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Nos especializamos en ensear aquellas habilidades

que deben ser transmitidas con pasin y experiencia

Habilidades Blandas

Habilidades Blandas
Son aquellas que tienen que ver con:
Liderazgo
Relacionamiento
Capacidad de negociacin
Administracin del Tiempo
Capacidad de resolver problema
Manejo del Stress

Habilidades Blandas
Estudios recientes indican que un buen
manejo de las habilidades blandas, incide
en aproximadamente un 70% del xito
de un ejecutivo.

Administracin del Tiempo

Rodrigo Eterovic

O Mejor dicho:
Como administramos nuestro
comportamiento con respecto al tiempo?

Administracin del Tiempo


El tiempo es una variable que no se puede comprar,
no se puede guardar y solo se puede ocupar a una
razn de 60 segundos por minuto, 60 minutos por
hora, 24 horas por dia.
11

12
1

10

2
3

9
4

8
7

Administracin del Tiempo


El tiempo es una variable que no se puede comprar,
no se puede guardar y solo se puede ocupar a una
razn de 60 segundos por minuto, 60 minutos por
hora, 24 horas por dia.
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7

Ni ms rpido ...ni ms lento !

Administracin del Tiempo

LIFE

El reloj de la vida

Administracin Tiempo
Para Que ?
Time

Porque esta Ud. Aqu hoy?

Administracin Tiempo

Para ejecutar nuestras


Metas y Actividades
En forma eficiente, sin agobio y en un
lapso de tiempo determinado

Es decir:
Queremos lograr una forma de Trabajar y
vivir mejor!!

Inspiration
Si Ud. lo puede soar, Ud. lo puede hacer
Walt Disney
Disneyland fue construido en 366 dias, desde que se
puso la primera piedra, hasta que se abri al pblico por
primera vez.

Inspiration

Gast 4 horas trabajando en mi reporte: Una hora en ir al mall


para buscar tinta para la impresora, 2 horas con la mesa de ayuda,
porque tenia problemas con el computador, 30 minutos buscando
papel y 30 minutos tratando de encontrar el font perfecto.

Inspiration

JO
A
AB
R
T

DO
U
SE
P
Gast 4 horas trabajando en mi reporte:

Una hora en ir al mall para


buscar tinta para la impresora, 2 horas con la mesa de ayuda, porque
tenia problemas con el computador, 30 minutos buscando papel y 30
minutos tratando de encontrar el font perfecto.

Entremos en Materia

Administracin Tiempo
Queremos administrar en forma optima nuestro tiempo porque
todos tenemos una cantidad de metas o actividades a lograr en
un determinado plazo de tiempo
Metas dadas en forma externa
Trabajo
Familia
Sociedad

Metas dadas en forma Interna


Quiero hacer

Obligaciones

S
T
R
E
S
S

Administracin Tiempo
Presiones Externas

Entro a trabajar a las 09:00 hrs


Tengo que entregar el informe a las 15:00 hrs
El cliente espera la entrega del trabajo el Jueves a las 10:00 AM
Tengo que ir a esta reunin de rea y despus entregar un resumen
Tengo que terminar este trabajo hoy segn me pidi mi jefe.
Interrupciones

Presiones Internas

Qued de pasar a buscar a mi pareja a las 19:30


Qued de juntarme con mis amigos a las 20:00 hrs

El mundo de hoy
Todos van a pedir ms en menos tiempo
Jorge hace un cierto trabajo en 4 dias
Pedro hace el mismo trabajo en 2 dias
Quien es mas eficiente ?
Si esta fuera la nica variable de eleccin a quien dejaria ?

El mundo de hoy
La pregunta que nace entonces es :
Como hacer ms y lograrlo sin tener una sensacin
de AGOBIO, STRESS y disfrutandolo!!!! ?
Como lo hago ?

Administracin Tiempo
Planificando
Priorizando

Como lo hacemos?

Agendando
Conociendose
Utilizando tcnicas que aprenderemos aca.
(Ej. Time Boxing, reverse planning)

Suena Fcil pero hay un pequeo detalle

Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a
propsito
La prdida de tiempo es en
general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando
de :

cambios de hbitos!!

Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a
propsito
La prdida de tiempo es en
general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando
de
cambio de hbitos!!
Cambiar nuestro comportamiento con
respecto al tiempo es : Cambiar un Hbito !

Como Cambiamos un Hbito?


1.- Cambio de hbitos

Como venimos programados y como podemos cambiar

Consciente

Insconciente

Estimulo A
Queremos cambiar
que la reaccin al
estimulo A no sea
el DVD verde, sino
que el rojo

Como Cambiamos un Hbito?

Hacer algo en forma repetitiva (al menos 21 veces),


puede volverse un hbito.

Debemos escribirlo, leerlo, actuarlo, imaginarlo,


para que nuestra mente lo deje GRABADO.

Debemos concientizar el estimulo por el cual


actuamos en forma insconciente.

Creamos un hbito bueno que sobre escriba el


hbito malo.

Ejercicio

Como definimos un Excelente Administrador del


tiempo

Ejercicio

Brain Storming (pero con aproximacin contraria,


(opposite Thinking)

Cuales seran los hbitos de un mal administrador


de tiempo?

Como seria :
Su escritorio
Sus reuniones
Su agenda
Sabe decir que no?

Video
1era Parte

Vamos a la parte conceptual


Del
Time Management

Administracin Tiempo
Queremos administrar bien nuestro tiempo para :

Para ejecutar nuestras


Metas y Actividades
En forma eficiente, sin agobio y en un
lapso de tiempo determinado

Ciclo de las Metas (objetivos) y Logros


Tiempo asociado a una actividad

Formulacin
De
Objetivos o
Metas

Inventario
de
Actividades
(ToDo List)

Planificacin
Priorizacin
Agendamiento

Ejecucin y
control

Administracin Tiempo
Metas (objetivos)

Finalizacin
y
Premiacin

Formulacin de Metas y Goles


Metas (Objetivos)
La mera formulacin de un problema es a menudo mucho ms esencial
que su solucin, que puede ser simplemente una cuestin de matemticas
o una habilidad experimental

Albert Einstein

Formulacin de Metas y Goles


Aprender a Fijarse (Formularse) metas
De acuerdo a Locke, estas deben ser SMART:

Specific
Measurable
Attainable
Relevant / Realistic
Time Bound

Dr. Edwin Locke, fue un investigador que


en 1968 escribi el artculo: Hacia un
sistema de tareas e incentivos.
Dentro de sus estudios descubri que
las metas deben ser SMART para que
sean motivantes y que el camino a llegar
a ellas es tanto o ms motivante que la
meta por si sola, sobre todo cuando se
tiene feedback constante.

Formulacin de Metas y Goles


Deseos v/s Metas
Deseo
Quiero bajar de peso.

Meta
Voy a bajar 3 Kg. En los prximos 60 dias
Es mas motivante una meta dificil pero especfica que una meta fcil pero
difusa

Formulacin de Metas y Goles


Metas (tips)
Las palabras a ocupar al escribir sus metas son muy
importantes. (Escribala de distintas formas)
Las metas deben estar escritas en un lenguaje positivo.
Pongale nmero y fechas a sus metas
Es mas motivante una meta dificil pero especfica que una meta fcil pero
difusa...

Formulacin de Metas y Goles


Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...
Quiero ser sano / fumo
Quiero vivir muchos aos / tomo mucho alcohol
Quiero ser delgado / me como la vida
Quiero tener una familia / no formalizo
Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
Quiero un trabajo mejor / no busco
Quiero ser muy inteligente / no estudio
Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
Quiero que mejore el pas / no pago impuestos
Quiero ser ms honesto / no pago multas
Quiero tener muchos amigos / jams los llamo
Quiero que me inviten a muchas fiestas / jams organizo una
Quiero que me quieran / tengo mal humor
Quiero que me quieran / soy agresivo
Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
No me gusta la gente que insulta / insulto
Me quejo de los baos sucios en los bares / me voy sin apretar el botn
Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle

Formulacin de Metas y Goles


Ejercicio:
Metas y Deseos

TIP # 1

APRENDER A FIJARSE METAS

Actividades

Actividades
Una vez que se presentan las metas, entonces aparecen una
serie de actividades que debemos hacer para lograr esas
metas.
Inicialmente presentamos actividades sin importar
priorizacin (inventario), ni requisitos, solo las enunciamos y
escribimos. (Hacemos listas)
Las Actividades se pueden clasificar en:
Actividades propias
Actividades a travs de terceros ( Delegacin )

Actividades
Hay que evitar lo siguiente :
1.- Sindrome del Superman ( Tratar de hacer todo uno mismo)
2.- Delegar sin especificaciones claras ni control

Ej.
Listar Actividades para una comida
empresarial este sbado.

Actividades - Delegacin
El delegar consiste en formular una Actividad a un tercero que creemos puede
hacer la tarea mejor que nosotros o bien nuestro tiempo puede ser mejor
aprovechado que hacer esa actividad.
La delegacin debe ser:

Clara
Con objetivos precisos
Aceptada
Controlada
Premiada o Castigada.

Le doy el trabajo al que est mas desocupado o al que tiene ms habilidades?

Priorizar

Priorizar
EN UNA BOTELLA DE 1 LITRO,
NO CABEN 5 LITROS !!
Que litro dejo?
El da slo tiene 24 horas.
Aprenda a decir que NO

Priorizar
Una buena planificacin tiene como resultado una priorizacin natural, sin
embargo hay casos en que existen 2 escuelas

Hacer lo mas complicado y grande al inicio


eat that frog (Bryan Tracy)

Hacer las cosas pequeas para que dejen espacio a las grandes
(Quitandose las piedras para poder caminar)

ANALIZO

Tcnica del ABCDE


para el da a da

Actividad tipo A : Debo hacer

Actividad tipo B : Debera hacer

Actividad tipo C : Podra hacer

Actividad tipo D : Actividad que debo Delegar

Actividad tipo E : Actividad inutil

Priorizar -- En Resumen
Metas

(Priorizo)

Actividades

Analzo
Proceso
Planifico

Actividades Propias
Agendo
Solo las A si queda
Espacio en agenda, entonces B o C

Actividades Delegadas
Las delego en forma SMART

Agendo considerando:
Ciclo Circadiano
Nivel de Esfuerzo
Nivel de Urgencia
Otra variable para mi relevante

Actividades Desechadas
Prdidas de tiempo

TIP # 2

APRENDER A PRIORIZAR

Planificacin

Planificar

Planificacin
No hacer una Planificacin, es equivalente
a: Planificar para Fallar.
Planifique Cada dia, Cada Semana, Cada
Semestre y Cada Ao.
Uno siempre puede cambiar su plan,
mientras tenga uno.
Randy Pouch

Como Planificamos?

Planificacin
1.- Reloj Interno
Ciclo Circadiano
Todos los seres humanos tenemos un reloj
interno (miles) que obedecen a un ciclo de
24 horas, llamado ciclo Circadiano
De acuerdo al ciclo Circadiano, depende
que tareas hacemos con mayor facilidad a
distintas horas del dia.

Ej. Aprox. 2 horas despus de levantarse, el cuerpo esta ms preparado para una
tarea de concentracin. 2 horas despus de almuerzo el cuerpo esta ms
preparado para una tarea manual.

Planificacin

Planificacin

Cuando el viento sopla, Hay que


navegar !!

Planificacin
Tenemos que conocer nuestro cuerpo y no luchar contra
el:
Existen personas que su ciclo circadiano hace que en las maanas sean
ms eficiente en trabajo de concentracin, de estudio, de deduccin.
(80%)
En la tarde estas personas son ms eficientes en trabajos repetitivos,
trabajos manuales, etc.
Se
Sedebe
debedistinguir
distinguirentre
entrelos
losearly
earlybirds
birdsyylos
losnight
nightowls
owls

Planificacin
Por lo tanto no es solo planificar que
actividades hacemos, sino como
agendamos las actividades a lo largo del
dia, la semana, el mes.

Planificacin
Actividad
A

Actividad
B

Actividad
C

Actividad
D

Planificar las actividades de esta forma a lo


largo del dia puede demorar 12 horas

Actividad
B

Actividad
D

Actividad
C

Actividad
A

Planificar las actividades de esta forma a lo largo


del dia puede demorar 10 horas

Delta T

Planificacin
Actividad
A

Actividad
B

Actividad
C

Actividad
D

Planificar las actividades de esta forma a lo


largo del dia puede demorar 12 horas
Aprovechar mejor el ciclo Circadiano !!

Actividad
B

Actividad
D

Actividad
C

Actividad
A

Planificar las actividades de esta forma a lo largo


del dia puede demorar 10 horas

Delta T

Ejercicio
De acuerdo a su experiencia anote que es lo que Ud. haria
mejor en la maana y que haria mejor en la tarde:

Lectura
Trabajo de planificacin
Reuniones
Visita a cliente
Una Planilla
Socializar
Ejercicio fsico
Generar ideas nuevas
Ensear
Trabajo con mucha concentracin

TIP #3

APRENDER A CONOCERSE

Conociendonos y conociendo el entorno

Como es Usted?

Como es Usted?

Planificacin
1.- Tipo de Personalidad y Time Management
Capacidad de ver el tiempo en perspectiva
t
Actividad

Bad Time Manager

Good Time Manager

Necesita mayor planificacin

No utilizar la mente como Storage

La mente descansa cuando le quitamos cosas de


ella.

Planificacin
Hobby

Pasin

Soy Bueno y SI me gusta


hacer

No soy Bueno pero SI me


gusta hacer

Natural Time Manager

No soy Bueno y NO me
gusta hacer

Soy Bueno pero NO me


gusta hacer
Delegacin

Evito

Planificacin
Matriz Urgencia Importancia
Matriz de Covey
Cuadrante de la ilusin

Deception Quad
Interruptions
Emails
Some meetings
Some projects

Cuadrante de la demanda

Operational Quad
Crisis
Dead lines
Meetings

Urgente
Escape Quad
Surfing WEB
Waisting time
Procastinating

Planning Quad
Recreation
Being creative
Forming strategies

Planning
Quadrant for time

Cuadrante a evitar

Importancia

7 Hbitos

Sea Proactivo

Comience con el final en mente

Ponga primero lo primero

Piense en Ganar Ganar

Piense primero en entender y luego en ser entendido

Cultive la sinergia

Renuevese

Ahorradores de tiempo
Actitud preventiva!!
(La regla de oro..!!!)

Ejemplo...
Llevar el auto a una revisin peridica lleva un par de horas... Y cuesta
algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos
perder muchos das.... En trmites.... O peor... En el hospital.... O
peor.... Y tambin puede costar miles y miles de pesos...

Murphys Law !!

Ahorradores de tiempo
Tcnica del What if...
Ej: En nuestra comida veamos los que pasa si ...

Planificacin
Procastination (Chutear la pelota)
Como Evitarla:
Fjese un plan de actividades real
Realice Backward planning (reverse planning)
Compromtase con terceros a actividades que le
obliguen a comenzar
Haga una pequea primer parte

Planificacin
Backward Planning
Esta es una de las formas mas importantes de planificacin. Permite de una
forma lgica y ordenada darse cuenta de las actividades y el orden de estas a
realizar para completar una meta determinada.
La planificacin reversa, permite plantearse las cosas desde otro punto de
vista.
Se parte por el final y se van detallando los pasos anteriores para llegar a ese
estado.
Ejercicios :
Que debemos hacer para dar una comida el Sbado ?

ESTADISTICAS

Estadisticas de Reuniones

Estudio conducido por la UCLA, determino que:

Un ejecutivo gasta entre el 40 al 50% de su tiempo en reuniones

50% del tiempo en estas reuniones son improductivas

En una encuesta de Mcicrosoft, se nombraron los siguientes top 3 time


wasters: reuniones ineficientes, objetivos no claros y falta de comunicacin

Un estudio del WSJ sugiri que si se siguiese una agenda detallada en las
reuniones los ejecutivos se ahorraran un 80% del tiempo que pasan en
reuniones

60% de los asistentes a una reunin hacen como que toman notas como si
estuvieran escuchando

63% de las reuniones en USA no tienen agenda

Reuniones

Estar en reuniones muchas veces es una Pseudo


Sensacin de Trabajo !!!

Interrupciones
Una interrupcin de 6 a 9 minutos, toma 5 a 6 minutos recuperarse. En
5 interrupciones se puede ir facilmente 1 hora.
Aprenda a decir NO
Una interrupcin de 1 hora .... a valor promedio de un ejecutivo puede
costar facilmente $40.000 ( sin considerar costo oportunidad).
Si consideramos ese costo un ejecutivo, de acuerdo a estudios se
malgastan 2 horas diarias, es decir puede llegar a significar un costo
para la empresa de $880.000 al mes (considerando 22 dias hbiles)

Siempre
Siemprerecuerde
recuerde: :En
Enelelmundo
mundolaboral
laboral Time
Timeisismoney
money

Planificacin
Telefono:
Si va a una reunin : Apague el celular
Deje el celular con su secretaria mientras realiza un trabajo de
concentracin.
Devuelva las llamadas a una cierta hora del dia ( por lotes).
Tenga siempre papel y lapiz a mano cuando habla por telefono

Use el telefono para su bien. (buscar informacin, buscar ahorro de


tiempo.)

Planificacin
El Porque el email es adictivo?

Porque sigue una conducta del tipo :


Programacin de refuerzo positivo variable
La programacin de refuerzo positivo variable
es una de las programaciones mas efectivas
para un mamifero seguir una conducta.

Cada cierto tiempo alguien se acuerda


de mi.

El problema del e-Mail

Planificacin
Cuales son los mayores distractores o Time Wasters
De acuerdo a una encuesta realizada en USA:

Telefono (1 de cada 8 llamadas de telefono se repite porque algo


se olvid)
Reuniones mal planificadas
Chat
Redes Sociales (Facebook, Twitter, etc)
E-mail
Falta dePlanificiacin
Procastination ( Postergar, Darse vuelta)
Interrupciones de pares, visitas no planificadas
Tramites, papeleo
Veamos Estadisticas
Esperas y Demoras
No Saber decir que NO

Planificacin
La pregunta que uno debe hacerse entonces es:

Como logro que en mi entorno en las horas que soy ms


productivo, no aparezcan los distractores mencionados.
Tcnicas fciles:

Poner el telefono en silencio


Comunicar al entorno que vamos a estar concentrados y requerimos que
no seamos interrumpidos
Evitar el chat y el e-mail por un tiempo
Irnos a una sala o lugar que est mas aislado

Comunique
ComuniqueaaSu
SuEntorno
Entornoque
queva
vaaaestar
estarOcupado
Ocupado

Planificacin
Planificar de acuerdo a :

Prioridades
Ciclo circadiano
Tipo de trabajo (propio o delegado)
Lo Urgente y lo Importante

Tips:
Antes de ir a una reunion Llame para confirmar
Antes de hacer un tramite use el telefono !
Que tanto puedo hacer en forma remota.

P l a n i f i q u e !!

TIP # 4

APRENDER A EVITAR
LOS Time Wasters

Video Parte 2

Que pasa si uno deja de planificar


Pierde el ritmo
Comienza la ineficiencia
Ciclo de malgasto de tiempo
Sensacin de no logro
Stress

Planificacin
No importa que Planificador
utilice, pero utilice alguno.
Escriba las cosas a hacer
Priorice las cosas
Planifique y priorice de
acuerdo a su ciclo
cirdadiano.
Evite distracciones e
interrupciones
Agende TODO, no solo lo ms Obvio

Planificacin
El Diagrama Gantt
El diagrama o grfico Gantt es un herramienta til en la gestin de
proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917. Consiste en
confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, con los
respectivos tiempos previstos para su realizacin y con las fechas de
inicio y finalizacin, y se realiza una representacin grfica horizontal
del comienzo y duracin de todas las tareas del proyecto.

Planificacin
Group Time Management

Todos deben estar entrenados !!!!

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal

Jos
Aprobar
formulario x
= Tarea C

Aprobar
formulario x
= Tarea A

Generador

Aprobador

Trabajo Interrelacionado

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal

Jos
Aprobar
formulario x
Cual
Cree usted
C
= Tarea

Aprobar
formulario x
efecto= que
seAproduce
Tarea

que es el
si no hay un procedimiento determinado

Generador

Aprobador

Trabajo Interrelacionado

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal

Jos
Aprobar
formulario x
= Tarea C

Aprobador

Aprobar
formulario x
= Tarea
A
Busca
Aprobacin,
Como no sabe cuando la
Recibir, esta
Constantemente
Generador
preguntando

Trabajo Interrelacionado

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal

Jos

Aprobador

Aprobar
formulario x
C que
= Tarea
Como
no sabe
Para Anibal es una tarea
Tipo A, la hace cuando
Tiene tiempos libres en
Forma aleatoria

Aprobar
formulario x
= Tarea A

Generador

Trabajo Interrelacionado

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal

Jos
Aprobar
formulario x
produce un
= Tarea C

Aprobar
efecto de refuerzoformulario
positivox variable
= Tarea
A
estar constantemente
interrumpiendo

Se
En que Anibal
A Jose, hasta que este le aprueba

Generador

Aprobador

Trabajo Interrelacionado

Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Jos

Como Salir de esto?

Anibal

AnibalAprobar
debe saber que Jos le aprobar
Aprobarlos formularios
formulario
El dia
Martesx a las 15:30 hrs. Ni formulario
antes ni xdespues.
= Tarea C
= Tarea A
Jos debe agendarse tiempo para hacer las aprobaciones
Comprendiendo que para Anibal son tareas tipo A
Aprobador

Emergencias tienen otro procedimiento.

Trabajo Interrelacionado

Ejecucin y Control

Generador

Ejecucin y Control
En esta fase se resalta:
Tiempo estimado para ejecutar una actividad
En que momento la hacemos (Ciclo Circadiano)
Como y cuando la tarea o actividad la vamos a dar por terminada
Prevenir los que pasa si ..., que son los inhibidores de poder
cumplir con nuestras actividades planificadas

Si las actividades son delegadas, se deben poner hitos de


cumplimiento, hitos de control, castigos y premios. (Conceptos de
KPI, Key Performance Indicators)

Tcnica del Time Boxing

O trabajar por lotes

Existe una tcnica llamada Pomodoro se basa en


lotes de 20 min. De trabajo por 5 de descanso.

Encuentre su propio ptimo.

Recientes estudios indican que es ms ineficiente


trabajar en forma multitarea que focalizarse en
solo una tarea por un instante de tiempo.

Ejecucin y Control
Herramientas

Ejecucin y Control
Daily Activity log

Finalizacin y Premiacin

Finalizacin y Premiacin
Finalice
Checklist final (hitos de trmino)
La mente descansa cuando da por finalizado algo

Premiese
Premie a los dems, al final y durante el camino
con refuerzo positivo variable

Video Parte 3 y 4

Herramientas

Sera posible sin herramientas

Recordatorio

Calendarizar es el secreto para que las cosas


ocurran, Planificar es la intencin

Planificar es decidir que vamos a hacer

Calendarizar es decidir cuando lo vamos a hacer

Nuestra Metodologia y Experiencia

Metas Anuales

Planificacion Semanal

Ejecucion diaria

La clave del exito


Otras Tareas del
da a da
Tarea 1
Tarea 2

Metas

Actividades
Actividad A1
Actividad A2
Actividad A3

Comience agendando las


actividades repetitivas
Ej. Reunin de ventas
todos lo lunes de 09:00 a
10:00 AM

Agendar

Como debe ser su agenda

La revisas en forma diaria !!

Tareas que van quedando sueltas

Se realizan entre actividades que tengamos


agendadas.

O bien te agendas una actividad que es para todas


aquellas tareas menores que queden sueltas

Como administrar el correo


Recordemos que estamos tratando con un sistema que
es intrnsicamente ADICTIVO

Contestar por lotes, a intervalos regulares Ej. AM1, PM1


De lo mails que se juntan, hacemos lo siguiente:

Primera pasada :
Mail de referencia
Archiva, clasifica, Borra
Mail de Accin
Metodologa de las 4D

Como administrar el correo


Recordemos que estamos tratando con un sistema que
es intrnsicamente ADICTIVO

Mail de referencia
Aquel mail que no implica alguna accin por parte nuestra,
lo borramos o clasificamos mediante alguna referencia
Para ello debemos definir nuestra estructura de carpetas
y/o referencias
Mail de accin
Mail que requiere de alguna ejecucin de nuestra parte

Administracin del Mail


Sistema 4D

Dar de baja (Delete), casi el 50%.

Relevante para mis objetivos? Debo guardar?

Lo usar en los prximos 3 meses?

Dale (Hazlo) Aprox 1/3 del mail lo procesas as.

Delega.

Lo puedo hacer en 2 minutos? Si es as lo haces inmediatamente.


Si no puedes dar de baja o procesarlo en 2 minutos, lo puedes delegar?
Una vez delegado lo borras o lo mueves a un sistema de refererencia.

Difiere. Aprox. 20% del mail.

Si no puedes delegarlo o darlo de baja o hacerlo en 2


minutos entonces tendrs que hacerlo tu mismo y te tomar mas tiempo

Tienes 2 alternativas, convertirlo en tarea o bien

agendar una actividad.

Cosas tiles que no se usan

Follow up (Seguimiento) hoy todos los sistemas de


correo tienen un follow up

Reglas de correo

Recordatorios en las agendas

Block de notas

Listado de Tareas

Conclusiones

Time Management...consiste en mejorar nuestros


hbitos con respecto a como hacemos las cosas
para ser mas eficientes.

Time Management consiste en equilibrar


nuestro tiempo en trabajo, familia, nosotros
mismos

Time Management Consiste en tratar de


alcanzar nuestros sueos en el reloj de la vida.

Su Vida depende de UD.

LIFE

Video

Bibliografa

Eat That Frog Brian Tracy

The Time Trap Alec Mackenzie

The Pomodoro Technique Francesco Cirillo

7 Habits of Highly Effective People Stephen


Covey

Get things done David Allen

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