TALLER ANEXO DE ACTIVIDADES EXTRA CLASE

2. Explique en que consisti la explosin documental en los aos 80.

Podramos deducir o inferir que la tecnologa de los aos ochenta ha sido una u
otra forma la responsable directa de la gran cantidad de informacin producida segundo a
segundo en todas las esferas del quehacer mundial: la poltica, la economa, el
comercio, las investigaciones educativas, culturales, sociales, los laboratorios,
clnicas, etc. En cierta medida esto es cierto. Sin embargo, si nos remontamos al estudio
de la propia historia humana encontraramos que esa inmensa produccin
mundial de informacin contenida en una variada gama de formas de presentacin
produce a su vez un elemento diferente al que llamamos Documento; la
informacin es parte inherente del documento mismo; sin ella, el documento como tal
no existe. Son documentos no slo la informacin elaborada y contenida en papel, sino
tambin las pelculas, los videos, las fotografas, las obras de arte, etc. Son estos
documentos, los que han ido creciendo en una forma desproporcionada y
aparentemente inmanejable. Pero no es a partir slo de la dcada de los ochenta cuando
podemos hablar de la avalancha incontrolable de produccin documental,
conocida ms comnmente como explosin
documental. El hombre por
su
caractersticas de ser social ha necesitado siempre el establecer las transcendencia de sus
actos y sus vivencias, las cuales comenz a plasmar de diferentes hace
millones de aos cuando en su afn comunicativo logr descubrir la forma de
evidenciar sus recuerdos en las rocas de las cavernas donde habitaba,
enriqueciendo as su comunicacin basada en gestos y sonidos
sin manifestacin alguna de perennidad. Sin embargo, aun cuando la
produccin documental, es decir, la informacin registrada en un soporte fsico
comenz con el mismo desarrollo de la comunicacin humana no fue sino hasta la
invencin de la imprenta de Gutenberg que surgi la idea de la produccin en serie
delos documentos como un proceso paulatino de divulgacin informativa. Siglos
ms tarde el propio proceso de tecnificacin que altero el mundo comercial y econmico,
ocurrido en los aos cincuenta, influy notoriamente para que la produccin documental
sufriera un repentino y audaz cambio, el cual caus gran revuelo en el mundo de los
negocios en particular y en las actividades del hombre en general. El paso de la
mquina de escribir tradicional a la elctrica y luego sucesivamente a aparatos ms
sofisticados de memoria, con capacidad similar a los computar odres personales, la
invencin de las mquinas duplicadoras, etc., permiti que se llevara a
proporciones no imaginadas la produccin de documentos. Su repercusin ha sido de tal
magnitud que la denominamos Explosin documental. manera de ejemplo, tomemos los
datos estadsticos de la industria editorial y la impresin norteamericana, una de las ms
slidas e importantes de mundo. El 81% dela industria manufacturera de los Estados
Unidos est dedicada al campo de la produccin de documentos, con un promedio de
38.000 establecimientos ubicados en las principales ciudades de ese pas.

3. Grafico la evolucin de la informacin

4. De acuerdo a su finalidad, a que estn llamados a ser los archivos?

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin
organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para
su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la
Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de
los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de
facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley.
5. describa y grafique las clases de archivo, de acuerdo con su
organizacin.

6. concepto de archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada,
en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender
como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
7. Relaciones los objetivos del archivo
Constituir un centro de informacin disponible en todo momento. La
documentacin de una empresa frecuentemente es consultada como base de
nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con
el fin de proporcionar oportunamente cualquier informacin que se requiera.
Asegurar una perfecta conservacin de los documentos. Toda documentacin
debe permanecer dentro de las mximas medidas de seguridad para que no
se deteriore por la accin de la humedad, fuego, aire,... y evitar su prdida.
Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e informacin. Si los
documentos estn bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento
solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.
Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales
como contratos, escrituras, etc. Y los de constitucin y funcionamiento de la
empresa.
8. Relaciones las funciones del archivista
Resguardar documentos, expedientes y dems informacin, organizando y
ejecutando actividades de clasificacin, codificacin y custodia de documentos,
a fin de mantener informacin actualizada y organizada a disposicin de la
organizacin.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Coordina y controla la recepcin de la documentacin.

Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
Recibe material para archivar.
Clasifica el material para archivar.
Codifica el material para archivar, de acuerdo al cdigo establecido.

 Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, segn

la normativa vigente.

Efecta la lectura de los documentos a archivar.

Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los
archivadores.

Realiza inventarios de archivos, para la evacuacin de expedientes de

inactivos y documentos que han caducado.

Vela por la conservacin, restauracin y mantenimiento de la

documentacin.

Participa en el diseo y ejecucin de instrumentos tcnicos.

Lleva el control de prstamos de expedientes y/o documentos.
Revisa los controles de prstamos para verificar la fecha de vencimiento.
Proporciona informacin del material archivado, segn las normas
establecidas.

Actualiza el Thesauro en trminos claves.

Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares
de archivo adscritos a la unidad.

Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos

de la unidad.

Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.

Opera un microcomputador para accesar informacin.
Cumple con la normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

9. por concepto de archivo se entiende:

A) El ordenamiento de cartas y documentos comerciales en orden numrico.
B) la organizacin metdica de documentos comerciales en orden alfabtico
C) un sistema para la conservacin y consulta de documentos comerciales
D) ordenamiento metdico y adecuado de documentos comerciales para su
conservacin y consulta.
10. el archivo es importante porque:
A) proporciona informacion adecuada segn el sistema alfabetico
B) es necesario toda organizacin para obtener una informacion adecuada
C) proporcionar informacion precisa en el momento oportuno
D) permite un conocimiento preciso de fechas, nombres y situaciones.
11. el archivo segn su uso se clasifica en:
A) activo, inactivo, centralizado
B) de gestin, intermedio, histrico
C) semiactivo, centralizadom activo
D) descentralizado, inactivo con control central.