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Mdulo 1
Relacin entre Comunicacin y Organizacin
Una organizacin emite sus mensajes al interior y exterior para relacionarse con diversos interlocutores:
empleados, clientes, proveedores. Todos poseen algn tipo de relacin con la institucin que los convierten en
protagonistas ya que es impensable la existencia de una organizacin sin esos interlocutores. No debemos dejar
pasar por alto la idea de un organismo abierto y en relacin con su medio ambiente.
La organizacin es un ser vivo, tiene un cuerpo, tiene una historia, evoluciona y cambia, vive en un entorno
determinado con el cual se relaciona. Capriotti.
Mensaje
s
Organizaci
n
Interlocutor
es
Si aceptamos el precepto de que todo comunica y que es imposible no comunicar nuestra tarea resultar ms
sencilla, aceptando que no existe organizacin que no comunique.
Los actos comunican, pero tambin las omisiones.
Ejemplo: La organizacin se relaciona a travs de un comunicado desde la dirigencia institucional a todo el
personal, una reunin entre directivos o un simple anuncio publicitario.
De qu manera lo hace? Partiendo desde qu filosofa corporativa? Cul es la mejor forma? No hay recetas
nicas, y as a lo largo del tiempo distintas corrientes de pensamiento se fueron presentando y planteando cada
una de ellas sus aportes, en lo concerniente al modo de realizar el trabajo, repercutiendo a su modo, en los
procesos comunicacionales.
Cmo asignar responsabilidades? Cmo repartir la tarea? De qu modo nos organizaremos? Sin el
uso estratgico de la comunicacin estas preguntas no tendran respuestas.
La forma de organizar la tarea implica una serie de elementos en los que la comunicacin no puede estar ausente,
directa o indirectamente.
La manera en que se piensa que se puede optimizar el trabajo no es una sola, aunque las diversas posiciones giran
en torno a lograr una mayor produccin, en el menor tiempo posible y al menor costo, con el agregado de lograr lo
antes mencionado en las mejores condiciones.
Teoras en torno a las organizaciones. Avilia Lammertyn.
Teora X: Escuela racionalista clsica, o managenent cientfico. Su aporte surge en un contexto muy
particular, caracterizado por una demanda de productos y servicios de una poblacin en constante
crecimiento demogrfico. De lo que se trataba era el logro de una eficiente divisin del trabajo, la
especializacin de tareas bajo una estricta racionalidad y rigidez en los procedimientos.
El trabajador era considerado un elemento ms de la produccin: La teora X solo satisface las
necesidades bsicas fisiolgicas y de seguridad de los trabajadores, y en menor medida las sociales. Avilia
Lammertyn.
Teora Y: Se debe la aparicin e importancia del factor humano, como consecuencia de una serie de
investigaciones que buscaban medir la eficacia productiva. La pirmide de jerarqua de necesidades de
Maslow ratifica que el trabajador posee necesidades de autorrealizacin.
Se produce una revalorizacin del capital humano de la organizacin a partir de diversos estudios sobre
sus recursos humanos. Un cambio de mentalidad gerencial y de los trabajadores es generalmente
necesario para que la teora Y pueda ser puesta en prctica. Avilia Lammertyn.
Teora X: Puede relacionarse sin temor a errores con el enfoque sistmico, vale decir con organizaciones
abiertas a la comunidad con la que opera, poniendo el acento en el recurso humano interno, privilegiando
la adaptacin constante.
Esta simultaneidad e integridad es crucial en las empresas modernas. Se concibe a la organizacin desde
la idea de estructura flexible, otorgando suma importancia a la elaboracin de una estrategia en funcin
del medio. La teora Z busca la organizacin flexible, aquella que se adapta a sus integrantes, a la
pequea comunidad de la que forma parte y al mercado en general. Avilia Lammertyn.
Estas concepciones nacieron en un momento y en un contexto determinado, cada una con sus aportes incorporo
diversos aspectos que se convirtieron en objeto de debate.
La actualidad de las organizaciones nos indica que resultara complicado encontrarnos con modos de proceder
organizacionales que respondan a una sola corriente, dependiendo dichos procederes de:
El tamao y la actividad de la organizacin
La concepcin que posea la dirigencia institucional sobre el capital humano
La capacidad de la organizacin de adaptarse a los permanentes cambios
El estilo de administracin
La bsqueda de informacin para la toma de decisiones
Tanto la estructura como la estrategia actan de manera conjunta, no existiendo una receta nica para organizar
una empresa.
Deben tenerse en cuenta otros factores amn de los mencionados, lo que nos lleva a afirmar que, por ms que
podamos observar la organizacin como un todo, se torna necesario detenernos en cada una de sus partes para
comprender su lgica de funcionamiento.
Menores
Costos
Organizaci
n
Mayor
Productivid
ad
Optimizaci
n de
Tiempos
Organizaci
n
Comunicaci
n
Bsqueda de
Integracin Social
La bsqueda permanente por parte de la organizacin de querer situarse como un actor social vinculndose con
diversos sectores de la comunidad en cual est inserta.
Esa bsqueda de integracin social, comunicacin mediante, es el desafo que toda organizacin debe plantearse:
ser vista de manera positiva. Pero esa mirada debe ser consecuencia de un accionar tico responsable y no de
un mero maquillaje que manifieste solamente el decir de la empresa.
Si la distancia entre el decir y el hacer es muy amplia, la comunicacin solo servir para crear representaciones
ficticias, con sus consabidas consecuencias. Un nuevo orden empieza a vislumbrarse: organizaciones abiertas y
sometidas al escrutinio pblico donde los actores sociales intervinientes son numerosos y expresan su parecer.
Si el mundo de la produccin en la actualidad se ubica geogrficamente en la periferia, es por cuestiones
medioambientales. Esta forma de pensar ha llegado hasta nuestros das y ha creado un distanciamiento entre el
mundo social, del pensamiento, de la cultura, y el mundo de la produccin material, del trabajo. La empresa quedo
instalada fuera del mbito de las relaciones sociales, sin consideracin ni vida social. Capriotti.
Una serie de factores propios del entorno llevaron a la organizacin a asumir su rol comunicador para logar una
integracin social, no solamente econmica.
a) Aceleracin y masificacin del consumo: Calidad, precio, servicios, entran en juego, a un ritmo
vertiginoso, diferente al de otros tiempos.
b) Toma de conciencia social: La organizacin asume su rol como actor social, su compromiso como un ser
vivo y decide comunicarlo. Es consciente de su aporte al mundo del trabajo y manifiesta su personalidad.
c) Saturacin del ecosistema comunicativo: El aumento de la competencia es una constante de nuestros
das. El sujeto receptor tiene dificultades para asimilar informacin en demasa.
Cmo diferenciarse del resto?
Qu tipos de mensajes se pondrn en funcionamiento?
Lograr el objetivo que se propuso?
Estos factores colocan a la organizacin frente a n nuevo escenario distinto.
Una sociedad denominada por algunos intelectuales como sociedad postmoderna, sociedad de consumo, sociedad
meditica, sociedad informatizada.
Calificativos que suelen utilizarse para caracterizar la poca que estamos viviendo.
En los ltimos aos, cambios intensos propios de un mundo en vertiginosa transformacin, impensables algunas
dcadas atrs.
En los niveles econmicos, polticos o tecnolgicos asistimos a modificaciones tan sorprendentes y rpidas que a
veces fascinan y a veces inquietan, pero que son inevitables.
Se impone una nueva legitimacin de la actividad organizacional a travs de una comunicacin ms intensa y
abierta con el entorno.
Las polticas comunicacionales deben estar en consonancia con los objetivos organizacionales de crecimiento y
expansin, de insercin en la sociedad, sta se presenta de una manera muy particular; mayor exigencia para con
las instituciones, reclamo de diversos sectores sociales y medios masivos de comunicacin en constante cambio,
como consecuencia de los adelantos tecnolgicos.
La necesidad de lograr un impacto comunicativo fuerte, en base a una accin coordinada y racional,
hace indispensable que toda la comunicacin de la organizacin se encuentre de manera integrada.
Capriotti.
Modelos de Comunicacin
Un modelo es una representacin de algn hecho. Capriotti afirma que poseen dos caractersticas:
a) Son construcciones realizadas para comprender una realidad compleja y cambiante, un instrumento
organizador que intenta descubrir las estructuras y funciones de esa realidad. Son una interpretacin del
mundo.
b) Son una representacin sinttica de la realidad, donde no se toman en cuenta todos los factores
intervinientes, sino slo los ms importantes. Es una descripcin simplificada de la realidad. Capriotti.
Un modelo nos servir para interpretar o analizar dicho aspecto de la realidad: de ah su utilidad e importancia.
ORGANIZACIN
MENSAJES
PBLICOS
Capriotti sostiene: A la hora de realizar un trabajo global sobre la comunicacin de las empresas, se hace
imprescindible establecer cules son las caractersticas que definen la relacin comunicativa entre una
organizacin y sus pblicos.
Modelo de Shannon: Modelo matemtico de la informacin) centraba su inters solamente en el emisor del
proceso, y la idea era que el mensaje llegara a su destinatario sin interferencias. Este modelo es aplicable a la
comunicacin tanto de mquinas como de personas, e intenta tener una aplicacin universal, a travs de la
racionalizacin y sistematizacin de rasgos generales de la comunicacin. Capriotti.
Redundancia, ruidos, cdigo son los aportes que quedaron de este modelo (fue el primero que plante el esquema
Emisor-Mensaje-Receptor) que contemplaba el trnsito de datos en sentido lineal, entendiendo a la comunicacin
como transmisin de informacin.
Modelo de Schramm: Utilizado para entender la comunicacin de masas, este modelo aporta algunos elementos
interesantes tales como los campos de experiencia de emisor y receptor, haciendo referencia con esto a que
debe haber cuanto menos un mnimo de coincidencias entre ambos para que se produzca la transmisin de la
informacin.
A medida que el campo de experiencia compartida es ms amplio, la comunicacin resulta ms fcil. Otro aporte
es el concepto de feedback para retroalimentar el proceso, convirtiendo a ambos interlocutores en emisores y
receptores a la vez. No debe entenderse al feedback como el elemento democratizador del proceso, pues es
solamente la respuesta a un estmulo. Si bien es cierto que constituye un paso esencial para acercarnos a un
proceso circular y no lineal en el que se alternan las funciones de emisin y recepcin, ello no significa reciprocidad
ni simetra en la relacin.
Modelo de Lasswell: Quin? Dice qu? Por qu canal? A quin? Con qu efecto? No se conceba al
fenmeno como un todo integrado, sino que, se intentaba delimitar el acto comunicativo analizando al emisor, los
medios, los mensajes y los efectos sobre el receptor. Pensado para analizar la propaganda poltica, se utiliz en las
evaluaciones de la comunicacin organizacional con los riesgos que traa aparejado, por ejemplo, en la pasividad
otorgada al receptor.
Si Ud ingresa por primera vez a una organizacin con intenciones de observar la comunicacin interna, el
esquema planteado por Lasswell le puede resultar til.
Quin: De dnde emanan los mensajes que circulan por la organizacin. Siempre habr un emisor.
Dice qu: Cules son los mensajes que prevalecen? De qu tipo? Pueden ser operativos, de
esparcimiento, sobre higiene y seguridad.
Por qu canal: Verifique los soportes que existen al interior de la institucin. Carteleras, revistas, informes,
cartas.
A quin: Ubique a los destinatarios de los mensajes.
Con qu efecto: Indague sobre el objetivo que persiguen los mensajes que circulan al interior de la
empresa.
El receptor ya no es un elemento pasivo de la comunicacin, sino que, tiene una gran actividad e importancia en
la construccin final del mensaje. El receptor construye o reconstruye el mensaje enviado por el emisor a partir de
su percepcin del mensaje, de su propia experiencia y capacidad. Capriotti.
El modelo ha tomado aportes de otras investigaciones (lo que no le quita legitimidad) y puede ser utilizado tanto
para evaluar la comunicacin de una organizacin como planificarla, ya sea para su interior o para dirigir a su
entorno.
Consta de diversas fases secuenciales y guarda estrecha relacin con los anteriores esquemas presentados hasta
aqu, recalcando que no se pretende convertirlo en nico sino que, resulte un aporte al debate sobre el fenmeno
de la comunicacin en las organizaciones.
EMISOR
CANAL
DESTINATARI
O
Nuestro emisor ser siempre la organizacin. A esta fase tambin la podemos denominar Produccin.
Ese emisor utilizar diversos tipos de canales para transmitir sus mensajes. Circulacin.
Consumo. Nuestro destinatario ser aquel individuo o grupo de individuos con los que la organizacin se
vincula, llamados pblicos o grupos de inters como se ver ms adelante.
Capacidad comunicativa. Hace referencia al universo discursivo que posee el destinatario al momento de
interpretar el mensaje.
La personalidad. Quien o quienes consuman nuestro mensaje poseen una determinada personalidad que
influyen de manera directa o indirecta en esta instancia de consumo de mensajes. La clave consiste en
realizar investigaciones que permitan establecer claramente esta personalidad del destinatario; de este
modo el mensaje se adecuar al receptor de manera clara.
de produccin en serie.
Poca importancia al receptor.
Ausencia de retroalimentacin.
El campo de la comunicacin de masas se presenta, en este momento, ms complejo que en otras pocas. Uno de
los rasgos de la sociedad actual es que vivimos en la sociedad de la comunicacin, tambin llamada sociedad
meditica o de la informacin.
Son trminos para designar el papel preponderante que los medios de comunicacin cumplen en nuestra sociedad
y en nuestra vida cotidiana. De alguna manera todos nosotros tenemos contactos o relaciones permanentes con
los medios, relaciones que pueden ser placenteras, de informacin, de evasin o crtica pero, en definitiva, de uso.
Los Canales de Comunicacin Social segn Avilia Lammertyn han alcanzado un desarrollo sorprendente. Se
piensa que pocos fenmenos culturales se han instalado en nuestra sociedad. Ni la poltica, ni la educacin, ni la
economa pueden pensarse al margen del desarrollo de los medios masivos de comunicacin y de las nuevas
tecnologas informticas.
La publicidad, las series, las telenovelas, los informativos, los distintos gneros de la televisin y de otros medios,
se estructuran en funcin de necesidades sociales. La radio, la televisin, los diarios, las nuevas tecnologas forman
parte de nuestra cotidianeidad, nos involucran, nos afectan en el uso del tiempo libre, en el ordenamiento de los
hbitos de la vida cotidiana.
En la produccin, circulacin y consumo de los distintos mensajes de los medios masivos se producen sentidos, se
despliegan determinadas maneras de ver y entender la vida, alimentan sueos, modifican costumbres, representan
gustos, valores, modos de pensar.
Las organizaciones deben entender este rol de los medios, esta forma de presentarse, para tomar provecho de ello
en la bsqueda de una legitimacin en la sociedad, tarea permanente como venimos sosteniendo. Si los medios
masivos son parte de nuestra vida, tambin lo son para las organizaciones en su afn de vincularse con distintos y
variados receptores, que en definitiva son su razn de ser.
Opinin Pblica
Las organizaciones se encuentran insertas en una sociedad meditica, esto significa que medios y sociedad se
articulan mutuamente, jugando aquellos un papel preponderante en la formacin de la opinin pblica.
Puede ser entendida de diversas maneras pero si en algo se coincide es que ese punto de vista, ese parecer de un
determinado grupo de personas en torno a un hecho de inters general, supone una controversia, una multiplicidad
de posiciones.
Si la opinin supone la manifestacin de un conocimiento sobre alguna cuestin, dicho conocimiento se presenta
como el: fruto de las discusiones en el seno de un grupo social. Capriotti. La opinin pblica puede estar
haciendo referencia en un determinado momento a la organizacin a la que pertenecemos, o al sector en la cual se
halla inserta.
Las organizaciones, a travs de la comunicacin, pueden influir sobre la opinin pblica; dicha influencia ser
determinada por el tratamiento que los medios de difusin masiva hacen de los acontecimientos.
Investigaciones nos indican que un gran nmero de acontecimientos publicados por los medios masivos provienen
de fuentes que emanan de la organizacin misma, se elaboran notas o artculos y se los envan a la prensa para su
difusin.
Los destinatarios entonces pueden ser parte de un nmero significativo de personas que expresan pblicamente su
punto de vista en torno a un hecho de inters general, este es el fenmeno que venimos tratando de precisar y
delimitar.
Medios
Masivos
Organizacin
Opinin
Pblica
La organizacin enva mensajes a los medios masivos para que stos los difundan, pero en ocasiones son los
mismos medios quienes generan sus propios acontecimientos en aras de mantener informada a la audiencia; esa
variedad de temas tratados por los medios permite la capacidad de influir en las personas generando de ese modo
el debate pblico (opinin pblica).
En esta plaza pblica diversos son los actores sociales que intentan fijar la agenda de los medios, siendo las
organizaciones uno de ellos.
La opinin pblica slo sera objeto de estudio (y de trabajo) en situaciones concretas donde la organizacin
entrara en contacto con temas de controversia pblica, como por ejemplo: la contaminacin de ros por arrojar
desperdicios industriales, la aprobacin o rechazo de leyes controvertidas, la conservacin del medio ambiente, el
sistema educativo y un largo etc. Capriotti.
Se torna indispensable evaluar el estado de la opinin pblica, afectando con ello su reputacin. Y si es contraria,
cabra preguntarse por las responsabilidades que le caben a la institucin, sin dejar de tener en cuenta, como
venimos afirmando, que muchas son las voces que se alzan para fijar cada una su punto de vista.
Todas y cada una de esas voces, al expresar su punto de vista, se valen (en la mayora de los casos) de los
medios masivos de difusin y su capacidad de hacer extensivo ese punto de vista.
Catstrofes
Fallos funcionales graves
Crisis de honorabilidad
Amenazas econmico financieras
Crisis internas
Por personas
Las organizaciones modernas deben asumir que puede ocurrir en el momento menos esperado, afectando a la
compaa en su totalidad; una crisis mal manejada puede hacer caer la imagen de la empresa y con ella todo el
negocio. Nunca como en un momento de cambio los tiempos, los canales, las personas y los mensajes son tan
importantes de seleccionar. Cualquier error puede ser fatal. Avilia Lammertyn.
Villafae sostiene que desde el punto de vista temporal (secuencia de desarrollo), una crisis transita por diversas
etapas o fases:
Aguda: Entre las primeras horas y semanas. Su caracterstica principal es la espectacularizacin de los
hechos como consecuencia del tratamiento meditico. Aqu estamos en presencia de una fuerte presin por
parte de los medios de comunicacin.
Crnica: Es importante el enfrentamiento que la organizacin realiza. Hacerle frente a la situacin
cubriendo sus diversas aristas: econmicas, jurdicas, administrativas y comunicacionales provocadas por la
situacin.
De recuperacin: Procurar volver a la situacin anterior a la crisis, donde la organizacin debe intentar
reestablecer el equilibrio que posea antes que se sucedieran los hechos.
Habr que pensar en una estrategia que enfrente a la situacin claramente. Al respecto, Avilia Lammertyn plantea:
Asesorar en base a riesgos potenciales,
Conformando un plan y un comit de crisis,
Probando en simulacros los planes de crisis para todos los grupos de inters,
Realizando evaluaciones de actuacin de la compaa propia y de otras,
Entrenamiento de gerentes claves para el manejo de las tcnicas para realizar apropiadas y oportunas
comunicaciones.
CLIENTES USUARIOS
EMPLEADOS
OTRAS
CADA
DE LA IMGEN
CORPORATIVA
ANTE
LAnos
OPININ
PBLICA
El fenmeno de la imagen
corporativa,
es una
representacin
que
hacemos
de una organizacin. Y si sta
atraviesa por una crisis podemos entender lo delicado de la situacin para dicha organizacin.
Una crisis es un estadio mayor de un conflicto que se puede dar en la cotidianeidad de la vida laboral:
los riesgos son mayores (como lo venimos sosteniendo) ya que se sita en la esfera de lo pblico.
Villafae en su libro: Comunicacin de crisis nos sugiere tratar esos conflictos cotidianos como si
estuviramos ante una crisis, para que llegado el momento tengamos cierta gimnasia y podamos
enfrentarla correctamente: la mejor profilaxis ante la crisis de opinin pblica es acostumbrarse a
resolver los conflictos cotidianos de pequea escala como si se tratara de una crisis de mayor
envergadura.
Todo esto requiere de una nueva mentalidad gerencial acorde a las exigencias de estos tiempos. Si no
partimos de esta ltima premisa, todos los consejos sern en vano.
Introduccin al diagnstico institucional: las auditorias de la comunicacin organizacional
Resulta imperiosa la necesidad de autoevaluacin en la organizacin: revisar sus polticas, sus procedimientos, en
definitiva, su accionar.
La comunicacin al interior y exterior de una organizacin debe ser analizada con los aportes del conocimiento
cientfico: con esto estamos haciendo referencia al hecho de que no basta con la simple mirada en torno a las
prcticas comunicacionales y determinar su funcionamiento.
Una serie de instrumentos de recoleccin de datos, encuestas y entrevistas sern algunas de las herramientas que
nos provee la metodologa de la investigacin.
Una auditoria de comunicacin organizacional se ha definido como un proceso de diagnstico que tiene como
propsito examinar y mejorar los sistemas y prcticas de comunicacin interna y externa de una organizacin en
todos sus niveles. Downs; Hamilton.
A partir de la voluntad poltica por parte de la organizacin de realizar una auditora de comunicacin se revisarn
todos y cada uno de los mbitos, espacios y medios de comunicacin utilizados para el funcionamiento cotidiano
de la institucin.
A travs de este procedimiento se pueden detectar ciertas anomalas en la comunicacin que no haban sido
tenidas en cuenta por la organizacin y que provocan diversas situaciones no deseadas, ya que alteran el normal
funcionamiento de la institucin.
AUDITORIA DE
COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL
MEDIR
EXAMINAR
EVALUAR
DIAGNOSTICAR
REVISAR
ANALIZAR
Dependiendo del propsito de la auditoria, sus objetivos, el lugar donde se pone la mirada y la utilizacin de los
resultados obtenidos presenciaremos distintos enfoques, encontrando tres perspectivas conceptualmente
diferentes:
Funcionalista: Los investigadores que adhieren a esta corriente conciben la comunicacin como posible de
ser medida con los aportes de la Ciencias Sociales. Poseen una concepcin de la organizacin del tipo
mecanicista que puede ser observada desde fuera, sin importar las caractersticas propias de cada
organizacin.
Consideran que de lo que se trata es de encontrar irregularidades en la comunicacin que afecten objetivos de
produccin y por ende la eficiencia de la organizacin. Dichas irregularidades o elementos disfuncionales
pueden presentarse tanto en la estructura formal como en la informal de la organizacin.
Interpretativa: Este enfoque parte de una visin que observa a las organizaciones como culturas que
poseen una serie de valores, costumbres, creencias y un lenguaje que caracterizan a la organizacin y la
convierten en nica, tomando distancia de este modo del anterior enfoque.
La organizacin es un fenmeno subjetivo construido socialmente por medio de la comunicacin. Varona
Madrid nos dice que aqu el investigador realiza su labor desde dentro de la organizacin para comprender
las prcticas comunicacionales de una organizacin.
Perspectiva Crtica: Se centra en una denuncia en torno a la forma en que son distorsionados los procesos
comunicacionales, lo que resulta de utilidad para quienes estn en una posicin de poder al interior de la
organizacin.
Los investigadores que adhieren a esta perspectiva sostienen que el universo discursivo de quienes detentan
el poder en la institucin es un arma para el control y la dominacin, como as tambin para la alineacin del
individuo.
Cada una de estas corrientes posee rasgos propios que la caracterizan, sin embargo encontramos en los
objetivos de cada una los verdaderos elementos que nos permiten individualizarlas claramente.
Perspectiva
Funcionalista
Interpretativa
Crtica
Objetivos
Evaluar los canales formales e informales comunicacin.
Evaluar la comunicacin a nivel grupal, interpersonal,
departamental e interdepartamental.
Evaluar la eficiencia de los aportes de la tecnologa de la
comunicacin.
Evaluar el impacto de la comunicacin en la satisfaccin
laboral.
Promover los cambios en la comunicacin para la mejora de la
productividad.
Evaluar el rol de la comunicacin en su relacin con la cultura
organizacional.
Evaluar el significado de la comunicacin al interior de la
organizacin.
Comprender el papel de la comunicacin desde la visin de sus
Evaluar el proceso de distorsin de los mensajes.
Evaluar los modos de manipulacin de la comunicacin.
Democratizar las prcticas comunicacionales en la
organizacin.
de nexo entre diferentes grupos como as tambin el grado de correspondencia entre la estructura formal y
la real de la organizacin.
Entrevista grupal: El aporte de esta tcnica que promueve la interaccin grupal es que permite lograr una
perspectiva con mayor grado de objetividad de los problemas manifestados. Un determinado nmero de
integrantes de la organizacin son seleccionados previamente por el auditor.
Observacin directa: El investigador logra un mayor acercamiento con la vida organizacional, con su
ambiente y con las diferentes prcticas al interior de la institucin. La informacin que se recopila es rica en
detalles y se obtiene de primera mano.
Anlisis de producciones comunicacionales: Documentos, reuniones, smbolos, entre otros, son
analizados por el auditor, fruto de la aplicacin de tcnicas tales como las mencionadas recientemente.
Este procedimiento de investigacin (auditoria de comunicacin organizacional), va a adquirir mayor
relevancia cuando los resultados obtenidos contribuyan al proceso de toma de decisiones por parte de la
organizacin.
Hacemos referencia al hecho de que la comunicacin de una organizacin es una variable entre tantas que
hacen al funcionamiento institucional y debe ser considerada en relacin al resto.
ECONOMIA
ORGANIZACI
N
MANAGEMENT
PRODUCTO /
SERVICIO
Una organizacin elabora un producto u ofrece un servicio, se desenvuelve dentro de una determinada economa
(mercado), y se organiza segn un determinado gerenciamiento (management). Esto no ha cambiado totalmente,
pero los nuevos tiempos le exigen a las organizaciones otros roles, otro protagonismo. La concepcin de la
organizacin cerrada qued atrs.
IDENTIDAD
COMUNICACI
N
IMGEN
CULTURA
La organizacin posee rasgos propios que la convierten en nica (identidad). Al comunicarse con sus diversos
destinatarios est proyectando sus valores (cultura) para que dichos destinatarios se formen una representacin
(imagen) de ella.
COMUNICACI
N
IDENTIDAD
MERCADO
MANAGEMENT
ORGANIZACI
N
PRODUCTO /
SERVICIO
CULTURA
IMGEN
10
Organizaciones que ya no solamente desean insertarse en el mercado de bienes y servicios, sino tambin situarse
de manera positiva en el llamado mercado de la opinin pblica, ganando con ello no slo nuevos clientes o
usuarios, sino tambin nuevas cuotas de imagen.
Es necesario distinguir la Imagen de Empresa como algo diferente a la Identidad de Empresa, Comunicacin de
Empresa y Realidad de Empresa. Capriotti, define tales expresiones de la siguiente manera:
Identidad de Empresa
Es la personalidad de la organizacin. Lo que ella es y pretende ser en su espritu. Es su ser histrico, filosfico,
tico, moral y de comportamiento. Es lo que la hace individual, singular y la distingue y diferencia de las dems
organizaciones.
Conjunto de atributos o caractersticas con los que la organizacin se identifica y con los cuales quiere ser
identificada por los pblicos. Capriotti.
Comunicacin de Empresa
Es todo el proceso de produccin y envo de los mensajes de la organizacin hacia los pblicos. En estos
mensajes, la organizacin habla de s misma, como sujeto social y comunicante. Capriotti.
Realidad de la Empresa
Es la materialidad de la organizacin. Es lo que ella es fsicamente: sus instalaciones, personal y productos.
Capriotti.
Los 3 conceptos se influyen unos a otros, pero la comunicacin que emita la organizacin estar influenciada por
su identidad y deber tener en cuenta su propia realidad.
Imagen de la Empresa
En ocasiones se lo vincula con lo estrictamente visual, cuando en realidad esto es slo un componente del
concepto en cuestin. Segn Villafae es posible definir a la Imagen de empresa como el resultado interactivo
que un amplio conjunto de comportamientos de aquella producen en la mente de sus pblicos Villafae; y la
Imagen Corporativa es el resultado de la integracin, en la mente de los pblicos con los que la empresa se
relaciona, de un conjunto de imgenes que, con mayor o menor protagonismo, la empresa proyecta hacia el
exterior Villafae.
El smbolo de una empresa nos sirve para identificarla. Surgen una serie de caractersticas que nos recuerdan o
transmiten una idea respecto del servicio o el producto de esa empresa; esto tiene que ver con nuestra experiencia
previa.
Capriotti seala que es necesario remarcar que la imagen es un producto del receptor, es una idea, concepto o
actitud, que se forma como consecuencia de la interpretacin de todas las informaciones que le llegan sobre algo o
alguien. El autor se refiere a que la imagen se termina de delinear por el sujeto que la interpreta segn sus
propias capacidades y disposiciones adquiridas en su desarrollo individual. La imagen no es slo aquello que la
empresa pretende mostrar de s misma, sino que se encuentra filtrada por lo que el sujeto percibe de ella.
3 tipos diferentes de imagen organizacional:
Imagen de Producto: Actitud que tienen los pblicos hacia los productos como tales, sin mediar las marcas
o nombres de empresas. Es la imagen que se tiene del producto azcar, del producto whisky, del producto
leche. No entran en consideracin las caractersticas particulares de las empresas, sino especficamente las
del producto como tal Capriotti.
Imagen de Marca: Actitud que tienen los pblicos acerca de una determinada marca o nombre de fantasa.
Capriotti. Dependiendo de la poltica de producto que tenga la empresa, la imagen de marca podr
identificarse en mayor o menor grado con la imagen de la empresa. En una situacin de estrategia de marca
individual, la imagen de marca es independiente de la imagen de la empresa, mientras que si existe una
estrategia de marca nica, la imagen de marca ir estrechamente unida a la de la empresa Capriotti.
Imagen de Empresa: Actitud que tienen los pblicos hacia la organizacin como tal, en cuanto ser vivo,
social y comunicativo. Idea global que tienen sobre sus productos, sus actividades y su conducta Capriotti.
Es necesario tener en cuenta que en un principio se crey que la imagen de la empresa era un producto de
la organizacin, el cual deba ser transmitido a los pblicos. Las investigaciones en el campo de la percepcin
y la comunicacin llevaron a la modificacin de esta concepcin.
Los pblicos sujetos creadores: la imagen de la empresa se genera en los pblicos, es el resultado de la
interpretacin que hacen los pblicos de la informacin o desinformacin sobre la organizacin. Capriotti.
Imagen de Empresa: representacin mental de un estereotipo de la organizacin, que los pblicos se
forman como consecuencia de la interpretacin de la informacin sobre la organizacin. Capriotti.
la representacin mental de un estereotipo de la organizacin formacin de un concepto en base
al reconocimiento de ciertos atributos. Conforman el estereotipo, o sea nuestra creencia de lo que es la
organizacin. Este estereotipo es la empresa real.
que los pblicos se forman, cada pblico, de acuerdo a sus caractersticas particulares percibir la
informacin de manera distinta y de acuerdo a esas percepciones formarn la imagen de la empresa.
como consecuencia de la interpretacin, proceso mediante el cual los pblicos diferencian la
imagen de otras imgenes y generan un concepto propio de la misma.
de la informacin sobre la organizacin., el caudal de mensajes que reciben los pblicos acerca de la
organizacin. El pblico se forma una imagen de la misma an si la empresa no emite informaciones sobre s
misma. Podemos pensar que las informaciones que las empresas emiten respecto de la competencia afectan a
la formacin de la imagen organizacional.
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Otra clasificacin de la Imagen empresarial que propone Avilia Lammertyn, teniendo en cuenta los distintos
estamentos o sectores que conforman a la organizacin:
Imagen Institucional o corporativa: imagen referida a la organizacin en general.
Imagen Divisional: la organizacin se subdivide en unidades de negocios.
Imagen de Lnea de Productos: surge de la oferta de productos.
Imagen de Producto o Servicio: se genera a partir de un producto especfico. De acuerdo al momento
comunicacional o posicin respecto de la comunicacin podemos pensar en la siguiente clasificacin siguiendo
a Avilia Lammertyn.
Imagen Ideal: es la que la organizacin / divisin / jefe de producto imagin al disearla.
Imagen Proyectada: es la que se emite, pudiendo ser diferente a la ideal.
Imagen Real: es la que poseen los grupos de inters de la organizacin (Pblicos).
Imagen
Ideal
Imagen
Proyecta
da
Imagen
Real
La organizacin no exterioriza todos sus rasgos caractersticos, solamente aquellos con los que pretende ser
reconocida, ms all de su realidad, aunque la mirada principal parece estar en la Imagen Real, la que poseen los
diversos pblicos con los que la organizacin se relaciona.
La Imagen Real, segn Avilia Lammertyn, se evala y reconoce por medio de distintas tcnicas metodolgicas de
recoleccin de datos como encuestas y sondeos de opinin, dentro de un anlisis cualitativo del fenmeno
comunicacional. A pesar de que los sujetos emitan su opinin basndose en la propia interpretacin, mediando la
mirada subjetiva, y generando as una imagen interpretada, la medicin de la opinin pblica permite reconocer la
Imagen Real, vinculada a los grupos de inters que posee la organizacin.
En este proceso de comunicacin institucional intervienen las subjetividades e interpretaciones del pblico que se
quedar con una parte del mensaje emitido por la empresa, aquella parte con la cual se identifique o la que le
llame ms la atencin segn sus propias expectativas.
Capriotti plantea otra trada:
IMAGEN-FICCIN: La imagen operara como una creacin ilusoria, generando acontecimientos ficticios. A
pesar de que no es posible dudar de la existencia fsica de los objetos, o de las empresas, se trata de pensar
que la imagen slo forma parte de una creencia. La imagen es considerada casi como una falsificacin de la
realidad.
IMAGEN-ICONO: Representacin visual de un objeto que puede contar con diferentes grados de iconicidad
(figura), que siendo mayor, ms se asemejar al objeto real. Imagen y Realidad establecen una relacin de
representacin, donde la imagen representa al objeto real referido. Al percibir la identidad visual (isologotipo)
de una empresa creemos que esa imagen es la Realidad de su funcionamiento y existencia.
IMAGEN-ACTITUD: La imagen tiene que ver con un enjuiciamiento del objeto segn la propia percepcin del
receptor. Al observar una publicidad institucional la valoremos, tomemos posicin respecto de ella y a partir de
esto, podemos planificar una accin o comportamiento posterior. Aunque es necesario tener en cuenta que
una actitud no debe ser confundida con la accin misma, esto correspondera a un estudio del
comportamiento y aqu slo estamos intentando reconocer aspectos de la comunicacin referida a la identidad
proyectada al pblico.
ICONO
Imagen
de
Empres
a
FICCIN
ACTITUD
12
Debe existir una coordinacin entre las polticas formales y las funcionales en la gestin de la
Imagen, lo que implica:
que los aspectos de identidad visual y cultura organizacional deben vincularse con los aspectos
estructurales de la empresa como sus funciones comerciales y de produccin.
entender el Management de una compaa como el diseo de estrategias comunicacionales comunes
que incluyen lo formal (polticas de imagen) y lo funcional (operatividad).
Es la comunicacin organizacional la que debe tratar de intervenir y colaborar en ese proceso, en el cual se le
asignan valores a lo observado, vivido, experimentado.
Dimensin estratgica de la Imagen corporativa
En un contexto de competitividad, las polticas de Imagen de una empresa pueden contribuir al xito
organizacional. Junto al proceso de mejoras en sus aspectos funcionales, una empresa que busque superarse a s
misma debe poder encarar los cambios culturales precisos para potenciar sus ventajas competitivas reales.
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A pesar de que el sistema fuerte de una empresa se encuentre configurado por los aspectos funcionales de la
misma, la empresa debe ser considerada como un sistema corporativo global, compuesto por todas sus
funciones bsicas.
Sistema Corporativo Global, es la suma de todas las funciones bsicas derivadas de los subsistemas fuerte y
dbil.
Sistema Fuerte: constituido por las polticas funcionales de produccin, financiera, administrativa, entre otras.
Incluye varios aspectos:
Productos, servicios y mercados.
Estructura organizativa y sistemas de decisin.
Procedimientos tcnicos de planificacin y control.
Capacidades y saber hacer tecnolgico y comercial.
Sistema Dbil: su naturaleza es intangible y su gestin se construye a partir de las polticas empresariales
formales. Se constituye de:
Identidad Visual corporativa;
Cultura corporativa;
Comunicacin corporativa.
Sistema
Fuerte
Sistema Dbil
Sistema
Corporativo
Global
Muchas son las organizaciones que descreen de la importancia de todo lo concerniente al sistema dbil, poniendo
sus esfuerzos solamente en aspectos tangibles propios del sistema fuerte.
La imagen de una empresa conduce y contribuye a su supervivencia, no alcanzando en la actualidad con invertir
esfuerzos en un slo sistema.
La gestin de la imagen de una empresa implica saber traducir el esquema estratgico planificado dentro de la
estructura fuerte en una imagen que logre condensar sus aspectos esenciales. Esta gestin generar una opinin
de terceros, respecto de la compaa.
La gestin de la Imagen empresarial constituye un acto de management, debido a que no se limita a comunicar un
mensaje, como podra ser el caso de una publicidad, sino que implica una lectura organizacional compleja cuya
pretensin sea identificar los aspectos estructurales de una organizacin para luego condensarlos y traducirlos en
una Imagen general de la empresa.
La Imagen corporativa global se basa en: imagen financiera, imagen institucional, imagen interna e imagen del
producto. Aunque el proceso de construccin de una imagen organizacional trabaje con lo intangible, deben poder
reflejarse las polticas funcionales reales y hacerlas converger en algn sentido.
A partir de esta concepcin de empresa como sistema global podemos pensar que la imagen positiva de una
empresa depende tanto del aspecto funcional, como del simblico depositado en la imagen.
La imagen positiva que permitir a la empresa posicionarse socialmente favorecer su competitividad en el
mercado, lo que ser resultado de los esfuerzos en hacer dialogar sus sistemas fuerte y dbil en bsqueda de la
construccin de una imagen favorable de la empresa.
Competitividad = Sistema Fuerte + Sistema Dbil
Competitividad = Sistema Fuerte + Imagen
La gestin estratgica de la Imagen significa entender la imagen pblica de la empresa como un nuevo vector de
competitividad Villafae.
Para conseguir una imagen pblica positiva es necesario intervenir sobre la Identidad Visual, construyendo una
Cultura corporativa orientada a la explotacin de los puntos fuertes de la empresa, a travs de un management
creativo.
Identidad Visual: Sistema de signos lingsticos, icnicos y cromticos.
Lingstico: Texto que acompaa a la figura, es el nombre de la organizacin o el producto. Se lo conoce
como logotipo.
Icnico: La figura, la forma, el smbolo. Se lo denomina Isotipo.
Cromtico: Los colores utilizados.
Conforman lo que se denomina Isologotipo.
La Identidad Visual opera como un instrumento de configuracin de la personalidad pblica de la empresa que la
expresa, explcita y simblicamente, la identidad global de sta Villafae.
Nos permite una intervencin ms directa y programable y, al mismo tiempo, es la que exige un esfuerzo
normativo mayor en la gestin creativa.
La tarea de planificacin de una Identidad Visual para una empresa, es necesario tener en cuenta las
caractersticas de su cultura, as como las del pblico que afecta.
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estructuracin de un conjunto de elementos, a veces de diferente naturaleza, entre los cuales existe un cierto
grado de isomorfismo gestltico, es decir, una correspondencia estructural entre elementos Villafae.
De estos principios derivan:
a) Principio Simblico: expresa la necesaria relacin que debe existir ente la empresa y su identidad visual
Villafae. Implica la traduccin simblica de alguno de los rasgos identitarios de la empresa.
b) Principio Estructural: vinculado a la simplicidad. Cul es la estructura visual que se percibe ms
fcilmente?, cul es la estructura visual ms recordable?, cul ser el mejor smbolo para identificar a la
empresa? La simplicidad estructural depende del nmero de rasgos estructurales genricos (ngulos,
distancias, etc.) que posea la estructura y de la correspondencia estructural entre lo representado y el medio
de representacin, de la unificacin de los agentes plsticos y de la limitacin del repertorio de elementos
visuales en la representacin. Villafae.
El trabajo sobre lo estructural de la imagen requiere la utilizacin de un cdigo combinatorio que colabore
con la armonizacin del uso de elementos visuales como el smbolo, los colores y las tipografas.
c) Principio Sinrgico: debe ser satisfecho en dos niveles diferentes. Debe buscarse la sinergia con las otras
dos variables de la Imagen corporativa; en segundo lugar; en el conjunto de todas las aplicaciones del
programa Villafae. Debe existir sinergia entre la identidad visual, la cultura y la comunicacin de la
empresa. Para ello se configura un Patrn Corporativo que configura la personalidad pblica.
El binomio sinrgico cultura-identidad visual, requiere adecuar o hacer compatibles la cultura empresarial y
el estilo visual corporativo. La sinergia comunicacin-identidad visual, busca el dilogo entre ambos
aspectos.
d) Principio de Universalidad: implica la universalidad temporal, el programa de identidad visual sea
duradero. Es necesario evitar planteos coyunturales o efmeros que invaliden el esquema. Implica
universalidad espacial, que tiene en cuenta la proyeccin de la imagen empresarial en diferentes soportes.
La universalidad cultural, requiere el uso de cdigos culturales que no se aten a lo local, a no ser que ste
sea un aspecto potencialmente favorable para la imagen de la empresa.
La imagen corporativa tiene la capacidad de hacer que un individuo se conduzca de una forma u otra.
Principio
Normativo
Principio
Integrador
Principios Generales
Generan Principios Especficos
Principio
Principio
Principio
Principio de
Simblico
Estructural
Sinrgico
Universalidad
En cuanto a la funcionalidad de la Identidad Visual, es posible reconocer segn Villafae, 4 funciones pragmticas:
Diferenciacin: Debe diferenciar a una empresa de otras. Hay que considerar la identidad visual del
sector y es preciso tomar una decisin respecto a la asuncin de la misma.
Asociacin: Expresa la garanta de vinculacin entre la marca y el referente, que en este caso es la
empresa en s misma. Esto se produce:
Por analoga (la marca posee un parecido intrnseco con el producto).
Por alegora (elementos reales reconocibles combinados de manera original).
Por lgica (correspondencia unvoca entre imagen y referentes).
Emblemticamente (asociar la marca a determinados valores).
Simblicamente.
Por convencin (asociacin arbitraria).
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La Identidad Visual Corporativa no puede quedar librada a su suerte y que su adecuada gestin requiere de un
cmulo de factores a tener en cuenta para lograr el o los objetivos corporativos planteados. Cada vez son ms las
organizaciones que entienden la importancia que reviste este aspecto que hace a la identidad corporativa, pero
tambin es un elemento clave para la formacin de su imagen, activo intangible clave para los tiempos que corren.
La actuacin sobre la imagen corporativa
La imagen por parte de la empresa debe seguir una serie de preceptos, para ello no debemos perder de vista el
hecho que es una instancia de produccin si nos remitimos al modelo de comunicacin organizacional, an
entendiendo que la imagen fundamentalmente se produce en la mente de los pblicos de la organizacin, es decir
en la etapa de recepcin de la comunicacin.
La Organizacin acta
Planificada
Cualquier actividad debe poseer objetivos, asignar recursos, tiempos y otros aspectos que implica esta labor de
prever el futuro.
Capriotti sostiene: Una vez definida la identidad de la empresa, y reconocidos los atributos que identificarn a la
organizacin, se pasa a la estructuracin de la actuacin, a travs de la planificacin de los recursos de
comunicacin que posee la organizacin, tomando como referencia y punto de partida la identidad de la
empresa...
Las acciones llevadas a cabo por la organizacin tendientes a intervenir en la imagen han de ser cuidadosamente
planificadas si pretendemos generar una lectura positiva en los destinatarios, son variados y diferentes. Nuestra
tarea comenzar por distinguir a los diferentes pblicos de la organizacin. Pensar en un variado repertorio de
destinatarios de los mensajes institucionales.
Un segundo paso consiste en determinar con claridad los aspectos sobre los que se intervendr.
La actuacin sobre la imagen se realiza en base a tres sistemas de actuacin:
El sistema de identidad visual: Manifestacin materializada en la figura o emblema que representa a una
organizacin, tcnicamente llamado isologotipo.
Comunicacion
es Integradas
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La gestin y evaluacin de una imagen institucional constituye un factor clave para quien decida intervenir en la
comunicacin de las organizaciones.
La imagen de una organizacin condicionar el rol social de la empresa, ya que a partir de lo que muestra de s
misma y de lo que los receptores interpreten de ella, ocupar un espacio determinado en el campo social y jugar
un rol especfico en relacin a la opinin pblica. Por medio del compromiso social muchas empresas
actualmente realizan tareas de tipo comunitarias que implican un compromiso con ciertas problemticas sociales
del lugar al que pertenecen y sobre el cual pretenden generar cierto grado de conciencia o sensibilidad en los
empleados invitados a participar de ello.
La imagen de las organizaciones habla de su status social, es decir, el puesto que ocupa en la
sociedad y en la mente de las personas que conforman a esa estructura social Avilia Lammertyn.
El status es otorgado por el pblico que juzga de acuerdo a sus propios esquemas de interpretacin la imagen de
una empresa. Resulta de una construccin mental y relativa. Cuenta con una parte dinmica: el rol, que vendra a
ser lo que la gente piensa de lo que uno hace o la valoracin de la sociedad sobre la puesta en escena del status.
El status puede generar prestigio, el rol puede generar estima. La estima vara de acuerdo a como
desempeemos el rol Avilia Lammertyn.
De acuerdo al status alcanzado por una organizacin se generar cierta medicin social a partir de la valoracin
del mismo o se producira una categorizacin. Esto ltimo vincula a la empresa con ciertas caractersticas de
pblico, vinculadas a la educacin, clase social o rasgos fsicos a partir de una medicin social especfica.
Una categorizacin basada en la identificacin de cierto status para una empresa puede implicar tambin efectos
no deseados, como podra ser la configuracin de un estereotipo falso que genere descrdito social. Se dificultan
las posibilidades de levantar la imagen institucional.
Capriotti seala que la nocin de rol y tambin la de status guardan un vnculo estrecho con la de pblico. Define al
Pblico: es el rol que desempean un grupo de personas que ocupan un status determinado en relacin con una
organizacin Capriotti.
El pblico implica la posibilidad de pensar en un conjunto de posibles conductas homogneas predecibles
(respuestas en comn), basadas en una posicin compartida por un grupo de personas, que da origen a un inters
compartido Capriotti.
La nocin de pblico se relaciona al concepto de grupo entendido como un nmero de individuos los cuales se
hallan en situacin de mutua integracin y relativamente duradera. Los grupos pueden ser primarios o
secundarios. Los primeros son los que conforman la identidad del sujeto, es decir, la familia, los amigos. Los grupos
secundarios implican relaciones en base a ciertos intereses de los individuos. El Pblico pertenece a esta ltima
categora.
Pblico: es el conjunto de miembros de un grupo social que, sin estar necesariamente unidos fsicamente,
reaccionan ante un estmulo comn, o bien se encuentran unidos mediante vnculos mentales por un inters
comn definido hacia determinados temas o aspectos de la vida cotidiana Capriotti.
Es la organizacin la que genera sus pblicos.
Percepcin de la Organizacin
Es un proceso complejo por el cual el individuo obtiene informacin del exterior y le asigna un significado
determinado. Capriotti. El sujeto actuar de acuerdo al significado percibido, la percepcin guarda un vnculo con
la accin, aunque esta relacin no es inmediata o directa, sino mediada por el contexto externo que condiciona el
pasaje de la intencin al acto concreto.
En el proceso perceptivo del individuo intervienen diversos factores individuales y sociales.
Se encuentra formada por 2 procesos:
Recepcin de la Informacin: Proceso activo, en el cual quien interpreta el mensaje le asigna un significado
propio y particular, limitado por las condiciones de recepcin del contexto.
El sujeto que recibe el mensaje seleccionar aquellas informaciones que le sean reconocibles o de inters segn
sus propias estructuras cognitivas e interpretar la informacin dejando de lado aquellos estmulos que no puedan
ser resignificados segn sus parmetros receptivos.
El proceso de recepcin de la informacin no es tan mecnico y simple, sino que ya existe un primer
nivel de interpretacin de la informacin, que condiciona el proceso interpretativo posterior
Capriotti.
La interpretacin es un proceso creativo para el receptor, ya que reconstruye la informacin recibida segn sus
propios esquemas de percepcin. Intervienen dos procesos:
La conceptualizacin es entendida como la agrupacin de las sensaciones en unidades, categoras o clases,
basndonos en ciertas similitudes entre ellas, que nos permite ordenar y categorizar toda la informacin que
recibimos Capriotti. Al interpretar vamos otorgndole a cada sensacin experimentada un significado concreto, se
produce la atribucin de significacin, de acuerdo al sentido que tienen para cada uno en un momento especfico
del trayecto individual.
Procesos posibles en virtud de la existencia de ciertos rasgos organizadores de la percepcin que se estructuran
como dicotomas calificativas que bien pueden aplicarse a la interpretacin de informaciones provenientes de una
organizacin. A travs de este esquema perceptivo que organiza lo experimentado por medio de dicotomas como
fiable-no fiable, moderna-anticuada, eficiente-ineficiente. La relacin existente entre sujeto perceptor y la
organizacin percibida tambin influye en cuanto a la seleccin de un rasgo organizador central, ya que para un
trabajador de la organizacin el criterio central ser diferente que para un accionista, un proveedor o un cliente
Capriotti.
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Se realiza una investigacin de cada uno de los pblicos para determinar concretamente esas variables y de este
modo caracterizarlos correctamente. La organizacin no slo decide a quin comunicar sino tambin de qu
manera lo har, cada uno de ellos posee caractersticas particulares.
Todos los empleados son iguales?
Es lo mismo un medio de comunicacin radial que uno grfico?
Un pequeo cliente posee la misma composicin que un gran cliente?
Cmo evaluar la imagen organizacional actual
ndice de Motivacin: Podemos utilizar este ndice para marcar aquellos aspectos prioritarios a
los que reconocemos como rasgos organizadores centrales de la percepcin. Podemos establecer
las principales causas que dieron origen a una imagen determinada. Una de las tcnicas apropiadas
son las encuestas de opinin, donde se puede preguntar: Qu aspectos considera usted que son
los ms relevantes de una organizacin? Por qu?
Adquiere relevancia la investigacin del sector en el cual la organizacin est inserta. La imagen de
dicho sector acta como elemento generalizador y como generador de estereotipos que son
asimilados a la organizacin individual Capriotti. La investigacin sobre la imagen de la empresa
comprende este aspecto vinculado a la forma en que es percibido el sector en el que la
organizacin desarrolla su actividad. Se ver de qu manera la imagen del sector influye en la
organizacin: si de manera positiva o negativa.
Imagen del
Sector
Influy
e
Positi
va
Imagen de la
Organizacin
19
Autoimage
n
Imagen
Intencional
Imagen
Pblica
Percepcin propia
de la
Organizacin
Manifestacin de
Percepcin del
la Personalidad
Entorno
de la
Organizacin
Al realizar una auditora de autoimagen debemos poner la mirada en:
1) Situacin de la empresa: se analiza tanto su presente como su historia, sus polticas, su lugar en el sector
al que pertenece y recogiendo sus puntos fuertes y dbiles.
2) Cultura de la empresa: se evalan sus valores dominantes y la percepcin propia de la institucin.
3) Estrategia de recursos humanos: se analiza todo lo concerniente al personal de la organizacin:
importancia, formacin, seleccin, etc.
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4) Clima interno: se analiza seguridad, satisfaccin, eficacia de la comunicacin interna, motivaciones, entre
otros.
Es necesario que la organizacin brinde toda la informacin requerida por el equipo auditor. Es impensable
una situacin en la que los altos directivos consideren como confidenciales ciertos datos solicitados.
Imagen intencional: Aparece manifiesta la voluntad por parte de la organizacin de querer proyectarse, o en
palabras de Villafae: La imagen intencional es la manifestacin de la personalidad corporativa de la empresa:
1) La identidad Visual Corporativa: colores, formas, tipografas. Al evaluarla se pondr el acento en el
manual de normas de identidad visual de la organizacin y su correcta utilizacin.
2) La comunicacin de la empresa: recursos comunicacionales que se utilizan: la comunicacin interna, la
comunicacin de marketing y la comunicacin corporativa. En Mdulos posteriores veremos esto.
Estamos en presencia de la comunicacin propiamente dicha, esa con la que habitualmente tomamos contacto.
Anlisis de la Imagen pblica: Percepcin que posea el entorno de nuestra institucin es un factor clave que no
debemos dejar pasar por alto.
1) El entorno: el anlisis se centra en la proyeccin de la imagen en el entorno de la organizacin, es decir,
cmo es percibida en diversos sectores tales como el financiero, comunicacional, comercial, cientfico, entre
otros.
2) Los medios de comunicacin: capacidad de proyectar nuestra imagen al exterior. Dentro de la nocin
de entorno podra incluirse a los medios de comunicacin, los cuales proyectan una imagen hacia el exterior
que conviene tener en cuenta dada la influencia que los medios poseen en las sociedades modernas
Villafae.
En este procedimiento todo es revisado en trminos de imagen, los resultados de una auditoria han de
compararse con una inmediatamente anterior, en funcin de comprobar si las acciones correctivas que se llevaron
a cabo tuvieron xito o no.
La auditoria buscar evaluar los contenidos, su notoriedad y aspectos motivacionales que conforman la imagen
actual para poder adecuarla al contexto particular de recepcin, que vara histricamente, para as producir ciertos
efectos perceptivos dirigidos al alcance de una representacin positiva de la cultura de la organizacin en un
momento y lugar determinados.
Cultura corporativa
La cultura de una organizacin no est exenta de la mirada que sobre las organizaciones estamos realizando,
cualquier aspecto institucional puede ser observado con los parmetros de la cultura corporativa.
Identidad: Rasgos y atributos identitarios de una organizacin hablan de su ser histrico, filosfico, tico y de
comportamiento. Es lo que la hace individual, singular, y la distingue y diferencia de las dems organizaciones
Capriotti. Van a materializar en el accionar de la propia empresa en trminos de cultura: la forma de actuar, sus
normas, su estilo de vida, entre otros. La identidad expresa lo que la organizacin es y desea ser, y tiene su
expresin bsica en su forma de actuar, en la manera como desarrolla sus ideas y acciones, es decir en la cultura
de la organizacin Capriotti. Villafae expresa que la cultura es el proceso de construccin social de la identidad
de la organizacin, es decir de la asuncin de significados Villafae. No existen 2 culturas idnticas, cada
organizacin posee sus propios valores, normas, su propia percepcin de cmo realizar la tarea, entre otros
factores.
Para qu sirve la cultura de una organizacin? Cules son las funciones?:
Cohesin: funcin que hace referencia a lo que se conoce como sentido de pertenencia por parte del grupo
(pblico interno) en la organizacin; una cultura slida en valores contribuir a lograrlo.
Implicacin: se procurar poner en un mismo plano el sistema de valores de la organizacin con los del
individuo, aceptacin del o los trabajadores a los objetivos y valores propios de la organizacin.
La cultura posee una cara ms material, ms pragmtica y aparece al servicio de metas y objetivos
organizacionales, presentndose como una variable ms.
Es posible evaluar la cultura corporativa?
Qu aspectos organizacionales son susceptibles de anlisis desde la cultura?
Se puede cambiar una cultura por otra?
Capriotti plantea 3 pasos para realizar un trabajo sobre la cultura:
1) Investigacin de la cultura actual:
a)sociolgicos: ritos, tabes, normas, sociolectos, valores, propios de cualquier institucin.
b) de direccin: estrategia directiva, estructura organizacional y documentos varios nos brindan
informacin sobre la cultura de la organizacin.
c) de comunicacin: todas las manifestaciones comunicacionales de la organizacin, internas y
externas, formales e informales han de ser analizadas segn parmetros ya vistos.
2) Definicin de la cultura deseada: como consecuencia de un trabajo de indagacin a todos los miembros
de la organizacin, es que queda definida cul es la cultura que se desea poseer. Se procede a compararla
con la cultura actual, pudiendo encontrar desviaciones entre una y otra. Esto nos llevar a intervenir en la
cultura en mayor o menor medida.
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3) Implantacin de la cultura elegida: deben transmitirse los rasgos significativos que surgieron de la
cultura deseada y para ello debemos contar con los canales de comunicacin internos adecuados.
Una cultura no puede ser implantada, pues es un procedimiento que se construye en el acontecer diario
de las organizaciones; puede sufrir alteraciones o se puede intervenir en ella, pero no implantarse.
Estas etapas son secuenciales y requieren de un espritu de colaboracin por parte de la organizacin en
todas sus reas, ya que estos aspectos guardan estrecha relacin con otros. Existe un principio de validez
universal que es el cuidado cotidiano de todos los aspectos relacionados con ella. Villafae.
Una organizacin cambia dada su permanente adaptabilidad al entorno con el que interacta. Sin
lugar a riesgos de equivocarnos, al introducir cambios, stos repercuten organizacionalmente en
trminos de cultura.
El autor se pregunta si existen momentos de la vida organizacional en los cuales se sugiere intervenir en la cultura
con todo lo que ello implica, estamos en presencia de un activo intangible, pero caracterstico de cualquier
organizacin.
Cambio de la misin: es decir, su razn de ser. Si realmente se puede cambiar la misin deberemos poner la
mirada en la cultura corporativa.
Obsolescencia cultural: en ocasiones nos encontramos con lo que se conoce como resistencia al cambio
por parte de los integrantes de la organizacin.
Cambios estructurales profundos: fusiones y privatizaciones repercuten directamente al producirse un
choque de culturas.
Resultados negativos: si la organizacin no se adapta al mercado con el que opera, si sus objetivos
comerciales no se cumplen, se ver obligada a introducir una serie de cambios que afectarn a la cultura
completa.
Cualquiera sea el momento, la tarea no ser sencilla, debiendo apelar la dirigencia institucional primeramente a
una tarea de sensibilizacin para posteriormente poner en funcionamiento la etapa de ejecucin de nuevas
polticas tendientes a regularizar la situacin.
Mdulo 3
COMUNICACIN INTERNA: POLTICAS Y ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN
La comunicacin interna es menor envergadura que la comunicacin externa, o de menor importancia puesto que
sta ltima pone la mirada en actores considerados ms relevantes.
Debemos trabajar en la satisfaccin del empleado, en sus condiciones de trabajo, en su bienestar y sobre estos
aspectos, la comunicacin interna desempea un rol preponderante.
Un proceso integrador entre la dirigencia institucional y todos sus estamentos, buscando que se cumpla una
favorable indoor image Avilia Lammertyn.
ESTAMENTO 1
ESTAMENTO 2
DIRIGENTE
INSTITUCION
AL
ESTAMENTO 4
ESTAMENTO 3
Estamento: Niveles en que est compuesta la estructura organizativa. Tenemos que empezar a concebir
organizaciones diferentes a las de otrora si pretendemos formar nuevas mentalidades al momento de pensar una
organizacin.
Una mirada analtica de la comunicacin puertas adentro de la organizacin requiere detenernos en:
Dimensin poltica: Existe una poltica de comunicacin interna? Est contemplada dentro de una
estrategia global? Si no existe la voluntad poltica de querer gestionar estratgicamente la comunicacin
interna, estamos frente a una seria dificultad al pretender que genere una imagen positiva de la organizacin.
Dimensin instrumental: Cules son los canales por los que transitan los mensajes internos? Qu utilidad
poseen? Qu tipos de mensajes circulan? Un relevamiento y anlisis de medios de comunicacin internos o
micro medios y sus mensajes resulta imprescindible al momento de gestionar la comunicacin al interior de la
institucin.
Dimensin humana: Quines son los destinatarios en la comunicacin interna? De qu manera se los
contempla? Es la de mayor importancia por todo lo que hasta aqu venimos afirmando, sin dejar de considerar
que una mirada en este punto nos remite de manera inmediata al resto de las dimensiones presentadas.
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Quienes gestionan la comunicacin interna reducen su labor a la creacin y puesta en funcionamiento de diversos
medios creyendo que inundando la organizacin de medios y mensajes se solucionan todos los problemas internos
existentes, desconociendo de esta manera que cualquier acto comunicativo debe partir de un conocimiento de los
objetivos organizacionales y de la calidad y cantidad de interlocutores involucrados .
Comunicaci
n Interna
Dimensiones
Poltica
Instrumental
Humana
Cuanto mayor es la cantidad de empleados de una empresa, mayores sern las dificultades que puede presentar la
comunicacin, por consiguiente, su gestin deber ser cuanto menos ms cuidadosa.
Al momento de indagar sobre el fenmeno que estamos presentando, averige de dnde surgen las
comunicaciones, quin es el responsable, qu cargo ocupa y cules son sus atribuciones.
La comunicacin intraorganizacional debe ser concebida dentro de un entramado junto a otros aspectos del quehacer
organizacional. Porque debemos pensar que la comunicacin interna est al servicio de objetivos organizacionales
que no se podrn lograr sin una adecuada gestin de los procesos comunicacionales internos.
Actores y Pblicos de la Comunicacin interna
Los grupos, mediadores de las relaciones sociales que los sujetos establecen entre s, implican una dimensin til
para el abordaje de la comunicacin de una organizacin. A partir del reconocimiento de la importancia de los grupos
de pertenencia / referencia, podremos comprender cmo funciona la identificacin con una idea o con un espritu
institucional basado en la comunicacin de ciertos sentidos del saber y del saber-hacer organizacionales.
Podemos hablar de grupo como un vnculo entre dos o ms personas, que segn su modalidad implicar diferentes
comportamientos y motivaciones del los sujetos que lo integran. Estas variantes motivacionales y conductuales se
encuentran condicionadas por el grupo de pertenencia y de referencia de manera dialctica respecto al sujeto.
El apoyo del empleado al proyecto organizacional debe construirse. Un primer paso importante para esto
consiste en conocerlo.
Grupos de referencia: El socilogo Robert Merton realiz una teorizacin acerca de las relaciones de las personas
con su medio social, llegando a la conclusin de que los individuos poseen como marco de referencia los grupos a los
que pertenecen y a los que no pertenecen (Avilia Lammertyn).
Permite al individuo evaluar el propio comportamiento, teniendo en cuenta el accionar de los dems. Establecen una
fuente de comparacin basada en la consideracin de ciertos criterios reconocidos y legitimados colectivamente,
aunque no se trate necesariamente de un grupo de pertenencia.
Criterios bsicos a la hora de analizar la configuracin de un grupo determinado:
Autodefinicin: reconocimiento personal como miembro de determinado grupo.
Alterodefinicin: reconocimiento de los dems como miembro.
Interaccin: contacto frecuente y pautado con otros miembros.
El sujeto puede cumplir distintos roles, de acuerdo a su participacin y pertenencia al colectivo. Segn Avilia
Lammertyn, podemos reconocer grados de pertenencia al grupo:
Activa: cumple con los tres criterios mencionado anteriormente (autodefinicin, alterodefinicin, interaccin).
Nominal: cumple con el criterio de alterodefinicin.
Marginal: cumple con el criterio de autodefinicin, de manera perifrica.
No Miembro: no cumple con ningn criterio.
Un grupo implica la existencia de relaciones recprocas entre sus miembros. Cada uno de los integrantes de un
colectivo de personas establece relaciones con los dems y estas relaciones lo modifican como sujeto. Las relaciones
del individuo con otros individuos tambin implica que hay un ida y vuelta, donde los intercambios comunicativos
forman parte de la estructura interna del grupo, determinando sus caractersticas y reglas de funcionamiento
particulares.
Los grupos son identificables como tal, poseen una estructura social, los miembros cumplen sus roles en l.
La comunicacin es la sangre que los nutre. Poseen objetivos, pautas de comportamiento, intereses y
valores comunes (Avilia Lammertyn).
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Para que se produzca la asociacin entre individuos diferentes, es necesario que exista un elemento aglutinante, algo
que motive a los sujetos a reunirse, algo que los conecte estableciendo vnculos de identificacin entre ellos.
Bases de asociacin:
Ascendencia Comn:
Grupos de sangre,
familiaridad, pertenencia a
otros grupos.
Proximidad Territorial:
Barrios y comunidades
espaciales.
GRUP
O
Semejanzas Fsicas:
Rasgos biolgicos comunes.
Comunin de intereses:
voluntad de actuar
conjuntamente para alcanzar
finalidades comunes.
Existen motivaciones de reunin de individuos que tienen que ver con ciertas lneas de accin comunes. Cada
miembro jugar un rol determinado en esa accin colectiva, de acuerdo a sus propias capacidades, habilidades e
intereses.
El psiclogo social E. Bion plante distintos supuestos para entender la dinmica de conformacin grupal (Avilia
Lammertyn;1999;128), a saber:
1) El grupo se rene a fin de lograr el sostn de un lder de quien depende para nutrirse material y
espiritualmente y para obtener proteccin.
2) El grupo se rene para alcanzar un ideal. Se debe capacitar al grupo para que est concientemente alerta a
los sentimientos de esperanza, y al mismo tiempo los tolere. La esperanza slo persiste cuando permanece
como ideal a alcanzar, cuando no se materializa.
3) El grupo se ha reunido para luchar por algo o para huir de algo. Es el grupo de ataque fuga (Avilia
Lammertyn).
Grupos de Inters (pblicos): En comunicacin no es tan relevante lo que el emisor dice, sino lo que el receptor
entiende, el objetivo es la respuesta, no lo que se quiere manifestar. Vivimos incomunicados en una sociedad que
exacerba las comunicaciones.
EN las organizaciones no todos hablan el mismo idioma y no suele existir un lenguaje comn. Avilia Lammertyn
manifiesta que las comunicaciones se hacen difciles porque combinan valores y culturas generalmente
contrapuestas.
Para no estar incomunicados al interior de la empresa, se torna imprescindible la tarea de reconocer a todos y cada
unos de nuestros interlocutores, con sus caractersticas, sus expectativas para con la organizacin, sus
peculiaridades, etc.
Pblico: Agrupamiento humano que posee un inters comn respecto de la organizacin, de caractersticas
transitorias, cuya categorizacin se dar respecto de su proximidad con la misin institucional (Avilia Lammertyn).
El grupo de inters puede crearse an no habiendo contacto fsico y puede sufrir modificaciones segn su proximidad
con los intereses de la organizacin en cuestin.
A mayor proximidad con la misin de la institucin, mayor ser el compromiso de ese grupo de inters.
Premisas vinculadas al funcionamiento de los pblicos:
1. Las organizaciones con metas similares suelen tener pblicos similares.
2. La naturaleza nica de una organizacin a menudo puede hacer que sus pblicos sean diferentes a los de las
organizaciones que parecen similares a ella.
3. Entre los pblicos existe la ley del ms fuerte.
4. Los pblicos cambian a medida que cambian las organizaciones, y viceversa.
5. Los pblicos latentes deben manejarse con especial cuidado.
La posicin del grupo respecto de la misin organizacional puede ir variando en el tiempo, esta transitoriedad implica
reconocer que quien hoy integra un pblico interno, puede trasladarse y conformar un pblico externo o mixto.
Resulta ms apropiado hablar de grupos de inters, ms que de pblicos.
Pueden ser reunidos segn distintos criterios como: proximidad, pertenencia o intereses para con el objetivo o misin
organizacional. Los grupos de inters pueden ser: internos, mixtos o externos.
La clasificacin de los grupos nos permitir trabajar sobre las estrategias comunicacionales apropiadas para cada
caso, de acuerdo a la realidad particular de los grupos, adoptando eficaces criterios particulares de acuerdo a
tendencias especficas.
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Constituye una herramienta clave para la organizacin que pretenda cumplir con sus metas de manera eficaz.
Apuntando correctamente al pblico correspondiente, la organizacin puede aproximarse o alejarse del mismo, de
acuerdo a la estrategia comunicacional que elija y los efectos que esto produzca en su desarrollo institucional.
Grupos de Inters para la Organizacin
Grupos Internos: Grupos de inters que estn estrechamente vinculados a los designios de la organizacin, que se
encuentran compenetrados fuertemente con su misin especfica y que integran su plantilla de colaboradores
permanentes (cobran sueldo y poseen relacin de dependencia) (Avilia Lammertyn).
Segn su lugar en la estructura de la institucin, los grupos pueden ubicarse verticalmente:
Gerencia (directores, gerentes, subgerentes).
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Implicacin del personal: Permite establecer una relacin biunvoca entre la empresa y el individuo y una
movilizacin de ste para conseguir, a partir de la interseccin de su sistema de valores con el de la
organizacin, cumplir sus expectativas en el seno de sta asociando su propio xito al de la empresa
(Villafae).
Resulta fundamental que el individuo posea informacin acerca de la organizacin y su sentido de accin. La
falta de informacin acerca de la situacin de la institucin que lo contiene, puede angustiar al individuo y
contribuir a la inaccin. Es necesario mantener los lazos de comunicacin interna, durante situaciones
desfavorables que atraviesen a la institucin, ya que se trata de que el sujeto se sienta parte de la
organizacin y que esto lo incite a contribuir con su accin concreta para superar las crisis. Si existe una
cultura organizacional fuerte y comunicativa, por medio de la implicacin pueden conseguirse: la valoracin
del receptor, el reconocimiento del lugar ocupado por el sujeto implicado y la integracin del grupo humano.
Armona de las acciones de la organizacin: Implica un grado ms complejo referido a la cohesin de la
organizacin. Para lograr una identificacin con el pensamiento organizacional, el conocimiento producido al
interior de la misma debe circular como informacin que atraviese los distintos niveles y reas de la institucin
para metabolizarla y que luego pueda regresar a la direccin para ser reformulada. Este ida y vuelta garantiza
la armona de las acciones institucionales.
Cambio de actitudes: En todo plan de cambio organizacional debe tenerse en cuenta la necesidad de
desarrollar la accin comunicativa al interior de la institucin, sta implica una evolucin en la interaccin de
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los integrantes de una institucin y esto constituye un potencial factor de cambios, considerando que tanto la
interaccin humana, el dilogo, como la comunicacin permiten la expresin de ideas y la construccin
colectiva de decisiones y conocimiento. Se hace posible entonces planificar un cambio de actitudes coherente
y aceptable.
Mejora de la productividad:
Mediante la transmisin de informacin vinculada a la operatividad.
Sensibilizando al personal respecto a los objetivos de rentabilidad de la empresa.
Resulta imprescindible disponer de ciertos canales de comunicacin y la segunda, exige un grado importante
de implicacin personal y un compromiso de reciprocidad por parte de la empresa.
La comunicacin interna de una organizacin cumple un rol ms que importante para la vida institucional colectiva y
para el desarrollo de las metas organizacionales.
Principios de Gestin de la Comunicacin Interna
1. Integracin de la comunicacin interna en la gestin organizacional
2. Evaluacin del clima interno
3. Adopcin de una estrategia de comunicacin interna
Fases:
A.
B.
C.
D.
Diagnstico
Planificacin
Plan de accin
Seguimiento
No son etapas, son parte de la estrategia comunicacional que incluso pueden cumplirse de manera simultnea.
1. Integracin de la comunicacin interna en la gestin organizacional: Implica reconocer la importancia de
integrar la comunicacin a las estrategias generales de la organizacin.
La propia poltica de Imagen organizacional forma parte de las estrategias institucionales y, integra las
polticas de comunicacin de una organizacin. La proyeccin de una Imagen Positiva hacia afuera implica
fuertes procesos identitarios hacia adentro de la organizacin. La gestin de la comunicacin interna, al
favorecer la cohesin colectiva favorece tambin la institucionalizacin de la identidad propia, necesaria para
afrontar las distintas situaciones que atraviese la organizacin.
La gestin de la comunicacin interna no ser eficaz si no se encuadra en una poltica global que abarque
todos los mbitos de la empresa. Esa poltica slo puede ser la de la imagen (Villafae).
2. Evaluacin del clima interno: Precisa de la existencia de mecanismos de control que faciliten la medicin
del grado de adhesin al proyecto organizacional. Se evidencia el clima institucional, de acuerdo al grado en
que los integrantes del colectivo se apropian del proyecto global de la organizacin y lo significan para s
mismos.
Funciones: el diagnstico del estado actual de la organizacin y el seguimiento de la situacin.
Para proceder al diagnstico, se toma como herramienta el barmetro de clima interno, basado en las
encuestas personales de opinin.
Para que el cuestionario sea eficaz, debe responder a: (Villafae)
1. Cuestionario
a) Se utilizarn cuestionarios autoadministrados y annimos.
b) La modalidad es indiferente: abierto, cerrado o semiabierto.
2. Criterios de pregunta (homogeneidad)
a) Los correspondientes a los grandes ejes que recoge la auditoria sobre clima interno:
Higiene y seguridad
Resultados
Formacin
Promocin
Participacin
b) Los referidos a la comunicacin interna en particular
Satisfaccin de los canales informativos internos.
Inters y satisfaccin por la informacin recibida.
c) Los que tienen un carcter general
Conocimiento de la organizacin
Identificacin con los objetivos de la empresa.
3. Objeto
a) Objetivos de la encuesta
b) Funcin que cumple la encuesta
c) Muestra encuestada
27
d) Periodicidad
4. Resultados
a) Cmo se comunicarn
b) Asuncin visible de resultados
c) Explotacin informtica exhaustiva
3. Adopcin de una estrategia de comunicacin interna:
Atribucin de la responsabilidad de la gestin de comunicacin interna. Busca implicar en los
procesos comunicativos a las personas con mayor capacidad de prescripcin dentro de la institucin.
Concepcin de los mensajes: debe tener prioridad la comunicacin interna.
Creacin de
un Canal o
Medio de
Comunicaci
n Interno
Al momento de poner en funcionamiento un medio de comunicacin interno o micro medio, el mismo estar
condicionado por el tipo de mensaje que transmitir.
Habr que contemplar a nuestro destinatario y su forma particular de procesar la informacin. Se nos presenta el
objetivo que persigue el mensaje, cul es el efecto que se busca a travs de esa comunicacin contenida en el medio
de comunicacin.
VECTORES DE LA COMUNICACIN INTERNA
Para orientar estratgicamente los esfuerzos en trminos comunicacionales, una organizacin debe reconocer
primeramente los diferentes vectores que expresan la direccin y sentido de la comunicacin interna, los diferentes
recorridos que posee el mensaje canalizado a travs de distintos soportes o medios.
Cada soporte est en relacin al vector, y ste en funcin de un determinado objetivo.
La comunicacin interna debe estar organizada a partir de una estructura multidireccional y multiforme de tal manera
que sea un mecanismo vertebrador e integrador de la actividad humana en la organizacin (Villafae).
Vector Descendente
La funcin es hacer conocer internamente la historia econmica de la empresa y la historia del colectivo humano.
Tiene por objetivo fortalecer la cultura de la organizacin y reducir el rumor.
Rumor: Implica un aspecto esencial a considerar respecto del funcionamiento comunicacional interno de una
organizacin.
El rumor, de difcil control, es una realidad insoslayable de la organizacin. Esta forma de comunicacin
informal es un medio de transmisin de noticias y comentarios de gran valor. Sus informaciones son ms
espectaculares y atractivas que las formales y oficiales. Pero sus efectos pueden ser nefastos (Avilia
Lammertyn).
La accin comunicativa descendente se propone como solucin al rumor:
Asegurar que todos conozcan y entiendan los principios y metas de la organizacin
Lograr credibilidad y confianza
Extender la idea de participacin
Agilizar los canales de transmisin de la informacin
Fortalecer los roles jerrquicos.
Favorecer y hacer operativa la comunicacin.
Para desarrollar este vector, segn Villafae, podemos recurrir a:
a) Publicaciones peridicas
b) Noticias o flashes informativos
c) Hojas informativas para mandos
d) Tablones de anuncios
e) Gua prctica de la empresa
f) Folletos
g) Carteles
h) Objetos promocionales
28
i)
j)
Videos
Canales de audio
Se caracterizan por ofrecer informacin operativa y de servicio, de utilidad para el desarrollo del trabajo de
los usuarios.
Vector Ascendente
Jornadas de despachos abiertos: para facilitar la comunicacin vertical: actividad clave para una poltica
integral de puertas adentro. Consiste en brindar a cada uno de los pblicos internos la posibilidad de ingresar
a cada departamento y requerir distintos tipos de informacin.
Notas de obligada respuesta: exige la atencin explcita de un superior hacia sus empleados.
El conocimiento de los procedimientos y procesos tanto de gestin como productivos o de servicios por parte
de los clientes y proveedores internos.
Este tipo de comunicaciones internas tienen como objetivo configurar un lenguaje comn que se construye a travs
de la realizacin de diferentes actividades acordes con los principios y valores de la organizacin, para todos los
integrantes.
Objetivos:
Aumentar el rendimiento
29
Incrementar la competitividad
Dinamizar el potencial creativo y la innovacin.
Puede detectar cuando la organizacin desarrolla actividades tendientes a certificar normas de calidad de sus
procesos mediante una auditora interna.
Para que tenga xito, es necesario que est basado en una serie de elementos importantes:
Una voluntad decidida de hacer flexibles los accesos a la informacin desde todos los roles incluidos en el
organigrama organizacional.
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Un rumor no controlado o no percibido por los responsables de la organizacin puede derivar en conflictos
internos, pero estos no son exclusivamente consecuencias de aquel.
De acuerdo a la intencionalidad del surgimiento del rumor:
Impetuoso (corre muy rpido por los pasillos y genera mucho inters)
Sumergible (surge durante algn tiempo, luego regresa a la clandestinidad para resurgir ms adelante)
Clasificacin, basada en la esencial de Knapp, de acuerdo a sus objetivos: (Avilia Lammertyn).
Negro o agresivo: va en contra de una persona o grupo, atacando y difamando. Slo ocasiona malestar,
enojos, discordia. Es tcnico.
Gris o amenaza: genera miedo, espanto temor ante acontecimientos futuros. Es gris porque puede ser en
ocasiones beneficioso. No es tcnico.
Rosa o ensueo: apela a fantasas, ilusiones y esperanzas, actuando como incentivo o motivacin (de
acuerdo con las caractersticas del receptor). Puede ser peligroso si esas ilusiones no se concretan en el
mediano plazo. Puede ser tcnico (Avilia Lammertyn).
Un rumor es tcnico o no, haciendo referencia al contenido del mensaje, de lo que se habla, la idea que se
transmite.
Un rumor puede resultar claramente disfuncional y, por tanto, exige el mayor esfuerzo institucional.
Un rumor nunca puede ser anulado totalmente, pero si contrarrestarlo. Esto se logra con canales oficiales de
comunicacin.
Para combatir los rumores, no hay nada mejor que vacunarse: mantener fluidos canales de comunicacin formales
y poner los pies sobre la tierra en las comunicaciones. Siempre bajo la ley bsica: DECIR LA MEJOR VERDAD, DE
LA MEJOR MANERA Y EN EL MEJOR MOMENTO (Avilia Lammertyn).
TCNICAS PARA LA COMUNICACIN INTERNA
Slo podremos desarrollar tcnicas aplicadas a mejorar la comunicacin interna, siempre y cuando podamos
reconocer el valor que las prcticas comunicacionales tienen dentro de una organizacin.
Una organizacin con problemas en su comunicacin puertas adentro, probablemente fracase en sus metas
institucionales. Para alcanzar sus objetivos, una institucin debe contar con la suma de los esfuerzos de todos sus
integrantes tirando hacia el mismo lado y en caso de que hubiere desinformaciones o incomunicacin, no podr
darse la identificacin con tales objetivos y tampoco se podrn aunar energas.
La participacin y los valores compartidos tienden a resolver esta situacin de desigualdad jerrquica existente y as
el clima laboral mejora notablemente para todos.
Las comunicaciones de la organizacin deben crear un clima tal que el empleado sienta que su bienestar
personal, sus objetivos y los de su familia estn involucrados con el bienestar y las metas de aquella (Avilia
Lammertyn)
Aplicando ciertas polticas de comunicacin a interior de la institucin tambin resulta posible evitar problemas y
situaciones conflictivas entre los miembros de la misma.
Para desarrollar esta clase de comunicacin, conviene evaluar cules sern los medios ms apropiados para el
objetivo propuesto.
Avilia Lammertyn sostiene que la forma en que llegan los mensajes a los destinatarios internos son:
1) Contacto Personal: Es incontrolable, aunque s influenciable. Resulta conveniente desarrollar acciones de
capacitacin para el personal jerrquico, que apunte al manejo de este medio bsico de comunicacin
interpersonal.
2) Canales de Comunicacin Controlados: Canales que dependen de un rea especfica de la organizacin.
Es decir, su desarrollo depende de las tareas del sector organizacional encargado de la comunicacin interna.
3) Canales de Comunicacin Masivos: Medios a los que recurren los encargados de la comunicacin hacia
afuera de la organizacin. Es lo que usan los encargados de prensa y difusin.
La organizacin puede utilizar alguna de estas 3 formas o slo una.
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Para que el plan de comunicacin interna resulte eficiente debe ser puesto en funcionamiento de manera gradual,
para que los integrantes se encuentren debidamente preparados en cada nueva etapa.
PLAN DE
COMUNICACIN
INTERNA
ETAPA 1
ETAPA 2
ETAPA 3
DUROS
BLANDOS
Estos tipos son muy caractersticos en las organizaciones modernas y debemos estar preparados para convivir
armnicamente con ambos.
El perfil del destinatario deber ser considerado de manera permanente, ms all del lugar que ocupe en la estructura
jerrquica.
Diseo de la comunicacin en la organizacin: acciones indoor.
Las acciones de comunicacin interna deben ser abordadas tanto para pblicos internos, como semiinternos, como
ya los hemos presentado.
Cantidad de empleados.
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Una poltica de comunicacin busca nuevos canales de comunicacin y los prueba, los testea.
Induccin: Surge en el momento de incorporacin de un nuevo miembro a la institucin. Es importante que la
organizacin ambiente al nuevo integrante respecto de la vida institucional de la que formar parte.
Puede incluir entrevistas informativas y la entrega de material como manuales de personal, videos institucionales,
reglamentos y organigramas. De esta manera, el nuevo podr sumergirse en la cultura de la organizacin y as
podr ubicar mejor su rol dentro de la misma. Necesitamos que el recin ingresado se adapte rpidamente a la
cultura organizacional.
Carteleras: Es una de las vas ms rpidas de acceso al pblico interno. Responden al vector de comunicacin
descendente y son uno de los medios ms utilizados por las organizaciones. Debe poseer un diseo atractivo y
deben ser colocados preferentemente en lugares que no sean de paso.
Necesitaremos actualizar la informacin que all se difunde, suelen tener como desventaja el hecho de que el usuario
la asocia a un medio que posee informacin desactualizada, de acontecimientos ya ocurridos.
Revista Interna: House organ o revista de empresa, publicaciones institucionales que operan como medio
informativo y de construccin de identidad organizacional. Para que funcione de manera eficaz, conviene que todo el
personal participe de alguna manera en su confeccin, para que as se sientan parte y la revista tenga realmente un
significado para todos. Podemos encontrar notas y opiniones que difundan las acciones de un sector determinado de
la organizacin, por ejemplo.
Estructura:
rea editorial o de tapa: se trata el tema ms relevante que por ello cuenta con un espacio privilegiado en la
revista.
rea de tareas, seguridad, produccin: difunde cuestiones vinculadas a las tareas desempeadas y el
desarrollo de los productos de la organizacin, as como informaciones sobre capacitaciones programadas
para el personal.
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La clave consiste en fomentar su uso ya que muchas veces existe temor por parte de los empleados a manifestarse.
Responde claramente al vector ascendente.
Sistema de iniciativas: Son valiosos por los aportes a la eficiencia, por su contenido comunicacional y cultural
(Avilia Lammertyn). Conviene que sean promocionados a travs de otros medios de comunicacin y debe premiarse a
los participantes para incentivarlos a continuar aportando su creatividad y eficiencia. Las quejas y descontentos
deben correr por una va diferente.
La existencia del sistema de iniciativas son consecuencia de una filosofa dirigencia de querer escuchar
todas las voces.
Reuniones con dirigentes: Es una actitud sana favorecer los encuentros con quienes dirigen una institucin.
Resulta necesario reconocer la importancia de que estos mensajes guarden relacin con aquellos que se difundan
por otras vas, la reunin con dirigentes que se realice de manera semanal o quincenal ayudar a reforzar el plan
general de comunicacin interna.
Deberan ser voluntarias en un principio, pero programadas con anticipacin para organizar a los asistentes y permitir
cierta rotacin de voces.
Los temas a tratar conviene que sean abiertos para dar va libre a la participacin y al intercambio de opiniones.
Existen reuniones de todo tipo y no en todas se fomenta la participacin de los destinatarios.
Evaluacin: Las que los dirigentes realizan respecto del resto de los integrantes de la organizacin pueden constituir
una buena oportunidad de dilogo sincero y personal. Puede ser til para canalizar la comunicacin respondiendo al
vector descendente, al devolver el superior a su subordinado sus puntos de vista en relacin al desempeo de ste.
Debemos ser cautos al momento de evaluar desempeos, no debemos caer en una rutina que incomode al personal.
La evaluacin puede ser vista como un acto de vigilancia.
Organizacin de eventos: Constituyen excelentes momentos para contactar a los miembros de la institucin. Puede
plantearse como una opcin ldica para descomprimir desconfianzas y tensiones, una entrega de regalos o de
beneficios especiales que den cuenta de un espritu abarcativo de pertenencia y de acuerdos con la filosofa de la
organizacin. Pretenden dejar sentado el espritu de preocupacin institucional por los agentes y valorando
positivamente el capital humano de la institucin.
Programa de Becas: Premia el esfuerzo educativo del personal que busque capacitarse. La organizacin valora la
actitud de querer mejorar como persona y como trabajador. Las becas pueden ser primarias, secundarias,
universitarias, de posgrado o de especializacin.
Apoyo a capacitacin: La capacitacin favorece a la poltica comunicacional integradora, fomentando un inters por
la misin institucional. Puede utilizarse como espacio de motivacin para capacitadores y participantes, difundiendo la
filosofa de la empresa y ofreciendo lugar al debate de conceptos y teoras referidas a la va institucional.
Implacement: Reubicacin del personal en otros sectores de la misma organizacin y esto genera una imagen
positiva de la organizacin, ya que se permite el movimiento de personal y el progreso laboral. Se analizan los perfiles
de los integrantes y se compatibilizan con las estructuras y objetivos pertinentes definidos por cada rea. Se beneficia
al personal que se sentir ms til y con posibilidades de crecimiento al interior de la institucin.
No puede ser una actividad permanente, se corre el riesgo de una escasa adaptacin del individuo a cada una de la
reas de trabajo, con sus consabidas consecuencias negativas.
Comunicaciones locales: Una de las formas en que puede llegar un mensaje a los grupos de inters internos y
semiinternos. Si los consumos de esos medios son altos, deben sin duda ser aprovechados.
Radio de circuito cerrado: La posibilidad de colocar una radio de circuito cerrado que pueda emitir msica durante
la jornada laboral y al mismo tiempo pueda emitir mensajes de caractersticas urgentes no est muy alejada de una
relacin muy provechosa. (Avilia Lammertyn)
Su utilizacin se suele aconsejar en empresas de alta proporcin en sus labores.
Mdulo 4
POLTICAS DE COMUNICACIN Y COMUNICACIN EXTERNA
En una organizacin abierta, se deber poner mucha atencin a las variables del entorno, ste posee a facultad de
condicionar las polticas organizacionales.
La organizacin siempre est captando informacin de su entorno.
Al exterior de la organizacin, las comunicaciones se tornan ms dificultosas, debido a que el abanico de receptores
es mayor y stos ya no son tan fcilmente ubicables. Esto requiere de una atenta mirada que contemple
34
(investigacin mediante) los intereses y expectativas de cada grupo de inters externo y semiexterno de la
organizacin, porque cada uno posee caractersticas propias.
Muchas veces la empresa planifica solamente sus comunicaciones externas, dando prioridad a sus clientes y no
teniendo en cuenta que esa poltica debe incluir a su personal si quieren alcanzar los objetivos propuestos. Si la
empresa posee finalidad de lucro, sus clientes, potenciales clientes y usuarios son trascendentales, pero una
comunicacin integral que contemple a la totalidad de sus pblicos y tenga presente que el panorama es mucho ms
amplio en el universo de la recepcin cuando habla la institucin.
La organizacin debe contar con una misma lgica de comunicacin interna y externa.
Factores que hacen imprescindible una poltica de comunicacin externa:
El crecimiento de la competencia es cada vez ms notable.
Estamos insertos en una sociedad meditica: el poder de los medios masivos de comunicacin es
un factor a no descuidar.
El fenmeno de las Crisis corporativas es una realidad inevitable.
Los pblicos o grupos de inters son cada vez ms exigentes.
La sola accin cotidiana de la organizacin hace que surjan actores sociales no contemplados en
otras pocas.
Necesitamos contar con una poltica de comunicacin externa que trascienda lo meramente operativo para situarse
en un concepto clave: comunicacin estratgica, que implica que iremos desarrollando, una estrategia de relacin a
largo plazo. Se derivarn una serie de acciones y tcnicas comunicacionales tendientes a lograr una imagen pblica
positiva.
PBLICOS EXTERNOS
Trabajaremos con los externos y semiexternos, sin dejar de lado a los Grupos de presin que en la actualidad se
convierten en factores de riesgo para los intereses organizacionales.
El aqu y ahora de la organizacin determinar prioridades en relacin a los mensajes que se emitirn.
Cada uno de los destinatarios de la comunicacin organizacional se formar una imagen como consecuencia de ese
estmulo recibido, y si esa imagen es negativa, ser muy complicado revertir esa percepcin.
Fuentes de Informacin y marcos de referencia de los pblicos: Capriotti:
Orgenes de la Informacin: productor de los mensajes, la organizacin o el sector vinculado a la actividad
de la organizacin.
Fuentes de la Informacin: operan como filtros de la informacin, ya que por medio de estas fuentes circula
la informacin.
Sector
de
activid
ad
Organizaci
n
Entorn
o
general
Origen de la Informacin
Comunicacion
es masivas
Interacciones
personales
recprocas
Experiencia
personal
Pblicos
Interpretaci
n
IMGE
N
Interpretacin y formacin de
imagen
Las informaciones pueden provenir de distintas fuentes:
mbito de las Comunicaciones Masivas: Envuelve todos los mensajes que la organizacin enva a sus pblicos a
travs de los medios de comunicacin masivos (Capriotti), incluye a los mensajes provenientes del sector al que
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pertenece la organizacin o aquellos mensajes generales que de alguna manera logran afectar la realidad
institucional.
Los mensajes referidos a la organizacin pueden provenir de distintos emisores que utilizan a los medios masivos
como instrumentos para realizar su propsito comunicacional. Esta diversidad de mensajes puede generar mensajes
contradictorios respecto de la organizacin, generando un efecto de ruido.
Los procesos de comunicacin de los grupos estn bajo la influencia de los medios de comunicacin de masas, o
bien directamente, o bien las ms de las veces, a travs de la mediacin de los opinin leaders (Capriotti).
Habermas hace referencia a la influencia que tienen los medios sobre la opinin pblica, a travs de la incidencia en
los lderes de opinin de los grupos sociales.
Medios de Comunicacin
Lderes de Opinin
Grupos
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El contacto personal y la experiencia vivencial implican una identificacin mayor con lo percibido, los
mensajes son vividos como algo propio para el sujeto.
La comunicacin institucional a travs de los medios, resulta de gran valor en el actual contexto de produccin
econmica globalizada, los medios masivos son los ms apropiados para desarrollar estrategias de propaganda y
publicidad, entre otras tcnicas de comunicacin externa.
Estos mbitos poseen la capacidad de influir en todos y cada uno de nosotros al momento de interpretar una
determinada informacin y consecuentemente, formarnos una imagen.
PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN EXTERNA: COMUNICACIONES OUTDOOR
La Comunicacin outdoor, corresponde a las estrategias comunicativas hacia afuera o puertas afuera de la
organizacin, con ella hacemos referencia a una comunicacin con grupos de inters externos o semiexternos.
Conectan a la organizacin con las personas que no forman parte de ella pero que guardan algn tipo de conexin o
inters comn con la institucin. Buscan generar opinin pblica, dirigida a la transmisin de una imagen positiva de
la institucin en los proveedores, distribuidores o allegados a la misma.
Acciones comunicativas outdoor: tcticas de comunicacin institucional que se efectan con los grupos de inters
externos y semiexternos, es decir, aquellos que cumplen funciones o existen fuera de la empresa, en otros mbitos o
espacios propios (Avilia Lammertyn).
Para desarrollarlas requieren del uso de ciertas herramientas o medios de comunicacin que permitan transmitir
mensajes hacia afuera de la organizacin. Dichos instrumentos deben ser idealmente capaces de llegar al pblico
externo y semiexterno y persuadirlo para lograr una imagen positiva institucional.
Persuasin: Actividad mediante la cual un emisor (la organizacin) se vale de ciertos recursos al momento de
elaborar un mensaje para lograr la adhesin del receptor (grupo de inters). Se intenta reforzar o cambiar
creencias, actitudes y / o conductas del otro.
El uso de las informaciones y su llegada a los pblicos puede resultar vctima de algn tipo de manipulacin, no
podemos controlar todos los factores externos que inciden en la accin comunicativa y as podemos correr ciertos
riesgos al colocar sobre el tapete cuestiones que deberan haber permanecido en el mbito interno desde un
principio.
Podemos pensar en las versiones o rumores que pueden llegar a producirse en los medios masivos, respecto de
alguna prctica organizacional que sea mal vista socialmente. Es necesario ser cuidadosos a la hora de planificar
estrategias de comunicacin externa, lo que implica poner atencin tanto en el tipo de mensajes que se transmiten,
en su contenido, como en los medios a los cuales recurrimos para ello. Una eleccin impropia puede costarle tiempo
y dinero a una organizacin, ya que una informacin tergiversada por el entorno o mal comunicada desde un principio
puede afectar a la imagen de la institucin y producir daos econmicos y de imagen, alejando posibilidades de
negociacin o de xito organizacional.
La eleccin de los medios o canales para desarrollar la comunicacin outdoor debe guardar relacin con el tipo de
efecto que se busque generar en la sociedad, teniendo en cuenta o ubicndonos en el contexto social, histrico y
econmico actual. Los medios deben servir al objetivo comunicacional planteado de antemano, por s mismos no son
capaces de transmitir nada. La eleccin del medio debe ser atinada e incluso una estrategia comunicacional hacia
afuera puede combinar la circulacin de informaciones a travs de varios medios, para arribar a una relacin fructfera
con el pblico externo o semiexterno.
Los Medios no son un fin en s mismos: la sola existencia del medio no nos garantizada resultados
exitosos.
La comunicacin cuesta: aunque debe ser entendida como una inversin y nunca como un gasto, habr
que evaluar el impacto de nuestras comunicaciones en trminos econmicos.
Tcnicas y medios de Comunicacin externa: Publicidad, gacetillas de prensa o acciones ligadas a los medios
masivos, newsletters, organizacin de eventos, entre otras. Cada uno responde a determinados objetivos que
contribuyan al logro organizacional.
Tcnicas de puertas afuera:
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referentes a la estructura de su organizacin, sus valores y todo aquello que la diferencie de otras
organizaciones.
La Imagen de la institucin se pone en juego de manera directa, porque significa un riesgo a tomar, pero al
mismo tiempo genera ciertos efectos positivos o beneficiosos como: generar una opinin favorable en los
pblicos, fortalecer el valor de la compaa, simplificar mensajes hacindolos atractivos y potenciar el
sentimiento de pertenencia del pblico interno.
Puede desarrollarse a travs de diferentes medios tales como:
Televisin: los mensajes son de larga extensin en el tiempo, con todas las combinaciones que ofrece
el medio.
Radio: algunas campaas de bien pblico pueden apelar a este recurso.
Prensa grfica: se deber escoger el medio en funcin de las caractersticas de sus lectores, y suele
utilizarse como apoyo a la TV.
Inserts: avisos institucionales que se incorporan a un determinado medio grfico. El recurso es
costoso y habr que elegir cuidadosamente el medio de difusin.
Cartelera en la va pblica: frases cortas, con fuerte impacto y fcil recordacin caracterizan a este
medio.
Internet: medio de comunicacin de mayor crecimiento de los ltimos tiempos.
Es impensable una organizacin que no posea un sitio web, ello no nos garantiza resultados positivos.
Poseer un dominio es una herramienta valiosa y en la actualidad es el medio de comunicacin institucional
externa por excelencia: all aparece informacin vinculada a la misin, valores, aportes a la comunidad,
actividad de la empresa. Amerita tomar conciencia de su importancia en los tiempos que corren.
La diferencia entre la publicidad institucional (empresa) y la comercial (marca y producto) viene dada
por el contenido del mensaje y no por los medios utilizados.
Presentaciones Institucionales: Presentaciones de programas institucionales o de alguna accin
desarrollada por la organizacin que implican una buena presentacin oral, el uso de stands o exhibidores,
presentaciones audiovisuales, videos y folletos institucionales que sirven para reafirmar la presencia
institucional fuera del mbito interno. Otro recurso vlido en este rubro lo constituyen los videos
institucionales, difundidos en congresos y disertaciones: all habla la empresa exteriorizando sus atributos
positivos.
Prensa: Incluyen la circulacin de informacin a travs de gacetillas o comunicados de prensa,
videogacetillas, artculos periodsticos, publinotas, etc. y que tienen que ver con la influencia en la agenda de
los medios o del periodismo. Medios a los cuales se puede recurrir en caso de pretender encarar acciones de
prensa, Avilia Lammertyn.
Gacetillas: Escrito que se enva a los medios para dar a conocer noticias o aclaraciones relativas al
accionar de la institucin. Recurso por el cual no se le abona nada al medio, dependiendo de ste que
se publique o no. Las redacciones de los medios grficos, reciben enormes cantidades a diario de
este tipo de comunicaciones. No puede ser este el nico recurso comunicacional externo de una
organizacin.
Videogacetillas: Gacetillas que circulan por medios audiovisuales y que responde al formato de la
noticia televisiva. No es muy utilizado debido a que el medio televisivo se reserva la opcin de
difundirlo o no. Requiere de mayor esfuerzo de produccin.
Advertorial: Espacio pago (en diarios y peridicos) y la organizacin decide publicarla cuando siente
la necesidad de expresar su punto de vista ante hechos que son de dominio pblico, su diseo debe
ser ms atractivo para captar la atencin del lector. Expresa la posicin de la empresa ante
situaciones de controversia.
Artculos periodsticos: Enviar artculos a los medios o colaborar con el periodismo es clave en
estos tiempos, pero debemos ser cuidadosos de no inundar a la prensa con noticias poco
relevantes. El periodismo quien acude a la organizacin para que sta le brinde informacin en
formato de artculo.
Eleccin de vocero o portavoz: Representa a los directivos participando de programas televisivos o
exposiciones a los medios en nombre de la organizacin. La eleccin de un vocero que represente a
la empresa resulta de vital importancia: en l estarn puestas todas las miradas.
Press Kit: Se entrega a la prensa: carpeta, folletos, tarjetas, fotos, videos y gacetillas en apoyo de
alguna conferencia de prensa o campaa comunicacional.
Solicitadas: Comunicado que circula en espacios comprados por la organizacin donde el autor (la
empresa) emite su opinin. Asociaciones gremiales y partidos polticos suelen hacer uso de esta
herramienta.
OpEd - Opposite Editorial: Aviso que se coloca frente a la pgina editorial de un diario para plantear
temticas filosficas o que estn en agenda en ese momento. All tambin la empresa fija su posicin
en la voz de un alto dirigente.
Imagen asociada
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Cause Advertising: Publicidad de una causa que busca apoyar acciones de instituciones de bien
pblico o de intereses positivos para los grupos de inters de la organizacin. El apoyo a la ecologa,
a la educacin es estratgica si de imagen corporativa hablamos.
Bien Pblico: Accin directa o colaboracin con causas de bien pblico. La colaboracin es directa
por parte de la empresa, dejando de ser una publicidad para pasar al terreno de los hechos. Son
programas concretos de apoyo a sectores de la comunidad.
Auspicios, sponsoreos: Auspicios o apadrinamientos de eventos o iniciativas que coinciden con el
espritu de la organizacin o con la identidad institucional.
Donaciones: Responde a una estrategia de responsabilidad social, beneficiosa para la imagen
institucional y la eleccin de los beneficiados debe ser muy cuidadosa. Se interpreta mal esta accin
si slo se realiza de manera espordica y no aparece contemplada en una estrategia mayor de
relaciones con la comunidad.
Publicidades Segmentadas: Publicidades cuyo contenido y distribucin est orientado a slo un sector de
los grupos de inters (Avilia Lammertyn), a un segmento del pblico general y no a la totalidad. Para
desarrollarlas se puede recurrir al news letters o a una impresin de Memoria o Balance del ao.
News Letters: Utilizados para enviar informaciones confidenciales o de anlisis y se entregan va
mailing. Pueden tener costo (se venden), ya que pueden incluir informacin exclusiva o contenidos
especiales para pblicos especiales tambin.
Memoria y Balance: Coordinacin de escritos que resumen las actividades y logros del ao y se
entrega a pblicos semiexternos como proveedores o socios. Puede dirigirse a los lderes de
opinin. Debe ser redactado en estilo institucional y debe ser capaz de resumir el pensamiento y
filosofa de los dirigentes de la organizacin.
Organizacin de Eventos: Incluye a los congresos, exposiciones, agasajos, lanzamientos e inauguraciones
impulsadas desde la organizacin. Pueden incluir visitas guiadas, invitar a grupos o lderes de opinin a que
visiten las instalaciones de la institucin a los fines de establecer una comunicacin directa y muy prxima,
que son capaces de generar imagen de transparencia y honestidad institucional. El tour interno debe ser
planificado debidamente, cuidando de la seguridad personal de los asistentes que sern guiados por personal
especializado. La visita puede incluir un discurso de bienvenida, un recorrido por los diferentes mbitos o
departamentos de la organizacin y una proyeccin de un video institucional para acabar de construir en el
asistente una imagen concreta y firme del funcionamiento de la organizacin puertas adentro.
Acciones Directas: Acciones puntuales que cuentan con objetivos bien especficos y que apuntan a
fortalecer la comunicacin con ciertos pblicos o lderes sociales. Entre las posibilidades que tenemos
podemos mencionar:
Cabildeo o lobbying: Relacionarse con aquellos que tienen poder de decisin, con el objetivo de
influir sobre ellos en beneficio de los intereses de la organizacin (Avilia Lammertyn). Los mensajes
que circulan bajo esta modalidad son beneficiosos tanto para la organizacin como para los lderes o
funcionarios contactados y debido a la complejidad que implica este delicado vnculo, las gestiones de
lobby suelen requerir personal especializado en ciencias polticas.
Debe ser entendida como la gestin de la comunicacin entre la organizacin y los centros de
poder a efectos de lograr una corriente favorable dentro de un sentido estrictamente tico. Su
accin opuesta es el Trfico de influencias, la venta de gestiones al ms alto nivel utilizando
influencias e intercambios de favores a efectos de lograr una decisin favorable a toda costa al
margen de cualquier sentido tico.
Mailing: Utiliza el correo tradicional para enviar material explicativo sobre polticas organizacionales
asumidas o posturas institucionales respecto de algn tema en agenda. Es costoso, tiene la ventaja
de generar un contacto directo con el destinatario y de manera personalizada. Se recurre al mailing a
travs del correo electrnico, como una alternativa prctica, econmica e inmediata.
Regalos empresarios: Entrega de obsequios o atenciones a lderes de opinin o personas que se
pretende que recuerden a la organizacin. Tendr estrecha vinculacin con la imagen institucional y
con el perfil de los destinatarios, ya que sino puede fracasar en su objetivo.
Outplacement: Reubicacin laboral fuera de la empresa; es decir, en caso de reestructuracin
organizacional, un agente jerrquico puede trasladarse a otra institucin y durante este proceso de
traspaso las comunicaciones deben fluir para generar la sensacin de que la organizacin acompaa
a sus integrantes.
La efectividad puede ser discutible en valores econmicos. La efectividad de este tipo de accin no depende de su
carcter sino de su planeamiento. Las campaas especficas ofrecen siempre resultados apreciables.
Requiere mayores plazos para consolidar su accin persuasiva; sus resultados no aparecen tan rpidamente como
con la publicidad comercial, pero tambin es cierto que, por su sentido, obtiene mayor perdurabilidad. Todas y cada
una de las acciones outdoor contribuyen por cierto a ese tan preciado logro que es poseer una imagen corporativa
positiva y duradera en el tiempo y que sin una comunicacin estratgica no se podr lograr.
Acciones Outdoor:
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Villafae: la comunicacin de la personalidad de la empresa hacia el exterior. Esta manifestacin deber partir de
los atributos propios de la organizacin como venimos sosteniendo.
El concepto de corporativa hace referencia a la totalidad de la comunicaciones, aunque para el autor se sita en el
mbito de la Comunicacin institucional externa.
La comunicacin corporativa se distingue de la de producto o de marketing porque el referente de la primera
es la empresa globalmente considerada, como un sujeto con una personalidad pblica particular, mientras
que la segunda, aunque implique a la imagen de la compaa, se circunscribe a un mbito mucho ms
reducido, el del producto. (Villafae)
La comunicacin corporativa plantea la existencia de cinco programas:
Comunicacin del presidente: Vinculada a la imagen pblica de la empresa. El presidente, o gerente encarna los
valores culturales de la empresa y se convierte en portavoz del discurso corporativo no solamente hacia el exterior de
la compaa, sino tambin hacia el interior de ella. Debemos gestionar todas y cada una de sus exposiciones, sus
interlocutores se formarn una imagen no solamente de l sino que proyectarn esa percepcin a la empresa toda.
El presidente debe ser considerado como un medio ms de la empresa al servicio de su estrategia comunicativa y de
Imagen y el desarrollo de ese rol exige un grado de rigor en cuanto a su gestin similar al de cualquier otro programa
(Villafae).
Al exterior de la misma se vincula con:
Poderes pblicos.
Grandes clientes.
Grandes proveedores.
Medios de comunicacin.
La opinin pblica exigir la voz de la empresa solamente a travs de su mximo representante. Esa figura y su
comunicacin debe poseer una dimensin estratgica.
Presencia del presidente:
Carta dirigida a cuadros directivos de la empresa.
Aparicin en videos institucionales.
Presencia en medios a travs de un artculo solicitado por la prensa.
Desayunos de trabajo con diversos pblicos.
Vnculos con el poder poltico de manera estratgica (lobby).
El presidente debe proyectar una imagen coherente con el de la empresa, no pueden ser dos caminos diferentes,
pues las consecuencias usted ya las presume.
Comunicacin financiera: Un mensaje financiero es ante todo un mensaje institucional (Villafae; 1993; 274).
Este aspecto vinculado a la imagen financiera de la compaa debe gestionarse al igual que el resto de la poltica de
imagen de la empresa.
Se torna estratgico comunicar eficientemente los estados financieros, los balances y las memorias de la compaa,
todo ello claro est en funcin de lograr una imagen pblica positiva.
La proyeccin de una Imagen Positiva por parte de las empresas depende del equilibrio y la optimizacin de un
conjunto de imgenes parciales relativas a lo que podran considerarse las cuatro dimensiones claves de la Imagen
Corporativa: la Imagen financiera es una de ellas, adems de la de producto, la interna y la institucional u opinin
pblica acerca de la empresa. (Villafae)
El mapa de pblicos adquiere relevancia, puesto que no todos los pblicos de la organizacin sern
destinatarios de mensajes financieros.
Programa de comunicacin financiera:
1) Segmentacin de pblicos: accionistas, analistas de valores, prensa especializada, bancos, entre otros
actores financieros sern nuestros destinatarios. Resulta clave este paso por lo recientemente dicho.
2) Configuracin del mensaje: el contenido de la comunicacin y el estilo estarn en funcin de cada uno de
los destinatarios de nuestro mensaje financiero, a cada uno de ellos le corresponder un mensaje determinado.
3) Eleccin de la tcnica: la manera en que se va a comunicar el estado econmico financiero de la compaa.
Tcnicas ms utilizadas:
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Avisos financieros obligatorios: estipulados por ley para aquellas empresas que cotizan en bolsa.
Relaciones con la prensa financiera: actor estratgico clave, hablamos de una prensa especializada
con la cual el vnculo debe ser permanente y de mutua colaboracin.
Edicin de documentos financieros: el informe o memoria anual es el ms importante y la mayora de
las veces va dirigido a los accionistas de la empresa, aunque tambin suelen recibirlo medios de
comunicacin, entidades financieras y grandes clientes.
Publicidad financiera: no dista de ser diferente a la publicidad comercial, aunque la diferencia radica en
el contenido del mensaje. La clave es transformar una o varias cifras en un lenguaje entendible. Debe
poner en equilibrio el plano racional y emocional del mensaje. El primero indica las cifras, muchas
veces fras y el segundo ofrece ms bien un deseo.
Relaciones Pblicas financieras: actividad de apoyo a otras acciones. Villafae expresa: Estos
profesionales deben ser considerados como autnticos lderes de opinin del mercado financiero.
La comunicacin interpersonal al interior de la empresa: Expresa la cultura corporativa. Debe ser eficaz y
colaborar con el desarrollo de las tareas diarias, debe ser flexible para adaptarse a todos y cada uno de los
miembros y debe garantizar la comprensin de los mensajes.
La comunicacin telefnica: Debemos ser muy cuidadosos ya que ese primer acercamiento de cualquier
individuo a la empresa resulta clave y de esa impresin formada como resultado de la atencin telefnica, se
pasa a la conducta, cualquiera sea ella. Deberemos tener en cuenta:
Contar con una red telefnica tcnicamente eficiente.
Poseer un aceitado sistema de respuesta rpida y eficaz.
Contar con personal idneo en la tarea.
Cada una de estas acciones de comunicacin externa exigen un permanente replanteo en relacin a su eficacia, lo
que nos sugiere un aspecto que hemos desarrollado deben contemplarse mecanismos de monitoreo y evaluacin en
aras de lograr su ptimo funcionamiento, TODO REPERCUTE EN TRMINOS DE IMAGEN.
LA SOCIEDAD MEDITICA Y EL IMPACTO EN LAS ORGANIZACIONES
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Se torna indispensable una poltica de relacionamiento con la prensa que parta de la idea del enorme poder que le
caben a los medios a la hora de formar opiniones en el tratamiento que de los hechos realizan. La mayora de las
veces los medios son el nexo entre la organizacin y sus pblicos y como hemos visto en las acciones outdoor, no
todas son pautas publicitarias.
Una poltica de puertas cerradas para con la prensa es desaconsejable, si la empresa no brinda informacin sobre el
hecho, el periodismo habr de conseguirla por otro lado.
La organizacin capta informacin de su entorno, actividad que ha de ser permanente y suele hacerlo apelando a lo
que informan los medios sobre el sector al que pertenece la empresa, la comunidad con la que opera y a lo que
manifiestan sus pblicos.
ORGANIZACIN:
Debe brindar
informacin
MEDIOS
MASIVOS:
Acuden a la
organizacin
PBLICOS:
Buscan
informacin en
los medios
El impacto y la trascendencia de los medios masivos en la sociedad actual no ha de ser solamente una materia de
anlisis sociolgico, ya que su actividad y funcin contempla el accionar de la organizacin y buena parte de su
suerte, aunque esto ltimo pueda sonar tremendista.
La agenda de los medios y la relacin con la prensa: Los medios masivos participan como fuentes de informacin
y vas de comunicacin de mensajes publicitarios, periodsticos, propagandsticos e institucionales.
Conviene dedicarle atencin a las relaciones que la organizacin establece con la prensa, en tanto vnculo
potencialmente productivo a la hora de encarar la comunicacin hacia afuera.
La empresa periodstica a diario confecciona su agenda de temas que considera relevantes, destacando algunos
hechos y descartando otros.
No todos los acontecimientos que produzca la empresa merecen ser difundidos por la prensa, pero el rol periodstico
va cambiando en su funcin tradicional: el periodista ahora espera que le ingrese informacin proveniente de las
instituciones, a diferencia de otras pocas, cuando sala a cubrir un acontecimiento.
Muchas organizaciones piensan que la tarea de vinculacin con la prensa consiste en enviar de manera permanente
informaciones sobre el acontecer organizacional, no teniendo en cuenta que muchas de esas informaciones carecen
de inters tanto para el periodista como para la audiencia de los medios de difusin masiva.
Para encarar apropiadamente la relacin con los medios, resulta necesario seguir una serie de principios bsicos,
para garantizar un vnculo estable, duradero y fructfero con la prensa.
Ser francos y honestos: siempre ser mejor vista una declaracin de honestidad que negar los hechos.
Conviene decir la verdad si es que a la organizacin le cabe alguna responsabilidad concreta en situaciones
conflictivas.
No ser evasivos: no poseer una poltica de puertas cerradas para con la prensa.
No sobredimensionar hechos ni cualidades de la organizacin: jams digamos que somos lo que no
somos.
Evitar comentarios off the record: las frases fuera de registro o dichas en los pasillos pueden ser
contraproducentes. Todo debe ser oficial.
No discriminar: todos los medios deben ser tenidos en cuenta por parte de la organizacin sin importar el
impacto de cada uno de ellos en la comunidad. Muchas veces se cae en el error de reducir el panorama
meditico a unos pocos medios.
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Colaborar con las buenas y malas noticias: es muy fcil colaborar con las buenas nuevas, pero tambin
habr que hacerlo en situaciones no deseadas.
Explicar cuando decidimos no hablar: este recurso debe pasar por el tamiz del tiempo, es decir
manifestarle a la prensa que se est elaborando el discurso a transmitir.
No culpar al medio si no se publica una noticia: los medios no estn al servicio de la empresa. La decisin
de publicar un artculo o una gecetilla es facultad de la empresa periodstica.
Colaborar con el periodista: una vez que se ha establecido el vnculo con el periodismo, debe existir un
permanente espritu de ayuda para con su labor.
Para encarar la relacin con los medios masivos, podemos pensar en:
1. Mostrarse sinceros
2. Designar portavoces apropiados
3. No mostrarse antagnicos o a la defensiva
4. Reconocer las responsabilidades de las organizaciones respecto del derecho a la informacin del pblico
5. Mostrarse accesibles y sensibles a las solicitudes de informacin
6. Facilitar informacin lo ms completa y detallada posible
7. Estar dispuestos a proveer buenas y malas noticias
8. Compartir la informacin sin demoras
9. Destinar reas especficas para la comunicacin externa
10. Establecer contactos personales con los medios masivos.
No cualquiera puede desempearse en el rea de prensa de una institucin. Es necesario que esa persona se
encuentre capacitada para poder abordar la comunicacin hacia afuera de manera responsable y atenta a todos los
principios.
Avilia Lammertyn plantea que el contacto puede darse bajo:
Mutuo acuerdo: empresa y periodistas se ponen de acuerdo para reunirse y hablar sobre un tema de inters
comn a la organizacin y a los lectores, oyentes o televidentes. Es consecuencia de una ptima relacin
entre ambas partes.
Convocatoria de la empresa: la empresa desea comunicar algn acontecimiento o fijar su punto de vista
antes situaciones especficas. Un ejemplo de esto es la conferencia o rueda de prensa.
Asalto: el periodista busca el reportaje o la noticia. Es el menos deseado por la organizacin, pues no ha
habido acuerdo previo. El periodismo de investigacin adquiere cada vez ms relevancia en nuestra sociedad
y debemos estar preparados para saber enfrentar este asalto del periodismo.
Villafae destaca la importancia de la existencia de un manual de gestin comunicativa que establezca las bases
de la relacin con la prensa, es decir que el mencionado autor contempla una estrategia que debe quedar plasmada
en un escrito de uso por parte de la organizacin en su vinculacin con este actor social clave.
Las informaciones provienen de la agenda que la organizacin misma confecciona y que ser amplificada y difundida
por los medios. Los medios harn una interpretacin de esos mensajes aadindole ciertas valoraciones que,
dependiendo del vnculo que se haya construido con ellos, resultar ms o menos fructfera para la imagen de la
organizacin.
Los resultados de las acciones comunicacionales vinculadas a la prensa pueden ser atravesados por factores ajenos
a la mera voluntad de la institucin y esto debe ser un motivo de relevancia para que la organizacin comprenda
primero que no todas las comunicaciones al exterior de ella pasan por el tamiz de la prensa, y segundo que deber
monitorear de manera permanente la calidad de la difusin informativa.
No hay que incurrir en la presuncin de que una gran presencia en los medios es la mejor poltica que puede
seguirse. Los mejores resultados se obtendrn cuando esa presencia se d en el momento y circunstancias
adecuados (Villafae)
La manera de construir unas relaciones eficaces con la prensa, que contribuya a que sta proyecte una Imagen
Positiva (Villafae) de la misma, se basan en ciertos procedimientos.
A. Establecimiento de una poltica a largo plazo. Es necesario planificar las relaciones con la prensa de
acuerdo a la estrategia general de Imagen institucional. No podemos acordarnos de ella slo cuando la
necesitemos.
B. Fomento de un espritu de colaboracin con los periodistas. Para satisfacer sus demandas de
informacin, generar confianza y establecer relaciones privilegiadas con el medio.
C. Eficacia en la difusin informativa. Para ello resulta til elaborar un fichero de prensa que deber ser
actualizado y personalizado.
D. Racionalizar los contactos con los periodistas. Implica seleccionarlos, personalizarlos, ofrecerles avances
informativos y verificando la recepcin de la informacin enviada por la organizacin.
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Muchas organizaciones contratan un servicio de Monitoreo de medios (Clipping) que consiste en realizar
un seguimiento en torno al tratamiento que de la informacin se realiza desde las empresas periodsticas.
Menciones a la organizacin, la competencia, al sector son algunos de los aspectos a investigar.
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