ADMINISTRAO DE CONDOMNIO

Apresentao
Na poca das cavernas j era assim. O homem vivia em grupamentos, havia tarefas definidas para
cada integrante da tribo e existia o indivduo responsvel pela "gerncia" daquela pequena
comunidade.
Hoje, preservado o hbito de viver em conjunto, o homem aprimorou a forma de administrar
comunidades.
Sob forma de condomnio e sem a caracterstica de ser simples tarefa de um dos membros do grupo, a
administrao de condomnio surge como uma atividade que sofre profundas transformaes,
tornando-se cada dia mais profissional. Administrar Condomnios transformou-se num negcio.
A administrao de condomnios uma rea que vem passando por um profundo processo de
profissionalizao. A preocupao maior, tanto dos condminos como dos prprios administradores de
condomnios, enxugar gastos e promover campanhas de economia de gua, energia eltrica, alm
de treinar zeladores e porteiros, principalmente quanto questo de segurana. Para tanto, o
condomnio deve estar bem estruturado e administrado por pessoas competentes.

Como funciona
Uma Administradora de Condomnios funciona como uma assessoria dos sndicos e dos condminos
para os diversos segmentos relativos rea: administrao financeira, controle de saldo bancrio,
aplicaes financeiras, pagamento de despesas. Isto quer dizer que uma empresa com estas
caractersticas gerenciar questes funcionais a partir de direcionamentos de seus clientes (sndicos e
condminos).
As empresas que prestam este tipo de servio cobram entre 4% e 7% das despesas ordinrias do
condomnio, que incluem salrios dos funcionrios, gua e luz das reas comuns, manuteno de
elevadores e compra de materiais de limpeza, entre outras, que varia de acordo com as atividades.
Optando por um tipo de administrao mista (sistema em que se transfere para uma empresa apenas
parte da administrao do prdio), possvel, por exemplo, contratar a empresa apenas para cuidar da
contabilidade, ficando com tarefas como contratao ou demisso de funcionrios e contratao de
prestadoras de servios de manuteno sob responsabilidade do sndico. por isto que o custo desse
tipo de administrao menor.
Gerido s pela empresa de administrao ou em conjunto com o sndico, em ambos os casos e para
todos os efeitos, o sndico responde como nico responsvel legal pelo condomnio.

Mercado
Se o investidor possuir um bom conhecimento do mercado de condomnios, experincia em
administrao de bens imveis e/ou condomnios, poder iniciar a divulgao de seus servios junto s
construtoras, empreendimentos imobilirios, e at mesmo atravs de sua relao pessoal de amigos e
conhecidos.
Este ramo quase no oferece riscos materiais. Isso porque a Administradora atua em nome dos
condminos. Restar apenas sua conceituao como prestador de servios que dever ser
preservada.

O que preciso oferecer

. ASSESSORIA JURDICA: para o acompanhamento eficaz dos processos de despejo, cobrana de
condminos em atraso, etc. Este departamento jurdico dever ainda assessorar o condomnio em
todos os ramos de direito, apoiando-o em eventuais defesas junto aos rgos municipais ou outros;
. PRESTAO DE CONTAS: Balano mensal; previso oramentria; relatrio mensal detalhado das
despesas/receitas; relatrio mensal detalhado das cotas condominiais em atraso.
. SERVIO DE MANUTENO PREDIAL: Reforma de reas comuns; servios hidrulicos; servios
que necessitem apoio de tcnico especializado; manuteno preventiva em bombas d'gua; sistema de
luz de emergncia; instalao e reforma de telhados; antenas coletivas; sistema de interfone e
comunicao interna; servios de serralharia e marcenaria em geral; servio de paisagismo;
. CONTABILIDADE e RECURSOS HUMANOS: A quem caber a orientao de aspectos legais
relativos a admisso, folha de pagamento, frias, licenas, recolhimento de encargos (INSS, FGTS,
PIS, IR), pagamento de salrios; pagamento de 13 salrio; processo de demisso; processo de
aposentadoria; responsvel pelo fornecimento de mo-de-obra para o condomnio (faxineiros, vigias,
porteiros, manobristas, zeladores, etc.);

. COMPRAS: Departamento que cuidar do apoio logstico, da anlise de cotaes. Para oferecer
esses servios, o empreendedor dever ter domnio de administrao de prdios, de administrao de
pessoal, de administrao do fluxo de caixa, compras e ainda contatos ou conhecimento dos servios
de reparo e manuteno eltrica, hidrulica, trabalhos de pedreiro, encanador e outros do tipo.
. SERVIOS: Para trabalhos especficos, como por exemplo, cotaes de servios e materiais, o
empreendedor poder contar com a contratao de mo-de-obra de terceiros e/ou manter cadastro
atualizado desses dados.

Localizao
Frequentemente o local escolhido necessitar de reformas, podendo variar de uma simples pintura, at
modificaes de grande porte. Alm disso comum que o proprietrio do imvel cobre pelo ponto
comercial o que se costuma chamar"luvas". Todo esse investimento dever ser minuciosamente
avaliado, para que voc se certifique de sua convenincia. Muitas vezes, os gastos podero ser de tal
ordem que o mais indicado ser partir para a escolha de outro local.

Estrutura
Para o incio das atividades, o empreendedor no precisar necessariamente de uma rea fsica
especfica. Poder exercer sua atividade em sua prpria residncia, pois, os contatos sero feitos junto
ao Sndico e as reunies de trabalho realizadas no prprio condomnio.

Equipamentos
O administrador necessitar de instalaes bem organizadas para que possa receber e atender
adequadamente condminos, fornecedores, empreiteiros, etc.
Para compor esta sala sero necessrios mveis e utenslios de escritrio (mesa,cadeiras,arquivoetc)
telefone, FAX, microcomputador e impressora.

Atendendo ao cliente
O bom atendimento uma qualidade a ser cultivada por todos os funcionrios da administradora,
principalmente pelos que estiverem em contato com o cliente.
Um cordial atendimento ao interfone, a transmisso de recados precisos, o auxlio a moradores com
sacolas, bolsas ou malas, pacincia com as crianas, boa apresentao, uso de uniformes e uma
postura adequada durante o servio, so prticas importantes para a boa imagem da empresa e iro
render bons frutos.
No atendimento ao sndico, a administradora precisa demonstrar conhecimento da legislao em vigor,
da conveno do condomnio e estar sempre pronta para atend-lo. aconselhvel realizar pesquisas
que meam a satisfao do cliente e que orientem a atuao do sndico. Como exemplo, muitas vezes
o sndico acha que o morador no quer gastar, mas ele est preocupado com a segurana e paga
qualquer coisa por ela. Outra dica diz respeito ao relacionamento entre as partes: administradora,
sndico e moradores. A administrao do futuro est centrada na capacidade que empresa em resolver
problemas.

Riscos
Este ramo quase no oferece riscos materiais. Isto porque a Administrao atua em nome dos
condminos. Restar apenas sua conceituao como prestador de servios que dever ser
preservada.

Hora de funcionamento
No existe horrio fixo de trabalho para o funcionamento de uma Administradora de Condomnios, mas
o empreendedor dever estar disposto a despender boa parte de seu tempo em reunies com sndicos,
conselhos consultivos e assemblias. Estas reunies, normalmente, ocorrem noite ou em finais de
semana.
Algumas administradoras vm adotando a prtica de no comparecer essas reunies de condomnio
para lavrar as respectivas ATAS, preferindo receb-las posteriormente e uma vez inteiradas dos
problemas, sugerem solues. Os motivos desta prtica so a freqente discusso de assuntos que
no tm relao prtica com os assuntos cabveis e de competncia da administradora.

Reduo de gastos
A preocupao maior, tanto dos condminos como dos prprios administradores de condomnios,
enxugar gastos e promover campanhas de economia de gua, energia eltrica, alm de treinar
zeladores e porteiros, principalmente quanto questo de segurana. Para facilitar o controle das
despesas a maioria das administradoras vm buscando o auxlio da informtica para oferecer servios
rpidos, precisos, de qualidade e a preos mais acessveis.

Controles
necessrio um rigoroso controle de recebimento das despesas do condomnio, controle dos custos e
assistncia constante aos condminos. Recorrer aos avanos da informtica para aprimorar esses
controles uma boa sada.

Casos reais
Um exemplo de vantagem financeira com a substituio de um sndico convencional por uma empresa
o de um prdio em So Paulo, onde os moradores reclamavam do alto custo do condomnio e
resolveram contratar uma empresa administradora, que conseguiu reduzir o excesso de horas extras
de 85% sobre a folha para 30%. Havia erros nas substituies. "Um porteiro substitua o outro no dia
de folga, pagava-se a hora extra do intervalo de repouso do porteiro, quando o zelador poderia
substitu-lo; pessoal de faxina fazia hora extra sem necessidade", explica Cunha. Segundo ele, a
maioria dos sndicos no tem tempo para observar essas prticas.

Na Internet
possvel acessar sites destinados a dar dicas e sanar dvidas sobre administrao de condomnios.
Os assuntos vo desde a indicao de empresas prestadoras de servios at informaes sobre
legislao trabalhista. A maior vantagen desses servios que so gratuitos. O sndico tem apenas de
se cadastrar, escolher o assunto desejado e enviar um e-mail. As empresas que administram esses
sites garantem que as dvidas so repassadas a especialistas e que as respostas saem em, no
mximo, 48 horas.

Novas Experincias
Em So Paulo, empresas americanas esto comeando a atuar no mercado de condomnios com um
"know how" fabuloso. Essas empresas tm programas de computador que comparam 80 itens de
despesa de um condomnio, de acordo com o padro de cada edifcio. O programa gera uma planilha
de custos, que d o consumo exato do condomnio e compara esses dados com os que a empresa tem
como padro. Tudo isto obviamente "cria" novas necessidades e avanados padres de execuo
dentro desse mercado. E claro que em breve devero estar sendo seguidos por aqueles que
quiserem manter sua posio no ramo.

Observao
Vale salientar mais uma vez que essa transferncia de tarefas no isenta o sndico de responder
juridicamente pelo condomnio. Em outras palavras, se a administradora errar ou atropelar a legislao,
a responsabilidade total ser do sndico. claro que, posteriormente, ele poder acionar a
administradora para recuperar eventuais prejuzos, mas at l, ter de assumir os problemas.
Enfim, no existe perfil definitivo de um empreendimento, seja qual for a atividade em questo. Assim,
alm dos dados aqui apresentados, visitar estabelecimentos congneres, conversar com pessoas que
j estejam no ramo h algum tempo, ler publicaes especficas, consultar entidades de classe ou
sindicatos, so hbitos que podero trazer informaes importantes, que em muito o ajudaro.

Investimento Inicial
O investimento varia muito de acordo com o porte do empreendimento e do
quantitativo de que dispe o investidor. Considerando uma administradora de
pequeno porte, voltada para assessoria contbil e administrativa 30 condomnios de 40 apartamentos
cada, montada numa rea de 30m, ser necessrio um investimento de R$ 25mil aproximadamente.
Obs.: Os valores apresentados so indicativos e servem de base para o empresrio decidir se vale a
pena ou no aprofundar a anlise do investimento.

Legislao
Passos para registro e tributao de uma empresa administradora de condomnios

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Qualidades do Empresrio de Sucesso

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