FICHA TCNICA DEL SERVICIO

CONTRATACIN DE PERSONAS, BIENES

Y SERVICIOS
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Cdigo: S-GC-03

Versin: 01

Organizacin SIU

PRODUCTO / SERVICIO

El servicio de contratacin de personas, bienes y servicios consiste en la

elaboracin de los contratos correspondientes.
Si es Contrato de Personas, se realizan los siguientes tipos de contratos:
Contratos de Ctedra
Contratos de Actividades Especiales
Convenio de Pasanta o Estmulo Econmico
Prestacin de Servicios Personales
Contratos para Evaluadores de Proyectos
Si es Contrato de Bienes y Servicios, se realizan los siguientes tipos de contratos:
Carta Contrato
Orden de Servicio
Orden de Trabajo
Prestacin de Servicios

CLIENTE / USUARIO

Este procedimiento aplica a todo el personal que participar en los proyectos y

para el desarrollo administrativo de la Organizacin SIU.
3

TIPO DE PROCESO

De Apoyo.

PROCESO

Gestin Compras, Contratacin y Distribucin.

Elabor: Auxiliar
Administrativo
Fecha: 2009-05-20

Revis: Asistente
Administrativo
Fecha: 2009-07-15

Aprob: Coordinador
Gestin Compras
Fecha: 2009-08-04

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Organizacin SIU

INSUMOS/IMPLEMENTOS
Microsoft Office.
Aplicaciones de Sistemas de Informacin Institucionales (SICC, Mares,
Presupuesto, SIPE, Otros).
Aplicativos de Internet (Ingreso contratos de ctedra, pago reporte de
nmina contrato de ctedra y prestacin de servicios personales).

EQUIPOS
Equipos de cmputo.
Impresora.

RESPONSABLES
Coordinador Administracin de Proyectos.
Coordinador Gestin Compras.
Asistente Administrativo

REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS AL SERVICIO

Acuerdo Superior 253 de 2003
Acuerdo Superior 338 de 2007
Acuerdo Superior 208 de 2001
Acuerdo Superior 227 de 2002
Acuerdo Superior 257 de 2003
Acuerdo Superior 260 de 2003
Acuerdo Superior 295 de 2005
Acuerdo Superior 298 de 2005
Acuerdo Superior 318 de 2006
Acuerdo Superior 95 de 1996
Circular 2000-008 de 2008
Circular 2400-485 de 2008
Circular 2000-003 de 2009
Decreto 2685 de 1999
Ley 80 de 1993

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Organizacin SIU

Resolucin Rectoral 13843 de 2000

Resolucin Rectoral 16263 de 2002
Resolucin Rectoral 17887de 2003
Resolucin Rectoral 18983 de 2004
Resolucin Rectoral 21000 de 2005
Resolucin Rectoral 20458 de 2005

OPORTUNIDAD
Contrato prestacin de servicios personales: 20 das hbiles.
Carta Contrato: si necesita VoBo de Asesora Jurdica: 30 das hbiles si no
necesita VoBo de Asesora Jurdica: 20 das hbiles.
Ordenes de Servicio: si necesita VoBo de Asesora Jurdica: 37 das
hbiles, si no necesita VoBo de Asesora Jurdica: 28 das hbiles.
Convenio Pasanta y Estmulo Econmico: 22 hbiles.
Contratos de Ctedra: 20 das hbiles.

10 HORARIO DE ATENCIN
De lunes a viernes de 8:00 a.m. - 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. - 5:00 p.m.

11 DOCUMENTOS QUE DEBE ENTREGAR EL USUARIO

11.1 Contrato de Ctedra (Docentes Externos)
Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos requeridos
para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar claramente las
actividades a desarrollar por el contratista, el interventor del contrato, la
duracin. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la
Administracin de Proyectos.
Personas que prestan un servicio por primera vez:
Formato nico de Hoja de vida diligenciando el formato de la UdeA
Formato de autorizacin para consignacin de pago, diligenciando el
formato de la UdeA

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Organizacin SIU

4 Fotocopias de la cdula
Fotocopia de los certificados de estudio
Fotocopia de los certificados laborales
Certificados de afiliacin a la Entidad Promotora de Salud (EPS),
Administradora de Fondos de pensiones (AFP) ltimo pago si es
independiente y ha estado afiliado.
Formularios firmados por los docentes de la Entidad Promotora de Salud
(EPS), Administradora de Fondos de pensiones (AFP) y si es del ISS
anexar dos copias.
Personas que ya han contratado con la Universidad:
2 Fotocopias de la cdula.
Certificados de afiliacin a la Entidad Promotora de Salud (EPS),
Administradora de Fondos de pensiones (AFP) ltimo pago si es
independiente y ha estado afiliado.
Formularios firmados por los docentes de la Entidad Promotora de Salud
(EPS).
Nota: los docentes de ctedra que hayan estado desvinculados por un
tiempo mayor a tres meses, anexarn todos los documentos como si
prestaran el servicio por primera vez.
La Administracin de la SIU anexar al contrato lo siguiente en ambos
casos:
La constancia de verificacin en el Boletn de Responsables Fiscales de
la Contralora General de la Repblica.
De conformidad con el Acuerdo Superior 253 de 2003, se deben anexar
al contrato, las Resoluciones de Direccin de excepcin de estudios de
pregrado o de postgrado segn el caso y Resoluciones de Direccin de
incremento en el valor de la hora si es requerida.
11.2 Contrato de Actividades Especiales (Docentes Vinculados y Empleados
Administrativos)
Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos
requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar
claramente las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor

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del contrato, la duracin. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable

de la Administracin de Proyectos.
Carta de autorizacin del jefe inmediato donde se informe que las
actividades a realizar en el contrato de actividad especial estn por fuera
del plan de trabajo del docente o de la jornada laboral segn el caso.
La Administracin de la SIU anexar al contrato lo siguiente en ambos
casos:
La constancia de verificacin en el Boletn de Responsables Fiscales de
la Contralora General de la Repblica.
De conformidad con el Acuerdo Superior 253 de 2003, se deben anexar
al contrato, las resoluciones de direccin de excepcin de estudios de
pregrado o de postgrado segn el caso y resoluciones de direccin de
incremento en el valor de la hora si es requerida.

11.3 Prestacin de Servicio Hora Ctedra (Docentes nuevos con menos de

40 horas y dictadas en menos de un mes)
Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos
requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar
claramente las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor
del contrato, la duracin. Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable
de la Administracin de Proyectos.
Hoja de vida diligenciada en el formato de la Universidad.
4 Fotocopia de la cdula.
Fotocopia de los certificados de estudio.
Fotocopia de los certificados laborales.
Formato de autorizacin para consignacin de pago, diligenciando el
formato de la UdeA
Copia del Registro nico Tributario RUT
La Administracin de la SIU anexar al contrato lo siguiente en ambos
casos:
La constancia de verificacin en el Boletn de Responsables Fiscales de
la Contralora General de la Repblica.
De conformidad con el Acuerdo Superior 253 de 2003, se deben anexar
al contrato, las resoluciones de direccin de excepcin de estudios de

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pregrado o de postgrado segn el caso y resoluciones de direccin de

incremento en el valor de la hora si es requerida.

11.4 Contrato de Prestacin de Servicios Personales

Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos
requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar
claramente las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor
del contrato, la duracin y el valor mensual a pagar. Debe estar
autorizada por el Auxiliar Contable de la Administracin de Proyectos.
Personas que se contratan por primera vez:
Fotocopia de la cdula de ciudadana
Formato de Hoja de vida diligenciada en el formato de la UdeA con foto
tamao cdula
Formato de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas diligenciada
en el formato de la UdeA
Formato para autorizacin de consignacin de pagos en la cuenta
personal, diligenciada en el formato de la UdeA.
Copia de los ttulos obtenidos y certificados de experiencia (Acta de
grado, Certificado de Estudio).
Copia de la matrcula o tarjeta profesional para todos los profesionales
en: Abogado, Contador, Medico, Siclogo, Administrador de Empresas,
Enfermera, Arquitecto, Diseador Industrial, Qumicos, Agrlogo y
Agrnomo, Fonoaudilogo, Bilogo, Bacterilogo, Gelogo, Economista,
Trabajador Social, Tecnlogo en Electricidad, Ingeniera, Nutricin Y
Diettica, Mdicos Veterinarios Y Zootecnistas.
Copia del formulario de afiliacin a salud y pensin y copia discriminada
del pago como independiente al Sistema de Seguridad Social en Salud y
Sistema de Pensiones, cuando la duracin del contrato es superior a 30
das. (Autoliquidacin de aportes)
Certificado de Antecedentes Disciplinarios que expide la Procuradura
General vigente. (3 meses de vigencia)
Certificado del Departamento Administrativo de Seguridad DAS
vigente (1 ao de vigencia)
Copia del Registro nico Tributario RUT.
Libreta militar.

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Organizacin SIU

Personas que ya han contratado con la Universidad:

Fotocopia de la cdula de ciudadana
Copia discriminada del pago como independiente al Sistema de
Seguridad Social en Salud y Sistema de Pensiones, cuando la duracin
del contrato es superior a 30 das. (Autoliquidacin de aportes)
Certificado de Antecedentes Disciplinarios que expide la Procuradura
General vigente. (3 meses de vigencia)
Certificado del Departamento Administrativo de Seguridad DAS
vigente (1 ao de vigencia)
Copia de la matrcula o tarjeta profesional para todos los profesionales
en: Abogado, Contador, Medico, Siclogo, Administrador de Empresas,
Enfermera, Arquitecto, Diseador Industrial, Qumicos, Agrlogo y
Agrnomo, Fonoaudilogo, Bilogo, Bacterilogo, Gelogo, Economista,
Trabajador Social, Tecnlogo en Electricidad, Ingeniera, Nutricin Y
Diettica, Mdicos Veterinarios Y Zootecnistas.

Personas extranjeras:
Si la persona presta el servicio desde el extranjero y no viaja a Colombia
Fotocopia de la cdula de extranjera pasaporte
Formato de Hoja de vida diligenciada en el formato de la UdeA con foto
tamao cdula
Formato de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas diligenciada
en el formato de la UdeA
Formato para autorizacin de consignacin de pagos en la cuenta
personal, diligenciada en el formato de la UdeA.
Copia de los ttulos obtenidos y certificados de experiencia (Acta de
grado, Certificado de Estudio).

Si la persona viaja a Colombia

Fotocopia de la cdula de extranjera pasaporte
Formato de Hoja de vida diligenciada en el formato de la UdeA con foto
tamao cdula
Formato de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas diligenciada
en el formato de la UdeA

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Organizacin SIU

Formato para autorizacin de consignacin de pagos en la cuenta

personal, diligenciada en el formato de la UdeA.
Copia de los ttulos obtenidos y certificados de experiencia (Ttulos
convalidados por el Ministerio de Educacin Nacional).
Copia discriminada del pago como independiente al Sistema de
Seguridad Social en Salud y Sistema de Pensiones, cuando la duracin
del contrato es superior a 30 das. (Autoliquidacin de aportes)
Certificado de Antecedentes Disciplinarios que expide la Procuradura
General vigente. (3 meses de vigencia)
Certificado del Departamento Administrativo de Seguridad DAS
vigente (1 ao de vigencia)
Copia del Registro nico Tributario RUT.
Visa de trabajo.

11.5 Estmulo Econmico

Convenio de Pasanta, Estudiante de Postgrado, Estudiante de Pregrado:
Formato Solicitud de Trmite diligenciado por el coordinador del
proyecto (Informando direccin, telfono y correo electrnico del
estudiante). En la solicitud se debe indicar claramente las actividades a
desarrollar por el contratista, el interventor del contrato, la duracin.
Debe estar autorizada por el Auxiliar Contable de la Administracin de
Proyectos.
Fotocopia de la constancia de matrcula vigente.
Copia del documento de identidad
11.6 Contrato para Evaluadores de Proyectos (Carta Contrato):
Formato Solicitud de Trmite diligenciado (Informando que es un
evaluador de proyecto)
Certificado de verificacin en el Boletn de Responsables Fiscales
Copia del documento de identidad
Copia del Rut.

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Organizacin SIU

11.7 Carta Contrato:

Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos
requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar
claramente las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor
del contrato, la duracin y el valor mensual a pagar. Debe estar
autorizada por el Auxiliar Contable de la Administracin de Proyectos.
Requisitos para celebrar contratos con personas naturales
3 Cotizaciones vigentes (la fecha debe ser posterior a la del Certificado
de Disponibilidad Presupuestal CDP) del bien o servicio. Si es nico
proveedor se debe adjuntar la cotizacin con la certificacin del grupo de
porqu es nico proveedor.
Copia legible del RUT (Registro nico Tributario)
Certificado de existencia y representacin legal (30 das de vigencia)
Copia del certificado del DAS vigente (1 ao de vigencia)
Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la
Procuradura con una vigencia no superior a tres meses.
Certificado de afiliacin y pago al Sistema de Seguridad Social Integral
en caso de que la duracin del contrato sea superior a 30 das
calendario.
Copia del documento de identidad
Requisitos para celebrar contratos con personas jurdicas
Certificado de Existencia y Representacin Legal, expedido por la
Cmara de Comercio o la entidad competente, segn sea el caso, cuya
fecha de expedicin no sea mayor a 30 das.
Certificado de no aparecer reportado en el Boletn de Responsables
Fiscales de la Contralora General de la Repblica, vigente, expedido
por la Contralora. (3 meses de vigencia)
Certificado de paz y salvo de que en los ltimos 6 meses ha pagado los
aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARP), y
aportes parafiscales, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por
el Representante Legal de la empresa o entidad contratista.
Registro nico Tributario (R.U.T.)
3 Cotizaciones vigentes (la fecha debe ser posterior a la del Certificado
de Disponibilidad Presupuestal CDP) del bien o servicio. Si es nico
proveedor se debe adjuntar la cotizacin con la certificacin del grupo de
porqu es nico proveedor.

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Versin: 01

Organizacin SIU

11.8 Orden de Servicio:

Formato Solicitud de Trmite diligenciado, con los documentos
requeridos para realizar el contrato. En la solicitud se debe indicar
claramente las actividades a desarrollar por el contratista, el interventor
del contrato, la duracin y el valor mensual a pagar. Debe estar
autorizada por el Auxiliar Contable de la Administracin de Proyectos.
Requisitos para celebrar contratos con personas naturales
3 Cotizaciones vigentes (la fecha debe ser posterior a la del Certificado
de Disponibilidad Presupuestal CDP) del bien o servicio. Si es nico
proveedor se debe adjuntar la cotizacin con la certificacin del grupo de
porqu es nico proveedor.
Copia legible del RUT (Registro nico Tributario)
Certificado de existencia y representacin legal (30 das de vigencia)
Copia del certificado del DAS vigente (1 ao de vigencia)
Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la
Procuradura con una vigencia no superior a tres meses.
Certificado de afiliacin y pago al Sistema de Seguridad Social Integral
en caso de que la duracin del contrato sea superior a 30 das
calendario.
Copia del documento de identidad
Requisitos para celebrar contratos con personas jurdicas
Certificado de Existencia y Representacin Legal, expedido por la
Cmara de Comercio o la entidad competente, segn sea el caso, cuya
fecha de expedicin no sea mayor a 30 das.
Certificado de no aparecer reportado en el Boletn de Responsables
Fiscales de la Contralora General de la Repblica, vigente, expedido
por la Contralora o por un funcionario de la Universidad.
Certificado de paz y salvo de que en los ltimos 6 meses ha pagado los
aportes a la Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARP), y
aportes parafiscales, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por
el Representante Legal de la empresa o entidad contratista.
Registro nico Tributario (R.U.T.)
3 Cotizaciones vigentes (la fecha debe ser posterior a la del Certificado
de Disponibilidad Presupuestal CDP) del bien o servicio. Si es nico

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Organizacin SIU

proveedor se debe adjuntar la cotizacin con la certificacin del grupo de

porqu es nico proveedor.

12 RESULTADOS DEL PRODUCTO/SERVICIO

Contratos de Personas, Bienes y Servicios.
13 REGISTROS
Acta de Inicio (F-GC-17)
Acta de Liquidacin (F-GC-18)
Acta de Reinicio (F-GC-19)
Acta de Seguimiento (F-GC-20)
Acta de Suspensin (F-GC-21)
Acta de Terminacin (F-GC-22)
Aprobacin de Pliza (F-GC-24)
Autorizacin para la consignacin de pagos
Carta contrato (F-1030-010)
CDP
Consecutivo Consulta de precios de mercado (F-GC-29)
Consecutivo Contratos (F-GC-26)
Consecutivo Convenio Pasanta (F-GC-27)
Consecutivo de Resoluciones (F-GC-28)
Consulta de precios (F-1030-008)
Contrato de ctedra
Contrato de prestacin de servicios personales
Convenio Pasanta
CRP
Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas
Hoja de vida (F-2400-001)
Orden de servicio
Planilla insumo para el reporte de honorarios contrato de prestacin de
servicios personales (F-GC-30)
Registros en el Sistema Informacin Contratos y Convenios U de A (SICC)
Registros en el Sistema Informacin de Personal (SIPE)
Resolucin de estmulo econmico estudiante de pregrado y postgrado

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Cdigo: S-GC-03

Versin: 01

Organizacin SIU

Solicitud de CDP (H-2120-003)

Solicitud de CRP (H-2120-002)
Solicitud de Trmite (F-AP-02)

14 TELEFNO Y DIRECCIN
Coordinacin: Gestin Compras
Oficina: rea Administrativa
Telfono: 219 6406 - 07
Direccin: Carrera 53 No 61 30
E-mail: jhon.norena@siu.udea.edu.co

15 NOTAS DE CAMBIO
No. BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO
01

No aplica para la primera versin.

VERSIN
FINAL

FECHA

01

2009-08-04