Lean

Management
y la eficiencia en los
procesos administrativos
Llu
s Cuatrecasas
Llus
Presidente
a
Presidente del
del Instituto
Instituto Lean
Lean Management
Management de
de Espa
Espaa

C. O. dEnginyers Industrials de Catalunya

Barcelona,26desetembrede2011

Instituto Lean Management

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Lean Management
Sistema de gestin de las actividades de diseo y desarrollo de productos, produccin, administracin,
proveedores, servicio al cliente y planificacin,
de acuerdo con el sistema de produccin de Toyota
Comparadoconlosmtodostradicionalesdeproduccinagranescala,estesistemarequiere
(mucho)menos
tiempo,consumoderecursos,actividades,capitalyespacio
paraproducirproductosconmenosdefectos yenunavariedadmsamplia

J. Womack i D. Jones,
Jones a los emprendedores, la adopcin del
TPS para mejorar todos los aspectos de la competitividad.
DenominaronLean
Lean (magro, sin desperdicios) a la gestin
empresarial basada en la aplicacin del TPS (1990) porque
permite lograr ms, con menos recursos.

Womack fund el Lean Enterprise Institute (USA) en 1997 y

desde esta institucin fomenta la implantacin del sistema en

cualquier tipo de procesos.

Posteriormente se han creado Institutos dependientes de l, a

travs de la Lean Global Network (entre ellos, Espaa)

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El Lean Management est

totalmente enfocado al cliente
est

Objetivos de la gestin Lean:

Obtener y entregar al cliente
el producto o servicio
exactamente solicitado, con el
mximo ajuste a sus
especificaciones (calidad),
con el mnimo consumo de
recursos productivos (coste)
y con la mxima rapidez de
respuesta (tiempo).

Valor y flujo
Conceptos clave

DOS ASPECTOS CLAVE: ELIMINACIN

DE DESPERDICIOS Y FLEXIBILIDAD

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Caracter
sticas de las actividades en los procesos de servicios
Caractersticas

SERVICIOSaCON
ENFOQUE
A CLIENTE (VALOR) + AHORRO DE RECURSOS
Aspectos
destacar
y ejemplos
Disponibilidad del servicio: implica
que el servicio se realice en el
menor tiempo posible y recibido
por el cliente de forma inmediata

Horario de apertura muy amplio

Servicios indispensables, siempre disponibles
Una llamada prestacin servicio correcto a la 1

Calidad del servicio totalmente

ajustada a las necesidades y
requerimientos del cliente

Tratamiento correcto a pacientes en hospital

Documentacin librada sin errores
Transportes pblicos sin retrasos

Personalizacin del servicio: cada

cliente recibe el servicio que
precisa, exactamente

Mayor gama de rutas en vuelos, y directos a destino

Equipamiento de nuevas viviendas, a medida
Programa de ejercicios personalizado en fitness

Coste del servicio, ajustado y

razonable

Tarifas de servicios telefnicos o de aparcamientos,

ajustadas a minutos y no lapsos de tiempo mayores

Costes en el sector pblicos, comparables a privados

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Lean Management: el desperdicio

DESPERDICIO: ACTIVIDAD (CONSUMO DE RECURSOS)
QUE NO APORTA VALOR PARA EL CLIENTE (PERO S COSTE)
Sobreproduccin

Revistas, catlogos, libros, etc. que nadie llega a leer

Proyectos o informes realizados que no se llegan a ejecutar

Inventario (stock)

Equipamientos o materiales parados, en espera de usarse

Almacn con materiales para un largo perodo

Transportes de materiales

Procesos con varios desplazamientos entre departamentos

Documentos con transportes innecesariamente largos

Tiempos de espera

Espera para recibir la atencin de un empleado disponible

Recepcionista esperando poder atender clientes

Procesos inadecuados
Movimientos de personal
Falta de calidad y reparaciones

Proceso administrativo innecesariamente complejo/farragoso

Formularios similares rellenados por departamentos
independientes con los mismos datos
Empleados de una empresas que han de caminar grandes
distancias cada da por falta de organizacin en su trabajo
Viajes profesionales con poco o ningn rendimiento efectivo
Contrato cuya elaboracin exige continuas rectificaciones
Tratamiento de un cliente que no se ajusta a lo que peda

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Lean
s desperdicios

Lean Management:
Management: m
ms
desperdicios
Despilfarros en procesos de servicios de soporte

Inundacin de papeles y documentos

Desplazamientos innecesarios entre
oficinas para fotocopiar, enviar faxes,
imprimir, etc.

Realizacin de actividades de copia y

archivo innecesarios

Procesos farragosos que exigen una

compleja formacin

Procesos de aprobacin excesivamente

lentos

Programacin de reuniones ineficiente

Conversaciones telefnicas que no
cubren su objetivo (si lo hay)

Distracciones y molestias intercaladas

en los procesos

Sistemas informticos u ofimticos que

no cubren las funciones previstas

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Lean
n todos
Lean Management:
Management: el
el tratamiento
tratamiento de
de las
las actividades
actividades es
es el
el mismo
mismo een
todos los
los tipos
tipos de
de proceso
proceso
Actividadesdetodoprocesoempresarial:
PRODUCCIN
INDUSTRIAL

SERVICIO
ADMINISTRATIVO

Operacin

Conexin del motor en

un molinillo de caf

Introduccin de los datos de

una factura,
en un ordenador

Inspeccin

Control de calidad
de la conexin

Comprobacin de los datos

de la factura

ACTIVIDAD

Espera

Puesto de conexin
Factura esperando la firma
esperando el suministro de
del responsable
cables
Cubeta con facturas
a introducir en
un ordenador

Almacenaje

Molinillos montados
almacenados en un carro

Transporte

Carro con molinillos

Cubeta de facturas llevada a
transportados a rea de
un archivador
embalaje

Actividades que no aportan valor alguno

(desperdicios)

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De la operativa tradicional al Lean Management

ENFOQUE TRADICIONAL EN MASA

ENFOQUE LEAN (ajustada)

Implantacin con enfoque Push

Implantacin con enfoque Pull

Trabajar en lotes, mejor si grandes (en masa)

Lotes de produccin reducidos

Tendencia a implantacin funcional

Implantacin en flujo

Operativa por lotes entre operaciones

Operativa en flujo unidad a unidad

Tiempos de preparacin largos

Tiempos de preparacin cortos

Tiempos de entrega largos

Tiempos de entrega cortos

(acometer trabajos y empujarlos hacia el siguiente departamento)

(toca procesar facturas: todas las de un perodo de varios das)

(todas las operaciones organizadas y dispuestas por su funcin)
(procesar documentos por lotes: p.e. datos facturas a ordenador)
(preparar equipos, instalaciones, documentos, etc. de un proceso)
(esperar para tener un lote a procesar y luego procesarlo completo)

Operativa con mucho stock en proceso

(WIP)

(una cubeta con facturas acumuladas para pasar a ordenador)

(acometer trabajos por ser requeridos por el cliente)

(no esperar a reunir un lote para acometer trabajo: hacerlo cuanto antes)
(las actividades de un mismo proceso encadenadas y, si posible, cerca)
(no esperar documentos u otros procesados, para enviar al siguiente)
(organizacin y otros aspectos que recorten tiempos de preparacin)
(operar en Just in time, tambin en servicios y administracin)

Operativa con mnimo stock en proceso

(acumular el mnimo de trabajo en proceso: que no est parado)

Trabajadores especialistas

Trabajadores polivalentes

Calidad con enfoque por deteccin a posteriori

Calidad con enfoque preventivo

Mantenimiento con enfoque correctivo

Mantenimiento con enfoque preventivo

(administrativo, bibliotecario, conserje, etc.)

(errores en procesos o documentos detectados en una revisin)

(fotocopiadora o proyector de sala conferencias dejan de funcionar)

(WIP)

(cada empleado con formacin para operar donde se le necesite)

(calidad asegurada para no precisar revisiones, ni reprocesados)

(cada equipo ha de estar ealmente disponible cuando se le necesite)

EFICIENCIA POR ECONOMAS DE ESCALA

EFICIENCIA POR ECONOMAS DE RECURSOS

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Desperdicios: el inventario como facilitador de ineficiencia

Niveldestockdetodotipo

El inventario es el recurso habitual

para evitar que los procesos se
detengan (pero no lo consigue).
Se aparenta eficiencia cuando, no
solamente no la hay, si no que las
ineficiencias permanecen ocultas

Cuando el proceso avanza sin parar,

pero sin apenas inventario, no hay
lugar para las ineficiencias

DEFECTOS

SOBRE
PROCESAMIENTO
TRANSPORTES

MOVIMIENTOS
ESPERAS

INVENTARIO

SOB RE PRO D UCC I N

Niveldestockdetodotipo

MOVIMIENTOS
SOBREPROCESAMIENTO
TRANSPORTES
INVENTARIO
SO B R E P R O D UC C I N

DEFECTOS
ESPERAS

Detecci
n de los problemas que afectan al flujo de actividades
Deteccin
actividades
(e
(e impiden
impiden que
que sea
sea regular,
regular, estable
estable ee ininterrumpido)
ininterrumpido)

Observar situacin actual del sistema productivo, detectando los desperdicios

/variaciones /prcticas injustificadas existentes (Muda, Mura, Muri)

Tabla de
produccin
horaria

o Estandarizar, para observar mejor y para mejorar.

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Desperdicios: una prdida de competitividad

Cuando
el servicio
no estyenfocado
al Se
cliente
sus
necesidades
No se trata
de los aviones
terminales.
trata ydel
pasajero
.

Caso
de una
compa
a abeneficiarse
rea
de estas estructuras
El cliente
debe
realmente

Impactos en el pasajero
Colas para adquirir el billete
Colas en la facturacin
Overbooking
Retrasos en el embarque
Conexiones perdidas
Clientes insatisfechos
Percepcin que el cliente
tiene de la compaa (bmi)

Por qu necesito adquirir o gestionar:

Billete
Reserva
Tarjeta de embarque
Etiquetas para equipaje
Etc., etc.?

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