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Aproximadamente entre cinco y seis aos atrs, el rea de informtica se haba formado con los
siguientes departamentos.
Etapa I
Responsable del
rea de
informtica
Anlisis,
diseo y
programacin
Captura
de
datos
Operacin
de
computadoras
Requerimientos
del usuario
Anlisis, diseo y
programacin
Acuerdos de
recepcin de datos
y horarios de
servicio
Produccin
Resultados
Utilizacin
Por espacio de dos aos, aproximadamente el esquema fue el mismo y aunque hubo algunas variantes,
stas no fueron significativas. Sin embargo, con la aparicin de los sistemas on line sbitamente el
panorama cambi, y la organizacin del rea informtica adquiri la siguiente estructura:
Gerencia del rea
de informtica
Analisis y
Diseo de
sistemas
Sistemas
Batch
Sistemas
on line
Unidad de
programacin
Sistemas
Batch
Sistemas
on line
Unidad de
operacin
Computadora
Red
On line
Soporte tcnico
Captura de
datos
Software
local
Software
en linea
Cambio de organizacin
Cambio de procedimientos de control
Cambio de mtodos de trabajo
Cambio de funciones y responsabilidades
L.S.C.A. Ral Monforte Chuln
Morch Systems
El rea de informtica es un rea de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las reas de la
organizacin. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente:
El 10% de la productividad del personal del rea de informtica debe ver hacia dentro
El 90% restante debe proyectarse hacia fuera
La aseveracin anterior obedece a que el trabajo del profesional en informtica es muy apasionante, y
por tratarse de una tecnologa novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que
sus actividades se circunscriben al ambiente interno del rea de informtica, sin darse cuenta que el
beneficio de su trabajo producir fuera de dicha rea.
La eficiencia en el rea de informtica, en cuanto a la calidad y oportunidad de la informacin que
genera, representa un poderoso eslabn, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa
o institucin, conforma el esquema de la informacin-usuario-servicio.
Gerencia
de
Desarrollo
de
sistemas
Gerencia
Gerencia
de
de
Consultora
Servicios
Tcnica
de cmputo
a usuarios
L.S.C.A. Ral Monforte Chuln
Morch Systems
Gerencia
de
Desarrollo
Tcnico
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Descripcin
Es responsable de automatizar los requerimientos de informacin de aquellas unidades usuarias que por
el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volmenes de datos y requerimientos especficos de
servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informtica, o el
aprovechamiento del banco de datos centralizado en la computadora principal
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con el usuario y e coordinacin con la gerencia de consultora tcnica a
usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y polticas que regirn cada sistema.
b) En conjunto con el director de informtica y los directivos de las unidades usuarias,
analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no
previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorizacin.
c) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y software que
estarn involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas
en que sern utilizados. Esto lo hace en coordinacin con la gerencia de desarrollo tcnico.
d) Establece, junto con el usuario, el plan estratgico para el inicio y desarrollo de los
sistemas por disear
e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su direccin, establece los equilibrios
necesarios en funcin de los requerimientos de cada sistema.
f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.
g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en funcin de la importancia del
servicio de cada sistema.
De administracin:
a) Participa en el desarrollo de metodologa de trabajo ex profeso, para su rea de accin.
b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, y regula las deficiencias
detectadas.
c) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en
prctica
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con la calidad
suficiente, y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control
e) Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar a tiempo desviaciones en
los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos.
f) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal, y analiza si es congruente con la
magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto, la tendencia de stos, para establecer
los requerimientos de capacitacin necesarios, haciendo las solicitudes correspondientes a la
gerencia de desarrollo tcnico.
g) Lleva registro sistemtico de fallas en sistemas puestos en produccin, y las analiza para
determinar las causas y acciones a emprender.
h) Evala en forma peridica el desempeo de los recursos humanos y establece planes de
incentivos para evitar rotacin de personal
L.S.C.A. Ral Monforte Chuln
Morch Systems
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EL
SOPORTE
TECNICO
Descripcin
Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software especifico de soporte a los
sistemas del servicio en lnea.
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS
INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL
PARA
EL
SOPORTE
TECNICO
Descripcin
Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del
computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local.
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E INSTALACION DE
SOFTWARE DE BASES DE DATOS
Descripcin
Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software para servicio del
manejo de las bases de datos.
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1.- Ubicacin de un centro de cmputo tipo departamental en una empresa pequea, dando servicio a
una rea de la empresa.
Este tipo de ubicacin se encuentra en el sector privado de Mxico aproximadamente en un 38% . Tal
ubicacin es adecuada cuando el departamento de finanzas requiere la mayor parte del tiempo del
equipo, ya que tradicionalmente los departamentos de contabilidad fueron los primeros en visualizar
las ventajas de la mecanizacin para trabajos repetitivos y voluminosos como son la elaboracin de
facturas, de nominas, etc.. El problema con esta ubicacin es que se tiende a establecer prioridades
dando preferencia al mismo departamento de finanzas.
3.- Ubicacin de un centro de cmputo a nivel del resto de departamentos, con funciones ms
complejas.
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A pesar del gran numero de posibilidades de estructuracin se han observado ciertas tendencias. Pero
un estudio reciente muestra las siguientes funciones como mas comunes.
anlisis, programacin, operacin, captura de datos y la mesa de control.
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2.3.3 PROCESO DISTRIBUIDO.- Aqu vemos que es similar al proceso de datos descentralizado, es
el tener en diferentes reas los servidores pero no tiene un centro de cmputo especificado, es decir, en
una empresa que se manejen finanzas, administracin, psicologa, gerente, subgerente, etc., no tiene
especificado un lugar de computo, un encargado de tener y manejar la informacin al mismo tiempo
que se haga responsable. Aqu observamos que la informacin que se maneja es distribuida por que
cada una de las reas ya que como se menciona no se cuenta con un lugar especificado para que se
lleve esa informacin.
La definicin ms clara de una red es: un sistema de comunicaciones, que permite con otros usuarios
compartir archivos y perifricos. Es decir es un sistema de comunicaciones que conecta a varias
unidades y que les permite intercambiar informacin.
Se entiende por red al conjunto interconectado de ordenadores autnomos. Se dice que dos
ordenadores estn interconectados si son capaces de intercambiar informacin. La conexin no
necesita hacerse a travs de un hilo de cobre , tambin puede hacerse mediante el uso de lser,
microondas y satlites de comunicacin.
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El Tiempo Real controla eventos que ocurren en el mundo real, y para ello deben actuar con un
tiempo de respuesta restringido. La correctitud de los resultados obtenidos es tan importante como el
momento en que estos se obtienen.
Una caracterstica comn en los jefes de los CC, es la de comprometerse a entregar un proyecto en
un lapso de tiempo calculado al tanteo, es decir, la falta de conocimiento o tacto al evaluar el
momento de duracin del desarrollo de una actividad, sin haber contemplado las variables que
afectaran su culminacin exitosa.
Cuando el tiempo de respuesta no tiene relacin ni importancia con el medio que produjo la
consulta.
Las podemos englobar en tres partes principales y de las cuales es responsable el gerente o jefe del
centro de cmputo.
a) Procesamientos de los datos producto de los sistemas y control de la integridad de los datos.
El propsito de este control es cuidar que todos los datos de entrada sean registrados correctamente.
Que todas las transacciones autorizadas se procesen y que todas las salidas sean exactas, oportunas y
que se distribuyan a quienes estn facultados para recibirlas.
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Resumiendo diramos que debe de haber un control para el acceso a la consola; un control para el
uso del equipo y la creacin de un programa de seguridad fsica.
Responsabilidades
m
Proporciona estimaciones de costos para todas las actividades de procesamiento de datos.
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m
Reporta a la alta gerencia sobre el desempeo de las funciones de procesamiento de datos y el
progreso de los planes de desarrollo de procesamiento de datos.
Funciona como el elemento staff del gerente de procesamiento de datos, proporciona servicios
administrativos y contables para el departamento y para la estimacin de proyectos, establece tarifas
para cobrar los servicios de personal y mquinas, contrata y controla el uso de programacin y
mquinas externas.
Responsabilidades
m
Proporciona estimados de costos para las actividades de procesamiento de datos
m
Evala los requerimientos de equipo y analiza las capacidades disponibles del mismo.
Acumula los cargos por servicios de procesamiento de datos por rea funcional y por proyecto.
m
Compara los estimados de costos de los proyectos contra los costos reales para determinar
variaciones.
m
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Responsabilidades
m
Definir el alcance y las tareas del estudio de sistemas.
m
m
Presentar recomendaciones de sistemas de gerencia de procesamiento de datos y a la gerencia de
los departamentos de usuarios.
m
ANALISTA DE SISTEMAS
Responsabilidades
m
Obtener datos para el anlisis de las reas de problema.
m
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m
Disear mejoras ala sistema e identificacin de aplicaciones de desarrollo de procesamiento de
datos.
m
SUPERVISOR DE PROGRAMACION
Responsabilidades
m
Revisar y aceptar las especificaciones de sistemas y seleccionar la configuracin adecuada de
equipo
m
m
Reportar al gerente de procesamiento de datos la actividad, progreso y desempeo de
programacin.
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PROGRAMADOR
Responsabilidades
m
Preparar todos los elementos de documentacin del programa.
m
SUPERVISOR DE OPERACIONES
Responsabilidades
m
Mantener registros exactos sobre la utilizacin del equipo.
m
m
Evaluar el desempeo del personal para efectos de administracin de suelos, entrenamiento y
promocin.
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OPERADOR DE CONSOLA
Opera equipo de procesamiento electrnico de datos con un dispositivo de consola o tablero auxiliar de
control, prepara al procesador para los programas y operacin del equipo para la ejecucin de un
programa estipulado.
Responsabilidades
m
Inicializar el procesador para cada programa de conformidad con las instrucciones de operacin.
m
m
Operar el procesador electrnico de datos y tomar la accin adecuada conforme se define en las
instrucciones operativas.
SUPERVISOR DE CAPTURA
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EMPLEADO DE CONTROL
Desempea una funcin de control de calidad para entrada y salida. Examina, aprueba y despacha
reportes basados en los criterios de calidad definidos por control de operaciones. Rechaza todo el
material que no satisfaga las especificaciones de entrada/salida de la aplicacin.
Responsabilidades
m
Revisar los elementos de entrada y determinar su aceptabilidad.
m
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Los recursos humanos se encargan de reclutar al personal que cumpla con ciertos requisitos que
sean competentes en el rea que se les va a asignar.
Por ejemplo a una secretaria no se le asignara la tarea de realizar un programa, o que supervise
problemas existentes en las redes, es decir , los recursos humanos se encargan de instalar a cada
persona de acuerdo a su conocimiento. Para el mejor funcionamiento de los recursos humanos es
necesario la elaboracin de un manual de la organizacin.
EL MANUAL DE ORGANIZACIN
OBJETIVOS ESPECFICOS
Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos,
lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con
el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades
administrativas integrantes de la institucin.
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DESCRIPCIN
A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en la presente gua
se incluye una serie de indicaciones de carcter prctico, para orientar y ordenar los trabajos de
elaboracin y/o actualizacin de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y
anlisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de
cada institucin.
Para la elaboracin del manual, se propone el seguimiento de tres etapas, las cuales junto con una
serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son:
Recabacin de informacin, Anlisis de la informacin recabada e Integracin del manual.
1. RECABACIN DE INFORMACIN
1.1 Investigacin Documental
1.2 Investigacin de Campo
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4. IMPRESIN
5. DIFUSIN
ANEXOS
1. Recabacin de informacin
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1.
RECABACIN DE LA INFORMACIN
Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan
recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y
funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas
para el efecto mencionado son dos: La investigacin documental y la investigacin de campo.
1.1 Investigacin documental . El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la
Institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
Marco terico. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el
marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos
documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos
se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas
en las bases normativas de la Institucin.
Objetivo Institucional. A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con
elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la Institucin.
Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, El propsito a cumplir mediante el
desempeo de las funciones encomendadas a la Institucin .
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Estructura orgnica actual. En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin
de las dependencias que conforman la Institucin, as como funcionarios que la integran la ubicacin
orgnica de ambos en la estructura orgnica Institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin
ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.
La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la Institucin a travs de la
elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la Institucin,
facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente.
Funciones actuales. Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de
entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los
distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis
especfico.
Para este trabajo tomamos como concepto de funcin El conjunto de actividades que interactan
entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente.
Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las
funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su
congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin.
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2. ANLISIS DE LA INFORMACIN
Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo
anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos
funcionales y estructurales de la Institucin.
2.1.- Clasificacin de funciones. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes
puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo dos criterios de forma y contenido, lo cual
facilitar una adecuada agrupacin de ellas.
Por su forma
Por su contenido
Similares, Equivalentes
2.2 Ubicacin de funciones. Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser
conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
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Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas.
Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones,
as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que
correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente
equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin.
2.3.- Anlisis estructural. La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la
naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: el conjunto de unidades administrativas
interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn.
La ubicacin funcional
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia
Contenido.
Se deber elaborar un organigrama de tipo general, nicamente las principales unidades
directivas, sealando la estructura de la Institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional;
presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas;
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Presentacin.
Ttulo: nombre de la Institucin de referencia, la indicacin de ser general o especfico, (de ser
especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica).
Forma vertical: Se debern mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala
ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea
inferior que se desprende de la unidad a la cual presta dicho apoyo.
2.5 Revisin y autorizacin. Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto
a funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin
por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del
documento a su terminacin.
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3.1 Cdigo numrico Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas
funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder a la clasificacin de las reas funcionales,
as como a la estructura orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a
cada rea.
Ejemplo:
1.0. - Asamblea de accionistas
2.0. - Presidente
3.0. - Gerente general
3.0.1. - rea staff
4.1. - rea de produccin
4.2. rea de mercadotecnia
4.3. rea de Recursos Humanos
4.4. rea de finanzas
3.2 - Diseo de formas de presentacin. Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que
especifique la descripcin de los siguientes aspectos:
El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones.
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5. DIFUSIN
FLUXOGRAMA DE ACTIVIDADES
ORGANIZACIN
Lema:
La vida es bella, nica e irrepetible vvela hoy, como si fuera el ltimo da de tu vida.
Morch Systems.
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