Ing.

Ins Casanovas

Anlisis de Sistemas
Gua de Estudio II

Etapas del desarrollo de software:

Reconocimiento - Relevamiento
Ing. Ins Casanovas

Reconocimiento preliminar

Pgina 1 de 11

Ing. Ins Casanovas

Su funcin principal es establecer el primer acercamiento entre la empresa que solicita
la implementacin de un sistema informtico y la empresa desarrolladora que puede
proveer el servicio. Se basa en reuniones o entrevistas informales entre los
representantes de ambas empresas. Normalmente no se
dispone de documentacin y el informe que resulta de esta
etapa surge de esas conversaciones y de las impresiones
que tuvieron los representantes y que servirn para la
decisin de involucrarse o no en el proyecto (inters
econmico o estratgico). La tcnica mas comn es la
Observacin

durante

las

entrevistas

informales

mencionadas.

No hay un formato estandarizado de informe de reconocimiento pero hay una serie de

lineamientos que a manera de lista recordatoria debe seguirse:
Informacin relativa a la organizacin

Razn social.

Ubicacin y situacin geogrfica.

Objetivos. (a que se dedica).

Volmenes con los que opera. (en unidades o en facturacin).

Posicin en el mercado.

Organigrama.

Propuesta de la empresa o requerimiento

Que es lo que la empresa entiende que los salvar.

Cuales son los alcances previstos.

Cuales son las reas involucradas.

Las restricciones. (tiempo y presupuesto).

Quienes son los contactos.

Detalle del reconocimiento realizado y apreciacin o visin del consultor

Desde el punto de vista del consultor cual es la visin que obtuvo, o

problemas que encontr, (como distribucin de espacio, horas pico de
trabajo, etc.), ya que distintos problema afecta directamente a la
consultora en el momento que lleva a cabo el trabajo.
Pgina 2 de 11

Ing. Ins Casanovas

Observaciones

Determinacin de los requerimientos: relevamiento

La recoleccin o relevamiento de informacin ha sido a nuestro criterio una de las fases
ms importantes de cualquier ciclo de vida de desarrollo o metodologa, ya que slo a
partir de informacin fidedigna del problema puede alcanzarse una solucin aceptable
para el mismo.
Suele discutirse si se relevan datos o informacin. El relevamiento de informacin
supone la bsqueda de respuestas a un conjunto de preguntas dirigidas a determinar
las causas que obligan a plantear una mejora a un procedimiento organizacional o a
una situacin que pueda poner en riesgo los objetivos de esa organizacin (sentido
estratgico).
Tales preguntas se realizan con procedimiento sistmico, es decir se intenta encontrar
respuesta en los estamentos ms altos de la organizacin (en lo posible el nivel
gerencial) y de all encontrar mini-respuestas en cada uno de los planos inferiores, con
la idea de respetar la caracterstica de lo general a lo particular. Existen criterios que
sealan que:
no corresponde, por lo general, relevarse informacin de los empleados,
aunque s datos (recordemos su diferencia);
la lnea ptima de obtencin de informacin es la de jefatura y/o
supervisin,
nunca debe omitirse la opinin de la gerencia, por ser sta la que apoya el
estudio que se realiza, y
deben tratar de contrastarse los datos y la informacin obtenida en mismos
y diferentes niveles.

Las preguntas que deben tener respuesta son las siguientes:

Qu documentacin elabora y a quin se la entrega,
Qu informacin recibe y de quin para llevar adelante su tarea,
Quin, o con quines las realiza,
Pgina 3 de 11

Ing. Ins Casanovas

Cundo lo hace, en qu oportunidad,
Cmo lo hace, cul es su procedimiento, y
Dnde lo hace.
Responder a este QQCCD (qu, quin, cundo, cmo, dnde) es el ABC del
relevamiento de datos y de informacin. No todos los relevados pueden contestar la
pregunta del milln: Para qu lo hace?
Los mtodos que a continuacin se proponen (en ese mismo orden se recomiendan),
conforman las denominadas tcnicas de relevamiento.

Entrevista
La entrevista es el principal mtodo que se utiliza para obtener
informacin sobre los orgenes de un problema organizacional,
ya que promueve el intercambio de opiniones e ideas y facilita
dilucidar los esquemas informales que suelen existir en una
organizacin.
Es una tcnica utilizada mayormente en los niveles superiores
de la organizacin, por lo que es LA tcnica utilizada para la
determinacin de los requerimientos de los gerentes para el diseo de sistemas de
informacin gerencial. En este caso no encontraremos documentacin que relevar sino
sus necesidades de informacin que le ayuden a reducir la incertidumbre en el
momento de la toma de decisiones y muchas veces puede ocurrir que ese gerente no
tenga muy en claro qu necesita, por lo que esta tcnica deber complementarse con
la tcnica de prototipado, como veremos ms adelante.
El mtodo puede ser variado, pero es claro que las entrevistas se preparan, se
ejecutan, se finalizan, se documentan y, eventualmente, se reciclan.
La informacin que es posible obtener mediante entrevistas abarca opiniones,
deteccin de procesos informales, requerimientos de informacin estratgica,
condiciones de desarrollo del proyecto, fuentes de datos operativos etc.
Pueden identificarse etapas en la realizacin de entrevistas:

Preparacin

Ejecucin
o Presentacin e inicio
Pgina 4 de 11

Ing. Ins Casanovas

o Desarrollo
o Conclusin

Transcripcin

La preparacin de las entrevistas comprende:

Definicin de la objetivos de la entrevista
Seleccin de los entrevistados
Recabar informacin general a modo de antecedentes del tema a tratar en
la entrevista, el entrevistado y su contexto
Concertacin de la entrevista
Seleccin del esquema de la entrevista y tipo de preguntas
Respecto a este ltimo punto podemos decir que las entrevistas pueden adoptar dos
formas:
No estructuradas: el entrevistador deja fluir el tema de conversacin. Esta modalidad
requiere ms tiempo y experiencia por parte del entrevistador. Es tarea muy difcil
mantener el control de la entrevista, para que no se vaya por las ramas y no se obtenga
nada en limpio, y es muy laborioso el posterior estudio y anlisis del material obtenido.
Como contrapartida, pueden aparecer sesgos no pensados del problema.
Estructuradas: el entrevistador sigue un plan prefijado de desarrollo de la misma.
Puede adoptar tres modalidades: pirmide inductiva, tringulo invertido deductivo o
rombo.

En la primera se parte de una cuestin especfica, para llegar a una cuestin general.
Es til cuando se desea llegar a una opinin concluyente y abarcativa del tema, por
ejemplo:

Cul es el problema con el presupuesto mensual del sector?

Ha considerado otra forma de control de gastos sectoriales?

Qu opina respecto a la efectividad de los presupuestos organizacionales?

Pgina 5 de 11

Ing. Ins Casanovas

La modalidad

tringulo invertido o embudo funciona a la inversa. Es una forma

cmoda de llegar a opiniones sobre un tema conflictivo que de haberse planteado al

inicio de la entrevista hubiera generado un clima duro. Por ejemplo:

Como ve la implementacin del nuevo sistema de reportes gerenciales?

Considera ms til el uso de Generadores de Reportes en lugar de reportes

predefinidos?

Como definira su dominio en el manejo de estos sistemas?

En la modalidad rombo o diamante se parte de una cuestin especfica a modo de

inicio del rapport para llegar a una cuestin general y de all nuevamente a una
cuestin especfica de otro tenor distinto que la inicial. Se denomina rapport

a la

empata o buen ambiente que el entrevistador debe crear con el entrevistado para
eliminar barreras o tensiones (romper el hielo, de acuerdo a la expresin cotidiana)

Cmo realiza la toma de decisiones y las estimaciones en su sector?

Tiene algn tipo de asistencia o soporte?

Considera que son tiles las computadoras en el proceso de toma de decisin?

Conoce algn software que sirva como ayuda en la toma de decisiones?

Ha tenido experiencias en el manejo de software de soporte a la toma de

decisiones?

Independiente del esquema que se adopte para una entrevista, las dos modalidades
deben recurrir a uno de los siguientes tipos de preguntas:
Abiertas, por ejemplo: cul es su opinin de...?, podra describirme el proceso....?. La
ventaja de este tipo de pregunta es que podra mostrar alternativas no consideradas e
incluso valoraciones personales del entrevistado, pero podra correrse el riesgo de
recoger solo informacin irrelevante o incluso, si el entrevistador no es muy
experimentado, llegar a perder el rumbo de la entrevista.
Cerradas, que limitan las alternativas de respuesta a respuestas concretas, por
ejemplo: cuntos informes se emiten? Quin los recibe? En general ahorran tiempo y
Pgina 6 de 11

Ing. Ins Casanovas

se obtienen datos relevantes y comparables (con otras entrevistas), pero al plantear un
marco bien definido se pierden alternativas y riqueza de detalles. Muchos
entrevistadores no adhieren demasiado a este tipo porque consideran que se crea un
clima tenso al parecerse la entrevista mucho ms a un interrogatorio que a una
conversacin.
Ejemplificadotas o sondeo, tal como su nombre lo indica son aclaratorias de una
respuesta dada. Podra dar un ejemplo de lo que me cuenta? Me gustara conocer
ms detalles al respecto, son ejemplos vlidos.
Con respecto a la ejecucin, deber tenerse en cuenta que la duracin no sea
excesiva, que no hayan demasiadas interrupciones, y que la toma de notas no sea un
impedimento a una conversacin fluida.
Finalizada cada entrevista, y lo ms rpidamente posible cada entrevistador debe
proceder a la trascripcin de las notas, enriqueciendo el informe con sus apreciaciones
personales. Luego debe procederse a la integracin de la informacin obtenida por
todos los entrevistadores pues relatos que escuchados individualmente de un
entrevistado pareceran ser coherentes, al ser contrastados con relatos de otros
entrevistados podrian presentar inconsistencias, indeterminaciones o inclusive
contradicciones que deben ser resueltas antes de iniciar el anlisis funcional.

Problemas tpicos o inconvenientes habituales en las entrevistas

Toneladas de informacin relevante, lo cual se corrige mediante una entrevista

con preguntas cerradas llegando a la informacin deseada nicamente.
El entrevistado intenta acelerar la entrevista o hay interrupciones, suspensin de
la entrevista para otro momento, pero esto se corrige controlando en todo
momento la entrevista.
El entrevistado se muestra hostil, no colabora, se muestra agresivo, para eso
hay que tratar de llevar la entrevista a un tema distendido.
El personal transmite problemas personales o de sus pares, y es ah cuando
nosotros no debemos involucrarnos, seguir el rumbo de la entrevista y a lo sumo
comentarle que no podemos hacer nada para solucionarle su problema.

Pgina 7 de 11

Ing. Ins Casanovas

Observacin
Las entrevistas suelen complementarse con la tcnica de observacin.
Implica la presencia de un observador, que forme parte del equipo del proyecto, en la
empresa u organizacin y especficamente en los sectores involucrados en el
problema. La informacin que puede obtenerse mediante esta tcnica se refieren a:
actividades desarrolladas, situaciones, y relaciones e influencias no formalizadas, sobre
todo, centros de poder informales.
La presencia del observador podra determinarse por cualquiera de los siguientes
criterios:
En perodos aleatorios, de modo que podran observarse situaciones que se dan en
determinados momentos, como picos de actividad, procedimientos informales que se
formalizan luego, etc.
Siguiendo la realizacin de determinado evento, de modo de poder conocer todo el
proceso desde que se inicia hasta que termina, aunque abarquen varios das. La
creacin y aprobacin del presupuesto anual, la recepcin de un producto terminado
desde un fabricante tercerizado hasta su entrega al cliente son ejemplos de procesos
a seguir.
A intervalos prefijados, es decir, en determinados das a determinada hora. Es el
menos conveniente de los tres, pues se estara presenciando una misma rutina.

Investigacin o Recopilacin documental

Se centra en la recoleccin de datos concretos que se encuentran formalizados de
alguna manera en la organizacin. Estos datos pueden encontrarse en los
organigramas y manuales de funciones de los integrantes de la organizacin, en los
manuales de procedimientos, en los manuales de documentacin de sistemas, en
copias de formularios, en estructuras de bases de datos existentes y en cualquier tipo
de registracin que se realice. El punto ms importante a tener en cuenta, ya que la
obtencin de esta documentacin puede ser relativamente fcil, es la verificacin de la
validez de la misma en cuanto a su actualizacin y vigencia. Todo el material ser

Pgina 8 de 11

Ing. Ins Casanovas

analizado y comparado con los datos obtenidos mediante las otras tcnicas para
determinar su atinencia, confiabilidad y congruencia.

Cuestionario
El uso de cuestionarios busca captar informacin similar de muchas
personas permitiendo su comparacin y cuantificacin. Uno de los
factores ms importantes a tener en cuenta en la preparacin de
cuestionarios es la muestra a ser encuestada. No es econmica ni
temporalmente conveniente encuestar a todas las personas, sino a
una seleccin de ellos. Esto implica delimitar el tipo de poblacin y
luego aplicar alguna modalidad de seleccin. Estas pueden ser:
Seleccin sistemtica: de la lista de la poblacin, seleccionar una persona de cada
diez, todos los pares etc.
Seleccin estratificada: se trata de incluir representantes de cada nivel, por ejemplo,
empleados de ms de 20 aos en la empresa, de 10 a 20 aos de permanencia, con
menos de 10 aos, y recin ingresados.
Seleccin de prototipos: es decir aquellos elementos de la poblacin que representan
a todos los de su clase.
Los cuestionarios pueden ser abiertos, es decir las preguntas no tienen opciones sino
que el encuestado puede explayarse en la respuesta. Estos cuestionarios son fciles
de preparar pero difciles de analizar. En cambio los cuestionarios cerrados, donde las
respuestas estn predeterminadas de antemano y el encuestado debe elegir entre ellas
tienen el efecto inverso, es difcil de preparar pero fcil de analizar pues es posible
tabular y comparar la cantidad de respuestas.
Se pueden utilizar variables de tipo:

nominal ( Maneja 1-Word 2-Excel )

ordinal (Le resulta: 1-Muy til, 2-Moderadamente til, 3-Poco til, 4-Nada til,
5-Me complica la tarea)

intervalo o escala (como calificara el soporte recibido: 0- 1-2-3-4-5)

Pgina 9 de 11

Ing. Ins Casanovas

Para la redaccin del cuestionario se debe tener en cuenta lo siguiente:
Aspectos estticos: Tamao de la hoja, espacio para que contesten, su distribucin,
orden de las preguntas, tipografa, etc.
Contenido: Tipos de preguntas, bien redactadas, claras, no ambiguas, con un
vocabulario acorde a los que tendrn que contestar, annima (no se entregan ni
devuelven en mano sino que se establecen los tiempos de entrega.
Los problemas ms comunes en el momento del anlisis de las respuestas a los
cuestionarios son:
Indulgencia en las respuestas: el encuestado siempre elige la opcin muy
bueno.
Efecto halo: una respuesta, generalmente la primera, acarrea las siguientes, por
ejemplo:
La atencin de la recepcionista es cordial?
Lo atiende rpidamente?
Sabe derivar su problema?.
Si la primer respuesta fue negativa (o positiva) no pensar detenidamente las
siguientes preguntas, contestar todas de la misma forma.
Tendencia a centralizar, calificando de esta forma con valores promedios y
nunca con valores extremos; todo estar mas o menos.
Para que las preguntas sean contestadas con la mxima veracidad, se deber recurrir
al anonimato del encuestado, evitando recoger en mano las respuestas o realizar
cualquier tipo de marca que pueda identificar el formulario.
Las etapas para la realizacin de una captura de datos por cuestionario son:

Determinar los datos a recopilar

Delimitar la poblacin a encuestar

Determinar el tipo de seleccin de muestra, y el tamao (que definirn el nivel de

confianza y error tolerado)

Ejecucin (distribucin y recoleccin)

Pgina 10 de 11

Ing. Ins Casanovas

Anlisis de datos e interpretacin

Informe de relevamiento
Una vez que se ha obtenido la informacin necesaria para determinar lo que el cliente o
los usuarios esperan del sistema a desarrollar, mediante las tcnicas descriptas, y se
ha validado, debe ser integrada en un nico documento, denominado informe de
relavamiento.
Una copia de este informe suele ser presentada al entrevistado para

ratifique o

rectifique lo entendido por el entrevistador. El material de relevamiento as aprobado

pasa a los analistas de sistemas para que procedan a su estudio e identificacin del
problema y de las soluciones posibles. A partir de este informe se especificarn los
requisitos del sistema a desarrollar.

Bibliografa
Piattini & Daryanani, Elementos y Herramientas en el Desarrollo de la
Informacin, 1995, de. Addison Wesley
Kendall K. y J., Anlisis y Diseo de Sistemas, 2005, ed.Prentice Hall
Yourdon E. y Constantine L., Structure Design: Fundamentals and Applications
in Software Engineering, 1988, Yourdon Press
Casanovas I. y Tomassino C. (2001) El proyecto Informtico. Ed. Iara. Bs.As.

Pgina 11 de 11