RELACIONES DEL PROCESO DE FACTURACIN

CLIENTES DEL REA DE FACTURACIN

Relacin de los contratantes y pacientes.
Relacin de los directivos de la IPS.
Relacin con las otras reas de la IPS.

Un rea de Facturacin atiende las necesidades de distintos clientes de acuerdo

con sus relaciones ms importantes.

El rea de Facturacin trabaja para contratantes y pacientes

Por una parte, se tiene la responsabilidad ante los pacientes de tramitar rpida y
correctamente la Factura individual por paciente o la cuenta de cobro por los
servicios prestados, para permitir su pago y salida del Hospital, una vez el rea
mdica lo haya autorizado.
Adems, el rea debe garantizar para todos los pacientes informacin gil y veraz
sobre su estado de cuenta, procurando que no se presenten trabas de orden
administrativo que dificulten la atencin del paciente.
Igualmente un rea de facturacin responde ante las entidades con las cuales el
hospital firma contratos o convenios para la prestacin de los servicios
hospitalarios a pacientes vinculados a stas. A estas entidades debe entregarle
una cuenta de cobro con todos los soportes por todos los servicios prestados a
pacientes cubiertos por ese contrato (Si es el rea de facturacin responsable del
diligenciamiento de la cuenta de cobro).
El rea de facturacin trabaja para las directivas del Hospital.

El rea de facturacin est encargada de la generacin de informacin representada en facturas- para garantizar los ingresos financieros del Hospital por
concepto de cuentas de cobros de servicios prestados a los pacientes. La
responsabilidad ante las directivas est en producir rpidamente y con precisin

estas facturas para que los pacientes o las empresas contratantes de los servicios,
paguen al hospital los dineros cobrados.
Paralelamente el rea de facturacin deber ofrecer a las directivas la informacin
financiera y estadstica necesaria para la toma de decisiones.
El rea de Facturacin trabaja para otras reas del Hospital
El rea de facturacin, adems de producir las facturas individuales por paciente,
y cuentas de cobros y entregarlas a los contratantes y/o pacientes, as como una
serie de informaciones adicionales a las directivas, debe generar tambin
informacin para el funcionamiento y toma de decisiones de otras reas del
Hospital. Estas reas son, por ejemplo:
Si la Generacin de cartera (elaboracin y presentacin de la cuenta de cobro),
esta bajo la responsabilidad del rea de facturacin y el Hospital cuenta con un
rea de Cartera o responsable del mismo este recibe oportunamente las copias
de las cuentas para diligenciar el cobro de las mismas.
Contabilidad recibe copias de las facturas individuales para su registro en las
cuentas por cobrar del periodo.
Presupuesto recibe copias de cuentas de cobros para estimar los ingresos del
siguiente periodo.
Tesorera recibe copias de las cuentas que va a cancelar el contratante y el
informe de los cheques recibidos.
Estas reas deben recibir adems mensualmente la fecha en que facturacin hizo
el corte del mes, las cuentas que se generaron durante este periodo y el monto
facturado. Esta informacin es importante especialmente para contabilidad y
presupuesto a fin de que elabore el balance y las cuentas del mes, con la misma
informacin.

COMPONENTES DE LA CONTRATACIN

CONTRATACION: Es la entrada al proceso, es el punto inicial donde se conocen

cada uno de los responsables del pago, condiciones contractuales, tarifas, los
requisitos del contrato en la presentacin de las cuentas, los usuarios que se van
a atender.

IMPORTANCIA: El contrato debe ser conocido por todos los funcionarios que
intervienen en el proceso de facturacin, porque si desconocen todo esto podran
aparecer errores, objeciones, glosas, devoluciones, adems si se desconocen los
contratos antes de facturar, la facturacin tiene las mejores posibilidades de ser
devuelta.
En el proceso de facturacin, existen mnimas preguntas al vender un servicio de
salud lo cual al personal asistencial y administrativo deben saber a quin atender,
cuando atender, en que tarifas bajo la modalidad (capitacin, evento, conjuntos,
etc.), cuales son los soportes contractuales, quien es el responsable del pago,
cuando y como presentar las cuentas, y cuando pagar la cuenta.

CONTRATACION DE SERVICIOS: es un acuerdo, compromiso, pacto o

convenio que se contrae como consecuencia del proceso de negociacin
entre dos partes.
ADMISION DEL USUARIO: este paso da inicio al proceso financiero, es en
este momento que se identifica en los formatos, y (registr, cargo,
consumo, etc.).
CLASIFICACION Y DIGITACION: Se debe clasificar un grupo a
continuacin se digita en el sistema de facturacin.
LIQUIDACION Y ELABORACION DE LA FACTURA: al liquidar la cuenta ya
sea de forma manual o con el sistema de facturacin disponible, se debe
proceder o emitir la factura o liquidacin para cada usuarios.
PREPARACION DE LA CUENTA: se hace auditoria previa, con el fin de
detectar posibles errores y se corrige, finalmente se enva a cartera para su
radicacin.
RADICACION DE LA CUENTA: mediante este procedimiento se notifica a la
empresa o entidad el monto de la deuda que tiene con la IPS por concepto
de prestacin de servicios.
GESTION DE LA CARTERA: este incluye el manejo de objeciones y glosas,
el control de la cartera y la aplicacin de los indicadores de gestin de
cartera.
RECAUDO: es lo que le permite continuar con el objetivo social de
prestacin de servicios asistenciales.

 Entradas: La principal entrada es un contrato o convenio, que establece un

objeto contractual.
Salidas: La principal salida de un proceso de facturacin es la factura
individual.

USUARIO DEL REA DE FACTURACIN

Usuarios externos: son las personas naturales o jurdicas principalmente

los usuarios o pacientes, entidades aseguradoras.
Usuarios internos: son todas aquellas personas de la institucin que
requieren informacin del proceso.

LOS PROVEEDORES DEL AREA DE FACTURACIN

El rea de facturacin necesita acordar con sus proveedores cules son los
requisitos del rea; por tanto, hay que conocer quienes seran estos proveedores.
Las directivas del Hospital dan al rea unas polticas, contratos y tarifas
para el cobro.
Por una parte, las directivas del Hospital, quienes realizan contratos de prestacin
de servicios Hospitalarios, y fijan con el contratante las tarifas y otras obligaciones
establecidas, deben comunicar oportuna y detalladamente las condiciones de ese
contrato o convenio, las adiciones u otras modificaciones del mismo y las tarifas
establecidas.

Las dems reas del Hospital le proveen informacin sobre servicios

prestados.

Entre el segundo tipo de proveedor se encuentra el rea de admisiones, que debe

enviar con rapidez y precisin la informacin sobre el paciente que ingresa al
hospital; esta informacin es vital para la iniciacin de la cuenta del paciente.

Adicionalmente debe haber un flujo de informacin regular hacia facturacin,

desde los servicios mdicos, de apoyo diagnstico y teraputico y desde
suministros, reportando desde los cargos que deben hacerse a cada paciente y
enviando los soportes de todos los servicios prestados, con el fin de que
facturacin pueda completar la liquidacin individual del paciente.
Se resalta que las reas mdicas del Hospital tienen la responsabilidad de mandar
la papelera correcta, clara y oportunamente a facturacin sobre los servicios
prestados. Son los servicios mdicos y nicamente stos los que pueden
identificar el servicio prestado.
Las reas de apoyo le proveen recursos.
El rea de facturacin recibe servicios como suministro, mantenimiento y aseo, de
los cuales depende el bienestar y la facilidad con que se realiza su trabajo.