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Organizacin

Esta segunda etapa del proceso administrativo consiste en decidir qu recursos y actividades son
necesarias para alcanzar los objetivos de la organizacin, as como distribuir recursos, definir funciones
y tareas con el fin de delegar responsabilidades.
La palabra organizacin se utiliza actualmente en dos sentidos: el primero de ellos se refiere a la empresa
o grupo funcional; por ejemplo, una empresa, una escuela, un equipo de futbol, una dependencia
gubernamental, etc. El segundo sentido
implica el proceso de organizar, la manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre los miembros
de la empresa para alcanzar de manera eficiente las metas de la organizacin. (Stoner, 1999).
Organizar: es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, recursos y
ambiente.
De acuerdo con los autores Stoner y Freeman (1999), el proceso de organizacin consta de 5 pasos
esenciales:

Paso 1.
Enlistar el trabajo que sea necesario para alcanzar los objetivos de la empresa.

Paso 2.
Dividir el trabajo, es decir, separarlo en actividades que sean factibles de ser desarrolladas por parte de
las personas o los equipos de trabajo.

Paso 3.
Departamentalizar, es decir, agrupar por departamento o reas funcionales aquellas actividades de
trabajo que sean similares y estn conectadas de manera lgica entre s. Esta combinacin deber
hacerse de manera eficiente, por lo cual es necesario un organigrama en el que se refleje tanto la
departamentalizacin como sus conexiones.

Paso 4.
Coordinar acciones, lo cual significa que se deben integrar las actividades de las distintas reas de una
empresa con el fin de lograr los objetivos organizacionales.

Paso 5.
Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades de la
empresa, as como a los cambios del medio ambiente.

Para definir la estructura en la organizacin, es preciso responder las siguientes preguntas: quin, qu,
dnde, cundo y cmo se organizarn las actividades de la empresa. De manera ms especfica, la
estructura de una organizacin se analiza a travs del diseo de los siguientes elementos (de hecho, se
consideran como principios bsicos del diseo de una organizacin):



La unidad de mando: consiste en considerar que cada subordinado debe tener un


solo superior ante el que es responsable. Nadie en la organizacin debe tener dos
o ms jefes. Esto es debido a que la multiplicidad de rdenes provoca conflictos
de prioridades, de asignacin de recursos y de definicin de tareas.

El tramo de control: este principio del diseo de la organizacin se utiliza para


determinar cuntos subalternos debe tener un jefe, para que su labor pueda se
considerada como eficaz. La mayora de los autores sostienen que el rango
deseable de subalternos est entre tres y nueve. A medida que el tramo de control o
nmero de subalternos es mayor, la eficacia se reduce de manera significativa,
al grado de que los jefes no llegan a tener oportunidad de conocer de manera
directa cules tareas en especfico realiza cada subalterno.

La divisin del trabajo: este aspecto se refiere a la especializacin del trabajo,


las labores individuales y de grupo dentro de la organizacin, as como la combinacin
de las labores en unidades de trabajo.

Las acciones clave que se realizan en la divisin del trabajo son:



1) Jerarquizar las funciones de la organizacin por orden de rango, grado o importancia.

2) Departamentalizar, es decir, dividir y agrupar las funciones y actividades en unidades

especficas, con base en su similitud.
Por lo tanto, la departamentalizacin se define como la agrupacin de actividades por unidades de acuerdo
con la afinidad de tareas. Puede tener muchas variedades de diseo; por ejemplo: departamentalizacin
funcional, por producto, por clientes, por cobertura geogrfica, entre otros.
La forma de representar grficamente la departamentalizacin de una organizacin es a travs de lo que
se conoce como Organigrama.
A continuacin se describen las caractersticas de los principales tipos de departamentalizacin, con
ejemplos de organigramas en cada caso:

Departamentalizacin funcional:
Consiste en agrupar las actividades de una organizacin con base en la afinidad de las funciones
(contabilidad, mercadotecnia, personal, compras, operaciones, etc.). Las funciones cambian de acuerdo
con la naturaleza de la organizacin.
Por ejemplo, un hospital subdividira sus departamentos funcionales en laboratorio qumico, laboratorio
de rayos X, urgencias, admisiones, seguros, servicios a pacientes, etc. Un club social podra organizarse
en los departamentos de relaciones externas, financiamiento de eventos, promocin de nuevos socios,
actividades deportivas, etc.

En la siguiente figura se presenta un ejemplo de este tipo de departamentalizacin (en este caso, las
reas funcionales de la empresa son: comercializacin, ingeniera, produccin y finanzas).

Fuente:

Koontz, H., y Weihrich, H. (2000). Administracin, una perspectiva


global. En Garza, J. G. (Ed.), Administracin contempornea
(2a. ed., p.96). Mxico: McGraw-Hill.

Departamentalizacin por producto o servicio:


en este caso, la agrupacin se integra de acuerdo con los distintos satisfactores que se producen en
la empresa o los servicios que se ofrecen. Una empresa que tiene diferentes opciones de productos y
servicios puede dividirlos como se observa en la siguiente figura:

Fuente:

Fuente: Garza, J. G. (2000). Administracin contempornea (2a. ed., p. 96).


Mxico: McGraw-Hill.

Departamentalizacin por compradores o clientes:


este tipo de organizacin se aconseja cuando los clientes pueden ser perfectamente identificados
como grupos o segmentos especiales con necesidades especiales (diferentes a las de otros clientes). Un
ejemplo de una clasificacin divisional basada en los clientes puede ser la siguiente: clientes mayoristas,
clientes detallistas, clientes de exportacin.
Otro ejemplo de este tipo de departamentalizacin se presenta en la siguiente figura (en este caso,
cada divisin representa a un tipo de clientes: productos de consumo industrial, productos de consumo
masivo y para el Gobierno).

Departamentalizacin geogrfica:
este tipo de estructura se presenta cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en distintos
lugares geogrficos, o cuando su crecimiento las lleva a incursionar en nuevos mercados. Este tipo de
departamentalizacin es recomendable cuando las empresas tienen un mbito de accin territorialmente
extenso. En la siguiente figura se observa un ejemplo de este tipo de estructura, en el cual cada gerente
de regin tiene a su cargo a responsables de las cuatro reas funcionales bsicas, aunque la empresa
(llamada corporativo o matriz) tenga sus propias reas funcionales. En este caso, el director tiene a su
cargo a los gerentes de las reas funcionales del corporativo y a los gerentes de las zonas geogrficas.

Referencias Bibliogrficas:
Garza, J. G. (2000). Administracin contempornea (2a. ed.). Mxico:
McGraw-Hill.
Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administracin.
Mxico: Prentice Hall.
Stoner, J., y Freeman, E. (1999). Administracin. Mxico: Prentice Hall.