ETAPA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TAREA 3

PRESENTADO POR:

JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO

GESTION DOCUMENTAL II
IV SEMESTRE
GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y
BIBLIOTECOLOGA
BOGOTA
MARZO 2015

ETAPA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TAREA 3

PRESENTADO POR:

JENNY CONSUELO VILLAMIL GALEANO

GESTION DOCUMENTAL II
IV SEMESTRE
GRUPO 4

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y
BIBLIOTECOLOGA
BOGOTA D.C
MARZO 2015

INTRODUCCION

Este documento es el desarrollo de un taller muy didctico, en el que se plasman

conceptos sobre el ciclo vital de los documentos, y por medio de una visita a una
empresa pblica en este caso, los afianzamos; es una manera muy interesante de
comprender el tema, y que nos permite centralizar el contenido del tema directamente
en el ambiente laboral; esto nos permite familiarizarnos con estos contenidos
directamente en la prctica empresarial, y el la labor diaria de la gestin documenta
en la empresa; el hecho de estar en las oficinas donde se desarrolla toda esta teora
documental permite entender y valorar la importancia que tiene en las empresa.

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

RTA: Son un conjunto de documentos generados por la misma unidad
administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales ordenadas por su
jerarqua, de acuerdo al organigrama original, como Fondo Seccin,
subseccin, Serie, y Subseries Documentales
2. Defina clasificacin: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar
la documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados, sta puede
ser:
Clasificacin de Fondos
Clasificacin de Secciones y Subsecciones
Clasificacin de Series y Subseries
Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series
documentales
Ordenacin Archivstica: La ordenacin es el proceso mediante el cual se
da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin
determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el
proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn
un criterio predeterminado.
Descripcin: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
Agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su
identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin y
para la investigacin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
La organizacin pretende ordenar las cosas sometindolas a un plan o modelo
arquetpico previamente concebido. En la ordenacin, en cambio, el orden no
tiene un modelo previo, En resumen, la organizacin supone la invencin de
un sistema a actualizar; la ordenacin, el descubrimiento de un sistema ya
actualizado.
4. Qu se refleja con la Clasificacin?
Refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de
cada dependencia. El cuadro de clasificacin documental se origina por fondo,
secciones y series.
5. Qu implica la clasificacin?
Implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la
estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a los largo
de su gestin

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada

uno de ellos?
Principios de procedencia: permite identificar los creadores de documentos,
que pueden ser:
Institucionales: (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los
Documentos producidos por una entidad.
Administrativos: (secciones y subsecciones documentales) donde la
procedencia est dada por las dependencias, llamadas unidades
administrativas, divisiones o secciones, en que estn organizadas las
instituciones, de acuerdo con la estructura orgnica.
Se debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que
cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga una
responsabilidad directa.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora.
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
Principio de Orden Original
Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de
cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin
administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina
que tiene la competencia especfica. En consecuencia, debe respetarse el
orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin
causa-efecto.
Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos
que determinan el orden en que los documentos se producen para el
desarrollo de un trmite, se relaciona con las Unidades Documentales en
las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un
asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de
los objetivos para los que fue creada.
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?
Las Funciones Comunes determinan la administracin genrica que sirve de
apoyo para el ejercicio de las competencias en cualquier entidad
La funciones especficas determina el desarrollo de la misin de la entidad que
constituye su razn de ser hacindolas diferentes a las dems.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar la
misin, objetivos y funcionamientos
de la entidad que los produjo, para
realizar efectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes
actividades secuencialmente:
Identificacin de productores: como primera tarea se encarga de identificar las
Agrupaciones Documentales, esto es, Fondo, Seccin, Subseccin, a partir de
la informacin relacionada en los actos administrativos de creacin y
reconstrucciones del organismo productor y de los organigramas. Para
identificar un Fondo documental se debe recopilar informacin sobre el origen
y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin
Fecha de supresin (si es el caso)
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que la han precedido en el desempeo de funciones
anlogas
Organismos que heredan competencias
b-

Estructura orgnica: en el proceso de identificar las Secciones y

Subsecciones documentales relacionadas con la documentacin producida
por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo
en que estos se subdividen es necesario recopilar los actos administrativos a
travs de los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y
establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son de
nivel directivo y cules del subalterno. Son datos muy importantes para
codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a
cada una.
Para realizar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura
orgnica de la entidad teniendo en cuenta:

Organigramas
Creacin y supresin de dependencias
Manuales de funciones
Manuales de procedimientos
Reglamentos internos

c- Series documentales y asuntos: se identifican con las funciones y

actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los
objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones cada entidad establece
tramites y procedimientos que se reflejan en la produccin documental
necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin

generada en el desarrollo de esta actividad origina una unidad documental

que, reunidas con otras de estructura y contenidos homogneos, conforman la
serie documental. Cada serie documental est asociada a un asunto en
particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los
documentos reunidos en torno al trmite que los genera.
Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo los
procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar,
lo que hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos
el titulo o denominacin del asunto principal Serie- podra subdividirse en
ciertos nmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn indicados como
subseries. Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada
unidad documental que materializan los trmites administrativos adelantados
por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los
documentos que guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno
al trmite del cual forma parte.
A travs de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo
cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos de
procedencia y orden original.
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
Se entienden como una unin de documentos que busca generar una accin
administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin determinada
con motivo de su creacin.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los
documentos que hagan parte de esta unin. Para tener mayor claridad de esta
definicin hay que referenciar el concepto de tipologa documental entendido
este como una pieza documental, ya que es la unidad archivstica mnima que
se conforma por un solo documento completo .Ejemplos: una carta, un recibo
de caja, una hoja de vida, una ley, una resolucin, etc.
Hay algunas tipologas que son ms extensas que otras ya que en las
unidades documentales simples estn conformadas por una tipologa
documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias
tipologas que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer
tambin una tipologa extensa, dependiendo de los documentos que hagan
parte de la unidad documental y de la funcin administrativa que est
generando.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
La unidad documental simple es la que est conformada por una sola
tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunin de la Junta de accin comunal del

barrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas
durante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una sola
tipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas las
reuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de
la Junta en mencin.
Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de
tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn. Por
Ejemplo: La unidad documental de la historia acadmica posee la fotocopia
del documento de identidad (tarjeta), Formulario de inscripcin, Cuenta de
servicios pblicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas
del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se
relacionan con un individuo, en este caso Mara Alejandra en funcin de
ejecutar un programa acadmico.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Son las unidades de informacin contenidas en los documentos. Se clasifican
en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro,
un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente
como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para
licencias, etc.
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
Es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o integracin a un
archivo permanente o histrico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases,
conformando archivos con caractersticas y condiciones especiales.

. Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los
documentos de archivo dentro de una organizacin:

PRIMERA EDAD

SEGUNDA EDAD

TERCERA EDAD

Cubre desde la creacin del documento y el

trmite de la informacin que contiene

Informacin que no es consultada

frecuentemente pero que todava tiene un
valor primario o secundario por lo cual deben
conservarse como objeto de consulta.

Documentos que tienen valor secundario o

permanente, que se puede utilizar como
documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha
con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo
de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de
Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de
uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan
ms de cincuenta aos. Los documentos del archivo histrico se conservan
definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.
13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite,

Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin

a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite
una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades
que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.
Entidad: La Contralora.

Despus de una visita, un poco difcil por el carcter de la entidad, fue muy
limitada la informacin que proporcionaron, ya que la informacin que se
maneja es de carcter reservado por la naturaleza administrativa de la entidad,
pero despus de observar y escuchar la charla, se logr obtener lo siguiente:
Planeacin: Esta entidad hace un trabajo interdisciplinario donde intervienen,
funcionarios de la oficina de planeacin, oficina de archivo (Direccin de
Imprenta Archivo y Correspondencia), sistemas y la oficina de
comunicaciones, con el fin de disear los formatos a utilizar de manera
transversal en la entidad, incluyendo la adecuada utilizacin de imagen
corporativa.
Produccin: En este proceso la entidad agrupa a todas las dependencias, y
quien lidera el proceso es la DIAC con el apoyo de la oficina de planeacin,
donde buscan unificar criterios para su elaboracin, identificar su ingreso y
produccin, formato utilizado, y la trazabilidad de la informacin plasmada en
procesos y procedimiento de la entidad.
Gestin y trmite: Este proceso se elabora en la entidad a travs de aplicativos
como, el sistema de gestin documental, donde registran todas las
comunicaciones que entran y salen, permitiendo hacer un seguimiento y
conocer la trazabilidad de los documentos, otro sistema es SICA, que permite
llevar y controlar las auditorias, SIPAR que lleva la trazabilidad de las
denuncias y derechos de peticin, entre otros.
Organizacin: Est normalizada por el manual de gestin documental de la
entidad, en la se establece como debe realizarse la organizacin de los
Documentos sin importar el soporte,; este manual sigue lineamientos por AGN.

Transferencia: Se realizan de acuerdo a lo establecido en las TRD, y dentro

del marco de comit de archivo, por medio del desarrollo del proceso,
identificando e inventariando la documentacin para su trmite determinado,
sobre transferencias primarias, secundarias
Disposicin de documentos: Estas actividades se desarrollan al pie del trmite
sobre TRD y TVD, actividad aprobada por el comit de archivo, cada actividad
sea eliminacin o conservacin se realiza de acuerdo a lo indicado en el
manual de gestin documental.
Preservacin a largo plazo: Este proceso se lleva a cabo por medio
unidades fsicas de almacenamiento (cajas y carpetas), adicionalmente
est en proceso de adquisicin de nuevas reas para almacenar
documentacin, y de un servidor informtico o repositorio para
almacenamiento de archivos electrnicos.

de
se
la
el

Valoracin: En este proceso se tienen en cuenta los valores primarios y

secundarios de acuerdo a la normatividad vigente, en reuniones
interdisciplinarias entre la DIAC, planeacin y la oficina que produce y recibe
los documentos, plasmada en las TRD.
14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e
Histrico).

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA:

Comprende toda la documentacin de uso continuo por la misma oficina

productora o quien lo solicite. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a algunos asuntos.
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
Es en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de
gestin de una entidad u organizacin, su consulta no es tan frecuente pero
sigue con vigencia.
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Es el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo,
histrico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen su
integridad y transmisin a las generaciones futuras por esto forma parte de
patrimonio histrico.
15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin.
ARCHIVO DE GESTIN
PRODUCCIN

CARTA:
Es una comunicacin escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con
personas naturales o con los empleados.
CARACTERISTICAS:
Mrgenes: Se deben tener las siguientes mrgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm

Entre
3cm y 4

Inferior entre 2cm y 3 cm

Lateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm
Entre
3cm y 4
cm

Entre
2cm y
3 cm

Lateral derecho entre 2cm y 3cm

Entre
2cm y

PRESENTACIN DE LA CARTA: La carta se escribir en estilo Bloque extremo,

que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Cdigo: se debe dejar una interlinea despus del logotipo del IDEA, se consigna el
cdigo numrico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tabla de
Retencin Documental

1820.07.01
Cdigo de subserie: Contratos Interadministrativos
Cdigo de la serie: Contratos

Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa

Lugar de origen y fecha de elaboracin: se deja una o dos interlineas debajo del
cdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de una coma
(,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de Administracin Documental, en
el momento en que se radica la comunicacin.
Medelln,
Datos del destinatario: dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen y
consignar los siguientes datos en lneas independientes:
1.
2.
3.
4.

Ttulo acadmico en mayscula inicial

Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida
Cargo en mayscula inicial
Nombre de la entidad u organizacin, este debe ir en mayscula inicial y su
acrnimo o sigla en mayscula sostenida
5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin
complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabra
completa.
6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de una coma
(,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debe identificarse
el pas en la misma interlinea.
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR
Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza
Medelln, Antioquia

Asunto: Se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabra Asunto
con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es un resumen breve
del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitir artculos, preposiciones
y conjunciones de modo que no afecte el sentido de la frase. Se recomienda producir
una comunicacin para cada asunto.
En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae la comunicacin
a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar esta informacin se puede hacer
en el primer prrafo del texto.
Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio
Saludo: Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbra el
nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o
Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar como saludo
independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Cordial saludo seora Lina Mara:

Atento saludo doctor Martnez Osa:
Respetuosamente lo saludo y le comunico
Con alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, si existe.
El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libre separando cada
prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin del contenido y tener en
cuenta los siguientes puntos.
-

Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.
Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.
Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo,
un prrafo de tres renglones.
No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.

Despedida: se utiliza a dos interlineas del ltimo prrafo del texto de la comunicacin.
Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabras sencillas.
Despedidas terminadas en coma:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo de

quien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln el cargo
que ocupa, en mayscula inicial.
Anexos: Se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineas de
los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis se relaciona el
nmero de folios y el tipo de anexo.
Anexos: uno (10 folios)
Anexos: tres (5 folios, un CD y un plano)
Anexos: cinco (dos informes en 15 folios, un acta en 8 folios, un CD y un plegable)

Copias: Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de los
datos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse los datos
en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo y nombre
de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra el nombre
de esta.
Copia: Ingeniero Sergio Cifuentes, Subgerente de proyectos, CONASFALTOS S.A
Seor Alejandro Ros, Jefe de seguridad, SEGURCOL
Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa

Identificacin del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o a una
de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora, seguido de
la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial, tamao 8. Si hay ms
participantes en la elaboracin del documento se debe aclarar el papel desempeado
por cada uno.
Ejemplo 1:

Transcriptor: Lina Suarez

Ejemplo 2:

Transcriptor: Orfa Buritica

Revisor: Andrs Senz

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,

debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamao 8,

a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de este y el ao en el

que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar en: y luego de
los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea el caso, seguido, el
nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de suscripcin.
Archivar en: Convenio 0164 de 2011
Archivar en: Contrato 0143 de 2010
NOTA: La carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ir con
facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo relacionado en
el Decreto 2150 de 1995 Artculo 12. FIRMA MECNICA. Los jefes de las entidades
que integran la Administracin Pblica podrn hacer uso, bajo su responsabilidad, de
la firma que procede de algn medio mecnico, en tratndose de firmas masivas. En
tal caso, previamente mediante acto administrativo de carcter general, deber
informar sobre el particular y sobre las caractersticas del medio mecnico.
No se remplazar las copias por fotocopias.
Identificacin de pginas subsiguientes: La calidad, color y tamao del papel debern
ser los mismos en todas las hojas. A 4 cm del borde superior del papel, de las
siguientes hojas, se identificar, con el tratamiento y el nombre del destinatario del
documento y el cdigo del rea. Al frente contra el margen derecho se escribe el
nmero de la pgina. Tres renglones despus se continan con el texto.
Se debe pasar un bloque completo de datos, no se debe utilizar segundas hojas
para la despedida y el remitente y cargo.
EJEMPLO DE CARTA
4 cm

1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin

2 interlineas
Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
3 interlineas
Ingeniero
CARLOS MARIO BETANCUR
Gerente General
Constructora Conconcreto S.A.
Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo Plaza
Medelln, Antioquia
2 interlineas
Asunto: Respuesta a solicitud prstamo auditorio
2 interlineas
Cordial saludo, ingeniero Betancur.

MEMORANDO:
Es el documento utilizado para la comunicacin que se da entre las dependencias de
la Institucin, este se realiza a travs del Software de Administracin de Documentos.
PROCEDIMIENTO:
Elaborar memorando: A travs del software Administrador de Documentos, el jefe de
rea o funcionario que requiera enviar un memorando deber seguir los siguientes
pasos:
Elaborar el texto en un procesador de texto (Word), hasta la despedida, guardar con
un nombre de fcil recordacin, con el fin de recuperarlo posteriormente.
Abrir la plantilla de memorando del software QF Document y seleccionar la opcin
completar datos del memorando:
Diligenciar PARA y seleccionar el destinatario del memorando, si se va a enviar
con copia a otro funcionario, seleccionar y ubicar en el espacio indicado. No utilizar
la opcin CCO.
ASUNTO Es un resumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se
deben omitir artculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el
sentido de la frase. Se recomienda producir un memorando para cada asunto.
EXAMINAR en el recuadro de Documento, llevarlo al PC, para ubicar la carpeta y
guardar el texto del memorando, seleccionar abrir y simultneamente pegar a la
plantilla del texto del memorando que va a enviar.
RADICAR Una vez lista la informacin, en la parte superior de la plantilla
seleccionar la opcin radicar. Con este proceso se consigna la fecha, el nmero del
radicado, el nombre y el cargo del funcionario que envi el memorando, lo integra al
sistema como consecutivo y lo enva electrnicamente al destinatario seleccionado.

 VISTO BUENO: cuando deba ser firmado junto con otro funcionario:
EJEMPLO DE MEMORANDO

MEMORANDO
1 interlineas
1820.07.01- Cdigo consignado en Tabla de Retencin
2 interlineas
Medelln, (Fecha que asigna el archivo cuando se radica)
2 interlineas
PARA: Doctora Luz ngela Gonzlez, Directora Administrativa
DE: Andrs Senz Giraldo, Tcnico Operativo
1 interlinea
ASUNTO: informe de interventora contrato Thomas MTI

2 interlineas

Una de las funciones adquiridas como interventor delegado, del contrato 0120 de 2010 con la empres a Thomas MTI, es
la realizacin del informe mensual de interventora. De acuerdo con esta afirmacin le adjunto el primer informe que va
desde el 25 de febrero al 24 de marzo de 2010.
Agradezco me haga llegar sus observaciones al respecto.
Cordialmente,

RECEPCIN
4 interlineas DE DOCUMENTOS INTERNOS:
En la ventanilla nica del Centro de Administracin Documental, se recibe la
documentacin interna: comunicaciones oficiales enviadas, Resoluciones de
Gerencia y Circulares. Antes de asignar consecutivo y fecha, se verifican, segn la
ANDRES SAENZ GIRALDO

Anexos: uno (20 folios)

Transcriptor: Lina Suarez

gua tcnica colombiana GTC 185, datos como: cdigo de la dependencia, tipo de
letra, firmas y nombre del transcriptor. Igualmente, se reciben y numeran los contratos
y convenios suscritos en el Instituto.
Comunicaciones oficiales enviadas: Se deben elaborar en original para el
destinatario y una copia para el asunto correspondiente, ambos con anexos
completos, siguiendo las indicaciones de la gua GTC 185.
Se asigna el consecutivo impreso en sticker que genera el software de administracin
documental con el nmero consecutivo de radicado, fecha y hora de radicacin,
adems el campo de fecha se pone con sello manual donde se registra da en
nmero, tres primeras letras del mes y ao en nmero as: 26 SEP 2012.
Cuando se encuentran errores en la estructura de la comunicacin, se devuelve el
documento al funcionario para que lo corrija, se utiliza el formato Devolucin en la
produccin de documentos (Anexo 5), all se consigna el motivo de la devolucin.
Cuando existan errores en la radicacin de comunicaciones enviadas, se debe
realizar un acta (Anexo 6) donde se aclare lo sucedido y se digitaliza con el
documento.
Cuando se radiquen las comunicaciones, se debern entregar al funcionario o a la
persona encargada de realizar planillas de envo, ya sea por la empresa de
mensajera Servicios Postales o al mensajero interno para realizar la distribucin.
DISTRIBUCIN:
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior del
Instituto, de modo que estos lleguen a su destinatario de una forma correcta y
eficiente.
SE DEBE TENER EN CUENTA QUE:
Las comunicaciones oficiales que vienen dirigidas al Gerente General, no siempre
se envan para Gerencia, se distribuyen a las unidades administrativas
relacionadas con el trmite; si llegan con copia, se dirige la original al Gerente y
la copia a la dependencia, de lo contrario, solo se dirige el original a la
dependencia.
Cuando se reciba una comunicacin oficial o un documento que no corresponda
a las actividades de la unidad administrativa, se devolver al Centro de
Administracin Documental para que sea reenviado a la dependencia que se
debe encargar del trmite.

 Las comunicaciones que se deben enviar por correo certificado deben ser
remitidas a ms tardar en el recorrido de la 1:30 p.m. La empresa de mensajera,
solo recibe los paquetes que sern enviados, hasta las 3:00 p.m.
Las comunicaciones que se envan por servicio al da (se entregan al destinatario
el mismo da), deben ser entregadas en el Centro de Administracin Documental
antes de las 9:00 a.m.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Para la distribucin de los documentos en las diferentes unidades administrativas, se
presentan los siguientes temas, en los que se indica que documentos deben ser
enviados a cada una para realizar el trmite correspondiente:

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA

Solicitudes prstamo de espacios

Documentos relacionados con la administracin
del Centro Cvico Plaza de la Libertad
Documentos relacionados con la contratacin,
en su fase precontractual.
Documentos relacionados con la administracin
de bienes inmuebles.
Ejecucin contractual de los contratos de
administracin del IDEA.

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

Cuando los funcionarios deban enviar documentos a otras dependencias, deben

diligenciar la planilla Registro de documentos para recorridos internos (Anexo 2), y
en la ventanilla nica, se verificar el contenido de las carpetas de distribucin, y
nuevamente relacionar el documento para la dependencia correspondiente.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS
En el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, se tienen establecidos dos
medios de distribucin, para los documentos que pasan por el Centro de
Administracin Documental: por mensajera del Instituto y por mensajera
especializada.
El Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental revisa los paquetes,
sobres y dems envos y decide por qu medio se distribuyen.

Mensajera del Instituto: Distribucin de algunas comunicaciones dirigidas a personas

y a otras entidades con domicilio en la misma ciudad y el rea Metropolitana cercana.

Se tienen dos turnos para los recorridos externos, a las 8:30 a.m. y a la 2:00 p.m.
El mensajero diligencia la planilla Registro de documentos para recorridos
externos, con los siguientes datos: nmero de radicado, destinatario (Nombre
entidad), descripcin tipo documental, fecha hora, nombre de quien recibe, firma
y sello, observaciones.
La persona que recibe el documento original, debe firmar la copia, el mensajero
la devuelve al Centro de Administracin Documental para realizar los controles
necesarios.

Cuando no es posible entregar la comunicacin, el mensajero la entrega a

la persona encargada de la recepcin y numeracin de las comunicaciones
enviadas, para que sean devueltas a la dependencia correspondiente, con
la justificacin de por qu no se hizo la entrega.

Mensajera Especializada:
Por la empresa de mensajera con la que suscriba contrato el Instituto, se
envan los documentos que el mensajero interno no alcanza a distribuir en
el rea Metropolitana y los documentos enviados a otras ciudades y
municipios. Cuando se reciben los envos (sobres, paquetes, documentos)
por parte del Tcnico del CAD, quien decide que se va por este medio, se
seleccionan los que se van por correo certificado2, por postexpres3 o
correo al da4.

Se diligencia una planilla electrnica en Excel, establecida por la empresa

de mensajera especializada, con los siguientes campos: nombre, direccin,
ciudad, departamento y descripcin y cuando se hallan registrado los envos
del da, se remite esta informacin por correo electrnico, se debe
diferenciar en qu tipo de servicio es: certificado, postexpress o correo al
da.

TRMITE
Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento
de su funcin administrativa. El trmite de una comunicacin puede estar relacionado
con una respuesta escrita, con la atencin personal o telefnica de una solicitud y con
enterarse del asunto.
Los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible despus de que el
Centro de Administracin Documental haya distribuido la informacin a todas las
dependencias.
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trmite oportuno
de las comunicaciones oficiales ser el siguiente:

Manifestaciones, quejas y reclamos

15 das hbiles
Solicitudes de Informacin
10 das hbiles
Consultas
30 das calendario
Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se
atendern en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.

Los Derechos de Peticin, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA, estn

regulados por acto administrativo, donde se estipula que Toda solicitud o derecho de

peticin que se radique en el IDEA-, se debe direccionar, de manera inmediata a la

Oficina Asesora Jurdica, dicha oficina analizar la solicitud o peticin presentada a
la materia y objeto de consulta e informacin y remitir al rea respectiva para que
proyecte su respuesta
FLUJO QUE DEBEN TENER LOS DOCUMENTOS:
La unidad administrativa o dependencia verifica que el documento entregado si
corresponda a sus funciones.
Se verifica si se debe iniciar un trmite, en caso afirmativo darle inicio, en caso
contrario conservarlo en el expediente correspondiente o devolverlo al Centro de
Administracin Documental para que sea archivado en el asunto adecuado, esto
se debe hacer en los dos das siguientes a la entrega del documento en la
dependencia.
Dependiendo del trmite iniciado, el funcionario proyectar la respuesta o el
documento que contine, por ejemplo, la solicitud de crdito que llega a la
Subgerencia Comercial, debe pasar a un estudio, donde el Asesor debe verificar
que la informacin anexa sea completa y adecuada, en caso de no estar completa,
enva comunicacin a la entidad solicitando los documentos faltantes, si los
documentos estn completos, pasan al Comit de Crdito para su estudio y
aprobacin.
Si es una solicitud de vinculacin a un evento y es aprobada, contina en trmite
para contratacin, de lo contrario, el funcionario proyecta respuesta y se enva al
solicitante.
Se enva la respuesta al Centro de Administracin Documental, en el caso que
sea necesario radicar y enviar.

ARCHIVO CENTRAL
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central y
Archivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental o
Tabla de Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental
es la unidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que
para el caso se divulguen. En este caso las comunicaciones oficiales memorandos,
esta tipologa se identifica el asunto, si tiene que ver con la serie documental de

contratos, se identifica la subseries contratos de prestacin de servicios, el nombre

de la unidad documental, Contrato 120 -2010 Custodia y Manejo Tcnico de
Informacin Thomas MTI, se ubica en el expediente de acuerdo al orden cronolgico
y reflejando el trmite. Una vez recibida las transferencias primarias de las oficinas
de gestin y sus respectivos inventarios, se confronta el inventario con los
documentos fsicos recibidos, se clasifica, se ordena el expediente, se folia y se hace
la descripcin y ubicacin topogrfica en el acervo central donde se almacenara de
acuerdo a los tiempos de retencin segn las Tablas de Retencin Documental.
Archivo Histrico
Una vez cumplido el tiempo de retencin, se hace valoracin documental (segn
objeto del contrato) y se deja una muestra aleatoria del 10% para su conservacin
total, se realiza transferencia secundaria y sus respectivos inventarios al archivo
histrico de la entidad.

Documento: Resolucin N 036 de 02 de febrero de 2013

Produccin. Este documento se produjo en la oficina de Rectora de la Ciudadela

Educativa Jos Mara Crdoba bajo el nombre de Resolucin N 036 de 02 de febrero
de 2013 con el siguiente fin cumplir un requerimiento de la oficina de control interno
del departamento que es el de constituir el equipo interno de auditoria de matrcula
de la institucin educativa Jos Mara Crdoba.
Gestin y trmite. Se socializa ante los interesados por parte del rector y se procede
a que surta el efecto para el cual fue creado
Organizacin. Se clasifica de la siguiente manera 1.1.5.2 Resoluciones ya que sale
de rectora que en el organigrama le corresponde el cdigo 1, serie 5 que le
corresponde a las resoluciones en la tabla de retencin documental y 1 que le
corresponde a la subsidie Resoluciones internas. Se archiva en carpeta colgante
tamao oficio, por fecha.
e. Transferencia. Despus de socializado el documento se transfiere al archivo de
gestin
f. Disposicin de documentos. Se clasifica y luego se dispone para que pase al
archivo de gestin donde permanece dos aos segn la tabla de retencin documental
y luego pasara al archivo central donde permanecer 5 aos y luego pasara al archivo
histrico para su conservacin total ya que guarda diferentes tipos valores.
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental.
g. Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a los
documentos durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h. Valoracin. ESTE DOCUMENTO TIENE VALORES PRIMARIOS Y TAMBIEN
SECUNDARIOS YA QUE TAMBIEN SE CONSERVA COMO PARTE DE LA
HISTORIA DE LA INSTITUCION
Proceso permanente y
continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por medio del cual se
determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final
(eliminacin o conservacin temporal o definitiva).

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
DOCUMENTO

Denuncias

ARCHIVO DE
GESTIN
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que

ARCHIVO
CENTRA
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que

ARCHIVO
HISTORICO
En esta etapa
se tienen en
cuenta los

son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico.
Para el caso de
la denuncia, su
valor es
administrativo.

Informe de
auditoria

Memorando

En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Para el
caso del informe
de auditora, su
valor es
administrativo,
legal y fisca

En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
Legal, fiscal,
contable y
tcnico.
Para el caso del
memorando, su
valor es
administrativo,
Legal y tcnico.

son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso de la
denuncia, su
valor es
administrativo en
esta etapa
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso del
informe de
auditora, su
valor es
administrativo,
legal y fiscal en
esta etapa.
En esta etapa se
tienen en cuenta
los valores
primarios que
son:
Administrativo,
legal, fiscal,
contable y
tcnico. Al igual
que en el archivo
de gestin, para
el caso del
memorando, su
valor
administrativo,

valores
secundarios
que son:
histrico,
cientfico y
cultural. Para el
caso de la
denuncia, su
valor es
histrico y
cultural.
En esta etapa
se
tienen en cuenta
los
valores
secundarios
que son:
histrico,
Cientfico y
cultural.
Para el caso del
informe de
auditora,
su valor es
histrico y
Cultural.

En esta etapa
se
tienen en cuenta
los
valores
secundarios
que son:
histrico,
Cientfico y
cultural.
Para el caso del
memorando, su
valor es
histrico de
acuerdo a la
serie en

legal y tcnico en que se

esta etapa
encuentre.
17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los
Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
El ACUERDO 03 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION POR EL CUAL SE REGLAMENTA
EL DECRETO 2578 DE 2012, SE ADOPTA Y REGLAMENTA EL COMIT
EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES,
Con este acuerdo unos de los aspectos ms relevantes es la definicin del
Comit evaluador, sus integrantes y las funciones especiales que se le otorgan
con el fin de seleccionar a travs de las TRD y TVD los documentos
componentes del Archivo General de la Nacin para determinar su valor
histrico, su conservacin, preservacin del patrimonio documental de la
Nacin recopilado de todas y cada una de las entidades de carcter oficial,
nacionales, departamentales, municipales y privadas que cumplen funciones
pblicas, enmarcadas en la ley 80 de 1989.
EL ACUERDO 04 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Al reglamentar los Decretos 2578 y 2609 de 2012, modifica la conformacin
de las TRD y TVD de estricto cumplimiento para las entidades oficiales tanto
nacionales, departamentales, distritales, municipales y las privadas con
funciones pblicas, determinando su mbito de aplicacin, su alcance,
determinando el equipo encargado de su elaboracin y la aplicacin de
criterios como son la idoneidad, el anlisis contextual, la trazabilidad y control
de los mismos por parte de todas las entidades obligadas a su estricto
cumplimiento.
EL ACUERDO 05 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin
y descripcin de los archivos de las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas.
Con el cual se les recuerda la obligacin perentoria de la organizacin de los
archivos, teniendo en cuenta el desarrollo establecido de los procesos de
clasificacin, ordenacin y descripcin, facilitando con esto el proceso de
acceso y consulta, con la utilizacin de la TRD y TVD para brindar un mejor
servicio al usuario de su labor administrativa.

As mismo todas las entidades del estado estn obligadas de crear los archivos
centrales institucionales para la recepcin, organizacin y custodia de
documentos, teniendo en cuanta la estructura jerrquica de todas las
agrupaciones documentales en sus diferentes niveles.
De acuerdo a la estructura orgnico funcional de las entidades oficiales, sean
estas, departamentales, distritales, municipales en los diferentes estamentos
del estado podrn crear los archivos generales territoriales y archivos
histricos constitucionales siempre y cuando provengan de los archivos
centrales as como de tambin de los fondos documentales que tengan un
valor histrico y que hayan sido dados en custodia o donados por las entidades
particulares.
As mismo es de obligatoriedad que las entidades del estado que conserven
archivos histricos, pblicos y privados, deben desarrollar procesos que
permitan el acceso, la consulta y la visualizacin a travs de las pginas WEB.

CONCLUSIONES

Como punto importante y esencial para el desarrollo de nuestra actividad de la

Ciencia de la Informacin la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica,
este taller fue muy importante para reforzar lo visto anteriormente en Gestin
Documental I, pues los temas tratados fueron una radiografa de lo que el
futuro como profesionales de esta ciencia podemos brindar e instrumentar en
cualquiera de las entidades tanto oficiales como privadas que requieran el
concurso de nuestros conocimientos.
Realizar Este tipo de talleres permite reforzar el conocimiento sobre el ciclo
vital de los documentos, y la visita no permite conceptualizar la realidad en la
que seguramente nos desempearemos.