Habilidades del director de la reunin

En toda reunin hay una persona que va a desarrollar un rol superior

a los dems porque ser el que conducir la reunin, quien moderar,
pondr paz, guiar, etc.
Esa persona ha de tener una serie de habilidades que son:

Deben demostrar seguridad delante del grupo sin llegar a ser

totalmente autoritario. Requiere de dos tipos de preparacin, la
preparacin fsica: el conductor debe saber moverse para
ocupar el espacio y la atencin de los miembros. Tambin debe
saber gesticular y adoptar posturas adecuadas a los temas y
asuntos que deben tratarse; preparacin psicolgica. El
conductor de una reunin siempre debe superar el miedo para
evitar los juicios negativos del grupo.

Debe poseer capacidad para adaptar los distintos estilos de

direccin o conduccin que requiera en cada caso la celebracin
de la reunin. El conductor puede asumir: Un rol directo de
animacin, rol directivo; rol indirecto. Se relaciona con un rol
menos directivo que el anterior y es el conductor del equipo el
que deja a los participantes que elijan sus objetivos y mtodos
a seguir.

Debe saber reaccionar delante de situaciones

imprevistas de forma rpida, sobre todo en las reuniones de
trabajo y en las que se celebran para generar ideas o tomar
decisiones. Se pueden tipificar 4 situaciones imprevistas en la
celebracin de una reunin: Situaciones que tienen que ver con
recursos o materiales. Ej. Cambio de local, falta de
documentacin, inasistencia de participacin clave; Situaciones
de conflicto entre participantes, por lo general de corte
cognitivo; Situaciones en la que el conductor, en una situacin
de conflicto, sepa romper la dinmica emocional en la que se
han visto involucrados los participantes; Saber buscar la causa
o razn que ha llevado al equipo a encontrarse en una situacin
concreta y preguntar de forma directa a los implicados sobre el
problema en cuestin.

El Director de reunionesCualidades Que

Debe Poseer el Director de Reuniones
*
Inteligencia.
* Energa.* Integridad Moral.* Equidad.* Capacidad Tcnica.*
Cultura General.* Cordialidad.* Entusiasmo.* Auto confianza.*
Buen Humor.* Conocimiento de la Naturaleza Humana.* Buen
Humor.* Habilidad Educativa.* Auto dominio.* Modestia.*
Optimismo.* Iniciativa.
Lo Que Hace un Buen Director Durante
una Discusin
* Motiva y dirige al grupo.* Adapta su presentacin al tipo de
participante.* Usa trminos al alcance de todos.* Piensa antes
de hablar.* Habla viendo a todos los participantes.* Hace
nfasis en los puntos importantes.* Habla claro y con voz
modulada.* Usa la mmica apropiada.* Usa buenos modales.*
Acepta sugerencias mejores que las de l.* Capta las respuestas
del grupo rpidamente y acta de conformidad.* Resume con
precisin las ideas del grupo.* Reconoce que sus conocimientos
son limitados y agradece la aportacin de losparticipantes.*
Ausente del complejo de jefatura o autoridad.* Controla la
direccin en forma imperceptible.* Evita la postura de
catedrtico.

1. La funcin del secretario de actas. En toda reunin

empresaria donde es preciso levantar un acta se designa a
unapersona que tendr la responsabilidad de redactarla: el
secretario de actas. El secretario puede ser llamado
ocasionalmente para realizar esta funcin en unareunin
determinada, pero hablaremos de las funciones de un secretario
nombradooficialmente para una sucesin de reuniones. En este
caso, tendr ms responsabilidadesque la de redactar el acta en
s. Su papel es vital en el desarrollo de la reunin y se
complementa con la labor delpresidente de la misma. Son dos
figuras que comparten responsabilidades y necesitanponerse de
acuerdo en la forma de trabajar. Su responsabilidad comienza
antes de la reunin. La tarea previa consistir en 1- Conocer el
tema de la reunin. 2- Establecer con el presidente el orden del
da. 3- Preparar toda la documentacin de trabajo. 4- Distribuir

los materiales para la reunin a cada participante. 5Acondicionar la sala de reuniones, los tiles y materiales que se
utilizarn. Durante el desarrollo de la reunin sus
responsabilidades consistirn en: 1- Levantar un acta que
registre fielmente el desarrollo de la reunin. 2- Asistir al
presidente, corrigiendo inexactitudes en los datos que se
manejen; proveyendo informacin suplementaria; supervisando
el cumplimiento del horario previsto, etc. 3- Ocuparse del
funcionamiento de la infraestructura: calefaccin, refrigerios,
provisin de tiles adicionales. Fueras de estas tareas es
importante sealar que el secretario no debe participar enla
reunin exponiendo o discutiendo. Al finalizar, segn la
naturaleza de la reunin, el secretario deber: Opcin A: tener
redactada en forma manuscrita y prolija el acta completa, queuna
vez aprobada por el presidente ser firmada por los presentes.

2. Opcin B:tener elaborado un borrador que registre

detalladamente las alternativasde la reunin y todos los datos
exigidos en este documento. Ms tarde proceder a laredaccin
definitiva del acta, su fotocopiado y su pronta distribucin entre
losparticipantes. El plazo de distribucin no debe exceder los tres
das posteriores a lafecha en que se realiz la reunin. Las
cualidades de un secretario de actas eficaz son: facilidad en el
manejo dellenguaje escrito, capacidad de sntesis para eludir en
la transcripcin las redundanciasen las discusiones de los
participantes y, finalmente, el conocimiento profundo delestilo,
las partes obligatorias y el orden de exposicin que le impone la
naturaleza delacta

LDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los
dems le escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los dems guarden
silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.

El papel del conductor de la reunin:

Tiene que desempear las siguientes funciones:

1- Funcin de Clarificacin:
Al comienzo de la reunin, para asegurar que el objetivo de la misma est claro para los
participantes y que es conforme.
Durante el transcurso de la misma, para ayudar a los participantes a comprenderse bien.
Formulando constantemente preguntas para asegurarse que se ha comprendido lo que se
ha dicho, y si no es as intentarlo aclarar.
2- Funcin de Control:
Con esta funcin el conductor de la reunin trata de ayudar al grupo a fijar sus
procedimientos, es decir, a fijar una serie de normas (ms o menos autoritarias) que
permitan la comunicacin.
Tambin permite:
regular la reunin impidiendo que alguien monopolice
traer de nuevo a los participantes a discutir sobre el tema de la reunin en cuestin
estimular a los que no participan
Administrar bien el tiempo.
3- Funciones de Relajamiento:
El conductor debe eliminar toda tensin que pueda darse en la reunin, provocada por
desconocimiento de los participantes, oposicin de caracteres, oposicin de opiniones,
etc...
El conductor debe crear un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin
en grupo, no suprimiendo los posibles conflictos, sino que se consiga la armona en los
mismos. Debe optar por el papel de conciliador y optar por modular el desarrollo de la
reunin.
4- Funcin de Dinamizacin:
Consiste en instar al grupo para que sienta deseos de realizar "algo", motivarlo, llenarlo de
entusiasmo, etc...

Caractersticas de un buen conductor de reuniones

1- Mostrar seguridad delante del grupo: El miedo al grupo es muy habitual del actor. De
entrada existe este miedo, pero despus ya se pasa. Esta seguridad se nota. Si el
conductor se pone nervioso y no sabe disimularlo, transmite esta sensacin al grupo y este
acaba ponindose nervioso. El grupo lo que quiere pensar es que se encuentra en buenas
manos.
Para evitar este miedo se puede hacer:
Preparacin fsica: Como colocar el cuerpo.
Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras.
Esforzarse en mirar los ojos de la auditoria.
Luchar contra posturas defensivas
Moverse para ocupar espacio
Preparacin psicolgica: superar el miedo para juicios de grupo.
Pensar que no funcionar la reunin --- hemos de superar esto.
Es importante encontrar un hilo conductor para cuando veamos que el tema se desva.
2- Saber adaptar la funcin de animador del grupo:
Hemos de saber adaptarlo todo: como los gestos, ropa, las frases, las expresiones, la voz,
el vocabulario. Podemos adaptar el estilo.
Animador directo: es el que fija los objetivos del grupo a adoptar. Fija los mtodos que se
utilizarn y se ocupa constantemente de quem grupo no se desve e intente conocer la
naturaleza del problema.
Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus
intervenciones se remiten a regular la reunin y a reformular, deja que el grupo encuentre
solo el camino correcto. Solamente cumple una misin de ayuda.
3- Saber reaccionar delante de situaciones imprevistas:
Prever la falta de materiales para el desarrollo de la reunin (falta tiza en la pizarra, no
tenemos suficientes fotocopias para repartir...)

Hay que tener en cuenta posibles situaciones de conflicto entre los participantes, se puede
crear un ambiente agresivo, el animador tiene que:
- No entrar en la situacin emocional.
- Buscar causas de la situacin. La mejor manera es interrumpir la reunin y preguntar a
los miembros que es lo que pasa

Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

Inteligencia.
Energa.
Integridad Moral.
Equidad.
Capacidad Tcnica.
Cultura General.
Cordialidad.
Entusiasmo.
Auto confianza.
Buen Humor.
Conocimiento de la Naturaleza Humana.
Buen Humor.
Habilidad Educativa.
Auto dominio.
Modestia.
Optimismo.
Iniciativa.
Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusin
Motiva y dirige al grupo.
Adapta su presentacin al tipo de participante.
Usa trminos al alcance de todos.
Piensa antes de hablar.
Habla viendo a todos los participantes.
Hace nfasis en los puntos importantes.
Habla claro y con voz modulada.
Usa la mmica apropiada.
Usa buenos modales.
Acepta sugerencias mejores que las de l.
Capta las respuestas del grupo rpidamente y acta de conformidad.
Resume con precisin las ideas del grupo.
Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportacin de los participantes.
Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
Controla la direccin en forma imperceptible.
Evita la postura de catedrtico.
Tipos de Directores
Tipos
Nervioso
Regan
Astrnomo
Presumido
Catedrtico
Cansado

Desafiante
Desarreglado
Maniqu
Balancn
Mimo
Apoyado
Apuntador
Monedero

A veces puede ser conveniente introducir algn chequeo inicial para asegurarse
de que las personas con un estado de nimo "desconectado" puedan expresarse, y
as aliviar sus sentimientos. Las investigaciones al respecto (Goleman, Boyatzis,
McKee, 2002: 232) indican que el lder no debe eludir el problema, sino afrontarlo,
y de este modo evitar su escalada.
El lder debe prestar atencin a lo que ocurre en el grupo durante las reuniones
para poder intervenir de forma apropiada. En algunos casos, el lder puede
comentar de forma impersonal la necesidad de no atacar las ideas que vayan
emergiendo en el curso de una sesin de trabajo creativo. Los mensajes sutiles de
este estilo contribuyen a establecer unas reglas fundamentales en las relaciones
interpersonales. En el establecimiento de estas reglas el lder puede jugar un papel
esencial con sus intervenciones indirectas. De esta forma los equipos van
configurando progresivamente una forma ms adecuada de funcionamiento con
unas reglas que constituyen una especie de derecho consuetudinario que no est
escrito. Cuando hay unas reglas establecidas, las dinmicas de grupo pueden
funcionar de forma ms efectiva.
En una reunin se pueden producir opiniones divergentes que pueden derivar en
cierta tensin en el grupo. En estos momentos el lder debe intervenir para
apaciguar la situacin, limar asperezas, pulir las diferencias, controlar los tonos y
actitudes, desdramatizar tensiones, etc. Por ejemplo: "Jos, ya s que el tema es
delicado y todos estamos algo sensibles. Pero te ruego que procures suavizar tu
tono de voz. No creo que tu punto de vista sea tan diferente del de Andrs. A veces
es cuestin de matices o de palabras, ms que de ideas. Creo que en el fondo
estis expresando prcticamente lo mismo. Vamos a hacer una sntesis". El lder
puede aproximar posiciones con sus intervenciones, facilitando llegar a un acuerdo
comn.

Un Lder debe dedicarle tiempo a sus subordinados, escucharlos y planear

acciones juntos para que ellos aprendan a tomar decisiones y dirigir,
reunirse con regularidad con su grupo ira solidificando su relacin con ellos,
pero he visto mucho casos en el cual los lderes se reunen muchisimo con su
equipo y pareciera que no reciben un buen rendimiento de dichas reuniones,
el caso ms ilustrativo de este punto lo vi en una oportunidad cuando fui a
realizar una consultora en una empresa de servicios, habian muchas
reuniones pero parecia que esas reuniones realmente no tenian ningn

impacto significativo en la empresa, la razn fundamental de estos

resultados es el trabajo que debe ocurrir antes de cada reunin

Son deberes y atribuciones del Secretario de Actas:

a) Redactar y firmar las actas de las reuniones de Comisin Directiva y Asambleas,

dejando constancia del nombre y apellido de los presentes y ausentes, detallando
en este caso, si las inasistencias son con aviso o no.
b) Presentar en cada reunin de Comisin Directiva el acta anterior para su
aprobacin, previa lectura.
c) Presentar a cada Asamblea General el acta correspondiente, colocndola a
disposicin de los asamblestas para su consideracin.
d) Transcribir las actas en el Libro de Actas de Asambleas y as tambin en el Libro
de Actas de Comisin Directiva, una vez aprobadas.
e) Llevar el registro de firmas, asistencia a las asambleas y reuniones de Comisin
Directiva, transcribir en un cuaderno especial, rubricado por el Secretario General,
las materias, acuerdos paritarios, resoluciones y ordenanzas de Comisin Directiva
y otros elementos que sirvan para el mejoramiento de la gestin sindical.
f) Deber salvar con su puo y letra, al pie de cada acta, cualquier interlineacin,
correccin, enmienda o raspadura antes de firmar
El estilo de liderazgo se refleja en la cantidad y calidad de las reuniones que se convocan.
Cada lder tiene su estilo particular, sin embargo existen patrones de conducta de
reuniones de trabajo que son ms o menos efectivas, dependiendo del contexto.

Direccin de Reuniones
CONCEPTO:
Es un mtodo que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de
acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.
IMPORTANCIA:
Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha
avanzado tanto social como econmicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar

experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para
el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no
ajustarse a principios tcnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este
hecho ha trado como consecuencia la necesidad de elaborar un mtodo que proporcione a las personas
encargadas de la conduccin de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado
satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la tcnica de conduccin de grupos, ya que al
dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.
TIPOS:
En toda reunin interviene tres elementos bsicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la
participacin del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

1. Con Control del Director y Sin Participacin del Grupo:

El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusin ni aporta ideas. La decisin la toma
el director. Hay muy poca aceptacin de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este
tipo como "reunin dictatorial".

2. Sin Control del Director y Con Participacin del Grupo:

No existe tema especfico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientacin en la
reunin. En este tipo de reunin el Director deja que los participantes discutan entre s, formndose
subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino.
Algunos directores maquiavlicos utilizan este sistema para, en la confusin, imponer sus ideas.

3. Con Control del Director y Con Participacin del Grupo:

Este es el tipo de reunin ms importante, ya que permite al grupo una mejor comprensin de los
problemas que se discuten y se logra una mayor aceptacin de las ideas expuestas y de las decisiones
tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunin es el ms
adecuado y a continuacin se presentan sus caractersticas ms resaltantes de sus tres modalidades:

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos66/direccion-reuniones/direccionreuniones.shtml#ixzz2kvzIjZRN

1.- Lder: debe aclarar cul es el propsito, objetivos, limitaciones y

alcance de la reunin. Es el responsable del seguimiento posterior