INSTRUCTIVO

Clasificacin Tributaria y tratamiento de las cuentas de cobro o facturas expedidas

por las Personas Naturales

1. Objeto: El presente instructivo se crea con el fin de establecer lineamientos para

la recepcin y registro contable de las cuentas de cobro o facturas emitidas por
personas naturales, con el objeto de evitar inconvenientes a la compaa,
relacionados con el desconocimiento del gasto en la Declaracin de Renta y
Complementarios por el hecho de no aplicar correctamente la normatividad
vigente e incluso el riesgo de tener que asumir pensiones de trabajadores
independientes por invalidez o supervivencia, si la persona vinculada a la
compaa mediante contrato de prestacin de servicios sufre algn accidente y no
est afiliado a ningn fondo de pensiones ni administradoras de riesgos laborales.
2. Alcance: El presente instructivo es una herramienta que establece los parmetros
para el procedimiento de recepcin y contabilizacin de cuentas de cobro o
facturas expedidas por personas naturales.
Dependencias: Compras, Contabilidad, Impuestos, Tesorera, Jurdica.
3. Definiciones:
Empleado: Para efectos meramente tributarios se consideran empleados, las personas
naturales residentes en el pas que perciban ingresos en una proporcin igual o superior a
un 80% del total de sus ingresos, por el desarrollo de actividades por cuenta y riesgo de
un empleador o contratante (contrato de trabajo), del ejercicio de una profesin liberal o
de la prestacin de servicios tcnicos que no requieran insumos, materiales o maquinaria
especializada. A estas personas se les deber aplicar el procedimiento de retencin en la
fuente descrito en el artculo 383 del estatuto tributario o la mayor que resulte de
comparar el procedimiento del 383 y el artculo 384, si sus ingresos en el ao
inmediatamente anterior superan las 4.073 U.V.T.
Profesin Liberal: Persona natural que perciba ingresos por concepto de honorarios y
que para el ejercicio de la profesin no requiera matrcula mercantil.
Servicios tcnicos: Servicios realizados por una persona con ttulo tcnico o tecnolgico
que puede estar vinculado mediante un contrato de prestacin de servicios y en donde no
existe transferencia de conocimiento.
Trabajador por cuenta propia: Personas naturales residentes en el pas que desarrollen
alguna de las 16 actividades relacionadas en el artculo 340 del estatuto tributario:

Actividad
Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento
Agropecuario, silvicultura y pesca
Comercio al por mayor
Comercio al por menor
Comercio de vehculos automotores, accesorios y productos conexos
Construccin
Electricidad, gas y vapor
Fabricacin de productos minerales y otros
Fabricacin de sustancias qumicas
Industria de la madera, corcho y papel
Manufactura alimentos
Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero
Minera
Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones
Servicios de hoteles, restaurantes y similares
Servicios financieros

A estas personas se les debern aplicar las tarifas de retencin en la fuente tradicionales.
Los dems contribuyentes: Son las personas naturales que no entran ni en la categora
de empleados ni en la categora de trabajadores por cuenta propia. A estas personas se
les seguirn aplicando las tarifas de retencin en la fuente tradicionales.
Sistema General de Salud: El sistema general de seguridad social en salud es el
conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a
garantizar a toda la poblacin el servicio pblico esencial de salud.
Obligados a Afiliarse como cotizantes:

Personas Vinculadas mediante contrato de trabajo.

Pensionados por jubilacin, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, tanto
del sector pblico como del sector privado.
Los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de empresas y
en general todas las personas naturales residente en el pas, que no tengan
vnculo contractual y reglamentarios con algn empleador.

Como beneficiarios:

Los miembros del grupo familiar del cotizante.

Sistema General de Pensiones: El sistema general de pensiones tiene por objeto

garantizar a la poblacin el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la

invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones

consagradas en la ley. La afiliacin es obligatoria para todos los trabajadores
dependientes e independientes.
Obligados a Afiliarse:

Personas Vinculadas mediante contrato de trabajo.

Personas naturales que presten servicios bajo la modalidad de contratos de
prestacin de servicios, o cualquier otra modalidad de servicios que adopten los
trabajadores independientes.

Los trabadores independientes:

1. El ingreso base de cotizacin no podr ser inferior al salario mnimo y deber
guardar correspondencia con los ingresos efectivamente percibidos por el afiliado.
Se debe tener en cuenta:

Solo se exime de la obligacin de realizar aportes a la persona que ya se

encuentre pensionada, para lo cual deber hacer llegar la certificacin
correspondiente del fondo de pensiones.
La base mxima de cotizacin para los aportes al Sistema General de Seguridad
Social en Salud, Pensin y Riesgos laborales, son 25 SMMLV, si una persona
supera este tope, no debe realizar aportes por ms.
La edad lmite de afiliacin en pensin:

a) En el rgimen de prima media con prestacin definida del Iss hoy Colpensiones,
para trabajadores dependientes el lmite de afiliacin es de 60 aos si es la
primera afiliacin.
b) En el rgimen de ahorro individual con solidaridad de fondos privados, el lmite de
afiliacin es de 55 aos para hombres y 50 para mujeres.

A pesar de que la persona ya haya completado las semanas de cotizacin para

pensionarse, si an no tiene la edad, debe realzar el aporte, esto teniendo en
cuenta que si durante los ltimos tres aos no ha cotizado, pierde el derecho a
la pensin por invalidez o supervivencia. Es decir que si la persona no aport
en los ltimos aos y sufre un accidente durante la vigencia del contrato de
prestacin de servicios, la empresa corre el riesgo de tener que asumir la
pensin por invalidez o la de supervivencia.

Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades pblicas y

privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los
trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles
con ocasin o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

Obligados a Afiliarse:

Trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante un

contrato de trabajo escrito o verbal.
Personas vinculadas a travs de un contrato formal de prestacin de servicios,
tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duracin
superior a un mes y con precisin de las situaciones de tiempo, modo y lugar en
que se realiza dicha prestacin.
Los jubilados o pensionados que se incorporen a la fuerza laboral como
trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo.
Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el
ministerio de trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliacin ser por
cuenta del contratante

Se debe tener en cuenta:

La cobertura en Riesgos Laborales para el contratista independiente se inicia al

da calendario siguiente a la afiliacin. Por lo tanto es necesario que la afiliacin se
realice como mnimo un da antes de iniciar la vigencia del contrato de servicios.
Para las cotizaciones se tendr en cuenta el mayor riesgo entre: la clase de riesgo
del centro de trabajo de la empresa contratante y el riesgo propio de la actividad
que ejecuta el contratista.
El pago de la cotizacin se hace anticipado y lo hace el contratista cuando se
encuentre clasificado en el riesgo I, II, III.
El pago de la cotizacin se hace anticipado y lo hace el contratante cuando se
encuentre clasificado en el riesgo IV, V.
Cuando existe simultaneidad de contratos, el ingreso base de cotizacin para el
reconocimiento de las prestaciones econmicas por parte de la ARL, ser igual a
la sumatoria de los ingresos base de cotizacin de la totalidad de los contratos, sin
que supere el lmite de los 25 SMLMV.

Requisitos para afiliarse a ARL como trabajador independiente.

Formulario de Afiliacin.
Contrato escrito de prestacin de servicios.
Certificado de afiliacin a EPS y Fondo de Pensiones. Debe estar vigente.
Copia documento de identidad ampliado a 150%.
Certificacin de no dependiente, si aplica.

4. Responsables:
rea de Compras: Verificar que todos los proveedores personas naturales que
trabajen con las empresas del grupo Ave, estn afiliadas al Sistema General de
Seguridad Social. El rea de compras deber informarles que con el fin de validar que
la persona realice el aporte al menos por el 40% del valor de la cuenta de cobro a

nombre de la compaa, se recibirn las cuentas de cobro mes vencido, es decir en el

mes siguiente a la prestacin del servicio.
Ser responsable adems de verificar que las cuentas de cobro tengan anexo los
soportes necesarios, esto es el formato de clasificacin tributaria de personas naturales
y el pago de aportes a seguridad social, cuando aplique.
Asistentes de Contabilidad: Verificar que las cuentas de cobro o facturas de venta de
personas naturales tengan los soportes relacionados anteriormente. Adicionalmente
debern verificar que la base de cotizacin de los aportes al Sistema General de
Seguridad Social, sea al menos el 40% del valor de la cuenta de cobro o factura de
venta. Una vez verificado el cumplimiento de estos requisitos, se debern analizar la
informacin de la declaracin de clasificacin tributaria y aplicar la retencin en la
fuente que corresponda.
Analistas de Impuestos: Brindar acompaamiento al rea de contabilidad y compras, en
el sentido de aclarar las dudas que surjan en la aplicacin de la norma.
Analistas y Asistentes de Tesorera: Verificar que la cuenta de cobro tenga anexo el
formato de la declaracin de clasificacin tributaria diseada por el rea de impuestos.
Todas las facturas o cuentas de cobro deben tener anexo este formato. Tambin debern
verificar que se anexen lo soportes de los pagos al Sistema General de Seguridad Social,
cuando sea obligatorio.
Documentos Asociados

Formato Declaracin Clasificacin Tributaria de Personas Naturales

5. Actividades
a. Cuando surge la necesidad de un servicio y se tiene dentro de las propuestas
o cotizaciones recibidas proveedores personas naturales, se deber
comprobar que la persona aporte al Sistema General de Seguridad Social y
que el RUT est vigente, para esta ltima actividad se debe:
o
o
o
o
o

Ingresar a la pgina de la DIAN: www.dian.gov.co

En la parte izquierda de la pgina se encuentra la opcin Otros servicios
Ingresar a la opcin Consultar Estado del RUT
Digitar el nmero de identificacin de la persona
La bsqueda debe arrojar que el Registro est activo, de lo contrario no se
podr contratar con esta persona.

Si el registro del RUT est activo, posteriormente se debe enviar correo

electrnico a Desarrollo Humano solicitando la clasificacin del riesgo laboral
propia de la actividad a desarrollar por esa persona.
b. Desarrollo Humano ser el encargado de contactar al asesor de ARL para que
emita la clasificacin del riesgo del servicio a contratar. Es importante precisar

que se cotiza sobre el mayor riesgo entre la actividad del contratista y la

clasificacin de la empresa.
c. Si de acuerdo con la clasificacin emitida por el asesor de ARL el riesgo est
dentro de la clase IV y V, Desarrollo Humano deber realizar la afiliacin del
trabajador independiente, pues la empresa es la responsable de realizar la
afiliacin y pago. Dada la normatividad vigente solo las empresas contratantes
estn autorizadas para realizar este trmite, es decir al trabajador
independiente no le recibirn en ninguna aseguradora, pagos por este
concepto.
d. Si el tiempo de ejecucin del servicio es superior a un mes, se debe solicitar al
rea jurdica, la elaboracin de un contrato de prestacin de servicios con
especificacin de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza
dicha prestacin. Esto con el fin de que la persona pueda realizar su afiliacin
al sistema general de seguridad social.
e. Una vez se reciba la cuenta de cobro o factura de venta, se debe verificar que
venga anexo el formato de la declaracin de clasificacin tributaria diseada
por el rea de impuestos. Todas las facturas o cuentas de cobro deben tener
anexo este formato.
f. Si el concepto relacionado en la cuenta de cobro o factura de venta
corresponde a la prestacin de un servicio, el asistente de compras deber
adems verificar que se anexen los soportes del pago de aportes al Sistema
General de Seguridad Social (Salud, Pensin y Riesgos laborales). Si se trata
de la compra de un bien no es obligatorio anexar dichos soportes, tampoco
cuando el servicio prestado es ocasional y no es superior a 30 das.
Para lo anterior se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

Si la persona ya se pension no est obligado a realizar aportes a Pensin pero si

a salud y eventualmente a riesgos laborales.
Los contratistas independientes estn obligados a efectuar aportes a Riesgos
Laborales.
Para los contratos inferiores a un mes o la prestacin de un servicio espordico,
no es obligatorio exigir el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social.
g. Una vez verificados estos aspectos se enviara la documentacin a
Contabilidad, donde se verificar adems si la base de cotizacin corresponde
al menos al 40% del valor de la cuenta de cobro o factura de venta.
h. El asistente de contabilidad debern analizar la informacin de la declaracin
de clasificacin tributaria y determinar si la persona natural es un empleado, un
trabajador por cuenta propia o pertenece a la categora de los otros.
i. Aplicar la retencin en la fuente procedente para cada categora. Si es
empleado se liquidara la retencin de acuerdo a lo sealado en el artculo 383
del estatuto tributario, de ser un trabajador por cuenta propia u otro, se
seguirn aplicando las tarifas de retencin tradicionales.
j. SI en la declaracin de clasificacin tributaria, la persona declara que sus
ingresos en el ao anterior fueron superiores a 4.073 UVT, y qued clasificado

dentro de la categora de empleados, se deber tambin calcular la retencin

de acuerdo a lo sealado en el artculo 384 del estatuto Tributario y aplicar la
que resulte mayor.
k. Las personas que se clasifiquen como empleados, de querer aplicar las
deducciones a que tienen derecho, debern adjuntar los siguientes soportes:

Cabe aclarar que no es obligatorio anexar los soportes de las deducciones, para dar
trmite al registro y pago de la cuenta de cobro, pero si son indispensables si la persona
natural desea que se tengan en cuenta estos aspectos para la liquidacin de la retencin
en la fuente.
l.

Una vez se registra la cuenta de cobro, se debe pasar a tesorera para realizar
el pago.

CONTROL DE CAMBIOS