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PLANEJAMENTO
ESTRATGICO
2014/2016

COORDENAO TCNICA
DO ESCRITRIO DE PROCESSOS/CTEP

Dezembro 2014

Elaborao:

William de Castro Feitosa

Gestor da CTEP

Alexandre Hardman Henriques

Analista Metodolgico da CTEP

Katia Cristina Mariano da Silva

Analista Metodolgico da CTEP

Bruno Filgueiras Soares

Administrador da Ferramenta da CTEP

Srgio Wunderlich
Consultor UNESCO junto CTEP

Douglas Schneider de Fries

Facilitador do DPA

Celso Fbio Batista Alves Filho

Facilitador do DPA

Ctia Valria Lzara

Facilitadora do DEPAM

Srgio Carreira dos Santos

Facilitador do CNA

Flvio Jos Rgis Paulo Neto

Facilitador do DAF

Luciano Barbosa da Silva

Facilitador do DAF

Joana DArc Rolim

Facilitadora da Presidncia

Amanda R. Fernandes Lundgren de Melo

Facilitadora da Superintendncia de Pernambuco

Mrcio Antonio Ferreira Gomes

Facilitador da Superintendncia do Piau

Nellyza Garcia Souto

Facilitadora da Superintendncia do Rio de Janeiro

Roni Roberto Rodrigues

2

Facilitador Superintendncia de So Paulo

NDICE

Apresentao------------------------------------------------------------------------------------4
Oficina--------------------------------------------------------------------------------------------5
Mapa estratgico--------------------------------------------------------------------------------7
Objetivos estratgicos--------------------------------------------------------------------------9
Anlise SWOT---------------------------------------------------------------------------------11
Matriz GUT------------------------------------------------------------------------------------13
Aes prioritrias------------------------------------------------------------------------------14
Concluso---------------------------------------------------------------------------------------15

1. Apresentao

O presente relatrio apresenta as iniciativas definidas como estratgicas para a Coordenao

Tcnica do Escritrio de Processos/CTEP, para o binio de 2015/2016, elaboradas em oficina de
planejamento realizada entre os dias 9 a 11 de dezembro de 2014.

O IPHAN - por ocasio da contratao de servios de modelagem de processos de negcio,

capacitao, fornecimento e implantao de soluo para automao de gesto de processos instituiu a CTEP. Esta rea de servios tem por uma de suas premissas a melhoria contnua de suas
aes, sendo um de seus pilares o planejamento, conforme objetivo estratgico n 09 (Implantar
Gesto Estratgica por Resultados) deste Instituto.

A CTEP tem como misso, promover, coordenar e suportar os esforos de melhoria de

performance da organizao por meio da orientao quanto aos benefcios a serem continuamente
perseguidos pela gesto por processos. Sua viso consiste em ser legitimada como agente efetivo na
gesto por processos no IPHAN, atravs do suporte melhoria contnua dos processos relevantes ao
cumprimento da estratgia organizacional e das metas de desempenho definidas.

Diante disto e tendo esta Coordenao Tcnica realizado interlocuo com todas as
Unidades do IPHAN, atravs de seus Facilitadores a realizao desta oficina foi primordial para a
definio das aes da CTEP, bem como o desdobramento dos objetivos estratgicos da rea,
fortemente voltadas para seu catlogo de servios, plano de implantao dos processos
redesenhados para as Unidades descentralizadas e suas ferramentas de comunicao.

A oficina contou com a participao dos integrantes da CTEP e de 11 (onze) Facilitadores de

diversas reas de negcio do IPHAN. A seguir sero expostos os temas discutidos e propostos pela
equipe em questo.

2. Oficina de Planejamento

Objetivo
Fortalecimento das aes da CTEP, com o planejamento, validao de sua atuao e
definio da metodologia e do cronograma de implantao dos processos redesenhados nas
Unidades Descentralizadas.
A metodologia da oficina foi pautada na ferramenta BSC (Balanced Score Card)

Local de realizao
De 09 a 11 de dezembro de 2014 na Sede do IPHAN em Braslia.

Participantes
04 membros da CTEP, 01 Consultor UNESCO e 11 Facilitadores, conforme j apresentado.

Produtos gerados

Anlise SWOT;

Matriz GUT;

Plano de aes para elaborao e publicao do catlogo de servios;

Metodologia de implantao dos processos redesenhados nas Unidades descentralizadas;

Ferramentas de comunicao da CTEP;

Priorizao de aes.

3. Mapa Estratgico

O mapa estratgico representa a misso, a viso e a estratgia da CTEP em um conjunto

abrangente de objetivos direcionadores do comportamento e do desempenho da rea.
A construo do Mapa Estratgico foi baseada nas perspectivas do Balanced Scored Card,
adaptadas ao setor pblico:

Clientes: Est voltada ao atendimento das expectativas da alta gesto, reas de negcio, dos
servidores e sociedade como um fim nico.

Organizao Interna: Est orientada operao da CTEP para cumprir sua misso. Os
objetivos formulados nessa perspectiva retratam os processos internos prioritrios para os
quais se busca a excelncia e nos quais se deve concentrar os esforos a fim de maximizar
os resultados.

Foco de atuao: Est relacionada como pessoas, tecnologia e clima organizacional se

interagem para dar suporte aos processos internos. Os objetivos aqui estabelecidos dizem
respeito s reas de gesto de pessoas, comportamento organizacional, tecnologia, inovao,
e gesto do conhecimento para assegurar o crescimento e aprimoramento contnuo.
A traduo da estratgia por meio do mapa estratgico proporciona vrios benefcios: cria

um referencial de fcil compreenso para os servidores, permite a comunicao de forma

transparente a todos os nveis da instituio, difunde o foco e a estratgia definidos, de forma que
todos tomem conscincia de como suas aes impactam no alcance dos resultados desejados, e
ainda permite direcionar a alocao de esforos e evitar a disperso de aes e de recursos.

Mapa estratgico da Coordenao Tcnica do Escritrio de Processos para o binio

2014/2016 com base na cadeia de valor e servios definidos atravs do Contrato n 10/2012.

4. Objetivos Estratgicos

1-REALIZAR O DESDOBRAMENTO DA ESTRATGIA ORGANIZACIONAL PARA A

GESTO POR PROCESSOS.
Iniciativa Mapear processos priorizados pela Direo do IPHAN
Indicador Percentual de processos mapeados
2-PROMOVER A CULTURA DA GESTO POR PROCESSOS E MELHORIA CONTNUA
Iniciativa: Capacitar gestores e facilitadores na metodologia de gesto por processos
Indicador percentual de gestores capacitados
Percentual de facilitadores capacitados
Explicao: Ao capacitar os gestores, que so responsveis pela implantao e acompanhamento da
melhoria contnua de seus processos de trabalho, bem como, os facilitadores que devem disseminar
e orientar os servidores de suas unidades quanto metodologia de gesto de processos, possvel
que possamos deixar esses profissionais mais seguros acerca do trabalho que devem desenvolver.
Ter segurana no que se faz fortalece a motivao individual e equipe quanto ao que deve ser
realizado, assim gera credibilidade metodologia para se expandir e se manter na Instituio.
3-MONITORAR A GESTO POR PROCESSOS
Iniciativa Elaborar plano de acompanhamento trimestral dos processos implantados
Indicador Percentual de processos implantados
4-PROVER A GOVERNANA DAS INICIATIVAS DE GESTO POR PROCESSOS
Iniciativa Elaborar/conceber Manual de Gesto por Processos
Indicador manual publicado.
Explicao: O manual de gesto de processos uma coleo de informaes que explicita a
metodologia de gesto de processos utilizada pelo IPHAN, inclusive citando como so concebidas
todas as suas fases, em linguagem mais objetiva e menos tcnica. Nesse material tambm deve vir
explicado como ser feito o monitoramento dos processos implantados, inclusive indicando que
formulrio dever ser utilizado para registrar os resultados dos processos implantados. Ter acesso a
10

um material que sirva de passo-a-passo para o desenvolvimento de um trabalho, no caso,

implantao de processos, deixa transparente o que se deseja de informao. Essas informaes
aps coletadas e analisadas podero gerar informaes que consolidadas subsidiaro a CTEP quanto
situao atual da gesto por processos e tomada de deciso para aes corretivas necessrias a
nvel de estratgia de atuao.
5-DISSEMINAR E MANTER METODOLOGIA E PADRES PARA GESTO POR
PROCESSOS
Iniciativa Plano de implantao da gesto por processos/PIGP
Indicador Percentual da fora de trabalho capacitada na metodologia e padres para a gesto por
processos
6-PROVER SUPORTE TCNICO E METODOLGICO S REAS DE NEGCIO
Iniciativa Elaborar catlogo de servios da Coordenao Tcnica do Escritrio de Processos
Indicador Atendimento s demandas por suporte tcnico e metodolgico
7-DIVULGAR OS RESULTADOS DAS INICIATIVAS DE MLEHORIA DE PROCESSOS
Iniciativa Criao de Plano de comunicao da gesto por processos no IPHAN
Indicador Percentual da fora de trabalho do IPHAN que esto cientes das aes da gesto por
processos
8-PLANEJAR AES
Iniciativa Definir aes essenciais para implantao de processos
Indicador percentual de aes essenciais cumpridas na implantao do processo
Explicao: Em verdade, a CTEP, como outras unidades do IPHAN, deve planejar como agir em
qualquer um de seus objetivos, MAS considerando o objeto principal desse grupo que foi Plano de
Implantao de gesto por processo, no me sai da cabea que para implantar processos algumas
aes devem constar do plano de implantao, como: revisar descritivos de atividades, criar
indicador, criar meta, relatar em formulrio ou assemelhado lies apreendidas, etc, devido a isso,
para esse objetivo, sugiro a iniciativa acima.
9-IMPLANTAR GESTO POR RESULTADOS
11

Iniciativa Definir indicadores e metas para os processos da CTEP

Indicador Percentual de processos com indicadores e metas elaborados
10-DESENVOLVER AS COMPETNCIAS NECESSRIAS
Iniciativa Elaborar plano de desenvolvimento para os atores da CTEP
Indicador Percentual de competncias adquiridas
11-GERIR PORTFLIO DE SERVIOS
Iniciativa Criao de mecanismos para o controle das demandas efetivas das reas frente aos
servios da CTEP
Indicador Percentual de servios ofertados e efetivamente demandados pelas reas.
12-MANTER PADRO DE QUALIDADE DOS PROCESSOS NO REPOSITRIO
Iniciativa Criao de um repositrio de processos em conformidade com a metodologia em vigor
Indicador Percentual de processos do repositrio em consonncia com a metodologia

12

5. Anlise SWOT

Em Administrao, a Anlise SWOT um importante instrumento utilizado para

planejamento estratgico que consiste em recolher dados importantes que caracterizam o ambiente
interno (foras e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaas) da empresa.
A Anlise SWOT uma ferramenta utilizada para fazer anlise ambiental, sendo a base da
gesto e do planejamento estratgico numa empresa ou instituio. Graas sua simplicidade pode
ser utilizada para qualquer tipo de anlise de cenrio, desde a criao de uma empresa gesto de
rgos e Entidades pblicas. Este o exemplo de um sistema simples destinado a posicionar ou
verificar a posio estratgica da organizao no ambiente em questo.

13

Foras - vantagens competitivas

internas
# Vantagens

Oportunidades - foras externas

favorveis
# Oportunidades

1 Equipe heterognea

1 Trabalho com as Superintendncias

2 Capacidade de divulgao

6 Metodologia definida

2 Gesto por competncias

Gesto por processos uma poltica
3
da Unio
4 Expectativa positiva dos servidores
Iniciativa do mapa estratgico do
5
IPHAN
6 Gesto de mudanas

7 Envovimento da chefia imediata

7 Edital de governana do MPOG

8 Comprometimento dos membros

8 Patrocnio da alta gesto do IPHAN

9 Qualificao da equipe
1
Servidores efetivos
0
Fraquezas - vulnerabilidades da
empresa

9 Ao dos Facilitadores
Ameaas - obstculos externos

# Fraquezas

3 rea centralizada
4 Ferramenta informatizada
5 Ao transversal

# Ameaas

3 Falha de comunicao

Sombreamento das competncias da

CTEP
Descrdito por iniciativas
2
descontinuadas
Inexistncia de gesto do
3
conhecimento
4 Capilaridade geogrfica do IPHAN

4 Capacitao escassa

5 Resistncia mudanas

5 Metodologia de implantao

6 Agenda robusta dos gestores

6 Falta de planejamento estratgico

7 Mudana de ministro

1 Equipe reduzida
2 Falta de institucionalizao da rea

7 Vinculao da CTEP ao DPA

14

6. Matriz GUT

A Matriz GUT uma ferramenta bastante utilizada pelas organizaes, principalmente, com
o intuito de priorizar os problemas e consequente mente trata-los, levando em conta suas
gravidades, ugncias e tendncias. Essa ferramenta auxilia na formao de estratgias, projetos e
tambm na coleta de dados (devido ao desenvolvimento de informaes). Pode-se dizer, que a
Matriz GUT bastante similar anlise SWOT e por isso uma complementa a outra, pois ambas
podem analisar os ambientes internos e externos da organizao, com um diferencial em relao
Matriz GUT, que a possibilidade de quantificar as informaes e de pontuar os itens analisados de
acordo com o seu grau de prioridade.

Fator
Falta de institucionalizao
Equipe reduzida
Metodologia de implementao
Falha de comunicao
Agenda robusta dos Gestores
Resistncia a mudanas
Mudana de Ministro
Inexistncia de gesto do conhecimento
Falta de planejamento estratgico
Sombreamento das competncias
Capacitao escassa
Vinculao da CTEP ao DPA
Capilaridade geogrfica do IPHAN
Descrdito por iniciativas descontinuadas

Gravidade
5
5
5
5
5
4
4
4
5
4
3
3
3
3

Urgncia
5
5
5
5
5
4
4
4
5
3
3
3
3
3

Tendncia
5
5
5
5
5
5
4
4
2
4
4
3
3
3

Pontuao
125
125
125
125
125
80
64
64
50
48
36
27
27
27

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7. Aes prioritrias

Insero das atribuies da CTEP no regimento interno do IPHAN;

Aporte de pessoal na fora de trabalho da CTEP;

Adeso do IPHAN Ata de Governana do Ministrio do Planejamento;

Implantao dos processos redesenhados em um primeiro grupo de Superintendncias

(Distrito Federal, Gois, Pernambuco, Piau, Rio de Janeiro e So Paulo);

Publicao e divulgao do Manual interativo de gesto por processos do IPHAN;

Publicao e divulgao do Catlogo de servios da CTEP;

Priorizao das demandas por implantao de processos pelos Patrocinadores das reas;

Plano de capacitao efetivo em gesto por processos para todos os atores (Patrocinadores,
Gestores de processos, Facilitadores e Executores);

Destinao de oramento CTEP para execuo efetiva de aes de gesto (planejamento,

comunicao, capacitao, etc.);

Fortalecimento da CTEP com a destinao de cargos comissionados para sua estrutura;

Operacionalizao da gesto por competncias em consonncia com a gesto por processos

em curso;

Clara definio da vinculao hierrquica da CTEP, necessariamente no Decreto de

constituio do IPHAN;

Constante apoio da alta gesto do Instituto nas reunies de Diretoria colegiada, Comit
gestor e encontro de servidores;
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Alinhamento das reas de comunicao e educao patrimonial do IPHAN.

8. Concluso

Este documento construdo de forma coletiva elenca e desdobra os objetivos estratgicos da

Coordenao Tcnica do Escritrio de Processos para o binio 2014/2016. O detalhamento em
iniciativas e indicadores confere um carter executivo ao mesmo, possibilitando o alcance dos
resultados esperados.
Ressalte-se a isto a definio de tarefas prioritrias para a CTEP executar e articular com as
demais reas organizacionais do IPHAN nos prximos dois anos. Com este documento uma lacuna
do contrato n 10/2012 fechada.
Como j mencionado, este trabalho foi construdo com a participao de Facilitadores de
diversas Unidades, algo que valorou e agregou realidades diversas ao planejamento da CTEP,
garantindo desta forma, planos de ao mais realsticos e aplicveis nas diversas esferas
organizacionais do Instituto.
Para o prximo ano, surge a oportunidade de implantar os processos redesenhados nas
unidades descentralizadas e fortalecer o papel dos Facilitadores na gesto por processos, alm de
solidificar as aes da CTEP na Sede do Instituto, algo que s pode ser feito com a aprovao deste
planejamento, ao que se dar pela manuteno do patrocnio da alta gesto do IPHAN.
Este relatrio um posicionamento atual e retrata o momento e contingncias presentes na
atuao da CTEP. Entende-se que somente com a operacionalizao e constante melhoria contnua,
esta ferramenta de planejamento poder ser efetiva para o avano da gesto por processos do
IPHAN e consequente ganho na governana que acarretar em tarefas e resultados mais eficientes
para seus servidores e a sociedade como um todo.

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