UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Organizacin de los Servicios de

Informacin Administrativa en la
Universidad de Los Andes

Autores:
Ernesto Ponsot Balaguer (Coordinador)
Ramn Prieto Contreras
Gustavo Briceo Torres
Jos Beltrn Ordez
Jos lvarez Torres

Mrida, Venezuela. Septiembre / 2001

Autoridades de la Universidad de Los Andes:

Genry Vargas Contreras

Rector
Manuel Hernndez Barrios
Vicerrector Acadmico
Julio Flores Menesini
Vicerrector Administrativo
Gladys Becerra Depablos
Secretaria

Cuerpo Directivo de la Direccin de

Servicios de Informacin Administrativa:
Ernesto Ponsot Balaguer
Director
Ramn Prieto Contreras
Coordinador de la Unidad de Desarrollo de
Sistemas y Servicios de Informacin
Gustavo Briceo Torres
Coordinador de la Unidad de Soporte a
Sistemas y Servicios de Informacin

PRESENTACIN

El 26 de octubre del ao 2000, la Comisin Directiva nombrada por el Consejo

Universitario de la Universidad de Los Andes, presenta el resultado de sus deliberaciones
en un documento titulado Organizacin Interna de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa. Dicho documento es discutido y aprobado por el mximo organismo de
gobierno universitario el da 4 de diciembre de aquel ao.
Como resultado, se crea en la Universidad de Los Andes la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (en adelante DSIA) que fusiona y suprime cuatro dependencias
universitarias anteriormente dedicadas al quehacer informtico en la Institucin.
La DSIA nace con una organizacin interna definida y claros propsitos. Su praxis
cotidiana se materializa a travs de dos unidades bsicas y operativas: La Unidad de
Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin y La Unidad de Soporte a Sistemas y
Servicios de Informacin.
Transcurrido su primer ao de existencia institucional y luego de un arduo trabajo
documental y organizacional para dar forma concreta a las Unidades de Desarrollo y
Soporte, presentamos este material a la comunidad universitaria y a la sociedad en
general, con el nimo de dar a conocer la nueva visin que en materia de organizacin e
informtica administrativa ha sido sembrada en el seno de nuestra Universidad
bicentenaria.

EPB. Mrida, 20 de Septiembre de 2001

CONTENIDO
PRESENTACIN .............................................................................................................................. 3
CONTENIDO...................................................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ............................................................................................................................... 6
PRIMERA PARTE
La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA).............................................. 8
ORGANIZACIN............................................................................................................................... 9
Misin ...................................................................................................................................... 9
Visin....................................................................................................................................... 9
El Objetivo.............................................................................................................................10
mbito de Accin.................................................................................................................11
Adscripcin...........................................................................................................................11
La Estructura Organigramtica .........................................................................................12
Caractersticas y Funciones Generales ...........................................................................13
Direccin...............................................................................................................................13
Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)...............14
Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA)......................15
Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos .............................................16
Comit de Adquisiciones....................................................................................................16
Unidad de Apoyo Secretarial y Logstico.........................................................................17
Unidad de Apoyo Administrativo .......................................................................................17
MODO DE TRABAJO .....................................................................................................................18
Grupos o reas ....................................................................................................................19
Organizacin por Proyectos y Actividades (matricial) ...................................................20
SEGUNDA PARTE
Unidades de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa ...................................21
Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UD-DSIA)..................22
Misin ....................................................................................................................................22
Visin.....................................................................................................................................22
Objetivo .................................................................................................................................22
Marco Referencial y Conceptual.......................................................................................23
Organizacin del Trabajo ...................................................................................................24
Proyectos ..............................................................................................................................24
reas Temticas..................................................................................................................25
Grupos Tcnicos de Trabajo .............................................................................................28
Grupo Tcnico de Anlisis y Diseo ................................................................................28
Grupo Tcnico de Diseo de Mecanismos de Almacenamiento .................................31
Grupo Tcnico de Programacin ......................................................................................32
Grupo Tcnico de Pruebas, Implantacin y Entrenamiento .........................................34
Operatividad .........................................................................................................................36
Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA).........................40
Misin ....................................................................................................................................40
Visin.....................................................................................................................................40
Objetivo .................................................................................................................................40
4

Organizacin del Trabajo ...................................................................................................40

Redes y Comunicaciones ..................................................................................................40
Administracin de Base de Datos.....................................................................................42
Mantenimiento y Soporte Tcnico ....................................................................................42
Soporte a Aplicaciones .......................................................................................................43
Operaciones .........................................................................................................................44
Adiestramiento .....................................................................................................................44
Esquema Funcional.............................................................................................................45
REFERENCIAS ...............................................................................................................................47
ANEXOS ...........................................................................................................................................49

INTRODUCCIN
La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA) nace el 18 de septiembre
del ao 2000 por Resolucin N 1526 del Consejo Universitario de la Universidad de Los
Andes (ver Anexos) La iniciativa de su creacin corresponde al equipo rectoral, conducido
por el Rector, Profesor Genry Vargas Contreras. En el acto de creacin de la DSIA, el
Consejo Universitario resuelve nombrar una Comisin Directiva, con el objetivo de discutir
y proponer al cuerpo una estructura organizativa que sirva de base para el cumplimiento
de la misin de esta novel Direccin. Este documento es el producto del trabajo
coordinado de la Comisin Directiva y contiene aportes fundamentales de los propios
trabajadores de la Direccin, quienes han sido activos participantes en el debate de las
ideas que hoy recogemos y presentamos a la comunidad universitaria.
La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa fusiona y suprime cuatro
dependencias dedicadas al quehacer informtico en la Administracin Universitaria, a
saber: el Consejo de Sistematizacin Administrati va (CSA), la Oficina de Estadstica,
Informtica y Control (Informtica), el Centro Electrnico de Computacin (CEDEC) y la
Direccin de Organizacin y Sistemas (DOyS).
El crecimiento de la Universidad y la importancia de utilizar eficientemente sus recursos
crearon la necesidad de sistematizar los servicios administrativos y desarrollar sistemas de
informacin. Para estudiar la forma de cumplir con estos objetivos, las autoridades
universitarias nombraron diferentes comisiones cuyos trabajos se materializaron en
proyectos. As nacieron, en orden cronolgico, CEDEC, Informtica y DOyS. Estas
dependencias universitarias afrontaron desde perspectivas diferentes el problema de la
organizacin del trabajo y la sistematizacin de los procesos administrativos, tratando de
incorporar hasta donde la tecnologa lo permita, ingredientes de automatizacin y control
de los flujos de informacin. Ejemplos de ello son el Sistema de Control Presupuestario, el
Sistema de Contabilidad, los Manuales de Organizacin de las Unidades de Apoyo
Administrativo, el Web Site de la ULA, entre otros. Han habido innegables xitos en este
campo que incluso colocaron a la Universidad de Los Andes en posicin de privilegio
frente al resto de las instituciones de su tipo en pocas pasadas.
Sin embargo, a pesar de los xitos, no haba justificacin para la permanencia de tantas
direcciones. Esto condujo a duplicar funciones, recursos y a una dbil coordinacin de los
esfuerzos en los distintos proyectos de sistematizacin. Nace entonces el CSA cuyo
propsito era coordinar la actividad de estas tres dependencias y darle coherencia y
efectividad al manejo del problema informtico y la sistematizacin administrativa.
6 de coordinar
Lamentablemente, el CSA es absorbido al poco tiempo por la rutina y, lejos
acciones o polticas y profundizar en el problema, termina siendo slo un ente de apoyo
para las adquisiciones de infraestructura tecnolgica necesarias.
6

As llega el momento presente, con cuatro Direcciones y cuatro Directores, cada una(o)
con sus propias metas y objetivos, con muy poca coordinacin interna, con gran diversidad
de criterios y enfoques que se traducen en el solapamiento de funciones y en la
dilapidacin de recursos, sin que las ansiadas soluciones lleguen a feliz trmino. No viene
al caso repasar los errores cometidos, sin que esto signifique olvidarlos. La cuestin es
que la supresin de estas cuatro dependencias para dar paso a la nueva DSIA es un
avance trascendental. Se trata de un cambio cualitativo que denota la madurez
institucional alcanzada por la Universidad de Los Andes y que, estamos seguros, incidir
positivamente en su capacidad para enfrentar los retos que le depara el futuro.

PRIMERA PARTE

La Direccin de Servicios de Informacin

Administrativa (DSIA)

ORGANIZACIN
Misin
Proporcionar a la Administracin Universitaria, desde los niveles operativos hasta los
gerenciales, coordinadamente y con unidad de criterios, las herramientas tcnicas,
servicios y productos necesarios para la organizacin del trabajo en ambientes con alto
control automatizado de la informacin.

Visin
La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa es una estructura integrada,
actualizada, con alto valor tcnico y tico, creativa, dinmica, comprometida, responsable,
efectiva y eficiente, en todo lo que se relaciona con el desarrollo y/o implantacin de
herramientas organizacionales y teleinformticas tiles para capturar, mantener, controlar
y producir informacin administrativa que contribuya a facilitar la ejecucin de los procesos
y la toma de decisiones en distintos niveles de la Universidad de Los Andes. Asimismo,
tiene como preocupacin de primer orden, satisfacer las necesidades de los usuarios
como parte integrante de los desarrollos que se emprendan y focalizar su atencin hacia el
logro de la independencia entre stos y los diseadores, como meta de calidad de alto
valor estratgico para la institucin.

El Objetivo
La DSIA tiene como objetivo coordinar, desarrollar, consolidar y
mantener Sistemas y Servicios de Inform acin tiles para el soporte de
procesos en la Administracin Universitaria.
Para cumplir su objetivo, la DSIA deber:

Proponer, establecer y velar por el cumplimiento de polticas unificadas para el

desarrollo de sistemas y servicios organizacionales, computacionales e informticos
en la Administracin Universitaria.

Proponer, discutir, coordinar e implantar, en toda la institucin universitaria,

estndares tecnolgicos y metodolgicos para el desarrollo y mantenimiento de
sistemas y servicios organizacionales, computacionales e informticos para la
Administracin Universitaria.

Asesorar, disear o actualizar, desarrollar o coordinar el desarrollo y/o la

adaptacin, documentar e implantar, incorporando al usuario como eje fundamental
de la solucin, en sistemas:
o Organizacionales: Definicin de estructuras, funciones, procesos y
actividades, necesarias en la materializacin de la labor Institucional
Universitaria.
o De Informacin Operativa o Transaccionales: Manejo automatizado de los
datos y de la informacin que apoya decisiones rutinarias u operativas en la
institucin universitaria.
o De Informacin Directiva o Estratgicos: Manejo automatizado de la
informacin para apoyar decisiones de alto nivel en la institucin
universitaria.

Resguardar, asegurar, mante ner y garantizar la operacin de la infraestructura

telemtica, de datos y de servicios de informacin administrativa en la Universidad
de Los Andes.

Asesorar, brindar soporte tcnico y entrenar a usuarios de sistemas y servicios de

informacin administrativa en la institucin universitaria.

10

mbito de Accin
La Direccin de Servicios de Informacin Administrativa tiene influencia sobre la
problemtica de sistemas, y en consecuencia da servicio a toda la Administracin
Universitaria, entendindose sta como el conjunto de actividades que, sin ser
propiamente acadmicas, dan soporte y apoyo a stas ltimas, armonizando,
materializando y controlando su praxis. As pues, los servicios que presta, estn a
disposicin tanto de los rganos de gobierno universitarios del ms alto nivel, como
tambin de las facultades y ncleos, concentrados en el accionar administrativo que da
caractersticas unitarias y de cuerpo a la Universidad de Los Andes.

Adscripcin
La DSIA se adscribe al VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO, por considerar que la
vocacin y naturaleza de servicio a la academia y soporte tcnico-administrativo de ste,
se encuentran en sintona con la misin esbozada. Adicionalmente, postulamos que los
sistemas y servicios de informacin institucionales representan un recurso valioso que
debe ser potenciado y administrado cuidadosamente, aspectos en los cuales este
Vicerrectorado tiene un papel preponderante.
Partimos del supuesto que tanto las polticas, como las prioridades, debern establecerse
con el consenso de las autoridades universitarias en su conjunto y responder a
necesidades verdaderamente institucionales, haciendo caso omiso a la tentacin, humana
por dems, de crear parcelas o feudos de dominio particular.
Entendemos que la praxis universitaria es conducida en lo acadmico por el Consejo
Universitario y se materializa a travs del Rectorado, Vicerrectorado Acadmico,
Secretara, Facultades y Ncleos. En este contexto, el Vicerrectorado Administrativo da
soporte a dicha praxis, administrando, en su ms amplia acepcin, los recursos
institucionales (entre los cuales como ya dijimos, est la plataforma tecnolgica de
sistemas y servicios de informacin).
No se confunda, sin embargo, la plataforma tecnolgica de sistemas y servicios de
informacin, con la informacin misma. La responsabilidad de la informacin como
producto institucional de calidad, tiene muchos aspectos susceptibles de control, apenas
uno de los cuales es la tecnologa. Por tanto, su tenencia, idoneidad y cuidado es una
responsabilidad compartida.

11

La Estructura Organigramtica
Adscripcin de la DSIA

Vicerrectorado Administrativo

Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa

Organizacin Interna de la
DSIA
Direccin

Comit de Adquisiciones

Consejo Asesor en Planificacin y

Control de Proyectos

Unidad de Apoyo Secretarial y

Logstico

Unidad de Apoyo Administrativo

Unidad de Desarrollo de
Sistemas y Servicios de
Informacin

Unidad de Soporte a Sistemas y

Servicios de Informacin

12

Caractersticas y Funciones Generales

Direccin
La conforma un Director de libre nombramiento y remocin. Por su actividad devengar
una PRIMA DE DIRECTOR y estar integralmente dedicado a la Direccin. Podr ser
escogido de entre los miembros de la comunidad universitaria de reconocido prestigio en
el rea de Sistemas o Servicios de Informacin.
Funciones:

Proponer, dirigir y controlar las actividades de la DSIA

Establecer las prioridades y asignar los recursos materiales, humanos y tcnicos en

consecuencia

Materializar las polticas emanadas de los rganos de gobierno universitario

Rendir cuenta de las actividades de la DSIA al Vicerrector Administrativo y dems

integrantes del Equipo Rectoral, Consejo Universitario y dependencias usuarias

Presidir las sesiones del Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos.

Decidir sobre la implantacin de las recomendaciones emanadas del Consejo

Asesor

Presidir el Comit de Adquisiciones. Materializar las decisiones o recomendaciones

emanadas del Comit

Nombrar y remover al Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y

Servicios de Informacin

Nombrar y remover al Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios

de Informacin

Establecer programas de capacitacin y adiestramiento al personal de la DSIA, con

el apoyo del Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos

Decidir sobre los proyectos de desarrollo que acomete la DSIA, sus participantes o
realizadores, sus responsables y sus orgenes, continuidad o supresin,
conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y
Servicios de Informacin

13

Decidir sobre las actividades de soporte que acomete la DSIA, sus participantes o
realizadores, sus responsables y sus orgenes, continuidad o supresin,
conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios
de Informacin

Establecer programas peridicos de evaluacin al personal de la DSIA,

conjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Desarrollo de Sistemas y
Servicios de Informacin y el Coordinador de la Unidad de Soporte a Sistemas y
Servicios de Informacin

Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misin encomendada a la DSIA

Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin (UDDSIA)1

La conforman aquellos funcionarios que participen directamente en los proyectos de
desarrollo de sistemas y servicios. Tendr un Coordinador de Unidad de libre
nombramiento y remocin por parte del Director de la DSIA, que devengar una PRIMA
DE COORDINADOR DE UNIDAD (se propone 1/2 de la PRIMA DE DIRECTOR). En su
dedicacin semanal se computar medio tiempo a las actividades de coordinacin y
deber ser seleccionado entre los miembros del conjunto de profesionales de la DSIA.
Funciones:

Implementar las polticas de desarrollo y proyectos emanados de la Direccin

Controlar las actividades inherentes a los proyectos de desarrollo

Establecer y asesorar sobre metodologas y estndares de trabajo a los proyectos

de desarrollo

Proponer a la Direccin proyectos de desarrollo que acometa la DSIA, sus

participantes o realizadores, sus Responsables y sus orgenes, continuidad o
supresin

Velar por el ptimo manejo de los recursos con que cuenta la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre la disponibilidad y especialidad del

personal de la Unidad

Vea tambin la Segunda Parte: Unidades Unidad de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

14

Conocer y asesorar a la Direccin sobre las capacidades tecnolgicas y humanas

de la Unidad

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA)2

La conforman aquellos funcionarios que participen directamente en las actividades de
soporte a sistemas y servicios. Tendr un Coordinador de Unidad de libre nombramiento y
remocin por parte del Director de la DSIA, que devengar una PRIMA DE
COORDINADOR DE UNIDAD (se propone 1/2 de la PRIMA DE DIRECTOR). En su
dedicacin semanal se computar Medio Tiempo a las actividades de Coordinacin y
deber ser seleccionado entre los miembros del conjunto de profesionales de la DSIA.
Funciones:

Implementar las polticas de soporte emanadas de la Direccin

Controlar las actividades de soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

Establecer y asesorar sobre metodologas y estndares de trabajo en la actividad

de soporte

Proponer a la Direccin actividades de soporte, sus participantes o realizadores,

sus Responsables y sus orgenes, continuidad o supresin

Velar por el ptimo manejo de los recursos con que cuenta la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre la disponibilidad y especialidad del

personal de la Unidad

Conocer y asesorar a la Direccin sobre las capacidades tecnolgicas y humanas

de la Unidad

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

Vea tambin la Segunda Parte: Unidades Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin

15

Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos

Estar conformado por el Director, Coordinador de Desarrollo, Coordinador de Soporte,
Responsables de Proyectos de Desarrollo, Responsables de Actividades de Soporte y
Coordinador del Consejo de Computacin Acadmica. Sesionar peridicamente segn
las necesidades de la DSIA.
Funciones:

Discutir y recomendar sobre asuntos de planificacin estratgica en informtica,

factibilidad, metodologa (mtodos, normas, estndares, documentacin, entre
otros), proposicin, control y seguimiento de proyectos o actividades de la DSIA

Discutir y recomendar sobre materias tales como manejo del cambio y desarrollo
organizacional, especificacin de requerimientos, estudio de procesos,
administracin del conocimiento y de los activos intelectuales, estado del arte en el
rea y evolucin tecnolgica, integracin de bases de datos y sistemas, anlisis de
datos (tratamientos estadsticos, interpretacin, proyecciones), bancos o libreras de
cdigo, y cualesquiera otras necesarias para la profundizacin del conocimiento
colectivo, actualizacin permanente y crtica constructiva que contribuyan al pleno
desarrollo de la misin encomendada a la DSIA

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

Comit de Adquisiciones
Estar conformado por el Director, Administrador, Coordinador de Desarrollo y
Coordinador de Soporte. Sesionar espordica o peridicamente segn lo requiera la
frecuencia de las inversiones que deba realizar la DSIA para mantener su nivel
tecnolgico.
Funciones:

Discutir y decidir sobre la adquisicin de nuevas tecnologas para la DSIA o su

entorno de influencia

Discutir y decidir sobre la adquisicin de equipos, software o accesorios

tecnolgicos para garantizar el normal funcionamiento de las actividades en la DSIA
o su entorno de influencia

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

16

Unidad de Apoyo Secretarial y Logstico

Estar conformada por el personal de secretara y apoyo logstico de la DSIA y ser
coordinada por la Secretaria de la Direccin. Su actividad ser permanente y atender las
necesidades de todo el personal en el rea.
Funciones:

Deber proporcionar la asistencia de secretara a todas las unidades que

conforman la Direccin mediante el eficiente y oportuno cumplimiento de los
servicios requeridos en las reas de recepcin, correspondencia, transcripcin,
apoyo logstico, reproduccin, archivo, mensajera y limpieza.

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

Unidad de Apoyo Administrativo

Estar conformada por el personal de administracin de la DSIA y ser coordinada por
el(la) Administrador(a). Su actividad ser permanente y atender las necesidades de todo
el personal en el rea, de acuerdo con las polticas emanadas de la Direccin.
Funciones:

Controlar las actividades tcnicas y administrativas de las reas de presupuesto,

contabilidad, mantenimiento, proveedura y servicios conexos de la DSIA.
Asimismo, los recursos materiales y financieros asignados a la dependencia,
planificando, coordinando y ejecutando los sistemas y procedimientos
presupuestarios y financieros, a fin de satisfacer las necesidades institucionales de
forma transparente y eficiente

Realizar el Inventario de los bienes fungibles haciendo uso efectivo de las

herramientas informticas de que se disponga. Crear el registro de proveedores y
centralizar la adquisicin de bienes y servicios que requiera la dependencia, en un
todo de acuerdo con las decisiones emanadas del Comit de Adquisiciones

Unificar y controlar los archivos de expedientes del personal de la DSIA

Organizar, mantener y controlar la biblioteca de la Direccin

Cualquier otra, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la

Direccin

17

MODO DE TRABAJO
Nuestra propuesta de operacin para la DSIA se basa en una organizacin lo ms
horizontal posible, auto liderada, donde el proceso de toma de decisiones sea
participativo, compartido y corresponsable. Su funcionamiento gira entorno a
PROYECTOS (en el rea de desarrollo) y ACTIVIDADES (en el rea de soporte). Tanto
los proyectos como las actividades son materializados por el personal de la DSIA
conformando equipos de trabajo coordinados por un RESPONSABLE de proyecto o
actividad. Los equipos de trabajo han de ser interdisciplinarios, copartcipes de todo el
proceso y en ellos operarn criterios de liderazgo compartido de acuerdo con la experticia
de los participantes y las etapas evolutivas del proyecto o actividad, an cuando sea una
sola persona la responsable ante las instancias de Direccin.
De acuerdo con el organigrama y dada la necesidad de explicitar tanto las reas de inters
profesional para el desarrollo de proyectos o actividades, como las de competencia o
experticia de nuestro personal, se sugiere la integracin de los siguientes GRUPOS o
REAS:

18

Grupos o reas

Anlisis y Diseo
de Sistemas

Diseo Conceptual de Bases de

Datos (*)

Programacin de
Sistemas y
Servicios

Unidad de Desarrollo de Sistemas y

Servicios de Informacin
Documentacin y
pruebas

Entrenamiento e
Implantacin

Soporte a
Sistemas
Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios
de Informacin

Redes y
Comunicaciones

Administracin
de Bases de
Datos (*)

Operaciones:
servicios compartidos, respaldos

Mantenimiento y
Soporte Tcnico

(*): Grupos Complementarios

19

Organizacin por Proyectos y Actividades (matricial)

Unidad de Desarrollo
de Sistemas y Servicios

Unidad de Soporte
a Sistemas y Servicios

Ciclo de Desarrollo de
Sistemas

Actividades de Soporte a Sistemas

Proyecto 1

P1,1

P1,2

P1,k

Actividad 1

Proyecto 2

P2,1

P2,2

P2,k

Actividad 2

M
Proyecto n

O
Pn,1

Pn,2

M
Pn,k

Actividad m

Donde Pi,j es el i-simo proyecto que se encuentra en la j-sima etapa del ciclo de
Desarrollo de Sistemas, entendido ste como se mostr en la seccin titulada reas o
grupos.

20

SEGUNDA PARTE

Unidades de la Direccin de Servicios de

Informacin Administrativa

21

Unidad De Desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin

(UD-DSIA)
Misin
Apoyar la gestin de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa planificando,
desarrollando, organizando e implantando, con y para la administracin universitaria,
servicios y sistemas de informacin en el marco de una rigurosidad metodolgica que
oriente el desarrollo y la implantacin de soluciones integrales.

Visin
La UD es una unidad funcional adscrita a la DSIA integrada por profesionales y tcnicos
altamente capacitados para estudiar, definir, planificar, organizar y desarrollar proyectos
de sistematizacin administrativa, capacitando y entrenando mediante atencin de primer
orden al usuario, en cada etapa evolutiva del proyecto. Los productos aportados por cada
proyecto sern integrados con criterios de optimizacin, en sintona con los cambios que
demande la Universidad y su entorno, con apoyo sostenido de tecnologa organizacional,
de computacin, de comunicacin y de informtica en un ambiente de automatizacin que
garantizar a la Administracin Universitaria la captura y carga de datos para la normal
operacin administrativa en la Universidad de Los Andes, as como la generacin de
informacin para la toma de decisiones en diferentes niveles de la Institucin, previendo y
diseando mecanismos para su obtencin y fcil manipulacin.

Objetivo
Tiene como objetivo bsico la UD-DSIA, coordinar, desarrollar e implantar sistemas y
servicios de informacin orientados a mejorar el desempeo de los procesos en la
administracin universitaria.

22

Marco Referencial y Conceptual

La base de toda organizacin la constituye su estructura operativa y funcional,
materializada en un organigrama cuya expresin ltima es la distribucin del personal, su
principal activo.
Es deber de la DSIA a travs de su Unidad de Desarrollo, comprender el
funcionamiento administrativo global de la Universidad y su interaccin con el entorno, a
los efectos de concebir estrategias para el estudio de casos organizacionales que
devienen en una necesaria optimizacin de procesos. Probablemente algunos estudios de
esta naturaleza, si no la mayora, conlleven a incorporar elementos de automatizacin
para recoger apropiadamente los datos que dinamizan estos procesos y le dan cuerpo
bsico a las tradicionales operaciones rutinarias a un nivel conceptual primario en la
organizacin. A partir de all, tanto los niveles operacionales como los directivos en la
Universidad deben establecer un vnculo permanente de interaccin con la UD-DSIA a fin
de amoldar las plataformas de informtica y de redes y los conceptos administrativos de
inters a estos niveles, a los efectos de generar una infraestructura slida que provea de
herramientas de automatizacin para la recoleccin, reorganizacin, almacenaje y
explotacin de los datos que, a su vez, dan cuerpo a la informacin base para la toma de
decisiones en estos niveles. La UD-DSIA debe estar presente en cada una de estas
importantes actividades descritas, teniendo como norte proveer normas, estndares,
herramientas y mecanismos para mantener los datos y/o la informacin correctamente
actualizada.
Se advierten cinco niveles bsicos de accionar de la Unidad de Desarrollo, constituidos
por:
a) Estudios de naturaleza organizacional para la conformacin funcional de nuevas
entidades en la Universidad
b) Anlisis de sistemas organizacionales en procura de optimizacin de procesos
c) Desarrollo o adaptacin de Sistemas de Informacin para el soporte de procesos
(estos ltimos segn lineamientos definidos en (b))
d) Integracin de los sistemas organizacionales y automatizados (operacionales) a la
administracin global universitaria y su entorno
e) Generacin de mecanismos, herramientas y mtodos para el suministro de
informacin a nivel directivo o estratgico en la Institucin.

23

Ms all del esfuerzo propio que necesariamente deben aportar organizadamente quienes
laboran en la DSIA, se requiere de la educacin del usuario en la Universidad,
comenzando estratgicamente por los niveles de mayor jerarqua en la estructura
organizativa general y continuando en descenso hasta llegar al nivel operativo, en el
manejo adecuado de los procesos, la actualizacin oportuna de los datos y la correcta
utilizacin de las herramientas, sistemas y servicios de informacin provistos por la DSIA;
la certificacin en el uso de los mismos debe ser una norma administrativa. Esta difcil y
ardua labor debe mantenerse en constante crecimiento y vigilancia, so pena de incurrir en
altos niveles de desactualizacin de la informacin.

Organizacin del Trabajo

El objetivo de la UD-DSIA se lograr sobre la base de una planificacin estratgica que
defina el Sistema Integrado de Informacin de la Institucin Universitaria,
representado por proyectos de desarrollo de sistemas y servicios de informacin, tomando
como marco de referencia los conceptos emitidos en el apartado anterior. El xito de los
proyectos de desarrollo, cuya direccin estar a cargo de la UD-DSIA, depender en gran
medida de la definicin del proyecto, de su correcta administracin, del apoyo de una
metodologa y del personal de la DSIA, en el marco de una normativa clara de
funcionamiento interno en la DSIA, y externo con el medio interactuante.
En este orden de ideas, la operatividad de la UD-DSIA se materializar mediante la
ejecucin de proyectos previamente definidos y posteriormente discutidos conjuntamente
con el Director de la DSIA. En casos extremos, de proyectos cuya dimensin puede
atentar contra la planificacin estratgica elaborada por el Consejo Asesor en Planificacin
y Control de Proyectos, stos pasarn a una mesa de discusin para su aprobacin por
parte del mencionado Consejo. Los proyectos se asignarn a reas especficas de
incidencia de la DSIA en materia de desarrollo de sistemas y servicios de informacin,
donde sern abordados por un equipo tcnico cuyo personal ser seleccionado de los
grupos tcnicos de trabajo.

Proyectos
Un proyecto es un conjunto de acciones tcnico-organizacionales que obedecen a una
planificacin y cuya ejecucin, bajo correcta direccin y control, conllevan al desarrollo de
un sistema o servicio de informacin para apoyar los procesos y la toma de decisiones en
la Institucin Universitaria.
Los proyectos deben tener un LIDER dentro del equipo tcnico, el cual velar por la
correcta ejecucin de las etapas del desarrollo, as como la integracin del equipo y su
desempeo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

24

La organizacin de los proyectos implica la preparacin y disposicin de los siguientes

elementos:

Definicin formal del proyecto

Un plan de actividades (calendario de eventos)

Un equipo tcnico responsable de la ejecucin de los planes, el cual estar

conformado por personal de los distintos grupos tcnicos de trabajo

Un responsable del proyecto

Una metodologa de trabajo

Espacio fsico apropiado

Material de oficina

Hardware y software

Normativa de operacin interna

reas Temticas
Son las reas de incidencia, donde se ejecuta la operatividad de la Unidad de Desarrollo
en la Institucin.
Una vez definido un proyecto, en su conjunto o bien partes de l, ser(n) adscrito(s) a una
de las siguientes reas:

Normas, procesos, estndares y documentacin (Levantamiento de procesos,

normas, estructuras organigramticas, boletines informativos, documentacin de
procesos, sistemas y servicios, estndares de trabajo)

Presupuesto (Formulacin, Ejecucin, Evaluacin, Relacin de Cargos)

Finanzas (Contabilidad,
Fideicomiso)

Recursos Humanos (Expedientes, Beneficios Socioeconmicos, ATO / DI)

Registros Estudiantiles (Admisin, Matrcula,

Acadmico, Beneficios Socioeconmicos)

Nmina,

Ingresos,

Bienes,

Prestaciones

Inscripciones,

Sociales,

Desempeo

25

Web de la ULA

Indicadores de gestin

Gerencia del conocimiento y de la informacin

Otros servicios institucionales (CAMOULA, OFISEULA, Transporte, Bibliotecas,

Comedor, Carpintera, Deporte, Cultura, Proyectos de Investigacin, Vinculacin
con la comunidad, etc.)

Cada una de estas reas temticas ser abordada por los lderes de los proyectos afines
conformados en equipos de trabajo, junto con el Coordinador de la UD-DSIA, para lo cual
realizarn las siguientes actividades:

Canalizar propuestas de proyectos vinculados al rea

Estudiar factibilidad de proyectos relacionados con el rea

Elaborar informe explicativo de los objeti vos de proyectos factibles y su vinculacin

con el rea, as como su alcance

Planificar el desarrollo de proyectos aprobados, a fin de especificar objetivos,

divisin del trabajo, estimacin de recursos y programacin de actividades

Seleccionar el personal que conformar el equipo tcnico que ser asignado al

proyecto

Identificar recursos y tecnologa requerida para el desarrollo del proyecto

Velar por la correcta integracin del producto resultante al (a las) rea(s)

temtica(s)

Construir el Sistema Corporativo de Administracin Universitaria integrando los

productos elaborados en las diferentes reas temticas

Profundizar en el conocimiento del rea guiado por usuarios operativos o directivos

Mantener peridicamente sesiones interactivas de trabajo con los equipos de

proyectos

Fomentar la discusin pblica de casos problemticos y de casos solucionados

Revisar y aprobar los resultados generados en cada etapa del desarrollo de los
proyectos afines

Velar por la calidad de los productos aportados por los proyectos

26

Controlar los proyectos en ejecucin, manteniendo los eventos en el curso

deseado, corrigiendo las desviaciones de lo establecido en los planes y registrando
tiempos reales obtenidos en cada etapa, a fin de mejorar planificaciones futuras

Organizar, registrar y compartir el conocimiento generado en el rea a travs del

desarrollo de los proyectos

Plantear ideas y proponer cambios, as como proyectos de investigacin en el rea

de Desarrollo para el crecimiento de la DSIA en sus reas de competencia tcnica
e institucional a travs de los proyectos en ejecucin

Evaluar al personal que conforma los equipos tcnicos asignados a los proyectos.
Detectar necesidades de actualizacin (capacitacin o adiestramiento) o nivelacin
de conocimientos del personal

Fomentar la exposicin peridica y pblica de los avances de cada proyecto en

curso, como parte integrante de la evaluacin de proyectos

Estos equipos de trabajo deben tener (o adquirir) colectivamente considerados las

siguientes competencias:
-

Tcnicas de a nlisis organizacional

Enfoque sistmico

Estructuras organigramticas

Reingeniera de procesos

Ingeniera del software

Conceptos del ambiente Cliente-Servidor

Mercadotecnia

Gerencia por proyectos

Administracin de proyectos

Diseo de entrevistas y encuestas

Tcnicas de documentacin

Redaccin de informes tcnicos

27

Tcnicas y herramientas para desarrollo de software (Ver grupos tcnicos de

trabajo)

Tcnicas de comunicacin interpersonal

Grupos Tcnicos de Trabajo

El ciclo de desarrollo de sistemas y servicios de informacin en la DSIA atraviesa por
cuatro etapas bsicas, a saber:
1. Anlisis
2. Diseo
3. Programacin
4. Pruebas e implantacin
La UD-DSIA, sin embargo, organizar el desarrollo de Sistemas y Servicios de Informacin
mediante la estructuracin de cuatro grupos de trabajo los cuales tendrn incidencia
laboral en cuatro fases tcnicas de desarrollo, denominadas: Anlisis y Diseo de
Sistemas y Servicios de Informacin; Diseo de Mecanismos de Almacenamiento de
Datos; Programacin de Sistemas y Servicios de Informacin y; Pruebas e Implantacin
de Sistemas y Servicios de Informacin.
Las actividades desarrolladas por los grupos tcnicos de trabajo sern supervisadas y
controladas por el Coordinador de la UD-DSIA. Los proyectos tomarn tcnicos de estos
grupos para organizar sus equipos de trabajo, los cuales se incorporarn a ellos de
acuerdo con el calendario de eventos planificados.

Grupo Tcnico de Anlisis y Diseo

Estar conformado por profesionales y tcnicos con inclinaciones y experticia en algunos
(o todos) de los siguientes conceptos tcnicos:
-

Tcnicas de anlisis organizacional

Enfoque sistmico

Descripcin de procesos

Estructuras organigramticas

Reingeniera de procesos
28

Ingeniera del software

Modelado de sistemas

Anlisis de sistemas

Diseo de sistemas

Orientacin por objetos OxO

Anlisis OxO

Diseo OxO

Sistemas distribuidos

Conceptos de cliente-servidor

Descomposicin funcional

Diseo de algoritmos

Interfases Humano -Computador (GUI, Web, GUI OxO)

Diseo de entrevistas y encuestas

Definicin de requerimientos

Tcnicas para la comunicacin interpersonal

Tcnicas de documentacin

Redaccin de informes tcnicos

Herramientas CASE

De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar

equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto,
analizar la situacin problemtica planteada y especificada en el Documento o Informe
Tcnico del proyecto, para lo cual entrarn en interaccin permanente con los usuarios del
futuro Sistema o Servicio de Informacin. El alcance del trabajo abordado conlleva al
estudio del entorno o contexto general, establecimiento de especificaciones funcionales,
as como del diseo lgico y funcional del Sistema o Servicio de Informacin, para lo cual
se deben realizar las siguientes actividades:

Recopilar y organizar toda la documentacin existente del sistema actual, o en su

defecto del ambiente de ubicacin

Organizar la biblioteca del proyecto

29

Analizar la documentacin del proyecto

Analizar profundamente el contexto global donde se ubicar el sistema o servicio de

informacin

Identificar usuarios del proyecto y seleccionar un lder

Entrenar en tecnologa organizacional al equipo de usuarios

Identificar casos de uso del sistema o servicio

Copiar el modelo mental del usuario

Construir el modelo actual del sistema en base a Diagramas de Flujos de Datos

(DFD), Diccionario de Datos, Descripcin de procesos

Identificar situaciones problemticas

Construir el libro de requerimientos de informacin de entrada, de salida, de

almacenamiento; funcionalidades; restricciones y atributos

Construir el modelo lgico del nuevo sistema o servicio de informacin

Validar la arquitectura del sistema o servicio diseada

Elaborar Informe Tcnico del Sistema

Determinar interaccin Humano-Computador

Determinar atributos de calidad y eficiencia

Disear un prototipo para su aprobacin

Seleccionar la configuracin funcional y de herramientas tecnolgicas

Disear la estructura funcional y de programas

Disear los sistemas organizacionales que resulte n como propuestas del anlisis

Administrar el inventario de procesos

Proponer la adquisicin de nuevas herramientas tecnolgicas

Documentar apropiadamente cada actividad y subproducto generado

Aportar ideas, proponer cambios e investigar en el rea tcnica

30

Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de

desarrollo

Grupo Tcnico de Diseo de Mecanismos de Almacenamiento

Estar conformado por profesionales y tcnicos con inclinaciones y experticia en algunos
(o todos) de los siguientes conceptos tcnicos:
-

Ingeniera de datos (Estructuras de datos, enfoques y otros conceptos)

Tcnicas de bsqueda

Diseo de base de datos

Medios o mecanismos de almacenamiento

Administracin de base de datos

Redes

Sistemas Operativos

Descripcin de procesos

Ingeniera del software

Modelado de sistemas

Diseo de sistemas

Datawarehousing

Orientacin por objetos OxO

Diseo OxO

Sistemas distribuidos

Conceptos de cliente-servidor

Tcnicas de documentacin

Redaccin de informes tcnicos

De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar

equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto, el
diseo conceptual, lgico y fsico de mecanismos o medios de almacenamiento de datos.
Igualmente, prevern los mecanismos de transporte y carga o inicializacin de los medios
de almacenamiento diseados. El alcance del trabajo abordado conlleva a establecer una
31

estrecha relacin con la Unidad de Soporte US-DSIA, especficamente con el grupo de

Administracin de Bases de Datos y de otros mecanismos de almacenamiento.
Para lograr este objetivo se deben realizar las siguientes actividades:

Estudiar y comprender el diseo funcional del sistema o servicio

Seleccionar mecanismos o medios de almacenamiento

Disear conceptualmente el mecanismo o medio de almacenamiento

Disear la estructura lgica y fsica del mecanismo o medio

Analizar procedimientos o mecanismos de migracin o mudanza de datos

Disear mecanismos de transporte para la data

Preveer aspectos de seguridad

Proponer la adquisicin de nuevas herramientas tecnolgicas

Documentar apropiadamente cada actividad y subproducto generado

Aportar ideas, proponer cambios e investigar en el rea tcnica

Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de

Desarrollo

Grupo Tcnico de Programacin

Estar conformado por profesionales y tcnicos con inclinaciones y experticia en algunos
(o todos) de los siguientes conceptos tcnicos:
-

Lenguajes 4GL

Programacin web

Estilo de programacin

Algoritmos

Programacin OxO

Ingeniera de datos

Diseo de base de datos

32

Medios o mecanismos de almacenamiento

Descripcin de procesos

Ingeniera del software

Modelado de sistemas

Diseo de sistemas

Datawarehousing

Orientacin por objetos OxO

Diseo OxO

Sistemas distribuidos

Conceptos de cliente-servidor

Tcnicas de documentacin

Redaccin de informes tcnicos

De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar

equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto, la
generacin del cdigo fuente y ejecutable del sistema o servicio de informacin, para lo
cual se deben realizar las siguientes actividades:

Seleccionar el lenguaje de programacin

Definir estndares de programacin

Codificar cada mdulo de acuerdo con la especificacin de programas

Conocer y utilizar componentes catalogados en las libreras de uso de la UD-DSIA

Compilar cada mdulo fuente codificado

Depurar mdulos fuentes

Generar cdigo ejecutable de mdulos del sistema o servicio

Integrar mdulos del sistema o servicio

Definir estructuras de directorios

Crear librera de componentes

33

Administrar librera de componentes

Proponer la adquisicin de nuevas herramientas tecnolgicas

Documentar apropiadamente cada mdulo del sistema o servicio

Aportar ideas, proponer cambios e investigar en el rea tcnica

Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de

desarrollo

Grupo Tcnico de Pruebas, Implantacin y Entrenamiento

Estar conformado por profesionales y tcnicos con inclinaciones y experticia en algunos
(o todos) de los siguientes conceptos tcnicos:
-

Ingeniera de datos

Tcnicas para probar software

Ingeniera del software

Orientacin por objetos OxO

Sistemas distribuidos

Conceptos de cliente-servidor

Instalacin de sistemas

Redes

Sistemas operativos

Diseo instruccional

Mercadotecnia

Tecnologa organizacional

Diseo de cuestionarios y entrevistas

Tcnicas de comunicacin interpersonal

Tcnicas de documentacin

Redaccin de informes tcnicos

34

De este grupo de tcnicos especialistas se selecciona uno o ms de ellos para conformar

equipo tcnico de desarrollo en proyectos. Tendrn como objetivo en cada proyecto:
certificar la correcta operatividad del sistema programado, instalando con ayuda de la
Unidad de Soporte el cdigo ejecutable, documentando su funcionalidad y entrenando a
los usuarios del sistema. Este grupo de tcnicos especialistas debe establecer una
estrecha relacin funcional con la Unidad de Soporte a fin de darle mantenimiento y
soporte tcnico adecuado a los sistemas y servicios desarrollados.
Para cumplir con este objetivo, se deben realizar las siguientes actividades:

Disear casos de prueba

Discutir las especificaciones de prueba de los mdulos

Probar la integracin de mdulos en subsistemas funcionales

Probar el sistema o servicio de informacin tratando de encontrar discrepancias

entre el producto construido y los objetivos, requerimientos y restricciones

Preparar el material y los datos necesarios para implantar el sistema o servicio de

informacin

Elaborar el plan de implantacin del sistema o servicio en la organizacin,

contentivo del calendario de eventos, estrategias a utilizar y procedimientos

Preparar datos para la conversin: Organizar captura manual, semiautomtica o

automtica de datos. Disear planillas o formatos, etc.

Organizar sesiones de adiestramiento de usuarios

Presentar el sistema o servicio de informacin a los usuarios para su aprobacin o

aceptacin certificada

Preparar y ejecutar la conversin del sistema

Velar por la integracin de los datos

Entregar el sistema o servicio de informacin a la Unidad de Soporte para su

mantenimiento

Detectar nuevas necesidades o requerimientos que motivan cambios en los

sistemas y servicios de informacin actuales

Hacer del conocimiento de los Responsables de proyectos y Coordinadores de

Unidad, las nuevas necesidades de los usuarios de los sistemas y servicios de
informacin bajo su responsabilidad

35

Proponer la adquisicin de nuevas herramientas tecnolgicas

Documentar apropiadamente cada actividad y subproducto generado

Aportar ideas, proponer cambios e investigar en el rea tcnica

Organizar y registrar el conocimiento aportado por su actividad en los proyectos de

desarrollo

Operatividad
Los lderes de proyectos junto con el Coordinador de la UD-DSIA tienen la responsabilidad
de integrar los productos aportados por los proyectos en cada rea temtica al plan
maestro de informacin de nuestra Universidad, soporte de la administracin. En este
proceso la Universidad es considerada como un todo, por lo cual su radio de accin tendr
incidencia en todos los niveles de su organigrama estructural.
Para la ejecucin de cada proyecto se asignar un EQUIPO TECNICO de profesionales
conformado por especialistas de los grupos tcnicos de trabajo (especialistas en las fases
del desarrollo). El proyecto tendr un LIDER responsable de proyecto, seleccionado del
equipo tcnico.
Los diferentes sistemas y servicios de informacin desarrollados por la UD-DSIA
conformarn una red, cuya estructura obedecer a directrices de integracin definidas por
el Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos.
El rea de influencia que debe atender la DSIA a travs de la ejecucin de proyectos
dirigidos por la UD-DSIA, se circunscribe a la administracin universitaria, procurando
soluciones integrales en esta materia y que hagan uso de estndares metodolgicos,
buena documentacin, soporte tcnico adecuado, atencin permanente a usuarios,
procesamiento en tiempo real, interfase grfica amena y clara, uso de la red, basado en
los principios de orientacin a objeto y procesamiento distribuido, altos niveles de
seguridad y mecanismos flexibles de distribucin de la informacin.
La funcionalidad de la UD-DSIA se establecer con base a un esquema de organizacin
matricial, tal cual se puede apreciar en el siguiente cuadro esquemtico:

36

Coordinador
Unidad de
Desarrollo
Anlisis y
Diseo de SI

Diseo
Conceptual de
Mecanismos de
Almacenamiento

Programacin

Pruebas,
Implantacin
y
Entrenamiento

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto n

Responsables de

Actividades de
la FASE i
para el
PROYECTO j

Areas/Proyectos

37

A fin de reforzar el trabajo integral de la DSIA, el cual se debe apoyar en una planificacin
estratgica acorde a su objetivo en la Institucin, se propone la siguiente arquitectura
humana:

Direccin y Control

Direccin

Actividad 1
Soporte Tcnico

Proyecto 1
Proyecto 2

Actividad 2
Soporte Tcnico

Administracin
del
Conocimiento y la
Informacin
Actividad n
Soporte Tcnico

Proyecto 3

Proyecto n

38

Donde la Administracin del Conocimiento y de la Informacin estar a cargo del

Consejo Asesor en Planificacin y Control de Proyectos, responsable de administrar el
conocimiento generado por los proyectos, modelos de datos, plataforma de test,
reusabilidad de objetos y del conocimiento. Es el elemento integrador entre proyectos, vela
por los estndares y la metodologa.
Los proyectos y el soporte tcnico estarn a cargo del personal de la DSIA respaldado por
las unidades de desarrollo y soporte respectivamente.
El desarrollo de todas las actividades naturalmente requiere de una direccin y control
apropiadas, cuya responsabilidad recae en la Direccin de la DSIA, conjuntamente con los
Coordinadores de Unidad y los Lderes de proyectos y de actividades de soporte.

39

Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios

de Informacin (US-DSIA)
Misin
Proporcionar servicios de administracin y soporte tcnico de recursos de Tecnologa de
Informacin y Comunicaciones (TIC) en apoyo al proceso de desarrollo, consolidacin y
mantenimiento de sistemas y servicios de informacin administrativos, mediante la
construccin, implantacin y uso de aplicaciones, procedimientos, herramientas y
estrategias de alto valor tcnico y tendientes a la estandarizacin.

Visin
La Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA) es una unidad
funcional adscrita a la DSIA e integrada por personal altamente capacitado, comprometido,
eficiente y efectivo, en todo lo relacionado con la previsin y solucin de problemas
tcnicos que afectan la operatividad de los sistemas y servicios de informacin.

Objetivo
La Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Informacin (US-DSIA) tiene como
objetivo mantener operativos y disponibles los sistemas y servicios de informacin
utilizados como herramientas de apoyo a los procesos en la Administracin Universitaria.

Organizacin del Trabajo

Para cumplir con este objetivo, la US-DSIA se organizar mediante la conformacin de
equipos de trabajo, los cuales estarn coordinados por un RESPONSABLE de actividad,
definida dentro de un rea de trabajo especfica.
Las reas de trabajo definidas dentro de la US-DSIA, son las siguientes:

Redes y Comunicaciones
Comprende el servicio de administracin de los servidores de comunicacin, servidores
WEB, servidores de directorios y los diferentes servicios de informacin implementados
que utilizan como medio de difusin la red (correo electrnico, ftp, www, RAS, DNS,
conectividad). El alcance de esta administracin abarca aspectos de seguridad,
entonacin, mantenimiento de los sistemas de archivos internos y externos, recuperacin
ante desastres y actualizacin de software de operacin y aplicacin.

40

Adicionalmente, el rea de redes y comunicaciones brinda el servicio de asesora en

instalacin de redes en el rea administrativa, siguiendo los lineamientos impartidos por la
Coordinacin de la Red de Datos de la Universidad de Los Andes (RedULA)
Toda modificacin (instalacin, ampliacin, etc.) a una red en el rea administrativa, ser
considerada como un proyecto, a elaborarse en la Unidad de Desarrollo, pasando el
profesional responsable de la asesora respectiva a formar parte del equipo del proyecto.
El rea de Redes y Comunicaciones est compuesta por un conjunto de sub-reas las
cuales se listan a continuacin:

Administracin de servidores en general

Administracin de servidores y dispositivos de comunicacin o interconexin

(concentradores, enrutadores, switchs, mdems o servidor de terminales)

Administracin de servicios bsicos de red

Las actividades que se deben realizar y generan la necesidad de conformar equipos de

trabajo, son las siguientes:

Crear, eliminar y revisar las cuentas de los usuarios.

Instalar, configurar y mantener los sistemas operativos, de aplicacin y de archivos.

Instalar, configurar y controlar el uso de recursos compartidos (directorios,

impresoras, unidades de respaldo, etc.).

Desarrollar e
recuperacin.

Definir, desarrollar e implantar mecanismos de seguridad.

Administrar los servicios: correo electrnico, ftp, www, RAS, DNS, conectividad.

Instalar y configurar Herramientas de Administracin de Servidores y Servicios de

Informacin.

Monitorear los accesos, usos del sistema, estadsticas de rendimiento y eventos de

excepcin.

Instalar, configurar y mantener el software de aplicacin y utilidades.

Documentar las tareas y procedimientos utilizados.

Investigar, desarrollar e implementar nuevas funciones, tecnologas, aplicaciones y

sistemas, en el rea de soporte.

implementar

procedimientos

estrategias

de

respaldos

41

Administracin de Base de Datos

El rea de Administracin de Base de Datos comprende los servicios de administracin
de los servidores donde reside el software de aplicacin y base de datos de los equipos de
trabajo que participan en proyectos de desarrollo, y los servidores donde reside el software
de aplicacin y base de datos en produccin.
Las tareas de administracin y soporte a las bases de datos, comprenden los siguientes
aspectos: asesora en el diseo y tcnicas de normalizacin de bases de datos,
escalabilidad, entonacin, mantenimiento fsico, recuperacin y seguridad, como el
desarrollo de procedimientos y aplicaciones que permitan automatizar las tareas de
respaldos, recuperacin, monitoreo y replicacin.
El rea de Administracin de Base de Datos esta compuesta por un conjunto de sub-reas
las cuales se listan a continuacin:

Administracin de Servidores de Base de Datos en Desarrollo.

Administracin de Servidores de Base de Datos en Produccin.

Las actividades que se deben realizar y generan la necesidad de conformar equipos de

trabajo, son las siguientes:

Investigar y documentar las tcnicas de diseo de bases de datos y normalizacin.

Mantener y documentar el mapa de datos corporativo y diccionario de datos de la

organizacin.

Discutir con los equipos de desarrollo, la definicin de mecanismos de seguridad en

el nivel fsico de la arquitectura, mediante la administracin de usuarios, grupos,
permisos y aplicaciones que acceden a las bases de datos.

Monitorear las estadsticas de rendimiento. Entonacin.

Desarrollar procedimientos y estrategias de respaldos, recuperacin y replicacin.

Desarrollar utilidades para la automatizacin de tareas y auditora de Bases de

Datos.

Documentar las tareas y procedimientos utilizados.

Mantenimiento y Soporte Tcnico

Comprende los servicios de soporte al funcionamiento de las estaciones de trabajo
asignadas al personal de la DSIA, al personal del rea administrativa de la Universidad de
Los Andes, registrado como tal y a aquellas dependencias que no pertenecen al rea
administrativa, pero tienen su sede ubicada en el Edificio Administrativo, adems de todas
aquellas dependencias cuyas redes internas estn contempladas como parte de la Red
42

de Datos del Edificio Administrativo. La administracin de este segmento, requiere el

mantenimiento de un inventario de personal, estaciones de trabajo, componentes de
hardware, software, configuraciones, nombres y direcciones ip, as como el desarrollo de
un conjunto de procedimientos de accin a los efectos de minimizar el tiempo de
respuesta en la prestacin del servicio de soporte.
El soporte tcnico abarca la revisin del hardware, conectividad de las estaciones,
configuraciones en red, el funcionamiento del sistema operativo y aplicaciones de uso
general.
Las actividades que deben realizarse son las siguientes:

Atender las solicitudes de soporte tcnico por parte de los usuarios.

Diagnosticar y resolver problemas de hardware, software y conectividad.

Instalar y configurar los sistemas operativos y aplicaciones de uso comn (definidas

como tales) en las estaciones de trabajo de los usuarios.

Aplicar mantenimiento preventivo y correctivo al A6 y sus terminales.

Documentar las tareas y procedimientos utilizados.

Soporte a Aplicaciones
Comprende el soporte y operacin de los sistemas y servicios de informacin a cargo de la
DSIA.
El rea de Soporte a Aplicaciones est compuesta por un conjunto de sub reas las
cuales se listan a continuacin:

Soporte u Operacin de las aplicaciones desarrolladas por la DSIA e instaladas en

el Mainframe.

Soporte u Operacin de las aplicaciones, desarrolladas por la DSIA para terceros e

instaladas en microcomputadoras.

Soporte u Operacin de los Sistemas y Servicios de Informacin desarrollados por

terceros y administrados por la DSIA.

Las actividades que se deben realizar y generan la necesidad de conformar equipos de

trabajo, son las siguientes:

Atender los requerimientos de los usuarios de las aplicaciones, sistemas y servicios

de informacin a cargo de la DSIA.

Diagnosticar y resolver problemas de funcionalidad de las aplicaciones.

43

Mantener actualizados y operativos los servicios de informacin.

Garantizar el funcionamiento de los sistemas de informacin a cargo de la DSIA.

Operaciones
El rea de operaciones comprende la administracin de los recursos compartidos que
ofrece la DSIA como impresin, desglose de listados, respaldos de datos, etc.
El rea de Operaciones est compuesta por un conjunto de sub- reas las cuales se listan
a continuacin:

Administracin de impresin y desglose de listados.

Respaldo de datos.

Las actividades que se deben realizar y generan la necesidad de conformar equipos de

trabajo, son las siguientes:

Respaldar y transferir informacin de los servidores centrales.

Mantener operativos los discos duros y otros dispositivos de almacenamiento de los

servidores centrales.

Controlar la impresin y desglose de listados.

Garantizar la conexin de los usuarios con el computador central.

Asistir los procesos de migracin de datos.

Asistir los procesos de respaldo de datos.

Documentar las tareas y procedimientos utilizados.

Adiestramiento
El rea de Adiestramiento comprende el servicio de apoyo a las actividades de
capacitacin en el uso de las herramientas informticas, requeridas por la DSIA en los
procesos de impla ntacin de sistemas y servicios de informacin, as como la coordinacin
del uso de la sala de cursos como recurso compartido en las actividades de
adiestramiento que se ejecutan en el rea administrativa.
Adicionalmente, genera ingresos como actividad de extensin, mediante el servicio de
adiestramiento en el uso y dominio de nuevas tecnologas que es extensible a la
comunidad.

44

Las actividades que se deben realizar en el rea son las siguientes:

Definir la logstica requerida para ejecutar las actividades de adiestramiento en las

cuales se utiliza la sala de cursos.

Organizar las actividades de adiestramiento.

Solicitar los servicios y materiales requeridos para ejecutar las actividades de

adiestramiento.

Controlar la ejecucin de las actividades de adiestramiento.

Disear, mantener y evaluar contenidos programticos.

Contactar el personal tcnico encargado del adiestramiento.

Disear propuestas de planificacin de las actividades a realizarse en la sala de

cursos.

Solicitar los servicios de mantenimiento de la sala de cursos.

Esquema Funcional
El esquema funcional de la US-DSIA, se basa en la operatividad de un conjunto de
equipos de trabajo, coordinados por un RESPONSABLE de actividad en cada equipo, los
cuales deben ejecutar las tareas necesarias para lograr cumplir el objetivo propuesto.
Basados en el inventario de recursos tecnolgicos, humanos y organizacionales con los
que cuenta la DSIA, se propone la conformacin de los siguientes equipos de trabajo:

Areas de Trabajo
Administracin
de Bases de
Datos

Administradores de
Servidores y Servicios
Informticos (1)

Redes y
Mantenimiento
Comunicaciones y Soporte
Tcnico

Soporte Tcnico
(2)

Soporte a
Aplicaciones

Soporte a
Aplicaciones (3)

Operaciones

Operaciones (4)

Adiestramiento

Adiestramiento (5)

Equipos de Trabajo

45

(1). Administradores de Servidores y Servicios Informticos

Este equipo de trabajo estar conformado por el personal encargado de Administrar los
Servidores de Comunicacin, Web y Datos, el cual debe ejecutar la totalidad de las
actividades definidas en las reas de Redes y Comunicaciones y Administracin de Base
de Datos.
(2). Soporte Tcnico
Este equipo estar conformado por los tcnicos de la DSIA y RedULA que tienen
asignadas las tareas de soporte a usuarios y debe cumplir las actividades definidas para el
rea de Mantenimiento y Soporte Tcnico.
(3). Soporte a Aplicaciones
Este equipo estar conformado por los tcnicos y analistas encargados de brindar soporte
u operacin de las aplicaciones, sistemas y servicios que tiene en produccin la DSIA. Las
actividades que debe cumplir son las definidas en el rea de Soporte a Aplicaciones.
(4). Operaciones
Este equipo estar conformado por los tcnicos y analistas encargados de brindar soporte
a las operaciones que se realizan en los servidores centrales e impresoras compartidas.
Las actividades que deben cumplir son las definidas en el rea de Operaciones.
(5). Adiestramiento
Esta labor ser ejecutada por un equipo de analistas de la DSIA, los cuales deben cumplir
las actividades definidas para el rea de Adiestramiento.

46

REFERENCIAS
Equipos de Trabajo:
1: Bruscino, Rosita; Hernndez, Pedro; Ovalle, Sioly; Riffo, Rodrigo; Rivas, Gustavo;
Smith, Carlos. Informe sobre ideas de organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre
de 2000
2: Abreu, Elvia; Cuias, Manuel; Herrera, Robert; Pacheco, Ana; Uzctegui, Csar.
Propuesta de organizacin DSIA. Mrida, Octubre de 2000
3: Briceo, Gustavo; Depablos, Franklin; Daz, Marisol; Esteva, Andrs; Lobo, Misael;
Vsquez, Enoch. Propuesta de organizacin para la DSIA. Mrida, Octubre de 2000
4: Albornoz, Germn; Cobos, Daniel; Montilva, ngela; Pineda, Ernesto; Snchez, Lena;
Vetencourt, Hortensia. Papel de trabajo para la comisin de reestructuracin. Mrida,
Octubre de 2000
5: Durn, Norma; Garay, Franklin; Molina, Jess; Montilva, William; Porras, Luis;
Rodrguez, Gladys. Informe sobre la organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre de
2000
6: Rumbos, Eladio; Glad, Dominique; Gonzlez, Nelly; Lpez, Anabel; Montilla, Rosemary;
Vielma, Alvara. Propuesta de organizacin interna de la DSIA. Mrida, Octubre de 2000
7: Administracin: Baptista, Mara; Pico, Ana; Mercado, Nury. La administracin ideal.
Mrida, Octubre de 2000
8: Apoyo Secretarial y Logstico: Uzctegui, Nancy; Contreras, Gladys; Izquierdo,
Antonia; Rodrguez, Gladys; Rivas, Alix; Parra, Elizabeth. Informe sobre la organizacin
interna de la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa. Mrida, Octubre de
2000
Otros Textos Consultados:
Abreu, E., Ovalle, S. y Lpez, A. Proyecto: Sistematizacin de la administracin
universitaria. Vicerrectorado Administrativo, Junio, 1997
Arellano, Hernando. La organizacin a su alcance. Editorial Norma. Bogot,
Colombia, 1979
Beer, Stafford. Diseando la libertad. Breviarios, Fondo de Cultura Econmica.
Madrid - Espaa, 1977
Cohen, D. y Asn, E. Sistemas de informacin para los negocios. Un enfoque de toma
47

de decisiones. 3 Edic. Mc Graw Hill/Interamericana. Mxico, enero del 2000

Consejo Universitario (ULA). Acuerdo N CU-1526. 18 de septiembre de 2000
Despacho del Rector (ULA). Decreto de nombramiento de la Comisin Directiva de la
DSIA. 18 de septiembre de 2000
Despacho del Rector (ULA). Decreto de nombramiento del Director de la DSIA. 18 de
septiembre de 2000
Gmez, Guillermo. Planeacin y organizacin de empresas. 8 Edic. Mc Graw Hill.
Mxico, 1994
HACER. Planificacin estratgica en teleinformtica para el rea administrativa de la
Universidad de Los Andes. Octubre, 1994
Jonson, Spencer. Quien se ha llevado mi queso?. 5 Edic. Coleccin Empresa XXI.
Ediciones Urano. Madrid, 1999
Kendall y Kendall. Anlisis y diseo de sistemas. Prentice-Hall Hispanoamericana.
Mxico, 1991
McConnell, Steve. Desarrollo y gestin de proyectos informticos. Microsoft Press.
Madrid Espaa, 1997
Montilva, Jons. Desarrollo de sistemas de informacin. 5 Reimpresin. Consejo de
Publicaciones de la ULA AVEDES. Mrida Venezuela, 1990
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Vicerrectorado Administrativo (ULA). Manual de Organizacin del Centro de
Computacin. 1996
Vicerrectorado Administrativo (ULA). Proyecto de Reglamento del Consejo de
Sistematizacin Administrativa de la Universidad de Los Andes. 1993

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ANEXOS

A.- Acuerdo del Consejo Universitario N CU-1526

B.- Decreto de nombramiento del Director de la DSIA

C.- Decreto de nombramiento de la Comisin Directiva de la DSIA

D.- Resolucin de aprobacin N CU-2151

E.- Decretos de nombramiento de los Coordinadores de Unidad

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