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INDICE
Primera unidad.....................................................................................................................2
ADMINISTRACIN..............................................................................................................3
Conceptualizando Administracin..........................................................................................5
Caractersticas de Administracin...........................................................................................5
Elementos de Administracin.................................................................................................6
Funciones de Administracin..................................................................................................7
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS......................................................................................9
Principios de Henry Fayol.......................................................................................................9
Principios de Frederick Taylor..............................................................................................10
Principios de Emerson..........................................................................................................10
Principios de Ford.................................................................................................................11
Organizacin.........................................................................................................................14
Tipos de Organizacin..........................................................................................................14
Sistema de Organizacin.......................................................................................................17
Segunda Unidad..................................................................................................................23
Organigramas........................................................................................................................24
Tcnicas para elaborar las grficas.......................................................................................25
Requisitos y elementos para elaborar organigramas.............................................................26
Organizacin Funcional O Del Staff.................................................................................36
Organigrama Funcional De Taylor........................................................................................37
Recomendaciones para elaborar organigramas.....................................................................39
PROCESO DE DIRECCIN................................................................................................41
Tipos de Planeacin..............................................................................................................41
Formas De Ejercer Autoridad...............................................................................................44
Tercera unidad.....................................................................................................................47
OFICINA..............................................................................................................................48
Mobiliario y Equipo en la Oficina........................................................................................49
Tipos de Organigramas.........................................................................................................65
Cuarta Unidad.....................................................................................................................72
TURISMO.............................................................................................................................73
Los Profesionales del rea Comercial y el Turismo.............................................................74
Tipos de Turismo...................................................................................................................75
Clases de servicios................................................................................................................78
Turismo a Nivel Nacional.....................................................................................................81
Tcnicas para Organizar y Manejar Archivos en la Oficina.................................................98
Archivos secretariales...........................................................................................................99
Responsabilidades Secretariales...........................................................................................99
(Relacionado con los documentos y archivo).......................................................................99
Recomendaciones generales...............................................................................................103
Pg. 1
Primera Unidad
Jornada:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
SEMANA 2
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Exposiciones en grupo,
definiciones y ejemplos basados en
datos reales, cuestionarios.
SEMANA 3
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
Formar crculos de discusin para aplicar las habilidades Crculos de discusin, Investigaciones,
aprendidas, investigaciones.
exposiciones.
SEMANA 4
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Recopilar los diferentes conceptos, y puntos de vista
sobre diferentes temas, desarrollados en los contenidos
en el libro de texto.
SEMANA 5
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Explicaciones diversas
Clase magistral
SEMANA 6
Declarativos:
Realizar sntesis
Declarativos:
Pg. 2
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
Prueba Objetiva
Primera unidad
ADMINISTRACIN
Antecedentes Histricos
poca primitiva
Periodo agrcola
Antigedad Grecolatina
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poca Feudal
Revolucin Industrial
Aparicin de diversos inventos que propiciaron el desarrollo industrial y desaparecen los
talleres artesanales.
Centraliza la produccin lo que da origen a un sistema de fbricas donde el empresario es
dueo de los medios d produccin y el trabajador vende su fuerza de trabajo.
Surge la especializacin y la produccin en serie.
Explotacin inhumana del trabajador: horarios
excesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores
peligrosas.
La complejidad del trabajo hace necesaria la aparicin
de especialistas en administracin.
Siglo XX
Gran desarrollo tecnolgico e industrial. Surge la
administracin cientfica con Frederick Winslow Taylor.
Surgen numerosos investigadores de la administracin,
teniendo esta un desarrollo y proyeccin definitivos.
La administracin se torna indispensable en el manejo
de cualquier empresa.
Administracin en Amrica Latina
Concepto de Administracin
Se puede conceptuar a la administracin como el esfuerzo humano coordinado para obtener la
optimizacin de los todos los recursos a travs del proceso administrativo, a fin de lograr los
objetivos constitucionales.
Pg. 4
Conceptualizando Administracin
La mayora de los conceptos de administracin utilizan los siguientes trminos:
Objetivo: la administracin siempre esta enfocada a lograr determinados fines o resultados.
Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o
servicio en trminos de cantidad y tiempo.
Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos
disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.
Coordinacin de recursos: en la administracin se requiere combinar, sistematizar y analizar
los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.
Grupo social: es necesario que exista un grupo social para que se de la administracin.
Productividad: es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de
recursos, en trminos de eficiencia y eficacia. Con estas definiciones podemos decir que la
administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos
de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.
Caractersticas de Administracin
La administracin posee las siguientes caractersticas que la diferencian de otras disciplinas.
Universalidad: existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que en el ejrcito, en un hospital, etc.
Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente practica, la administracin resulta ser
un medio para lograr un fin y no un fin en si misma: a travs de esta se busca obtener
determinados resultados.
Unidad temporal: la administracin es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen
simultneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo
tiempo y no de manera aislada.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organizacin formal.
Pg. 5
Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene caractersticas propias que le dan un
carcter especfico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.
Interdisciplinariedad: la administracin se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas
aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo.
Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican, la rigidez en la administracin es ineficaz.
Importancia de Administracin
Aspectos Generales
Cuando se menciona la palabra Administrar, inmediatamente se asocia al acto de conducir
apropiadamente un negocio, empresa o una actividad que requiere sistematizar todo lo que se
desea, de acuerdo a lo que se tiene.
Se entiende que la administracin como actividad humana requiere todo un proceso mental y
fsico, para concretar lo que se pretende lograr en un tiempo determinado a partir de la estimacin
de los recursos con se cuenta para cumplir una meta.
Adems de lo mental, fsico y de los recursos, para lograr cumplir por completo la actividad
administrativa, es preciso contar con condiciones favorables que permitan un satisfactorio
porcentaje de xito en lo propuesto.
Etimologa de la palabra Administracin
La palabra administracin se origina de las voces latinas siguientes:
AD =
MINISTER =
Al unir estas voces se puede indicar que la definicin se entiende de la siguiente manera: Persona
que realiza una funcin o trabajo de otra. Persona que presta un servicio para otra que lo contrata.
Tambin se puede interpretar como la direccin subordina de una persona en el. Manejo de una
empresa o negocio, trabajo en el cual est de por medio o la responsabilidad personal de quien la
dirige, ante sus superiores.
Koontz y Weihrich indican que:administracin es el proceso de disear y mantener un medio
ambiente en el cuales las personas que trabajen juntas o en grupo, logren cumplir eficientemente
los objetivos seleccionados.
Henry Fayol, considerado como el Padre de Administracin Cientfica indica a su vez que:
Administracin consiste en prever, organizar, mandar, coordinar y controlar, actividades que
como veremos en las fases de la administracin, forman parte de un todo en el proceso.
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Elementos de Administracin
Empresa: Es la unidad econmica y jurdica que con fines perfectamente definidos, desarrolla
actividades lucrativas que permiten al beneficio personal y con proyeccin al crecimiento, y que
como elemento esencial debe existir para que se inicie el proceso administrativo.
Planificacin: Desde el momento en que se impone el criterio cientfico en una actividad, es
imprescindible partir de la base planificadora desde la cual se estiman todas las actividades,
por recursos, costo, tiempo, dificultad y posibilidad de xito. Una planificacin es una gua de
trabajo en la cual se deben contemplar las contingencias que se pudieran dar las opciones de
solucin en caso de problemas.
Mtodos de trabajo: Es otro elemento que intervienen en la administracin y que
necesariamente debe apoyarse en la utilizacin del mtodo cientfico para que toda actividad
prctica tenga el debido sustento terico.
Recursos: Si el administrador no cuenta con este elemento todo queda en proyecto pues a
partir de este se puede estimar a cabalidad la viabilidad de una planificacin. El elemento
recursos est presentado por lo material con que se cuente, con las personas de que se
disponga en cada puesto o cargo y por la disponibilidad de dinero o crdito para el desarrollo
de las actividades.
Funciones de Administracin
Esencialmente la funcin de Administracin consiste en la utilizacin el conocimiento de
instrumentos cientficos complicados aplicados al manejo interno y externo de una empresa por
parte de quienes ejercen puestos gerenciales, utilizando con certeza las funciones de:
1. Planeacin.
2. Organizacin.
3. Integracin de personal.
4. Direccin.
5. Control.
Estas funciones se ubican de la siguiente manera en el mbito de la gerencia as:
1. Funcin tcnica: Se relaciona con la produccin de bienes o servicios, segn el giro de la
empresa.
2. Funcin comercial: Aplicada a la compra. Venta e intercambio de bienes y/o servicios.
3. Funcin financiera: Esta se refiere a la bsqueda y manejo de capitales.
4. Funcin de seguridad: Proteccin y preservacin de los bienes y personas de la empresa.
5. Funcin contable: Manejo de inventario, registros, balances, costos y estadsticas.
6. Funcin administrativa: Integra, coordina y sincroniza todas las funciones anteriores.
Todo administrador, gerente, rector, presidente o director debe prever, organizar, comandar,
coordinar y controlar, las diferentes actividades administrativas.
Fines de Administracin
La ciencia en general siempre tiene como fin el bienestar del ser humano en todos los campos. As,
la administracin como una rama de la ciencia tiene como finalidad el manejo eficiente de la
empresa, maximizando los resultados a travs de la optimizacin de los recursos empleados.
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Pg. 8
Pg. 9
Calidad de la administracin.
Valor de la inversin a largo plazo.
Solidez financiera.
Habilidad de atraer, desarrollar y mantener personas de Talento.
Uso de los activos de la corporacin.
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
Como toda ciencia, la administracin tiene principios sobre los cuales debe fundamentar su accin
de trabajo. Sin embargo, se dan muchos enfoques sobre este punto y por ello solo se har
mencin de los enunciados por Fayol, Taylor Emerson y Ford.
Pg. 10
10. Orden: Segn Fayol, hay un lugar para cada persona o cosa y cada persona cosa debe estar
en su lugar para evitar el desorden, la prdida de tiempo y desperdicio de recursos.
11. Equidad: Todo jefe que quiera ganarse la lealtad e incondicionalidad de sus subordinados
debe recordar que debe ser justo en toda disputa, resolucin, decisin o juicio que emita y en
que est de por medio el inters de sus trabajadores, porque es muy apreciado un superior en
el que se puede confiar.
12. Estabilidad del personal: El ingeniero Fayol recomienda evitar la rotacin o despido
innecesario del personal pues ello acarrea mayor costo de inversin en cada puesto por
efectos de adaptacin al mismo y a la empresa de quien es contratado.
13. Iniciativa: De todos es sabido que existen personas que tienen el impulso de colaborar con su
empresa y no vacilan en presentar proyectos en los cuales han dedicado tiempo y esfuerzo
personal.
14. Espritu de equipo: Este principio se fundamenta en la necesidad del trabajo organizado en
equipo el cual rinde mayores resultados que el esfuerzo individual.
Principios de Emerson
Orientados a la normativa laboral, estndares productivos capacitacin y condiciones de trabajo.
Trabajar en equipo para el logro de metas, Emerson era Ingeniero al igual que Taylor y auxiliar de
ste, siendo quien amplio y divulg las bases cientficas de la administracin, haciendo nfasis en
la seleccin y capacitacin de los empleados.
Sus principios se orientan al respecto de normas en el trabajo y estndares productivos as como el
necesario control de tiempo en las operaciones, y se enuncian as:
1. El trazo de un plan objetivo y bien definido: Todo plan debe ser susceptible de poder
llevarse a la prctica de manera real y contar con todos sus puntos perfectamente
estructurados para su puesta en marcha.
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Principios de Ford
Genio industrial de la administracin moderna aplica al campo del automvil manejo industrializado
del motor. Pero Ford no se limit a revolucionar la locomocin por medio del motor basndose en
explosin por gasolina. l avanz en el impulso a la productividad, creando el sistema de
incentivos a base del reparto de ganancias y acciones con sus trabajadores, fijando, adems, el
salario mnimo y estableciendo una jornada de trabajo de ocho horas. En el mbito de produccin,
cre la fabricacin en serie de vehiculaos al alcance de todas las personas y esto lo logr mediante
el trabajo en cadena de alto rendimiento. Ford insisti en que para producir en serie era preciso lo
siguiente:
1. La planeacin ordenada y continua del producto del trabajo.
2. Trabajo se debe entregar al trabajador y no que l lo busque.
3. Las operaciones se analizan en sus partes constitutivas.
Pg. 12
Pg. 13
Organizacin
La organizacin es parte esencial del proceso administrativo y de la planificacin
gerencial que para cualquier actividad se realiza en una empresa organizada.
Definicin de organizacin
Pg. 14
Tipos de Organizacin
En las empresas se puede utilizar formas de organizacin para lograr mayor efectividad en la
asignacin de tareas. Por ello se ha clasificado la organizacin as:
Pg. 15
Pg. 16
Sistema de Organizacin
Unos autores han establecido la organizacin por niveles de jerarqua as:
1.
2.
3.
Y otros los han departamentalizados para crear una estandarizacin, y que sean eficientes y
eficaces, siendo esta divisin:
Departamentalizacin por funciones empresariales: La mayora de las estructuras
organizaciones usadas por las empresas comerciales son la agrupacin de actividades desacuerdo
con las funciones de una empresa (departamentalizacin funcional) expresa lo que las empresas
comnmente hace. Dado que todas las empresas se dedican a la creacin de algo til y deseable
para los dems, las funciones empresariales bsicas son la produccin (creacin o agregacin de
utilidad a un bien o servicio), venta (el hallazgo de clientes, pacientes, estudiantes, o miembros de
cualquier grupo genrico dispuesto a aceptar el bien o servicio a cierto precio o costo)y
financiamiento (obtencin, cobro, resguardo y gastos de los fondos de la empresa) ha parecido
lgico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniera, produccin, venta o
comercializacin finanzas, una combinacin de los tipos bsicos de organizacin. No en todos los
organigramas aparecen estas mismas denominaciones funcionales (ingeniera, produccin, ventas
o comercializacin y finanzas) ya que en la compaa administradora de ferrocarriles se ocupan de
"operaciones", "trafico" y "finanzas.
Ventajas
1.
Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima.
2.
Se mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales.
3.
Se sigue el principio de la especializacin ocupacional, y se simplifica la capacitacin.
4.
Es reflejo lgico de las funciones.
Desventajas
Pg. 17
Departamentalizacin por
Funciones
Pg. 18
Departamentalizacin geogrfica: Se aplica a aquellas empresas grandes que pueden dividir sus
actividades por territorio, colocando produccin, contabilidad, ventas y mantenimiento en regiones
sur, norte, oriente y occidente y cada regin es responsable de su rendimiento.
Pg. 19
Henry Fayol menciona otra forma de organizacin, aplicada a la industria, indicando que se puede
distinguir en el cuerpo social de la sociedad annima los principales rganos siguientes:
Pg. 20
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
2.
3.
Pg. 21
2.
3.
4.
Cuantas personas deben integrar como mximo cada grupo de trabajo al mando de un
subgerente?
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Consultar con experto en Recursos Humanos las siguientes cuestiones:
1.
2.
Tres factores que demuestren problemas para obedecer rdenes en una persona en el
mbito superior?
3.
Qu aspectos valoran especialmente los gerentes en las personas que esta bajo sus
rdenes?
RESOLUCIN DE CASOS
El ingeniero Alfredo Taracena es el Gerente de produccin de la empresa de productos alimentos
RICO S.A., Habiendo organizado su personal por departamentos y nombrado un supervisor
general que entregar un informe diario de sus actividades productivas. Eso implica que el
Pg. 22
Qu sugerencia ofrece usted en este casi si estuviera en desacuerdo con este sistema de
organizacin?
2.
Segunda Unidad
Jornada:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
SEMANA 2
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Exposiciones en grupo,
definiciones y ejemplos basados en
datos reales, cuestionarios.
SEMANA 3
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
Formar crculos de discusin para aplicar las habilidades Crculos de discusin, Investigaciones,
aprendidas, investigaciones.
exposiciones.
SEMANA 4
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Recopilar los diferentes conceptos, y puntos de vista
sobre diferentes temas, desarrollados en los contenidos
en el libro de texto.
SEMANA 5
PROCEDIMIENTO
Realizar sntesis
Declarativos:
Pg. 23
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Explicaciones diversas
Clase magistral
SEMANA 6
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
Prueba Objetiva
Segunda Unidad
Organigramas
Representacin grfica de la organizacin por medio de organigramas. La representacin grfica
de una empresa es la manera ms rpida para quien requiera conocer la ubicacin de alguna
oficina o un departamento a donde tenga que dirigir sus trmites. El organigrama es un grfico que
revela al pblico interno o externo la estructura u organizacin formal de una empresa de manera
rpida la ubicacin exacta de lo que se busca.
Este grfico se ordena de varias formas, ya sea por funciones o estructura interna de la
organizacin y se clasifican as:
Estructurales: Indican la forma como est estructurada administrativamente una empresa en las
partes que la integran de acuerdo al esquema que sta elija. Es una grfica general de puestos o
cargos y los departamentos, o secciones en que se divida.
Funcionales: Indican, adems de los cargos nombres de cada unidad, las funciones que
desarrollan dentro de la empresa.
Sintticos: Reflejan solo lo esencial de la informacin que se requiera y son los que se colocan a
la vista del pblico porque actan como un ndice claro y sencillo de la empresa.
Analticos: Como su nombre lo indica, dan una informacin detallada de la empresa con fines
tcnicos de manejo para las personas que participan en ella o que tienen relaciones de negocios
con la misma. Ofrecen informacin de cargos y funciones que cumplen cada uno.
Verticales: Es la representacin jerrquica de la organizacin, partiendo de los puestos superiores
de arriba en forma ascendente hacia abajo para los puestos jerrquicamente inferiores.
Horizontales: Es otra variante de organigrama en que a la manera d cuadro sinptico se parte de
los cargos superiores de la izquierda hacia los cargos inferiores a la derecha. Se utiliza cuando es
bastante la divisin jerrquica de la empresa.
En cuanto al organigrama de su colegio, este podra representar as:
Pg. 24
Pg. 25
Requisitos:
Que deben ser claros y fciles de comprender para que no dejen lugar ha
interpretaciones dobles o errneas de su contenido. Este requisito exige fijar con exactitud
los niveles jerrquicos, las lneas de dependencia y el nmero de funciones en toda la
estructura organizativa.
b.
Su representacin tiene que ser confeccionada de manera uniforme para poder
tener una acertada interpretacin y buen empleo.
c.
Que deben estar actualizados para cumplir mejor sus objetivos de informar al
pblico con prontitud y eficacia sobre la estructura bsica de la empresa y servir como
instrumento para el anlisis y mejoramiento de la organizacin interna de la misma.
a.
2.
a.
b.
Pg. 26
Las lneas llenas expresan un anexo jerrquico de arriba hacia abajo y son lneas ms gruesas que
las utilizadas en la elaboracin de los rectngulos.
1-A
1-B
2-B
3-B
4-B
Debido a que las relaciones se constituyen como un elemento que desempean una funcin
esencial en la estructura de la empresa, debern ser representados como se recomienda en el
organigrama que aparece en la siguiente pagina.
Grfico de las relaciones en el mando y jerarqua dentro de la empresa:
A
1-B
1-C
2-C
2-B
3-C
A-C
5-C
6-C
En este organigrama se observan las lneas que indican autoridad, correlacin y especializacin.
Es conveniente establecer debidamente cada cargo de autoridad y la funcin que cada cual cumple
dentro de la empresa.
Pg. 27
1-C
2-B
2-C
3-C
Finanzas
Personal
Produccin
Planificacin
Comercializacin
Control
De calidad
Promocin y
propaganda
Investigacin de
mercados
Pg. 28
Montaje
Empaque
Fabricacin
Ventas zona
central
Ventas zona
oriental
Este es un organigrama funcional que por la forma en que est dispuesta la autoridad se le llama
vertical o piramidal descendente, esta figura indica que el comit est formado por el jefe de la
unidad asesora I-B y los jefes de las unidades operativas I-C; 2-C y 3-C.
Se utilizan adems para denotar auditoria externa a la empresa.
1-B
AUDITOR
EXTERNO
1-B
2-C
4-C
3-C
Tambin para sealar que existe una unidad administrativa desconcentrada, por ejemplo las
sucursales.
1-B
1-B
1-C
2-C
3-D
4-D
1-E
Pg. 29
Este grfico tiene la ventaja que simplifican la compresin de la forma en que fluye la autoridad
formal y la responsabilidad.
Organigrama circular: En estos grficos se representa por la yuxtaposicin (electos colocados
uno frente al otro) de sectores circulares que se asignen a las diferentes unidades Los niveles de
mayor jerarqua estn en el centro, y a medida que se exponga se llega a puestos inferiores.
Pg. 30
Organigramas escalares: Son poco usados y muestran, utilizando el margen o la sangra, los
diversos niveles de la organizacin.
Pg. 31
Niveles Jerrquicos
Pg. 32
Cadena de Farol
Pg. 33
El operario ejecuta una obra e informa al maestro de produccin quien a su vez informa al maestro
general.
En el otro caso el mecnico repara una mquina al maestro de reparaciones lo hecho y este le
comunica al maestro general.
Segn Taylor en este y en el anterior caso se perdi tiempo por el exceso de comunicacin y un
acto rutinario se convierte en toda una cadena de comunicacin.
Pg. 34
Eso mismo puede ocurrir en cualquier empresa que se organice de esta manera, ya sea un
departamento, una seccin o en una oficina.
Taylor present otro grfico donde se especialice al personal y se trabaje por funciones, logrando
que cada trabajador pudiera resolver cualquier problema con su jefe inmediato que a su vez
resolvera los problemas de su propio departamento sabiendo que cuenta con personal que conoce
su oficio.
Ejemplo de organigrama Sinttico: Tomemos una empresa industrial, destinada a la produccin de
galletas; la estructura es:
1. Asamblea de Accionistas.
2. Junta Directiva.
3. Gerencia.
4. Departamentos.
5. Asesora.
6. Produccin.
7. Distribucin.
8. Servicios Administrativos.
9. Control.
Pg. 35
Pg. 36
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA
Produccin
Bodega de
Materia Prima
EMPAQUE
Personal de
Bodega
Control
Servicios
Auxiliares
Personal
Externo
Personal
DECORADO
Informacin
Bod. Prod.
Terminados
ASESORIA
JURIDICA
Laborato. De
Investigacin
COMPRAS
Contabilidad
Publicidad
Y Rec. Pbli.
Distribucin
Distribucin
Local
Distribucin
SALVADOR
Distribucin
Honduras
Distribucin
Nicaragua
Investigacin
de Mercados
Distribucin
Panam
Cada funcin es administrada por un especialista que puede intervenir, dentro de su campo, en
cualquier punto de la estructura. Con l principia el uso de la especializacin en el trabajo, tanto
cuando se refiere a las labores de un obrero, como cuando se trata del uso de asesores
especializados.
Pg. 37
DIRECTOR
SUB-DIRECTOR
JEFE DE
TALLERES
ASESORES
OBREROS
Pg. 38
PRESIDENTE
GERENTE
JEFE DE
VENTAS
ASISTENTE
MERCADEO
ASISTENTE
PUBLICIDAD
J. VENTAS
LOCALES
VENDEDOR 1
ASISTENTE
JURIDICO
J. VENTAS
LOCALES
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
Pg. 39
Pg. 40
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Como trabajo de campo investigue usted en una empresa grande los siguientes puntos.
1. Qu factores toman en consideracin usted en una empresa grande los siguientes puntos?
2. Evalan y capacitan previamente al personal que seleccionan sin llegar a la humillacin que
supone la prueba durante un periodo de trabajo.
3. Que problemas afrontan los administradores o gerentes para organizar sus actividades en lo
que se refiere a los recursos humanos?
4. Determinar el tipo de organigrama en la empresa.
RESOLUCIN DE CASO
Usted se encuentra con que la empresa Perfiles de la Ciudad S.A. el administrador general se
ocupa hasta en mnimo detalle de todo lo que pasa en las actividades productivas y administrativas
y a usted se le pide consejo sobre este caso para que lo resuelva.
1. Qu tipo de administracin se maneja en la empresa?
2. Qu tipo de organizacin sugiere usted, con el respectivo organigrama interno?
Pg. 41
PROCESO DE DIRECCIN
Direccin: Es la actividad humana por medio de la cual se coordinan las actividades necesarias
para cumplir metas establecidas.
Funciones: En la direccin deben cumplirse una serie de fases o etapas previas al inicio de
cualquier actividad. Estas fases son las que se presentan en el grfico que a continuacin se
presentan.
Direccin
Planificar
Organizar
Coordinar
Ejecutar
Tipos de Planeacin
La planificacin puede clasificarse segn los siguientes criterios.
Por su grado de aplicacin:
1. General, cuando no se hacen especificaciones.
2. Global, cuando comprende todo el conjunto de elementos internos y externos.
3. Econmica del estado, cuando tiene que ver con actos de gobierno.
Por su naturaleza:
Pg. 42
Controlar
3.
4.
5.
6.
7.
Tanto la estrategia como la tctica son mecanismos que le permitan al gerente llegar o lograr las
metas propuestas y varan de acuerdo al desarrollo de los acontecimientos. Son planes de accin
en el campo de batalla empresarial pues como ahora se acepta.
Las empresas en la actualidad, libran una batalla permanente por conseguir o mantener la mayor
parte del mercado para sus productos o servicios, teniendo que plantear el gerente la mejor
manera de encarar los combates que exige la competencia en la lucha por imponer la supremaca
econmica ante sus competidores.
La estrategia es un plan elaborado de accin dentro de la cual se puede incluir varias tcticas o
planes menores para imponerse en la conste lucha del Marketing.
Pg. 43
Ejecucin: Fase puramente operativa, que se lleva a la prctica lo planificado. Es hacer lo que se
estim llevar a cabo, Es la ejecucin, accin, actividad o trabajo, ya sea intelectual, fsico o ambos
que se desarrolla como tercera fase de la direccin y que es donde se materializa lo proyectado.
Control: Es el examen y verificacin sistemtica de los resultados en el proceso productivo o de
prestacin de servicios al realizar cualquier actividad previamente planificada. El control permite
establecer el punto o nivel porcentual de logros en el planteamiento de objetivos dentro de la
planificacin y puede ser ejercicio sobre actividades o personas.
El control se clasifica por los fines del mismo de la siguiente manera:
1. De Calidad: Mediante este tipo de control se puede fijar las normas y calidades del producto o
servicio de acuerdo a los estndares establecidos, evitando perdidas por devolucin de
mercadera o rechazo por los servicios que se ofrecen.
2. Presupuestario: Mecanismo de control que permite establecer parmetros en las erogaciones e
ingresos, los cuales impiden gastos excesivos o bien que las cantidades destinadas a ciertas
actividades no alcancen debido a malos manejos, ya sea por descuido, mala planificacin o
simplemente corrupcin.
3. Administrativo y de personal: Incluye seleccin, rendimiento y evaluacin del personal de la
empresa, utilizando diferentes parmetros como la disciplina, comportamiento tico,
rendimiento fsico, habilidades creatividad, etc. Este tipo de control permite establecer dentro
de la empresa la motivacin, incentivos, beneficios adicionales, ascensos, etc. Asimismo, se
debe incluir en este rubro las capacitaciones, oportunidades de estudios, ingresos econmicos
a la capacidad productiva, etc.
Pg. 44
Pg. 45
Pg. 46
Pg. 47
Tercera Unidad
Jornada:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
SEMANA 2
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Exposiciones en grupo,
definiciones y ejemplos basados en
datos reales, cuestionarios.
SEMANA 3
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
Formar crculos de discusin para aplicar las habilidades Crculos de discusin, Investigaciones,
aprendidas, investigaciones.
exposiciones.
SEMANA 4
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Recopilar los diferentes conceptos, y puntos de vista
sobre diferentes temas, desarrollados en los contenidos
en el libro de texto.
SEMANA 5
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Explicaciones diversas
Clase magistral
SEMANA 6
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Realizar sntesis
Declarativos:
Prueba Objetiva
Pg. 48
Tercera unidad
OFICINA
Centro de acopio de informacin comercial, legal, financiera, agrcola, industrial, de servicios
acadmicos, docentes o de otro tipo, en que las personas se encargan de organizarla o procesarla
con fines diversos. La oficina es el centro o motor de la actividad planificadora, contable, de control
o de atencin diversa para el pblico interno o externo que visita o trabaja en la empresa. Es un
lugar de trabajo en que se maneja papelera y la forma en que esta se redacta, procesa o
distribuye con la finalidad de manjar eficientemente la empresa.
Dimensiones
Las oficinas se pueden clasificar de acuerdo a su extensin fsica o nmero de empleados de la
siguiente manera:
1. Pequea: Cunado en ella laboran pocos empleados, en que el jefe es el gerente, y pueden
tener una o dos secretarias, un contador, un mensajero y una persona encargada de limpieza.
2. Mediana: En esta ya se observa una departamentalizacin de algunas actividades y en donde
puede haber un gerente que no es el dueo. Por ejemplo: una agencia de viajes, en que se
Pg. 49
Pg. 50
Sillas o sillones: Las sillas o sillones poseen otra lnea, pensada para brindar comediada a la
secretarial, o al ejecutivo. Tienen rodos prcticos, soportes que se adapten a las diferentes
posiciones que adopta quien se sienta en ellas. Hay una para cada tipo de actividad a que se
dedique la empresa. Los ingenieros que disean estos muebles piensan en proporcionar apoyo a
la espalda, y suavidad en la parte posterior del cuerpo para evitar molestias al estar sentada la
persona durante ms de ocho horas. Los hay de material de diferente tipo: Madera, vinil, tela,
plstico, cuero o metal.
Libreras: Son muebles sumamente tiles para darle elegancia al lugar y brindar espacio para
colocar todos los tipos de obras de consulta y documentos especializados, de acuerdo al giro de la
empresa. Adems pueden ser un valioso auxiliar para colocar algn tipo de aparato o accesorio
para unos de quienes trabajan en ella.
Pg. 51
Archivos: Este tipo de mueble metlico es imprescindible en la oficina moderna pues es el sitio
donde se colocan bien clasificados todo tipo de documento. Anteriormente se fabrican para colocar
los flder directamente. Ahora se debe comprar flder colgantes para colocar ordenadamente en
cada uno de ellos hasta seis flder simples, segn la cantidad contenida en cada uno de ellos. Los
archivos lo hay de dos, tres y cinco gavetas, segn sea la cantidad de documentos que se deban
archivar.
Papeleras: Son pequeas bandejas para colocar papeles y que pueden ser de uno dos, tres y
hasta cuatro niveles, lo cual permite mayor cantidad de espacio para tener papelera a la vista en
todo momento.
Pg. 52
Mquina de Escribir: Aunque la computadora desplaz en un ochenta por ciento a las mquinas
de escribir, stas subsisten debido a la necesidad de rellenar formularios en forma rpida, teniendo
las oficinas desde la antigua de mecnica hasta la moderna Brother elctrica con pantalla lquida
con memoria y con funciones propias de un teclado de computadora.
Correo Electrnico: conocido tambin como Electronic Mail (Email), es otra funcin del
computador y que consiste en enviar y recibir mensajes a travs del sistema computarizado o bien
comunicarse por medio de Internet de una red de servicio, ya sea nacional o internacional, que es
lo ltimo en innovacin en nuestros pases a pesar de que en las sociedades industrializadas ya se
maneja la realidad virtual.
Pg. 53
Telfono tradicional, celular y el beeper: Primero y en todas sus formas fue el telfono
tradicional en que una a personas, empresas y comunidades y a grandes y pequeas distancias.
Luego surge el beeper o localizador porttil que ya va en caminote desaparecer y que ha sustituido
por el celular que a su vez tiene incorporado el servicio de localizador y con mltiples funciones, lo
cual lo convierte actualmente en un accesorio sumamente valioso en las comunicarse de la
empresa y personas mismas.
Sumadora: De la antigua sumadora con sus funciones elementales d sumar, restar, dividir y
multiplicar se pas a la moderna calculadora de bolsillo que tiene un gran potencial que van de
logaritmos, antilogaritmos, ecuaciones, media, mediana y moda para estadstica, calculo y
traduccin.
Pg. 54
Computadora: El moderno instrumento de trabajo de la oficina del siglo XXI se compone del CPU
que es el cerebro del equipo y donde se almacena la informacin y se acumulan los distintos tipos
de programas para trabajar. Tambin cuenta con un monitor donde se puede proyectar lo que se
esta trabajando y en donde se cuenta con un tipo de herramientas para lograr trabajos impecables
y con el mximo de rapidez. Se completa el equipo con un punto para sealar las funciones que se
deseen utilizar. A este pequeo puntero se le da el nombre de Mouse o ratn por la forma que
tiene. Como parte esencial del CPU, monitor y Mouse est el tablero, que es similar al de una
mquina d escribir, con la diferencia que tiene ms funciones.
Fax: es un medio de comunicacin que ampli las funciones del telfono, las cuales pasaron a ser
de simples receptores y emisores a poder recibir los mensajes e forma escrita a travs de un
mecanismo que transmite copia de los documentos que se quiera enviar, adems de la funcin de
Pg. 55
Microfilm: Es otra forma de almacenar informacin en espacio reducido y con imgenes que se
pueden ampliar al ser reveladas.
Pg. 56
Fotocopiadora: Actualmente este aparato se ha convertido en parte esencial de toda oficina sobre
todo donde se maneja gran cantidad de documentos que requieran ser manejados con copia. La
gran ventaja de la fotocopiadora es que puede ampliar o reducir todo documento o libro,
pudindose reproducir de lado y lado (duplex) pudiendo ser en blanco y negro o a color. Este tipo
de aparatos vienen en diferentes tamaos y capacidades en el tiempo de reproducir copias por
minuto.
Mimegrafo: Este otro aparato ha sido de gran utilidad sobre todo antes de que surgiera la
fotocopiadora y llamadas Ditos. Sin embargo actualmente y ano se usa aunque es funcional para
copias en grandes cantidades.
Pg. 57
Factores para una buena organizacin: Para establecer una buena organizacin en el lugar de
trabajo es necesario:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Pg. 58
Calendarios: Deben mantenerse en un lugar accesible no slo el calendario del ao actual sino
tambin el del ao anterior (y el del ao siguiente solamente si es temporada de impresin y
distribucin). Estos calendarios deben estar accesibles, al frente en la libreta de tomar notas, en el
calendario de escritorio, en la pared o en algn otro lugar cercano. Deben marcarse los das
feriados o libres.
Pg. 59
Llegar temprano al rea de trabajo; cinco minutos muchas veces es lo que puede determinar
que el da comience con una crisis o no. Este tiempo adicional permite al contador, estar listo
para comenzar el da a la hora indicada. Muchos profesionales sealan que el llegar temprano
les permite adelantar unas tareas sin las interrupciones del telfono o de otra naturaleza.
Localizar en los archivos el material relacionado con las reuniones de ese da, los informes que
haya que escribir y las llamadas telefnicas que haya que hacer. Tener estos materiales
disponibles y para cuando el supervisor, o usted los necesite.
Surtir el escritorio del contador y el del supervisor con los materiales de oficina que puedan
necesitar. ste es un buen momento tambin para filar los lpices, para asegurarse de que el
impresor, el facsmile y la fotocopiadora tienen suficiente papel y estn listos para funcionar,
que las mquinas de engrapar tienen suficientes grapas, etc. Estos detalles ayudan a que el
da transcurra con menos interrupciones.
Cotejar el cartapacio de Para la firma por si hay documentos listos para enviarse.
Si hay algn equipo fuera de funcionamiento, preparar una hoja indicando especficamente
cul es el problema y colocarlo en el equipo. Si el tcnico llega en momentos en que los
contadores en que est fuera de la oficina, el tcnico puede realizar su labor.
Revisar los asuntos que estn pendientes de accin para ese da. Este es el momento de
revisar el tarjetero cronolgico (trickler), los calendarios de los contadores del supervisor, los
mensajes telefnicos que quedaron sin contestar y la hoja de planificacin que se prepar el
da anterior. Estos sistemas de recordatorio ayudan o determinar la agenda para el da.
Al terminar el da de trabajo:
Organizar las tareas que quedaron sin terminar en el da de trabajo y comenzar a preparar el
plan diario para el da siguiente incluyendo estos asuntos. Si surge una emergencia y tiene
que estar ausente el da siguiente, otra persona tiene que completar las mismas.
Pg. 60
Electro-grafiar una lista de las citas, reuniones y otras actividades en las que participar el
supervisor el da siguiente. Dejar esta lista en el escritorio del supervisor, la cual le ayudar a
planificar mejor el da de trabajo.
Archivar los documentos que no hayan sido archivados durante el da y cerrar los archivos.
Limpiar y organizar el rea de trabajo, cubrir el computador y/o mquina de escribir y asegurar
bajo llave cualquier material confidencial.
Solicitar ayuda adicional, externa o interna, en periodos de mayor cantidad de trabajo (como
por ejemplo, para el cierre del ao fiscal, etc.) pueden ayudar los compaeros de trabajo
mediante intercambio o usar agencias de empleo temporeros para contratar personal de
apoyo.
Usar horario extendido. ste consiste en alterar el horario regular de trabajo para entrar y salir
ms tarde o ms temprano. Tambin puede utilizarse el periodo rotativo o dividir el personal
para trabajar en periodos continuos.
Hacer algn arreglo especial en el horario (previsin voluntaria). Llegar temprano y estar
preparado para salir despus de la hora de salida regular.
10:00 AM
11:00 AM
12:00 AM
02:00 AM
Recordatorios.
Revisar el borrador del informe al Sr. Olmeda y devolverlo antes de las 4:00 PM
Llamar al Ing. Alberto Torren (Tel.4569-2587, ext. 1425) antes de las 3:00 PM
Pg. 61
Designar tiempo para planificar y organizarse, aunque a primera vista el tiempo que se dedica
para planificar pueda parecer perdido, no lo es. Las personas de xito separan tiempo durante
el da preferiblemente al comienzo, para planificar las actividades. Se recomienda que los
contadores y el jefe se renan cada da en la maana para organizar y planificar el da de
trabajo, para coordinar actividades, reuniones y tareas y para sincronizar los calendarios.
Establecer prioridades entre las tareas que se realizarn, preguntarse qu tareas deben
realizarse primero y por qu. Una vez asignadas las prioridades, ajustarse a las mismas y no
pasar de una tarea con prioridad 1 (realizar inmediatamente) a una con prioridad 3(realizar en
la semana) a menos que las tareas con prioridad 1 y 2 se hayan realizado. Sin embargo, en un
momento dado y debido a circunstancias propias de la oficina, una tarea con prioridad 3 puede
convertirse en prioridad 1 y viceversa. Este establecimiento de prioridades debe hacerse entre
el jefe y la secretaria.
Aprender a anticipar problemas. No permitir que stos se conviertan en crisis. Utilizar aquellos
pequeos espacios de tiempo aunque parece que no se tiene nada que hacer para adelantar
tareas que puedan evitar una crisis. Por ejemplo, preparar los marbetes para la tirada de
correspondencia que se enva una vez al mes, duplicar el material para esta tirada, poner al
da el tarjetero de nmeros telefnicos, etc.
Actividades tan sencillas como ordenar el papel para la fotocopiadora antes de que se termine,
cotejar las cintas para el computador o filtros de tintas y ordenar los materiales en el armario,
pueden economizar tiempo valiosos y evitar que causen tensin, adems, demuestra que el trabajo
est bajo control no que nos controla.
Pg. 62
El escritorio es por regla general el rea inmediata de trabajo del contador y debe responder a las
necesidades de ste y ayudarle a realizar una labor efectiva. Por lo tanto, le recomendamos al
contador lo siguiente:
Remover de encima del escritorio todo artculo que no este en uso continu. Una buena
prctica es remover el escritorio peridicamente todo lo que est encima de ste, tomar luego
cada artculo y preguntar si la frecuencia de uso del mismo amerita que est encima del
escritorio.
Vaciar y limpiar las gavetas del escritorio por lo menos una vez al mes y remover aquellos
artculos que ya no necesitan. No utilizar las gavetas del escritorio como almacn. Cuando
esto sucede se entorpece la labor y se ocupa el espacio disponible, adems de que muchas
veces haya que remover estos artculos para buscar otros que se necesitan y se pierde tiempo.
Pg. 63
Pg. 64
ADMINISTRADOR
GENERAL
COMPRAS
GERENTE
COMPRADOR
VENTAS
GERENTE DE
VENTAS
ADMINISTRADOR
DE FINANZAS
TESORERO
Depto. De Crdito
GERENTE
Serv. C. de O.
GERENTE
MANUFACTURA
GERENTE DE
PRODUCCIN
INGENIERIA
ING. JEFE
Depto. De Contab.
Jefe de Contabili.
U. de Duplicacin
SUPERVISOR
U. de Correo
SUPERVISOR
Recibo y Mensajero
SUPERVISOR
U. de Archivo
SUPERVISOR
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
U. de Estadsticas
SUPERVISOR
U. DE CAJEROS
SUPERVISOR
U. DE NOMINA
SUPERVISOR
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
Pg. 65
Plan de organizacin de la oficina en una empresa centralizada: Otra forma de organizar una
empresa es centralizar las actividades comunes a muchos departamentos, para que su
operatividad resulte menos costosa y complicada. En la empresa centralizad, cada oficina controla
un grupo de actividades afines, Por ejemplo, todas las llamadas telefnicas son procesadas a
travs de una central telefnica. Todos los procesos de contabilidad son tramitados a travs de una
seccin especializada. Todos los registros relacionados con las personas o con transacciones que
realice la empresa, se procesan y conservan en un archivo central.
Plan de Oficina Departamentalizada
Pg. 66
Tipos de Organigramas
Segn Enrique B. Franklin, autor del libro "Organizacin de Empresas", los organigramas pueden
clasificarse segn el desempeo de la oficina, en cuatro grandes grupos:
1.
2.
3.
4.
Por su naturaleza.
Por su mbito.
Por su contenido.
Por su presentacin.
Pg. 67
b.
b.
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar
al personal y presentar a la organizacin en forma general. Ejemplo:
Pg. 68
c.
Pg. 69
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de
organizacin recomiendan su empleo.
b.
c.
Pg. 70
d.
Pg. 71
La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes
niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza,
funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.
Tarea complementaria
En la administracin central o el sector pblico por lo general estos niveles son:
Primer nivel (Secretario)
Segundo nivel (Subsecretario)
Tercer nivel (Oficial mayor)
Cuarto nivel (Direccin general)
Quinto nivel (Direccin de rea)
Sexto nivel (Subdireccin de rea)
Sptimo nivel (Departamento)
Octavo nivel (Oficina)
Noveno nivel (Seccin)
Dcimo nivel (Mesa)
En la administracin paraestatal:
Primer nivel (Asamblea general)
Pg. 72
Pg. 73
Cuarta Unidad
Jornada:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
SEMANA 2
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Exposiciones en grupo,
definiciones y ejemplos basados en
datos reales, cuestionarios.
SEMANA 3
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
FECHA
PUNTEO
Formar crculos de discusin para aplicar las habilidades Crculos de discusin, Investigaciones,
aprendidas, investigaciones.
exposiciones.
SEMANA 4
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Recopilar los diferentes conceptos, y puntos de vista
sobre diferentes temas, desarrollados en los contenidos
en el libro de texto.
SEMANA 5
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Explicaciones diversas
Clase magistral
SEMANA 6
Declarativos:
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
PROCEDIMIENTO
Realizar sntesis
Declarativos:
Prueba Objetiva
Cuarta Unidad
Pg. 74
TURISMO
La Organizacin Mundial del Turismo (OMT), creada en 1925 con el propsito de promover el
turismo, vinculada formalmente con las Naciones Unidas desde 1976, y que tiene su sede en
Madrid, Espaa, hace mencin que: Turismo comprende las actividades que realizan las personas
(turistas) durante sus viajes y estancias en lugares distintos al de su entorno habitual, por un
periodo de tiempo consecutivo inferior a un ao, con fines de ocio, por negocios y otros motivos.
Pases que pertenecen a OMT
Para el 22 de noviembre de 2007 cuenta con 153 estados miembros, ingresos por Continente:
frica
Angola (1990), Argelia (1976), Benin (1975), Botswana (1995), Burkina Faso (1975), Burundi
(1975), Cabo Verde (2001), Camern (1975), Chad (1985), Congo (1979),Costa de Marfil (1975),
Djibouti (1997), Egipto (1975), Eritrea (1995), Etiopa (1975),Gabn (1975), Gambia (1975), Ghana
(1975), Guinea (1985), Guinea Bissau (1991), Guinea Ecuatorial (1995), Kenia (1975), Lesotho
(1981), Libia (1977), Madagascar (1975), Malawi (1975), Mal (1975), Marruecos (1975), Mauricio
(1975), Mauritania (1976), Mozambique (1995), Namibia (1997), Nger (1979), Nigeria (1975),
Repblica Centroafricana (1995), Repblica Democrtica del Congo (1975), Rwanda (1975), Santo
Tom y Prncipe (1985), Senegal (1975), Seychelles (1991), Sierra Leona (1975), Sudfrica (1975),
Sudn (1975), Swazilandia (1999), Tanzania (1975), Togo (1975), Tnez (1975), Uganda (1975),
Zambia (1975), Zimbabwe (1981).
Amrica
Argentina (1975),Bahamas (1975),Bolivia (1975), Brasil (1975), Canad (1986), Chile
(1975),Colombia (1975), Costa Rica (1975),Cuba (1975), Ecuador (1975), El Salvador (1975),
Guatemala (1993), Hait (1975), Honduras (1975),Jamaica (1975), Mxico (1975),Nicaragua
(1975), Panam (1975), Paraguay (1992), Per (1975), Repblica Dominicana (1975), Uruguay
(1977), Venezuela (1975).
Miembros Asociados Americanos
Antillas Holandesas (1979), Aruba (1987), Puerto Rico (2002).
Asia
Afganistn (1975), Arabia Saudita (2002), Armenia (1997), Azerbaiyn (2001), Bahrein (1977),
Bangladesh (1975), Bhutn (2003), Brunei (2007), Cambodia (1975), China (1983), Chipre (1975),
Corea del Norte (1987), Corea del Sur (1975), Filipinas (1975),India (1975), Indonesia (1975), Irn
(1975), Iraq (1975), Israel (1975), Japn (1978), Jordania (1975), Kazajstn (1993), Kirguistn
(1993), Kuwait (1975), Laos (1975), Lbano (1975), Malasia (1975), Maldivas (1981), Mongolia
(1990), Nepal (1975),Omn (2004), Pakistn (1975), Qatar (1977),Siria (1975), Sri Lanka (1975),
Tailandia (1975), Tayikistn (2007), Timor Oriental (2005), Turkmenistn (1993), Turqua (1975),
Uzbekistn (1993), Vietnam (1981), Vietnam del Sur (1975-1981), Yemen del Norte (1975-1990),
Yemen del Sur (1977-1990).
Miembros Asociados Asiticos
Hong Kong (1999), Macao (1981).
Observadores
Palestina (Observador Especial) (1999).
Europa
Pg. 75
Pg. 76
Tipos de Turismo
Para ello se debe de conocer que tipo de turista se convertir el viajero, entre los tipos de turismo
tenemos:
Turismo cultural: Precisa de recursos histrico-artsticos para su desarrollo. Es ms exigente y
menos estacional.
1. Urbano: desarrollado en ciudades principalmente en aquellas que son Patrimonio de la
Humanidad. Clientes de nivel cultural y poder adquisitivo alto.
2. Monumental: vinculado exclusivamente a monumentos histrico-artsticos que pueden estar
alejados de ncleos de poblacin importantes.
3. Arqueolgico: vinculado a yacimientos y sitios arqueolgicos que pueden estar alejados de
ncleos de poblacin importantes.
4. Funerario: vinculado cementerios donde o bien hay tumbas realizadas por arquitectos famosos
o bien hay personajes famosos enterrados all.
5. De compras: vinculado a las compras a buen precio o exclusivos. Incluye artculos de lujo, arte,
artesana y artculos de uso comn como calzado, electrnica, etc.
6. Etnogrfico: vinculado a las costumbres y tradiciones de los pueblos. En algunos casos
cercano al turismo ecolgico.
7. Literario: motivado por lugares o eventos de carcter bibliogrfico.
8. De formacin: vinculado a los estudios, fundamentalmente los de idiomas.
9. Cientfico: es una oferta turstica para realizar investigaciones en estaciones biolgicas o
yacimientos arqueolgicos.
10. Gastronmico: vinculado a la comida tradicional de un sitio.
11. Enolgico: vinculado a los vinos de una zona.
12. Industrial: motivado por la visita a fbricas o grandes construcciones civiles.
13. Itinerante: se desarrolla en varios lugares siguiendo rutas preestablecidas.
14. Mstico: Se relaciona con el turismo orientado a la visita a lugares energticos.
Turismo natural
1. Parques temticos: basado en atracciones tursticas de temas concretos. Se caracteriza por la
participacin activa del visitante.
2. Ecoturismo: basado en el contacto con la naturaleza. Sus recursos los componen los parques
nacionales, es decir, una flora y fauna interesante en la zona receptiva.
3. Rural: el desarrollado en el medio rural, cuya principal motivacin es conocer las costumbres y
las tradiciones del hombre en el mundo rural. Se interesa por la gastronoma, la cultura
popular, artesana.
4. Agroturismo: su finalidad es mostrar y explicar el proceso de produccin de las fincas
agropecuarias y las agroindustrias.
Pg. 77
Pg. 78
Con esta informacin, los profesionales del rea comercial pueden dirigirse a una agencia de viajes
o encargarse de los detalles ponindose en contacto directo con las compaas de aviacin y los
hoteles.
Agencias de viajes: Casi todas las compaas hacen uso de una agencia de viajes para planificar
los viajes de sus empleados. El personal de la agencia de viajes necesitar la misma informacin
que requiere el departamento de viajes. Una vez se tenga un plan trazado, la agencia se comunica
con la secretaria, la cual obtiene la informacin del ejecutivo antes de hacer las reservaciones y
comprar los pasajes. El personal de una agencia de viajes tiene conocimiento general de los viajes
a casi todas partes del mundo.
Tambin tiene informacin reciente y puede ofrecer con mayor seguridad los detalles de itinerarios,
costos y tipo de alojamientos. Si los profesionales del rea comercial trabajan para un ejecutivo
que utiliza los servicios de una agencia de viajes, se dar cuenta de que el personal de dicha
organizacin le podr dar mucha informacin til. La compaa no tiene que pagar nada por los
servicios de una agencia de viajes, pues les pagan las compaas que venden sus servicios a
travs de la agencia.
Profesionales del rea comercial: A menudo, los ejecutivos asignan a sus profesionales del rea
comercial el ocuparse de los detalles de unos viajes. Los profesionales del rea comercial actan
entonces como un agente de viajes. A veces es necesario ya que puede ser que no existen estas
agencias en la comunidad. Para poder encargarse de los detalles de un viaje, los profesionales del
rea comercial deben tener a mano y al da ciertas referencias incluyendo los itinerarios de las
lneas areas, informacin ya que puede ser que no existen stas agencias en la comunidad. Los
profesionales del rea comercial tambin deben conocer las normas de la compaa en relacin al
presupuesto para viajes. Estas normas indican tarifas de hoteles aprobados o mximos gustos por
da, los profesionales del rea comercial deben tener una copia a mano para asegurarse de que las
Pg. 79
Clases de servicios
Las lneas areas proveen dos clases bsicas de servicio: Primera clase y clase econmica (o de
segunda clase). El de primera clase es ms costoso que el de segunda debido a que los pasajeros
de primera clase viajan en asiento ms anchos y ms cmodos, los cuales estn localizados en la
parte delantera del avin. Adems, en primera, la comida es ms selecta.
Informacin de vuelos: Las oficinas de las lneas areas cooperan en proveer informacin
cuando se estn haciendo arreglos para viajes. Los profesionales del rea comercial pueden llamar
a un nmero local para obtener informacin segura sobre los posibles vuelos. Si embargo, si los
profesionales del rea comercial tienen a menudo que planear viajes, para los cuales necesita los
servicios de varias lneas areas, le ser til tener a mano una copia de la gua oficial de las lneas
areas (una publicacin semestral) para poder determinar cuales sern los posibles vuelos de un
viaje que est prximo a realizarse. Las lneas areas indica de manera clara el periodo de tiempo
por el cual est vigente.
Transporte al aeropuerto: Cuando los profesionales del rea comercial ayudan a planear un viaje,
debe recordar que debe prever suficiente tiempo para que su jefe llegue al aeropuerto. Usualmente
los aeropuertos estn localizados lejos del centro de la ciudad. Algunas veces la persona tarda una
hora o ms en llegar a l. Adems, la mayora de las lneas areas piden que los pasajeros
verifiquen sus pasajes antes de la hora de salida al vuelo.
Viajes Internacionales: Cuando se planea un viaje a otro pas, los detalles del mismo deben ser
suministrados con anterioridad a la compaa todas las reservaciones necesarias. Por lo general la
mayora de los viajes internacionales se hacen por avin. Los profesionales del rea comercial
deben tomar en consideracin la hora entre su pas y los lugares a los cuales piensa viajar el
ejecutivo.
Pasaportes: Se requiere pasaporte para viajar a la mayora de pases extranjeros. En cada caso
hay que obtener informacin del consulado del pas al que se pretende visitar. Si el jefe necesita un
pasaporte debe solicitarlo en el departamento donde se deben corresponder, segn las leyes de su
pas. Debe llenar la solicitud por lo menos un mes antes de que se necesite el pasaporte.
Visas: Algunos pases exigen que los pasajeros tengan visas para viajar al pas. Una visa es
simplemente una autorizacin en un pasaporte, la cual le concede permiso al viajero para entrar al
pas con un propsito y por un periodo de tiempo determinado. Si los planes de viaje del ejecutivo
incluyen un pas que exija visa, puede obtenerla del consulado correspondiente. Muchos pases ya
no exigen visas, slo tarjetas de turistas, ni vacunas debido a la virtual eliminacin de la viruela.
Pg. 80
Itinerario: es un plan detallado de un viaje. Por lo general lo prepara es profesional del rea
comercial, y sirve de gua para el ejecutivo mientras se encuentra lejos de su oficina. Es importante
que se enumeren todos los detalles pertinentes:
1. Fecha, hora y lugar de todas las salidas y llegadas. En una ciudad pequea es suficiente con
indicar Aeropuerto, como lugar de partida, pero no lo es en el caso de Nueva Cork donde
pueden hacer varios aeropuertos. Pues que hay cambios de hora, se debe identificar lo que se
use. Por lo general se incluye la hora loca, (es la hora en el lugar de partida o en el lugar de
destino.).
2. Forma de Transporte Se debe indicar el nombre de la compaa y el nmero del vuelo.
3. Tipo de Alojamiento. Se debe incluir el nombre del hotel; adems es una buena idea indicar la
direccin completa, el nmero y la hora a que se espera llegar.
4. Citas, compromisos, instrucciones especiales.
Se sebe indicar fecha, hora, direccin y
detalles de cada cita.
Preparativos del itinerario: los profesionales del rea comercial toman nota de las instrucciones
especiales que recibe de su jefe en relacin con las fechas, hospedaje, etc. Adems, prepara una
lista de los detalles que debe atender:
1. Lneas Areas.
2. Transportes.
3. Hoteles.
Pg. 81
Dinero para el viaje: Si el ejecutivo va a estar de viaje bastante tiempo, probablemente no desee
llevar dinero en efectivo para todos los gastos. Puede existir la posibilidad de que se le pierda o se
lo roben. Para evitar esto, puede preferir llevar una cantidad limitada de efectivo para gastos
pequeos, y para las cuentas: con cheques de viajero y tarjetas de crdito.
Informe de gastos: Parte de las responsabilidades de los profesionales del rea comercial al
planificar los viajes de negocios del jefe puede consistir en prepara un informe final de gastos. Las
empresas que los ejecutivos someten cuentas detalladas de los gastos de viaje. Algunas
compaas adelantan fondos al ejecutivo para viajar: otras le reembolsan despus que el informe
de gastos ha sido aprobado. En algunos pases, las leyes de contribucin sobre ingresos sugieren
que se prepare una relacin diaria de gastos. En la misma, la persona detallado todos los gastos
de viaje y representacin. Esta relacin debe incluir la fecha y la cantidad gastada en: transporte,
alojamiento (lugar), alimentos (precio, nombre de las personas invitadas y su relacin con la
compaa), propinas y llamadas telefnicas (basta con incluir total diario)
Preparacin final para el viaje: Antes de partir se debe verificar que el ejecutivo tenga lo
siguiente:
1. Todos los boletos y reservaciones para cada parte del viaje.
2. Confirmacin de hoteles.
3. Copia del itinerario.
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Todas las cartas, memorandos, discursos e informes necesarios para cada fase del viaje.
Las listas de nombres, direcciones y telfonos de las personas que va a ver.
tiles de trabajo, inclusive lpices, cinta adhesivo, papel, sobres, etc.
Equipo, por ejemplo; grabadora, calculadora de bolsillo, computadora porttil y accesorios si lo
necesita, celular y accesorios si lo necesita.
5. Formularios para anotar los gastos.
6. Agenda personal
Es muy importante que el agente viajero conozca tambin algunas simbologas tursticas como lo
son:
Centro
de
belleza,
cosmticos o servicios.
Alquiler
de
automviles
cualquier modelo y marca.
Centro
de
cmputo,
venta,
mantenimiento, alquiler o servicio.
Prestamos
en
transacciones
y
relacionado a dinero.
venta
de
efectivo,
todo
lo
Republica de Guatemala
108,890 Km.
13.002.206 (Estimado a Julio 2008)
22 Departamentos y 334 Municipios
Ciudad de Guatemala
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Quetzal (GTQ)
Espaol
22 Idiomas Mayas, Xinca y Garfuna
Democrtico
Guatemalteco
GMT - 06:00
502
TGA-TGZ, TDA-TDZ
320 / GTM / GT
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Alta Verapaz.
Baja Verapaz.
Chimaltenango.
Chiquimula.
El Progreso.
Escuintla.
Guatemala.
Huehuetenango.
Izabal.
Jalapa.
Jutiapa.
Petn.
Quetzaltenango.
Quiche.
Retalhuleu.
Sacatepquez.
San Marcos.
Santa Rosa.
Solol.
Suchitepquez.
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Chimaltenango: se encuentra situado en la regin Central de Guatemala. Limita al norte con los
departamentos de El Quich y Baja Verapaz; al este con Guatemala y Sacatepquez; al sur con
Escuintla y Suchitepquez, y al oeste con Solol. La cabecera departamental es Chimaltenango,
est a una distancia de aproximada de 54 kilmetros de la Ciudad Capital de Guatemala. El origen
del nombre de Chimaltenango se puede estructurar de la siguiente forma: Chimal = escudo,
broquel o rodela, y tenango = lugar amurallado, lo que dara muralla de escudos. Este nombre le
fue dado por haber sido plaza militar fortificada. En 1462 el grupo cakchiquel se separ del dominio
K'ich y fund su capital en una nueva regin del lugar llamado Iximch, donde adems los
espaoles fundaron la primera capital de Santiago de los Caballeros de Guatemala, el 25 de julio
de 1524, y a partir de esta fecha se introdujo el idioma castellano o espaol que se dio a conocer
como la lengua de los colonizadores.
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Jalapa: se encuentra situado en la regin Sur-Oriente de Guatemala. Limita al Norte con los
departamentos de El Progreso y Zacapa; al Sur con los departamentos de Jutiapa y Santa Rosa; al
Este con el departamento de Chiquimula; y al Oeste con el departamento de Guatemala. La
cabecera departamental de Jalapa se encuentra aproximadamente a una distancia de 174 Km. de
distancia de la ciudad capital. El nombre de Jalapa, segn la poblacin local proviene de distintas
fbulas.
Dcese que exista un antiguo poblador que no poda pronunciar la B. Y solamente jalapa, no
jalaba. Tambin se dice que un panameo del ghetto pasaba por ah y le dijo a un espaol "Xopa
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El Petn: se encuentra situado en la regin Norte de Guatemala. Limita al norte con Mxico; al sur
con los departamentos de Izabal y Alta Verapaz; al este con Belice; y al oeste con Mxico. La
cabecera departamental se encuentra aproximadamente a 488 km de la ciudad capital. El
arquelogo y mayista Alfredo Barrera Vsquez en la traduccin de los textos de El Libro de los
Libros de Chilam Balam, al referirse a la Crnica Matichu, proporcion la etimologa de la voz itz:
"Itz es un compuesto de dos elementos its + a'. El primero, itz, lo tomamos por brujo o mago y a'
por agua. El nombre itz, its, pues, se traduce por brujo-del-agua.
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Retalhuleu: se encuentra situado en la regin Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con
Quetzaltenango, al Sur con el Ocano Pacfico, al Este con Suchitepquez; y al Oeste San Marcos
y Quetzaltenango. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 190 kilmetros de
la Ciudad Capital de Guatemala. Retalhuleu departamento de Guatemala, que por sus habitantes
es tambin descrito como La Capital del Mundo. Su etimologa parece provenir de las voces
quichs retal que significa Seal, hul que significa hoyo y uleu que significa tierra, lo que quiere
decir hoyo en la tierra, con los elementos del idioma quich, podemos decir que esto se traduce en
Seal de la Tierra.
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San Marcos: se encuentra situado en la regin Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con
Huehuetenango, al Sur con el Ocano Pacfico y Retalhuleu, al Este con Quetzaltenango; y al
Oeste con los Estados Unidos Mexicanos. La cabecera departamental se encuentra a una
distancia de 252 kilmetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Se sabe que en San Marcos al
principio de su formacin, se le conoca como El Barrio y se le levant un templo donde funcionara
la Iglesia Catlica consagrada a San Marcos Evangelista, de donde se sabe que el departamento
tom su nombre, por haber sido puesto bajo la advocacin de San Marcos.
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Solol: se encuentra situado en la regin Sur Occidental de Guatemala. Limita al Norte con
Totonicapn y Quich, al Sur con Suchitepquez, al Este con Chimaltenango; y al Oeste
Suchitepquez y Quetzaltenango. La cabecera departamental se encuentra a una distancia de 140
kilmetros de la Ciudad Capital de Guatemala. Solol fue erigido en departamento por decreto de
la Asamblea Constituyente del 4 de noviembre de 1825. Form parte del Estado de los Altos en
1838, 1840, 1848 y 1849 cuando volvi a incorporarse a la Repblica.
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Este departamento tiene la particularidad de poseer un museo muy diferente a la vista turstica, ah
encontrar el Esqueleto completo de un mamut en el Museo llamado Karl Sapper, Estanzuela.
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Actividades complementarias
1. Los estudiantes deben hacer un listado de las lneas areas que operan en nuestro pas.
2. A la par del listado de aerolneas deben conocerse sus horarios de vuelos.
3. Preparar un listado de Aerolneas deben conocerse sus horarios de vuelos.
4. Preparar tambin un listado de hoteles que operan en Guatemala de una a cinco estrellas as
como pensiones u hospedajes de primera.
5. Tener a la mano un listado de servicio de taxis con nmero telefnico y sede de operaciones.
6. Preparar un plan de viaje hacia Quetzaltenango con su respectivo itinerario para el ejecutivo,
su asesor y secretaria, para tres das de duracin.
7. Preparar un presupuesto e informe de gastos estimado para un viaje de este tipo.
8. Que aspectos debe prever la secretaria en ausencia de la empresa, tanto en su puesto como
para el caso de su jefe?
9. Que documentos debe tener presente la secretaria al partir, tanto personales como de
trabajo?
Actividades complementarias en nuestro departamento:
1. Chimaltenango (cabecera).
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Control de Documentos: Si ocurre un error al archivar, tanto el jefe como los profesionales del
rea comercial pueden verse en dificultades y hasta un cliente. La mayora de Los contadores
mantienen un sistema de archivo eficiente y ordenado. Ellas saben cuando y como se siguen las
reglas de archivar y localizar rpidamente la informacin deseada.
Aun en nuestra rpida era de computadoras, cada transaccin comercial debe ir acompaada de
la documentacin correspondiente. Una llamada telefnica puede dar por resultado que se expida
algn documento para hacer un pedido, informar sobre un cargamento o hacer pago. La
informacin que contiene estos documentos es la base para hacer una variedad de decisiones y
acelera los trmites del negocio.
Todos los documentos que se archiven sern importantes para la operacin continua y exitosa de
la compaa. Los documentos forman parte de la memoria de la organizacin. No solo proveen la
historia de un negocio, sino que tambin proveen una base para futuras decisiones. En las oficinas
comerciales de hoy da, las decisiones importantes se toman basndose en la ms certera
informacin que se tenga disponible. Los riegos son muy grandes para que las decisiones de un
ejecutivo se basen en conjeturas, presentimientos o informacin que no est al da.
El cuidado adecuado de los documentos es tambin importante en el mbito familiar. Todas las
personas tienen documentos que deben guardar: plizas de seguro, garantas de aparatos y
muebles del hogar, cuentas, recibos, etc. Cuando no se mantienen en orden los documentos
personales, las plizas de seguro pronto caducan, pues no se han pagado las primeras; no se
puede servicio obtener servicio gratuito cuando se daa un enser, pues no se puede localizar una
garanta; las cuentas se vences; o pueden cobrarnos dos veces por el mismo artculo o porque no
se puede localizar el recibo de primer pago.
Todo documento importante, pertenezca a la compaa ms grande o a la mas pequea, debe
guardarse donde se pueda localizar cuando sea necesario. Se llama control de documentos a la
manera que un negocio se mantiene informado sobre sus documentos y correspondencia. Puesto
que la informacin comercial se crea y se difunde en tantas maneras diferente, el programa d
control de documentos desempea un papel importantsimo, pues proporciona informacin
confidencial de cualquier compaa para la cual est trabajando una secretaria.
El control de documentos se relaciona con las siguientes cuatro reas principales:
1. Manejo de archivos: Desarrollar sistemas eficaces de informacin (o de archivo), decidir cuales
el tipo particular y materiales para cada sistema, controlar y mejorar los distintos sistemas.
2. Localizacin de informacin: Desarrollar mtodos rpidos y efectivos para encontrar
informacin archivada.
3. Proteccin de documentos: son los documentos vitales de una compaa y desarrollar un
programa para su proteccin. (los documentos vitales son los papeles importantes que una
empresa necesita para poder continuar funcionando luego de un incendio o desastre similar.).
4. Retencin y disposicin de documentos: Determinar cuales documentos deben retenerse,
donde y cuanto tiempo: decidir cuando y como se deben destruir los documento obsoletos.
Archivos secretariales
Para decidir que material, los profesionales del rea comercial deben archivar correctamente. Para
ello, debe observar reglas y procedimientos de archivo de uso general. No solo debe conocer las
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Responsabilidades Secretariales
(Relacionado con los documentos y archivo)
Una parte del tiempo de trabajo secretarial se utiliza para tratar asuntos relacionados con el control
de documentos. Al electrografiar una carta, los profesionales del rea comercial preparan un
documento (la copia) para los archivos. Cuando lee y decide que hacer con la correspondencia que
llega, prepara material para archivar. El resultado de casi todos los deberes de los profesionales
del rea comercial se guardarn en los archivos.
Archivo electrnico y Manejo de medios Magnticos: El uso del computador para procesar
informacin va en aumento cada da, ya que facilita la produccin de las tareas de la oficina y
aumenta la productividad. Esto hace necesario que se usen correctamente tcnicas adecuadas al
archivar en medios magnticos. Los profesionales del rea comercial deben tomar precauciones
para el uso futuro en el almacenaje o archivo de los documentos en los medios magnticos
disponibles en el mercado. Es importante que el operador del computador conozca estas tcnicas y
pueda ponerlas en prctica para trabajar con eficiencia en la oficina moderna. Lo primero que debe
tener en cuenta que los profesionales del rea comercial son los que deben codificar todo
documento que procese en el computador. Codificar en archivo electrnico se refiere a identificar
un documento para su fcil almacenamiento u localizacin. La informacin clave que se escribe en
la codificacin del documento debe servir de gua para la localizacin rpida del mismo. Esta
identificacin debe hacerse en todo documento que se procese, a uno o dos espacios despus de
la ltima lnea del documento.
La codificacin del documento debe incluir:
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Proteger el disco para que no pueda grabarse ninguna otra informacin en l, a menos
que se desee aadir otro formato, en cuyo caso, esta proteccin se remueva.
Preparar una carpeta con una muestra d cada uno de los formatos y archivarla junto
con el disco en un lugar seguro y accesible.
Hacer una copia del disco que esta archivado cuando el disco que se tiene en uso se
deteriora.
Usar las utilidades de los programas para escribir la descripcin o resumen (comment,
summary) de los documentos. Esta informacin, que aparece en el ndice, es de gran
ayuda para conocer el contenido de un documento.
Usar la funcin de bsqueda para localizar documentos, si el programa en uso tiene esta
utilidad. Esta utilidad permite localizar el documento usando como base alguna palabra o
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Recomendaciones generales
Para no perder documentos:
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Activar la instruccin de aviso el disco esta lleno (disk full). Cuando el documento no cabe en
el espacio disponible en el disco, sta se activa y permite cambar de dic. De esta no se pierde
el documento.
Observar la cantidad de espacio disponible en el disco. Los discos deben usarse hasta por lo
menos un 85% de su capacidad. Siempre debe dejarse espacio libre en el disco por si es
necesario hacer cambios en algn documento.
Los formularios que se disean en la oficina tambin se identifican en el margen superior izquierdo
o terminando con el margen derecho. Se usa una clave que ayude a definir el propsito del
formulario. Se incluye, adems, el nmero de secuencia del formulario y el ao de diseo o
creacin (EMISION) Un ejemplo para la identificacin de un formulario es:
SE-1-2007 (Su lectura es: Solicitud de empleo, formulario nmero 1, ao 2007.)
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