+++++memoire m2

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
MISE EN PLACE DUNE METHODOLOGIE DE

GESTION DOCUMENTAIRE AU SEIN DUNE
ENTREPRISE
Master 2 Information, Communication, Culture & Documentation
(Parcours Gestion de lInformation et de la Documentation en Entreprise)
Stage de fin danne : 2010-2011
Soutenu le 15/09/2011
Sous la direction de :
EDF : Mme ROLAND (tutrice professionnelle)
& M. DEVELEY Lille 3 : M. DAVIGNON (tuteur
universitaire)
TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS................................................................................................ 4
RESUME INDICATIF.............................................................................................. 5
ABSTRACT........................................................................................................... 5
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INTRODUCTION................................................................................................... 6
1. Contexte............................................................................................................... 7
1.1Lentreprise................................................................................................... 7
1.1.1Le groupe EDF............................................................................................. 7
1.1.2La Direction Commerce................................................................................. 8
1.1.3La Direction Ressources Humaines.................................................................9
1.2La mission de stage........................................................................................ 9
2. Les concepts clefs................................................................................................ 12
2.1GED-ECM................................................................................................... 12
2.1.1Dfinitions.................................................................................................. 12
2.1.2Le cas Lotus Notes, prcurseur....................................................................15
2.1.3Enjeux & matrise de loutil dans le service....................................................16
2.2KM / gestion des connaissances..................................................................... 18
2.2.1Dfinitions.................................................................................................. 18
2.2.2Mise en place & Enjeux................................................................................21
3. Le projet............................................................................................................. 24
3.1Enqute...................................................................................................... 24
3.2Etat des lieux / existant................................................................................. 25
3.2.1Constats..................................................................................................... 25
3.2.2Consquences sur le fonctionnement interne du service.................................26
3.2.3Conclusion partielle..................................................................................... 27
3.3Problmes & besoins identifis.......................................................................28
3.4Diagnostic : SWOT....................................................................................... 30
3.5Risques...................................................................................................... 30
3.7Prconisations............................................................................................. 32
3.7.1Scnario 1.................................................................................................. 32
3.7.2Scnario 2.................................................................................................. 33
3.7.3Scnario 3.................................................................................................. 36
3.8Argumentaire............................................................................................... 38
3.8.1Plan de classement..................................................................................... 38
3.8.2Lotus notes 7.............................................................................................. 40
BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011
Page 2
4. Calage du systme............................................................................................... 48
4.1Solutions..................................................................................................... 48
4.2Lespace de travail........................................................................................ 49
4.3Le numrique.............................................................................................. 50
4.4Le papier.................................................................................................... 52
4.5Accompagnement au changement..................................................................53
4.5.1Points thoriques prsents.........................................................................53
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4.5.2Politique dArchivage................................................................................... 54
4.5.3Conservation et stockage............................................................................. 56
4.5.4Ralisation dun tutoriel................................................................................57
4.5.5Rsistance au changement............................................................................ 60
4.5.6Perspectives en termes daccompagnement.....................................................61
5. KM et GED.......................................................................................................... 64
5.1Parallle..................................................................................................... 64
5.2Penser la DRH comme une communaut de pratique........................................66
5.3La rorganisation via la GED..........................................................................67
5.4Vers une bonne gestion documentaire.............................................................69
6. Perspectives pour une meilleure gestion des connaissances.......................................71
CONCLUSION.................................................................................................... 73
BIBLIO/WEBOGRAPHIE..................................................................................... 74
LEXIQUE............................................................................................................ 78
ANNEXES.......................................................................................................... 81
Sommaire du plan de classement : modlisation.......................................................81
Plan de classement : explicatif................................................................................ 81
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REMERCIEMENTS
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Je tiens remercier :
M. Jean-Franois DEVELEY, pour mavoir accueillie au sein de son service, et pour

avoir particip activement la mission
Mme Stphanie ROLAND, pour mavoir accompagne tout au long du projet
Les salaris du service de la DRH, qui ont se sont investis dans la mission et qui
mont accord de leur temps
M. Andr DAVIGNON, pour son implication, et son soutien constant
Mon entourage, ainsi que la promotion GIDE 2010-2011, pour leurs prcieux
encouragements
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RESUME INDICATIF
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Mettre en place une mthodologie de gestion documentaire au sein dune entreprise

La gestion documentaire, lre du numrique et face au nombre croissant doutils et
de thories managriales diverses, est au cur des problmatiques souleves par le
monde de lentreprise.
A travers un cas concret, cette tude cherche mettre en parallle la Gestion
Electronique de Documents (GED) et le Knowledge Management (KM). La mise en
place dune mthodologie de gestion des documents va alors permettre de
comprendre comment la GED participe la mise en place dun systme de gestion
des connaissances.
Dans un premier temps, est propose une analyse de lentreprise et de son
fonctionnement global, construite en plusieurs temps. Puis, concepts et outils sont
dfinis afin de dmontrer quune correspondance peut tre faite entre gestion de
documents et gestion de connaissances. Enfin est dveloppe une rflexion plus
gnrale sur le monde lentreprise, sur les solutions existantes, sur les
questionnements relatifs la gestion documentaire.
Mots-clefs : Gestion Electronique de Document (GED), gestion des connaissances /
Knowledge Management (KM), gestion documentaire.
ABSTRACT
To implement a document management system in a firm

In this digital age, document management is a major issue in the corporate world,
where firms have to deal with increasing number of new softwares and management
theories.
Through a study case, this report wants to show the similitaries between Enterprise
Document Management and Knowledge Management. In light of this project - to
implement a document management system we will understand how Enterprise
Content Management play a part in a Knowledge Management project.
Firstly, we will have a close look at the firm, who is the main subject of this study, and
her way of functioning through its history. Then, we will define some concepts and
tools in order to show that a parallel can be draw between Enterprise Content
Management and Knowledge Management. Finally, we will develop a general
study about solutions, and about some questions in relation to document
management.
Keywords : Enterprise Content Management, Electronic Document Management,
Electronic Content Management, Knowledge Management, document management.
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INTRODUCTION
Le travail ralis sur lorganisation de lInformation permet de mettre en parallle

outils et concepts existants, notamment ici la Gestion Electronique de Documents
(GED) et le Knowledge Management (KM) ou la gestion des connaissances .
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A travers cette tude et en prenant appui sur un cas concret, nous tenterons de
comprendre comment la Gestion Electronique de Documents (GED) participe la
mise en place dun systme de gestion des connaissances.
Adopter une gestion documentaire efficace, et surtout mettre en place une bonne
GED, est une condition ncessaire la gestion des connaissances. La GED peut
dailleurs tre considre comme lessence mme dun projet de Knowledge
Management ; elle est en quelque sorte la mcanique interne du processus, le
pilier sans lequel la mise en uvre peut savrer bancale.
Limmersion en entreprise sert ici damorce : au fil de la rflexion, nous la mettons
entre parenthses pour nous intresser au monde du travail en gnral, aux
concepts et aux outils existants. Ainsi, ce mmoire souhaite souvrir une rflexion
plus large : celle-ci mesure la complexit du sujet et surtout sa pertinence, dans une
socit sans cesse bouleverse par les nouvelles technologies. Les entreprises
doivent souvrir aux marchs et aux perspectives offertes, non seulement pour
saligner, mais pour rpondre des besoins matriels et humains au sein desquels la
documentation joue un rle central.
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1. CONTEXTE
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1.1 LENTREPRISE
1.1.1 LE GROUPE EDF
Le groupe EDF intgre les mtiers de lnergie : de la production au ngoce et aux

rseaux. Son activit est galement croissante sur la chane du gaz naturel.
Le groupe est aujourdhui incontestablement une rfrence mondiale du service
public de lnergie ; en outre il propose des solutions permettant de concilier
dveloppement conomique et protection climatique.
La direction Commerce, au sein dEDF SA, est constitue de deux divisions
oprationnelles, et de huit directions fonctionnelles :
o Division Particuliers et Professionnels (DP&P) :
Elle assure la vente dlectricit, de gaz, de services auprs des clients Particuliers
et Professionnels (artisans, commerants, professions librales). Elle propose des
offres sous deux marques commerciales : "Bleu Ciel dEDF" ( destination des
clients Particuliers), et "EDF Pro" ( destination des clients Professionnels).
o La Division Collectivits Territoriales (DCT) :

Elle commercialise de llectricit, du gaz naturel et des services auprs des
collectivits
territoriales
(communes,
conseils
gnraux
et
rgionaux,
intercommunalits, collges, lyces) et des bailleurs sociaux (Office Public HLM,

OPAC, Entreprise Sociale pour lHabitat), sous la marque "EDF Collectivits" ().
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Ces divisions s'appuient sur huit directions fonctionnelles :
Cadres & Dirigeants Communication

Economie Tarifs & Prix Gestion-Finances
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Juridique Marketing Stratgique Ressources humaines Systmes d'informa
Direction conomie
La direction Commerce est organise en huit rgions. Sur chacune, une DCPP
(Direction Commerciale Particuliers et Professionnels) et une DCECL (Direction
Commerciale Entreprises et Collectivits Locales) assurent la prsence commerciale.
1.1.2 LA DIRECTION COMMERCE
Le stage seffectue au sein de la Direction Commerce.

Les enjeux de la Direction sont de diffrents ordres, savoir :
o Crer de la valeur conomique pour le groupe

o Construire pour les clients des offres et des canaux adapts aux nouveaux
enjeux de concurrence et denvironnement
o Etre lnergticien bas carbone de rfrence
o Dvelopper lattractivit de la Direction Commerce
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1.1.3 LA DIRECTION RESSOURCES HUMAINES
La Direction Ressources Humaines Commerce Nord Ouest a un rle de conseil et

dappui oprationnel principalement destination des managers.
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La DRH Commerce sorganise autour de 9 actions :

o Administrer le personnel
o Piloter les relations sociales
o Amliorer lorganisation du travail
o Accompagner lvaluation & la reconnaissance
o Piloter la conduite du changement
o Amliorer les conditions de travail
o Accompagner la gestion des comptences
o Grer lemploi, la mobilit et les effectifs
o Garantir la prvention-scurit
Ces actions, qui refltent parfaitement les activits spcifiques de la DRH,
correspondent des domaines, qui seront utiles llaboration du plan de
classement auquel nous nous intresserons par la suite ; elles permettent en effet
didentifier dors et dj des thmatiques-clefs.
1.2 LA MISSION DE STAGE
La direction souhaite mettre en place une mthodologie de classification des

documents, qui soit en adquation avec lenvironnement DRH.
Il sagit dlaborer, avec les salaris, un systme adapt (reprsentatif et efficace),
propre aux mtiers RH, permettant didentifier :
Les documents de rfrence : figs et consults a priori rgulirement
Les archives dfinitives : figes et consultes ponctuellement
Les documents de travail : non finaliss, souvent partags, et consults
rgulirement.
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Il sagit finalement de mettre disposition des diffrents acteurs, au sein de leur

fonction, une base documentaire pertinente qui soit un outil de travail efficace et
stable. Pour se faire, il faut donc imaginer un classement appropri, et une
mthodologie qui, lusage, permettent aux salaris dtre plus efficaces et plus
rapides dans leurs tches respectives. La documentation rfrence doit par
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consquent couvrir les principaux domaines mtiers et besoins utilisateurs.

Les salaris utilisent actuellement le lecteur K pour stocker et partager leurs
documents ; il sagit dun lecteur rseau (Windows), donc dun rpertoire partag
qui se trouve sur un serveur. Le lecteur K sera donc nomm rgulirement dans
cette tude, et son mode de fonctionnement sera explicit par la suite.
La phase dimmersion permet dans un premier temps de prendre connaissance du
contexte, de se familiariser avec le vocabulaire utilis au quotidien par lensemble
des salaris. Cette phase passe par la lecture du livret daccueil, celle du glossaire
(non exhaustif), la participation aux runions diverses, la navigation dans lIntranet. Il
savre en effet complexe de comprendre les intituls et contenus des divers
dossiers prsents dans le lecteur K. Les acronymes relatifs lactivit DRH de
lentreprise sont par ailleurs multiples. Puis, une premire lecture en diagonale du
lecteur K aide raliser un premier inventaire des problmes concernant le mode de
classement actuel des donnes.
Llaboration dun systme de classification passe par une rflexion, structure grce
un travail de modlisation. Loutil Xmind, choisi pour des raisons pratiques (pas
dinstallation ncessaire, outil simple et intuitif), favorise la mmorisation des termes
au fil de sa construction. En cas de ncessit, Xmind peut tre manipul aisment et
compris par tous. Le glossaire est ainsi apprhend de faon ludique et personnelle,
ce qui permet de mieux comprendre lenvironnement-mtier.
La modlisation permet de reprendre chaque thmatique identifie dans le lecteur K,
de procder au fur et mesure des regroupements stratgiques, et donc de
comprendre peu peu le contenu. Loutil offre en outre la possibilit dutiliser des
symboles et des codes couleurs. Aprs chaque entretien, les dossiers exploits
peuvent tre mis en vidence ; identifier les thmatiques rcurrentes et cerner les
dossiers inutiles simplifient alors le travail de classification en amont.
Page 10
Les diffrentes tapes de travail sont transversales la mthodologie propre

laudit, qui se prte tout fait cette mission : analyse de lexistant, des besoins,
laboration de prconisations (points dvelopps par la suite).
Lenqute auprs des diffrents salaris du service DRH est indispensable ; elle aide
connatre les tches de chacun et comprendre lenvironnement global au sein
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duquel lanalyse est effectue.

Il est en effet important de cibler les attentes de chacun, les besoins spcifiques
chaque poste, et surtout les pratiques quotidiennes de chaque acteur du systme.
Ces entretiens servent notamment raliser ltat des lieux ; par ailleurs, tre
lcoute des problmes rcurrents et des besoins communs dun poste un autre,
joue un rle primordial dans cette mission.
Par la suite, des cessions de travail sont organises avec des rfrents nomms,
pour organiser les thmatiques dans le plan de classement, soit sous le nouveau
K , soit dans la nouvelle Base Notes cre sous Lotus Notes (ces points seront
explicits plus loin).
La mission de stage ainsi dcrite (la structure, les demandes formules, la

mthodologie adopte), aide tablir un rapide tat des lieux, et en quelque sorte
poser les fondations de lanalyse construite plus loin.
Il sagit ici de proposer une rflexion globale sur les pratiques et les moyens existants
dans le monde professionnel ; pour y parvenir, il faut donc dans un premier temps
bien comprendre le fonctionnement de lentreprise qui nous sert ici de cas dexemple.
La connaissance du contexte est donc primordiale.
Se pencher prsent sur diffrents concepts, va nous aider apprhender et
comprendre les actions explicites plus tard.
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2. LES CONCEPTS CLEFS
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2.1 GED-ECM
2.1.1 DEFINITIONS
o La Gestion lectronique de Documents (GED) :
La GED recouvre le management des documents qui circulent au sein de

lentreprise ; elle fait aussi rfrence aux formats, aux valeurs ainsi qu la manire
de composer les documents ou de les acqurir.
La GED sintresse galement la recherche de documents, leur organisation, et
au temps consacr la recherche. Une organisation, quelle quelle soit, se doit de
conserver certains contenus, utiles au maintien de lactivit et au bon fonctionnement
global. La lgislation peut aussi obliger une entreprise grer et conserver certains
documents.
Cette gestion suppose alors linvestissement de ressources humaines, temporelles,
et techniques.
Une dfinition, synthtique mais complte, prsente la GED comme tant la
Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document
lectronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa cration sa destruction,
en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manire
optimiser l'accs ce document, l'information qu'il contient et l'information qui le
1
concerne .
On peut aussi prsenter la dfinition suivante, qui met cette fois laccent sur la notion
de flux, et sur la technicit : La gestion lectronique des documents (ou gestion
Le Journal du Net. LEncyclopdie e-Business. Disponible sur :

http://www.journaldunet.com/encyclopedie/definition/209/51/20/gestionelectroniqu
ededocuments.sh tml
1
Page 12
lectronique de linformation ou de documents existants GEIDE) recouvre

lensemble des techniques qui permettent de grer les flux de documents qui
pntrent, sortent ou circulent lintrieur de lentreprise.
Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dmatrialiser des documents, afin
de grer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers
2
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numriques de toutes origines .

Les dfinitions existantes insistent toutes sur la scurit et la traabilit des donnes,
lorganisation et le travail collaboratif au sein de lentreprise.
Il existe 4 tapes majeures dans la GED :
L'acquisition des documents

Le classement des documents
Le stockage des documents
La diffusion des documents
En dfinitive, la GED correspond la gestion du document, de sa cration ou

numrisation jusqu son archivage ou destruction, mais elle sintresse aussi la
gestion de la circulation de linformation au sein de lorganisation, la diffusion, la
communication, ainsi qu la technique et au matriel utilis dans le cadre de cette
gestion.
o ECM :
Centre de ressources pour l'enseignement professionnel en conomie-gestion.

Le march de lECM en Europe. Disponible sur :
http://veille.epu- lyon1.fr/avant2009/gedeurop/indexe87a.html?
option=com_content&view=article&id=75&Itemid=9 7
2
Page 13
LECM (Enterprise Content Management ou Gestion des contenus dEntreprise),

correspond un ensemble de diffrentes composantes technologiques, qui sont
associes aux contenus. Ces composantes sont alors groupes afin de proposer des
services mtiers aux diverses fonctions de lentreprise.
Les contenus sont alors capturs, stocks, prservs, et les salaris y accdent
rapidement (en fonction des droits qui leur sont attribus).
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LECM vise donc mieux matriser la masse de documents stocker par

lorganisme. Par ailleurs, les entreprises ont aujourdhui conscience des enjeux lis
une conservation en bonne et due forme des contenus, afin de communiquer de
faon efficace, dassurer la transmission du savoir, et de faciliter le travail collaboratif.
De plus, il est primordial dassurer une traabilit des documents, afin dtre
transparent face aux autorits concernes, la lgislation en vigueur.
La gestion de contenu dentreprise correspond finalement la gestion des contenus
au sens large, donc l'intgration des outils de GED, de WCM (contenus Web), et
parfois de portail ; cette gestion passe par lutilisation de solutions logicielles
spcifiques. Les contenus numriques sont alors grs diffrents niveaux :
conception, diffusion, utilisation, recherche et archivage.
La GED se limite aux documents numriques, souvent bureautiques, alors que
lECM englobe lensemble des contenus numriques dentreprise, notamment les
images, le contenu des sites internet ou encore les documents (fichiers), mis par les
3
systmes de gestion des organisations .

Face au dveloppement des rseaux, du multimdia (), les entreprises ont dautres
besoins ; si la GED rpondait jusqualors aux attentes lies lconomie ou la
stratgie, parfois son efficacit est questionne. Les outils de GED ont cependant
volu, intgrant davantage la gestion documentaire.
LECM apparat alors comme une solution vidente, sadaptant des dmarches
innovantes telles que le Knowledge Management, le travail collaboratif, le Record
Management,
CHOPPY, Thomas, NERDEN, Patrick. GED Open Source [Livre Blanc].

2010. Disponible sur : http://ged-open-source.smile.fr/De-la-GED-a-lECM
3
Page 14
La gestion de contenu dentreprise (ECM) recouvre les outils et les mthodes qui
4
permettent de mieux exploiter son capital immatriel au sein dun outil unique .
Diffrents types dactivits peuvent avoir recours aux solutions GED / ECM, adaptes
des besoins spcifiques :
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o Banque / Finance : gestion de dossiers de prts, rgles, process

o Distribution : inventaires, facturation, bons de livraison,
o Assurance : dossiers clients / rclamations
o Sant : dossiers mdicaux
o Aronautique : documentation technique
o Gouvernement : gestion diverse (permis, contraventions, publications,)
o Juridique : textes de loi / jurisprudence
2.1.2 LE CAS LOTUS NOTES, PRCURSEUR
Lotus Notes, dvelopp par IBM, est un logiciel de travail collaboratif. Il est utilis au
sein des entreprises, pour la gestion de projets, des courriels, ainsi que pour
changer des informations sur une base commune.
Le serveur dapplications Domino, li au logiciel, offre la possibilit de dvelopper un
Intranet, dlaborer des applications groupware, ou encore dhberger un site Web.
La plateforme est implmente pour la premire fois en 1989, par la socit
PricewaterhouseCoopers.
Depuis plus de 20 ans, IBM occupe une place de leader en matire de
collaboration, de cration, de solutions innovantes vendues aux plus grandes
5
entreprises lchelle internationale .
ROSSIGNOL, Benjamin, SAUER-AVARGUES, Aude. De la GED lECM : A autre

priode, autres besoins, autres outils2009-2010. 39p. Dossier Master 2 ICD.
Typologie des Systmes dInformation. Lille 3.
5 AUSTIN, Tom. Faites entrer votre entreprise dans lre du Social Business.
Pourquoi les entreprises choisissent-elles les solutions IBM ?. [Livre Blanc].
2011. 12p
4
Page 15
Moultes entreprises ont fait le choix de cet outil, comme EDF (la structure qui nous
intresse ici), Cegetel, Air France, Fnac, Bull, Total, Galeries Lafayette, BNP Paribas,
la Franaise des Jeux, et bien dautres
Lotus Notes est un environnement informatique qui facilite le travail en quipe, le
partage et la circulation des informations au sein de lentreprise. Lotus Notes est
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bas sur une technologie de type client/serveur. Le rseau informatique peut tre
constitu de quelques ordinateurs relis entre eux dans un mme btiment, mais
peut aussi tre compos de plusieurs dizaines de milliers dordinateurs, relis entre
6
eux de diffrentes faons, et rpartis dans le monde entier .

Les informations sont conserves dans ce que lon nomme des bases de documents.
A chaque base correspond un type spcifique dinformations, dtermin par le
crateur de la base. Lotus Notes permet alors de grer diffrents contenus de
manire simple et scurise.
Les fonctionnalits propres loutil seront dveloppes ultrieurement.
2.1.3 ENJEUX & MAITRISE DE LOUTIL DANS LE SERVICE
Comme nous le verrons plus tard avec les prconisations tablies, Lotus Notes est
un outil proposant des fonctionnalits en matire de travail collaboratif, tout fait
adaptes au travail des salaris auxquels nous nous intressons ; ces derniers
travaillent en effet sur des dossiers et des projets communs, ce qui implique une
communication trs active et un partage dinformation considrable. Cest un aspect
qui concerne aussi la Direction, qui partage rgulirement des donnes avec ses
collaborateurs, eux-mmes mettant disposition des documents qui sont autant de
rfrences utiles lensemble du service.
Finalement, et nous lvoquerons plus prcisment aprs lexposition des
prconisations, le choix de la direction se portera vers une utilisation de Lotus Notes
pour stocker les archives dfinitives et les documents de rfrence.
DABURON, Batrice. Lotus Notes : utilisateur. Ed. ENI, 2006. 326p. ISBN 2-74603307-0.
6
Page 16
Le lecteur K savre plus appropri la manipulation de donnes, dans le sens o

les habitudes y sont rodes et plus ou moins adoptes par tous. Il est important ici de
considrer les perspectives sur du long terme : une familiarisation avec loutil, par
bribes, qui permet aux salaris de comprendre la ncessit de son utilisation.
Cet usage de Lotus Notes permet alors aux salaris de prendre donc peu peu
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conscience de lusage qui peut tre fait du logiciel.
Finalement Lotus Notes sera, aprs rorganisation, plus utilis ; de ce fait, la

connaissance et la matrise de loutil ne sont pas ngligeables.
Surtout, la gestion des documents est optimise. Les rgles de gestion imposes par
Lotus Notes permettent aux salaris de mieux sorganiser et ils peuvent transfrer
peu peu ces rgles de conduite lorsquils naviguent dans le lecteur K, et ce de
faon plus instinctive
Dune manire plus gnrale, retenons quune solution de gestion documentaire

simpose lorsquau sein de lorganisation, des failles mergent ; la solution la plus
vidente est alors loutil informatique.
Les failles rsultent de tensions diverses, qui touchent gnralement la gestion du
temps et lusage qui est fait des documents, devenu inappropri : le travail est moins
efficace, et on note des pertes en termes de temps et de productivit. Cest le cas
pour le service auquel nous nous intressons.
Par ailleurs, la gestion documentaire intgre les processus qualit (ISO 9001, 14001
notamment) ; utiliser un logiciel de gestion documentaire permet alors de bnficier
de lapplication de normes, au-del de la stricte application des critres de qualit.
Lobjectif de cette gestion est finalement de prendre en charge le stockage,
le
partage et la restitution de documents lectroniques.
Page 17
2.2 KM / GESTION DES CONNAISSANCES

2.2.1 DEFINITIONS
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o La connaissance
La connaissance correspond dabord l'tat de celui qui connat ou sait quelque
chose, puis aux choses qui sont sues ou connues. Le terme peut aussi faire
rfrence tout ce qui est tenu pour su ou connu par un individu ou une socit
donns.
7
On distingue deux formes de connaissances :

- formalise ou explicite : elle est le plus souvent contenue dans des crits. On parle
ici de savoirs , et donc dune connaissance acquise par la rflexion ou par
ltude ;
- implicite ou tacite : elle est gnralement vhicule par le biais du discours. On
parle ici dacquis par le biais de lexprience ; il peut sagir dun talent dtenu par un
8
individu, ou encore dune intriorisation dune connaissance explicite ().

Ces deux types de connaissances ne sont pas forcement loigns, la frontire nest
pas nette, la classification peut mme tre remise en question. Les auteurs NONAKA
et TAKEUCHI insistent dailleurs sur la complmentarit des thories, sur le parallle
qui doit tre fait entre les dfinitions existantes de part et dautre, entre les
conceptions japonaises et occidentales, parfois assez lies.
Ces auteurs dcrivent le processus de cration de connaissances par le biais dun
modle qui se prsente sous forme de spirale, dans laquelle les connaissances
9
explicites et tacites conversent .
DAVIGNON, Andr. Typologie des systmes dInformation. Master 2 ICCD.

Lille 3 2010-2011 8 NONAKA, Ikujiro, TAKEUCHI, Hirotaka. La connaissance
cratrice : La dynamique de lentreprise apprenante. Paris Bruxelles : De
Boeck Universit, 1997. 303p. ISBN 2-7445-0034-8
7
http://sticef.univ-lemans.fr/num/vol2007/04longchamp/sticef_2007_lonchamp_04.htm
9
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LE MODELE DE NONAKA ET TAKEUCHI 10
On peut donc voir sur le schma propos :

La conversion d'une connaissance tacite vers une nouvelle connaissance
tacite, qui se fait essentiellement par le partage des expriences personnelles,
La conversion d'une connaissance tacite en une connaissance explicite,
La conversion d'une connaissance explicite en une autre connaissance
explicite (connaissance discute, travaille, relie, repense, rutilise sous
une autre forme),
La conversion d'une connaissance explicite en une connaissance tacite par
intriorisation/assimilation comme un schma cognitif personnel.
Les changes, quel que soit leur nature, sont importants ; la connaissance, sujette
transformations, doit tre extriorise, capitalise, organise, construite de faon tant
individuelle que collective.
La connaissance comprend la fois les actions de comprhension et
dinterprtation, on peut la capitaliser et la transmettre
11
. Dans son mmoire,
Domitille Telliez insiste en outre sur le lien entre connaissance et comptence ; les
deux termes sont en effet souvent confondus. La comptence est en fait une
composante de la connaissance ; les concepts sont donc intrinsquement lis
mais sont dissocier.
11 TELLIEZ, Domitille. Mise en place dun dispositif de partage de connaissances
dans un contexte de formation continue. 2010. 47p. Master 2 ICD GIDE. Lille 3.
10
Page 19
Nous nous intressons dans cette tude la connaissance et son dveloppement

en entreprise. Il est donc pertinent de sarrter galement sur ce que lon nomme la
connaissance organisationnelle , qui correspond la capacit dune entreprise
dans son ensemble crer de nouvelles connaissances, les diffuser en son sein,
12
et les incorporer dans ses produits, services et systmes .
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La connaissance est donc un terme quil est complexe dfinir, car il englobe un
certain nombre de concepts adjacents ; il doit tre considr de faon individuelle,
mais aussi dans un contexte managrial, et donc collectif.
Aussi, les thories existantes par del les frontires supposent dlargir les
perspectives en amont des dfinitions quelque peu rductrices qui ne considrent
pas forcment unes unes, les cultures et les mthodes managriales mises en
place, qui continuent dvoluer.
o La gestion des connaissances (KM) :

Le concept vise tablir une meilleure organisation au sein dune entreprise ; cela
passe par le fait de prenniser et de capitaliser les savoirs et savoir-faire des divers
acteurs du systme. Le Knowledge Management propose en dfinitive un traitement
intgral des connaissances.
Il sagit en fait de faciliter tant la conservation que la diffusion des savoirs de chacun ;
les connaissances tacites sont alors transformes en connaissances explicites.
Loutil informatique joue alors un rle primordial puisquil permet un grand nombre
dacteurs, daccder aux documents.
La gestion des connaissances permet de perptuer certaines connaissances tacites
qui
sont difficilement
modlisables. Il sagit dun processus
dynamique (en
perptuelle volution), continu (qui fait partie de la stratgie de la politique de

lorganisation) et permanent.
NONAKA, Ikujiro, TAKEUCHI, Hirotaka. La connaissance cratrice : La

dynamique de lentreprise apprenante. Paris Bruxelles : De Boeck Universit,
1997. 303p. ISBN 2-7445-0034-8
12
Page 20
Chaque individu doit simpliquer dans ce processus, et lorganisation doit mettre en

place dans sa stratgie une politique de gestion des connaissances. Cette gestion
des connaissances dpend en outre du contexte culturel et social de lorganisation.
Elle a pour but daugmenter lefficacit des agents.
Il existe des SIAGC (SI daide la gestion de connaissance) : il sagit de divers outils
(GED, travail collaboratif, mail, CMS : site web dentreprise, intranet, ECM, base de
13
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donnes documentaires, ...) .

Les tapes :
acquisition
stockage
diffusion
application
Ces tapes aident mettre en relation diffrents termes : donne, information,

connaissance, et mme comptence.
Le Knowledge Management, qui sera redfini la fin de cette tude, sintresse aux
lments de transmission ; lhumain et donc les ressources humaines occupent de
ce fait une place primordiale.
Le concept sera par ailleurs reli la Gestion Electronique de Documents.
2.2.2 MISE EN PLACE & ENJEUX
Le concept prend toute son importance dans un service tel que la DRH, qui plus est
dans une entreprise dune telle ampleur. En effet, le service est en perptuelle
volution et dans une mouvance continue : nombreux sont les salaris, les projets,
les changements, et donc les contenus informatifs...
Les projets transverses aux activits principales proposent aussi des donnes qui ont
leur place au sein du systme documentaire, et supposent des changes entre
plusieurs salaris, plusieurs services parfois.
DAVIGNON, Andr. Typologie des systmes dInformation. Master 2 ICCD. Lille 3.

2010-2011.
13
Page 21
La plupart des tches mener sont partages entre diffrentes personnes ; toutefois,
certaines ont en charge des dossiers trs spcifiques, pour lesquels les autres
salaris nont pas forcment tous les descriptifs.
Il est donc indispensable de mettre en place un systme qui favorise lchange et la
transmission des connaissances. Cela permettrait sur du long terme de pallier le
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problme li la recherche dinformation, et au temps que celle-ci exige : en

labsence dun collgue, les salaris peuvent reporter des actions, alors quune
organisation adquate aiderait chaque acteur du systme trouver de lui-mme les
donnes ncessaires, au moment opportun.
La gestion des connaissances favorise, en continue et sur du long terme, une
meilleure organisation. Le systme mis en place et adopt par tous, les salaris se
sentent plus autonomes et plus efficaces. Cela a forcment des rpercussions sur
lentreprise toute entire. Une bonne transmission du savoir favorise une bonne
gestion du temps, non seulement au quotidien, mais aussi pour former les futurs
salaris par exemple.
Nous avons caractris la gestion des connaissances comme un processus
dynamique voluant sans cesse ; le monde de lentreprise fonctionne lidentique,
dfini par diverses mouvances.
Il faut donc ici imaginer une gestion souple, adapte aux volutions multiples
venir ; la mise en place dun tel systme de gestion est donc complexe, mais en
mme temps, elle simpose pour faire face aux changements humains, procduraux,
ou organisationnels.
Les concepts ainsi explors vont nous permettre daborder les actions qui ont t
menes durant la mission. Un tat des lieux plus mticuleux peut alors tre expos ;
des problmes sont identifis, et les rpercussions sur le service sont clairement
dessines.
Page 22
Les dfinitions prcdemment livres, aident imaginer rapidement des solutions

possibles, dans la mesure o les concepts rpondent finalement des questions
concrtes se rapportant au fonctionnement de lentreprise.
Grce la thorie, les problmes sont mieux cerns, et la mthodologie mettre en
place apparait plus vidente : on se pose les bonnes questions, auxquelles on tente
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de rpondre avec des concepts qui ont dj fait leurs preuves.
Page 23
3. LE PROJET
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3.1 ENQUETE
Pourquoi ?
Qui ?
Qui utilise les dossiers ?
Quoi ?
Quels documents composent les dossiers ?
O ?
O sont rangs les dossiers ?
Quand ?
Quand utilise-t-on les dossiers (frquence
Pour quelle raison ?
dutilisation pour dterminer si le dossier est

vivant )
Combien ?
Combien de dossiers ?
La mission passe par une enqute pralable auprs des salaris. Celle-ci permet
didentifier les dossiers du lecteur K : lusage qui est fait des documents et leur
frquence de consultation et / ou de mise jour
Cette phase de travail est indispensable pour se plonger intgralement dans le
contexte ; lanalyse de lexistant se construit dj ce stade de la mission, de faon
plus ou moins formalise. Aussi, lentretien, dune manire gnrale, est une manire
de montrer aux acteurs de lentreprise, que les actions vont tre menes pour
amliorer leur travail quotidien. Cette phase annonce en quelque sorte le travail
daccompagnement au changement.
Il sagit dentretiens individuels, qui sont loccasion dchanger sur des tches
spcifiques, sur des
personne une autre.
besoins, et des attentes plus ou moins redondantes dune
Page 24
3.2 ETAT DES LIEUX / EXISTANT

3.2.1 CONSTATS
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Lorsque lon ouvre le lecteur K, on dcouvre un nombre important de dossiers ; ce

premier constat soulve la question de lobsolescence de certaines donnes.
Inversement, des donnes regroupes au sein dun mme dossier posent
questionsCertains titres, peu explicites, complexifient la recherche par nomination,
jusqu la rendre impossible dans certains cas.
A lintrieur des dossiers, on trouve des documents, parfois classs par date (parfois
ils le sont au dbut puis ne le sont plus) ; certains rpertoires nont aucun contenu.
Des problmes de versions sont noter galement : une version 4 mais pas dautres
versions par exemple
Il existe aussi des documents non classs (une cinquantaine).
Certains salaris ont un dossier leur nom, plac dans le lecteur K sur leur propre
initiative ; les contenus sont exploitables, mais devraient tre classs dans des
dossiers nomms en fonction des termes connus des salaris du service.
Il y a donc un problme quant lintitul des certains documents, et une faille quant
la conservation : que sauvegarder et pourquoi, comment renommer,..?
Ces
problmes supposent une redondance dinformation, et des difficults lies la

gestion documentaire, dans son ensemble.
Les salaris utilisent les mmes donnes quotidiennement, et lorsquils ont besoin
ponctuellement dune information, ils font tout simplement la demande oralement
pour la trouver, auprs de la personne la plus mme de pouvoir les aider.
Beaucoup de dossiers peuvent tre archivs, car ils ne sont consults que de faon
ponctuelle. Certains documents quant eux, pourraient tre supprims de faon
dfinitive : les documents inachevs, les doublons, les raccourcis inutiles, les
dossiers vides. Cela faciliterait le travail de recherche et de classification.
Page 25
Les salaris utilisent peu le papier dans leur faon de travailler ; une documentation
existe nanmoins et ne doit pas tre nglige. Une fois encore, chacun utilise sa
propre mthode de classement (lorsquelle existe).
Lotus Notes 7 quant lui, est principalement utilis pour la bote mail et pour le
calendrier commun ; loutil propose des fonctionnalits propre la Gestion
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Electronique de Documents, quil serait bon dexploiter, ce que nous verrons plus
loin.
3.2.2 CONSEQUENCES SUR LE FONCTIONNEMENT INTERNE DU SERVICE
Aprs immersion et au fil des entretiens, on note une communication trs prsente
entre les salaris ; il y a un partage dinformations non ngligeable, surtout par oral.
Les diffrents salaris ont lhabitude daller chercher linformation l o elle se
trouve : en se dplaant de bureau bureau le plus souvent, ou en navigant dans le
lecteur K de faon intuitive. Ce systme fonctionne mais moyennant une perte de
temps et dnergie considrable. La communication existe, mais cest une
communication non efficace en termes de gestion documentaire, et non prenne. En
outre, cette faon de travailler suppose des problmes de gestion indniables
lorsquun agent est absent ou sur le dpart.
Les mthodes ne semblent pas adaptes au service, et peuvent entraner un
manque de motivation chez certaines personnes (qui se retrouvent mieux face des
procdures claires et figes). Les mthodes de classement et de recherche ainsi mal
dfinies, supposent aussi un manque de rsultats satisfaisants dans la ralisation de
tches en parallle.
Il est noter par ailleurs que le lecteur K est aliment chaque jour ; sans systme de
classification propre, et face la surabondance dinformation, lorganisation du
service peut tre remise en cause et devenir de plus en plus bancale. Enfin, un
manque est noter concernant la lgislation et notamment les rgles de
conservation.
Page 26
Ce constat peut sappliquer bien entendu dautres structures ; dune manire

gnrale, lorsquun systme fonctionne, mme sil prsente des failles, il est
maintenu tant que ces failles ne portent pas prjudice lensemble du service et / ou
lentreprise toute entire.
On peut effectivement imaginer que grand nombre dentreprises fonctionnent sur ce
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
raisonnement. Limportance dune bonne gestion documentaire peut enfin se

mesurer, lorsque des pertes dinformation viennent troubler la mcanique
organisationnelle dun service.
3.2.3 CONCLUSION PARTIELLE
La situation est ambivalente : chacun travaille de faon individuelle en ce qui

concerne le classement documentaire, de faon plus ou moins collective pour la
rechercheLorsquun agent est absent, ce systme pose problme. Chacun semble
conscient du problme dorganisation, mais semble sy retrouver et se cale tant bien
que mal sur les mthodes des uns et des autres mme si elles sont inadaptes.
Le systme de classification est inexistant ; le systme actuel nest donc pas adapt
un service tel que la DRH o les activits sont trs diversifies, et o il y a
beaucoup de mouvements et des donnes confidentiellesDes problmatiques lies
la confidentialit et la scurit des donnes sont par ailleurs souleves.
On note une lenteur pour accder aux ressources, due principalement
lobsolescence de certains documents, la prsence de doublons ou encore de
raccourcis inutiles, qui encombrent le lecteur K, aliment chaque jour.
Les salaris et le service en gnral ont besoin dune restructuration tant thorique
que pratique : ils doivent comprendre pourquoi un changement est ncessaire, et
sadapter une nouvelle organisation des donnes.
Page 27
Ltat des lieux est une tape primordiale dans un projet de GED ; il est en effet
indispensable de considrer certains facteurs, avant toute mise en uvre :
La typologie des documents
La typologie des utilisateurs
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Lorganisation gnrale et les contraintes

Lenqute pralablement tablie permet de considrer ces points, ce qui est
primordial dans tout projet de GED
14
; cela permet de bien cadrer le projet et
contribue donc sa russite.
3.3 PROBLEMES & BESOINS IDENTIFIES
Dans la mesure o les salaris utilisent plus ou moins les mmes donnes
quotidiennement, ils arrivent plus ou moins sy retrouver ; mais il y a parfois des
problmes lorsquun agent est absent, ou encore lors dun dpart, dune mutation
Le systme nest pas efficace sur du long terme, puisque le lecteur K est aliment
chaque jour. Quant Lotus Notes, il semble tre adapt aux activits de lentreprise,
mais il est peu ou mal exploit.
En rsum, voici une liste des problmes majeurs identifis :
Concernant le lecteur K :
- Obsolescence de certaines donnes

- Titres donns aux documents, pas toujours explicites
- Organisation non efficace sur du long terme
- Gestion qui prsente des failles : problmes possibles en cas de contrle, ou en
cas dabsence (ou dpart) dun agent, et pour de nouveaux salaris.
PRAX, Jean-Yves. La gestion lectronique documentaire : Manager les flux

dinformation dans lentreprise. Dunod, Paris. 208p. 2001. ISBN 2-10-005781-2.
14
Page 28
Concernant Lotus Notes :
- Peu exploit
- Peu connu pour ses fonctionnalits lies au travail collaboratif
- Peu consult pour son contenu documentaire
- Peu envisag pour ses fonctionnalits darchivage et de gestion documentaire
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- Mal matris dans son ensemble

Le service ncessite une organisation qui passe par la mise en place de rgles
tenir, afin que le systme soit efficace de faon prenne. Les salaris ont besoin dun
encadrement qui leur permettrait dtre mieux organiss, et donc plus efficaces dans
leur travail. La mission consiste donc proposer une mthodologie adquate,
permettant de constituer une classification avec les salaris concerns, qui
gagneraient alors en efficacit.
Le service a donc besoin dune rorganisation et dun systme de classification
appropri permettant de :
mieux visualiser les thmatiques
connatre les types darchives (le statut de chaque document)
connatre alors la place de chaque document
Les salaris peuvent, grce un systme stable et adapt, trouver linformation plus
facilement et classer leurs documents de faon construite et intelligible. Si lon pense
une solution idale , un tableau de bord complet pour visualiser lensemble des
documents disponibles, connatre les procdures lgales, permettrait au service
davoir une vue globale, et davoir un maximum de mtadonnes pour mieux grer
les ressources disponibles.
Dune manire plus gnrale, on peut dire que les salaris ont besoin de comprendre
pourquoi cette rorganisation est indispensable. Ils doivent aussi tre capables de
cerner instinctivement les problmes lis la scurit des donnes, et la
confidentialit, par rapport certains dossiers traits. Enfin, ils ont besoin de
comprendre les enjeux de cette mission : pour eux comme pour lentreprise, ce
travail de rorganisation vise gain de temps, un apport en efficacit, et donc des
rpercussions positives sur lentreprise et sur les individus, sur du long terme.
Page 29
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3.4 DIAGNOSTIC : SWOT
Strengths (Forces)
- des salaris ouverts au changement
- une volont dapprendre et de trouver
des solutions
- un outil de GED disposition (Lotus
Notes 7)
Opportunities (Opportunits)
Les outils et mthodes existants et
adapts la situation (mutation des
donnes envisageable)
Weaknesses (Faiblesses)
- un outil peu exploit (fonctionnalits
non matrises par tous les salaris)
- des habitudes prises et un mode de
fonctionnement individuel
- une documentation dense
Threats (Menaces)
- une non adquation du systme mis en
place avec les attentes et les besoins
- un systme non efficace de faon
prenne (rgles non respectes,
surabondance de contenu,)
3.5 RISQUES
Les objectifs :
Ces derniers peuvent tre mal dfinis, manquer de clart, ou encore savrer
difficilement ralisables. La mission peut alors tre compromise, devant faire face
des problmes qui auraient pu tre vits via une communication plus efficace entre
les acteurs du projet.
La charge de travail :
Un projet de GED reprsente une charge de travail considrable ne pas ngliger.

Chaque agent impliqu dans le projet doit avoir une vue objective de son
investissement et de son rle ; la russite de lentreprise est alors facilite. Chacun
doit en effet se sentir concern, et grer au mieux son temps au fil de la mission,
tout en prenant compte du travail accompli par ceux qui lentourent. Lacteur principal
en charge du projet doit tenir compte des disponibilits de chacun, tout en prouvant
au reste de lquipe limportance de leur implication.
Page 30
La dimension humaine :
Il est important de consulter rgulirement, avant et au cours du projet, les

utilisateurs finaux ; parfois, des solutions leur sont imposes, et ne correspondent ni
leurs attentes ni leurs besoins.
La phase dentretiens peut favoriser la proximit indispensable entre les acteurs
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finaux et le responsable en charge du projet : lenqute permet dcouter lensemble

des salaris, didentifier leurs craintes et leurs aspirations.
Mauvaise interface graphique :
Si linterface est complexe ou peu fonctionnelle, les utilisateurs nont pas lenvie de
sintresser la solution mise en place.
Dans le cas prsent, Lotus Notes 7 est dj mis en place ; mme les salaris qui
lutilisent peu, connaissent loutil et son interface ; ils sont familiariss avec
lergonomie et les fonctions de base du logiciel.
Loutil est parfois mis de ct, et ses fonctionnalits sont mal connues : peut-tre
nest-il pas assez intuitif ? Le risque ici est donc plus li lergonomie, peu
attrayante ; toutefois, linterface, assez sobre, peut tre plus ou moins personnalise.
Les besoins techniques :
Il ne faut pas survaluer ces besoins. Un projet GED, correspond cependant 80%
de contraintes organisationnelles et 20% de contraintes techniques.
Le suivi de la mission :
Lentreprise ne dispose pas, lheure actuelle, de centre de documentation, ou

dagent(s) qui pourrait/aient prendre en charge la continuit du projet.
Si le systme est mal cal, ou si les salaris ne parviennent pas se familiariser
rapidement aux nouvelles procdures dorganisation, celle-ci peut de nouveau
savrer bancale.
Page 31
3.7 PRECONISATIONS
Nota bene :
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Le scnario 1 correspond la prconisation la moins pertinente , celle que nous

chercherons moins dfendre ou valoriser.
Le scnario 2 correspond la prconisation la plus adapte aux attentes et au
contexte ; nous chercherons donc mettre en avant ce scnario, comme tant LA
solution choisir.
Le scnario 3 correspond quant lui la solution la plus utopique ; elle est
prsente titre dexemple, comme solution complte et prenne.
Cette solution est valoriser, mais ne correspond pas aux attentes de lentreprise.
Par ailleurs, face des contraintes temporelles, il ne peut tre envisag de dployer
ce scnario lors de cette mission.
3.7.1 SCNARIO 1
Conservation du mode de fonctionnement actuel avec puration

du systme (lecteur K) et arborescence thmatique fonctionnelle
Il peut tre envisag dans un tel contexte, de conserver le mode de fonctionnement
actuel : des documents sont stocks sur le lecteur K, partags et ouverts tous.
Dautres sources documentaires existent sur Lotus Notes.
Lpuration du lecteur permet alors de faciliter navigation, stockage et recherche
dinformation. Ce tri seffectue en collaboration troite avec les salaris et la
Direction.
Un plan de classement simple et fonctionnel peut tre mis en place, reprenant les
thmatiques actuelles (aprs puration du disque comme voqu ci-dessus).
Cette solution napporte cependant pas de satisfaction sur du long terme, notamment
parce que les intituls jusqu prsent utiliss manquent de clart.
Par consquent, larborescence constitue est peu exploitable. Les problmes
rencontrs aujourdhui sont donc reconduits ; surtout, lactivit de lentreprise peut en
tre affecte.
Le service doit prendre conscience des enjeux lis une rorganisation du systme ;
celle-ci est indispensable et suppose une connaissance plus approfondie des modes
de classement envisageables.
Page 32
La Direction souhaite par ailleurs que les salaris distinguent les documents, en
fonction de leur nature : documents de travail, documents de rfrence, et archives
dfinitives.
Trouver une solution tant efficace que prenne, imposant quelques rgles de base,
est par consquent prfrable.
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3.7.2 SCNARIO 2
Basculement partiel de donnes vers Notes

Plan de classement ax sur la typologie des documents, et
proposant quelques notions de bases ncessaires une bonne
gestion documentaire
Ce scnario suppose de passer par diffrentes phases :
Un nettoyage du lecteur K :
Lenqute pralablement tablie a permis de rpertorier les ressources les plus

consultes, lusage qui est fait des documents, et leur frquence dutilisation. Par
groupes de travail constitus, est ainsi men un travail de rflexion sur les lments
prendre en considration et sur les lments ignorer ; on slectionne
mticuleusement les ressources afin dpurer le lecteur. Ainsi, certains documents
peuvent tre limins, si la lgislation en vigueur le permet, ainsi que les documents
non mis jour, les documents obsoltes, les raccourcis, les doublons inutiles.
Etablir un plan de classement :
Le plan de classement est une tape indispensable face ce type de situation. Il

sagit ici de concevoir un document sous forme de modlisation (plus intuitif) et un
document sous forme de tableau Excel (plus exploitable).
Ces deux supports permettent notamment de connatre les caractristiques des
archives dfinitives, courantes, intermdiaires.
Page 33
Types darchives
Typologie des
documents
Frquence
dutilisation
Usage
Archives
dfinitives
Documents inactifs
Ponctuel
Consultation occasionnelle
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Audit (contrles)
Archives
intermdiaires
Archives
courantes
Documents figs /
Documents de
rfrence
Documents actifs
(dits vivants ) /
Documents de travail
Relativement
rgulier
Rgulier
Lgislation /
Conservation / Valeur et
mmoire dentreprise
Consultation / Mise jour
Mise jour / Production /
Consultation
Le second document, plus complet, favorise une meilleure gestion des documents, et
une meilleure connaissance de la rglementation en vigueur, propre au monde de
lentreprise.
En fonction des informations que lon choisit dy mettre, il peut tre considr comme
un vritable tableau de bord ; si les informations concernent la lgislation en vigueur,
ou encore les versions en cours, il devra toutefois tre vrifi et mis jour
rgulirement.
Le plan de classement est effectu via une mthode thmatique : larborescence part
de thmatiques gnrales (une dizaine maximum). De chacune de ces thmatiques
se dploient nos 3 caractristiques (trois types darchives prcdemment voqus.
De l se dploient des sous-thmes : les dossiers utiliss par les salaris, imbriqus
dans la classification. Le plan de classement se prte galement au traitement de la
documentation papier, rexploitable, via un systme de cotation adapt.
En dfinitive, nous trouvons :
o Dans le lecteur K :
- Des documents de travail partags, utiles plusieurs membres du service. Ces
donnes sont mises jour rgulirement, ou en cours dlaboration.
- Des documents de rfrence : inactifs, consults a priori rgulirement ( la
diffrence des archives dfinitives).
Page 34
Nous avons recadr la notion de document de rfrence avec la Direction ; il

sagit de documents figs et consults par dautres personnes (que lauteur du
document). Ces documents sont consultables, et contiennent des informations
fiables.
Le tableau propos prcdemment met en parallle ce type de document avec les
archives dites intermdiaires ; soulignons toutefois que les documents de rfrence
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sont ici consults plus rgulirement que le sont par dfinition les archives
intermdiaires.
o Sous Lotus Notes :
- Les documents actuels, qui concernent principalement la Direction
- Des documents figs (archives dfinitives). Il sagit en majeur partie de contenus
conservs pour preuves, en cas de contrle, daudit, et de documents importants
pour ce que lon appelle la mmoire dentreprise . Ils refltent les activits
passes au sein du service et/ou de lentreprise en gnral.
- Des contenus se rfrant des projets en cours : le but ici est de familiariser les
salaris loutil, qui connaissent peu les fonctionnalits offertes, lies au travail
collaboratif. Peu peu, ils prennent ainsi conscience des apports du logiciel, et des
fonctions GED-ECM jusquici peu exploites.
Les documents conservs et travaills de manire individuelle sont stocks dans le
lecteur personnel (pas de dossier nominatif / personnel dans le lecteur K).
Les thmatiques figurant dans le plan de classement ainsi tabli, sont imbriques via
un travail de rflexion men avec les salaris : cette phase peut tre loccasion de
sensibiliser les salaris aux problmatiques lies la scurit des donnes.
Elaboration dun tutoriel
Pour accompagner les salaris, un document peut tre ralis et diffus, incluant :
- Une partie thorique : Cette partie permet aux salaris de connatre des principes
de base en matire de gestion documentaire, associs quelques dfinitions de
concepts trs actuels (utiles la bonne matrise des outils disposition) : GED,
ECM, workflow, mtadonnes,Les salaris trouveraient galement des rgles
essentielles concernant la lgislation, la conservation, le classement,
Page 35
- Une partie pratique : Cette partie propose aux salaris un soutien afin de mieux
matriser Lotus Notes et les fonctionnalits utiles (pour une utilisation pertinente dans
le cadre de projets spcifiques). On trouve ici des explications de base pour classer
et chercher les documents, suivant les nouvelles procdures et le plan de
classement mis en place.
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Ce support aide alors les salaris comprendre lutilit dune telle rorganisation ; ils
doivent en effet prendre conscience de lintrt des actions menes, et considrer ce
travail comme un projet de groupe, au sein duquel chaque personne a son
importance. Ainsi soutenus et inclus dans la dmarche, ils apprhendent les
changements sans brutalit.
3.7.3 SCNARIO 3
Migration totale vers Notes, plan de classement complet, mise

contribution des salaris et dexperts.
Une migration totale des donnes vers Lotus Notes, davantage exploit lavenir
pour ses fonctionnalits doutil de GED, peut tre envisage.
Plan de classement complet avec rgles de gestion :
Un tableau de bord sorte dintermdiaire entre plan de classement et tableau de

gestion - est ici conu ; plus quun plan de classement, il est un rfrentiel qui
recense les documents et les mtadonnes utiles :
- Thme
- Titre du document
- Cote de rfrence
- Auteur / metteur
- Date
- Dlais de conservation / informations relatives llimination
- Renseignements concernant les versions / dates de modification
- Localisation du dossier : Lotus Notes, lecteur K
- Nature (type darchive)
- Format (Excel, Word, PPT,)
Page 36
Ce document peut tre intgr informatiquement loutil Lotus Notes, et utilis pour
mettre en place un systme dindexation adquat : une recherche par mot-clef ou par
cote est alors possible. Un travail en collaboration avec un informaticien et/ou expert
de loutil est ici un atout non ngligeable.
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Accompagnement au changement :
Il est indispensable de former et daccompagner les utilisateurs, avec laide dun

expert, pour une meilleure matrise de loutil Lotus Notes : cela passe dans un
premier temps par le fait de sensibiliser les utilisateurs aux avantages que loutil
reprsente pour eux : travail collaboratif, scurit des donnes,...
Un tutoriel est propos, identique celui envisag en scnario 2.
Nommer des contributeurs :
Des salaris participent activement au projet, de faon continue ; ils assurent la

gestion des donnes. Il sagit en fait de mettre en place une organisation qui permet
dalimenter et de valider le contenu des diffrents fichiers, en impliquant des
personnes actives sur le terrain, et ce quotidiennement. Ils assurent lactualisation
des informations et contribuent au bon usage et la prennit des dossiers.
Formaliser les connaissances :
Une bote questions peut tre cre, et intgre la base informatique. Lobjectif
de cette bote est de rpertorier les questions qui sont les plus souvent poses, les
points techniques et juridiques essentiels. Cela permet notamment de rduire les
sollicitations envers un tiers et les interruptions dactivit, de matrialiser les
connaissances tacites et danticiper le dpart de collaborateurs expriments. Cette
bote peut en outre tre utilise pour la formation des nouveaux collaborateurs,
systmatiquement forms la recherche dinformations, de ce fait rapidement
autonomes.
Page 37
3.8 ARGUMENTAIRE
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3.8.1 PLAN DE CLASSEMENT
POURQUOI CHANGER ?
Mise en avant de la prconisation 2, plus adapte aux besoins des salaris, et

aux attentes de la Direction.
Grce un encadrement pertinent, les salaris gagnent en efficacit ; la qualit du
travail se voit amliore, et dans des temps raisonnables.
Il existe un certain nombre de dfaillances dans le systme, avant rorganisation :
o Le lecteur K est utilis outre mesure, mauvais escient. Les salaris perdent
un temps considrable trouver linformation dont ils ont besoin, et classent
leurs documents sans passer par des rgles, par ailleurs inexistantes.
o Le lecteur K ncessite un tri ; beaucoup de documents sont obsoltes. Cette
tape permet aux salaris dy voir plus clair dans lorganisation des dossiers,
mais aussi dapprhender la lgislation en vigueur en matire de conservation
des documents.
o Le systme que lon dcouvre au dbut de la mission, ne prend pas en
considration le facteur scurit , nanmoins primordial pour toute gestion
documentaire.
o Il existe un outil de GED disposition des salaris, peu ou mal exploit.
o Etablir un plan de classement thmatique et typologique permet aux salaris
de mieux grer lensemble des contenus, en fonction de rgles spcifiques.
Dune manire gnrale, les problmes lis lorganisation dcrite au pralable,
peuvent avoir des rpercussions sur lentreprise. On observe dailleurs dors et dj
des problmes de transmission dindividu individu, lorsquun membre de lquipe
est absent.
Sur du long terme, les connaissances transmises sont de moins en moins bien
restitues ; cela peut engendrer des dfaillances sur lentreprise toute entire.
Page 38
Les salaris passent de plus en plus de temps chercher les donnes utiles, et
surtout, les informations mal communiques peuvent provoquer des erreurs (les
nouveaux arrivants peuvent tre perplexes, indcis et donc peu performants par
exemple)
Aussi, partir du lecteur K, la recherche sur les mtadonnes savre difficile, et la
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
recherche plein texte impossible. Trouver lemplacement dun document nest

envisageable que si un plan de classement bien construit est mis en place et intgr
sur un outil fiable.
POURQUOI OPTER POUR UN PLAN DE CLASSEMENT THEMATIQUE /

TYPOLOGIQUE ?
.
Le plan de classement thmatique et typologique propose des thmatiques
explicites, et met laccent sur le statut des documents : documents de travail,
documents de rfrence, et archives dfinitives. Ce support permet en outre de
localiser les documents.
Le lecteur K est encore utilis, mais cette fois via une classification adquate. Les
habitudes des salaris ne sont donc pas totalement perturbes, bien que le scnario
prcise que certains documents doivent migrer vers Lotus Notes (les archives
dfinitives, ainsi mieux scurises).
La mthodologie mise en place doit aussi inciter les salaris utiliser davantage
Lotus Notes pour ses fonctionnalits lies au travail collaboratif. Ce systme doit en
outre pouvoir tre r-exploit pour le travail concernant les archives papier.
Le plan de classement sert donc de vritable colonne vertbrale au systme de
gestion documentaire. En rsum, le plan de classement correspond lensemble de
termes, hirarchiss selon un ordre prtabli et logique ; cest le rfrentiel utilis
15
pour raliser des classements physiques, papier ou autre .

Des cotes ou codes sont gnralement affects chaque terme, ce que le scnario
prconise.
CHOPPY, Thomas, NERDEN, Patrick. GED Open Source [Livre Blanc]. 2010.
Disponible sur : http://ged-open-source.smile.fr/De-la-GED-a-l-ECMhttp://gedopen-source.smile.fr/De-la-GED-a-l- ECM 15
Page 39
3.8.2 LOTUS NOTES 7
La GED est une solution qui simpose toute entreprise ou organisation, face aux
problmatiques lies loptimisation des informations, des connaissances et des
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
comptences. La GED correspond des concepts visant dmatrialiser, classer,

grer et stocker les documents qui circulent au sein de lentreprise.
La GED est un vritable outil de gestion de linformation qui a pour mission premire
doptimiser les processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'changes ; la
prsentation, la structure, et le contenu des documents (en gnral disponibles sous
forme de fichiers informatiques ou de documents papiers), y sont formaliss. Les
apports de la GED pour les organisations sont aujourdhui incontestables.
On peut ici citer pour exemple, le ministre de lcologie, qui utilise un outil de GED
pour les projets importants tels que les plans de dplacements urbains, le
dveloppement durable, et bien dautres.
Nous nous intressons ici Lotus Notes 7, logiciel de messagerie et de collaboration
conu pour lentreprise, qui permet dintensifier la productivit des utilisateurs grce
ses fonctionnalits multiples. En effet, de nombreuses applications sont possibles
partir dun logiciel de GED tel que celui-ci.
IBM tente aujourdhui de proposer des projets la hauteur des nouvelles tendances
mergentes. Au groupware, intgr au fonctionnement interne des structures (et
dont Lotus Notes est le pionnier), sajoutent les mdias informatiques sociaux, et les
possibilits quoffre le cloud computing ; les Systmes dInformation incluent
16
dsormais blogs, wiki, flux RSS, rseaux sociaux, partage de signets, .
MIJONNET, Eric. Pourquoi faut-il considrer la nouvelle stratgie Lotus dIBM ?.

Analyse de la stratgie Social Business dIBM, et focus sur son offre Lotus
Live. [Livre Blanc]. 2011. 49p. Disponible sur :
ftp://public.dhe.ibm.com/software/fr/lotus/pdfs/whitepapers/IBM_Social_Businessnouvelle_strategie_Lotus.pdf
16
Page 40
GESTION DOCUMENTAIRE
La GED permet de limiter les donnes conserves sous forme papier , garantit
lhomognit
du support, standardise les documents internes. Le plan
de
classement tabli doit tre adapt aux besoins spcifiques de lentreprise ; souple, il
doit galement sadapter aux transformations internes ventuelles venir, lies
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
notamment aux volutions technologiques. La GED prend en charge lensemble du

processus documentaire, de la cration larchivage. Elle garantit la fois traabilit,
contrle et lien entre les documents ; recherche et mise jour sont de ce fait
optimises.
Cet outil permet donc davoir une gestion documentaire tant complte que scurise.
Ainsi, Lotus Notes pourrait aider les salaris mieux collaborer, et grer les
contenus de faon optimale.
Selon le paramtrage, les possibilits sont de divers ordres, savoir :
Contribuer (sous forme de documents et/ou de ractions) plusieurs sur un

mme document
Restreindre laccs certains documents
Utiliser un plan de classement sur plusieurs niveaux
Associer des mots-cls aux documents
Dfinir des champs supplmentaires
Aider lutilisateur dans sa saisie au travers de formulaires
Importer des messages partir dune Bote aux Lettres
Choisir le mode douverture de la base : mode vue ou mode page daccueil
Exporter des donnes vers des outils bureautiques
Archiver des documents dans la base ou dans une base annexe
La GED permet de centraliser et de partager documents, informations et

connaissances, partir dune interface daccs unique. Cette interface offre des
moyens de recherche garantissant une acquisition rapide et pertinente de
linformation. Les contrles extrieurs sen trouvent par consquent facilits. Enfin, la
GED permet dinstituer une mthode de classement unique, au sein dun rfrentiel
commun lensemble des utilisateurs.
Page 41
VERSIONS
La GED permet de conserver une traabilit entre les versions dun mme
document. Elle dlivre par dfaut la dernire version, et donne accs aux ayants
droits, aux versions antrieures. Il suffit par ailleurs dextraire la dernire version dun
document pour en constituer une nouvelle, ce qui vite de multiples erreurs. Cest
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
une chose que le lecteur K ne permet pas ; cet aspect de loutil nest donc pas
ngligeable. Lotus Notes rsout ici un problme non moindre, identifi dans le lecteur
K.
TRAVAIL COLLABORATIF
Le scnario 2 souhaite inciter les salaris travailler de manire collaborative, grce

aux fonctionnalits proposes par Lotus Notes (et visiblement peu connues).
Consulter un dossier en cours de traitement par plusieurs salaris en mme temps,
est chose possible ; chaque personne, en fonction des droits qui lui ont t affects
sur le dossier, peut intgrer une nouvelle pice, et prvenir les collaborateurs ayants
droits des ajouts effectus. Redondances et confusions sont par consquent vites.
Cet aspect permet de pallier un autre problme majeur du lecteur K, savoir
lobsolescence dun grand nombre de documents (et de versions parfois inutiles).
LOTUS NOTES 7 ET FONCTIONNALITES EN MATIERE DE TRAVAIL

COLLABORATIF
o Messagerie :
Les salaris ont la possibilit de communiquer et de collaborer en temps rel ; elle
sintgre aux applications et aux processus mtiers existants, et permet un travail
collaboratif, replac dans le contexte de la tche raliser.
Laccs au contenu partag est la fois instantan et scuris ; en outre, les
collaborateurs ainsi relis peuvent se trouver dans le bureau voisin, ou lautre bout
du monde. La notion de distance est ici abolie.
De plus, des indicateurs visuels de messagerie instantane sont disponibles chaque
fois quun nom apparat dans la bote de rception, lagenda, le carnet dadresses ou
dautres applications comme les salles dquipe ou les discussions.
Page 42
Lagent peut alors dterminer directement la disponibilit de ses collgues, et

entamer sil le souhaite, une conversation en ligne.
Le courrier lectronique est aussi mieux gr, ce qui permet aux salaris dtre plus
ractifs et plus productifs. Lutilisateur a la possibilit de grer le contenu en fonction
des priorits ; il peut aussi procder un tri des messages par sujet.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
o Runions :
Les salaris peuvent rejoindre facilement une runion directement depuis lagenda,
en cliquant sur le lien participer la runion en ligne , visible dans leur invitation
accepte. Le logiciel Lotus Notes 7 propose galement de nouvelles fonctions de
scurit pour les confrences Web. Depuis le formulaire dinvitation la runion,
lorganisateur peut choisir de restreindre la participation la confrence aux seuls
invits et mme dinclure des mots de passe.
o Agenda :
Des filtres permettent de dterminer comment seront affiches les informations : par
organisateur (affiche les runions organises par une personne donne), par type
(runion, rendez-vous, rappel, anniversaire,), par statut (runions auxquelles la
participation a t accepte), par entres prives.
La version 7 du logiciel Lotus Notes facilite galement le nettoyage des anciennes
entres de lagenda. Ces aspects montrent donc que loutil joue un rle important
dans lorganisation, tant individuelle que collective.
o Gestion de projet :
Lotus Notes est conu notamment pour la gestion de projets ; il permet dorganiser
les courriels, et les changes dinformations autour dune base commune. Grce
cet outil, sont connectes toutes les personnes et les ressources.
Des progiciels intgrs gnralement au Systme de GED, savrent trs utiles la
gestion de projet (notamment les outils de Groupware, pour communiquer, cooprer
et coordonner, et les logiciels daide la dcision).
Page 43
Ce qui est disponible et quil est important de connatre pour la gestion de projets :
Lespace Forum : pour apporter ou consulter des contributions (sous forme de

documents, commentaires, questions, versions modifies,...)
Lespace Gestion de projets :
- un module Bibliothque : pour stocker tout type de documents : ici, certains

contenus du lecteur K ont leur place, dans le cadre de projets spcifiques.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
- un module Tches : pour grer les diffrentes tches dun projet ou dune quipe.
- un module Calendrier : pour suivre et organiser les runions ou vnements, lis au
projet.
Lapproche centre sur les documents est en chute libre, les entreprises doivent
17
pouvoir voluer vers dautres mthodes de travail, centres sur les personnes .
Les entreprises misent de ce fait sur les outils actuels, qui offrent une visibilit sur de
nouveaux types dinteractions.
Un nouveau concept fait alors son apparition, celui d entreprise collaborative .
Les fonctions prcdemment voques telles que lagenda, la gestion des tches,
les courriels, le groupware () correspondent ce que lon nomme le Personnal
Information Management (PIM). Les espaces de travail viennent ensuite complter
ces fonctionnalits. On parle alors de Social Computing.
Ce sont autant de concepts que les entreprises aujourdhui cherchent connatre,
car ils supposent une transformation dans le travail, des bouleversements sur
plusieurs niveaux, et des perspectives dvolution certaines.
SECURITE
Les droits daccs : il est possible de paramtrer les accs aux documents.
Les outils de GED offrent en effet la possibilit de dfinir un ensemble de droits, pour
un utilisateur ou un groupe dutilisateurs.
AUSTIN, Tom. Faites entrer votre entreprise dans lre du Social Business.
Pourquoi les entreprises choisissent-elles les solutions IBM ?. [Livre Blanc].
2011. 12p. Disponible sur :
ftp://public.dhe.ibm.com/software/fr/lotus/pdfs/whitepapers/IBM_GARTNER_Soci
al_Business.pdf
17
Page 44
Les droits sont grs au niveau des rpertoires, de chaque document, ou mme
parfois au niveau des mtadonnes. Cette gestion se fait aussi en fonction du rle
assign chaque utilisateur. La GED permet de scuriser laccs aux documents, et
ce grce une gestion mticuleuse des diffrents niveaux dhabilitation (consultation
et diffusion des informations). Des verrous informatiques autorisent des contrles
daccs slectifs.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
Le systme assure la conservation des informations stockes, et garantit lintgrit

des informations consultes. Le logiciel est rput pour ses fonctionnalits en
matire de scurit ; elles aident minimiser ou liminer limpact des virus
informatiques.
Loutil permet donc de pallier une faille incontestable du lecteur K, savoir
le
manque de scurit ; certains salaris sont en effet rfractaires lutilisation du

lecteur K car ils ignorent qui peut consulter les informations (certaines sont
confidentielles), au sein de lentreprise.
De plus, la fonction sauvegarde automatique vite la perte de donnes dues des
erreurs logicielles, des interruptions de lalimentation ou des dfaillances de la station
de travail.
POURQUOI UTILISER UN OUTIL DE GED TEL QUE LOTUS NOTES 7 ?
o Apports sur le travail personnel :

Les utilisateurs disposent via Lotus Notes, despaces de travail adapts leur rle et
au contexte mtier. Loutil permet damliorer la productivit, lefficacit et la
ractivit des quipes. De manire plus gnrale, le travail des salaris se voit plus
structur. Les fonctionnalits offrent donc un panel de possibilits, qui sont par
ailleurs un facteur de motivation certain.
Lotus Notes propose un point daccs unique aux ressources utilises de faon
rgulire (courrier lectronique, agenda, messagerie instantane et applications
collaboratives).
Le logiciel facilite alors le processus de prise de dcision et amliore la ractivit
commerciale globale. Les salaris ragissent en effet plus promptement face aux
problmes urgents.
Page 45
Le travail est facilit, par le biais dapplications pratiques et ludiques ; les salaris se
voient plus efficaces, car leur productivit est amliore ; ils collaborent efficacement
entre eux. Loutil leur permet donc de samliorer au quotidien, tant sur un plan
personnel que dans les projets de groupes.
Le logiciel Lotus Notes offre aussi la possibilit de personnaliser les activits de
lutilisateur final en fonction de ses prfrences personnelles et des pratiques de
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
lentreprise. Lassistant en page daccueil permet de crer facilement la page

daccueil qui sert de point daccs unique aux ressources frquemment utilises
comme le courrier lectronique, lagenda et le planning, la messagerie instantane,
les listes de contacts, les pages Web et les bases de donnes. La version 7
comprend un exemple de page daccueil, nomm My Work, qui fournit une interface
de type portail et peut tre personnalise plus avant par lutilisateur.
Loutil peut donc tre appropri par lagent, qui se montre plus autonome ; il peut en
effet adapter linterface et les options selon ses propres prfrences, ses tches, de
faon ce que les fonctionnalits lui semblent plus intuitives et pratiques, adaptes
sa fonction et ses attentes.
o Apports sur lentreprise :
La GED permet de rationaliser et doptimiser le patrimoine documentaire de
lentreprise. Elle contribue accrotre la productivit : elle minimise les temps daccs
linformation et valorise le capital documentaire de la structure.
Lamlioration de la productivit est la fois collective et individuelle : Le logiciel
Lotus Notes 7 fournit de nombreuses fonctions et caractristiques visant amliorer
la productivit des utilisateurs dans leurs tches quotidiennes. Ces atouts sont des
facteurs d'acclration de l'innovation.
On peut dire que les bienfaits touchant les salaris, ont des rpercussions directes
sur lvolution et le bon fonctionnement de lentreprise. Le travail collaboratif est
unifi, partout et tout moment.
Lentreprise peut donc axer ses ambitions sur un volet communicatif, qui est la base
de tout dveloppement au sein dun organisme.
En amliorant la productivit, elle rationalise galement les processus mtiers et
amliore la ractivit globale de lentreprise.
Page 46
Surtout, loutil permet de grer les documents dans un primtre scuris ;

ladministrateur contribue ici la mise en place dun systme fiable et structur.
IBM, par le biais de propositions de plus en plus innovantes, mise sur une
collaboration dite intelligente. En effet, une demande rcurrente, qui est dagir plus
vite, mieux, et pour moins cher, les entreprises tentent de rpondre via des solutions
18
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
de communication et de collaboration qui sont unifies .
Nous avons balay le projet et le contexte, afin dtablir un panel reprsentatif des
problmes identifis et des solutions envisageables.
En sinspirant des ides pralablement exposes, lentreprise a opt pour un plan
daction quelque peu divergent, que nous allons maintenant pouvoir dtailler, et
autour duquel une rflexion plus gnrale va pouvoir tre dveloppe.
IBM. Collaborez la vitesse des affaires. Unifiez les communications et la

collaboration en toute simplicit avec le logiciel IBM Lotus Sametime. 2009. 12p.
Disponible sur http://www- 01.ibm.com/software/fr/itsolutions/collaboration/
18
Page 47
4. CALAGE DU SYSTEME
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4.1 SOLUTIONS
La direction souhaite finalement opter pour lutilisation de Lotus Notes pour les
archives dfinitives et les documents de rfrence ; le lecteur K est quant lui utilis
pour stocker les documents de travail. Une nouvelle Base Notes est donc cre, et le
lecteur K est repens.
Larborescence constitue est commune aux diffrents lieux de stockage (Lotus
Notes, lecteur K, et le local archives pour le papier) ; elle permet en outre dlaborer
le plan de classement. Ce dernier est labor sous Excel, et sert dans un premier
temps matriser les diffrentes tapes relatives aux manipulations effectues ; puis
il se dveloppe afin de recenser des informations utiles sur du long terme.
Il permet donc dassurer un suivi dans le cadre de la mission, en tant quoutil de
travail, puis il permet de garder trace de la structure documentaire.
Les salaris sont accompagns et impliqus dans le projet (transferts de dossiers).
Larborescence thmatique, propose via loutil Xmind, permet de se familiariser
avec lorganisation des documents, de faon intuitive. Ce support est en quelque
sorte un sommaire du plan de classement, qui se prsente sous cette forme :
G.1 Informations & Etudes

G. Amliorer les
G.2 Animations assistantes
conditions de travail
DRHNO
H. Conduire le changement G.3 Ecoute sociale

I. Communiquer sur le champ
social
Page 48
Le systme de cotation est galement repris dun lieu de stockage un autre.

La modlisation permet dapprhender les changements de faon ludique et intuitive.
Par ailleurs, prsenter les changements venir via diffrents supports permet de
communiquer de faon efficace, face des salaris eux-mmes diffrents, qui auront
des manires diverses daborder la mission.
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Les
donnes
formalises
sur
format
Excel,
recensent
des informations
supplmentaires, utiles au dploiement de la nouvelle organisation ; on trouve dans

les deux supports des donnes prennes.
Ces outils (modlisation et tableau) peuvent donc tre livrs la Direction, qui
dispose ainsi de supports explicites en cas de besoin.
4.2 LESPACE DE TRAVAIL
Larborescence constitue lors de cette mission est un espace organis, ce que le

lecteur K, avant restructuration, nest pas : les espaces sont difficilement visibles, car
mal dfinis. En cherchant organiser les espaces (sous le lecteur K, sous Lotus
Notes, et dans le local archives ), il est intressant de revenir sur la notion
d espace de travail .
Dans un article, Dominique COTTE
19
sintresse lvolution en termes
dorganisation documentaire, et revient notamment sur la cration du dossier

suspendu ; peu peu, les spcialistes en Sciences de lInformation et de la
Communication prennent conscience des enjeux lis une hirarchisation des
contenus, atout pour la recherche et la classification.
La notion despace est considrer, car si elle est dabord exploite pour la
documentation papier, elle est plus tard calque sur les procdures en matire de
gestion numrique des documents (la dmatrialisation notamment).
COTTE, Dominique. Espaces de travail et logique documentaire. Etudes de

communication [en ligne]. 2007, n30. Disponible sur
http://edc.revues.org/index436.html
19 19
Page 49
De plus, un document est en soi un espace sur lequel sont disposs des signes
20
pour organiser la communication .

La notion est donc complexe, mais primordiale ; de plus, revenir sur ce quelle
englobe permet de revenir sur des principes de base ncessaires toute
organisation documentaire, qui lient le rangement physique et la rflexion
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
intellectuelle de celui qui souhaite classer et trouver rapidement ce dont il a besoin.

En sappuyant sur ces notions, la manipulation des thmatiques se fait plus
intuitivement. Il est en effet indispensable de connatre les bases dune organisation
documentaire, et les prmices existants concernant les rflexions diverses, sans
omettre de considrer les objectifs premiers viss : avoir une organisation pratique
pour faciliter le travail, tant en autonomie que collectivement.
Le travail de modlisation sest appuy sur larticle de Dominique COTTE, reprenant
limage de la carte permettant de se reprer sur le territoire. Grce cette tche,
nous reprsentons, via un support ludique, lespace de travail accessible sur la base
informatique (numrique), et celui que lon retrouve dans les bureaux (papier). Les
salaris, dans lentreprise, doivent sapproprier les deux espaces, qui supposent en
effet un reprage pralable, possible grce une classification pertinente.
4.3 LE NUMERIQUE
Rappelons quune nouvelle Base Notes est cre sur Lotus Notes, pour y stocker les
documents de rfrence, et les archives dfinitives, classes par annes. Seuls les
documents de travail sont dsormais prsents sur le lecteur K.
La technologie numrique acclre la production des documents, dont le volume va
croissant, ce qui bouleverse le cycle de vie linaire des archives. Dsormais, il faut
sattarder davantage sur les problmes lis linstabilit des supports ; les outils de
lecture doivent galement tre fiables et stables.

communication [en ligne]. 2007, n30. Disponible sur
http://edc.revues.org/index436.html
20
Page 50
Si lon sintresse aux tapes de la vie dun document numrique, alors des enjeux
spcifiques et de diverses natures sont considrer :
-
Les enjeux dordre technique : les structures ont conscience des possibles
volutions technologiques et tentent de les anticiper
Les enjeux dordre conomique : les salaris produisent moins de papier, ce
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
qui permet de rduire les cots

-
Les enjeux dordre humain : les salaris apprennent progressivement grer

lvolution des documents qui structurent leur travail
Les enjeux dordre patrimonial
Les enjeux dordre organisationnel
Soulignons galement limportance des courriels ; par voie lectronique, peuvent en

effet circuler des contenus ayant une valeur lgale.
Dans le service par le biais duquel cette analyse prend forme, les salaris ont
compris la ncessit dorganiser, de trier leur messagerie ; ils archivent par
consquent certains mails et les classent selon leur propre logique.
Ici, le terme archive est toutefois redfinirles informaticiens utilisent cette
dsignation pour les documents lectroniques, en gnral.
Pour les courriels, nos salaris utilisent le mot archive pour des contenus
sauvegards, mme pour quelques heures, mme pour des contenus personnels
plus ou moins importants
La distinction faite dsormais sur Lotus Notes, entre archives dfinitives et
documents de rfrence, peut donc les aider redfinir le terme.
Il serait par ailleurs pertinent de proposer aux structures une concertation afin de
rflchir sur les pratiques en matire darchivage de courriels.
Page 51
4.4 LE PAPIER
Lorganisation de la documentation papier correspond au second volet de la mission

de stage, ici prise en exemple.
Le classement se fait stratgiquement - comme pour la documentation numrique :
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il sagit de distinguer ici encore la typologie des documents, et surtout de les identifier
selon une cote commune.
Les salaris conservent dans leur bureau, et donc proximit, des documents de
rfrence et des documents de travail.
Il existe galement un entrept situ Marcq-en-Baroeul, dans lequel sont stockes
des archives dfinitives.
La seconde tape de la mission sarrte aux documents conservs dans un local du
btiment, recensant principalement des documents de rfrence (ventuellement
quelques archives dfinitives, amenes migrer).
Est donc repris le document de travail (Excel) utilis pour la phase numrique. Il
permet de suivre et de matriser lvolution du projet, ses tapes ; son contenu nest
pas exhaustif, nous verrons dans les rflexions finales que ce support, qui sera
finalis en tant que plan de classement, peut tre exploit comme vritable
rfrentiel de classement.
Les archives dfinitives et les documents de rfrence (principalement l o les
donnes concernent des personnes ou encore des litiges), doivent tre stockes
dans des lieux respectueux des normes lies la scurit, laccs, la
confidentialit,
La finalit du document varie :
-
Il devient une preuve
Il permet dagir
Il entre dans lHistoire

Les enjeux sont de diffrents ordres :
Organisationnel
Financier (conservation, traitement, recherche, reconstitution, contentieux)
Juridique
Page 52
4.5 ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT

4.5.1 POINTS THEORIQUES PRESENTES
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La documentation tutorielle dlivre est explicite plus loin.

Par ailleurs, plusieurs
points sont voqus tout au long de la mission, avec la
Direction et avec les salaris du service, de faon plus ou moins formalise :

-
Les ges des archives
Les rgles de nommage
La typologie des documents
Les rgles de classement
Les problmatiques lies la scurit des donnes
Dans un projet de GED, il parat judicieux de prsenter la thorie pour justifier les
actions menes et minimiser les impacts dune telle restructuration, et la rsistance
au changement (explique plus loin).
De plus, pour intgrer plus aisment la GED dans la faon de travailler, il est
ncessaire de prsenter celle-ci comme un espace de stockage, similaire
lutilisation du disque rseau (le lecteur K) : gestion de dossiers, navigation,
dplacement dlments,Les fonctionnalits peuvent en effet tre mises en
parallle, et tre ainsi dmystifies .
Le changement apparat alors comme moindre pour les utilisateurs, par rapport aux
simples serveurs de fichiers auxquels ils taient habitus ; ils acceptent ainsi mieux
loutil de GED propos.
Dune manire gnrale, le fait daborder les changements venir par le biais
dexplications thoriques, permet de valoriser le projet tout en sensibilisant le service,
aux problmatiques diverses manant des Sciences de lInformation et lies aux
nouvelles technologies par exemple. Ainsi, les manipulations ne se font pas dans la
prcipitation, et les salaris ont la possibilit de comprendre le changement travers
le pourquoi avant le comment
Page 53
Dans le cadre dune implantation dun ERP au sein dune entreprise, Maxime
LEQUINT et Marjorie PHILIPPON
21
parlent de limportance de reconnatre la valeur
ajoute du projet, qui passe ncessairement par lhumain.

Ils dnombrent galement cinq principes respecter, lors dun accompagnement au
changement :
o Faire adhrer
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o Adopter une approche psychologique

o Communiquer
o Grer et coordonner
o Grer les dlais
4.5.2 POLITIQUE DARCHIVAGE
Les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme
et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale et
22
par tout service ou organisme public ou priv dans lexercice de leur activit .
Mettre en place une politique darchivage vise grer les phases de vie des
documents au-del de leur priode dutilit (Dure dUtilit Administrative).
Les quatre finalits qui justifient la mise en uvre dune politique darchivage au sein
de lentreprise sont
23
La preuve : lentreprise doit tre en mesure de prouver ses engagements et

faire face des obligations spcifiques
La mmorisation : les rfrences sont archives afin dtre oprationnelles
La comprhension : le contexte environnemental est apprhend et les
dcisions adquates sont prises
La communication : linterne comme lexterne, les archives refltent limage
de la structure
LEQUINT, Maxime, PHILIPPON Marjorie. ERP. Laccompagnement au changement

en mode projet : Quand, comment et jusquo ? TEMA. 2007. Disponible sur :
http://www.mlequint.net/site/documents/ERP_accompagnement_au_changement.p
df
22 Dfinition rglementaire du Code du Patrimoine, 2008
23 Association des Archivistes Franais. Les Archives dans lEntreprise. Guide des
dures de conservations.
Paris. 137p. 1997.
21
Page 54
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
24
Un support peut, dans ce contexte, complter la dmarche : le tableau de gestion.

Il est un outil indispensable pour toute personne amene, dans une entreprise ou
une administration, grer des documents et de linformation, et ce quel que soit son
25
titre professionnel, archiviste, documentaliste, record manager, ou autre .

Cet outil permet de grer deux tapes significatives de la vie du document :
- Le passage de lge courant lge intermdiaire
- Le passage de lge intermdiaire lge dfinitif
Il prsente notamment les rgles de conservation, sappliquant aux catgories
documentaires.
Lobjectif de ce support est de garder trace des processus de cration des
documents, et de protger lentreprise dun point de vue juridique.
Les risques sont ainsi matriss (contentieux,), et la structure dispose dun accs
simplifi linformation ; en plus dune gestion stable, le tableau de gestion assure
une transparence administrative non ngligeable.
Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement

Durable et de la Mer http://www.developpementdurable.gouv.fr
25 TOSCA Consultants. Les tableaux de gestion de documents : lune des cls du
records management. Article paru dans Documentaliste Sciences de
linformation, 1999, vol.36, n2, pp.83-96. Disponible sur
http://www.toscaconsultants.fr/articles/tableaudegestiondelphinefournier.pdf
24
Page 55
Comme lexplique Justine DEBOOSERE dans son mmoire
26
, il ny a pas
de solutions toutes faites concernant la mise en place dune politique de gestion

des
archives ;
il
est
indispensable
alors
dintresser
au
contexte
organisationnel et producteur de la structure concerne par le projet, avant toute

mise en uvre.
Elle insiste galement sur le parallle entre politique darchivage et pratiques
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
darchivage ; la politique mise en place a en effet pour principal objectif de renforcer

la pertinence des pratiques existantes.
4.5.3 CONSERVATION ET STOCKAGE
Pour assurer conservation et stockage, termes que nous allons tenter de redfinir, il
est important dopter pour un support prenant en compte les besoins de la structure :
certains documents doivent en effet tre plus accessibles que dautres, et surtout
respecter la lgalit en termes de disponibilit. Le support choisi doit notamment tre
performant, et rpondre aux problmatiques de cot, de scurit,
Lorganisation quant elle, peut se calquer sur les informations dcrites dans le
rfrentiel de classement auquel nous avons dj fait rfrence dans cette tude.
Les entreprises, dailleurs, prennent peu peu conscience des enjeux lis une
27
bonne conservation des documents .

La conservation correspond lobligation faite toute personne de conserver
pendant un certain nombre dannes les documents qui portent la trace des devoirs
de cette personne envers lEtat ou de ses engagements ou obligations vis--vis
dautres personnes
28
. Marie-Anne CHABIN sintresse lvolution des mots
conservation et archivage. Au fil des dcennies, ces termes se rejoignent de plus en

plus () ; lre du numrique, avec lessor des nouvelles technologies, linformation
doit dsormais tre conserve et des procdures lgales encadrent cet tat de fait.
DEBOOSERE, Justine. Mise en place dune politique darchivage au sein dune

communaut dagglomration. 2009. 101p. Master 2 ICD GIDE. Lille 3.
27 ROSSIGNOL, Benjamin, SAUER-AVARGUES, Aude. De la GED lECM : A autre
28 CHABIN, Marie-Anne. Archiver, et aprs ? Djakarta. 159p. 2007. ISBN 978-29528828-0-4
26
Page 56
En dfinitive, les donnes sont captures, scurises, enregistres, et donc

archives. Cest ensuite que lon peut parler de conservation. Cependant la rflexion
sur ce sujet est large et ne peut tre explicite en quelques lignes. Les conceptions
divergent, et continuent par ailleurs se croiser, autour dautres concepts et termes
adjacents quil est complexe de dfinir de faon stricte, unique.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
Marie-Anne CHABIN
29
revient dailleurs sur la conservation, que la position de
lutilisateur dfini comme la condition sine qua non de laccs linformation : le

document qui lintresse est disponible parce quil a t conserv jusque-l .
Larchiviste na pas la mme reprsentation du cycle de vie, ce que nous avons
expliqu plus haut ; il va par consquent considrer la pertinence dun document en
tant que tel, mais aussi en pensant en amont son volution au fil du temps.
Concernant le stockage, et cest le cas avant tout dploiement de projet de GED, il
est indispensable de se pencher sur le support, qui doit prendre en considration le
volume des donnes stocker et le temps daccs. Il faut galement sintresser la
typologie des documents, et enfin aux lois en vigueur concernant les dures de
30
conservation .
La conservation implique ainsi des connaissances multiples en termes de besoins.
Il en va de mme pour le stockage des informations, qui assure en outre, la prennit
du systme. Il sagit donc dune stratgie globale, faisant appel des ressources
stratgiques.
4.5.4 REALISATION DUN TUTORIEL
Une bonne documentation tutorielle permet lensemble de lquipe de comprendre

la rorganisation ; les salaris comprennent que cette mission a pour objectif de
faciliter leur travail et celui des autres (qui travaillent partir de leurs fichiers).
CHABIN, Marie-Anne. Je pense donc jarchive. Larchive dans la socit de

linformation. LHarmattan. 207p. 1999. ISBN 2-7384-8340-2
30 LEBAS, Philippe. ARDRAsoft. Comment russir son projet de gestion
documentaire. 2007. Disponible sur http://www.masesolutions.com/Documentation/Bien%20g%C3%A9rer%20un%20projet
%20documentaire.pdf
29
Page 57
De plus, les actions menes au cours de cette mission visent assurer la prennit
de ladministration et limiter les impacts dun changement de personnel.
o Une solution utopique :
On peut imaginer une documentation complte, ralise pour lensemble du service,
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
constitue de deux parties.

- Partie thorique : dfinition des archives, rappel des trois types darchives,
explication de ce quest la GED,On comprend la lecture de cette partie,
limportance dune bonne conservation des documents de faon scurise, selon des
contraintes rglementaires et techniques spcifiques. Les procdures sont ainsi
connues de tous : processus de slection, dfinition des dures lgales de
conservation, capture, enregistrement, classement, stockage et destruction des
documents.
- Partie pratique : la modlisation prsente le plan de classement (les donnes
figes ; ainsi les salaris peuvent sy reporter en cas de doute, et transmettre
facilement les informations relatives la gestion documentaire, chaque nouvel
arrivant dans le service. Les manipulations (classement et recherche) sont
expliques en dtail et sont donc facilites.
o Une solution pratique et ralisable :
Prenant appui sur la mission de stage et sur les demandes formules en termes
daccompagnement au changement, nous dmontrons ici qulaborer des documents
simples peut tre plus efficace. Les supports choisis doivent numrer les
caractristiques de la classification documentaire, et aider les acteurs du systme
raliser les tches qui leur sont affilies dans le cadre de cette rorganisation. Il
sagit donc de documents informatifs et mthodologiques.
Un tableau rpertorie les thmatiques, les cotes et les rfrents. Ainsi, les salaris
savent qui est en charge du classement de tel ou tel dossier, et peuvent par
consquent se tourner vers la bonne personne en cas de problme.
Un document sous format 4 pages ( leaflets ) explique les manipulations
effectuer afin de transfrer les dossiers de lancien serveur vers le nouveau, en
prenant compte de la typologie des documents.
Page 58
Enfin, un support prenne, toujours sous format 4 pages, cadre
davantage
la
thorie ; on y trouve la typologie dtaille, les lieux de stockage, le rappel des

thmatiques et larborescence sy rapportant
Il est en effet essentiel de proposer des supports comprhensibles par tous, pour
que les salaris aient envie de se plonger dans leur mission, avec le moins
dapprhension possible. Ces supports jouent un rle important, et dmontrent que le
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
projet est collectif. La rsistance au changement peut ainsi tre minimise.

Quelle que soit la solution adopte, les droits et devoirs doivent tre connus de tous.
Un support supplmentaire rappelant quelques principes fondamentaux en matire
de lgislation, doit par consquence tre accessible. Lentreprise et les salaris
soumis au changement, prennent alors conscience des enjeux en cours.
La documentation tutorielle est ainsi valorise, et la dmarche de rorganisation
mieux comprise.
31
Le Guide pour les employeurs et les salaris, dit par la CNIL , rappelle les cinq
principes clefs respecter :
o Finalit
o Proportionnalit et de pertinence des donnes o
Dure de conservation des donnes limites o
Scurit et confidentialit des donnes
o Respect des droits des personnes
La loi Informatique et Liberts dfinit par ailleurs les principes devant tre
respects par les entreprises, en matire de collecte, de traitement et de
conservation des donnes.
Cette loi sapplique partir du moment o lon traite un fichier, quil soit informatique
ou papier, concernant des personnes physiques.
Commission Nationale de lInformatique et des Liberts (CNIL). Guide pour

les employeurs et les salaris. Edition 2010. Disponible sur :
http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/Guides_pratiques/CNIL_GuideTravail.pdf
31
Page 59
4.5.5 RESISTANCE AU CHANGEMENT
Au cours de la mission de stage sur laquelle nous nous appuyons dans cette tude,
la rsistance fut moindre. Il est cependant important de la mentionner ici, puisque
nous proposons une analyse dtaille dun projet touchant une rorganisation ;
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
celle-ci a des rpercussions directes sur les salaris et sur la Direction.

Par consquent, mme si la rsistance est minime, voire inexistante, il est
intressant de comprendre comment et pourquoi elle peut, dans un autre contexte,
faire obstacle ou tout au moins supposer des difficults supplmentaires lors du
dploiement de la solution choisie.
En physique, la rsistance est une qualit par laquelle un corps rsiste laction
dun autre. Dans le sens commun, une rsistance est une force qui soppose au
mouvement
32
Les causes dune rsistance au changement peuvent tre de diverses natures
33
o Causes individuelles :
Les salaris se montrent anxieux face aux modifications qui soprent, sur son
environnement de travail et au niveau de ses repres (spatiaux, motionnels,
comportementaux). De plus, ils craignent des remises en cause au niveau de leur
activit, de leur devenir, de leur emploi.
o Causes collectives :
La conduite du changement doit prendre en compte les valeurs communes de
lentreprise, ne pas les remettre en cause. Il est donc important dtre lcoute des
salaris et didentifier rapidement les craintes rattaches la stabilit des valeurs et
des acquis actuels.
De Divonne, Philibert. La Lettre du CEDIP. En lignes. Conduire et accompagner

les changements. 2005. n33. Disponible sur :
http://www.cedip.equipement.gouv.fr/IMG/pdf/FT33_cle5b1291.pdf
33 MASINGUE Domitille. Projets tutors. Master 2 ICCD. Lille 3. 2010-2011.
32
Page 60
o Causes structurelles et conjoncturelles :

Il sagit des conditions de travail et de lorganisation fonctionnelle de lentreprise ;
celles-ci peuvent aussi tre mises en pril lors dune restructuration.
Laccompagnement nest donc pas une phase du projet, mais fait partie intgrante de
celui-ci ; accompagner doit se faire ds ltape dimmersion ; les salaris doivent tre
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
investis ds le dpart, se sentir soutenus et compris. Souvent, la rsistance est

visible avant mme que le projet ait pris forme, cest pourquoi les causes sont
apprhender trs tt, afin de mieux anticiper les actions mener.
Lors dun projet daccompagnement au changement, il est important de prendre en
compte lambiance gnrale de travail des individus afin de minimiser les risques de
34
rsistance des utilisateurs finaux .

Pour pallier les risques lis une rsistance, il est dabord indispensable de la
comprendre ; il faut alors considrer les ressentis (la peur notamment) qui peuvent
en dcouler. Ensuite, rendre le projet attrayant peut aider matriser des attitudes
plus ou moins ngatives.
4.5.6 PERSPECTIVES EN TERMES DACCOMPAGNEMENT
Des perspectives peuvent tre imagines et mme souhaites.

Une action de sensibilisation peut tre mene, cadre autour des questions relatives
la confidentialit des donnes. La solution idale prcdemment voque, en
termes daccompagnement au changement, peut de ce fait se mettre en place, si un
suivi des actions est propos a posteriori.
Dans la solution idale , il est question dimposer des rgles strictes, quil savre
difficile appliquer si aucun poste ddi la documentation nexiste.
Cest pourquoi une action de sensibilisation parat tre une solution intermdiaire, et
envisageable. Les salaris peuvent en effet se montrer rfractaires devant des rgles
complexes et nombreuses, mais plus enthousiastes devant un projet dit de
sensibilisation : le sujet est ainsi abord de faon moins violente , moins brute.

en mode projet : Quand, comment et jusquo ? TEMA. 2007. Disponible sur :
http://www.mlequint.net/site/documents/ERP_accompagnement_au_changement.p
df
34
Page 61
On peut imaginer organiser cette action sous forme de tables rondes, avec des
questions relatives des cas concrets, des cas pratiques.
Les perspectives sont alors claires ; les salaris peuvent se projeter dans leur travail,
et mme rsoudre des questions qui peuvent, sur du long terme, faciliter leur
quotidien : un agent qui a connaissance des procdures relatives aux donnes
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
confidentielles des personnes, est mme de renseigner autrui, ou encore de se /

les protger lgalement.
Il est noter que laffirmation dune dontologie est une condition ncessaire pour
quune profession soit reconnue et considre comme telle. Un comportement
35
professionnel doit tre soumis des normes thiques () .

Des rgles connues, diffuses, et respectes sont la clef dune gestion optimale des
documents ; pour ce faire, il est cependant indispensable de sensibiliser lentreprise,
et lensemble des acteurs concerns, de prsenter les enjeux, avant d imposer
toute pratique. La perspective correspond donc davantage (dans un premier temps)
une dmarche intellectuelle.
Un changement est un processus de passage dun tat A vers un tat B.
Ce processus sopre en rponse des modifications de lenvironnement, la fois
36
sur les organisations et sur les individus qui les composent .

Larticle rfrenc ci-dessus et propos par le CEPID rappelle que deux individus,
face un mme changement, sadapteront diffremment (plus ou moins bien, plus
ou moins rapidement).
Lapprentissage, parfois, ncessite un investissement lourd ; pour limiter ce poids, il
est dors et dj important de mesurer, avec les salaris concerns,
les
rpercussions positives.
ACCART, Jean-Philippe, RETHY, Marie-Pierre. Le mtier de Documentaliste.

Cercle de la Librairie. 451p. 2003. ISBN 2-7654-0872-6
36 De Divonne, Philibert. La Lettre du CEDIP. En lignes. Conduire et accompagner
les changements. 2005. n33. Disponible sur :
35
Page 62
En travaillant en collaboration et via des axes de communication stratgiques, la

charge des bouleversements est minimise ; ces derniers sont mme alors valoriss.
Nous avons vu que tout projet li une rorganisation impose rigueur et stratgie.
Une approche pdagogique et ludique favorise alors la transmission : celle des
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
connaissances thoriques aborder, et celle des mthodes adopter. Cela permet

de pallier un ventuel problme de rsistance, auquel nous sommes cependant peu
confronts durant la mission ici dcrite.
Le parallle entre KM et GED peut maintenant tre propos ; ici, gestion des
connaissances et gestion documentaire se dploient dans un mme projet (). La
rflexion peut donc se dvelopper autour de comparaisons entre plusieurs concepts,
redfinis plus loin.
Page 63
5. KM ET GED
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5.1 PARALLELE
Le Knowledge Management - que lon traduit communment en franais par Gestion

des connaissances - et la Gestion Electronique de Documents, par dfinition, sont
dors et dj lis par une action : grer.
Pour que la gestion soit considre comme telle, dautres verbes daction importants
mergent dans sa dfinition ; si celle-ci prend en compte ces lexiques parallles, et
quelle les dfinit avec autant de considration, alors la notion de gestion prend toute
sa valeur.
La gestion des connaissances suppose un certain nombre dactions, mises en
vidence dans ce que lon nomme le cercle vertueux de la gestion des
37
connaissances .
La GED quant elle, permet de dmatrialiser, classer, grer et stocker les

documents ; aujourdhui, on peut mme dire quelle est un vritable outil de gestion
de linformation avec pour mission premire doptimiser les processus de travail
38
collaboratif, de capitalisation et dchanges .
Knowledge Management (KM) - Gestion des connaissances. Le projet de gestion

des connaissances.
Disponible sur : http://www.commentcamarche.net/contents/entreprise/km.php3
38 LEBAS, Philippe. ARDRAsoft. Comment russir son projet de gestion
documentaire. 2007. Disponible sur http://www.mase37
solutions.com/Documentation/Bien%20g%C3%A9rer%20un%20projet
%20documentaire.pdf
Page 64
Grer un document suppose donc ici un dploiement dactions nombreuses et

complmentaires telles que : rdiger, valider, formater, publier, stocker, classer,
diffuser, rechercher, restituer, archiver, rviser,
Dans les deux cas, nous sommes confronts des actions multiples, qui se
coordonnent dans un ordre, et selon une logique procdurale bien dfinie.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
De plus, on retrouve des notions communes, comme le partage / lchange, la

gestion, la valorisation,
Dans une entreprise, entreprendre un projet de GED, ou mettre en place une
politique de KM, vise rendre le personnel plus productif, cherche amliorer la
performance de la structure. La gestion est donc encore de mise, puisquelle
concerne le fonctionnement global au sein de lentreprise, et englobe de ce fait tant
les Hommes que les outils.
Le KM, comme la GED, aspire enrichir les connaissances - et donc linformation,
afin de dvelopper et conserver lintelligence de lentreprise et donc les documents
refltant lactivit dans son ensemble.
Dans un projet relatif limplantation dun systme de GED au sein dune entreprise,
ne cherchons-nous pas au pralable dfinir des mthodes et des techniques
adquates ?
Celles-ci ne visent elles pas galement identifier, mmoriser, partager () ?
De plus, mme si la dfinition est quelque peu rductrice, le document nest il pas
gnralement un support de la connaissance ou du moins une composante de celleci ? Document et connaissance sont alors des termes voisins bien que diffrents
Enfin, dans son tude, Eric MIJONNET compare le Knowlegde Management avec le
39
Social Computing (quil considre comme le prolongement du travail collaboratif) .

Dans la mesure o nous avons insist sur limportance de la collaboration dans les
outils de GED, nous pouvons indniablement prendre appui sur lanalogie propose.
Ainsi, la gestion des connaissances gnre des difficults de mise en uvre, part
rapport aux choix auxquels les projets sont confronts.
MIJONNET, Eric. Pourquoi faut-il considrer la nouvelle stratgie Lotus dIBM ?
Analyse de la stratgie Social Business dIBM, et focus sur son offre Lotus Live.
[Livre Blanc]. 2011. 49p. Disponible sur :
39
Page 65
5.2 PENSER LA DRH COMME UNE COMMUNAUTE DE PRATIQUE
Au sens tymologique du terme, communaut vient de cum + munus. Il sagit dun

groupe de personnes ( cum ) qui partagent quelque chose ( munus ) un bien,
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
une ressource, ou encore une obligation, une dette.

Les communauts professionnelles sintressent au partage de la connaissance,
sa transmission, et donc au Knowledge Management. Lchange, le partage, la
communication, et la collaboration sont au cur des communauts. Elles se forment
pour des raisons instinctives (besoins fondamentaux humains), ou utilitaires (qute
de performance). Aujourdhui, ces communauts prennent forme physiquement ou
virtuellement, via le dveloppement de linformatique, dinternet, ou encore des
rseaux sociaux.
Un individu appartient plusieurs communauts, il doit donc adapter son
comportement chacune de celles-ci. Il existe plusieurs types de communauts ;
Jean-Yves PRAX, qui dfinit les communauts comme groupes dindividus se
regroupant dans lattente dun bnfice collectif ou pour partager des valeurs, des
croyances, des pratiques ()
40
; distingue quatre types de communauts : la
communaut dintrt, la communaut de pratique, le groupe projet et le staff

permanent ().
Selon Etienne WENGER, la communaut de pratique est un regroupement
informel d'individus ayant en commun un domaine de spcialisation prcis et une
passion pour un projet collectif : ingnieurs travaillant dans les forages en eau
profonde, consultants spcialiss dans le marketing stratgique, responsables du
41
traitement des chques dans une grande banque en rseau .
PRAX, Jean-Yves. Le manuel du Knowledge Management. Dunod. 511p.

2007. ISBN 978-2-10- 051191-4
41 Wenger, Etienne. Communities of Practice. Learning, Meaning, and Identity.
Cambridge University Press. 1998. ISBN 0521663636
40
Page 66
Elle repose sur 3 lments essentiels :

o Le domaine : on partage un domaine d'intrt commun, des comptences
sont partages
o La communaut : des actions et discussions sont communes lensemble du
groupe, qui partage des informations, et au sein duquel les membres ne
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
travaillent pas forcment pour la mme entreprise.

o La pratique : il existe un rpertoire commun de ressources ; aussi, une base
de connaissances communes doit tre tablie. La pratique va sappuyer sur
des outils choisis par le groupe.
Le fonctionnement de lentreprise et des acteurs qui y jouent un rle, peut tre
compar ce que nous venons de dcrire ci-dessus.
Le service DRH, par le biais duquel notre analyse se dveloppe, travaille
quotidiennement autour dactions communes, de ressources communes et/ou
partages, et de comptences mises contribution vers un mme objectif : la
russite dans laccomplissement de tches.
Cette comparaison permet de mettre une fois encore en vidence, le fait que des
concepts sallient pour aider des individus tre plus efficaces.
Les communauts ont besoin doutils pour vhiculer leurs connaissances communes,
et capitaliser leurs actions.
Cest l que la GED peut intervenir, afin de pallier certaines failles du systme,
proposer alors un support matriel stable, pour rendre plus fort et plus efficace le
rseau humain dj constitu.
5.3 LA REORGANISATION VIA LA GED
La mission nous permet ici de considrer lintervention de la GED comme un remde

possible aux maux identifis dans lentreprise. Au cur de la mission, merge un
tat de fait ne pas ngliger : la GED suppose linclusion de bouleversements, tant
du ct de la gestion documentaire proprement dite (et cest le but recherch), que
du ct organisationnel.
Page 67
La rorganisation concerne donc plusieurs volets, matriels et humains. La nouvelle

organisation impose donc des contraintes, mais ses apports sont indniables.
La GED et les ECM (Enterprise Content Management), lre du numrique,
sinsrent dans le monde de lentreprise comme une vidence ; des procdures
managriales mergent et salignent sur ces outils novateurs et prometteurs. La
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rorganisation doit en effet concorder avec les volutions de toutes natures, prendre
en compte les outils disponibles sur le march. Les ECM, qui rassemblent plusieurs
solutions
logicielles,
sorganisent
autour
dinformations
structures
et
non
structures, se cadrent sur les tapes du cycle de vie des contenus numriques,
dans leur ensemble.
Le futur de lentreprise est difficilement caractrisable ; les perspectives davenir
peuvent nanmoins tre apprhendes, grce une analyse pralable des outils
disponibles. Lobjectif premier reste lui, inchang, il sagit toujours doptimiser les
ressources, lInformation en gnral, et favoriser sa diffusion (et de ce fait, la
transmission des connaissances).
La GED apparat donc comme une vritable solution dorganisation documentaire, et
comme moyen danticiper les volutions de diverses natures.
Plus que dorganiser la documentation, la GED organise intgralement son
classement.
Mme si tous les contenus de lentreprise ne portent pas un statut dit documentaire,
on peut dire quau fil du temps, lorganisation au niveau global de lentreprise
rejoint les proccupations constantes des documentalistes
42
. Il faut en effet
considrer la masse dinformation traite, et son htrognit, dans un contexte

mouvant : linformation peut tre la fois textuelle et numrique, ou encore exister
sous forme de sons, dimages, et elle peut tre utilise de diffrentes faons, via
diffrents supports. Lorganisation savre donc complexe, devant se pencher sur
des problmatiques concernant tantt la scurit, tantt la prennit, tantt
laccessibilit ().
La GED considre ces facteurs, et fait suite au concept de bureau sans papier .
ACCART, Jean-Philippe, RETHY, Marie-Pierre. Le mtier de Documentaliste.

Cercle de la Librairie. 451p. 2003. ISBN 2-7654-0872-6
42
Page 68
5.4 VERS UNE BONNE GESTION DOCUMENTAIRE
Organiser les informations dont on dispose pour que chacun puisse les retrouver
facilement et rapidement () au moment o il en a besoin est une mission
43
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
administrative ternelle . En outre, quiconque doit pouvoir faire sa recherche ou

son classement de faon autonome, avec les bonnes clefs en mains. Christine
HARACHE et Martine LAUNET, dans leur ouvrage, donnent dailleurs limage dun
tranger, arrivant Paris, seul ; le plan, comme le plan de classement dans un
contexte documentaire, est loutil indispensable, condition dtre bien conu. Il
permet de se situer, en suivant une logique si possible guide par un index.
La gestion documentaire est donc difficile mettre en place, et doit tre considre
comme un processus continu.
Le parallle entre Knowledge Management et Gestion Electronique de Documents
nous a permis dapprivoiser dun mme flot, les problmatiques lies aux contenus et
celles lies aux acteurs. La gestion documentaire prend en effet tout son sens si elle
met contribution les acteurs ; le projet doit tre collectif.
Lorsque les deux concepts sallient vers un mme objectif, celui de concevoir un
systme de gestion documentaire pertinent, alors, la mise en uvre est facilite ; le
projet a plus de chances daboutir et de satisfaire lensemble du groupe concern.
La dmarche est donc la fois matrielle, et intellectuelle ; il sagit en outre dun
processus en perptuelle volution. Si toutes les ressources sont mises
contribution, alors la gestion documentaire sen voit amliore ; surtout, elle voluera
en fonction des volutions mergentes, au niveau des outils, des mthodes, des
conceptions, des procdures,
HARACHE, Christine, LAUNET, Martine. Organiser et faire vivre le classement.

ESF. 133p. 2000. ISBN 2-7101-1410-0.
43
Page 69
La gestion documentaire nest alors pas fige, dans la mesure o elle doit sadapter
aux process managriaux existants (en fonction des entreprises ou par-del les
frontires), et prendre en compte les contextes diffrents (matriels et humains).
Lefficacit dun systme de gestion documentaire est de ce fait difficilement
mesurable, mais ce systme peut tre qualifi de pertinent si au pralable, il mesure
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
limportance des points thoriques que nous venons de balayer.

Rappelons que la gestion documentaire vise apporter un mode de gestion
44
scuris, traable, organis et collaboratif aux documents des organisations .

Les fonctionnalits stratgiques de la GED en termes de gestion documentaire se
rsument : organiser, visualiser et archiver les documents, quelle que soit leur
typologie ; la recherche peut en outre tre facilite via lindexation.
La gestion documentaire sous-entend donc des questionnements multiples, mais des
solutions nouvelles existent pour tenter dy rpondre ; progressivement, lefficacit de
celles-ci peut tre teste et mesure selon les besoins et attentes identifis.
CHOPPY, Thomas, NERDEN, Patrick. GED Open Source [Livre Blanc].

2010. Disponible sur : http://ged-open-source.smile.fr/De-la-GED-a-l-ECM
44
Page 70
6. PERSPECTIVES POUR UNE MEILLEURE GESTION DES

CONNAISSANCES
Le plan de classement peut par la suite tre rexploit afin dlaborer un tableau de
gestion, prsentant davantage de renseignements relatifs chaque contenu : la
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
dure de conservation, le sort final lissue de la dure darchivage, les textes de

rfrence. Il peut aussi servir llaboration de rfrentiels, tels que les ontologies,
les thsaurus,
En termes de perspectives, les recherches effectues concernant la rglementation
en vigueur peuvent tre pousses, exploites ; elles contribueraient ainsi une
gestion optimale de lInformation. Grer lensemble des procdures permet de grer
les documents et donc les connaissances, dans leur ensemble.
Ainsi, les points thoriques prsents en aval peuvent tre formaliss et intgrs la
gestion des documents. Les connaissances sont alors mises en avant, valorises,
explores et transmises dagent agent, suivant le fil des volutions tant du ct
managrial que du ct des technologies.
Les documents, quelle que soit leur typologie, ou encore leur statut, peuvent tre
exploits pour la mmoire dentreprise ; on parle alors de mmoire documentaire.
La mmoire dentreprise peut tre matrialise de plusieurs manires, via des
applications, des mthodes bien spcifiques, conues pour capitaliser les
connaissances de la structure.
On peut dailleurs citer le projet Diadme, un exemple de mmoire documentaire
45
illustrant la notion de systme de gestion des connaissances collectives . Dbut

en 1996 au sein de la direction Recherche et Dveloppement dEDF, le projet vise
notamment simplifier la transmission des connaissances entre ingnieurs ().
Diadme se caractrise par des outils de production, de recherche, dindexation, de
communication ().
DIENG, Rose [et al.] Mthodes et outils pour la gestion des connaissances.
Paris.302p. 2000. ISBN 2- 10-004574-1
45
Page 71
Gestion des connaissances et gestion des documents sont donc troitement lies.
Les perspectives dans ces domaines sont fleurissantes ; les recherches et les
technologies ne font que les accrotre. Le progrs sinstaure et suppose que la
mmoire dentreprise prendra toute son ampleur grce aux modles managriaux et
aux nouvelles techniques.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
La GED rpond des problmatiques de travail ; les rpercussions sont videntes

sur lorganisation gnrale de lentreprise, et sur la transmission du savoir entre
salaris.
Pour avoir une ide de ce que sera lentreprise de demain, il est galement
intressant de se pencher brivement sur le Record Management (RM), qui vise
grer les phases de vie des documents, aprs leur Dure dUtilit Administrative
Le RM apporte des rponses supplmentaires (par rapport la GED), lies la
gestion des risques, et la valeur lgale des documents ; le RM insiste sur
limportance de prserver les pices darchives, et sur le statut de preuve.
En termes de perspectives donc, on peut dire (de faon simplifie), que lorganisation
dune entreprise peut sanalyser et se mesurer via diffrents axes :
o Le matriel (les outils et leur fonctionnement) : via la GED
o Lhumain (ses connaissances et son fonctionnement) : via le KM
o Les normes : via le RM
Les entreprises doivent aujourdhui considrer la gestion des connaissances comme
tant un vritable levier stratgique de dveloppement.
Page 72
CONCLUSION
Mettre en place une mthodologie de gestion documentaire au sein dune entreprise

permet de revenir sur moultes interrogations dj formules dans des contextes plus
ou moins semblables.
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A ces questions mergentes, il est possible de rpondre de plusieurs faons ; les

solutions possibles sont autant de perspectives que lentreprise peut et doit
aujourdhui envisager, lheure o les nouvelles technologies sont la fois
prometteuses, diverses, et complexes.
Nous avons pu voir en prenant appui sur un cas concret, que la GED permettait
dapprhender la gestion des connaissances grce des outils et mthodes qui ont
fait leurs preuves et qui ne demandent qu tre exploits par les communauts
professionnelles.
Les notions de classement, lre du groupware, du workflow, et de ce que certains
nomment dj le Web 3.0, doivent tre connues et matrises par les entreprises ;
elle sont ainsi plus performantes et plus innovantes.
La GED est donc sollicite, considre comme pilier de toute gestion documentaire.
Cependant, les salaris, dans nombre de structures, demeurent perplexes devant les
mots archives , documentation , ou encore information , et voient
difficilement ce que les notions recouvrent. Les actions mener restent difficiles
dterminer ; des termes voluent, dautres naissent.
Lorsque lon cherche mettre en place une mthodologie stable et efficace, il est
la fois complexe et indispensable de se demander quelles priorits sont dfinir,
dans un contexte sans cesse mouvant
Page 73
BIBLIO/WEBOGRAPHIE
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
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Disponible sur :
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un contexte de formation continue. 2010. 47p. Master 2 ICD GIDE. Lille 3.
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LEXIQUE
Cloud Computing : Fait rfrence l'utilisation de la mmoire et des capacits de

calcul des ordinateurs et des serveurs rpartis dans le monde entier, et lis par un
rseau, tel Internet.
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
Les utilisateurs du nuage peuvent ainsi disposer d'une puissance informatique

considrable et modulable.
Source : http://www.journaldunet.com/solutions/systemes-reseaux/analyse/le-cloudcomputing-l-informatique-de-demain.shtml
Cote : Ensemble de symboles identifiant chaque article dun service archives et
correspondant sa place dans le cadre de classement ou son adresse dans les
magasins.
Source : Association Des Archivistes Franais. Abrg d'archivistique : principes et
pratiques du mtier d'archiviste
Document : Tout lment de connaissance ou source dinformation, quel que soit le
support utilis. Ensemble form par un support et une information, gnralement
enregistr de faon permanente, et tel quil puisse tre lu par lhomme ou la machine
(ISO).
Source : ACCART, J-P et RETHY, M-P. Le mtier de Documentaliste.
Dossier : Ensemble de documents constitus soit organiquement par le producteur
darchives pour la conduite ou le traitement dune affaire, soit par regroupement
logique du classement dans le service darchives.
Dure dUtilit Administrative (DUA) : Dure lgale ou pratique pendant laquelle
un document est susceptible dtre utilis par le service producteur ou son
successeur, au terme de laquelle est applique la dcision concernant son traitement
final.
Page 78
Le document ne peut tre dtruit pendant cette priode qui constitue sa dure
minimale de conservation.
ERP : Enterprise Ressource Planning . Homognise le Systme d'Information de
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
l'entreprise avec un outil unique, capable de couvrir un large primtre de

gestion ()
Progiciel de Gestion Intgr (PGI) : Utilisation du terme dans les pays francophones.
Source : http://www.entreprise-erp.com/articles/definition-erp.html
Flux RSS : Fichier texte dont le contenu est produit automatiquement en fonction
des mises jour d'un site Web.
Le contenu est laiss au libre choix du producteur du flux ; en gnral, il se compose
des titres des mises jour, des liens hypertextes correspondants, et de descriptions,
en quelques lignes, de ces mises jour.
Source : http://www.journaldunet.com/solutions/0410/041029_faq_rss.shtml
Groupware : Signifie littralement collectique . Dfinit les mthodes et les outils
permettant des utilisateurs de mener un travail en commun travers un rseau
dentreprise ou dorganisation ().
Source : LEBAS, Philippe. ARDRAsoft. Comment russir son projet de gestion
documentaire
Intranet : Ensemble de services utilisant des technologies bases sur des protocoles
internet destines un rseau local ().
Chaque entreprise peut, grce cet ensemble de services, raliser un systme
dinformation interne.
documentaire
Mtadonnes : Ensemble structur de donnes cres pour fournir des informations
sur des ressources lectroniques.
Source : http://www.adbs.fr
Page 79
Plan de classement : Document qui prsente une classification de manire

ordonne, en faisant apparatre la signification donne chaque indice et, le cas
chant, les relations entre les classes.
Source : http://www.adbs.fr
Records Management : Champ de lorganisation et de la gestion en charge dun
mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011
contrle efficace et systmatique de la cration, de la conservation, de lutilisation et

du sort final des documents, y compris des mthodes de fixation et de prservation
de la preuve et de linformation lies la forme des documents.
Source : ISO 15489 - RM
Signet : Permet, sur Lotus Notes, de crer des liens vers des lments de Notes ou
dInternet (Bases, vues, documents, pages web ou encore forums de discussion).
Source : DABURON, Batrice. Lotus Notes : utilisateur.
Travail collaboratif : Dsigne la coopration entre les membres d'une quipe afin
d'atteindre un but commun.
Cooprer, c'est partager avec les autres (partenaires, clients, fournisseurs,
collaborateurs, prescripteurs...) des valeurs, un projet, des connaissances, des
ressources, des outils.
Source : http://www.travail-collaboratif.info/?DefinitionTravailCollaboratif.fr
Wiki : Site Web o les utilisateurs peuvent ajouter, retirer et diter chaque page en
utilisant un navigateur Web.
Source : http://www.elanceur.org/Articles/Cestquoiunwiki.html
Workflow : Signifie littralement flux de travail . Les outils workflow permettent de
modliser et de grer des tches dfinies dans un processus mtier, en associant
cette suite de traitements informatiques, tous les acteurs du dit processus.
documentaire
Page 80
ANNEXES
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SOMMAIRE DU PLAN DE CLASSEMENT : MODELISATION
EXTRAIT DU TRAVAIL DE MODELISATION
PLAN DE CLASSEMENT : EXPLICATIF
EXPLICATIF VIA UN EXTRAIT DU PLAN DE CLASSEMENT DEFINITIF
Page 81

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MISE EN PLACE DUNE METHODOLOGIE DE

TABLE DES MATIERES

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

M. Jean-Franois DEVELEY, pour mavoir accueillie au sein de son service, et pour

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

Mettre en place une mthodologie de gestion documentaire au sein dune entreprise

To implement a document management system in a firm

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

Le travail ralis sur lorganisation de lInformation permet de mettre en parallle

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

mem_00629437, version 1 - 5 Oct 2011

Le groupe EDF intgre les mtiers de lnergie : de la production au ngoce et aux

o La Division Collectivits Territoriales (DCT) :

intercommunalits, collges, lyces) et des bailleurs sociaux (Office Public HLM,

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

Ces divisions s'appuient sur huit directions fonctionnelles :

Cadres & Dirigeants Communication

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Juridique Marketing Stratgique Ressources humaines Systmes d'informa

1.1.2 LA DIRECTION COMMERCE

Le stage seffectue au sein de la Direction Commerce.

o Crer de la valeur conomique pour le groupe

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

1.1.3 LA DIRECTION RESSOURCES HUMAINES

La Direction Ressources Humaines Commerce Nord Ouest a un rle de conseil et

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La DRH Commerce sorganise autour de 9 actions :

1.2 LA MISSION DE STAGE

La direction souhaite mettre en place une mthodologie de classification des

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

Il sagit finalement de mettre disposition des diffrents acteurs, au sein de leur

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consquent couvrir les principaux domaines mtiers et besoins utilisateurs.

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

Les diffrentes tapes de travail sont transversales la mthodologie propre

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duquel lanalyse est effectue.

La mission de stage ainsi dcrite (la structure, les demandes formules, la

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

2. LES CONCEPTS CLEFS

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o La Gestion lectronique de Documents (GED) :

La GED recouvre le management des documents qui circulent au sein de

Le Journal du Net. LEncyclopdie e-Business. Disponible sur :

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

lectronique de linformation ou de documents existants GEIDE) recouvre

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numriques de toutes origines .

L'acquisition des documents

En dfinitive, la GED correspond la gestion du document, de sa cration ou

Centre de ressources pour l'enseignement professionnel en conomie-gestion.

BOURGOUIN Carine Mmoire de stage M2 ICCD (GIDE) 2011

LECM (Enterprise Content Management ou Gestion des contenus dEntreprise),

LECM vise donc mieux matriser la masse de documents stocker par

systmes de gestion des organisations .

CHOPPY, Thomas, NERDEN, Patrick. GED Open Source [Livre Blanc].