Cdigo : SGC-PR-06

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE CALIDAD

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PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS

Versin: 6
Vigente a partir de:
2011-09-13

1. OBJETIVO : Desarrollar e Implementar el procedimiento para el control de documentos requeridos por el sistema
de Gestin de calidad de la Universidad de Nario, con el fin de que la informacin y las evidencias estn disponibles
en todo momento.
2. ALCANCE : Este procedimiento comprende desde la necesidad de creacin del documento para evidenciar el
desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad de
Nario, hasta su elaboracin o recibo, implementacin, distribucin y conservacin para asegurar su permanencia y
control, sirviendo de apoyo en la toma de decisiones.
3. RESPONSABLE : Asistente Tcnico de Archivo y Correspondencia, Responsable por la Direccin del SGIC, Equipo
de Calidad y Lderes de Proceso.

4.a PROVEEDOR

4.b INSUMOS
Necesidad de documentar y evidenciar los procesos y
procedimientos del SGC.
Control, Modificacin y Eliminacin de documentos.

Lderes de Proceso.
Dependencias.
Procesos.

5.a RESULTADOS
Documento elaborado, controlado y disponible.

5.b QUIEN RECIBE EL RESULTADO

Comunidad Universitaria
Comunidad en General

6. REQUISITOS LEGALES:
-Acuerdos del Archivo General de la Nacin: 07 de 1994, 060 de 2001, 042 de 2002;
-Ley 594 de 2000
-NTC GP 1000 : 2009 - Numeral 4.2.3 Control de documentos
-MECI 1000 : 2005
-NTC ISO 17025
-NTC ISO 9001: 2008 - Numeral 4.2.3 Control de documentos
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
-Gua para la Elaboracin de Documentos del SIGC - SGC-GU-01
-Instructivo de Codificacin del SIGC - SGC-IN-01

8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:

-Listado Maestro de Documentos Internos - SGC-FR-17.
-Listado Maestro de Documentos Externos SGC-FR-18
-Control de Entrega de Documentos - SGC-FR-35
-Solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos - SGC-FR-20
-Formato Control de Cambios - SGC-FR-19

9.a. NOMBRE DEL INDICADOR

9.b. FRMULA

9.c. FRECUENCIA

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INICIO

Servidor
Responsable

Identificar la
necesidad de crear,
modificar o eliminar
un documento

El documento
es Interno?

Diligenciar Listado
Maestro de
Documentos Externos

No
Lder del
Proceso

Si
Solicitar la creacin,
Modificacin
eliminacin del
Documento

Lder del
Proceso

Si

Es Modificacin?

Servidor
Responsable

V-A

FIN

Revisar los Documentos

Externos y actualizar el
Listado Maestro mnimo
cada seis meses

Se revisa el Formato de solicitud de Creacin,

Modificacin o Eliminacin, y la adecuacin del
documento en cuanto a forma, gramtica, ortografa,
pertinencia y cumplimiento de los requisitos de la Gua
para Elaboracin y Control de Documentos del SIGC.

Revisar el
documento

La solicitud
cumple con los
requisitos?

Servidor
Responsable

Hacer
Seguimiento

Se solicita va correo electrnico al Asesor de Calidad,

mediante el Formato de Solicitud de Creacin, Modificacin o
Eliminacin de Documentos, Cdigo SGC-FR-20, adjuntando
borrador digital del documento.

P
Asesor de
Calidad

Almacenar el
Documento

Devolver el
Documento

No
Asesor
de
Calidad

Corregir el
documento
devuelto
Lder del
Proceso

Se marca en el SGC-FR-20, la casilla correspondiente

a No aceptado, con las observaciones del caso, y se
lo enva a la Dependencia interesada.
Si
Asesor
de
Calidad

Registrar Cambio

No

Es Eliminacin o
Anulacin?

Recoger Copias
Controladas y
origiinales

Si
Servidor
Responsable

Se registra el cambio en el documento modificado, el

Formato Control de Cambios SGC-FR-19, y el Listado
Maestro de Documentos Internos SGC-FR-17.

La dependencia
requiere el
documento para
consulta?

Sellar el
Documento
Obsoleto

S
Archivo
Central

No
No

Asesor
de
Calidad

Incluir en el
Listado Maestro
de Documentos

H
3

Se diligencia el Listado
Maestro
de
Documentos
Internos
SGC-FR-17,
considerando
lo
establecido
en
el
Instructivo
de
Codificacin y la Gua
de
Elaboracin
y
Control de Documentos

Servidor
Responsable
y Archivo
Central

Eliminar el
documento

Servidor
Responsable

Almacenar el
documento

A
Diligenciando el Formato
de Acta de Eliminacin de
Documentos SGC-FR-38

Fin

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Es necesario
sacar copias del
documento?

Si
Asesor de
Calidad

Sellar con Copia

Controlada.

Distribuir Copias
del Documento
Servidor
Responsable

Las copias del documento sellado

se entregan diligenciando el
Formato Control de Entrega de
Documentos SGC-FR-35

No

Servidor
Responsable

Almacenar el
documento

De acuerdo a la informacin suministrada

en el Listado Maestro de Documentos, en
el Archivo de Gestin correspondiente.

Realizar
Seguimiento y
Control

Se realiza un seguimiento al cumplimiento de los datos registrados

en el Listado Maestro de Documentos, Registros y Documentos
Externos. Y se revisar los documentos como mnimo cada seis
meses, preferiblemente en los meses de marzo y septiembre.

Reportar Cambios
en Documentos y
consolidar
Listados Maestros

Los primeros 5 das de cada trimestre (marzo, junio, septiembre y

diciembre), los Asesores del Equipo de Calidad reportan los
cambios realizados en los documentos del SIGC y los Listados
Maestros Actualizados al Asesor del Proceso de Gestin de
Calidad, para consolidar los Listados Maestros de Documentos
Internos, Externos y de Registros consolidados de la Universidad.

Lder del
Proceso, Equipo
de Calidad y
Archivo Central

V
Asesor de
Calidad/
Asesor
Gestin de
Calidad

FIN

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CONDICIONES GENERALES
Para el adecuado desarrollo de este procedimiento es pertinente tener en cuenta las instrucciones contenidas en la Gua
para la Elaboracin y Control de Documentos y Registros del SIGC, SGC-GU-01.
Los nicos medios validos para la actualizacin de la documentacin son la pgina Web de la Universidad o en su defecto
correos enviados por el Lder o el Asesor de cada Proceso.

ELABORADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

CARGO

Asesor de Calidad

Responsable de la Direccin

NOMBRE

Frank Fajardo Romo

Vctor Pantoja

FIRMA

Original firmado

Original firmado

Original firmado

FECHA

2011-09-13

2011-09-13

2011-09-13

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION No.

FECHA DE APROBACION

2008-10-01

2010-05-11

2010-09-27

4
5
6

2010-11-11
2011-02-11
2011-09-13

DESCRIPCION DEL CAMBIO

Creacin del Documento.
Ajustes al Procedimiento, cambio de actividades, modificacin de alcance
del Procedimiento. Cambio de Proceso, de Gestin de Informacin y
Tecnologa a Gestin de Calidad. Cambio de Cdigo.
Ajustes al Procedimiento, se agrega una actividad y se modifica los
responsables de las actividades de acuerdo a la Gua para la Elaboracin
de Documentos del SIGC. Adicin NTC ISO 17025
Adicin NTC ISO 9001: 2008
Revisin de responsables, formatos, periodicidad de revisin y PHVA
Adicin de Condiciones Generales