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Procedimiento de Control de
Documentos y Registros
Vicerrectora Administrativa y
Financiera
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC VAF
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 2 de 36
1. PROPSITO
Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su
codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, actualizacin, control
de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos
obsoletos, en el marco de SGC-VAF con el fin de facilitar su presentacin,
utilizacin y disposicin final
2. ALCANCE
El Procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades
que han adoptado el Sistema de Gestin de la Calidad VAF1, en las sedes de
Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.
El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,
fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
3. RESPONSABLES
Coordinador Oficina de Gestin Documental
Lderes de Procesos y/o subprocesos
4. DESAROLLO
4.1 CONDICIONES GENERALES
Para el adecuado manejo y control de los documentos y
Institucionales se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:
registros
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 3 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 4 de 36
CONTENIDO
PIE DE PGINA
Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del Documento
Fecha de aprobacin del Documento
Versin del Documento
Nmero de Pgina
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 5 de 36
FECHA DE
APROBACIN
Fecha: 25/06/2013
Versin: 00
Pgina 1 de 55
NOMBRE DEL
DOCUMENTO Y
CDIGO
LOGO
INSTITUCIONAL
Manuales
Procedimientos
Formatos
Instructivos, Protocolos, Ficha Tcnica, Gua
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 6 de 36
4.2.1.2 Codificacin
La codificacin de los documentos del SGC-VAF, se realiza de manera
alfanumrica y manualmente de la siguiente forma:
VAF O NOMBRE
DEL PROCESO Y/O
SUBPROCESO
CONSECUTIVO
XXXYY-000-NN
TIPO
DE DOCUMENTO
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
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TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
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Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 7 de 36
CDIGO
ACTIVOS FIJOS
ACF
ARA
COMPRAS
COP
CONTABILIDAD
CON
CRDITO Y CARTERA
CRC
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
DIA
DIRECCION FINANCIERA
DIF
DIRECCION TIC
DIT
GESTIN DOCUMENTAL
GED
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
IFT
LOGISTICA
LOG
MERCADEO INSTITUCIONAL
MEI
PLANTA FISICA
PLF
PRESUPUESTO
PRE
SEGURIDAD INFORMATICA
SEI
SERVICIO AL USUARIO
SEU
SISTEMAS DE INFORMACION
SII
TALENTO HUMANO
TAH
TESORERIA
TES
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 8 de 36
CDIGO
MANUALES
MN
CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
CP
PROCEDIMIENTOS
PR
FORMATOS
FT
INSTRUCTIVOS
IN
PROTOCOLOS
PC
PROGRAMAS
PG
GUIA
GU
FICHA TCNICA
FI
CDIGO
UDES
SEDE BUCARAMANGA
BUC
SEDE CUCUTA
CUC
SEDE VALLEDUPAR
VAL
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 9 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 10 de 36
MANUAL
CARACTERIZACIN
PROCEDIMIENTO
FORMATO
INSTRUCTIVO
PROTOCOLO
PROGRAMAS
FICHA TCNICA
GUIA
TIPO DE DOCUMENTO
ALCANCE
N/A
N/A
ANEXOS
N/A
CONDICIONES DE USO
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
CONDICIONES GENERALES
N/A
N/A
N/A
N/A
CONTROL DE CAMBIOS
DEFINICIONES
N/A
N/A
N/A
DESARROLLO CONTENIDO
N/A
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
N/A
N/A
N/A
ENCABEZADO
ESPECIFICACIONES
TCNICAS
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
NORMATIVIDAD Y/O
REQUISITOS
N/A
N/A
N/A
N/A
PROPSITO
N/A
N/A
N/A
RECURSOS
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
RESPONSABLE
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
TTULO DE LA FICHA
TCNICA
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
USOS
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
CONTENIDO DEL
DOCUMENTO
PIE DE PGINA
A: aplica
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
N/A: no aplica
O: opcional
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 11 de 36
Manuales
Procedimientos
Instructivos
Protocolos
Programas
Ficha Tcnica
Gua
ELABORO
NOMBRE Y CARGO
REVISO
NOMBRE Y CARGO
APROBO
NOMBRE Y CARGO
Responsable de la elaboracin:
Responsable de la revisin:
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 12 de 36
Responsable de Aprobar:
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 13 de 36
VERSION
RESPONSABLE
FECHA DE APROBACION
00
Versin de Prueba
Equipo Facilitador
del SGC-VAF
22/01/2014
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 14 de 36
GED-FT-01-UDES, se registrar la
Correspondencia de entrada
electrnicos)
Notas internas
Listados, Listas
Actas de reunin
Formatos diligenciados
Formularios
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
salida
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
(incluye
faxes
correos
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 15 de 36
Contratos
Informes
Fotografas
Grabaciones
Bases de datos de los software que operen en la UDES
Otros
Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento
requisitos
de
Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta:
Encabezado
Los documentos de los registros del SGC-VAF se identifican con un
encabezamiento que debe contener los siguientes elementos:
Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de aprobacin
NOMBRE DEL
SISTEMA DE
GESTION
FECHA DE
APROBACIN
Fecha: 25/06/2013
XXXYY-000-NN
Versin: 00
LOGO
INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL
DOCUMENTO Y
CDIGO
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 16 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 17 de 36
Los
Lderes de Procesos con el apoyo de la Oficina de Gestin
Documental, son responsables de administrar sus registros, de actualizar
el Listado Maestro de Registros cdigo GED-FT-003-UDES y vigilar que se
cumplan los tiempos de retencin y disposicin final establecidos.
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 18 de 36
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Archivos
de
Pgina 19 de 36
Gestin
Cargo
Aplica para todo
el personal de la
VAF
GED-FT-004UDES
GED-FT-004-UDES
REGISTRO
Dependencia
DESCRIPCION
Todos los
Procesos
/Subprocesos de
la VAF
ACTIVIDAD
RESPONSABLES
INICIO
Identificacion
Necesidad
Documental
Cualquier funcionario, en la
ejecucin de sus funciones y en
pro del mejoramiento identifica
la necesidad de elaboracin,
modificacin o eliminacin de un
documento que se utilice dentro
del proceso y/o subproceso.
El
funcionario
presenta
la
elaboracin,
modificacin
o
eliminacin
del
documento
mediante el diligenciamiento del
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
FIN
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
GED-FT-004-UDES, Correo
Electrnico
GED-FT-004UDES
Coordinador Gestin
Documental
Gestin Documental
Lista de
Asistencia y
registros
fotogrficos.
Lder
del
proceso
y/o
subproceso:
Evidencia
el
registro de la novedad en el
historial del documento.
GED-FT-001-UDES/GEDFT-003-UDES
Control
documentos y
registros
Coordinador
Gestin
Documental
Lder de Proceso
/ Subprocesos de
la VAF
Socializacin de
novedades
Lder de Proceso /
Subprocesos de la VAF
Pgina 20 de 36
Gestin
Documental
Decisin
Versin: 02
Todos los
Procesos
/Subprocesos de
la VAF
Revisin y
Aprobacin del
documento
Fecha: 16/07/2014
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 21 de 36
REGISTRO
ACTIVIDAD
Cargo
RESPONSABLES
Dependencia
DESCRIPCION
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
GED-FT-003-UDES/GEDFT-004-UDES
GED-FT-005-UDES
GED-FT-007-UDES
Consulta y/o
Prstamo
Almacenamiento
Todos los
Procesos/Subprocesos
de la VAF
Determine
el
lugar
de
almacenamiento de acuerdo al
Instructivo
Organizacin
de
Archivos cdigo GED-IN-002UDES
para
su
adecuada
disposicin y conservacin.
Todos los
procesos/Subprocesos de la
VAF
Identificacion de
Registros
Todos los
Procesos/Subprocesos de
la VAF
INICIO
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Gestin documental
GED-FT-003-UDES
Socializacin de
novedades
Listados de
Asistencia y
registros
fotogrficos
Lder de Proceso /
subproceso
Actualizacin
Lder de Proceso /
Subproceso de la
VAF
Todos los
Procesos/Subproces
os de la VAF
Tiempos de
Retencin
Determinar la disposicin a
aplicar a cada registro una vez
haya culminado el periodo de
retencin del archivo,
Todos los
Procesos/Subproces
os de la VAF
Pgina 22 de 36
Coordinador de Gestin
Documental
Versin: 02
GED-FT-003-UDES
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
FIN
6. FORMATOS
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 23 de 36
7. DEFINICIONES
APROBACIN: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la
adecuacin del documento previamente revisado.
ARCHIVO DE GESTIN: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
su forma y soporte material que se encuentran en uso, acumulados en
un proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas
y/o dependencias, de la Universidad de Santander UDES.
ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se agrupan los documentos transferidos
de los distintos archivos de gestin de la Institucin, una vez finalizado
su trmite, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los
particulares en general.
CARACTERIZACIN DE PROCESOS Y/O SUBPROCESOS: Documento que
describe las caractersticas generales del proceso y/o subproceso.
DISPOSICIN:
Destino o fin que se le da a un registro, una vez
terminado el tiempo de retencin en un archivo.
DIFUSIN: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a
conocer informacin.
DOCUMENTO:
Datos que poseen significado y su medio de soporte.
El tipo de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o
electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos relevantes que son
necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institucin y son
generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas
Gubernamentales, entre otros).
DOCUMENTO INTERNO:
Son aquellos documentos relevantes que
definen los servicios que presta la institucin, son necesarios para su
funcionamiento y se generan al interior de la institucin, pueden
modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios
de los programas o dependencias de la universidad.
DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un
cambio o de su eliminacin, pierde su vigencia.
FORMATO: Documento impreso o digital destinado al registro de
informacin de un proceso.
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 24 de 36
almacenado
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 25 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES
Versin: 02
Pgina 26 de 36
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
00
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Versin de Prueba
01
Se determina como
opcional el
encabezado para los
formatos
Se elimina en
responsable de la
revisin el
Coordinador de
Calidad y se incluye el
responsable de la
aprobacin de
documentos fuera del
SGC-VAF
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
RESPONSABLE
Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF
Esperanza Rojas
Rojas
Coordinadora de
Gestin Documental
FECHA DE APROBACION
Enero 15 de 2014
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Se modifica el
encargado de dar
apoyo a la
conservacin de
registros electrnicos
01
Se incluye nombres
de Instructivos de
Gestin Documental
Se actualizan
flujogramas de
acuerdo a los cambios
realizados en
documento
Modificacin del
alcance, se limita a
los procesos y/o
subprocesos de la
VAF.
02
Se incluye aplicacin
del Instructivo de
Documentos
Acadmico
Administrativos GEDIN-005-UDES
Modificacin del
numeral 4.2.2
Responsable de
elaboracin, revisin
y aprobacin de los
documentos
Modificacin tabla de
cdigos , se limita a
los cdigos de los
procesos y/o
subprocesos de la
VAF
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 27 de 36
18/06/2014
Liliana Naranjo
Amelia Gonzlez
Patricia Pinzn
Facilitadoras
SGC-VAF
16/07/2014
Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 28 de 36
Se incluye la
responsabilidad del
lder de proceso y/o
subproceso sobre la
elaboracin de la
codificacin en
documentos
Se modifica tabla de
resumen del
contenido mnimo de
documentos
Inclusin de
Descripcin del
Encabezado del
Formato
02
Especificaciones
sobre la actualizacin
de formatos, as como
los registros
provenientes de
software
Institucionales
Modificacin de
consideraciones sobre
el control de registros
Se elimina de los
formatos asociados,
el Formato de Tabla
de Retencin
16/07/2014
Patricia Pinzn
Barn
Facilitadora SGCVAF
Se incluye la
aplicacin del
Instructivo de
Organizacin de
Archivo Central y
Disposicin final de
los documentos GEDFT-005-UDES
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 16/07/2014
Versin: 02
Pgina 29 de 36
ANEXOS
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 30 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 31 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 32 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 33 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 34 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 35 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 22/01/2014
Versin: 02
Pgina 36 de 36
ELABORO
CP. Patricia Pinzn Barn
Facilitadora SGC - VAF
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
REVISO
Ing. Gloria Liliana Osorio Avendao
Representante de la Direccin
APROBO
Dra. Omaira Nelly Buitrago Bohrquez
Vicerrectora Administrativa y Financiera