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projets europens
Quelques conseils pour HORIZON 2020
Guide daide au montage aux projets europens quelques conseils pour Horizon 2020 1
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Guide daide au montage aux projets europens quelques conseils pour Horizon 2020 1
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AVANT-PROPOS ....................................................................................................................4
Du 7ime PCRD Horizon 2020 : un vritable changement de paradigme dans un
contexte europen diffrent .................................................................................................. 5
1.
2.
3.
4.
1.2
1.3
Etre coordinateur.............................................................................................................. 10
2.2
2.3
3.2
3.3
3.4
Prparation .......................................................................................................................... 21
4.2
4.3
5.
6.
6.2
6.3
Guide daide au montage aux projets europens quelques conseils pour Horizon 2020 1
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AVANT-PROPOS
Ce document daide au montage se veut le successeur du guide au montage de projets
europens rdig par le CLORA lors du lancement du 7ime PCRD en 2007.
Plutt que dentreprendre un travail de rdaction de fond en comble, nous avons choisi pour
cette dition de rafrachir le guide prcdent en lactualisant avec le contexte et le contenu
du successeur du 7ime PCRD : le programme Horizon 2020. En effet, de nombreux lments
restent aujourdhui encore valables au moment de se lancer dans un projet europen. Ainsi,
nous avons voulu dans ce guide mettre en avant de manire synthtique et comprhensible
les modifications apportes par Horizon 2020 par rapport au 7ime PCRD. Ces mises jour,
cette coloration Horizon 2020, quil sagisse dun simple changement de vocabulaire ou de
modifications plus marquantes et profondes se matrialisent dans ce guide par des encadrs
visibles, au code de couleur diffrent.
Ainsi, nous esprons que ce guide trouve son utilit pour les habitus du 7ime PCRD qui
souhaiteraient se concentrer davantage sur les changements dun programme lautre mais
aussi pour les novices qui nont pas encore t marqus et impacts par les pratiques
observes pendant 7 annes de 7ime PCRD.
Ce guide se focalise sur le montage de projets collaboratifs, sur la mise en place dun
consortium rpondant un appel de la Commission europenne. Il ne sadresse donc pas
aux chercheurs qui souhaiteraient bnficier de financements de la Commission europenne
attribus de manire individuelle (bourse ERC, actions Marie Sklodowska-Curie) ou une
seule entit juridique (instrument PME).
Comme pour le guide prcdent, une mise jour sera effectue aprs avoir rcolt
tmoignages et retours dexprience de la part de porteurs de projet ou dautres intervenants
(valuateurs par exemple). Car mme si de nombreuses informations sont dj disponibles
ce stade, beaucoup de points restent claircir et seul le temps et les retours dexpriences
pourront aider les lucider. Par ailleurs, nul doute que la Commission Europenne ellemme apportera son lot de complments dinformation ou de corrections et clarifications
dont il faudra tenir compte.
Lobjectif du guide reste inchang : regrouper quelques conseils pratiques et les piges
viter lors du montage de projets europens. Il ne prtend pas lexhaustivit. Il ne couvre
pas la phase de ngociation (rduite dans Horizon 2020 et appele maintenant phase de
prparation des conventions de subvention) entre la Commission et les partenaires des
propositions retenues lissue des valuations.
La lecture de ce guide ne dispense videmment pas de celle des divers documents
mis (ou mettre) par la Commission europenne (textes des appels propositions,
programmes de travail, guides et manuels divers pour les proposants, pour les valuations,
conventions de subventions, etc.). Au contraire, la lecture de ce guide doit venir en
complment des informations officielles de la Commission europenne.
Lensemble des appels propositions et documents spcifiques affrents est disponible
sur le portail du participant de la Commission europenne :
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
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vous
souhaitez
vous
positionner
(benchmarking)
par
rapport
une exprience fructueuse dun prcdent projet vous amne vous engager
dans un nouveau projet, envisager une suite au prcdent projet, soit avec les
mmes partenaires que vous avez apprcissoit ventuellement aprs avoir
fait le mnage en ne reprenant pas ceux avec lesquels vous avez pu avoir des
difficults ;
le financement du projet vous permet de raliser des activits prvues dans votre
plan dactions, activits que vous nauriez pas pu entreprendre entirement sur
fonds propres ou pour lesquelles vous ne disposez pas de financement national ou
rgional suffisant. le dclin des financements nationaux vous incite vous tourner
vers lEurope. La manne financire lie aux investissements davenir et au grand
emprunt touche sa fin ;
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Il est possible dtre slectionn sans avoir identifi avec attention le bon
programme de travail, le bon appel ou le bon taux de remboursement ou type
daction.
Quel type de projet allez-vous mener? (son tendue, ses limites, ses objectifs
et les rsultats viss, notamment limpact attendu ?)
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Avec qui allez-vous le monter? Qui fait quoi? (consortium, partage des
tches, et responsabilits?)
Si votre projet est slectionn et men bien, outre le financement europen et les
rsultats de votre projet, vous aurez galement gagn de bonnes rfrences, une visibilit
positive auprs de la Commission et de vos pairs, dcouvert peut-tre des synergies et
complmentarits insouponnes au dpart avec dautres partenaires, et surtout vous
augmenterez vos chances de succs avec dautres projets, europens ou non. Le
bnfice est dautant plus grand que vous tes le coordinateur du projet auquel vous
participez.
Donnez- vous les moyens dassumer la responsabilit de coordinateur : si le projet
est un succs, cest le coordinateur dont on se souviendra, sachez en tirer
partimais noubliez pas que si cest un chec, cest aussi le nom du
coordinateur que lon retiendra..
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les exceptions concernent le cas o le financement communautaire pour pays tiers est prvu dans le programme de travail, ou
bien le cas o la prsence dun partenaire particulier dun pays tiers est indispensable la ralisation du projet, ou enfin le cas
o le financement communautaire est prvu dans un accord bilatral entre la Communaut et le pays tiers concern. La rgle
en la matire est dfinie an Annexe A des Annexex Gnrales du Programme de Travail
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Exemple de lappel H2020-EUJ-2014 EU-JAPAN RESEARCH AND DEVELOPMENT COOPERATION IN NET FUTURES
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Cas de la Suisse devenu Pays Tiers dans Horizon2020 : un partenaire Suisse dans votre consortium ne rentre pas dans le
dcompte du nombre minimum de participants
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Quant au choix des partenaires, il est galement trs important : ils doivent tre motivs,
actifs et engags dans le projet. Tout comme il faut viter les partenaires alibis, vitez les
partenaires dormants ou passagers clandestins. Si vous avez dj particip des projets
des programmes cadres prcdents, vous devez dj avoir une bonne ide des partenaires
fiables et de ceux viter. La confiance mutuelle se btit au fur et mesure des
expriences. Soyez donc dautant plus vigilants lorsquil sagit dune premire participation
avec de nouveaux partenaires. Il peut tre judicieux dans ce cas de vrifier au pralable la
rputation et les ressources des ventuels partenaires et de considrer ds le dpart les
barrires linguistiques et culturelles car il faudra dvelopper une confiance mutuelle dans la
gestion du projet. Par ailleurs, le consortium doit tre quilibr, c'est--dire que les missions
de chaque partenaire doivent tre complmentaires.
2.1
Etre coordinateur
Un partenaire actif;
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Laccord de consortium entre les partenaires est obligatoire sauf exception spcifie dans lappel. Il doit tre
sign entre les partenaires avant la signature de laccord de subvention. Prparez-le avec laide de vos juristes
ds la phase montage de votre proposition (c'est souvent consommateur de temps). Ainsi vous n'aurez plus qu'
le finaliser et le faire formellement signer par les partenaires pendant la courte phase de prparation de laccord
de subvention (3 mois maximum). Il en existe differents modles. La Commission nen recommande aucun en
particulier. Le modle DESCA est lun des plus utiliss, notamment lorsque le projet est coordonn par un
organisme de recherche. En cas dincohrence entre laccord de subvention et laccord de consortium, cest
toujours laccord de subvention qui prvaut.
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Pourquoi votre projet plutt quun autre devrait-il tre financ (pourquoi vous?)
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Nouveaut
H2020
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Si vous souhaitez vous lancer dans un projet collaboratif, les parties du programme
suivantes sont notamment aites pour vous :
Future and Emerging Technologies : lobjectif des projets financs est douvrir des
voies nouvelles vers les Technologies futures et mergentes (FET), si possible
aboutissant sur des technologies de rupture ou changements de paradigme. Les
mots-cls associs sont interdisciplinarit et originalit ;
Leadership dans les technologies cls (LEIT) : ici, la Commission souhaite
soutenir la recherche et l'innovation de composants gnriques dans des domaines
technologiques cls dans une logique de politique industrielle sectorielle (TIC,
nanotechnologies, matriaux, procds de fabrication, espace). Toutes les tapes
couvrant la chane de l'innovation y seront couvertes sauf la mise sur le march.
La Commission attend et espre une participation forte de lindustrie dans ces projets
qui ont vocation participer la rindustrialisation de lEurope. Lchelle de maturit
technologique (TRL) est souvent indique dans la description des topics ;
Relever les dfis de socit : l encore, la Commission entend couvrir toutes les
tapes de la chane de linnovation (sauf la mise sur le march) mais en se
concentrant sur des solutions globales pour des dfis de socit relever. Ce pilier
est prsent comme lhritier du programme coopration du 7ime PCRD.
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Pour Horizon 2020, la Commission europenne a souhait rassembler tous les appels et
topics dans un seul programme de travail, contrairement au 7ime PCRD qui comportait
plusieurs programmes de travail. Sur le portail du participant dHorizon 2020, vous pouvez
faire une recherche de votre appel proposition et/ou topic par mot-cl ou en filtrant par
appel (possibilits dinclure plusieurs appels). Il est galement possible de tlcharger les
diffrentes parties du programme de travail comportant tous les appels et topics, rpartis en
plusieurs documents pdf, deffectuer soi-mme sa recherche lancienne partir du lien
suivant : http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.
html#h2020-work-programmes-2014-15-main-wp
Lorsque le (ou les) bon(s) appel(s) propositions est (sont) identifi(s), il convient avant
de se lancer dans lcriture de la proposition (voir partie 4/ de ce guide), de sassurer que
lon dispose de tous les lments disponibles pour mettre toutes les chances de son ct.
En premier lieu, il est ncessaire de lire attentivement lensemble des documents
disposition:
Ces documents contiennent des lments techniques pour le montage de projet mais
galement des considrations plus politiques qui cadreront le projet et qui ne doivent
pas tre ngliges, notamment pour la prparation de la partie de la proposition consacre
limpact du projet.
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Nouveaut
H2020
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Copie dcran dun appel proposition : on y trouve la liste des topics (PHC-04-2015 etc) avec leur titre et lanne
correspondante. On peut galement accder aux documents importants lis lappel via longlet call
documents.
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Copie dcran : longlet call documents avec les informations spcifiques pour lappel en question. Ici par
exemple, des informations vis vis des essais cliniques.
Onglet Description du topic : cest le premier onglet quil convient de regarder. Il doit
permettre au participant de savoir si son ide colle avec le topic. La Commission y dcrit ce
quelle attend du projet savoir le dfi auquel celui-ci doit pouvoir permettre de rpondre
(specific challenge), le champ dans lequel le projet sinscrit (scope) et limpact attendu. La
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Onglet Conditions et documents lis au topic : comme son nom lindique, cet onglet
renvoie tous les documents lis au topic en question (certains documents sont en commun
avec ceux de lappel).
Onglet submission service: longlet par lequel vous crirez puis dposerez votre
proposition (voir partie 5/ de ce guide).
Nouveaut
H2020
-linstrument PME
-linstrument ERA-NET Cofund, Pre-Commercial Procurement (PCP) Cofund, Public
Procurement of Innovative Solutions (PPI) Cofund
-action Marie-Skoldowska Curie (ne concerne pas les projets collaboratifs)
-action ERC (ne concerne pas les projets collaboratifs)
Comprendre les taux de remboursement
Lune des principales critiques adresses la Commission europenne pendant le 7ime
PCRD a t la complexit et la diffrence des taux de financement des projets. Ceux-ci
variaient selon le type de participant (organisme de recherche, universit, PMEs,
industrie) et de projet et mme selon le type de tche (management, recherche,
dmonstration,) lintrieur dun mme projet. Lobjectif annonc de simplification sest
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Type daction
Type de participant
Organisme de recherche /
Research and innovation
universit (ou tout autre
action (RIA)
tablissement public) et PMEs ou
entreprises
Remboursement
100% des cots directs imputs au
projet rembourss + 25% des cots
directs rembourss au titre des
cots indirects
Nouveaut
H2020
Organisme de recherche /
Universit / entit publique
( non profit organisation )
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4.1 Prparation
Vous avez une ide de projet, vous lavez teste auprs de vos collgues et de votre
hirarchie, lide sinscrit bien dans la programmation de votre organisation, vous avez
consult des partenaires potentiels au cours de quelques changes et sances de
brainstorming, vous avez identifi le probable coordinateur, lide a mri et la dcision est
prise: vous allez monter une proposition.
Dsignez le plus rapidement possible la personne charge de la rdaction de la
proposition, de prfrence une personne employe par le coordinateur ou le coordinateur
lui-mme, et faites le savoir vos partenaires. Il ne sagit pas de la personne qui fait tout le
travail, mais de celle qui coordonne, assemble et harmonise toutes les contributions. Cest la
personne qui, in fine, appuie sur la touche SEND pour soumettre la proposition dans
lESS (Systme de soumission lectronique obligatoire des propositions, voir partie 5/ de ce
guide).
Choisissez un rdacteur qui maitrise bien langlais et qui a de bonnes qualits
rdactionnelles (vous ne voulez pas vous mettre dos les valuateurs en leur rendant la
tche difficile par une rdaction approximative dans un anglais approximatif). Rappelons au
passage que tous les documents officiels de la Commission sur le portail du participant sont
en anglais et que la Commission na pas prvu de les traduire!
Rdigez une pr-proposition trs succincte en 4 ou 5 pages contenant dj le squelette
de votre proposition en indiquant aussi prcisment que possible:
le type dactions (action de recherche et innovation RIA, action dinnovation IA, action
de support et de coordination CSA, instrument PME, etc). Le plus souvent vous navez
pas le choix, le type daction vous est impos par le programme de travail pour le topic
considr;
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un titre explicite, qui reflte bien le contenu de ce que sera votre proposition;
Cette pr-proposition vous permet de ne pas partir de la feuille blanche lorsque vous
ferez votre premire vraie runion avec vos partenaires pour dcider des modalits de
montage de la proposition. Ce document martyr servira de base la discussion. Il faut que
chacun reparte de cette runion en sachant aussi prcisment que possible quel doit tre
son rle principal, quelle doit tre sa contribution la proposition (en termes de formulaires
remplir et dannexe technique de la proposition rdiger), quels inputs il doit attendre de
chacun des autres partenaires, quels inputs il doit leur fournir et quel moment ces
changes dinformation doivent avoir lieu.
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bloque par le systme informatique mais toute la partie superflue (au-del de la limite) sera
clairement visible avec un code de couleur spcifique pour lvaluateur qui aura comme
consigne de ne pas la lire.
Faites au mieux pour ne pas disperser votre argumentation relative un critre dans
plusieurs parties de la proposition. Ainsi lorsque vous cherchez dmontrer lexcellence
scientifique de votre proposition faites le entirement dans le chapitre excellence et pas
dans le chapitre impact de mme la qualit de la gestion de votre projet est
dmontrer au chapitre implmentation et pas au chapitre excellence . Sachez que les
valuateurs sont briefs pour ne pas rcompenser 2 fois ou pnaliser 2 fois une
proposition : en dautres termes une proposition trs bonne (ou mauvaise) sur le critre
excellence nest pas forcment et automatiquement trs bonne (ou mauvaise) sur un ou les
2 autres critres.
Gardez lesprit quun valuateur a rarement plus de 3 heures passer sur votre
proposition : rdigez-la avec le souci de lui faciliter la tcheExpliquez, dmontrez plutt
que de supposer que lvaluateur sait tout. Non il ne sait pas tout et il est de toutes faons
brief pour ne prendre en compte que ce qui est dit et crit, pour ignorer le non-dit, et surtout
ne pas chercher lire entre les lignes ! Ceci est sans doute encore plus important dans
Horizon 2020 que dans le 7ime PCRD en raison du caractre pluri disciplinaire et multi
sectoriel des propositions. Utilisez des termes simples et vitez le jargon et les acronymes
dinitis. Soyez concis, les valuateurs aiment les propositions courtes.
Rdigez en anglais, cest absolument indispensable, mme si thoriquement une
proposition est recevable dans toute langue de lUE ( condition davoir un rsum en
anglais).
Ne laissez aucun champ vide dans les formulaires administratifs. La Commission a horreur
du vide. Nomettez aucune question dans la partie technique de votre proposition.
Pour la partie technique :
Rpondez TOUTES les sous-rubriques des chapitres. Par exemple pour le chapitre
Excellence, indiquez bien (i)les objectifs, (ii)la relation de votre proposition au programme de
travail, (iii) le concept et lapproche proposs et (iv) lambition en termes davancement de
ltat de lart et dinnovation;
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Commencer crire une proposition sans avoir tudi tous les dtails de
lappel et tre sr que le projet peut rentrer dans ce cadre ;
Surestimer vos capacits en laissant croire que vous allez TOUT faire pour un
budget modr. Soyez raliste si vous voulez tre crdible. Mettez en
adquation le contenu de votre recherche avec le budget demand
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Les rgles de soumission des propositions dHorizon 2020 (H2020) ne diffrent pas
fondamentalement de celles du 7ime PCRD
La soumission par voie lectronique est la rgle obligatoire (sous peine dinligibilit). Le
systme lectronique de soumission des propositions (ESS) est disponible sur le Portail du
Participant (PP).
Cest le coordinateur prvu pour la proposition qui soumet celle-ci. Le coordinateur et les
participants une proposition doivent au pralable tre enregistrs dans le systme ECAS
(European Commission Authentification Service). Attention il existe plusieurs versions
ECAS: cest loption ECAS External qui sapplique pour les proposants et cest celle qui est
propose par dfaut lors quon va sur le site ECAS :
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
En cas de problme denregistrement ou de login sur ECAS, vous pouvez contacter le
service dassistance DIGIT-user-access@ec.europa.eu.
LESS est un systme de soumission qui vous guide pas pas dans la prparation et la
soumission de votre proposition. La proposition comprend gnralement 2 parties :
-
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LESS vous demandera de prciser le type daction que vous souhaitez proposer (Innovation
Action, Research and Innovation Action, SME Instrument, CSA, etc). Dans de nombreux cas,
il ny a quun type daction possible pour le topic choisi et il suffira alors dentriner le type
daction propos par le systme.
Aprs vous tre identifi avec vos paramtres ECAS (identifiant et mot de passe), lESS
vous demandera de rentrer plusieurs donnes (le PIC ou Participant Identification code et
le short name de votre organisation), et vous demandera si vous intervenez au titre
de Main contact (en tant que coordinateur ou partenaire de votre proposition ) ou
contact person (une personne qui vous avez dlgu vos droits). Attention les droits sont
diffrents selon que vous tes coordinateur ou simple partenaire : par exemple le
coordinateur peut crire la proposition, alors que le partenaire na accs quau read only .
Le PIC dune organisation permet aux services de la Commission ou agences excutives
dviter davoir redemander de manire rpte des informations concernant cette
organisation. Cest la responsabilit de lorganisation, et plus spcifiquement du LEAR
dsign (Legal Entity Appointes Representative), de modifier les informations si elles
changent au cours du temps.
Vous pouvez soumettre plusieurs fois votre proposition, il est mme recommand de le
faire nhsitez pas soumettre, re-soumettre, et re-soumettre encore: chaque soumission
crase et annule la prcdente, et seule la dernire version soumise avant la date limite
restera LA proposition soumise. Une proposition peut tre labore dans le systme en
tant que draft (en plus dune version dj soumise de la proposition) et reste ltat de
draft tant quelle nest pas soumise.
Nattendez pas les dernires minutes pour soumettre votre proposition, le systme risque
dtre engorg lapproche de lheure limite de soumission soumettez ds que vous avez
un draft suffisamment labor et complet. Le systme lui-mme effectue une vrification
limite que votre proposition est soumettable (par exemple la partie A ou la partie B est
elle manquante ?) et peut donc refuser de soumettre tant que vous naurez pas effectu les
actions requises.
Une fois la proposition soumise le systme confirme la soumission et envoie au coordinateur
un mail daccus de rceptionet cela pour chaque version soumise de votre proposition.
Bien entendu laccus de rception ne prjuge en rien de lligibilit de votre
proposition.
LESS vous permet aussi, tout moment avant la date limite, de retirer une proposition
soumise.
Notez que le Portail du Participant donne pour chaque call, ct de la description du call
(cest--dire en pratique la liste des topics) tous les documents importants tels que les bases
lgales (programme Horizon 2020, programme spcifique, rgles de participation) et le
Programme de travail (Introduction Gnrale et partie spcifique pertinente pour le call).
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De plus, pour chaque topic, cot des rubriques topic description et submission
service , il existe une rubrique topic conditions & documents qui donne dimportantes
informations : la liste des pays pour lesquels les entits peuvent participer votre projet et
ventuellement tre finances, les conditions dligibilit, les rgles dvaluation, le planning
gnral des tapes jusqu laccord de subvention (GA), la limitation sur le nombre de pages
de votre proposition (attention ! cest un critre important les pages en excs ne seront
mme pas lues !), des formulaires dvaluation vous permettant, le cas chant, de faire
une auto-valuation de votre proposition avant soumission (fortement recommand ! encore
mieux de faire faire cette valuation par des tiers non impliqus dans le montage de la
proposition et donc plus neutres ). Vous trouverez aussi dans cette rubrique le AGA
(Annotated Grant Agreement) qui correspond votre topic et votre type daction et qui
explicite en des termes simples (par opposition au jargon juridico-financier) les conditions
de laccord. LAGA peut tre considr comme le document qui remplace le guide for
applicant du 7ime PCRD.
Avant de soumettre votre proposition vrifier bien quelle est complte (parties A et B), lisible
et imprimable et que tous les partenaires de votre proposition ont eu accs au Portail du
Participant pour y tre enregistrs.
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Quelques chiffres pour illustrer quel point lvaluation des propositions est un exercice
trs grande chelle, un processus qui ncessite beaucoup de mthode, de rigueur et de
discipline et qui requiert une logistique lourde:
La Commission a reu de lordre de 100 propositions par jour ouvrable en moyenne
pendant les 7 ans du 7ime PCRD.
Lvaluation de ces propositions cest:
Un btiment ddi (Covent Garden) avec des valuations tous les jours ouvrables de
lanne;
Mme si les rgles dvaluation des propositions ne sont pas fondamentalement diffrentes
de celles du 7ime PCRD, les diffrences dapproche mritent toutefois dtre soulignes,
fortement motives ou inspires par la limitation plus stricte du time to grant 8 mois (en
rgle gnrale) impose la Commission au cours du trilogue de ngociation dH2020.
Gardez galement lesprit quun fort appel la mobilisation des quipes a t lanc
travers toute lUnion europenne. La communication autour dHorizon 2020 a t forte, le
nombre de candidatures devrait donc encore augmenter, notamment pour le premier appel
(effet galement observ lors du 7ime PCRD).
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Les valuateurs seront encourags exprimer leur avis sur les propositions en
ltat et limiter au maximum leurs recommandations de modifications/amliorations des
propositions au cours de la phase de ngociation. Lobjectif est de ne pas rallonger le time to
grant par des ngociations parfois longues et difficiles. En dautres termes, la proposition est
prendre ou laisser, mais pas ngocier . Cest un changement trs important par
rapport au 7ime PCRD.
Nouveaut
H2020
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Nouveaut
H2020
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Lvaluation des propositions peut tre effectue distance (les valuateurs restent chez
eux) ou centralise (les valuateurs viennent Bruxelles), voire combiner les deux aspects
(une phase distance et une autre phase Bruxelles).
A noter galement que contrairement une ide reue, les listes dexperts proposs par un
organisme ne concernent pas ncessairement des experts de cet organisme, mais des
experts reconnus par cet organisme, quelle que soit leur affiliation ou la rgion du monde o
ils se trouvent.
La Commission estime devoir recourir des experts ayant de nouveaux profils, peuttre plus nombreux par proposition, plus adapts au caractre multidisciplinaire et
multisectoriel plus marqu des propositions Horizon 2020 par rapport au 7ime PCRD. La
Commission souhaitant attirer de nouveaux acteurs dans les consortiums, et multiplier les
actions pour linnovation plus proches du march, il lui paraissait logique dattirer de
nouveaux profils dans les panels dvaluations. Cependant rien de concret na encore t
affich.
Pour chaque appel propositions, la Commission slectionne les experts valuateurs dans
la base de donnes selon leur exprience/comptences ( partir du CV), en veillant une
bonne rpartition gographique entre les pays, entre les types et tailles dorganismes
(universits, entreprises, organismes de recherche, secteur public/secteur priv) et les
aspects de genre. La Commission veille aussi assurer un renouvellement suffisant des
panels dexperts (25 30%) entre deux appels propositions sur un mme thme (en
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Guide daide au montage aux projets europens quelques conseils pour Horizon 2020 1
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pratique entre deux annes), et cette rotation des experts devra tre applique pour Horizon
2020 de manire plus stricte que dans le pass.
Les experts valuateurs interviennent ad personam et ne reprsentent en aucun cas un
organisme, ou un pays ou toute autre institution. La Commission exige de ses experts
valuateurs de respecter un code de bonne conduite et de dclarer labsence
dventuels conflits dintrts qui pourraient compromettre leur indpendance.
Au titre de lassurance qualit, la Commission nomme aussi, pour chaque session
dvaluation centralise Bruxelles, un valuateur particulier faisant office dobservateur
indpendant. Sa fonction nest pas dvaluer les propositions mais dvaluer
lvaluation : rgularit du processus, transparence, respect des rgles, recueil des
remarques et dolances ventuelles des valuateurs, suggestions damliorations du
processus dvaluation. Lobservateur rdige un rapport qui est transmis par la Commission
aux reprsentants des Etats membres (comit de programme) pour lappel considr.
Les experts valuateurs sont rmunrs pour leur travail et indemniss pour leurs frais de
dplacement et de subsistance.
Les listes dexperts ayant particip une valuation au cours dune anne sont rendues
publiques lanne suivante, avec une indication du thme sur lequel ils sont intervenus, sans
quil soit bien videmment possible de faire le moindre lien entre un valuateur et une
proposition particulire.
Sachez que le fait dtre valuateur ou observateur reprsente pour lintress une
exprience unique et constitue pour lorganisme auquel il appartient un bon
investissement : cest en effet un exercice trs formateur et enrichissant qui permet un
valuateur de faire ensuite bnficier son organisme de cette exprience dans la prparation
de futures propositions. En particulier, un valuateur expriment peut contribuer
efficacement un exercice dauto-valuation dune proposition future en cours de
prparation avant soumission dans lESS.
1.
Excellence
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a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
Strengthening the competitiveness and growth of companies by developing
innovations meeting the needs of European and global markets;
d.
3.
a.
b.
Competences, experience and complementarity of the individual participants, as well
as of the consortium as a whole;
c.
Pour chaque critre, les scores vont de 0 5. Les demi-points sont autoriss.
0 inexistant ou manquant
1 mauvais
2 passable
3 bon
4 trs bon
5 excellent
A noter le souci permanent de la Commission de ne pas ouvrir la voie des
ngociations. Ce souci se reflte trs nettement dans la terminologie utilise. Ainsi,
pour donner un exemple, le score 3 (bon) signifiait dans le 7ime PCRD que des
amliorations sont ncessaires (ce qui poussait les valuateurs lister ces amliorations
en vue de la ngociation venir). En revanche dans H2020, ce mme score 3 (bon) signifie
que la proposition contient des lacunes ( shortcomings ) : aucun encouragement nest
donn aux valuateurs de proposer des remdes ces lacunes. Le remplacement du terme
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Nouveaut
H2020
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comment la Commission sassure de la cohrence entre les 2 tapes afin dviter le risque
de voir une proposition allchante en premire tape se transformer en une proposition
beaucoup moins attrayante en deuxime tape (aussi bien dans son contenu que dans la
composition de son partenariat)
A noter que la Commission ne prvoit pas de faire au coordinateur un retour circonstanci
de la premire tape dvaluation, lorsque la premire tape est russie, pour deux raisons
(i) gagner du temps et (ii) viter le risque que des retours ingalement dtaills ne mettent
les coordinateurs dans des conditions dingalit au dpart de la seconde tape. En
revanche les propositions non retenues pour la deuxime tape feront lobjet dune
notification avec justificatifs (ce qui, nul doute, ouvrira la porte de nombreux recours via la
request for evaluation review , nouveau nom de la redress procedure du 7ime PCRD).
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Nouveaut
H2020
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valuations individuelles. Dans ce dernier cas, il nest que rapporteur et nexprime pas son
point de vue sur la proposition (quil nest pas cens avoir lue).
Les scores et commentaires obtenus par ce moyen rsultent dun vrai dbat entre
valuateurs et non dune moyenne entre les scores individuels.
Cependant dans Horizon 2020, lappel propositions peut prvoir que, par exception, les
scores finaux soient des moyennes ou des valeurs mdianes entre les scores individuels
(comme par exemple pour les projets FET -Future Emerging Technologies- Open,
ventuellement aussi pour la premire tape des soumissions en 2 tapes).
Dans le cas o un consensus ne peut tre obtenu, de nouveaux experts peuvent tre
appels pour voir si une majorit claire se dgage.
Le Panel
Un panel constitu dexperts ayant particip aux valuations, et prsid par un membre de la
Commission ou Agence, est ensuite runi par la Commission avec pour mission de sassurer
que les groupes de consensus ont t cohrents dans leurs jugements et si ncessaire
proposer de nouveaux scores et commentaires. Chaque proposition fait alors lobjet dun
ESR (Evaluation Summary Report), le plus souvent un copi/coll du CR.
Le panel a aussi pour mission dtablir une liste des propositions ayant pass tous les
seuils, ordonne du plus haut au plus bas score, en tenant compte de la procdure dtaille
dans lAnnexe H du Programme de travail et ventuellement dans le call pour sparer les
ex-aequo. Cest cette liste qui constitue la base sur laquelle les accords de subventions
seront passs, dans la limite du budget disponible.
La rgle gnrale pour sparer les ex-aequo est la suivante : galit de score priorit
sera donne a la proposition qui couvre un topic qui nest pas couvert par dautres
propositions, puis si ncessaire la proposition ayant le score le plus lev au critre
dexcellence et ensuite dimpact (sauf pour les innovation actions et SME instrument qui
inversent lordre de ces 2 critres), puis si encore ncessaire la proposition consacrant le
budget le plus lev aux PME. Enfin dans le cas (improbable) dgalit persistante, le panel
peut dfinir des critres supplmentaires de classement (genre,).
Les ESR sont les seuls retours communiqus aux coordinateurs sur lvaluation de
leurs propositions. La Commission veille donc ce que la rdaction des ESR soit
particulirement soigne et en particulier que rien dans cette rdaction ne fournisse au
coordinateur un motif de faire appel ou de contester les rsultats de lvaluation.
Si la proposition est retenue, lESR est accompagn dune lettre invitant le coordinateur
prendre part la phase de prparation de laccord de subvention (phase qui sappelait
phase de ngociation dans le 7ime PCRD).
Si la proposition nest pas retenue, la lettre daccompagnement de lESR notifiera le rejet, en
donnera les raisons et prcisera les modalits dappel.
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Quelques propositions ayant pass tous les seuils peuvent tre mises sur une liste de
rserve pour les cas o une proposition finanable viendrait tre retire au cours de la
phase de prparation de laccord de subvention, ou bien si un budget supplmentaire
devenait disponible.
Les appels propositions prciseront les cas o des auditions (hearings) pourront tre
organises pour clarifier si ncessaire la proposition et amliorer la comprhension de la
proposition par les experts. Il ne sagit en aucun cas de permettre au coordinateur de
modifier sa proposition. Les auditions doivent se limiter strictement aux seules questions qui
seront soumises par la Commission quelques jours avant laudition. Les auditions sont
gnralement conduites Bruxelles, mais pourront aussi tre conduites par tlphone, par
crit ou par video-confrence. Le coordinateur peut choisir de ne pas se prsenter
laudition mais de rpondre seulement par crit.
Request for Evaluation Review
Si votre proposition est rejete et que vous pensez quelle na pas t value correctement
vous avez un droit de recours via la demande de revue dvaluation (RER) qui remplace la
redress procedure du 7me PCRD.
Le recours ne peut tre exerc que dans les 30 jours compter de la notification de rejet.
Les formulaires adquats seront joints la notification de rejet.
Le recours ne peut porter que sur les aspects procduraux de lvaluation. Les recours
portant sur les mrites de votre proposition et le jugement port par les valuateurs sur ces
mrites, ou sur la qualit des valuateurs, ne sont pas recevables.
A noter que, indpendamment du request for evaluation review dcrit ci-dessus, tout
participant peut dposer une plainte via le Portail du Participant.
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