CENTRO DE ESTUDIOS ESPECIALIZADOS

CESDE

ESCUELA DE ADMINISTRACIN

ASIGNATURA: SISTEMAS II
CONTABILIDAD
DP03 Ver. 01

NOMBRE:
-----------------------------------------------------

1- 2009

COPIA NO CONTROLADA

ESCUELA DE ADMINISTRACIN
CONTADURA SISTEMATIZADA
MDULO COMODN

CONTENIDO
Pag.
PRESENTACIN DE LA ASIGNATURA..................................................................................................................................3
PLANEACIN Y CONTROL DE ASIGNATURAS....................................................................................................................6
EVALUACION DE LIDERES DE REA...............................................................................................................................6
INGRESO AL SISTEMA:............................................................................................................................................................6
- INSTALACIN DE EMPRESAS: CAMBIAR NOMBRE.......................................................................................................6
- Configuracin Mdulo de Contabilidad..................................................................................................................................6
PARCIAL 25%...............................................................................................................................................................................7
PREFINAL....................................................................................................................................................................................8
EXAMEN FINAL 30%.................................................................................................................................................................8
PACTO PEDAGGICO...............................................................................................................................................................9
INTRODUCCION.......................................................................................................................................................................10
CARACTERISTICAS.................................................................................................................................................................10
CICLO DE INSTALACIN.......................................................................................................................................................11
INSTALANDO UNA COMPAA.............................................................................................................................................11
INICIALIZANDO LA INFORMACIN BSICA....................................................................................................................13
NAVEGADOR SOLUCIN CORPORATIVA...........................................................................................................................16
DEFINICIN DE LOS ARCHIVOS BSICOS.......................................................................................................................21
1. CREAR LOS PERODOS:.....................................................................................................................................................21
2. CREAR UN CENTRO DE COSTOS.....................................................................................................................................21
3. CREAR LAS CUENTAS.........................................................................................................................................................22
EJERCICIO DE PRCTICA.....................................................................................................................................................24
4. CREAR LOS COMPROBANTES:.........................................................................................................................................26
5. ARCHIVO DE TERCEROS...................................................................................................................................................27
CICLO DIARIO......................................................................................................................................................................28

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SISTEMAS II- CONTABILIDAD

INGRESAR TRANSACCIONES...........................................................................................................................................28
PRESENTACIN DE INFORMES........................................................................................................................................30
EJERCICIO DE APLICACIN # 1........................................................................................................................................31
TALLER DE PRCTICA # 2.................................................................................................................................................33

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TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

PRESENTACIN DE LA ASIGNATURA
Problema a resolver:
La mayora de las empresas comerciales, industriales y de servicios, permanentemente necesitan personal
tcnico capacitado en el MANEJO DE SOFTWARE CONTABLE, para mantener al da la contabilidad, para
poder responder adecuada y oportunamente con las obligaciones tributarias y para disponer rpidamente de
los informes administrativos, que les permita tomar decisiones acertadas
2. Objeto:
Software Contable
3. Objetivo:
Al terminar el curso los estudiantes estarn en capacidad de MANEJAR EL SOFTWARE CONTABLE, desde
lo conceptual hasta la prctica, a travs de clases magistrales, prcticas en el computador, talleres
individuales, con la aplicacin de las normas tributarias y contables, de manera responsable y ordenada.
4. Evaluacin:
El curso se evaluar a travs de 3 clases de pruebas, Un parcial que tendr un valor de 25% y se har en
la semana 9 de clases.
Un seguimiento del 45% que se har durante el semestre con evaluaciones cortas, presentacin de talleres
resueltos, y participacin en las clases con lo que se evaluar el proceso de conocimientos y habilidades
desarrolladas por los estudiantes, este seguimiento acorde con el reglamento acadmico deber tener como
mnimo 3 notas
En el examen final es estudiante instalar una empresa nueva, simulando la realidad, realizar diferentes
transacciones propuestas y mostrar los informes contables, tributarios, administrativos y financieros
bsicos, grabados en diskettes. El valor es del 30% y se har en la ltima semana de clases.
5. Importancia De La Asignatura En El Contexto Del Programa:
Esta materia lo ubica en la realidad de la prctica profesional, en donde debe aplicar los conocimientos
contables adquiridos a travs de una herramienta generalizada en las empresas como es el software
contable. Para desarrollar esta asignatura debe tener bases de contabilidad, tributaria y laboral.
6. Ejercicio Preliminar De Diagnstico
En enero 3 de 2009, se constituye una sociedad Ltda., con 9 socios, los cuales aportan $37.000.000 cada
uno. El objeto social de la empresa es el de prestar servicio de transporte
Enero 04. Consignan el total del aporte en el banco de Bogot
Enero 05. Se compran muebles y enseres por valor de $5.600.000, pagndolos de la siguiente manera: el
25% con cheque y el resto a 30 das
Enero 10. Compran un computador por $3.000.000, pagando el 40% con cheque y el resto a 6 meses

Enero 31. Pagan con cheque los salarios a dos empleados que ganan un salario mnimo mas auxilio de
transporte, deducen lo legal.
Se pide: realizar las transacciones en forma manual
7. Contenidos:
7.1. Sistema De Conocimientos:
1. Conceptos bsicos y elementos del software contable
1.1 Importancia del software contable y archivos maestros
1.2 Elementos de la pantalla de captura de movimiento
1.3 Configuracin y clases de informes

8 Horas
2 Horas
4 Horas
2 Horas

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SISTEMAS II- CONTABILIDAD
2. Manejo del software contable
2.1 Ingresar e instalar empresas
2.2 Crear archivos maestros
2.3 Digitar saldos iniciales y actualizacin
2.4 Captura de movimiento
2.5 Configuracin de informes

24 Horas
2 Horas
6 Horas
2 Horas
12 Horas
2 Horas

7.2. Sistema De Habilidades:

1. Explicar la importancia y enunciar los elementos bsicos que conforman un software contable
2. Manejar el software contable desde la instalacin de empresas hasta la obtencin de informes
mensuales y anuales
7.3. Sistema De Valores:
1. Orden y puntualidad en la presentacin de informes
2. Responsabilidad y respeto por la informacin tributaria
8. Mtodos:
Se implementarn varias metodologas, partiendo de la reproductiva donde el profesor realiza clases
magistrales con uso del tablero, los computadores y el vdeo beam, para llegar al mtodo productivo, en
donde los estudiantes realizarn una serie de talleres propuestos, supervisados y evaluados por el docente.
8.1. Estrategias Didcticas:
Trabajando individualmente o en parejas desarrollamos talleres propuestos en el mdulo, en los cuales el
alumno repite los procesos de captura, consulta, correccin y actualizacin de movimiento.
9. Medios:
Los medios usados para desarrollar el curso sern: tablero, marcadores, mdulos, computadores, vdeo
beam y diskettes
10. Formas:
El programa se desarrollar durante un semestre en el cual se dictarn 32 horas de clase, de las cuales 2
horas son para parciales, 2 para finales y el resto para clases regulares, la intensidad ser de 2 horas
semanales.

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El primer tema durar 8 horas de carcter terico-prctico

El segundo tema durar 20 horas totalmente prcticas.
Los estudiantes adicionalmente realizan prcticas extra clase.
11. Evaluacin:
El curso se evaluar a travs de 3 clases de pruebas, Un parcial que tendr un valor de 25% y se har en
la semana 9 de clases.
Un seguimiento del 45% que se har durante el semestre con evaluaciones cortas, presentacin de talleres
resueltos, y participacin en las clases con lo que se evaluar el proceso de conocimientos y habilidades
desarrolladas por los estudiantes, este seguimiento acorde con el reglamento acadmico deber tener como
mnimo 3 notas
En el examen final es estudiante instalar una empresa nueva, simulando la realidad, realizar diferentes
transacciones propuestas y mostrar los informes contables, tributarios, administrativos y financieros
bsicos, grabados en diskettes. El valor es del 30% y se har en la ltima semana de clases.
BIBLIOGRAFIA
CESDE, Modulo Sistemas II.
www.actualicese.com.co
www.contabilidad.com.co
LEGIS, Rgimen de impuesto de renta
LEGIS, Cartilla de retencin en la fuente
LEGIS, Rgimen de impuesto a las ventas

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Planeacin y Control de Asignaturas

CENTRO DE ESTUDIOS ESPECIALIZADOS
ESCUELA DE ADMINISTRACION
Planeacin y control de Asignaturas
DOCENTE:

ASIGNATURA: Sistemas II Contabilidad - Softland

EVALUACION DE LIDERES DE REA

Primera Evaluacin-Fecha

Segunda Evaluacin Fecha

PLANEACION
Clase
1
02-02 al 08-02

Cd. RAO1
Ver.01
2004-02-25

CONTENIDO TEMTICO

SEMESTRE:
01-2009

Tercera
EvaluacinFecha

GRUPOS/FECHA
OBSERVACION

Conducta de entrada,
Pacto pedaggico,
Taller preliminar de Contabilidad

Ingreso al sistema:
2
09-02 al 15-02

3
16-02 al 22-02
4
23-02 al 01-03

- Instalacin de empresas: cambiar nombre

- Configuracin Mdulo de Contabilidad
- Manejo de pantallas, mens e conos
- Ruta de ingreso al sistema
Ciclo de Instalacin:
Crear archivos maestros:
- Perodos
- Centros de costos
- Plan de cuentas
Continua Creacin archivos maestros:
- Plan de cuentas
- Comprobantes
- Evaluacin

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SISTEMAS II- CONTABILIDAD
933
PLANEACION
Clase

5
02-03 al 08-03

6
09-03 al 15-03

7
16-03 al 22-03

GRUPOS/FECHA
CONTENIDO TEMTICO

Captura de Movimiento:
- Taller de prctica: Ingreso de saldos iniciales
- Revisar informes:
- Movimiento
- Balance de Prueba
Taller de prctica: Digitar transacciones y
asientos de ajuste primer mes
Taller preparcial

9
30-03 al 05-04

Parcial 25%

11
20-04 al 26-04

12
27-04 al 03-05

Correccin examen parcial

Taller de prctica: Digitar transacciones y
asientos de ajuste tercer mes
Informes Contables:
- Libro auxiliar
- Balance de prueba
- Comprobantes de Diario
- Caja Diario
- Libro Mayor

Taller de prctica:
Presentacin de informes mensuales
Evaluacin

PLANEACION
Clase

13
04-05 al
10-05

14
11-05 al
17-05

OBSERVACION

- Refuerzo sobre temas trabajados

- Crear terceros
- Correccin de identificadores
- Uso del acarreo

8
23-03 al 29-03

10
13-04 al 19-04

CONTENIDO TEMTICO

GRUPOS/FECHA
OBSERVACION

Activos Fijos:
- Matricular cuentas que manejan activos fijos
- Mantenimiento de activos fijos
- Captura de movimiento con Activos fijos
- Asientos automticos ajuste por depreciacin
- Informes
Diferidos:
- Matricular cuentas que manejan diferidos
- Mantenimiento de diferidos
- Captura movimiento con diferidos
- Asientos automticos ajuste diferidos
- Informes

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SISTEMAS II- CONTABILIDAD
15
18-05 al
24-05
25-05 al
31-05
17
01-06 al
07-06
18
08-06 al
14-06

Taller final de prctica:

- Soportes de contabilidad
- Captura de transacciones
Taller final de prctica:
- Ajustes depreciacin y diferidos
- Informes
Prefinal
Examen final 30%

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PACTO PEDAGGICO
Cada docente que recibe un grupo cuenta con la posibilidad, y lo que puede entenderse a su vez como una
herramienta pedaggica, de definir los lmites de su clase y de pactar, de entrada, las condiciones que
permitirn el logro de los objetivos propuestos, la adquisicin de la responsabilidad individual y colectiva
frente a stos, y la regulacin de los vnculos e interacciones grupales para una favorable convivencia al
interior del grupo.
Al establecimiento explcito de dichas condiciones en el aula de clase se le puede denominar PACTO
PEDAGGICO, el cual se define como el acuerdo inaugural del curso, pues consiste principalmente en
aquel compromiso que de antemano se PACTA entre el maestro y sus alumnos, y recprocamente entre
los alumnos y el maestro desde el primer da de clase, lo que determina simblicamente el devenir futuro del
curso.
Es importante que el docente dedique la primera hora de clase de su asignatura, al inicio de cada semestre,
para el establecimiento del PACTO PEDAGGICO, ya que es el momento oportuno para sentar las reglas
de juego.
Se espera entonces, que el maestro una vez se presente al grupo de inicio a la determinacin de ciertos
aspectos, dentro de los cuales deben estar contemplados los siguientes:
1. LA PRESENTACIN DEL PROGRAMA GENERAL DEL CURSO: se debe leer y sustentar por el
profesor el primer da de clase y clarificar la pertinencia e importancia en la formacin integral del
alumno.
2. LA ASISTENCIA: aclarar la importancia de la asistencia a clase o en el caso de que se presente la
inasistencia del alumno, justificarla con una excusa escrita (mdica o laboral) o en caso de ser verbal,
demostrar su validez.
3. LA PUNTUALIDAD: definir la hora en que se comenzar y finalizar la clase regularmente. Los
alumnos que tengan dificultades para cumplir estos horarios pueden aclararlo desde un principio y
comprometerse a mantenerse al da en el desarrollo de la asignatura.
4. LA EVALUACIN: oficializar la metodologa de las evaluaciones, la periodicidad, el nmero de notas y
el porcentaje respectivo. As mismo, anunciar el tiempo de devolucin de notas, ser muy claro en los
plazos acordados para la entrega de trabajos por parte de los estudiantes y fijar las pautas y derroteros
con los cuales deben ser presentados. Aclarar el tipo de sanciones cuando se presenten eventuales
fraudes.
5. LA DIMENSIN DISCIPLINARIA: la puntualidad y la asistencia sern controladas por medio de la
llamada a lista los primeros cinco minutos de la clase. No se permite ingerir alimentos, comer chicles
o realizar ventas durante el desarrollo de la clase. Tambin interferir negativamente con el adecuado
desenvolvimiento de la asignatura, manifestando conductas o comportamientos que atenten contra el
logro de los objetivos del trabajo propuesto.
6. EL CONDUCTO REGULAR: establecer las instancias regulares a las cuales el alumno podr recurrir en
el caso de presentarse algn inconveniente o desacuerdo significativo.
7. LOS RECURSOS LOGSTICOS: velar por el uso adecuado de los materiales didcticos, los equipos,
los muebles y elementos del saln de clase.
Los alumnos del primer semestre tendrn una induccin especial en la cual se les presentar el perfil, los
objetivos, la justificacin y las reas de estudio del programa que van a realizar, igualmente se clarificarn
las dudas que surjan al respecto.

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10

INTRODUCCION
CONTABILIDAD es un programa de computador orientado al manejo de la informacin contable, tributaria
y administrativa en forma fcil y confiable. Est diseado para las empresas de cualquier sector econmico
que utilizan el computador como herramienta diaria de trabajo, brindando la posibilidad de manejar un gran
volumen de informacin.
CONTABILIDAD es el software contable, administrativo y tributario ms completo y confiable del mercado
Colombiano, desarrollado, ampliado y perfeccionado teniendo en cuenta las normas de la legislacin
vigente.
CARACTERISTICAS
El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislacin colombiana (P.U.C. - Plan nico
de Cuentas).
Generacin de medios electrnicos.
Simplifica los procesos de cierre contable de fin de ao, reduciendo tiempo y errores.
Reporta los resultados de ganancias y prdidas al nivel de detalle deseado.
Recibe informacin de todos los programas de Softland. Base de datos relacional.
Administra equivalencias de moneda y/o pactos de unidades.
Mltiples compaas y su consolidacin.
Disminuye el tiempo de elaboracin de las conciliaciones bancarias.
Permite manejo de meses abiertos, obteniendo saldos al da.
Posibilita la definicin del presupuesto de acuerdo a sus necesidades y al nivel de detalle deseado.
Genera informes financieros, tales como: Flujo de Efectivo, Cambios en la Situacin Financiera y
Cambios en el Patrimonio.
Manejo histrico de movimiento contable y saldos de cuentas.
Identificacin de terceros, bases de retencin, cdigos tributarios, impresin formularios de la DIAN.
Maneja la retencin en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).
Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).
Anexos para declaracin de renta.
Expide certificados de retencin para terceros.
Libros registrados ante la cmara de comercio.
Activos Fijos
_ Administra los activos fijos, asignando cdigos alfanumricos con su informacin general.
_ Genera ajustes y asientos de depreciacin en forma automtica, entrega los informes generados y otros
informes de control.
_ Guarda acumulados de los diferentes activos fijos codificados.
_ Genera informes sobre la depreciacin peridica acumulada.
Diferidos
Maneja diferidos, asignando cdigos con su informacin general.
Genera ajustes y asientos de amortizacin en forma automtica, entrega informes de los asientos de
amortizacin peridica y acumulada.
Guarda informacin de saldos y acumulados de los distintos diferidos.
Permite imprimir informes de auxiliar de diferidos e informacin bsica para control.
En la actualidad, las compaas demandan una clase diferente de solucin de base de datos. El
rendimiento, la escalabilidad y la confiabilidad son esenciales y la anticipacin al mercado es crtica.
Adems de estas cualidades empresariales fundamentales, SQL Server proporciona agilidad a sus
operaciones de anlisis y administracin de datos al permitir a las organizaciones adaptarse rpida y
fcilmente, para obtener ventaja competitiva en un entorno de cambios constantes.
CONTABILIDAD con el motor de base de datos SQL Server, es un paquete que abre las puertas al rpido
desarrollo de una nueva generacin de aplicaciones de nivel empresarial, entre algunas ventajas tenemos:

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11

_ Versin SQL de Alto Desempeo

_ Permite una menor carga de trfico y de datos en la red.
_ Posee su propia capacidad de procesamiento e inteligencia.
_ Permite manejar procedimientos almacenados.
_ Maneja grandes volmenes de informacin.
_ Mayor seguridad con los datos.
_ Publicacin en web de resultados.
_ Generacin de anlisis multidimensional.
CICLO DE INSTALACIN
INSTALANDO UNA COMPAA
Para instalar una compaa solo es posible hacerlo desde el Mdulo Administrativo, ingresando
directamente desde el Servidor SQL por el men Inicio / Programas / Solucin Corporativa Softland
/Servidor / Utilidades Softland SQL / Mdulo Administrativo. Desde el Mdulo Administrativo se ingresa por
el men Archivo / Mantenimiento de Compaa, aparece la siguiente pantalla:

Al dar clic en el botn

Crear Cia aparece la
pantalla que se muestra
a
continuacin:

Cuando se crea una base de datos en SQL, es necesario definir algunos parmetros para indicar, entre
otros, tamao, crecimiento de la base de datos, etc.

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Por defecto, Contabilidad

proporciona algunos
valores, pero si en su
empresa hay un
administrador de SQL,
puede analizar la
informacin que se va a
ingresar en esta pantalla y
hacer modificaciones si es
el caso. El nico campo
que se debe conservar es
Nombre Collation, este
no debe ser modificado.

Al dar Aceptar muestra la pantalla de configuracin global de la compaa:

Al habilitar por primera vez el mdulo de Contabilidad o al dar clic en el botn Ver /Editar que aparece al
frente de Contabilidad, aparece la siguiente pantalla:

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13

En esta tabla se definen

los rangos de cuenta, es
decir por que dgito o
dgitos comienzan.
En esta compaa los
dgitos iniciales es uno
solo, porque en el campo
Niveles Plan de Cuentas
se defini el primer dgito
de uno X. Segn el
primer nivel del Plan de
Cuentas, se definen los
rangos

Corregir Documentos de Otros Mdulos: Si se activa este campo, los documentos que vienen de otros
mdulos se puedan modificar.
Control de fechas: Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se
activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.
Permitir Comprobantes Descuadrados: Si se activa este campo, el programa permitir grabar
movimiento, as los campos Dbito y Crdito, del comprobante en la captura de movimiento, sean
diferentes.
Acarrear Encabezado en Captura de Movimiento: Este identificador se utiliza para que en la captura cada
vez que se vaya a ingresar un nuevo documento, sugiere el comprobante anterior y as evitar digitar
nuevamente la parte del encabezado.
Lmite mximo captura estndar: En este campo se ingresa el nmero mximo de registros que tendra
un documento en la captura de movimiento para que al realizar una consulta y/o correccin, el programa
muestre una pantalla adicional, es decir, a partir de cuantos registros muestre la otra pantalla.
Niveles Plan de Cuentas: En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los
niveles que tendr el cdigo contable de la contabilidad a manejar.
INICIALIZANDO LA INFORMACIN BSICA
Antes de poder obtener todos los beneficios de el mdulo de Contabilidad, es necesario recolectar toda la
informacin de los archivos bsicos y las diferentes caractersticas por las cuales se va a regir la
informacin de la compaa.

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EL MANEJO DE PANTALLAS - GENERALIDADES

Pantalla Inicial Acceso a la Solucin Corporativa
Al ingresar desde el men Inicio \ Programas \ Solucin Corporativa, el programa presenta una pantalla
inicial de acceso para conectarse al servidor SQL:

La seguridad
la maneja el
servidor de
Windows (NT
/
2000
/
2003)

Valida que el
usuario tenga
acceso al servidor
de SQL Server.
Antes se debe
haber configurado
dicho usuario en
el servidor SQL
Server, ya que
esta seguridad la
maneja el servidor
SQL Server.

A continuacin, aparece otra pantalla de acceso:

Usuario: Corresponde a la identificacin de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le habilitar un

determinado nmero de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador del
programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, este
proceso se realiza por la opcin Administracin de usuarios en el men Utilidades.
Despus de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario Supervisor, el cual tiene
derecho sobre todas las opciones del programa.
Contrasea: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y as evitar la suplantacin de
usuarios en funciones especficas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento de
su digitacin.
Despus de instalar el programa, la contrasea que crea por defecto es presionar la tecla Enter (_).
Fecha Actual: Corresponde a la fecha del da en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la fecha del
sistema.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.

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Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posible
modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo.
Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en stas.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Al lado derecho aparece el botn de
calendario. Al dar clic en este botn,
aparece un calendario donde se elige
el ao, el mes y el da.
El calendario tambin est disponible
en los campos Fecha de los
mantenimientos y los informes

Luego de ingresar el usuario, la contrasea y las fechas, se elige la compaa con la que se va a trabajar:

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NAVEGADOR SOLUCIN CORPORATIVA

Despus de ingresar los datos en la pantalla inicial, aparece un navegador de gil acceso a todos los
mdulos que conforman La Solucin Corporativa:

Al dar clic con el Mouse en el siguiente icono

ingresa al mdulo de Contabilidad, donde
tambin aparecen los mismos conos del navegador, para poder acceder en cualquier momento a otro
mdulo.
A continuacin muestra una pantalla con los perodos (Abiertos y/o cerrados) y se debe elegir el perodo al
cual se va a ingresar:
Si se activa este
campo,
solo muestra los
perodos
abiertos.

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de la
pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el mdulo de Contabilidad. Ellos se encuentran distribuidos
guardando los siguientes estndares:

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Pantalla Principal:
En la pantalla principal del mdulo de Contabilidad aparecen los siguientes botones:

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18

Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/o
actualizacin de la informacin (Adicin, Correccin, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidos
guardando los siguientes estndares:

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Adems de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinacin de teclas, la misma tarea
de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:
CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.
CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.
CTRL-E: Retira el registro activo.
CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.
CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar alguna
informacin.
CTRL-G: Graba o salva el registro activo.
CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adicin del registro activo.
CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.

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DEFINICIN DE LOS ARCHIVOS BSICOS

Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el men Bsicos: como: Perodos,
Centros de costos, Plan de cuentas, Comprobantes, Terceros, Activos fijos y Diferidos un cdigo que lo
identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa.
1. CREAR LOS PERODOS:
(Ruta: Archivo \ Bsicos \ Perodos\adicionar.
Los perodos se deben crear antes de iniciar los registros contables y en forma ascendente y ordenada, as:
enero, febrero, marzo, no se pueden crear meses hacia atrs; es decir, si se cre marzo primero, ya no se
puede crear febrero ni enero.
Se deben crear trece (13) perodos, uno por cada ms contable y um perodo trece para los asientos de
cierre anual. Cuando termina de crear los perodos aparece um aviso donde se pregunta que se van a crear
estructuras de nuevos saldos; se responde que SI

2. CREAR UN CENTRO DE COSTOS:

(Ruta: Archivo \ Bsicos \ Centro de Costos). Cuando no se van a manejar centros de costos se crea el
centro de costos 000 Sin centro de Costos.

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Los centros de costos son divisiones que realizan las empresas estratgicamente para facilitar su
planeacin, operacin y fundamentalmente, su control. Es comn encontrar las empresas divididas en
departamentos. Los centros de costos permiten codificar cada uno de estos departamentos para llevar un
registro pormenorizado de sus transacciones generadoras de ingresos, gastos o ambos.
Los centros de costos los determina y codifica cada empresa segn sus necesidades; algunos centros son:
000
Sin centro de costos
001
Administracin
002
Ventas
003
Produccin

3. CREAR LAS CUENTAS

(Ruta: Archivo \Bsicos \ Plan de Cuentas). Tambin se pueden crear ingresando por el primer cono
La longitud del cdigo de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cmo se hayan definido en
la instalacin de la compaa en el campo Niveles Plan de Cuentas.

Cada empresa lo estructura con base en el Plan nico de cuentas, sabiendo que:
x.x.xx.xx.xx
Clase
Grupo
Cuenta
Subcuenta
Auxiliares
Esta pantalla contiene los siguientes campos:

Cuenta: Se debe crear en orden, comenzando por la clase de la cuenta y terminando con la auxiliar
Ejemplo:
Clase: es el primer dgito de la cuenta
Grupo: los dos primeros dgitos
Cuenta: los cuatro primeros dgitos
Subcuenta: los seis primeros dgitos
Auxiliares: de ocho dgitos en adelante

1 Activos
11 Disponible
1110 Bancos
111005 Moneda nacional
11100501 Bco. de Bogot

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SISTEMAS II- CONTABILIDAD

23

Tercero: Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relacin de Pagos a Terceros
y/o relacin de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:
Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SERA NECESARIO digitar el Nit
o Cdigo del Tercero relacionado con el asiento.
Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, ser necesario digitar el
Cdigo o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, adems el valor de la Base sobre la cual se retuvo.
Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o
Cdigo del Tercero asociado con dicho asiento.
Porcentaje Base: Si en el campo "Tercero", se elige "Tercero y Base", en este campo se ingresa el
porcentaje a retener sobre la base ingresada en la captura de movimiento.
Centro de Costos
Indica si la cuenta es manejada o no por Centro de Costos. Para tal efecto presenta tres (3) alternativas:
Nada: Indica que la cuenta no es manejada por Centro de Costos.
Con Centro: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por Movimiento y permite mantener
saldos de la cuenta discriminados por centro de costos.
Con Distribucin: Indica que la cuenta es manejada por Centro de Costos por porcentaje, ingresado en
el grid inferior, donde se indican los Centros de costos y el Porcentaje para cada centro de costos.
Discriminacin en Saldos por Documentos
Indica si la cuenta maneja saldos por cada documento referencia. Cuando se maneje documento, es
importante que se maneje Tercero. Adems, la cuenta que maneja saldos por documentos, al sacar un
informe que muestre saldos por documentos, solo salen las cuentas que estn marcadas con este
identificador.
Maneja Conciliacin Bancaria
Este campo se utiliza para identificar si dicha cuenta es de banco o no y que va a ser utilizada en la
conciliacin bancaria.
Descripcin Sugerida
En este campo se elige lo que se desea que aparezca en el campo "Descripcin" de la captura de
movimiento al digitar un asiento con dicha cuenta entre las siguientes:
Ninguna: para las cuentas que no van a llevar movimiento
Descripcin registro anterior: para las cuentas de ltimo nivel que llevan movimiento

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

24

EJERCICIO DE PRCTICA:
Crear las siguientes cuentas:
CDIGO
%Base
1
11
1105
110505
11050501
1110
111005
11100501
13
1305
130505
1355
135515
13551501
13551502
13551503
14
1435
143536
143544
15
1524
152405
152410
1528
152805
1592
159215
159220
2
22
2205
220505
23
2365
236515
236520
236525
236530
236540
2370
237005
237010
2380
238095
24
2408
240805
24080501

NOMBRE

Terc.

Doc.

Activo
Disponible
Caja
Caja General
Caja General
Bancos
Moneda Nacional
Banco de Bogot
Deudores
Clientes
Nacionales
Anticipo de impuesto y contribuciones
Retencin en la fuente
Ventas
Honorarios
Rendimientos Financieros
Inventarios
Mercancas no fabricada por la empresa
Inventario de Computadores y partes
Inventario de mercanca
Propiedades planta y equipo
Equipo de oficina
Muebles y enseres
Equipos
Equipo de computacin y comunicacin
Equipo de procesamiento de datos
Depreciacin acumulada
Equipo de oficina
Equipo de computacin y comunicacin
Pasivo
Proveedores
Nacionales
Proveedores nacionales
Cuentas por pagar
Retencin en la fuente
Honorarios
Comisiones
Servicios
Arrendamientos
Compras
Retenciones y aportes de nmina
Aportes salud, pensin y Fondos de solidarid.
Aportes Sena, ICBF, Cajas de compensacin
Acreedores Varios
Otros
Impuestos, gravmenes y tasas
Impuesto sobre las ventas por pagar
Valores recaudados
Iva por ventas

N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
TE
N0
N0
TB
TB
TB
N0
N0
TE
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
SI
N0
N0
TB
TB
TB
TB
TB
N0
N0
N0
N0
TE
N0
N0
N0
TB

CDIGO
%Base

NOMBRE

Terc.

Doc.

24080502
240810

Iva por honorarios

Valores pagados

TB
N0

N0
N0

N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
NO
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
SI
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

Concil.
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
SI
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
NO
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

3.5
10.0
7.0

10.0
10.0
4.0
3.5
3.5

16.0

Concil.
N0
N0

16.0

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD
24081001
24081002
24081003
24081004
24081005
26
2610
261005
261010
261015
261020
3
31
3115
311505
36
3605
360505
37
3705
370505
4
41
4135
413536
413544
4175
417536
417544
42
4210
421005
421040
5
52
5205
520506
520515
520527
520530
520533
520536
520539
520568
520569
520570
520572
520575
520578

Iva por compras

Iva por honorarios
Iva por comisiones
Iva por seguros
Iva por servicios pblicos
Pasivos estimados y provisiones
Para obligaciones laborales
Cesantas
Intereses sobre las cesantas
Vacaciones
Prima de servicios
Patrimonio
Capital social
Aportes sociales
Cuotas o partes de inters social
Resultados del ejercicio
Utilidades del ejercicio
Utilidad del ejercicio
Resultados de ejercicios anteriores
Utilidades o excedentes acumulados
Utilidades acumuladas
Ingresos
Ingresos operacionales
Comercio al por mayor y por menor
Venta de Computadores y Partes
Ventas de pinturas y lacas
Devoluciones en ventas
Devolucin de Computadores y Partes
Ventas de pinturas y lacas
Ingresos no operacionales
Financieros
Intereses
Descuentos comerciales condicionados
Gastos
Gastos operacionales de ventas
Gastos de personal
Sueldos
Horas extras y recargos
Auxilio de transporte
Cesantas
Intereses sobre las cesantas
Prima de servicios
Vacaciones
Aportes a ARP
Aportes a EPS
Aportes a fondos de pensiones y/o cesant
Aportes a cajas de compensacin familiar
Aportes al ICBF
Aportes al sena

TB
TB
TB
TB
TB
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
TE
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
TE
TE
N0
TE
TE
N0
N0
TE
TE
N0
N0
N0
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE
TE

25

N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
NO
N0
N0
NO
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
NO
N0
N0
NO
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

16.0
16.0
16.0
16.0
16.0

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD
CDIGO
%Base
5230
523015
523025
523035
5235
523525
523530
523535
523550
5260
526005
526010
526015
526020
5295
529505
53
5305
530505
530520
530535
6
61
6135
613536
613544

NOMBRE
Seguros
Corriente dbil
Incendio
Sustraccin y hurto
Servicios
Acueducto y alcantarillado
Energa Elctrica
Telfono
Transporte, fletes y acarreos
Depreciaciones
Construcciones y edificaciones
Maquinaria y equipo
Equipo de oficina
Equipo de computacin y comunicacin
Diversos
Comisiones
No Operacionales
Financieros
Gastos Bancarios
Intereses
Descuentos comerciales condicionados
Costos de ventas
Costo de ventas y de prestacin de servic.
Comercio al por mayor y al por menor
Ventas de computadores y partes
Ventas de Pinturas y Lacas

26

Terc.

Doc.

N0
TE
TE
TE
N0
TE
TE
TE
TE
N0
N0
N0
N0
N0
N0
TE
N0
N0
TE
TE
TE
N0
N0
N0
TE
TE

N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

Concil.
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0
N0

NOTAS:
Todas las compras y ventas se registran causadas
En los servicios pblicos el servicio telefnico lleva IVA
En cada enunciado el valor dado es la base para calcular el IVA
En la compra de activos el IVA, se registra como mayor valor del activo
Slo llevan documento referencia la cuenta 130505 - 220501 238095
La empresa cotiza por riesgos profesionales 1.044%
4. CREAR LOS COMPROBANTES:
(Ruta: Archivo \ Bsicos \ Comprobantes).

Los comprobantes de contabilidad son documentos que permiten agrupar documentos comerciales de la
misma especie. Cada empresa genera a voluntad sus propios Comprobantes, sin embargo existen algunos
comnmente usados, tales como:

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

27

001

Ingresos: Agrupa los Recibos de caja (documentos soporte), usados cuando se recibe dinero en
efectivo, en cheques o en ambos.
002
Egresos: Agrupa los comprobantes de pago o de egreso, usados cuando se paga dinero
003
Compras: Agrupa facturas de compra y a veces rdenes de compra y facturas de compra (la
compra se registra en este comprobante independientemente si es de contado o a crdito.
004
Ventas: Agrupa facturas de ventas, cuando se venden mercancas ya sea de contado o a crdito.
005
Consignaciones: Agrupa los recibos de consignacin que se reciben de los bancos donde
hacemos los depsitos en efectivos y cheques.
006
Ajustes varios: se utiliza para registrar lasnotas dbito y crdito que presenta el extracto bancario.
Tambin se puede emplear para registrar los gastos por pagar.
007
Ajustes prestac., parafisc., y Seguridad Soc. : En este comprobante debemos registrar todas
aquellas provisiones que se hagan peridicamente de prestaciones tales como cesantas, intereses
a las cesantas, prima, vacaciones
008
Depreciaciones: Se usa para reunir las notas contables que se elaboran cuando se registran las
depreciaciones de los activos fijos de las empresas.
099
Saldos iniciales: Utilizamos este comprobante para registrar solamente los saldos al inicio de una
empresa, o cuando pasamos de la contabilidad manual a la sistematizada para registrar los saldos
que se traan en la manual, el documento soporte para este tipo de transaccin es la nota de
contabilidad.
Las notas contables en las empresas deben ser consecutivas.
5. ARCHIVO DE TERCEROS
(Ruta: Archivo \ Bsicos \ Terceros).
Estas clases pueden ser:
CC del tutor o representante
Cdula de ciudadania
Cdula de Extranjera
Nit
Pasaporte
Registro civil de nacimiento
Tarjeta de extranjeria
Tarjeta de identidad
TI del tutor o representante
El tercero puede pertenecer a:
Rgimen Simplificado
Rgimen Comn
Gran Contribuyente
Ninguno

Los terceros son todas aquellas personas naturales y jurdicas con las cuales la empresa tiene algn tipo de
relacin comercial. Los terceros los identificamos con su nit o con la cdula de ciudadana. Se pueden
crear al comienzo cuando se instala la empresa y durante los procesos de captura de las transacciones
diarias.
Este campo se utiliza para identificar si la Cuenta requiera o no, de relacin de Pagos a Terceros y/o
relacin de Bases de lo retenido. Se elige una de las siguientes alternativas:
Nada: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, NO SER NECESARIO digitar el Nit o
Cdigo del Tercero relacionado con el asiento.

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

28

Tercero y Base: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, ser necesario digitar el
Cdigo o Nit del Tercero asociado con dicha Cuenta, adems el valor de la Base sobre la cual se retuvo.
Tercero: Implica que cada vez que se digite un asiento a dicha Cuenta, es necesario digitar el Nit o Cdigo
del Tercero asociado con dicho asiento.
En identificador 1 e identificador 2 se coloca el nmero de la cdula o del Nit,
Sucursal: se llena con ceros
Razn social: nombre de la empresa o persona natural
Municipio: se selecciona en la pestaa adicional
Rgimen: ninguno simplificado comn o gran contribuyente
Clase: c.c. o TI Nit expedido por la DIAN cdula de extranjera
Si es persona natural se selecciona
Si es autorretenedor se selecciona
Fecha ingreso: da, mes y ao en que inicio con la compaa
Se graba y pregunta sobre el dgito de verificacin, se le da s si es persona jurdica
CICLO DIARIO
INGRESAR TRANSACCIONES
Se ingresan las transacciones, incluyendo los saldos iniciales, por CAPTURA/

MOVIMIENTO

Esta opcin se utiliza para digitar todo el movimiento contable del mes que se encuentra respaldado por
documentos.
Una vez codificados debidamente los documentos fuentes, se debe proceder a digitarlos utilizando esta
opcin.
La digitacin del movimiento puede realizarse diaria, semanal o peridicamente, de acuerdo con el volumen
y organizacin de la empresa.
Antes de comenzar a digitar los asientos contables, se debe tener definidos los siguientes archivos:
_ Perodos _ Centros de Costos _ Plan de Cuentas _ Comprobantes _ Terceros
_ Activos fijos (Opcional) _ Diferidos (Opcional)
Los datos a ingresar en la captura son los siguientes:
Encabezado

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

29

- Comprobante: En este campo se elige el nmero del comprobante el cual debe encontrarse matriculado en
el archivo de comprobantes.
- Nmero: Se debe especificar el nmero del documento que se utiliza como fuente para la digitacin de los
asientos (Por ejemplo; nmero de la factura, orden de pago, recibo de caja, etc.).
- Incluye el prefijo. Estos botones permiten asignarles un determinado color a los totales Dbito y Crdito.
- Fecha: En este campo se elige la fecha del documento. Es importante tener claro que esta fecha debe ser
la fecha que trae el documento original y no confundirla con la fecha en la que se est digitando el
movimiento.
- Cuenta: En este campo se elige la cuenta contable que se afecta con el asiento que se est digitando
- Nat: En este campo se indica la naturaleza del asiento. El programa lo trae automticamente, dependiendo
de lo indicado en el mantenimiento de comprobantes en el campo Tipo, pero se puede cambiar. Se elige
entre los siguientes:
1-Normal: Se utiliza para todo movimiento, el programa busca si es Crdito o Dbito y lo muestra en el
informe Auxiliar como Dbito Normal o Crdito Normal.
2-Ajuste: Se utiliza para las cuentas que son resultado de ajustes al costo.
3-Depreciacin: Se utiliza para asientos de depreciacin.
4-Ajuste Depreciacin: Se utiliza para los ajustes de la depreciacin acumulada.
5-Amortizacin: Se utiliza para los asientos de amortizacin de diferidos.
6-Ajuste Amortizacin: Se utiliza para el ajuste de la amortizacin acumulada.
_ Los asientos con naturaleza de la 2 a la 6, el programa los genera automticamente cuando se hacen
asientos automticos. Si se realizan los asientos de ajustes, depreciacin y amortizacin manualmente, se
debe definir bien el tipo de comprobante en el mantenimiento de comprobantes.
- Dbito: En este campo se digita el valor dbito del asiento. Si el asiento no tiene un valor Dbito (sino
Crdito), basta con desplazarse al campo de valor crdito
- Crdito: En este campo se digita el valor crdito del asiento.
- Prefijo: En este campo se ingresa el prefijo del documento que respalda el asiento digitado.
- Nmero: En este campo se ingresa el nmero del documento que respalda el asiento digitado, puede ser
el # del egreso, del recibo de caja, la factura, entre otros
- Id Encabezado Movimiento: Si la Cuenta a la cual se est haciendo el asiento est identificada en el
campo Tercero con Tercero y Base o Tercero en el Plan de Cuentas, es decir, es una Cuenta que necesita
identificar el Tercero y/o la Base de Retencin.
Sucursal: Este campo corresponde a la sucursal del tercero.
Centro Costos: Si la cuenta est marcada con identificador de centro de costos "Con centro" o sea que la
cuenta es manejada con Centro de Costos a travs de movimiento, el programa solicita el Centro de Costos
a que pertenece y que deber haberse definido previamente. El programa sugiere el nombre del centro de
costos asociado al cdigo digitado.
Descripcin: Para el detalle del asiento contable. Es en este campo donde se puede digitar libremente la
informacin que se desee y es responsabilidad de quien est digitando, el que la informacin suministrada
muestre claramente las razones y el tipo de asiento contable efectuado.
Fecha: Contiene la fecha en la que se est digitando el movimiento.
PRESENTACIN DE INFORMES
INFORMES BSICOS:

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD

30

Se pueden pedir los informes de archivos bsicos creados, para facilitar la revisin o correccin de los
mismos, como: perodos, plan de cuentas, centros de costos, comprobantes, terceros. Se debe seleccionar
siempre impresora grfica, para que su presentacin sea organizada.
INFORMES ADICIONALES:
Movimiento: Este informe permite visualizar todos los registros de las diferentes transacciones,
para un perodo o varios perodos.

Cuadre: en este informe se presenta el resumen de cada uno de los comprobantes empleados y el
valor del descuadre si lo hay. Se puede solicitar detallado, para facilitar la identificacin del
documento descuadrado.

Control de consecutivos: Sirve para control de documentos digitados, aparece el nmero inicial y
final de cada comprobante, organizado por rangos.

Numerar libros oficiales: facilita la numeracin de los libros que se van a registrar en la Cmara
de Comercio y que son obligatorios para las empresas que deben llevar contabilidad, como: Caja
Diario, Mayor y Balances.

INFORMES CONTABLES:
Comprobantes de Diario: Se detalla el movimiento de las diferentes cuentas en los comprobantes
empleados. Sirve como soporte al libro Caja Diario

Libro Auxiliar: Es indispensable pedir este informe, porque relacionada cada una de las cuentas,
con el tercero, saldo inicial, movimiento dbito y crdito y el saldo actual. Facilita la conciliacin de
las cuentas y el control de cada una de ellas.

Balance de Prueba: Aparece relacionado el saldo anterior, movimiento dbito y crdito y saldo
actual para cada una de las cuentas.

Libro Mayor: Libro oficial de las empresas obligadas a llevar contabilidad, debe ser registrado en
Cmara de Comercio

Caja Diario: Libro oficial de las empresas obligadas a llevar contabilidad, debe ser registrado en
Cmara de Comercio

INFORMES ADMINISTRATIVOS:
Estado de resultados: Se debe solicitar primero el del perodo en el cual se est trabajando y
luego el acumulado.

Balance General: En este informe, se debe presentar la ecuacin contable: Activos = Pasivos +
Patrimonio. En caso de no obtener este resultado, se debe verificar que en el Estado de resultados,
aparezcan todas las cuentas que tienen movimiento y en especial las de utilidad y prdida del
ejercicio.

EJERCICIO DE APLICACIN # 1
DISTRIPINTURAS LTDA
BALANCE DE PRUEBA
NIT. 811047218-2
(RGIMEN COMN)
Enero 31 de 2009
Caja
Bancos (Bogot Cuenta No 012-524555-012)
Clientes (Pintamax Ltda. - RC- Nit. 890111999) Fact. 221
Inventario de mercanca (30 unidades)
Muebles Y Enseres
Depreciacin acumulada

$2.423.000
56.325.000
2.000.000
900.000
1.200.000
100.000

COPIA NO CONTROLADA

TCNICO EN CONTADURA SISTEMATIZADA

SISTEMAS II- CONTABILIDAD
Otros acreedores (lvarez & Ca. RC- Nit. 890212221) Fact. 888
Cuotas o partes de inters social(su nombre y cdula).
Sumas iguales

31

1.100.000
$61.648.000
$62.748.000

$62.748.000

Nota: Este balance de prueba se deber ingresar al sistema con la nota de contabilidad No 152 y en del
comprobante de saldos iniciales.

COPIA NO CONTROLADA

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32

TARJETA DE KARDEX
REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS
Fecha

Entradas
Unidades V/Unidad V/ Total

Salidas
Unidades V/Unidad V/ Total

Saldos
Unidades V/Unidad V. Total

Durante el mes de Febrero de 2009 realizaron las siguientes transacciones:

Da 01 Compran un computador para el uso de la empresa por $3.480.000, a Computex Ltda. (RC), Nit.
890.600.265, Factura No. 2545, para pagarlos en 60 das.
Dia 01 Se adquiere un seguro contra incendios por valor de $ 2.400.000 a Suramericana de seguros, Nit
890.900.316, el cual se pag con el cheque No. 5012 y se elabor el comprobante de egreso No. 01
Da 01 Contratan una secretaria (Luisa Mara Lpez CC 42.600.215) a la cual se le pagar 1,5 salarios
mnimos y auxilio de transporte y se le deducir lo legal (inicia labores el da 01)
Da 15 Compran 250 galones de pintura a Pintuco Ltda. Nit. 890.400.580, a $40.000 cada uno, factura No.
400, condiciones 10%, 5/20 y n/60
Dia 18 Se compran 100 galones de pintura a Pintuco Ltda. (GC) a $39.000 C/U, segn factura No. 469.
Condiciones 5/30 y n/90
Dia 20 Se venden 360 galones de pintura a Pintamax Ltda., (RC) a $60.000 cada uno, factura 104 y nos
cancelan con el cheque 8778 del Banco Popular. Se elabora el recibo de caja 7775
Dia 21 Se consignan el cheque recibido el da anterior y 2.000.000 en efectivo, consignacin No. 7987981
Da 28 Le pagan salarios a Luisa Maria Lopez por el mes de febrero, Auxilio de transporte, 4 HED,
Deducen lo legal, comprobante de egreso No 02, cheque No 5013
Dia 28 Se causan las prestaciones sociales de Luisa Maria Lopez segn nota contable No. 153 (prima,
cesantas, vacaciones e intereses sobre cesantas).
Se causan los aportes a la seguridad social: Salud, pensin, riesgos segn la nota contable No. 154.
Se causan los parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensacin Comfama), segn la nota contable No.
155
Dia 28 Se hacen ajustes de depreciacin segn nota No. 01
Transacciones del mes de marzo/09
Da 05 Se compran 200 galones de pintura a Pinturas Terinsa S.A.(G.C) a $ 38.000 cada uno segn factura
No. 8979, pagando el 30% de contado con el cheque No. 5014, comprobante de egreso No. 03. El resto en
las siguientes condiciones 10/15 y n/45

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33

Da 08 Se paga la seguridad social del mes anterior al ISS con el cheque No. 5015 y comprobante de
egreso No. 04 y parafiscales a Comfama con el cheque No. 5016, comprobante de egreso No. 05
Da 10 Se paga con cheque No.5017, comprobante de egreso No. 06 la deuda de febrero 18.
Da 15 Se venden de contado 150 galones de pintura a Pintamax Ltda. (RC) a $60.000 segn la factura No.
105, para lo cual se elabor el recibo de caja No. 7776. Se recibi el cheque 0012120
Da 18

Se cancela la deuda del da 15 de febrero con el cheque No. 5018, comprobante de egreso No. 07

Da 20 Se pagan servicios pblicos clasificados de la siguiente manera:

Acueducto $120.000, energa $152.000 y telfono $139.200(incluido el IVA), Comprobante de egreso No. 08
cheque No. 5019
Da 22

Se consigna el saldo de caja a la fecha, recibo de consignacin 32326

Da 30

Se hacen ajustes diferidos (seguro), segn nota No. 01 y de depreciacin Segn nota No. 02

Da 31 Se pagan salarios a Luisa M. Lpez por el mes de marzo, Auxilio de transporte, 5 HED, Deducen lo
legal, comprobante de egreso No 09, cheque No 5020
Dia 31 Se causan las prestaciones sociales de Luisa Lpez segn la nota contable No. 156 (prima,
cesantas, vacaciones e intereses sobre cesantas).
Se causan los ajustes parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensacin Comfama) segn la nota contable
No. 157.
Se causan los aportes a la seguridad social: Salud, pensin, riesgos segn la nota contable No. 158.
TALLER DE PRCTICA # 2
Objetivo: Realizar los diferentes procesos contables mediante el uso del programa SOFTLAND
La empresa DKL COMPUTADORES E.U., con Nit. 890300256-1, inscrita en el RC, se dedica a la compra y
venta de computadores y a la reparacin y mantenimiento de equipos de cmputo; presenta la siguiente
informacin:

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a. Balance de Prueba a Junio 30 de 2009

110505 CAJA
11100501 Bancolombia
1230505 CLIENTES:
Codinter factura. 1245
Creaciones Brisa Factura 1304
143536 Inventario Computadores
150405 Terrenos
151610 Oficina
152405 Muebles y Enseres
152805 Equipo de Cmputo
220505 PROVEEDORES:
Elctricos Dumar Factura. 0328
Distribuidora Mundial Factura 457
APORTES PATRONALES:
237005 EPS: COOMEVA (GC)
237006 ARP: SURATEP (GC)
237045 PENSION: PORVENIR (GC)
240802 IVA POR PAGAR
236540 RETENCION POR PAGAR
311505 CAPITAL SOCIAL
TOTALES

1,100,000
2,300,000
1,536,000
936,000
600,000
12,000,000 10PC
3,000,000
25,000,000
2,300,000
1,800,000
7,900,000
3,500,000
4,400,000
456,000
236,000
11,000
209,000

49,036,000

554,000
126,000
40,000,000
49,036,000

Durante los meses de Julio y agosto de 2009, realiz las siguientes transacciones:
Julio 1 Prest servicio de mantenimiento a crdito a Caracol (GC) con factura 1425 por $1.240.0000 IVA
16%, Rte Iva 50%, Rte fte 4%
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
890.895.255

Doc Ref

Descripcin:
Julio 3: Compra 8 computadores a Full Sistemas RC con factura 567 a $1.360.000 cada uno, retencin
3.5%, IVA 16%. Cancela en efectivo, comprobante egreso 1120 y se gana un descuento de 2% Registrar
primero la factura por compras y luego el pago
Julio 8: cancela con cheque 1528 de Bancolombia egreso 1121 los servicios pblicos a EPP de Medelln,
factura 1129008 por los siguientes conceptos:
Internet
$20.000 IVA 16%
Acueducto y alcantarillado
$43.000
Tasa de aseo
$13.620
Telfono $115.000 IVA 16%
Energa $136.250

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Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
890904996

35

Doc Ref

Descripcin:
Julio 15: Cancela al Municipio de Medelln, industria y comercio factura 5463 por $24.750, egreso 1122,
cheque 1129009
Comprobante:
Nmero:
Fecha:
Cuentas
Dbito
Crdito
Tercero
Doc Ref
890905211
Descripcin:
Julio 31: Cancela la nomina del administrador Carlos Eduardo Parra Ospina por $750.000, auxilio
transporte, deduccin lo legal. Cheque1129010 comprobante egreso 1123
Comprobante:
Nmero:
Fecha:
Cuentas
Dbito
Crdito
Tercero
Doc Ref
98315218

Descripcin:
Julio 31: Contabilizar la provisin para prestaciones sociales y los aportes a la seguridad social y
parafiscales.
Prestaciones sociales:
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
98315218

Doc Ref

Descripcin:

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Aportes seguridad social y parafiscales
Comprobante:
Nmero:
Cuentas
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
98315218

36

Doc Ref

Descripcin:
Agosto 8: Vende 3 computadores a Fabricas Unidas RC por $5.600.000 IVA 16% fra. 1426, le cancelan el
50% con cheque y el resto a 15 das. Recibo de caja 026.
Factura de venta
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
806912659

Doc Ref

Crdito

Fecha:
Tercero
806912659

Doc Ref

Descripcin:
Recibo de Caja:
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Descripcin:
Agosto 15: presta servicios de mantenimiento a crdito a Colanta GC con fra. 1427 por $1.110.000 IVA 16%,
rtefte 4%, Rte IVA 50%
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
890.250.648

Doc Ref

Descripcin:

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37

Agosto 31: Cancela la nmina del mes. Cheque 1129011 comprobante egreso 1124
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero

Doc Ref

Descripcin:
Agosto 31: Contabilizar la provisin para prestaciones sociales y los aportes a la seguridad social y
parafiscales
Prestaciones sociales:
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
98315218

Doc Ref

Crdito

Fecha:
Tercero
98315218

Doc Ref

Crdito

Fecha:
Tercero
811015318

Doc Ref

Descripcin:
Aportes seguridad social y parafiscales
Comprobante:
Nmero:
Cuentas
Dbito

Descripcin:
Factura de venta
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Descripcin:

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Egreso:
Comprobante:
Cuentas

Nmero:
Dbito

Crdito

Fecha:
Tercero
811015318

38

Doc Ref

Descripcin:
Se pide:
1. Crear la compaa y los archivos bsicos necesarios
2. Emplear los soportes contables necesarios y diligenciarlos correctamente
3. Digitar la informacin en los 3 meses
4. Pedir los siguientes informes en el mes de agosto y guardarlos como archivos de texto:
a. Informe de movimiento
b. Cuadre
c. Balance de Prueba
d. Libro auxiliar
e. Estado de Resultados Mensual y Acumulada y
f. Balance General

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