FUNDACIN UNIVERSITARA TECNOLGICO

COMFENALCO
FACULTAD DE INGENIERA
Propuesta de Trabajo de Grado
Formato 1 de 8

Fecha de Recepcin: DD ___ MM ___ AA _______

Programa acadmico: Ingeniera Industrial

1. TITULO PRELIMINAR DEL PROYECTO. Diseo de procesos logsticos para el

mejoramiento del control y fiabilidad de los inventarios en el Almacn El
Constructor S.A.S.
2. AUTORES. (Para Proyectos de Grado, mximo 2 estudiantes)
Autor 1.
Nombre
Documento de
Identidad
Correo
electrnico

Jairo Andrs Caldern Pieres

1.047.368.144
jeyman@outlook.com

Cdigo
Lugar de
Expedicin
Telfono

Cartagena de Indias
6614348

INTERESADOS. (Relacione las instituciones ya sean pblicas o privadas para las cuales la
realizacin del proyecto es de importancia).

INSTITUCIN
a. Almacn El Constructor,

DESCRIPCION DEL INTERES

Es la empresa beneficiada y promotora
del proyecto.
b. Fundacin Universitaria Tecnolgico porque a travs del estudiante aporta al
Comfenalco
crecimiento
empresarial
de
las
empresas cartageneras.

3. ASESOR.
4. LNEA DE INVESTIGACIN (De acuerdo a las lneas de investigacin declaradas por el
Programa, indique la(s) lnea(s) y temtica (s) de investigacin que se relacionan con la propuesta)

4. EL PROBLEMA
4.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El ALMACEN EL CONSTRUCTOR es una empresa comercializadora de insumos

para la construccin ubicada en la Urbanizacin El Ruby Calle 31 con carrera 67
Avenida Pedro de Heredia. Inici operaciones a finales del ao 1978, como un
punto de ventas de contado desde el local donde hoy funciona la Bodega de
Cementos, agregados y el PVC. (Tuberas y accesorios).
Con base a la demanda de los materiales para la construccin que empezaba a
experimentar un amplio sector de la zona oriental de la ciudad y a la excelente
calidad de los materiales suministrados; a los precios razonables y a la atencin
personalizada de sus propietarios, el negocio fue creciendo de acuerdo a la
capacidad econmica que iba generando su buen manejo. Esto permiti que
durante la dcada de los aos 80s., se adquirieran los terrenos donde hoy
funcionan las salas de ventas de contado, oficinas administrativas y dems
Bodegas con que se cuenta en la actualidad.
El crecimiento de la empresa en estos 36 aos es evidente se ha pasado de tener
3 trabajadores en el ao 1978 a 58 colaboradores en el ao 2014.
En la actualidad existe gran preocupacin por la Gerencia de la empresa con el
control y la fiabilidad de los inventarios. Los inventarios tericos registrados en el
software Zeus difieren en gran medida de los inventarios fsicos.
Los pasados meses de mayo y junio de 2014, la empresa realiz 40 horas de
capacitacin liderados por un asesor externo especialista en Logstica, donde
participaron un grupo de 10 colaboradores de la empresa; se analizaron los
procesos de Ventas, Compras, Recepcin y Despacho de Materiales; entre otras
actividades. El resultado de sta actividad arroj como evidencia la multiplicidad
de factores que inciden de forma negativa en el control y fiabilidad de los
inventarios, los cuales son necesarios abordar para mejor el control y los
indicadores de fiabilidad de los inventarios.
Los factores identificados fueron los siguientes:
a.
Los procesos de Ventas, Compras, Recepcin y Despacho de Materiales se
ejecutan a merced de los colaboradores de la empresa sin seguir un estndar o
procedimiento controlado.
b.
La empresa realiza procesos de Facturacin manuales sin afectar a los
inventarios.
c.
El Sistema de informacin posee registros de productos con cdigos
duplicados y triplicados.
d.

La empresa no tiene definido polticas de compras e inventarios.

e.
La organizacin fsica de los almacenes no cumple los estndares de
seguridad fsica, ni los criterios de almacenamiento de clase mundial.

f.
La empresa carece de un sistema de gestin que evale las inconsistencias
de los inventarios y la auditoria de los procesos relacionados con el Core Bussines
de la empresa.
El alcance de ste trabajo, igualmente contempla una auditoria a la operatividad
del sistema de informacin Zeus, con la cual se busca determinar si sta
aplicacin est en capacidad de soportar los procesos de El Constructor.
La empresa ha iniciado un proyecto de mejoramiento donde se encuentran
laborando dos Ingeniero Industriales y un Ingeniero de Sistemas. Es un proyecto
que tiene duracin de 6 meses.
4.2 FORMULACION DEL PROBLEMA.
Cul es el nivel de Fiabilidad de los Inventarios en el Almacn El Constructor, una
vez finalizado e implementado 100% el proyecto de mejoramiento?

5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Disear e implementar procesos logsticos para el mejoramiento del control y
fiabilidad de los inventarios en el Almacn El Constructor S.A.S., a travs de
diversas fases que involucran el anlisis de los procesos de Ventas, Compras,
Recepcin y Despachos, Sistemas de informacin y definicin de polticas
organizaciones.
5.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Realizar un inventario fsico para determinar faltantes o excesos de mercancas y
ajustar el inventario terico de acuerdo a los resultados obtenidos en la toma fsica
para determinar el valor monetario de prdidas o excedentes.
Realizar un levantamiento y anlisis de los actuales procesos de Ventas,
Compras, Recepcin y Despacho e identificar actividades que no agreguen valor,
a travs de entrevistas con los colaboradores de la empresa.
Implementar los procesos reestructurados de Ventas, Compras, Recepcin y
Despacho a travs de un programa de capacitaciones por un periodo de tres
meses.
Realizar auditoria a la operatividad del sistema de informacin Zeus y validar si el
funcionamiento soporta la operatividad de los procesos de Ventas, Compras,
Recepcin y Despacho de El Constructor.

Depurar la informacin de la base de datos de los artculos para eliminar artculos

con mltiples cdigos.
Organizar fsicamente los almacenes de acuerdo a los estndares de clase
mundial y protocolos de seguridad fsica que garanticen la conservacin de los
materiales y los riesgos por saqueo o sustraccin.
Realizar un anlisis de rotacin de inventarios y definir polticas de compras e
inventario que permitan optimizar el capital de trabajo utilizado en la empresa en la
adquisicin de materiales y optimizacin de los recursos en bodega.

6. JUSTIFICACIN
Los inventarios para cualquier organizacin constituyen dinero representado en
especies. Para el Almacn El Constructor, la adquisicin de materiales es una
inversin la cual debe recuperarse con las ventas de los mismos en el corto plazo.
Para una empresa comercializadora como El Constructor, el corazn de la
operacin son los inventarios. Si no se implementan medidas preventivas para el
control de los mismos, la salud financiera de la empresa se puede ver afectada
volviendo a la empresa no viable financieramente.
7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 ANTECEDENTES.
Pez T. y Alandete Y. (2013) , siendo tutor el Ing. Demstenes Ruiz presentaron el
proyecto: PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA PARA EL ALMACN DE
MATERIA PRIMA DE LA EMPRESA STANHOME PANAMERICANA CON LA
FINALIDAD DE AUMENTAR LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN DE
INVENTARIO.
ste trabajo de grado fue presentado como requisito para optar al ttulo de
INGENIERO INDUSTRIAL en la Universidad Jos Antonio Pez en la Repblica
Bolivariana de Venezuela..
En el trabajo en mencin, los estudiantes atribuyen la falta de fiabilidad de los
inventarios a eventos como: errores administrativos, equivocaciones en la
recoleccin de materiales, errores en las recepciones, tardanza en los anlisis de
aprobaciones/rechazos por parte del Departamento de Calidad, falta de
seguimiento para la ejecucin de traslados de mercanca, el movimiento fsico de
mercanca dentro del almacn y desorientacin a la hora de localizar un insumo
dentro del almacn.

En vista de la problemtica presentada, la Direccin General, en conjunto con la

Gerencia de Almacn, sugiri presentar en los prximos tres meses un plan de
accin tendiente a depurar y sincerar el flujo de inventario Lgico vs. Fsico de
Insumos Qumicos y Empaques con la finalidad de lograr una base de inventario
real a nivel de sistema.
Bernrdez Brehm, Luis (2010) realiz un estudio en la Universidad del Valle de
Mxico, denominado PROPUESTA PARA MEJORAR LOS INVENTARIOS EN
UNA EMPRESA DE VENTAS POR CATLOGOS. Esta investigacin se llev a
cabo para tener un mejor control de inventarios y poder reducir los costes
generados por los mismos. Para esto se estudi cada rea de trabajo que estaba
involucrada con el manejo de estos inventarios para observar cuales eran las
fallas y posteriormente implantar las mejoras necesarias para optimizar el manejo
de inventarios.

7.2 MARCO TERICO

7.2.1 Concepto y anlisis de sistemas
El concepto de sistemas es una estructura analtica que busca la integracin total
de los componentes esenciales para conseguir los objetivos planteados. Los
componentes de un sistema logstico son tpicamente llamados funciones. Las
funciones logsticas, se identificaron como el procesamiento de pedidos, el
inventario, el transporte, el almacenamiento, el manejo y empacado de materiales,
as como el diseo de la red de la planta. El anlisis de sistemas, aplicado a la
logstica, busca cuantificar las soluciones intermedias entre estas funciones. La
meta de la metodologa del anlisis de sistemas es crear un esfuerzo total o
integrado, el cual es mayor que la suma de las partes o funciones individuales.
Dicha integracin crea una interrelacin sinrgica entre las funciones en la
bsqueda de un logro general superior. En la terminologa de los sistemas, la
excelencia funcional se define en trminos de cmo contribuye una funcin al
proceso general, en contraste con el desempeo aislado en un rea especfica.
Hasta las ltimas dcadas del siglo XX, la integracin de los procesos era pasada
por alto por los administradores, acostumbrados a buscar la excelencia en las
funciones. El rpido avance en las tecnologas de la informacin ha aumentado la
capacidad para identificar y comprender las soluciones intermedias que mejoren la
logstica y las iniciativas de la cadena de suministro.
Cuando se analiza desde una perspectiva de los procesos, la meta es un
desempeo equilibrado entre las reas funcionales dentro de una empresa y a
travs de la cadena de suministro.
Por ejemplo, las economas de la manufactura se suelen minimizar mediante
grandes tirajes de produccin y costos de adquisicin bajos. En contraste, la
administracin integrada de procesos plantea preguntas relacionadas con el costo
total y el impacto en el cliente de tales prcticas. Una orientacin financiera

tradicional suele buscar la minimizacin de los inventarios. Aunque stos siempre

deben mantenerse lo ms reducidos que sea posible, las disminuciones arbitrarias
bajo un nivel requerido para facilitar las operaciones integradas suelen aumentar
el costo total. La intencin bsica de la mercadotecnia es tener un inventario
disponible de artculos terminados en los mercados locales. Se cree que el
inventario almacenado en un rea geogrfica cercana a los clientes facilita las
ventas. Como previsin, ese despliegue del inventario es arriesgado y puede estar
en conflicto directo con el proceso del costo total ms bajo. De hecho, las
estrategias de conectividad y cumplimiento electrnicos impulsan estrategias
completamente diferentes de conservacin de existencias y de logstica.
En el anlisis de sistemas, la atencin se concentra en la interaccin entre los
componentes. Cada componente contribuye a una funcin especfica esencial
para lograr los objetivos del sistema. Por ejemplo, considere un sistema estreo
de alta fidelidad. Se integran muchos componentes para el propsito nico de
reproducir sonidos. Los altavoces, transistores, amplificadores y otros
componentes slo funcionan si contribuyen para un sonido de calidad. Sin
embargo, si uno de estos componentes no funciona hace que fracase el
rendimiento del sistema estreo.
Se pueden plantear algunos principios relacionados con la teora general de los
sistemas. Primero, el desempeo del sistema o proceso total tiene una
importancia singular. Los componentes slo son importantes si mejoran el
desempeo total del sistema. Por ejemplo, si el sistema estreo obtiene un sonido
superior con dos altavoces, no es necesario incluir altavoces adicionales.
Segundo, los componentes individuales no necesitan tener un diseo ptimo o
mximo. El nfasis est en la relacin integrada entre los componentes que
constituyen el sistema. Por ejemplo, los transistores estn ocultos en el sistema
estreo, por lo tanto, no necesitan ser estticamente agradables. Gastar tiempo y
dinero en el diseo de un transistor atractivo no es necesario en trminos de la
integracin del sistema. Tercero, entre los componentes existe una relacin
funcional, llamada solucin intermedia, que sirve para estimular u obstaculizar el
desempeo total del sistema. Suponga que una solucin intermedia permite
utilizar un amplificador de menor calidad si se incluye un transistor adicional en el
sistema. El costo del transistor adicional debe justificarse en trminos de ahorros
en el costo del amplificador. Por ltimo, los componentes vinculados como un
sistema integrado pueden producir un resultado final mayor que el posible a travs
del desempeo individual. De hecho, el resultado deseado puede ser inalcanzable
sin dicho desempeo integrado. Un sistema estreo tcnicamente puede funcionar
sin altavoces, pero es imposible escuchar algn sonido.
Los principios del anlisis de sistemas son bsicos y su lgica es coherente. Se
espera que un proceso con una integracin entre las funciones logre resultados
ms grandes que uno deficiente en el desempeo coordinado. En los sistemas
logsticos, el desempeo sinrgico se orienta a un servicio al cliente al costo total
ms bajo posible. Aunque es un concepto lgico e indiscutible, la aplicacin eficaz
de la integracin de los sistemas es operativamente difcil. En el anlisis final,

importa poco cunto gasta una empresa para realizar una funcin especfica,
como el transporte, siempre y cuando se consigan las metas generales del
desempeo al costo total ms bajo.
7.2.2 Objetivos de la integracin logstica
Para alcanzar la integracin logstica en el contexto de una cadena de suministro,
deben lograrse al mismo tiempo seis objetivos operativos:
1) capacidad de respuesta,
2) reduccin de la variacin,
3) reduccin del inventario,
4) consolidacin de los embarques,
5) calidad, y
6) apoyo al ciclo de vida.
La importancia relativa de cada uno se relaciona directamente con la estrategia
logstica de una empresa.
a.

Capacidad de respuesta

La capacidad de una empresa para satisfacer los requerimientos del cliente de

una manera oportuna se conoce como capacidad de respuesta. Como se ha
sealado repetidamente, las tecnologas de la informacin facilitan las estrategias
basadas en respuestas que permiten aplazar el compromiso operativo hasta el
ltimo momento posible, seguido por una entrega acelerada. La implementacin
de estrategias reactivas sirve para reducir los inventarios comprometidos o
desplegados en previsin de los requerimientos del cliente. La capacidad de
respuesta sirve para trasladar el nfasis operativo de la prediccin de los
requerimientos futuros a la atencin rpida de los clientes desde el pedido hasta el
embarque. En un sistema reactivo, lo ideal es no desplegar el inventario hasta que
se comprometa un cliente. Para apoyar dicho compromiso, una empresa debe
tener los atributos logsticos de disponibilidad del inventario y entrega oportuna
una vez recibido el pedido del cliente.
b.

Reduccin de la variacin

Todas las reas operativas de un sistema logstico son susceptibles a la variacin;

la cual surge cuando no se realiza de la manera prevista una faceta esperada de
las operaciones logsticas. Por ejemplo, un retraso en el procesamiento de los
pedidos, la interrupcin inesperada en la seleccin de pedidos, los artculos que
llegan daados al lugar del cliente y/o no poder entregar en el lugar correcto a
tiempo, crean una variacin no planificada en el ciclo desde el pedido hasta la
entrega.
Una solucin comn para salvaguardar la variacin negativa es utilizar sistemas
de seguridad en el inventario para amortiguar las operaciones. Tambin es comn

utilizar un transporte de primera calidad para superar la variacin inesperada que

retrasa las entregas planificadas. Tales prcticas, debido a que se asocian con un
costo elevado, se pueden minimizar mediante tecnologas de la informacin para
mantener un control logstico positivo. En la medida en que se minimiza la
variacin, mejora la productividad logstica. Por lo tanto, la reduccin de la
variacin, la eliminacin de las interrupciones en el sistema, es un objetivo bsico
de la administracin logstica integrada.
c.

Reduccin del inventario

Para lograr el objetivo de la reduccin del inventario, un sistema logstico integrado

debe controlar cmo se compromete el activo y la velocidad de rotacin. El
compromiso del activo es el valor financiero de desplegar el inventario. La
velocidad de rotacin refleja la rapidez con que se reabastece el inventario con el
tiempo. Las velocidades altas de rotacin, acopladas con la disponibilidad
recomendada del inventario, significan que el activo dedicado al inventario se
utiliza de manera eficiente; es decir, se minimiza el activo general comprometido
para apoyar una operacin integrada.
Es importante recordar que el inventario facilita los beneficios recomendables. Los
inventarios son fundamentales para lograr economas de escala en la manufactura
y la adquisicin. El objetivo es reducir y administrar el inventario al nivel ms bajo
posible, al mismo tiempo que se logran los objetivos generales de desempeo de
la cadena de suministro.
d.

Consolidacin de un embarque

Uno de los costos logsticos ms importantes es el del transporte. Ms de 60

centavos de cada dlar de la logstica se gasta en l. El costo del transporte se
relaciona directamente con el tipo de producto, el tamao del embarque y la
distancia del movimiento. Muchos sistemas logsticos que incorporan un
cumplimiento directo dependen del transporte de embarques pequeos a una
velocidad alta, lo cual es costoso. El objetivo de un sistema es lograr la
consolidacin de un embarque en un esfuerzo por reducir el costo del transporte.
Como regla general, entre ms grande es un embarque y mayor es la distancia
recorrida, ms bajo es el costo por unidad. La consolidacin requiere programas
innovadores para combinar los embarques pequeos en un movimiento
consolidado oportuno. Dichos programas requieren una coordinacin con diversos
medios que trasciendan la cadena de suministro. El cumplimiento exitoso del
comercio electrnico directo a los clientes requiere modos innovadores para lograr
una consolidacin eficaz.
e.

Calidad

Un objetivo operativo fundamental es el mejoramiento continuo de la calidad. La

administracin de la calidad total (TQM, por sus siglas en ingls) es una iniciativa
importante para casi todas las facetas de la industria.

Si un producto contiene defectos o no se cumplen las promesas de servicio, se

agrega muy poco valor mediante el proceso logstico. Los costos logsticos, una
vez realizados, no pueden invertirse o recuperarse. De hecho, cuando falla la
calidad de un producto despus de la entrega al cliente y se requiere una
sustitucin, los costos logsticos se acumulan con rapidez. Adems del costo
logstico inicial, los productos deben devolverse y enviarse de nuevo. Tales
movimientos no planificados cuestan ms que la distribucin original. Por esta
razn el compromiso con un desempeo de cero defectos desde el pedido hasta
la entrega es una meta importante de la logstica de alto nivel.
La logstica misma se realiza bajo condiciones desafiantes. La dificultad de lograr
una logstica de cero defectos es amplificada por el hecho de que las operaciones
logsticas se realizan a travs de una enorme rea geogrfica durante todo el da y
la noche, y sin una supervisin directa.
f.

Apoyo al ciclo de vida

El objetivo final al disear la integracin es el apoyo al ciclo de vida. Pocos

artculos se venden sin alguna garanta de que el producto funcionar como se
promueve. En algunas situaciones, debe invertirse el flujo inicial hacia los clientes
del inventario de valor agregado. La devolucin de un producto es comn como
resultado de los estndares de calidad cada vez ms rgidos, la fecha de
caducidad del producto y la responsabilidad por consecuencias peligrosas. La
logstica inversa tambin es el resultado del creciente nmero de leyes que
estimulan el reciclaje de los envases de bebidas y los materiales de empacado. El
punto importante relacionado con la logstica inversa es la necesidad de conservar
el mximo control cuando existe una posible responsabilidad acerca de la salud,
como un producto contaminado. Los requerimientos operativos para la logstica
inversa van desde el costo total ms bajo, como cuando se devuelven botellas
para reciclado, hasta un control mximo en las situaciones relacionadas con
productos defectuosos. Las empresas que disean una logstica inversa eficiente
son capaces de recuperar un valor al reducir la cantidad de productos que de otra
manera se desecharan o venderan con precio de descuento. Una estrategia
integrada slida no se puede formular sin una revisin cuidadosa de los
requerimientos de la logstica inversa.
Para algunos productos, como el equipo de copiado, la ganancia principal estriba
en la venta de suministros y el servicio despus de la venta para dar
mantenimiento al producto. La importancia del apoyo del ciclo de vida es muy
diferente en situaciones donde la mayora de las ganancias cero vienen despus
de la venta. Para las empresas que comercializan equipo duradero o industrial, el
compromiso para apoyar el ciclo de vida constituye una oportunidad de
mercadotecnia verstil y exigente, al igual que uno de los costos ms grandes de
las operaciones logsticas. El apoyo al ciclo de vida requiere una logstica de la
cuna a la cuna. Este tipo de apoyo va ms all de la logstica inversa y del
reciclaje para incluir la posibilidad del servicio despus de la venta, la devolucin
del producto y la eliminacin de ste.

7.2.3 Integracin de la empresa

El nivel bsico de integracin son las operaciones internas de las empresas
individuales. Para los administradores inexpertos, la integracin de las funciones
bajo el control administrativo de una empresa puede parecer fcil de conseguir. En
la prctica real, algunos de los problemas ms desafiantes de la integracin
implican soluciones intermedias entre las funciones dentro de una compaa
especfica. Como se seal antes en el anlisis de los sistemas, la administracin
funcional se arraiga como la mejor prctica dentro de casi todas las empresas.
7.2.3.1 Obstculos para la integracin de la empresa
Los administradores no intentan integrar las operaciones en el vaco. Es
importante reconocer los obstculos que inhiben la integracin de los procesos.
Los obstculos para la integracin interna se originan en las prcticas tradicionales
relacionadas con la organizacin, los sistemas de medicin y las recompensas, la
eficacia del inventario, la estructura infocrtica y el acaparamiento del
conocimiento.
a.

Organizacin

La estructura organizacional de una empresa puede sofocar los procesos entre las
funciones. Casi todas las organizaciones empresariales buscan alinear la
autoridad y la responsabilidad con base en el trabajo funcional. En esencia, la
estructura y el presupuesto financiero vigilan la responsabilidad en el trabajo. La
prctica tradicional ha sido agrupar a todas las personas relacionadas con la
realizacin de un trabajo especfico en departamentos funcionales como control
del inventario, operaciones de almacenamiento o transporte. Cada una de estas
organizaciones tiene una responsabilidad operativa, la cual se refleja en las metas
de su funcin.
Por ejemplo, el transporte y el inventario siempre se han administrado mediante
unidades organizacionales separadas. Cuando estn aislados, las metas para
administrar ambos elementos pueden ser contradictorias. Las decisiones del
transporte dirigidas a reducir el costo del flete requieren la consolidacin de los
embarques, pero la consolidacin del transporte puede provocar que aumente el
inventario.
Los trminos populares para describir dicha miopa funcional son mentalidad de
arenero o de granero. La nocin administrativa tradicional era que la excelencia
funcional equivala automticamente a un desempeo superior. En la
administracin de los procesos integrados importa poco cunto se gasta para
realizar una funcin especfica, siempre y cuando se logren las metas de
desempeo de los procesos al costo total ms bajo. Una integracin exitosa de los
procesos, es decir la logstica, requiere que los administradores vean ms all de
su estructura organizacional y alcancen la integracin entre funciones. Esto puede
o no requerir un cambio en la organizacin. No obstante, la integracin exitosa de

los procesos requiere una modificacin significativa en la conducta administrativa

tradicional.
b.

Sistemas de medicin y recompensas

Los sistemas tradicionales de medicin y recompensas dificultan coordinar las

funciones entre s. Los sistemas de medicin suelen reflejar la estructura de la
organizacin. Casi todos los sistemas de recompensas se basan en la realizacin
de las funciones. Para facilitar la integracin de los procesos internos deben
desarrollarse nuevas medidas, llamadas tarjetas de calificacin ponderadas o
cuadro de mando integral. Es necesario alentar a los administradores para que
consideren cmo contribuye una funcin especfica a un proceso, en vez de
apreciar su desempeo por separado. A veces, una funcin tiene que absorber
mayores costos por el bien de lograr un costo total ms bajo del proceso. A menos
que est en vigor un sistema de medicin y recompensas que no castigue a los
administradores que absorben un costo, la integracin seguir siendo ms una
teora que una prctica.
c.

Eficacia del inventario

Es un hecho comprobado que hacer eficaz el inventario facilita el desempeo

funcional. La posicin tradicional es mantener un inventario suficiente como
proteccin contra la demanda y la incertidumbre operativas. La acumulacin de
materiales e inventario terminado vuelve eficaz una economa de escala de
manufactura mxima. Dicha economa de escala es el resultado de un costo de
manufactura ms bajo por unidad. El inventario comprometido desde un principio
con los mercados locales puede hacer eficaces las ventas. Aunque tales prcticas
crean beneficios, se consiguen a un costo que no se suele asignar a esa funcin.
El desafo de la integracin es equilibrar el costo/beneficio de tal eficacia y los
riesgos asociados con la obsolescencia posible del inventario.
d.

Estructura infocrtica

Las tecnologas de la informacin facilitan de manera importante la integracin de

los procesos. Se genera un problema significativo por el hecho de que la
estructura y la disponibilidad de la informacin durante mucho tiempo se han
basado en las relaciones funcionales de la organizacin.
Como resultado, el formato de la informacin est en trminos de los
requerimientos y la responsabilidad de las funciones. Esta prctica inicial en el
formato de la informacin ha desarrollado lo que se conoce como estructura
infocrtica. El contenido y el flujo de la informacin disponible siguen las lneas
funcionales de decisin y control de la organizacin vigentes desde mucho tiempo
atrs. Cuando los administradores intentan reorganizar los procesos entre las
funciones, la estructura infocrtica sirve como una fuerza invisible para conservar
los flujos de informacin tradicionales de las funciones. El impacto de la estructura
infocrtica es una de las razones principales por la que los sistemas de

planificacin de los recursos de la empresa (Enterprise Resource Planning, ERP)

tienen un enorme atractivo para la administracin. La estructura infocrtica
tambin ayuda a explicar por qu son tan difciles las implementaciones de un
ERP.
e.

Acumulacin del conocimiento

En casi todas las situaciones empresariales el conocimiento es poder, de modo

que es frecuente la poca disposicin para compartirlo y la falta de comprensin de
cmo hacerlo. Al imponer la especializacin en las funciones y al desarrollar una
fuerza de trabajo compuesta por expertos, las organizaciones inherentemente
condenan la integracin de los procesos. Por ejemplo, considere el caso donde un
empleado experimentado se retira o por alguna otra razn abandona una
empresa.
El personal sustituto debe tener el tiempo suficiente para aprender, pero si la
informacin es restringida, ni todo el tiempo del mundo ayuda al empleado nuevo
a avanzar.
Ocurre una situacin ms seria cuando los administradores no pueden o no son
capaces de desarrollar procedimientos y sistemas para transferir el conocimiento
entre las funciones. Gran parte del trabajo de los procesos es compartido entre los
puestos y no se limita a un rea funcional especfica, de modo que es vital la
transferencia del conocimiento y la experiencia.

7.3 MARCO CONCEPTUAL

Sistemas
Anlisis de Sistemas
reas funcionales
Economas de escala
Integracin
Costos logsticos
Eficacia

8. METODOLOGA
8.1. TIPO DE INVESTIGACIN. El tipo de investigacin en la que se basa el
trabajo de grado es la investigacin explicativa, debido a que es aquella que se

encarga de buscar el porqu de los hechos mediante las relaciones causa y

efecto. En otras palabras, la investigacin explicativa se ocupa tanto de la
determinacin de las causas (investigacin determinstica) como de sus efectos
(Investigacin experimental).
8.2. FORMA DE LA INVESTIGACIN. La forma de investigacin en la que se
fundamenta el trabajo de grado es la investigacin aplicada o de campo, entendida
como la utilizacin de los conocimientos en la prctica para aplicarlos en provecho
de los grupos que participan en esos procesos y en la sociedad en general.
Adems, del bagaje de nuevos conocimientos que enriquecen la disciplina. Tiene
como propsito hacer un uso inmediato del conocimiento existente.
8.3. FASES DEL PROYECTO
FASE 1. Contempla la realizacin de un inventario fsico, el cual se debe comparar
con lo consignado con los sistemas de informacin. Esto permitir valorizar el
costo real de existencias, identificar referencias de mercancas no existentes
fsicamente, cdigos duplicados y los actuales indicadores de fiabilidad.
FASE 2. Se proceder a realizar un levantamiento de los actuales procesos de
Ventas, Compras, Recepcin y Despacho. Para ello es necesario visitar cada
puesto de trabajo y entrevistar a los colaboradores que participan en estos
procesos acerca de la forma como realizan sus actividades. Seguido, se toman
los procesos actuales y se realiza un anlisis crtico con el propsito de identificar
actividades que no agreguen valor o simplificar los procesos. Rengln seguido, se
disean los nuevos procesos los cuales deben implementarse a travs de
jornadas de capacitacin. En esta fase del proyecto, cada actividad tendr un
responsable as como el Indicador de gestin que mida su desempeo.
En esta fase se trabaja para dar solucin a la Estandarizacin de los procesos de
Ventas, Compras, Recepcin y Despachos; Implementacin de Indicadores de
Gestin y la Elaboracin e implementacin de Manual de procedimientos y
funciones del personal de Ventas, Compras, Recepcin y Despachos.
Es importante resaltar que para la implementacin de los nuevos procesos, se
programarn jornadas de sensibilizacin y capacitacin que tengan como
propsito realizar acompaamiento al personal involucrado y el logro exitoso de
los resultados.

FASE 3. Se proceder a realizar la depuracin del Sistema de informacin y la

Auditora del software Zeus. Las actividades incluyen realizar un backup de
seguridad y extraer del sistema de informacin las referencias de productos que
no existen fsicamente y que por lo menos tiene dos o tres aos que no rotan. Por
otro parte se proceder a bloquear los cdigos de productos no habilitados para su
uso; esto es aquellos que posean leyenda como anulada, invlido, etc. Para la

realizacin de sta actividad la empresa ha contratado los servicios de un

Ingeniero de Sistema externo a El Constructor y que trabaje en coordinacin con
el Administrador del Sistema de Informacin del Almacn. Esto se hace para
lograr objetividad en el proceso de depuracin y evaluacin del software. La
propuesta econmica incluye la contratacin de dicho Ingeniero.
En esta fase se trabaja para dar solucin a la Depuracin del Sistema de
Informacin y a la Auditoria del software Zeus.
En cuanto a las funciones del Administrador de Sistemas del Almacn El
Constructor ser responsable de:

Realizar el backup de seguridad y extraer del sistema de informacin las

referencias de productos que no existen fsicamente.

Bloquear los cdigos de productos no habilitados para su uso; esto es

aquellos que posean leyenda como anulada, invlido.
Bsicamente las operaciones del Administrador son operativas.
En cuanto a las funciones del Ingeniero de Sistemas externo:
Realizar la auditoria al software Zeus.
Determinar si el mismo soporta la operatividad de la empresa.
Preparar un informe para El Constructor sobre los hallazgos encontrados.
Su labor ser netamente auditoria y anlisis de procesos.

FASE 4. Esta parte de proyecto trata de la gestin fsica de las bodegas. Se

proceder a realizar un levantamiento de los planos de las bodegas y se
proceder a realizar la distribucin fsica de las mismas, as como la organizacin
de cada una de ellas con sus respectivas sealizaciones. Existe alta probabilidad
que tengan que realizarse cerramientos con malla para mejorar los aspectos de
distribucin de espacios y seguridad de las bodegas.
Se deben levantar los planos y sern documentos controlados, los cuales no
podrn modificarse previa autorizacin de la gerencia o su representante.
De igual forma se implementaran prcticas de almacenamiento de clase mundial,
tales como polticas de orden, seguridad y aseo. De igual manera esta fase
incluye capacitacin del personal en stos temas.
En sta fase se trabaja para dar solucin a la Organizacin fsica de almacenes y
levantamiento de planos.
FASE 5. Esta fase contempla la ejecucin de un conteo fsico de existencias y
compararlo con el terico, una vez se hayan implementado los nuevos procesos.
Esto permitir establecer el indicador de fiabilidad y los ajustes por exceso o

defecto de mercanca. Generacin de informes y levantamiento de actas, las

cuales servirn como soporte para los ajustes.
FASE 6. Esta ltima fase consiste en realizar un anlisis de la rotacin de los
inventarios y el diseo de estrategias de compras y control de inventario lo que
permitir optimizar en el futuro los flujos de dinero originado por descontrol en las
compras y perdidas en los inventarios.

Es importante resaltar que para lograr resultados exitosos en ste proyecto, se

debe implementar la totalidad de las seis (6) fases anteriormente expuestas,
debido a que todos constituyen factores que inciden en el descontrol de los
inventarios.
Cmo estrategia de ejecucin del proyecto, se tomar unidad de negocio de forma
independiente para la implementacin de los procesos y organizacin fsica de las
bodegas.
Para verificar la correcta implementacin de los procesos y las estrategias
definidas, se ha destinado un tiempo total de ocho (6) meses iniciando en Octubre
de 2014 y finalizando en Marzo de 2015. El lapso de tiempo se justifica dado que
la implementacin de procesos genera entre el personal resistencia a los cambios,
los cuales amerita realizar un trabajo de sensibilizacin intenso entre el personal
de Ventas, Compras, Recepcin y Despacho.
9. CRONOGRAMA

ACTIVIDADES
FASE 1. Inventario fsico actual

FASE 2. Estandarizacin de los procesos de Ventas,

Compras, Recepcin y Despachos; Implementacin de
Indicadores de Gestin y la Elaboracin e
implementacin de Manual de procedimientos y
funciones del personal de Ventas, Compras, Recepcin y
Despachos.

Levantamiento de los procesos de Ventas, Compras,

Recepcin y Despachos Actuales
Anlisis crtico de los procesos actuales
Diseo de los nuevos procesos de Ventas, Compras,
Recepcin y Despachos
Capacitaciones sobre los nuevos procesos
FASE 3. Depuracin del Sistema de Informacin y a la
Auditoria del software Zeus.

Anlisis de la operatividad del Software Zeus

Informe de novedades encontradas en la operatividad del

software Zeus
Formulacin de requerimientos al proveedor del software
Zeus
Ejecucin de los requerimientos realizados al proveedor
Depuracin de la base de datos de productos de acuerdo al
inventario fsico realizado en la Fase 1
FASE 4. Organizacin fsica de almacenes y
levantamiento de planos
Inversiones(Hierro y Cermica)
Materiales(Cemento)
Comercializadora(Ferreteria, laminas de etenit, yeso,
tuberia pvc)
Levantamiento de planos
FASE 5. Realizacin de Inventario fsico

FASE 6. Anlisis de rotacin de los inventarios y diseo

de estrategias de compras y control de inventarios
Anlisis ABC de Inventarios
Anlisis de Demanda de los productos clasificados en A
Analisis de Rotacin de los Inventarios y estrategias de
aprovisionamiento
Diseo de estrategias de compras e inventarios
Seguimiento de la implementacin de los procesos y montaje
del Departamento de Auditoria de Procesos

Agosto 2014
1

Septiembre 2014
1
2
3
4

Octubre 2014
1
2
3
4

Noviembre 2014
1
2
3

Diciembre 2014
1
2
3

Enero 2015
1
2
3

Febrero 2015
1
2
3
4

Marzo 2015
1
2
3
4

10. BIBLIOGRAFA

Ballou, R.H. Logstica. Administracin de la Cadena de suministro. Editorial

Pearson Educacin, Mxico. 5ta edicin ao 2004.
Bowersox D., Closs D. y Cooper M. Administracin y logstica en la cadena de
suministros. Editorial Mc Graw Hill/Interamericana Editores S.A. de C.V. 1era
edicin ao 2007.
Gmez A. Martha y Acevedo S. Jos. Logstica de aprovisionamiento. Coleccin
Logstica Corporacin John F. Kennedy Ed. Litografas Pabn. 2000
Schroeder R. Administracin de operaciones. Toma de decisiones en la funcin de
operaciones. Tercera edicin.1992