POLITEXT 96

Gestin integrada
de proyectos

POLITEXT

Marcos Serer Figueroa

Gestin integrada
de proyectos

EDICIONS UPC

La presente obra fue galardonada en el octavo concurso

"Ajuts a l'elaboraci de material docent" convocado por la UPC.

Primera edicin: febrero de 2001

Diseo de la cubierta: Manuel Andreu

Marcos Serer, 2001

Edicions UPC, 2001

Edicions de la Universitat Politcnica de Catalunya, SL
Jordi Girona Salgado 31, 08034 Barcelona
Tel.: 934 016 883 Fax: 934 015 885
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Av. Diagonal 647, ETSEIB, 08028 Barcelona

Depsito legal: B-4.299-2001

ISBN: 84-8301-453-X
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografa y el tratamiento informtico, y la distribucin de ejemplares de
ella mediante alquiler o prstamo pblicos.

Empresas y organizaciones en la sociedad de hoy

A Magdalena y Marina

Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

Misin del proyecto (MP)

Prlogo

La gestin de proyectos est en alza. Puede ser que a

medida que nos adentremos en el siglo XXI, incluso
el trabajo en las empresas se organice por proyectos.
En muchos casos ya es as. Cuando un banco como
Morgan Stanley se enfrent en el 2000 al problema de
sacar a bolsa una compaa como Ferrovial, se trataba
de un proyecto que no se haba hecho nunca y no se
hara nunca ms, pero que deba hacerse dentro de un
plazo y con un buen resultado. Cuando el Financial
Times colocaba a Morgan Stanley como lder en fusiones y adquisiciones en el ao 2000, estaba diciendo
que este banco haba liderado en ese ao la gestin de
ese tipo de proyectos que slo se haran una vez.
Cuando Business Week citaba a Carlos Ghosn como
uno de los 25 ejecutivos del ao 2000 en el mundo, lo
haca por su gestin del proyecto de sanear Nissan, algo que es irrepetible. Si Endesa e Iberdrola se fusionan, eso entrar en la categora de un proyecto. Pero
tambin lo son el desarrollo de un nuevo producto, el
cambio de imagen corporativa, la introduccin del sistema informtico SAP, un programa de reduccin de
costes en cualquier empresa, o el lanzamiento de una
nueva empresa basada en Internet.
La gestin de proyectos se desarroll, sin embargo, fuera de las empresas industriales o comerciales
convencionales en las que la actividad se perciba
como teniendo lugar de forma repetitiva y continua y
para eso se le asignaba una organizacin y unos sistemas estables y a veces hasta burocrticos. Los proyectos eran la excepcin.
La gestin de proyectos creci como campo de
conocimientos en el mundo de la construccin, las

obras pblicas, el armamento o el I+D. Y aunque ha

recibido el inters de los investigadores, esto ha
ocurrido en una proporcin muy inferior a la que ha
disfrutado la gestin de procesos estables o repetitivos.
En pleno auge de la gestin por proyectos aparece la obra de Marcos Serer. El autor no se plante el
trabajo como una respuesta a la oportunidad del momento, sino como una especie de obligacin sentida
de realizar alguna sntesis entre conocimientos y experiencia para contribuir acadmicamente en este
campo del saber que es la gestin de proyectos. La
obra se ha realizado a lo largo de aos, en los que el
autor comparta el estudio, el trabajo prctico y la
docencia y buscaba un resultado que fuese un buen
equilibrio de las tres cosas.
La utilizacin de los mini-casos incluidos en el
texto, con proyectos importantsimos y bien conocidos y con gran variedad de problemticas facilita
tanto el estudio, que resulta ms entretenido, como
la comprensin de las diferentes tcnicas y estructuras formales que el autor va introduciendo para profesionalizar la gestin de proyectos.
La amplia experiencia de Marcos Serer y al acceso privilegiado a la experiencia de su empresa,
IDOM, una de las compaas de ingeniera lderes a
nivel internacional, avalan este trabajo que sin duda
es una aportacin singular en el campo de la gestin
de proyectos.

Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

Pedro Nueno
Profesor del IESE

Empresas y organizaciones en la sociedad de hoy

El grado de exigencia por parte de los promotores y

usuarios en general sobre el producto que reciben,
fruto de un proyecto, no parece que vaya a detraerse.
Muy al contrario tiene tendencia al alza y eso hace
cada vez ms necesario que todos los actores implicados en el proceso de elaboracin y puesta en marcha
de un proyecto se apliquen en el cumplimiento, cada
vez ms estrictamente, de sus obligaciones. Y cada vez ms en mejorar su contenido. La generalizacin de los sistemas de calidad as lo va confirmando
Ello hace tambin ms necesario el concurso del
gestor (project manager) como actor responsable de
que las expectativas, como hemos dicho cada vez
ms exigentes de los usuarios, se vean cumplidas a
travs de sistemas de gestin eficaces y que, adems,
no distorsionen las responsabilidades de cada actor.
Esta necesaria eficacia y deseada eficiencia, es la
que me ha llevado a plantear la gestin del proyecto,
como si de una empresa mercantil se tratara, utilizando los instrumentos contrastados en sta y que se
basan en el diseo de una estrategia del proyecto
dentro del concepto ms amplio de misin. Bajo ese
punto de vista, cada proyecto debe tratarse como si
fuera una empresa con horizonte temporal finito, como de hecho as lo es.
He tratado de aderezar la teora de ste planteamiento con casos reales de situaciones de gestin de
proyectos en las que he estado involucrado desde
1969, ao en que empec mi carrera profesional en
IDOM y en donde sigo, y posteriormente desde
1971 como Profesor Asociado en el Departamento
de Proyectos de Ingeniera de la Universidad Politcnica de Catalua.

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Ha sido sin duda esa doble visin, la de gestin

de proyectos y empresa mercantil as como la de tratar de explicar como hay que hacerlo sin caer en los
errores que inexorablemente comet y los que he visto en otros lo que me ha llevado a escribir el libro
bajo esos planteamientos. Los casos se entremezclan, sin previo aviso, con los desarrollos tericos
que tambin pretenden expresar y conceptualizar
lo que en la realidad sucede.
Ordinariamente en los casos se han enmascarado
el nombre de los actores, empresas, as como algunas fechas y lugares, pero todos siguen siendo reales
y tiles para explicar los conceptos.
A la hora de la redaccin de los captulos, debo
agradecer la paciencia demostrada de Felipe Prosper
y Pedro Nueno que han tenido la amabilidad de ir leyendo mis borradores. Sus sugerencias las he ido
considerando viniendo de profesionales de tanto
prestigio. Una vez ms les doy las gracias. Tambin
agradezco a Rafael Sagarduy la correccin que hizo
del captulo que he destinado a la gestin del medio
ambiente. Para la composicin y esquemas he contado con la inestimable colaboracin del equipo de secretara de IDOM.
Y termino el capitulo de agradecimientos hacindolo a todos mis compaeros y amigos de
IDOM y del Departamento de Proyectos de Ingeniera de la UPC cuya influencia ha sido, en ambos casos, decisiva, en las experiencias y enseanzas que
han motivado este libro y que deseo sigan producindose.
Marcos Serer
Barcelona, septiembre de 2000

Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

Empresas y organizaciones en la sociedad de hoy

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ndice

Captulo 1. El ciclo de vida y las funciones en la gestin de proyectos

de carcter nico (GPU) .............................................................................................
1. Introduccin .....................................................................................................................................
2. Funciones de una GPU ....................................................................................................................
3. Ciclo de vida de un proyecto ...........................................................................................................
4. Ciclo de vida de un proyecto de carcter nico (CVPU) .................................................................
5. Variables procesales del CVPU .......................................................................................................
1. 5.1 Nivel de esfuerzo .......................................................................................................................
1. 5.2 Valor aadido .............................................................................................................................
1. 5.3 Los cambios proyectuales y el coste ..........................................................................................
1. 5.4 Incertidumbre versus Inversin sometida a riesgo .....................................................................

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Captulo 2. Misin del proyecto (MP) ...........................................................................................

1. Misin de una organizacin .............................................................................................................
2. Misin de una GPU .........................................................................................................................
1. 2.1 Objeto de la MP .........................................................................................................................
1. 2.2 Valores de la MP ........................................................................................................................
1. 2.3 Conductas estndares de la MP .................................................................................................
1. 2.4 Estrategia de la MP ....................................................................................................................

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Captulo 3. La calidad en los proyectos de carcter nico ..........................................................

1. La proyectacin: tecnologa y servicio ............................................................................................
2. La calidad como aglutinante. El papel del gestor ............................................................................
3. Caractersticas de la calidad ............................................................................................................
1. 3.1 Actitud .......................................................................................................................................
1. 3.2 Coste ..........................................................................................................................................
1. 3.3 Intangibilidad .............................................................................................................................
1. 3.4 Universalidad .............................................................................................................................
4. Valor y percepcin de la calidad ......................................................................................................
1. 4.1 Las expectativas previas .............................................................................................................
1. 4.2 Percepcin del servicio. La gestin de las evidencias ...............................................................
1. 4.3 Valor del servicio .......................................................................................................................
5. Contenido de la calidad ...................................................................................................................
1. 5.1 Tecnologa y diseo ...................................................................................................................
1. 5.2 Ausencia de errores ...................................................................................................................

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Gestin integrada de proyectos

1. 5.3 Gestin de la operacin .............................................................................................................

6. Aseguramiento de la calidad ............................................................................................................
1. 6.1 Plan de calidad ...........................................................................................................................

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Captulo 4. El equipo de gestin de un PU y el pensamiento sistmico .....................................

1. El Equipo gestor ..............................................................................................................................
1. 1.1 Definicin del equipo gestor ......................................................................................................
1. 1.2 Funciones del gestor de una GPU ..............................................................................................
1. 1.3 Conocimientos de un gestor de PU ............................................................................................
1. 1.4 Capacidades de un gestor de PU ................................................................................................
1. 1.5 Las actitudes de un gestor ..........................................................................................................

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Captulo 5. La gestin del riesgo (GR) ..........................................................................................

1. Introduccin y definicin del riesgo ................................................................................................
2. Indole de los riesgos ........................................................................................................................
3. Proceso de gestin de los riesgos (GR). Definicin ........................................................................
1. 3.1 Bases fundamentales ..................................................................................................................
1. 3.2 Gradacin del riesgo ..................................................................................................................
1. 3.3 Proceso de la gestin .................................................................................................................
4. Normas generales para la prevencin y control de los riesgos (NGPR) ..........................................

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Captulo 6. Los estudios previos y el plan director ......................................................................

1. Estudios previos. Definicin ............................................................................................................
2. Clases de estudios previos ...............................................................................................................
1. 2.1 Sobre todo el sistema .................................................................................................................
1. 2.2 Sobre la UA ...............................................................................................................................
1. 2.3 Sobre el ambiente ......................................................................................................................
1. 2.4 Sobre el factor humano y otras combinaciones .........................................................................
3. El plan director ................................................................................................................................
1. 3.1 Necesidades ...............................................................................................................................
1. 3.2 Objetivos ....................................................................................................................................
1. 3.3 La funcin ..................................................................................................................................
1. 3.4 La magnitud ...............................................................................................................................
1. 3.5 El coste ......................................................................................................................................
1. 3.6 La organizacin y sus recursos ..................................................................................................
1. 3.7 El plazo ......................................................................................................................................
1. 3.8 El nivel de calidad ......................................................................................................................

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Captulo 7. La gestin del diseo (GD) .........................................................................................

1. Gestin del diseo. Caractersticas ..................................................................................................
2. Universo de la gestin del diseo ....................................................................................................
3. El proyectista versus el gestor .........................................................................................................
4. Idoneidad de las hiptesis ................................................................................................................
1. 4.1 La idoneidad del planteamiento del conflicto ............................................................................
1. 4.2 La idoneidad de las bases del proyecto ......................................................................................
5. Idoneidad del programa ...................................................................................................................
6. La ingeniera del valor .....................................................................................................................
1. 6.1 Orientacin y preparacin .........................................................................................................

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1. 6.2 Anlisis del sistema y su entorno ..............................................................................................

1. 6.3 Anlisis de la UA ideal ..............................................................................................................
1. 6.4 Especulacin ..............................................................................................................................
1. 6.5 Evaluacin .................................................................................................................................
1. 6.6 Realizacin ................................................................................................................................
7. Idoneidad de la definicin ...............................................................................................................
1. 7.1 Profundidad ...............................................................................................................................
1. 7.2 Claridad .....................................................................................................................................
1. 7.3 Amplitud ....................................................................................................................................
8. Constructibilidad .............................................................................................................................
1. 8.1 Definicin ..................................................................................................................................
1. 8.2 Ingeniera simultnea (IS) .........................................................................................................
9. Comprobacin de resultados ...........................................................................................................
1. 9.1 Revisin de atributos .................................................................................................................
1. 9.2 Revisin de las especificaciones y magnitudes del presupuesto ...............................................
1. 9.3 Revisin de clculos ..................................................................................................................
10. Trazabilidad ...................................................................................................................................

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Captulo 8. La Gestin del coste (GC) ..........................................................................................

1. Definicin y consideraciones generales ...........................................................................................
2. El presupuesto ..................................................................................................................................
1. 2.1 Presupuesto previo y presupuesto objetivo ................................................................................
1. 2.2 Presupuesto probable .................................................................................................................
1. 2.3 Presupuesto aproximado ............................................................................................................
1. 2.4 Presupuesto comprometido ........................................................................................................
1. 2.5 Presupuesto de contrata .............................................................................................................
1. 2.6 Presupuesto real .........................................................................................................................
3. Causas del aumento del coste ..........................................................................................................
1. 3.1 Diseo y corporificacin ............................................................................................................
4. Plan general de control de costes (PGCC) .......................................................................................
1. 4.1 Orientacin y preparacin .........................................................................................................
1. 4.2 Revisin y confirmacin ............................................................................................................
1. 4.3 Verificacin y control ................................................................................................................
1. 4.4 Informes de situacin y proyeccin ...........................................................................................
1. 4.5 Liquidaciones finales .................................................................................................................

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Captulo 9. La gestin del medio ambiente (GMA) .....................................................................

1. La gestin del medio ambiente. Definicin y consideraciones generales .......................................
2. Identificacin de las polticas de medio ambiente ...........................................................................
3. La GMA en las distintas fases del CVPU ........................................................................................
1. 3.1 La GMA en la fase de concepcin. Introduccin ......................................................................
1. 3.2 La GMA en la fase de desarrollo ...............................................................................................
1. 3.3 La GMA en la fase de implementacin .....................................................................................
4. La GMA en la fase final ..................................................................................................................
5. Medios e instrumentos para la GMA ...............................................................................................
1. 5.1 Procedimientos de gestin .........................................................................................................
1. 5.2 Informes tcnicos .......................................................................................................................
1. 5.3 Reuniones de coordinacin y seguimiento ................................................................................

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Gestin integrada de proyectos

1. 5.4 Comunicados .............................................................................................................................

1. 5.5 El registro de actuaciones ..........................................................................................................
6. Planes de emergencia y de vigilancia medioambiental ...................................................................
7. Plan de comunicacin ......................................................................................................................

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Captulo 10. La gestin del plazo (GPL) .......................................................................................

1. El plazo y la planificacin. Consideraciones generales ...................................................................
2. Fases de la gestin del plazo ............................................................................................................
1. 2.1 Definicin de los objetivos de plazo ..........................................................................................
1. 2.2 Planificacin ..............................................................................................................................
1. 2.3 Programacin .............................................................................................................................
1. 2.4 El control del plazo ....................................................................................................................

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Captulo 11. La gestin del aprovisionamiento (GAPROV) .......................................................

1. Consideraciones generales ...............................................................................................................
2. El aprovisionamiento y las fases del CVPU ....................................................................................
1. 2.1 Fases de la concepcin y desarrollo ...........................................................................................
1. 2.2 Fase de la implementacin .........................................................................................................

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Captulo 12. La gestin de las licencias (GL) ...............................................................................

1. Prembulo ........................................................................................................................................
2. Principios de la gestin ....................................................................................................................
3. Tipos de permisos ............................................................................................................................
1. 3.1 Permisos para realizar obras en PU ...........................................................................................
1. 3.2 Permiso para ejercer la actividad ...............................................................................................
1. 3.3 Certificados finales ....................................................................................................................
1. 3.4 Inscripcin de la actividad en el registro industrial ...................................................................
4. Recomendacin final .......................................................................................................................

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Captulo 13. Gestin de la corporificacin (GCOR) ....................................................................

1. Corporificacin versus construccin ...............................................................................................
2. Confirmacin de la estrategia ..........................................................................................................
3. El modelo terico. Variaciones y sensibilidad .................................................................................
1. 3.1 Desviaciones en los materiales y equipos ..................................................................................
1. 3.2 Desviaciones en el montaje .......................................................................................................
1. 3.3 Desviaciones en la construccin ................................................................................................
1. 3.4 Desviaciones en los objetivos ....................................................................................................
4. Organizacin de la corporificacin ..................................................................................................
1. 4.1 Matriz de responsabilidades ......................................................................................................
1. 4.2 Manual de procedimientos .........................................................................................................
1. 4.3 Plan logstico .............................................................................................................................
5. Supervisin de la construccin ........................................................................................................
1. 5.1 Funciones y actividades en la supervisin .................................................................................
1. 5.2. Factores de xito en la supervisin ...........................................................................................

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Captulo 14. La gestin de la operacin y los recursos (GOR) y la gestin de la calidad (GCL) .
1. La gestin de la operacin y la calidad. Consideraciones bsicas ...................................................
2. La gestin de la calidad GCL. Definicin y consideraciones ......................................................

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Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

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3. Modelo conceptual de la GCL .........................................................................................................

4. Etapas de las actuaciones dentro del CVPU ....................................................................................
1. 4.1 La preparacin ...........................................................................................................................
1. 4.2 Realizacin ................................................................................................................................
1. 4.3 Cierre .........................................................................................................................................
5. Actuaciones horizontales a lo largo de la operacin .......................................................................

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Captulo 15. Gestin de la comunicacin y la documentacin (GCD) .......................................

1. Definicin y consideraciones generales ...........................................................................................
2. Sistema de la GCD ..........................................................................................................................
3. La estructura de desagregacin del proyecto EDP y el sistema de calidad .................................
4. Interlocutores ...................................................................................................................................
5. Universo de la comunicacin y documentacin ..............................................................................
1. 5.1 La sistemtica a aplicar ..............................................................................................................
1. 5.2 Tipos de comunicacin ..............................................................................................................
1. 5.3 Comunicacin verbal .................................................................................................................
1. 5.4 Comunicacin escrita ................................................................................................................
6. Archivo de la documentacin ..........................................................................................................
1. 6.1 Clasificacin decimal .................................................................................................................
1. 6.2 Entradas y salidas de documentos .............................................................................................
1. 6.3 Responsabilidades del gestor .....................................................................................................
1. 6.4 Responsabilidades de la secretaria del encargo .........................................................................

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Captulo 16. Fase final del CVPU ..................................................................................................

1. Fase Final. Consideraciones generales ............................................................................................
2. Trabajos a realizar por la GPU en esta fase .....................................................................................
3. Revisin y aceptacin de la UA .......................................................................................................
1. 3.1 Caractersticas que se deben considerar en la revisin y aceptacin de una UA .......................
1. 3.2 Marco de referencia ...................................................................................................................
1. 3.3 Revisiones dimensionales ..........................................................................................................
1. 3.4 Revisiones cualitativas ...............................................................................................................
1. 3.5 Comprobacin de resultados .....................................................................................................
4. Listado de seguimiento y conclusin de gestiones y asuntos pendientes ........................................
5. Recopilacin para la entrega al cliente/usuario de la documentacin generada ..............................
6. Transferencia de la UA al cliente/usuario ........................................................................................
7. Transferencias internas de la GPU ...................................................................................................
1. 7.1 Evaluacin del encargo ..............................................................................................................
1. 7.2 Desactivacin del equipo ...........................................................................................................
1. 7.3 Cierre del encargo y del CVPU .................................................................................................

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Bibliografa .........................................................................................................................................

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Los autores, 2001; Edicions UPC, 2001.

Empresas y organizaciones en la sociedad de hoy

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