UNIDAD V

BASES DE DATOS

AGENDA
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS EN
ACCESS 2013
CREACION DE UNA BASE DE DATOS

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

El trabajo con las propiedades particulares de los campos
es fundamental para la correcta organizacin y
funcionalidad de la base de datos. Cada campo debe
tener un tipo de dato establecido y valores coherentes
entre sus propiedades, por lo tanto, hay que tener en
cuenta que dichos valores dependen tanto del registro
como del tipo de dato que se introduzca en cada campo.
Es decir, puede que un tipo de dato no contenga las
mismas propiedades que otro.

TAMAO DEL CAMPO

Cada registro almacenado ocupa un determinado espacio en el tamao de
la base de datos. De forma predeterminada, al elegir el tipo de dato Texto
corto, se guardan 255 caracteres para cada registro de cada campo de la
tabla. Sin embargo, la mayora
de las veces no utilizamos tantos caracteres para cada registro. Por eso,
Access permite definir la cantidad que utilizaremos en cada campo.
Para el tipo de dato Texto, podemos indicar valores entre 0 y255
caracteres. Por ejemplo, si un campo registra nombres, ser suficiente
contar con 20 caracteres, ya que es prcticamente imposible que alguno
tenga ms de 20 Al indicar valores ajustados a nuestra necesidad,
logramos que la base de datos sea ms liviana y evitaremos ocupar
espacios innecesarios.

Para el tipo de dato Nmero, se

muestra una lista desplegable
con valores ordenados en forma
ascendente. El ms utilizado es
el tamao Entero largo, ya que
solamente ocupa 4 bytes y
permite almacenar valores que
superen los dos millones.

FORMATO DE LOS DATOS

Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que permite establecer la
apariencia de los datos que sern introducidos en el campo seleccionado, al
ubicarnos en la Vista Hoja de datos.
Para el tipo de dato Nmero, las opciones de esta propiedad son:

Nmero general: muestra el dato introducido tal como se escribe, es

decir, no se modifica el formato.

Moneda: al nmero introducido por el usuario se le agrega, de forma

automtica, el separador de miles y el signo monetario ($).

Euro: le agrega el smbolo monetario al valor introducido.

Fijo: basa la modificacin en la configuracin regional del sistema.

Estndar: agrega el signo de separador de miles, sin indicar un

smbolo monetario en particular.

Porcentaje: multiplica el valor introducido por 100, agregando al final

el smbolo de porcentaje (%).

Cientfico: muestra el valor introducido en notacin cientfica.

Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir entre

los distintos valores que se muestran en la siguiente
tabla:

Una vez que establecimos el formato, cuando ingresamos los datos en la

tabla, Access de manera automtica hace la conversin al estilo definido.
De este modo, se facilita el ingreso de informacin y el
proceso se hace ms rpido y sencillo.

Valores predeterminados
Otra de las posibilidades que ofrece Access es indicar que, de forma
predefinida, se muestre un cierto valor en cada celda de un campo.
Esto lo hacemos a travs de la propiedad Valores predeterminados, que
nos permite indicar el texto que se ver en cada una de las celdas del
campo actual, a travs de la Vista Hoja de datos.
Aunque debemos saber que tambin es posible modificar el valor
predefinido para ingresar uno nuevo, simplemente debemos borrar el
dato predeterminado y escribir el valor nuevo. Esta propiedad nos
permite agilizar el proceso de registro de la informacin, ya que es de
gran utilidad en los casos en que los valores del campo son constantes
o con pocas variaciones. De esta manera, nos evita tener que escribir
reiteradamente un determinado contenido en cada celda.

Validar datos
Una de las grandes ventajas de registrar informacin mediante Microsoft Access
es la posibilidad de restringir los valores admitidos en un campo para evitar
errores. La propiedad Regla de validacin permite establecer las condiciones que
deben cumplir
los datos para ser aceptados o no en un campo.
Por ejemplo, podemos indicar que nicamente se admitan los valores inferiores a
400 a travs de la expresin <400, valores superiores a 200 a travs de >200o
valores inferiores o iguales a 800 a travs de <=800. Las expresiones se pueden
componer de diversas formas: con valores numricos, signos matemticos,
nombres de campos, nombres de tabla, etctera. Cuando deseamos nombrar un
campo en una expresin,
debemos hacerlo entre corchetes, por ejemplo: [Cantidad].
Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones complejas, tambin podemos
hacerlo a travs del botn situado sobre el extremo derecho del campo, que
abre el cuadro Generador de expresiones.

Adems, el comando Probar reglas de validacin del grupo Herramientas de la ficha

contextual Herramientas de tabla/Diseo nos permite revisar la tabla para comprobar si
hay datos que infringen las reglas configuradas. El tiempo que insume el procedimiento
de comprobacin depender tanto de la cantidad de datos contenidos en la tabla como
de las incompatibilidades encontradas.

Convertir datos en obligatorios

Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos que el usuario ingrese datos de forma
obligatoria en un campo determinado. Es decir, que no pueda continuar con el resto de los
registros sin completar dicho campo. Para lograr esto, utilizamos la propiedad Requerido,
que posee una lista desplegable con dos valores: Sy No. Al elegir la opcin
S, se vuelve obligatoria la introduccin de datos en ese campo, por lo tanto, en la Vista
Hoja de datos no podr quedar vaco. En el caso de que no lo completemos, se mostrar
un mensaje de error que explicar que el campo no puede contener valores nulos. De
forma predeterminada, se muestra el valor No, lo cual permite no escribir datos en el
campo actual y seguir en otro.
Si bien esta es una manera efectiva de obligar al usuario a que introduzca al menos un
carcter, es posible que ingrese un espacio en blanco y, de este modo, tampoco
tendremos informacin. Para evitar este problema, contamos con la propiedad
Permitir longitud cero, que tambin posee los valores S y No. El valor S admite que en el
campo se escriba cualquier carcter, incluso un espacio, mientras que la opcin No impide
esto ltimo. Entonces, mediante la combinacin de ambas propiedades logramos que el
usuario se vea obligado a escribir algn valor que no sea un espacio en blanco en el
campo.

MASCARA DE ENTRADA
Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que sern aceptados
los datos en un campo, a travs de la creacin de formatos predeterminados que establezcan
cuntos caracteres se admitirn, si sern nmeros o letras, maysculas o minsculas, si tendrn o
no una separacin, etctera. Para ello, utilizamos la propiedad Mscara de entrada.
La creacin de una mscara de entrada es til cuando los valores por introducirse deben coincidir
con un formato predeterminado, como el cdigo de un producto. La mscara contiene una sintaxis
que debe respetar la cantidad de caracteres que se admiten en el campo.
Por ejemplo, para indicar una letra, dos
nmeros y otra letra obligatoriamente la
mscara debe ser: L00L. Para
separarlos, podemos utilizar la mscara:
L/-00/-L. Cuando el usuario ingrese
datos en un
campo que posea una mscara de
entrada, se mostrarn subrayadoslos
lugares disponibles junto a los caracteres
literales

Numerar registros automticamente

Una forma de evitar la duplicacin de datos y registrar informacin que siga una secuencia
numrica de incremento gradual es con la numeracin automtica de registros, a travs del
tipo de dato Autonumeracin. Este campo no permite introducir valores manualmente,
sino que a medida que ingresamos datos en la tabla, se va generando un valor de forma
secuencial. Es decir, el primer registro tendr el valor 1; el segundo, el valor 2 y as
sucesivamente.
Para indicar el modo en que se crear dicha secuencia, utilizamos la propiedad Nuevos
valores, que posee dos opciones:

Incrementalmente: aumenta en una unidad el valor anterior (1, 2, etc.).

Aleatoriamente: los nmeros se generan de manera azarosa, sin respetar ninguna

clase de orden especfico.

Indexado
Es posible ordenar los registros de una tabla de modo ascendente o descendente, segn los
valores de un campo. Esta operacin es efectuada por Access de manera inmediata
cuando la cantidad de registros es pequea, pero si tenemos cientos de registros en una tabla,
el programa puede llegar a demorarse varios minutos, incluso horas, en ordenar los registros.
Para evitar este inconveniente, es recomendable la creacin de un ndice, que es una lista en la
que se pueden almacenar los valores ordenados de acuerdo con uno o ms campos. Para esto,
tenemos que utilizar la propiedad Indexado, que posee una lista desplegable con las
opciones que detallamos a continuacin:

No: sin ndice.

S (Con duplicados): crea un ndice para el campo y admite el ingreso de valores

duplicados (por ejemplo, dos apellidos iguales).

S (Sin duplicados): crea un ndice para el campo, pero no admite el ingreso de

valores duplicados (por ejemplo, dos nmeros de documento iguales). Cuando el usuario ingrese
un valor duplicado en un campo que no lo permite, se mostrar un mensaje de error al
guardar o cerrar la tabla

CREACION DE UNA BASE DE DATOS

Las partes u objetos de una base de datos de Access tpica
son:
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos

Tablas
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fcil
importar una hoja de clculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de clculo y almacenarlos en una base de
datos es la forma en la que estn organizados los datos.
Para aprovechar al mximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere
almacenar informacin sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo
una vez en la tabla que est configurada para los datos de los empleados. Los datos
sobre los productos se almacenarn en su propia tabla y los datos sobre las
sucursales se almacenarn en otra tabla. Este proceso se denomina normalizacin.

Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y
modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros
controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar
formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin
embargo, la mayora de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios
para ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qu datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo,
puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los
datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botn que abra un
formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.
Los formularios tambin le permiten controlar de qu manera otros usuarios
interactan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un
formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen
nicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de
que los datos se especifican correctamente.

Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos.
Por lo general, un informe responde a una pregunta especfica como: "Cunto
dinero recibimos de cada cliente este ao?" o "En qu ciudades residen
nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la
informacin de la manera ms legible posible.

Se puede ejecutar un informe por

vez y siempre se reflejan los
datos actuales de la base de
datos. Generalmente, se les da
formato a los informes para
imprimirlos, pero tambin pueden
verse en pantalla, exportarse a
otro programa o enviarse como
datos adjuntos en un correo
electrnico.

Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La funcin ms
comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que quiere ver
generalmente estn distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una
nica hoja de datos. Adems, debido a que muchas veces no quiere ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si est trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.

Macros
Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programacin
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo,
puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario para que la
macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botn. Las macros contienen
acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la
base de datos. La mayora de las operaciones de la base de datos que realiza
manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se
convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
Mdulos
Los mdulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a
la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la eleccin
de una lista de acciones de macro, los mdulos se escriben en el lenguaje de
programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin
de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una
unidad.

PROCESO PARA LA CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Pasos:
-Seleccione el icono ACCESS 2013.

- Accedemos a las plantillas disponibles para

crear diferentes tipos de bases de datos,
como: Activos, Contactos, Tareas, entre otras.
Si ninguna se ajusta a lo que necesitamos,
podemos usar el cuadro de bsqueda para
descargar plantillas de Internet, ya sea
mediante la seleccin de alguna de las
categoras o el ingreso de una palabra clave.
Tambin es posible crear una base de datos
desde cero; veamos cmo hacerlo.

Crear una base de datos de escritorio

Cuando Access genera una base de datos desde
cero, es decir, sin contenido predeterminado (a
diferencia de las plantillas), tendremos
que crear cada elemento que la integra de modo
manual.

A continuacin, ingrese el nombre que desee

asignarle a la base de datos en la Opcin Nombre
de archivo. Tenga en cuenta que no pueden existir
dos bases de datos con el mismo nombre dentro de
una misma carpeta

Pulse el botn Examinar, que se encuentra a la derecha del

nombre asignado, para elegir dnde guardar la base de
datos, ya sea en el disco rgido o en algn medio de
almacenamiento transportable.

Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre asignado a
la base de datos

Luego de cumplir con los pasos anteriores, se generar una tabla vaca en la
nueva base de datos.