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CONCEPTO
Accin de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido
OBJETIVO
Buscar en el mercado qu proveedores existen que nos pueden suministrar unos
productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras
Funciones
1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo,
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben
ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de
entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario
verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo
aceptarlas.
2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y
control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y
medidas.
3. Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha
POLTICAS DE COMPRAS
Checar inventarios
Hacer la requisicin
Compras directas con distribuidores
El pedido debe entrar oportunamente para poder ser surtido en tiempo y forma.
Contabilizar las facturas para que sean liquidadas en cuanto compras a crdito.
http://www.bos.de/documents/
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promociones
se
disean
Distribucin
Una de las actividades muy importantes dentro de logstica del abastecimiento es
el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado. Ese
movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener
un producto, segn la naturaleza del mismo. Si la empresa tiene su propia flota
para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el
buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales.
Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del
Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idnea para el
manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se
puede daar por su mal manejo o podra ocasionarse daos a terceros lo que
dara lugar a demandas para la empresa compradora. Si se daa el producto, se
corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y
el mercado quedara sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzaran y
lo peor sera que la competencia de apodere de nuestros consumidores.
La
responsabilidad
de
la
empresa
transportista
contratada
es
dar
el
1.2.4 Finanzas
Fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos. 6
4 http://www.ciudadmovil.com.co/compras-y-almacen/
5 http://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Relacion-Del-Departamento-DeCompras/51916.html
el Depto. de Mercadeo
y Ventas hacen un anlisis del mercado, sobre la
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1.2.5 Contabilidad
Control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las
compras.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras
estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin. 8
1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el
establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos
terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras
debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de
Ventas. En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se
necesita para vender.
El Gerente de Marca,
empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades
necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaos, etc. Una vez
realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados
con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la compra. Es
decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo a lo
negociado por el Gerente de Marca y ver que el proveedor cumpla con todas las
especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos solicitados,
se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.
Principio
de la
Ubicacin
Principio
de la
armonia
El dpartamento de compras
debe adaptarse a las
cambiantes exigencias de
la empresa.
Pincipio
de la
fexibilida
d
Principio
de
Debe ser sencilla para
Sencillez
cumplir con el objetivo
Organizacin Lineal
Es aquella en la cual la autoridad y responsabilidad se transmiten por una sola
lnea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgnica. El crecimiento
de la estructura de una organizacin es consecuencia de la asignacin de
autoridad proyectada hacia los niveles inferiores.
Organizacin Funcional
Creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la administracin cientfica y se
basa en la especializacin de funciones y la divisin del trabajo que consiste en
dividir labores de la Direccin de modo que cada individuo tenga que realizar el
menor nmero de funciones si es posible.
Organizacin de Staff
Proporciona asesoramiento y servicio tcnico y cuerpos especializados para cada
funcin a la autoridad de lineal, de sta conserva la autoridad y responsabilidad
ntegramente transmitida a travs de un solo jefe para cada funcin.
1.3.1 centralizadas11
En una estructura organizativa centralizada, la autoridad para la toma de
decisiones se concentra en la parte superior y slo unas pocas personas son los
responsables de la toma de decisiones y la creacin de polticas de la
organizacin. En una organizacin descentralizada, la autoridad se delega en
todos los niveles de gestin y en la organizacin. Un grado de organizacin de
centralizacin o descentralizacin depende del grado de poder de decisin que se
distribuye a lo largo de todos los niveles.
Caractersticas
12 http://es.slideshare.net/leonelosva/6-organizacion-dpto-compras
compras
centralizadasdescentralizadas,
tambin
llamadas
una
misma
corporacin. En esta
clasificacin la oficina matriz de las compras efecta las adquisiciones comunes a
todas las fbricas, por ejemplo, tratndose de materia prima y suministros para la
produccin, dejando a las fbricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que
ellas necesiten en forma ms exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades,
pero siguiendo siempre las polticas generales de la matriz.
Con frecuencia en el tipo de empresa que nos ocupa, una sola persona es
suficiente para llevar adecuadamente la funcin. Sin embargo, deber conocer
perfectamente bien el mercado de los productos que interesen a la empresa, lo
cual no siempre es fcil, sobre todo si dicha persona asume otras
responsabilidades. De cualquier forma es importante centralizar la funcin de
compras y responsabilizar a una sola persona. De esta manera todos los
elementos de compras quedan bajo un solo control y con ello se pueden permitir a
3. Costos destinados
4. Fluctuaciones por tendencias cclicas o estacionarias
Es un mtodo que se ocupa para separar la parte fija y la parte variable de los
costos semivariables y se utiliza para tomar decisiones buscando ser un artculo
E- Procurement
una accin de compra movido por cuatro elementos que siempre estn presentes
en mayor o menor intensidad en la decisin de compra.
PASO No. 2: Deben existir como mnimo tres (3) cotizaciones de los proveedores
implicados.
a) Mejores Precios
b) Mejores condiciones de crdito
c) Mejor Calidad
d) Tiempo de Entrega
a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar
por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma N 2)
Original: Proveedor
Copia 1: Contabilidad
Copia 2: Cuentas por pagar
Copia 3: Archivo de compras
Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.
PASO No. 5: Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe
diario de ordenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos:
(Ver Forma N 3).
Esto debe hacerse al final del da, cuando se hallan emitido todas las rdenes de
compra necesarias.
PASO No. 7: Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4
de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las
cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercanca es despachada
por el proveedor el encargado del departamento de almacn debe llenar esta
copia con las cantidades que est recibiendo, habiendo revisado con detalle que la
mercanca est en buen estado.
PASO No. 9: Una vez recibidas las rdenes liquidadas del almacn en el
departamento de compras, se debe chequear con las requisiciones de material
para determinar si se recibi toda la mercanca solicitada al proveedor, de lo cual
en esta oportunidad se pueden presentar dos situaciones:
PASO No. 12: Una vez realizado todo este proceso, la persona encargada del
departamento de compras deber hacer entrega a la persona encargada del
departamento de Contabilidad las copias N 1 y 2 de las rdenes de Compra, para
su revisin y posterior pago. Esta entrega debe hacerse a travs de la Relacin de
Entrada de Almacn. (Ver Forma N 6), esta forma debe constar de los siguientes
datos:
PASO No. 13: La persona encargada del Departamento de Contabilidad, una vez
recibidas las rdenes de compra por da, proceder a revisarlas tomando en
cuenta que se haya recibido nicamente lo que se pidi, comparndolas con la
requisicin de material y con la cotizacin que emite el proveedor. Luego que las
rdenes de compra son sometidas a revisin, tomando en cuenta las condiciones
de pago de cada proveedor, se decide en que momento le corresponde la emisin
del cheque para la cancelacin de la compra efectuada. (En este momento se
realizan todas las operaciones necesarias por el departamento de cuentas por
pagar, que no indicaremos por pertenecer al Manual de Cuentas por Pagar).
PASO No. 14: Dependiendo del sistema de inventario que lleve la empresa, se
proceder a hacer los asientos correspondientes.
a) Continuo:
Inventario (dbito)
I.S.V. Crdito Fiscal (dbito)
Cuentas por Pagar (crdito)
b) Peridico:
Compras (dbito)
I.S.V. Crdito Fiscal (dbito)
Cuentas por Pagar (crdito)
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de
compras son:
Fuentes de abastecimiento
Especificaciones
Precio y Calidad
Investigacin y desarrollo
Compras recprocas
tica
Compras anticipadas
Venta de material excedente y desperdicio
Procedimientos
2.3.3 Funciones
Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin de Adquisiciones.
Departamento de Calidad
Depto. De Recibo:
El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da que se haya realizado la
entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de
compras, para que este pueda detectar cualquier desviacin. El encargo su
funcin es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y entregadas.
Depto. De inventarios y Almacn:
El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto
suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y
custodia de las existencias, y la integracin de los datos que forman el catlogo de
productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que
conforma el detalle de sus inventarios.
2.3.4 Organigrama
Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y
utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas,
polticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseo, tenemos que en
el manual de compras de debe de cantar con un organigrama que cumpla con las
delegaciones de las diferentes actividades asignadas a cada uno de sus
miembros.
flujo son considerados en la mayora de las empresas como uno de los principales
instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.
FUENTES:
el
09,
2014.
http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-
manual-de-compras.html
"Compras" BuenasTareas.com. 03, 2011. Consultado el 09, 2014.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Compras-Unidad-1Y-2/1651517.html.