ISBN 9977-59-111-3

MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES

DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
CUADERNILLOS DEL ARCHIVO NACIONAL
Serie Qu es y qu hace un archivo?
N 4 (Segunda edicin)
LEY DEL SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS N 7202
del 24 de octubre de 1990,
Reglamento de la Ley N 7202
y otras regulaciones
San Jos - Costa Rica
febrero del 2001
350.7146
C8374L

C.R. Leyes, decretos, etc.

Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24
de octubre de 1990 , Reglamento de la Ley.
--San Jos: Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes,
Direccin General del Archivo Nacional,
Segunda Edicin, 2001.
80 p.; 21,5 por 16,5 cm. --(Coleccin Cuadernillos del
Archivo Nacional) N 4
ISBN 9977-59-111-3
1. Archivo - Costa Rica - Legislacin.
2. Ley del Sistema Nacional de Archivos. I. Ttulo.

Ministro de Cultura, Juventud y Deportes

Dr. Enrique Granados Moreno

Directora General del Archivo Nacional

Licda. Virginia Chacn Arias
Comisin Editora
Dr. Carlos Melndez Chaverri
Licda. Virginia Chacn Arias

Licda. Ana Virginia Garca De Benedictis

MSc. Mercedes Muoz Vega
Licda. Sol Argello Scriba.
Junta Administrativa de la Direccin
General Archivo Nacional de Costa Rica
Dr. Enrique Granados Moreno Presidente
Lic. Marco A. Jimnez Carmiol Vicepresidente
Lic. Jos Bernal Rivas Fernndez Secretario
Lic. Arturo Ortiz Snchez Tesorero
MSc. Mercedes Muoz Guilln Fiscal
Licda. Luz Alba Chacn Len Primer Vocal
Br. Yessenia Castillo Villalta Segundo Vocal
Lic Edgar Gutirrez Asesor Ad Honrem
Licda. Virginia Chacn Arias Directora Ejecutiva

TABLA DE CONTENIDO
Introduccin.........................................................
Ley del Sistema Nacional de Archivos
Captulo I, Disposiciones Generales..........................
Captulo II, de la Junta Administrativa......................
Captulo III, de la Direccin General
del Archivo Nacional..............................................
Captulo IV, de la Comisin Nacional de
Seleccin y Eliminacin de Documentos...................
Captulo V, de los Archivos
Administrativos Pblicos........................................
Captulo VI, de los Archivos Privados
y Particulares.......................................................
Reglamento de la Ley 7202, Ley del Sistema
Nacional de Archivos N 24023-C
Captulo I, Disposiciones Generales..........................
Captulo II, de la Junta Administrativa .....................
Captulo III, de la Direccin General
del Archivo Nacional...........................................
Captulo IV, de las Funciones Archivsticas.............
Captulo V, de la Organizacin y Funcionamiento
de la Comisin Nacional de Seleccin y
Elimnacin de Documentos..................................
Captulo VI, de los Archivos Pblicos.....................
Captulo VII, de los Archivos Privados
y Particulares....................................................

Captulo VIII, Disposiciones Finales......................

Ley de creacin de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional...............
Ley sobre Microfilmacin de Documentos........
INTRODUCCIN

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

No. 7202
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE
LA REPBLICA DE COSTA RICA
Decreta:

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Artculo 1 -Dctase la siguiente Ley del Sistema Nacional de Archivos:
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1 -Crase el Sistema Nacional de Archivos, que estar compuesto
por el conjunto de los archivos pblicos de Costa Rica, y por los privados y
particulares que se integren a l.
Artculo 2 -La presente ley y su reglamento regularn el funcionamiento de los
rganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los poderes
Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los dems entes pblicos, cada uno con
personalidad jurdica y capacidad de derecho pblico y privado, as como de
los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas
regulaciones.
Artculo 3 -Todos los documentos con valor cientfico-cultural son bienes
muebles y forman parte del patrimonio cientfico-cultural de Costa Rica. La

determinacin del valor cientfico-cultural del documento corresponder a la

Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos. Se consideran
de valor cientfico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o
impresos, grficos, audiovisuales y legibles por mquina que, por su contenido,
sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costa-rricense,
tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones,
mapas, planos, carteles, fotografas, filmes, grabaciones, cintas magnticas,
"diskettes", y los dems que se sealen en el reglamento de esta ley.
Artculo 4 -Los documentos que se consideren de valor cientfico-cultural
deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos pblicos del
pas. Una vez cumplidos los plazos de remisin, sern transferidos a la
Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 5 -Los documentos de valor cientfico-cultural son de inters pblico y
no podrn salir del territorio nacional sin la previa publicacin de un decreto que
lo autorice. Quienes infrinjan la presente ley mediante exportacin ilegal de
estos documentos, sern penados con una multa de diez a cincuenta mil
colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor. Lo
recaudado por concepto de estas multas pasar a engrosar los fondos de la
Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Artculo 6 -El Ministerio de Hacienda conceder exoneracin de impuestos
para la introduccin en el pas de documentos con valor cientfico-cultural,
previo pronuncia-miento de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos en que se declaren con ese valor.
Artculo 7 -Los actos jurdicos de transferencia de documentos que pasen a
ser propiedad del Estado, estarn exentos del pago de impuestos, tasas,
timbres o cualquier tipo de gravamen.
Artculo 8 -Los documentos producidos en las instituciones a las que se
refiere el artculo 2 de la presente ley, como producto de su gestin,
cualquiera que sea su soporte: papel, pelcula, cintas, "diskettes", sern
propiedad de esas instituciones durante su gestin y su permanencia en los
respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artculo 53 de esta ley.
Ninguna persona, funcionario o no, podr apropiarse de ellos. Posteriormente
formarn parte del fondo documental que custodia la Direccin General del
Archivo Nacional.
Artculo 9 -Si algn funcionario pblico o cualquier particular transgrediere las
disposiciones del artculo anterior, ser sancionado de acuerdo con los
dispuesto en los artculos 208 y 209 del Cdigo Penal. En cualquier caso,
adems, se le obligar a devolver los documentos.
Artculo 10 -Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que
produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de
esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o de
acceso restringido, perdern esa condicin despus de treinta aos de haber

sido producidos, y podrn facilitarse para investigaciones de carcter cientficocultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros
derechos constitucionales.
CAPITULO II
DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA
DEL ARCHIVO NACIONAL
Artculo 11-La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por ley N
5574 del 6 de setiembre de 1974, ser la mxima autoridad del Sistema
Nacional de Archivos, actuar como rgano rector de dicho sistema, y tendr
como objetivos principales dotar de un edificio funcional a la Direccin General
del Archivo Nacional, lo mismo que mantener una estrecha relacin archivstica
y tcnica entre los archivos del sistema. Su domicilio estar en la ciudad de
San Jos, y ser el mismo que tenga la Direccin General del Archivo
Nacional. Adems, tendr las siguientes funciones:
a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado.
b) Financiar la compra del equipo tcnico, el mobiliario y el material
necesarios para el ptimo funcionamiento de la Direccin General del Archivo
Nacional, previa recomendacin del departamento respectivo y del director
general de la Institucin.
c) Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar
licitaciones pblicas y privadas, as como las contrataciones directas. Todo ello
con sujecin a lo dispuesto en la Ley de Administracin Financiera de la
Repblica N 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus reformas.
ch) Promover y colaborar econmicamente en la realizacin de
actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Direccin General
del Archivo Nacional.
d) Contratar al personal administrativo, tcnico y profesional que la
Direccin General del Archivo Nacional necesite.
e) Establecer las polticas archivsticas del pas y recomendar
estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
f) Formular recomendaciones tcnicas sobre la produccin y la gestin
de documentos.
g) Velar por la ptima organizacin de los archivos pblicos de Costa
Rica.
h) Formular recomendaciones tcnicas sobre la administracin de
documentos producidos por medios automticos.

i) Asesorar al Consejo Superior de Educacin sobre los planes de

estudio relacionados con las tcnicas archivsticas que se imparten en las
escuelas privadas y en los colegios tcnico-profesionales del pas.
j) Coordinar con los centros de educacin superior la formacin
profesional en el campo de la archivstica.
k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en
los que participen archivistas nacionales e internacionales y
otros
especialistas o tcnicos en ciencias afines con la archivstica.
l) Todas las dems funciones que se le asignan en otras leyes o
reglamentos.
Artculo 12 -La Junta Administrativa del Archivo Nacional estar integrada por
los siguientes miembros:
- El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.
- El Ministro de Planificacin Nacional y Poltica Econmica, o su
representante.
En caso de que se hagan representar, cada ministro deber escoger a una
persona de reconocida experiencia y preparacin relacionados con la
archivstica, la historia o la administracin pblica, para el caso.
- Un acadmico representante de la Academia de Geografa e Historia de
Costa Rica, escogido por sta.
- Un profesional en archivstica y un profesional en historia. Ambos
representarn a las escuelas de esas ciencias existentes en los centros de
educacin superior estatal, y sern nombrados por el Consejo Nacional de
Rectores.
-

Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las que

se refiere el artculo 2 de la presente ley, que ser designado por el
Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se escoger
en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa del
Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna ser
miembro de la Asociacin Costarricense de Archivistas, y los tres
debern ser graduados en archivstica, en un centro de educacin
superior.

Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las

funciones propias de la Direccin General del Archivo Nacional,
escogida por la Junta Administrativa de sta, de una terna enviada por el
Director General. Los ltimos cinco miembros, fungirn por un perodo
de dos aos y podrn ser reelegidos.

Artculo 13 -Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional

devengarn una dieta por cada sesin a la que asistan, cuyo monto ser fijado
en el reglamento de esta ley. No podrn celebrarse ms de seis sesiones al
mes. No obstante, los miembros podrn prestar sus servicios en forma ad
honrem si as lo desean. En el mes de junio de cada ao, debern presentar
un informe de su labor ante la persona o entidad a la que representan, con
copia para la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Artculo 14 -Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo Nacional
integrar su directorio y acordar el da, la hora y el lugar para sesionar. El
Directorio estar compuesto por: un presidente, que ser el Ministro de Cultura,
Juventud y Deportes o su representante, un vicepresidente, un secretario, un
tesorero, un fiscal y un vocal. La eleccin se har por mayora absoluta en
votacin de los directores.
La ausencia del presidente ser suplida por el vicepresidente y en su defecto,
por los otros directores, de preferencia por el vocal. El qurum para todas las
sesiones ser de cuatro directores; las resoluciones sern tomadas por
mayora absoluta de los votos presentes, y en caso de empate decidir quien
preside.
Artculo 15 -El presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional
ejercer su representacin judicial y extrajudicial.
Artculo 16 -Para el cumplimiento de los fines de la Junta Administrativa y de la
Direccin General del Archivo Nacional, aquella nombrar al personal
administrativo, tcnico y profesional necesario, que depender directamente del
Director General del Archivo Nacional. El salario de este personal ser fijado de
acuerdo con la Ley General de Salarios de la Administracin Pblica.
Artculo 17 -El Director General del Archivo Nacional deber asistir a las sesiones,
en las que tendr voz pero no voto, y ejecutar todos los acuerdos.
Artculo 18 -Se autoriza a las instituciones y corporaciones descentralizadas y
municipalidades, para que le concedan emprstitos a la Junta Administrativa del
Archivo Nacional. Tambin se autoriza a estas entidades y a los Poderes del Estado
para que le hagan donaciones a la Junta.
Artculo 19 -La Junta Administrativa del Archivo Nacional someter a la aprobacin
de la Contralora General de la Repblica, que fiscalizar sus operaciones, los
presupuestos ordinarios y extraordinarios, as como sus modificaciones.
Artculo 20 -Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para que
abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las cuentas corrientes que
considere oportunas. Tambin buscar nuevas fuentes de financiamiento.

Asimismo, se le autoriza para que venda, sin fines de lucro, los servicios y
publicaciones de carcter cultural y educativo que patrocina.
Artculo 21 -La Junta Administrativa del Archivo Nacional se financiar de acuerdo
con lo dispuesto en la Ley de Creacin de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, N 5574 del 6 de setiembre de 1974, y en otras leyes vigentes sobre la
materia.
CAPITULO III
DE LA DIRECCIN GENERAL
DEL ARCHIVO NACIONAL
Artculo 22 -La Direccin General del Archivo Nacional ser una entidad de servicio
pblico que funcionar como un rgano desconcentrado del Ministerio de Cultura,
Juventud y Deportes. Para efectos de la organizacin y el cumplimiento de sus
funciones, estar constituida por: La Junta Administrativa del Archivo Nacional, la
Direccin General, la Subdireccin, la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin
de Documentos, y los departamentos, secciones y unidades necesarios para el
cumplimiento de sus fines.
Artculo 23 -La Direccin General tendr, entre otras, las siguientes funciones:
a) Ejecutar las polticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema
Nacional de Archivos.
b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar
y facilitar los documentos textuales, grficos, audiovisuales y legibles por mquina,
pertene-cientes a la Nacin, que constituyan el patrimonio documental nacional, as
como la documentacin privada y particular que le fuere entregada para su
custodia.
c) Preparar y publicar guas inventarios, ndices, catlogos
y otros
instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.
ch) Preparar y editar la Revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras
publicaciones con temas sobre la archivstica y ciencias afines.
d) Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados
en otros archivos del pas o del extranjero, en cuanto sean de inters cientficocultural.
e) Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copia o
reproduccin de los fondos que conserva la Direccin General del Archivo Nacional.
f) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los
fondos documentales de la institucin, si stos no fueren de acceso restringido.
g) Expedir los testimonios de instrumentos pblicos insertos en los
protocolos notariales depositados en la Direccin General del Archivo Nacional.

h) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la seleccin y

eliminacin de documentos.
i) Suministrar al usuario la informacin solicitada excepto, cuando el
documento sea de acceso restringido.
j) Inspeccionar y asesorar en archivstica a los archivos administrativos
pblicos, y a los privados y particulares, cuando stos lo soliciten.
K) Valorar los documentos de los archivos para efectos de seleccin.
l) Adiestrar en archivstica y en materias afines a los funcionarios
archivos.

de los

ll) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, informacin

acerca de los documentos de valor cientfico-cultural en su poder, a fin de llevar
inventarios, ndices, registros, censos o micropelculas de esos documentos.
m) Cualquier otra funcin relacionada con el quehacer archivstico.
Artculo 24 -La Direccin General del Archivo Nacional actuar segn las
disposiciones contenidas en la legislacin notarial concernientes a la Institucin.
Artculo 25 -La Direccin General del Archivo Nacional tendr una biblioteca
especializada en el campo archivstico y en las ciencias afines, al servicio de los
usuarios.
Artculo 26 -Los investigadores que utilicen los fondos documentales de la
Direccin General del Archivo Nacional, entregarn a la biblioteca de sta dos
ejemplares del resultado de su estudio.
Artculo 27 -La Direccin General del Archivo Nacional tendr un jefe con la
denominacin de director general. En ausencia de ste, lo suplir el subdirector,
con sus mismas atribuciones.
Artculo 28 -El Director General del Archivo Nacional, ser responsable de la buena
marcha de la Direccin General del Archivo Nacional y, sin perjuicio de las que sean
necesarias para el desempeo de su cargo, tendr las siguientes atribuciones:
a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestin
institucional de la entidad a su cargo.
b) Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Direccin General del
Archivo Nacional.
c) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.

ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pblica, de

aquellos documentos que a juicio de la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos tuvieren valor cientfico-cultural.
d) Ejercer la funcin ejecutiva de la Junta Administra-tiva del Archivo
Nacional.
e) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Direccin General del
Archivo Nacional, dentro del pas, para cualquier efecto.
Artculo 29 -Para acatar lo dispuesto en el artculo 28, inciso ch), de la presente
ley, el Director General del Archivo Nacional solicitar la publicacin del respectivo
decreto, en el que se enumerarn los efectos de la declaratoria.
Artculo 30 -La Direccin General del Archivo Nacional es un archivo final.
Asumir, adems, las funciones de un archivo intermedio, para lo cual contar con
los servicios administrativos necesarios.
CAPITULO IV
DE LA COMISIN NACIONAL DE SELECCIN
Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Artculo 31 -Crase la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos, como el rgano de la Direccin General del Archivo Nacional
encargado de dictar las normas sobre seleccin y eliminacin de documentos, de
acuerdo con su valor cientfico-cultural y de resolver las consultas sobre eliminacin
de documentos de los entes productores a los que se refiere el artculo 2 de la
presente ley.
Artculo 32 -La Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos
estar integrada por los siguientes cinco miembros: El presidente de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional, o su representante, quien la presidir; el jefe
del Departamento Documental de la Direccin General del Archivo Nacional; un
tcnico de ese departamento nombrado por el Director General del Archivo
Nacional; el jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la
documentacin; y un reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa
del Archivo Nacional.
El Director General del Archivo Nacional ser el director ejecutivo de la institucin,
quien asistir a las sesiones con voz pero sin voto.
Artculo 33 -Cada una de las entidades mencionadas en el artculo 2 de la
presente ley integrar un comit institucional de seleccin y eliminacin, formado
por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la
entidad productora de la documentacin. El comit tendra las siguientes funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus
documentos.

b) Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de

Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trmite
administrativo.
Artculo 34 -La resolucin sobre la consulta para eliminar documentos que
carezcan de valor cientfico-cultural se tomar por mayora de los votos presentes.
En caso de empate, decidir el presidente con su doble voto. Los documentos que
deban ser eliminados sern transformados en material no legible.
Artculo 35 -Todas las instituciones a que se refiere el artculo 2 de la presente
ley, incluida la Direccin General del Archivo Nacional, estarn obligadas a solicitar
el criterio de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, cada
vez que necesiten eliminar algn tipo documental. Tambin debern considerar las
resoluciones que al respecto emita la Comisin, las que sern comunicadas pon
escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.
Artculo 36 -Ser penado con seis meses a tres aos de prisin, el funcionario que
autorice o lleve a cabo la eliminacin de documentos con transgresin de lo que
dispone el artculo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con
una pena mayor.
Artculo 37 -Los miembros de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos trabajarn en forma ad honrem. Se reunirn cada vez que sea
necesario, previa convocatoria de su presidente o del Director General del Archivo
Nacional .
Artculo 38 -La Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos
dictaminar, en los casos en que se intente llevarlos fuera del pas, los documentos
a que se refiere el artculo 5 de la presente ley.
CAPTULO V
DE LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS PBLICOS
Artculo 39 -Son archivos administrativos pblicos, los archivos de gestin y los
archivos centrales. Los de gestin son los archivos de las divisiones, departamentos
y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artculo 2 de la presente ley,
encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar la documentacin producida por su unidad, que forme su
prearchivala y que deba mantenerse tcnicamente organizada. Los archivos
centrales, son unidades que igualmente cumplirn las funciones antes descritas, en
la archivala que organicen, en la que centralizarn la documentacin de todo el
ente.
Artculo 40 -La prearchivala consistir en la documentacin que se encuentre en
gestin, en las diferentes unidades o secretaras de las instituciones productoras, y
se organizar de acuerdo con los principios de procedencia y orden original y otros

lineamientos que dicte la Junta Administrativa del Archivo Nacional o la Direccin

General del Archivo Nacional. Usualmente comprende documentos producidos en
los ltimos cinco aos.
La archivala es aquella documentacin que ha finalizado su trmite administrativo,
y es conservada, organizada y facilitada en los archivos centrales de las
instituciones y en el archivo intermedio. A stos llega por transferencia de los
archivos de gestin y de los archivos centrales, respectivamente, y por lo general
comprende documentacin con menos de treinta aos de haberse originado.
Artculo 41 -Todas las instituciones debern contar con un archivo central y con
los archivos de gestin necesarios para la debida conservacin y organizacin de
sus documentos, lo que deber hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las
disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del
Archivo Nacional, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos y de la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 42 -Los archivos centrales tendrn, entre otras, las siguientes funciones:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de
la institucin, de acuerdo con los plazos de remisin de documentos.
b) Coordinar con la Direccin General del Archivo Nacional la ejecucin de
las polticas archivsticas de la institucin respectiva.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar el acervo documental de la institucin. Asimismo, transferir a la Direccin
General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el perodo de
vigencia administrativa.
ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para
aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio pblico.
d) Velar por la aplicacin de polticas archivsticas y asesorar tcnicamente
al personal de la institucin que labore en los archivos de gestin.
e) Colaborar en la bsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del
archivo central y de los archivos de gestin de la entidad.
f) Los archivistas que laboren en el archivo central debern asistir a la
asamblea general de archivistas, cada ao.
g) Solicitar asesoramiento tcnico a la Direccin General del Archivo
Nacional, cuando sea necesario.
h) Integrar el comit a que se refiere el artculo 33 de la presente ley.

i) Solicitar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos

autorizacin para eliminar documentos. El jefe formar parte de la Comisin de
acuerdo con el artculo 32 de la presente ley.
j) Rendir un informe anual a la Direccin General del Archivo Nacional sobre
el desarrollo archivstico de la institucin. Esta Direccin dar a conocer los
resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
k) Entregar a la Direccin General del Archivo Nacional, segn lo establezca
el reglamento, una copia de los instrumentos de descripcin, en los que est
registrada toda la documentacin.
l) Cualquier otra por disposicin de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional.
Artculo 43 -Cada archivo central tendr dentro de su personal, cuando menos, a
un tcnico profesional en archivstica y a los tcnicos necesarios de la misma
especialidad.
Artculo 44 -Todos
los archivos
pblicos elaborarn, de acuerdo con el
reglamento de esta ley, los instrumentos de descripcin y los auxiliares necesarios,
para hacer los documentos fcilmente accesibles al usuario.
Artculo 45 -Para microfilmar los documentos de los archivos,o parte de ellos,
deber consultarse a la Direccin General del Archivo Nacional sobre la planificacin
y la realizacin del proceso.
Artculo 46 -Cada institucin pblica transferir a la Direccin General del Archivo
Nacional, la archivala existente en su archivo central, de acuerdo con los requisitos
que se fijen en el reglamento de la presente ley, y segn las disposiciones de la
Direccin General del Archivo Nacional. El plazo de envo no ser mayor de veinte
aos, contados a partir de la fecha en que se origin el documento.
Artculo 47 -La institucin no podr transferir archivala a la Direccin General del
Archivo Nacional sin la previa autorizacin de sta.
Artculo 48 -Se decretar apremio corporal en materia civil, a solicitud del Director
General del Archivo Nacional, contra el representante de cualquiera de las
instituciones citadas en el artculo 2 de la presente ley que no transfiera su
documentacin en los plazos reglamentarios, una vez requerido por escrito por el
Director General del Archivo Nacional.
Artculo 49 -La institucin que se haga cargo de la documentacin de otra
institucin pblica o privada, deber mantener estos documentos con respeto del
principio de procedencia.
Artculo 50 -Si una entidad desapareciera, entregar sus documentos y los
respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Direccin General del
Archivo Nacional.

Artculo 51 - La Direccin General del Archivo Nacional designar a funcionarios

que peridicamente inspeccionarn la situacin archivstica de cada una de las
instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley, quienes rendirn
un informe a la Junta Administrativa del Archivo Nacional por medio del Director
General.
Artculo 52 -Las dependencias a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley,
estn obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y descritas, las fotografas, los
negativos, las pelculas, las grabaciones y cualquier otro material audiovisual que
obtuvieren de ceremonias pblicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y
otros actos de inters cientfico-cultural. Estos documentos totalmente sern
custodiados por la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 53 -La Presidencia de la Repblica y los ministros de Estado, al terminar
sus funciones, entregarn a la Direccin General del Archivo Nacional los
documentos de sus despachos que hayan concluido su trmite de gestin.
Igualmente, entregarn las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia
deber realizarse a ms tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes.
Estos documentos no permanecern en los archivos centrales de las dependencias
citadas, sino que pasarn directamente al archivo intermedio de la Direccin
General del Archivo Nacional.
Artculo 54 - Las dependencias a las que se refiere el artculo 2 de esta ley,
podrn solicitar a la Direccin General del Archivo Nacional el prstamo temporal de
documentos producidos por ellas y custodiados por esta Direccin, de acuerdo con
los plazos que se estipulen en el reglamento de la presente ley.
CAPITULO VI
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
Y PARTICULARES

Artculo 55 -Son archivos privados los que custodian documentos producidos por
organizaciones de carcter privado. Los archivos particulares son aquellos que
conservan documentos producidos o recibidos por una persona o familia. En ambos
casos los documentos son propiedad privada de quien los conserva.
Artculo 56 -Las instituciones privadas y los particulares podrn organizar sus
archivos con el asesoramiento de la Direccin General del Archivo Nacional y si lo
desean, esos archivos formarn parte del Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 57 -Si un archivo privado o particular formara parte del Sistema Nacional
de Archivos, tendr derechos y deberes similares a los de las instituciones a las
que se refiere el artculo 2 de la presente ley.
Artculo 58 -Las instituciones privadas y particulares podrn transferir a la
Direccin General del Archivo Nacional los documentos que tengan en su poder,
para que formen parte del patrimonio documental del Estado que custodia esta
entidad.

Artculo 59 -Los documentos donados a la Direccin Gene-ral del Archivo Nacional

sern conservados con indicacin del donante o de quien l indicare, salvo
manifestacin contraria del propietario.
Artculo 60 -Las instituciones privadas y los particulares, formen parte o no del
Sistema Nacional de Archivos, podrn pedir asesora en materia archivstica a la
Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 61 -Los particulares y las instituciones privadas debern informar a la
Direccin General del Archivo Nacional, de la existencia de documentos de
reconocido valor cientfico-cultural en su poder.
Artculo 62 -Quienes se propusieren ceder o comerciar con los documentos a que
se

refiere

el

artculo

anterior,

los

que

participaren

en

las

respectivas

transacciones, notificarn a la Direccin General del Archivo Nacional el nombre y el

domicilio del futuro tenedor o propietario, y dentro de los treinta das siguientes de
efectuado el contrato, si es que se realiza, lo harn de conocimiento de la misma
Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 63 -Las instituciones privadas y los particulares podrn entregar a la
Direccin General del Archivo Nacional, copia de los documentos y de los
instrumentos descriptivos de su fondo, o bien facilitarlos para su reproduccin.
Artculo 2 - Refrmase el artculo 106 de la Ley de Derechos de Autor y
Derechos Conexos, N 6683 del 14 de octubre de 1982 y sus reformas,
para que diga de la siguiente manera:
"Artculo 106.- Toda persona fsica o jurdica, pblica o privada,
responsable de la produccin o reproduccin de una obra, por medios impresos,
magnticos electrnicos, electromagnticos, o cualquier otro, deber inscribirla en
el Registro Nacional de Derechos de Autor y Derechos Conexos, y depositar, dentro
de los ocho das siguientes a su publicacin, un ejemplar de la reproduccin en
cada una de las siguientes instituciones: Biblioteca de Universidad de Costa Rica,
Biblioteca de la Universidad Nacional, Biblioteca de la Asamblea Legislativa,
Biblioteca Nacional, Biblioteca del Ministerio de Justicia y Gracia, Direccin General
del Archivo Nacional y Registro precitado. El ejemplar para el Registro deber
acompaarse de los documentos de recibo de las otras instituciones.
El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones se sancionar con el
secuestro de toda la produccin de las obras, hasta tanto no se cumpla con ellas, o
con una multa equivalente a su valor total".

Artculo 3 - Derganse los artculos 2 y 8 y refrmanse los artculos l,

3, 6 y 7 de la Ley de la Creacin del timbre de Archivos, N 43 del 21 de
diciembre de 1934 y sus reformas, para que en lo sucesivo digan de la
siguiente manera:
"Artculo 1 - Procdase, por medio del Poder Ejecutivo, a dotar de fondos a la
Junta Administrativa del Archivo Nacional para la construccin de un edificio
destinado al Archivo Nacional, que sea slido, seguro contra el fuego y los

temblores y con capacidad suficiente para el objeto que se destina. Con ese
propsito se ocupar el terreno que para ese fin adquiri la Junta Administrativa del
Archivo Nacional".
"Artculo 3 - Para el objeto determinado en el artculo anterior, se establece el
Timbre de Archivos. El Banco Central de Costa Rica emitir timbres especiales de
los siguientes valores: cinco, diez, veinte, cien y doscientos colones. El producto de
la venta de estos timbres, deducidos los costos, lo acreditar en la cuenta corriente
de la Junta Administrativa del Archivo Nacional."
Artculo 6 - Por los testimonios y certificaciones de escrituras pblicas que
expida el Archivo Nacional, por orden de una autoridad o a solicitud del interesado,
se pagarn en timbres de archivos: 10 cuando el valor de la operacin a que el
testimonio o certificacin se refiera sea menor de 10.000,00; 20 si el valor de
la operacin fuere de 10.000 hasta 49.999.99; timbres por 50, si fuere de
50,000 a 99.999.99 ; y timbres de archivos por 100 cuando ese valor fuere
de l00.000 o ms. Por las escrituras de cuanta inestimable se pagar un
timbre de 20.
Por todas las certificaciones que emita el Archivo Nacional acerca de sus fondos
documentales, excepto las notariales, se pagar un timbre de archivos de 20.
Por los tomos de protocolos notariales que sean entregados para su custodia
definitiva, deber pagarse un timbre de archivos de 200.
Por los ndices notariales que se presenten cada quincena se pagar un timbre de
20 por cada frmula.
Por todos los documentos que se presenten para ser inscritos en cualquiera de los
registros que conforman el Registro Nacional, deber pagarse un timbre de archivos
de l0, si su cuanta fuere menor a los 100.000.
Si el valor de la operacin fuere de l00.000,00 o ms, o si su cuanta fuere
inestimable, se pagar un timbre de 20,00.
Por todas las certificaciones que se emitan en las oficinas pblicas del Poder
Central, las instituciones descentralizadas y las municipalidades, se pagar un
timbre de archivos de 5."
Artculo 7 - Los pedimentos de desalmacenaje de mercaderas debern llevar en
el ejemplar destinado al administrador de la aduana o al jefe del Departamento de
Paquetes Postales, un timbre de archivos de 20 que cancelarn dichos
funcionarios con sello y fecha.
Sin ese requisito no se atender la solicitud."
Artculo 4 - Esta ley deroga la Ley del Archivo Nacional,
N 3661 del 10 de enero de 1966.
Artculo 5 - Rige a partir de su publicacin.
Transitorio 1 -Los fondos generados por el timbre de archivos pasarn directamente
a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, hasta que est totalmente
construido y equipado el nuevo edificio del Archivo Nacional. Posteriormente
retornarn a la caja nica del Estado.
Comuncase al Poder Ejecutivo.

Asamblea Legislativa,- San Jos, a los diecinueve das del mes de setiembre de mil
novecientos noventa.- Juan Jos Trejos Fonseca, Presidente.- Ovidio Pacheco
Salazar, Primer Secretario.- Vctor E. Rojas Hidalgo, Segundo Secretario.
Presidencia de la Repblica,- San Jos, a los veinticuatro das del mes de octubre
de mil novecientos noventa.
Ejectese y publquese
R.A. CALDERN F.- Los Ministros de Cultura, Juventud y Deportes, Ada Faingezicht
Waisleder, de Planificacin Nacional y Poltica Econmica, Helio Fallas Venegas y de
Hacienda, Thelmo Vargas Madrigal.

REGLAMENTO DE LA LEY N 7202

LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
N 24023-C

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
Y EL MINISTRO DE CULTURA, JUVENTUD
Y DEPORTES

Con fundamento en el artculo 25.1 de la

Ley General de la Administraci6n Pblica,

Considerando:
1 -Que para lograr un cabal cumplimiento de lo que dispone la Ley 7202, Ley del
Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990, es necesario contar con
un Reglamento que aclare y explique las obligaciones que establece la mencionada
ley.

2 -Que la Direccin General del Archivo Nacional se propone como objetivo

principal de la publicacin y cumplimiento del presente Reglamento, la ptima
organizacin, conservacin y facilitacin de los Archivos Pblicos, Privados y
Particulares de Costa Rica; y en ltima instancia, garantizar la salvaguardia del
Patrimonio Documental de la Nacin.
Por tanto,
DECRETAN:
Reglamento de la Ley 7202
Ley del Sistema Nacional de Archivos

CAPITULO I
Disposiciones Generales
Artculo 1 -El presente reglamento complementa la Ley del Sistema Nacional de
Archivos con referencia a:
I.
II.
III.
IV.
V.

Disposiciones Generales.
De la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
De la Direccin General del Archivo Nacional.
De las funciones archivsticas.
De la organizacin y funcionamiento de la Comisin Nacional de
Seleccin y Eliminacin de Documentos.
VI.
De los Archivos Administrativos Pblicos.
VII. De los Archivos Privados y Particulares.
VIII. Disposiciones finales.
Artculo 2 - EI Sistema Nacional de Archivos, creado mediante la ley que se
reglamenta, comprende los archivos de:
a) Poder Legislativo: entre ellos los archivos de la Asamblea Legislativa y la
Contralora General de la Repblica.
b) Poder Judicial: Archivo Judicial, Archivo del Organismo de Investigacin
Judicial, Archivo de la Secretara de la Corte Suprema de Justicia, del Ministerio
Pblico, de la Direccin Administrativa entre otros.
c) Poder Ejecutivo: tales como el Archivo de la Presidencia de la Repblica,
del Consejo de Gobierno, los ministerios, sus direcciones generales, departamentos
y dems dependencias en todo el pas.
d) Tribunal Supremo de Elecciones: el Archivo del Tribunal, del Registro Civil
y cualquier otro que le competa.
e) Los archivos de instituciones pblicas descentralizadas, municipalidades,
empresas del Estado organizadas como sociedades annimas y los de los dems
entes pblicos con personera jurdica y capacidad de derecho pblico y privado.
f) Los archivos privados y particulares que deseen formar parte del Sistema
Nacional de Archivos.
Todos estos archivos regularn su funcionamiento de acuerdo con la Ley N 7202,
del 24 de octubre de 1990, el presente reglamento y los acuerdos correspondientes
de la Junta Administrativa y la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 3- Los archivos a los que se refiere el artculo anterior, son las entidades
y unidades administrativas de instituciones que renen, conservan, clasifican,
ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan la documentacin
producida, tanto con valor administrativo como con valor cientfico-cultural.
La documentacin, previamente seleccionada de acuerdo con lo que dispone el
captulo cuarto de la ley que se reglamenta, ser transferida a las diferentes etapas
de archivo: de los archivos de gestin u oficina, a los centrales, y de estos a la
Direccin General del Archivo Nacional, despus de veinte aos de producida la
documentacin, con excepcin de lo que establecen los artculos 30 y 53 de la ley

que se reglamenta. A la Direccin General del Archivo Nacional, ingresarn slo los
documentos declarados por la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos, con valor cientfico-cultural y de conservacin permanente.
Artculo 4 - Cuando fuere necesaria la salida temporal de algn documento con
valor cientfico-cultural, fuera del pas, la institucin interesada har la solicitud
correspondiente a la Direccin General del Archivo Nacional, quien la elevar a la
Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos para que resuelva si
procede o no la autorizacin de salida. Si se permite, el Director General del
Archivo Nacional, gestionar la publicacin del respectivo decreto.
Artculo 5 - El Director General del Archivo Nacional y los Jefes o Encargados de
los Archivos Pblicos, debern denunciar y dar seguimiento, ante el Ministerio
Pblico de la apropiacin ilegal de documentos producidos en las instituciones
pblicas, para la aplicacin de lo dispuesto en los artculos 8 y 9 de la ley que se
reglamenta.

CAPITULO II
De la Junta Administrativa
del Archivo Nacional

Artculo 6 - La Junta Administrativa del Archivo Nacional, como rgano rector del
Sistema Nacional de Archivos, formular las polticas archivsticas del pas y
recomendar las estrategias para el adecuado desarrollo del Sistema, todo
conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la ley que se reglamenta. Todos sus
acuerdos sern ejecutados por la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 7 -La Junta Administrativa estar constituida de acuerdo con lo dispuesto
en el artculo 12 de la ley que se reglamenta.
Artculo 8 -A la Asamblea que convoca la Junta Administrativa del Archivo
Nacional para integrar una terna de archivistas, se convocar: a los archivistas
graduados de un Centro de Educacin Superior y a aquellos que laboran en
archivos pblicos y privados.
La terna nicamente la podrn integrar los archivistas graduados de un Centro de
Educacin Superior, que se desempean como tales en alguno de los archivos de
las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la ley que se reglamenta.
Artculo 9 -La Asamblea General de Archivistas se realizar en el mes de febrero
cada dos aos o cuando sea necesario integrar una nueva terna. La convocatoria se
har a travs de un medio de comunicacin escrita de amplia circulacin.
Artculo 10 -La Junta Administrativa del Archivo Nacional integrar su Directorio
de la siguiente manera:
En la primera sesin ordinaria de cada ao, entre los mismos miembros y por
simple mayora de votos elegirn un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un

fiscal y dos vocales. El Presidente ser el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes

o su representante. El Director General del Archivo Nacional, ser el Director
Ejecutivo de la Junta Administrativa.
Artculo 11 -La Junta Administrativa del Archivo Nacional acordar los das y horas
de las sesiones ordinarias, que se realizarn en la sede de la Direccin General del
Archivo Nacional. Extraordinariamente se reunir cuando la misma Junta lo juzgue
necesario o cuando el Director Ejecutivo la convoque o por lo menos la tercera
parte de sus miembros lo solicite al Director Ejecutivo.
La convocatoria a reuniones extraordinarias deber hacerse con un mnimo de 24
horas de anticipacin, indicndose concretamente los asuntos a tratar.
Artculo 12 -La asistencia a las sesiones es obligatoria para los miembros de la
Junta y su no presencia debe justificarse ante la misma Junta a ms tardar en la
sesin siguiente, por escrito.
Ms de tres ausencias injustificadas obligan a la Junta a poner ese hecho en
conocimiento del rgano representado para los efectos correspondientes.
Artculo 13 -Los miembros de la Junta debern trabajar con toda dedicacin y
empeo en la consecucin de los fines y objetivos establecidos en el Artculo 11 de
la ley que se reglamenta.
Artculo 14 -Los miembros de la Junta devengarn una dieta de 1.500,00 (mil
quinientos colones) por cada sesin a la que asistan, no pudiendo ser ms de seis
sesiones remuneradas por mes.
Los directores que lo deseen, podrn renunciar a esta remuneracin cuando lo
consideren oportuno. Los funcio-narios pblicos que integren la Junta slo tendrn
derecho a devengar dietas, si no se produce superposicin horaria con sus labores
ordinarias, de acuerdo con lo que establece el artculo 49 de la Ley de
Administracin Financiera de la Repblica.
Artculo 15 -En el mes de junio de cada ao, cada miembro de la Junta
Administrativa deber presentar un informe de su labor ante la persona o entidad
que representa, con copia para la Junta Administrativa. En caso de no presentarse
en el mes inmediato siguiente, el fiscal de la Junta reportar el incumplimiento a la
entidad o persona representada.
Artculo 16 -El qurum para las sesiones ser el que dispone el prrafo final del
artculo 14 de la ley que se reglamenta.
Artculo 17 -Adems del personal permanente de la relacin de puestos de la
Direccin General del Archivo Nacional, la Junta Administrativa del Archivo Nacional
podr nombrar el personal administrativo, tcnico y profesional necesario para el
cumplimiento de sus fines y los de la Direccin General del Archivo Nacional, como
cargo fijo o por contrato a plazo determinado.
Artculo 1 8 -Todos los funcionarios de la Direccin General del Archivo Nacional,
estarn bajo el rgimen del Estatuto de Servicio Civil, de acuerdo con lo que

dispone el artculo 191 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Costa Rica,

excepto lo establecido en el artculo anterior.
Artculo 19 -Los servicios y publicaciones de carcter cultural y educativo que
patrocina la Junta Administrativa, sern vendidos sin fines de lucro. Su precio ser
fijado por la Junta Administrativa. El Director Ejecutivo decidir que porcentaje de
las publicaciones sern obsequiadas o canjeadas.
Artculo 20 -Las sesiones se desarrollarn conforme al orden del da, que
confeccionar el Secretario y que deber contener:
a) Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior.
b) Correspondencia.
c) Informe del Presidente.
d) Informe del Director Ejecutivo
e) Informe del Tesorero.
f) Asuntos pendientes.
g) Asuntos varios o mociones.
Artculo 21 -Los acuerdos, mociones y dems disposiciones aprobadas o
rechazadas por la Junta, podrn ser revisados por una sola vez, a solicitud del
Director Ejecutivo, o uno de sus miembros, o cualquier tercero con inters legtimo
y directo antes de la aprobacin del acta respectiva, siempre que no se trate de
acuerdos firmes.
Artculo 22 -El Presidente, el Tesorero, el Secretario y el Director Ejecutivo de la
Junta sern los personeros autorizados para firmar los cheques, emitidos por esa
Junta Administrativa.
Cubrirn su responsabilidad mediante plizas de fidelidad extendidas por el
Instituto Nacional de Seguros, cuyo costo cubrir la Junta.
Artculo 23 -Son funciones del Presidente de la Junta:
a) Presidir y dirigir las sesiones ordinarias y extra-ordinarias.
b) Representar judicial y extrajudicialmente a la Junta Administrativa.
c) Firmar junto con el Secretario las actas aprobadas de las sesiones.
d) Velar por el cumplimiento oportuno y responsable de los fines y objetivos
de la Junta Administrativa.
e) Formar parte l o su representante, de la Comisin Nacional de Seleccin
y Eliminacin de Documentos.
f) Las dems funciones que le atribuyan leyes, regla-mentos o acuerdos de
la Junta Administrativa.
Artculo 24 -En caso de ausencia, el Presidente ser sustituido por el
Vicepresidente con las mismas funciones y atribuciones. En caso de no estar
presente ninguno de los anteriores, presidir el primer vocal o el segundo,
siguiendo este orden.
Artculo 25 -Son funciones del Secretario:

a) Preparar junto con el Director Ejecutivo el orden del da de cada sesin.

b) Redactar y llevar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias
que la Junta Administrativa celebre.
c) Pasar al libro respectivo el acta de cada sesin y firmarlas conjuntamente
con el Presidente.
d) Redactar y tramitar la correspondencia de la Junta Administrativa.
e) Llevar el control de asuntos pendientes y seguimiento de acuerdos.
f) Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la
Junta.
g) Las dems que le atribuyan leyes, reglamentos o acuerdos de la Junta
Administrativa.
Artculo 26 -Son funciones del Tesorero:
a) Coordinar, supervisar y controlar las labores de la Tesorera de la Junta
Administrativa del Archivo Nacional.
b) Coordinar sus labores con el Departamento Administrativo Financiero de
la Direccin General del Archivo Nacional.
c) Llevar registros para ejercer el adecuado control financiero-contable de la
Junta Administrativa del Archivo Nacional.
d) Presentar a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, en el mes de
marzo de cada ao, un informe anual de Tesorera, e informar mensualmente, de
su estado econmico y financiero, incluidas las adquisiciones hechas por compra
directa. Ambos informes se presentarn por escrito.
e) Presentar a la Junta Administrativa, conjuntamente con el Director
Ejecutivo, los proyectos de presupuesto ordinarios y extraordinarios,
modificaciones, licitaciones, entre otros, para ser aprobados por esa Junta.
f) Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la
Junta.
g) Las dems funciones que le atribuyan otras leyes, reglamentos y
acuerdos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Artculo 27 -Son funciones del fiscal:
a) Examinar y supervisar todas las cuentas, operaciones, procedimientos y
actuaciones realizadas por la Junta, para constatar que sean correctas y apegadas a
la ley.
b) Supervisar la pronta y correcta ejecucin de los acuerdos de la Junta.
c) Velar por el fiel cumplimiento de las leyes y reglamentos atinentes a la
Junta.
d) Efectuar cualquier otra labor de fiscala que le asigne la misma Junta y
otras leyes y reglamentos.
e) Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la
Junta.
Artculo 28 -Son funciones de los vocales segn el orden correspondiente:
a) Suplir en las ausencias temporales al Presidente, Vicepresidente y
dems directores.
b) Cualquier otra funcin que le asignen las leyes, reglamentos y acuerdos
de la Junta.

c) Cumplir responsable y oportunamente con los objetivos y fines de la

Junta.
Artculo 29 -Son funciones del Director Ejecutivo:
a) Colaborar en la elaboracin y revisin de los presupuestos ordinarios y
extraordinarios de la Junta, as como sus modificaciones.
b) Presentar conjuntamente con el Tesorero los proyectos de presupuesto y
modificaciones a conocimiento de la Junta Administrativa, para su aprobacin.
c) Firmar las rdenes de compra, relacionadas con la adquisicin de bienes o
servicios acordados por la Junta Administrativa.
d) Ejecutar todos los acuerdos de la Junta Adminis-trativa.
e) Presentar a conocimiento de la Junta el programa de labores y la
evaluacin anual de la Direccin General del Archivo Nacional.
f) Presentar a la Junta proyectos relacionados con la fijacin de polticas
archivsticas a nivel nacional.
g) Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta
Administrativa.
h) Las dems funciones que le asignen las leyes, reglamentos y acuerdos de
la Junta.
CAPITULO III
De la Direccin General del Archivo Nacional
Artculo 30 -La Direccin General del Archivo Nacional es una entidad de servicio
pblico que funciona como rgano desconcentrado del Ministerio de Cultura,
Juventud y Deportes.
Artculo 31 -La Direccin General del Archivo Nacional, como rgano
desconcentrado, tiene independencia funcional, al otorgarle la ley que se
reglamenta la funcin tcnica especial de ejecutar las polticas archivsticas a nivel
nacional.
Artculo 32 -La Direccin General del Archivo Nacional estar constituida por:
La Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Direccin General, la Comisin
Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos y los departamentos y
secciones necesarios para al cumplimiento de sus fines.
Artculo 33 -El Director General del Archivo Nacional, ser el responsable de la
buena marcha de la institucin, del cumplimiento de la Ley 7202 del 24 de octubre
de 1990, y del presente reglamento, as como de las funciones descritas en los
artculos 23, 28 y 29 de la ley que se reglamenta.
Artculo 34 -A la Direccin General del Archivo Nacional le corresponde conservar,
organizar y facilitar el Patrimonio Documental del pas y ejercer las funciones que le
competen a travs de la Junta Administrativa del Archivo Nacional como autoridad
mxima del Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 35 - El Departamento Administrativo Financiero se har cargo de todas
las funciones relativas a la administracin y finanzas de la institucin, dentro de las
cuales destacan los servicios generales, la recepcin e informacin, la

administracin de personal, los asuntos contables y financieros, la formulacin,

ejecucin y control presupuestario y la proveedura. Asimismo estar a cargo del
adiestramiento, capacitacin y perfeccionamiento de los funcionarios de la Direccin
General y de la direccin y ejecucin de cursos especializados a los servidores
pblicos costarricenses y extranjeros. Administrar el funcionamiento de las salas
de reuniones, salas de adiestramiento y la cafetera de la Direccin General.
Artculo 36 - El Departamento Archivo Notarial, organizar, conservar y facilitar
los documentos notariales, protocolos e ndices, de los ltimos cien aos. Asimismo
emitir las reproducciones notariales, elaborar un inventario de testamentos,
evacuar consultas en sus despachos de atencin al pblico y cumplir cualesquiera
otras funciones que le asigne la legislacin notarial u otras leyes y reglamentos.
Artculo 37 - El Departamento de Conservacin tendr a su cargo todas las
funciones relacionadas con la conservacin de documentos, medidas de
preservacin
y
restauracin;
publicaciones
y
reprografa
documental:
microfilmacin, fotografa, grabacin, entre otros.
Artculo 38 - El Departamento Documental asesorar la organizacin y creacin
de Archivos Centrales y de Gestin, inspeccionar peridicamente esos archivos,
adiestrar al personal especializado que labora en ellos, valorar y seleccionar los
documentos para efectos de conservacin. Reunir, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar el patrimonio documental que
custodia la Direccin General, excepto los documentos notariales de los ltimos cien
aos, que estn a cargo del Departamento Archivo Notarial. Los fondos estarn
organizados en las secciones y series documentales que sean necesarias.
Las salas de consulta, las salas de exposicin y la biblioteca especializada, estarn
a su cargo.
Artculo 39 - Los diferentes departamentos y secciones que conforman la Direccin
General del Archivo Nacional, evacuarn toda clase de consultas y las solicitudes de
reproduccin de sus fondos documentales, -fotocopias, certificaciones, testimonios
notariales, reproducciones audiovisuales-, se despacharn por estricto orden de
recepcin. Todo servicio contemplado en este Reglamento y la Ley que se
reglamenta, pagar las tasas y costos debidamente autorizados por ley y por la
Junta Administrativa.
Artculo 40 - Los Jefes de departamentos y secciones as como los responsables de
otras unidades adems de sus tareas especficas, sern los inmediatos
colaboradores de la Direccin General del Archivo Nacional, particularmente en
aquellas labores que tiendan a mejorar el funcionamiento de esta institucin y la
formacin de sus subalternos, as como la de los funcionarios de los archivos del
Sistema Nacional de Archivos.
Artculo 41 - La Direccin General del Archivo Nacional laborar con planes
anuales de trabajo formalmente preparados. Cuando la Direccin General lo
considere conveniente, se reunir con los Jefes de Departamento para evaluar el
cumplimiento de las metas propuestas y otros asuntos importantes
independientemente de los informes escritos y cualquier otro que se establezca.

PUBLICACIONES.
Artculo 42 - Una de las funciones primordiales de la Direccin General del Archivo
Nacional ser la publicacin y divulgacin de trabajos relacionados con la
Archivstica y ciencias afines. Para tal efecto existir una Comisin Editora de las
publicaciones, que ser integrada por el Director Gene-ral del Archivo Nacional,
quien ser adems el Director de la Revista del Archivo Nacional; el Subdirector del
Archivo Nacional; el Coordinador o Director de la Seccin de Archivstica de la
Universidad de Costa Rica; un Acadmico representante de la Academia de
Geografa e Historia de Costa Rica; y un Fillogo representante de la Escuela de
Filologa de la Universidad de Costa Rica. Estos dos ltimos sern escogidos por el
Director General del Archivo Nacional de una terna que se le enviar. Integrarn la
Comisin en perodos de dos aos, pudiendo ser reelectos.
Artculo 43 - La Comisin Editora de las publicaciones de la Direccin General del
Archivo Nacional, se reunir como mnimo una vez cada tres meses y en todo caso,
ser convocada por el Director General del Archivo Nacional, quien la presidir. Las
funciones de la Comisin Editora, sern entre otras:
a) Determinar y aprobar el contenido de cada una de las publicaciones que
se harn dentro de las colecciones: Revista del Archivo Nacional y Cuadernillos del
Archivo Nacional. Esta ltima est compuesta por las siguientes series: Qu es y
qu hace un Archivo, Serie Instrumentos Descriptivos y Ensayos.
b) Revisar y aprobar las colaboraciones que se presentan para su
publicacin, y verificar que se cumplan las directrices que la misma Comisin
Editora definir.
c) Tomar todas las previsiones necesarias para llevar a cabo las
publicaciones: presupuesto, diseo, cartula, entre otras.
d) Velar porque el autor de cada artculo revise la impresin final de su
trabajo.
e) El Departamento Archivo Histrico de la Direccin General del Archivo
Nacional se encargar de transcribir y confrontar los documentos, cuando fuere
necesario.
f) La Comisin Editora solicitar a la Junta Adminis-trativa del Archivo
Nacional que fije el precio de venta de las publicaciones.
g) Cualquier otra funcin atinente a su labor.
BIBLIOTECA.
Artculo 44 - La Direccin General contar con una Biblioteca Especializada en
Ciencias Sociales y Archivstica, la cual depender del Departamento Archivo
Histrico.
Artculo 45 - Las colecciones de libros que se encuentran en la Biblioteca
Especializada de la Direccin General del Archivo Nacional, estarn al servicio del
pblico y podrn ser consultadas en las salas designadas para ese efecto.
Artculo 46 - Los jefes de la Sala de Consulta y de la Biblioteca, velarn por el
cumplimiento de lo que establezca el artculo 26 de la ley que se reglamenta. En
caso de que algn investigador no cumpla con esta disposicin, la Direccin General
tomar las medidas internas correspon-dientes.

ADIESTRAMIENTO
Artculo 47 - La Direccin General del Archivo Nacional ofrecer programas de
formacin y capacitacin, que consisten en cursos de participacin y
aprovechamiento, conferencias, charlas, seminarios, pasantas, entre otros, en los
siguientes niveles:
a) Institucional
b) Interinstitucional
c) Internacional
Artculo 48 - A nivel institucional las actividades de capacitacin se desarrollarn
de acuerdo con las necesidades y normas internas, y sern debidamente
planificadas por medio de estudios de deteccin de necesidades, en los que
participarn todos los funcionarios de la Institucin.
Artculo 49 - A nivel interinstitucional: para estas actividades, dirigidas
especialmente a funcionarios pblicos involucrados con el quehacer archivstico, se
requerir la presentacin de una solicitud por escrito, de la institucin interesada
por lo menos con un mes de anticipacin. Las solicitudes sern atendidas por
estricto orden de recibo.
Artculo 50 - La sede de las actividades a que se refiere al artculo anterior, ser la
misma de la Direccin General del Archivo Nacional, pudindose trasladar a otra
institucin beneficiada con el programa, en cuyo caso le corresponder a la unidad
de capacitacin de esta ltima, coordinar la actividad.
Artculo 51 - Los funcionarios beneficiados con estos Programas, deben cumplir
por los menos las siguientes condiciones: trabajar en estrecha relacin con los
archivos y ocupar una plaza en propiedad.
Esta informacin se har constar en la carta de solicitud, firmada por el jefe
inmediato del interesado.
Artculo 52 - La Direccin General del Archivo Nacional establecer, cuando lo
considere necesario, los aranceles y honorarios correspondientes de los diferentes
cursos.
Artculo 53 - A nivel internacional la Direccin General del Archivo Nacional
organizar actividades de capacitacin tales como cursos, pasantas, asesoras,
seminarios, etc. Tambin tendr a su cargo el Centro de Capacitacin de la
Organizacin de Estados Americanos con sede en Costa Rica, el cual realiza entre
otras actividades, el curso de Administracin de Archivos, auspiciado por ese
organismo internacional, el cual estar dirigido a becarios de Norte, Centroamrica
y el Caribe. El Director del Centro ser el Director General del Archivo Nacional y
tendr un coordinador general que ser el Jefe de la Seccin de Adiestramiento de
la misma Institucin.
Artculo 54 - El nmero y la seleccin de los becarios costarricenses al curso
referido en el artculo anterior, es potestad del Director General del Archivo
Nacional.

Artculo 55 - Este curso ser coordinado con la Direccin General de Servicio Civil,
cuando la participacin costarricense sea igual o mayor al 50% de la participacin
total; en caso contrario, nicamente se informar de la actividad y cada
participante en forma personal, deber tramitar el reconocimiento ante esa
Direccin General.
Artculo 56 - La Direccin General contar con una Sala de Docencia debidamente
equipada, con el fin de llevar a cabo las diferentes actividades del programa de
adiestramiento.
Artculo 57 - Con excepcin de lo indicado en al artculo 56, todas las actividades
de adiestramiento contarn con el reconocimiento oficial de la Direccin General de
Servicio Civil.
CAPITULO IV
De las Funciones Archivsticas
Artculo 58 - Las funciones archivsticas a realizar en la organizacin de los
archivos que pertenecen al Sistema son: reunir, conservar, clasificar, ordenar,
describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos.
REUNIR
Artculo 59 - Los Archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos
debern: reunir en sus oficinas y repositorios los documentos producidos como
resultado de sus funciones y actividades por las unidades administrativas e
instituciones, de acuerdo con los plazos y requisitos de transferencia que establece
este reglamento.
Artculo 60 - Los Archivos Centrales que conforman el Sistema sern los
responsables de reunir los documentos producidos por los Archivos de Gestin de la
institucin a la cual pertenecen.
Artculo 61 - Los plazos de transferencia de los Archivos de Gestin a los Archivos
Centrales y de stos a la Direccin General del Archivo Nacional, se fijarn en las
tablas de plazos de conservacin de acuerdo con lo que establece el artculo
siguiente.
Artculo 62 - Los documentos sern transferidos de acuerdo con los siguientes
plazos.
a) Archivos de Gestin: los documentos permanecern en las oficinas
administrativas productoras durante un promedio de cinco aos, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de plazos de conservacin.
b) Archivo Central: una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con
valor administrativo y legal pasarn a los Archivos Centrales de cada entidad, en
donde permanecern alrededor de 15 aos. Posteriormente sern transferidos a la
Direccin General del Archivo Nacional, aquellos que tengan valor cientficocultural, previa determinacin de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin
de Documentos.

c) Archivo Histrico o Final: los documentos que tengan como mnimo 20

aos de antigedad y sean de valor cientfico-cultural, pasarn a ser custodiados en
forma

permanente

por

la

Direccin

General

del

Archivo

Nacional,

previa

autorizacin de esta Direccin.

Artculo 63 - La transferencia de una etapa a otra debe hacerse con
la
documentacin debidamente clasificada, ordenada y acompaada por la respectiva
lista de remisin por triplicado.
Una copia se devolver como recibo a la oficina o entidad correspondiente, otra
formar parte del Registro General de Ingreso y la tercera se incorporar al registro
que se lleva de la oficina o entidad que remita la documentacin. Las dos ltimas
copias quedarn en el archivo que recibe.
Artculo 64 - Adems de lo establecido en el artculo anterior, la transferencia de
documentos a los Archivos Centrales y a la Direccin General del Archivo Nacional
se ajustar a lo siguiente:
a) La oficina o entidad solicitar la transferencia por escrito un mes antes de
la fecha planeada para efectuar al envo.
b) Los documentos que ingresarn a la Direccin General del Archivo
Nacional, debern venir acompaados de la declaratoria de valor cientfico-cultural
extendida por la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos.
c) La Direccin General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales,
debern autorizar por escrito si procede, la transferencia solicitada y fijarn la fecha
en que sta se llevar a cabo.
d) Los documentos que ingresen a la Direccin General del Archivo Nacional,
debern estar en perfecto estado de limpieza, operacin que se realizar durante el
mes anterior a la remisin, de acuerdo con las directrices dictadas por el
Departamento de Conservacin de la Direccin General.
e) El personal correspondiente de la Direccin General del Archivo Nacional
y de los Archivos Centrales debern confrontar, con personas de la oficina o
institucin remitente, los documentos con sus listas de remisin. En un plazo
prudencial reportarn los faltantes o cualquier otra anomala que se encontrare.
f) Si los documentos estn microfilmados ingresarn con las respectivas
micropelculas o microfichas.
g) Otras disposiciones emanadas por la Direccin General del Archivo
Nacional.
Artculo 65 - Si en alguna institucin existen documentos de valor cientficocultural que han cumplido 20 aos de gestados, plazo para ser remitidos a la
Direccin General del Archivo Nacional, y la institucin no ha solicitado su
transferencia, la Direccin General requerir por escrito su remisin y fijar la fecha
para que sta se lleve a cabo.
CONSERVAR
Artculo 66 - Conservar es la funcin cuyo objeto especfico es evitar, detener y
reparar el deterioro y los daos sufridos por los documentos, incluyendo la
aplicacin de mtodos y tcnicas de preservacin y restauracin.

Artculo 67 - Los Archivos de Gestin y los Centrales estn obligados a conservar

adecuadamente sus documentos con los medios a su alcance, y con la asesora y
adiestramiento de la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 68 - Los Archivos del Sistema, al realizar labores de conservacin de
documentos, lo harn de acuerdo con las ltimas tcnicas en esa especialidad y con
las siguientes directrices:
a) A la Direccin General del Archivo Nacional le corresponde asesorar y
adiestrar en materia de conservacin a todos los Archivos del Sistema.
b) Debern tomar en cuenta para la conservacin de sus documentos,
factores fsicos, qumicos y biolgicos que provocan el deterioro del documento de
cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminacin
atmosfrica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin
contarn como mnimo con: locales adecuados, estantera metlica, cajas libres de
cido para guardar los documentos, equipo contra incendios, proteccin contra
inundaciones y debern tener el cuidado necesario en el manejo de los
documentos.
Artculo 69 - Los Archivos de Gestin debern contar con los materiales, equipo y
mobiliario que permitan una buena conservacin de los documentos.
Artculo 70 - La preservacin es el conjunto de medidas necesarias para mantener
la integridad de los documentos y su contenido informativo.
Artculo 71 - La Direccin General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del
Sistema debern observar las siguientes medidas de preservacin y control de los
documentos y sus locales:
a) Solo tendrn acceso a los depsitos los funcionarios del archivo, o
aquellas personas que cuenten con previa autorizacin.
b) Ser prohibido fumar dentro de los depsitos y en todos los lugares
donde se mantenga documentacin.
c) Preferiblemente los documentos sern guardados en cajas libres de cido.
d) La estantera, cajas y los documentos debern someterse a limpieza
peridica.
e) Se utilizarn en los depsitos niveles bajos de luz artificial.
f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las reas de
depsito.
g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre un
45% y un 55%.
h) La temperatura en los depsitos deber fluctuar en lo posible entre los
18C y 22C.
i) Las paredes, suelos y cielo raso sern preferi-blemente de material no
flamable.
j) Existirn las alarmas de incendios e interruptores del fluido elctrico y los
equipos de extincin necesarios.
k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.
l) En los depsitos debe existir un buen sistema de ventilacin, para evitar
focos de humedad.

m) Se deben realizar revisiones peridicas en los depsitos para detectar

anomalas que afecten la documentacin.
n) En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada
directa de luz solar.
) La estantera de los depsitos tendr una altura entre 2,20 metros y 2,30
metros, con una distancia mnima de 10 cm entre el suelo y el primer estante.
o) Los pasillos de circulacin principal tendrn de 1,00 a 1,20 metros de
ancho y los secundarios tendrn de 0,70 m a 0,80 m.
p) Debe velarse porque a los documentos se les de el mejor trato por parte
de archivistas y usuarios en general.
Artculo 72 - La restauracin tiene como fin recuperar la integridad fsica y
funcional de los documentos, mediante la correccin de las alteraciones sufridas y
restituirles en la medida de lo posible a su estado original.
Artculo 73 - La reprografa, es la reproduccin de un documento, por medio de la
microfilmacin, fotografa, grabacin, o cualquier otro medio.
Artculo 74 - La Direccin General del Archivo Nacional y los Archivos del Sistema,
antes de iniciar un proceso de microfilmacin, debern estudiar y comparar sus
costos, con los de la conservacin de documentos en su forma original, de manera
que se microfilmen aquellos que tienen el valor y la importancia suficiente que
justifiquen la inversin econmica.
Artculo 75 - Los documentos a microfilmar debern estar debidamente
clasificados, ordenados y contarn con el ndice de localizacin respectivo, cuando
sea necesario.
Artculo 76 - La microfilmacin se realizar atendiendo a razones de:
a) Seguridad: se aplicar bsicamente a aquellos documentos de valor
permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la
tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destruccin del documento por
cualquier otra circunstancia.
b) Complemento: para complementar los fondos cuando los documentos
originales relacionados con esos mismos se encuentran en otros lugares.
c) Referencia: para agilizar los trmites administrativos y de investigacin
de las dependencias y de los archivos.
d) Sustitucin: se realizar con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo
el documento original por la micropelcula, cuando esto sea posible y legal de
acuerdo con lo que dispone el artculo 3 de la Ley N 4273 sobre microfilmacin de
documentos.
Artculo 77 - Las micropelculas originales, producto de la microfilmacin que se
realizar en la Direccin General del Archivo Nacional y en los Archivos del Sistema,
debern ser depositadas en lugar que rena las condiciones adecuadas para su
conservacin y que se encuentre fuera de sus instalaciones. Este original no ser

usado en consultas de rutina. De l se obtendrn solamente las copias necesarias

para brindar el servicio a los usuarios en general.
Artculo 78 - Para la eliminacin de los documentos microfilmados se deber
solicitar la autorizacin correspondiente a la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos.
CLASIFICAR
Artculo 79 - La clasificacin es la tcnica mediante la cual se identifican y agrupan
documentos semejantes con caractersticas comunes, de acuerdo con un plan
establecido previamente.
Artculo 80 - Los sistemas de clasificacin existentes son:
a) Clasificacin orgnica: consiste en la utilizacin de la estructura orgnica
de la institucin para clasificar los documentos.
b) Clasificacin por funciones: consiste en la clasificacin de los
documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institucin.
c) Clasificacin por asuntos o materias: consiste en la clasificacin de los
documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
Artculo 81 - Corresponder a la Direccin General del Archivo Nacional asesorar y
aprobar los cuadros de clasificacin que elaboren los archivos pertenecientes al
Sistema, cuando as lo soliciten.
ORDENAR
Artculo 82 - La ordenacin es la asignacin de nmeros o letras que se da a los
documentos, as como su colocacin en el espacio fsico correspondiente.
Artculo 83 - Los mtodos de ordenacin a utilizar pueden ser el alfabtico,
cronolgico o numrico.
a) Alfabtico: sus elementos son los nombres de personas, cosas,
acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en ordenacin onomstica, que
corresponde a los nombres de personas, la ordenacin toponmica que corresponde
a los nombres de lugares y la ordenacin por asuntos y materias.
b) Cronolgico: los elementos que componen este mtodo de ordenacin
son el ao, mes y da del documento.
c) Numrico: consiste en la asignacin de nmeros a los documentos, para
colocarlos en el espacio fsico correspondiente en forma sucesiva.
DESCRIBIR
Artculo 84 - Se entender por descripcin documental el proceso que realiza el
archivista para elaborar los instrumentos que facilitarn el conocimiento, el control
y el acceso a los fondos documentales.
Artculo 85 - En todo archivo se elaborar un programa descriptivo, de acuerdo
con la clase de archivo, su fondo documental y el servicio que presta.

Artculo 86 - El programa descriptivo en los Archivos de Gestin, dar prioridad a

los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisin y a las
tablas de plazos de conservacin. En los Archivos Centrales a los inventarios y listas
de remisin, y en los Histricos o Finales a las guas e inventarios.
SELECCIONAR
Artculo 87 - Seleccionar es el mtodo mediante el cual se analiza el valor de los
documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminacin o su
conservacin.
Artculo 88 - Todas las actividades relativas a la seleccin documental se definirn
en el captulo V: "De la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos" del presente reglamento.
ADMINISTRAR
Artculo 89 - La administracin consiste en establecer y ejecutar la planeacin, la
organizacin, la integracin del personal, la direccin y el control que rigen las
labores desarrolladas en los archivos.
Artculo 90 - Las instituciones a las que pertenecen los archivos del Sistema,
suministrarn los recursos necesarios para la administracin adecuada de sus
archivos.
FACILITAR
Artculo 91 - La facilitacin consiste en poner los documentos a disposicin del
ente productor, los usuarios y pblico en general.
Artculo 92 - Los Archivos de Gestin, Centrales y Finales o Histricos, estn en la
obligacin de facilitar sus documentos, de acuerdo con lo que establece el Artculo
30 de la Constitucin Poltica, y los artculos 10, 23 y 42 de la ley que se
reglamenta, para lo cual establecern en sus respectivas instituciones las normas
que consideren convenientes para este fin.
Artculo 93 - La Direccin General del Archivo Nacional facilitar y divulgar su
fondo documental, que consiste en documentos textuales, grficos, audiovisuales y
automatizados, a los usuarios y al pblico en general, mediante las siguientes
actividades:
a) Consulta
b) Reproducciones
c) Prstamo
d) Exposiciones
e) Publicaciones

f) Visitas Guiadas
g) Otras con el mismo fin.
CONSULTA
Artculo 94 - La Direccin General del Archivo Nacional, contar con las salas de
consulta y despachos de atencin al pblico que sean necesarios para prestar este
servicio, con el horario que establezca esta Direccin.
Artculo 95 - La Direccin General del Archivo Nacional establecer mediante
normas internas los requisitos para la atencin al pblico en las salas de consulta y
despachos de atencin. Dichas normas podrn ser aplicadas en los archivos que
pertenecen al sistema.
Artculo 96 - Las principales normas que se observarn en las salas de consulta y
despachos de atencin sern:
a) El usuario deber identificarse previamente con la presentacin de su
documento de identidad.
b) No fumar, comer y beber.
c) No rayar, calcar o escribir sobre los documentos.
d) No sacar las tarjetas de los ficheros.
e) Se prohibe el acceso al rea de ficheros.
f) Se observar buen comportamiento y se guardar silencio.
g) El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser
tratado adecuadamente y en caso de dao el usuario responder por su reparacin.
Artculo 97 - Si se incumplieran las normas anteriores y las establecidas en los
manuales internos de procedimientos, el usuario podr ser retirado de las salas de
consulta y despachos de atencin.
Artculo 98 - La Direccin General del Archivo Nacional, facilitar la consulta de
sus fondos documentales a excepcin de que existan restricciones al acceso por
leyes o resoluciones especiales.
REPRODUCCIONES
Artculo 99 - La Direccin General del Archivo Nacional, facilitar al usuario los
servicios de reprografa para documentos textuales, grficos y audiovisuales. El
usuario deber pagar el costo de las reproducciones.
Artculo 100 - Cuando el usuario utilice reproducciones de documentacin textual,
audiovisual, fotografas, cassettes, filmaciones, entre otros, con fines de
investigacin y publicacin, estar obligado a dar los crditos correspondientes a la
Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 101 - Los documentos coloniales no se fotocopiarn, excepto en los
siguientes casos:

a) Aquellos que se encuentren microfilmados y cuya reproduccin debe

de hacerse directamente del microfilm.
b) Aquellos que sean autorizados expresamente por el Director General.
Artculo 102 - Los documentos textuales posteriores a 1821, que custodia la
Direccin General del Archivo Nacional y los Archivos del Sistema podrn ser
fotocopiados, dependiendo de su estado de conservacin y de las restricciones
legales vigentes.
Artculo 103 - Cuando el deterioro de los documentos es evidente, la Direccin
General podr retirarlos temporal o permanentemente de la consulta del pblico.
Artculo 104 - El Director General del Archivo Nacional, autorizar la salida de
documentos textuales, grficos y audiovisuales para ser reproducidos fuera de sus
instalaciones, en el caso de que no se cuente con el equipo necesario para hacerlo y
atendiendo las restricciones estipuladas en los artculos 101 y 102 del presente
reglamento y otras directrices internas.
Artculo 105 - Los fondos documentales de la Direccin General del Archivo
Nacional y de los Archivos del Sistema, podrn ser reproducidos para cumplir con
los trmites de constancias, certificaciones y testimonios que se expedirn a
solicitud de los usuarios, quienes cancelarn las especies fiscales, tasas y otros
costos establecidos de acuerdo con las leyes vigentes.
Artculo 106 - En cuanto a la expedicin de certificaciones y testimonios de
instrumentos pblicos, insertos en los protocolos notariales, se har de acuerdo con
lo que dispone la legislacin notarial vigente.
PRESTAMO
Artculo 107 - La Direccin General del Archivo Nacional facilitar sus documentos
en calidad de prstamo, previa solicitud de las instituciones productoras o de los
Tribunales de Justicia, que as lo soliciten. El prstamo ser por el trmino de tres
meses prorrogable por una vez, excepto en el caso de los documentos conservados
en el Archivo Intermedio, cuyos prstamos podrn ser prorrogados hasta por un
plazo mximo de un ao. Para tal efecto existirn los controles internos necesarios.
Artculo 108 - El Director General del Archivo Nacional autorizar con su firma el
prstamo de los documentos que se conservan en el Archivo Nacional de Costa
Rica, excepto cuando se tratare de salida fuera del pas, lo cual deber ser
autorizado mediante decreto ejecutivo.
Artculo 109 - En el caso de prstamo de Protocolos Notariales, este se har
adems atendiendo a lo que se establece en la legislacin notarial vigente.
Artculo 110 - Los archivos pertenecientes al Sistema podrn facilitar sus
documentos a las diferentes unidades de la institucin a la cual pertenecen, previa
solicitud del jefe de la unidad respectiva y llevando un registro de prstamo de
documentos.

EXPOSICIONES
Artculo 111 - La Direccin General del Archivo Nacional, tendr en sus
instalaciones salas para exposiciones de documentos. Esto con el fin de colaborar
con la cultura del pas, la celebracin de efemrides importantes o atendiendo a
razones de divulgacin y promocin de los documentos que custodia la Direccin
General.
Artculo 112 - La Direccin General del Archivo Nacional realizar en otras
instituciones y lugares, exposiciones
temporales, preferiblemente con
reproducciones de los documentos que conserva, para evitar su deterioro.
Artculo 113 - En todas las exposiciones de documentos se debern atender las
normas internas respectivas, dictadas por la Direccin General del Archivo Nacional.
Artculo 114 - Los Archivos del Sistema podrn realizar exposiciones de
documentos atendiendo los mismos objetivos de la Direccin General.
PUBLICACIONES
Artculo 115 - Los fondos documentales y temas de inters archivstico se
divulgarn tambin por medio de publicaciones peridicas, segn lo establecido en
los artculos 43 y siguientes del captulo III del presente reglamento. Los Archivos
del Sistema pueden realizar publicaciones relativas a sus fondos.
VISITAS GUIADAS
Artculo 116 - La Direccin General del Archivo Nacional contar con personal
capacitado para dirigir visitas de grupos, que se interesen por conocer el
funcionamiento y la organizacin de esta institucin y el patrimonio que custodia.
CAPITULO V
De la Organizacin y Funcionamiento de la Comisin Nacional de Seleccin
y Eliminacin de Documentos
Artculo 117 - La Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos
estar constituida, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 32 de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos, de la siguiente manera: un Presidente, quien ser el
Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional o quien lo represente; el
Jefe del Departamento Documental, quien ejercer la Vicepresidencia; un tcnico
de ese Departamento nombrado por el Director General del Archivo Nacional; el
jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentacin y un
reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
El Director General del Archivo Nacional actuar como Director Ejecutivo de la
Comisin.

Artculo 118 - El Jefe del Departamento de Servicios Archivsticos Externos o su

representante asistir a las reuniones como invitado permanente, actuar como
Secretario y en tal calidad ser el responsable de llevar las actas, establecer el
orden del da y convocar a las reuniones, de comn acuerdo con el Presidente y con
el Director Ejecutivo de la Comisin.
Artculo 119 - El Tcnico del Departamento Archivo Histrico que va a asistir a la
Comisin ser designado por el Director General del Archivo Nacional y
permanecer en su puesto por un perodo de dos aos. El Historiador nombrado por
la Junta Administrativa tambin permanecer como miembro de la Comisin
durante dos aos, pudiendo ambos ser reelectos.
Artculo 120 - Son funciones de la Comisin:
a) Dictar normas sobre seleccin y eliminacin de los documentos que
producen las instituciones mencionadas en el artculo 2 de la ley que se
reglamenta.
b) Resolver consultas atendiendo a la directriz de conservar lo que tenga
valor cientfico-cultural, y autorizar la eliminacin de los documentos que carezcan
de este valor, en las diferentes etapas de formacin de los archivos.
c) Analizar y aprobar las tablas de plazos de conservacin de documentos
que presentan las instituciones mencionadas en el artculo 2 de la ley que se
reglamenta.
d) Dictaminar en los casos en que se intenta llevar documentos con valor
cientfico-cultural fuera del pas.
e) Dictar las directrices generales en los aspectos de procedimiento de las
labores de la Comisin.
f) Otras funciones que le asignan las leyes y reglamentos.
Artculo 121 - Son funciones del Presidente:
a) Presidir y dirigir las reuniones de la Comisin.
b) Velar porque en la Comisin se cumplan las leyes y reglamentos relativos
a su funcionamiento.
c) Convocar a las reuniones de la Comisin, junto con el Secretario y el
Director Ejecutivo.
d) Resolver cualquier asunto, en caso de empate, con su doble voto.
e) Firmar junto con el Director Ejecutivo, las actas de las sesiones
aprobadas, y
f) Ejercer las dems funciones que las leyes, reglamentos y la Comisin le
asignen.
Artculo 122 - El Vicepresidente sustituir al Presidente en sus ausencias.
Artculo 123 - Son funciones del Director Ejecutivo:
a) Ejecutar y comunicar todos los acuerdos tomados por la Comisin.
b) Asistir a todas las reuniones de la Comisin, con derecho a voz, pero sin
voto.

c) Aportar informacin sobre la realidad archivstica del Archivo Nacional,

para que la Comisin tome sus acuerdos de manera adecuada.
d) Presentar la correspondiente denuncia, cuando las instituciones
incumplan los acuerdos de la Comisin, de conformidad con lo que establecen los
artculos 35 y 36 de la ley que se reglamenta.
e) Convocar a reunin, de comn acuerdo con el Presidente y el Secretario.
f) Firmar, junto con el Presidente, las actas de las sesiones.
g) Ejercer las dems funciones que los reglamentos y la ley le asignen.
Artculo 124 - Son funciones del Secretario:
a) Levantar las actas de las sesiones de la Comisin.
b) Convocar a las reuniones de comn acuerdo con el Presidente y el
Director Ejecutivo.
c) Preparar junto con el Presidente y el Director Ejecutivo el orden del da
para cada sesin.
d) Tramitar la correspondencia de la Comisin.
e) Llevar el registro de asistencia de los miembros de la Comisin.
f) Mantener clasificada, ordenada, descrita y en perfecto estado de
conservacin la documentacin producida por la Comisin.
g) Preparar los informes para que el Director General del Archivo Nacional,
comunique a las instituciones interesadas los acuerdos de la Comisin.
h) Ejercer las dems funciones que los reglamentos y la misma Comisin le
asignen.
Artculo 125 - La convocatoria a las reuniones se har por escrito o por otro medio
de comunicacin, con un mnimo de dos das hbiles de anticipacin a la fecha
sealada.
Artculo 126 - El qurum para todas las reuniones ser de tres miembros y los
acuerdos sern tomados por la mayora de los votos presentes; en caso de empate
decidir quien preside, con su doble voto.
Artculo 127 - La asistencia a las sesiones es obligatoria para los miembros de la
Comisin y su no presencia debe justificarse por escrito.
Artculo 128 - La Comisin debe pronunciarse a la mayor brevedad posible sobre
las consultas que se hagan, de acuerdo con el orden de presentacin de la solicitud.
Artculo 129 - Todas las instituciones productoras de documentos son las
responsables de fijar la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental. La
Comisin nicamente determinar el valor cientfico-cultural de los documentos.
Artculo 130 - Las consultas establecidas en la Ley de Microfilmacin N 4278 del
6 de diciembre de 1968, sern atendidas por esta Comisin.
Artculo 131 - Las entidades productoras podrn hacer sus consultas a travs de
dos procedimientos:
a) La tabla de plazos de conservacin: es un instrumento en el que constan
todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institucin, en
el cual se anotan todas sus caractersticas y se fija el valor administrativo y legal.
b) Cuando no existan stas, se harn consultas parciales si se desea
eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y

legal. La Comisin determinar cuales tipos documentales tienen valor cientficocultural.

Artculo 132 - Una vez aprobadas las tablas de plazos, las instituciones pueden
eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la
Comisin. Sin embargo, las tablas de plazos aprobadas deben someterse a una
revisin, tanto del Comit Institucional, como de la Comisin Nacional, cada cinco
aos, para determinar si los criterios originales son aun vlidos.
Artculo 133 - Las consultas parciales de eliminacin as como las solicitudes de
aprobacin de tablas de plazos de conservacin, deben contener los siguientes
requisitos:
a) Ser dirigidas a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos.
b) Estar firmadas por el superior de la unidad administrativa interesada, y
avalada por el Comit Institucional de Seleccin, donde est conformado.
Artculo 134 - Las instituciones productoras levantarn un acta que contenga
todos los tipos documentales que eliminen y la conservarn en sus archivos.
Artculo 135 - Cada autorizacin para eliminar documentos emanada de la
Comisin comprender nica y exclusiva-mente los tipos documentales que
expresamente se sealen en ella.
Artculo 136 - Los tipos documentales cuya eliminacin se autoriza deben ser
transformados en material no legible, utilizando diferentes tcnicas como
incineracin, trituracin y otros similares.
Artculo 137 - Cada vez que se solicite una visita de seleccin, la Direccin
General del Archivo Nacional recomendar el establecimiento de tablas de
plazos de conservacin, a nivel institucional o de unidades administrativas.
De los Comit Institucionales de Seleccin y Eliminacin de Documentos.
Artculo 138 - Cada una de las entidades mencionadas en el artculo 2 de la ley
que se reglamenta, integrar un Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos, que estar formado por el asesor legal, el superior administrativo y el
jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentacin, o por
quienes estos deleguen, siempre y cuando renan las mismas condiciones
profesionales. Entre esos miembros se nombrar, de acuerdo con lo que establece
al respecto la Ley General de la Administracin Pblica, un presidente y un
secretario, electos por mayora absoluta, quienes durarn en el cargo un ao,
pudiendo ser reelectos. El Comit establecer sus normas de trabajo y la frecuencia
de las reuniones.
Artculo 139 - Los comits institucionales podrn integrar miembros adicionales,
segn los objetivos y funciones especficas de cada entidad, en calidad de
observadores.
Artculo 140 - Son funciones del Comit Institucional:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos

de la institucin. Para ello promover la elaboracin de tablas de plazos de
conservacin en los Archivos de Gestin y en el Archivo Central.
b) Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su trmite
administrativo y no existan tablas de plazos aprobadas.
c) Someter a la aprobacin de la Comisin Nacional de Seleccin y
Eliminacin de Documentos las tablas de plazos aprobadas por el Comit
Institucional:
CAPITULO VI
De los Archivos Pblicos
Artculo 141 - Los archivos pblicos, centrales y de gestin, en lo pertinente
cumplirn las normas establecidas en el captulo IV de este reglamento.
Artculo 142 - El jefe o encargado de cada Archivo Central ser cuando menos un
tcnico profesional con especialidad en Archivstica a quien le corresponder
planificar, coordinar, controlar y supervisar las funcionas archivsticas de su unidad.
Artculo 143 - En la institucin donde exista un Archivo Central conformado como
tal, ste deber encargarse de coordinar todas las actividades archivsticas que
realicen los archivos de gestin de la entidad, de acuerdo con los lineamientos
establecidos en este reglamento.
Artculo 144 - En aquellas instituciones donde no exista Archivo Central las
actividades archivsticas se coordinarn con la Direccin General del Archivo
Nacional.
Artculo 145 - Los Archivos Centrales deben presentar a la Direccin General del
Archivo Nacional un informe anual escrito en el mes de marzo de cada ao.
Artculo 146 - Este informe contendr las actividades archivsticas realizadas en el
ao inmediato anterior. Se referir a los documentos recibidos en cuanto a su
conservacin, clasificacin, ordenacin, descripcin, seleccin, administracin,
facilitacin de los mismos, as como otras actividades relacionadas con el quehacer
archivstico, que se considere conveniente informar.
Artculo 147 - Los Archivos Centrales y de Gestin elaborarn los auxiliares e
instrumentos descriptivos de acuerdo con lo estipulado en los artculos 85, 86 y 87
del presente reglamento.
Artculo 148 - Cuando los Archivos Centrales transfieran documentos a la
Direccin General del Archivo Nacional, debern entregar los instrumentos
descriptivos que pertenecen a aquellos calificados por la Comisin de Seleccin y
Eliminacin de Documentos como de valor cientfico-cultural. La transferencia de los
instrumentos y los documentos se realizar en forma conjunta.

Artculo 149 - La Direccin General del Archivo Nacional facilitar en calidad de

prstamo, a la institucin productora, la documentacin transferida de acuerdo con
lo que establece el artculo 108 y siguientes de este reglamento.
Artculo 150 - Es obligacin de las instituciones que reciban documentos de otras
instituciones que han desaparecido, informar de esto a la Direccin General del
Archivo Nacional.
Artculo 151 - En caso de que una institucin desapareciera, fuera absorbida por
otra o se convirtiera en un ente de derecho privado, deber comunicarlo a la
Direccin General del Archivo Nacional con un mnimo de tres meses de antelacin,
para asesorarla en cuanto a la transferencia y conservacin del material
archivstico.
Artculo 152 - Los documentos que entreguen la Presidencia de la Repblica y los
Ministros de Estado a la Direccin Gene-ral del Archivo Nacional, ingresarn a esta
con una lista de remisin.
Posteriormente podrn sufrir el proceso de seleccin, de acuerdo con los criterios
que establezca la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos.
ASESORIAS
Artculo 153 - Las solicitudes de asesora tcnica de los Archivos Centrales y de
Gestin, debern dirigirse a la Direccin General del Archivo Nacional en forma
escrita, las que se atendern de acuerdo con un estricto orden de recibo.
Artculo 154 - La Direccin General del Archivo Nacional asesorar en materia de
microfilmacin a los archivos que lo soliciten, especficamente en la planificacin y
realizacin del proceso y en su aplicacin en el campo archivstico, requerimiento
de equipo y acondicionamiento de local.
Esta asesora se har respetando los lineamientos que establece la Ley de
Microfilmacin N 4278.
Artculo 155 - La institucin que solicita una asesora para la creacin u
organizacin de sus archivos, deber contar con el espacio fsico necesario, el
mobiliario correspondiente y los funcionarios responsables de la unidad.
INSPECCIONES
Artculo 156 - La Direccin General del Archivo Nacional inspeccionar
regularmente los Archivos Centrales y de Gestin, ya sea a solicitud de ellos o de
oficio. En este ltimo caso, se inspeccionar atendiendo a las siguientes
circunstancias:
a) Cuando la institucin va a trasladarse a otro local.
b) Cuando la documentacin permanezca en sitios inadecuados.
c) Cuando la documentacin est desorganizada.

d) Cuando se conozca que la documentacin se elimina sin la aprobacin de

la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos.
e) Cuando por el valor de la documentacin se juzgue necesario, y
f) Cuando se tenga conocimiento de que una institucin va a desaparecer.
Artculo 157 - El objetivo general de las visitas de inspeccin ser salvaguardar el
Patrimonio Documental de la Nacin. Se pretende adems con ellas establecer
relaciones permanentes con los Archivos Centrales y de Gestin, para mejorar la
conservacin y organizacin de sus documentos.
Artculo 158 - Los funcionarios de la Direccin General que realicen las visitas de
inspeccin, rendirn un informe escrito con las recomendaciones necesarias ante la
Jefatura respectiva. Esta lo har del conocimiento del Director General del Archivo
Nacional, quien har las recomendaciones y denuncias correspondientes.
CAPITULO VII
De los Archivos Privados y Particulares
Artculo 159 - Las instituciones privadas y los particulares que desean recibir
asesoramiento en la organizacin de sus archivos y formar parte del Sistema
Nacional de Archivos, lo solicitarn por escrito a la Direccin General del Archivo
Nacional.
Artculo 160 - En la solicitud de asesoramiento debern informar aspectos
generales de la documentacin, tales como: fechas extremas de los documentos,
resumen de su contenido y cantidad de estos. Recibida la solicitud, la Direccin
General del Archivo Nacional enviar un funcionario que analizar la situacin del
archivo en cuestin, para determinar la factibilidad de prestarles el asesoramiento y
formar parte del Sistema.
Artculo 161 - En caso de presentarse transferencia documental de stos archivos,
se har de acuerdo con lo establecido en el artculo 65 del presente reglamento.
Artculo 162 - Si la Direccin General del Archivo Nacional conociere de la
existencia de documentos de reconocido valor cientfico-cultural en manos de
instituciones privadas o particulares, tomar las medidas necesarias que tiendan a
su conservacin y organizacin.
DONACIONES
Artculo 163 - La Direccin General del Archivo Nacional recibir la donacin, de
documentos privados y particulares, para su custodia, organizacin y facilitacin. El
Director General del Archivo Nacional solicitar su valoracin a la Comisin Nacional
de Seleccin y Eliminacin de Documentos, y una vez declarados con valor
cientfico-cultural, autorizar su ingreso a la institucin.
Artculo 164 - Los documentos donados a la Direccin General del Archivo
Nacional sern conservados y organizados en series que llevarn el nombre del
donante o de quien l indicare, salvo su manifestacin en contrario. Se respetarn

las condiciones de restriccin de acceso o similares que indique expresamente el

donante.
Artculo 165 - Una vez cumplidas las formalidades de la donacin y transferidos
los documentos a la Direccin General del Archivo Nacional, estos formarn parte
del Patrimonio Documental que esta institucin custodia y se les conservar,
organizar y facilitar igual que a cualquier otra serie documental de la entidad,
salvo lo dispuesto en el prrafo final del artculo 166 de este reglamento.
Artculo 166 - La Direccin General del Archivo Nacional, cuando el caso lo
amerite, podr reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la
documentacin donada, que carezca de valor cientfico-cultural.

CAPITULO VIII
Disposiciones finales
Disposiciones finales
Artculo 167 - Este reglamento rige un mes despus de su publicacin.
Artculo l68 - Este reglamento deroga los Decretos Ejecutivos N 3798-G del 9 de
mayo de 1974 y el N 4664-G del 4 de febrero de 1975 y cualquier otra disposicin
reglamentaria que se le oponga.
Dado en la Presidencia de la Repblica. - San Jos, a los treinta das del mes de
enero de mil novecientos noventa y cinco.
JOSE MARIA FIGUERES OLSEN.- EI Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, Dr.
Arnoldo Mora Rodrguez.

CREACION DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL

ARCHIVO NACIONAL
N 5574
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE
LA REPUBLICA DE COSTA RICA
Decreta:
La siguiente
CREACION DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA
DEL ARCHIVO NACIONAL
Artculo 1- Crase la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Artculo 2- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artculo
11).
Artculo 3- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artculo
12.)
Artculo 4- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos en los
artculos 13 y 14).
Artculo 5- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, en el
artculo 16).
Artculo 6- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, artculo
15).
Artculo 7- Para los efectos de financiacin de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, se reforma el prrafo segundo del inciso 13) del artculo 273 del Cdigo
Fiscal, reformado por ley N 3647 de 15 de diciembre de 1965.
El cual se leer as:
"Los cheques que se giren contra cuentas corrientes establecidas en los Bancos del
pas, debern pagar un impuesto de diez cntimos de coln, el cual ser cobrado
por el Banco respectivo al entregar la frmula correspondiente".
Artculo 8- Los Bancos tomarn las disposiciones necesarias para la percepcin
del impuesto y girarn a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, seis cntimos
de coln por cada frmula de cheques, dentro de los primeros cinco das de cada
mes. Los cuatro cntimos restantes se girarn conforme a las normas del artculo
2 de la ley N 3647, referida en el artculo anterior.
Artculo 9- Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para
contratar emprstitos, con la garanta de las rentas creadas por esta ley y
cualesquiera otras que se estimen necesarias, con destino a la adquisicin de una
propiedad, construccin de edificio, contratacin de servicios y compra de equipo y
mobiliario necesario para la instalacin y modernizacin del Archivo.
Artculo 10- Se autoriza a las instituciones y corporaciones autnomas y
semiautnomas a concederle emprstitos y a stas y a los Poderes del Estado a
hacerle donaciones.
Artculo 11- (Derogado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos,
artculos 52 y 53).
Artculo 12- La Junta someter a la aprobacin de la Contralora General de la
Repblica, que fiscalizar su operacin, los presupuestos ordinario y
extraordinarios, as como sus modificaciones.

Artculo 13- Autorzase a la Junta para abrir y mantener en el Sistema Bancario

Nacional las cuentas corrientes que considere oportunas, contra las cuales girarn
conjuntamente los dos miembros que designe la Junta.
Artculo 14- El Poder Ejecutivo reglamentar el funcionamiento de la Junta que
se crea, en un plazo no mayor de sesenta das.
Artculo 15- Esta ley rige a partir de su publicacin y deroga cualquier disposicin
legal o reglamentaria que se le oponga.
Transitorio - El impuesto establecido en el artculo 7 se cobrar sobre las frmulas
que entreguen los bancos, a partir de la vigencia de esta ley.
Comunquese al Poder Ejecutivo
Asamblea Legislativa - San Jos, a los seis das del mes de setiembre de mil
novecientos setenta y cuatro.
ALFONSO CARRO ZUIGA, Presidente.
ROBERTO LOSILLA GAMBOA, Primer Secretario.
JOSE MIGUEL CORRALES BOLAOS, Segundo Secretario.
Casa Presidencial.-San Jos, a los diecisiete das del mes de setiembre de mil
novecientos setenta y cuatro.
Ejectese y Publquese
DANIEL ODUBER Q.
El Ministro de Gobernacin, Polica, Justicia y Gracia
EDGAR ARROYO CORDERO

LEY SOBRE MICROFILMACION

DE DOCUMENTOS N 4278
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA
DE COSTA RICA,
Decreta:
Artculo 1- Autorzase el sistema de microfilmacin en los archivos y,
procedimientos del Poder Legislativo, Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Tribunal
Supremo de Elecciones, instituciones autnomas y semiautnomas, corporaciones
municipales y en los particulares de personas naturales y jurdicas, de acuerdo con
las normas de la presente ley.
Artculo 2- La microfilmacin de documentos, hecha conforme a esta ley, sus
pelculas, fotocopias y certificaciones, debidamente autenticadas, tendrn el mismo
valor jurdico y pueden ser impugnadas como los originales.

Artculo 3- Los documentos microfilmados quedarn a disposicin de sus dueos

por el trmino de un ao; pasado ese plazo el Archivo Nacional ser informado,
para que resuelva acerca de su conservacin o su destruccin.
Artculo 4- Al someterse a microfilmacin de un documento, ste deber quedar
copiado en la pelcula o microficha en forma ntida, ntegra y con absoluta fidelidad.
La alteracin o adulteracin que afecten la autenticidad de la pelcula o microficha,
harn perder a tales copias el valor jurdico que les otorgue el artculo 2 de esta
ley, salvo que se prueba que tales alteraciones o adulteraciones fueron posteriores
a la fecha de la reproduccin del documento respectivo.
Artculo 5- Las pelculas, microfichas, fotocopias y certificaciones de los
documentos microfilmados, sern autenticados por el jefe del respectivo archivo u
oficina, o por la persona que est autorizada para ello. En el caso de archivos
particulares y nicamente cuando fueren a usarse ante los Tribunales, debern
adems ser autenticadas por un abogado, o constar en acta notarial.
Las personas a que se refiere este artculo, respondern penal y civilmente
por cualquier alteracin o adulteracin de las pelculas, microfichas, fotocopias o
certificaciones, producida en el momento de la expedicin o de la autenticacin.
Articulo 6- Los Poderes del Estado, el Tribunal Supremo de Elecciones, las
instituciones autnomas y semiautnomas y las corporaciones municipales, con el
objeto de obtener mayor economa, eficiencia y seguridad en sus archivos,
reglamentarn el procedimiento de microfilmacin en sus dependencias, de acuerdo
con esta ley.
Artculo 7- Rige a partir de su publicacin y deroga o modifica cualquier otra
disposicin que se le oponga.
Comunquese al Poder Ejecutivo
Asamblea Legislativa.- San Jos, a los seis das del mes de diciembre de mil
novecientos sesenta y ocho.
FERNANDO VOLIO JIMENEZ
Presidente.
JOSE RAFEL VEGA ROJAS Primer Secretario. RAFAEL
Segundo Secretario.

LOPEZ

GARRIDO

Casa Presidencial.- San Jos, a los once das del mes de diciembre de mil
novecientos sesenta y ocho.
Ejectese y Publquese
J. J. TREJOS FERNANDEZ
El Ministro de Gobernacin, Polica, Justicia y Gracia,
CRISTIAN TATTENBACH YGLESIAS.