzelne geregelt ist.
Allgemeine Rechtsnormen setzen Ziele und benennen Voraussetzungen fr
ein sicheres und gefahrloses Nutzen dieser Produkte mit allgemeinen unbestimmten Rechtsbegriffen, ohne dafr im Einzelnen technisch durchfhrbare
Wege und Mittel vorzugeben.
Umsetzen der Anforderungen aus Rechtsnormen und Technischen Regeln
Aufgaben der Technischen
Dokumentation des freien
Bereiches

Alle Angaben der Externen Technischen Dokumentation zu Funktionen, Anwendungen, Leistungen, Zuverlssigkeit und Sicherheit sind durch eine technisch aussagefhige Interne Technische Dokumentation fr alle Produkte und
deren unterschiedliche vorhersehbare Anwendungen nachzuweisen.
Tabelle 4. Technische Regeln zur Technischen Dokumentation (Auszug)

22

Technische Regeln

Kurztitel

DIN 6779

Kennzeichnungssystematik fr technische Produkte und technische


Produktinformationen

DIN 6789

Dokumentationssystematik

DIN 66306

Industrielle Automation und Integration;


Festlegung der Datenformate fr Fertigungszwecke

DIN/DIS 10205

Klassifikation von Forderungen in technischen Produktdokumenten

DIN EN 954-1

Sicherheit von Maschinen; Sicherheitsbezogene Teile von Steuerungen;


Teil 1: Allgemeine Gestaltungsleitstze

DIN EN 1050

Sicherheit von Maschinen; Leitstze zur Risikobeurteilung

DIN EN 60204

Sicherheit von Maschinen; Elektrische Ausrstung von Maschinen

DIN EN 61082

Dokumente der Elektrotechnik

DIN EN 61355

Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten fr Anlagen, Systeme


und Einrichtungen

DIN EN 62079

Erstellung von Anleitungen: Gliederung, Inhalt und Darstellung

DIN EN 82045

Dokumentenmanagement

DIN EN ISO 12100

Sicherheit von Maschinen

DIN EN ISO/IEC 17050

Konformittsbewertung; Konformittserklrung von Anbietern

DIN ISO 10209

Technische Produktdokumentation

DIN ISO 11442

Technische Produktdokumentation; Rechneruntersttzte Handhabung


von technischen Daten

VDI 4500

Technische Dokumentation (bestehend aus mehreren Blttern zu


dokumentationsspezifischen Gebieten, siehe auch Abschnitt 1)

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Requirements of different legal areas


Regulated and free area

tive (in Germany nationally codified as 9th Ordinance to the Equipment and
Product Safety Law, GPSG).
These requirements have to be met completely. Annex V of the EC Machinery
Directive words the consequences of insufficient availability of the technical
documentation:
Failure to present the documentation in response to a duly substantiated request by the competent national authorities may constitute sufficient grounds
for doubting the presumption of conformity with the requirements of the directive.
4.1.2

Free area

All products, procedures and applications of industrial products for which


there are no product specific and application related special legal norms, belong to the free area. They are only subject to general, product non-specific
and application neutral general legal norms, the fulfillment of which at development, production, use, and disposal is not regulated into detail.
General legal norms define goals and name conditions for a safe and risk free
use of these products with general indefinite legal concepts without giving
technical realizable ways and means in detail.

Realizing the requirements of legal norms and technical rules


Tasks of the technical
documentation of the free area

All statements of the external technical documentation related to functions,


applications, performances, reliability and safety have to be proved by a technical expressive internal technical documentation for all products and their
different predictable applications.
Table 4. Standards for technical documentation (except)
Technical rules

Short title

DIN 6779

Identification systematics for technical products and technical product


information

DIN 6789

Documentation systematics

DIN 66306

Industrial automation and integration Definition of data formats for production purposes

DIN/DIS 10205

Classification of requirements in technical product documents

DIN EN 954-1

Safety of machinery Safety related parts of gears


Part 1: General principles for design

DIN EN 1050

Safety of machinery Principles for risk assessment

DIN EN 60204

Safety of machinery Electrical equipment of machines

DIN EN 61082

Documents of the electrical engineering

DIN EN 61355

Classification and identification of documents for installations,


systems and facilities

DIN EN 62079

Preparation of instructions Structuring, content and presentation

DIN EN 82045

Document management

DIN EN ISO 12100

Safety of machinery

DIN EN ISO/IEC 17050

Conformity assessment Conformity declaration by deliverers

DIN ISO 10209

Technical product documentation Definitions

DIN ISO 11442

Technical product documentation Computer aided handling of


technical data

VDI 4500

Technical documentation (consisting of several parts for documentation


specific areas, see also Section 1)

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Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Allgemein Anerkannte Regeln der Technik Stand der Technik

Soweit keine produkt- oder bereichsspezifischen Rechtsnormen bestehen,


sind Inhalt und Umfang der Internen Technischen Dokumentation in das freie
Ermessen der Unternehmen gestellt.
berbetriebliche Empfehlungen zur Dokumentation sind auszuwerten, z.B.
die in Tabelle 4 dargestellten Normen.

4.2

Allgemein Anerkannte Regeln der Technik Stand der Technik

Fr das Erfllen der Ziele der allgemeinen Rechtsnormen im geregelten wie


im freien Bereich wird subsidir auf das Einhalten der Allgemein Anerkannten Regeln der Technik verwiesen, deren Erstellen, Aktualisieren und Anpassen an den sich ndernden Stand der Technik technisch-wissenschaftlichen
Vereinen, Organisationen der Wirtschaft und sonstigen nicht staatlichen sachlich-technisch fr ihre Bereiche nachweislich qualifizierten Organisationen
berlassen worden sind.
Die Erfllungsvermutung ist
nicht konkret technisch
auswertbar.

Die Rechtsprechung betrachtet das Einhalten dieser Allgemein Anerkannten


Technischen Regeln als widerlegbare Erfllungsvermutung. Das heit: bei ihrem Einhalten wird ein ein rechtskonformes Verhalten vermutet. Diese Vermutung unterliegt bei Schden und in Streitfllen der Prfung und Bewertung durch staatliche Behrden und in letzter Instanz den ordentlichen Gerichten, die sich fr eine verbindliche Entscheidung der Prfung durch ffentlich bestellte Sachverstndige bedienen.
Das Einhalten der Allgemein Anerkannten Regeln der Technik ist stets freiwillig und nur dann rechtlich bindend, wenn sie in Rechtsnormen integriert wurden, dort zum Erfllen der rechtlichen Anforderungen auf sie verwiesen wird
oder sie in privatrechtlichen Vertrgen zwischen Auftraggeber und Ausfhrendem als Teil eines Vertrages verbindlich vereinbart wurden. Werden Allgemein Anerkannte Regeln der Technik nicht eingehalten, so ist nachzuweisen,
dass die beim Einhalten der Allgemein Anerkannten Regeln der Technik erreichbare Sicherheit mindestens in gleichem Umfang erreicht wird. Ist dies der
Fall, erkennt die Rechtsordnung durch die Gleichwertigkeit der Zielerreichung
die Konformitt mit den rechtlichen Zielen als gegeben und ausreichend an.

Einhalten des Standes der


Technik

Das Einhalten der allgemeinen Sorgfaltspflichten verlangt darber hinaus von


Herstellern und Nutzern das Einhalten des Standes der Technik.
Der Stand der Technik geht regelmig ber die Inhalte Allgemein Anerkannter Regeln der Technik hinaus. Das Anpassen der Allgemein Anerkannten Regeln der Technik an die Weiterentwicklung der Technik ist im Regelfall
nur in greren zeitlichen Abstnden mglich. Unterschiede zwischen den
einzelnen Bereichen mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten der Entwicklung des Standes der Technik und dem Inhalt Allgemein Anerkannter Regeln
der Technik sind deshalb voraussehbar und blich.
Bei Schadens- und Streitfllen ist das Einhalten des Standes der Technik von
den Beteiligten nachzuweisen, wozu das sachverstndige Urteil ffentlich bestellter Sachverstndiger von der Rechtsprechung als Grundlage ihrer Entscheidungen herangezogen wird. Whrend die Allgemein Anerkannten Regeln der Technik ein eindeutiges und einheitliches Niveau bestimmen, sind
Kenntnisse und Anwendungen des Standes der Technik zwischen den Unternehmen und handelnden Personen auf Grund ihrer unterschiedlichen Ausbildung, Kenntnisse und Ttigkeiten hchst unterschiedlich. Sie markieren einen unterschiedlich weiten Bereich dieses Standes der Technik und dessen
Auswertung.
Fr die Konkretisierung des Standes der Technik ist auf Verffentlichungen in
Fachzeitschriften, Darstellungen auf Kongressen und sonstigen Fachveran-

24

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Requirements of different legal areas


Generally accepted rules of technology state-of-the-art

As far as there are no product or branch specific legal norms, content and
scope of the internal technical documentation are subject to the free judgement of the enterprises.
Inter-corporate recommendations for the documentation have to be evaluated,
e.g. the standards presented in Table 4.

4.2

Generally accepted rules of technology state-of-the-art

For the fulfillment of the goals of the general legal norms in the regulated as
well as in the free area, alternatively it is referred to the fulfillment of the generally accepted rules of technology, the generation, updating and adaption to
the altering state-of-the-art of which has been left to technical scientific societies, organizations of the economy and other non-governmental functional
technical organizations that are provenly qualified for their areas.
The fulfillment assumption is
not evaluable concretetechnically

The judiciary regards the compliance of these generally accepted technical


rules as a refutable fulfillment assumption. That is: At their compliance a behaviour conformity to legal norms is assumed. This assumption is subject at
damages and in cases of conflict to the examination and assessment by
state-authorities and, without further appeal, by ordinary courts that use publicly appointed experts for a definite decision.
The compliance with the generally accepted rules of technology always is
voluntary and legally obligatory only if they have been integrated in legal
norms, and if a reference is given there for fulfillment of legal requirements,
or if they have been agreed on in private contracts between buyer and seller.
If generally accepted rules of technology are not met, one has to prove, that
the same safety has been achieved as if the generally accepted rules of technology had been met. If this applies, the judiciary acknowledges the conformity with the legal goals as given and sufficient because of the equivalence of
meeting the goal.

Compliance with the


state-of-the-art

Furthermore, the compliance with the general protection duties demands


from the manufacturers and users the compliance with the state-of-the-art.
The state-of-the-art regularly overrides the contents of generally accepted
rules of technology. The adjustment of the generally accepted rules of technology to the further development of technology regularly is possible only in
greater intervals. Differences between the single areas with different speeds
of development of the state-of-the-art and the content of the generally accepted rules of technology therefore are predictable and usual.
In the case of damage and conflict, the compliance of the state-of-the-art has
to be proved by the ones involved. Here, the judiciary quotes the judgement of
publicly appointed experts as a basis for their decisions. Although the generally accepted rules of technology determine an unambiguous and consistent
level, knowledges and applications of the state-of-the-art are utmost different
between the enterprises and the persons in action because of their different
training, knowledge and experiences. They accentuate a different wide area of
this state-of-the-art and its application.

For the materialization of the state-of-the-art it has to be referred to publications in specialist periodicals, representations on congresses and other speAll rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2006

VDI 4500 Blatt 1 / Part 1

25

Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Rechtsbegriffe und Sorgfaltspflichten juristischer und natrlicher Personen

staltungen und Mitteilungen aus der Fachpresse zu verweisen. Fr Richtigkeit


und Ntzlichkeit der einzelnen Informationen ist der jeweilige Verfasser als
Teil der von ihm zu erfllenden allgemeinen Sorgfaltspflicht verantwortlich.
Es findet dazu keine ffentliche oder wissenschaftliche Prfung statt.
Zum Stand der Technik zhlen auch Urteile und Entscheidungen der Rechtspflege (Gerichte), insbesondere die Ursachenanalyse bei Schden und Streitfllen und die einschlgigen Verffentlichungen darber.
Der Nutzer wie der Produzent haben zu prfen, ob und wieweit einzelne dort
aufgefhrte Allgemein Anerkannte Regeln auf ihre Prozesse, Produkte und
Anwendungen zutreffen, abweichende Bedingungen gesetzt oder einzelne
Regeln nach dem Stand der Technik berholt sind. Dies ist Teil seiner unternehmerischen Organisationsverantwortung und ihrer allgemeinen Sorgfaltspflichten.
4.3
Begriffe aus der Rechtsordnung
verwenden

Rechtsbegriffe und Sorgfaltspflichten juristischer und


natrlicher Personen

In der Sprache der Juristen haben sich Rechtsbegriffe entwickelt, die sich in
Rechtsnormen (Gesetzen, Verordnungen) und in der Rechtspraxis etabliert
haben. Zahlreiche Begriffe haben in der Rechtsordnung unterschiedliche und
abweichende Inhalte bekommen, die nicht mit dem Alltag in den Unternehmen und bei Nutzern bereinstimmen. Es sollten soweit mglich die Begriffe
aus der Rechtsordnung verwendet werden, weil nach der Begriffshierarchie
Rechtsbegriffe den Vorrang vor hufig verwendeten und oft in ihren Inhalten
schwankenden Begriffen mit gleichen Bezeichnungen aus anderen Bereichen
haben.
Umfangreiche Verffentlichungen versuchen, Inhalte der Rechtsbegriffe und
ihre Bedeutung in der Rechtsordnung darzustellen und fr die Allgemeinheit
auswertbar zu machen (vergleiche Creifelds: Rechtswrterbuch. 17. Auflage,
2001, Mnchen: Verlag C.H. Beck).

Entscheidungen der Gerichte

Zahlreiche fr die Rechtsordnung wesentliche Begriffe sind erst durch Entscheidungen der Gerichte eingefhrt worden. Der wichtigste ist die Sorgfaltspflicht (Verkehrssicherungspflicht), die als allgemeiner Rechtsbegriff geschaffen wurde und mit ihren oft wechselnden Inhalten den besonderen Bedingungen des Einzelfalls angepasst werden muss, um den einzelnen unterschiedlichen Sachverhalten und den Verantwortlichen eine Bewertung und
Entscheidung zu ermglichen.

Gewerbefreiheit und
Verantwortung

Mit der Gewerbefreiheit wurde den Unternehmen die Freiheit zur industriellen, gewerblichen Ttigkeit gegeben und gleichzeitig die Verantwortung fr
die Verkehrssicherung, das Einhalten der erforderlichen Sorgfalt als bergeordnete Anforderung bertragen. Juristische Personen (Unternehmen, Organisationen, Vereine, personengebundene Einheiten) haben von den Pflichten
der natrlichen Personen abweichende zustzliche Aufgaben zu erfllen. Fr
juristische Personen gewinnt die Organisationsverantwortung als Ausben
der Sorgfaltspflichten in den Unternehmen und fr deren Ttigkeiten besondere Bedeutung. Die Organisationsverantwortung trifft stets nur das oberste
Organ der juristischen Person Vorstand, Inhaber, Geschftsfhrer und
kann von ihm nur in begrenztem Umfange delegiert werden.

Delegation der Verantwortung

Verantwortlich fr das Umsetzen der Rechtsnormen ist die Geschftsleitung.


Im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten und der allgemeinen Organisationsverantwortung bertrgt sie bereichsweise Anforderungen als ordnungsgeme Delegation an Fhrungskrfte und Mitarbeiter. Fhrungskrfte und Mitarbeiter
haben die allgemeinen Rahmenbedingungen der Rechtsnormen so zu kennen,
wie sie diese fr die Ausfhrung der ihnen bertragenen Arbeiten bentigen.

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Requirements of different legal areas


Legal terms and care duties of legal and natural persons

cialist events and announcements in the specialist press. As a part of his general care duty, the individual author is responsible for the correctness and usefulness of each information. For this no public or scientific examination takes
place.
The state-of-the-art also comprises sentences and decisions of the judiciary
(courts), especially the analysis of reasons for damages and conflicts and the
relevant publications on them.
The user and the manufacturer have to examine whether and how far single
published generally accepted rules of technology apply to their procedures,
products and applications or whether conditions deviate or whether single
rules of the state-of-the-art are outdated. This is part of his entrepreneurial organization responsibility with its general care duty.

4.3
Use terms from the legal system

Legal terms and care duties of legal and


natural persons

In the language of lawyers, legal terms have been developed that have been
established in legal norms (laws, ordinances) and in the legal usage. Many
terms developed different and deviant contents in the legal system that do not
comply with the daily routine in the enterprises and of the users. As far as possible, terms from the legal system should be applied because according to the
terms hierarchy legal terms override often used terms and those with usually
unsteady content with equal designations of other areas.

Extensive publications try to represent contents of legal terms and their meaning in the legal system and to make them evaluable for the general public (cf.
Creifelds: Legal Dictionary, 17th edition 2001, C.H. Beck-Verlag, Mnchen.
Decisions of the courts

Many terms essential for the judiciary have been introduced only by decisions
of the courts. The most important one is the care duty (public safety obligation) that has been generated as a general legal term with the obligation to be
adapted to the conditions of the isolated case because of its varying contents
in order to allow single different circumstances and the ones responsible an
assessment and a decision.

Freedom of trade and


responsibility

With the freedom of trade the enterprises received the possibility for the industrial and commercial activity, but at the same time the responsibility for
the public safety, the compliance with the necessary care as an overriding requirement. Legal persons (enterprises, organizations, associations, personal
bound entities) have to fulfill additional tasks to those of natural persons. The
organization responsibility as a performance of the care duties gains a special
meaning for the enterprises and for their activities. The organization responsibility always applies only to the highest organ of the legal person management, owner, CEO and can be delegated in a limited range only.

Delegation of the responsibility

The management is responsible for the realization of the legal norms. Within
the scope of its care duties and the general organization responsibility it delegates requirements of each area according to the rules to executive and other
personnel. Executive and other personnel have to know the general frame
conditions of the legal norms to an extent, as they require them for the execution of the tasks delegated to them.

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Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Rechtsbegriffe und Sorgfaltspflichten juristischer und natrlicher Personen

In der differenzierten industriellen Wirtschaftsordnung ist es ausgeschlossen,


dass eine Geschftsleitung smtliche komplizierten Vorgnge kennen, prfen
und sorgfltig regeln kann. Sie bedient sich hier der Delegation der Verantwortung.
Delegiert werden kann nach der Rechtsordnung nur, wenn die, auf die die
Verantwortung und Aufgaben delegiert werden, eine angemessene Ausbildung fr die geforderten Ttigkeiten nachweisen, angemessen in den Umfang
und den Inhalt der zu erfllenden Aufgaben eingewiesen worden sind und die
Geschftsleitung notwendige Kontrollen regelmig und sachlich kompetent
ausbt. Fehlt es nur an einer dieser Voraussetzungen, ist eine Delegation
rechtlich unzulssig, fehlerhaft und begrndet ein Organisationsverschulden.
Kontrolle der Delegation

Den Fhrungskrften kommt als eigene Verantwortung eine Kontroll- und


berwachungspflicht zu, sich davon zu berzeugen, dass die ihnen bertragenen Arbeiten sachlich und inhaltlich wirkungsvoll, wirtschaftlich und nach
den Regeln der Rechtsordnung ordnungsgem ausgefhrt werden.
Ein wesentlicher Teil der Delegation ist eine ordnungsgeme umfassende
und rechtzeitige Information. Den durch Delegation Beauftragten mssen
smtliche relevanten Informationen sowohl aus der Rechtsordnung als auch
aus dem Wirtschaftsverkehr unverzglich und in der fr sie verstndlichen
Form zugnglich gemacht werden, damit sie diese bei ihren Arbeiten angemessen bercksichtigen und auswerten knnen.
Besonderer Wert ist auf die regelmige inhaltliche Kontrolle der ausgefhrten Arbeiten zu legen, ohne die der Delegierende nicht sicher sein kann, dass
die von ihm delegierten Aufgaben ordnungsgem und wirkungsvoll ausgefhrt werden. Im Schadens-/Streitfall sind Ausma und Inhalt dieser Kontrollen nachweispflichtig.
Auch das bertragen auf auenstehende Dienstleister entlastet das Unternehmen und seine Leitung nicht von den Kontroll- und berwachungspflichten.
Auenstehende Dienstleister sind Erfllungsgehilfen wie eigene Mitarbeiter
und unterliegen den gleichen Anforderungen. Die Geschftsleitung ist auch
dafr verantwortlich, sowohl die innerunternehmerischen Arbeiten als auch die
Leistungen auenstehender Dienstleister und Lieferer so zu berwachen, dass
sie von der inhaltlich technisch-wirtschaftlich korrekten und rechtsnormeneinhaltenden Ausfhrung berzeugt ist. Von dieser berwachungs- und Kontrollpflicht kann sich die Unternehmensleitung nicht befreien oder entlasten.
Es empfiehlt sich, sich bei der Delegation und Kontrolle der Methoden eines
dokumentierten Qualittsmanagement-Systems zu bedienen.

Erweiterte Pflichten nach


Rechtsnormen

Rechtsnormen konstituieren Pflichten fr das Unternehmen und die in ihm


verantwortlich Arbeitenden nicht nur in allgemeinen Begriffen, sondern auch
zum Regeln sehr spezieller Aufgaben, Prozesse und Ablufe. Eine besondere
Rolle spielen Entscheidungen der Gerichte, deren Thesen und Feststellungen
die gleiche bindende rechtliche Wirkung wie Rechtsnormen (Gesetze und
Verordnungen) haben.

Umsetzen der Anforderungen


aus Rechtsnormen

Rechtsnormen setzen allgemein und unspezifisch die Rahmenbedingungen


der Gesellschaft fr die Ttigkeit von Unternehmen und Einzelpersonen.
Forderungen aus den Rechtsnormen werden von juristischen und natrlichen
Personen umgesetzt und unterliegen der Kontrolle und Bewertung der Rechtsprechung, wenn und soweit Meinungsverschiedenheiten ber Richtigkeit
und Wirksamkeit beim Umsetzen entstehen oder Schden zu bewerten sind.
Bei Streit- und Schadensfllen werden Vorgnge, ihre Ablufe und Ergebnisse von den ordentlichen Gerichten bei der Entscheidung ber die einzelnen

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Requirements of different legal areas


Legal terms and care duties of legal and natural persons

In the distinguished industrial commercial system it is not possible that a


management is able to know, check and control properly all complex proceedings. It therefore delegates responsibility.
Only those who can prove an adequate training for the activities required, who
have been introduced to the scope and content of the tasks to be performed
and who are controlled by the management regularly and competently, only
those can according to the legal system be provided with the delegation of responsibility and tasks. Should only one of these conditions miss, a delegation
would be legally undue and faulty and would establish an organizational guilt.
Control of the delegation

The executive employees are due to a control and supervision duty as their
own responsibility and they have to verify that the tasks transferred to them
have been performed substantually and in content effectively, economically
and properly according to the rules of the legal system.
An essential part of the delegation is a properly comprehensive and punctual
information. All relevant information of the legal system as well as of the
commercial affairs have to be provided immediately and comprehensively to
the representative by delegation so that they can consider and evaluate them
adequately in persue of their work.
The regular material check of the results of the work is especially essential.
Without it, the one delegating cannot be sure that the tasks delegated by him
are performed properly and efficiently. In the case of damage or conflict degree and content of these checks have to be proved.
Even delegating to service providers does not relieve the enterprise and its
management of the control and supervision duties.
External service providers are vicarious agents equal to own employees und
are subject to the same requirements. The management is also responsible to
supervise the internal work as well as the performances of external service
providers and deliverers so that it is convinced of the compliance of the performance to essential, technical and commercial correctness and to the legal
norms. The management cannot be extricated or relieved from this supervision and controlling duty.
It is recommendable to use the methods of a documented quality management
system for delegation and controlling.

Extended duties according to


legal norms

Legal norms constitute duties for the enterprise and its executive employees
not only in general terms but also for the settle of very special tasks and procedures. Decisions of courts play a special part. Their thesisses and findings
have the same binding effect as legal norms (laws and ordinances).

Realizing the requirements of


legal norms

Legal norms define generally and unspecifiedly the general conditions of the
society for the activities of enterprises and individuals.
Requirements of the legal norms are realized by legal and natural persons and
are subject to supervision and assessment of the judiciary, if and how far there
is disagreement on the correctness and efficiency with the realization or if
damages have to be evaluated.
In the case of damages and conflict, regular courts evaluate proceedings, their
procedures and results for their decision about single facts. Then, differences

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Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Erweiterte Pflichten nach dem Gesetz ber technische Arbeitsmittel und Verbraucherprodukte (GPSG)

Tatbestnde bewertet. Unterschiede in den Auffassungen und Inhalten der


Rechtsbegriffe, wie das angemessene Umsetzen des Standes der Technik in
den einzelnen Bereichen, gewinnen dann rechtserhebliche Bedeutung.
Aufgabe der Rechtsprechung

Aufgabe der Rechtsprechung ist es, Lcken und Unklarheiten der Rechtsnormen zu schlieen und neue, bisher nicht geregelte Tatbestnde nach den allgemeinen Grundstzen der Rechtsordnung zu bewerten, ihr Einhalten zu
berwachen und Verste dagegen zu ahnden. So ist die gesamte deutsche
Rechtsprechung zur Produkthaftung allein durch Entscheidungen des Bundesgerichtshofes konstituiert und im Einzelnen rechtsnormartig detailliert geregelt worden. Die Kenntnisse dieser Regeln und ihr dem Stand der Technik
folgendes Anpassen und Ergnzen gehren zum notwendigen unverzichtbaren Wissen der Fhrungskrfte und Spezialisten, die fr die jeweiligen Arbeiten und Ablufe in den Unternehmen Verantwortung bernommen haben.

Lcken in Richtlinien
eigenverantwortlich ergnzen

Zur Sorgfaltspflicht natrlicher Personen (Fhrungskrfte und Mitarbeiter)


gehrt das regelmige Nutzen der durch die Organisation vorgegebenen
Richtlinien und Hilfsmittel. Erkennen sie dabei Lcken, unzureichende Aussagefhigkeit oder eine ungengende Wirksamkeit, haben sie nach eigenem
Wissen und in eigener Verantwortung diese unverzglich zu beseitigen oder,
wenn dies den eigenen Verantwortungsbereich berschreitet, solche nderungen mit entsprechender Begrndung von vorgesetzten Fhrungskrften
bis hin zur Geschftsleitung zu verlangen. Die Geschftsleitung hat fr die
ausreichende Verfgbarkeit der erforderlichen Hilfsmittel zu sorgen.
4.4

Erweiterte Forderungen an die


Produktsicherheit

Erweiterte Pflichten nach dem Gesetz ber technische Arbeitsmittel und


Verbraucherprodukte (GPSG)

Die bisher bekannten Gesetze zur Gertesicherheit (GSG) und Produktsicherheit wurden 2004 durch eine einheitliche Rechtsnorm, dem Gesetz ber technische Arbeitsmittel und Verbraucherprodukte (GPSG), zusammengefasst.
Mit Umsetzung von 18 EU-Richtlinien erfolgen zahlreiche Einzelnderungen, die nicht nur fr Produkte gelten, die fr den privaten Gebrauch bestimmt sind oder dort regelmig genutzt werden.
Aussagen in Benutzerinformationen mssen jetzt auch vor Gefahren warnen
(Warnpflicht), die von der blichen oder zu erwartenden Lebensdauer ausgehen.
Die Richtlinien nach der neuen Rechtsnorm gelten auch fr Produkte, die
bereits zuvor in den Verkehr gebracht wurden. Diese neue Dimension der
systematischen Produktbeobachtung und ihr Auswerten erfordern eine erweiterte Organisation der Internen Technischen Dokumentation. Dokumentationspflichtig sind Art und Inhalt der durch die Produktbeobachtung gewonnenen Erkenntnisse und die daraus folgenden internen Manahmen sowie der
Nachweis ber die adquat genderten Benutzerinformationen und deren gezielte Weitergabe an die Vertreiber und soweit mglich an die Benutzer
frher verkaufter Produkte.
Whrend bisher die Manahmen der Hersteller Vorrang vor behrdlichen Aktionen vorsahen, besteht jetzt eine eigene Legitimation von Behrden, unabhngig von Herstelleraktionen Aktionen vorzusehen und durchzufhren. Diesen neuen rechtlichen Qualifikationen sind Organisation und Inhalte der Internen und Externen Technischen Dokumentation schnellstmglich anzupassen.

Neue Begriffe

30

Das GPSG strebt mehr denn je die Produktsicherheit an. Das Gesetz rechtfertigt die Externe Technische Dokumentation als unabdingbaren Bestandteil des
in Verkehr gebrachten Produktes. Anleitungen fr Installation, Instandhaltung, Normalbetrieb usw. mssen fr das Produkt verbindlich sein. Darber
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Requirements of different legal areas


Extended duties according to the Law on Technical Equipment and Consumer Products (GPSG)

in the interpretations and contents of the legal terms such as the realization of
the state-of-the-art in each area will gain legally relevant meaning.
Task of the judiciary

The judiciary has the task to solve gaps and uncertainties of the legal norms
and to evaluate new not yet regulated facts according to the general principles
of the legal system, to supervise their fulfillment and to prosecute violations.
Thus, the entire German justiciary on product reliability was constituted only
by decisions of the Federal High Court and it has been regulated likewise legal norms to the detail. The knowledge of these rules as well as their adaption
and completion to the state-of-the-art belong to the necessary indispensible
knowledge of the executing employees and experts who have taken over responsibility for the respective tasks and procedures in the enterprises.

Complement gaps in the


guidelines independently

The regular use of the guidelines and resources given by the organization belongs to the care duty of natural persons (executive and other employees). If
they find gaps in them or insufficient expressiveness or insufficient efficiency
they have to remove them immediately based on own knowledge and independently or if this should exceed the own range of responsibility to demand such alterations with relevant explanation from their executing employees up to the management. The management has to provide the sufficient
availability of those resources.

4.4
Extended requirements of
product safety

Extended duties according to the Law on Technical Equipment and


Consumer Products (GPSG)

In Germany, the late Laws on Equipment Safety (GSG) and Product Safety
(ProdSG) have been integrated into the uniform legal norm Law on Technical Equipment and Consumer Products (GPSG). With the transformation of
18 EC Directives many single changes are performed that are valid not only
for products that are destinated for the private use or that are regularly used
that way.
Statements in user information now also have to warn against risks (warn
duty) that base on the usual or predictable life time.
The guidelines of the new legal norm are also valid for products that have
been placed on the market already before. This new dimension of the systematic product observation and its evaluation demand an extended organization of the internal technical documentation. Type and content of the findings
by product observation, the derivated internal measures and the proof of the
adequately alterated user information and their targeted forwarding to the distributors and as far as possible to the users of earlier sold products must be
documented.
Whereas in the past the measures of the manufacturers were overriding activities of the authorities, now there is a legitimation of authorities to provide and
perform activities independently from the activities of the manufacturers. Organization and contents of the internal and external technical documentation
have to be adapted as soon as possible to these new legal qualifications.

New terms

The GPSG aims at product safety more than ever. The law defines the external
technical documentation as an indispensable component of the product that
has been placed on the market. The instructions for installation, maintenance,
normal operation, etc. have to be binding for the product. Beyond that, the law

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Forderungen aus unterschiedlichen Rechtsbereichen


Zentralnachweis gem EG-Maschinenrichtlinie

hinaus zeigt das Gesetz auch die Verantwortung des Inverkehrbringers auf, die
Technische Dokumentation sorgfltig und fehlerfrei zu erstellen. Fehlerhafte
Technische Dokumentationen knnen nach GPSG dazu fhren, dass Behrden jede weitere Inverkehrbringung des Produktes untersagen. Inhaltlich ungengende Technische Dokumentationen sind strafbewehrte Ordnungswidrigkeiten. Die Strafandrohungen bei einem Nichterfllen dieser Pflichten fr
die Unternehmen sind erweitert und verschrft worden.
Neu in diesem Zusammenhang ist auch der hier festgeschriebene Begriff der
Vorhersehbaren Fehlanwendung. Diese Definition zwingt den Hersteller/
Inverkehrbringer dazu, in der Technischen Dokumentation eindeutig Stellung
zum mglichen Fehlverhalten der Zielgruppe zu nehmen.
Neu ist im GPSG, dass der Begriff der Inverkehrbringung so definiert wird,
dass im Sinne des Gesetzes jedes berlassen von Produkten gemeint ist;
egal ob neu, gebraucht, wieder aufbereitet oder wesentlich verndert. Betroffen sind laut Gesetz nicht nur Inverkehrbringer, sondern nunmehr auch Aussteller von Produkten.

Wen betrifft das GPSG?

Fr Hersteller, Vertreiber und Importeure ist zu beachten:


Bercksichtigung von Produkteigenschaften fr alle Lebensphasen des
Produktes
Werbung und Darbietung des Produktes im Handel, insbesondere die
Kennzeichnung von Gefahren
Informationsdarbietung zum Schutz des Verwenders
offensive Produktbeobachtung betreiben
kurzen Draht zu Behrden zu halten
Informationen zur Gefahrenabwehr
Informationen zu Rckrufaktionen
Zielgruppen in ihrem Verhalten bei der Anwendung genau studieren, um
genau informieren zu knnen
Gebrauchtmaschinen auf Sicherheit bei erneuter Inverkehrbringung untersuchen und ihr Risiko nach heutigem Stand der Technik so weit wie mglich minimieren
4.5

Zentralnachweis gem EG-Maschinenrichtlinie

Umfang und Inhalt einer Technischen Dokumentation werden vorgegeben


durch:
Bestimmungen der fr die Produkte und Verfahren geltenden Rechtsnormen
etwaige Anwendungsbeschrnkungen oder -auflagen, z.B. durch Berufsgenossenschaften oder Versicherungen
Verfahren, Mittel und Wege, das Erfllen dieser rechtlichen Forderungen
technisch nachprfbar zu beweisen
ergnzend geltende Regelwerke oder Allgemein Anerkannte Regeln der
Technik und das Erfllen ihrer Vorgaben
Ohne eine ausfhrliche, umfassende Zielvorgabe kann keine Technische
Dokumentation sachgerecht entwickelt werden.
Forderungen aus Rechtsnormen an die Technische Dokumentation fr den
geregelten, harmonisierten Bereich verlangen zwingend eine unternehmensumfassende Organisation, die Art, Inhalte und das Aufbewahren der meist dezentralisierten Dokumentationen regelt. Nur damit ist das vollstndige Erfllen der rechtlichen Forderungen aus Rechtsnormen nachweisbar. Einen solchen unternehmensindividuellen Zentralnachweis der Dokumentationen
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Requirements of different legal areas


Central proof according to EC Machinery Directive

also indicates the responsibility of the one who has placed the product on the
market (distributor) to produce the technical documentation carefully and free
of mistakes. According to the GPSG, incorrect technical documentation can
lead to the prohibition by the authorities to any further placement of the product on the market. Technical documentation with insufficient content is punishable breach of the law. The punishment threads for the enterprises for noncompliance of these duties have been extended and stiffened.
In this connection, the defined term of predictable misuse is new. This definition demands from the manufacturer or the distributor to word unambiguously the possible misbehaviour of the target group in the external technical
documentation.
New in the GPSG is the definition of the term placement on the market: in
the sence of the law it means any leaving of products, whether they should
be new, used, recycled or essentially alterated. According to the law not only
those are concerned who place products on the market but now also exhibitors of products.

Who is concerned by the


GPSG?

Manufacturer, distributors and importers should pay attention to:


consideration of product properties for all life phases of the product
advertising and presentation of the product in commerce, especially the
identification of risks
presentation of information for the protection of the user
performing offensive product observation
keeping close contact to the authorities
information for avoiding risks
information for recall activities
close study of the behaviour of target groups while application in order to
be able to instruct precisely
examination of the safety of used machines before placing them anew on
the market; minimization of their risk to the up-to-date state-of-the-art as
far as possible
4.5

Central proof according to EC Machinery Directive

Scope and content of a technical documentation are determined by:


regulations of the legal norms, valid for the products and procedures
any limitations or conditions of application, e.g. by professional associations or insurances
procedures, means and ways for proving technically understandably the
compliance of these legal requirements
complementary valid rule systems or generally accepted rules of technology and the compliance with their directions
No technical documentation can be developed properly without a detailed
comprehensive objective.
Requirements for the technical documentation for the free harmonized area
from legal rules absolutely demand a company wide organization which regulates type, content and archiving of the mostly de-centralized documentation. Only this way, the complete compliance with the legal requirements
from legal norms can be proved. Table 5 shows such a company individual
central proof of the documentation according to Annex V of the EC MachinAll rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2006

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Fazit

nach Anhang V der EG-Maschinenrichtlinie, der die technischen Inhalte enthlt, zeigt beispielhaft Tabelle 5.
Auch fr Produkte des freien Bereiches ist es sehr empfehlenswert, einen solchen produktspezifischen Zentralnachweis zu erstellen, um alle Teile der
Technischen Dokumentation vollstndig zu erfassen und laufend aufeinander
abstimmen zu knnen. Nur so knnen im Schieds-/Schadensfall in der geforderten kurzen Frist die entsprechenden Nachweise vorgelegt werden.
Tabelle 5. Nachweise ber Herstellerinformationen in der Internen Technischen
Dokumentation
Aussagen des Herstellers

Inhalte

Belegdokumente

Verarbeiten in Technischen Dokumenten

Leistungsangaben
(Technische Daten)

Art, Umfang und Ergebnisse von Protokolle und Berichte


Leistungs- und Endgltigkeitsprfungen und deren periodische
Auswertung

Konstruktionsdokumentation
Stcklisten
Zeichnungen
Berechnungen
Produktbeschreibung
Prfunterlagen
Externe Technische Dokumentation

Anforderungen an EMV und


maschinengebundene Gefahren
mechanische
elektrische
thermische
Lrm
Vibration
Strahlung

Gefahren, die von dem Aggregat


ausgehen, und deren wirksame
Abwendung

Produktbeschreibung

Gefahrenanalyse

Schadensberichte
Produkt- und Marktbeobachtung
EMV-Prfbericht intern
EMV-Prfbericht extern

Beanstandungen
Produktbeobachtungsdokumentation
gezielte, wirksame Auswertungen
Nachweise ber Werkstoff- und Produktspezifische Prfungen

Handhabungssicherheit

Produktbedienung unter Beachten aller Vorgaben

Allgemein Anerkannte Regelwerke oder Allgemein


Anerkannte Regeln in der Technik

Liste aller fr das Produkt und


Aktualisierungsnachweise
seine Nutzung relevanten Festlegungen aus Normen, Regelwerken und Vertrgen

Produktkenndaten
Konstruktionsunterlagen
Produktbeobachtungsdokumentation

Gewhrleistung, Einhalten von


Zusagen

Testlufe unter vorgegebenen


unterschiedlichen Anwendungsbedingungen

Protokolle ber Testlufe,


Auswerten von Kunden- und
Kundendienstberichten

Produktbeobachtungsdokumentationen und
deren Auswertungen

Beanstandungen und Schden


durch das Produkt

Vom Produkt nicht eingehaltene


Leistungszusagen mit Ursache(n) der Beanstandungen und
Bedingungen, unter denen die
Beanstandungen aufgetreten
sind

berabeitungsauftrag zum
Abstellen der nachgewiesenen
Ursachen

Produktkenndaten
Konstruktionsunterlagen
Produktbeobachtungsdokumentation
Schadensanalysen
zielbezogenes Auswerten
Ergebnisnachweise

Technischer Fortschritt

Befragen der verschiedenen


Kundenkreise, Beobachten der
Wettbewerbsprodukte

Protokolle ber Kundenbefragungen


Auswerten von Informationen
ber Wettbewerbsprodukte
Schutzrechtsbeobachtungen

Produktkennzahlen
Konstruktionsunterlagen
Produktbeobachtungsdokumentation
Wettbewerbsanalysen

Zubehr und Verschleiteile

Befragen der Kunden nach


Eigen- und Fremdprodukten

berabeitungsauftrag fr Zubehr
Anforderungen an Zubehr

Konstruktionsunterlagen
Ersatzteildokumentation
Dokumentation der Leistungen von Zubehr

Herstellorganisation

Arbeitsablufe zu Produktion und Bestell- und FertigungsunterlaLeistungsnachweisen


gen

Freigaben
Abnahmeprotokolle
Eingangsprfungen

Informationen an interne und


externe Verkufer

Produktbeobachtung, Weiterentwicklung des Produkts

Schulungsnachweise
laufende Produktinformationen

Schulungsdokumentation fr Verkufer und


Kundendienst

Kundenschulungen

Weiterentwicklung des Produkts

Schulungsnachweise
Produktanwendungen

Schulungsdokumentation fr Kunden

Entsorgung

Umweltauflagen und Wiederverwenden von Bauteilen

Entsorgungsvorschriften

Festlegungen zu Entsorgungsbedingungen
und deren Erfllen

wirksame Abstellmanahmen
Prfbescheinigungen
Testberichte intern
Testberichte extern

Produktbeschreibung
Produktbeobachtungsdokumentation

5 Fazit

Die vorliegende Richtlinie hat die Grundlagen Interner und Externer Technischer Dokumentation, insbesondere auch die rechtlichen Forderungen erlutert. Dies soll die untersttzen, die fr ihre Produkte und ihr Haus relevante
Technischen Dokumentationen erstellen.
Werden Sie sich bewusst ber den Lebenszyklus Ihres Produktes!
Erstellen Sie eine Sammelliste ber die notwendige Gesamtdokumentation!
Wo entstehen Informationen?
Wer ist fr die Dokumentationen verantwortlich?
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Conclusion

ery Directive containing the technical contents.


Also for products of the free area it is strongly recommended to generate such
a product specific central proof in order to register all components of the technical documentation and to adapt them permanently. Only this way, relevant
proofs can be provided in the required short period of time in the case of damage or arbitration.
Table 5. Proofs about manufacturer information in the internal technical
documentation
Statements of the
manufacturer

Contents

Proof documents

Processing to technical documentation

Performance information
(technical data)

Method, scope and results of


performance and final tests and
their periodic evaluation

Protocols and reports

Design documentation
Parts lists
Drawings
Calculations
Product description
Test documents
External technical documentation

Requirements for EMC and


machinery related risks
mechanical
electrical
thermic
noise
vibration
radiation

Risks arising from the unit and


their effects

Product description

Risk analysis

Damage reports
Product and market observation
Internal EMC test report
External EMC test report

Complaints
Product observation documentation
Well-aimed effective evaluations
Certificates on material and product specific
tests

Safety of handling

Use of the product regarding all


instructions

Effective elimination measures


Test certificate
Internal test reports
External test reports

Product description
Product observation documentation

Generally accepted rules or


List of all for the product and its
generally accepted rules of
use relevant demands from
technology and accepted rules of standards, rules and treaties
technology

Update proofs

Product data
Design documents
Product observation documentation

Guarantee keeping to the


statements

Tryal runs according to different


given application conditions

Product observation documentation and its


Protocols on test runs
Evaluation of customer and serv- evaluations
ice reports

Complaints and damages by the


product

Performance promises that have


not been met by the product with
reason/s for the complaints and
conditions, at which the complaints occurred

Order for elimination of the


reported reasons

Product data
Design documents
Product observation documentation
Damage analysisses
Well-aimed evaluations
Result certificates

Technical progress

Interrogation of the different


customer groups, observation of
the competitive products

Protocols on customer
interrogation
Evaluation of information on
competitive products
Legal protection observation

Product data
Design documents
Product observation documentation
Competitor's analysisses

Accessories and wearing parts

Interrogation of the customers


regarding own and competitive
products

Order to redesign accessories


Requirements for accessories

Design documents
Spare parts documentation
Documentation of performances of
accessories

Production organisation

Production and performance


proof procedures

Order and production documents Releases


Test reports
Acceptance protocols
Arrival tests

Information to internal and


external sellers

Product observation, further


development of the product,
results of the observation of
competitors

Training certificates
Current product information

Training documentation for sellers and


service

Customer trainings

Further development of the


product

Training certificates
Product applications

Training documentation for customers

Disposal

Environmental duties and


recycling of components

Disposal instructions

Decisions for disposal conditions and their


fulfillment

5 Conclusion

This guideline has explained the basics of internal and external technical documentation, especially the legal requirements. This should support those, who
produce technical documentation for their products and their company.
Gain conciousness about the life cycle of your product!
Summarize a complete list with the necessary total documentation!
Where is information generated?
Who is responsible for the information?
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Glossar

Wie sind die Informationsflsse und ihre Zusammenhnge?


Welche Dokumente sind erforderlich und weshalb (Kundenforderungen,
rechtliche Forderungen u.a.)?
Welche rechtlichen Grundlagen sind fr Ihre Produkte zutreffend?
...
Nach analytischer Betrachtung dieser Punkte und weiterer fr die jeweiligen
Produkte spezifischen Fragestellungen sollte jeder in der Lage sein, sich ein
Bild ber den gegenwrtigen Zustand des Dokumentationswesens zu machen. Auf dieser Basis knnen gezielt die Empfehlungen der weiteren Bltter
der Richtlinie VDI 4500 umgesetzt werden.

6 Glossar

AD-Merkbltter

Von der Arbeitsgemeinschaft Druckbehlter herausgegebene Informationsbltter mit technischen Vorgaben und Forderungen, die von Produkten im geregelten, harmonisierten Bereich erfllt werden sollten, um die dort geltenden
rechtlichen Forderungen zu erfllen.

Allgemein Anerkannte
Regeln der Technik

Eine Allgemein Anerkannte Regel der Technik ist das praktisch erprobte, ausreichend bewhrte und schriftlich verffentlichte technische Wissen, von dessen Richtigkeit die Mehrzahl der jeweiligen Fachleute berzeugt ist. Dabei ist
es unerheblich, ob einzelne Personen oder Personengruppen die Regel nicht
anerkennen oder sie berhaupt nicht kennen.
Wer sich an die Allgemein Anerkannten Regeln der Technik hlt, hat bei der
Beurteilung straf- oder zivilrechtlicher Haftung den Anscheinsbeweis fr
sich, nicht fahrlssig gehandelt zu haben.

AMG (Arzneimittelgesetz
vom 19.10.1994)

Rechtsnorm fr die Herstellung, den Vertrieb und die Aufmachung von


Fertigarzneimitteln als rechtliche Grundlage fr diesen Teilbereich des geregelten, harmonisierten Bereiches.

Anleitung

Vom Hersteller/Lieferer zu erstellende ausfhrliche Beschreibung ber die


zweckmige und empfehlenswerte Nutzung der Gerte und ihren bestimmungsgemen Gebrauch.
Der Hersteller/Lieferer hat alle Erfahrungen mit dem Einsatz der Gerte bei
den verschiedenen Anwendungen auszuwerten und zielgruppenbezogen weiterzugeben.

Anweisung

Verbindliche Vorgabe des Arbeitgebers an seine weisungsgebundenen Mitarbeiter zum Benutzen, Warten, Pflegen und Instandhalten von Maschinen und
Anlagen unter Auswertung der Informationen des Herstellers/Lieferers.
ber die Anleitungen des Herstellers/Lieferers hinaus sind dabei unternehmensbezogene Erkenntnisse/Erfahrungen ber den Einsatz und die vorteilhafte Nutzung der jeweiligen Maschinen/Anlagen gezielt auszuwerten.
Das Einhalten von Anweisungen ist Teil der Arbeitspflichten der Mitarbeiter.
Verste hiergegen oder Nichtbeachtung sind wesentliche Verste gegen
bindende Verpflichtungen der Mitarbeiter aus ihrem Arbeitsvertrag.

Arbeitsschutz- und
Unfallverhtungsvorschriften

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Arbeitsschutz- und Unfallverhtungsvorschriften (UVV) sind von den Berufsgenossenschaften (z.B. Chemie, Eisen- und Stahlerzeugung, Grohandel) herausgegebene rechtlich bindende Verhaltensvorschriften fr Unternehmer und Mitarbeiter dieser Industriebereiche zum Vermeiden von Unfllen
und zum Erhhen der Arbeitssicherheit. Das Einhalten der UVV kann durch
Geldbuen erzwungen werden.

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Glossary

How are the information flows and how are they connected?
Which documents are necessary and why (customer and legal requirements and other)?
Which legal basics apply to your products?
...
After analytical consideration of these aspects and further specific questions
that apply to your products you should have an idea about the present state of
your documentation system. On this basis, you can directly realize the recommendations of the further parts of guideline VDI 4500.

6 Glossary

The order of the terms in the following list is not alphabetical but matches the
order of the German VDI 4500-1 in order to support a direct comparison.
AD instructions

Instructions published by the work group pressure containers (Arbeitsgemeinschaft Druckbehlter, AD) with technical directions and requirements
that should be met by products in the regulated harmonized area in order to
comply with their valid legal requirements.

Generally accepted rules


of technology

A generally accepted rule of technology is the technical knowledge practically well-tried sufficiently reliable and published in writing, of which the
majority of the respective experts is convinced to be correct. At the same time,
it is insignificant whether single persons or groups of persons do not accept
the rule or even do not know it.
Who ever meets the generally accepted rules of technology enjoys in a case of
the judgement of penal or civil due the prima facie evidence of not having
acted carelessly.

AMG (Medicine Law,


Arzneimittelgesetz of
1994-10-19)

Legal norm for the production, the distribution and the presentation of
medicine ready for use as a legal basic for this partial area of the regulated
harmonized area.

Instructions

Comprising description to be produced by the manufacturer or distributor


about the suitable and recommendable use of the equipment and its designated use.
The manufacturer or distributor has to evaluate all experiences with the use of
the equipment with the different applications and has to forward them target
group related.

Order

Binding direction of the employer to his employees subject to directives for


using, maintain, care and servicing machines and installations by evaluating
the information of the manufacturer or distributor.
Additionally to the instructions of the manufacturer or distributor the company relevant knowledge and experiences on the use and favourable application of each machine or installation have to be evaluated deliberately.
Meeting orders is part of the working duties of the employees. Violations or
disregards against these orders are essential violations against binding duties
of the employees fixed in their employment contract.

Industrial safety and


accident prevention
directions

Industrial safety and accident prevention directions (Unfallverhtungsvorschriften; UVV) are published by the professional associations (e.g. chemistry, iron and steel production, wholesale trade) and are legally binding behaviour directions for entrepreneurs and employees of these industrial areas for
the prevention of accidents and for the increase of industrial safety. The compliance of the UVV can be forced by fines.

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37

Glossar

Aussagefhigkeit,
technische

Nachgewiesene direkte Auswertbarkeit der Ergebnisse technischer Prfungen fr die voraussichtliche Leistung und Sicherheit unter allen vorhersehbaren Anwendungen. Die technische Aussagefhigkeit von Prfungen und
ihren Ergebnissen ist die Voraussetzung fr ihre rechtliche Bedeutung. Was
technisch nicht aussagefhig ist, kann rechtlich keine Relevanz gewinnen.

Benutzerinformationen

Oberbegriff fr die Summe aller Informationen, die vom Hersteller oder Vertreiber zur Information der Nutzer aus den Zielgruppen bestimmt sind. Hierunter fallen z.B. Werbetexte, Prospekte, Anzeigen, Betriebsanleitungen, Einbauanleitungen, auch alle mndlichen Aussagen von Vertretern, Verkufern,
Kundendienstmitarbeitern u.., die der Information der Nutzer ber die einzelnen Produkte dienen. Zivilrechtliche Bedeutung wie Darbietung in der
Produkthaftung, Grenzen und Bewerten im Streitfall durch den Tatrichter.
Im Rahmen dieser Richtlinie werden allerdings Benutzerinformationen in
Form werblicher Aussagen nicht betrachtet.
Der nicht durch eine EG-Richtlinie oder nationale Rechtsnormen geregelte Bereich der Produktherstellung oder -anwendung.

Bereich, freier
Bereich, harmonisierter
geregelter

Teilbereich der dem ffentlichen Recht unterliegenden Bedingungen fr


Produktion, Inverkehrbringen und Nutzen von Industrieprodukten und prozessen. Fr den geregelten Bereich setzen Rechtsnormen, Gesetze und
Verordnungen Voraussetzungen und Bedingungen, die nachzuweisen und zu
erfllen sind, um die in den Geltungsbereich der Rechtsnormen fallenden Maschinen, Vorrichtungen, Prozesse und Anlagen herstellen, vertreiben und nutzen zu drfen.
In steigendem Umfang europisch harmonisiert, z.B. EG-Maschinenrichtlinie (umgesetzt in der 9. Verordnung zum GPSG), Bauproduktegesetz, EMV-EG-Richtlinie usw.

Bestimmungsgeme
Verwendung (oft auch
bestimmungsgemer
Gebrauch)

Das Verwenden oder Anwenden eines Produktes oder Prozesses in den vom
Hersteller oder Lieferer beschriebenen, beabsichtigten und vorgegebenen Bereichen.
Definition nach GPSG:
Bestimmungsgeme Verwendung ist:
die Verwendung, fr die ein Produkt nach den Angaben desjenigen, der es
in Verkehr bringt, geeignet ist oder
die bliche Verwendung, die sich aus der Bauart und Ausfhrung des Produktes ergibt.

Beweislast

Entsprechend dem allgemeinen Beweisgrundsatz muss derjenige, der ein


Recht in Anspruch nimmt, die rechtsbegrndenden Tatsachen beweisen. Ihre
Bedeutung ergibt sich, wenn nach einer gerichtlichen Beweisaufnahme nicht
feststeht, ob die behauptete Tatsache wahr (= bewiesen) oder unwahr (= unbewiesen) ist. In einem solchen Fall wird vom Tatrichter zu Lasten der Partei
entschieden, welche die Beweislast trgt.
Eine Beweislast-Umkehr ist ein Abweichen von diesem Grundsatz. Sie ist
mglich, wenn die beweisbelastete Partei keine Mglichkeit zur Beweisfhrung hat, der Gegenpartei die umgekehrte Beweisfhrung aber relativ leicht
fllt. In der Produkthaftung hat die Rechtsprechung die allgemeine Beweislastregel zugunsten des Geschdigten erheblich modifiziert und umgekehrt.

CE-Kennzeichnung,
frher: CE-Zeichen

Gesetzlich vorgeschriebene Kennzeichnung auf Produkten und Verpackungen


von Erzeugnissen, deren Produktsicherheit, Gesundheits- und Arbeitsschutz
in einer EG-Richtlinie als Mindestforderungen festgehalten sind. Die CEKennzeichnung ist ein Kontroll-Zeichen fr die nationalen berwachungsbehrden (z.B. Bau-, Gewerbeaufsicht) und ersetzt nationale Kontrollen.

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Glossary

Expressiveness, technical

Proven direct evaluation ability of the results of technical tests for the predictable performance and safety in all predictable applications. The technical expressiveness of tests and their results is the condition for their legal importance. What is not technically expressive cannot gain legal relevance.

User information

Generic term for the sum of all information that is determined by the manufacturer or distributor as an information for the users of the target groups. This
comprises e.g. advertisement texts, flyers, ads, operating instructions, mounting instructions, and all verbose statements of representatives, sellers, service
employees and similary that serve the information about the single products
for the users. Importance under civil law like presentation in the product liablity, limits and evaluation in the case of conflict by the judge.

Area, free
Area, regulated
harmonized

In the range of this guideline user information in the sense of advertisement


statements are not regarded, though.
The area of production or application that is not regulated by an EC Directive or national legal norms.
Partial area of the conditions subject to public law for production, distribution and usage of industrial products and procedures. Legal norms, laws
and ordinances define conditions for the regulated area that have to be met
and proven in order to be allowed to produce, distribute and use the machines,
equipment and procedures subject to the jurisdiction of the legal norms.

Increasing European harmonized, e.g. EC Machinery Directive (in Germany realized in the 9th Ordinance of the GPSG), Construction Products
Law, EMC Law, etc.
Designated use

Use or application of a product or procedure in the areas decribed, intended or


given by the manufacturer or distributor.
Definition according to GPSG:
Designated use is:
the usage for which a product is suitable after the statements of the distributor or
the usual usage that arises from the design and style of the product.

Burden of proof

According to the general proof principle this person has to prove the right establishing facts who claims a right. Its importance arises if after a judicial
hearing of evidence it is still uncertain whether the claimed fact is real
(= proven) or false (= unproven). In such a case the judge will decide to the
disadvantage of the party that bears the burden of proof.
A reversion of the burden of proof deviates from this principle. It is possible
if the proof strained party has no possibility to prove evidence but it is relatively easy for the counter party to prove evidence. In the product reliabilty
the judiciary has considerably modified and reverted the general burden of
proof in favour of the person damaged.

CE marking,
earlier: CE mark

Legally prescribed identification on products and packagings of products for


which product safety, health and industrial safety are fixed as a minimum demand in a EC Directive. The CE marking is a supervision symbol for the
national market surveillance authorities (e.g. construction or trade surveillance) and substitutes national policing entirely.

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39

Glossar

Dokument

Aufgezeichnete Information oder Informationstrger, die/der in einem Dokumentationsprozess als Einheit gehandhabt wird (ISO 5127-1:2001).

Dokumentation

Durchgngige, systematische Zusammenfassung und Bearbeitung von aufgezeichneten Informationen zum Aufbewahren, Klassifizieren, Wiederfinden,
Nutzen und Verbreiten (ISO 5127-1:2001).

Dokumentenliste

Zusammenfassende Auflistung aller Dokumente, die zu einem Produkt,


Prozess oder einer Anlage whrend des Produktlebenszyklus, der Planung,
dem Bau und der Inbetriebnahme einer Anlage entstehen. Hierin muss enthalten sein: Zuordnungskennzeichen (z.B. Projektnummer), Art des Dokuments,
Archivierungsort und/oder Fundstellenkennzeichnung.

Dokumentenmanagement

Methode zur Organisation und Verwaltung von Daten und Dokumenten.

EG-Maschinenrichtlinie

Dokumentenmanagement dient der kontrollierten Ablage und Identifikation


von Dokumenten. Es ist Bestandteil von Konzepten zum Koordinieren und
berwachen des Erstellens, berarbeitens und Verteilens von Dokumenten
ber ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Die Richtlinie 98/37/EG vom 22.6.1998 wurde durch die Neunte Verordnung
zum Gerte- und Produktsicherheitsgesetz (Maschinenverordnung
9. GPSGV) vom 12.5.1993 (BGBl. I S. 704), zuletzt gendert durch das Gesetz zur Anpassung des EWR-Ausfhrungsgesetzes vom 27.9.1993 (BGBl. I
S. 1666), in Verbindung mit der Bekanntmachung vom 16.12.1993 (BGBl. I
S. 2436) in nationales deutsches Recht umgesetzt.
Enthlt die grundlegenden Sicherheitsanforderungen fr Maschinen sowie
die Mindestanforderungen fr Betriebsanleitungen. Sie legt u.a. die Inhalte
der erforderlichen vorlagepflichtigen Technischen Dokumentation fest, die
Voraussetzung fr das Ausstellen der EG-Konformittserklrung (siehe auch
Konformittserklrung) sind.

EG-Richtlinie

Wird von den Organen der EG und dem Europaparlament erlassen und gilt
nur gegenber den Mitgliedstaaten, nicht aber direkt gegenber dem Einzelnen oder den Unternehmen.
Eine EG-Richtlinie wird erst durch die Umsetzung in nationales Recht rechtsverbindlich. Nationale Gesetze drfen den in der EG-Richtlinie festgelegten
Mindestregelungsinhalt nicht unterschreiten. Der Text kann in den einzelnen
EG-Lndern unterschiedlich sein, da eine EG-Richtlinie nur Rahmenbedingungen festlegt und keinen bestimmten Text.
Im Unterschied zu nationalen Rechtsnormen besteht bei in nationales
Recht umgesetzten Richtlinien die Mglichkeit, zustzlich den Europischen
Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg bei Meinungsverschiedenheiten ber
Grenzen und Inhalte als entscheidende Rechtsinstanz anzurufen. Entscheidungen des EuGH haben Vorrang vor Entscheidungen der nationalen Gerichte.

EMV (Elektromagnetische
Vertrglichkeit)

Geregelt durch das Gesetz zur Prfung der elektromagnetischen Vertrglichkeit vom 18.09.1998, verlangt als Sicherheitsanforderung von Gerten, die
elektromagnetische Strungen verursachen knnen, den Nachweis des Erfllens der Forderungen und das Einhalten von Grenzwerten. Dies ist auf den
Gerten durch ein EMV-Zeichen zu dokumentieren und bei Zweifeln den
berwachungsbehrden nachzuweisen.
Die EMV-EG-Richtlinie vom 03.05.1985 (ist noch zu prfen, Aktion Herr
Moll) ist in Form des EMV-Gesetzes in innerdeutsches Recht umgesetzt worden. Durch das In-Kraft-Treten des GSPG-Gesetzes bedarf es daher keiner
nderung der innerdeutschen Umsetzung.

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Glossary

Document

Written down information or information carrier that is being handled as a


unit in a documentation procedure (ISO 5127-1:2001).

Documentation

Throughout systematic summary and editing of written down information


for archiving, classification, retrieval, use, and distribution (ISO 5127-1:
2001).

Document list

Summarizing list of all documents that arise for a product, a procedure or


an installation during the product life cycle, the planning, the production and
the putting to start of an installation. It has to comprise: classification identification (e.g. project no.), type of the document, location of archiv and/or
identification of source location.

Document management

Method for organization and administration of data and documents.


Document management serves the controlled filing and identification of documents. It is a component of conceptions for coordination and supervision of
the production, editing and distribution of documents during their entire life
cycle.

EC Machinery Directive

The Directive 98/37/EC of 1998-06-22 has been transferred into German law
by the 9th Ordinance of the Equipment and Product Safety law (Maschinenverordnung 9. GPSGV) of 1993-05-12 (BGBl. I S. 704, federal law publication), last altered by the Law for the Adaption of the Enforcement Law for
the European Economic Area of 1993-09-27 (BGBl. I S. 1666), in connection
with the announcement of 1993-12-16 (BGBl. I S. 2436).
Contains the basic safety requirements for machines as well as the minimum
requirements for operating instructions. It defines amoungst others the
contents of the necessary technical documentation that has to be made
available and that is the condition for issuing the EC conformity declaration.

EC Directive

Is issued by the organs of the EC and the European parliament and obliges
only the member states but not individuals or enterprises directly.
An EC Directive gains legal force only by the transformation into national
law. National laws must not fall short of the minimum contents fixed in the
EC Directives. The text may differ in the single EC countries because an EC
Directive only fixes the frame conditions and not a certain text.
Unlike the national legal norms directives transferred to national right offer
the possibility to call the European Court in Luxemburg as the decisive legal
authority in the case of opinion conflicts about the limits and contents. Decisions of the European Court override decisions of the national courts.

EMC (electro magnetic


compatibility)

Regulated by the Law for the Supervision of the Electro Magnetic Compatibility of 1998-09-18, demands the proof of the compliance of the requirements and limiting values as a safety requirement for equipment that may
cause electro magnetic interference. This has to be documented on the equipment by an EMC mark and to prove if the market surveillance authorities
should be in doubt.
The EC EMC Directive of 1985-05-03 has been transferred into German law
in form of the EMC Law. Therefore, it needs no alteration of the German
transfer after the Equipment and Product Safety Law came into effect.

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Glossar

Erfllungsvermutung

Unbestimmter Rechtsbegriff mit der Bezeichnung von Voraussetzungen,


bei deren Einhalten und Nachweisen das Erfllen gesetzlicher Vorgaben oder
Pflichten vermutet wird. Diese allgemeine gesetzliche Erfllungsvermutung unterliegt im Streitfall der Nachprfung durch das ordentliche Gericht
unter Mithilfe von Sachverstndigen. Das Erfllen von Erfllungsvermutungen Irrtum eingeschlossen ist ein Nachweis des Erfllens der rechtlichen
Sorgfaltspflichten.

Fehler

Ein Produkt ist gem 3 ProdHaftG (sterreich 5 PHG) dann fehlerhaft,


wenn es nicht die Sicherheit bietet, die man unter Bercksichtigung aller Umstnde berechtigterweise erwarten kann (sehr schwieriger Nachweis).
Das Produkthaftungsgesetz unterscheidet insbesondere zwischen den folgenden Fehlerkategorien:
Instruktionsfehler (z.B. Fehler in der Bedienungsanleitung)
Entwicklungsfehler, Konstruktionsfehler, Herstellungsfehler (Fabrikationsfehler)
Produktbeobachtungsfehler
Der Fehlerbegriff nach dem BGB ( 434) unterscheidet sich von dem des Produkthaftungsrechts. Die folgenden Fehlerbeispiele sind in den einschlgigen
Vorschriften und Normen zur Instruktionspflicht ausdrcklich aufgefhrt:
Inhaltliche Fehler
Druckfehler, falsche Anwendungsbeispiele, schlechte und falsche bersetzung, fehlende und unklare Sicherheitshinweise
Darbietungsfehler
fehlende Seiten, zu kleine Schrift, unklare Gliederung, ungengend hervorgehobene (versteckte) Gefahrenhinweise, fehlende Warnhinweise
Nach dem Recht der Produkthaftung wird unterschieden zwischen Entwicklungs-, Konstruktions-, Fabrikations-, Instruktionsfehler, zustzlich fehlerhafte Produktbeobachtung und Organisation.

Fehlanwendung,
vorhersehbar

Verwendung eines Produktes in einer Weise, die von demjenigen, der es in


den Verkehr bringt, nicht vorgesehen ist, sich jedoch aus dem vernnftigerweise vorhersehbaren Verhalten des jeweiligen zu erwartenden Verwenders
ergeben kann (GSPG 2, 6).

Gefahrenanalyse

Ihre Aufgabe ist es, mgliche Unfallgefahren frhzeitig zu erkennen, um


durch rechtzeitige Abhilfemanahmen eine ungefhrdete Produktnutzung zu
sichern.
Zu unterscheiden ist zwischen Analysen im Bereich der Entwurfs- und Konstruktionssicherheit und der Nutzersicherheit. Die Technische Dokumentation gehrt zum Bereich der Nutzungssicherheit und muss die Zuverlssigkeit
menschlichen Handelns und die potenziellen Ursachen fr fehlerhaftes Verhalten untersuchen. Ein geeignetes Werkzeug, welches allerdings an die Bedrfnisse der Technischen Dokumentation angepasst werden muss, ist die
FMEA (Fehler-Mglichkeits- und -Einfluss-Analyse, DIN 25448, siehe auch
DIN EN 1050).

GSG (Gertesicherheitsgesetz)

Wurde am 1.5.2004 abgelst durch das Gesetz zu technischen Arbeitsmitteln


und Verbraucherprodukte (GPSG).

GPSG

Gerte- und Produktsicherheitsgesetz (GPSG), Gesetz zu technischen Arbeitsmitteln und Verbraucherprodukte.


Das fr den Maschinenbau wichtige Gertesicherheitsgesetz (GSG) und
das fr Konsumgter geltende Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) wurden
mit dem Gesetz zu technischen Arbeitsmitteln und Verbraucherprodukte zum

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Glossary

Compliance presumption

Uncertain legal term indication the conditions under which, if met and
proven, the authorities presume the compliance with legal requirements and
duties. This general legal compliance presumption in the case of conflict
is subject to examination by regular courts with the support of experts. The
compliance of compliance presumptions error included is a proof for the
compliance with the legal care duties.

Defect

According to 3 of the German Product Liability Law (ProdHaftG, Austria


5 PHG) a product is defective if it does not offer the safety that may be
rightly expected under consideration of all circumstances (very difficult to
prove).
The Product Liability Law distinguishes especially the following defect categories:
defect of instruction (e.g. defect in the operating instructions)
defect of development, of design, of production
defect of product observation
The defect term according to 434 of the German Civil Code (BGB) is different from the one of the Product Liability Law. The following examples of
defects are expressively presented in the relevant directions and standards of
the instruction duty:
content defects
misprints, wrong application examples, bad and wrong translation, missing and unclear safety instructions
presentation defects
missing pages, too small font faces, unclear structure, unsufficiently emphazised (hidden) safety advise, missing warning instructions
The right of product liability distinguishes defects of the following types:
development, design, production, instruction, product observation, and organization.

Misuse, predictable

Use of a product in a way that has not been intended by the distributor but that
may arise from the behaviour of the respective user as it is reasonably forseeable GSPG 2, 6.

Risk analysis

It is designated to recognize possible dangers of accidents prematurely in order to provide a product use free of danger by timely remedy.
We have to distinguish between analysisses in the area of development and
design safety and the usage safety. The technical documentation belongs to
the area of usage safety and has to examine the reliability of human activities
and the potential reasons for wrong behaviour. A suitable tool which certainly
has to be adapted to the requirements of the technical documentation, is the
defect possibility and influence analysis (FMEA, Fehler- Mglichkeits- und
-Einfluss-Analyse, DIN 25448, see also DIN EN 1050).

GSG
(Equipment Safety Law)

Substituted on 2004-05-01 by the Equipment and Product Safety Law


(GPSG).

GPSG

Equipment and Product Safety Law (GPSG).


The Equipment Safety Law (GSG), important for the area of machinery,
and the Product Safety Law (ProdSG), valid for consumer goods, have
been combined to the Law about Technical Tools and Consumer Products

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Glossar

Gerte- und Produktsicherheitsgesetz zusammengefhrt. Ebenso wurde mit


dem GPSG die EU-Richtlinie ber die allgemeine Produktsicherheit vom
3.12.2001 in nationales Recht umgewandelt. Das GPSG wurde am 9.1.2004
im Bundesgesetzblatt verffentlicht und trat am 1.5.2004 in Kraft.
In der Begrndung des Gesetzes heit es: Unter dem Gesichtspunkt der Deregulierung und Entbrokratisierung soll mit dem neuen GPSG ein umfassendes Gesetz zur Gewhrleistung von Sicherheit und Gesundheit im Zusammenhang mit der Vermarktung technischer Produkte geschaffen werden.
Das neue GPSG gilt fr:
berwachungsbedrftige Anlagen (wie vorher bereits im GSG)
alle technische Produkte, fr die es kein Spezialgesetz gilt
bei Spezialgesetzen, wenn keine gleichwertigen Regelung vorhanden sind
Im Gesetz werden Inverkehrbringen und Ausstellen von Produkten geregelt. Hierzu gehren u.a. Arbeitsmittel und Verbrauchsgter.
Es werden die folgenden Begriffe definiert und geregelt:
Technische Arbeitsmittel
Verbrauchsprodukte
Inverkehrbringen
Ausstellen
Haftung

Einstehen mssen fr eine aus einem Schuldverhltnis resultierende


Schuld. Im Rahmen der Gewhrleistungshaftung whrend der Gewhrleistungsfrist verschuldensunabhngige Pflicht zum Wiederherstellen schadhaft
oder unbrauchbar gewordener Teile oder Maschinen. In der Produkthaftung Haftung des Verursachers fr den durch sein Handeln oder Unterlassen
entstandenen Sach- oder Personenschaden. Nach dem (europisch harmonisierten) Produkthaftungsgesetz verschuldensunabhngig bei Sachschden fr
Schden bei privater Nutzung und Personenschden.
Dokumentationsfehler und Fehler in Benutzerinformationen sind haftungsrelevant, wenn dadurch Schden ausgelst oder nicht verhindert werden.

Herstellererklrung nach
Anhang IIB

Nach Anhang II B der EG-Maschinenrichtlinie (98/37/EG) Erklrung des


Herstellers eines Produktes, dass sein Produkt in bereinstimmung mit den
grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen gefertigt wurde.
Eine Herstellererklrung ist vorgeschrieben fr Vorrichtungen, die nicht selbstndig betrieben werden knnen, sondern zum Einbau in eine andere Maschine oder Anlage bestimmt sind.
Sie muss den Hinweis darauf enthalten, dass die Inbetriebnahme so lange
untersagt ist, bis festgestellt wurde, dass die Maschine, in die die Maschine
eingebaut werden soll, den Bestimmungen der Richtlinie entspricht.
Fr selbstndig zu betreibende Maschinen sind dagegen Konformittserklrungen erforderlich.

Inverkehrbringen

Definition nach GPSG: Inverkehrbringen ist jedes berlassen eines Produktes an einen anderen, unabhngig davon, ob das Produkt neu, gebraucht,
wiederaufbereitet oder wesentlich verndert worden ist. Die Einfuhr in den
Europischen Wirtschaftsraum steht dem Inverkehrbringen eines neuen Produktes gleich.

Konformittsdokumentation

Technische Dokumentation, die notwendig zum Prfen und zur Einsichtnahme der berwachungsbehrden erstellt und bereitgehalten werden muss
als Voraussetzung zum Ausstellen der Konformittserklrung (z.B. EGMaschinenrichtlinie, EMV-EG-Richtlinie usw.). Umfang und Inhalt der
Konformittsdokumentation sind in den fr die einzelnen Bereiche geltenden
Rechtsnormen vollstndig und abschlieend festgelegt.

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Glossary

( GPSG). At the same time, this law transferred the EC Directive about
general product safety of 2001-12-03 into national law. The GPSG has been
published on 2004-01-09 in the Federal Law List and came to effect on
2004-05-01.
The law has been explained: Under the consideration of the deregulation the
new GPSG shall create a comprehensive law for the guarantee of safety and
health in connection with the distribution of technical products.
The new GPSG is valid for:
installations in need for supervision (just as in the GSG before)
all technical products for which no special law is valid
in the case of special laws if no equivalent regulations exist
The law regulates the distribution and exhibition of products. Besides others, tools and consumer products are covered.
The following terms are defined and regulated:
technical tools
consumer products
distribution
exhibition
Liability

Having to take responsibility for a dept resulting from an obligation relationship. In the case of guarantee liability: fault independent duty for the restitution of defect or useless parts or machines during the period of guarantee. In
the case of product liability: liability of the responsible party for the personal injury or material damage arisen by its activities or omission. According
to the (European harmonized) Product Liability Law guilt independent with
material damages for damages at private usage and personal injuries.
Instruction defects are liability relevant if thereby damages arise or are not
avoided.

Manufacturer declaration
acc. to Annex II B

According to Annex II B of the EC Machinery Directive 98/37/EC: declaration of the manufacturer of a product stating that his product has been produced in agreement with the basic safety and health requirements. A manufacturer declaration is obligatory for devices that cannot be operated independently but that are provided for mounting in another machine or installation.
It has to contain a statement that the machinery must not be put into service
until the machinery into which it is to be incorporated has been declared in
conformity with the provisions of the directive.
For indepentently operated machines, however, an EC conformity declaration is required.

Placing on the market


(distribution)

Definition acc. to GPSG: Placing on the market is every distribution of a


product to someone else regardless whether the product is new, used, recycled, or essentially alterated. The import to the European economy area
equals the distribution of a new product.

Conformity
documentation

Technical documentation that necessaryly has to be produced and kept


ready for checking and inspection of the market surveyllance authorities as a
condition for issuing the EC conformity declaration (e.g. EC Machinery
Directive, EC EMC Directive, etc.). Scope and content of the conformity
documentation are fixed completely and finally in the legal norms valid for
each area.

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Glossar

Konformittserklrung
nach Anhang II A

Fr den europisch geregelten, harmonisierten Bereich vorgeschriebene


eigenverantwortliche Erklrung des Herstellers nach Anhang II A der EGMaschinenrichtlinie, dass von ihm gelieferte und mit dem CE-Zeichen
(CE-Kennzeichnung) ausgestattete Maschinen, Vorrichtungen, Anlagen und
Sicherheitsbauteile allen dafr zutreffenden Rechtsnormen entsprechen
sowie den allgemeinen Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen in Form
der dafr zutreffenden Allgemein Anerkannten Regeln der Technik. berwachung durch die nationale staatliche Gewerbeaufsicht. Eine Konformittserklrung ist die Voraussetzung fr das Anbringen und Verwenden des CEZeichens. Die Konformittserklrung ist den Maschinen, Vorrichtungen und
Anlagen beim Inverkehrbringen beizugeben und vom Benutzer zur Kontrolle aufzubewahren.
Der Hersteller/Aussteller der Konformittserklrung hat dafr eine Technische Dokumentation anzulegen und den nationalen Aufsichtsbehrden auf
ausreichend begrndetes Verlangen zur Einsicht vorzulegen, durch die der
Nachweis des Erfllens der allgemeinen Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen erbracht wird (EG-Maschinenrichtlinie Anhang V).

LMBG (Lebensmittel- und


BedarfsgegenstndeGesetz vom 8.7.1993)

Spezifische Rechtsnorm, die Forderungen an die Herstellung, den Vertrieb


und das Inverkehrbringen von Lebensmitteln und Bedarfsgegenstnden
verbindlich regelt. Einzelheiten werden in den dazu erlassenen mehreren hundert Verwaltungsanordnungen geregelt und nach Bedarf teilweise kurzfristig
gendert.

Mangel ( Sachmangel)

Sachmangel ist synonym fr Fehler, kein Unterschied im juristischen


Sinne.

Ordnungswidrigkeiten,
strafbewehrte

Ordnungswidrigkeiten sind Rechtsverste, die keinen kriminellen Gehalt


haben und daher nicht mit Strafe bedroht sind, die aber als Ordnungs-(Verwaltungs-)Unrecht mit Geldbuen geahndet werden knnen. Nach dem Gesetz ber Ordnungswidrigkeiten (OWiG) vom 17.2.1987 ist eine Ordnungswidrigkeit eine rechtswidrige und vorwerfbare Handlung, deren Ahndung mit
Geldbue (nicht Geldstrafe) im Gesetz zugelassen und deren Modalitten
dort geregelt sind.
Mischtatbestnde, bei denen wegen derselben Handlung Strafe oder Geldbue verhngt werden kann und bei denen sich der Charakter als Straftat oder
als Ordnungswidrigkeit danach bestimmt, ob die Tat im Einzelfall mit Strafe
oder Geldbue zu ahnden ist. Dies richtet sich im Wirtschaftsstrafrecht nach
Umfang und Auswirkungen der Tat. Hhe in der jeweiligen Rechtsnorm
angegeben, siehe z.B. 16 GSG (Gertesichheitsgesetz).

Organisationsverantwortung

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Unselbstndiger Teil der Produkthaftung. Organisationsverantwortung


liegt allein bei dem Organ des Unternehmens, das zur rechtlichen Vertretung
des Unternehmens berechtigt und verpflichtet ist (Geschftsleitung, Vorstand,
Inhaber, Geschftsfhrer). Nach der Organisationsfreiheit als Folge der
Gewerbefreiheit hat der Unternehmer sein Unternehmen nach eigenem Ermessen, jedoch sachgerecht zu organisieren. Weist die Organisation nach dem
Stand der Technik und den rechtlichen Forderungen Fehler, Lcken und
Unzulnglichkeiten auf, die ein Erfllen der rechtlichen Forderungen an das
Unternehmen und/oder der erforderlichen Sicherheit seiner Produkte oder
Fertigungsverfahren nicht angemessen erlauben oder verhindert haben, haftet
das Organ fr diesen Mangel/Fehler als eigenes, auch persnliches Organisationsverschulden zivil- und strafrechtlich. Fr die Technische Dokumentation hat die Organisationsverantwortung berragende Bedeutung, da
sie die gesamte unternehmensindividuelle Organisation umfasst, einschlie-

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Glossary

EC conformity declaration
acc. to Annex II A

Obligatory independent declaration of the manufacturer for the regulated European area acc. to Annex II A of the EC Machinery Directive confirming
that the machines, devices, installations, and safety components delivered by
him and marked with the CE marking meet all relevant legal norms as
well as the general safety and health requirements in the form of the applying
generally accepted rules of technology. Supervision by the national governmental trade supervision. The EC conformity declaration is the condition
for the attachment and usage of the CE marking. The conformity declaration
has to be added to the machines, devices and installations with their distribution and to be archived by the user for supervision.

The manufacturer or issuer of the conformity declaration has to set up a


technical documentation and in the case of reasonable demand to
present it to the national supervision authorities for examination in order to
prove the compliance with the general safety and health requirements (Annex
V EC Machinery Directive).
LMBG (Foodstuffs and
Consumer Products Law
of 1993-07-08 )

Special legal norm regulating bindingly the requirements of the production


and the distribution of foodstuffs and consumer products. Details are regulated in its hundreds of decrees that will partly be alterated at short notice.

Mangle ( material defect)

Material defect stands synonymous with mangle. There is no legal difference.

Breach of the law, with


punishment thread

Breaches of the law are law violations without criminal content and therefore
not threatened with punishment but that can be fined as order (administration) wrong. According to the Law about Breach of the Law (Gesetz ber
Ordnungswidrigkeiten, OWiG) of 1987-02-17 a breach of the law is an illegal
and dismissable activity that can be punished with fine after the law (but not
with money punishment). Its modalities are regulated in the law.
Mixed facts of the case with which because of the same activity punishment
as well as fine can be imposed and with which the character as a crime or as
a breach of law is determined on the difference whether the activity in the isolated case has to be punished with money punishment or with fine. In the
economy criminal law, this depends on scope and result of the offense. The
amount is determined in each legal norm, see e.g. 16 GSG.

Organization
responsibility

Dependent part of the product liability. Organization responsibility belongs alone to the body of the enterprise that is entitled and obliged to represent the enterprise legally (management, chairman, owner, manager). According to the organization freedom as a consequence of the freedom of trade
the entrepreneur has to organize his enterprise as he sees fit but properly. If the
organization has defects, gaps and failings in accordance with the stateof-the-art and the legal requirements that prevented or not properly allowed a
compliance of the legal requirements of the enterprise and/or the required
safety of its products or manufacturing procedures, then the body is liable for
this mangle/defect as an own (also personal) organization fault according
to civil and criminal law. The organization responsibility has an outstanding
importance for the technical documentation because it comprises the entire
company individual organization including the provision of all areas with devices, properly qualified personnel and financial means, punctual access to

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Glossar

lich der Ausstattung aller Bereiche mit Gerten, angemessen qualifiziertem


Personal und finanziellen Mitteln, rechtzeitigem Zugang zu relevanten, auszuwertenden Informationen, Teilnahme an Schadenanalysen und internen
Besprechungen (z.B. Konstruktionsauslegungen, Kundenanleitungen), sachgerechter Personalauswahl, -ausstattung und -weiterbildung.
ffnungsklausel mit
Beweislast

Klauseln in Rechts- oder technischen Normen, die andere als die in den
Rechts- und technischen Normen vorgegebenen Lsungen alternativ zulassen, unter der Voraussetzung, dass mindestens die Gleichwertigkeit des Ergebnisses nachgewiesen ist. Den Beweis der Gleichwertigkeit der Lsungsergebnisse hat der zu fhren, der von der ffnungsklausel Gebrauch macht.

Produktbeobachtung

Sorgfaltspflicht des Herstellers ber den gesamten Produktlebenszyklus


hinweg, sich systematisch von der Bewhrung oder Nichtbewhrung seiner
Produkte zu berzeugen
Die Pflichten des Herstellers enden nicht mit dem Inverkehrbringen des
Produkts. Vielmehr trifft ihn je nach Art und Umfang der von seinem Produkt ausgehenden (Rest-)Gefahren als Nebenpflicht die Verantwortung zur
Produktbeobachtung. Der Hersteller muss beobachten, wie sein Produkt am
Markt verwendet wird und welche typischen Mngel oder Schden dabei auftreten. Stellt er dabei Umstnde fest, die auf eine Gefahr hindeuten, so
muss er gezielt darauf reagieren und wirkungsvolle Warn- oder Rckrufaktionen starten, will er behrdliche Warnungen oder Eingriffe vermeiden (siehe
GPSG).

Produkthaftung

Haftung fr durch fehlerhafte Produkte verursachte Krper-, Gesundheitsund Sachschden. Produkthaftung wurde fr Personen- und Sachschden
durch die hchstrichterliche Rechtsprechung des BGH nach 823,1 BGB
entwickelt. Fr Personen- und Sachschden durch Produkte, die vornehmlich
fr den privaten Ge- und Verbrauch bestimmt und so hauptschlich benutzt
wurden, gilt das Produkthaftungsgesetz, dessen Anwendung nicht ausgeschlossen werden kann. Fr einen Schaden, den Nachweis eines Fehlers
des Produktes und dessen Urschlichkeit fr den Schaden trgt der Anspruchsteller stets die volle zivilrechtliche Beweislast.
Nach 823 BGB gilt danach fr den Hersteller eine Beweislastumkehr. Das
Produkthaftungsgesetz konstituiert die verschuldensunabhngige Haftung fr
fehlerhafte Produkte seines Geltungsbereiches. Die Rechtsprechung nach
823 BGB wird unterteilt in die unselbstndigen Teilbereiche Konstruktion,
Fabrikation, Instruktion, Produktbeobachtung und Organisation. Durch die
Umkehr der Beweislast hat der Hersteller die zum Schaden fhrenden Vorgnge, Ablufe und Zusammenhnge vollstndig aufzuklren und dabei
nachzuweisen, dass ihn und seine Mitarbeiter fr die Ursachen und deren
Wirksamwerden kein Verschulden trifft. Die Ursachen waren zum Zeitpunkt
des Inverkehrbringens gemessen am Stand der Technik nicht vorhersehbar
oder die dazu fhrenden Vorgnge technisch (noch) nicht beherrschbar (Entwicklungsfehler).
Unvollstndige Aufklrung und unzureichende Nachweise gelten als Verschulden und verpflichten zum Schadenersatz. Weitere Einzelheiten sind
nach sektoralen Schutzgesetzen einzuhalten und nachzuweisen, z.B.
GPSG.

Produktlebensdauer

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Die Gesamtlebensdauer eines Produktes, von der Entwicklung bis zur Entsorgung. In der Regel nur mit unbestimmten Zeitangaben zu bezeichnen, da die
tatschlichen Lebensdauern der einzelnen Produkte auch gleicher Konstruktion, Fertigung und Anwendung sich nach der Art und Intensitt der Nutzung
wesentlich unterscheiden.

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Glossary

relevant information to be evaluated, participation in damage analysisses and


internal meetings (e.g. design, user information), proper and sufficient personnel selection and training.

Opening clause with


burden of proof

Clauses in legal norms or technical standards that allow alternatively other solutions than required in the legal norms or technical standards, provided, that
at minimum the equivalence of the result is proved. The party that pleads for
the opening clause has to prove the equivalence of the solution results.

Product observation

Care duty of the manufacturer, covering the entire product life cycle, to
convince himself of the qualification or not-qualification of his products
The duties of the manufacturer do not end with the distribution of the product. Rather he has depending on type and scope of the (residual) risks
emerging from his product the responsibility to observe the product, as an
additional duty. The manufacturer has to observe how his product is used in
the market and which typical mangles or defects arise thereby. If he
should then detect circumstances that indicate a danger he has to react specifically and start effective warning or recalls if he wants to avoid warnings or interventions by the authorities (see GPSG).

Product liability

Liability for personal injuries, health and material defects caused by defective products. Product liability has been developed for personal injuries and
material defects by the judiciary of the supreme court acc. to 823,1 BGB
(German Civil Code). For personal injuries and material defects caused by
products that are destinated mainly for the private usage and comsumption
and are used that way mainly, the Product Liability Law is valid, the application of which cannot be excluded. For a damage, the proof of a product
defect and its causality for the damage the claimant always bears the full
civil burden of proof.
According to 823 BGB then for the manufacturer the reversal of the burden
of proof is valid. The Product Liability Law constitutes the unindepted liability for defective products in its area of validity. The judiciary acc. to 823
BGB is divided in the dependent partial areas design, production, instruction,
product observation, and organization. Because of the reversal of the burden of proof the manufacturer has to clear up entirely the procedures and connections that have led to the damage. He also has to prove that he and his employees are not guilty for the causes and their effectivity. At the time of distribution the causes were not predictable compared with the state-of-the-art
or the causing procedures were not (yet) controllable (development defect).

Incomplete clearing up and unsufficient proofs are considered as dept and


oblige to damage restitution. More details require compliance and proof according to sectoral protection laws, e.g. GPSG.
Product life time

The entire life time of a product, from the development up to the disposal.
Normally referred to with uncertain period of time because the real life times
of the single products even of equal design, production and application may
essentially differ depending of the type and intensity of the usage.

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Glossar

Produktsicherheitsgesetz
vom 22.4.1997

Umsetzung der EU-Richtlinie 92/59/EWG vom 29.6.1992 ber allgemeine


Produktsicherheit.
Wurde am 1.5.2004 abgelst durch das Gesetz zu technischen Arbeitsmitteln
und Verbraucherprodukte (GPSG).

Qualittsmanagement

Gesamtheit der organisatorischen und technischen Manahmen zum Absichern einer vorgegebenen Qualitt von betrieblichen Leistungsprozessen.
Aus institutioneller Sicht benennt Qualittsmanagement die Mitarbeiter, welche in einem Unternehmen mit der Qualittssicherung betraut sind. Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, Verfahren und Prozesse sowie die fr die Verwirklichung des Qualittsmanagements erforderlichen Mittel werden dabei als Qualittsmanagement-System bezeichnet.
Zum Qualittsmanagement zhlen alle Ttigkeiten im Unternehmen, die die
Qualittspolitik, Ziele und Verantwortlichkeiten festlegen sowie die Mittel
und Methoden zu deren Verwirklichung wie Qualittsplanung, -sicherung
und -verbesserung.

Qualittssicherung

Kontinuierliches Bemhen zum Optimieren aller Ttigkeiten, welche die


Qualitt eines Produktes, eines Prozesses oder einer Dienstleistung beeinflussen. Die grundlegenden Aufgaben der Qualittssicherung sind die Koordinierung, berwachung und Ausfhrung von Manahmen in einem Qualittsmanagement-System. Dabei prgen drei Instrumentarien die funktionale
Struktur der Qualittssicherung: Qualittsplanung, Qualittslenkung, Qualittsprfung.
Fr die Technische Dokumentation bedeutet Qualittssicherung z.B. das
Messen qualittsbestimmender Werte (Durchlaufzeit, Antwortzeit, Schreibfehler, Termintreue), Einhalten der Auftragsabwicklung (Anfrage, Prfen der
Durchfhrbarkeit, Bearbeitungskapazitt, Angebot, Auftragsbesttigung)
usw.

Recht, ffentliches

Teilbereich des Rechtes, der das Verhltnis des Einzelnen zum Staat und den
brigen Trgern ffentlicher Gewalt regelt. Fr die Erfllung von Forderungen des ffentlichen Rechts wird regelmig subsidir auf das Einhalten
Allgemein Anerkannter Regeln der Technik verwiesen, die eine widerlegbare Erfllungsvermutung auslsen, dass die Forderungen des ffentlichen
Rechtes eingehalten sind.

Rechtsbegriff,
unbestimmter

Allgemeine, durch das Gericht auslegungsbedrftige Begriffe rechtlicher


Sachverhalte, die der einzelfallspezifischen Konkretisierung bedrfen. Sie
dynamisieren allgemeine Rechtsgrundstze, die durch die obersten Bundesgerichte verbindlich auszulegen sind. Auslegungen von Gremien der wirtschaftlichen Selbstverwaltung, der Normen, wirtschaftlicher Verbnde und
technisch-wissenschaftlicher Vereine sind rechtlich unverbindlich, weichen
oft von gerichtlichen Auslegungen ab; ihnen fehlt deshalb die rechtliche Verbindlichkeit.

Rechtsnormen

Rechtsnormen werden in ffentliches und privates Recht unterteilt. Das


ffentliche Recht regelt das Verhltnis des Einzelnen zum Staat und zu den
brigen Trgern ffentlicher Gewalt.
Das Privatrecht regelt die Rechtsbeziehungen der Einzelnen zueinander; dazu
zhlen insbesondere die Bestimmungen des BGB und seiner Ergnzungsgesetze. Im ffentlichen Recht wird der Einzelne dem Staat untergeordnet, whrend im Privatrecht die Beteiligten einander gleichgeordnet sind. Auch ffentliche Rechtstrger (z.B. Gemeinden und Anstalten ffentlichen Rechts)
knnen auf privatrechtlicher Ebene Unternehmen und Organisationen gleichgeordnet werden.

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Glossary

Product Safety Law of


1997-04-22

Transfer of the EC Directive 92/59 EWG of 1992-06-29 about general product safety.
Has been restituted on 2004-05-01 by the Law about Technical Tools and
Consumer Products (GPSG).

Quality management

Entity of the organizational and technical measures for making safe a given
quality of in-house performance procedures. From the institutional point of
view, the quality management appoints the employees who are intrusted in an
enterprise with the quality assurance. Organization structure, responsibilities, authorities and procedures as well as the means required for the realization of the quality management in this connection are called quality management system.
All activities in an enterprise that define the quality politics, targets and responsibilities as well as the means and methods for realization such as quality
planning, assurement and improvement are covered by the quality management.

Quality assurement

Continuous persuit for optimization of all activities that influence the quality
of a product, of a procedure or of a service. The basic tasks of the quality assurement are the coordination, supervision and performance of measures in a
quality management system. Three instruments determine the functional
structure of the quality assurement: quality planning, quality design, quality
examination.
For the technical documentation such as measuring of quality determining
values (travel through period, response time, misprinting, meeting of deadlines), compliance of order processing (inquiery, examination of feasibility,
processing capacity, tender, acknowledgement of order, etc.).

Law, public

Partial area of the law ruling the relationship of the individual with the state
and the other parts of the public authority. For the compliance with requirements of the public law regularly subsidiarily the compliance with the
generally accepted rules of technology is referred to, that trigger a refutable
compliance presumption that the requirements of the public law are met.

Legal term, uncertain

General terms of legal circumstances that have to be interpreted by the court


and that have to be concretized for the single case. They dynamize general legal principles that have to be interpreted bindingly by the supreme federal
courts. Interpretations by bodies of the economic autonomy, the standards,
economic associations and technical scientific associations are legally without obligation and often deviate from judicial interpretations. Therefore, they
lack legal binding force.

Legal norms

Legal norms are devided in public and private law. The public law rules the
relationship of the individual with the state and the other bodies of public authority.
The private law rules the legal relationships of the individuals with each other.
Especially, the directions of the BGB (German Civil Code) and its supplementary laws are covered by that. In the public law the individual is subject to
the state, whereas in the private law the parties involved are at the same level.
Also public legal entities (e.g. local authorities and public institutions) can,
on the level of private law, be of equal rank with enterprises and organizations.

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Glossar

Manche Rechtsgebiete enthalten sowohl ffentlich-rechtliche wie privatrechtliche Normen, die beide gleichzeitig zu erfllen sind.
Rechtsprechung

Urteile durch die ordentlichen oder Fachgerichte (z.B. Arbeits-, Verwaltungs-, Finanzgericht) in Form rechtskrftiger Urteile.
Hchstrichterliche Urteile durch die obersten Bundesgerichte (z.B. Bundesgerichtshof BGH, Bundesverfassungsgericht BVG, Bundesarbeitsgericht
BAG) ergnzen die Rechtsnormen und legen sie fr die unteren Gerichte
verbindlich aus. Hchstrichterliche Rechtsprechung hat die gleiche bindende
Wirkung fr den Inhalt von Vertrgen und Vereinbarungen wie gesetzliche
Rechtsnormen.

Sachmangel

Ersetzt die bisherige Definition des Fehlers in 434 des BGB und definiert
die Forderungen an Lieferungen einer ordnungsgem und ohne Sachmangel
gelieferten Sache. Setzt fr eine rechtlich zuverlssige Handhabung eine besonders sorgfltige Vereinbarung der Beschaffenheit und der gewhnlichen
Verwendung voraus, da die Erwartungen des Kufers nach der Art der Sache Beurteilungsmastab geworden sind.
Nach dem BGB ( 434, Sachmangel) ist die Lieferung einer Sache frei von
Sachmngeln, wenn sie bei Gefahrbergang die vereinbarte Beschaffenheit
hat. Die Sache ist frei von Sachmngeln, wenn sie fr die nach dem Vertrag
vorausgesetzte Verwendung geeignet ist, sonst, wenn sie sich fr die gewhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen
der gleichen Art blich ist und die der Kufer nach der Art der Sache erwarten
kann.
Die Definition des Sachmangels bezieht auch ffentliche uerungen des
Verkufers, des Herstellers oder seiner Erfllungsgehilfen, insbesondere in
der Werbung oder bei der Kennzeichnung ber bestimmte Eigenschaften der
Sache ein. Ein Sachmangel liegt bei einer zur Montage bestimmten Sache
ferner vor, wenn die Montageanleitung mangelhaft ist. ( 434,2)
Es gibt umfangreiche neue Definitionen des Sachmangels/Fehlerbegriffs
durch das Schuldrechtmodernisierungsgesetz mit einer Reihe auslegungsund interpretationsbedrftiger allgemeiner Rechtsbegriffe, zu denen eine verbindliche Rechtsprechung noch nicht vorliegt und erst in einiger Zeit erwartet werden kann. Bedeutsam ist eine angemessene Darstellung der gewhnlichen Verwendung und der vereinbarten Beschaffenheit zwischen
den Vertragsparteien. Alle Aussagen der Werbung, von Benutzerinformationen und zustzliche mndliche Erluterungen der mit dem Kunden kommunizierenden Mitarbeiter sind hierauf abzustimmen. Die weitere Konkretisierung durch die Rechtsprechung bleibt abzuwarten.

Schaden

Jeder Nachteil (unfreiwillige Einbue), den jemand an einem geschtzten


Rechtsgut erleidet.
Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen:
Personenschaden (jemand wird an Krper oder Gesundheit verletzt)
Sachschaden (eine Sache wird beschdigt)
reinem Vermgensschaden (jemand wird nur wirtschaftlich geschdigt,
z.B. durch Betrug)
immateriellem Schaden (z.B. zugefgte Schmerzen)

Sorgfaltspflicht

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Allgemeiner unbestimmter Rechtsbegriff, der die Pflicht juristischer und


natrlicher Personen bezeichnet, die im allgemeinen Umfang notwendige
und angemessene (erforderliche) Sorgfalt beim Durchfhren von Arbeiten
oder der Organisation von Ttigkeiten einhalten, damit eine Gefhrdung unbeteiligter anderer, auch Dritter, nicht mehr als unvermeidbar eintreten kann.

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Glossary

Some legal areas contain public legal norms as well as private legal norms that
have to be met at the same time.
Judiciary

Sentences of the regular or expert courts (e.g. labour court, administrative


court, fiscal court) in the form of unappealable sentences.
Sentences of supreme federal courts (e.g. Federal High Court, BGH, Federal
Constitutional Court, BVG, Federal Labour Court, BAG) supplement the
legal norms and interprete them for the lower courts bindingly. Judiciary of
supreme courts has the same binding effect for the content of contracts and
agreements as legal norms.

Material mangle

Replaces the earlier definition of the defect in 434, BGB, and defines the
requirements of deliveries of a regularly and without material mangle delivered object. Requires for a legally reliable handling an especially careful
agreement on the properties and the intended application since the expectations of the buyer according to the type of object have become assessment
criterion.
According to BGB ( 434, material mangle) the delivery of an object is free
from material mangles if it has the agreed properties at risk transition. The
object is free from material mangles if it is suitable for the application assumed by the contract, further if is suited for the usual application and has
properties that are usual for objects of the same sort and that the buyer can expect according to the sort of the object.
The definition of the material mangle also comprises public statements of
the seller, of the manufacturer or his vicarious agents, especially in the advertising or in the identification of certain properties of the object. A material
mangle also is given in the case of an object meant for mounting if the mounting instructions is defective. ( 434,2)
The law about the modernization of obligations provides a comprising new
definition of the material mangle and defect term with a couple of legal terms
that are in need of interpretation. A binding judiciary for it is not yet existing and may be expected only after some time. An appropriate representation
of the usual usage and the agreed properties should be agreed on by the
contract parties. All statements of the advertising, of user information and
additional oral explanations of the employees in communication with the customers have to be adjusted with this. The further taking shape by the judiciary
has to be awaited.

Damage

Each disadvantage (involuntary loss) that somebody suffers at a protected legal interest.
The judiciary distinguishes between:
personal injury (someone is injured at his body or health)
material defect (an object is damaged)
pure property loss (someone is damaged economically only, e.g. by fraud)
immaterial damage (e.g. caused pains)

Care duty

General uncertain legal term meaning the duty of legal and natural persons
to meet the care necessary and suitable (required) in general scope while performing projects or organizing activities so that a menace of uninvolved others, also of third parties cannot occur more than unavoidable.

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Glossar

Die Sorgfaltspflicht trifft Hersteller, ihre Mitarbeiter, Hndler und Anwender,


die nach dem Stand der Technik mglichen Manahmen zur Gefahrenabwehr einzuhalten. Ihr Einhalten wird stets unter den besonderen Bedingungen
des Einzelfalles durch das Gericht ermittelt und bewertet.
Stand der Technik

Stand der Technik ist das Fachleuten verfgbare Fachwissen, wissenschaftlich begrndet, praktisch erprobt und ausreichend bewhrt. Dieses Fachwissen braucht noch nicht in Regeln kodifiziert und von der Mehrheit der Fachleute anerkannt zu sein. Es kommt auf das konkrete Wissen der Einzelnen an,
als Unternehmen wie als Person.
Der Stand der Technik geht ber die Allgemein Anerkannten Regeln der
Technik zeitabhngig in unterschiedlichem Umfang hinaus und verlangt unternehmensspezifische Vorsorge und Organisation. Der Stand der Technik ist
im Streitfall durch Gutachten, Vergleiche und andere Verfahren und Belege
zu ermitteln und nachzuweisen.

Subsidir

Rechtsbestimmung, die nur dann zur Anwendung gelangt, wenn das bergeordnete Recht keine Vorschriften enthlt.

Technische
Dokumentation

Sammelbegriff fr alle Dokumente ber technische Produkte, Prozesse


und deren Einsatz und Verwendung.
Die Technische Dokumentation muss in bersichtlicher und logischer Form
sachlich richtig alle Informationen bereitstellen, die zweckentsprechend von
ihr erwartet werden, z.B. fr Akquisition, Verkauf, Projektierung, Montage,
Betrieb, Instandhaltung, Entsorgung. Dies geschieht in Form von Lasten- und
Pflichtenheften, Werbeschriften, Produktbeschreibungen, Gebrauchs- und
Betriebsanleitungen, Wartungshandbchern, Teilekatalogen, Programmieranleitungen usw.

Terminologieverwaltung

Systematisches Ordnen und Verwalten von Begriffen (Terminologie) fr einzelne Prozesse und Produkte als Voraussetzung fr einheitliche, bereinstimmende sprachliche und technische Aussagen in internen und externen technischen und kaufmnnischen Dokumenten.

Update

Eine um Fehler bereinigte oder neue Version von Software.

Variantendokumentation

Vollstndige Dokumentation der unterschiedlichen Ausfhrungen (Varianten) von Produkten gleicher oder hnlicher Leistungen und Bezeichnungen.
Die Variantendokumentation muss die Grundlage fr eine eindeutige und unterscheidbare Bezeichnung und Differenzierung unterschiedlicher Produktausfhrungen liefern.

Versicherung

Durch eine Versicherung bernimmt der Versicherer gegen eine Prmie die
sonst durch den Versicherungsnehmer zu erfllende Haftung bei Personen, Sach- oder Vermgensschden. Wesentlicher Inhalt der Versicherung ist ein
konkretes Leistungsversprechen des Versicherers fr den Versicherungsfall,
die sonst dem Versicherungsnehmer zufallenden Leistungen zu erbringen.
Die Versicherung bedarf keiner besonderen Form.

Version

Bildet den zeitlichen Aspekt der Dokumentenstruktur ab.

Versionsverwaltung

Realisiert als Komponente des Dokumentenmanagements die Verwaltung


von Dokumentversionen.
Beim Arbeiten mit Dokumentenversionen muss eine gezielte und sichere systematische Verwaltung der Versionen sichergestellt sein. Zur eindeutigen
Identifikation der unterschiedlichen Versionen ist eine Versionsnummer blich. Diese stellt ein Attribut dar, welches in einem Metadatenfeld des Dokumentenmanagement-Systems verwaltet wird.

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Glossary

Manufacturer, their employees, distributors and users are bound by the care
duty to take the measures to avoid dangers possible according to the stateof-the-art. The compliance always is investigated and evaluated by the court
under the special circumstances of the single case.
State-of-the-art

State-of-the-art is the expert knowledge available to experts, scientifically


reasonable, practically experienced and sufficiently proven. This expert
knowledge needs not be codified in rules or accepted by the majority of the
experts. It depends on the concrete knowledge of the individuals, be it as an
enterprise or as a person.
The state-of-the-art exceeds the generally accepted rules of technology depending on the time and in different scope. It demands company specific provision and organization. In the case of conflict, the state-of-the-art has to be
investigated difficultly and proved by expert opinion, comparison, etc. or by
other procedures and records.

Subsidiary

Legal term that only applies if the overriding law does not contain directions.

Technical documentation

Collective term for all documents about technical products, procedures and
their application.
The technical documentation has to provide all information in clear and logic
form and objective correct that are appropriately expected, e.g. for canvassing, sale, projecting, mounting, operation, maintenance, disposal. It is produced in the form of duty books, advertisements, product descriptions, instructions for use, operating instructions, service manuals, parts catalogues,
programming instructions, etc.

Terminology
administration

Systematic arrangement and administration of terms (terminology) for single


procedures and products as a condition for consistant linguistic and technical
statements in internal and external technical and commercial documents.

Update

A new or defect correcting version of software.

Variant documentation

Complete documentation of the different variants of products of equivalent


or similar performance and terms. The variant documentation has to deliver
the basis for an unambiguous and distinguishable designation and differentiation of different product variants.

Insurance

With an insurance policy the insurer takes over the liability for personal injuries and material and financial damages that otherwise had to be served by
the policy holder. Essential content of the insurance is a concrete performance
promise of the insurer for the insurance case to serve the performance that
otherwise had to be met by the policy holder. No special form is required for
the insurance.

Version

Represents the timely aspect of the documentation structure.

Version administration

Administrates the document version as a component of the document management.


At the work with document versions, a targeted and safe systematic administration of the versions has to be guaranteed. As an unambiguous identification of the different versions a version no. is usual. This represents an attribute
that is administrated in a meta data field of the document management system.

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Glossar

Visualisierung

Informationsvermittlung durch Bilder und Zeichen.


Bilder sprechen einen anderen Informationskanal des Menschen an als die
Sprache. Der Mensch speichert Informationen in zwei voneinander unabhngigen Systemen: einem verbalen (linke Gehirnhlfte) und einem bildlichen
(rechte Gehirnhlfte).
Da Visualisierung nur in sprachfreien Bedienungsanleitungen gnzlich von
Text losgelst ist, schafft sie im Normalfall Redundanzen, die den Lesern das
Verstndnis erleichtern. Welche Technik gewhlt wird, hngt von der Zielgruppe und dem Zweck der Darstellung ab.

Warnpflicht

Rechtlich verbindliche Pflicht desjenigen, der Gefahrenquellen schafft, erkennt oder htte erkennen mssen, vor von den Gefahrenquellen ausgehenden
Gefahren fr die vorgesehenen Zielgruppen ausreichend zu warnen, soweit
diese Gefahren nicht konstruktiv oder durch Schutzmanahmen beseitigt
werden knnen. Die Warnpflicht ist erst dann ausreichend erfllt, wenn die
Adressaten in voller Bedeutung mit allen Konsequenzen und mit Begrndungen die Warnung verstanden haben. Warnpflicht ist in zahlreichen Gesetzen
in unterschiedlichem Umfang vorgegeben (Produkthaftungsgesetz und
Rechtsprechung des BGH zur Produkthaftung und in einer Vielzahl harmonisierter Normen).
Der Inhalt der Warnpflicht ist abhngig vom Vorwissen der Adressaten. Vor
Gefahren, die die Zielgruppe kennt, braucht nicht erneut gewarnt zu werden.
Nachweispflicht fr den, der fr die Warnpflicht verantwortlich ist.

Zivilrecht

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Das Zivilrecht umfasst das materielle Privatrecht, auch alle Rechtsnormen,


die zum Durchsetzen des Privatrechts im Einzelfall dienen durch die dem
ffentlichen Recht angehrigen Vorschriften des Zivilprozess- und -gerichtsverfassungsrechts. Zu unterscheiden vom ffentlichen, hoheitlichen
Recht.

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Glossary

Visualization

Information transfer by images and symbols.


Images trigger another information channel of human beings than speech.
Men store information in two independent systems: a verbale (left brain half)
and a visual (right brain half).
Since visualization is isolated entirely from the text in speechless user information only, it normally creates redundances that unburden the understanding
for the readers. Which technology is chosen depends on the target group and
the intention of the presentation.

Warning duty

Legally obligatory duty of the one who is creating risk resources, who recognizes them or should have recognized, that he should have warned the target
groups sufficiently of the risks emerging from the risk resources, as far as
those risks could not have been eliminated by design or by protective measures. The warning duty is met sufficiently only if the addressees will have understood the warnings in full meaning and with all consequences and with explanations. Warning duty is given in numerous laws and in different scope
(Product Liability Law and judiciary of the supreme court (BGH) according to the product liability and in numerous harmonized standards).
The content of the warning duty depends on the knowledge of the addressees.
The target group has not to be warned anew of dangers that they already know.
Proof duty for the one who is responsible for the warning duty.

Civil law

The civil law comprises the material private law, also all legal norms, that
serve the enforcement of the private law in the single case using the directions
belonging to the public law and its directions of the code of civil procedure
and civil court constitutional law. To be distinguished from the public sovereign law.

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Schrifttum/Bibliography

Schrifttum/Bibliography
Technische Regeln/
Technical rules

DIN 25448 : 1990-05 Ausfalleffektanalyse (Fehler-Mglichkeits- und -Einflu-Analyse) (Failure


mode and effects analysis (FMEA)). Berlin: Beuth Verlag
DIN EN 1050 : 1997-01 Sicherheit von Maschinen; Leitstze zur Risikobeurteilung; Deutsche
Fassung EN 1050:1996 (Safety of machinery; Principles for risk assessment; German version
EN 1050:1996). Berlin: Beuth Verlag
DIN ISO 15226 : 1999-10 Technische Produktdokumentation; Lebenszyklusmodell und Zuordnung von Dokumenten (ISO 15226:1999) (Technical product documentation; Life cycle model
and allocation of documents (ISO 15226:1999)). Berlin: Beuth Verlag
ISO/DIS 5127-1 : 1996-06 Information and documentation; Vocabulary; Part 1: Basic Concepts
(Bilingual edition) (Information und Dokumentation; Wrterbuch; Teil 1: Grundprinzipien)

Literatur/Literature

Anhalt, P.: Die Haftung fr fehlerhafte Technische Dokumentation (Instruktion). Rechtsgrundlagen Pflichten Risiken Absicherung. Selbstverlag, 2001. Zu beziehen bei: Dr. Peter Anhalt,
Lange Gasse 34, 72127 Kusterdingen
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VDI 4500 Blatt 1 / Part 1

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