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Habilidades Blandas
Habilidades Blandas
Son aquellas que tienen que ver con:
Liderazgo
Relacionamiento
Capacidad de negociacin
Administracin del Tiempo
Capacidad de resolver problema
Manejo del Stress
Habilidades Blandas
Estudios recientes indican que un buen
manejo de las habilidades blandas, incide
en aproximadamente un 70% del xito
de un ejecutivo.
Rodrigo Eterovic
O Mejor dicho:
Como administramos nuestro
comportamiento con respecto al tiempo?
12
1
10
2
3
9
4
8
7
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1
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7
LIFE
El reloj de la vida
Administracin Tiempo
Para Que ?
Time
Administracin Tiempo
Es decir:
Queremos lograr una forma de Trabajar y
vivir mejor!!
Inspiration
Si Ud. lo puede soar, Ud. lo puede hacer
Walt Disney
Disneyland fue construido en 366 dias, desde que se
puso la primera piedra, hasta que se abri al pblico por
primera vez.
Inspiration
Inspiration
JO
A
AB
R
T
DO
U
SE
P
Gast 4 horas trabajando en mi reporte:
Entremos en Materia
Administracin Tiempo
Queremos administrar en forma optima nuestro tiempo porque
todos tenemos una cantidad de metas o actividades a lograr en
un determinado plazo de tiempo
Metas dadas en forma externa
Trabajo
Familia
Sociedad
Obligaciones
S
T
R
E
S
S
Administracin Tiempo
Presiones Externas
Presiones Internas
El mundo de hoy
Todos van a pedir ms en menos tiempo
Jorge hace un cierto trabajo en 4 dias
Pedro hace el mismo trabajo en 2 dias
Quien es mas eficiente ?
Si esta fuera la nica variable de eleccin a quien dejaria ?
El mundo de hoy
La pregunta que nace entonces es :
Como hacer ms y lograrlo sin tener una sensacin
de AGOBIO, STRESS y disfrutandolo!!!! ?
Como lo hago ?
Administracin Tiempo
Planificando
Priorizando
Como lo hacemos?
Agendando
Conociendose
Utilizando tcnicas que aprenderemos aca.
(Ej. Time Boxing, reverse planning)
Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a
propsito
La prdida de tiempo es en
general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando
de :
cambios de hbitos!!
Administracin Tiempo
Nadie pierde el tiempo a
propsito
La prdida de tiempo es en
general involuntaria
Producto de malos hbitos
Entonces estamos hablando
de
cambio de hbitos!!
Cambiar nuestro comportamiento con
respecto al tiempo es : Cambiar un Hbito !
Consciente
Insconciente
Estimulo A
Queremos cambiar
que la reaccin al
estimulo A no sea
el DVD verde, sino
que el rojo
Ejercicio
Ejercicio
Como seria :
Su escritorio
Sus reuniones
Su agenda
Sabe decir que no?
Video
1era Parte
Administracin Tiempo
Queremos administrar bien nuestro tiempo para :
Formulacin
De
Objetivos o
Metas
Inventario
de
Actividades
(ToDo List)
Planificacin
Priorizacin
Agendamiento
Ejecucin y
control
Administracin Tiempo
Metas (objetivos)
Finalizacin
y
Premiacin
Albert Einstein
Specific
Measurable
Attainable
Relevant / Realistic
Time Bound
Meta
Voy a bajar 3 Kg. En los prximos 60 dias
Es mas motivante una meta dificil pero especfica que una meta fcil pero
difusa
TIP # 1
Actividades
Actividades
Una vez que se presentan las metas, entonces aparecen una
serie de actividades que debemos hacer para lograr esas
metas.
Inicialmente presentamos actividades sin importar
priorizacin (inventario), ni requisitos, solo las enunciamos y
escribimos. (Hacemos listas)
Las Actividades se pueden clasificar en:
Actividades propias
Actividades a travs de terceros ( Delegacin )
Actividades
Hay que evitar lo siguiente :
1.- Sindrome del Superman ( Tratar de hacer todo uno mismo)
2.- Delegar sin especificaciones claras ni control
Ej.
Listar Actividades para una comida
empresarial este sbado.
Actividades - Delegacin
El delegar consiste en formular una Actividad a un tercero que creemos puede
hacer la tarea mejor que nosotros o bien nuestro tiempo puede ser mejor
aprovechado que hacer esa actividad.
La delegacin debe ser:
Clara
Con objetivos precisos
Aceptada
Controlada
Premiada o Castigada.
Priorizar
Priorizar
EN UNA BOTELLA DE 1 LITRO,
NO CABEN 5 LITROS !!
Que litro dejo?
El da slo tiene 24 horas.
Aprenda a decir que NO
Priorizar
Una buena planificacin tiene como resultado una priorizacin natural, sin
embargo hay casos en que existen 2 escuelas
Hacer las cosas pequeas para que dejen espacio a las grandes
(Quitandose las piedras para poder caminar)
ANALIZO
Priorizar -- En Resumen
Metas
(Priorizo)
Actividades
Analzo
Proceso
Planifico
Actividades Propias
Agendo
Solo las A si queda
Espacio en agenda, entonces B o C
Actividades Delegadas
Las delego en forma SMART
Agendo considerando:
Ciclo Circadiano
Nivel de Esfuerzo
Nivel de Urgencia
Otra variable para mi relevante
Actividades Desechadas
Prdidas de tiempo
TIP # 2
APRENDER A PRIORIZAR
Planificacin
Planificar
Planificacin
No hacer una Planificacin, es equivalente
a: Planificar para Fallar.
Planifique Cada dia, Cada Semana, Cada
Semestre y Cada Ao.
Uno siempre puede cambiar su plan,
mientras tenga uno.
Randy Pouch
Como Planificamos?
Planificacin
1.- Reloj Interno
Ciclo Circadiano
Todos los seres humanos tenemos un reloj
interno (miles) que obedecen a un ciclo de
24 horas, llamado ciclo Circadiano
De acuerdo al ciclo Circadiano, depende
que tareas hacemos con mayor facilidad a
distintas horas del dia.
Ej. Aprox. 2 horas despus de levantarse, el cuerpo esta ms preparado para una
tarea de concentracin. 2 horas despus de almuerzo el cuerpo esta ms
preparado para una tarea manual.
Planificacin
Planificacin
Planificacin
Tenemos que conocer nuestro cuerpo y no luchar contra
el:
Existen personas que su ciclo circadiano hace que en las maanas sean
ms eficiente en trabajo de concentracin, de estudio, de deduccin.
(80%)
En la tarde estas personas son ms eficientes en trabajos repetitivos,
trabajos manuales, etc.
Se
Sedebe
debedistinguir
distinguirentre
entrelos
losearly
earlybirds
birdsyylos
losnight
nightowls
owls
Planificacin
Por lo tanto no es solo planificar que
actividades hacemos, sino como
agendamos las actividades a lo largo del
dia, la semana, el mes.
Planificacin
Actividad
A
Actividad
B
Actividad
C
Actividad
D
Actividad
B
Actividad
D
Actividad
C
Actividad
A
Delta T
Planificacin
Actividad
A
Actividad
B
Actividad
C
Actividad
D
Actividad
B
Actividad
D
Actividad
C
Actividad
A
Delta T
Ejercicio
De acuerdo a su experiencia anote que es lo que Ud. haria
mejor en la maana y que haria mejor en la tarde:
Lectura
Trabajo de planificacin
Reuniones
Visita a cliente
Una Planilla
Socializar
Ejercicio fsico
Generar ideas nuevas
Ensear
Trabajo con mucha concentracin
TIP #3
APRENDER A CONOCERSE
Como es Usted?
Como es Usted?
Planificacin
1.- Tipo de Personalidad y Time Management
Capacidad de ver el tiempo en perspectiva
t
Actividad
Planificacin
Hobby
Pasin
No soy Bueno y NO me
gusta hacer
Evito
Planificacin
Matriz Urgencia Importancia
Matriz de Covey
Cuadrante de la ilusin
Deception Quad
Interruptions
Emails
Some meetings
Some projects
Cuadrante de la demanda
Operational Quad
Crisis
Dead lines
Meetings
Urgente
Escape Quad
Surfing WEB
Waisting time
Procastinating
Planning Quad
Recreation
Being creative
Forming strategies
Planning
Quadrant for time
Cuadrante a evitar
Importancia
7 Hbitos
Sea Proactivo
Cultive la sinergia
Renuevese
Ahorradores de tiempo
Actitud preventiva!!
(La regla de oro..!!!)
Ejemplo...
Llevar el auto a una revisin peridica lleva un par de horas... Y cuesta
algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos
perder muchos das.... En trmites.... O peor... En el hospital.... O
peor.... Y tambin puede costar miles y miles de pesos...
Murphys Law !!
Ahorradores de tiempo
Tcnica del What if...
Ej: En nuestra comida veamos los que pasa si ...
Planificacin
Procastination (Chutear la pelota)
Como Evitarla:
Fjese un plan de actividades real
Realice Backward planning (reverse planning)
Compromtase con terceros a actividades que le
obliguen a comenzar
Haga una pequea primer parte
Planificacin
Backward Planning
Esta es una de las formas mas importantes de planificacin. Permite de una
forma lgica y ordenada darse cuenta de las actividades y el orden de estas a
realizar para completar una meta determinada.
La planificacin reversa, permite plantearse las cosas desde otro punto de
vista.
Se parte por el final y se van detallando los pasos anteriores para llegar a ese
estado.
Ejercicios :
Que debemos hacer para dar una comida el Sbado ?
ESTADISTICAS
Estadisticas de Reuniones
Un estudio del WSJ sugiri que si se siguiese una agenda detallada en las
reuniones los ejecutivos se ahorraran un 80% del tiempo que pasan en
reuniones
60% de los asistentes a una reunin hacen como que toman notas como si
estuvieran escuchando
Reuniones
Interrupciones
Una interrupcin de 6 a 9 minutos, toma 5 a 6 minutos recuperarse. En
5 interrupciones se puede ir facilmente 1 hora.
Aprenda a decir NO
Una interrupcin de 1 hora .... a valor promedio de un ejecutivo puede
costar facilmente $40.000 ( sin considerar costo oportunidad).
Si consideramos ese costo un ejecutivo, de acuerdo a estudios se
malgastan 2 horas diarias, es decir puede llegar a significar un costo
para la empresa de $880.000 al mes (considerando 22 dias hbiles)
Siempre
Siemprerecuerde
recuerde: :En
Enelelmundo
mundolaboral
laboral Time
Timeisismoney
money
Planificacin
Telefono:
Si va a una reunin : Apague el celular
Deje el celular con su secretaria mientras realiza un trabajo de
concentracin.
Devuelva las llamadas a una cierta hora del dia ( por lotes).
Tenga siempre papel y lapiz a mano cuando habla por telefono
Planificacin
El Porque el email es adictivo?
Planificacin
Cuales son los mayores distractores o Time Wasters
De acuerdo a una encuesta realizada en USA:
Planificacin
La pregunta que uno debe hacerse entonces es:
Comunique
ComuniqueaaSu
SuEntorno
Entornoque
queva
vaaaestar
estarOcupado
Ocupado
Planificacin
Planificar de acuerdo a :
Prioridades
Ciclo circadiano
Tipo de trabajo (propio o delegado)
Lo Urgente y lo Importante
Tips:
Antes de ir a una reunion Llame para confirmar
Antes de hacer un tramite use el telefono !
Que tanto puedo hacer en forma remota.
P l a n i f i q u e !!
TIP # 4
APRENDER A EVITAR
LOS Time Wasters
Video Parte 2
Planificacin
No importa que Planificador
utilice, pero utilice alguno.
Escriba las cosas a hacer
Priorice las cosas
Planifique y priorice de
acuerdo a su ciclo
cirdadiano.
Evite distracciones e
interrupciones
Agende TODO, no solo lo ms Obvio
Planificacin
El Diagrama Gantt
El diagrama o grfico Gantt es un herramienta til en la gestin de
proyectos, creada por Henry L. Gantt en 1917. Consiste en
confeccionar un cuadro con todas las actividades o tareas, con los
respectivos tiempos previstos para su realizacin y con las fechas de
inicio y finalizacin, y se realiza una representacin grfica horizontal
del comienzo y duracin de todas las tareas del proyecto.
Planificacin
Group Time Management
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal
Jos
Aprobar
formulario x
= Tarea C
Aprobar
formulario x
= Tarea A
Generador
Aprobador
Trabajo Interrelacionado
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal
Jos
Aprobar
formulario x
Cual
Cree usted
C
= Tarea
Aprobar
formulario x
efecto= que
seAproduce
Tarea
que es el
si no hay un procedimiento determinado
Generador
Aprobador
Trabajo Interrelacionado
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal
Jos
Aprobar
formulario x
= Tarea C
Aprobador
Aprobar
formulario x
= Tarea
A
Busca
Aprobacin,
Como no sabe cuando la
Recibir, esta
Constantemente
Generador
preguntando
Trabajo Interrelacionado
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal
Jos
Aprobador
Aprobar
formulario x
C que
= Tarea
Como
no sabe
Para Anibal es una tarea
Tipo A, la hace cuando
Tiene tiempos libres en
Forma aleatoria
Aprobar
formulario x
= Tarea A
Generador
Trabajo Interrelacionado
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Anibal
Jos
Aprobar
formulario x
produce un
= Tarea C
Aprobar
efecto de refuerzoformulario
positivox variable
= Tarea
A
estar constantemente
interrumpiendo
Se
En que Anibal
A Jose, hasta que este le aprueba
Generador
Aprobador
Trabajo Interrelacionado
Planificacin
Dilema de la cadena de Priorizaciones en una
Organizacin
Jos
Anibal
AnibalAprobar
debe saber que Jos le aprobar
Aprobarlos formularios
formulario
El dia
Martesx a las 15:30 hrs. Ni formulario
antes ni xdespues.
= Tarea C
= Tarea A
Jos debe agendarse tiempo para hacer las aprobaciones
Comprendiendo que para Anibal son tareas tipo A
Aprobador
Trabajo Interrelacionado
Ejecucin y Control
Generador
Ejecucin y Control
En esta fase se resalta:
Tiempo estimado para ejecutar una actividad
En que momento la hacemos (Ciclo Circadiano)
Como y cuando la tarea o actividad la vamos a dar por terminada
Prevenir los que pasa si ..., que son los inhibidores de poder
cumplir con nuestras actividades planificadas
Ejecucin y Control
Herramientas
Ejecucin y Control
Daily Activity log
Finalizacin y Premiacin
Finalizacin y Premiacin
Finalice
Checklist final (hitos de trmino)
La mente descansa cuando da por finalizado algo
Premiese
Premie a los dems, al final y durante el camino
con refuerzo positivo variable
Video Parte 3 y 4
Herramientas
Recordatorio
Metas Anuales
Planificacion Semanal
Ejecucion diaria
Metas
Actividades
Actividad A1
Actividad A2
Actividad A3
Agendar
Primera pasada :
Mail de referencia
Archiva, clasifica, Borra
Mail de Accin
Metodologa de las 4D
Mail de referencia
Aquel mail que no implica alguna accin por parte nuestra,
lo borramos o clasificamos mediante alguna referencia
Para ello debemos definir nuestra estructura de carpetas
y/o referencias
Mail de accin
Mail que requiere de alguna ejecucin de nuestra parte
Delega.
Reglas de correo
Block de notas
Listado de Tareas
Conclusiones
LIFE
Video
Bibliografa