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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DEL ZULIA


FACULTAD DE INGENIERA
ESCUELA DE INDUSTRIAL

ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL


TRMITE DE VITICOS Y ACTUALIZACIN DE COTIZANTES ACTIVOS AL
FONDO DE PENSIONES Y JUBILACIONES DE HIDROLAGO C.A.
INFORME DE PASANTAS
AUTOR:
Br. Urdaneta Puche, Raiza Chiquinquira
C.I. 20.280.791
TUTOR ACADMICO:
Ing. Mara Teresa Gmez
TUTOR INDUSTRIAL:
Ing. Rubia Ortega
Fecha de Pasantas:
Desde 11/08/2014 hasta 19/09/2014

Informe de Pasantas
APROBACIN DEL INFORME

Nosotros, Ing. Mara Teresa Gmez e Ing. Rubia Ortega, designados por La
Universidad del Zulia (LUZ) y C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo
(HIDROLAGO), como tutores Acadmico e Industrial

respectivamente, para

orientar, supervisar y evaluar las actividades realizadas por la Br. Raiza


Chiquinquira Urdaneta Puche, titular de la cedula de identidad V.-20.280.791,
aprobamos el informe final de la pasanta industrial que realizo la estudiante
mencionada, tomando en consideracin que cumpli a plenitud con todas las
actividades asignadas por la Gerencia de Gestin Humana en la Unidad de
Servicio al Personal, durante el lapso comprendido desde el 11 de Agosto del
2014 hasta el 19 de Septiembre de 2014, cumpliendo as con los requisitos
pautados en el artculo N 118 de la Ley de Universidades, para optar por el Ttulo
de Ingeniera Industrial.

Maracaibo, Septiembre de 2014.


Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas

NDICE

Pg.
INDICE DE FIGURAS

RESUMEN.

INTRODUCCIN..

Breve descripcin de la Empresa

1. Actividad Econmica..

12

2. Proceso Productivo.

12

3. Materia Prima Utilizada..

16

4. Productos Obtenidos..

16

5. Organizacin

16

6. Ubicacin de la pasanta dentro de la organizacin.

18

II.

Justificacin.

19

III.

Objetivos..

20

IV.

Metodologa Utilizada.

21

V.

Actividades Realizadas..

21

VI.

Cronograma de actividades realizadas...

25

VII.

Resultados y su Discusin.

26

CONCLUSIONES

31

RECOMENDACIONES..

33

BIBLIOGRAFA

34

ANEXOS

35

I.

Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas

NDICE DE FIGURAS

FIGURAS

Pg.

Figura 1. Mapa de Procesos de la C.A. Hidrolgica del Lago de


Maracaibo..
Figura 2. Estructura Organizacional de la Empresa HIDROLAGO C.A.

15

.
Figura
3.
Ubicacin
de
la
pasanta
dentro
de

17
la

Organizacin.

19

Figura 4. Indicadores de Gestin.

27

Figura

5.

Parte

del

Marco

Jurdico

del

Manual

28

Figura 6. Tarifas Nacionales

29

Figura

7.

Formato

del

Registro

Especial

de

Cotizantes..

30

Urdaneta Puche, Raiza Chiquinquira. Actualizacin del Manual de Normas y


Procedimientos para el Trmite de Viticos y Actualizacin de Cotizantes
Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas
Activos al fondo de Pensiones y Jubilaciones de Hidrolago C.A. Universidad
del Zulia. Facultad de Ingeniera. Escuela de Ingeniera Industrial. Maracaibo,
Venezuela 2014.

RESUMEN
La prctica profesional fue llevada a cabo en el rea de Gestin Humana. En el
periodo cubierto de pasantas se desarrollaron actividades en el mbito
empresarial relacionadas con el rea de Servicios al Personal como lo son:
Revisin de la gua tcnica de la empresa para la elaboracin de manuales de
procedimientos y del antiguo manual de normas y procedimientos para la
tramitacin de viticos, actualizacin del mismo, actualizacin de cotizantes
activos al fondo de pensiones y jubilaciones de la tesorera de la seguridad social,
entre otras actividades en el departamento de Seguridad, Higiene y Ambiente y
Salud Ocupacional como parte de la logstica y asistencia a charlas de manejo y
uso de extintores y manejo preventivo; todo esto basndose siempre en el trabajo
en equipo, no solo dentro del departamento sino tambin interdepartamental. Se
utilizaron herramientas como Microsoft Word y Microsoft Excel y se trabaj
siempre al marco legal que exige esta rea. Como resultado de las pasantas
realizadas se deduce que no solo se cumpli con las expectativas como
estudiante sino tambin como profesional, pues se dio inicio a la explotacin y
exploracin de los conocimientos obtenidos a lo largo de la carrera y a la
adquisicin de la experiencia que solo la practica laboral puede dejar en cada uno
de nosotros.

Palabras Claves: Viticos, Cotizantes, Pensiones, Jubilaciones, Seguridad Social.

INTRODUCCIN

Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas
Dentro de la formacin universitaria del estudiante es sumamente importante
conocer, explorar y adecuarse al ambiente laboral de una empresa, en donde
pueda cumplir con exigencias propias de la empresa y donde pueda adquirir
conocimientos que ms adelante sern el soporte para el desarrollo de su carrera
como profesional. Las pasantas ocupacionales son el vnculo necesario entre la
empresa y la universidad en donde tiene lugar la formacin integral del individuo,
ya que brindan la oportunidad de formar parte del da a da de una empresa y de
participar en sus distintos procesos.
En el presente informe se hace una breve descripcin de la empresa, as como
fundamentos tericos empleados durante el desarrollo de las pasantas, adems
de la descripcin de las actividades realizadas, la metodologa empleada para
llevar a cabo las mismas; tambin se har referencia a conclusiones y algunas
recomendaciones basadas en las actividades desempeadas.
Las pasantas fueron realizadas en la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo
(HIDROLAGO) en la Gerencia de Gestin Humana en la Unidad de Servicios al
Personal teniendo como actividades asignadas la Actualizacin del Manual de
Normas y Procedimientos para el Trmite de Viticos y la Actualizacin de
Cotizantes Activos al Fondo de Pensiones y Jubilaciones.
De esta manera se introduce al pasante al campo laboral, dndole una
expectativa y experiencia, de manera que se pueda adentrar ms fcilmente a la
puesta en prctica de parte de lo teorizado durante la carrera de ingeniera
industrial.

I. BREVE DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas
HIDROLAGO, es la institucin del estado Zulia que se encarga de la
administracin,

operacin,

tratamiento,

mantenimiento,

ampliacin

reconstruccin de los sistemas de distribucin de agua potable y de los sistemas


de recoleccin, tratamiento y disposicin de aguas residuales del estado Zulia.
Fundamenta su trabajo en la planificacin, mantenimiento y supervisin
permanente de las instalaciones y redes de distribucin de aguas en cada uno de
los municipios de la regin.

Breve resea histrica:

La C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo fue creada el 30 de octubre de


1990, dependiente de la casa matriz C.A. HIDROLGICA DE VENEZUELA
(HIDROVEN), que agrupa a las diversas empresas Hidrolgicas Regionales del
pas.

La

Hidrolgica

zuliana,

heredera

primero

del

popular

Aguador

posteriormente del INOS fue creada para continuar con el suministro de Agua
Potable y Saneamiento en el Estado Zulia.

Sin embargo, los proyectos para abastecer de agua a Maracaibo datan de los
aos treinta. En Maracaibo el primer acueducto comenz a prestar servicios en
1938, el mismo fue construido por el Ministerio de Obras Pblicas y entregado al
Concejo Municipal para su operacin, mantenimiento y comercializacin. Se utiliz
como fuente de abastecimiento un campo de pozos construido a la altura del
kilmetro 12 de la carretera Maracaibo-Machiques; el suministro era de 600 litros
por segundo, lo suficiente para abastecer una poblacin de 200 mil habitantes.
Ese ao tambin entr en funcionamiento el sistema de colectores y estaciones de
bombeo con sus respectivas descargas al lago de Maracaibo.
El 15 de abril de 1943 se constituye el Instituto Nacional de Obras sanitarias, en
1946, mediante un contrato con la Municipalidad de Maracaibo, el INOS obtiene la
Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas
delegacin de la prestacin del servicio de agua potable y cloacas y las funciones
de su comercializacin.

En 1956, el INOS dispona de un nuevo proyecto para abastecimiento de agua


potable para Maracaibo, pero debido a los problemas financieros del pas no se
llev a cabo. A partir de 1958 debido al acelerado crecimiento de la poblacin, se
resolvi ampliar las redes de distribucin, hecho que desmejor la calidad del
servicio en algunos sectores residenciales.

Para 1958 la situacin de abastecimiento de agua potable y saneamiento en


Maracaibo era precaria, slo se atenda a 20.000 de las 60.000 viviendas
existentes ese ao. El resto del estado Zulia no tena el servicio y la demanda de
agua era atendida a travs de camiones cisternas.

A partir de 1962, para mantener la calidad del servicio se fueron ampliando los
campos de pozos, hasta lograr una capacidad de 2400 lts/seg para 1966.

Con esta produccin y la del Campo N 1, se disponan de 3000 lts que


permitieron mantener una aceptable calidad del servicio, hasta que en 1972 se
termin el sistema TulMaracaibo El Tablazo, cuya fuente de abastecimiento es
el ro Cachiri. En este ao se inicia la construccin del embalse Manuelote, ante
la poca produccin del ro, con el objeto de regular la produccin del ro Socuy que
aporta al sistema de 17 a 18 mil lts/seg.

Cincuenta y un aos dur el INOS con un balance a su favor de haber logrado


mejorar notablemente la calidad de vida del venezolano y con la formacin de un
capital humano integrado por profesionales y tcnicos, cuyo testimonio de gestin
son las obras de infraestructura repartidas por todo el pas, destinadas al servicio
de agua potable y saneamiento.
Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas

En 1989 se promulga la ley que autoriza al Ejecutivo Nacional la supresin del


INOS y transfiere sus obligaciones a las empresas hidrolgicas regionales. En el
Zulia, esa responsabilidad la asumi la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo,
(HIDROLAGO).
Esta responsabilidad requiere de esfuerzos y sacrificios a muy altos costos para
satisfacer las necesidades de una poblacin que crece aceleradamente,
compromiso que han presidido desde su creacin hasta la fecha las siguientes
personas:

Ing. Hugo Socorro

Ing. Freddy Salazar

Ing. Jos Mara De Viana

Ing. Rafael vila

Ing. Felipe Paz

Ing. Tulio Alfonso Blundun

Ing. Ernesto Paiva

Ing. Ciro Moreno

Cnel. Danilo Gonzlez

Ing. Freddy Rodrguez Morales


Los sistemas Hidrulicos que componen el estado Zulia son:

Sistema Tul Maracaibo El Tablazo

Sistema Col (Lagunillas, Simn Bolvar, Cabimas, Santa Rita)

Sistema la Caada de Urdaneta

Sistema La Villa - Machiques

Sistema Jess Enrique Lossada

Br. Raiza Urdaneta

Informe de Pasantas

Sistema Sur del Lago (F.J. Pulgar-SucreColnCatatumbo-Jess Mara


Semprn)

Sistema San Francisco

Sistema Miranda

Sistema Baralt - Valmore Rodrguez

Sistema Guajira (Mara, Pez e Insular Padilla)


Las Cuencas Hidrogrficas del estado Zulia son:

Embalse Manuelote
Fecha de Construccin: 1972 1975
Ubicacin: a 100 Km al noroeste de Maracaibo. Estado Zulia.
Superficie del Embalse: 2.209 hectreas, a nivel normal.
Fuente de Abastecimiento: Ro Socuy.
Capacidad: 251 MMM3
Vida til: 100 aos

Embalse Tul
Fecha de Construccin: 1964 1971
Ubicacin: a 80 Km al noroeste de Maracaibo. Estado Zulia.
Superficie del Embalse: 5.171 Hectreas, a nivel normal.
Fuente de Abastecimiento: Ro Cachir.
Capacidad Total: 267.80 MMM3
Vida til: 100 aos
Fuente de abastecimiento para: Maracaibo, Jess Enrique Lossada, Mara, San
Francisco, Miranda, y el Complejo Petroqumico El Tablazo.
Los embalses Manuelote y Tul, con el canal de trasvase que los une,

conforman el Sistema Hidrulico Luciano Urdaneta.

Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas

Embalse Pueblo Viejo (COL)


Fecha de Construccin: 1958 1960
Ubicacin: a 4 Km aguas arriba carretera Lara-Zulia municipio Lagunillas,
estado Zulia.
Superficie del Embalse: 1.000 Hectreas
Fuente de Abastecimiento: Ro Chiquito y Ro Grande.
Capacidad Total: 76 MMM3
Vida til: 100 aos
Fuente de abastecimiento para: Cabimas, Simn Bolvar, Lagunillas y Santa
Rita.

Embalse Machango
Fecha de Construccin: 1985 1988
Ubicacin: a 2 Km al este de Puente Machango, carretera Lara-Zulia, estado
Zulia.
Superficie del Embalse: 1.180 Hectreas, a nivel normal.
Fuente de Abastecimiento: Ro Machango
Capacidad Total: 110 MMM3, a nivel normal
Capacidad til: 109 MMM3
Vida til: 100 aos
Fuente de abastecimiento para: Bachaquero, Mene Grande, Pueblo Nuevo y el
Venado.

Misin:

Garantizar el derecho humano de toda la poblacin zuliana al servicio de agua


potable y saneamiento con calidad eficiencia y sustentabilidad, apoyados en la
participacin del poder popular y en armona con el ambiente.

Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas

Visin:

Ser la empresa socialista modelo a nivel nacional en el sector de agua potable y


saneamiento, con la participacin protagnica de trabajadoras y trabajadores
calificados, proactivos y comprometidos en ofrecer un servicio de calidad, con alto
sentido de responsabilidad social y de la mano del poder popular.

Valores:

El personal que constituye la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo, posee un


conjunto de Valores que orienta la actuacin y la conducta, los cuales se basan en
lo siguiente:

Compromiso Social

Disciplina

Honestidad

Responsabilidad

Sentido de pertenencia

1. Actividad Econmica
La actividad econmica de la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo es la de
administrar, operar, mantener, ampliar y reconstruir los sistemas de distribucin de
agua potable y los sistemas de recoleccin, tratamiento y disposicin de aguas
residuales del estado Zulia.
2. Proceso Productivo
El proceso productivo de HIDROLAGO se basa en garantizar la prestacin de
los Servicios de Agua Potable y Saneamiento del estado Zulia.

Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas
El Proceso productivo o proceso clave de la Hidrolgica consiste en la
captacin del agua de los diferentes embalses, pozos y ros, los cules son
conducidos por bombeo o gravedad hacia su potabilizacin, cuyo proceso radica
primeramente en la aireacin, en donde se altera la concentracin de los gases
que se encuentran disueltos en el agua y que le confieren olor y sabor, y le
disminuyen el pH, as como tambin la remocin de hierro y manganeso que se
encuentran disueltos en el agua; cabe sealar que la aireacin no se le aplica a
todas las captaciones, ya que algunas aguas no presentan hierro y manganeso;
luego de esto, se efecta la coagulacin, que consiste en la adicin de productos
qumicos coagulantes que mediante la aplicacin de una mezcla rpida produce
la dispersin del coloide y la desestabilizacin de partculas de arcillas y otros
materiales disueltos en el agua; seguidamente se realiza la floculacin o mezcla
lenta, el cual es un proceso fsico de agitacin suave y continua mediante el cual
las partculas desestabilizadas o coaguladas chocan unas con otras aumentando
su tamao y peso, y formndose masas ms grandes llamadas Flculos que son
capaces de sedimentar; posteriormente se realiza la sedimentacin que consiste
en remover las partculas slidas (materiales en suspensin, floc formado)
mediante la fuerza de gravedad; sucesivamente se realiza la filtracin, que es un
proceso en el cual se separan del agua las partculas y microorganismos
objetables, que no han quedado retenidos en los procesos de coagulacin y
sedimentacin, mediante el paso a travs de un medio filtrante, constituido
generalmente por antracita y arena y finalmente se efecta la desinfeccin, que se
basa en la eliminacin de los organismos patgenos presentes en el agua
(Bacterias, Protozoarios, Virus, Trematodos...), a travs de la cloracin, ya que es
un mtodo eficiente, fcil de aplicar y deja un efecto residual que se puede medir
a travs de sistemas muy simples. Finalizado el proceso de potabilizacin se
procede a distribuir el agua potable a las diferentes zonas del estado Zulia por
medio del bombeo o gravedad.
Para las aguas servidas primeramente se realiza la recoleccin de las mismas,
bombeo, tratamiento y disposicin para su posterior comercializacin.
Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas

El proceso productivo o proceso clave debe estar interrelacionado con los


proceso estratgicos y de soporte de la empresa, para el ptimo funcionamiento y
operacin de la misma.

Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas

Figura 1. Mapa de Procesos de la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo

Br. Raiza Urdaneta

15

15

Informe de Pasantas
3. Materia Prima Utilizada
La principal materia prima empleada por HIDROLAGO C.A. es el agua
proveniente de los embalses, pozos y ros, as como tambin los diferentes
productos qumicos que se utilizan para la potabilizacin de este recurso natural,
entre los cuales tenemos:
Sulfato de Aluminio Slido (Sacos de 50 Kg)
Sulfato de Aluminio Lquido (Cisternas de 32 ton)
Policloruro de Aluminio (PAC) (Cisternas de 30 32 ton)
Cloro en gas, en cilindros de 907 kg o en bombonas de 68 Kg.
4. Productos obtenidos
El producto que ofrece la C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo al consumidor
es el agua potable. Esta empresa se encarga de la captacin, conduccin,
potabilizacin y distribucin de la misma.
5. Organizacin

Br. Raiza Urdaneta

Estructura organizacional de la empresa:

16

Informe de Pasantas

Figura 2. Estructura Organizacional de la Empresa HIDROLAGO C.A.

Br. Raiza Urdaneta

17

17

Informe de Pasantas

6. Ubicacin de la pasanta dentro de la Organizacin.


El proceso de pasantas presentado en este informe fue realizado en la
Gerencia de Gestin Humana, en la Unidad de Servicios al Personal, ubicada en
el edificio empresarial, Unin Calle 84 Nro. 3F-125 piso 5. Maracaibo, Estado
Zulia. All se llevaron a cabo la Actualizacin del Manual de Normas y
Procedimientos para el Trmite de Viticos y la Actualizacin de Cotizantes Activos
al fondo de Pensiones y Jubilaciones bajo la tutora de la Ing. Rubia Ortega y
dems personal de la Hidrolgica.

Descripcin del Departamento donde se llevaron a cabo

las pasantas.
La Gerencia de Gestin Humana planifica, coordina y controla eficientemente el
manejo del talento humano de la empresa, mediante una gestin acorde con los
requerimientos internos, contribuyendo con el desarrollo de los objetivos y
cumplimiento de las metas organizacionales a fin de mantener un clima laboral
que propicie la conciliacin de los intereses de los empleados y la institucin.

Unidades adscritas a la Gerencia de Gestin Humana:

Reclutamiento, Seleccin y Evaluacin de Personal

Capacitacin y Desarrollo

Servicios al Personal

Higiene, Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional

Br. Raiza Urdaneta

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Informe de Pasantas

GERENCIA DE GESTIN HUMANA

Reclutamiento,
Seleccin y
Evaluacin de
Personal

Capacitacin y
Desarrollo

Servicios al
Personal

- Lder
- Analista

- Lder
- Analista

Ubicacin

- Lder
- Analistas
- Archivlogo
- Asistente
de
las pasantas

Gerente General
Analistas
Secretaria

Higiene,
Seguridad,
Ambiente y Salud
Ocupacional
- Lder
- Analista

Figura 3. Ubicacin de la pasanta dentro de la Organizacin


II. JUSTIFICACIN
La misin de toda institucin a nivel superior es formar personas capaces de
afrontar los retos del mercado laboral, que cada vez es ms exigente en el mbito
profesional. Debido a esto, la prctica profesional o pasanta es el instrumento que
brinda al estudiante una primera experiencia profesional y una mayor claridad con
respecto al rol que cumple el profesional dentro de la empresa en la cual se va a
desempear, permitindole crear un vnculo directo con respecto a los
fundamentos tericos adquiridos a lo largo de sus estudios universitarios y las
labores cotidianas que se realizan dentro de la industria.
La pasanta o prctica profesional tiene su justificacin principal en el
cumplimiento del requerimiento de un mnimo de seis (6) semanas de pasantas
industriales a fin de obtener el ttulo de Ingeniero Industrial egresado de la Ilustre
Universidad del Zulia. Ahora bien, el proceso llevado a cabo durante las pasantas
se basa en la necesidad de desarrollar habilidades y destrezas relacionadas con el
campo laboral y de poner al estudiante en contacto con la realidad profesional a la
cual se enfrentar una vez obtenido su ttulo que lo califica como profesional en el
rea.
Actualmente la Unidad de Servicios al Personal perteneciente a la Gerencia de
Gestin Humana presenta la necesidad de la Actualizacin del Manual de Normas
Br. Raiza Urdaneta

19

Informe de Pasantas
y Procedimientos para el Trmite de Viticos aprobado en el ao 2008 en la sesin
352, debido a los ajustes en los precios establecidos en los rubros de pasajes,
hospedajes y alimentacin, entre otros, lo cual dificulta al personal cubrir los
costos originados por los viajes que realiza en representacin de la Empresa a las
misiones encomendadas; as como tambin la Actualizacin de Cotizantes Activos
al fondo de Pensiones y Jubilaciones, registrndolos en un formato llamado
Registro Especial de Cotizantes (R.E.C) para presentar de manera adecuada y
eficiente los datos del personal activo de la Hidrolgica, y de esta manera lograr
tener un trabajo organizado y eficaz. Con el objetivo de brindarle una prctica
profesional a una estudiante de Ingeniera Industrial dentro de la Gerencia de
Gestin Humana, para realizar la tarea de ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRMITE DE VITICOS Y
ACTUALIZACIN DE COTIZANTES ACTIVOS AL FONDO DE PENSIONES Y
JUBILACIONES.
III.

OBJETIVOS.

Objetivo General
Actualizar el Manual de Normas y Procedimientos para el Trmite de Viticos y
los cotizantes activos al fondo de pensiones y jubilaciones de HIDROLAGO C.A.

Objetivos Especficos

Conocer de forma precisa como elaborar manuales por medio de la gua


tcnica para su realizacin que posee la empresa.

Conocer el proceso exacto para el trmite de viticos de la empresa.

Recopilar toda la informacin necesaria (Leyes, reglamentos, tarifas, etc.)


para realizar la actualizacin del manual de normas y procedimientos para
el trmite de viticos.

Br. Raiza Urdaneta

20

Informe de Pasantas

Registrar los datos del personal activo de la empresa en el formato de


Registro Especial de Cotizantes para el fondo de jubilacin y pensin.

IV.
La

METODOLOGA UTILIZADA.
metodologa utilizada para el desarrollo de las actividades dentro de la

empresa durante el periodo de la prctica profesional por una parte fue de manera
documental debido a la lectura de la gua tcnica para la realizacin de manuales
de la empresa, de las leyes y reglamentos vigentes en la nacin bajo las cules se
bas el mismo y la consulta de los expedientes del personal activo de la
hidrolgica; por otra parte tambin se emplearon tcnicas como la entrevista para
el completo entendimiento del proceso para la tramitacin de viticos y posterior
desarrollo del Manual.
V.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Las actividades que se ejecutaron durante el periodo de las pasantas


industriales en la Gerencia de Gestin Humana en la Unidad de Servicios al
Personal se presentan a continuacin:
SEMANA I (Del 11/08/2014 al 15/09/2014)

Presentacin del tutor industrial y personal de la empresa que sera gua y


soporte durante el tiempo de duracin de la prctica profesional.

Instrucciones por parte del tutor industrial sobre las labores a realizar
durante el tiempo de pasantas.

Br. Raiza Urdaneta

21

Informe de Pasantas

Entrega y lectura de la Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de la


empresa y Manual de Viticos desactualizado (Ao 2008).

Actualizacin del Marco Jurdico y revisin y modificacin de las Normas


generales del Manual, Normas de Solicitud de Anticipo de Viticos,
Liquidacin de Viticos y Relacin de Viticos.

SEMANA II (Del 18/08/2014 al 22/08/2014)

Correccin y modificacin de los Responsables y el Procedimiento del


trmite de viticos del Manual.

Elaboracin del diagrama de flujo de documentos, as como tambin


correccin y modificacin de las Normas del Manual.

Elaboracin de los Indicadores de Gestin para la medicin del proceso de


trmites de viticos.

Inicio del Registro Especial de Cotizantes del personal activo para el fondo
de jubilacin y pensin en un formato elaborado con la herramienta de
Microsoft Excel.

SEMANA III (Del 25/08/2014 al 29/08/2014)

Actualizacin de los anexos con respecto a las nuevas tarifas nacionales e


internacionales ajustadas a los precios actuales en pasajes, hospedajes,
alimentacin, entre otros e inclusin de un nuevo anexo correspondiente al
formato de salida de anticipo de viticos.

Br. Raiza Urdaneta

22

Informe de Pasantas

Correccin y modificacin de los indicadores de gestin y diagrama de flujo


de documentos.

Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes para el


fondo de Jubilacin y Pensin.

Parte de la logstica en la charla sobre Manejo y Uso de Extintores


Porttiles en apoyo a la Unidad de Higiene, Seguridad, Ambiente y Salud
Ocupacional perteneciente a la Gerencia de Gestin Humana en la
instalacin Medicin y Laboratorio de Medidores.

SEMANA IV (Del 01/09/2014 al 05/09/2014)

Revisin y modificacin del procedimiento del Manual de Viticos y por


ende, modificacin del Diagrama de Flujo de documentos.

Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes para el


fondo de Jubilacin y Pensin.

Asistencia al curso de Manejo Preventivo otorgado por la Abg. Mara Elena


Parra para parte del personal de la hidrolgica.

SEMANA V (Del 08/09/2014 al 12/09/2014)

Incorporacin de otras definiciones al Manual de Normas y Procedimientos


para el Trmite de Viticos en la parte del Glosario.

Verificacin, correccin y entrega del Manual de Normas y Procedimientos


para el Trmite de Viticos ya culminado.

Br. Raiza Urdaneta

23

Informe de Pasantas

Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes para el


fondo de Jubilacin y Pensin.

SEMANA VI (Del 15/09/2014 al 19/09/2014)

Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes para el


fondo de Jubilacin y Pensin.

Inicio de la elaboracin del informe de pasantas.

Br. Raiza Urdaneta

24

Informe de Pasantas

VI.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS

Actividades

Semanas
3
4

Instrucciones sobre las labores a realizar. Entrega y lectura de la Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales y
Manual de Viticos desactualizado. Actualizacin del Marco Jurdico del Manual. Revisin y Modificacin de las
Normas del Manual.
Modificacin del procedimiento y responsables del manual. Elaboracin del Diagrama de Flujo de Documentos.
Elaboracin de los Indicadores de Gestin. Inicio del Registro del Personal Activo en el Registro Especial de
Cotizantes.
Actualizacin de los anexos con respecto a las nuevas tarifas nacionales e internacionales. Inclusin del formato
de salida de anticipo de viticos. Modificacin de los indicadores de gestin y diagrama de flujo de documentos.
Registro del Personal Activo en el Registro Especial de Cotizantes. Parte de la logstica en la charla sobre Manejo
y Uso de Extintores Porttiles.
Revisin y modificacin del procedimiento del Manual de Viticos y modificacin del Diagrama de Flujo de
documentos. Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes. Asistencia al Curso de Manejo
Preventivo.
Incorporacin de otras definiciones al Manual. Entrega del Manual de Normas y Procedimientos para el Trmite de
Viticos finalizado. Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes.
Registro del personal activo en el Registro Especial de Cotizantes. Inicio de la elaboracin del informe de pasantas.

25

Br. Raiza Urdaneta

25

Informe de Pasantas

VII. RESULTADOS Y SU DISCUSIN


Las actividades realizadas en el periodo de pasantas industriales en la C.A.
Hidrolgica del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO) fueron ejecutadas en la
Gerencia de Gestin Humana en la Unidad de Servicios al personal. Teniendo en
cuenta

que

en

dicha

Unidad

los

procedimientos

se

llevan

cabo

satisfactoriamente, sin embargo carecan de un Manual de Normas y


Procedimientos para el Trmite de Viticos actualizado, ya que el que posean era
del ao 2008 y por ende se encontraba desactualizado con respecto al
surgimiento de nuevas leyes y normas; modificacin del proceso para el trmite de
viticos; ajustes en los precios establecidos en los rubros de pasajes, hospedajes
y alimentacin, entre otros y dems aspectos importantes de los cules careca,
como la falta de indicadores de gestin y definiciones importantes a considerar.
Tambin se necesitaba realizar la actualizacin de cotizantes activos al fondo
de pensiones y jubilaciones de la hidrolgica, contando esta con 542 trabajadores
y trabajadoras en total. En tal sentido se plantean los resultados obtenidos para
cada uno de los objetivos planteados:

Conocer de forma precisa como elaborar manuales por medio de la


gua tcnica para su realizacin que posee la empresa.

Para el cumplimiento de este objetivo se estudi detalladamente la Gua


Tcnica para la Elaboracin de Manuales que posee HIDROLAGO, con el fin de
realizarle ptimas modificaciones al Manual de Viticos desactualizado y as lograr
obtener un manual libre de errores y adecuado a las pautas y normas establecidas
en dicha Gua Tcnica.

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Informe de Pasantas

Conocer el proceso exacto para el trmite de viticos de la empresa.

Con respecto a este objetivo se llevaron a cabo reuniones con el personal


involucrado en el proceso para la tramitacin de viticos para as conocer con
certeza por cules Unidades dentro de la organizacin es gestionado, con el fin de
plasmar en el Manual un exacto procedimiento y por ende un correcto diagrama
de flujo de documentos.
Gracias al conocimiento del proceso para el trmite de viticos se realizaron
unos indicadores de gestin para medir y determinar el desempeo de dicho
proceso en la empresa.

Figura 4. Indicadores de Gestin

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Informe de Pasantas

Recopilar toda la informacin necesaria (Leyes, reglamentos, tarifas,


etc.) para realizar la actualizacin y modificacin del manual de
normas y procedimientos para el trmite de viticos.

Para cumplir con este objetivo se investig y compil toda la informacin


indispensable para la actualizacin y modificacin del manual, estando
comprendida esta con las Leyes y Reglamentos vigentes, tales como: Ley
Orgnica de la Contralora General de La Repblica y del Sistema Nacional del
Control Fiscal, Gaceta Oficial 6.013 de fecha 23-12-2010, Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico, Gaceta Oficial 39.955 de fecha
29/06/2012, Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial 36.229 de fecha
17-06-1997 y Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la
Administracin Pblica Nacional, Gaceta Oficial 37.783 de fecha 25- 09-2003; as
como tambin se realiz el clculo de las nuevas tarifas, tanto nacionales como
internacionales, ajustadas a los precios actuales de los diferentes rubros e
inclusin del formato para salida de viticos.

Figura 5. Parte del Marco Jurdico del Manual


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Informe de Pasantas

Figura 6. Tarifas Nacionales

Registrar los datos del personal activo de la empresa en el formato de


Registro Especial de Cotizantes para el fondo de jubilacin y pensin.

Para el cumplimiento de este objetivo, se llen en la herramienta de Microsoft


Excel un formato llamado Registro Especial de Cotizantes que consista en
colocar la informacin del personal activo de la hidrolgica (Datos personales)
para el fondo de jubilacin y pensin. Dicha informacin fue suministrada por
Archivologa quien facilit el acceso a cada expediente de cada trabajador para
que fuera posible lograr el objetivo planteado.

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Informe de Pasantas

Figura 7. Formato del Registro Especial de Cotizantes

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Informe de Pasantas

CONCLUSIONES
El proceso de pasantas es de gran importancia para el estudiante, porque le
permite adquirir conocimientos y experiencia en el campo laboral que le son tiles
en su desarrollo como profesional. Tambin es importante resaltar que durante
este periodo se aplicaron los conocimientos obtenidos durante la carrera, adems
de adquirir nuevos conocimientos, logrando el objetivo de esta prctica
profesional.
Se llevaron a cabo una serie de actividades llegando a estas conclusiones:

Las pasantas industriales constituyen una valiosa herramienta que


fortalece las bases tcnicas del estudiante, permitiendo un acercamiento
con el ambiente de trabajo, con la finalidad de proporcionar una
experiencia previa en la ocupacin profesional.

Se cumpli con todas las actividades asignadas por la empresa,


respetando en todo momento las normas de la misma y los lmites de las
responsabilidades respectivas.

La

realizacin

de

la

Actualizacin

del

Manual

de

Normas

Procedimientos para el Trmite de Viticos fue de suma importancia ya


que gracias a esto se logr otorgar a la empresa un manual actualizado
para que sirva como gua en lo que respecta a la Tramitacin de Viticos
para los trabajadores y/o trabajadoras pertenecientes a dicha compaa
que vayan a realizar este proceso.

La Actualizacin de Cotizantes Activos al Fondo de Pensiones y


Jubilaciones les permiti llevar un control y orden del personal que labora
en la institucin quienes en algn momento obtendrn dichos beneficios.

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Informe de Pasantas

La interaccin entre el pasante y el personal de la empresa se convirti


en una experiencia muy gratificante para ambas partes, ya que permiti
desarrollar las habilidades de interaccin propias del ambiente de
trabajo.

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Informe de Pasantas

RECOMENDACIONES
A la empresa:

Realizar actualizaciones anuales al Manual de Normas y Procedimientos


para el Trmite de Viticos debido a los ajustes en los precios
establecidos en los rubros de pasajes, hospedajes, alimentacin, entre
otros que se puedan generar cada ao, as como tambin el surgimiento
de nuevas leyes, normas y reglamentos.

Hacer seguimiento de forma peridica del personal que egresa e ingresa


a la institucin para mantener actualizado el Registro Especial de
Cotizantes para el fondo de Jubilacin y Pensin.

Fortificar la comunicacin entre departamentos y crear sentido de


pertenencia en cada uno de los trabajadores con su puesto de trabajo y
la institucin.

Realizar evaluaciones peridicas al personal, para medir el rendimiento


de cada uno y as evitar retrasos en sus actividades e incentivarlos
peridicamente cuando realicen un buen trabajo.

A la Universidad:

Fortalecer el vnculo entre la Universidad del Zulia y las empresas


pertenecientes a esta regin, para que el estudiante pueda cumplir con
sus pasantas industriales en el momento que ste las requiera y para

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Informe de Pasantas
que desarrolle habilidades que le permitan desenvolverse mejor en el
campo laboral.
BIBLIOGRAFA

C.A. Hidrolgica del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO) [Artculo en


Lnea] Disponible en: [http://www.hidrolago.gov.ve/]. [Consulta 2014,
Septiembre]

Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales perteneciente a


HIDROLAGO C.A. Mayo 2013.

Manual de Normas y Procedimientos de Viticos y Pasajes [Artculo


en

Lnea]

Disponible

en:

[http://intranet.mindeporte.gob.ve/intranet/images/stories/PDF/manual_vi
aticos_y_pasajes.pdf]. [Consulta 2014, Septiembre]

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ANEXOS

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Anexo Nro. 1: rea de trabajo durante las pasantas

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Anexo Nro. 2: Expedientes para ser registrados

Anexo Nro. 3: Oficina

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Anexo Nro. 4: Trptico de la Charla de Manejo y Uso de Extintores
Porttiles y Material del Curso de Manejo Preventivo

Anexo Nro. 6: Portada del Manual de Normas y Procedimientos para el


Trmite de Viticos de HIDROLAGO C.A.

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