Reglamento

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL
SECRETARA DE EDUCACIN
COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.
REGLAMENTO INSTITUCIONAL INTERNO DE

PRESUPUESTO, COMPRAS, CONTRACION DE SERVICIOS
PERSONALES, CONTROL INTERNO, MANEJO DE
INVENTARIOS Y CONTRATACION MENOR A 20 SALARIOS
MNIMOS VIGENTES
ACUERDO No. xx
Que el Consejo Directivo de la Institucin Educativa

Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, en uso de sus
facultades y en especial las que le otorga el decreto
992 del 21 de mayo de 2002, en su artculo 10mo,
acuerda:
NORMAS GENERALES
Creacin de los Fondos de Servicios Docentes:
Los Fondos de Servicios Docentes, fueron creados en las Instituciones

Educativas Distritales, mediante el artculo 182 de la ley 115 de febrero
8 de 1994, cuya finalidad es la de atender los gastos diferentes a
salarios y prestaciones sociales.
Luego es cambiado el nombre de Fondos de Servicios Docentes, por la
ley 715 de 2001 y queda a partir de esta ley como Fondos de Servicios
Educativos, Donde dice el artculo 1ro. Del decreto 992 del 21 de mayo
de 2002 que Los Fondos de Servicios Educativos como mecanismo
presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido
1


dispuestos por la ley, para la adecuada administracin de sus rentas e
ingresos y para atender los gastos de funcionamiento e inversin,
distintos a los de personal.
Los Fondos de Servicios Educativos podrn estar financiados con
recursos de la Nacin, de las entidades territoriales, de las entidades
oficiales, de los vinculados por los particulares para favorecer a la
comunidad, de los producidos por venta de los servicios que presta el
establecimiento educativo, siempre y cuando estn destinados a
financiar gastos distintos de los de personal. Para la administracin y
ejecucin de estos recursos los establecimientos educativos estatales, a
travs de su respectivo Consejo Directivo y del Rector Ordenador del
Gasto, debern sujetarse a lo dispuesto en el decreto 992 de 2002 y
dems disposiciones pertinentes.
A. Que La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,

es una entidad gubernamental, que tiene por objeto dedicarse
principalmente a la educacin pblica.
B. Que el Consejo Directivo, con base en las competencias que le
confieren las normas vigentes
y teniendo en cuenta las
disposiciones generales que le otorga la ley 87 de 1993, la ley 115
de 1994, la ley 715 de 2001, y los decretos 1860 de 1994, 1857 de
1994, 1035 de 1997, 992 de 2002 y en especial dando
cumplimiento al artculo 13 de Ley 715 de 2001 y al artculo 10 del
Decreto Reglamentario 992 de Mayo 21 de 2002, debe
reglamentar algunos procedimientos expresos en dichas normas.
C. Que le corresponde al Consejo Directivo de la Institucin,
reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la
contratacin de servicios personales, el control interno, el manejo
de inventarios, y el calendario presupuestal con sujecin a las
normas vigentes.
D. Que, corresponde al Consejo Directivo aprobar el Reglamento de
Contratacin para todos aquellos contratos que no superen los 20
SMMLV, sealando criterios, procedimientos y facultades a los
cuales debe sujetarse la Institucin en materia contractual; bajo el
principio que los actos de contratacin de la Institucin Educativa
Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, se harn siempre a precios de
2


mercado, publicados
Contratacin Estatal).
en
el
SICE
(Sistema
de
Integral
de
E. Que se hace necesario la expedicin de un Reglamento de

Contratacin para la Institucin que dinamice, agilice y haga
efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las polticas
y directrices trazadas por el Consejo Directivo de la Institucin
Educativa.
F. Que por lo anteriormente expuesto el Consejo Directivo de la
Institucin ALDEMAR ROJAS PLAZAS,
ACUERDA:
ARTICULO 1. REGLAMENTO
PRESUPUESTALES
DE
PROCEDIMIENTOS
NORMAS VIGENTES: DECRETO 1035 DE 1997, DECRETO

992 DE 2002.
El presupuesto Anual del Fondo de Servicios Educativos, es el
instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de
ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el
presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de
proyectos, para la correspondiente vigencia fiscal en la Institucin
Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS.
El presupuesto de ingresos contendr la totalidad de los ingresos que
por cualquier concepto reciba la Institucin Educativa ALDEMAR ROJAS
PLAZAS, y se clasificar en grupos con sus correspondientes fuentes de
ingreso tales como:
1. Ingresos operacionales: Los constituyen las rentas o fuentes
de ingresos pblicos o privados de que dispone o puede disponer
regularmente, sin intermitencia el Fondo de Servicios Educativos
3


de la Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,
los cuales se obtienen por la utilizacin de los recursos de la
Institucin en la prestacin del servicio educativo (docencia,
extensin e investigacin) o por la explotacin de bienes o
servicios de la Institucin.
2. Transferencias de recursos pblicos: Son los recursos
financieros girados directamente al Fondo de Servicios
Educativos ALDEMAR ROJAS PLAZAS, por las entidades pblicas
de cualquier orden.
3. Recursos de capital: Lo constituyen aquellas rentas que la
Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, obtiene
eventualmente por concepto de recursos del balance,
rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien
sean directamente o a travs de la correspondiente entidad
territorial los cuales deben ser administrados a travs del Fondo
de Servicios Educativos.
Presupuesto
de
gastos
o
apropiaciones:
Contienen
las
apropiaciones, gastos o erogaciones, que requiere la Institucin
Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, para su normal
funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo
Institucional (PEI), demande. Este debe guardar estricto equilibrio
con el presupuesto de ingresos.
El Consejo Directivo de la Institucin Educativa ALDEMAR ROJAS
PLAZAS, aprobara un proyecto de presupuesto en cada vigencia,
teniendo en cuenta los siguientes procedimientos:
1. De acuerdo a lo normado en el decreto 1035 de 1997, y en
artculo 3 del decreto 992 del 21 de mayo de 2002 en su
pargrafo nico, le corresponde al Rector Ordenador del Gasto
de la Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,
y antes del inicio de cada vigencia fiscal, elaborar el proyecto
de presupuesto y sus correspondientes modificaciones,
teniendo en cuanta el desarrollo del Plan Operativo y le
Proyecto
Educativo
Institucional,
cuya
aprobacin
le
corresponde al Consejo Directivo mediante ACUERDO.
4


2. El rector ordenador del gasto, junto con el auxiliar financiero
presentar ante el Consejo Directivo Institucional, un proyecto
de presupuesto en el mes de octubre de cada vigencia, con el
fin de ser estudiado previamente, para su posterior aprobacin.
3. Que el proyecto de presupuesto debe estar acompaado por
sus anexos tales como: PEI de la Institucin, Proyectos
Institucionales, mensaje presupuestal, plan de compras, plan de
inversin, plan de mantenimiento de la planta fsica de la
Institucin, PAC.
4. Que a ms tardar el proyecto presupuestal deber enviarse
ante la SED, a la oficina financiera, antes del 15 de noviembre
de cada vigencia.
5. Que una vez este debidamente aprobado el proyecto de
presupuesto por los integrantes del Consejo Directivo, el rector
ordenador del gasto lo adoptar y liquidar mediante una
resolucin rectoral para su ejecucin, en el mes de enero de
cada vigencia.
6. Que al cierre de la vigencia, al resultar un supervit mayor al
20% del presupuesto inicial aprobado, se deber pedir permiso
mediante oficio y justificacin ante la SED, para su respectiva
adicin.
7. El mismo procedimiento se cumplir en el caso de que, en el
transcurso de la vigencia se llegaren a adicionar recursos no
contemplados en el presupuesto y que esta adicin superare el
20% del presupuesto inicial.
8. Toda adicin o reduccin que se realice en el presupuesto
durante la vigencia, se deber aprobar mediante un acto
administrativo denominado ACUERDO, el cual deber ser
aprobado en pleno por todos y cada uno de los integrantes del
Consejo Directivo.
9. Los traslados presupuestales que se llegasen a hacer, se
realizarn mediante una resolucin rectoral, siempre y cuando
no est afectando los grandes rubros del presupuesto tales
como son INVERSIN Y GASTOS GENERALES, si esto ocurriere,
su formalidad se har mediante acuerdo del Consejo Directivo.
5


10. El Consejo Directivo le har seguimiento permanente a la
ejecucin adecuada del presupuesto tanto en los ingresos como
en los gastos aprobados de acuerdo a las normas vigentes.
11. Todo acto o contrato que se ejecute por parte de la
administracin del Fondo Educativo, se har cumpliendo
previamente con un certificado de disponibilidad presupuestal y
de un certificado de registro presupuestal, documentos que
sern solicitados previamente al seor auxiliar financiero de la
Institucin por parte del Rector Ordenador del Gasto.
12. La administracin se ceir estrictamente para una
adecuada ejecucin presupuestal tanto en ingresos como en
gastos a la normatividad vigente y en especial al decreto 1857
del 3 de agosto de 1994 y al decreto 992 de 2002.
13. Queda totalmente prohibido y en concordancia con las leyes
vigentes de presupuesto, ejecutar por parte de la ordenacin
del gasto compromisos que no estn previamente respaldados
con los anteriores documentos, lo cual se constituir como un
hecho cumplido y ser de responsabilidad del funcionario
pblico que as lo autorice.
ARTICULO 2do. REGLAMENTO DE LAS COMPRAS EN LA

INSTITUCIN.
NORMAS VIGENTES: SICE, LEY 80 DE 1993, DECRETO
2170 DE 2003.
El Consejo Directivo nombrar un comit de compras para que estudie y
formalice las compras de la Institucin. Comit que estudiar las ofertas
tanto de bienes y servicios que requiera la Institucin Educativa para el
cumplimiento de su cometido estatal.
El Comit de compras estar conformado por las siguientes personas:
El rector ordenador del gasto.

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El almacenista de la Institucin.
El auxiliar financiero de la Institucin.
Un integrante del Consejo Directivo.
El comit de compras cumplir con los siguientes procedimientos:
Solicitar las cotizaciones de acuerdo al presente reglamento en

cuanto a contratacin se refiere.
Elaborar un cuadro comparativo de ofertas, donde por lo menos

se hayan evaluado y comparado los siguientes aspectos: Precios
del mercado, calidad, garanta y respaldo pos-venta.
PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO UNA COMPRA:
Verificar por parte del comit de compras la existencia y

programacin dentro del plan de compras de la Institucin del bien
o bienes que se pretenden adquirir.
Verificar por parte del almacenista la existencia o no de dicho bien.
Solicitar por escrito la disponibilidad presupuestal por parte del

rector ordenador del gasto al auxiliar financiero de la Institucin.
Consultar por parte del comit de compras el registro de

proveedores de la Institucin, con el fin de solicitar las cotizaciones
que se deben exigir de acuerdo al reglamento interno de
contratacin.
Elaborar por parte del comit un cuadro comparativo de ofertas,

donde se tendr en cuenta por lo menos los siguientes aspectos:
Precios de mercado los cuales sern consultados y comparados
por los integrantes del comit de compras (Esto con el fin de no
incurrir en posibles sobre-costos), calidad de los bienes, respaldo
de mantenimiento y de fabricacin a la post-venta de los bienes.
Seleccionar por parte del comit de compras la oferta o cotizacin

ms favorable para los intereses de la comunidad educativa en
general, debidamente justificada.
7

Comunicar por escrito o va telefnica al proveedor favorecido

para que se acerque ante la Administracin de Institucin para
formalizar el contrato, el cual ser preparado por el auxiliar
financiero, el Contrato que se formalizar con las firmas del
contratante (Rector ordenador del gasto) y por el contratista
(Proveedor).
Del anterior documento (contrato), el auxiliar financiero elaborar

por lo menos tres ejemplares los cuales tendrn la siguiente
destinacin: Original quedar como soporte debidamente firmado
en la cuenta que debe soportar el auxiliar financiero en sus
archivos de pagadura, la primera copia ser entregada al
proveedor o contratista, la segunda copia ser enviada por escrito
por parte del auxiliar financiero al almacenista con el fin de que
ste reciba a entera satisfaccin los bines solicitados en dicha
ordena de compra o contrato.
Una vez este formalizado el contrato, el auxiliar financiero de la

Institucin, proceder de acuerdo a las normas presupuestales a
darle una imputacin presupuestal de acuerdo al rubro que se
vaya a afectar, de lo cual quedara como constancia la expedicin
del un certificado de registro presupuestal.
El auxiliar financiero (Jefe de presupuestos), afectar mediante un

registro el rubro afectado, lo cual quedar registrado en los libros
presupustales de gastos.
De acuerdo al contrato celebrado entre contratante y contratista,

debern quedar plasmados los requerimientos y el tiempo en que
el proveedor deba entregar los bienes a la Institucin.
El almacenista de la Institucin o quin haga sus veces, recibir

los bienes objeto de contratacin, los cuales sern recibidos a
entera satisfaccin teniendo en cuenta la orden de suministro
firmada por las partes, donde verificar, marcas, referencias,
estado de los bienes, cantidades solicitadas, preciso unitarios y
precios totales, frente a una copia de la factura que debe
presentar el proveedor debidamente formalizada y autorizada por
la DIAN cuando son de rgimen comn y si son de rgimen
simplificado cuenta de cobro.
8

El almacenista una vez verificado los bienes objeto del contrato,

proceder a elaborar debidamente el comprobante de ingreso al
almacn de dichos bienes, documento que cumplir con los
detalles y datos exigidos por la oficina de inventarios de la SED.
Este deber elaborarse en original y dos copias las cuales tendrn
la siguiente distribucin: Original que debe quedar en la oficina de
almacn en un consecutivo, primera copia se enviar por escrito al
auxiliar financiero para el posterior pago al proveedor, segunda
copia se enviar al departamento de contabilidad para que el
contador registre dicho ingreso de bienes en la contabilidad.
Una vez elaborado el anterior documento el almacenista enviar

por escrito y bajo radicacin al auxiliar financiero para su
respectivo pago.
El proveedor deber radicar la factura ante el auxiliar financiero

para su respectivo pago.
ARTICULO
3ro.
REGLAMENTACION
PARA
CONTRATACION DE SERVICIOS PERSONALES.
LA
NORMAS VIGENTES: ARTICULO 3ro. INCISO 2, DEL

DECRETO 1857 DEL 3 DE AGOSTO DE 1994, ARTICULO
10mo. INCISO e, DEL DECRETO REGLAMENTARIO 992
del 21 de mayo de 2002.
CONTRATACION DEL REVISOR FISCAL Y DEL CONTADOR
REVISOR FISCAL:
En cumplimiento al decreto 1857 del 3 de agosto de 1994, en su artculo
3ro. Literal 2, inciso c, la prestacin de servicios profesionales
excluyendo los docentes y de conformidad con el rgimen legal vigente,
los contratos de servicios profesionales requerirn autorizacin expresa
por parte del Consejo Directivo.
9


Que el artculo 5to, del decreto 1857 del 3 de agosto de 1994, en su
inciso tercero, dice que la aprobacin anual de los Estados Financieros
que deben ser presentados por el rector y certificados por un revisor
fiscal designado para el efecto, por el Consejo Directivo de la Institucin.
Por lo anterior cada vigencia y a ms tardar en el mes de noviembre, el
Consejo Directivo nombrar un revisor fiscal para el Fondo de Servicios
Educativos, lo cual se har mediante convocatoria interna a travs de la
seleccin de hojas de vida y de presentacin de propuestas. Hojas de
vida que se estudiarn teniendo en cuenta los siguientes puntos:
Experiencia del profesional y en especial en las entidades
gubernamentales y en Fondos Educativos, Post- grado en revisora fiscal,
certificaciones o recomendaciones, propuesta de servicios y valores
agregados al servicio de la Institucin.
Sus funciones sern las que le exija la ley y la administracin del Fondo
Educativo, adems que deber cumplir con lo normado en cuanto a tica
profesional que exige la ley 43 de 1990, por la Junta Central de
Contadores.
El anterior nombramiento ser competencia del Consejo Directivo en
pleno, de lo cual debe quedar en acta debidamente formalizado.
CONTADOR:
El contador de la Institucin se nombrar a ms tardar en el mes de
noviembre de cada vigencia, a travs de una seleccin de hojas de vida
por lo meneos tres (3), de lo cual se tendr en cuenta: Experiencia en
especial en los Fondos Educativos, valores agregados a su servicio, postgrados, certificaciones o recomendaciones, propuesta de servicios.
A travs del presente reglamento el Consejo Directivo faculta y autoriza
al rector ordenador del gasto para que nombre el contador para cada
vigencia, el cual deber hacerse por estudio de hojas de vida donde se
tendr en cuenta los anteriores requisitos. Sus funciones sern las que le
exija la ley y la administracin del Fondo Educativo, adems que deber
cumplir con lo normado en cuanto a tica profesional que exige la ley 43
de 1990, por la Junta Central de Contadores.
10

ARTICULO 4to. CONTROL INTERNO

NORMAS VIGENTES: LEY 87 DE 1993
REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO DEFINICIN: El control interno lo

constituye un conjunto de normas, mtodos y medidas
coordinadas que debe adoptar una organizacin con el
propsito de salvaguardar sus recursos, propiciar informacin
de toda clase en forma oportuna, adecuada y segura;
promover la eficiencia operativa, el mejoramiento continuo y
estimular la adhesin leal a las polticas prescritas por la
direccin de la Entidad.
QU ES UN SISTEMA DE CONTROL?: Es el conjunto de
mecanismos que permite evitar la desviacin de los recursos
y evaluar si cumplieron con la misin para lo cual fueron
asignados.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL:
Estructura Orgnica: Lo constituyen las lneas de autoridad,
lneas de responsabilidad, esquema de delegacin
11

La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,

ha adoptado el siguiente organigrama donde se muestran las
diferentes lneas de comunicacin entre los diferentes
estamentos y/o departamentos de acuerdo a un orden
jerrquico, donde se sigue estrictamente un conducto regular.
Nota: Inserte aqu el organigrama de la Institucin Educativa
ALDEMAR ROJAS PLAZAS, debidamente actualizado.
MISION DE LA INSTITUCION
ALDEMAR ROJAS PLAZAS.
EDUCATIVA
DISTRITAL
Nota: Inserte aqu la misin de la Institucin.

VISION DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA
DISTRITAL
Nota: Inserte aqu la visin de la Institucin.

PEI DE LA INSTITUCIN
Nota: Redactar en este especio sobre el PEI, como es el
nombre del PEI de la Institucin, sus objetivos, como beneficia
a la Comunidad Educativa etc.
Manuales de procedimientos y de funciones: Son los
instrumentos sencillos y giles que permiten dinamizar
operaciones, reducen tiempo de capacitacin e instruccin,
permiten establecer indicadores que evalan la gestin
administrativa.
12

La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, a

travs del presente reglamento y en especial el Consejo
Directivo, har seguimiento estricto para dar cumplimiento a
la aplicacin de los manuales y procedimientos elaborados por
el FES-SED, con el fin de evitar posibles riesgos en sus
procesos y en especial los que se deben aplicar a los procesos
administrativos en los departamentos de pagadura, rectora,
contabilidad, biblioteca, caja menor y almacn.
A travs del Manual de convivencia de la Institucin, todos los
aos, se adoptan las polticas y directrices que se deben tener
en cuenta para resolver conflictos entre los integrantes de la
comunidad educativa, tambin se adopta a travs de este
manual el PEI, y los proyectos Institucionales que la
administracin del Fondo Educativo debe cumplir en el
desarrollo de su cometido estatal.
Por lo anterior el Instrumento importante en el sistema de
control interno de la institucin Educativa Distrital ALDEMAR
ROJAS PLAZAS es la adopcin y revisin permanente del
manual de convivencia, as como de su Proyecto Educativo
Institucional.
La Institucin Educativa, tambin cuenta con un mapa de
riesgos, donde se evaluan y se hace seguimiento por parte de
la administracin y por el seor revisor fiscal de la Institucin,
a cerca de 93 riesgos que pueden afectar los procesos que se
ejecutan a diario en la Institucin, mapa que se encuentra a
disposicin de los entes de control en la oficina de rectora.
Redactar sobre la ley 734, cdigo nico disciplinario.
Normatividad vigente: Constitucin y disposiciones legales
vigentes. Polticas y criterios de la Institucin hoja de trabajo.
13

La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS

est regido por las siguientes normas a las cuales se le hace
un seguimiento permanente por parte del Consejo Directivo, y
por parte del seor revisor fiscal de la Institucin, para
verificar su estricto cumplimiento, en los diferentes procesos y
procedimientos que deba adelantar para su normal
funcionamiento y en cumplimiento a su objeto social el cual es
la educacin pblica; normas tales como:
Ley 115 del 8 de febrero de 1994, (Ley General de
Educacin Pblica).
Decreto reglamentario 1857 del 3 de agosto de 1994,
(Reglamentario a la ley 115).
Decreto reglamentario 1860 del 3 de agosto de 1994,
(Reglamentario a la ley 115).
Decreto 992 de 21 de mayo de 2002, (Reglamentario a
la ley 715).
Ley 87 de 1993, (Control interno en las entidades del
Estado).
Decreto 1035 de 1997, (Aprobacin y presentacin del
presupuesto en los Fondos de Servicios Educativos).
Decreto ley 2170 de 2003, (Decreto anticorrupcin, de
contratacin en los Fondos de Servicios Educativos y
entidades del Distritro).
Ley 734 de 2002 del 5 de febrero de 2002, (Cdigo nico
disciplinario).
14

Ley 80 de 1993, (Ley general de contratacin estatal).

Resolucin 001 del 20 de septiembre de 2001, (Por la
cual se expide el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el manejo de los
Bienes en los Entes Pblicos del Distrito Capital).
Resolucin 2440 del 29 de agosto de 2003, (por la cual
se reclasifican unos bienes devolutivos a bienes de
consumo y consumo controlado).
Reglamento interno Institucional de a actos y contratos,
control interno, inventarios, presupuestos, servicios
personales, caja menor y compras.
Reglamento Interno del Consejo Directivo, actas,
reuniones, decisiones, administracin del Fondo
Educativo, seguimiento de normas y procedimientos.
Recurso Humano: Recursos suficientes,
funcionarios hbiles, capaces y honestos.
seleccin
de
PRINCIPIOS DEL CONTROL INETRNO

Igualdad
Moralidad
Eficiencia
Economa
Celeridad
15

Imparcialidad
Publicidad y
Costos ambientales
QUIN ES EL RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO?
El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno
en la Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,
es responsabilidad del Consejo Directivo, junto con el
Ordenador del Gasto como mximo Directivo de la Institucin,
no obstante la aplicacin de los mtodos y procedimientos al
igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno,
tambin ser responsabilidad de los jefes de cada una de las
dependencias, junto con sus funcionarios.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:
Los objetivos del control interno son aplicables a cualquier
dependencia si consideramos que cada una de ellas, ejerce el
control de s misma, orientados y asesorados siempre por el
superior inmediato.
Para el caso de la Institucin Educativa Distrital ALDEMAR
ROJAS PLAZAS, el control es ejercido por cada una de los
funcionarios
tanto
directivos
docentes,
docentes
y
administrativos, a travs de su propio AUTOCONTROL, de
acuerdo a unas funciones asignadas a cada cargo.
Cada ao, y en cumplimiento a la ley cada uno de los
funcionarios pblicos que laboran en la Institucin Educativa,
son evaluados por el Directivo Docente o Rector Ordenador
16

del Gasto, cuyo resultado es enviado a la oficina de xxxxx, de

la SED. Terminar de redactar con la norma.
Existe un estricto seguimiento a los horarios de trabajo que
debe cumplir tanto el personal docente como administrativo,
en cumplimiento a la resolucin xxx de xxx.
Lo mismo sucede con los tipos de controles; estos deben ser
utilizados en cada dependencia y por cada funcionario con el
sistema de AUTOCONTROL, que debe ser honesto, sincero y
serio, pues de l depende el proveer el xito de su gestin
para cuando la dependencia sea visitada por la oficina de
control interno o por la Contralora Distrital.
ARTICULO 5to. REGLAMENTACION DE LOS INVENTARIOS
DE LA INSTITUCION.
NORMAS VIGENTES: RESOLUCION
RESOLUCION 2440 DE 2003 SED.
001
DE
2001,
En cumplimiento a las normas legales, la Institucin Educativa

Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS cuenta con el cargo de
almacenista, persona encargada de custodiar, controlar,
recibir y distribuir todos y cada uno de los bienes tanto
devolutivos como bienes de consumo controlado o consumo.
Para su adecuado control la Institucin dispone de un
programa software, denominado XXXX, programa que permite
hacer un seguimiento estricto a los diferentes bienes que
posee la Institucin Educativa, en cuanto a existencias,
control por dependencias, responsables, inventarios por
procedencias, inventario general de la Institucin, y krdex de
17

los elementos de consumo. Programa que es operado por el

seor almacenista de la Institucin.
cuenta con los siguientes departamentos o dependencias, con
sus respectivos inventarios fsicos donde responden cada una
de las personas de acuerdo a su cargo desempeado:
Favor relacionar el nombre de los departamentos o
dependencias con que cuenta la Institucin Educativa, en
orden jerrquico descendentemente.
1. Departamento de Rectora.
2. Departamento de xxxx.
3. Departamento de xxxx
9. Departamento de xxxx.
Cada departamento tiene su propio inventario, cuya
responsabilidad y manejo esta a cargo de los funcionarios que
as lo integren, la custodia y buen uso de estos bienes esta en
cabeza de cada uno de ellos, quienes deben responder en
caso de prdida o uso indebido.
18

El almacenista ejerce un control directo en cada una de las

dependencias, de lo cual lleva una carpeta con los inventarios
entregados a cada uno de los funcionarios que forman parte
de cada una de ellas. Dicho control es verificado por medio de
la toma fsica de cada dependencia, que como mnimo se
hace una vez al ao, en cumplimiento del numeral 4.10. del
manual de procedimientos administrativos y contables para el
manejo y control de los bienes de los entes pblicos del
Distrito Capital, adoptado mediante la resolucin No. 001 del
29 de septiembre de 2001.
para el apoyo a la Administracin y al almacenista y en
cumplimiento a la ley, conform el Comit de Inventarios, del
cual hacen parte las siguientes personas:
Rector Ordenador del Gasto, con derecho a voto,
(Quien lo presidir).
Almacenista,
Tcnico).
con
derecho
voto,
(Secretario
Contador, con derecho a voto, (Encargado de

realizar los ajustes pertinentes en la Contabilidad de
la Institucin.
Auxiliar Financiero, con voz pero sin voto, (Quien
actuar como invitado, solamente emitir sus
opiniones tcnicas o profesionales sobre el asunto o
materia en discusin).
Coordinador Administrativo, con voz pero sin voto,
(Quien actuar como invitado, solamente emitir
sus opiniones tcnicas o profesionales sobre el
asunto o materia en discusin).
19

Biblioteclogo, con voz pero sin voto, (Quien

materia en discusin).
El revisor fiscal, con voz pero sin voto, (Quien
materia en discusin y verificar que los procesos
se cumplan adecuadamente y bajo las normas
vigentes).
Para sus procedimientos, este Comit actuar de acuerdo a
las normas vigentes, y sus actuaciones y decisiones se
llevarn a travs de actas consecutivas, las cuales sern de
responsabilidad del Secretario Tcnico (almacenista).
QUE ES UN BIEN?: Se define como un articulo inventariable o
activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos,
materiales y suministros.
DEFINICION DE BIEN DEVOLUTIVO (ACTIVO FIJO): Son aquellos
bienes que por su uso y durabilidad tienen una vida til
significativa, en el cumplimiento de su cometido estatal en
cualquier entidad pblica; ejemplo los equipos de cmputo
vida til 5 aos, Muebles y enseres y equipos de oficina vida
til 10 aos, bienes de arte y cultura (libros de investigacin)
vida til 3 aos, los cuales deben tener una depreciacin o
amortizacin a travs del tiempo, con el fin de ser
recuperados o renovados en futuros prximos.
Los activos de la Institucin Educativa, son bienes de carcter
devolutivo y en caso de prdida se deben recuperar por los
funcionarios responsables de su manejo si fueron perdidos por
20

negligencia, descuido o mal uso de los mismos. Cuando se

hayan perdido con justa causa se deber colocar una
denuncia e informar inmediatamente al superior inmediato o
al rector ordenador del gasto, y al seor almacenista para su
debido proceder para su recuperacin a travs de la pliza de
corriente dbil que constituye la SED, todos los aos.
Cuando la Administracin del Fondo Educativo, decide adquirir
bienes activos o de carcter devolutivo, con recursos propios,
deber informar por escrito a travs del funcionario
responsable (Almacenista), junto con la fotocopia de las
facturas de la adquisicin ante la SED, para que estos bienes
sean incorporados en la pliza general de corriente dbil,
relacionando uno por uno con las caractersticas mnimas que
permitan identificarlos.
PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA UN BIEN DEVOLUTIVO:
1. Verificar su estado por parte del seor almacenista
ejemplo: Obsoleto, averiado, roto, desactualizado etc.
2. Solicitar un concepto tcnico por parte de
funcionarios o personas responsables con que pueda
contar la Institucin o en su defecto contratar
personal idneo en la materia.
3. Pasar la solicitud de baja por parte del seor
almacenista ante el comit de inventarios para su
revisin, autorizacin y posible destinacin de baja,
con sus justificaciones segn sea el caso.
4. El secretario del Comit prepara oficio para el
Consejo Directivo, donde se informa de los bienes
para dar de baja con el fin de ser aprobado y se de la
21

posible destinacin de estos, los cuales se pueden

vender por chatarra, o someterse a subasta pblica,
martillo con el banco popular o dar a la fundacin
IDIPRON, de acuerdo al contrato que debe estar
vigente entre esta fundacin y la SED.
5. Aprobacin de la baja de bienes por parte del Consejo
Directivo de la Institucin y posible destinacin de los
mismos.
6. Preparacin de acta de baja y relacin en la misma
de los bienes para dar de baja.
7. Aprobacin mediante resolucin rectoral de la baja
debidamente aprobada y autorizada por el Consejo
Directivo.
8. El secretario del comit de inventarios (Almacenista),
enviar copia de los documentos soporte al
departamento de contabilidad de la Institucin
cuando se trate de elementos dados de baja que
perteneca a la Institucin adquiridos con recursos
propios, para su actualizacin en los Estados
Financieros de la Institucin.
9. Si los bienes dados de baja son de procedencia de la
SED, el secretario del Comit y el seor Rector,
informaran por escrito anexando los documentos
soporte para que sean descargados de los inventarios
que anualmente enva esta entidad para su
verificacin.
DEFINICION DE BIEN DE CONSUMO CONTROLADO:
De acuerdo a la resolucin 2440 de 2003, la cual clasifica
algunos bienes que venan siendo controlados como bienes
22

devolutivos a bienes de consumo, define un bien de consumo

controlado, como un bien que debe tener una durabilidad o
una vida til como mnima de un ao, y que la Administracin
del Fondo Educativo, debe adoptar las medidas pertinentes
para su debido control, estos bines son los que la resolucin
nica y exclusivamente menciona en sus artculos, los cuales
debern ser controlados por el seor almacenista de la
Institucin en la relacin de inventarios que posea la
Institucin en una fecha determinada.
DEFINICION DE
SUMINISTROS):
BIEN
DE
CONSUMO
(MATERIALES
Son bienes que desde el momento de ser entregados por

parte del seor almacenista de la Institucin a los diferentes
funcionarios se extinguen por su uso, ejemplo el papel, las
tintas, toners, marcadores, carpetas etc. Por su uso son bienes
fungibles que desaparecen con el tiempo.
ARTICULO 6to. PROCEDIMEINTOS Y REGLAMENTO PARA

LA CONTRATACIN PARA AQUELLOS CONTRATOS QUE
NO SOBREPASEN LOS 20 SMMLV ($ 8.160.000)
NORMAS VIGENTES: LEY 80 DE 1993, DECRETO 2170 DE
2003, LEY 715 DE 2001, DECRETO 992 DE 2002.
PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN
En el desarrollo de todos los procesos de contratacin de La

Institucin Educativa, se cumplirn los siguientes principios:
23

Buena Fe: Las partes debern proceder de buena fe en todas

sus actuaciones, y los contratos obligarn no solo a lo pactado
expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la
naturaleza de los mismos segn la Ley, la costumbre o la
equidad bajo pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
Se presume que la declaracin expresada en los contratos
responde a la voluntad comn de las partes.
Transparencia: El proceso de contratacin deber realizarse
con base a procedimientos de seleccin objetiva y reglas
claras, que garanticen la calidad, la imparcialidad e igualdad
de oportunidades.
Economa: Los procesos de contratacin se realizarn de
manera que la Institucin Educativa pueda seleccionar la
propuesta que ms convenga a sus intereses y ejecutar el
contrato respectivo haciendo la mejor inversin en recursos
tcnicos, econmicos y humanos.
Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar los
procesos contractuales; por ello cuando no exista norma
especial para el caso concreto, se recurrir a la norma general
con el fin de aplicar justicia.
Responsabilidad: En virtud de este principio, los empleados de
la Institucin Educativa estn obligados a vigilar la correcta
ejecucin del contrato, a proteger los intereses de la
Institucin, por lo que debern responder por sus actuaciones
y omisiones o el incumplimiento de sus deberes legales.
DISPOSICIONES GENERALES
RGIMEN DE LOS CONTRATOS DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA:
24

El rgimen legal aplicable a los actos y contratos de la

institucin es la ley general de contratacin. Los contratos se
regirn por lo previsto en este reglamento, en concordancia
con las polticas de la Institucin.
CONTRATATANTE
La Institucin Educativa podr actuar como Contratante.
Sujetndose a lo dispuesto en este Reglamento.
ORDENADOR DEL GASTO

El rector ordenador del gasto deber acreditar su cargo con un
acto administrativo expedido por la SED, lo cual le permitir
celebrar todos los contratos con formalidades o sin
formalidades plenas en la Institucin.
El rector ordenador del gasto de la Institucin podr contratar
directamente hasta por el valor de los 125 SMMLV, es decir
para esta vigencia ser de $51.000.000.
Para los contratos que comprenden desde $1 y hasta los 20
SMMLV, que menciona la ley 715 junto con su decreto 992 de
2002, el Rector Ordenador aplicar y cumplir a cabalidad el
presente reglamento de acuerdo a sus montos autorizados por
el Consejo Directivo.
CAPACIDAD PARA CONTRATAR
25

Son capaces para contratar con la Institucin Educativa las

personas consideradas como tales por las disposiciones
legales vigentes, ser el Rector Ordenador del Gasto, y su
funcin ser indelegable.
CATLOGO O REGISTRO DE PROVEEDORES

La Institucin Educativa contar con un catlogo o registro de
proveedores en el cual se registrarn las personas que tengan
una relacin comercial con la institucin, sin perjuicio que
pueda utilizar el Directorio Empresarial de la Cmara de
Comercio u otros registros similares, cuando se determine la
conveniencia de su utilizacin.
De este registro o catlogo de proveedores ser responsable
el seor almacenista de mantenerlo al da en cuanto a
documentos vigentes se refiere.
Es requisito para la presentacin de ofertas que el proveedor
se encuentre inscrito en l catalogo de proveedores, por lo
que en caso de utilizarse otros registros, se deber contar con
un mecanismo gil y eficiente que permita el registro en l
catalogo de proveedores en forma previa a la presentacin de
ofertas.
Se disear un procedimiento para evaluar y registrar
informacin referente al desempeo del proveedor o
contratista durante la ejecucin del contrato, para efectos de
procesos posteriores. La Administracin de la institucin
Educativa reglamentar lo pertinente en un plazo no superior
a noventa das.
26

PLANEACIN, PROGRAMACIN Y ELABORACIN DE

PRESUPUESTOS PARA CUMPLIR CON LA CONTRATACION
DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
La rea de presupuesto, responsable de los proyectos y
contratos, deber elaborar el flujo de caja, instrumento
mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada
del presupuesto de la institucin, definiendo en este mes a
mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar,
clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los
requerimientos del plan operativo, plan de inversin, plan de
compras, plan de mantenimiento de la entidad.
Por lo anterior, La Institucin no podr adquirir compromisos
que no cuenten con la disponibilidad presupuestal y
disponibilidad de recursos de tesorera. (Decreto 992 de
2002).
Para la celebracin de los contratos es requisito que exista
presupuesto aprobado para tal fin. Igualmente, los adendos, o
clusulas adicionales a contratos vigentes, debern contar
con presupuesto para celebrarse.
En todo caso la Institucin podr celebrar los contratos que
tengan como finalidad el desarrollo del objeto social o el
cumplimiento de las funciones y actividades de la Institucin.
CONOCIMIENTO DEL PRESENTE REGLAMENTO

Las personas naturales o jurdicas que celebren contratos con
la Institucin Educativa sern responsables de dar
cumplimiento al presente reglamento, la Ignorancia o
desconocimiento no se aceptar como causal de reclamo o
incumplimiento.
27

COMIT DE CONTRATACIN
Con el propsito de tramitar, evaluar, estudiar y recomendar
la adjudicacin en los procesos superiores a 20 SMMLV,
crease el Comit de Contratacin, el cual ser designado y
reglamentado por el Rector Ordenador del Gasto.
El Revisor Fiscal, podr asistir a todas las sesiones, con
derecho a voz y sin derecho a voto.
COMPETENCIA Y DELEGACIN
La competencia para contratar y adjudicar radica en el Rector
Ordenador.
El Rector ordenador, no podr delegar la facultad para
contratar
INHABILITACIONES E IMPEDIMENTOS
En las solicitudes de oferta, deber exigirse al proveedor que
se pronuncie expresamente sobre sus relaciones comerciales
o de parentesco con quienes ostentan la calidad de
funcionarios de la institucin, as como sobre los
incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o
declarados judicialmente con ocasin de su actividad
contractual en los ltimos tres (3) aos. En ningn caso podr
realizarse contratos que impliquen uso de informacin
privilegiada, acto de competencia o conflicto de inters, ni
celebrarse con personas que sean cnyuges, compaeros
permanentes o parientes hasta el cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de
28

cualquiera de los funcionarios de la Institucin o miembros del

Consejo Directivo.
Los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas al
proveedor sern objeto de evaluacin, pero por si mismas no
impedirn la celebracin del contrato.
Si al proveedor tiene alguna de las inhabilitaciones de que
trata este reglamento, deber renunciar a los derechos
surgidos de su participacin en cualquier proceso de seleccin
o ceder el contrato si ya se ha celebrado, al proveedor que
expresamente autorice la Institucin.
DE LOS PROCEDIMIENTOS
EXIGENCIA DE DOCUEMNTOS LEGALES DE ACUERDO A
LA CUANTIA, LOS CUALES DEBERAN SER EXIGIDOS POR
LA ADMNSITRACION DEL FONDO EDUCATIVO PREVIO A
LA CONTRTACION
De acuerdo a la cuanta del contrato el proveedor debe
anexar los siguientes documentos que se relacin en la
siguiente tabla.
TABLA DE DOCUMENTOS
CONTRATAR:
DESCRPCION
De $ 1 a $
EXIGIDOS
De
SEGN
DE
MONTO
DE
1.000.000 $1.000.001 $3.500.00 $5.100.00

A
$3.500.000
A 20
De MAS 20
SMLMV.
$ 8.160.001
29

$5.100.00
SMLMV
$
8.160.000
Carta de presentacin
NO
SI
SI
SI
Ley 80/93
SI
Hoja de Vida
NO
Oferta
de
SI*
SI*
SI*
Ley 80/93
SI
Ley 80/93
SI
SI
SI
SI
SI
Fotocopia del RUT
SI
SI
SI
SI
Ley 80/93
Fotocopia de la C.C.
SI
SI
SI
SI
Fotocopia Tarjeta de la
SI*
SI *
SI*
SI*
Ley 80/93
SI
Ley 80/93
SI
SI*
SI*
SI*
SI*
Servicios/Suministros
EPS
(ltima
autoliquidacin
SI
de
aportes)
fotocopia de la ltima
autoliquidacin
pago
de
Ley 80/93
SI
ARP
(Accidentes de trabajo)
Fotocopia
de
antecedentes
disciplinarios
personera
NO
NO
SI
SI
Ley 80/93
SI
de
y
de
procuradura
Fotocopia
Profesional
de
Tarjeta Si el objeto Si el objeto Si el objeto Si el objeto Ley 80/93

lo amerita lo amerita
lo amerita lo amerita
30

Experiencia certificada
NO
NO
SI
SI
Ley 80/93
Certificado de Cmara
NO
SI
SI
SI
Ley 80/93
NO
NO
NO
NO
Ley 80/93
SI
NO
NO
NO
NO
Ley 80/93
SI
NO
NO
NO
Ley 80/93
SI
NO
NO
NO
Ley 80/93
SI
Ley 80/93
Ofertas
seleccionada
s por el
sistema
Mximo 10
Ley 80/93
Contrato con
formalidades
plenas
de Comercio
Plizas
de
cumplimiento
garanta.
Publicacin
en
la
Gaceta Distrital
Inscripcin
del NO
proveedor
contratista en el SICE
Consulta
del NO
almacenista
de
los
precios en el SICE
Cotizaciones
1 (Una)
2 (Dos)
3(Tres)
3(Tres)
Tipo de contrato
OT, OC
OT, OC
OT, OC
OT, OC
* PARA SERVICOS PERSONALES UNICAMENTE

OT= ORDEN DE TRABAJO
OC=ORDEN DE COMPRA
SMMLV= SALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES
SMMLV AO 2007= $ 433.700
SICE= Sistema Integral de Contratacin del Estado
31

PARA AQUELLOS CONTRATOS QUE SOBREPASEN LOS 20 SMMLV,

QUE PARA EL AO 2007 CORRESPONDE A $ 8.674.000 LA
ADMINISTRACIN DEL FONDO EDUCATIVO DEBER ELABORAR
LOS
TERMINOS
CARACTERISTICAS
FINANCIERAS
DE
REFERENCIA
JURDICAS,
ACORDE
CON
DONDE
TCNICAS,
LA
SE
EXIJAN
UNAS
ECONOMICAS,
CONTRATACIN
OBJETO
Y
Y
PUBLICARLOS EN LA PAGINA WEB DE LA ALCALDIA MAYOR DE

BOGOTA D.C., DE ACUERDO A LO EXIGIDO EN EL DECRETO 2170
DE 2003 Y AL ESTATUTO GENERLA DE CONTRATACIN (LEY 80 DE
1993).
CUANDO EL MONTO EXCEDA DE LOS 125 SMMLV, QUE PARA LA

PRESENTE VIGENCIA OBEDECEN A $ 51.000.000, SE DEBERAN
PUBLICAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA EN LA PAGINA WEB DE
LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C., CUMPLIENDO CON LAS
NORMAS DEL ESTATUTO GENERLA DE CONTRATACION (LEY 80 DE
1993), Y CON EL DECRETO 2170 DE 2003, CAMARA DE COMERCIO
Y PUBLICACIN EN UN DIARIO DE ALTA CIRCULACIN.
SELECCIN DE CONTRATISTAS
La seleccin del contratista se efectuar mediante
Contratacin Directa, previa solicitud de ofertas que se
formular a uno o ms postores, segn las normas que ms
adelante se establecen, los cuales podrn ser seleccionados
del Catlogo de Proveedores de la institucin u otros Registros
Empresariales, cuando as se determine.
32

El Procedimiento de Seleccin de Contratistas se realizar de

la siguiente manera:
a) Solicitud de Oferta: Podr seleccionarse al contratista
mediante la solicitud de una oferta, cuando el valor
estimado de la orden este entre $1 y ($1.000.000),
incluido el IVA.
b) Podr seleccionarse al contratista mediante la solicitud
de dos ofertas cuando el valor estimado de la orden este
entre ($1.000.001) y ($ 3.500.000). incluido el IVA.
c) Cuando el valor estimado de la orden y/o contrato este
entre los ($3.500.001) y ($5.100.000) y menor o igual a
($8.160.000), ser requisito invitar como mnimo a tres
postores. No obstante lo anterior, si realizadas las
invitaciones no se presenta sino un (1) postor, cuya
oferta satisfaga las necesidades de la Institucin
Educativa, y esta dentro de los precios del mercado, se
podr contratar con ste.
Tambin se podr hacer solicitud privada de ofertas, sin
consideracin a la cuanta cuando se trate de: Contratos que
se relacionen y/o tengan por objeto desarrollar Contratos para
la actualizacin o modificacin de Software o la adquisicin de
licencias de uso de la Institucin,
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
CONTRATACIN
Se suscribir un contrato de acuerdo a las siguientes

condiciones:
a) Orden de Compra de Bienes y Servicios: Para cuantas
inferiores a veinte salarios mnimos mensuales ($ 8.160.000),,
33

el Auxiliar Financiero proceder a solicitar una o varias

cotizaciones de acuerdo a los montos establecidos en el
presente reglamento (ver tabla de montos o cantidades). La
adjudicacin se efectuar a travs de una orden de compra o
suministro de bienes o servicios (contrato sin formalidades
plenas), en la cual se consignarn los datos del contratista,
objeto valor, fecha y detalle de los bienes a adquirir con sus
caractersticas. Este documento ser firmado por Rector
Ordenador y por el contratista, para su validez. El pago se
har contra factura o cuenta de cobro segn sea el caso,
debidamente radicada y aceptada por el auxiliar financiero,
previo recibido a satisfaccin de los bienes o servicios por
parte del seor almacenista, a travs de la expedicin del
comprobante de ingreso al almacn.
Ser facultad del Rector Ordenador del Gasto, optar por la
suscripcin de un contrato formal, de acuerdo a las
circunstancias del caso.
b) Contrato con formalidades: Se realizara para cuantas
superiores a los veinte salarios mnimos mensuales (20).
TRAMITE DE LA CONTRATACIN
El trmite de seleccin y contratacin se efectuar d acuerdo
con lo siguiente:
1. Una vez efectuada la adjudicacin, el rea responsable
del proceso de contratacin notificar por escrito al
contratista, otorgndole un plazo para la suscripcin del
contrato, el cual no podr exceder de tres (3) das
hbiles.
2. Una vez perfeccionado el Contrato y expedida la Orden
de Iniciacin correspondiente, se entender que se ha
34

dado inicio formal al mismo y para todos los efectos sta

ser la fecha de iniciacin del contrato. Copia de este
contrato ser enviada por el rea responsable del
proceso de contratacin al rea usuaria.
3. En todos los casos, los contratos tendrn un supervisor
responsable de verificar el cumplimiento del mismo. La
Rectora designara a dicho funcionario y reglamentar al
respecto.
ARTICULO 7mo. REGLAMENTO DE LA CAJA MENOR
NORMAS VIGENTES: ARTICULO 13 DEL DECRETO 1857
DEL 3 DE AGOSTO DE 1994.
La Institucin Educativa INEM FRANCISCO DE PAULA
SANTANDER, para el manejo de los recursos de los Fondos de
Servicios Educativos que se requieran para sufragar gastos de
carcter urgente e imprescindible, definidos por el Consejo
Directivo, se podr constituir en cada anualidad una caja
menor en cuanta no superior a los dos (2) salarios mnimos
legales vigentes, y en todo caso que no supere el 10% del
presupuesto anual de apropiaciones, con sujecin a las
normas existentes en esta materia.
La ordenacin de la caja menor estar a cargo del Rector
Ordenador del Gasto de la Institucin Educativa Distrital,
quien podr designar a un funcionario administrativo de la
Institucin para el manejo de la misma, con sujecin a la
legislacin vigente.
35

El fondo de caja menor se puede constituir por cuatro rubros

del presupuesto as: Mantenimiento, Materiales y suministros,
Comunicacin y transporte, e Impresos y publicaciones.
Se debe expedir una pliza de proteccin por el 100% del
fondo constituido antes de su ejecucin.
El Fondo de Caja Menor debe aprobarse en la primera sesin
de Consejo Directivo en el mes de enero de cada vigencia, lo
cual debe quedar consignado en el acta.
Una vez sea aprobado por el Consejo Directivo, el rector
ordenador del gasto procede a nombrar un apersona de la
parte administrativa y a ejecutar el Fondo a travs de une
resolucin rectoral.
El funcionario encargado del Fondo de la caja menor no
deber dejar que se gaste en un 100%, si no que debe pedir
reembolso una vez este ejecutado en un 70 u 80% mximo,
para su debido funcionamiento.
El funcionario encargado del Fondo de la Caja Menor deber,
llevar un libro de diario donde registrar cada uno de los
recibos de caja menor con sus debidos soportes, debidamente
enumerados y diligenciados cronolgicamente.
El funcionario debe custodiar los dineros en efectivo y los
documentos soporte en una cajilla metlica de seguridad.
36

Hacer arqueo permanente y a diario de los dineros que posee

en efectivo.
PROHIBICIONES PARA LA EJECUCION DEL FONDO DE CAJA
MENOR:
Le est prohibido al funcionario cambiar cheques por
efectivo.
No debe ejecutar ms del 10% del valor del Fondo.
No debe hacer prstamos a funcionarios docentes o
administrativos.
No llevar soportes tales como facturas, recibos de
caja menor, los libros enmendados con tachones o
enmendaduras.
FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO:

En relacin con la Institucin, el Consejo Directivo cumplir
con las siguientes funciones:
a- Analizar, introducir ajustes pertinentes y aprobar
mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos a
partir del proyecto presentado por el rector o director;
b- Definir la administracin y manejo del INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS PLAZAS en
concordancia el manejo de tesorera del presente
37

reglamento y hacer seguimiento y control permanente al

Flujo de Caja ejecutado.
c- Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, as como
tambin los traslados presupustales que afecten el
acuerdo anual al presupuesto.
d- Aprobar los estados financieros del INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS PLAZAS,
elaborados de acuerdo con las normas contables
vigentes.
e- Reglamentar los procedimientos presupustales, las
compras, la contratacin de servicios personales, el
control interno, el manejo de inventarios y el calendario
presupuestal, con la sujecin de normas vigentes.
f- Determinar los actos y contratos que requieran su
autorizacin expresa, cuando no sobrepasen los veinte
(20) salarios mnimos mensuales vigentes y reglamentar
sus procedimientos, formalidades y garantas, cundo lo
considere conveniente. Para los de cuantas superiores
se aplicarn las reglas del estatuto de contratacin
vigente.
g- Establecer los mecanismos de control para el
funcionamiento del INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL
h- Determinar la forma de realizacin de los pagos y de los
recaudos del INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL
38

FUNCIONES DEL RECTOR ORDENADOR

El rector de la institucin educativa cumplir con las
siguientes funciones:
a- Elaborar el proyecto anual del presupuesto del
INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS
PLAZAS, segn el nivel de desagregacin del
presupuesto de ingresos, y presentarlo para la
aprobacin al Consejo Directivo.
b- Elaborar el Flujo de Caja del INSTITUCION EDUCATIVA
DISTRITAL ALDEMAR ROJAS PLAZAS estimado mes a
mes, hacerle los ajustes correspondientes y presentar los
informes de ejecucin por lo menos cada tres meses al
Consejo Directivo.
c- Elaborar los proyectos de adicin presupuestal
debidamente justificados y presentados, para la
aprobacin al Consejo Directivo, as como tambin los
proyectos relacionados con los traslados presupustales.
d- Celebrar los contratos, suscribir los actos y ordenar los
gastos, con cargo a los recursos del INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS PLAZAS, de
acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la
respectiva
vigencia
fiscal,
previa
disponibilidad
presupuestal, y de tesorera.
39

e- Firmar los estados contables y la informacin financiera

requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas
para tal fin.
f- Efectuar la rendicin de cuentas en los formatos y fechas
establecidos por los entes de control.
g- Publicar en un lugar del INSTITUCION
EDUCATIVA
DISTRITAL ALDEMAR ROJAS PLAZAS, visible y de fcil
acceso, el informe de ejecucin de los recursos de la
Institucin, con la prioridad que indique el Consejo
Directivo.
h- Presentar un informe de ejecucin presupuestal al final
de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la
Secretaria de Educacin Distrital, incluyendo el
excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.
VIGILANCIA Y CONTROL
La Secretara de Educacin Distrital vigilar la aplicacin del
presente Reglamento por parte de la institucin educativa del
INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS
PLAZAS a travs de la oficina de control interno y por el
Revisor Fiscal de la Institucin.
VIGENCIA
El presente reglamento se firma en Bogot Distrito Capital, en
la INSTITUCION
EDUCATIVA DISTRITAL ALDEMAR ROJAS
PLAZAS, a los xx das del mes de xxx de 2007.
40

Firmas de los miembros del Consejo Directivo,
41

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ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

REGLAMENTO INSTITUCIONAL INTERNO DE

Que el Consejo Directivo de la Institucin Educativa

Creacin de los Fondos de Servicios Docentes:

Los Fondos de Servicios Docentes, fueron creados en las Instituciones

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

A. Que La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

E. Que se hace necesario la expedicin de un Reglamento de

NORMAS VIGENTES: DECRETO 1035 DE 1997, DECRETO

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

ARTICULO 2do. REGLAMENTO DE LAS COMPRAS EN LA

El rector ordenador del gasto.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

El auxiliar financiero de la Institucin.

Un integrante del Consejo Directivo.

El comit de compras cumplir con los siguientes procedimientos:

Solicitar las cotizaciones de acuerdo al presente reglamento en

Elaborar un cuadro comparativo de ofertas, donde por lo menos

PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO UNA COMPRA:

Verificar por parte del comit de compras la existencia y

Verificar por parte del almacenista la existencia o no de dicho bien.

Solicitar por escrito la disponibilidad presupuestal por parte del

Consultar por parte del comit de compras el registro de

Elaborar por parte del comit un cuadro comparativo de ofertas,

Seleccionar por parte del comit de compras la oferta o cotizacin

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

Comunicar por escrito o va telefnica al proveedor favorecido

Del anterior documento (contrato), el auxiliar financiero elaborar

Una vez este formalizado el contrato, el auxiliar financiero de la

El auxiliar financiero (Jefe de presupuestos), afectar mediante un

De acuerdo al contrato celebrado entre contratante y contratista,

El almacenista de la Institucin o quin haga sus veces, recibir

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

El almacenista una vez verificado los bienes objeto del contrato,

Una vez elaborado el anterior documento el almacenista enviar

El proveedor deber radicar la factura ante el auxiliar financiero

NORMAS VIGENTES: ARTICULO 3ro. INCISO 2, DEL

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

ARTICULO 4to. CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO DEFINICIN: El control interno lo

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS,

Nota: Inserte aqu la misin de la Institucin.

Nota: Inserte aqu la visin de la Institucin.

ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL

COLEGIO ALDEMAR ROJAS PLAZAS - C.E.D.

La Institucin Educativa Distrital ALDEMAR ROJAS PLAZAS, a