DOUGLISMAR

UNIDAD III
ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO
(ORGANIZACIN DE LA ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO)
1. CRITERIOS GENERALES SOBRE ORGANIZACIN
Determinar la responsabilidad, autoridad y el rol de cada persona involucrada en el rea
de Mantenimiento.
Establecerlas relaciones verticales y horizontales entre todas las personas
Asegurar que el objetivo de mantenimiento ha sido interpretado y entendido por todos
Establecer sistemas efectivos de coordinacin y comunicacin entre las personas.
Criterios Generales para la Organizacin de una Obra de Movimiento de Tierras.
La ejecucin de obras de movimiento de tierras para la construccin de carreteras, pistas,
ferrovas, represas, vas urbanas, para la fundacin de edificios, etc. requiere de una adecuada
organizacin que permita una acertada eleccin de las mquinas, su correcta utilizacin y su
aprovechamiento ptimo, para garantizar la conclusin de las mismas en los plazos previstos,
adems de la obtencin de ganancias a la empresa propietaria de las mquinas.
Para este fin las mquinas elegidas deben ser las que mejor respondan a las caractersticas
del suelo, principalmente en lo referente a su contenido de roca, su granulometra, contenido de
humedad, cohesividad, etc., en consideracin del plazo de ejecucin previsto para excavar,
transportar y rellenar los volmenes que conforman la obra.
Los elementos de mayor preponderancia que determinan la organizacin de una obra,
donde existe movimiento de tierras, son los siguientes:
1. Caractersticas del terreno
2. Condiciones ambientales
3. Caminos auxiliares de acarreo
4. Volmenes de trabajo
5. Productividad del equipo
6. Seleccin del equipo
7. Plazo de ejecucin
8. Costo de la obra

2. PRINCIPIOS
En toda empresa generadora de bienes o de prestacin de servicios: grande, mediana o
pequea, siempre existe en mayor o menor cuanta, la funcin mantenimiento.
El mantenimiento es una actividad de apoyo en cualquier tipo de empresa; es decir, el
mantenimiento es parte integrante y esencial de todo tipo de organizacin.
Dicha funcin, por ser bsicamente administrada por seres humanos, constituye una
manifestacin cultural.
Disponer de un grupo mnimo de recursos humanos de mantenimiento capaz de garantizar
optimizacin de produccin, disponibilidad de equipos, y la seguridad en la planta en cada
actividad.
Los principios de una buena funcin de mantenimiento son:
o Apoyar las operaciones mantenimiento el equipo de produccin en buena condicin para que
las metas de produccin puedan ser alcanzadas.
o Mantener las instalaciones de la planta conservando el sitio de la planta y sus edificios,
servicios, y pisos en un estado atractivo y funcional.
o Dirigir proyectos de ingeniera como modificacin de equipos, construccin, instalacin y
reubicacin.
o Desarrolla un programa para llevar a cabo sus servicios.
o Organizarse a s misma para apoyar las necesidades de mantenimiento mientras se conducen
o
o
o
o

proyectos de ingeniera esenciales.

Ejecutar sus programas mientras utiliza sus recursos productivamente.
Desempear trabajo de calidad.
Anticipar y prepararse para trabajo futuro.
Alcanzar mejora continua por medio de evaluar desempeo, tomar acciones correctivas y

medir el progreso.
o Prepararse para cambios futuros anticipando necesidades y organizndose flexiblemente.
3. METODOLOGA

PARA

EL

DISEO

ANLISIS

DE

ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA DE MANTENIMIENTO

La eficiencia organizacional de Mantenimiento depende de varias variables

interdependientes. Algunas de estas incluyen: estructura organizacional, metas y
objetivos, procesos de comunicacin, polticas y procedimientos, procesos de trabajo
(metodologa) y sistemas de empleados. Las organizaciones de Mantenimiento funcionan

a tres niveles principales: nivel organizacional (relaciones funcionales y estructurales),

nivel de proceso (actividades de trabajo) y nivel de ejecutor de trabajo (trabajador
individual).

La inefectividad de un nivel puede impactar negativamente otro nivel. Por ejemplo,

actividades de trabajo definidas pobremente, como la falta de planificacin o
programacin, pueden dificultar el desempeo y actitud de un individuo.

Un elemento es desarrollar un proceso para concebir y comunicar la filosofia de

mantenimiento incluyendo la misin refinada, metas, direccin, enfoque, propsito, etc.

Una estrategia utilizada frecuentemente puede involucrar la asignacin de recursos de

mantenimiento ms cerca del rea real de trabajo como una cobertura de zona o rea Esto
maximiza la familiarizacin con el equipo, el personal de operaciones en esa rea y
promueve el sentido de propiedad.

Esto puede o no incluir la descentralizacin del mantenimiento hacia un control parcial o

total por el personal de operaciones. Sea como sea, la maximizacin de la productividad y
utilizacin del trabajo es clave.
Un anlisis proviene de las rdenes de trabajo, salida de materiales de almacenes,

registros de fallas y paradas de equipos y del historial de los equipos y se resume con una
frecuencia mensual constituyndose en un informe a la Gerencia de rea.
El anlisis de la informacin procesada permite detectar los siguientes aspectos:
Costos de mantenimiento por periodos discriminados en mano de obra directa e indirecta y
materiales clasificados por equipo, lnea de produccin y globales para la planta.
Tiempos de parada por mantenimiento, volmenes de produccin y disponibilidad
discriminados por equipo, lnea de produccin, etc.
Con base es estos dos aspectos:
Se identificarn las unidades, lneas con los mayores costos de mantenimiento y/o
tiempos de parada ms prolongados;
Se verificar la evolucin de estos indicadores;
Se seleccionan las tres (3) unidades y/o lneas con mayores costos de mantenimiento y/o
menor disponibilidad a efectos de priorizar las acciones tendientes a optimizar
rpidamente su comportamiento;

 Se compararn los costos de mantenimiento de unidades, lneas y plantas similares

ubicadas en distintos lugares y/o pertenecientes a otras empresas;
Se compararn los costos del mantenimiento programado contra los costos del no
programado y de la disponibilidad alcanzada para los equipos en cuestin;
Se compararn los costos de mano de obra y materiales por equipo y/o lnea productiva.
4. TCNICAS DE ORGANIGRAMAS.
Una direccin o divisin de mantenimiento eficiente y eficaz, debe ser capaz de
proporcionar, en forma segura y oportuna, un servicio de mantenimiento adecuado a todas las
dependencias de la organizacin.
El gerente de mantenimiento tiene que estar debidamente informado del nivel de
eficiencia de sus equipos como parte del seguimiento que debe hacerles y para tomar decisiones
relacionadas con costos de reparaciones y reemplazos.
Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se deben
Considerar:

Los datos que deben recogerse,

Las fuentes de informacin,
Los mtodos de recogerlos.
Lo primero que debe determinarse es el tipo de organigrama que se va a elaborar y el rea

de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a ambas cosas se
ajuste.
Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente
informacin:
Informacin sobre unidades
A. El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la institucin. sta
ser una cifra de control.
B. Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique la
autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.
C. Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que comprenden
cada puesto.

Informacin sobre relaciones

Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tienen cada uno de los
rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Informacin sobre funciones o labores
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las
funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el
organigrama.
Fuentes de informacin
En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:
A. Los archivos de la institucin,
B. Los empleados y funcionarios,
C. Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

RAFAEL
Mtodos de recoleccin de datos
1)
2)
3)
4)

Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Cuestionarios escritos.
Entrevistas con jefes y empleados.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las
oficinas y talleres donde se labora). Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.
El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean necesarios con las lneas que

representen la clase de relacin que haya entre dos rganos y los datos adicionales. Los smbolos
y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama son las siguientes:
Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerrquicos superiores a los inferiores.
Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y
correlacin.
Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican
"mando sobre"
Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la
cual est colocada al lado de la unidad principal)
Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la organizacin.

 Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes
que no estn expresadas dentro de la estructura.
5. CRITERIOS

SOBRE

LA ORGANIZACIN

DE

LAS ACTIVIDADES

DE

MANTENIMIENTO
Si el mantenimiento se conceptual iza como una actividad humana, parece lgico que
podamos considerarlo en el entorno cultural; este criterio nos permite afirmar que esa ocupacin
est presente en el quehacer de cualquier persona. Sin aislarse del mencionado ambiente, el
mantenimiento suele concebirse como una funcin de servicio, dispensada por personal idneo,
estas ideas nos dirigen a tomar conciencia y adquirir responsabilidad en nuestro propsito de
intentar el surgimiento de una cultura organizacional efectiva con la que se logre un ptimo
rendimiento de los recursos disponibles a un costo racional.
La organizacin de mantenimiento de hoy, como muchos departamentos, esta bajo una
presin continua para recortar costos, mostrar resultados, y apoyar la misin de la organizacin.
Despus de todo, son expectativas lgicas desde el punto de vista del negocio.

UNIDAD 4
MANUALES DE MANTENIMIENTO
1. GENERALIDADES.
Un Manual es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas.
Describe las normas, la organizacin y los procedimientos que se utilizan en una empresa para
efectuar la funcin de mantenimiento. Dicho manual eleva el papel del mantenimiento a un lugar
muy importante de la organizacin, cuando los procesos se encuentran ordenados y son llevados
a cabo de una manera satisfactoria.
Un manual de mantenimiento est compuesto por los procesos bsicos de la
administracin : planeacin, organizacin, ejecucin y control. Donde en cada una de las etapas
se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para administrar el proceso de
mantenimiento de una forma amplia.

Se hace uso de la Inspeccin como una herramienta muy valiosa para el apoyo del
mantenimiento, cada proceso se debe desarrollar bajo el esquema entrada proceso salida. Se
identifica como entradas todos los elementos con los que inicia o parte el proceso, es decir :
informacin, documentos, normas, etc. En el proceso se detallan las secuencias llevadas a cabo
para transformar las entradas y obtener resultados llamados salidas, las cuales en procesos
continuos son al mismo tiempo entradas de otros procesos.
Cada uno de estos posee una representacin lgica nombrada flujograma que responde a
la pregunta Cmo?. Representa el cmo lo vamos a hacer. sta es una representacin
esquemtica que sigue la lgica de inicio y fin de cada proceso.
Continuando con una descripcin de cada elemento del flujograma junto al responsable
de cada operacin o paso de dicho flujograma, como ltima etapa los formularios o reportes que
son parte del llamado servicio de mantenimiento, los cuales sern parte de cada actividad que
ser llevada a cabo desde la notificacin de la falla hasta la finalizacin del trabajo.
Los trabajos de mantenimiento pueden ser realizados mediante el servicio propio
brindado por la unidad de mantenimiento, conocidos como trabajos internos, y tambin mediante
la prestacin de servicios de empresas externas, llamados trabajos externos.
El manual de mantenimiento estar dirigido a la Direccin Administrativa a travs de la
unidad de mantenimiento cuya responsabilidad estar para el jefe de la unidad, teniendo dicho
manual como un apoyo para la administracin del mantenimiento.
1.1. Objetivos del Manual de Mantenimiento
1.1.1. General:
Proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos.
Mediante etapas de planeacin, organizacin, ejecucin, control e inspeccin, que contribuyan
como un apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de empresa.
1.1.2. Especficos:
Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.
Facilitar las actividades del mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando
cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento.
Controlar la satisfaccin de los usuarios de las instalaciones y equipos.
Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos
ordenados.

Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento.

El Manual de Mantenimiento es un documento indispensable para cualquier tipo y
tamao de industria. Refleja la filosofa, poltica, organizacin, procedimientos de trabajo y de
control de esta rea de la empresa. Disponer de un manual es importante por cuanto:
o Constituye el medio que facilita una accin planificada y eficiente del mantenimiento.
o Es la manifestacin a clientes, proveedores, autoridades competentes y al personal de la
empresa del estado en que se encuentra actualmente este sistema.
o Permite la formacin de personal nuevo.
o Induce el desarrollo de un ambiente de trabajo conducente a establecer una conducta
responsable y participativa del personal y al cumplimiento de los deberes establecidos.
En el Manual de Mantenimiento se indicar la Misin y Visin de la Empresa, las
polticas, y objetivos de mantenimiento, los procedimientos de trabajo, de control y las acciones
correctivas. Es importante sealar que deben incluirse slo los procedimientos que se aplican y
las instrucciones en un lenguaje afirmativo.
Peridicamente, se proceder a actualizar el Manual de Mantenimiento, eliminando las
instrucciones para deberes y obligaciones que estn discontinundose, incorporando las
instrucciones para las nuevas obligaciones. La funcin de elaboracin y actualizacin del manual
queda bajo la responsabilidad del responsable del sistema de mantenimiento de la empresa con el
apoyo y la aprobacin de su Direccin.
Por ltimo, dos recomendaciones:
o Slo con personal motivado y entrenado se logran en mantenimiento los objetivos de
calidad, de eficiencia y eficacia fijados por cada empresa u organizacin; en
consecuencia, las actividades de capacitacin, entrenamiento y motivacin deben tener un
tratamiento prioritario en los respectivos manuales
o No caer en el error de considerar a la confeccin del Manual de Gestin de
Mantenimiento como un fin. Por el contrario, considerarlo slo como un medio para
mejorar continuamente esta funcin en la empresa y hacerla cada da ms competitiva.
2. TIPOS DE MANUALES DE MANTENIMIENTO.

 Manual de mantenimiento predictivo : Contempla las revisiones peridicas

(usualmente programadas) para detectar cualquier condicin (presente o futura) que
pudiera impedir el uso apropiado y seguro del dispositivo y poder corregirla,
manteniendo de sta manera cualquier instalacin, herramienta o equipo en optimas
condiciones de uso.
Manual de mantenimiento preventivo: Contempla los ajustes, modificaciones,
cambios, limpieza y reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener
cualquier instalacin, herramienta o equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de
evitar posibles daos al operador o al equipo mismo.
Manual de mantenimiento correctivo: Contempla las reparaciones, cambios o
modificaciones de cualquier herramienta, maquinaria o equipo cuando se ha detectado
alguna falla o posible falla que pudiera poner en riesgo el funcionamiento seguro de la
instalacin, herramienta o equipo y de la persona que lo utiliza.
3. CONTENIDO DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO.
3.1.- Introduccin.
Contiene informacin general sobre la empresa, su Misin y Visin, su origen y
evolucin, tipo de productos que elabora o de servicios que brinda, capacidades de produccin
discriminadas por lnea, planes de consolidacin y/o expansin, volumen y valor de las ventas
anuales, destinos (mercado local y/o exportacin), participacin en el mercado demandante, etc.
Dentro de la informacin a resear, interesa tambin, hacer referencia entre otras, a las
siguientes:
Personal ocupado, jornales devengados anualmente, existencia o no de programas de

capacitacin, polticas de incentivos, etc.

rea del predio ocupado y de los edificios o locales construidos
Suministro de energa elctrica
Suministro de agua
Energa calrica
Refrigeracin
Aire comprimido
Tratamiento y disposicin de residuos slidos, lquidos y gaseosos. Tambin, debe
hacerse referencia a sus planes para el corto y mediano plazo, polticas y objetivos.
3.2.- Organizacin de la Empresa.

Depende de mltiples factores. Los ms importantes son tamao, nmero de plantas y su

ubicacin fsica, productos y procesos, desarrollo tecnolgico, disponibilidad de recursos, etc.
Si bien no existe un modelo nico de organizacin que sirva a todas las empresas, obliga
a cada una a desarrollar su propia organizacin, la cual debe permitir el cumplimiento de los
objetivos fijados por la alta gerencia.
En empresas pequeas, las distintas funciones pueden incluso, recaer en una persona
pero, en empresas medianas y grandes es indispensable contar con un organigrama en el que
todas las gerencias se encuentran a un mismo nivel de autoridad y jerarqua. En consecuencia, en
caso de desacuerdo entre dos o ms gerentes, stos pueden dirigirse a su superior inmediato para
resolver la disputa y tomar la decisin ms conveniente.
Si bien, en empresas pequeas el organigrama puede ser muy sencillo, deber respetarse
siempre que el mantenimiento est en pie de igualdad con produccin y con calidad, por cuanto
esa estructura es la que permitir un desarrollo ms eficiente de los procesos con un mnimo de
costos y rechazos. Esto es consecuencia de que mantenimiento no es ms la funcin que repara el
equipo roto lo ms rpido posible. Ahora, trata de mantener los equipos en operacin y que stos
produzcan con la calidad especificada.

NOREANNYS
3.3.- Organizacin del Departamento de Mantenimiento.
Es muy comn que dentro de la gestin de mantenimiento se incluyan, adems de las
actividades tendientes a asegurar la disponibilidad mxima planificada de los equipos al menor
costo dentro de los requisitos de seguridad, la atencin de los servicios al establecimiento. Como
tales, se entienden los servicios requeridos para disponer de la energa elctrica, calrica bajo sus
distintas formas (vapor, agua caliente, tibia), agua (en la industria alimenticia potable), aire
comprimido, refrigeracin, vaco, etc. en las cantidades y calidades solicitadas por la actividad
de la empresa y, tambin de la colecta, tratamiento y disposicin de los residuos slidos, lquidos
y gaseosos que se generan en ella.

Incluso, en algunas plantas, mantenimiento tambin es responsable de las tareas de

limpieza, higiene y sanitarizacin del establecimiento. En consecuencia, la organizacin del
mantenimiento deber contemplar la totalidad de actividades bajo su responsabilidad buscando
su desempeo eficiente, eficaz y al menor costo.
Paralelamente, debe tenerse presente que, dentro de este concepto amplio de la funcin de
mantenimiento, coexisten elementos de gestin (Supervisin y Control) y operativos (atencin de
los servicios, ejecucin de las intervenciones, etc.).
A semejanza de lo ya expresado al analizar la organizacin de la empresa, tampoco existe
a nivel de mantenimiento un organigrama "tipo" de aplicacin general; cada empresa deber
crear el organigrama ms conveniente y que mejor se adapte a sus caractersticas propias.
Para disear una estructura organizativa en mantenimiento se debe:
Determinar la responsabilidad, autoridad y el rol de cada persona involucrada en el rea
de Mantenimiento.
Establecerlas relaciones verticales y horizontales entre todas las personas.
Asegurar que el objetivo de mantenimiento ha sido interpretado y entendido por todos.
Establecer sistemas efectivos de coordinacin y comunicacin entre las personas.
3.4.- Polticas.
Garantizar el mximo nivel de calidad en los productos con el costo de mantenimiento
mnimo.
Asegurar el funcionamiento de los equipos e instalaciones con el mximo rendimiento y
el mnimo consumo.
3.5 Objetivos.
Maximizar la disponibilidad de maquinarias y equipos para la produccin de manera que
siempre estn aptos y en condicin de operacin inmediata.
Lograr con el mnimo costo posible el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y
maquinarias productivas.
Preservar el valor de las instalaciones, optimizando su uso y minimizando el deterioro y,
en consecuencia, su depreciacin.

 Disminuir los paros imprevistos de produccin ocasionados por fallas inesperadas, tanto
en los equipos como en las instalaciones. Lograr la creacin de un sistema de
mantenimiento preventivo capaz de alcanzar metas en la forma ms econmica posible.
3.6.- Metas.
Las metas constituyen los logros cuantitativos a alcanzar en perodos de tiempo
razonables. Son imprescindibles para motivar al personal involucrado en su alcance y para medir
los resultados operativos del rea de Mantenimiento. Se recomienda establecerlas para perodos
trimestrales y someterlas a revisin al concluirse cada uno de ellos.
3.7.- Responsabilidades y Perfiles de Capacitacin.
3.7.1.- Gerente Departamental. Responsable del cumplimiento de los objetivos de este
sistema de la empresa. Esto implica, entre otras funciones:
Definir las metas a alcanzar dentro de los objetivos y polticas previamente acordadas con
la alta gerencia de la empresa y con su staff.
Establecer los procedimientos para encarar el mantenimiento y para la recopilacin,
procesamiento, divulgacin de datos y formulacin de los informes correspondientes.
Analizar los datos e informes y formular recomendaciones y/o modificaciones a los

programas y "modus operandi" establecidos.

Definir los programas de entrenamiento y capacitacin del personal.
Establecer procedimientos para la evaluacin de la eficiencia del plan de mantenimiento.
Establecer presupuesto y costos de mantenimiento.
Establecer un registro y anlisis de fallas de los equipos e instalaciones y desarrollar y/o

ajustar procedimientos para su control o eliminacin efectivos.

Actualizar el Manual de Gestin de Mantenimiento.
Definir y administrarlos recursos fsicos y humanos para cumplir satisfactoriamente con
los objetivos y metas fijadas.
Representar a este sistema frente a la Gerencia General y/o su staff gerencial, a los dems
departamentos de la empresa y a las autoridades nacionales con competencia en las
temticas propias del mbito de actividad de mantenimiento en cada empresa en
particular.
El Gerente de Mantenimiento debe responder a un perfil de capacitacin preferentemente
universitaria con formacin bsica que cubra, por lo menos, la mayora de las tcnicas de trabajo
departamental. Paralelamente, es recomendable que tenga conocimiento general de la tecnologa

involucrada en los procesos productivos, as como conceptos de limpieza, higiene y seguridad

industriales.
Por ltimo, pero no por ello menos importante que los requisitos anteriores, debe contar
con aptitudes para dirigir y motivar la ejecucin de los trabajos, es decir, debe ser "lder".
3.7.2.- Supervisores o Mandos Medios.
Enlace natural entre la gerencia y los trabajadores encargados de realizar las tareas de
mantenimiento propiamente dichas, operacin de los servicios a la produccin, etc. Su
capacitacin debe ser preferentemente tcnica que cubra tambin, y como mnimo, la mayora de
las tcnicas del trabajo requeridas en el rea de Mantenimiento. Tambin debe contar con un
conocimiento general de la tecnologa de los procesos productivos y de los servicios a atender,
as como conocer los conceptos bsicos de limpieza, higiene y seguridad industriales. Tambin
en este nivel se requiere que sean lderes, cuenten con aptitudes para dirigir y motivar al personal
a su cargo en la correcta y eficiente ejecucin de las tareas.
3.7.3.- Personal Operativo

Taller: Se requiere de capacitacin tcnica bsica, preferentemente bi o multivalente, que

atienda los requerimientos propios de cada industria en particular.

Zonas: Para este segmento del rea de Mantenimiento se requiere que, adems de
capacitacin tcnica bsica como mecnicos montadores, dispongan de conocimiento de
la tecnologa de los procesos productivos cuyos equipos e instalaciones atienden, as
como de un buen ejercicio de las relaciones humanas y, paralelamente, un acatamiento

exclusivo al rea de Mantenimiento.

Servicios: Deben contar con formacin tcnica bsica y con un buen conocimiento de la
tecnologa de los procesos a atender.
3.8.- Administracin y Control.
Esta tarea comprende las siguientes fases:

Disponer de los datos tcnicos inherentes a cada uno de los equipos que componen el
activo fijo de la empresa y del historial de actualizacin de los mismos para predecir el
tiempo para su reparacin.

 Generar el plan de revisiones peridicas de los equipos o de algunas de sus piezas o

componentes crticos y, para cada una de ellas, la orden de revisin correspondiente. El
plan debe incluir herramientas de posible uso, normas para realizar el trabajo y
autorizacin para su ejecucin.
Controlar la ejecucin de plan y captar la informacin generada.
Analizar tcnicamente las revisiones, estudiando el comportamiento de los componentes
crticos de los equipos para determinar la probabilidad de las posibles roturas.
Generar el plan de reparaciones coordinndolo con los departamentos involucrados, es
decir, las rdenes de reparacin. stas indican informacin general similar a las rdenes
de revisin, as como qu personal las ejecutar y los materiales y repuestos a consumir.
Controlar la ejecucin del plan de reparaciones y captar la informacin correspondiente,
tanto tcnica como de los costos de su ejecucin.
Analizar el comportamiento de los equipos.
Disponer y procesar la informacin requerida para controlar la gestin de mantenimiento.
La informacin surge de los documentos anteriores (rdenes de revisin y de reparacin)
y comprende tiempos de parada de los equipos, costo de las reparaciones efectuadas,
rendimiento de la mano de obra ocupada (propia o contratada), trabajos realizados en
talleres propios o contratados, etc.
Este conjunto de tareas, en su mayora de naturaleza administrativa, pueden realizarse
fcilmente mediante el empleo de sistemas computarizados. Al presente, se requiere que
el personal necesario para el desarrollo de estas actividades cuente con nivel de
formacin administrativo-contable y con conocimientos de manejo computarizado de la
informacin.
3.9.- Funciones.
Estn relacionadas con el uso eficaz de los recursos de que dispone mantenimiento. A
ttulo de ejemplo, se transcribe lo que se expresa sobre el particular en el Manual de
Mantenimiento de una empresa.
En el Departamento de Mantenimiento, sus funciones se dividen en:

Primarias: Son las que comprenden la justificacin del sistema de mantenimiento

implementado en la empresa. Estn claramente definidas por los objetivos.

Secundarias: Consecuencia de las caractersticas particulares de cada empresa y

estrechamente vinculadas con las actividades de mantenimiento. Estn definidas con
precisin y consignadas por escrito con el objeto de asegurar su total cumplimiento.
Se distinguen, distintas reas y dentro de ellas pueden enumerarse acciones prioritarias.

Inventario actualizado de los materiales de mantenimiento (piezas de repuestos, insumos

varios).
Aportacin de los medios especficos para desarrollar los trabajos de mantenimiento
(tiles, herramientas, instrumentos de medida y de control de operacin y/o de

regulacin).
Capacitacin de recursos humanos.
Programacin de las tareas a desarrollar.
En el manual a elaborar deber detallarse los procedimientos vigentes, por escrito, para

cada uno de los puntos sealados. Estos procedimientos se mantendrn actualizados. En cada
caso se indicar los responsables de su ejecucin, la frecuencia y procedimiento de inspecciones,
de informes y de acciones correctivas a tomar en caso de verificarse apartamiento respecto a lo
normado.

ELIZABETH
3.10.- Estructura.
La estructura de este sistema debe considerarse dinmica y, en consecuencia, en el
manual debe preverse su cambio organizativo en recursos humanos y en mquinas- herramientas,
en virtud de la posible incidencia de distintos factores.
Debe tenerse presente que, al iniciarse la consolidacin de esta rea, hay incertidumbre
sobre muchos factores, en particular los recursos humanos a aplicar. Por lo tanto, se recomienda
cautela al respecto.
A estos efectos, se sugiere proceder de la siguiente manera:
Definir las caractersticas de los recursos disponibles.

 Analizar la distribucin de planta y estimar la posible cantidad de personal y sus perfiles

de capacitacin para atender todos los equipos e instalaciones de acuerdo a los
requerimientos de produccin y de calidad.
Acordar el nivel de respuesta aceptable por produccin frente a las intervenciones de
emergencia.
Consecuentemente definirla estructura mnima de recursos para atender stas (nmero,
ubicacin, turnos, etc.).
Establecer las tareas de mantenimiento preventivo que puedan ser realizadas por el
equipo arriba definido.
Estimar una estructura complementaria para atender el mantenimiento preventivo, pero
no paradas ni desarmes totales ("overhauls").
Definir los requerimientos mnimos para encarar estos trabajos.
Esbozar una estructura bsica de partida confeccionando el correspondiente organigrama,
etc.
3.11.- Administracin y Control.
3.11.1.- Fuentes de informacin
Datos relativos a los equipos e instalaciones.

Caractersticas constructivas de los mismos.

Problemas surgidos durante su operacin.
Repuestos.
Programacin mantenimiento preventivo.
Mantenimiento de emergencia.
Datos relativos a la gestin de mantenimiento.

Definir procedimientos normalizados para trabajos repetitivos.

Analizar las causas de desviacin de los presupuestos.
Determinacin de costos unitarios del mantenimiento (por hora, por unidad de producto,
por departamento o sector, etc.).
Datos relativos a las averas.

Clasificacin y consecuencias.
Causas (seguras o probables).
Efecto sobre los programas de mantenimiento.
Efectos en el tiempo.

Datos relativos a las intervenciones de mantenimiento.

Procedimientos de solicitud y de autorizacin de trabajos.

Resultados tcnicos y econmicos de los anteriores.
Rendimiento.
3.11.2.- Documentos

Ficha de mquinas, motores e instalaciones. Constituye la ficha de inventario: Es el

documento informativo bsico y fundamental que resume las caractersticas originales de
cada equipo y los datos operativos de l y de cada uno de sus componentes. Cualquiera
que sea el modelo que se elija (manejo manual o computarizado de la administracin de
mantenimiento) se deben incluir sin excepcin los siguientes datos e informaciones:
a) Instalacin de la que forma parte,
b) Ubicacin exacta dentro de la instalacin, c) Tipo de mquina,
c) Datos especficos fsicos (modelo, tipo, dimensiones, peso) y tecnolgicos
d)
e)
f)
g)

(parmetros operativos),
Proveedor y fecha de la compra con el nmero de pedido correspondiente
Costo de la mquina puesta en planta y luego de montada,
Planos de conjunto y de piezas con su ubicacin en el archivo,
Lista y codificacin de las piezas de repuesto, con indicaciones para encontrar su

posicin en almacn, as como los planos correspondientes,

h) Indicacin del centro de costos a que pertenece,
i) Aquellos otros datos que puedan ser de inters de los usuarios de las fichas.
Ficha de Historial de cada mquina y/o equipo: Consiste en un informe detallado
ordenado cronolgicamente de todas las intervenciones de mantenimiento realizadas en

cada equipo o en sus componentes.

Orden de Trabajo: Consiste en una descripcin del trabajo especfico a realizar, de los
recursos necesarios (mano de obra y materiales), y de los costos incurridos. Como

complementos de la orden de trabajo pueden mencionarse:

a) Planilla de Aplicacin de mano de obra,
b) Planilla de Salida de materiales de almacn.
Sistema de prioridad: Es la definicin de la urgencia en encarar los trabajos y de los
plazos estimados para su ejecucin. Un modo de establecerla es el siguiente:
a) Ejecucin inmediata: 1
b) Ejecucin al da siguiente de indicado: 2 c) En la primera parada de produccin: 3
c) En el tiempo que se indique: 4

3.11.3.- Flujo de informacin: diagrama esquemtico

Dentro del manual debe describirse sucintamente y en forma esquemtica la circulacin
de informacin con el objeto de elaborar el programa diario de actividades de mantenimiento,
calcular el costo de stas, analizar las fallas, etc., as como su revisin y anlisis.
La revisin diaria de la aplicacin de mano de obra y de materiales permite hacer que el
mantenimiento sea eficaz y corregir sobre la marcha las desviaciones que se produzcan, tales
como tardar ms tiempo que el debido en completar una tarea.
3.11.4.- Revisin de la informacin relevada
La revisin de la informacin relevada es imprescindible para:
Descubrir inmediatamente los trabajos que han significado costos elevados para as
controlarlos mejor.
Sealar los trabajos que representan intervenciones repetidas para, previo anlisis,
reducirlas significativamente.
Justificarla adquisicin de herramientas para reducirlas horas de trabajo insumidos, o el
remplazo del equipo por otro.
3. 11.5.- Clculo de algunos indicadores de la eficiencia del mantenimiento
Se recomienda incluir en los manuales los siguientes clculos:
Estimacin de disponibilidad: Se aplica a una lnea, un departamento o una planta
productiva. El mtodo de clculo se basa en detectar la lnea, departamento que mayores
problemas de mantenimiento tiene.
Permite poner en evidencia qu porcentaje del tiempo nominal de produccin de esa rea
est afectado por paradas debidas a roturas y/o reparaciones.
Costo mantenimiento/unidad producida en un perodo dado: Costo incluye mano de obra
propia o contratada, materiales, repuestos, modificaciones, administracin, gestin y
capacitacin del rea de Mantenimiento.
3.11.6.- Resultado del anlisis de la informacin procesada de mantenimiento.
Proviene de las rdenes de trabajo, salida de materiales de almacenes, registros de fallas y
paradas de equipos (ver parte de averas) y del historial de los equipos y se resume con una
frecuencia mensual constituyndose en un informe a la Gerencia de rea.

El anlisis de la informacin procesada permite detectar los siguientes aspectos:

Costos de mantenimiento por perodos discriminados en mano de obra directa e indirecta
y materiales clasificados por equipo, lnea de produccin y globales para la planta.
Tiempos de parada por mantenimiento, volmenes de produccin y disponibilidad
discriminados por equipo, lnea de produccin, etc.
Con base es estos dos aspectos:
o Se identificarn las unidades, lneas con los mayores costos de mantenimiento y/o
tiempos de parada ms prolongados.
o Se verificar la evolucin de estos indicadores.
o Se seleccionan las tres (3) unidades y/o lneas con mayores costos de mantenimiento
y/o menor disponibilidad a efectos de priorizar las acciones tendientes a optimizar
rpidamente su comportamiento.
o Se compararn los costos de mantenimiento de unidades, lneas y plantas similares
ubicadas en distintos lugares y/o pertenecientes a otras empresas.
o Se compararn los costos del mantenimiento programado contra los costos del no
programado y de la disponibilidad alcanzada para los equipos en cuestin.
o Se compararn los costos de mano de obra y materiales por equipo y/o lnea
productiva.
3.12.- Procedimientos:
Esta parte del manual contendr los diagramas de flujo operacionales que se utilizan en la
empresa para desarrollar las intervenciones no planificadas (emergencias) y planificadas, en
particular Mantenimiento Preventivo.
3.13.- Capacitacin y Entrenamiento:
Toda Gerencia de Mantenimiento debe considerar estas actividades como prioritarias para
lograr as el desarrollo y desempeo profesional de su planilla, independientemente de su
posicin y nivel educativo. En consecuencia, en el Manual deber incluirse una particular
mencin a estas actividades.
A estos efectos, debern definirse sus objetivos, metodologa a emplear para su desarrollo
e incentivos a aplicar para estimular al personal en su capacitacin y entrenamiento continuos.
Como ejemplo, se incluye, seguidamente lo que expresa sobre este punto un Manual de Gestin
de Mantenimiento.

Los programas permanentes de capacitacin y entrenamiento tienen, entre otras, las metas
siguientes:

Facilitar una ejecucin ms eficiente de sus tareas especficas;

Introducir nuevas tecnologas y/o equipos;
Insistir en los conceptos bsicos de seguridad e higiene industriales;
Adiestrarlos en el control preventivo de siniestros y en su combate en caso stos se

desarrollen;
Conocer los fundamentos de los procesos de elaboracin utilizados en la empresa con
particular nfasis en vincular la incidencia de la operacin de los equipos e instalaciones
en la calidad y cantidad de los productos resultantes de aqulla, as como de los desechos
y/o rechazos debidos a su mal o regular funcionamiento;
Mejorar la capacidad profesional y de gestin del personal y de sus supervisores;
Inducir la introduccin de un manejo computarizado de la informacin del Departamento.
Estos programas se desarrollarn peridicamente bajo el control del rea responsable de
los Recursos Humanos y la participacin de mantenimiento. La capacitacin ser en grupo o
individual tanto en la empresa como en los institutos tcnicos privados o pblicos que mejor
ameriten para los fines propuestos".

LUIS
3.14.- Crculos de Calidad.
Su consideracin debe ser incluida en los manuales como una herramienta importante
para motivar a su personal, manteniendo abiertos los canales de comunicacin entre todos los
niveles de mando, asegurando la participacin de todos en el proceso de toma de decisiones
relacionadas con la mejora de la disponibilidad de los equipos e instalaciones de la planta.
La coordinacin de los crculos estar a cargo de un facilitador, fijndose en acuerdo con
la gerencia de recursos humanos su frecuencia, participantes y duracin.
En los manuales se har referencia, tambin, a las polticas que aplicar al respecto la
gerencia. Como ejemplo, se mencionan las siguientes polticas:
Evaluar rpida y objetivamente todas las recomendaciones de los Crculos,
Aplicar tan pronto como sea posible aquellas recomendaciones que sean aceptadas,

 Premiar y reconocer el mrito de los autores de stas y explicar los motivos para el
rechazo de las que no sean aprobadas.
3.15.- Certificacin de Proveedores de Insumos y de Talleres Externos.
El rea de Calidad de la empresa proporcionar las especificaciones al respecto de los
proveedores de insumos, de modo que esta rea asuma la responsabilidad de la
aceptacin/rechazo de los insumos y de evaluacin de los mismos, en trabajo coordinado con el
rea de Mantenimiento.
En lo que corresponde a los talleres, su evaluacin se basa en parmetros de calidad,
uniformidad, precio y servicio. Respecto a la certificacin, se tomarn como base los
requerimientos de la Norma ISO-9002.
Tener presente que el peso relativo de cumplimiento de los requerimientos de calidad,
precio y servicio pueden variar segn las condiciones del pas, localizacin de la empresa,
infraestructura disponible, etc.
La certificacin incluir visitas a los talleres, verificacin de los requisitos establecidos en
la Norma ISO 9002 y respecto a los requerimientos, exigencias y necesidades que se planteen
por parte de la empresa.
Esta evaluacin permitir clasificar los talleres en dos categoras: aprobados y no
aprobados. Sern aprobados los talleres que poseen un sistema adecuado de conformidad con la
Norma ISO 9002, entregas justo a tiempo, cero rechazo (o un mnimo porcentaje a ser definido
por la empresa), precio razonable y servicio tcnico al cliente.
3.16.- Auditoras.
Se indicarn las normas generales y especficas que implementar la empresa para la
realizacin de las auditoras que garantizarn el cumplimiento de lo establecido en el Manual de
Mantenimiento.
4. VENTAJAS DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO.
Maximizan la disponibilidad de maquinarias y equipos para la produccin de manera que
siempre estn aptos y en condicin de operacin inmediata.

 Logran, con el mnimo costo posible, el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y
maquinarias productivas.
Preservan el valor de las instalaciones, optimizando su uso y minimizando el deterioro y,
en consecuencia, su depreciacin.
Disminuyen los paros imprevistos de produccin ocasionados por fallas inesperadas,
tanto en los equipos como en las instalaciones.
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que en materia de
mantenimiento se desarrollan en una organizacin, elementos stos que por otro lado
sera difcil reunir.
La gestin mantenimiento y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino
que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a qu nivel alcanza la
decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin de mantenimiento y
evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema adecuado de mantenimiento.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
funciones de mantenimiento a las que hasta ese momento no haba accedido.
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada
empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y
la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogneos y metdicos.
5. DESVENTAJAS DE LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO.

 Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse.

Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente
existe pero no es reconocida en los manuales.
Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y
suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero
reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de
tareas reducido.
6. ESQUEMA RECOMENDADO PARA EL MANUAL DE MANTENIMIENTO.
REVISIN Y DISTRIBUCIN
La familia de

las normas COVENIN-ISO

9000 incluye

requisitos

para

los sistemas de calidad que se puedan utilizar para lograr la interpretacin comn, el desarrollo,
la implementacin y la aplicacin de la gestin y el aseguramiento de la calidad; adems exigen
el desarrollo y la implementacin de un sistema de la calidad documentado, que incluya la
elaboracin de manuales de la calidad.
La norma venezolana COVENIN ISO 8402: 1995, Gestin de la Calidad y
Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define un manual de calidad como un documento que
enuncia la poltica de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organizacin. Este
manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organizacin o con una parte
seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de
la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.
Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad.
El objeto de esta norma es suministrar los lineamientos para la elaboracin, la
preparacin y el control de manuales de la calidad ajustados a las necesidades especficas del
usuario. Estos manuales reflejarn los procedimientos documentados del sistema de la calidad
requeridos por la familia de las normas COVENIN ISO 9000.
Referencias normativas

Como toda norma est sujeta a revisin es recomendable analizar la convivencia de usar
las ediciones ms recientes de la norma citada a continuacin:
Covenin-iso 8402:1995. Gestin de la calidad y aseguramiento de la calidad.
Vocabulario
Definiciones: Para los propsitos de esta norma se aplican las definiciones dadas en la norma
venezolana covenin-iso 8402:1995
Documentacin de sistema de la calidad: Esta norma describe una jerarqua tpica de
la documentacin del sistema de la calidad. El orden de desarrollo de esta jerarqua en una
organizacin individual depende de las circunstancias de esa organizacin, pero usualmente
comienza con el desarrollo de la poltica y objetivos de la calidad de la organizacin.
Procedimientos documentados del sistema de la calidad: Los procedimientos documentados del
sistema

de

la

calidad

deben

formar

la

documentacin

bsica

utilizada

para

la planificacin general y la gestin de las actividades que tienen impacto sobre la calidad,
tambin deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad.
Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones
del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben
efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los controles que se
deben aplicar.
Cada procedimiento documentado debe abarcar una parte del sistema de calidad, tal como
un elemento completo del sistema de calidad o una parte de este, o una secuencia de actividades
interrelacionadas ligadas con ms de un elemento del sistema de la calidad.
El usuario es quien determinar la cantidad de procedimientos documentados,
el volumen de cada uno y la naturaleza de su formato, dependiendo de la complejidad de las
instalaciones, la organizacin y la naturaleza de la empresa.
Si los procedimientos son organizados en la misma estructura y formato, los usuarios podrn
familiarizarse con el enfoque consistente aplicado a cada requisito y as habr ms posibilidad de
lograr el cumplimiento sistemtico de la norma.
Manuales de la Calidad: El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del
sistema de la calidad destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la
calidad dentro de una organizacin. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos

aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organizacin. Tambin deben
ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados
relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de
la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.

YAFRANNYS
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organizacin para:

Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la

organizacin.

Describir

implementar

un

sistema

de

la

calidad

eficaz.

Suministrar control adecuado de las prcticas y facilitar las actividades de aseguramiento.

Suministrar las bases documentales para las auditorias.

Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.

Presentar el sistema de la calidad para propsitos externos: por ejemplo, demostrar la

conformidad con las normas COVENIN-ISO 9001, 9002 o 9003.
Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de la calidad exigidos en
situaciones contractuales.
Aunque no hay estructura ni formato requerido para los manuales de la calidad,
existen mtodos para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente; uno de stos
sera fundamentar las secciones del manual de la calidad con los elementos de la norma que rige
el sistema. Otro enfoque aceptable sera la estructuracin del manual para reflejar la naturaleza
de la organizacin.
Un manual de calidad puede:

Ser una compilacin de los procedimientos documentados.

Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones especficas.

Ser ms de un documento o nivel.

Tener un ncleo comn con apndices apropiados.

Tener

horas

numerosas

derivaciones

posibles

basadas

en

las

necesidades

organizacionales.
La aplicacin ms comn de un manual de calidad es empleado para propsitos tanto de
gestin de la calidad como de aseguramiento de la calidad. Sin embargo cuando la organizacin
considere que es necesaria una distincin en su contenido o uso, es esencial que los manuales
que describan el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios.
Proceso de elaboracin de un manual de calidad
Responsable en cuanto a la Elaboracin: El proceso en cuanto a la elaboracin con la asignacin
de la tarea de coordinacin a un organismo delegado competente. Las actividades reales
de redaccin y trascripcin deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias
unidades funcionales individuales, segn sea apropiado.
El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente
el tiempo de elaboracin del manual de la calidad, as como tambin ayudar a identificar aquellas
reas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplado y
corregidas.
Uso de Referencias: Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o
documentos que existen y estn disponibles para el usuario del manual de la calidad.
Exactitud y Adecuacin: El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del
manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean
adecuados.
Proceso de aprobacin, emisin y control del manual de la calidad
Revisin y Aprobacin Final: Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser
revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuacin y la
estructura apropiada. La emisin de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable
de su implementacin y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorizacin.
Distribucin

del

Manual:

El mtodo de distribucin del

manual

debe

proporcionar

la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribucin
puede ser facilitada mediante la codificacin de copias.

Incorporacin de Cambios: Se debe disear un mtodo para proveer la propuesta, elaboracin,

revisin, control e incorporacin de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar
el mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado al desarrollar el manual bsico.
Control de la Emisin y de los Cambios: El control de la emisin y de los cambios del
documento es esencial para asegurar que el contenido del manual est autorizado
adecuadamente. Se pueden considerar diferentes mtodos para facilitar el proceso fsico de la
realizacin de los cambios. En cuanto a la actualizacin de cada manual se debe utilizar un
mtodo para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya
en su copia.
Copias no Controladas: Se debe identificar claramente como copias no controladas todos
aquellos manuales distribuidos como propsitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte
del cliente y otra distribucin del manual en donde no se prevea el control de los cambios.
Esquema del contenido de un manual de la calidad
a.

El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin.

b.

La tabla de Contenido.

c.

Las paginas introductorias acerca de la organizacin y del manual

d.

La poltica y los objetivos de la calidad.

e.

Descripcin de la estructura de la organizacin, las responsabilidades y autoridades.

f.

Descripcin de los elementos del sistema de la calidad.

g.

Definiciones, si es apropiado

h.

Gua para el manual de la calidad, si es apropiado.

i.

Apndice, si es apropiado.
Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad puede ser

cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.

Que incluir en un manual de la calidad
Ttulo, Alcance y Campo de Aplicacin: El ttulo y el alcance del manual de la calidad deben
definir la organizacin a la cual se aplica el manual. En esta seccin tambin se deben definir la
aplicacin de los elementos del sistema de la calidad. Tambin es conveniente utilizar

denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que situaciones
no debera ser aplicado. Esta informacin puede ser localizado en la pgina del ttulo.
Tabla de Contenido: Esta debe presentar los ttulos de las secciones incluidas y como se pueden
encontrar.

La

numeracin

de

las

secciones,

subsecciones,

pginas,

figuras,

ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lgica.

Pginas Introductorias: Las pginas introductorias de un manual de la calidad deben suministrar
informacin general acerca de la organizacin y del manual de la calidad.
La informacin acerca de la organizacin debe ser su nombre, sitio, ubicacin y los
medios de comunicacin; tambin se puede adicionar informacin acerca de su lnea de negocio
y una breve descripcin de sus antecedentes, su historia, su tamao.
En cuanto a la informacin acerca del manual de la calidad debe incluir la edicin actual,
la fecha de edicin, una buena descripcin de cmo se revisa y se mantiene actualizado el
manual de calidad, una breve descripcin de los procedimientos documentados utilizados para
identificar el estado y para controlar la distribucin del manual y tambin debe incluir evidencia
de aprobacin por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual de calidad.
Poltica y Objetivos de la Calidad: En esta seccin del manual de calidad se debe formular la
poltica y los objetivos de la calidad de la organizacin. Aqu se presenta el compromiso de la
organizacin con respecto a la calidad.
Dicha seccin tambin debe incluir como se logra que todos los empleados conozcan y
entiendan la poltica de la calidad y como es implantada y mantenida en todos los niveles.
Descripcin de la Organizacin, las Responsabilidades y las Autoridades: Esta seccin
suministra una descripcin de la estructura de la organizacin de alto nivel. Tambin puede
incluir un organigrama de la organizacin que indique la responsabilidad, la autoridad y la
estructura de interrelaciones.
Igualmente sub-secciones dentro de esta seccin deben suministrar detalles de las
responsabilidades, las autoridades y la jerarqua de todas las funciones que dirigen, desempean
y verifican trabajos que afectan la calidad.
Elementos del Sistema de Calidad: En el resto del manual se deben describir todos los elementos
aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendo procedimientos
documentados del sistema de la calidad.

Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son nicos para cada
organizacin no se puede definir un formato, un esquema, un contenido, ni un mtodo de
presentacin nicos para la descripcin de los elementos del sistema de la calidad.
Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organizacin,
suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la calidad.
Luego de seleccionar la norma a utilizar, la organizacin debe determinar los elementos
del sistema de calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha norma la
organizacin definir como intenta aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos
seleccionados.
En la determinacin del enfoque de la organizacin debe considerarse:

La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.

La importancia asignada a la documentacin del sistema de la calidad y al aseguramiento

de la calidad.

Las distinciones entre polticas, procedimientos e instructivos de trabajo.

El medio seleccionado para el manual.

El manual resultante debe reflejar los mtodos y los medios propios de la organizacin

para satisfacer los requisitos formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos
del sistema de la calidad.
Definiciones: Esta seccin debe ubicarse inmediatamente despus del alcance y del campo de
aplicacin. Dicha seccin debe contener las definiciones de los trminos y conceptos que se
utilicen nicamente dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben suministrar una
comprensin completa, uniforme e inequvoca del contenido del manual de la calidad. Es
recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma COVENIN-ISO 8402.
Gua para el Manual de la Calidad: Una gua puede suministrar una descripcin de la
organizacin del manual de la calidad y un breve resumen de cada una de sus secciones.
Con la ayuda de esta seccin los lectores que estn interesados solo en ciertas partes del
manual deberan ser capaces de identificar, que parte del manual puede contener la informacin
que est buscando.

Apndice para la Informacin de Apoyo: Por ltimo puede ser incluido un apndice que
contenga informacin de apoyo al manual de la calidad.