FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE

PETROAMAZONAS EP (PAM EP)

NOMBRE O RAZON SOCIAL DE LA

SOCIEDAD O COMPAA/ NOMBRE
PERSONA NATURAL

Calle

Ciudad/Provincia/Pas
Persona de contacto

DOMICILIO
No. Telfono 1

No. Telfono 2

Dir. de correo electrnico

Direccin Pg. Web

DATOS GENERALES
Estructura orgnica del proveedor
([persona natural, persona natural
obligada a llevar contabilidad, , sociedad
(indicar tipo), otro]
Nacionalidad
Fecha de constitucin (aplica solo para
personas jurdicas)*
Fecha de Inscripcin en el Registro
Mercantil (aplica solo para personas
jurdicas)*
Valor de ventas o ingresos brutos
anuales por servicio a registrar
Volumen de Activos
Nmero de RUC
Nmero de Trabajadores (adjuntar la
informacin de www.iess.gob.ec:
empleador datos generales de la oficina)
* EN EL CASO DE PERSONAS JURDICAS, PARA CALIFICARSE COMO PROVEEDOR ES REQUISITO INDISPENSABLE
DEMOSTRAR EXISTENCIA LEGAL MNIMA DE DOS (2) AOS. SE DEMOSTRAR DOCUMENTADAMENTE EL
CUMPLIMIENTO DE ESTE REQUISITO ACOMPAANDO EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA LEGAL EMITIDO POR LA
SUPERINTENDENCIA DE COMPAAS O POR LA ENTIDAD EXTRANJERA RESPECTIVA. LOS DOCUMENTOS
EMITIDOS EN EL EXTRANJERO DEBERN ESTAR DEBIDAMENTE APOSTILLADOS O LEGALIZADOS POR EL
CNSUL DEL ECUADOR EN EL PAS DE ORIGEN Y TRADUCIDOS AL CASTELLANO.

FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

OBSERVACIONES (Para uso interno y exclusivo de PAM EP, el solicitante NO llenar

el espacio que sigue a continuacin)
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PROPIETARIOS PRINCIPALES/ACCIONISTAS/SOCIOS
Nombre

Porcentaje de
Propiedad

Nacionalidad

Cdula de Identidad/
Pasaporte

PRINCIPALES EJECUTIVOS/DIRECTORES/GERENTES
Nombre

Cargo

Nacionalidad

Cdula de Identidad/
Pasaporte

Est algn propietario, director, accionista, funcionario o empleado de su firma relacionado con servidor/obrero
de PETROAMAZONAS EP o sus dependientes?
Si
No
(De ser positivo, informar el nombre del propietario, director, accionista, funcionario o empleado as como del
servidor/obrero de PETROAMAZONAS EP).
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Est algn propietario, director, accionista, funcionario o empleado de su firma, o sus parientes cercanos,
relacionado con algn funcionario del Gobierno del Ecuador o con un pariente hasta el cuarto grado de
consanguinidad y segundo de afinidad de un funcionario?
Si
No
(De ser positivo, informar el nombre del propietario, director, accionista, funcionario o empleado o pariente as
como del funcionario o pariente del funcionario).
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FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

EXPERIENCIA PREEXISTENTE EN LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS PARA

LOS CUALES SOLICITA CALIFICACIN Y REGISTRO.*
Contratante del
Servicio

Objeto del Contrato bajo el

cual prest el servicio

Tiempo por el cual prest

el servicio

Persona de contacto
(nmero de telfono y
correo electrnico)

*ES REQUISITO INDISPENSABLE DEMOSTRAR DOCUMENTADAMENTE LA EXPERIENCIA SOLICITADA, LA MISMA

QUE DEBER SER DEL SOLICITANTE Y NO DE INTERPUESTA PERSONA. AQUELLOS INTERESADOS QUE NO
DEMUESTREN DOCUMENTADAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE ESTE REQUISITO SERN INMEDIATAMENTE
DESCALIFICADOS. (Se adjuntarn originales o copias certificadas de los certificados de experiencia prexistente)

OBSERVACIONES (Para uso interno y exclusivo de PAM EP, el solicitante NO llenar

el espacio que sigue a continuacin)
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REFERENCIAS DE COMPAIAS CON LAS QUE HA TRABAJADO

Nombre

Direccin

Persona de Contacto

Telfono

SOLICITUDES DE REGISTROS ANTERIORES

Ha aplicado anteriormente para el registro de su Compaa como proveedor de servicios de PETROAMAZONAS
EP?
Si

No

Fecha de aplicacin: ______________

FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

SERVICIOS EN LOS CUALES DESEA REGISTRARSE DEFINIR CATEGORIA

DEL SERVICIO
Enumerar los servicios en los cuales desea ser registrado e indicar el cdigo de la
categora en que se inscribe el servicio (informacin disponible en el documento
"CATEGORIZACIN DE SERVICIOS).
Mandatorio:
Acceder al documento CATEGORIZACION DE SERVICIOS - ubicado en: ..\..\..\..\Polticas y
Procedimientos\PETROAMAZONAS\REGISTRO
DE
PROVEEDORES\05-25-09-CATEGORIZACION
SERVICIOS.xls y definir el cdigo de la categora a la que el servicio ofrecido pertenece,
A CONTINUACIN UN EJEMPLO de la forma correcta de completar la informacin:
Favor enumerar los servicios en los cuales desea registrarse

Cdigo de la Categora:

1.

3.01.04

Servicios de mantenimiento de aire acondicionado

Favor enumerar los servicios en los cuales desea registrarse

Cdigo de la Categora:

1.

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2.

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3.

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4.

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5.

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(De requerir mayor espacio srvase incluirlo como adjunto al documento).

CUESTIONARIO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

(El cuestionario deber ser completado en su totalidad, la informacin
contenida en el mismo es para uso interno de PAM EP como parte del proceso
de mejora continua)

RESPUESTAS
PREGUNTAS

EN PROCESO

SI

NO

LA COMPAA CUENTA CON UNA POLITICA DE

RESPONSABILIDAD SOCIAL?
LA COMPAA CUENTA CON UNA POLITICA,
PROGRAMAS O GUAS DE RELACIONES CON
LA COMUNIDAD?
LA COMPAA CUENTA CON
CERTIFICACIONES ISO 9001 - 14001 - OHSAS
18001 O SA 8000 EQUIVALENTES O
SIMILARES?

FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

RESPUESTAS
PREGUNTAS
EN PROCESO

SI

NO

LA COMPAA CUENTA DENTRO DE SU

ESTRUCTURA ORGNICO - FUNCIONAL UN
REA RESPONSABLE DE TEMAS RELATIVOS A
RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES
CON LA COMUNIDAD
LA COMPAA TIENE EN MARCHA
PROGRAMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
DESTINADOS A LA MEJORA DE CAPACIDADES
LOCALES DE LA POBLACIN UBICADA EN EL
REA DE INFLUENCIA DE SUS ACTIVIDADES?
LA COMPAA CUENTA CON LINEAMIENTOS Y
REGISTROS DETALLADOS DE CONTRATACIN
Y CAPACITACIN DE MANO DE OBRA Y
SERVICIOS LOCALES EN SUS REAS DE
OPERACIN?
LA EMPRESA MANTIENE UN REGISTRO DE
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
LABORALES CON SUS TRABAJADORES Y
PROVEEDORES, CONFORME LA
LEGISLALCIN VIGENTE?
LA COMPAA DISPONE DE UNA POLTICA DE
TICA EMPRESARIAL Y/O PRCTICAS DE
ANTICORRUPCIN PARA SUS NEGOCIOS Y HA
INCLUIDO REGULACIONES EXPLCITAS EN SU
GESTIN SOBRE EL TEMA?
DE ACUERDO A LA NORMATIVA LEGAL
VIGENTE PARA LA INCLUSIN DE PERSONAS
CON DISCAPACIDAD, SU ORGANIZACIN
INCLUYE UN REGISTRO DEL NMERO DE
EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIN, Y EL
NMERO DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD
LA COMPAA DISPONE DE UNA POLTICA DE
NO DISCRIMINACIN CON BASE EN LA
NACIONALIDAD, EDAD, CULTURA, RAZA,
RELIGIN, ORIENTACIN SEXUAL,
DISCAPACIDAD O AFILIACIN POLTICA,
CONFORME A LOS DERECHOS
ESTABLECIDOS EN LA CONSTITUCIN?

FORMULARIO DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

RESPUESTAS
PREGUNTAS
EN PROCESO

SI

NO

LA COMPAA HA REALIZADO UNA

DECLARATORIA DE NO ACEPTACIN DE
TRABAJO INFANTIL Y/O FORZOSO?
LA COMPAA TIENE PRCTICAS
ORIENTADAS AL CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO
(ODM)?

DECLARACIONES:
1.

El solicitante conoce y acepta que PETROAMAZONAS EP podr llevar a cabo todas las averiguaciones
necesarias para conocer los antecedentes del solicitante, sus propietarios, funcionarios o empleados, para
lo cual PETROAMAZONAS EP podr ponerse en contacto con uno o varios funcionarios del Gobierno del
Ecuador o de otros Estados y en general personas, entidades y organismos que puedan aportar
informacin.

2.

El solicitante, as como como sus propietarios, funcionarios y empleados, garantizan y convienen que, con
relacin a cualquier actividad que ejecute en su relacin comercial con PETROAMAZONAS EP, cumplirn
estrictamente con las leyes ecuatorianas.

3.

El solicitante declara y garantiza que toda la informacin proporcionada en este documento es autntica y
verdadera y que PETROAMAZONAS EP podr verificarla como y cuando lo estime conveniente.
PETROAMAZONAS EP podr negar el registro si los datos no corresponden a la realidad.

4.

El solicitante en la calidad en la que comparece, acepta y reconoce el derecho de PETROAMAZONAS EP

de eliminarlo del Registro de Proveedores, si con posterioridad al registro se determinara que la
documentacin o informacin con la que respald la presente solicitud fuere adulterada o forjada. Lo anterior
sin perjuicio de las acciones que PETROAMAZONAS EP pudiera iniciar conforme a la ley.

5.

El solicitante en la calidad en la que comparece, conoce y acepta que en caso de que el presente formulario
fuere presentado incompleto se le conceder un nico plazo determinado y notificado por
PETROAMAZONAS EP para completarlo.

6.

El solicitante en la calidad en la que comparece conoce, acepta y reconoce el derecho que asiste a
PETROAMAZONAS EP de archivar aquellas solicitudes cuyos formularios no fueren presentados, fueren
presentados incompletos y no fueren completadas con claridad y exactitud en el plazo al que se refiere el
numeral anterior.

7.

En el caso de que una solicitud sea archivada por las causas expuestas en el numeral anterior, el
solicitante en la calidad en la que comparece, conoce y acepta que no podr presentar nueva solicitud hasta
que haya transcurrido el plazo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de notificacin del archivo de
la solicitud.

8.

El solicitante en la calidad en la que comparece, conoce, acepta y reconoce el derecho que asiste a
PETROAMAZONAS EP de rechazar cualquier solicitud que no cumpliera con los requisitos exigidos en
los mbitos legal, financiero, de Seguridad Salud y Ambiente y tcnico; y, el derecho de no admitir nueva
solicitud de calificacin como proveedor hasta que haya transcurrido el plazo de un (1) ao contado a partir
de la fecha del rechazo de la solicitud.

Fecha: ______________
Funcionario Responsable: ________________________________________________
Nombre y Firma del
Representante Legal del solicitante: __________________________________________

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DOCUMENTACIN QUE SE DEBE ACOMPAAR AL FORMULARIO DE

SOLICITUD DE CALIFICACIN COMO PROVEEDOR DE PETROAMAZONAS EP
I.

II.

DOCUMENTACIN INDISPENSABLE PARA LA CALIFICACIN:

*

EN EL CASO DE PERSONAS JURDICAS, PARA CALIFICARSE

COMO
PROVEEDOR
ES
REQUISITO
INDISPENSABLE
DEMOSTRAR EXISTENCIA LEGAL MNIMA DE DOS (2) AOS. SE
DEMOSTRAR DOCUMENTADAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE
ESTE REQUISITO ACOMPAANDO EL CERTIFICADO DE
EXISTENCIA LEGAL EMITIDO POR LA SUPERINTENDENCIA DE
COMPAAS O POR LA ENTIDAD EXTRANJERA RESPECTIVA.
LOS DOCUMENTOS EMITIDOS EN EL EXTRANJERO DEBERN
ESTAR DEBIDAMENTE APOSTILLADOS O LEGALIZADOS POR EL
CNSUL DEL ECUADOR EN EL PAS DE ORIGEN Y TRADUCIDOS
AL CASTELLANO.

ES
REQUISITO
INDISPENSABLE
DEMOSTRAR
DOCUMENTADAMENTE LA EXPERIENCIA DEL INTERESADO, LA
MISMA QUE DEBER SER DEL SOLICITANTE Y NO DE
INTERPUESTA PERSONA. AQUELLOS INTERESADOS QUE NO
DEMUESTREN DOCUMENTADAMENTE EL CUMPLIMIENTO DE
ESTE REQUISITO SERN INMEDIATAMENTE DESCALIFICADOS.
(Se adjuntarn originales o copias certificadas de los certificados
de experiencia prexistente)

DOCUMENTACION MANDATORIA REQUERIDA EN EL FORMULARIO

DE SOLICITUD
Empresas ecuatorianas o extranjeras que mantengan sucursal en el
Ecuador: original o copia certificada del certificado de cumplimiento de
existencia legal y cumplimiento de obligaciones emitido por la
Superintendencia de Compaas.
Empresas extranjeras: original o copia certificada debidamente
traducida al castellano, apostillada o legalizada por el Cnsul del
Ecuador en el pas de origen del certificado otorgado por la entidad de
control respectiva en el extranjero, que justifique la existencia legal de la
compaa solicitante y su cumplimiento de obligaciones. Se aceptarn
para revisin tambin aquellas solicitudes que en lugar del documento
antes mencionado presenten el certificado de existencia legal emitido por
el Cnsul del Ecuador en el pas de origen
Para todos los interesados en calificarse: original o copias certificadas de
los documentos que acrediten su experiencia en la prestacin de los servicios
para los cuales requieren ser calificados. Los documentos expedidos en el
extranjero sern traducidos al castellano y en el caso de las copias
certificadas emitidas en el exterior debern ser debidamente apostilladas o
legalizadas por el Cnsul del Ecuador en el pas de origen.

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III.

DOCUMENTACIN FINANCIERA:
Empresa con Fines de Lucro:

Empresa o persona natural que lleva contabilidad: la declaracin de

impuestos de los dos (2) aos inmediatamente anteriores a la fecha
de presentacin de la solicitud de calificacin como proveedor de
PAM EP.

Empresa extranjera: estados financieros auditados de los dos (2)

aos inmediatamente anteriores a la fecha de presentacin de la
solicitud de calificacin como proveedor de PAM EP.

Entidad sin Fines de Lucro:

Institucin, fundacin, etc., ecuatoriana: la declaracin de impuestos

de los dos (2) aos inmediatamente anteriores a la fecha de
presentacin de la solicitud de calificacin como proveedor de PAM
EP.

Empresa extranjera: estados financieros auditados de los dos (2)

aos inmediatamente anteriores a la fecha de presentacin de la
solicitud de calificacin como proveedor de PAM EP.

Persona Natural sin Contabilidad:

Persona natural ecuatoriana que no lleva contabilidad: la declaracin

de impuestos de los dos (2) aos inmediatamente anteriores a la
fecha de presentacin de la solicitud de calificacin como proveedor
de PAM EP.

Persona natural extranjera que no lleva contabilidad: estados

financieros auditados de los dos (2) aos inmediatamente anteriores
IV. DOCUMENTACION SSA
Empresas ecuatorianas o extranjeras que mantengan sucursal en el Ecuador:
Documentos solicitados en la Evaluacin de SSA.
Pregunta No.1
Poltica de SSA
Pregunta No.2
Certificado de cumplimiento de obligaciones patronales con el IESS
Organigrama del Departamento de SSA, con las posiciones y nombres de las
personas que las ocupan.
Registro de profesionales en Seguridad y Salud del Responsable de SSA
emitido por el Ministerio de Relaciones laborales
Hoja de vida del personal que desempea funciones de SSA (dentro de la
Unidad o Departamento de SSA).

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Pregunta No.3
Instrumento vigente de aprobacin del Reglamento Interno de Seguridad y
Salud emitida por Ministerio de Relaciones Laborales.
Por un puntaje inferior se receptar el documento emitido por el Ministerio de
Relaciones Laborales, que certifique el
ingreso para la revisin del
Reglamento Interno de Seguridad y Salud.,
Pregunta No.4
Detalle de la metodologa utilizada para el anlisis y evaluacin de los
factores de riesgos.
Matriz de riesgos de la empresa, relacionada con los puestos de trabajo y
actividades relacionados con el o los servicios requeridos.
Pregunta No.5
Copia del (los) Certificado (s) del Sistema de Gestin
Copia del Certificado ISO 14001, OHSAS 18001
Empresa Extranjera:
Documentacin solicitada para la Evaluacin de Empresas Extranjeras
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente (SSA)
Pregunta No.1
Poltica de SSA
Pregunta No.2
Certificado de registro o acreditacin ante la autoridad u organismo
competente en su pas de origen.
Organigrama del Departamento de SSA, con las posiciones y nombres de las
personas que las ocupan.
Registro profesional del Responsable de SSA emitido por la entidad
reconocida en su pas de origen.
Hoja de vida del personal que desempea funciones en el Departamento de
SSA.
Pregunta No.3
Instrumento vigente de aprobacin del Reglamento Interno de Seguridad y
Salud emitida por la entidad reguladora en su pas de origen.
Pregunta No.4
Detalle de la metodologa utilizada para el anlisis y evaluacin de los
factores de riesgos.
Matriz de riesgos de la empresa, relacionada con los puestos de trabajo y
actividades relacionados con el o los servicios requeridos.
Pregunta No.5
Copia del (los) Certificado (s) del Sistema de Gestin
Copia (s) del Certificado (s) ISO 14001, OHSAS 18001
Nota: Los documentos emitidos en el extranjero debern ser debidamente traducidos
al castellano y apostillados o legalizados por el Cnsul del Ecuador en el pas de
origen.

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V. DOCUMENTACION LEGAL
Empresas ecuatorianas o extranjeras que mantengan sucursal en el Ecuador
1. Poder o Nombramiento del Representante Legal, inscrito en el Registro
Mercantil.
2. Documentacin de Constitucin:
a. Escritura Pblica de Constitucin y Estatuto Social.
b. Reformas al Estatuto Social.
3. Certificado de Existencia Legal y Cumplimiento de obligaciones vigente,
emitido por la Superintendencia de Compaas.
4. Lista de socios y accionistas.
5. Certificado actualizado y vigente emitido por el IESS en el que conste que el
solicitante se encuentra al da en el pago de sus obligaciones.
6. Certificado actualizado de cumplimiento de obligaciones emitido por el SRI.
7. Copia del RUC.
Empresas extranjeras no domiciliadas en el Ecuador
1. Documento que acredite respecto de la empresa: constitucin, razn social o
denominacin, nacionalidad, objeto social, capital social, plazo de duracin,
rganos de gobierno y administracin y sus respectivas atribuciones.
2. Certificado de existencia legal, actualizado, emitido por: (1) la entidad de
control del pas de origen de la empresa solicitante; o, (2) por el Cnsul de
Ecuador acreditado en el pas de origen.
3. Documento que acredite que el representante legal de la empresa solicitante
ejerce tal calidad.
4. Certificado que acredite que la empresa solicitante se encuentra al da en el
cumplimiento de sus obligaciones con la seguridad social, emitido por la
entidad de control respectiva del pas de origen de la empresa solicitante.
5. Certificado que acredite que la empresa solicitante se encuentra al da en el
cumplimiento de sus obligaciones tributarias, emitido por la entidad de control
respectiva del pas de origen de la empresa solicitante
Nota 1: Los documentos requeridos debern ser debidamente traducidos al
castellano, y apostillados o legalizados por el Cnsul del Ecuador en el pas de
origen.
Nota 2: La empresa extranjera no domiciliada en Ecuador que fuere calificada como
proveedora de PAM EP y llegare a ser adjudicataria de un contrato deber al menos,
previo a la suscripcin del mismo, nombrar un apoderado en el Ecuador.

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Persona natural domiciliada en el Ecuador

1. Copia de la Cdula de Ciudadana.
2. Certificado actualizado y vigente emitido por el IESS en el que conste que el
solicitante se encuentra al da en el pago de sus obligaciones Certificado
actualizado de cumplimiento de obligaciones emitido por el SRI.
3. Copia del RUC.
Nota1: Adjuntar todos los documentos solicitados actualizados y en original o copia
certificada.

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