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al Paciente.
VS.VT.01.
11 de diciembre de 2013.
1. Objetivos.
1.1 El presente procedimiento es una gua especfica para el personal de
VisionSpring, Inc., cuyo propsito es dirigir de forma organizada todas las
actividades que permitan satisfacer las necesidades del paciente durante
su experiencia de compra y finalmente con los servicios y productos
adquiridos.
2. Alcance.
2.1 Este procedimiento aplica desde que el paciente acude a la fundacin ya
sea a travs de campaas o visitando la sucursal hasta que este obtiene su
producto final.
3. Responsabilidades.
3.1 Es responsabilidad del Gerente de Ventas y mercadeo autorizar este
procedimiento.
3.2 Es responsabilidad del Gerente de Sucursal divulgar este procedimiento a
todo el personal involucrado en l, adems de dar seguimiento a los
resultados que este tenga a fin de garantizar la satisfaccin del paciente en
todo nivel.
3.3 Tambin es responsabilidad del Gerente de Sucursal revisar
peridicamente este procedimiento en busca de las mejoras necesarias
para dar cumplimiento a los objetivos propuestos.
3.4 Es responsabilidad del cajero emitir los documentos legales que amparen
la operacin de venta.
Definiciones.
4.1 Atencin al Paciente: Personal de apoyo que gua al paciente durante su
experiencia de compra.
4.2 Encargado de Tienda: Colaborador designado por la gerencia de sucursal para
liderar ciertas actividades propias de cada sucursal.
Procedimiento de Atencin
al Paciente.
VS.VT.01.
11 de diciembre de 2013.
Desarrollo.
5.1 El personal de Atencin al paciente recibe al paciente en el rea de
recepcin y registro y facilita o realiza la toma de datos en el formato de
Ficha del paciente, en el caso de campaas previamente ser designada
un rea para esta actividad, as como la persona encargada de realizarla.
5.2 El cajero recibe la informacin del paciente en el formato Ficha de
paciente y procede a elaborar la factura que cubre el costo de la consulta
de optometra, luego de que el paciente la cancela pasa a sala de espera y
su turno, el cual corresponde al orden de llegada y registro.
5.3 La consulta de optometra se lleva a cabo en sala de exmenes si es en una
sucursal, si es en campaa en el rea asignada, el optometrista en turno,
procede a realizar el examen respectivo de la siguiente manera:
5.3.1 El optometrista revisa Ficha del paciente y constata datos
generales del paciente.
5.3.2 Adems debe solicitar toda la informacin complementaria
necesaria previa a emitir su diagnstico que de alguna
manera pueda influir en su problema visual, por ejemplo los
entornos en que se desenvuelve cotidianamente, el tipo de
trabajos que realiza y cualquier otro que sea necesario
observar.
5.3.3 Luego procede a realizar pruebas tcnicas del rea con los
equipos que sean necesarios para validarlas: Agudeza visual,
lensometra, autorrefraccin y prueba ambulatoria.
5.3.4 Se levanta un diagnstico de salud visual y se llena el
apartado sobre este en el expediente del paciente, y se
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al Paciente.
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Procedimiento de Atencin
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5.9 Si los lentes son producto de venta por campaa, bodega sucursal entrega
estos al Asesor Visual respectivo para que este entregue de acuerdo al
programa que previamente elaboro, luego deber regresar a bodega
central y liquidar con la factura y abono respectivo para que bodega
sucursal le de baja a su inventario en trnsito.
5.10 Si son venta de la tienda, la bodega de la sucursal los entrega al rea de
Entrega de lentes para que los incluya en su inventario de lentes por
entregar y los vaya entregando al paciente en la medida que este llegue a
reclamarlos, en caso de que el paciente no acuda a recogerlos en la fecha
indicada se le contactar va telefnica para notificarle que puede hacerlo.
El encargado de la tienda deber contar a inicio del da la cantidad de
producto terminado (anteojos) en existencia y al momento del corte de
caja deber recontarlos con objeto de cuadrarlos contra las notas de
abono respectivas.
5.11 Al final de cada mes el personal de bodega realizar inventario fsico a
sucursal y Asesores Visuales para validar existencias fsicas y los productos
y las diferencias que se generen debern ser subsanadas ese da a travs
de crear una cuenta por cobrar a los responsables finales del producto.
5.12 En el momento que el paciente pase a reclamar sus productos deber ser
atendido por el personal Atencin al Paciente en el rea de Entrega de
Anteojos de la tienda o de la campaa, este valida el reclamo por medio
de la presentacin de la copia del expediente o de la nota de abono de
parte del paciente contra la copia del expediente o nota de abono en los
anteojos, as mismo el personal de Atencin al Paciente proceden a
realizar los ltimos ajustes a los anteojos correctamente a la necesidad del
paciente.
5.13 Cuando el paciente acepte los productos comprados deber pasar a caja
identificndose con la nota de abono anticipada a realizar el pago del
complemento necesario.
5.14 El cajero valida los datos del paciente y cuando registra el pago total pasa
al personal de Entrega de lentes la factura final para que este haga
Procedimiento de Atencin
al Paciente.
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Procedimiento de Atencin
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Sucursal
Campaa
Recepcin del
paciente
Factura
Atencin al
paciente llena
ficha.
Persona
designada llena
ficha.
Caja
Factura por
consulta
Protocolo consulta
de optometra
Optometrista
Consulta de
optometra
Atencin al
paciente | Mapa
de productos
Presbicia
Permanente
Tipo de lentes
Elaboracin de
factura y nota de
abono
Solicitud de
trabajo a
laboratorio
Elaboracin por
terceros
Despacho de
laboratorio a
sucursal
Ingreso a bodega
sucursal
Sucursal
Campaa
Canal de venta
Asesor visual
Verificacin final
con paciente
Cobro final y
entrega de factura
Entrega de lentes
a paciente
Procedimiento de Atencin
al Paciente.
Control de cambios.
Primer borrador: 03/10/2013.
Segundo borrador: 07/10/2013.
Versin 3: 11-12-13 (Actualizacin vigente)
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