PROCESO DE SOLICITUD DE VIATICOS

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Objeto
Establecer los lineamientos a seguir para realizar la solicitud de viticos y
su procesamiento en el Sistema Integrado de Gestin Presupuestaria (SIGESP),
con el fin de que el personal y beneficiarios de la institucion se le asignen
recursos para los gastos de traslados al interior o exterior del pas, cumpliendo
funciones fuera de la sede del organismo, de acuerdo a las polticas internas y
normativa legal vigente, garantizando la consistencia en el registro y control de
la informacin.

Alcance

Parametrizacin del Sistema (Configuracin, Nmina)

Configuracin
Nmina

Unidad de Tecnologia
Unidad de Recursos Humanos

Emisin y Aprobacin de Solicitud de viticos (control de Viaticos)

Emisin
Unidad Solicitante
Aprobacin
Responsible del Proyecto
Clculo y Registro de la Solcitud de viticos (Control de viticos)
Calculo y Registro Unidad de Viaticos
Cancelacin de viticos (Cuentas por pagar)
Aprobacin
Presidencia / responsible Proyecto
(Segun niveles de aprobacin)
Orden de Pago
Unidad de Cuentas por pagar
Cancelacin
Unidad de Tesorera

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Definiciones
Conceptos bsicos del proceso

viticos:

Desembolso en dinero destinado a cubrir

los gastos de traslado y manutencin
fuera del lugar habitual de trabajo del
personal a quien se le encomiende el
cumplimiento ordinario o extraordinario de
una misin, en correspondencia con las
funciones que desempee dentro de la
Institucin. Comprende: pasajes areos o
terrestres, , gastos de alojamiento y
subsistencia, tasas aeroportuarias, gastos
de transporte local y otros gastos
adicionales.

Asignacin por Kilometro Es el pago fijo estipulado por cantidad de

Kilometros recorridos cuando la misin sea
realizada con vehculos propios.
Conceptos de uso del Sistema

Tabla desplegable:

Guardar:

Opciones que se desplegan de un

item o campo, para ingresar campos
con valores predeterminados. Se
reconoce por que al final del campo
exite una flecha hacia abajo.
Almacenar la informacion registrada Se
reconoce con el icono con la imagen
del Diskette.

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Busqueda:

Opcion para encontrar registros

relacionados a una tabla o proceso,
se identifica con el icono de una lupa,
al presionarse desplega las tablas u
opciones de busqueda resultantes,
segun sea el caso.

Aceptar:

Confirmar
que
el
registro
seleccionado es el que se encuentra
en busqueda, identificado con un
tilde

Registro:

Incluye un registro en el sistema, se

identifica con el icono de una hoja de
papel

Procesar:

Realizar clculo automtico por el

sistema, se identifica con el icono de
engranaje

Responsabilidades
Parametrizacin del Sistema
Unidad de viticos:
Configuracin de ubicacin geogrfica
Analista de Nmina:

Solicitud de viticos
Unidad solicitante:
Unidad de viticos:
Cancelacin de Viticos
Cuentas por pagar
Tesoreria

Asignacin tabla de viticos al personal

Elaboracin y aprobacin de la solicitud de
vitico
Procesamiento y registro de la solicitud de
viticos
Autoriza viticos a pagar y emite orden de
pago
Elabora Transferencia o Cheque para
cancelacion de viticos
Solicita firma conforme en Solicitud a
cancelar

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Base Legal

Decreto n 368, con rango y fuerza de ley de simplificacin de trmites

administrativos, Gaceta Oficial Extraordinario 5.393 de fecha 22 de
Octubre de 1999
Ley del estatuto de la funcin pblica, Gaceta Oficial 37.522 de fecha 06
de Septiembre de 2002
Ley organica de la administracin financiera del sector publico. Gaceta
Oficial 37.606 de fecha 9 de Enero de 2003
Aumento a la unidad tributaria aprobada por la Asamblea Nacional,
Gaceta Oficial 38.603, de fecha 12 de Enero 2007
Impuesto de salida aeroportuaria, Gaceta Oficial 37581 de fecha 29 de
Noviembre de 2002
Tarifa de viticos para viajes al interior y exterior del pas, Gaceta Oficial
34,243 de fecha 16 de Junio de1989
Manual de polticas y procedimientos para viticos nacionales e
internacionales, aprobado por Consejo Directivo de la Fundacin Centro
Nacional de la Fotografia (CENAF)

Politicas y Normas del proceso

Toda solicitud de viticos Internacionales debe estar aprobada por la

maxima autoridad de la Institucin y debe ser notificado al
Ministerio del Poder Popular para la cultura, a fin de realizar las
labores diplomticas correspondientes.
En el caso de eventos cuyos gastos son compartidos o cubiertos por
otras instituciones, no se deben procesar los viticos por las sumas
completas de la poltica, debe ser revisado los gastos cubiertos por
las demas instituciones
En caso de que el funcionario o beneficiario dure menor tiempo al
establecido en la misin, debe reintegrar a la institucin el monto
correspondiente a la diferencia, dentro de los cinco (5) das
siguientes a la culminacin de la misma.
Al finalizar la misin el funcionario o beneficiario debe presentar un
informe de justificacin de los viticos recibidos, el cual debe ser
anexado a expediente de vitico por persona en lel area
administrativa de cada unidad solicitante.

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Procedimiento
A

Parametrizacin del sistema de solicitud de viticos

Unidad de Tecnologia

A.1.

Configuracin de Ciudades
Permite ingresar las diferentes ciudades hacia donde se pueden
tramitar viticos o ciudades referenciales existentes en el manual
de politicas de viticos de la institucin o Gaceta Oficial vigente.
1. El Personal encargado de la configuracin del sistema debe
ingresar al mdulo Configuracin
2. Configuracin > Sigesp > Ubicacin Geogrfica > Ciudades
3. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el pas de las
tablas desplegables del cuadro.
4. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el estado de
las tablas desplegables del cuadro.
5. Escribir la denominacin de la ciudad a ingresar
6. Guardar

A.2 Definicin de parmetros del mdulo control de viticos

Control de viticos > Definiciones
Permite crear los diferentes parmetros establecidos en las
polticas de viticos a fin de controlar la emisin y registro de
las solicitudes de viticos
1. Configuracin
Permite configurar el destino contable y presupuestario a
donde se imputaran los movimientos registrados, como son
cuenta viticos nacionales, Cuenta viticos internacionales y
cuenta contable de beneficiario. Una vez seleccionada la
cuenta a travs de la opcin de bsqueda, se debe guardar
para actualizar la informacin. Esta Configuracin debe ser
realizada por la Unidad de Viatcios y Ratificada o revisada por

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el encargado de la imputacin presupuestaria y/o contable

de la institucin.
Las cuentas de viaticos presupuestarias son
1. 403.09.01.00 Viticos Nacionales
2. 403.09.02.00 Viticos Internacionales
2. Categorias
Permite que el encargado de la Unidad de Viticos defina las
diferentes categorias establecidas para el pago de viticos en la
institucin de acuerdo a los rangos que se designen, como por
ejemplo, por nivel de cargos. Se le asigna a cada personal del
organismo
3. Rutas
Permite que el encargado de la Unidad de Viticos defina las
diferentes rutas establecidas para el pago de viticos en la
institucin
4. misines
Permite que el encargado de la Unidad de Viticos defina las
diferentes misines establecidas para el pago de viticos en la
institucin, que son las razones por las cuales se realizan las
actividades, tales como: eventos, representacin, seguimiento y
control, capacitacin, etc.
5. Regiones
Permite que el encargado de la Unidad de Vitico genere las
regiones con el fin de agrupar diferentes estados por area
geografica.
A.3

Definicin de Tarifas

El sistema presenta varios tipos de asignaciones para viticos, como son:

tarifa de viticos, tarifa de transporte, tarifa por distancia y otras
asignaciones

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1. El encargado de la Unidad de vitico llena la plantilla correspondiente a

las diferentes tarifas de viticos establecidas para cada concepto,
como por ejemplo, el caso de tarifa de viticos:
Concepto:
Categoria:
Nmina:
Pais:
Regiones:
Monto Pasaje
Movilizacin
Hospedaje,
Alimentacin
Otros

viticos sin Hospedaje

A
Personal Fijo
058 (Venezuela)
Andina
0,00
46,00
198,00
92,00
34,00

2. Guardar
Unidad de Recursos Humanos
A.4.

Asignacin de viticos al personal

El Analista de Nmina selecciona la nomina donde se encuentra
asignado el personal
Nmina > Procesos > Seleccionar Nmina >Aceptar
1. Dentro de la nmina, edita las fichas del personal
Definiciones > Asignacin del personal
2. Busca al personal que se le desea asignar la tabla de vitico, lo
selecciona, una vez editada la ficha del personal busca el campo
de Clasificacin de viticos, selecciona la categora que le
corresponde
Bsqueda > Seleccin > Clasificacin de viticos
3. Procede a actualizar el registro del personal, presionando
guardar

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B.

Solicitud de viticos
Unidad Solicitante
1. El administrador del proyecto ingresa y solicita el vitico
correspondiente
Control de viticos > Procesos > Solicitud de viticos
2. Selecciona los campos de identificacin de la solicitud a procesar
(Fecha, misin, Ruta, Unidad Solicitante, Fecha de Salida, Fecha
de Retorno)
3. Ingresa en observaciones breve descripcin de la solicitud de
viticos a procesar
4. Selecciona los conceptos para la tramitacin de las asignaciones
de los viticos
a.
b.
c.

Agregar asignaciones > (Tarifa de viticos, transporte,

tarifas de distancia, otros)
Agrega el numero de dias o Kms segun sea el caso
Selecciona agregar detalle

5. Selecciona el persona a ser beneficiado por la asignacin.

a.
Agregar Personal > Personal o Foraneo
Indica si el personal es de la institucion (personal) o es
un beneficiario (Foraneo) externo, procede a buscar al
personal y lo selecciona.
Pueden incluirse varios beneficiarios por solicitud.
b.
Selecciona agregar detalle, para inluir el registro en la
solicitud.
6. Registra la solicitud de vitico en el sistema, a travs de la
opcin guardar.
7. Imprime solicitud de vitico

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Responsible del Proyecto

8. Presenta al encargado del proyecto, la solicitud de Vitico para
su aprobacin, de acuerdo a los niveles de aprobacin.
C.

Clculo de viticos
Unidad de Viaticos
La unidad de viticos recibe la solicitud de viticos, procede a
buscarla y procesarla en el sistema
1. Registra Solicitud de vitico en el sistema
Control de viticos > Procesos > Calculo de viticos >
Registro

2. Selecciona la solicitud a calcular del catalogo de solicitud

de viticos
3. Selecciona el tipo de documento a utilizar (Compromete y
causa)
4. Procesa y graba la solicitud
5. Imprime el reporte de solicitud de pago de viticos o el
reporte de solicitud de vitico
Encargado del Proyecto
6. Presenta al encargado del proyecto la solicitud de vitico
procesada a fin de autorizar la imputacin presupuestaria
de la misma en el sistema.

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D.

Proceso cancelacin de viticos

La unidad de Pago aprueba la solicitud de pago de viticos y
procede a cancelar el mismo.
Presidencia / responsible del Proyecto
1. Aprobacin de la Solicitud de viticos
Cuentas por pagar > Recepcin de documentos >
Aprobacin
2. Selecciona Destino > Beneficiario > Selecciona
Beneficiario del vitico > Presiona el icono de busqueda

al

3. Selecciona la solicitud a aprobar y presiona el icono de

procesar.
Unidad de Cuentas por pagar
4. La unidad de orden de pago continua con el proceso de
emisin de la orden de pago y cancelacion de la solicitud.
5. Solicita la firma de conforme del Beneficiario del vitico
para su cancelacin.
Unidad de Tesorera
6. Se le envia a la Unidad de tesoreria para la tramitacin del
pago

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Evaluacin de Contingencias
P#1
No pueden existir dos solicitudes de viticos de una misma persona en
proceso

S#1
Culminar el proceso de emisin de cheque de la solicitud a fin
de iniciar la siguiente solicitud
P#2
El formato de Solicitud de pago de viticos, sale sin montos

S#2
Esperar para su uso, que el departamento de OTI soluciones
el problema en el reporte, para su implantacin, mientras no
se corriga esta falla, emitir la solicitud de vitico y al recibir
en cuentas por pagar solicitar la orden de pago para su
cancelacin por parte del beneficiario, en este soporte.
P#3
El Sistema no contempla la aprobacin de las solicitudes de viticos
S#3
Desarrollar en el sistema el paso de aprobacin para la
emisin de la solicitud y de la imputacin presupuestaria
correspondiente, antes de ser imputada a la ejecucin
presupuestaria y contable.
P#4
Las tablas de ciudades deberan estar predefididas en el sistema
para Venezuela
S#4
Cargar por defecto de las tablas de Ipostel el catlogo de
tablas a nivel nacional de ciudades e importarlo a todas las
bases de datos

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