MANUAL DE USUARIO

PUBLICACIN INFIMA CUANTIA

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

AGOSTO 2014

INDICE
1.

Presentacin ................................................................................. 2

2.

Fundamento Legal .......................................................................... 2

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP ........................................................................... 2
2.2 Artculos relacionados en el RGLOSCNP ...................................................................... 3
2.3 Resolucin INCOP No. 062-2012 .................................................................................... 4

ENTIDAD CONTRATANTE ......................................................................... 7

3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica ................................................ 7
4. Registro de Facturas del mes ............................................................... 8
4.1 Delegacin de Funciones .............................................................................................. 9
4.2 Registro de Facturas .................................................................................................... 11
5. Resumen de Facturas ....................................................................... 19
6. Consulta de Facturas ....................................................................... 20
7. Consideraciones a tener en cuenta ..................................................... 22

1. Presentacin
El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades
Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Publicacin de nfima
Cuanta. El manual contempla las directrices necesarias para la utilizacin de la
Herramienta Tecnolgica, la cual deber ser utilizada para la Publicacin del
Procedimiento

2. Fundamento Legal
2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP
Art. 52.1.- Contrataciones de nfima cuanta.- Se podr contratar bajo este
sistema en cualquiera de los siguientes casos:
1.- Las contrataciones para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios no
normalizados, exceptuando los de consultora, cuya cuanta sea inferior a
multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio econmico;
2.- Las contrataciones para la adquisicin de bienes o prestacin de servicios
normalizados, exceptuando los de consultora, que no consten en el catlogo
electrnico y cuya cuanta sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del
presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico; y,
3.- Las contrataciones de obras que tengan por objeto nica y exclusivamente la
reparacin, refaccin, remodelacin, adecuacin, mantenimiento o mejora de una
construccin o infraestructura existente, cuyo presupuesto referencial sea inferior a
multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del
correspondiente ejercicio econmico. Para estos casos, no podr considerarse en
forma individual cada intervencin, sino que la cuanta se calcular en funcin de
todas las actividades que deban realizarse en el ejercicio econmico sobre la
construccin o infraestructura existente. En el caso de que el objeto de la
contratacin no sea el sealado en este numeral, se aplicar el procedimiento de
menor cuanta.

Las contrataciones previstas en este artculo se realizarn de forma directa con un

proveedor seleccionado por la entidad contratante, sin que sea necesario que est
habilitado en el Registro nico de Proveedores.
Estas contrataciones no podrn emplearse como medio de elusin de los
procedimientos pre-contractuales; para el efecto, las entidades contratantes
remitirn trimestralmente al organismo nacional responsable de la contratacin
pblica, un informe sobre el nmero de contrataciones realizadas por nfima
cuanta, as como los nombres de los contratistas.
Si el organismo nacional responsable de la contratacin pblica llegare a detectar
una subdivisin de contratos o cualquier infraccin a este artculo, lo pondr en
conocimiento de los organismos de control para que inicien las acciones pertinentes.

2.2 Artculos relacionados en el RGLOSCNP

Art. 60.- Contrataciones de nfima cuanta: Las contrataciones para la ejecucin
de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios, cuya cuanta sea igual o
menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado se
las realizar de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad
contratante sin que sea necesario que ste conste inscrito en el RUP. Dichas
contrataciones se formalizarn con la entrega de la correspondiente factura y sern
autorizadas por el responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de
la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificar que el proveedor no
se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibicin para celebrar contratos
con el Estado.
Estas contrataciones no podrn emplearse como medio de elusin de los
procedimientos.
El INCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinar la casustica de
uso de la nfima cuanta.

El INCOP podr requerir, en cualquier tiempo, informacin sobre contratos de nfima

cuanta, la misma que ser remitida en un trmino mximo de diez das de
producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infraccin a lo dispuesto en el
inciso precedente o un mal uso de esta contratacin, el INCOP remitir un informe a
los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes.

2.3 Resolucin INCOP No. 062-2012

Artculo 1.- Bienes y servicios.- Los bienes y servicios normalizados y no
normalizados, cuyo presupuesto referencial de contratacin sea igual o menor al
valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el Presupuesto Inicial
del Estado vigente, debern ser adquiridos a travs del mecanismo de nfima cuanta
en las siguientes circunstancias, las mismas que no son concurrentes:
a) Que no consten en el Catlogo Electrnico vigente, para el caso de bienes y
servicios normalizados;
b) Que su adquisicin no haya sido planificada, y en tal caso que no conste en el
Plan Anual de Contrataciones PAC, o,
c) Que, aunque consten en el PAC, no constituyan un requerimiento constante y
recurrente durante el ejercicio fiscal, que pueda ser consolidado para
constituir una sola contratacin que supere el coeficiente de 0,0000002 del
Presupuesto Inicial del Estado.
Artculo 2.- Casos especiales de bienes y servicios.- Los siguientes bienes y
servicios

podrn

adquirirse

travs

del

mecanismo

de

nfima

cuanta,

independientemente de las condiciones sealadas en el artculo anterior:

a) Los alimentos y bebidas destinados a la alimentacin humana y animal,
especialmente de unidades civiles, policiales o militares, ubicadas en
circunscripciones rurales o fronterizas;
b) La adquisicin de combustibles en operaciones mensuales por cada entidad,
cuyo monto no podr superar el coeficiente de 0,0000002 del Presupuesto
Inicial del Estado;
c) La adquisicin de repuestos o accesorios, siempre que por razones de
oportunidad no sea posible emplear el procedimiento de rgimen especial

regulado en el artculo 94 del Reglamento General de la Ley Orgnica del

Sistema Nacional de Contratacin Pblica;
d) El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, si su presupuesto anual de
arrendamiento no supera el coeficiente de 0,0000002 del Presupuesto Inicial
del Estado;
e) La adquisicin de medicamentos, siempre que por razones de oportunidad no
sea posible emplear alguno de los procedimientos establecidos en el
Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
En los casos previstos en los literales a), c) y e) de este artculo, el clculo de la
cuanta no se har por todas las adquisiciones del correspondiente perodo fiscal,
sino que se lo har individualmente, por cada compra.
Artculo 3.- Seguros.- La contratacin del servicio de provisin de seguros, en
cualquiera de sus ramas, se podr realizar a travs del mecanismo de nfima
cuanta, siempre y cuando el presupuesto referencial de la prima correspondiente
sea igual o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el
Presupuesto Inicial del Estado vigente. Para el efecto, se considerar la necesidad
del servicio de seguro durante todo el ejercicio econmico, sin excepcin.
Artculo 4.- Obras.- Se podr contratar a travs del mecanismo de nfima cuanta la
ejecucin de obra que tenga por objeto nica y exclusivamente la reparacin,
refaccin, remodelacin, adecuacin o mejora de una construccin o infraestructura
ya existente.
Para estos casos, no podr considerarse en forma individual cada intervencin, sino
que la cuanta se calcular en funcin de todas las actividades que deban realizarse
en el ejercicio econmico sobre la construccin o infraestructura existente.
En este caso, se preferir la contratacin con los beneficiarios de programas de
promocin de empleo de carcter nacional.

Artculo 5.- Prohibicin de contratacin de consultora.- En ningn caso podr

contratarse servicios de consultora a travs del mecanismo de nfima cuanta.
Artculo

6.-

Contratacin

de

medicamentos.-

La

entidad

que

adquiera

medicamentos a travs del mecanismo de nfima cuanta deber observar lo que

establece el artculo 21 de la Codificacin de la Ley de Produccin, Importacin,
Comercializacin y Expendio de Medicamentos Genricos de Uso Humano.
Artculo 7.- Concurrencia de ofertas.- Siempre que sea posible, se exhorta a las
entidades contratantes a que cuenten con al menos tres proformas previamente a
definir el proveedor con quien se realizar la contratacin por nfima cuanta.
La proforma tendr los efectos de la oferta y tendr un perodo de validez por el
tiempo para el que haya sido emitida, de conformidad con el artculo 148 del Cdigo
de Comercio.
Artculo 8.- Publicacin.- Cada contratacin realizada a travs del mecanismo de
nfima cuanta, deber ser publicada mediante la herramienta Publicaciones de
nfima cuanta del portal www.compraspublicas.gob.ec, durante el transcurso del
mes en el cual se realizaron las contrataciones.

ENTIDAD CONTRATANTE
3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica
Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la direccin web
www.sercop.gob.ec.Imagen 3.1

Imagen 3.1

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar

al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin SOCE Sistema Oficial
de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.1

A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea,

luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. Imagen 3.3

Imagen 2.3

En la siguiente pantalla podr observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesin.

Imagen 3.4

Imagen 3.3

4. Registro de Facturas del mes

Para crear un proceso de contratacin, ingrese a la opcin Entidad Contratante y
luego al submen Publicar nfima Cuanta. Imagen 4.1

Imagen 4.1

Nota: Es fundamental que la mxima autoridad de cada Entidad Contratante, prepare

una Resolucin que contenga la delegacin de funciones para el funcionario
encargado de los asuntos administrativos, en la cual se delegue las adquisiciones a
travs de este mecanismo y adems se indique la responsabilidad de llevar a cabo
estas contrataciones segn lo dispuesto en la normativa del SNCP.

4.1 Delegacin de Funciones

Para publicar por primera vez las compras de nfima cuanta deber seleccionar el
funcionario responsable del rea encargada de asuntos administrativos de su
Entidad, quien es el delegado por la mxima autoridad para realizar adquisiciones
de nfima cuanta. Imagen 4.2

Imagen 4.2

En el caso de que existan cambios administrativos del funcionario responsable,

deber seleccionar un nuevo funcionario pulsando el botn Editar, Imagen 4.3,
para lo cual debe tomar en cuenta que solamente el usuario administrador podr
cambiar la informacin del funcionario responsable de los asuntos administrativos.

Imagen 4.3

A continuacin podr seleccionar el nuevo funcionario responsable. Imagen 4.4

Imagen 4.4

Una vez seleccionada el nuevo funcionario, deber registrar la resolucin de

delegacin de funciones, y hacer clic en el botn Subir .Imagen 4.5

10

Imagen 4.5

Se ha subido la resolucin de delegacin de funciones, ahora haga clic en el botn

Finalizar. Imagen 4.6

Imagen 4.6

4.2 Registro de Facturas

Ahora podr registrar las facturas de las contrataciones de nfima cuanta que est
realizando o que ha realizado en el transcurso del mes, para ello haga clic en el
botn Agregar Facturas. Imagen 4.7

11

Imagen 4.7

A continuacin le aparecer una pantalla con las facturas registradas en ese mes.
Deber hacer clic en Nueva Factura. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Proceda a publicar las facturas correspondientes al mes en curso, para lo cual el

sistema le presenta una pantalla solicitndole los siguientes datos: Nmero de
factura, Fecha de Emisin de la factura, RUC del proveedor y Razn Social. Imagen
4.9

Imagen 4.9

12

Primero ingrese el Nmero de la Factura. Imagen 4.10

Imagen 4.10

Ahora seleccione la fecha de Emisin de la Factura, Imagen 4.11, en el caso que la

fecha de emisin de la factura corresponda a un mes anterior a la fecha en la que va
a registrar la factura, el sistema permitir el ingreso de informacin, sin embargo la
fecha de registro de factura ser diferente a la fecha de emisin de factura.

Imagen 4.11

Ingrese RUC y Razn Social, si el nmero de RUC ingresado corresponde a un

oferente que se encuentra registrado en el RUP, se actualizar automticamente la
Razn Social con la que se registr el oferente. Imagen 4.12

13

Imagen 4.12

Si cometi algn error al ingresar los datos tendr la opcin de borrar todos los
campos que ingres con el botn Limpiar, caso contrario si los datos son
correctos haga clic en Guardar. Imagen 4.13

Imagen 4.13

Despues de clic en Registro de Items. Imagen 4.14

Imagen 4.14

14

Ahora seleccione el cdigo CPC, haga clic en el cono que muestra la imagen de la
lupa, como se indica a continuacin. Imagen 4.15

Imagen 4.15

Busque el cdigo adecuado de la contratacin que realiz a travs del CPC, haga la
bsqueda ya sea con la palabra clave o con el cdigo si ya lo conoce, una vez que lo
encuentre haga clic en el cuadrado que aparece a lado del

cdigo de la

especificacin que requiere. Imagen 4.16

Imagen 4.16

Una vez que haya seleccionado el cdigo CPC requerido el sistema registrar la
descripcin del mismo como se muestra a continuacin. Imagen 4.17

15

Imagen 4.17

Ahora proceda a ingresar el Objeto de Compra, Cantidad, Costo Unitario. El valor

total lo calcular automticamente el sistema, ingrese a continuacin el
Justificativo para la compra, luego seleccione el Tipo de Compra. El tipo de compra
deber ser afn a la contratacin que est registrando ya sean Bienes, Servicios,
Obras, Seguros o si contrat algunos bienes o servicios de los casos especiales de la
casustica, como son: Combustibles, Alimentos y Bebidas, Repuestos, Arrendamiento
de Bienes Muebles e Inmuebles o

Mantenimiento de Obras (Reparaciones,

Remodelaciones y Readecuaciones). Imagen 4.18

Imagen 4.18

Una vez que haya ingresado toda la informacin proceda a hacer clic en el botn
Agregar tem. Imagen 4.19

16

Recuerde: Los valores correspondientes al costo unitario de los tems deben estar
sin IVA.

Imagen 4.19

Ahora el sistema le indicar un mensaje para que confirme si es que el tem que est
registrado pertenece a los datos de la factura que est registrando, si es as haga
clic en Aceptar, caso contrario Cancelar. Imagen 4.20

Imagen 4.20

En la pantalla a continuacin podr observar que el tem ha sido agregado

exitosamente. Imagen 4.21
Si requiere eliminar los tems el sistema le da la opcin para hacerlo con el cono
Eliminar.

Imagen 4.21

17

Si requiere agregar ms tems haga clic en Registro de tems, caso contrario haga
clic en Finalizar. Imagen 4.22

Imagen 4.22

Una vez que el sistema registra en el listado a la factura, podr entonces tener
opciones como Visualizar, Editar o Eliminar la misma.
Si requiere modificar o eliminar los registros lo podr hacer nicamente durante el
transcurso del mes en el que se registr la informacin de la factura, para lo cual
puede ingresar a Editar o Eliminar. Imagen 4.23

Imagen 4.23

Al ingresar al detalle de la factura se puede observar que el nmero de Factura y la

fecha de la factura sern los nicos campos que no podrn ser modificados. Imagen
4.24

18

Imagen 4.24

Si requiere borrar el registro de la factura haga clic en el cono Eliminar, confirme

haciendo clic en el botn Aceptar, caso contrario haga clic en el

botn

Cancelar. Imagen 4.25

Imagen 4.25

5. Resumen de Facturas
Una vez registrada cada factura podr revisarlas a travs del listado que le presenta
el sistema donde estarn registradas todas las facturas del mes, como se muestra a
continuacin. Imagen 5.1

19

Imagen 5.1

6. Consulta de Facturas
Una vez que haya registrado las facturas de las contrataciones realizadas por
nfima cuanta podr revisar el registro de las mismas a travs de la opcin de
Consultar. Para realizar las consultas de las facturas por mes haga clic en el
men Consultar, luego haga clic en el submen nfima Cuanta. Imagen 6.1

Imagen 6.1

Para realizar la bsqueda de las facturas registradas el sistema le presenta algunas

opciones de filtro, Imagen 6.2, como realizar la bsqueda por:

Nmero de Factura

CPC

Objeto de Compra

Tipo de Compra

20

Registros por Mes

Registros por Ao

Fechas de Emisin de Factura

Imagen 6.2

En el ejemplo a continuacin se realiz una bsqueda a travs del Nmero de

Factura y el Tipo de Compra, una vez que se ingresan los datos debe hacer clic en el
botn Buscar. Imagen 6.3

Imagen 6.3

En la siguiente pantalla se muestran los resultados de la bsqueda. Imagen 6.4

21

Imagen 6.4

7. Consideraciones a tener en cuenta

Recuerde que cada vez que registre una factura, no podr poner fecha
de meses anteriores ni posteriores a las del mes en curso.

El sistema no permitir que ingrese un RUC no existente.

Recuerde que si requiere modificar una factura, no podr cambiar el

nmero de la factura, ni la fecha.

Si cambia el funcionario responsable del rea encargada de los asuntos

administrativos de la Entidad Contratante, deber designarse a otro
funcionario y para ello el sistema permitir hacerlo tomando en cuenta
que se guardarn las fechas en las que se encontraba a cargo el
anterior encargado y la fecha desde la cual est en funciones el nuevo
encargado.

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