Improductivida

TEXTOS DE INFORMACION COMPLEMENTARIA

PRODUCTIVIDAD:
Trabajando Inteligentemente
EL PEQUEO GRAN GENERADOR DE
IMPRODUCTIVIDAD
EL ENEMIGO #1 DE LA PRODUCTIVIDAD1
Se ha puesto a pensar cuantas cosas pueden resultar factores para la baja
productividad en el trabajo? Permtame mencionarle solo algunos de estos
distractores del trabajo: el ruido (incluye msica a un volumen elevado y
conversaciones en voz alta),mala iluminacin, equipos de oficina poco ergonmicos
(sillas y escritorios, por ejemplo) ,temperatura inadecuada de la oficina (calor o frio
excesivos),un dolor de muelas (y, en general, cualquier dolor),software inadecuado,
malas costumbres de postura, un monitor para computadora de baja calidad,... y la
lista parece interminable.

ara la mayor parte de estos hay soluciones relativamente sencillas,

econmicas o ambas, pero existen un "atenuador de productividad"

bastante escondido en nuestros escritorios (que, por cierto, es un pequeo dispositivo

de plastico,circuitosimpresos y un gran cable),para el cual no hay unas remedio
sencillo, pues como pasa inadvertido para la gran mayora de los usuarios(y quiero
decir, todo tipo de usuarios: expertos ,intermedios y novatos),es difcil buscarle
solucin.

ste pequeo dispositivo que a simple vista parece inofensivo por

completo y de gran utilidad (y que en realidad lo es), esconde una gran

improductividad, si no se usa en forma correcta, o se abusa de l. El causa-problemas

se ha puesto tan de moda en los ltimos aos que es casi inconcebible trabajar sin l
(que irnicas suelen ser a veces las cosas), ni que decir de un equipo nuevo que no
venga con uno de fbrica. Ademase han hecho grandes avances en su diseo y
elaboracin que incluso resulta verdaderamente cmodo usar los ltimos modelos
que han salido al mercado.

PC Computing, Director General: Pablo Payr Ogarrio, Ao: 02, Numero: 11, Noviembre de
1995, pp. 18-20

ero bueno, dejmonos de misterios. Quin es este pequeo gran

generador de improductividad?, pues nada menos que el simptico

mouse que acompaa a cualquier PC nueva que compremos.

S
L

i para estos momentos usted piensa que estoy completamente mal en mi

apreciacin, lo invito a seguir leyendo y a considerar las razones que tengo para

ello.

a historia. Hace algunos aos, cuando DOS era el ambiente de trabajo

predominante en la industria de las PCs, muy pocas aplicaciones tenan soporte

para mouse. Y esto es lgico, ya que la interfaz basada en caracteres de DOS no

haca necesaria otra forma de trabajar que no fuera a travs del teclado. Pero
entonces hizo su entrada triunfal y definitiva Windows 3.x, un ambiente grafico que
ofreca muchas ventajas respecto a DOS. Para empezar, era grfico, esto significaba
que se poda hacer uso de imgenes o dibujos en la pantalla para representar
comandos, tareas, aplicaciones, documentos y cualquier otra cosa que pudoera
expresarse en forma grfica; adems el ambiente propona un uso extenso de mens
para ejecutar comandos dentro de las aplicaciones. Y como Windows representaba
un cambio completo en la forma de operar una computadora PC, propona hacer uso de
un nuevo dispositivo que sirviera como medio alternativo de seleccin de comandos y
de operacin de aplicaciones: el mouse. Aqu hago una pausa para aclarar que ni el
mouse ni los ambientes grficos fueron idea original de Microsoft, como mucha gente
cree, y (quiz para sorpresa de muchos) tampoco fueron ideas generadas por Apple
Computer.

uando Windows fue ganando terreno entre los usuarios de PCs ,el mouse fue
ocupando un lugar preponderante en la computacin personal (otro dato curioso:

los usuarios de computadoras Mac disfrutan de los beneficios del mouse y de los
ambientes grficos desde varios aos antes que los usuarios de la plataforma
Intel). Y es fcil ver por qu el mouse se convirti en tan buena compaa de Windows:
el nuevo ambiente grafico hacia que muchas tareas algo oscuras en DOS fueran ms
evidentes bajo el nuevo paradigma de operacin. Por ejemplo, al usar el Administrador
de Archivos de Windows, se podan copiar archivos y directorios completos entre
unidades de discos al solo seleccionar los archivos deseados con el mouse y luego
arrastrarlos hacia su destino; esto era ms visible y mucho ms entendible para
cualquier usuario que un comando como

C:\>XCOPY C:\DOCS\FAC-??95.* A:\RESP\FACTURA /S

dems, muchas tareas que en las aplicaciones de DOS solo se podan

realizar por medio del teclado ahora podan hacerse con la ayuda del

mouse. Y, honestamente, considero que muchas tareas actuales de mi labor

cotidiana en una computadora me serian difciles de completar sin un mouse.

os beneficios La idea detrs del uso del mouse es proveer un medio

alternativo para ejecutar comandos y operar una aplicacin. Derivado de

la propia naturaleza de los ambientes grficos (como Windows), se desprende

adems que el mouse es un magnifico dispositivo para ingresar datos a la
computadora en programas de dibujo y diseo grfico: imagnese hacer uso de una
aplicacion como el Pantoque viene con Windows, sin la ayuda de un mouse. Este tipo
de programas requieren que usted ingrese las coordenadas donde se colocaran los
objetos que est dibujando, y en definitiva es ms fcil hacerlo con un movimiento de
clic-arrastrar-soltar en lugar de teclear las coordenadas de la esquina superior
izquierda e inferior derecha, y luego observar como se ve (si suponemos que estamos
dibujando un rectngulo). Lo que es ms, est tipo de operacin ofrece mayor
retroalimentacin al usuario si se realiza con un MOUSE.

or otro lado, existen aplicaciones con demasiadas opciones en una sola ventana,
y es ms fcil accesarlas y cambiar sus valores si usamos un mouse; u otro

tipo de aplicaciones que tienen algunos elementos de interfaz diseados para ser
accesados por medio del mouse, ofreciendo as un atajo a la ejecucin del comando a
travs del teclado. Un ejemplo de este ltimo caso son las aplicaciones cuya barra de
herramientas ejecuta comandos que tambin estn disponibles desde mens. En
estas aplicaciones existe una barra horizontal, ubicada por lo general abajo de la barra
de mens, que dispone de pequeos botones con imgenes que representan la
accin o comando para el cual proveen un acceso alternativo.

E
L

n definitiva, el mouse es muy til, pero a veces se confunde el objetivo de su

existencia, y hacemos un mal uso de l.

os problemas. Y a todo esto, cul es realmente el problema con los mouse?

Uno de los mayores problemas es que la mayora de los usuarios ha olvidado

el objetivo de estos dispositivos (eso si alguna vez supieron cul era): proporcionar un
medio de acceso alternativo a los comandos y modos de operacin de una aplicacin.

or este motivo usted podr ver a varios usuarios ejecutar comandos nica y
exclusivamente con el mouse. Por ejemplo,observe como accesan las opciones

dentro de un men de una aplicacin: suponga que un usuario que trabaja con un
procesador de palabras desea ejecutar el comando de grabar el documento activo;
primero, si el usuario estaba tecleando, levantara del teclado la mano derecha (para
este ejemplo, nuestro usuario es diestro y no zurdo) y buscara el mouse a un lado del
teclado, a continuacin tratara de localizar en la pantalla el cursor del mouse (o flechita,
como le llaman algunas personas),tarea que no le toma ms de un segundo; luego
llevara el puntero del mouse hasta la barra de mens de su aplicacin desplazando el
mouse sobre su escritorio, en seguida lo ubicara sobre el men de Archivo y har clic
sobre l, de inmediato buscara la opcin de Guardar dentro del men y de nuevo har
clic. Hasta este momento, el usuario ha empleado por lo menos 3 segundos y varios
movimientos de manos y ojos. Si cree que 3 segundos no son nada, piense en la
cantidad de veces que un usuario ejecuta este tipo de operaciones al da,
multiplquelas por tres y obtendr el nmero de segundos al da que son empleados
para una operacin tan sencilla; ahora, multiplique esos segundos por cinco (los das
hbiles de una semana),luego multiplquelos por cuatro semanas al mes, por ultimo
multiplquelos por 12 meses que tiene un ao, y la cifra se vuelve en realidad
considerable.

S
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uponga que esta tarea se realiza un promedio de 15 veces al da; haga la

siguiente operacin:
acciones de grabar archivo al da x 3 segundos cada una x 5 das
semanales x 4 semanas mensuales x 12 meses anuales y obtendr el

siguiente numero: 10,800 segundos al ao empleados para grabar un archivo en un

procesador de palabras. Con un poco ms de operaciones matemticas, esos diez
mil ochocientos segundos al ao se convierten en tres horas anuales, an cree que
es poco tiempo? Considere tambin que un gran porcentaje de usuarios no son muy
hbiles con un mouse: les tiembla la mano, lo mueven demasiado rpido, tienen mala
punteratc.; y esto incrementa de manera considerable el tiempo total para completar un
comando usando el mouse.

l problema no para ah, ya que esta es una de las muchas operaciones que los
usuarios realizan valindose nicamente del mouse. Existen por lo menos otras

cinco o seis operaciones ms de este tipo (operaciones bsicas dentro de cualquier

aplicacin) que son muy comunes durante una sesin de trabajo. Si multiplica las tres
horas empleadas para el ejemplo anterior, obtendr de 15 a 18 horas al ao
malgastadas en ejecutar comandos de una aplicacin.

E
P

ste tipo de improductividad no es imutable solo al mouse, los usuarios tienen un

poco que ver pues no se interesan en aprender vas alternas y ms directas

para ejecutar comandos dentro de una aplicacin.

or ejemplo, si su ambiente de trabajo predominante es Windows, cuenta con
varias combinaciones de teclado para ejecutar comandos mucho ms rpido

que con el mouse. Para el ejemplo de los prrafos anteriores, existe por lo menos
una forma ms rpida de acceso a la opcin Guardar del men Archivo. Si la
aplicacin se diseo de manera correcta, observara que una de las letras del men
Archivo esta subrayada, as por ejemplo: Archivo. Esa rayita debajo de una letra en un
men o cualquier otro control en Windows significa que puede accesar ese objeto
(llmese men, botn o cualquier otro) al mantener presionada la tecla Alt (ubicada a la
izquierda de la barra espaciadora) mientras presiona la letra subrayada en el control o
men. Para nuestro ejemplo esto seria: Alt + A. Al pulsar esta combinacin de teclas
sucede lo mismo que al hacer clic con el mouse sobre el men y toma una pequea
fraccin de segundo. La opcin de Guardar dentro del men seguro que tambien tiene
una letra subrayada en su nombre, y esto significa que puede ejecutar esa opcin al
solo presionar la tecla de la letra subrayada, pero en esta ocasin sin pulsar la tecla Alt.

as aplicaciones bien diseadas ofrecen por lo menos otra forma ms de accesar

opciones de mens, las llamadas teclas-calientes (hot-keys en ingls) o

combinaciones rpidas. Observe con detenimiento las diferentes opciones de los

mens de sus aplicaciones habituales y descubrir que una opcin de un men
puede ser accesada con una combinacin del tipo Ctrl-Tecla, Ctrl-Fnumero o
Fnumero,en donde Ctrl es la tecla control (ubicada a la izquierda de la tecla Alt, al
fondo del teclado),Tecla es cualquier letra o smbolo de su teclado, y Enumero es
cualquiera de las teclas de funciones ubicadas en la primera lnea en la parte
superior del teclado y numeradas desde F1 hasta F12.

l nico inconveniente de estas combinaciones de teclado para accesar mens y

ejecutar comandos, es que tendr que aprenderse por lo menos unas 10 o 15

combinaciones para las tareas comunes de todas sus aplicaciones, y esto toma
tiempo, tiempo que no tiene ya que ha estado muy ocupado ejecutando tareas con el
mouse.

hora, no me malinterprete, no estoy diciendo que el mouse no sirve para nada,

solo pienso que debemos buscar la forma ms inteligente de trabajar con

nuestra computadora y nuestras aplicaciones, esto involucra un uso equilibrado y bien

dirigido de las combinaciones de teclado y del mouse.

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S

ese un tiempo para explorar con detenimiento todos y cada uno de los mens
de las aplicaciones con las que trabaja la mayor parte del tiempo, y descubra

todas las diferentes formas de accesar sus comandos.

i usted es un usuario de Windows y tiene por costumbre usar con exceso el
mouse, lo invito a que trate de cambiar un poco sus hbitos y explote ms las

ricas caractersticas de este ambiente de trabajo, que fue diseado para ayudarle a
ser ms eficiente en su trabajo, y no para hacerle perder varios minutos al da al
realizar tareas triviales.

omo ltimo comentario, tenga en cuenta que el sistema operativo Windows 95

cuenta con una gran cantidad de formas diferentes de accesar mens,

comandos, objetos y aplicaciones. Y de entre estas formas se encuentra una

realmente novedosa y til: el botn derecho del mouse, el cual invocara de inmediato
un men de contexto con todas las opciones aplicables al estado actual del objeto
sobre el cual hizo clic. Esta es una nueva forma de ganarle tiempo al mouse, y en
realidad es muy efectiva en elevar la productividad de un usuario dentro de este
ambiente de trabajo.
Finalmente,

recuerde que el mouse no es como lo pintan...

MIGUEL R. BOLAOS USLA