BVQI COLOMBIA LTDA.

SERVICIOS DE CERTIFICACIN DE PRODUCTO

MECANISMOS GENERALES DE CONTROL

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

CONTENIDO

1.

INTRODUCCION Y ALCANCE

2.

DEFINICIONES

3.

GENERALIDADES

4.

JERARQUIA Y COMPETENCIA

5.

ORGANISMOS DE INSPECCION Y ENTIDADES DE AUDITORIA

6.

SOLICITUD DE CERTIFICACION

6.1.

DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE CERTIFICACIN DE PRODUCTOS

APLICADOS POR BUREAU VERITAS CERTIFICATION

6.2.

APLICACIN DE LA SOLICITUD DE CERTIFICACIN

7.

OBLIGACIONES POR PARTE DEL CLIENTE

8.

PROCESO PARA LA OBTENCION DE LA CERTIFICACION

8.1.

CERTIFICACIN MARCA/CONTINUA O PROCESOS/SERVICIOS

8.2.

CERTIFICACIN MUESTRA

9.

EMPLEO DEL CERTIFICADO

9.1.

CERTIFICACIN MARCA/CONTINUA O PROCESOS/SERVICIOS

9.2.

CERTIFICACIN MUESTRA

9.3.

CERTIFICACIN PROCESOS/SERVICIOS

10.

SUSPENSION, RETIRO O CANCELACION DE LA CERTIFICACION

11.

APELACIONES

12.

CONFIDENCIALIDAD E IMPARCIALIDAD

13.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

14.

ANEXOS

PGP01
Revisin: 18
Fecha: 05-01-2015
Pgina 2 de 25

Revisado por:

Aprobado por:

J.P. Gonzlez

MA Triana

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

1. INTRODUCCION Y ALCANCE
BUREAU VERITAS CERTIFICATION es una subsidiaria completamente independiente
de Bureau Veritas. Fundada en 1828, Bureau Veritas (BV) es una gran organizacin
internacional que ofrece servicios de clasificacin, estudios e inspeccin para buques,
aeronaves, materiales y equipamiento, vehculos, mquinas, motores y todas las clases de
estructuras y sistemas incluyendo trabajos de ingeniera en construccin e ingeniera civil.
BUREAU VERITAS CERTIFICATION, ofrece un servicio a sus clientes que cubre la
Auditoria y Certificacin de Sistemas de Gestin y Certificacin de producto acorde con las
acreditaciones Nacionales e Internacionales vigentes.
Este procedimiento cubre el alcance del Servicio de Certificacin de Producto y establece
las condiciones para la solicitud, autorizacin, uso, gestin, mantenimiento y cancelacin de
la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
El presente procedimiento est basado en las disposiciones adoptadas por el Gobierno
Nacional a travs del cumplimiento del Decreto No. 1471 (del 5 de agosto del 2014)
expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, mediante el cual se reorganiza
el Subsistema Nacional de la Calidad, y de la Norma NTC 17065:2013 y NTC 17067:2014.
2. DEFINICIONES
Acreditacin: es un medio por el cual una Organizacin puede tener confianza en un
Organismo de Certificacin.
Certificacin de Producto/proceso o servicio: es el medio por el cul un Cliente puede tener
confianza en el producto/proceso o servicio que entrega a una organizacin; es ms efectiva
cuando la misma es llevada a cabo por un Organismo de Certificacin prestigioso operando
bajo las reglas de una Acreditacin Nacional o internacional. La prueba de que la
Certificacin se ha realizado de esta forma, debe manifestarse en los Certificados de
Aprobacin.
La "MARCA de Calidad BUREAU VERITAS CERTIFICATION de conformidad con
reglamentacin tcnica, es la expedida por BUREAU VERITAS CERTIFICATION, bajo
las condiciones de este procedimiento y cuyo fin es certificar que los productos que lo tienen
son conformes con las normas Tcnicas locales, normas tcnicas internacionales o
reglamentos tcnicos (oficiales o internos), provienen de una fabricacin en que la Calidad
es controlada segn las disposiciones de este procedimiento y son sometidos a un control
permanente de la Calidad y de la Produccin por BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
NOTA (1): Para efectos de este procedimiento la MARCA de calidad BUREAU VERITAS
CERTIFICATION de conformidad con reglamentaciones tcnicas colombianas se
denominar MARCA y corresponde al esquema de certificacin 6.
Pgina 3 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Reglamentacin tcnica: Corresponde a la normatividad emitida y dirigida a un producto o

productos, donde se establezcan parmetros de cumplimiento del mismo, en cuanto a su
construccin, operabilidad, usos, seguridad, etc. Esta reglamentacin puede ser una norma
tcnica local, norma tcnica internacional, reglamento tcnico oficial, leyes, decretos,
convenios contractuales, etc.
Cliente: Persona jurdica que solicita el uso de la MARCA y que en su momento tendr
aprobacin para el uso de la misma.
Producto: Artculo o material fabricado o distribuido por el solicitante o servicio para el cual
se ha formulado una peticin para utilizar la MARCA. Los servicios prestados por una
organizacin tambin se consideran como producto.
Servicio de certificacin de producto: Proceso que incluye las actividades necesarias para
verificar la conformidad de productos contra Reglamentacin tcnica.
Verificacin de Conformidad: Confirmacin mediante el examen de las evidencias que el
producto cumple con los requisitos especficos.
3. GENERALIDADES
Este documento describe el procedimiento a seguir para lograr la Certificacin de Producto
de una Organizacin. Esta verificacin se puede lograr a travs de un ensayo del producto
de acuerdo a las normas tcnicas o reglamentacin tcnica aplicable, vlido slo para
certificacin MUESTRA a travs de la evaluacin del Sistema de Calidad de la Fbrica y
su proceso productivo o prestacin del servicio para certificacin MARCA/CONTINUA
PROCESOS/SERVICIOS, incluyendo GNV.
Este procedimiento describe las acciones requeridas por ambos, BUREAU VERITAS
CERTIFICATION y EL CLIENTE, para completar el proceso de Certificacin de Producto.
Una Organizacin certificada bajo este esquema est habilitada para exhibir la MARCA de
BUREAU VERITAS CERTIFICATION apropiada, o un Certificado de Conformidad con
referencia a Reglamentos tcnicos, normas tcnicas o especificaciones tcnicas.
Para lograr y mantener la certificacin, EL CLIENTE debe cumplir con los requisitos de este
y dems documentos proporcionados por BUREAU VERITAS CERTIFICATION y debe
mantener posteriormente un nivel mnimo de su Sistema de la Calidad, el cual debe
mantenerse satisfactoriamente en el caso de haber recibido la MARCA de calidad BUREAU
VERITAS CERTIFICATION.
La Certificacin otorgada por BUREAU VERITAS CERTIFICATION cubre solamente los
productos directamente bajo el control de EL CLIENTE.

Pgina 4 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

LA MARCA se materializa mediante rtulos, estampillas u otro procedimiento y puede

hacerse visible en cada unidad de producto, previa autorizacin de uso por parte de
BUREAU VERITAS CERTIFICATION
La MARCA es propiedad exclusiva de BUREAU VERITAS CERTIFICATION de acuerdo
con los derechos registrados ante la oficina de propiedad industrial de la Superintendencia
de Industria y Comercio. La MARCA se podr registrar en otros pases para asegurar su
proteccin en el mundo. Se crea en BUREAU VERITAS CERTIFICATION el Registro de
los productos que ostentan MARCA, para autenticar pblicamente la autorizacin y vigencia
de los derechos de uso de la MARCA.
4. JERARQUIA Y COMPETENCIA
La solicitud, autorizacin, negacin, uso, mantenimiento o suspensin de la MARCA de
BUREAU VERITAS CERTIFICATION de Conformidad con Reglamentacin tcnica, as
como la expedicin del Certificado de Conformidad; quedan sometidos al siguiente orden
jerrquico:

Gerencia tcnica o sus delegados: Es la mxima instancia en la toma inicial de la

decisin de aprobar o denegar la certificacin.

Gerente de Operaciones: Realiza toda la coordinacin tcnica, administrativa y

operativa de las actividades necesarias para la gestin de la MARCA y certificacin de
producto.

Comit de certificacin: Durante la realizacin del comit de certificacin se verifica

de manera general que los certificados aprobados hayan estado dentro de los parmetros de
imparcialidad, confidencialidad y no conflicto de intereses.
5. ORGANISMOS DE INSPECCIN Y ENTIDADES DE AUDITORIA
BUREAU VERITAS CERTIFICATION puede contratar para actividades de certificacin
de producto, a entidades de Inspeccin Externas que a juicio de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION tengan las condiciones necesarias para realizar esta actividad. De igual
manera puede utilizar auditores y/o inspectores externos, sin embargo la responsabilidad de
la prestacin del servicio ser de BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
6. SOLICITUD DE CERTIFICACION
6.1. Caractersticas de los tipos de sistemas de certificacin de productos aplicados por
Bureau Veritas Certification.
Certificacin MUESTRA (Sistema 1a NTC 17067:2014): En este esquema, una o ms
muestras del producto se someten a las actividades de determinacin. Se emite un certificado
de conformidad para este tipo de producto, cuyas caractersticas se detallan en el certificado
Pgina 5 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

o en un documento mencionado en el certificado. Los elementos de la produccin no estn

cubiertos por la atestacin de conformidad de Bureau Veritas Certification.
Este sistema incluye:
a. Seleccin: incluye actividades de planificacin y preparacin, especificacin de
requisitos de acuerdo a los documentos normativos aplicables y tomas de muestras,
segn sea aplicable.
b. Determinacin de caractersticas: Definir los requisitos tcnicos de evaluacin en
trminos de caractersticas del producto, que pueden ser definidas por normas,
reglamentos o especificaciones del cliente y los mecanismos para evaluar la
conformidad tales como ensayos, pruebas, evaluacin de documentos u
homologacin de documentos internacionales.
c. Revisin: Evaluacin del informe de los resultados de ensayos o pruebas aplicados a
los productos a certificar, as como requisitos documentales solicitados.
d. Decisin de certificacin: con base en las evidencias recolectadas durante la auditoria
la cual puede ser favorable a travs de la emisin del certificado o en su defecto una
carta de no conformidad.
e. Atestacin y Licencia: Emisin de certificado de conformidad, derecho a usar el logo
de certificacin en el producto.
6.1.2. Certificacin MARCA/CONTINUA (Sistema 5 NTC 17067:2014): Incluye el
ensayo/prueba y la evaluacin u homologacin del sistema de gestin de calidad involucrado.
Se realiza la vigilancia del sistema de gestin de calidad y se pueden extraer muestras del
producto del mercado, del punto de produccin o de ambos, las cuales son evaluadas para
determinar la continuidad de la conformidad. La vigilancia de esta certificacin incluye
ensayos y pruebas para determinar que el producto sigue cumpliendo los requisitos
normativos, evaluacin u homologacin del sistema de gestin de calidad involucrado.
Este sistema incluye:
a. Seleccin: incluye actividades de planificacin y preparacin, especificacin de
requisitos de acuerdo a los documentos normativos aplicables y tomas de muestras,
segn sea aplicable.
b. Determinacin de caractersticas: Definir los requisitos tcnicos de evaluacin en
trminos de caractersticas del producto, que pueden ser definidas por normas,
reglamentos o especificaciones del cliente y los mecanismos para evaluar la
conformidad tales como ensayos, pruebas, evaluacin de documentos u
homologacin de documentos internacionales.
c. Revisin: Evaluacin del informe de los resultados de ensayos o pruebas aplicados a
los productos a certificar, as como requisitos documentales solicitados. Evaluacin
inicial del sistema de gestin de calidad acorde al instructivo interno.
d. Decisin de certificacin: con base en las evidencias recolectadas durante la auditoria
la cual puede ser favorable a travs de la emisin del certificado o en su defecto una
carta de no conformidad.
Pgina 6 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

e. Atestacin y Licencia: Emisin de certificado de conformidad, derecho a usar el logo

de certificacin en el producto.
f. Vigilancia del Sistema de gestin de calidad, acorde al instructivo interno, mediante
ensayos/pruebas o inspeccin de muestras de fbrica o del mercado, o de ambos.
6.1.3. Certificacin PROCESOS/SERVICIOS (Sistema 6 NTC 17067:2014): Aplica a la
certificacin de procesos y servicios. Las actividades de determinacin y evaluacin no se
limitan a la evaluacin de elementos intangibles. En algunas situaciones, los elementos
tangibles pueden sustentar evidencia de conformidad indicada por la evaluacin de los
procesos, recursos y controles involucrados.
Este sistema incluye:
a. Seleccin: incluye actividades de planificacin y preparacin, especificacin de
requisitos de acuerdo a los documentos normativos aplicables y tomas de muestras,
segn sea aplicable.
b. Determinacin de caractersticas: Definir los requisitos tcnicos de evaluacin en
trminos de caractersticas del producto, que pueden ser definidas por normas,
reglamentos o especificaciones del cliente y los mecanismos para evaluar la
conformidad tales como ensayos, pruebas, evaluacin de documentos u
homologacin de documentos internacionales.
c. Revisin: Evaluacin del informe de los resultados de ensayos o pruebas aplicados a
los productos a certificar, as como requisitos documentales solicitados. Evaluacin
inicial del sistema de gestin de calidad acorde al instructivo interno.
d. Decisin de certificacin: con base en las evidencias recolectadas durante la auditoria
la cual puede ser favorable a travs de la emisin del certificado o en su defecto una
carta de no conformidad.
e. Atestacin y Licencia: Emisin de certificado de conformidad, derecho a usar el logo
de certificacin en el servicio.
f. Vigilancia del Sistema de gestin de calidad, acorde al instructivo interno, mediante
ensayos/pruebas o inspeccin de muestras de fbrica o del mercado, o de ambos.
6.2. Aplicacin de la solicitud de Certificacin
La Certificacin puede ser solicitada por cualquier persona natural o jurdica, ya sea
fabricante o distribuidor del producto para el cual se solicita el Certificado.
El registro de solicitud ser utilizado como la base para la generacin de la Oferta Comercial
y convenios. Este registro aplica tanto para certificacin de primera vez, certificaciones
sucesivas o ampliaciones de alcance, de igual manera aplica para producto en general, as
como establecimientos dedicados a la distribucin de productos derivados del petrleo,
estaciones de servicio de GNCV y talleres de conversin de vehculos a GNCV. Dentro del
formulario debe estar toda la informacin necesaria para completar el proceso de
certificacin dentro de la que se encuentra:
Pgina 7 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

los productos que se van a certificar;

las normas y/u otros documentos normativos para los cuales el cliente busca la
certificacin ;
las caractersticas generales del cliente, incluyendo su nombre y direccin de las
ubicaciones fsicas, los aspectos significativos de sus procesos y operaciones (si as
lo exige el documento normativo) y cualquier obligacin legal pertinentes;
la informacin general relativa al cliente, pertinente para el campo de actividad de
certificacin para el que se presenta la solicitud, tales como las actividades del cliente,
sus recursos tcnicos y humanos, las instalaciones de laboratorios y/o inspeccin, y
sus funciones y relaciones en una corporacin ms grande, si existe;
la informacin relacionada con todos los procesos contratados externamente que el
cliente utiliza y que afectarn a la conformidad con los requisitos; si el cliente ha
identificado una o varias entidades legales para producir los productos certificados
que son diferentes del cliente, entonces el organismo de certificacin puede
establecer los controles contractuales adecuados sobre las entidades legales en
cuestin, si es necesario para la vigilancia eficaz; si dichos controles contractuales
son necesarios, se pueden establecer antes de proporcionar documentacin formal de
certificacin;
toda otra informacin necesaria, de acuerdo con los requisitos de certificacin
correspondientes, tal como la informacin para las actividades de evaluacin inicial
y vigilancia, por ejemplo, los lugares donde se elaboran los productos certificados y
el personal de contacto en estas ubicaciones.
BUREAU VERITAS CERTIFICATION proveer, con base en esta informacin, una
cotizacin para cubrir el costo de la expedicin de la MARCA y las auditorias de
seguimiento posteriores cuando aplique. Los Trminos y Condiciones estn descritos en el
este documento. BUREAU VERITAS CERTIFICATION, se rige por las reglas de
acreditacin definidas por los Organismos nacional e Internacionales de acreditacin, si por
requerimiento o acto resolutivo del Organismo de acreditacin o de cualquier autoridad
competente, no se pudiera prestar el servicio, BUREAU VERITAS CERTIFICATION,
quedar exento de responsabilidad alguna
Nota: Se designar mnimo 1 da para la realizacin del informe por parte del Auditor, este
tiempo puede variar de acuerdo a la complejidad de la Auditora. Se asignar mnimo un da
para la revisin del producto en las instalaciones del cliente, este tiempo puede variar de
acuerdo al nmero de referencias y a la cantidad de productos que se van a certificar. Se
asignar un da por cada uno de los fabricantes que no tengan Sistema de Gestin certificado
a fin de evaluarlo. En caso de que no exista laboratorio acreditado o los ensayos no estn
dentro del alcance de acreditacin, se deben adicionarse un da para la evaluacin del mismo
bajo la norma NTC 17025:2005 y 1 da de atestiguamiento de las pruebas.
Si durante la revisin tcnica de la oferta solicitada se encuentra que no se tiene la
competencia o capacidad para realizar la actividad, BUREAU VERITAS CERTIFICATION
notificara al cliente del rechazo de la solicitud. Si el cliente lo solicita, BUREAU VERITAS
CERTIFICATION debe proporcionar la justificacin para la omisin de las actividades.
Pgina 8 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Si EL CLIENTE desea proceder con la Certificacin, deber confirmar oficialmente su

aceptacin. Al recibir BUREAU VERITAS CERTIFICATION este documento, el mismo
ser tomado como una instruccin para proceder en conformidad con el Acuerdo de
Certificacin y las condiciones generales y es evidencia de aceptacin de las condiciones
definidas en este documento.
En conjunto con el cliente, BUREAU VERITAS CERTIFICATION programar las fechas
para la Verificacin inicial para el caso de certificacin MARCA/CONTINUA
PROCESOS/SERVICIOS y/o para la seleccin de las muestras y verificacin de
conformidad del producto en caso de certificacin MUESTRA.
BUREAU VERITAS CERTIFICATION asignar el auditor para la ejecucin de la actividad
de acuerdo con su disponibilidad de agenda y cumpliendo los cdigos establecidos para cada
producto segn el BMS. BUREAU VERITAS CERTIFICATION remitir a manera de
aceptacin del inicio del proceso, comunicacin formal escrita a LA ORGANIZACION,
indicando la documentacin requerida para el inicio de la actividad, igualmente se informara
sobre el equipo auditor seleccionado. El equipo auditor ser seleccionado de acuerdo con
los requisitos impuestos a BUREAU VERITAS CERTIFICATION por los organismos de
Acreditacin.
Para el caso de productos importados, una vez aceptada la oferta por parte del cliente (o su
representante), BUREAU VERITAS CERTIFICATION solicitar, POR CADA PAS DE
ORIGEN, los siguientes documentos para homologar certificaciones internacionales; en
todos los casos, incluso, cuando exista reglamentacin tcnica equivalente en Colombia, o
existan certificados de pas de origen:

Registro de Importacin.
Certificado de Sistema de Gestin de Calidad vigente del fabricante.
Resultados de ensayos de laboratorio (test reports)

7. OBLIGACIONES POR PARTE DEL CLIENTE

Asegurar el libre acceso a sus Plantas, Laboratorios y dependencias para las inspecciones
y/o verificaciones que deba realizar BUREAU VERITAS CERTIFICATION dentro de los
procesos de auditora requeridos para la certificacin de producto.
El cliente debe proveer los documentos y elementos necesarios para realizar la auditoria,
tales como: Permisos legales, vinculaciones contractuales, plizas de seguros, planos,
instalaciones hidrulicas, instalaciones elctricas, certificaciones personal tcnico, manuales
de instalacin, manuales de usuario, plaquetas de identificacin, calcomanas, garantas del
equipo, garantas de instalacin, registros de vehculos convertidos, registro de cambio de
componentes, registro de clientes, registro de garantas o reparaciones, certificados de
calibracin de equipos, registro de quejas y reclamos, indicadores de control de los productos,
entre otros
Pgina 9 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Cubrir dentro de los plazos estipulados en el contrato, los honorarios que BUREAU
VERITAS CERTIFICATION cobre por la autorizacin del uso de la MARCA y/o
certificacin.
Recibir las auditorias de seguimiento a los certificados de conformidad de producto que se
requieran dentro de los tiempos estipulados en el contrato de certificacin.
Nota: Para los establecimientos dedicados a la distribucin de productos derivados del
petrleo, estaciones de servicio de GNCV y talleres de conversin de vehculos a GNCV,
estas visitas de seguimiento debern ser programadas de acuerdo con los tiempos de
tolerancia establecidos en el Cuadro de Tolerancias en las Visitas de Seguimiento segn tipo
de Establecimiento y Tiempo de Certificacin (Ver Anexo No. 1) al final del presente
Procedimiento.
Aceptar la realizacin de auditoras especiales en caso de presentarse alguna queja o
requerimiento relacionado con un producto certificado.
Aceptar la visita del personal del organismo de acreditacin que requiera verificar el proceso
de auditora de BUREAU VERITAS CERTIFICATION
Informar a Bureau Veritas Certification cualquier cambio directo en las caractersticas del
producto, procesos o servicios as como cambios indirectos que afectan el producto como
cambios en el personal encargado.
El Valor de esta oferta comercial corresponde al clculo de las certificacin segn las
referencias y/o pases de origen, especificados en el Formulario de Aplicacin, en el caso en
que stos sean modificados, la oferta Comercial variar como corresponda y es
Responsabilidad de la Organizacin evaluada dar a conocer estas variaciones a Bureau
Veritas Certification formalmente antes de ejecutar la Actividad.
Al aceptar esta oferta independientemente de los resultados, EMPRESA se compromete a
cancelar el valor aqu definido y el valor de las pruebas de laboratorio (en el caso que aplique).
El certificado o carta de NO Conformidad solo se entregara una vez se haya cancelado el
valor de los Servicios prestados (Auditoria + Pruebas de Laboratorio).
EMPRESA sigue siendo responsable por cualquier anomala en sus productos y defendern,
protegern e indemnizarn a BUREAU VERITAS CERTIFICATION. La certificacin
emitida no exime a los Clientes de sus obligaciones legales respecto de los servicios o
productos en el alcance de sus sistemas de gestin.
EMPRESA se compromete a hacer declaraciones coherentes sobre el alcance de la
certificacin (nombre del producto/proceso/servicio, esquema de certificacin y referente
normativo), los cuales son corroborados dentro del ejercicio de auditora.

Pgina 10 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

EMPRESA se compromete a no utilizar su certificacin de conformidad de producto de

manera que ocasione mala reputacin para BUREAU VERITAS CERTIFICATION y a no
hacer ninguna declaracin relacionada con su certificacin de conformidad de producto que
BUREAU VERITAS CERTIFICATION pueda considerar engaosa o no autorizada.
Inmediatamente despus de que BUREAU VERITAS CERTIFICATION suspenda o retire
la certificacin de conformidad de producto, o que dicha certificacin finalice, EMPRESA
se compromete a dejar de utilizarla en todo material publicitario que contenga alguna
referencia a ella, y emprende las acciones exigidas por el esquema de certificacin (por
ejemplo, la devolucin de los certificados) y cualquier otra medida que se requiera
Al hacer referencia a su certificacin de producto en medios de comunicacin tales como
documentos, folletos o publicidad, EMPRESA debe cumplir con los requisitos de uso
establecidos por BUREAU VERITAS CERTIFICATION o el esquema de certificacin.
EMPRESA se compromete a cumplir con todos los requisitos que pueda estipular el esquema
de certificacin o BUREAU VERITAS CERTIFICATION con respecto al uso del logo y a
la informacin relacionada con el mismo.
EMPRESA se debe conservar un registro de todas las quejas conocidas con respecto al
cumplimiento de requisitos de la certificacin y poner tales registros a disposicin de
BUREAU VERITAS CERTIFICATION cuando este lo solicite.

8. PROCESO PARA LA OBTENCIN DE LA CERTIFICACIN

8.1. Certificacin MARCA/CONTINUA o PROCESOS/SERVICIOS: Es el conjunto de
operaciones destinadas a la autorizacin o negacin, uso, mantenimiento, suspensin o
cancelacin del derecho del uso de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
Las principales operaciones al respecto son:

8.1.1. Evaluacin Inicial:

a. Cliente con certificacin de su Sistema de Gestin de Calidad: Se realizar evaluacin del
proceso mediante el cual el cliente obtuvo su certificacin.
b. Cliente sin certificacin de su Sistema de Gestin de Calidad: Se realizar evaluacin del
Sistema de Calidad del solicitante a travs de una auditora realizada contra los requisitos
aplicables indicados en el instructivo internos e instructivos aplicables de acuerdo al
producto a certificar.
8.1.2. Seleccin de Muestras y Verificacin de la Conformidad:
Pgina 11 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Las muestras se toman, aplicando planes de muestreo indicados en las normas tcnicas
respectivas de los productos o en su defecto en lo descrito en los instructivos internos.
Las muestras y contra muestras tomadas se deben identificar colocando una etiqueta
autoadhesiva la cual contiene:

Cdigo de muestra o contra muestra.

Nombre del auditor
Fecha del muestreo

NOTA (1): BUREAU VERITAS CERTIFICATION realiza los ensayos y pruebas de

laboratorio de acuerdo con las normas y reglamentos tcnicos de producto, en los
laboratorios acreditados por los organismos de acreditaciones nacionales o internacionales.
En los casos en los cuales no existan laboratorios acreditados en el pas (con los ensayos
dentro del alcance de acreditacin), se utilizarn laboratorios idneos que sean evaluados
previamente por BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
NOTA (2): Las muestras son tomadas en la fbrica, en los depsitos o en los sitios donde se
almacene el producto terminado o en el mercado.
NOTA (3): BUREAU VERITAS CERTIFICATION informara con anticipacin al cliente los
laboratorios en los que se realizar la etapa de ensayos, o cualquier actividad de
subcontratacin adicional.
NOTA (4): Segn lo planificado por el auditor, de las muestras tomadas para certificacin
MUESTRA, se identifican contra muestras o muestras testigo que guarda BUREAU
VERITAS CERTIFICATION o deja en custodia del solicitante. Estas muestras testigo
pueden ser utilizadas nicamente con la aprobacin de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION para comprobar resultados de ensayo y para aclarar controversias. Las
contra muestras se conservarn por parte de BUREAU VERITAS CERTIFICATION, por un
periodo de 2 aos contados a partir de la fecha de emisin del certificado, posteriormente,
estas contra muestras sern devueltas a los clientes. Si previa comunicacin con el cliente,
ste no las retira, se destruirn, dejando la respectiva acta de destruccin.
8.1.3. Autorizacin de Uso de la MARCA:
Si los resultados obtenidos en la etapa anterior muestran conformidad del producto y del
sistema de calidad con los requisitos establecidos, el Gerente tcnico o sus delegados
aprueban la certificacin.
NOTA (1): BUREAU VERITAS CERTIFICATION puede abstenerse de autorizar el uso de
la MARCA, si a su juicio la imagen del producto para el cual se solicita puede ir en
detrimento de la MARCA o de la imagen de BUREAU VERITAS CERTIFICATION
Pgina 12 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

NOTA (2): La autorizacin del uso de la MARCA se otorga mediante contrato con BUREAU
VERITAS CERTIFICATION durante perodos fijos que pueden prorrogarse a voluntad de
las partes. El presente procedimiento forma parte de dicho contrato.
8.1.4. ACCIN(ES) CORRECTIVA(S) GENERADA(S) DE LA AUDITORIA DE
CERTIFICACIN
Los Originales de los informes de No-Conformidades reportados durante el curso de la
Auditoria de Certificacin, debern completarse y entregarse a BUREAU VERITAS
CERTIFICATION para su cierre, antes de recomendar el otorgamiento de la Certificacin.
En caso de auditoras de seguimientos rutinarios, especial u otras, la entrega de los
originales de los informes de no-conformidades ser convenida entre LA
ORGANIZACION y el equipo auditor, sin exceder el plazo mximo de 30 das para su
cierre.
Hay dos niveles de accin correctiva:
Accin Correctiva que involucra solamente cambios de la documentacin. En este caso la
verificacin de la misma puede ser realizada sin la necesidad de una nueva visita al lugar,
solo con el envo y presentacin de los informes de no-conformidad originales, copias de
los documentos modificados y el registro de accin correctiva de la organizacin. LA
ORGANIZACIN no debe enviar originales de su documentacin y/o documentos
controlados.
Accin correctiva que requiere cambios significativos que slo pueden ser resueltos por
verificacin en el lugar. En este caso una visita ESPECIAL de seguimiento ser realizada
por BUREAU VERITAS CERTIFICATION en el momento adecuado y acordado con LA
ORGANIZACIN.

NOTA (1): Las anteriores actividades deben realizarse en el periodo mximo de 90 das
calendario, otorgado para el cierre de las no conformidades reportadas.
NOTA (2): Si es necesario realizar Visitas Especiales, estas se facturarn aplicando la tarifa
por da-auditor en vigor.
NOTA (3): Las acciones correctivas deben ser implementadas dentro de los noventa das
siguientes a la reunin de cierre. De all en adelante, BUREAU VERITAS
CERTIFICATION se reserva el derecho de repetir la Auditoria, de ser as, se cargarn los
costos asociados a la visita adicional a la tasa da-auditor vigente en el momento.
NOTA (4): Las acciones correctivas que se presenten por LA ORGANIZACIN haciendo
uso del plazo mximo de los noventa das, BUREAU VERITAS CERTIFICATION
realizar la revisin de las mismas, sin embargo de no encontrarse satisfactorias las
Pgina 13 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

evidencias para el cierre, BUREAU VERITAS CERTIFICATION emitir comunicacin a

LA ORGANIZACIN con la no recomendacin de su certificacin. En este caso el proceso
de certificacin debe ser iniciado nuevamente.
8.1.5. Vigilancia de la MARCA:
Con el fin de mantener la certificacin MARCA/CONTINUA PROCESOS/SERVICIOS,
realiza auditorias de seguimiento cuya periodicidad est definida en el contrato. El objetivo
de dicha auditoria es verificar que el cumplimiento de los requisitos tcnicos bajo los cuales
se aprob el uso de la marca se mantiene. La auditora de seguimiento incluye nuevamente
la evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad, descrito en el numeral 8.1 y la realizacin
de pruebas cuando sea aplicable para determinar que el producto sigue cumpliendo los
requisitos normativos.
El cliente debe notificar oportunamente a BUREAU VERITAS CERTIFICATION de
cualquier modificacin al producto o al proceso que pueda alterar la naturaleza del producto.
El cliente no puede comercializar el producto con la MARCA de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION, hasta tanto BUREAU VERITAS CERTIFICATION no se lo informe.
8.2 PROCESOS/SERVICIOS INSPECCIN DE ESTACIONES DE SERVICIO
GNCV: Es el conjunto de operaciones destinadas a la autorizacin negacin, uso,
mantenimiento, suspensin o cancelacin del derecho del uso de la MARCA BUREAU
VERITAS CERTIFICATION. Las principales operaciones al respecto son:
8.2.1. Evaluacin Inicial:
a. Verificacin documental, que corresponde a la documentacin relacionada con la
normatividad aplicable. Se exigirn los registros de pruebas y ensayos de los componentes
del sistema, junto con los registros calibracin de los diferentes elementos realizados de
acuerdo con el plan de mantenimiento y requisitos de los fabricantes de equipos.
b. Proceso de inspeccin corresponde a la verificacin fsica de la EDS, donde se revisan las
caractersticas particulares de construccin, el cumplimiento de distancias de seguridad, los
requisitos y condiciones tcnicas de equipos instalados, los elementos de seguridad, la
facilidad y seguridad de operacin y la distribucin de las instalaciones.
8.2.2. ACCIN(ES) CORRECTIVA(S) GENERADA(S) DE LA AUDITORIA DE
CERTIFICACIN
Los Originales de los informes de No-Conformidades reportados durante el curso de la
Auditoria de Certificacin, debern completarse y entregarse a BUREAU VERITAS
CERTIFICATION para su cierre, antes de recomendar el otorgamiento de la Certificacin.
En caso de auditoras de seguimientos rutinarios, especial u otras, la entrega de los
originales de los informes de no-conformidades ser convenida entre LA
ORGANIZACION y el equipo auditor, sin exceder el plazo mximo de 30 das para su
Pgina 14 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

cierre.
Hay dos niveles de accin correctiva:
Accin Correctiva que involucra solamente cambios de la documentacin. En este caso la
verificacin de la misma puede ser realizada sin la necesidad de una nueva visita al lugar,
solo con el envo y presentacin de los informes de no-conformidad originales, copias de
los documentos modificados y el registro de accin correctiva de la organizacin. LA
ORGANIZACIN no debe enviar originales de su documentacin y/o documentos
controlados.
Accin correctiva que requiere cambios significativos que slo pueden ser resueltos por
verificacin en el lugar. En este caso una visita ESPECIAL de seguimiento ser realizada
por BUREAU VERITAS CERTIFICATION en el momento adecuado y acordado con LA
ORGANIZACIN.
NOTA (1): Las anteriores actividades deben realizarse en el periodo mximo de treinta (30)
das calendario, otorgado para el cierre de las no conformidades reportadas.
NOTA (2): Si es necesario realizar Visitas Especiales, estas se facturarn aplicando la tarifa
por da-auditor en vigor.
NOTA (3): Las acciones correctivas deben ser implementadas dentro de los treinta (30) das
siguientes a la reunin de cierre. De all en adelante, BUREAU VERITAS
CERTIFICATION se reserva el derecho de repetir la Auditoria, de ser as, se cargarn los
costos asociados a la visita adicional a la tasa da-auditor vigente en el momento.
NOTA (4): Las acciones correctivas que se presenten por LA ORGANIZACIN haciendo
uso del plazo mximo de los treinta (30) das, BUREAU VERITAS CERTIFICATION
realizar la revisin de las mismas, sin embargo de no encontrarse satisfactorias las
evidencias para el cierre, BUREAU VERITAS CERTIFICATION emitir comunicacin a
LA ORGANIZACIN con la no recomendacin de su certificacin. En este caso el proceso
de certificacin debe ser iniciado nuevamente.
8.2.3. Autorizacin de Uso de la MARCA:
Si los resultados obtenidos en la etapa anterior muestran conformidad del servicio y del
sistema de calidad con los requisitos establecidos, el Gerente tcnico o sus delegados
aprueban la certificacin.
NOTA (1): BUREAU VERITAS CERTIFICATION puede abstenerse de autorizar el uso de
la MARCA, si a su juicio la imagen del producto para el cual se solicita puede ir en
detrimento de la MARCA o de la imagen de BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Pgina 15 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

NOTA (2): La autorizacin del uso de la MARCA se otorga mediante contrato con BUREAU
VERITAS CERTIFICATION durante perodos fijos que pueden prorrogarse a voluntad de
las partes. El presente procedimiento forma parte de dicho contrato.
8.2.4. Vigilancia de la MARCA:
Con el fin de mantener la certificacin los establecimientos dedicados a la distribucin de
productos derivados del petrleo, tales como Estaciones de Servicio, Grandes Consumidores
y Plantas de Abastecimiento, sern objeto de visitas peridicas anuales, de acuerdo con
parmetros contractuales, en las que se verificar el cumplimiento de la totalidad de los
requisitos tcnicos bajo los cuales se aprob el uso de la marca se mantiene. La auditora de
seguimiento incluye nuevamente la evaluacin del Sistema de Gestin de Calidad, descrito
en el numeral 8.1 y la realizacin de pruebas cuando sea aplicable para determinar que el
producto sigue cumpliendo los requisitos normativos. Se realizar las verificaciones
peridicas de la calibracin de los elementos de los equipos que lo requieran y se
documentar su respectiva evidencia, de acuerdo a las condiciones del equipo.
Las Estaciones de Servicio de GNCV sern objeto de visitas peridicas cada seis meses (de
acuerdo a parmetros contractuales) en las que se verificar el cumplimiento de la totalidad
de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.
Los Talleres de Conversin de Vehculos a GNCV sern objeto de visitas peridicas cada
seis meses (de acuerdo a parmetros contractuales) en las que se verificar el cumplimiento
de la totalidad de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.
El cliente debe notificar oportunamente a BUREAU VERITAS CERTIFICATION de
cualquier modificacin al producto o al proceso que pueda alterar la naturaleza del producto.
El cliente no puede comercializar el producto con la MARCA de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION, hasta tanto BUREAU VERITAS CERTIFICATION no se lo informe.
Al finalizar cada auditora de seguimiento, el auditor entregar al cliente un Reporte de Visita
de Seguimiento como evidencia de la actividad realizada, sin que ello implique la
conformidad del establecimiento.
8.3. Certificacin MUESTRA:
8.3.1. Seleccin de Muestras y Verificacin de la Conformidad:
Las muestras se toman, aplicando lo indicado en el numeral 8.1.2.
8.3.2. Emisin del certificado:
La emisin del certificado MUESTRA, se realizar posteriormente a la verificacin por parte
del auditor del cumplimiento de todos los requisitos establecidos por las normas y
reglamentos tcnicos aplicables al producto y la posterior aprobacin por parte de la
Pgina 16 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Gerencia Tcnica. El certificado indicar detalladamente la cantidad de productos, sus

referencias y/o el cdigo de la muestra.
9. EMPLEO DEL CERTIFICADO
9.1. Certificado MUESTRA:
El certificado de conformidad se expide cuando se encuentra que los productos cumplen con
todos los requerimientos de la reglamentacin tcnica aplicable. Se aclara que el Certificado
MUESTRA de producto, corresponde a los productos que se presentaron y se encuentran en
el lugar y sitio de la auditora.
Este certificado no releva al cliente (vendedor) de sus obligaciones contractuales, en los
temas de calidad y cantidad y no perjudica el derecho que tiene el comprador de reclamar
por cualquier defecto que sea encontrado durante una inspeccin al azar en el momento de
nuestra certificacin que ocurra despus de sta.
NOTA (1): El comit tcnico establecer las disposiciones especiales aplicables a la
comercializacin de productos que por alguna razn incumplan los requisitos indicados en
la Reglamentacin tcnica respectiva.
9.2. Certificado MARCA/CONTINUA:
El cliente al que se le otorga la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION puede
rotular las unidades que cumplan satisfactoriamente con la Reglamentacin tcnica
respectiva e identificar cada unidad de producto con el logo de la MARCA BUREAU
VERITAS CERTIFICATION, excepto cuando el tamao o la clase de producto no lo
permitan; en este caso se podra identificar con el logo-smbolo de la MARCA BUREAU
VERITAS CERTIFICATION el empaque ms pequeo en que se comercialice el producto.
Si por alguna razn llegan al mercado unidades de producto no conformes con la
Reglamentacin tcnica y que lleven la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION,
el cliente est en la obligacin de recoger dichos productos en la forma y plazo que se acuerde
con BUREAU VERITAS CERTIFICATION Si alguno de dichos productos se encuentra en
poder de los consumidores, el cliente est obligado a reponerlos.
NOTA (1): El comit tcnico establecer las disposiciones especiales aplicables a la
comercializacin de productos que por alguna razn incumplan los requisitos indicados en
la Reglamentacin tcnica respectiva.
La autorizacin del uso de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION, no se puede
hacer extensiva al mismo producto con la misma MARCA que sea fabricado por personas
distintas a el cliente (ej. el caso de maquila), sin que dichas personas llenen la totalidad de
los requisitos de este procedimiento.
Pgina 17 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

El cliente titular del Sello, no puede utilizar ste en el mismo producto con diferente
MARCA para el que fue autorizado, sin previa autorizacin de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION
En caso de que solamente un componente, parte elemento de un producto haya sido
autorizado para ostentar la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION, ste se puede
usar en el producto siempre que se aclare que la MARCA slo cubre dicho componente,
parte elemento y NO EL PRODUCTO EN SU TOTALIDAD.
El cliente debe avisar inmediatamente todo cese temporal de la Produccin. Si ste es
considerado como excesivo por el Gerente de operaciones de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION, se dar suspensin temporal del certificado.
Despus de una investigacin se puede dar una suspensin temporal, el cliente no podr
reanudar el uso de la MARCA hasta que BUREAU VERITAS CERTIFICATION le
notifique la autorizacin respectiva.
El uso de la MARCA no excluye la utilizacin de otro Sello MARCA con finalidad
semejante, mientras que ste ltimo no vaya en detrimento de la marca BUREAU VERITAS
CERTIFICATION.
La autorizacin de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION y la colocacin de
la misma sobre los productos autorizados no sustituyen la garanta que corresponde
conforme a la Ley al fabricante, distribuidor importador.
El derecho del uso de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION es intransferible.
En caso de fusin, liquidacin o absorcin del cliente, todos los derechos de uso de la
MARCA cesan en pleno derecho.
En caso de que el cliente cese definitivamente de fabricar un producto cubierto por la
MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION transfiera los derechos de fabricacin
a otra, deber informar de inmediato esta situacin a BUREAU VERITAS
CERTIFICATION por escrito y suministrar una evaluacin de las existencias disponibles
del producto, con una estimacin del tiempo necesario para que dicho producto se agote.
Con base en esta informacin se decidir la anulacin del derecho de uso de la MARCA para
este producto y BUREAU VERITAS CERTIFICATION fija la fecha a partir de la cual se
anula esta autorizacin.
Si el cliente transfiere los derechos de fabricacin a un tercero, la MARCA BUREAU
VERITAS CERTIFICATION no se puede usar hasta tanto BUREAU VERITAS
CERTIFICATION no lo autorice a travs de un nuevo contrato.
El cliente slo podr hacer uso de la MARCA en los documentos que hagan referencia a los
productos que ostentan la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION.
Pgina 18 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

El cliente debe someter a consideracin previa de BUREAU VERITAS CERTIFICATION

todos los documentos en donde se vaya a colocar la MARCA.
9.3. Certificado PROCESOS/SERVICIOS y GNV:
El cliente al que se le otorga la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION puede
utilizarla teniendo en consideracin las polticas para el uso de la misma, emitidas por
BUREAU VERITAS CERTIFICATION
La autorizacin del uso de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION, no se puede
hacer extensiva al mismo proceso o servicio con la misma MARCA que sea ejecutado por
personas distintas al cliente.
El cliente titular del Sello, no puede utilizar ste en el mismo producto con diferente
MARCA para el que fue autorizado, sin previa autorizacin de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION
El cliente debe avisar inmediatamente, todo cese temporal de la prestacin del servicio. Si
ste es considerado como excesivo por el Gerente de operaciones de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION, se dar suspensin temporal del certificado.
Despus de una investigacin se puede dar una suspensin temporal, el cliente no podr
reanudar el uso de la MARCA hasta que BUREAU VERITAS CERTIFICATION le
notifique la autorizacin respectiva.
El uso de la MARCA no excluye la utilizacin de otro Sello MARCA con finalidad
semejante, mientras que ste ltimo no vaya en detrimento de la marca BUREAU VERITAS
CERTIFICATION.
La autorizacin de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION no sustituye la
garanta que corresponde conforme a la Ley al cliente certificado.
El derecho del uso de la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION es intransferible.
En caso de fusin, liquidacin o absorcin del cliente, todos los derechos de uso de la
MARCA cesan en pleno derecho.
En caso de que el cliente cese definitivamente de ejercer el proceso o servicio cubierto por
la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION transfiera sus derechos a otra, deber
informar de inmediato esta situacin a BUREAU VERITAS CERTIFICATION por escrito.
Con base en esta informacin se decidir la anulacin del derecho de uso de la MARCA y
fija la fecha a partir de la cual se anula esta autorizacin.
El cliente debe someter a consideracin previa de BUREAU VERITAS CERTIFICATION
todos los documentos o espacios en los cuales se vaya a colocar la MARCA.
Pgina 19 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

10. SUSPENSION, RETIRO O CANCELACION DE LA CERTIFICACIN

BUREAU VERITAS CERTIFICATION se reserva el derecho de suspender, retirar o
cancelar la certificacin en cualquier momento en las siguientes instancias:

Por solicitud del cliente dentro de los trminos contractuales.

Por vencimiento del plazo contractual cuando ste no fuese prorrogado. (certificacin
MARCA/CONTINUA PROCESOS/SERVICIOS)

No cumplimiento con los requisitos financieros del Acuerdo con BUREAU

VERITAS CERTIFICATION Desprestigiar de cualquier manera a BUREAU
VERITAS CERTIFICATION

Modificacin a las condiciones tcnicas bajo las cuales se aprob el certificado de

producto y que no hayan sido notificadas a BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Incumplimiento en las condiciones pactadas en el contrato o en el presente

procedimiento.

No ejecutar de las visitas de seguimiento dentro de los tiempos establecidos para los
esquemas que requieren seguimiento. Ver Tolerancias en la realizacin de las visitas
de seguimiento en el Anexo No. 1.

Cambio en las normas y reglamentos tcnicos que invaliden la vigencia de un

certificado.

El no cumplimiento de las acciones correctivas exigidas por BUREAU VERITAS

CERTIFICATION como consecuencia de una auditoria (Para certificaciones
MARCA/CONTINUA PROCESOS/SERVICIOS).
Uso indebido del certificado o del logo de MARCA BUREAU VERITAS
CERTIFICATION.

Publicidad indebida del certificado.

La suspensin o la cancelacin del uso de la certificacin se notifican por escrito al cliente

informndole las razones de sta. Una vez ordenada la suspensin o la cancelacin de la
certificacin, aun considerndose injusta por parte del cliente, ste no podr seguir
utilizndola, aun cuando se interponga reclamacin ante el Comit de Certificacin. Se debe
suspender toda publicidad alusiva a la certificacin y se deben retirar del comercio los
productos con la MARCA BUREAU VERITAS CERTIFICATION a menos que BUREAU
VERITAS CERTIFICATION por razones justificadas lo exima de tal obligacin. En caso
de encontrarse el uso del logo por parte de LA ORGANIZACIN estando en proceso de
Pgina 20 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

suspensin, se proceder con la cancelacin directa del certificado procediendo con las
acciones a las que haya lugar de acuerdo a la legislacin colombiana u otras involucradas.
La suspensin del certificado para Producto cuenta con una vigencia de 30 das calendario,
pasado este periodo de tiempo y al no evidenciarse planes de accin se proceder con la
CANCELACION del certificado de Aprobacin de LA ORGANIZACIN.
BUREAU VERITAS CERTIFICATION se reserva el derecho de publicar e informar, de la
forma que considere apropiada, el retiro, cancelacin o suspensin de la certificacin.
Si durante el periodo de Certificacin LA ORGANIZACION decide que no desea o no puede
continuar manteniendo su condicin, BUREAU VERITAS CERTIFICATION deber
cancelar el Certificado de Aprobacin en cuanto reciba este aviso.
11. QUEJAS, RECLAMOS Y APELACIONES.
Queja y Reclamo: se define como comunicacin escrita o verbal recibida, que expresa
insatisfaccin sobre el desempeo que ha tenido BUREAU VERITAS CERTIFICATION
respecto a la prestacin de su servicio, o de una organizacin certificada por BUREAU
VERITAS CERTIFICATION respecto de su desempeo asociado a su certificacin y a los
requisitos de sta.
11.1 QUEJAS
En el momento de recibir la queja, el Gerente Tcnico determinar si se encuentra
involucrado el proceso original:
De ser as, se elige una persona interna, independiente, calificada y apropiada para que dirija
el proceso; de lo contrario, ser el propio Gerente Tcnico es quien llevar acabo la
investigacin.
Nota 1: En algunos casos se puede iniciar una auditora para realizar la investigacin. En
dado caso el quejoso debe ser notificado y se le deben explicar las razones asociados a esta
decisin.
Se debe hacer diligenciamiento del formato SF26 Incident Report o en la base de datos
electrnica, y en esta se colocar la informacin pertinente al proceso de investigacin o
queja correspondiente.
Luego de realizar el debido proceso de investigacin, se enva la informacin de la queja y
los resultados de las investigaciones realizadas por BUREAU VERITAS CERTIFICATION
al quejoso, incluyendo las acciones emprendidas.

Pgina 21 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

En el caso de presentarse quejas de los clientes de nuestros clientes se proceder a solicitar

a nuestro cliente la evidencia del trmite que realiz de la queja y se verificar el tema con
nuestro cliente en la prxima auditora de seguimiento luego de recibida la queja.
11.2. QUEJAS Y RECLAMOS NO RESUELTOS.
En los casos que en que BUREAU VERITAS CERTIFICATION , no pueda resolver de
manera satisfactoria una queja interpuesta, se comunicar al quejoso que puede referirse al
organismo de acreditacin o supervisin apropiado, como otra instancia para la solucin
particular.
11.3 APELACIONES
Apelaciones: se define como una inconformidad en relacin a una decisin tomada por
BUREAU VERITAS CERTIFICATION en relacin a una certificacin o en cuanto a la
resolucin de una queja o reclamo ya sea hacia BUREAU VERITAS CERTIFICATION o
un cliente certificado.
En el momento de recibir la apelacin, el Gerente Tcnico determinar si se encuentra
involucrado en el proceso original:
De ser as, se elige a una persona interna, independiente, calificada y apropiada para que
dirija el proceso.
De lo contrario, ser el propio Gerente Tcnico quien llevar acabo la investigacin.
El paso a seguir es:
11.3.1. Responder la recepcin de la apelacin al cliente, y que la misma ser tramitada.
11.3.2. Investigar las causas de la apelacin, mediante la revisin de la misma y su
documentacin pertinente (Contract Review, Informes de Auditoria, Certificados).
11.3.3. Si, como resultado de la apelacin, el Gerente General de BUREAU VERITAS
CERTIFICATION. Cree que la accin correctiva sistemtica es requerida, l seguir
el procedimiento descrito en el Procedimiento de Accin Correctiva y Preventiva.
(Establecido en el BMS).
11.3.4. Si el Gerente Tcnico de BUREAU VERITAS CERTIFICATION. no puede resolver
la apelacin, se convocara al comit de Apelaciones.
El cliente puede apelar contra las decisiones de BUREAU VERITAS CERTIFICATION con
respecto a lo siguiente:

Negativa de aceptar una solicitud de Certificacin de producto.

Pgina 22 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Negativa de emitir el Certificado de producto de autorizar el uso de la MARCA

BUREAU VERITAS CERTIFICATION.

Suspensin, retiro o cancelacin de la certificacin.

Apelacin de un tercero contra la decisin de otorgar el Certificado de producto o la

autorizacin del uso de la MARCA-

Las decisiones tomadas por BUREAU VERITAS CERTIFICATION pueden ser

susceptibles de apelacin por parte del cliente a la certificacin. El interesado deber apelar
por escrito ante el Gerente General de BUREAU VERITAS CERTIFICATION dentro de
los cinco das hbiles siguientes al recibo de la notificacin de la decisin tomada por el
organismo de certificacin. Si transcurridos los cinco das hbiles el cliente no presenta
manifestacin de apelacin, se entiende que se acepta la decisin tomada sin lugar a
posteriores reclamaciones.
11.4. PROCESO
Todas las quejas y reclamos y apelaciones sern registrados por el Gerente Tcnico de
Bureau Veritas Certification o por la persona a la que l le delegue esa funcin. Ser el
Gerente Tcnico o quien el delegue quien mediar entre Bureau Veritas Certification y la
entidad o persona que ha interpuesto la queja con el fin de tratar de resolverla.
Las quejas, reclamos y apelaciones son registrados por Bureau Veritas Certification en el
Formato SF26 Incident Report o en una base de datos electrnica (CERIS). Esto depende de
la herramienta definida localmente.
La recepcin de la informacin, el proceso de quejas y reclamos y apelaciones, los tiempos
de respuesta sern comunicados al quejoso.

12.

CONFIDENCIALIDAD E IMPARCIALIDAD

BUREAU VERITAS CERTIFICATION, se responsabilizara, a travs de compromisos de

cumplimiento legal, de la gestin de toda la informacin obtenida o creada durante el
desempeo de las actividades de certificacin. Con excepcin de la informacin que el
cliente pone a disposicin del pblico, o cuando existe acuerdo entre BUREAU VERITAS
CERTIFICATION y el cliente (por ejemplo, con fines de responder a las quejas), toda otra
informacin se considera informacin privada y se debe considerar confidencial.

Pgina 23 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

Excepto que la Ley, las Autoridades de Acreditacin o autorizacin de las disposiciones

contractuales lo requieran, BUREAU VERITAS CERTIFICATION mantendr la
confidencialidad y no revelar a terceros, sin previo consentimiento por escrito del cliente,
cualquier informacin en posesin de sus empleados o agentes. De igual forma, la
informacin relativa al cliente, obtenida de fuentes distintas al cliente, como quejas o de
autoridades reglamentarias, ser tratada como informacin confidencial.
As mismo se asegura la imparcialidad, como parte de los valores y cdigo de tica de
BUREAU VERITAS CERTIFICATION en todas y cada una de las actividades realizadas
por la compaa, con el fin de proteger la credibilidad de su marca, asegurar la satisfaccin
del cliente y cumplir con las reglas de acreditacin y/o regulacin.
13.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

14.

GP-04 Apelaciones
IT-501 Certificacin de Productos
IT-502 Anlisis de la Solicitud de Certificacin
IT-504 Elaboracin del Informe Final
IT-505 Emisin de Certificados
IT-508 Gestin de Evaluacin de Laboratorios
IT-510 Muestreo e Inspeccin
IT-510E Technical Instruction to Perform Product
IT-511 Evaluacin del SGC del cliente
IT-512 Inspeccin de Estaciones de Servicio.
IT-513 Revisin de vehculos convertidos a GNCV.
IT-514 Revisin de estaciones de servicio de combustibles lquidos.
IT-515 Revisin de talleres que realizan conversin de vehculos a GNV.
IT-516 Instructivo Tcnico Mantenimiento de Equipos
ANEXOS

Anexo 1: Tolerancias en las visitas de seguimiento segn tipo de establecimiento y tiempo

de certificacin.

Pgina 24 de 25

BUREAU VERITAS CERTIFICATION

ANEXO 1
TOLERANCIAS EN LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO
SEGN TIPO DE ESTABLECIMIENTO Y TIEMPO DE CERTIFICACION
TIPO DE ESTABLECIMIENTO
Producto en general (Tangibles)
Estaciones de servicio de combustible lquido pblicas que
aplican los decretos 1521 de 1998 y 4299 de 2005 de
Ministerio de minas y Energa.
Estaciones de servicio de GNV que aplican la resoluciones
180928 de 2006 y 180286 de 2007 de Ministerio de minas
y Energa. y decreto 1605 de 2002
Grandes consumidores que aplican el decreto 1521 de
1998 y/o el cap. ii del decreto 283 de 1990 de Ministerio
de Minas y Energa.
Plantas de abastecimiento de combustible lquido que
aplican el decreto 283 de 1990 de Ministerio de Minas y
Energa.
Estaciones de servicio de combustible lquido privadas que
aplican los Decretos 1521 de 1998, 4299 de 2005 y/o 283
de 1990 de
Talleres de conversin de vehculos a GNV que aplican la
Resolucin 0957 de 2012 de Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo
Estaciones de servicio de combustible lquido martimas
que aplican el Decreto 283 de 1990 de Ministerio de Minas
y Energa.
Estaciones de servicio de combustible lquido fluviales que
aplican el Decreto 283 de 1990 de Ministerio de Minas y
Energa.
Estaciones de servicio de combustible lquido aviacin que
aplican el Decreto 283 de 1990 de Ministerio de Minas y
Energa.

TIEMPO DEL
CERTIFICADO

PERIODICIDAD
VISITAS DE
SEGUIMIENTO

TOLERANCIA
SEGUIMIENTOS

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

3 aos

6 meses

1 mes antes
1 mes despus

5 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

5 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

1 ao

6 meses

1 mes antes
1 mes despus

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

3 aos

12 meses

2 meses antes
2 meses despus

NOTA: Las tolerancias en los Seguimientos se podrn modificar mediante acuerdos

contractuales definidos con el cliente.

Pgina 25 de 25