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com

Manual para el
sistema
Conciliacin
Express

Le damos la bienvenida a una nueva y


ms rpida forma de realizar la
conciliacin de cuentas

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Sumario
Pagina
1. Registrarse

2. Crear nueva conciliacin

3. Subir informacin

4. Estado

5. Auto Conciliacin

6. Conciliacin Manual

7. Conciliada

8. Exportar

10

9. Manejo de datos

11

10. Instalacin del complemento de Excel

12

11. Uso del Complemento de Excel

15

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1. Registrarse
Ingrese el nombre de usuario y contrasea que le fueron proporcionados en los espacios
correspondientes. Si su informacin las incluye, recuerde utilizar maysculas, pues las ventanas no
reconocern correctamente su informacin si olvida ponerlas.

2. Crear nueva conciliacin


D clic sobre el botn Crear nueva conciliacin

A continuacin aparecer la siguiente ventana, en la que puede poner un nombre a la conciliacin


que va a crear (ejemplo: Bank2). Cuando lo haya hecho, d clic en el botn de Crear nuevo.

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En la ventana de la parte de abajo puede observar que el archivo de conciliacin Bank2 ha sido
creado.

Bajo la columna de Comando se enlistas las siguientes opciones a elegir:


Editar esta opcin permite cambiar el nombre de la conciliacin.
Vaciar esta opcin permite borrar todos los registros de la conciliacin.
Borrar esta opcin borrar por completo la conciliacin creada, as como todos sus registros.
Ahora puede acceder a la conciliacin con slo dar clic en el nombre del archivo, en este caso
llamado Bank2, una vez hecho esto aparecer la siguiente pantalla:

3. Subir informacin

A continuacin deber subir los archivos para conciliar. Los archivos deben ser del tipo CSV
(separarse con una coma). Si no tiene archivos en formato CVS puede utilizar el complemento
Conciliacin Express del programa Excel, en el cual puede convertir un archivo de Excel a un
archivo CVS.
D clic en el botn Cargar y ubique tanto el archivo interno como el externo en sus respectivos
espacios, despus d clic en abrir.
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Posteriormente d clic en el botn Subir y aparecer la siguiente ventana con la informacin que
usted eligi:

Para permitir al programa la igualacin de informacin es necesario determinar qu columnas sern


usadas y qu informacin contienen. El programa incluye una propuesta, pero puede ser necesario
elegir ciertos criterios. En el ejemplo de arriba solo se muestran tres columnas, una de fecha, una de
Cdigo 1 (nmero de orden) y otra de cantidad. De cualquier manera el sistema mostrar todas las
columnas de los archivos que usted incluy. En realidad no hay un lmite en el nmero de columnas
que usted puede utilizar en sus archivos, pero en el sistema usted solo puede utilizar 5 columnas,
que son:
1. Fecha
2. Texto
3. Cantidad
4. Cdigo 1
5. Cdigo 2

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El sistema automticamente reconocer las columnas correspondientes a la Fecha y Cantidad, pero
usted debe seleccionar las dems, adems debe hacer los ajustes necesarios en caso de que el
sistema haya elegido errneamente las columnas de Fecha y Cantidad.
Se puede ajustar el formato de Fecha en caso de que el programa haya elegido incorrectamente la
columna de fecha. Tambin es posible ajustar el formato de Cantidad en caso de que en el archivo
se utilice un formato diferente al establecido en el sistema y por eso no lo reconozca.
Realice los ajustes necesarios tanto en el archivo interno como en el externo y d clic al botn
Siguiente

4. Estado

La informacin de Estado es una especie de censo del nmero de registros existentes en los archivos
internos y externos. Observe que antes de la conciliacin todos los registros dicen, lgicamente,
No conciliado.
En medio de la imagen puede observar una caja de texto que dice Reporte sin conciliar. Ah usted
puede ingresar la cantidad interna a conciliar (su contabilidad) y la cantidad externa a conciliar (en
este caso se ejemplifica con una cuenta de banco). Cuando haya conciliado la mayor cantidad de
registros posibles, puede regresar a la misma ventana y dar clic en el botn de mostrar reporte,
para ver la conciliacin que contiene todas las cantidades abiertas (cantidades no conciliadas).
Puede imprimir la informacin de esta pantalla o copiar y pegar a un archivo de Excel, en caso de
que quiera guardarlo en ese formato o por si desea hacer algunas anotaciones, tambin como
archivo de Excel.
Le recomendamos, antes de realizar las acciones anteriormente indicadas, conciliar la mayor
cantidad de registros posible.
Observe que en la parte de arriba de la imagen hay un men para navegar por la conciliacin. Para
comenzar lo mejor es conciliar automticamente la mayor cantidad de registros posible. Para ello d
clic en el botn Auto Conciliacin del men.
Entonces aparecer la siguiente ventana:

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5. Auto Conciliacin

Principios de la conciliacin Automtico


a. Cantidad + Cdigo 1 Usado por ejemplo para la conciliacin de acreedores. Esto es, por
ejemplo, cuando su archivo y el archivo del proveedor contienen cantidades que se facturan.
La conciliacin se consigue cuando el Cdigo 1 (nmero de facturacin) y la Cantidad son
las mismas.
b. Cantidad + Cdigo 1 + Cdigo 2 Se usa por ejemplo para la conciliacin de inventario,
Cdigo 1 corresponde al nmero de producto y Cdigo 2 corresponde al nmero de
departamento. La conciliacin se da cuando Cdigo 1, Cdigo 2 y la Cantidad son iguales.
c. Cantidad + Cdigo 1 + Das Se usa si, por ejemplo, usted tiene muchas tiendas que
realizan depsitos en la misma cuenta de banco con la misma cantidad. Usted aadir una
cantidad mxima de das que pueden estar entre los dos datos.
d. Varios a uno Usado para aadir varias cantidades a un archivo interno, con solo una
cantidad en el archivo externo. Las cantidades estn conciliadas cuanto la cantidad total del
archivo interno es la misma cantidad del archivo externo Y cuando el Cdigo 1 (y Cdigo 2
si se elige) es el mismo para todas las cantidades.
e. Uno a varios Lo opuesto al punto anterior.
f. La cantidad concuerda Se usa particularmente para conciliar el banco. El principio bajo
el que trabaja es que la misma cantidad ha sido conciliada en un rango de tiempo.

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g. Cantidad concuerda con diferencia - Por ejemplo, cuando concilia cuentas de divisas
puede aceptar un centavo de diferencia. Cuando activa este principio, aparece una caja de
dilogo en la usted puede introducir la cantidad de diferencia que se aceptar.
Debe elegir por lo menos uno de los principios anteriormente descritos pero tambin puede elegir
ms de uno. De cualquier manera debe elegir el mtodo ms adecuado primero. En nuestro ejemplo
hemos elegido primero el principio de Cantidad + Cdigo 1 y posteriormente el principio Varios
a uno y Uno a varios. En nmero de das elegimos 10 das.
Despus d clic en el botn de Conciliar.

Dependiendo de la cantidad de datos y de la velocidad de su servicio de Internet, puede pasar poco


ms de un minuto antes de que aparezca la conciliacin en la pantalla.

Observe que se muestra una mucha menor cantidad de registros en la fila de No Conciliadas (30
registros en el archivo interno y 13 registros en el archivo externo).
Para poder conciliar la mayor cantidad de registros posible podemos continuar con la Conciliacin
Manual. Para facilitar esta labor, el programa contiene un avanzado, pero fcil de usar, sistema de
Conciliacin Manual. D clic en el botn de Conciliacin Manual ubicado en el men superior.
Posteriormente aparecer la siguiente ventana:
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6. Conciliacin Manual

El sistema ha sido diseado para que usted trabaje tanto en el lado interno como en el externo. Si
eligi el lado interno cuando la Autobsqueda estaba activa y dio clic en un registro, el sistema
buscar un registro con la misma cantidad en el lado externo.
Comandos, botones y cajas:
a. Autobsqueda Si se selecciona esta opcin, el sistema buscar una cantidad o suma en el
lado que no est activo (ya sea interno o externo). Si ninguno est activo, puede ver las
lneas tanto del lado interno como del externo. As usted podr, por ejemplo, igualar dos
lneas internas con 3 lneas externas.
b. Auto Conciliacin Si se selecciona esta opcin el sistema automticamente conciliar las
lneas sealadas cuando la diferencia sea 0.
c. Igualar Si no se ha seleccionado el botn de Auto Conciliacin usted debe dar clic en el
botn Igualar para realizar la conciliacin. Solo habr una conciliacin si la diferencia es
0 (a menos que, previamente, haya elegido una diferencia permitida).
d. Mostrar todo Cuando da clic en este botn, el sistema muestra todos los registros del lado
elegido (interno o externo).
e. Mostrar cantidad 0 Cuando selecciona esta opcin, todos los registros cuya cantidad sea
0 sern mostradas en el lado que haya elegido (interno o externo).
f. Mostrar bsqueda En esta opcin usted puede ingresar un criterio de bsqueda que
quiera localizar en los registros.
g. Diferencia aceptada Aqu usted podr elegir la cantidad de diferencia que aceptar en su
concilia.
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h. Borrar seleccionada Al dar clic en este botn, los registros seleccionados sern borrados.
Esta opcin debe ser utilizada con mucha precaucin, porque los registros seleccionados
sern borrados y removidos del sistema.
i. Flecha pequea Esta flecha selecciona o deselecciona todas los registros de la ventana.
j. % - Habr un intercambio entre los registros marcados y los registros no marcados.
k. Fecha/Cdigo/Texto/Cantidad Este tipo de botones clasifican los botones de la ventana.
l. Clic derecho Si usted posiciona el cursor en un registro y da un clic derecho con el mouse
se proyectarn los detalles del registro en una ventana nueva.

7. Conciliada
Si da clic en el botn de Conciliada observar todas los registros conciliadas, tambin podr
borrar cualquier conciliacin que haya sido realizado incorrectamente. Puede organizar las
cantidades en el orden que usted prefiera, simplemente dando clic a alguna de las opciones ubicadas
en el rea de las lneas.
Puede borrar registros dando clic en la X roja que se encuentra junto al registro.

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8. Exportar
Con esta opcin usted puede exportar registros Conciliados y No Conciliadas a una hoja de Excel.
Estos datos pueden ser guardados en su formato original, es decir con las columnas que usted subi
con anterioridad, o pueden ser guardados en un formato de Excel con las opciones y contenidos que
usted elija. Los archivos pueden ser almacenados en su propio servidor o computadora. Para ello
elija sus opciones y d clic en el botn de Exportar.
Cuando haya exportado la informacin que necesita puede borrar los registros conciliados, para
conservar solo los registros No Conciliadas y utilizarlas en la conciliacin del mes siguiente. Esta
accin la puede realizar al dar clic en el botn de Borrar concilios.

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9. Manejo de datos
Con esta opcin usted puede ajustar las columnas que haya subido. Para ello tiene dos
posibilidades:
1. Cambiar los prefijos frente a la cantidad o,
2. Reducir la cantidad de caracteres en cada campo (por ejemplo, usted tiene un Cdigo 1 de
10 dgitos en su archivo interno y un Cdigo 1 de cinco dgitos en su archivo externo, puede
ajustar su archivo interno para que tenga solo 5 dgitos y sea igual a su archivo externo).
En la ventana correspondiente usted elegir:
1. Archivo interno o externo.
2. El campo que desee ajustar.
3. Reducir el campo o cambiar el signo.

Despus de que haya elegido, d clic en el botn de Activar y aparecer la siguiente ventana de
Campo abreviado:

Seleccione cuntos caracteres quiere quitar ya sea a la izquierda o a la derecha.


Si selecciona Cambiar signo y presiona Activar el sistema cambiar el signo (prefijo) en la
columna de cantidad.

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10.

Instalacin del complemento de Excel

Debido a que el sistema Conciliacin Express requiere la utilizacin de archivos con formato CSV
hemos desarrollado un sencillo complemento de Excel que lo ayudar a convertir cualquier archivo
de lectura en Excel en un archivo de formato CSV.
Para utilizarlo debe descargar el archivo desde nuestra pgina web y seguir el siguiente proceso de
instalacin:
1. Descargue el archivo desde www.ConciliacionExpress.com y gurdelo en la ubicacin que
desee,
2. Abra la caja de dilogo del complemento que se encuentra localizada en la siguiente
ubicacin:
Para usuarios Microsoft Office Vista
Abrir Excel y dar clic en el smbolo

ubicado en la esquina superior izquierda,

Elija Opciones de Excel en la ventana que aparecer,

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Elija la opcin de Complementos del men de la izquierda y d clic en Ir en la
ventana que aparecer a continuacin,

Para usuarios de Microsoft Office 2003


Abrir Excel y dar clic en la opcin Herramientas de la barra de herramientas, posteriormente
seleccionar la opcin Complementos,

3. D clic en el botn de Examinar y elija el archivo que descarg de la pgina web. Despus
d clic en Aceptar, nuevamente d clic en el botn de Aceptar para cerrar todas las
ventanas.

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4. Para ver que el complemento de conversin ha sido agregado correctamente verifique la


barra de herramientas, en la que debe aparecer la opcin de Complementos en la que debe
estar incluida la opcin de Conciliacin, de ser as la instalacin ha sido correctamente
realizada.

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11.
Uso del Complemento de Excel como convertidor de
archivos formato CSV.
En caso de que los archivos de sus transacciones no tengan formato CSV, este complemento de
Excel lo ayudar a convertirlos. Recuerde que para el uso del sistema Conciliacin Express es
necesario que los archivos tengan un formato CSV.
Para la conversin de archivos solo tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Abra el archivo de Excel que contiene la informacin de sus transacciones,
2. Seleccione el complemento Conciliacin instalado y d clic en Excel2Semi

3. Posteriormente aparecer la ventana que se muestra a continuacin.

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a. En la primera opcin puede cambiar el idioma,
b. En la segunda opcin indique si la primera fila contiene el nombre de la columna,
c. En la opcin siguiente debe Seleccionar rea de Trabajo para elegir el rea del archivo de
Excel en la que se encuentra la informacin que quiere convertir a formato CSV,
posteriormente d clic en Enter.

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d. D clic en el botn de Seleccionar rea de Trabajo y las columnas se mostrarn como a
continuacin:

e. Elija las columnas que desea que estn en el archivo CSV seleccionndolas y d clic en la
flecha que las coloca en la columna de la derecha.
f. En caso de que desee fusionar dos columnas en una, puede elegir la opcin de Combinar
Columnas y seleccionar las dos columnas que desea combinar. Si elige el campo de Signo
Opuesto el signo ser cambiado en la segunda columna (+ -). Estas opciones se utilizan
principalmente en archivos en donde la cantidad de dbito y crdito se muestran en dos
columnas separadas.
g. Despus debe elegir la carpeta en la que desea guardar el archivo con formato CSV y darle
un nombre si as lo desea,
h. Para finalizar puede seleccionar si el signo de puntuacin de separacin ser , o ;. El
sistema Conciliacin Express puede trabajar con ambos signos,
i. Luego d clic en el botn de Exportar y su archivo CSV ser guardado en la carpeta
seleccionada.

Despus de lo anterior, sus archivos estarn listos para ser utilizados en el sistema Conciliacin
Express.

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