UNIVERSIDADE DE SO PAULO

REITORIA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO

COMUNICADO IMPORTANTE
Devidamente formalizados os Contratos para a Aquisio Centralizada de Livros tcnico-cientficos Nacionais e
DVD's, para o acervo bibliogrfico das seguintes Unidades da USP: EACH, EEL, ESALQ, FAU, FEARP,
FFCLRP, FM, FMRP, FMVZ, IB, IF, IME, IO, IP e MAC, cujo processo, lembramos, trata-se de Projeto Piloto, com
aquisio centralizada na CODAGE, onde e as atividades de empenhamento da despesa, recebimento do
material, processamento dos pagamentos e gesto do processo at sua concluso, so de responsabilidade das
equipes das Unidades interessadas, a exemplo do que ocorre nos processos de contratao centralizada de
servios de limpeza, vigilncia e portaria.
Para uma melhor compreenso e para facilitar os trabalhos, abordaremos a seguir os procedimentos a serem
adotados quando do recebimento, pela equipe responsvel, dos ttulos do referido Prego e da concernente
documentao fiscal:
1. Recomendamos, a todos os envolvidos, a leitura minuciosa das clusulas contratuais para melhor
conhecimento do assunto.

2. A entrega dos ttulos ser acompanhada de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica - DANFE
(DOC. 01), cuja funo acobertar o transporte da mercadoria at o cliente comprador (destinatrio),
onde, no campo NATUREZA DA OPERAO, dever constar: VENDA. No poder constar como:
SIMPLES REMESSA, caso isso acontea entrar em contato com o fornecedor para solicitar a troca da
NF-e para VENDA. O responsvel pelo recebimento e/ou Biblioteca deve assinar, datar e escrever A
CONFERIR no canhoto da DANFE (que deve estar nas laterais ou na parte superior da Nota Fiscal
eletrnica) e devolv-lo ao entregador, no ato da entrega.

a. Quando do recebimento dos livros devidamente acompanhado da DANFE, colocar

imediatamente a data de recebimento da Nota Fiscal, utilizando o 1 carimbo de recebimento
de material / Nota Fiscal (DOC. 02), no verso da Nota Fiscal, preenchendo os campos de data e

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nome com letra legvel e assinando. Salientamos que o preenchimento do campo de data
imprescindvel para fins de comprovar se a entrega do ttulo ocorreu dentro ou fora do prazo
fixado em contrato.
b. Os dados das empresas contratadas constam do DOC.08

3. Proceder conferncia do ttulo entregue com a planilha Demonstrativos de Pagamentos

encaminhada pelo DA-Apoio da Reitoria.

a. Eventuais questes de troca de livros devero ser tratadas diretamente com o fornecedor,
utilizando sempre o Comunicado de Recusa de Material (DOC. 05). Alertamos que as trocas
devero ser por motivos de defeitos/danos nos livros solicitados, e no a troca por um livro no
licitado.

b. Os Demonstrativos de Pagamentos sero encaminhados pontualmente para os emails

constantes do Anexo II do Contrato.

4.

Estando o material recebido, de acordo com o presente ajuste, o recebimento definitivo ser feito
utilizando-se o 2 carimbo de Recebimento do Material (DOC. 02), esta inspeo final tem um tempo
estimado de execuo de, no mximo, 5 dias teis, nos termos do pargrafo 5 da Clusula Segunda do
Contrato.

5. Providenciar, no mesmo dia em que proceder ao recebimento definitivo, o encaminhamento da DANFE

ao setor da unidade responsvel pelo processamento do pagamento, a qual no dever conter rasuras

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(nem mesmo tiques de conferncia). Alertamos ainda sobre a importncia na agilidade deste envio
para que se tenha tempo hbil de processar o pagamento do fornecedor sem atraso, pois, caso isso
ocorra, os rgos de Auditoria da USP podero apurar eventuais responsabilidades na ocorrncia de
possveis problemas a esse respeito (ex.: protesto de ttulos).

a. Ressaltamos as disposies do Pargrafo 1 da Clusula Segunda do Contrato;

Podero ser aceitas entregas parciais, em no mximo 04 (quatro) lotes, desde que no
ultrapasse o prazo de 60 (sessenta) dias e que, no mnimo, 70% (setenta por cento) dos
ttulos adjudicados sejam entregues at o 3 Lote.
b. As notas devero ser lanadas no Demonstrativo de Pagamento na planilha (ABA)
correspondente a cada CONTRATADO (DOC. 07), apurando-se o saldo restante a ser entregue
pelo contratado. Esses lanamentos so essenciais para controle dos itens entregues e no
entregues, e ao final do contrato facilitar o envio dos nmeros dos tombos.
Exemplo do lanamento

1 LOTE
ITEM
FATURADO
85,46

SALDO

NOTA FISCAL
NF
17.530,
10/12/2014

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6.

O setor responsvel pelo processamento do pagamento dever providenciar um protocolado, que

posteriormente ser encaminhado a Reitoria, com os documentos abaixo relacionados (DOC. 04
Protocolado de pagamento):
a. NF-e original (NATUREZA DA OPERAO: Venda) com os dois recebimentos no verso;
b. Autenticao das NF-e no site da Receita Federal, impresso, carimbado, datado e assinado;
c. Demonstrativo de Pagamento com as notas relacionadas aos seus respectivos itens devendo ser
rubricado em todas as folhas, carimbado, datado e assinado na ltima folha. (para facilitar a
impresso devero ser exibidos apenas o ltimo lote pago e o atual a ser pago, devendo-se
ocultar as colunas dos demais lotes);
d. Comunicado de Aplicao de Multa (DOC. 04 fls. 27) - Se a entrega for feita com atraso dever
ser elaborado o Comunicado de Aplicao de Multa e o mesmo deve ser encaminhado ao
contratado por email/fax. Para a liberao do pagamento necessrio que a resposta com o
ciente/de acordo do fornecedor esteja anexo aos autos. Cabe ressaltar que como as
prorrogaes sero tratadas pela Reitoria, quando da elaborao do referido comunicado
certificar-se de que no existe tramitao de pedido de prorrogao.
e. Liquidao de pagamento. Lembramos que quando da elaborao do Esboo da Liquidao
dever ser arquivado no Sistema Mercrio o XML (DOC. 03) das DANFEs correspondentes ao
pagamento em questo.

7. Eventuais solicitaes de cancelamento de ttulos esgotados sero tratadas diretamente com as

Unidades conforme os seguintes passos:
a. A empresa encaminha, em papel timbrado, carta solicitando cancelamento de itens, respeitando
as disposies do Pargrafo 4 da CLUSULA SEGUNDA DO PRAZO DE ENTREGA E DA
VIGNCIA;
b. Abrir protocolado conforme DOC. 06, (um para cada contratada, utilizando os dados do referido
prego para o campo assunto;
c. A rea tcnica dever proceder a anlise/verificao das informaes fornecidas pela Contratada
atestando ou no a veracidade do pedido da empresa e anexando ao protocolado a sua anlise
(ex. pgina da internet);

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d. A empresa dever ser comunicada da deciso sobre sua solicitao;

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e. Para o item aceito como esgotado, registrar no Demonstrativo de Pagamento a palavra

ESGOTADO no campo destinado a NOTA FISCAL registrando tambm na coluna de
PENDNCIAS;

SITUAO
ESGOTADO
PENDENTE

PENDNCIA
ITENS
1
1

QTDE
1
6

f. Quando da eventual solicitao de outro pedido de esgotado pela mesma empresa, dever ser adotado o
mesmo procedimento no protocolado j aberto, com envio Reitoria apenas na finalizao do contrato ou
quando o protocolado atingir o mximo de 300 folhas, o que ocorrer primeiro.
8. Eventuais solicitaes de prorrogaes de prazos de entrega sero tratadas junto ao DA-Apoio da
Reitoria. Caso a Unidade receba alguma solicitao de Prorrogao de Prazo dever ser encaminhada
primeiramente para o email: da-apoio@usp.br e posteriormente os originais para: Rua da Reitoria, 374
1 Andar Ala Norte. A/C : Apoio-DA Departamento de Administrao da Reitoria.