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Vida sedentaria
Aparicin del Estado
Perodo Agrcola
Antigedad
Grecolatina
Feudalismo
ADMINISTRACIN,
Y DESARRROLLO
Posteriormente,
los
siervos
se
independizan, apareciendo los talleres
artesanales
ORIGEN
Nuevas
formas
de
administracin,
estructuras de trabajo extensas, niveles de
supervisin escasos
Revolucin
Industrial
Surgen los
sindicato
gremios,
antecedentes
al
Centralizacin de la produccin
Auge industrial
Administracin de tipo coercitivo
Siglo XX
Planeacin
Mecnica
qu se quiere hacer?
qu se va a hacer?
Organizacin
cmo se va a hacer?
Direccin
Control
cmo se ha realizado?
ADMINISTRACIN
Dinmica
PROCESO
ADMINISTRATIVO
FASE
MECNICA O
ESTRUCTURAL
PLANEACIN
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
ORGANIZACIN
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Descripcin de
funciones
Coordinacin
Toma de decisiones
DIRECCIN
EJECUCIN
FASE
DINMICA
U OPERATIVA
CONTROL
Supervisin
Establecimiento de
estndares
Medicin
Correccin
Retroalimentacin
PLANEACIN
Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con
base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse
en un futuro.
Importancia
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya
que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y
se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Tambin reconoce hacia donde se
dirige la accin, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos
bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional
de los recursos.
2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no
los elimina.
3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con
las mayores garantas de xito
4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de
lograr y mejorar las cosas
5. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea
6. Establece un
sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismos.
7. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.
Preparado por: Norma Constanza Morales Cruz, Docente Institucional V. Universidad
Cooperativa de Colombia Ibagu.
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Tipologa de la Planeacin
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos
o esquemas detallados de los que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos.
En cuanto al periodo establecido los planes se pueden clasificar en:
a) Corto plazo: se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao.
Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses.
Mediatos: se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis meses o menor de
doce meses.
b) Mediano plazo: su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos.
c) Largo plazo: son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.
Tambin existe la planeacin total o integral, para precisar acerca de esta planeacin es
necesario reconocer las siguientes:
-
Planeacin Estratgica
Planeacin Tctica
Planeacin Operativa
Area de Produccin
Area de Innovacin
Area de Talento Humano
Area de MercadeoArea de Finanzas
Operarios
Operarios
Operarios
Operarios
Operarios
PLANEACIN
ESTRATGICA
TIEMPO
Largo
NIVEL
Corporativo o alta
direccin
Propsitos
Objetivos
ETAPAS
Estrategias
Polticas generales
Presupuestos
generales
Pronsticos
TCTICA
Mediano y corto
plazo
Directivo
o
ejecutivos
Objetivos
departamentales
Polticas
departamentales
Presupuestos
departamentales
Programas
departamentales
Presupuestos
departamentales
Pronsticos
OPERACIONAL
Corto
Operativo
Objetivos
operacionales
Polticas
operacionales
Presupuestos
operacionales
Programas
operacionales
Presupuestos
operacionales
Reglas
Sirve de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los
dems tipos de planes.
Permiten orientar a los responsables de la planeacin, sobre el curso de accin
que deben seguir al formular los planes.
Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de
responsabilidad social.
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ETAPAS DE PLANEACIN
La planeacin bsica es el punto de partida y directriz primordial de toda actividad
administrativa. Est integrada por las siguientes etapas:
Propsitos: La planeacin inicia con la definicin de propsitos que pueden ser
conceptualizados como los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser,
naturaleza y carcter de cualquier grupo social. En conclusin, los propsitos son
fundamentaciones o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o
semipermanente, un grupo social.
Con el objeto de definir los propsitos acertadamente, es indispensable conocer las
diferencias entre los propsitos y los objetivos, as:
Para asimilar con mayor precisin se presenta el siguiente ejemplo, que conceptualiza
cada una de las siguientes caractersticas:
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Estrategias: son los cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y
el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones
ms ventajosas. Se refiere a la manera de elegir las acciones ms adecuadas para
encauzar los esfuerzos y derrotar al enemigo o, para disminuir las consecuencias de una
derrota. Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la
competencia, y la vida de la empresa en s.
Preparado por: Norma Constanza Morales Cruz, Docente Institucional V. Universidad
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Caractersticas
a) Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas
b) Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que
fueron diseadas; una vez alcanzados los objetivos, para el establecimiento de
unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.
c) Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento
fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
d) Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica.
e) Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.
Polticas: son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro
de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin
que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias, habiendo
sido establecidas en la funcin de stas.
Clasificacin de las polticas:
De acuerdo al nivel jerrquico en que se formulen las estratgicas, pueden ser:
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En la planeacin tambin se utilizan los Mtodos que son una forma exacta de detallar
como se ejecuta una actividad previamente establecida y son aplicables a actividades
rutinarias y repetitivas.
Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente relacionados, los
primeros, determinan el orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades y los
segundos, indican cmo efectuar dichas actividades, por tanto, los mtodos son parte de
los procedimientos.
Lineamientos para su elaboracin:
Para que los procedimientos cumplan su funcin, es necesario que:
Previamente a su aplicacin se capacite al personal.
Deben ser accesibles y de fcil interpretacin
Se deben representar grficamente
Se debe evitar la automatizacin del personal
Para su implementacin, se deben ajustar situaciones reales y factibles
Deben revisarse peridicamente
No deben ser demasiado rgidos
Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal
La supervisin no debe ser muy rigorosa
Planes: son esquemas resultantes de la planeacin, en una o todas las etapas de la
misma.
Los planes cuentan con unos lineamientos especficos para su implementacin:
Autorizacin: se ejecutan los planes realmente autorizados
Objetividad: debe fundamentarse en datos y elementos cientficos
Actualizacin: los planes deben ser adaptables a los cambios constantes a que
est sujeta la empresa
De naturaleza confidencial: existen ciertas situaciones en el contenido del plan que
no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa
Sencillez: debe ser de fcil comprensin
Adecuacin: debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrn en prctica
Completo: debe abarcar todas las actividades necesarias para el logro de objetivos
Ventajoso: debe proporcionar ventajas visibles a cada uno de los participantes en
su realizacin.
ORGANIZACIN
Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos
involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar las
atribuciones de cada uno.
Preparado por: Norma Constanza Morales Cruz, Docente Institucional V. Universidad
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Una buena organizacin depende de que tan bien se halla elaborado la funcin de
planeacin y de la forma como las personas hayan hecho su trabajo. La organizacin
consiste en cinco pasos bsicos:
Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que
recurrir para el cumplimiento de los objetivos.
Agrupar
las
actividades
estructuralmente,
es
decir
realizar
una
departamentalizacin coherente con lo que se tiene que hacer.
Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.
Asignar los recursos.
Coordinar los esfuerzos.
Niveles de organizacin
Componentes de la organizacin
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Uno de los conceptos de organizacin tal vez ms completo es el del ortodoxo Louis A.
Allen, quien afirma lo siguiente:
La organizacin formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales
lleva en s misma una cantidad especfica de autoridad, responsabilidad y obligacin de
rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y
minuciosa para permitir que los responsables de la empresa trabajen juntos con ms
efectividad y alcancen los objetivos.
La organizacin formal se caracteriza porque est bien definida, tiene una delegacin
adecuadamente limitada y posee relativa estabilidad. La organizacin formal es una
estructura ms o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este
que tareas puede realizar y de que maneras especficas predispone su obediencia a las
rdenes de individuos predeterminados, e indicarle que debe trabajar de modo
cooperativo con las dems personas. La organizacin formal facilita el establecimientos
de objetivos y polticas; es una forma de organizar relativamente fija y predeterminada, lo
cual permite a la empresa pronosticar su futuro y sus probables ganancias.ii
TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales
dan lugar a la especializacin de las actividades y las funciones. Estas ltimas, se
derivan de los objetivos de la planeacin y son la base de la organizacin. Las
funciones se subdividen en tareas.
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PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porcin
especfica del trabajo global. En principio esa designacin debera tener en cuenta
habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, prctica, y comportamiento de cada
persona.
RGANOS: los rganos son grupos de personas que se agrupan porque tienen
caractersticas semejantes.
RELACIONES: anteriormente, se entenda por relaciones toda interaccin entre el
hombre y los rganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en da, se entiende
como la interaccin del hombre con su trabajo, con dems personas ya sean del
mismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.
Estructura jerrquica.
rganos de la estructura.
Canales de comunicacin que unen los rganos.
Los nombres de quienes ocupan los cargos.
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Una caracterstica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad y
simplicidad, la estructura de la empresa, en el no se describen las funciones de los
representantes. Los componentes del organigrama son los rectngulos o crculos o
cuadros, unidos entre s mediante lneas horizontales y verticales.
Los rectngulos simbolizan los cargos y las lneas los canales de relacin entre ellos.
Cuando las lneas van de forma descendente indican autoridad, pero, cuando van en
forma ascendente, el organigrama indica responsabilidad. La expresin de autoridad en
los organigramas se expresa de tres formas:
Es importante saber que los organigramas deben mantener la mayor simplicidad posible y
evitar el cruce excesivo de lneas. Los cargos del mismo nivel jerrquico debern tener
nombres equivalentes o que indiquen el nivel.
DIRECCINiii
Consiste en dirigir y verificar que las cosas marchen bien. Se acta directamente con los
recursos humanos de la empresa. Esta es de carcter interpersonal, de modo que tiene
que tener muy en cuenta a los subordinados y la forma como hacer que estos se sientan
bien en su trabajo y rindan de la forma esperada, para esto el encargado de la direccin
debe tener en cuenta tres palabras claves: comunicar, liderar y motivar. Para que se
Preparado por: Norma Constanza Morales Cruz, Docente Institucional V. Universidad
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desarrollen los objetivos es necesario que la ejecucin y direccin sean correctas y para
esto se debe entender a los subordinados y guardar una estrecha relacin con ellos.
Dirigir significa explicar y guiar a los dems por los planes que se deben realizar, acorde a
los objetivos preestablecidos. La direccin se presenta en tres niveles:
Dentro de la funcin de direccin, se deben tener en cuenta los trminos, estos son los de
autoridad, responsabilidad y poder.
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Las organizaciones deben saber que autoridad se tiene sobre la empresa, es decir, la
capacidad de formular tareas, pero tambin es necesario conocer la responsabilidad que
se tiene de cumplir con las tareas. Lo anterior se hace para que una situacin no se
preste para conflictos como el de culpar a un subordinado por no hacer algo, conociendo
de antemano que no tena la autoridad suficiente para hacerlo, o en un caso contrario
cuando la autoridad que se ejerce excede la que se tiene.
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Principio de amplitud de control: Tiene que ver con el nmero de personas al que
un individuo puede delegar autoridad. Hay que tener presente que este nmero
es limitado y depende del nivel jerrquico de la persona que controle. Entre
mayor sea el nmero de subordinados que se manejen, menor es el control que
se realizan sobre todos ellos. Esta limitacin se implanta para evitar la confusin
de los subordinados y para que esta sea lo ms efectiva posible. Una variable
decisoria en el proceso que determina el nmero de personas que se va a
controlar es la personalidad del jefe y tambin de la dificultad de la situacin que
se va a dirigir o supervisar.
Liderazgo
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Es la influencia que se puede ejercer sobre una colectividad. La corriente seguidora del
alemn Max Weber, considerado el fundador de la sociologa moderna, distingue tres
tipos de liderazgo que se refieren a otras tantas formas de autoridad:
CONTROL
Toma de decisiones despus de comparar lo planeado de lo ejecutado. El control dentro
de la organizacin se utilizar para:
Mejorar la produccin y el desempeo mediante la supervisin.
Proteger los materiales o la materia prima mediante la especificacin de
estndares.
Mejorar cada vez ms los productos ofrecidos por la empresa.
Impedir los excesos de autoridad.
Supervisar el desempeo de los empleados enfocndose a la disminucin de
desperdicios.
Para ejercer el control, se requiere cumplir con las siguientes etapas:
o
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o
o
Es necesario controlar para guiar el camino desviados por el principal. El objetivo principal
del control es tomar el pasado en el presente y transportarlo al futuro.
Clasificacin del control
Puede clasificarse segn el momento en:
o
Preventivo: Cuando toaos herramientas de control antes que
las acciones se realicen.
o
Correctivo: Cuando tomamos herramientas de control
despus de que las acciones se realicen.
o
Proactivo: Pensar en las actividades del futuro con los dato
de hoy. Establece en qu punto del proceso est el control.
Si son objetivos o subjetivos en:
o
Normativos: Busca cumplir con los requerimientos
especficos. Tiene muy en cuenta las caractersticas que debe cumplir el proceso.
Conformidad.
o
Racional: Depende de la perspectiva y experticia de quin
ejerce el control. Es ms subjetivo.
Segn la naturaleza:
Fsico: Cuando existe algo que vamos a controlar.
Gestin: Es ms subjetivo.
o
o
Segn el objeto:
o
Cuando se
Generalmente detiene el proceso.
tiene
claramente
establecido
el
control.
Es muy importante tener en cuenta la criticidad pues a veces es ms caro el remedio que
la enfermedad.
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Es muy importante tener en cuenta la criticidad en el ejercicio del control, pues a veces es
ms caro el remedio que la enfermedad.
Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no
logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha
la accin correctiva. El objetivo del control es indicar cundo, cuanto, como y donde debe
ejecutarse la accin.
La accin necesaria se emprende con los datos cuantitativos obtenidos en las fases del
proceso de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse
representan la culminacin del proceso de control.
La accin correctiva que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos es la
esencia del control, y su base es la informacin que reciben los gerentes.
Para poder entender la funcin de mercadeo, es necesario definir mercado, este es un
lugar tangible o intangible donde existen:
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