GENERALIDADES DE AUDITORIA

1. PRINCIPIOS DE LA GESTIN
Sin tener en cuenta los bienes o servicios producidos, todos los sistemas de gestin incluyen 4
actividades fundamentales.
a. Planeacin: Las actividades que van a realizar deben planearse antes de que sucedan.
Tambin deben fijarse las responsabilidades para que se defina claramente a quien
corresponde la obligacin y la propiedad de la productividad. Se deben definir la identidad
y las necesidades del cliente, as como especificar los requerimientos por escrito en
documentos que sern utilizados para describir las actividades de trabajo o los productos
ordenados. Todos los requerimientos y los documentos se convierten en la base contra la
que se medir la calidad.
b. Productividad: la accin debe realizarse de acuerdo a lo planeado. Deben mantenerse
registros para que pueda llevarse a cabo su medicin. A las personas que van a realizar
labores se les debe proporcionar las herramientas y la capacitacin adecuadas para lograr
el trabajo como se ha especificado.
c. Medicin: Necesita medirse el xito (o fracaso) de una actividad en relacin con alguna
norma aceptada. Las herramientas utilizadas aqu incluyen: la inspeccin, la vigilancia, la
auditoria, la valoracin, la evaluacin y la revisin. Todos aquellos involucrados en la
actividad deben estar conscientes de que la calidad es una medida. Para tener xito es
vital contar con los comentarios por parte del cliente.
d. Mejoramiento: Los datos de medicin nos mostrara en que no estn perfectamente
instrumentados los planes. Deben corregirse los problemas y mejorar el proceso. Los
gerentes y los obreros pueden compartir conceptos para mejorar, pero la responsabilidad
final de tales mejoras recae en quienes mandan. Los cambios realizados deben
comunicarse tanto a los clientes internos como externos.

Estos son los componentes bsicos para cualquier sistema de control de gestin. A menudo son
conocidos como el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), estos componentes son utilizados
para mejorar las operaciones (Ver Figura). La auditora es una herramienta para poner en marcha
las ltimas dos actividades (Verificar, Actuar). No puede realizarse una auditora a menos que se
hayan desarrollado los requisitos. De la misma manera debe realizarse algn tipo de actividad para
poder medir la puesta en marcha de esos requisitos.

Experto Tcnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo

auditor.
3. QU ES LA CERITIFICACIN?
Procedimiento por el cual una empresa entrega un Aseguramiento escrito, que un producto,
proceso o servicio de otra empresa est conforme con determinados requerimientos.

CERTIFICACIN

Cules son los beneficios de la certificacin?

2. DEFINICIONES GENERALES
Criterio de Auditora: polticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra los que el
auditor
la informacin
compara
Se obtiene
una ventaja recopilada
competitivasobre la gestin de calidad. Los requerimientos pueden
incluir
normas,una
requerimientos
especficos
requerimientos
estndares,
Se logra obtener
consistencia organizacionales
en la calidad del producto
quey recibe
el cliente
legislativos
regulados.
Loso costo
operativos disminuyen
Hace que su empresa redefina y clarifique los sistemas de gestin existentes
Hace que su empresa est preparada para la exportacin
Baja
el riesgo de
retirar productos
delomercado
por inconvenientes
o riesgos La
para
el
Evidencia
de auditora:
Informacin,
registros
declaraciones
de hecho verificables.
evidencia
consumidor.
de auditora
puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar
la productividad
de sus empleados
y losde
prepara
paraserealizar
su trabajo en
cuando seMaximiza
cumple con
el criterio de auditora.
La evidencia
auditora
basa tpicamente
satisfactoriamente.
entrevistas,
revisin de documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados de
Mayor
confianza de los clientes (importadores extranjeros, inversionistas,.. )
mediciones
y pruebas.
Se obtiene mayor motivacin por parte del personal de la empresa
Mayo posibilidad de abrir nuevos mercados para las empresas exportadoras.
Maximiza el aprovechamiento de los materiales utilizados en la produccin.

Resultados
de la auditora:
Resultados
la evaluacin
la evidencia
de auditora
recopilada
Asegura
el cumplimiento
de ladelegislacin
que de
corresponde
a cada
tipo de empresa.

comparada
con los
de personal
auditoraaccidentado,
acordados. Los
resultados
de la auditora
proveen
la base
Reduce
el criterios
nmero de
mediante
prevencin
y control
de riesgos
en
para el reporte
de
la
auditora.
el lugar de trabajo.

Reconocimiento mundial y muchos otros beneficios ms.

auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempear una

Equipo
auditora dada; el equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en prcticas. Uno de
los auditores del equipo de la auditora desempea la funcin de auditor lder.

Auditado:
Organizacin que se audita.
Cul
es (calidad):
el procesoPersona
de certificacin?
Auditor:
calificada para realizar auditoras de calidad.
Para
logrardelacalidad:
certificacin
de un
sistema dedocumentado
la empresa deber
pasar por dos
etapas:para obtener y
Auditora
Proceso
sistemtico,
y de verificacin
objetiva
evaluar la evidencia de la auditora y determinar cules actividades especficas, eventos,
condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o informacin referente a estos aspectos, cumple
con los criterios de auditora, y la comunicacin de los resultados de este proceso al cliente.
Etapa 1: Implementacin de las polticas, acciones y otras que lleven a la empresa a
cumplir con los requisitos exigidos para obtener la certificacin deseada. Este proceso
Auditor lder: (calidad) persona calificada para manejar y realizar auditoras.

tarda entre 6 y 14 meses e interactan, una empresa implementadora y la empresa quien

solicito la asesora para ser implementado.

La implementacin consta de los siguientes 4 pasos:

- Planificacin
- Implementacin y operacin
- Verificacin y accin correctiva
- Revisin
Etapa 2: Certificacin, Proceso a travs del cual asegurar que su empresa cumpli con lo
exigido y por tanto otorgar el tan anhelado certificado. Este proceso tarda entre 1 y 3
meses e interactan, una empresa certificadora y la empresa quien solicita el servicio de la
certificacin:

La certificacin consta de los siguientes 5 pasos:

- Auditora de pre-certificacin
- Estudio de documentacin
- Auditora de campo
- Registro de calificacin
- Auditora de seguimiento

A continuacin se mencionan algunos criterios que Ud. Debe considerar al momento de elegir una
compaa certificadora:

Es importante que la compaa certificadora est reconocida y aceptada en los pases

donde Ud. Planea realizar negocios.
Es importante que Ud. Conozca cuntas y cules empresas nacionales y extranjeras ha
certificado.
Es importante que Ud. Conozca si posee representacin mundial/local (Ejemplo:
multinacional).
Se recomienda seleccionar compaas certificadoras que no ejerzan la dupla
implementador certificador. Deben ser certificadores o implementadores.
Cuenta Ud. Con referencias de empresas ya certificadas por la compaa certificadora
seleccionada?

4. CRITERIOS DE AUDITORIA

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para llevar a cabo la
identificacin de las fuentes de criterios de auditora.

Las fuentes de criterio de auditora son determinadas por todo el fundamento legal, normativo y
operativo que regula y orienta las diversas reas sujetas de examen. Las cuales el auditor identifica
mediante la revisin de los proyectos involucrados en el proceso de auditora.

Las fuentes de criterio de auditora pueden ser entre otras:

-

Leyes, reglamentos, instructivos y dems normativa que regule el funcionamiento de

la entidad.
Manuales operativos y de procedimiento de la entidad.
Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (libros, tesis, guas, folletos, etc.)
Plan de gobierno central.

5. QUIN AUDITA A QUIN?

Una auditora puede ser realizada por tres grupos de auditores y auditados distintos: de primera,
de segunda y de tercera parte.

a. Auditorias de primera parte: la auditora de primera parte es conocida como AUDITORIA

INTERNA o AUTO AUDITORIA. Esta se realiza dentro de su propia compaa, puede ser
que un grupo de la compaa central audite a una de las plantas; que se realice dentro de
la divisin, que sea una auditora local dentro de la planta o cualquier nmero de
combinaciones parecidas. Aqu no existe una relacin de auditora externa y cliente proveedor, slo clientes externos y proveedores.
b. Auditoras de segunda parte: un cliente puede realizar auditoras de segunda parte a un
proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya
se estn suministrando o se proveern bienes en el futuro. Si usted utiliza estas tcnicas
de auditora en e proceso de aprobacin de un proveedor potencial, antes de firmar el
contrato, en realidad usted est inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se
efecta despus de que el contrato est firmado, entonces se le denomina auditora. A las
auditoras de segunda parte tambin se les conoce como AUDITORIAS EXTERNAS, si es
usted quien las realiza. Si su cliente lo audita a usted, an se le denomina auditora de
segunda parte, pero ya que usted es quien la recibe, se le denomina AUDITORIA
EXTRINSECA (no externa)
c. Auditoras de tercera parte: Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los
certificadores son quienes realizan las auditoras de tercera parte. Los inspectores del
gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si est cumpliendo con las
normas establecidas. Esto es muy comn en industrias reguladas en estados unidos, como

las estaciones de energa nuclear las manufactureras de dispositivos mdicos. A travs de

estas auditoras gubernamentales, el pblico consumidor tiene la confianza de que se
cumplen las normas y de que los productos cumplen los aspectos mnimos de seguridad.
Las auditoras de registro son realizadas como una condicin para pertenecer a un grupo o
para aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que los
hospitales y universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quiz las
organizaciones de comercio podran desear promover la seguridad y calidad de sus
productos industriales o servicios a travs de un programa de auditora y de un sello de
aprobacin. Otros pases utilizan a menudo el trmino certificacin en lugar de registro.
Los negocios al nivel mundial estn registrando sus instalaciones bajo la norma ISO 9001
para lograr con ello una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de
manera apropiada, este promueve mejores prcticas empresariales y mejora la eficiencia.

6. CALIFICACIN DE LOS AUDITORES

a. Educacin
- Estudios secundarios
- Habilidad para expresar conceptos e ideas: ser exacto y concreto.
b.Formacin
- Conocimiento de la norma y:
- Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin e informes
c. Experiencia
- Experiencia de mnimo 2 aos en la rama a auditar
- Antes de ser auditor .Haber participado en mnimo 2 procesos de auditoria
d.Caractersticas
a. tico
b. Mentalidad Abierta
c. Diplomtico
d. Perceptivo
e. Verstil
f. Decidido
g. Manejo de situaciones difciles.
e. Habilidades
a. Gran capacidad de lectura
b. Aplicacin de principio, Procedimientos y tcnicas de auditoria
c. Planificar y Organizar el Trabajo
d. Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,
observando y revisando los Documentos, Registros y Datos.
e. Verificar la Exactitud de la informacin Recopilada
f. Aplicacin de tcnicas de Muestreo
g. Terminologa de calidad

h. Preparar Informes de Calidad

i. Documentacin y Aplicacin SGC
Se debe revisar su desempeo cada 2 aos.
f.

Preparacin individual del auditor

a. Lea los procedimientos con anticipacin
b. Determine donde se realizan las inspecciones
c. Utilice listas de verificacin
d. Conozca las responsabilidades y posicin de las personas auditadas
e. Sepa que pistas puede seguir

La funcin del auditor.

Una auditoria bien hecha es benfica para todos los que toman parte. La auditoria mal realizada
provoca resentimientos y enfrentamientos .Los elementos ms importantes de la auditoria son
cmo considera el auditor su funcin y cmo se trasmite esa consideracin a los auditados.
El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que trata de
una situacin gana- gana para todos.
El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que encontrar
durante la auditora.
El auditor ser paciente y realizar la auditoria siguiendo todos los pasos lgicos hasta su
terminacin antes de sacar conclusiones.

La situacin ms benfica en cualquier compaa es que todos los empleados tengan la

oportunidad de ser integrantes de un equipo de auditoria y que todos los empleados sean
auditados. Al estar en ambos extremos de una auditoria, el crculo se cierra y hay equilibrio. A
pesar de ello, hay personas que no deben ser auditores. Tambin hay algunas cuya personalidad y
antecedentes no les permiten realizar auditoras, por lo tanto, no todos tendrn la oportunidad de
ser auditores. Los atributos de un buen auditor son:

Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y los

procedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de administracin de la
calidad y sentirse a gusto con l
Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que est por
escrito.
Ser un entrevistador sensible, consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que se
dijo y se observ.
Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin significativa de lo
que se comente.
Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o problema se llega a
la conclusin lgica.

Debe haber un Sherlock Holmes es la personalidad de un auditor interno. Es decir, un auditor

interno debe ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lgica la realidad de una
situacin. Ese rasgo es til en especial cuando lo que aparece en la superficie no es exactamente lo
que sucede.

Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo que en realidad
sucede. Dependiendo del punto de vista.
Tambin hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar una auditoria en un
desastre instantneo. Entre ellas:

Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar.

Dar consejos o transformar la situacin en una oportunidad para contar historias
personales de enfrentamientos.
Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimtum o amenazar con venganzas. Buscar victimas
y chivos expiatorios. Aprovechar la auditoria para asuntos personales.
N o ser sincero, desviar la vista hablar entre dientes, dar la impresin de que la entrevista
ya debera terminarse.
No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o personas.
No apegarse a la agenda de la auditoria .Convertirla en una cacera de brujas
Ser permisivo y demasiado comprensivo .No realizar el trabajo para evitar confrontaciones
sentimientos lastimados.
Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados.

Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente cita de Rudyard Kipling:
Conservo a seis honestos servidores, Ellos me ensearon todo lo que s, Sus nombres son
Qu, Porqu, Cuando, Como, Donde y Quin.
Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la seal de un buen auditor:

Qu se supone que debe suponer y qu sucede?

Por qu sucede?
Cundo sucede?
Cmo sucede?
Dnde sucede?
Quin lo hace?

Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditoria. Las preguntas deben ser
seguidas por Mustrame para verificar que las respuestas en realidad reflejan lo que se describi
en la entrevista. Tal vez tengan que empezar con Qu sucedera si? Cuando sea apropiado para
aclarar un procedimiento o proceso.

Por ultimo:
El auditor tiene dos odos y una boca. Deben emplearse ms o menos en esa proporcin.
Responsabilidades de los Auditores

Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.

Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria.
Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas.
Documentar las observaciones.
Reportar los resultados de la auditoria.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria.
Asegurar su confidencialidad.

Responsabilidades del Auditor Lder

Participar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor.

Preparar el plan de auditoria.
Representacin del equipo auditor ante la direccin del auditado. Presentacin del
informe de auditoria.

Perfil del Auditor

Precisin de las preguntas

Retro alimentacin
Buen trato
Discrecin
Atencin
Respeto
No juicios
Criterio

Seleccin y designacin de auditores

El desarrollo de las auditorias internas se inicia con la seleccin del equipo auditor, para realizar la
auditoria, de acuerdo al plan anual de auditorias. Cada equipo se compone de al menos una
persona que acta como auditor. Se puede incluir ms personas de ser necesario dependiendo
esta decisin de la complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de
capacitacin (observador).

Los auditores pueden ser personal externo la organizacin, pero este personal debe ser
previamente informado de las condiciones de trabajo y sistema de la calidad de la organizacin.
Las personas designadas como auditores para un rea especfica no deben, en lo posible, estar
involucradas en el desarrollo de labores dentro de esa rea.

El Encargado de la Calidad enva una notificacin formal al auditor lder dentro de una carpeta ,en
la que se incluye los siguientes documentos:

La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditoria;

Copia del Manual de la calidad en sus captulos que correspondan;
Copia de este procedimiento;
Listas de la (s) personas (s) designada(s) como apoyo

7. PROTOCOLO DE LAS AUDITORIAS

ACTIVIDAD

EXPLICACIN

DEFINIR OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El gerente general y el auditor principal

definen el objetivo de la auditoria y hacen
el plan de trabajo o cronograma.

HACER PLANEACIN

Se hace la plantacin de la Auditoria,

estimando tiempos, tamao muestras y
personas a entrevistar

LLEVAR A CABO LA ELABORACIN DE

CHKLST

Se elaboran las listas de chequeo para

llevar a cabo una clara lista de preguntas
que deben ser aplicadas a cada cargo

CONVOCATORIA

Se comunica por escrito las fechas de

auditoria a todas las dependencias.

REUNIN DE APERTURA

Explica objetivo, alcance, programa y

trminos de la auditoria de calidad.

AUDITORIA

Realiza la inspeccin de campo mediante

entrevistas, revisin de archivos y
observacin.

MIRAR REGISTROS EN ARCHDAIVADORES

Se mira una muestra representativa de los

registros de calidad que soportan la
operacin del rea.

ANLISIS HALLAZGOS

Analiza con los otros auditores las posibles

no conformidades y los hallazgos.

AUDITORIA SEGUNDA RONDA

Segunda ronda para culminar hallazgo

PRESENTACIN NO CONFORMIDADES

Presenta a cada jefe y procura que firme

fecha y accin correctiva que va a realizar.

Consiste en
efectuar
General de la entidad a auditar,
dejefe
tal forma
que el equipo
de los
Cada
se compromete
a realizar
FIRMA
DEun
NOAnlisis
CONFORMIDADES
auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos
, funcionamiento,
ajustes
solicitados. otros
aspectos al interior de la misma y de su entorno.
Resumen de la auditoria a todo el personal
ejecutivo.
IDEAS RECTORAS (VISION, MISIN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).
REUNIN CIERRE

Regresa en las fechas propuestas para

SEGUIMIENTO
a)VISIN: Consiste en desarrollar un sentido del destino que laverificar
entidad las
reconozca
propio
accionescomo
correctivas.
y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para sus logro.
Si ha sido corregida la no conformidad es
LEVANTA LA NO CONFORMIDAD
por el auditor
con su O.K.
b) MISIN: Representa la razn fundamental para la existenciafirmada
de la entidad.
Se le conoce
tambin con el nombre de propsito.
Si no se cumple la no conformidad es
nuevamente diligenciada y negociada, una
C) PRINCIPIOS Y/O VALORES: Describen el modo en que lavez
entidad
sejefe
propone
opearar vez
da aenda
con el
y la segunda
caso de
para alcanzar su visin. Son pautas de conducta reciproca, apreciacin
de
los
usuarios,
la
ser necesario con el jefe del jefe.
comunidad y proveedores / suministrantes , los limites que se imponen.
ESCALAR

En una fecha preestablecida se realiza el

informe de cierre del ciclo de auditoria con
la presentacin a la Gerencia General de la
situacin de las auditorias.
Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan el fin hacia el que se encamina la
entidad.
INFORME GERENCIAL
OBJETIVOS Y METAS

PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS.

8. FASES DE LA AUDITORIA
Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la poblacin,
usuarios, etc, en forma directa.
TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTAS
Involucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes faces del proceso administrativo, las
cuales estn contenidas en: Planes de desarrollo y/0 Estratgicos, Planes Operativos, Estudio del
Entorno, Programas y/0 Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales de Funciones,
Manuales de Procedimientos, Manuales Tcnicos, etc.

MEJORAS TECNOLGICAS U OPERATIVAS

Consisten en aquellos cambios metodolgicos, tcnicos y tecnolgicos, orientados a dinamizaar los
procesos y controles establecidos por la entidad.
INICIO DE LA AUDITORIA
Anlisis General- Preauditora
ESTRUCTURA FINANCIERA

Se refiere al estudio y anlisis de los informes de liquidacin presupuestaria, presupuestos,

estados financieros, cartera de cuentas corrientes, costos de operacin, etc.
CONOCIMIENTO DEL ENTORNO
Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea
de manera directa o indirecta, que entre otros podran ser: Produccin, comercio, industria,
servicios pblicos, etc.

CONCLUSIN DE LA ETAPA DE ANLISIS GENERAL

En conclusin el anlisis general. Requiere de una concentracin de esfuerzo en el conocimiento y
comprensin a travs del estudio y anlisis de la informacin y documentacin solicitada a la
entidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deber elaborarse
narrativas que describan una sntesis de cada uno de ellos

Este conocimiento se amplia con la utilizacin de entrevistas y/0 cuestionarios.

Despus de efectuar el anlisis de los aspectos sealados. Cada uno de los auditores responsables
de los temas asignados, har una presentacin a los dems miembros del equipo con el fin de que
todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el jefe del equipo quien consolidar la
informacin presentada de la manera siguiente:

Rol y posicin de la entidad.

Objetivos de la entidad.
Funciones desarrolladas.
Estructura Organizativa.
Recurso humano con que cuenta y sus costos.
Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos.
Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de
La entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta.
Identificacin de Lneas de Examen Preliminar.

Finalmente se elaborar un informe el cual se denominar Plan de Examen Preliminar y deber de

contener el siguiente esquema:
Introduccin
Anlisis General de la Entidad
Identificacin de Lneas de Examen Preliminar (LEPAS)
Identificacin de Criterios Generales de Auditora
Planificacin del Examen Preliminar
Lista de Proyectos

Objetivos
LEPASS del Proyecto
Cronograma de Actividades
Anexos

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente .El alcance es
determinado por el auditor lder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos. El
alcance describe la extensin y limites de la auditoria.

Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria.

Los siguientes son ejemplos de objetivos tpicos.
a)Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado
Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenidob)
apropiadamente.
c)Identificar las reas de mejora potencial.
d)Evaluar el SGC de una organizacin cuando existe un deseo de establecer una
relacin contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial
Una auditora de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y
documentados.

La auditoria so lamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinin del auditor
lder que:

Existe informacin suficiente y apropiada sobre el tema de la auditora.

Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditora.
Existe una cooperacin adecuada por parte del auditado.

ALCANCES DE LA AUDITORIA
El alcance describe todo el sistema de gestin de calidad, procedimientos, y de todos los
apartados de la norma de calidad aplicada para la implantacin del sistema as como la
informacin relativa a documentacin legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor,
en factores tales como la ubicacin fsica, actividades organizacionales, y la forma de realizar los
informes.

El alcance de la auditora debe ser determinado entre el cliente y el auditor lder. El auditado
normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la uditora debe realizarse
de comn acuerdo entre el cliente y el auditor lder.

Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el
alcance requerido.
PREPARACIN DE LA AUDITORA.
Plan de auditora.
Un plan de auditora debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y
aprobar dicho plan. Es presentado por el auditor lder y el auditado.
El plan debe incluir:

a) Los objetivos y alcance de la auditoria.

b)El criterio a ser usado para la realizacin de la auditora.
c) La identificacin de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
d) La identificacin de las funciones y/0 individuos dentro de la organizacin del auditado que
tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.
e) Identificacin de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.
f) Identificacin de los documentos de referencia.
g) El tiempo y duracin esperados para las entrevistas e inspecciones.
h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditora.
i) El cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
j) Requerimientos confidenciales.
k) El contenido, formato y estructura del informe.

Asignacin del equipo Auditor.

Es una funcin realizada por el auditor lder.
Auditor lder
El auditor lder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditora
dentro de los alcances de la misma.
Adicionalmente, el auditor lder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir.
a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la Auditora.
b) Obtener la informacin de respaldo relevante como ser los detalles de actividades, los
productos, los servicios, en la empresa y sus reas de actuacin, los detalles de previas auditoras
realizadas al auditado.
c) Formacin del equipo auditor.
d) Dirigir las actividades del equipo auditor.

e) Preparar las comunicaciones.

f) Coordinar la preparacin de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al
equipo auditor.
g) Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y despus de la
Auditoria.
h) Realizar los informes de la Auditoria para el cliente.

Auditor
Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir.
a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente.
b) Recopilar y analizar las evidencias de Auditoria relevantes y suficientes para determinar los
resultados de la Auditora.
c) Preparar los documentos de trabajo.
d) Documentar los resultados individuales de la Auditoria.
e) La redaccin del informe de auditoria.

Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignar tareas especificas,
o actividades por auditar. Estas designaciones deben ser realizadas por el auditor lder, en consulta
con los miembros del equipo auditor correspondiente.

Perfil y Responsabilidades del Equipo Auditor

El equipo auditor est formado por el auditor lder y los miembros del equipo, quienes pueden ser
auditores o expertos tcnicos
Para asegurar la objetividad del proceso de Auditoria, sus resultados y cualquier conclusin, los
miembros del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan, deben ser
objetivos, y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el proceso.

El uso de miembros externos o internos del equipo auditor est sujeto a discrecin del cliente. Un
miembro del equipo auditor escogido dentro de la organizacin no debe ser responsable
directamente del tema que se est auditando.

Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinacin apropiada de conocimientos,
habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades de la Auditora.
Responsabilidades del cliente y auditado.
Las responsabilidades deben cubrir:

a) Definir los objetivos de la Auditora.

b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la Auditora.
c) Aprobar el plan de auditora.
d) Recibir el informe de la Auditora y determinar su distribucin.
e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea necesario.
f) Designar personal responsable y competente para acompaar a los miembros del equipo
auditor, para actuar como guias dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estn al
tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.
g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, informacin y registros relevantes a solicitud de
los auditores.

Documentos de trabajo
Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigacin del equipo auditor deben
contener:
a) Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la Auditora.
b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos del SGC.
c) Los registros de reuniones.

Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete la auditora, la
informacin confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditora.
EJECUCION DE LA AUDITORIA
Reunin de Apertura
Debe darse una reunin de apertura, dirigida por el Lder de auditora y el auditado. El propsito
de una reunin de apertura es el de:
a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.
b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditora y llegar a un acuerdo con respecto a la
tabla de tiempos de la auditora.
c) Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser utilizados durante la
auditora.
d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estn disponibles.
e) Promover la participacin activa del auditado.
f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo
auditor.

Recoleccin de evidencias

la informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada, por el

equipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso de verificacin y
evaluacin para determinar si los criterios de la auditora se estn cumpliendo.

La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad
competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditora
similares a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoria.

La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la
adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros
y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser
identificadas como tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos
para asegurar u control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos.
Observaciones de la auditora
El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditora para determinar donde no se
cumple con los criterios de auditora del SGC. El equipo auditor debe entonces asegurarse que los
resultados de la auditora de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que
sean respaldados por la evidencia de la auditora.

La evidencia contrastada durante la auditora de calidad inevitablemente ser solamente una

muestra de la informacin disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditora de
calidad sea realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto
existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditoras de calidad y a todos los
usuarios de los resultados, todas las auditoras de calidad deben estar seguras de la recopilacin
de las evidencias y no conformidades siendo contrastada su evidencia fsica y documental.

El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditora
constatada durante sta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier
conclusin de la auditora, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la
auditora.

El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la
auditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusin
alcanzada.

Los resultados de la auditora deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de
obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad.

Reunin de cierre
Luego de completar la fase de recopilacin de la evidencia y antes de preparar un informe de la
auditora, los auditores debern tener una reunin con la gerencia del auditado y aquellos
responsables de las funciones auditadas. El propsito principal de esta reunin es el de presentar
los resultados de la auditora al auditado, de tal manera que se tenga una comprensin y
reconocimiento claro de la base de dichos resultados.

Los desarrolladores deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente el
informe, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la auditora
ltima recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente puede todava estar en desacuerdo con los
resultados.

DOCUMENTOS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTO

Preparacin y contenido del informe
Los resultados de la auditora o un resumen de estos deben ser comunicados al cliente en un
informe escrito.
El informe escrito se prepara bajo la direccin del auditor lder, quien es el responsable de si
exactitud y perfeccin. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditora deben ser los
predeterminados en el plan de auditora.

La informacin relativa a la auditora que se debe incluir en el informe debe incluir, pero no est
delimitada a:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

La identificacin dela organizacin auditada y del cliente

Los objetivos y alcance acordados de la auditora.
Los criterios acordados contra los que se realiz la auditora.
El periodo cubierto por la auditora
Las fechas en las que la auditora fue realizada
La identificacin del equipo auditor
La identificacin de los representantes del auditado que participaron en la auditora.
Un resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo enfrentado.
Las conclusiones de la auditora.
Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.
La lista de distribucin del informe de la auditora.

Distribucin del informe

Una copia de este informe debe ser enviada al responsable de la seccin auditada, al auditor lder
y al cliente.
El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditora es devuelto en la
carpeta original al encargado de la calidad para que lo ponga en consideracin de la direccin
ejecutiva y sea archivado de manera permanente.

Retencin de los expedientes

Los registros de las auditoras internas deben ser conservados por el encargado de la calidad.
Determinacin y seguimiento de acciones correctivas
En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan sern
evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad
debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para evaluar el plan y responder
al responsable del rea auditada.

Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, este solicita al encargado
de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la informacin
correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al encargado de la
calidad los documentos de la auditora.

El encargado de la calidad deber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin del

informe con el cierre de las no conformidades.
NO CONFORMIDADES
Los resultados de las auditoras se reflejan en notas de no-conformidades u observaciones, donde
No conformidad categora 1, es una falta total de un requerimiento de la norma del sistema, que
no ha sido documentada y/o implementado y que resulta crtica en la operacin en la operacin
del sistema de gestin, o una acumulacin de no conformidades categora 2 dentro de un
requerimiento de la norma, que identifica una falla mayor del sistema dentro de dicho
requerimiento. Este tipo de no conformidad suspende el proceso de certificacin hasta tanto no
sea resuelta.

Una no conformidad categora 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o el control de un

requerimiento de la norma del sistema, que no resulta crtica en la operacin del sistema de
gestin.

a. Especificacin de las no conformidades

No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NB ISO 9001:2000)

No conformidad mayor 1 (NCA): Incumplimiento de un requisito, cuya gravedad
afecte en forma temporal o permanente la operacin del sistema de calidad y/o la
capacidad de producir resultados confiables.
No Conformidad menor 2 (NCE): Incumplimiento de un requisito, cuya gravedad no
compromete en forma permanente la operacin del sistema de la calidad y/o la
capacidad de producir resultados confiables.

b. Registro de hallazgos (No conformidades y observaciones)

-

Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo evaluador

durante una evaluacin deben ser registradas ene l formulario.
Se puede registrar hasta cuatro no conformidades/observaciones por pgina del
formulario y utilizar tantas copias del mismo como sean necesarias.
Para registrar cada no conformidad/observacin se le debe asignar primero un
nmero correlativo que se anota en el formulario. En otra casilla se debe anotar la
norma, gua o criterio contra el cual se levanta la no conformidad/observacin. En otra
se registra el requisito especfico.
Cuando se han registrado todas las no conformidades y observaciones, el evaluador
lder debe firmar todas las pginas en el espacio reservado para tal fin
Durante la reunin de cierre, el evaluador lder debe presentar las no
conformidades/observaciones y asegurarse que el representante del organismo
evaluado rubrique todas las pginas como constancia de aceptacin de las mismas.

c. Clasificacin de los hallazgos

En
- los procesos de evaluacin se distinguen los siguientes tipos de hallazgos:
o No conformidades mayores
o No conformidades menores
o Observaciones
- El equipo evaluador ser el encargado de adjuntar al informe de evaluacin las no
conformidades (sin clasificarlas) y las observaciones registradas durante la evaluacin
in situ. Este informe debe ser entregado al responsable del proceso de auditora de
la empresa auditada.
- El grupo de auditores tiene la responsabilidad de enmarcar las no conformidades en la
categora apropiada a medida que stas vayan siendo reportados por el equipo
evaluador. Esta definicin debe efectuarse en reunin con el responsable del proceso
de auditora de la empresa auditada.
- Las observaciones pueden referirse a situaciones positivas y negativas. Las
observaciones positivas no precisan ser incluidas en el informe de evaluacin, pero el
evaluador lder debera reportarlas durante la reunin de cierre.
d. No conformidades mayores

Se
- considera
Deteccin
noeconformidad
identificacinmayor
de una
(NCA)
o conformidad.
a los hallazgos
La deteccin
registrados
se inicia
en el informe
cuando el
de
evaluacin
personal
queque
indique
participa
incumplimiento
o se vincula con
MAYOR
el sistema
de alguno
de auditora
de los requisitos
detecte no
establecidos
conformidades
en las Normas
bajo losde
requisitos
Acreditacin,
establecidos
los criterios
para el
o reglamentos
sistema.
de
Acreditacin
Informe de la
noorganizacin.
conformidad. Una vez detectadas las no conformidades, estas se
- El- equipo
identifican
auditoryno
registran
recomendar
en el informe
la concesin,
de no mantenimiento,
conformidades yampliacin
posteriormente
o
se debe
renovacin
informar
de al
la responsable
acreditacindel
mientras
proceso
exista
al que
alguna
pertenece
NCAdicha
en el no
sistema
conformidad.
de la calidad
de unAnlisis
solicitante.
de las causas. Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de las causas
- Las NCA
fundamentales
deberan serdemanejadas
la no conformidad.
implantando
El responsable
acciones correctivas
del proceso
adecuadas.
y el equipo
El plan
directivo
de
acciones
o
quien
correctivas
corresponda,
que
de
el
acuerdo
solicitante
a
lo
presenta
establecido
a
la
en
organizacin
el
sistema,
debe
debe
tratar
realizar
en
el
primer
anlisis
lugar de
estas
lasno
causas
conformidades.
de la No conformidad.
- Las NCA
Eleccin
debendeseracciones
resultascorrectivas
a satisfaccin
propuestas.
del equipo
Se evaluador
efecta sobre
antesla de
base
proceder
de los resultados
con
las actividades
del anlisisposteriores
de causas.aSilaelevaluacin.
anlisis delPara
problema
verificar
de la implantacin
no conformidad
y efectividad
amerita una
de lasaccin
acciones
correctiva,
correctivas,
esta se
el Equipo
debe definir
auditor
y registrar
puede requerir
para sudocumentacin
posterior implementacin
probatoria,
definiendo
o incluso
plazos
programar
responsables.
evaluaciones extraordinarias que se enfocarn
prioritariamente
Ejecucin deenacciones
estas acciones.
correctivas. Esta etapa corresponde a la implementacin de la
e. No conformidades
accin correctiva
menores
seleccionada y registrada en la etapa anterior.
- Se considera
Verificacin
no conformidad
de accin correctiva.
menor (NCE)
Unaavez
los implementadas
hallazgos registrados
las acciones
en el informe
correctivas
de se
evaluacin,
debe verificar
que indiquen
que efectivamente
incumplimiento
se produjo
MENOR
unde
mejoramiento,
alguno de losderequisitos
lo contrario, se
establecidos
debe realizar
en lasuna
normas
nueva
deaccin
acreditacin,
correctiva
los la
criterios
que requiere
o reglamentos
nuevamente
de acreditacin
ser verificada.
de
la
Este
organizacin.
proceso
se
repite
hasta
que
la
accin
correctiva
sea
efectiva
y
correctamente
- Las NCE
realizada.
deben ser tratadas en el plan de acciones correctivas que el solicitante
presenta a la organizacin.
- Cuando
existan nicamente NCE u observaciones, el Equipo auditor podr recomendar
la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la acreditacin al solicitante,
previo anlisis y aprobacin del plan de acciones correctivas. Estas sern verificadas
durante las evaluaciones de seguimiento.
f. Diseo operativo de las no conformidades en el sistema de auditora

ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS
La solicitud de acciones correctivas es el vehculo para documentar las desviaciones y fallas en el
cumplimiento de las especificaciones detectadas durante la auditora. No solo manifiesta los
hallazgos de los auditores, sino que contiene la informacin preliminar que permitir el anlisis de
la causa desde la raz. La cantidad de informacin que ofrezca la solicitud de acciones correctivas
estar de acuerdo con la magnitud de la falla en el cumplimiento de las especificaciones. Si es un
asunto mayor, el auditor har que el gerente responsable se encargue de la investigacin en
La figura presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin del
detalle. Si la investigacin atraviesa fronteras funcionales, el personal responsable de las otras
procedimiento de deteccin y correccin de no conformidades en una organizacin.
reas formar parte de la investigacin. El objetivo de documentar de manera formal los hallazgos
en una solicitud de acciones correctivas consiste en asegurar que los problemas no se repitan.
E IDENT.
DE UNApara
NO verificar si ese
Para ese fin, se revisaran los archivos de solicitudDETECCIN
de acciones
correctivas
CONFORMIDAD
problema ya fue documentado en el pasado o no.
INFORME DE NO CONFORME

ANALISIS DE CAUSAS

Ejemplo de documentacin de acciones correctivas:

Ejemplo 1:
Bien

SI ACCIN CORRECTIVA NO ES
EFECTIVA

ELECCION DE ACCION
CORRECTIVA

EJECUCIN DE ACCION
CORRECTIVA

VERIFICACIN DE ACCION
CORRECTIVA REALIZADA

Entreviste a Juan y me dio la impresin de que era posible usar cualquier comps siempre y
cuando se cumpliera con el trabajo pero cuando terminaba un producto recurra a los compases
calibrados. Le explique que el procedimiento no indicaba esa distincin. Seala que cualquier
herramienta que se use en el rea de trabajo para tomar medidas debe contar con una etiqueta
de calibracin reciente. Le dije que eso tena sentido, pues si su comps no era preciso slo hasta
que terminara el trabajo descubrira que el producto era inadecuado. Le recomend que revisara
el procedimiento con otros trabajadores por si acaso compartan la misma interpretacin.

Mal: Juan intento decirme que no entenda el procedimiento, pero estoy seguro que el es uno de
esos que siempre quiere hacer las cosas a su modo. Hay rumores de que es lento aprender u
ocultar su mal desempeo con quejas de que no ha sido bien capacitado. Recomiendo que se
ponga a prueba hasta que se enderece y se apegue a las reglas.

Ejemplo 2
Bien:
Comente con Susana la situacin de revisar las impresiones. Dijo que la nueva revisin llego
mientras se realizaba un trabajo, por lo que ella dej la copia vieja en el archivo en caso de que los
inspectores necesitaran verla. Le mostr la parte en la que el procedimiento seala que las copias
viejas se archivarn y es posible ir al archivo de planos para consultar versiones anteriores. Al
comentar ms tarde con Susana el sistema de archivo de contratos, parece ser que el sistema no
apoya la produccin como debiera. Dice que tiene una libreta de notas para las revisiones de
Martin Company, pues hacen revisiones dos o tres veces durante un trabajo. Recomiendo que se
revise el procedimiento de cambio y revisin de solicitud para asegurarse de que abarque lo que
sucede en la actualidad con nuestros clientes.

Mal:
Susana tenia una excusa muy endeble al decir que dejo las copias a disposicin de los inspectores.
En realidad, es una floja a la que le gusta hacer sus propios registros. ya vieron las libretas que
garabetea?. Creo que sus sistemas de archivo son una porquera. Era mejor cuando poda ir a
tomar los planos que quisiramos.

ACTIVIDADES A SEGUIR
1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan
sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades.
Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para
evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada.
2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, este solicita al
encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la

informacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al

encargado de la calidad los documentos de la auditora. El encargado de la auditora
deber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin del informe con el cierre de
las no conformidades.

9. RECOPILACIN DE EVIDENCIAS DOCUMENTACIN DE OBSERVACIONES

La informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada
para ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso propio de verificacin y
evaluacin para determinar si los criterios de la auditora se estn cumpliendo.

La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad
competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditora
similares a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditora.

La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisin de

documentos y la observacin de actividades y condiciones.
La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la
adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como observaciones,
registros y resultados de medidas existente. Declaraciones que no puedan ser confirmadas
deben ser verificadas como tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los

procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y
medicin efectivos.

La recoleccin de evidencias se har basada en la norma de referencia. Las actividades

mnimas son:
-

Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de la calidad y en los

procedimientos a travs de evidencia objetiva y conforme al plan de auditora.
Registrar las no conformidades.
Utilizar lenguaje simple
Informar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su entendimiento, as
como los puntos positivos encontrados.

DOCUMENTACIN DE OBSERVACIONES
Se consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos dbiles y cometarios
generales efectuados durante la evaluacin, y que deberan ser considerados por el solicitante
para el mejoramiento de sus procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectos

positivos o notables relacionados a los requisitos, detectados por el equipo evaluador, tambin se
consideran observaciones.
Una observacin es una evidencia objetiva hallada por el auditor lder, que en s misma no justifica
ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser diligenciada. Una observacin no
detiene el proceso de certificacin. Sin embargo, si se contesta, el auditor revisar la respuesta del
auditado y confirmar sus comentarios.

Documentar los resultados de la auditora es tan importante como la auditora misma. Es

necesario contar con la capacidad de comunicar lo que se observ y las conclusiones en forma
clara, precisa y constructiva, en vez de punitiva u ofensiva.

Los informes de auditora contendrn lo siguiente:

Observaciones: Situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que en

especial funcionan muy bien o procesos que quiz exijan mayor investigacin. Las
observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.
Hallazgos menores: Desviacin o falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone
en riesgo la calidad del producto o servicio. Quiz se trata slo de una desliz aislado en un
procedimiento. Los hallazgos menores tambin se describen como aspectos de
mejoramiento continuo.
Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en riesgo la
calidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento indispensable. Ruptura
total del proceso o procedimiento. Los hallazgos mayores tambin se describen como
aspectos varados. Muchos hallazgos menores en la misma rea podran considerarse un
aspecto varado. Un nmero muy significativo de hallazgos menores en los resultados de
una auditora se consideran un hallazgo mayor.

ACTIVICADES EN LA DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES

-

El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de acreditacin

que la organizacin modificar o agregar en el futuro, siempre que el solicitante este
informado previamente de estos cambios.
El solicitante no tiene la obligacin de incluir las observaciones en el plan de acciones
correctivas que presente a la organizacin. El grupo auditor no podr tomas decisiones
basado en observaciones del equipo evaluados.
Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debera tomar en cuenta
las observaciones realizadas en evaluaciones previas, con el fin de verificar que no se
hayan convertido en no conformidades.
Si los requisitos de acreditacin han sido modificados o ampliados por la organizacin
y el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las observaciones previas podrn
ser registradas como no conformidades.

10. REUNION DE APERTURA

La reunin de apertura de la auditora debe ser programada por el auditor lder con los
responsables de la seccin a auditar que vayan a estar involucrados de una u otra forma
con la auditora y el equipo auditor.

a. Objeto de la reunin de apertura

o Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.
o Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos bsicos de la
auditora.
o Confirmar la logstica.
b. Actividades de la reunin de apertura
o Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: la
ejecucin de la auditora comienza con una reunin inicial de presentacin del
equipo auditor y las caractersticas de la auditora. En esta reunin debe
establecerse un clima de confianza entre auditor y auditado, clarificando
cualquier duda que pudiera plantearse.
o Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditora y llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditora: Toda auditora debe comenzar
con una etapa de planificacin, en la que se establezcan sus objetivos y
alcance (reas a las que afectar), los criterios, las personas implicadas, el
equipo auditor, el calendario, los requisitos de confidencialidad y la
documentacin aplicable.
o Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser
utilizados durante la auditora: el auditor jefe realiza el reparto de las tareas
entre los miembros de equipo auditor, asignando los elementos, funciones o
actividades especficas del SGC a auditar y les instruye sobre el procedimiento
de auditora a seguir.
o Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor
estn disponibles: El auditor deber prestar sus servicios de acuerdo a las
posibilidades de la ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad,
respecto a la utilizacin de dichos medios y en unas condiciones tcnicas
adecuadas para el idneo cumplimiento de su labor. En los casos en que
precariedad de los medios puestos a su disposicin, impidan o dificulten
seriamente la realizacin de la auditora deber negarse a realizarla hasta que
se le garantice un mnimo de condiciones tcnicas que no comprometan la
calidad de sus servicios o dictmenes.
o Promover la participacin activa del auditado: El auditor deber facilitar e
incrementar la confianza del auditado en base a una actuacin de
transparencia en su actividad profesional sin alardes cientfico tcnicos, que,
por su comprensin, pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a
las directrices aconsejadas.

Revisar
los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local
o
para el equipo auditor.
c. Contenido:
o Presentacin de los equipos auditor y auditado
o Reconfirmacin del plan de auditora.
o Confirmacin del cronograma de auditora.
o Confirmacin de enlaces de comunicacin formal
o Solucin de enlaces de comunicacin formal
o Solucin de inquietudes
o Confirmacin de idioma de la auditora
o Forma de informar la auditora durante el proceso
o Confirmacin de disponibilidad de recursos e infraestructura
o Requisitos de confidencialidad
o Funciones de los auditores acompaantes, en entrenamiento o expertos.

11. REUNION DE CIERRE

Al finalizar la auditora y antes de elaborar el informe definitivo es necesario mantener una
reunin con los auditados.
El objeto de la reunin final es presentar al responsable del rea auditada todas las no
conformidades detectadas, con el fin de que se comprendan los resultados de la auditora.
Los auditores deben formular recomendaciones para la mejora, proponer acciones
correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantar
tales recomendaciones, responsabilidad que ha de asumir el auditado. No debe olvidarse
que entre los objetivos de la auditora interna estn los de eficacia, eficiencia y los de
mejora.

Pasos a seguir:
1. Una vez terminada la recoleccin de evidencias se proceder a la reunin de cierre en
la cual se har la presentacin de los resultados de la auditora (No conformidades,
observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los registros de las no
conformidades y observaciones debe ser entregada al responsable del rea auditada.
2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente informacin:
a. Fecha y hora de la reunin de cierre
b. Comentario a los resultados de la auditora
c. Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las
no conformidades encontradas en un plazo mximo de 10 das hbiles.
d. Participantes de la reunin
3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditora.

12. FINALIZACIN DE LA AUDITORA

Todos los procedimientos de auditora emprendidos y las conclusiones alcanzadas deben
estar completamente documentadas, las hojas de trabajo deben incluir notas, detalladas
de reuniones, incluyendo quien estaba presente, los asuntos discutidos y el resto de
conclusiones.

Los objetivos de los procedimientos de finalizacin de la auditora para asegurar que:

- Si ha sido obtenida suficiente evidencia de auditora para apoyar la opinin de la
auditora.
- Todas las decisiones tomadas han sido suficientemente documentadas.
- El archivo de auditora ha sido complementado
- Cualquier tema estratgico ha sido documentado y discutido con el cliente.

Las tareas claves en la terminacin de la auditora son:

-

Terminacin de cada rea de auditora.

Escribir el informe
Escribir cualquier revisin estratgica del negocio
Revisin de las hojas de trabajo
Conclusiones generales de auditora
Realizar una reunin para asegurar que los secretos de la empresa no sean revelados.

SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan
sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades.
Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para
evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada.
2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste solicita al
encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la
informacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al
encargado de la calidad los documentos de la auditora.
3. El encargado de la calidad deber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin
del informe con el cierre de las no conformidades.

CONSERVACION DE LOS REGISTROS

Los registros de las auditoras internas deben ser conservados por el encargado de la calidad
AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y RECERTIFICACIN

Al cumplir un ao de haber obtenido su certificacin de calidad, se realiza una auditora de

seguimiento. En esta auditora, la empresa debe demostrar que tiene como un mnimo de 75% de
avance de implementacin de su SGC.

La auditora de re certificacin se lleva a cabo al tercer ao de haber obtenido la certificacin y en

esta visita, la empresa debe demostrar que tiene implementado su SGC al 100%.